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No 27556-A Gaceta Oficial Digital, viernes 27 de junio de 2014 1

REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS (Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado)

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA (Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad)

MANUAL DE NORMAS GENERALES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS BIENES PATRIMONIALES (ACTIVOS FIJOS E INTANGIBLES Y

BIENES NO DEPRECIABLES) EN EL SECTOR PÚBLICO

TOMO I

0.02.176.2014

MAYO DE 2014


ELABORACIÓN DEL MANUAL DE BIENES PATRIMONIALES COMITÉ INTERINSTITUCIONAL PERMANENTE

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS

Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado

AGUSTÍN BRICEÑO D. Jefe del Departamento de Registro y Control de Bienes

RODOLFO ESTRADA

Jefe del Departamento de Avalúos Bienes Muebles

RAÚL NOTA Coordinador Administrativo

Apoyo Técnico:

EDILKA RODRÍGUEZ

Analistas de Registro y Control de Bienes

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

LETICIA R. DE RODRÍGUEZ Analista de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos

GLADYS E. LU Analista de Sistemas Contables

Apoyo Técnico:

SERVIO MENDOZA CRISTIAN FONSECA

ABRAHAN MUÑIZ Analistas de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos



FRANK GEORGE DE LIMA GERCICH Ministro

GLADYS CEDEÑO Viceministra de Economía

DARÍO A. ESPINOSA S. Viceministro de Finanzas

DIRECCIÓN DE BIENES PATRIMONIALES DEL ESTADO

RICARDO A. SOLÍS SALGADO Director de Bienes Patrimoniales del Estado

GEROVY APARICIO Subdirector de Bienes Patrimoniales del Estado


REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIRECCIÓN SUPERIOR

GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI Contralora General

LUIS FELIPE ICAZA Subcontralor General

EDWIN RAÚL HERRERA Secretario General

DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

HARMODIO MADRID G. Director de Métodos y Sistema de Contabilidad

CÉSAR G. CASTRO T. Subdirector de Métodos y Sistema de Contabilidad

ARMANDO E. ÁLVAREZ G. Asistente Ejecutivo

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTO DE BIENES Y FONDOS PÚBLICOS

PRÓSPERO ROSAS C. Jefe de Departamento

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE CONTABILIDAD

DANIEL RIVERA

Jefe de Departamento

ROBERTO RIVAS Supervisor


DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN GENERAL

ROGER A. CERRUD G. Director

DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA

MARGOT E. FUENTES P. Directora

DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA

ELOY ÁLVAREZ DE LA CRUZ Director

NADIA DÍAZ MARCU Asesora Jurídica


Í N D I C E

TOMO I INTRODUCCIÓN CAPÍTULO 1 GENERALIDADES Y ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES A. ASPECTOS GENERALES DE LOS BIENES PATRIMONIALES

1. Generalidades a. Marco Conceptual 2. Base Legal 3. Alcance del Manual

4. Objetivos del Manual a. Generales b. Específicos 5. Justificación 6. Administración a Nivel Rector, Fiscalizador e Institucional a. Nivel Rector y Normativo a.1 Funciones b. Nivel Fiscalizador b.1 Funciones c. Nivel Institucional Operativo c.1 Unidades Institucionales de Bienes Patrimoniales c.1.1 Funciones Generales c.1.2 Funciones Específicas d. Interrelación con otras Unidades Administrativas o Institucionales d.1 Internas d.2 Externas

CAPÍTULO II DESCRIPCIÓN E IDENTIFICACIÓN DE LOS BIENES A. SISTEMA DE CODIFICACIÓN PARA LOS BIENES PATRIMONIALES 1. Codificador Institucional a. Por Área b. Por Institución c. Por Dirección d. Por Departamento e. Por Sección f. Por área Geográfica 2. Codificador Financiero a. Cuentas controles (clase), principal, divisionarias, sub-divisionaria,

especificación, sub-especificación y sub sub-especificación. a.1 Ejemplo para Activos Fijos b. Codificación individual del bien (Marbete)

B. REGISTRO DE LOS BIENES PATRIMONIALES A TRAVÉS DEL INVENTARIO

1. Conceptos Generales del Inventario de Bienes Patrimoniales 2. Comisión de Inventario


3. Condiciones Previas al Inventario 4. Acciones a Cumplir para la Toma de Inventario Físico General de los

Bienes Patrimoniales 5. Procesamiento de la Información Inventariada 6. Remisión del Informe de Inventarios de Bienes Patrimoniales al Ente

Rector 7. Validación del Inventario por parte del Ente Rector

CAPÍTULO III INCORPORACIÓN Y DESINCORPORACIÓN DE LOS BIENES PATRIMONIALES EN EL INVENTARIO A. AFECTACIONES AL PATRIMONIO DEL ESTADO 1. Disposiciones a. Venta a.1 Requisitos a.2 Trámites b. Permuta b.1 Requisitos b.1.1. Entidad Emisora b.1.2. Entidad Receptora b.2 Trámites c. Donación c.1 Bienes Muebles de la Nación a favor de Entidades Descentralizadas c.1.1. Requisitos c.1.2. Trámites c.2. Traspaso de Bienes entre Entidades Centralizadas c.2.1. Requisitos c.2.2. Trámites c.3 Donación de Bienes a Favor de Organizaciones Sin Fines de Lucro c.3.1. Requisitos c.3.2. Trámites c.4 Donación de Bienes de Particulares a Favor del Estado c.4.1. Requisitos c.4.2. Trámites d. Descarte d.1. Requisitos d.2. Trámites e. Chatarra (Programa para Retiro de Chatarra) e.1 Requerimientos por etapas e.1.1 Etapa I e.1.2 Etapa II e.1.2.1 Previo a la Recolección e.1.3.Etapa III

B. APLICABILIDAD b.1 Reconocimiento de los bienes patrimoniales en el servicio exterior

C. INCORPORACIÓN DE BIENES PROCEDENTES DE PROYECTOS CONCLUIDOS, FINANCIADOS POR ORGANISMOS INTERNACIONALES


CAPÍTULO IV MEDIDAS DE CONTROLES INTERNOS A. CONTROLES GENÉRICOS

B. CONTROLES ESPECÍFICOS

1. Observancia de las Unidades Institucionales de Bienes Patrimoniales

2. Manejo de Actas, Formularios y Anexos

3. Inmuebles, Maquinarias y Equipo

4. Inventario

a. De Bienes

b. Valorización de Inventario

c. Registro de la Codificación del Inventario

d. Identificación del Marbete de los Bienes Inventariados

5. Depreciación y Amortización a. Depreciación b. Amortización 6. Bienes No depreciables

a. Generalidades de los Bienes No Depreciables

7. Movimientos Patrimoniales

a. Donaciones

b. Descarte

c. Chatarreo

d. Traspaso

e. Remesa Interna

8. Revaluación

9. Conciliación de los Registros de Bienes Patrimoniales

a. Registros de la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales

b. Diferencias de la Conciliación de Saldos

10. Custodia de los Bienes

a. Protección de los Bienes

b. Bienes Sensitivos

c. Bienes en Custodia de la Entidad No Pagados a la Fecha

d. Vehículos Oficiales

e. Equipos de Comunicación Móviles

f. Bienes Aprovechables Producto de la Demolición de Edificios Gubernamentales

g. Uso de los Bienes por Varios Funcionarios

11. Mantenimiento de los Bienes


a. Control de los Bienes en el Área de Informática

1. Movimientos

2. Inventario

3. Capacitación

4. Bienes Informáticos en Desuso

12. Activos Intangibles

a. Aplicaciones Informáticas

b. Valorización Inicial de los Activos Intangibles Desarrollados por la Entidad

13. Recepción y Despacho de Bienes

14. Valorización de Bienes

a. Valuación de Activos

b. Reconocimiento

15. Bienes producto de Convenios

16. Bienes que No Pertenecen a la Institución

CAPÍTULO V PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN PATRIMONIAL DE LOS BIENES A. RECEPCIÓN DE ACTIVOS FIJOS E IDENTIFICACIÓN B. RECEPCIÓN Y REGISTRO DE OBRAS C. MANTENIMIENTO DE ACTIVO FIJO D. ACCESO, USO Y CUSTODIA DE LOS BIENES E. PROTECCIÓN DE ACTIVO FIJO F. REMESAS INTERNAS DE BIENES ENTRE UNIDADES EJECUTORAS

A NIVEL NACIONAL G. TOMA DE INVENTARIO DE LOS BIENES PATRIMONIALES Y

PRESENTACIÓN A LA DBPE-MEF H. DONACIONES DE BIENES PROCEDENTES DE OTROS ESTADOS,

ORGANISMOS INTERNACIONALES, PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS.

I. TRASPASO DE BIENES PATRIMONIALES J. BIENES PATRIMONIALES EN EL SERVICIO EXTERIOR K. REVALUACIÓN DE BIENES PATRIMONIALES EN LAS

INSTITUCIONES GLOSARIO BIBLIOGRAFÍA


INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de la República, a través del Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos y el Departamento de Sistemas de Contabilidad de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en coordinación con la Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado, del Ministerio de Economía y Finanzas, presentan el documento denominado: “Manual de Normas Generales y Procedimientos para la Administración y Control de los Bienes Patrimoniales (Activos fijos, intangibles y no depreciables) en el Sector Público”, con el propósito de garantizar la aplicación de controles uniformes, en las actividades relativas al uso y manejo de los bienes patrimoniales, de tal manera que los mismos sean utilizados los recursos de la forma correcta. Para fines de docencia y facilitar la lectura de este documento, se procedió a fusionar los aspectos normativos de fiscalización y control, en virtud de Leyes orgánicas que crean el Ministerio de Economía y Finanzas y la Contraloría General de la República, estableciendo un solo manual de uso obligatorio para todas las Entidades que conforman el Estado. Igualmente, este Manual para su uso práctico y funcional, ha sido dividido en dos tomos, el primero contiene los aspectos conceptuales y procedimentales y en el segundo se establece la codificación financiera y los formularios internos y externos para el debido registro de los bienes patrimoniales.

Los procedimientos que se incluyen en este documento, constituyen un instrumento que servirá como apoyo a cada Administración Institucional, al momento de controlar los bienes, equipos, maquinarias, herramientas, mobiliarios, vehículos, bienes producidos, bienes no depreciables y los activos intangibles destinados en las diferentes Instituciones Públicas.

El presente documento comprende cinco capítulos: el primero, se refiere a las generalidades y administración de los bienes patrimoniales (Marco conceptual, base legal, alcance del manual, objetivos, justificación, administración del Ente Rector, Fiscalizador e Institucional). El segundo capítulo contempla la descripción e identificación de los bienes (Sistema de codificación, registro de los bienes). El tercero, describe la agregación y la desincorporación de los bienes patrimoniales en el inventario (afectación del patrimonio). El cuarto establece las medidas de control interno (genéricos y específicos) para el resguardo de los bienes. El quinto capítulo contiene los procedimientos para la gestión patrimonial de los mismos. Y por último un glosario de términos para su mayor entendimiento.

El régimen de formularios internos y externos a utilizarse institucionalmente, el codificador financiero y la tabla de depreciación que forman parte de este documento, se encuentran ubicados en el Tomo II del presente Manual. Cabe señalar, que son de uso obligatorio para el manejo de los bienes patrimoniales.

El cumplimiento de este manual técnico operativo, no exime de la aplicación de cualquiera otra reglamentación vigente no presentada en el texto, pero relacionada con la materia tratada. Cualquier Institución que requiere de controles específicos, que se adapten a su Organización sobre materias particulares en bienes patrimoniales, lo puede diseñar o solicitar a la Contraloría General de


la República y al Ministerio de Economía y Finanzas, siempre y cuando sustenten la necesidad del control particular y sea debidamente autorizada por estos entes.

Adicionalmente, Auditoría Interna y la Dirección de Administración y Finanzas o equivalente en cada institución, velará por el fiel cumplimiento de este documento. Los cambios que se produzcan en el Sector Público, a causa de las innovaciones técnicas y/o tecnológicas, nos ponen a disposición de realizar, cuando sea necesario, los ajustes que se requieran.



CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad


CAPÍTULO I GENERALIDADES Y ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES A. ASPECTOS GENERALES DE LOS BIENES PATRIMONIALES

El Manual de Normas Generales y Procedimientos para la Administración y el Control de los Bienes Patrimoniales (Activos fijos, intangibles y No Depreciables) en el Sector Público, constituye una herramienta de fiel cumplimiento para las Instituciones del Estado.

1. Generalidades a. Marco Conceptual

Este Manual presenta los métodos para la administración y control de aquellos bienes denominados: Inmuebles, maquinarias, equipos, bienes en préstamo, en custodia, no depreciables y activos intangibles. Los rubros adicionales tales como bienes agropecuarios (semovientes y plantaciones), los responsables de las instituciones, donde existan este tipo de bienes, deberán solicitar manuales específicos para tal fin.

Los inmuebles, maquinaria y equipos, son el conjunto de bienes duraderos que posee una Entidad, para ser utilizados en sus operaciones regulares, tales como los terrenos, edificios, maquinaria y equipo, construcciones en proceso y otros de propiedad del Estado, los cuales cumplen con características identificadas en las Normas de Contabilidad Gubernamental emitidas por la Contraloría General de la República, adicionalmente aquellos bienes contemplados como activos intangibles, los cuales deben ser controlados de igual forma.

Todos los bienes patrimoniales inventariados como patrimonio institucional deben tener un sustento de propiedad a través de las formas de adquisición tales como: compra, donación, permuta y traspaso. De acuerdo a las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP). las cuentas de orden no son utilizadas, por lo cual las mismas no se han contemplado en el presente Manual.

2. Base Legal

De acuerdo al tema jurídico se resaltan las siguientes normativas de la administración de bienes: Constitución Política de la República de Panamá.

Código Fiscal de la República de Panamá, Libro I, Título I Capítulos I, II y III.

Ley Núm.63 de 31 de julio de 1973. “Por la cual se crea la Dirección General de

Catastro, se le asignan funciones y se establece un Sistema Catastral”.


Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984. “Por el cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República”.

Ley Núm.97 de 21 de diciembre de 1998. “Por la cual se crea el Ministerio de

Economía y Finanzas y se dictan otras disposiciones”.

Texto Único de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006. “Que regula la Contratación Pública.

Ley Núm.6 de 22 de enero de 2002. "Que dicta normas para la transparencia en la

gestión pública, establece la acción de Hábeas Data y dicta otras disposiciones".

Ley Núm.67 de 14 de noviembre de 2008. “Que desarrolla Jurisdicción de Cuentas y reforma la Ley 32 de 1984, Orgánica de la Contraloría General de la República”.

Ley Núm.3 de 5 de marzo de 2012. “Que autoriza la donación de los Bienes

Muebles Estatales en Desuso en Beneficio Social”.

Decreto Ejecutivo Núm.34 de 3 de mayo de 1985. “Por el cual se crea la Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado, como una dependencia del Ministerio de Hacienda y Tesoro”.

Decreto Núm.234 de 22 de diciembre de 1997. “Por el cual se adoptan las Normas de Contabilidad Gubernamental.

Decreto Núm. 214-DGA, de 8 de octubre de 1999. “Por el que se emiten las

Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”.

Decreto Núm. 307-2003 DMySC de 30 de diciembre de 2003. “Por el cual se aprueba el documento titulado “Procedimiento para la Incorporación y Desincorporación de Bienes, al Inventario de Inmuebles, Maquinaria y Equipo”.

Decreto Núm.420-2005-DMySC de 26 de septiembre de 2005. “Por el cual se

actualiza el documento titulado Manual General de Contabilidad Gubernamental.

Decreto Ejecutivo Núm.366 de 28 de diciembre de 2006. “Por el cual se reglamenta la Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006 que regula la Contratación Pública y dicta otras disposiciones”.

Decreto Núm. 55-DDRH de 8 de febrero de 2007. “Por el cual se establece que la

Dirección de Fiscalización General de la Contraloría General de la República, fiscalizará e intervendrá en el ejercicio de las funciones de Control Previo de los Bienes Patrimoniales del Estado; se hacen cambios en la estructura orgánica y funcional de las Direcciones de Fiscalización General y Auditoría General y se dictan otras disposiciones”.


Decreto Núm.444-DFG de 7 de diciembre de 2010. “Por el cual se asignan las funciones de Coordinación y Fortalecimiento de las Oficinas de Auditoría Interna del Sector Público a la Dirección de Fiscalización General”.

Decreto Ejecutivo Núm. 478 de 11 de noviembre de 2011. “Por el cual se modifica

el Decreto Ejecutivo Núm.34 de 3 de mayo de 1985”. Decreto Núm.391-DINAG de 29 de octubre de 2012. “Por el se adoptan y emiten las

Normas de Auditoría Gubernamental, aplicables en la República de Panamá”.

Decreto Núm. 128-2013-DMySC de 18 de abril de 2013. “Manual de Procedimientos para la Fiscalización de Obras Públicas”. Cuarta Edición.

Decreto Núm.228-Leg. 4 de julio de 2013. “Por el cual se le asigna funciones a la

Unidad de Fiscalización Especial, para coordinar las acciones de control y fiscalización de la conservación, custodia, mantenimiento y disposición de los bienes públicos”.

Resolución Núm. 140 de 6 de septiembre de 2011, “que autoriza al Ministerio de

Economía y Finanzas que realice el procedimiento de selección de contratista para la contratación de los servicios de recolección y venta al adjudicatario, de los equipos, mobiliario y materiales en general, de naturaleza metálica que las entidades estatales y municipales hayan retirado del servicio por encontrarse deteriorados, en el territorio nacional”.

Resolución Núm. 141 de 6 de septiembre de 2011, “que autoriza al Ministerio de

Economía y Finanzas que realice el procedimiento de selección de contratista que corresponda, para la contratación de los servicios de recolección y venta, al adjudicatario, de los equipos informáticos y los de naturaleza electrónica que las entidades del gobierno central, entidades descentralizadas, empresas públicas, municipios y juntas comunales hayan retirado del servicio por encontrarse deteriorados, en el territorio nacional”.

Resolución Núm. 011 ALVF de 24 de marzo de 2014, "que modifica la Resolución

008 de 23 de julio de 2008, por la cual se aprueba y adopta el Manual de Organización y Funcionamiento del Ministerio de Economía y Finanzas".

Circular No. DBP-8-01-02-124-13 de 1° de mayo de 2013, “Remisión de Inventario

de los Bienes del Estado”. Circular Núm. 011-14-UFE de 21 de abril de 2014, "Control y Fiscalización de la

Conservación, Custodia, Mantenimiento y Disposición de los Bienes Públicos". 3. Alcance del Manual

El presente Manual de Normas Generales y Procedimientos para la Administración y Control de los Bienes Patrimoniales (Activos Fijos e Intangibles y Bienes No


Depreciables) en el Sector Público, se empleará en lo relativo al uso y manejo de los Bienes Patrimoniales, en las Instituciones del Gobierno Central, Instituciones Descentralizadas, Corporaciones y Proyectos de Desarrollo, Municipios, Juntas Comunales, Empresas Públicas no financieras, Servicio Exterior, Intermediarios Financieros y los Patronatos, se les aplicará la normativa presente. El Ministerio de Economía y Finanzas conjuntamente con la Contraloría General de la República impartirán las capacitaciones pertinentes a las Entidades del Estado en materia de bienes patrimoniales sobre la administración, fiscalización y control. 4. Objetivos del Manual

a. Generales Fortalecer la gestión de las instituciones públicas en el manejo de los bienes.

Establecer las regulaciones y normativas, que aseguren un mejor control y

administración efectiva sobre el uso y manejo de los bienes patrimoniales que posee las diferentes instituciones públicas.

Mantener información permanente y actualizada de los bienes adquiridos, cedidos,

prestados, movilizados, eliminados, donados, entre otros. Facilitar la labor de administración que le corresponde al Ministerio de Economía y

Finanzas (MEF) y la fiscalización que ejerce la Contraloría General de la República (CGR).

b. Específicos

Registrar los detalles y movimientos de los activos fijos, activos intangibles (licencias y aplicaciones) y bienes no depreciables.

Lograr que se lleve el inventario y registro de las diferentes transacciones patrimoniales

inherentes al mismo, para lo cual se utilizarán los formularios descritos en el presente Manual.

5. Justificación

La elaboración del presente documento nace de la imperante necesidad de fortalecer los mecanismos de control interno, garantizando la eficiencia, eficacia y transparencia en el manejo y uso de los bienes patrimoniales del Sector Público, además, de examinar el establecimiento de los procesos para la aplicación de la normativa pertinente, que resuelven las inconsistencias reflejadas en los Informes de Inventarios de bienes y en los Estados Financieros entre las Unidades Administrativas de Contabilidad y Bienes Patrimoniales del Sector Público.


6. Administración a Nivel Rector, Fiscalizador e Institucional Se detallarán las funciones legales y responsabilidades de cada uno de los entes involucrados en la regulación de los Bienes Públicos. a. Nivel Rector y Normativo

La organización del Estado (ver Manual de Organización del Sector Público de la República de Panamá, vigente), dio margen y sirvió de base para la creación de un ente rector y normativo que ejerza el control, mantenga los registros detallados y vigile la existencia, uso y destino final de los bienes patrimoniales, que constituyen una parte importante del patrimonio del Estado; facultad atribuida al Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) por conducto de la Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado (DBPE). Como Ente Rector, establece la normativa a nivel nacional y las Entidades del Estado se enmarcarán dentro del lineamiento establecido por esta Dirección.

La responsabilidad implica que el MEF a través de la Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado, impartirá normas, controles, procedimientos y capacitación relacionada con la administración de los bienes patrimoniales, y en consecuencia, deberá:

Dictar políticas, normas y procedimientos para la administración del inventario de los

bienes del Sector Público. Evaluar el sistema de inventarios de los bienes para su permanente actualización.

Coordinar con la Contraloría General de la República los aspectos relacionados con el

cumplimiento de las normas, los procedimientos, la fiscalización y el registro contable de los bienes patrimoniales.

Capacitar y orientar a las Entidades Públicas sobre el registro y control de los

inventarios.

Requerir de las entidades, los inventarios semestrales o cuando sean requeridas.

Realizar la consolidación de los inventarios anualmente.

Mantener las estadísticas actualizadas.

a.1 Funciones

Entre sus funciones podemos mencionar las siguientes: Examinar la existencia, ubicación, uso y destino de los Bienes Patrimoniales. Formalizar, levantar y mantener actualizado un inventario descriptivo de los bienes

que componen el patrimonio del Estado con indicación del Ministerio o Entidad Pública, donde esté ubicado.


Requerir de las entidades públicas información de sus bienes, adscritos en propiedad, administración o bajo su custodia.

Coordinar con las Entidades Públicas mecanismos tendientes a crear políticas de

observación, actualización de inventario, uso adecuado y recuperación útil de los Bienes del Estado.

Verificar que se realice el proceso de avalúo los bienes de cualquier clase que el

Estado vaya a comprar, permutar, arrendar o enajenar, conforme a lo establecido en la Texto Único de la Ley 22 del 27 de junio de 2006 y su respectiva reglamentación.

Vigilar el uso y destino final del patrimonio del Estado (descarte).

b. Nivel Fiscalizador

Tanto los Artículos 8 y 13 del Código Fiscal como el Decreto Ejecutivo Núm. 34 del 3 de mayo de 1985, dejan claramente establecida la acción fiscalizadora que en materia de bienes patrimoniales corresponde a la Contraloría General de la República en concordancia con su Ley Orgánica.

La Contraloría General de la República mediante el Artículo 11, numeral 2, de la Ley 32 del 8 de noviembre de 1984, señala lo siguiente: Artículo 11. …Fiscalizará, regulará y controlará todos los actos de manejo de fondos y otros bienes públicos, a fin de que tales actos se realicen con corrección y según lo establecido en las Normas jurídicas respectivas.

b.1 Funciones

Solicitar a las Instituciones Públicas, incluidas las Entidades Autónomas, Semiautónomas y Empresas Estatales, copia del inventario de bienes públicos, muebles e inmuebles asignados a la Entidad.

Velar por que todas las Instituciones Públicas, como responsables de la

administración y manejo de los bienes del Estado, elaboren planes y programas para su conservación, custodia, mantenimiento y disposición de esos bienes, con el fin de garantizar su operatividad y una vida útil de acuerdo con la naturaleza de su destino.

Fiscalizar, mediante el seguimiento y verificación continua, el cumplimiento de los

planes y programas de conservación, mantenimiento, custodia y disposición de los bienes públicos por parte de las diferentes Instituciones Públicas.

Requerir, para su evaluación informes a las Instituciones Públicas sobre el

cumplimiento de los planes y programas para la conservación, mantenimiento,


custodia y disposición de los bienes públicos a su cargo incluyendo informes específicos sobre determinados bienes cuando los hechos lo ameriten.

Coordinar con el Ministerio de Economía y Finanzas y las Entidades

correspondiente, la elaboración de un cronograma para la disposición de los bienes públicos que de acuerdo a su condición deban ser rematados, subastados como chatarra o material de desecho, asignados a otras Instituciones, aplicados a programas de beneficencia social o destruidos cuando se trate de bienes muebles que no representan valor económico, de acuerdo a los procedimientos establecidos.

Evaluar los informes que, sobre inventario y cumplimiento de los planes y

programas de conservación, mantenimiento, custodia y disposición de bienes públicos, presenten las Instituciones Públicas y verificar la veracidad y exactitud de la información.

c. Nivel Institucional Operativo

Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada institución, hacer un análisis de su situación patrimonial y velar por el buen funcionamiento del mismo. Después de realizado el análisis se procederá a comparar con el último inventario anterior realizado por la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales (UIBP). Luego de obtener un inventario nuevo, se conciliará con el área de Contabilidad, de existir deferencias (faltantes y sobrantes) del inventario con los registros contables, se realizará el procedimiento establecido en el Manual de Incorporación y Desincorporación al inventario de inmuebles, maquinaria y equipo emitido por la Contraloría General de la República vigente.

Establecer dentro del marco y objetivos de este Manual los procedimientos administrativos conforme a su estructura orgánica y funcional. Para cumplimento de los objetivos y justificación del presente manual, en cada Institución existirá la Unidad Administrativa antes señalada (UIBP) que será la responsable de registrar, mantener actualizados a nivel de detalle los bienes patrimoniales en el inventario correspondiente, por cual el recibirá todo el apoyo de todas las Oficinas u Áreas de la Institución y la debida coordinación con el Departamento de Contabilidad.

c.1 Unidades Institucionales de Bienes Patrimoniales

Dentro de la estructura organizacional, las Entidades del Sector Público deben contemplar la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales para el debido control de los bienes institucionales. El Área de Bienes Patrimoniales Institucional deberá mantener comunicación permanente con las siguientes unidades: Contabilidad, Almacén, Presupuesto, Compras, Transporte, Informática, las oficinas de coordinaciones regionales (Unidades de Enlaces de Control de Bienes), Auditoría Interna, entre otros.


Los registros de bienes patrimoniales son considerados en su detalle como el auxiliar del Departamento de Contabilidad, en las cuentas de bienes patrimoniales; sin embargo, a nivel organizacional no existirá subordinación alguna entre las dos áreas administrativas y financieras (Bienes Patrimoniales y Contabilidad), logrando así una real consolidación de información entre ambas. Se resaltará que entre ambas unidades, debe existir una coordinación directa de trabajo mutuo, con la utilización de los mismos principios y parámetros para los registros patrimoniales.

Cada Entidad del Estado podrá crear controles internos administrativos para el buen manejo de sus bienes institucionales.

Dentro de las funciones de la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales tenemos las siguientes: c.1.1 Funciones Generales

Mantener controles para el registro de los bienes patrimoniales, comprobando su exactitud.

Participar de los movimientos de incorporación y/o desincorporación de

los bienes bajo su administración y custodia de la institución. Coordinar sus labores con los Departamentos de Contabilidad, Almacén,

Compras, Transporte e Informática y otros relacionados.

Conciliar con el Departamento de Contabilidad los movimientos y saldos de los registros que conforman los bienes patrimoniales institucionales, este proceso deberá realizarse antes del cierre mensual contable (coordinación).

Conciliar mensualmente con el informe presentado por la Unidad de

Informática relacionado a los bienes informáticos y a los bienes intangibles.

Emplear documentos, estructura y códigos diseñados para la toma de

inventario, conforme lo establece este Manual y demás normas vigentes relacionadas.

Utilizar la codificación financiera en coordinación con el Departamento

de Contabilidad.

Remitir a la sede institucional la información de los registros de los inventarios regionales a nivel nacional, para la integración y consolidación. Este informe debe ser presentado previamente al envío para su aprobación al Jerárquico Superior del área.

Suministrar la depreciación y la amortización de los activos tangibles e


intangibles registrados por la Entidad al Departamento de Contabilidad los dos (2) primeros días del mes.

Suministrar copias de todos los movimientos de los bienes tales como:

traspasos, donaciones, remesas internas, descarte, entre otras afectaciones patrimoniales del inventario institucional al Departamento de Contabilidad.

c.1.2 Funciones Específicas

Recibir los Informes de Recepción y Despachos de Almacén. Incorporar, mantener y actualizar en el inventario físico todos los bienes

adquiridos por la institución por cualquier modalidad tales como: compra, donaciones, permuta, bienes revertidos, excedentes de proyectos especiales, fabricación interna, traspasos, entre otros.

Recopilar la documentación e información que permita registrar los

valores de los bienes comprados, donados, revertidos, elaborados internamente, traspasados, entre otros.

Compartir la información documentada relacionada con las entradas y

salidas, con el Departamento de Contabilidad, los Almacenes y las Unidades Administrativas encargadas de tramitar la disposición de los bienes patrimoniales a efecto de mantener la consistencia entre el inventario físico y los registros contables.

Identificar los bienes con una codificación claramente visible, adherida a cada bien patrimonial a inventariar, para facilitar su control y ubicación (marbete de identificación); el cual debe ser numérico y secuencial. De igual forma, podrán contener elementos tecnológicos innovadores incorporados. Al momento del despacho por la Unidad de Almacén, los bienes deben ser identificados con sus respectivos marbetes por la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales.

Verificar y certificar ante la unidad jerárquica superior la pérdida por

sustracción, robo, hurto, daños y desvalijos, a fin de que se determinen las responsabilidades del caso.

Participar en los actos relacionados con descartes, permutas, donaciones,

venta, disposición de chatarra y cualquier otro acto necesario para el control de los bienes patrimoniales. La coordinación la ejercerán los funcionarios del Ministerio de Economía y Finanzas (Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado) y la Contraloría General de la República (Dirección General de Fiscalización).

Confeccionar el Plan de Mantenimiento de los bienes que se requieren con la colaboración de las Unidades Administrativas tales como: Servicios


Generales, Transporte, Informática, entre otras; el mismo debe ser presentado a la Dirección de Administración y/o Finanzas o la que haga sus veces para su debida aprobación.

Dar el seguimiento del Plan General de Mantenimiento autorizado de los

bienes institucionales.

Proponer normas de control interno para el manejo, uso y cuidado de los bienes de la institución.

Instruir a los custodios directos y usuarios de cada unidad administrativa

de la responsabilidad del uso, control, cuidado y mantenimiento de los bienes.

Mantener un archivo actualizado de los registros y documentos que

respaldan las actividades de la Unidad.

Colaborar en la formulación del plan anual de adquisiciones de activos fijos conjuntamente con el Departamento de Compras y Abastecimiento.

Coordinar e Informar a la Administración, la actualización de los saldos

registrados en el inventario, de aquellos rubros patrimoniales que se requieran una revaluación.

d. Interrelación con otras Unidades Administrativas o institucionales:

d.1 Internas: 1. Dirección de Administración y/o Finanzas

2. Unidad de Almacén 3. Departamento de Contabilidad 4. Departamento de Compras 5. Departamento de Presupuesto

d.2 Externas:

1. Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) 1. Contraloría General de la República (CGR)

La gráfica siguiente, representa la interrelación que existe entre la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales con otras áreas internas y externas. La información que se tramite, debe ser oportuna para que circule entre las diferentes instancias de autorización y registro del proceso.


UNIDAD DE ALMACÉN

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA Y FINANZAS

UNIDAD INSTITUCIONAL DE

CGR

MEF

BIENES PATRIMONIALES

DEPARTAMENTO DE

PRESUPUESTO

CAPÍTULO II DESCRIPCIÓN E IDENTIFICACIÓN DE LOS BIENES A. SISTEMA DE CODIFICACIÓN PARA LOS BIENES PATRIMONIALES

Todo sistema de inventario requiere, para su debido registro, la existencia de un codificador convenientemente estructurado que permita la identificación de los datos patrimoniales que cada Entidad maneja; y que además facilite obtener la información confiable, oportuna y necesaria de los bienes, ya sea en forma individual o colectiva.

El diseño del sistema de codificación de inventario tiene una estructura que permite agrupar en partes homogéneas, escalonadas y debidamente jerarquizadas, los diferentes componentes que lo integran; así como, el código institucional, geográfico y del bien patrimonial (financiero).

El cuadro que se inserta a continuación ilustra claramente como debe estar estructurado este codificador.

ESTRUCTURA DE LA CODIFICACIÓN

CÓDIGO INSTITUCIONAL

ÁREA INSTITUCIÓN DIRECCIÓN DEPARTAMENTO SECCIÓN

0 00 00 00 00

CODIFICADOR GEOGRÁFICO

PROVINCIA DISTRITO CORREGIMIENTO

00 00 000

CODIFICADOR FINANCIERO

CLASE CUENTA PRINCIPAL CUENTA DIVISIONARIA SUB-DIVISIONARIA SUB-SUB DIVISIONARIA

0 00 000 000 00 000 00 000


1. Codificador Institucional

Se refiere a la identificación en forma numérica a través de la cual se clasifican las Instituciones que conforman los diferentes Órganos del Estado. Nos indica el área, institución, dirección, departamento y sección.

a. Por Área

Para los efectos metodológicos, en el presente codificador se ha clasificado las entidades en 6 grandes áreas y constan de un solo dígito que van numeradas del 0 al 5, tal como se aprecia en el cuadro que se inserta a continuación:

Código Descripción 0 GOBIERNO CENTRAL (Legislativo, Ejecutivo y Judicial) 1 INSTITUCIONES DESCENTRALIZADAS 2 EMPRESAS PÚBLICAS 3 INTERMEDIARIOS FINANCIEROS 4 CORPORACIONES Y PROYECTOS DE DESARROLLO 5 MUNICIPIOS

b. Por Institución

En el Manual de Clasificación Presupuestaria se identifica con dos dígitos en forma ascendente de acuerdo a la estructura organizacional de cada dependencia:

Ejemplo:

INSTITUCIÓN 16 Ministerio de Economía y Finanzas

Para efectos metodológicos en la toma de inventarios esta codificación forma parte del encabezado de cada formulario establecido.

c. Por Dirección

Se refiere a las grandes divisiones administrativas en que se dividen las organizaciones estatales, conforme a la respectiva estructura orgánica aprobada. Consta en el sistema de dos (2) dígitos, debe codificarse a partir del 01 en adelante:

Ejemplo:

DIRECCIÓN 08 Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado

d. Por Departamento

Nombre que se le asigna a las divisiones que pertenecen a una dirección. Se establece un código de dos (2) dígitos y también se recomienda iniciar a partir de 01 en adelante, es decir, si una dirección tiene cinco departamentos se codificará el departamento 01,


02, 03, 04, 05. No se repiten, porque aunque haya muchos departamentos con numeración igual cambia el código de la dirección a que pertenecen:

Ejemplo:

DEPARTAMENTO 02 Departamento de Bienes Patrimoniales

e. Por Sección Nombre de la oficina subalterna administrativamente de un departamento. Se establece un código de dos (2) dígitos para su identificación y también se recomienda iniciar a partir de 01 en adelante. Ejemplo:

SECCIÓN 01 Sección de Avalúo

f. Por área Geográfica

El codificador geográfico, hace referencia a la ubicación física del bien, por Provincia, Distrito y Corregimiento. Esta codificación se observará con mayor precisión en los formularios establecidos que se encuentran en el Régimen de Formularios Externos (Capítulo VI), regulados por la DBPE- MEF.

Ejemplo:

PROVINCIA 08 Panamá DISTRITO 07 La Chorrera CORREGIMIENTO 017 Puerto Caimito

2. Codificador Financiero Los bienes que constituyen el activo fijo, serán codificados siguiendo una secuencia lógica, conformada por una cuenta control (clase), principal, divisionaria, sub-divisionaria, especificación, sub-especificación, sub sub-especificación, y la identificación numérica propia de la Entidad a través del marbete.

a. Cuentas Controles (clase), principal, divisionarias, sub-divisionaria, especificación,

sub-especificación y sub-subespecificación.

La Contraloría General de la República, de acuerdo con sus atribuciones legales, de oficio o de requerimiento, es el único organismo que podrá crear, modificar y conceptualizar los niveles de Clase (un dígito), cuentas principales (dos dígitos), cuentas divisionarias (tres dígitos), cuentas sub-divisionarias (cinco dígitos) y cuentas sub sub-divisionarias (ocho dígitos).

Las Entidades Públicas podrán ampliar el Plan contable a partir del nivel de cuentas


analíticas (nueve dígitos o más), cuando las necesidades de control e información así lo requieran. Del conjunto de cuentas establecidas por el Ente Rector, las Entidades emplearán sólo aquellas que requieran en función de la actividad que desarrollan y no en su totalidad.

a.1 Ejemplo para Activos Fijos:

CLASE CUENTA PRINCIPAL CUENTA DIVISIONARIA

2 23

233

ACTIVO NO CORRIENTE INMUEBLE, MAQUINARIA Y EQUIPO EQUIPO DE TRANSPORTE

SUB-DIVISIONARIA 233 03 TERRESTRE SUB SUB-DIVISIONARIA 233 03 000 (Correspondiente a la CGR)

Los ocho primeros dígitos son determinados por la Contraloría General de la República, Ente Rector, y su aplicación es de carácter obligatorio en las Entidades Gubernamentales.

b. Codificación individual del bien (Marbete)

Se refiere a la identificación única e irrepetible del bien, ésta puede estar contenida en marbetes u otros medios alternos.

Ejemplo:

CUENTA DIVISIONARIA 233 EQUIPO DE TRANSPORTE SUB-DIVISIONARIA 03 TERRESTRE SUB SUBDIVISIONARIA 000 (Por definir CGRP) ESPECIFICACIÓN 01 EQUIPO LIVIANO SUB- ESPECIFICACIÓN 01 AMBULANCIA SUB SUB-ESPECIFICACIÓN

001 AMBULANCIA

MARBETE XXXX AMBULANCIA, color, año, Núm. motor y chasis.

Cabe señalar, que los registros realizados en las cuentas denominadas Otras u Otros (99), deben ser bien justificadas, ya que existen cuentas dentro de la codificación para cada bien a ser registrado.

Todos los registros de los bienes que el Departamento de Contabilidad realice dentro de sus Libros Contables, deben estar registrados simultáneamente en su Auxiliar, cuyo responsable es la Unidad de Bienes Patrimoniales.

B. REGISTRO DE LOS BIENES PATRIMONIALES A TRAVÉS DEL INVENTARIO

Cada Entidad debe practicar anualmente inventarios físicos de los bienes detallados en el presente manual, con el objeto de verificar su existencia física y estado de conservación.


1. Conceptos Generales del Inventario de Bienes Patrimoniales

El inventario es la verificación de la existencia a través del conteo de los bienes patrimoniales, cuyo resultado permita comparar y conciliar los registros detallados que llevará la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales con los registros del área de Contabilidad.

El control básico de los bienes patrimoniales consiste en la toma, registro y actualización de un inventario permanente, cuyo propósito es contar con información veraz y real entre los registros y el inventario; implementando controles efectivos que garanticen su existencia, estado de conservación y su debido uso. En caso que el resultado de la conciliación muestre diferencias (faltantes y/o sobrantes), se procederá como lo establece el Manual de Incorporación y Desincorporación de Bienes al Inventario de Inmuebles, Maquinaria y Equipo, emitido por la Contraloría General de la República, vigente.

Los terrenos, edificaciones y otras construcciones, equipos, maquinarias, muebles y enseres, bienes culturales, las obras de infraestructura, y los activos intangibles son los bienes objeto de inventario.

Nota: Los bienes bajo los rubros de bienes agropecuarios (plantaciones y semovientes

entre otros) deben ser inventariados para su debida conciliación, sin embargo, el presente Manual no establece medidas de control y procedimientos para los mismos. Por lo cual, las Entidades deben solicitar un manual de procesos específico a la Contraloría General de la República.

Los bienes no depreciables deberán llevarse para su control en listados bajo la

responsabilidad de la UIBP.

2. Comisión de Inventario

Para la realización de la Toma de Inventario físico es de forzoso cumplimiento la conformación de una Comisión de Inventario.

a. La Comisión de Inventario Interinstitucional estará integrada por:

Entidad rectora:

Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado del Ministerio de Economía y Finanzas, en calidad de asesor.

Entidad a inventariar:

Dirección de Administración y Finanzas o la que haga sus veces, la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales, el Departamento de Contabilidad y la Oficina de Auditoria Interna Institucional.


La Comisión de Inventario realizará lo siguiente:

1. Determinar los funcionarios que conformarán el Equipo de Trabajo (Personal que realizará el inventario físico) y solicitar al Ministerio de Economía y Finanzas la capacitación antes del inicio de la toma de inventario físico para aquellos funcionarios que no han recibido la capacitación previa.

Nota: Cuando se produzca el cambio de Autoridades Superiores en las Instituciones Nacionales y Locales, como consecuencia de las elecciones generales de la República, la Dirección de Administración y Finanzas o la que haga sus veces, solicitará la capacitación de todos los funcionarios de la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales por parte del Ministerio de Economía y Finanzas.

2. El Enlace de las Unidades Ejecutoras deberán apoyar a los Equipos de Trabajo en el proceso del levantamiento del inventario y en la entrada y salida de los bienes.

3. Aquellos funcionarios que participen en el Equipo de Trabajo deben tener

preparación académica básica y ser colaboradores del área administrativa.

4. Establecer el Plan de Trabajo y el Cronograma, para la toma de inventario físico a realizarse.

5. El Cronograma de Trabajo a ser presentado debe ser autorizado y firmado por el

Director Administrativo y/o Finanzas o a quien delegue; además, debe establecer las condiciones óptimas para realizar el inventario tales como: tareas detalladas, tiempos, recursos, movimientos de bienes, entre otras.

6. De acuerdo al análisis y al historial de los informes de inventarios de las

instituciones, la DBPE podrá definir la participación de sus analistas en la toma del inventario físico en calidad de verificador. Por lo tanto, el Plan de Trabajo que presente la Comisión debe ser aprobado por el MEF. Las entidades gubernamentales deberán proporcionar a los funcionarios de la Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado, las facilidades y medios que se requieran para la ejecución de esta actividad de control.

7. Dotar al Equipo de Trabajo de los recursos necesarios para el cabal cumplimiento

de sus funciones.

8. Solicitar apoyo a las Unidades Ejecutoras (a quienes se les realizará el inventario) a nivel nacional, para la realización del inventario físico.

9. Notificar al MEF por escrito el cronograma de trabajo sobre la toma de inventario

físico a realizarse.


b. Elementos a cumplir por el Equipo de Trabajo para la ejecución del inventario físico:

Los Funcionarios Institucionales que participarán en el Equipo de Trabajo serán

designados por la Comisión de Inventario, los cuales pertenecerán a las unidades de la Dirección Administrativa y Finanzas o cualquiera que haga sus veces a inventariar. Esta designación debe ser por escrito y autorizada por la Dirección antes mencionada.

Se precisa que el personal que interviene en la Toma de Inventario debe ser

independiente de aquellos que tienen a su cargo el registro y manejo de los bienes, salvo para efectos de identificación de acuerdo a las Normas de Control Interno Gubernamental. En ese sentido, la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales intervendrá sólo en calidad orientador. La orientación se realizará en base a las políticas de identificación y coordinación con las Unidades Técnicas.

La Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales verificará o validará la

información por muestreo el inventario físico proporcionado por el Equipo de Trabajo, antes de ser enviado al Departamento de Contabilidad para su firma.

El MEF a través de su Departamento de Registro y Control de Bienes, tiene la

potestad de participar en el proceso de inventario físico en calidad de verificador en las Instituciones del Estado, que considere necesario y éstas a su vez asumir la logística que el mismo conlleve.

Se procederá a inventariar los bienes que se encuentren en cada ambiente

físicamente. El Equipo de Trabajo se instalará en cada oficina y realizará su labor de conteo y registro de extremo a extremo de todos y cada uno de los bienes muebles, inmuebles y activos intangibles, que existan en cada uno de los ambientes visitados. En la entidad, no debe quedar ningún bien sin contar (inventariar). Las diferencias encontradas se les dará el trámite presentado en el Manual de Incorporación y desincorporación del Inventario de inmuebles, maquinaria y equipo de la Contraloría General de la República.

La Institución debe adquirir los denominados puntos de colores para ponerle a

cada bien inventariado. No debe existir ni un solo bien que no tenga el punto del color escogido para el conteo o verificación física. El mismo no debe ser retirado del bien hasta un mes después de culminado el inventario, esto será para la validación Institucional.

Los puntos de colores, elementos que identifican el bien inventariando en el

momento, deben ser del mismo color por cada inventario a realizarse. Queda terminantemente prohibido quitar el punto de color puesto en el bien hasta que no finalice este proceso. La Administración Institucional tomará medidas disciplinarias al no acatarse esta instrucción. La Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales revisará un día después de culminado el inventario y revisará que todos los bienes tengan el punto puesto como aval que todo fue contado.


Todos aquellos funcionarios seleccionados deben asistir a las capacitaciones

enunciadas por el Ministerio de Economía y Finanzas, en forma obligatoria. Cabe señalar, que los funcionarios de Unidades de Enlaces de Control de Bienes de las Regionales u Oficinas alejadas de la Sede también, deben asistir a las mencionadas capacitaciones.

“…Cuando la entidad contrate los servicios de una firma privada para llevar a

cabo la toma de inventarios físicos, el producto final presentado; así como, la base de datos debe tener la conformidad del área de Bienes Patrimoniales Institucional y del área de Contabilidad, en forma previa a la cancelación monetaria de dicho servicio”. Ver Normas de Control Interno Gubernamental 3.4 y 3.4.3 Toma de Inventario Físico. Lo anterior, se dará cuando las entidades del Estado no cuenten con todo lo requerido para el levantamiento de un inventario (lugares de difícil acceso, poco personal, entre otros).

La Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales deberá crear un listado por

Oficina o Unidad Ejecutora, en la cual se detalla los bienes ubicados en esa área con la firma del custodio, responsable (Jefe de la Unidad) de los bienes y de la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales. Cabe señalar, que este listado debe ser pegado en la parte posterior de la puerta principal del ambiente administrativo (Oficina) o en la pared más cercana a la puerta principal. La Administración tomará medidas disciplinarias al funcionario que incumpla con tal medida. Cuando se de una alta o baja del inventario, el listado deberá ser actualizado y ubicarse en el mismo sitio.

Presentar informe de inventario a la Comisión de Inventario.

3. Condiciones Previas al Inventario

Para una adecuada labor la Comisión de Inventario, emitirá previamente “por escrito” a través de la Dirección de Administración y/o Finanzas o quien haga sus veces, políticas claras y sencillas, de manera que puedan ser comprendidas fácilmente por el personal que participará en este proceso.

Asimismo, es obligante adoptar las siguientes condiciones previas a la Toma de Inventario Físico:

Desde el inicio hasta el final de la toma de inventario, se efectuará el bloqueo para

el despacho, traspasos, remesas internas o cualquier otro tipo de movimiento interno o externo de los bienes patrimoniales en custodia de la Entidad. Este proceso debe ser tomado como tarea número uno para cada una de las Unidades Administrativas que conformen la estructura organizacional.

De darse casos fortuitos, tales como: incendios, hechos climatológicos, se

documentará a través de una auditoría interna en el cual se levantará un informe para establecer los valores de los bienes.


Los saldos de los registros contables por cuenta financiera a la fecha de inicio del

levantamiento de inventario deben ser notificados por escrito a la Dirección de Administración y/o Finanzas o a quien haga sus veces, por parte del Departamento de Contabilidad. Ejemplo: El inventario inicia el 1 de diciembre, los saldos deben ser emitidos al 30 de noviembre. La Administración suspenderá todo tipo de movimiento al 1 de diciembre de todas las Direcciones, Oficinas, Unidades, Secciones, entre otras, que conforman la estructura organizacional de la Entidad mientras dure el levantamiento del inventario.

Dotar al Equipo de Trabajo que realizará el inventario de medios o instrumentos

necesarios para cumplir con la tarea encomendada tales como: medidores, espejos, lupas, útiles de oficina necesarios, entre otros.

La Comisión de Inventario deberá añadir otras disposiciones específicas

dependiendo de cada entidad y sus características propias. 4. Acciones a Cumplir para la Toma de Inventario Físico General de los Bienes Patrimoniales

Cada Entidad tiene el deber de practicar anualmente inventarios físicos de forma completa y veraz de los bienes muebles, inmuebles, activos intangibles y de los bienes en préstamo y custodia, con el objeto de verificar su existencia física, estado de conservación y antigüedad con su descripción en detalle (marca, modelo, serie, valor, entre otros), incluyendo su depreciación y amortización.

Dentro de este proceso se debe incluir la acción de “revaluación” (Capítulo VI.

Controles Internos) de los bienes muebles e inmuebles de considerarse necesario por parte de la Administración Institucional.

La verificación física de los bienes a inventariar incidirá principalmente en los

siguientes aspectos:

Comprobación de la presencia física del bien y su ubicación. Estado de conservación. Condiciones de utilización. Condiciones de seguridad. Funcionarios o custodios responsables. Certificación de los registros patrimoniales y contables.

La entidad debe presentar la información de los inventarios patrimoniales de sus

bienes muebles e inmuebles, los bienes en préstamo y custodia y los activos intangibles al Ministerio de Economía y Finanzas, Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado, anualmente o de acuerdo a cualquier tipo de requerimiento adicional que establezcan la entidad rectora de los bienes gubernamentales.


El Informe del Inventario Físico remitido al Ministerio de Economía y Finanzas de los bienes patrimoniales, debe ser firmado por la Dirección de Administración y/o Finanzas o a quien designe la Máxima Autoridad de la Institución, el Jefe de la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales y la conciliación contable de los bienes por el Contador Público Autorizado que tenga esta responsabilidad en la Institución. Entregados digitalmente y por escrito.

Los inventarios en las áreas alejadas de la sede o dependencia serán firmadas por

la Autoridad Máxima en la región o el área, el mismo será remitido a la Dirección de Administración y/o Finanzas o a quien haga sus veces, para proceder con la verificación por parte de la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales de la Sede y luego de este proceso para la firma del Contador Público Autorizado.

Las Unidades de Enlaces de Control de Bienes deberán documentar todos los

movimientos de los bienes (altas y bajas), para suministrar la información al personal autorizado para tal fin.

El Equipo de Trabajo solicitará la documentación que sustente la salida de bienes

en proceso de reparación o mantenimiento (Salida y entrada de Bienes Formulario Núm.2) y se contará en el inventario. De no existir esta documentación por negligencia comprobada, deberá constar en el Reglamento Interno una sanción disciplinaria para tal fin.

El inventario es una herramienta de control propiamente dicho.

5. Procesamiento de la información Inventariada

Los datos obtenidos en la toma de inventario deben ser inmediatamente procesados por la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales de acuerdo a la codificación financiera y a los requerimientos del Ministerio de Economía y Finanzas, el Informe de Inventario debe ser remitido al Director de Administración y/o Finanzas o quien haga sus veces.

El resultado de este proceso de inventario debe ser presentado a la Administración

a más tardar un mes después de la fecha estipulada como final del proceso de inventario incluyendo las diferencias encontradas con el Departamento de Contabilidad, cumpliendo así con la entrega por parte de la entidad al Ministerio de Economía y Finanzas, por medio de la Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado y a la Contraloría General de la República a través de la Dirección de Fiscalización General.

Las diferencias que pudiesen haber producto de la conciliación entre la UIBP y

Contabilidad se atenderán de acuerdo a lo establecido en el Manual del Incorporación y Desincorporación de Bienes al Inventario Inmueble, Maquinaria y Equipo de la Contraloría General de la República, vigente.


El informe de las diferencias de la conciliación (patrimonial y contable) debe ser remitido al MEF.

Cabe señalar, que las diferencias identificadas en el proceso de inventario, deben

ser las correspondientes a los bienes muebles, inmuebles, intangibles, bienes en préstamo y custodia.

6. Remisión del Informe de Inventarios de Bienes Patrimoniales al Ente Rector

Concluida la verificación física y contable, la Dirección de Administración y/o Finanzas o quien haga sus veces, deberá remitir el Informe de Inventario semestralmente a la Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado del MEF en un disco compacto y en forma impresa.

La Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado del MEF, podrá efectuar

inspecciones de control con base de muestreos procedentes de todas las Entidades del Sector Público, a efectos de verificar la presencia física, uso y estado de los bienes institucionales. Las entidades gubernamentales, deberán proporcionar las facilidades y medios que se requieran para la ejecución de esta actividad de revisión.

El Informe Final del Inventario de ese período, debe coincidir con el total por

detalle de las cuentas financieras registradas por el Departamento de Contabilidad.

Deben presentar al MEF los siguientes informes:

1. Inventario descriptivo por cuenta financiera de acuerdo a cada anexo. 2. Inventario consolidado por cuenta financiera de acuerdo a cada anexo. 3. Inventarios de proyectos. 4. Los bienes en uso y desuso. 5. Los bienes prestados a otros entes. 6. Los bienes en proceso de transferencia. 7. La relación de las diferencias de los inventarios (altas y bajas). 8. Relación de bienes de procedencia desconocida. 9. Bienes en custodia. 10. Depreciación y Amortización de los bienes.

Los Informes de Inventarios de Bienes de la Institución, deberán ser finalizados y

presentados semestralmente en las siguientes fechas al Ministerio de Economía y Finanzas a través de la Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado y a la Contraloría General de la República (Dirección de Fiscalización General):

Fecha de cierre Fecha de Presentación del Informe de Inventario al MEF

31 de diciembre Hasta el 31 de enero del año siguiente. 30 de junio Hasta el 31 de julio del mes siguiente.


Nota: Cuando se produzca el cambio de Autoridades Superiores en las Instituciones Nacionales y Locales, como consecuencia de las elecciones generales de la República, el jerárquico saliente presentará el Informe de Bienes Patrimoniales al 31 de marzo del año electoral y la administración entrante valida, actualiza y presenta al 30 de agosto de ese año a la DBPE. De darse diferencias entre los informes, se aplicará el procedimiento existente para estos casos de acuerdo al Ente Rector (MEF) y al Ente Fiscalizador (CGR) establecidos en el Manual de Incorporación y Desincorporación de Bienes.

7. Validación del Inventario por parte del Ente Rector

Una vez remitido al Ministerio de Economía y Finanzas el inventario descriptivo y el consolidado por cuentas financieras impreso, se entenderá a través de la firma del Contador Público Autorizado de la institución, que dicha información ha sido debidamente conciliada con el Departamento de Contabilidad Institucional.

La no presentación oportuna de los Informes de Inventarios requeridos en las

fechas establecidas hará, que el Ministerio de Economía y Finanzas al no contar con lo solicitado en forma completa y actualizados, se limitará a emitir actos jurídicos relacionados con la disposición de bienes, ni realizará actuaciones en cuanto a entrada y salida de bienes productos de descarte, chatarreo, permuta, donación, traspaso, reposición, venta, avalúo, reevalúo, robo o hurto, pérdida o obsolescencia y cualquier otro proceso a nivel patrimonial, hasta que el Ente Normativo reciba y acepte los inventarios actualizados y completos.

Los Informes de Inventarios que no cumplan con los procesos que se establecen

en el Manual, después de efectuado el análisis por parte del Ente Rector, serán devueltos a la institución para su corrección.

El incumplimiento relacionado a la entrega de la información de los inventarios

actualizados en las fechas establecidas, se le notificará a la Máxima Autoridad de la Institución con copia al Director de Administración y/o Finanzas, resaltando la falta administrativa que está incurriendo, para que se tomen las medidas correctivas y se apliquen las sanciones correspondientes.

El MEF solamente tramitara la disposición de bienes, cualquiera que sea su modalidad, incluyendo el programa de recolección de chatarra, cuando éstas hayan entregado el Informe de Inventario de Bienes al MEF (Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado) y este haya sido validado por el mismo.


CAPITULO III INCORPORACIÓN Y DESINCORPORACIÓN DE LOS BIENES PATRIMONIALES EN EL INVENTARIO

A. AFECTACIONES AL PATRIMONIO DEL ESTADO

El Código Fiscal, las leyes y normas son fundamentos reguladores para las Entidades del Gobierno en materia de bienes patrimoniales. Las diversas formas y modalidades jurídicas que estas dispongan, se establecen en dos inclinaciones:

LA BAJA (Salidas, Disminuciones de Bienes Patrimoniales).

Venta, Donaciones Efectuadas, Permutas, Préstamos y Custodia, Descartes, Chatarreo, Avalúos y Revaluaciones, Obsolescencia, Daños, Hurtos, entre otros.

La baja de bienes patrimoniales, es el procedimiento que consiste en la extracción física y contable de bienes del patrimonio de la entidad. Se podrá utilizar el Acta respectiva (Ver el Tomo II), que se utilizarán para los registros contables y patrimoniales, en espera que el MEF emita la Resolución Oficial del movimiento patrimonial.

LA ALTAS (Entradas, Adiciones de Bienes Patrimoniales)

Adquisiciones, Donaciones Recibidas, Permutas, Préstamo y Custodia, No Inventariados, Reposición de Bienes, Avalúos, Revaluaciones, Mejoras y Adiciones.

El alta de bienes patrimoniales, es el procedimiento que consiste en la inclusión física y

contable de bienes al patrimonio de la entidad. Se podrá utilizar el Acta respectiva (Ver el Tomo II), que se utilizarán para los registros contables y patrimoniales, en espera que el MEF emita la Resolución Oficial del movimiento patrimonial.

1. Disposiciones

Todo acto administrativo que produzca cambios en los Informes de inventarios, de manera temporal o definitiva, constituye una afectación patrimonial, de acuerdo a lo previsto en las normas que regulan los actos de adquisición y disposición de bienes.

Dentro de los actos de modificación al patrimonio que permiten las normas vigentes mencionaremos los siguientes:

a. Venta

Constituye un acto de disposición por el cual una Entidad Pública transfiere, previo

avalúo efectuado por el MEF-CGR a un tercero, bienes en desuso a cambio del pago de un precio predeterminado. Este proceso podrá efectuarse a través de las modalidades previstas en las normas de contrataciones públicas, entre éstas, la subasta, licitación abreviada o por mejor valor.


a.1. Requisitos

Solicitud de avalúo formulada por el Superior Jerárquico o del Director de Administración y/o Finanzas o quien haga sus veces, indicando el propósito específico de la solicitud.

Adjuntar listado descriptivo de los bienes con indicación de:

Codificación financiera (detallar por cuenta) y código de inventario.

Fechas y valores iniciales de adquisición.

Informes técnicos que certifiquen las condiciones operativas de los equipos informáticos, de transporte (terrestre, aéreo, marítimo), mecánicos en general, eléctricos, electrónicos, hospitalarios y otros de naturaleza compleja que así lo ameriten.

Cuando se trate de avalúo de equipos de transporte, deberá incluirse los respectivos registros de propiedad.

En caso de avalúos de bienes inmuebles deberá adjuntarse a la solicitud respectiva la siguiente información:

Copia de certificado de propiedad. Copia del plano que identifique la ubicación y cabida

superficiaria de la finca. Copia del último avalúo, si lo hubiere. En caso de arrendamiento de locales debe incluirse la

propuesta de canon del arrendador y un croquis del área. Entre otros.

a.2. Trámites

La UIBP verifica que las solicitudes de los avalúos requeridos hayan sido recibidas por el Departamento de Avalúos de Bienes Muebles o por el Departamento de Avalúos de Inmuebles de la Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado del MEF y por el Departamento de Avalúos de la Dirección de Ingeniería de la CGR.

La UIBP coordina con las entidades respectivas (MEF-CGR), la logística para el desarrollo de la actividad (transporte, viáticos, documentación, otros).

Concluido y elaborado los respectivos informes de avalúos para la venta o arrendamiento de los bienes muebles o inmuebles, es remitido al Superior Jerárquico o al funcionario delegado que haya hecho la solicitud.


La gestión de contratación para la venta o el arrendamiento de los bienes, se efectuará conforme a lo señalado en las normas de contrataciones públicas y su reglamentación.

b. Permuta

Es una modalidad de afectación por adquisición y por disposición consistente en el intercambio de bienes muebles o inmuebles, previo cumplimiento de los requisitos legales señalados en las Normas legales vigentes.

b.1. Requisitos

b.1.1. Entidad Emisora

Solicitud de avalúo al Director de la DBPE del MEF y a la CGR, de los bienes propiedad de la Institución que serán objeto de permuta, con indicación de su marca, modelo, serie, fecha, valor inicial de adquisición y criterios técnicos del estado operativo de los bienes. Incluir certificado de propiedad vehicular, cuando sea necesario.

b.1.2. Entidad Receptora

Gestiona solicitud de avalúo al Director de la DBPE y a la CGR, de los bienes

que la institución recibirá a cambio, con indicación de:

Marca, modelo y serie. Fotocopia de la cédula del permutante. Factura(s) membretada expedida por la casa comercial, consignadas a

nombre de la persona natural (indicar Núm. de cédula en factura) o empresa con la cual se realizará la permuta. Incluir, además, comprobante para la Autoridad Nacional de los Ingresos Públicos (ANIP).

Cuando se trate de equipos de informática, deberá detallarse cada uno de los componentes con sus respectivas especificaciones.

Detallar en las facturas cada uno de los renglones con sus respectivos valores y códigos del producto.

El valor neto de los bienes facturados a nombre del permutante debe ser equivalente al valor promedio de los avalúos efectuados por el MEF y la CGR a los bienes de la institución. Es decir, el ITBMS no será considerado como parte del valor de los bienes, que en ese concepto, deberá entregar el permutante a la institución respectiva.

Los bienes que serán objeto de avalúo para su posterior permuta, deben presentarse en sus embalajes originales con su certificado de garantía endosado a la respectiva.


b.2. Trámites

La UIBP debe elaborar un informe consolidado con indicación de la descripción y avalúos de los bienes que serán objeto de intercambio en concepto de permuta. Lo firma y lo sella.

Lo remite a la Dirección de Administración y/o Finanzas o la que haga sus

veces, adjuntando los avalúos de Ley, efectuados por el MEF y la CGR.

La Dirección de Administración y/o Finanzas o la que haga sus veces lo revisa y estampa su Vo.Bo. (visto bueno).

El Superior Jerárquico de la Entidad, remite solicitud de excepción del acto

de selección de contratista, al Ministro de Economía y Finanzas, a fin de que se autorice mediante resolución, el acto de permuta, trámite que se realizará ante la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones del Estado del MEF.

Aprobada la solicitud de excepción, la Entidad debe solicitar la participación de auditores de la DBPE-MEF y de la DGF-CGR, para que verifiquen los documentos que sustenten el acto autorizado.

La UIBP, coordina con las entidades señaladas y el permutante para el acto

de entrega y recepción, de lo cual levantará el acta según modelo previsto.

Los bienes serán recepcionados en el Almacén respectivo, para su posterior despacho y codificación.

Los documentos que sustentan la adquisición-disposición en este concepto,

deben remitirse al Departamento de Contabilidad y a la UIBP, para su respectivo registro.

Observaciones:

Las solicitudes que no llenen los requisitos señalados, no se admitirán para su trámite.

En las acciones de “traspaso y permuta” se utilizará el “Acta de Permuta”,

que se encuentra en el Tomo II, ubicada en la sección C. de las “Actas” del Régimen de Formularios (Capítulo I).

c. Donación

Afectación patrimonial que consiste en la transferencia o recepción de bienes a TÍTULO GRATUITO, a favor de entidades públicas o particulares, para lo cual es imprescindible verificar la procedencia y destino de los bienes objeto de esta transacción, considerando si la Ley Orgánica de cada institución, les otorga o no, patrimonio.


En ese sentido, para efectos de este manual, los siguientes actos de transferencia de bienes, desde el punto de vista legal y conceptual, sin perjuicio de otros criterios contables o financieros, se definirán como donaciones entre las partes, excepto los bienes de instituciones del Gobierno Central que se transfieran entre sí. c.1. Bienes Muebles de la Nación a favor de Entidades Descentralizadas

De conformidad con lo preceptuado en el Texto Único de la Ley 22 de 2006 de Contratación Pública y el Código Fiscal, los bienes que no sean propiedad de los Municipios o alguna dependencia descentralizada, pertenecen a la nación. Su movimiento deberá tramitarse por conducto del MEF, a título de donación cuando ésta se realice a favor de Entidades Descentralizadas, Municipios, Juntas Comunales, Empresas Públicas no financieras, Intermediarios Financieros y Organizaciones sin fines de lucro.

c.1.1. Requisitos

El Superior Jerárquico de estas Entidades o el funcionario en quien se

delegue, debe formular solicitud al superior jerárquico de la dependencia que mantiene los bienes en desuso, para que por conducto del MEF-DBPE, se realice el trámite de traspaso.

Solicitud del Superior Jerárquico de la Entidad que cede los bienes, dirigida

al Ministro de Economía y Finanzas - DBPE, en el sentido de expresar su consentimiento para transferir a título de traspaso los bienes en desuso y en uso, a favor de alguna entidad descentralizada.

Adjuntar a la referida solicitud, la siguiente información:

Copia de solicitud de la Entidad interesada en recibir los bienes.

Listado descriptivo del bien o bienes (marca, modelo, serie, cantidad, ubicación).

Fecha y monto inicial de adquisición y el valor final según libro.

c.1.2. Trámites

Recibida la documentación relacionada con el trámite, en la Dirección de

Bienes Patrimoniales del Estado, el Departamento de Auditoría y Fiscalización Patrimonial (MEF), verifica que la solicitud remitida por la Entidad donante (entidad cedente) cumpla con los requisitos señalados. De no haberse llenado todos los requisitos, se notificará a la entidad donante para que los subsane, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que se le haya comunicado las deficiencias correspondientes. Vencido este período sin que se haya subsanado lo pertinente, se procederá al archivo inmediato de la solicitud.


Si la solicitud que remite la entidad donante(entidad cedente), cumple con todos los requisitos establecidos, se procederá, así:

El Director de Bienes Patrimoniales del Estado informa, a la

Contraloría General de la República mediante Nota, el trámite a realizar, en la cual solicita la participación de funcionarios de la Dirección de Fiscalización General en el acto de verificación de los bienes objeto de donación o traspaso.

El Jefe del Departamento de Auditoría y Fiscalización Patrimonial de

la DBPE – MEF, comunica al Departamento de Fiscalización de Bienes Patrimoniales DFG- CGR, la fecha en que se realizará el acto de entrega y recepción de los bienes, con el previo conocimiento de los funcionarios debidamente designados, tanto por la entidad donante (de la UIBP - entidad cedente) como por la entidad donataria (de la UIBP - entidad receptora).

Efectuada la coordinación correspondiente (fecha, hora y lugar), los

auditores designados por el MEF y por la CGR, participarán en el acto de entrega y recepción de los bienes objeto de donación o traspaso.

Luego que los auditores del MEF y de la CGR, hayan verificado, lo

anterior y de no existir impedimento alguno, procederán a examinar los bienes objeto de la donación o de traspaso contra el listado previamente remitido con la solicitud, al Director de Bienes Patrimoniales del Estado.

Concluida la verificación, UIBP de la Entidad donante (entidad

cedente), deberá levantar de inmediato el Acta de Donación o Traspaso (según modelo establecido), que firmarán el que dona, el que recibe, el MEF y la CGR en la que detallará los bienes entregados a la Entidad donataria (entidad receptora), indicando el nombre, cargo, cédula de todos los que en ese acto hayan intervenido.

c.2. Traspaso de Bienes Entre Entidades Centralizadas

A diferencia de las Entidades Descentralizadas, las Centralizadas, es decir, las que integran el Gobierno Central u otras, no gozan de patrimonio. En este sentido, los bienes que se transfieran entre éstas se darán en uso y administración, trámite que se efectuará por conducto del MEF- DBPE.

c.2.1. Requisitos

El Superior Jerárquico de estas entidades o el funcionario en quien se

delegue, debe formular solicitud al Superior Jerárquico de la dependencia que mantiene los bienes en desuso, para que por conducto


del MEF-DBPE, se realice el trámite de traspaso en uso y administración.

Solicitud del Superior Jerárquico de la entidad que cede los bienes,

dirigida al MEF- DBPE, en la que expresa su consentimiento para transferir, en uso y administración, bienes de su propiedad que estén en desuso.

Adjuntar a la referida solicitud la siguiente información:

Copia de solicitud de la entidad interesada en recibir los bienes. Listado descriptivo (marca, modelo, serie, cantidad, ubicación). Valor y fecha inicial de adquisición y valor final en libro.

c.2.2 Trámites

Recibida la documentación relacionada con el trámite, en el Departamento de Auditoría y Fiscalización Patrimonial (MEF), verifica que la solicitud remitida por la Entidad cedente cumpla con los requisitos señalados. De no haberse llenado todos los requisitos, se notificará a la Entidad cedente para que los subsane dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que se le comunique de la deficiencia.

Transcurrido el término señalado, sin que se haya subsanado lo

pertinente, se procederá al archivo inmediato de la solicitud.

Si la verificación de la solicitud que remite la Entidad cedente, cumple con todos los requisitos establecidos, se procederá, así:

El MEF a través del DBPE, informará a la Contralor(a) General de

la República mediante Nota, del trámite a realizar, en la cual debe solicitar la participación de funcionarios de la Dirección de Fiscalización en el acto de verificación de los bienes objeto de esta actividad.

El Jefe del Departamento de Auditoría y Fiscalización Patrimonial

de la DBPE – MEF, comunica al Departamento de Fiscalización de Bienes Patrimoniales DGF-CGR, la fecha en que se realizará el acto de entrega y recepción, con el previo conocimiento de los funcionarios debidamente designados, tanto por la Entidad cedente como por la Entidad receptora.

Efectuada la coordinación correspondiente, (fecha, hora y lugar),

los auditores designados por el MEF y por la CGR, identificarán nombre, cargo, cédula de los funcionarios que en representación de sus respectivas instituciones, participarán en el acto de entrega y recepción de los bienes.


Luego que los auditores del MEF y los fiscalizadores de la CGR,

hayan verificado, lo anterior y de no existir impedimento alguno, procederán a examinar los bienes objeto de la actividad, contra el listado previamente remitido con la solicitud, al MEF- DBPE.

Concluida la verificación, la UIBP de la Entidad cedente

levantará de inmediato el Acta de Entrega (según modelo establecido), en la que se detallarán los bienes entregados a la Entidad receptora, indicando el nombre, cargo, cédula de todos los que en ese acto hayan intervenido, luego de lo cual firmarán y sellarán.

El original del acta debidamente numerada, reposará en el

expediente que el Departamento de Auditoría y Fiscalización de la DBPE remitirá al Departamento Legal de la DBPE, para que mediante Resolución se formalice legalmente el traspaso de los bienes, indicándose que se dan en uso y administración a la Entidad receptora.

Copia autenticada de la Resolución, se remitirá a los Directores

de Administración y Finanzas de la Entidad cedente como a la Entidad receptora.

Los Directores de Administración y Finanzas o quienes hagan

sus veces, remitirán copia de la Resolución a sus respectivos UIBP y a Contabilidad, con la expresa autorización para que estas unidades administrativas, procedan a realizar los ajustes en el inventario y registros contables.

El Ministerio de Economía y Finanzas, a través de Resolución motivada,

legaliza y formaliza la adquisición por donación del bien(es).

Cuando el bien patrimonial traspasado, pasa a ser parte de la Entidad (permanente) que lo recibió en calidad de préstamo (temporal), automáticamente pasa a ser un traspaso (permanente), por lo que se atenderá lo que corresponde y hacer los trámites para formalizar la variación.

Para el traspaso de un vehículo de una Entidad del Estado a un tercero

gubernamental, deberán cumplirse o llenarse los requisitos y procedimientos establecidos en este manual para este tipo de afectación.

c.3. Donación de Bienes a Favor de Organizaciones Sin Fines de Lucro

De conformidad con lo señalado en Texto Único de la Ley 22 de 2006; en concordancia con lo preceptuado en la Ley 3 de 5 de marzo de 2012, los


bienes muebles que las entidades estatales mantengan en desuso, podrán donarse a: Asociaciones sin fines de lucro, Organizaciones No Gubernamentales, Asociaciones de pequeños productores, sin limitarse a estos, siempre que sean destinados a programas de asistencia social.

Según lo previsto en la citada Ley 3, el trámite de esta donación se dará con la aprobación del MEF-DBPE y la CGR, conforme al procedimiento establecido.

Esta disposición, por referirse a bienes muebles estatales, es aplicable

tanto para la donación de bienes de las Entidades Centralizadas, Descentralizadas, Empresas Públicas y los Municipios.

c.3.1. Requisitos

Solicitud del Superior Jerárquico de la Entidad titular de los bienes o

que mantenga en uso y administración, remitida al Ministro o Director de Bienes Patrimoniales, en el sentido de que se efectúen los trámites para el traspaso en calidad de donación. A estos efectos, debe adjuntarse la siguiente información:

Copia de solicitud formulada por el Representante Legal de la

Organización o Asociación interesada en la donación.

Copia del acta de Junta Directiva en la que se autoriza al Representante Legal, a tramitar la solicitud de donación.

Certificación del Registro Público en la que conste la

inscripción de la Organización o Asociación con carácter “SIN FINES DE LUCRO”.

Listado descriptivo (marca, modelo, serie, cantidad,

ubicación), valor y fecha inicial de adquisición y valor final libro.

c.3.2. Trámites

Recibida la documentación relacionada con el trámite en el MEF-DBPE

el Departamento de Auditoría y Fiscalización Patrimonial, verifica que la solicitud remitida por la Entidad donante cumpla con los requisitos señalados. De no haberse llenado todos los requisitos, se notificará a esta Entidad, para que los subsane dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que se le comunique de la deficiencia.

Transcurrido el término señalado sin que se haya subsanado lo

pertinente, se procederá al archivo inmediato de la solicitud.


Si la verificación de la solicitud que remite la Entidad donante, cumple con todos los requisitos establecidos, se procederá, así:

El MEF a través de la DBPE, informará al o el Contralor(a)

General de la República mediante Nota, del trámite a realizar, en la cual debe solicitar la participación de funcionarios de la Dirección de Fiscalización en el acto de verificación de los bienes objeto de la donación.

El Jefe del Departamento de Auditoría y Fiscalización Patrimonial

de la DBPE – MEF, comunica al Departamento de Fiscalización de Bienes Patrimoniales DGF-CGR, la fecha en que se realizará el acto de entrega y recepción, con el previo conocimiento de los funcionarios debidamente designados, tanto por la entidad cedente como por la Organización donataria.

Efectuada la coordinación correspondiente, (fecha, hora y lugar),

los auditores designados por el MEF y por la CGR, identificarán nombre, cargo, cédula de los funcionarios que en representación de sus respectivas instituciones, participarán en el acto de entrega y recepción de los bienes y quien represente a la Organización, debidamente acreditado para tal actividad.

Luego que los auditores del MEF y los fiscalizadores de la CGR

hayan verificado, lo anterior y de no existir impedimento alguno, procederán a examinar los bienes objeto de la actividad contra el listado previamente remitido con la solicitud, al Director de Bienes Patrimoniales del Estado.

Concluida la verificación la UIBP de la Entidad cedente, levantará

de inmediato el Acta de Entrega (según modelo establecido), en la que se detallarán los bienes entregados a la Entidad receptora, indicando el nombre, cargo, cédula de todos los que en ese acto hayan intervenido, luego de lo cual firmarán y sellarán.

El original del acta debidamente numerada reposará en el

expediente que el Departamento de Auditoría y Fiscalización Patrimonial, remitirá al Departamento Legal de la DBPE, para que mediante Resolución se formalice legalmente, el traspaso de los bienes, indicándose que se dan en uso y administración a la Entidad receptora.

Copia autenticada de la Resolución se remitirá a los Directores de

Administración y Finanzas de la Entidad cedente como de la Entidad receptora.


Los Directores de Administración y Finanzas o quienes hagan sus veces, remitirán copia de la Resolución a sus respectivos Departamentos de Bienes Patrimoniales y de Contabilidad, con la expresa autorización, para que estas Unidades Administrativas, procedan a realizar los ajustes en el inventario y registros contables.

c.4 Donación de Bienes de Particulares a Favor del Estado

De conformidad con lo estipulado por el artículo 26-C del Código Fiscal, el Estado podrá recibir donaciones de bienes por conducto del Ministerio de Hacienda y Tesoro (Ministerio de Economía y Finanzas), para uso de las distintas dependencias públicas.

c.4.1. Requisitos

Nota de propuesta u ofrecimiento, de la persona natural o jurídica al Superior

Jerárquico de la entidad receptora.

Informe de Evaluación por la Unidad Técnica a que corresponda que sustente la conveniencia de aceptar los bienes ofrecidos.

Aceptación formal de los bienes que se ofrezcan en donación, por el Superior

Jerárquico.

Listado descriptivo, que contenga el año y valor de los bienes a donar, suscrito por el donante. Cuando la donación se trate de equipo rodante, además de la presentación del Registro Único de Propiedad Vehicular, el donante debe certificar que dicho vehículo está libre de gravamen.

c.4.2. Trámites

Nota generada por la Entidad al Ministerio de Economía y Finanzas, firmada por el Superior Jerárquico, con la cual se adjuntan la documentación indicada en los requisitos, a fin de que el MEF, en representación del Estado, formalice la aceptación de los bienes.

Verificado lo anterior, al MEF - DBPE, remitirá la documentación al

Departamento Legal, para que expida la Resolución de aceptación de la donación y se transfiera en propiedad a la entidad descentralizada o en uso y administración a alguna institución centralizada.

Copia de esta Resolución se remitirá a:

La Dirección General de Fiscalización de la CGR. La Dirección de Administración y Finanzas o su equivalente de la

Entidad beneficiaria de la donación.


Departamento de Auditoría de la Dirección de Bienes Patrimoniales - MEF

El Departamento de Auditoría de la DBPE - MEF, coordinará con el donante, la entidad donataria, el Departamento de Fiscalización de Bienes de la DGF - CGR, la fecha, hora y lugar de verificación de los bienes objeto de la donación.

Concluida la verificación de los bienes e identificación de los que hayan de participar en el acto, la Entidad donataria elabora de inmediato el Acta de Donación de los bienes según modelo establecido y la Recepción de Bienes por parte del Almacén Institucional.

Los bienes donados, deben recibirse en el almacén correspondiente,

para su posterior despacho.

Copia del Acta de Entrega se remitirá a :

Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales y al Departamento de Contabilidad (entidad donataria).

Departamento de Fiscalización de Bienes Patrimoniales DGF-CGR.

Original del Acta reposará en el expediente que se haya generado en la Dirección de Bienes Patrimoniales (Departamento Legal).

La Entidad donataria remitirá, a la DBPE - MEF y a la DGF - CGR dentro

de los cinco (5) días hábiles siguientes, certificación de despacho de almacén los bienes recibidos, con indicación de su codificación administrativa, geográfica y financiera correspondientes.

Los bienes que acepte la Nación en concepto de donación, serán recibidos

por conducto del Ministerio de Economía y Finanzas, en su condición de administrador de los bienes nacionales. Base Legal: Artículo 26-C del C .Fiscal.

d. Descarte

El descarte y destrucción, constituye el acto por el cual se dispone finalmente de bienes de activo fijo o bienes no depreciables, que por su estado o condición no permiten su aprovechamiento administrativo o económico, por lo que deben eliminarse físicamente y hacerse los registros contables y patrimoniales correspondientes para darle salida en el inventario respectivo.

Por constituir un acto de disposición final inmediato, han de participar en su

ejecución los representantes de las dependencias que, por ley les corresponde vigilar el destino final de los bienes a descartar; es decir, la DBPE–MEF y de la CGR - DGF, además de la Institución que solicita el descarte.


Verificado el estado y condición de los bienes a descartar se dejará constancia de esta decisión, en el Acta de Descarte debidamente refrendada por los que en ella han intervenido (MEF–CGR – Institución).

Este documento debe ser elaborado por la Unidad de enlace de Bienes

Patrimoniales y el mismo, entre otros constituye uno de los documentos fuente que sustenta el ajuste a los inventarios físicos patrimoniales y el registro contable que efectúe, para tales propósitos el Departamento de Contabilidad de la respectiva institución.

d.1. Requisitos

Para el trámite de esta transacción las Entidades deberán proporcionar a la DBPE – MEF y a la CGR - DGF, la siguiente documentación:

Solicitud remitida por el Superior Jerárquico, o el Director de

Administración y Finanzas o Director Administrativo, según sea el caso, el inventario de los bienes a descartar, con indicación de:

a) Descripción. b) Codificación financiera (Cuenta control, divisionaria y sub-

divisionaria, especificación, sub-especificación y número de marbete).

d) Fecha de adquisición. e) Costo histórico. f) Valor según libros a la fecha en la fecha de descarte. g) Criterio técnico debidamente suscrito por profesionales idóneos.

Este es aplicable a equipos electrónicos o mecánicos y equipo rodante en general, en el cual se indique claramente y en forma detallada los daños de que adolecen dichos equipos y el costo que implicaría su reparación.

d.2 Trámites:

Como condición inicial para solicitar el “Descarte de Activo Fijo” la Entidad debe haber entregado el Informe actualizado de Inventario de Bienes Patrimoniales, validado por el Departamento de Registro y Control de Bienes del MEF.

La UIBP elabora listado de equipos y mobiliario en desuso con indicación de su

marca, modelo, serie, código, fecha y valor de adquisición y valor final o valor en libros.

La UIBP solicita a las Unidades Técnicas Institucionales (UTI) la presentación y

sustentación de los Criterios Técnicos de Equipos (CTE), con indicación de las observaciones específicas de daños y recomendaciones de reparación incluyendo costos si fuera conveniente. De tratarse de vehículos, debe adjuntarse copia del Registro Único Vehicular y criterio técnico de un mecánico.


La UIBP solicita autorización a la Dirección de Administración y/o Finanzas o la

que haga sus veces, en la cual adjunta la documentación técnica tramitada.

La Dirección de Administración y/o Finanzas o la que haga sus veces, revisa la documentación técnica que se adjunta para el descarte, la cual debe estar sustentada y firmada con la identificación del nombre, cargo, firma y cédula del técnico responsable y validada por el Jefe del área técnica responsable del bien.

La Dirección de Administración y Finanzas o la que haga sus veces, solicita la

participación simultáneamente a la DBPE–MEF y a la DFG (CGR) para que se efectúe el descarte.

Las Instituciones tendrán la obligación de coordinar la logística para la ejecución del

descarte tales como: personal de apoyo para movilizar los bienes a descartar, transporte para trasladar los bienes al vertedero sanitario oficial, viáticos, entre otros.

En los casos de no existir personal suficiente para participar en los descartes realizados

fuera de la Ciudad de Panamá, la institución que no tenga el recurso humano disponible (MEF, CGR o la Institución solicitante) deberá designar un servidor público regional autorizado perteneciente a la Entidad con el requerimiento aquí mencionado, para cumplir con la misión encomendada en coordinación con la DBPE-MEF y a la DFG– CGR.

Luego de haberse recibido las respectivas solicitudes por el MEF y la CGR, las

unidades operativas de estas dependencias (Departamento de Avalúos de Bienes Muebles del MEF y el Departamento de Fiscalización de Bienes Patrimoniales de la CGR respectivamente), revisan el contenido y forma de las solicitudes. De estar todo en orden, ambas entidades coordinarán con la UIBP la fecha en que se efectuará el acto de descarte.

El Departamento de Avalúo de Bienes Muebles (DABM) incluye en la agenda las

Entidades que serán atendidas y la remite al Jefe del Departamento de Fiscalización de Bienes Patrimoniales de la CGR previa confirmación con la UIBP de la Entidad solicitante.

El funcionario del DABM del MEF examina conjuntamente con el funcionario del

Departamento de Fiscalización de Bienes Patrimoniales de la CGR y el de la UIBP de la institución solicitante, las especificaciones y condiciones de los bienes descritos en los listados adjuntos a la solicitud de descarte y determina si procede o no la destrucción de los bienes, según criterio presentado.

Los bienes cuya destrucción proceda serán llevados al vertedero sanitario oficial bajo

custodia de los funcionarios que en esta actividad hayan participado.

La UIBP entregará copia del recibo de peaje expedido por la Administración del vertedero.

Seguidamente la UIBP elaborará el Acta de Descarte describiendo por unidad y

especificación cada bien agrupándolos y sub-totalizándolos por cuentas financieras.


Indicará además el nombre, cargo, cédula y firma de los que en este acto hayan intervenido, incluyendo el nombre, copia de la cédula del conductor y matrícula del camión que traslada los bienes al vertedero sanitario oficial.

Antes de finalizar la jornada de trabajo de la Institución y en caso del descarte realizado

fuera de la Sede Principal (otros depósitos), los funcionarios encargados tendrán “actas preelaboradas” suficientes y completas para las firmas de los participantes (Original para el MEF y las copias siguientes: Para la CGR, Institución solicitante y el Jefe o encargado del lugar a donde se tengan almacenados o depositados los bienes, en donde se realizó el descarte.

Las Actas levantadas dentro de la Sede se entregarán una vez sean firmadas por los que

participaron en ese mismo momento y su distribución será así:

Original – MEF Copias – CGR e Institución Solicitante

e. Chatarra (Programa para Retiro de Chatarra)

Una vez adjudicado el Acto Público correspondiente, y formalizado el contrato entre el Estado y la Empresa respectiva, además de las cláusulas que se contemplan en el mismo se procederá así:

e.1. Requerimientos por etapas: e.1.1 Etapa I:

Avalúo: Previa solicitud y cumpliendo con los requisitos establecido por la Ley, se procede a identificar los bienes muebles que serán puestos a disposición del programa de recolección de material ferroso. El proceso finaliza con la emisión del informe de avalúo correspondiente por parte de la DBPE - MEF.

e.1.2 Etapa II:

Recolección: En este proceso se ejecuta y se cumple lo dispuesto en el Contrato, para ello es necesario establecer el siguiente procedimiento:

e.1.2.1 Previo a la Recolección:

Elaborar un cronograma de recolección.

Requerimiento de los informes de Avalúos de la DBPE del MEF.

Notificar por escrito a la Institución que será objeto del programa de

recolección.

Verificación de lugares de pesaje.


Certificación por parte del Contratista indicando con nombre y cédula el personal designado al proyecto.

Certificación por parte del Contratista indicando cuales serán sus lugares

de acopio. Certificación de cuales serán los equipos que transportarán la chatarra

hacia los puntos de pesaje. El MEF y la Entidad verifican que la Empresa cuente con el equipo y

medidas de seguridad indicado para realizar la recolección de acuerdo a lo establecido en el contrato.

Durante la Recolección:

Presentarse (Contratista, Auditor Patrimonial y el Fiscalizador) ante la

autoridad institucional que será objeto de la recolección. Identificar a los participantes de la actividad: Institución, Contratista,

CGR y MEF. Ubicar y separar los bienes que serán objeto del programa de chatarra. Retiro de los bienes que serán objeto del programa de chatarra. Elaboración del Acta de Entrega y Recepción de Equipo y Material

Ferroso (Se requiere que los participantes la firmen). Ver Tomo II C. Actas.

Pesaje del material ferroso: durante esta actividad se debe contemplar que

se requiere previamente el pesaje del equipo rodante sin la chatarra (vacío) y posteriormente el mismo equipo rodante con la chatarra (lleno), el producto de la diferencia del llenos menos el vacío se denominará tara. Durante el pesaje estarán presente Contratista, CGR y MEF.

Los recibos de pesajes serán refrendados por los funcionarios de la CGR

y MEF. El funcionario del MEF será responsable de la custodia de las actas

originales y recibos de pesajes que se genere durante la actividad. El funcionario del MEF realizará un informe sobre el desarrollo de las

asignaciones de recolección de material ferroso. Posteriormente, se remite a la Entidad.


e.1.3 Etapa III:

Facturación y Pago: En esta parte de la operación se procede a presentar un Estado de Cuenta a la Empresa, según la cantidad de material ferroso retirado en un período determinado para su posterior pago. Cabe señalar que en el Contrato determina el tiempo y forma en que el contratista realizará los pagos.

B. APLICABILIDAD

b.1 Reconocimiento de los bienes patrimoniales en el servicio exterior La existencia de bienes patrimoniales en el servicio exterior, cuya titularidad es

del Estado, para su mejor control, vigilancia, destino y uso que se le dé a estos bienes en Embajadas, Consulados u otros Organismos, las Instituciones que tienen que controlar el manejo de fondos y utilización de los bienes muebles e inmuebles del Estado, puestos a disposición en el extranjero, una vez remitan informes de su gestión, específicamente en el caso de las adquisiciones de bienes (documentar aunque sean copias), durante su período (al igual de los que existían antes de su llegada) a la Autoridad Máxima de la Institución, el cual lo hará llegar a Auditoría Interna, y sea remitido a Contabilidad y a Bienes Patrimoniales para actualizar el inventario y registros patrimoniales.

Al momento que se retiren (antes o después) las autoridades que prestan servicio

en el exterior el Finiquito que generen, se incluirá un listado de todos los bienes con su marbete (identificación) el cual será distribuido así: funcionario entrante y saliente (copias) el original al Despacho Superior, para ser enviado luego a Auditoria Interna y este a su vez sacarle copia para la Dirección de Administración y/o Finanzas o la que haga sus veces para que sea remitido a la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales para su identificación y uso, a la vez actualizar el inventario de bienes.

C. INCORPORACIÓN DE BIENES PROCEDENTES DE PROYECTOS

CONCLUIDOS, FINANCIADOS POR ORGANISMOS INTERNACIONALES

Como quiera que algunas dependencias públicas, eventualmente, firman

convenios con Organismos Internacionales para el desarrollo y ejecución de proyectos de infraestructuras u otros, financiados total o parcialmente por estos, de los cuales, una vez concluidos resultan bienes excedentes que pueden ser aprovechados por el Estado en términos generales y en particular por la propia Entidad, es necesario establecer procedimientos para la aceptación, registro y control de los referidos bienes. En este sentido la aceptación de estos bienes por parte de las Entidades Públicas estará condicionada a:

La existencia de un convenio suscrito por el Superior Jerárquico y el

Representante Legal del Organismo correspondiente.


Que dicho convenio indique, en una de sus cláusulas, que los bienes excedentes una vez concluido el proyecto serán transferidos a la Entidad correspondiente, lo cual deberá ser refrendado mediante Resolución Administrativa motivada por el Ministerio de Economía y Finanzas, por conducto de la Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado.

Para tal efecto, se requiere que la entidad que se ha de beneficiar con los bienes

excedentes de estos proyectos, acrediten ante la Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado del MEF, la siguiente documentación:

Solicitud al Director de Bienes Patrimoniales del Estado para incorporar

dichos bienes al inventario y registro contable de la Entidad con previo avalúo.

Inventario descriptivo y valor de los bienes.

Copia autenticada del convenio

CAPITULO IV MEDIDAS DE CONTROLES INTERNOS

Los controles descritos permiten complementar o adicionar aquellos aspectos normativos y reguladores existentes, en cuanto al manejo de los bienes patrimoniales del Estado por parte de la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales.

A. CONTROLES GENÉRICOS

1. Uso del manual

Utilizar el Manual de Normas Generales y Procedimientos para la Administración y Control de los Bienes Patrimoniales en el Sector Público, como herramienta de trabajo de consulta permanente.

Garantizar el cumplimiento de lo establecido en el presente documento en forma íntegra, es responsabilidad de la Dirección de Administración y Finanzas o la que haga sus veces, la cual aplicará las medidas correctivas y disciplinarias que disponga la Institución por la falta de acatamiento del mismo.

Informar por parte de las Unidades de Auditoria Interna a la Máxima

Autoridad de la Institución el incumplimiento de las normas establecidas en el presente Manual.

Aplicar el conjunto de principios administrativos básicos, que se resume

en:

Salvaguardar el patrimonio público.


Generar registros contables y patrimoniales confiables. B. CONTROLES ESPECÍFICOS

1. Observancia de las Unidades Institucionales de Bienes Patrimoniales

Incluir en todas las Entidades del Sector Público en su estructura orgánica y funcional, la Unidad Administrativa que será responsable de la ejecución de tareas operativas para el control y custodia de los bienes, denominada: Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales(UIBP).

Apoyar en sus acciones a la Unidad de Enlace de Control de Bienes

autorizados por la Máxima Autoridad o a quien delegue; en aquellas Entidades donde se cuenta con oficinas provinciales o regionales. De no contar con un funcionario de la Unidades Institucionales de Bienes Patrimoniales, en las oficinas antes mencionadas, la responsabilidad se le debe asignar al Enlace Administrativo.

Poseer previo conocimiento de todo lo relacionado con los aspectos de bienes

patrimoniales, a través de la adquisición de capacitaciones otorgadas por los entes rectores y normativos y cualquier otro tipo de adquisición de conocimientos para el debido manejo de los bienes institucionales. Adicionalmente, el conocimiento básico de las herramientas informáticas existentes en el mercado.

La Dirección Administrativa o quien haga sus veces, las Unidades

Institucionales de Bienes Patrimoniales y la Unidad de Almacén, son los responsables del control concurrente de los procesos de recepción y verificación de los bienes patrimoniales adquiridos, donados o traspasados; así como de su registro, distribución, ubicación y control de su estado, uso, conservación y destino, incluyendo todos aquellos bienes que están bajo la custodia de la institución.

Respaldar toda adquisición de bienes u obras de infraestructuras,

independientemente del método de selección utilizado, con documentos contractuales tales como: Orden de Compra, Contrato, entre otros y las Actas de traspaso, permuta o donación, previo a la recepción del bien; lo que debe permitir su adecuado registro por los responsables de la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales que corresponda, de igual forma los originales de los mencionados documentos deben reposar en el Departamento de Contabilidad para sus registros contables y su debido archivo.

Es responsable del manejo de los bienes a partir del despacho físico realizado por la Unidad de Almacén, a su vez generará los registros de control individual por cada bien en el inventario, registrarse con los detalles y valores contenidos en el documento fuente (orden de compra, contratos, facturas, informe de recepción y despacho, actas de donación, traspaso y permuta, entre otros).


Remitir por parte de las Unidades de Enlaces de Control de Bienes, la documentación inherente a dichas actividades, que se generan en las áreas provinciales o regionales de cada Entidad, durante los DOS (2) primeros días hábiles del mes siguiente, para permitir los registros respectivos en el área de Bienes Patrimoniales y Contabilidad.

Conciliar mensualmente con el Departamento de Contabilidad, los movimientos

y saldos de los registros de los bienes patrimoniales. Cabe señalar, que este proceso de conciliación, debe realizarse antes del cierre contable mensual, para evitar desviaciones en la información financiera.

Coordinar con la Unidad de Informática, lo referente al uso, mantenimiento e

inventario de los equipos informáticos y de los activos intangibles, en atención a los movimientos que se den de los mismos, ya sea por descarte, traspaso o remesa interna.

Intervenir en los traspasos de bienes por efecto de ventas, permuta, donación,

entre otras, que disminuya o aumente el patrimonio de la Institución.

Dejar por escrito la responsabilidad que tiene cada Superior de Dirección, Departamento, Sección, Oficina o Unidad del inventario de bienes y manifestarles las obligaciones que conlleva el retiro de los mismos a través de la Dirección de Administración y Finanzas o la que haga sus veces.

Mantener y presentar un inventario general de todos los bienes, sujetos a

responsabilidad administrativa de los funcionarios, ya sea para uso interno o externo.

Entregar y responsabilizar a cada Director o Jefe de Departamento o Sección,

de un listado del inventario de bienes de su área, con la debida explicación de las obligaciones que conlleva el retiro o traslado de los mismos. Este listado debe ser debidamente recibido por el Jefe de la Unidad Ejecutora.

Codificar los bienes que entran a la institución de acuerdo a las cuentas

financieras.

Actualizar en el Informe de Inventario Físico, los bienes adquiridos por la Institución a través de compra directa, donaciones, permuta, bienes revertidos, traspasados, excedentes de proyectos especiales y fabricación interna entre otros.

Definir por escrito el custodio de los bienes y los responsables de los mismos.

Poseerán inventarios (listado) por separado, a través de las Unidades

Institucionales de Bienes Patrimoniales, de todos los bienes adquiridos a través de donación, traspaso, permuta, por bienes en préstamo, en decomiso, cautelados, en abandono, en custodia, entre otras.


Los terrenos deben actualizarse su registro en el Registro Público, para

determinar la pertenencia.

2. Manejo de actas, formularios y Anexos

Llevar el inventario y registro (ya sea manual o digitalmente) de bienes de las diferentes transacciones inherentes al mismo, se utilizarán los formularios de uso Institucional (Tomo II, Capítulo I del Régimen de Formularios, apartado A) a parte de los Anexos y los modelos de Actas regulados por el MEF (Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado), que también se encuentran ubicados en ese mismo Capítulo en los apartados B y C.

Emplear los modelos de actas detallados que se encuentran en el Tomo II:

Acta de Descarte Acta de Donación Acta para Permuta Acta de Entrega y recepción de Equipo y Material Ferroso Acta de inventario

Nota: El Acta de Permuta será utilizada igualmente para los Traspasos.

Todas las Actas deben ser remitidas al Departamento de Contabilidad por la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales, para su debido registro y lograr así las debidas conciliaciones.

Utilizar las Actas contempladas en la normativa presente, para documentar los asientos contables y patrimoniales respectivos, hasta que el MEF remita la Resolución aprobando los movimientos del patrimonio a la Institución; las actas deben tener un número secuencial correspondiente a la fecha en que se genere, la descripción completa de los bienes (marca, modelo, serie y marbete), valor inicial y en libros (actual), fecha de adquisición, entre otros datos que se consideren necesarios, tales como: color y condiciones.

Utilizar el Acta de Descarte para desincorporar los bienes del inventario de

activo fijo, activos intangibles y bienes no depreciables. 3. Inmuebles, maquinaria y equipo

Deberá ser reconocido un inmueble, maquinaria y equipo como activo cuando:

Constituye propiedad de la entidad para uso y administración. Vida útil mayor de un año. No son objeto de operaciones de venta. Están sujetos a depreciación, salvo el caso de los terrenos. Sea probable que futuros beneficios económicos fluirán a la entidad.


El costo del activo de la entidad pueda ser valorado confiablemente.

Asignar los desembolsos para activos que se puedan considerar por componentes, cumpliendo con la característica para los inmuebles, maquinarias y equipos establecida en el punto Núm. 02 de las Norma de Contabilidad Gubernamental Núm. 13, la cual establece lo siguiente:

“En ciertas circunstancias, es apropiado asignar el total de desembolsos sobre un activo a sus partes componentes y considerar cada componente separadamente, por lo cual deberán poseer su número de identificación a través del Marbete. Este es el caso cuando los activos componentes tienen vidas útiles diferentes, métodos y porcentajes de depreciación. Por ejemplo un aeroplano y sus motores necesitan ser tratados como activos depreciables por separados si tienen vidas útiles diferentes.”

4. Inventario

Los Directores de Administración y/o Finanzas o quienes haga sus veces a nivel nacional, deben tener en su poder copia de los inventarios de sus bienes muebles e inmuebles, asignados a su Entidad al día.

a. De bienes

Practicar inventarios físicos de los bienes al término de cada año fiscal con el

objeto de verificar su existencia física, estado de conservación; a la vez, de realizarse la conciliación de saldos entre las Unidades de Bienes Patrimoniales y Contabilidad.

Realizar en forma anual y obligatoria por parte de las Instituciones del Estado, el

Inventario Físico de los bienes muebles, inmuebles, activos intangibles, sea cual fuere el origen y modalidad de su adquisición.

Emitir previamente por escrito, procedimientos claros y sencillos, de manera que

puedan ser comprendidos fácilmente por el personal que participa en el proceso de la toma de inventario físico, por parte de la Dirección de Administración y/o Finanzas o la que haga sus veces.

Conformar la Comisión de Inventario, cada vez que se planifique el

levantamiento del inventario. Presentar el inventario descriptivo y consolidado al Ministerio de Economía y

Finanzas y a la Contraloría General de la República; utilizando para ello, las cuentas que, para tales efectos, están contenidas en el Plan Contable del Manual General de Contabilidad Gubernamental, aprobado por ésta última.

Utilizar el Manual de Procedimientos para la Incorporación y Desincorporación

de Bienes al Inventario de Inmuebles, Maquinaria y Equipo, diseñado por la Contraloría General de la República, al encontrarse con diferencias que se


obtengan durante el proceso de inventario de bienes conciliados con los registros contables.

b. Valorización del Inventario

Cumplir con la Norma de Contabilidad Gubernamental Núm. 13, la cual

establece lo siguiente para los activos fijos:

El valor mínimo de un bien material para ser considerado como activo fijo es de cien balboas (B/. 100.00), considerando los siguientes criterios:

Unidad: Cuando el bien constituye un todo indivisible Conjunto: Cuando el bien es un todo formado de partes

concordantes equivalentes a juego, equipo o número de unidades que la entidad estime conveniente clasificar.

Los bienes cuyo importe sean inferior a B/.100.00 (cien balboas) se

registrarán como gastos y deben ser controlado, tanto la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales, de acuerdo a la política establecida por la Administración de la Entidad llevará un control interno de los mencionado bienes y por lo menos una vez al año su verificación física mediante inventario.

El costo de los inventarios debe incluir todos los conceptos que

conforman el costo de adquisición, incluidos los aranceles de importación y los impuestos indirectos que recaigan sobre la adquisición, después de deducir cualquier descuento o rebaja del precio, costos de fabricación (o transformación), costos notariales, los costos de transporte, manejo, seguro y otros directamente relacionados a la adquisición de productos terminados, materiales y servicios. Los descuentos comerciales, rebajas y otras partidas similares se deducen al determinar el costo de compras. Para los costos de los bienes a registrar como activo debe incluir todos los documentos que sustenten los gastos o desembolsos en que haya incurrido la entidad para su adquisición.

Notificar por parte del Departamento de Contabilidad a la Unidad

Institucional de Bienes Patrimoniales, de todos aquellos rubros tales como fletes, notarias, servicios profesionales entre otros, que conllevan al incremento del valor de un bien cumpliendo así la normativa contable a penas ocurra el hecho.

c. Registro de la codificación del Inventario

Identificar y clasificar los bienes muebles e inmuebles, bienes no depreciables

e activos intangibles, de acuerdo a su naturaleza y ubicación, realizando el registro para el control de los mismos y se ordenarán dentro de cada área de


acuerdo a las Cuentas y Subcuentas establecidas en el Plan Contable Gubernamental, autorizado por la Contraloría General de la República y de acuerdo al Listado de Codificación presentado en este Manual para las áreas de Contabilidad y de Bienes Patrimoniales.

Aquellos bienes que no cumplen las características de activos fijos y que no

son objeto de depreciación deben ser controlados por la UIBP y se denominarán: Bienes no depreciables.

d. Identificación del Marbete de los Bienes Inventariados

Identificar a través de la numeración del marbete los siguientes bienes: Los activos fijos, es responsabilidad de la UIBP. El Marbete debe ser

secuencial y numérico. El proceso de colocación del marbete, se realiza al momento de la

recepción de los bienes, antes de ser enviado y usado por la Unidad Ejecutora. (Ubicados en la Unidad de Almacén).

El marbete de los activos intangibles y los inmuebles serán ubicados en el

Expediente, el cual reposa en la UIBP. De igual forma, se procede con su colocación al momento de la recepción del bien intangible e inmueble por la UIBP.

Colocar con marcador permanente u otro método el número de marbete que

contiene la numeración del mismo, por si esta se pierde, desprende o se deteriora, en aquellos casos en que el bien al que se le coloca marbete tenga por su uso estar expuesto a ambientes extremos por ejemplo: fuego, alta humedad, entre otras.

Establecer en el caso de pérdida o extravío del marbete en los activos fijos o

bienes no depreciables, con marcador, tinta o cualquier otro artículo para tales fines, asignándole el número de control que el bien mantenía desde su inicio. En aquellas situaciones que se empleen otros sistemas para identificar los bienes (lectores con códigos de barras), la Entidad generará otra identificación con el mismo número, siempre y cuando el sistema lo permita, de lo contrario, se procederá como se indica al inicio de este párrafo, NO SE DEBE COLOCAR O ASIGNAR UN NUEVO NÚMERO AL MISMO BIEN, ya que de hacerlo se duplican los registros.

El número de la identificación de los bienes (marbete) se realiza al momento

de la recepción, tomando en consideración que los activos fijos e intangibles son solicitados en forma planificada. Realizando una anotación a sus libros, que los mismos ingresaron a los bienes patrimoniales, tomando en cuenta el momento de su uso, para el registro depreciación al momento.


5. Depreciación y Amortización de los Bienes Patrimoniales

a. Depreciación

Calcular la depreciación de los bienes de acuerdo a la Tabla de Depreciación debidamente aprobada por la Contraloría General de la República, a través de la Norma de Contabilidad Gubernamental o través del método de línea recta reglamentada por medio de la misma.

El análisis de la vida útil de un inmueble, maquinaria y equipo debe

practicarse periódicamente y, si las expectativas son significativamente diferentes de las estimaciones previas, el cargo por depreciación para el período actual y los períodos futuros deben ser ajustados.

Determinar el importe depreciable de un activo después de deducir su valor

residual. El valor del bien al final del período depreciable será de B/.1.00. Si la Administración considera que este monto no es el valor real en el mercado, se procederá a realizar la revaluación del bien.

Iniciar el proceso de depreciación de un bien mueble, inmueble e intangible

cuando este disponible para su uso y continuará depreciándolo hasta que sea dado de baja en las cuentas financieras por la UIBP la cual finiquita su vida útil.

Efectuar la depreciación de los bienes del activo fijo utilizando el método de

línea recta en todas las Entidades Públicas. Calcular la depreciación sobre el costo de adquisición más las mejoras y

revaluaciones incorporadas menos el valor residual. Registrar por separado los terrenos y edificios, incluso los que han sido

adquiridos de forma conjunta. Con algunas excepciones, como minas, canteras y vertederos, los terrenos tienen una vida ilimitada y por tanto no se deprecian. Los edificios tienen una vida limitada y, por tanto, son activos depreciables. Un incremento en el valor de los terrenos en los que se asientan un edificio no afectará a la determinación del importe depreciable del edificio. (Ver Norma de Contabilidad Gubernamental Núm. 13).

Elaborar y presentar el Informe de la depreciación de los activos fijos, al

Departamento de Contabilidad por la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales (UIBP).

Remitir dentro de los dos (2) primeros días del mes siguiente, el informe

mencionado en el párrafo anterior al Departamento de Contabilidad por parte de la UIBP, en el cual se presentará por cuenta financiera a nivel de cinco dígitos (cuentas sub-divisionarias) la depreciación de los activos fijos.


b. Amortización

Efectuar la amortización de los bienes intangibles utilizando el método de línea recta, aplicando un 10 por ciento, con excepción de aquellos que sustentan el costo de inversión de las obras ejecutadas.

Presentar al Departamento de Contabilidad, el Informe de Amortización en el

mismo período que el Informe de Depreciación (simultáneo) por la UIBP.

Remitir dentro de los dos (2) primeros días del mes siguiente, el informe mencionado en el párrafo anterior al Departamento de Contabilidad por parte de la UIBP, en el cual se presentará por cuenta financiera a nivel de cinco dígitos (cuentas sub-divisionarias) la amortización de los activos intangibles.

Determinar el importe amortizable de un activo intangible después de deducir

su valor residual. El valor del bien al final del período amortizado será de B/.1.00. Si la Administración considera que este monto no es el valor real, se procederá a la revaluación del bien.

Iniciar el proceso de amortización de los activos intangibles cuando estén

disponibles para su uso y continuará amortizándolo hasta que sea dado de baja en las cuentas financieras por la UIBP, la cual finiquita su vida útil.

6. Bienes No depreciables

a. Generalidades de los bienes no depreciables

Los bienes no depreciables son aquellos que no cumplen con las características de activo fijo; sin embargo, por su monto son representativos y deben ser controlados por la UIBP.

Considerar las siguientes característica para identificar los bienes no

depreciables:

Constituyen propiedad de la Entidad. Vida útil mayor de un año. No son objeto de operación de venta (no pueden ser vendidos) No están sujetos a depreciación.

La UIBP debe establecer como una Política Institucional para el registro de los

bienes no depreciables, la cual debe contemplar el valor mínimo de los bienes a ser registrados patrimonialmente, adicionalmente, el período de vida útil en el cual se deberá revisar el estado de los mismos, de considerarse aprovechables se dejarán en uso, de lo contrario se descartarán mediante el proceso detallado en este Manual.


Autorizar la política para los bienes no depreciable por parte de la Dirección de Administración y/o Finanzas o quien haga sus veces.

Los bienes no depreciables se les colocará la numeración del marbete. Este

proceso se realizara al momento del despacho del bien por la UIBP.

Realizar el levantamiento de un inventario de los bienes no depreciables, el cual lo realizará la UIBP con la debida autorización de la Dirección de Administración y/o Finanzas o la que se desempeñe como tal. Esta es una acción meramente institucional.

De encontrar diferencias en el inventario de los bienes no depreciables con los

llevados por la UIBP, se deberá realizar una investigación por Auditoria Interna.

Proceder al levantamiento del Acta de Descarte, para eliminar los bienes no

depreciables, la cual deberá ser debidamente autorizada por la Dirección de Administración y/o Finanzas o quien haga sus veces conjuntamente con la unidad de Auditoria Interna en su calidad de observador y confeccionada por la UIBP.

Solicitar el proceso de descarte de aquellos bienes bajo la responsabilidad de

las Unidades Técnicas Especializadas a la Administración y/o Finanzas o a quien haga sus veces, en atención al programa institucional de descarte de este tipo de bien especializado.

Colocar el valor de adquisición en el Acta de Descarte para los bienes no

depreciables, ya que los mismos no sufren disminución en su valor a lo largo de su vida.

7. Movimientos Patrimoniales

Considerar movimientos de bienes cuando se den altas y bajas en el inventario institucional a través de las siguientes transacciones (actos):

Venta (mediante subasta. licitaciones públicas).

Permutas.

Donaciones (entrega o recepción de bienes).

Adquisición (compras, desarrollo de proyectos, convenios, otros).

Traspasos (interinstitucionales, y concesiones administrativas).

Remesa Interna (Definitivo o temporal).

Arrendamiento de muebles e inmuebles.


Demolición de inmuebles.

Coordinar con las Entidades del Estado las acciones de control y fiscalización para la conservación, mantenimiento y disposición de los bienes con la Contraloría General de la República, por la Dirección General de Fiscalización a través de la Unidad de Fiscalización Especial.

Establecer con las Entidades del Estado los procesos de descarte, permuta,

donación u otra acción de índole patrimonial que involucre los bienes patrimoniales, con el MEF a través de la Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado y la CGR a través de la Dirección General de Fiscalización.

Registrar en caso de los activos fijos que son adquiridos por Proyectos o

Programas, respaldados por Contratos o Convenios, por el Departamento de Contabilidad y por la UIBP, cuando finalicen los mismos (siempre y cuando tengan alguna utilidad). Se levantará un acta, en la cual se describa los bienes a traspasar del Proyecto a la Entidad, presentando un criterio técnico por las Unidades Especializadas. De tener valía los bienes, se aplica el proceso de revaluación del bien incorporando a los libros de la Institución, el nuevo valor y la nueva vida útil del mismo.

Todas las actividades (traspaso, préstamo, entre otras) de Bienes Patrimoniales

que se realicen en todas las Entidades Públicas, están sujetas a las auditorias sorpresivas y periódicas, de parte del personal de Auditoria Interna de cada Institución, sin perjuicio de las que realice la Contraloría General de la República.

a. Donaciones

Informar por parte de la UIBP a la Unidad de Almacén para la recepción de

los bienes donados y su posterior despacho y a la Oficina de Auditoría Interna, para el registro y control del inventario; simultáneamente, se procederá al registro contable de la donación con la documentación fuente por el Departamento de Contabilidad. De igual forma para el uso de las unidades administrativas a la cual se despache, se debe cumplir con todos los requisitos.

Recibir los activos en calidad de “donaciones” provenientes del sector privado o externo, una vez que pasan a la Institución, serán reconocidos como “patrimonio de la Institución” y como tal, deben guardarse los mismos cuidados, mantenimiento y “controles” que se tiene con los activos que se hayan adquirido.

b. Descarte

Utilizar el Acta de Descarte según modelo establecido, para aquellos bienes

que cumplan con las características de bienes denominados: activos fijos, activos intangibles y bienes no depreciables.


Confeccionar la Resolución de Desincorporación de Bienes como acto final

en el Proceso de Descarte por la DBPE del MEF. Se remitirá copia de esta Resolución a la entidad solicitante y a las Direcciones de Fiscalización y Auditoria General de la CGR. Con este documento se procederá a la actualización de los registros institucionales.

c. Chatarreo

El Ministerio de Economía y Finanzas (MEF), previa autorización del

Consejo de Gabinete (Resolución Núm. 140 y 141 de 6 de septiembre de 2011), es quien contrata los “Servicios de Recolección y Venta” de los equipos y mobiliario de naturaleza metálica y de equipos informáticos y naturaleza electrónica en general, que las entidades públicas estatales y municipales hayan retirado del servicio y se encuentren en estado de chatarra, y decide dónde y cuándo se va a llevar cabo, por efecto de los actos públicos.

Entregar las Entidades al MEF un listado descriptivo de los bienes que se encuentren en esa condición.

d. Traspaso

Establecer una previa suscripción o convenio de un acuerdo de las partes para realizar el proceso de préstamo o traspaso, en relación a los traspasos de bienes patrimoniales entregados por un período definido o indefinido, a otras Entidades Públicas.

Describir por parte de la Entidad cedente los detalles del bien tales como:

descripción, condiciones, tiempo, nombre de la entidad beneficiada, valor según libros, entre otros.

Reevaluar los bienes por parte de la Entidad cedente previo a su préstamo o traspaso.

Elaborar un Acta de Permuta o Traspaso, la cual debe ser firmada por: UIBP

de las Entidades cedentes y receptoras, MEF – DBPE y CGR – DGF confeccionada por las UIBP cedente y receptora.

Rendir cuentas por parte de la Entidad receptora del bien en préstamo, la cual

será responsable por los daños o pérdidas. (Responsable del uso, custodia y mantenimiento).

e. Remesa interna

Considerar como movimiento “remesa interna” de un bien asignado a una

unidad administrativa hacia otra, así sea en forma temporal o definitiva.


Utilizar el documento denominado Remesa Interna de Bienes. (Formulario No. 5) para el movimiento de Activos Fijos (maquinaria y equipo) a Nivel Nacional, entre las diferentes Unidades Administrativas que componen la Institución.

Informar por escrito todo movimiento interno de bienes, con conocimiento del

responsable de la Unidad, indicando características generales del bien (marca, modelo, serie, color, Núm. de marbete de inventario, entre otras), a la Dirección de Administración y/o Finanzas o la que haga sus veces. Simultáneamente coordinar con la UIBP el movimiento de los bienes para su debido registro, ubicación y uso.

Autoriza Dirección de Administración y/o Finanzas o a la que haga sus veces,

toda documentación de movimiento patrimonial.

8. Revaluación

El proceso de revaluación es una práctica que debe cumplirse para permitir el incremento del valor en libros de los activos fijos a valores de mercado.

Revisar continuamente por parte de la UIBP los registros de los bienes bajo su

administración para verificar la posibilidad de una revaluación, de encontrarse bienes cuyo valor no representa un monto real, se notificará por escrito a la Dirección de Administración y/o Finanzas o a quien haga sus veces, y se solicitará a la misma el inicio del proceso de revaluación de los bienes considerados.

Proceder a contactar idóneos en la materia por parte de la Administración de

la Institución o la que haga sus veces, para la revaluación dependiendo del bien el cual se le quiera actualizar su valor. De no tener la institución un especialista en la materia, se podrá solicitar a otras instancias gubernamentales para que brinden su apoyo en tal fin, de no encontrarlo, se podrá realizar la contratación de uno privado como última instancia.

Contratar al profesional privado será viable siempre y cuando se tenga certeza

de que el proceso de reevaluó significará un incremento en el valor de los bienes superior a la contratación de dicho profesional.

Confeccionar un Informe es responsabilidad del profesional idóneo en la

materia, en el cual se deberá contemplar el bien en detalle, el nuevo valor del bien y la nueva vida útil del mismo. Este debe ser presentado a la Dirección de Administración y/o Finanzas o la que haga sus veces.

El Informe de Revaluación deberá ser firmado por el profesional idóneo del

área, si éste labora en la Entidad, el Informe se remitirá al Jefe inmediato de la Unidad Ejecutora para su firma. De ser contratado el Profesional, el Informe será firmado solamente por éste.


El Informe de Revaluación levantado y debidamente firmado por el

profesional idóneo, deberá ser autorizado por la Dirección de Administración y/o Finanzas o la que haga sus veces. Una copia será utilizada por la UIBP para la actualización de sus registros y el original será remitido al Departamento de Contabilidad para los registros contables.

La frecuencia de las revaluaciones dependerá de los cambios que

experimenten los valores razonables de los elementos de los inmuebles, maquinarias y equipo que se estén revaluando. Algunos elementos de este rubro experimenta cambios significativos y volátiles en su valor razonable, por lo que necesitarán revaluaciones anuales. Tales revaluaciones frecuentes serán innecesarias para elementos de inmuebles, maquinaria y equipo o propiedad, planta y equipo con variaciones insignificantes en su valor razonable para éstos, pueden ser suficientes revaluaciones hechas cada tres (3) o cinco (5) años.

Cuando un inmueble, maquinaria y equipo es revaluado, cualquier

depreciación acumulada a la fecha de revaluación será reestructurada proporcionalmente con el cambio en el valor bruto en libros del activo, de modo que el valor contabilizado del activo después de la revaluación sea igual al monto revaluado. Este método se usa a menudo cuando se revalúa un activo mediante el proceso de costo de reposición; el monto neto producto de la valuación, aumento o disminución será registrado directamente al patrimonio bajo el rubro de Excedente de Revaluación.

Los desembolsos aplicados al bien que aumentan la capacidad de servicios o

prolonguen la vida útil del mismo, tienen la condición de mejoras, y en consecuencia deben aumentar el valor del bien.

9. Conciliación de los registros de los bienes patrimoniales

Se define como conciliación, al procedimiento de comparación de información que se realiza entre dos fuentes distintas (Departamento de Contabilidad y la UIBP), con el objeto de verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro, en uno u otro lado. Los inventarios patrimoniales y los registros contables de los bienes constituyen los elementos requeridos para este proceso.

a. Registros de la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales

Realiza las conciliaciones con el Departamento de Contabilidad antes del cierre contable mensual para evitar desviaciones en la presentación de los Estados Financieros en el rubro de Inmuebles, maquinaria y equipo o Propiedad, planta y equipo. La conciliación de los bienes también incluyen aquellos denominados como bienes no depreciables e activos intangibles.


Concilia los registros patrimoniales con los registros contables los cuales deben contener las codificaciones financieras nivel de cinco (5) dígitos por cuenta sub-divisionaria de todos los bienes que conforman el Patrimonio de la entidad. Este informe elaborado por la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales debe ser presentado al Departamento de Contabilidad los cinco (5) primeros días de cada mes. Cabe señalar, que la información que contenga este informe deben estar involucrados todos los bienes adquiridos bajo cualquier tipo de rubro (compra, donación, traspaso, entre otros).

Presentar los inventarios periódicos por la Unidad Institucional de Bienes

Patrimoniales Institucional, se realizarán las modificaciones en los registros contables de los bienes, cumpliendo con lo requerido en el Manual de Incorporación y Desincorporación de Bienes emitido por la Contraloría General de la República.

Las Entidades deben establecer conciliaciones de saldos mensuales antes del cierre

contable, con los saldos de los activos fijos y aquellos bienes que se encuentran en la Unidad de Almacén, con el propósito de asegurar la concordancia de la información financiera por el Departamento de Contabilidad con la situación real.

La información levantada en el inventario físico debe ser conciliada con los

registros contables y patrimoniales del período inmediato anterior, a efectos de determinar las diferencias (faltantes y sobrantes) que pudiese haber, las que deberán investigarse por parte de Auditoria Interna.

b. Diferencias de la Conciliación de saldos

El Departamento de Contabilidad debe presentar las diferencias encontradas en el

Informe emitido por la UIBP con los registros contables a la Dirección de Administración y Finanzas o la que haga sus veces.

El Departamento de Contabilidad, a través de la Cuenta Contable Maquinaria,

Equipo y Otros, realizará un control de aquellos bienes que no han sido despachados de la Unidad de Almacén por un tiempo considerado “excesivos”. Los activos fijos son adquiridos para determinadas actividades y no para ser almacenados.

Al recibir el informe producto del inventario realizado por parte de la Unidad

Institucional de Bienes Patrimoniales, debe proceder a la revisión de su cuenta de inmueble, maquinaria y equipo, inversión intangibles y bienes no depreciables; de haber diferencia, se confeccionará un informe el cual detallará las diferencias por cantidad y en los rubros determinadas. Este informe se remitirá a la Dirección Administrativa y a la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales.

Antes de proceder con los ajustes contables producto de los inventarios de bienes, el contador debe tener copia de la Resolución emitida por el Ministerio de Economía y Finanzas producto de las investigaciones debidas


tal como lo establece el Procedimiento para la incorporación y desincorporación de bienes al inventario de inmuebles, maquinaria y equipo en tal caso.

10. Custodia de los Bienes

a. Protección de los bienes

Establecer por escrito por parte de la Dirección de Administración y Finanzas o la que haga sus veces, la custodia de los bienes asignados a cada funcionario quienes deberán responder por los mismos.

En el caso de daños y pérdida de bienes, la acción debe ser reportada por

escrito inmediatamente por el servidor público a cuyo cargo y custodia estaba el mismo, al superior inmediato, quien canalizará este hecho a la Dirección de Administración y/o Finanzas la que haga sus veces, como tal en cada Entidad Pública, a efecto de facilitar el proceso de resarcimiento a la Entidad.

De tratarse de pérdida de un bien, un hurto o robo, la Dirección de

Dirección de Administración y/o Finanzas o la que haga sus veces, le corresponde hacer la denuncia ante la Dirección de Investigación Judicial (DIJ) más cercana, dentro de las 24 horas, contadas desde el momento en que se dio la desaparición del bien, o desde (investigación previa, realizada por el personal de Auditoría Interna) el momento que se tuvo conocimiento del mismo. El incumplimiento de esta disposición se constituye en agravante de responsabilidad por parte de los servidores públicos.

Una vez se tenga el valor (según documentos sustentadores) del bien

hurtado o robado y a los responsables (custodios del bien), se deberá proceder a la recuperación monetaria del valor del bien o bienes a valor del mercado u opcional a la reposición por otro u otros bienes, de igual o mejor calidad, con su respectiva factura de compra a nombre de la Institución, para ser incorporada al inventario de sus bienes patrimoniales. La Dirección de Administración y Finanzas o la que se desempeñe como tal, podrá evaluar otras alternativas de reposición física o monetaria, conforme al tipo de bien que se trate y a circunstancias específicas.

En estos casos se aplicara lo establecido en el Manual de Incorporación y Desincorporación de Bienes al Inventario Estatal.

En daños físicos por accidente de trabajo del equipo asignado, el

funcionario custodio del bien, debe contar con testigos y presentar en forma escrita, el hecho ocurrido con el criterio técnico que se pueda obtener del área especializada con el bien accidentado al Director Administrativo o a quien haga sus veces. De comprobarse que este hecho


fue en forma fortuita con la debida aprobación de la Administración, la entidad repondrá el bien, de lo contrario el o los funcionarios involucrados repondrán el bien por el valor según mercado en un período considerado moderado o la reposición de un bien con igual condiciones al dañado.

Cada Entidad tiene la responsabilidad de definir las disposiciones

particulares sobre el uso y manejo de los bienes patrimoniales en su Reglamento Interno.

Al momento de la salida, rotación o traslado de un Servidor Público (sin

considerar la jerarquía), que tenía bajo su responsabilidad el cuidado y custodia de bienes, le corresponde a la UIBP o los Unidades de Enlace de Control de Bienes, efectuar un inventario de los bienes asignados o bajo la responsabilidad del mismo, por lo que la Unidad de Recursos Humanos, anticipadamente debe comunicarle a UIBP, para que proceda antes con el inventario respectivo. De haber diferencia se procederá al levantamiento de investigación por parte de Auditoria Interna de la Institución.

Es responsabilidad de la Unidad de Administración de la Institución o la

que haga sus veces, velar por el mantenimiento preventivo de los bienes de activos fijo.

En caso de ausencia temporal (vacaciones, licencias, incapacidad

extendida entre otras) del funcionario cuando tenga la responsabilidad de bienes asignados, las Unidades Ejecutoras deben notificar mediante un traslado de bienes con las Unidades de Enlaces de Control de Bienes para que haga la correspondiente acción y se indicará dónde reposará el mismo y bajo quién está la responsabilidad.

Llevar un registro para el control de los bienes muebles cuya utilización

estará bajo la custodia de varios servidores públicos, cada vez que se entregan y reciben a través de un documento que la entidad diseñe.

No le es permitido a los servidores de las Entidades Públicas, disponer y

hacer uso para beneficio personal o favorecer a particulares de los bienes con que la misma cuenta, ya sean bienes muebles, equipo, instalaciones, maquinaria, entre otros.

La Dirección de Administración y/o Finanzas o quien haga sus veces,

debe establecer un Plan de Mantenimiento General y Anual, para todos los activos propiedad de la entidad, el cual debe ser revisado periódicamente por las Unidades Técnicas responsables de los bienes.

Cuando por necesidad del servicio se requiera ingresar a los ambientes de

la Entidad, bienes que no son de la institución, estos deberán ser


registrados por la Unidad de Bienes Patrimoniales, al igual que su posterior salida para deslindar responsabilidad, para que la Entidad proceda a su reposición.

Consignar en esta notificación, todas las especificaciones técnicas de los

Bienes, la fecha y hora de ingreso, así como la firma responsable del encargado de Seguridad, este documento debe ser distribuido a la Dirección de Administración y/o Finanzas o quien haga su veces, para constatar en forma temporal del bien en la institución.

En el caso específico de cese, renuncia definitiva, defunción, vacaciones,

licencia, destitución del servidor, o cualquier tipo de movimiento de personal, sin importar cual sea su nivel jerárquico o condición laboral, deberá hacerse entrega mediante de un finiquito firmado por la Unidad cedente y receptora de los bienes con copia a la UIBP. Luego se utiliza el formulario de Remesa interna como destino final de los bienes.

La Dirección de Administración y/o Finanzas o la que haga las veces,

tomará las providencias del caso disponiendo, en resguardo de la propiedad institucional, que la entrega de los beneficios sociales o retribuciones a que tuviera derecho el servidor público se realice luego de la presentación y revino del Acta de Entrega-Recepción de bienes bajo su custodia.

El titular o responsable de la Unidad Administrativa a la que se le asignó

el bien y el servidor público o custodio del bien al que se le asignó, son solidariamente responsables, tanto pecuniaria, civil y/o penal, como administrativamente, de ser el caso, por la pérdida, daño, deterioro o mal uso de los bienes de su dependencia.

Contratar pólizas de seguros necesarias para resguardar los bienes

Institucionales, que por su naturaleza y valor económico así lo ameriten, contra diferentes riesgos que pudieran sobrevenirles. Estos documentos se deben verificar periódicamente y ser resguardadas por la Dirección de Administración y/o Finanzas o la que haga sus veces, a fin de que las coberturas se mantengan vigentes.

b. Bienes sensitivos

Para el control de bienes sensitivos como armamentos de los estamentos de seguridad pública, deben llevar un Inventario Especial elaborado por estos Entes de Seguridad, de acuerdo a lo que establece la Ley de Transparencia sobre información sensitiva o de seguridad nacional, donde existan controles internos para cualquier tipo de novedad para los mismos. Ver Capítulo IV Artículo 14 de la Ley Núm.6 de 22 de enero de 2002.


En atención a lo anterior, los responsables de los estamentos de Seguridad Pública, deben exigir a los custodios el cumplimiento de los registros de inventarios actualizados, documentos sustentadores e inclusive su valor y remitir informe de los mismos a las UIBP y Auditoría Interna para auditorías posteriores que realiza la Contraloría General de la República, respetando la confidencialidad de la información a manejar.

c. Bienes en custodia de la Entidad no pagados a la fecha

El titular de cada unidad administrativa asume la responsabilidad sobre la

custodia de los bienes asignados a esa Unidad, hasta tanto se legalice (recibido conforme) la entrega de los bienes mediante los documentos y registros respectivos, esto es en el caso que los bienes están físicamente en la Institución, sin el pago o la totalidad del mismo.

d. Vehículos Oficiales

Para los debidos controles de los vehículos oficiales del Estado, se debe contemplar los siguientes puntos:

Los vehículos de propiedad de la Entidad constituyen un bien de apoyo al

estricto cumplimiento a las actividades propias de la Institución. Los vehículos de propiedad del Estado serán conducidos únicamente por

los profesionales del ramo, servidores de la institución específicamente asignados para tal efecto y calificados conforme a los requisitos básicos siguientes:

Ser conductor profesional y poseer las credenciales que exija su

actividad (licencia de conducir vigente). Acreditar experiencia, honorabilidad y buena conducta.

Los conductores serán responsables de la seguridad, integridad y

mantenimiento de los vehículos asignados a ellos. La utilización de los vehículos por necesidad de servicio, en días no

laborables, requiere la autorización expresa del nivel superior. Esto con el propósito de disminuir la posibilidad que los vehículos sean utilizados en actividades distintas a los fines institucionales.

El usuario encargado de la conducción de cada vehículo es responsable de

su correcta utilización y de su adecuada conservación, mientras lo tenga asignado. Los usuarios de vehículos deberán tomar las precauciones debidas para evitar daños o pérdidas; esto incluye la utilización obligatoria de los dispositivos de seguridad tales como: cinturón de seguridad, seguro de timón y puertas, de aros, indicadores de tableros, luces y alarmas de ser necesarios, entre otros.


Informar a la Unidad de Transporte de la avería o del problema de

funcionamiento que se presente en el vehículo y de ser necesario evitar el funcionamiento del mismo, hasta que se proceda a su reparación a fin de restaurar su funcionamiento. ´

Cualquier pérdida de equipos y repuestos de los vehículos de la

Institución, por negligencia o descuido comprobado, es de entera responsabilidad del usuario designado oficialmente y por escrito, debiendo reponer el bien perdido con las características similares dentro de siete (7) días calendarios después de la pérdida del bien mencionado.

El Jefe de la Unidad de Transporte y el encargado de la Unidad

Institucional de Bienes Patrimoniales, llevará un registro actualizado de todos los vehículos que constituyen la flota vehicular de la Entidad con sus valores actualizados incluyendo su revaluación de ser necesario.

Deberá efectuarse al cierre de cada período fiscal, un inventario

valorizado de dichos bienes, para su conciliación con los registros del Departamento de Contabilidad.

La identificación del bien a través del Marbete debe colocarse dentro del

vehículo en el tablero de conducción del mismo.

e. Equipos de comunicación móviles

Los equipos de comunicaciones móviles identificados como celulares, por servicios de comunicación, adquiridos por las Entidades Públicas una vez que pasan a formar parte del Patrimonio, deberán enmarcase dentro de los parámetros siguientes: Terminado el Contrato del Servicio, se elaborará un inventario de los

equipos móviles con la siguiente información: marca, modelo, número de serie, valor de mercado entre otros, para realizar las modificaciones de los registros en Contabilidad y en la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales. Este informe debe ser levantado por la UIBP, debidamente firmada por la Dirección de Administración y/o Finanzas o el que haga sus veces y el Jefe de la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales.

Levantar un Informe al inicio del contrato de servicios, para

incorporarlos al inventario en donde se detallan los celulares con el modelo, marca, serie y demás especificaciones de los bienes establecidos en el Contrato u orden de Compra, los cuales serán registrados por la Unidad de Bienes Patrimoniales Institucional y por el Departamento de Contabilidad, por el valor de B/.1.00 registrados en las cuentas de orden.


Las máximas autoridades de la Institución podrán tomar la decisión de donar, traspasar o cualquier otro proceso a nivel patrimonial, los equipos de comunicación móviles, de acuerdo con procesos establecidos en el presente manual. Adicionalmente, también se podrá reubicar los usuarios actuales a otros funcionarios de la institución, tarea que debe ser debidamente autorizada por Dirección de Administración y/o Finanzas o la que haga sus veces, con la salvedad que el costo del tiempo aire, data y cualquier otro servicio que se ofrezca a través de estos no será responsabilidad de la Institución.

Aplicar el proceso de revaluación para el registro de los montos en el

inventario detallado en el párrafo anterior. Adicionalmente, el Departamento de Contabilidad, deberá reubicar las cuentas financieras, dependiendo del resultado del reevalúo de los bienes como Inmuebles, maquinaria y equipo.

De ser considerado un activo fijo, la entidad deberá cumplir con todas las

reglamentaciones existentes para el registro y control de los mismos, incluyendo su depreciación y descarte al final de la vida útil del bien. De igual forma, de considerarse como un bien no depreciable, su descarte deberá realizarse de conformidad con lo expuesto en el presente manual.

En caso de extravío del equipo, será obligación del usuario cubrir el costo

total del equipo asignado por el valor de mercado o por la sustitución de un equipo idéntico o similar al que se extravió.

En caso de descompostura, deberá notificarse a la Dirección de

Administración y/o Finanzas o la que haga sus veces, para enviar el equipo con nota para su evaluación.

La Dirección de Administración y/o Finanzas o la que haga sus veces

será la responsable de establecer recomendaciones para el buen uso y conservación de los equipos mismas que hará del conocimiento a los usuarios.

Con el objetivo de mantener un correcto y estricto control de los equipos

de telefonía celular los equipos serán intransferibles.

f. Bienes aprovechables producto de la demolición de edificios gubernamentales

Para proceder a la demolición total o parcial de edificios estatales, la

Máxima Autoridad de la Entidad a través de su Dirección de Administración y/o Finanzas o la que haga sus veces, deberá cumplir con los siguientes requisitos:


Designar un perito ingeniero para que le informe dentro del plazo que ella señalará, sobre el costo y método de la demolición y sobre los materiales que puedan ser aprovechados y su valor.

Obtendrá de la Municipalidad respectiva y demás entidades u

organismos competentes el permiso para la demolición.

Obtendrá del Ministerio de Economía y Finanzas la respectiva aceptación y, si es del caso la presencia de un funcionario para el rescate de cualquier elemento que a su juicio pueda ser considerado como patrimonio.

Orden de demolición.- Cumplidos los requisitos del párrafo anterior, la

más alta autoridad a través de la Dirección de Administración y/o Finanzas o la que haga sus veces, ordenará por escrito que se proceda a la demolición y designará a un perito ingeniero para que vigile el proceso; se notificará dicha orden al servidor encargado de la conservación y administración del edificio.

Con el criterio del perito ingeniero o la Unidad Técnica especializada,

genera un Acta o Certificación de bienes aprovechables de la demolición, el cual se hará acompañar por Auditoria Interna, la CGR y el MEF los cuales firmarán este documento.

Los materiales aprovechables después de la demolición, ingresarán con el

Acta o Certificación de bienes aprovechables de la demolición, en los registros contables y de bienes patrimoniales con sus valores, si la demolición se hiciere en forma directa; si se la hiciere por contrato, se estará a disposición de lo que en éste se disponga respecto de los materiales.

Posteriormente, se estipularán medidas administrativas debidamente

autorizadas para el uso de los materiales descritos como aprovechables y se dispondrá de ellos tal cual lo estipulen las autoridades institucionales.

g. Uso de los bienes por varios funcionarios

Los repuestos y accesorios que son de fácil sustracción y que son

utilizados por varios funcionarios, para reparación e instalación, las Unidades Ejecutoras deberán contar con controles específicos creados por la Administración Institucional y aprobados por la misma, para ubicarlos una vez que se requieran.

De igual forma, los funcionarios que utilicen dentro de las instalaciones

maquinarias para reproducción, deberán responder por su estado una vez terminado de usar el equipo o la maquinaria.


11. Mantenimiento de Bienes a. Control de los bienes en el Área de Informática 1. Movimientos

La Unidad de Informática dictará su criterio técnico, referente a los activos fijos informáticos y a los activos intangibles, los cuales estarán para su proceso de descarte en forma oportuna.

El área informática notificará a la Unidad Bienes Patrimoniales

Institucional, cualquier tipo de movimiento (reparación externa, cambios, modificación, entre otros) de los equipos informáticos por escrito.

Con la finalidad de mantener actualizada la información de los bienes

informáticos, las Unidades Ejecutora, darán a conocer a la unidad responsable (Informática) las novedades de movilización efectuadas. Adicionalmente, la unidad responsable (Informática) deberá mantener un historial de los trabajos efectuados.

Los funcionarios de la Oficina de Informática o Cómputo Institucional,

deben participar en forma directa en el descarte, traspaso o remesa interna de los bienes informáticos (activos fijos e intangibles).

Queda prohibida la baja de equipo de cómputo que no cuente con

evaluación técnica por parte de la Oficina de Informática o Cómputo Institucional.

Cuando un usuario cambie de lugar asignado de trabajo, el equipo

asignado a éste deberá permanecer dentro del área designada originalmente a menos que su movilidad haya sido aprobada por la Oficina Institucional de Cómputo o Informática.

2. Inventario

Corresponde a la Unidad Responsable (Informática) de cada entidad

independientemente del inventario que mantenga la Unidad de Bienes Patrimoniales en relación a los activos fijos, mantener un detalle a través de un Informe actualizado de los equipos que conforman la parte informática. El registro deberá contener en detalle los datos de cada equipo.

Las Unidades de Informática Institucional, deben establecer un informe

con el detalle de todas las características de las adquisiciones denominadas: activos intangibles (Licencias, aplicaciones, herramientas informáticas, entre otras), contra la cual la Unidad Institucional de


Bienes Patrimoniales ejercerá un control y una conciliación de sus registros. Este informe debe ser remido a la UIBP.

Cuando los equipos informáticos, la entidad deban ser reparados en

talleres particulares, previamente a su salida, se debe contar con la autorización y conocimiento de las correspondientes de las unidades administrativas y de la Unidad de Bienes Patrimoniales Institucional.

3. Capacitación

Será responsabilidad del usuario solicitar la capacitación necesaria para

el manejo de las herramientas informáticas y del equipo que se utilizan, a fin de evitar riesgos por mal uso y para aprovechar al máximo las mismas.

4. Bienes informáticos en desuso Previo al descarte de bienes informáticos se procederá a deshuesar los

mismos de los cuales los componentes servibles se levantará un listado descriptivo indicando la estación de procedencia (detalles del activo fijo), lo cual se realizará bajo la responsabilidad del Jefe de la Unidad de Tecnología Informática.

El inventario se remitirá a la Dirección de Administración y/o Finanzas

o la que haga sus veces y a la Oficina de Auditoria Interna dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al proceso de retiro de los componentes.

Copia de este inventario debe remitirse al MEF y a la Contraloría

adjuntas a las solicitudes de descarte.

Posteriormente la Oficina de Auditoria Interna verificará periódicamente la existencia física con el inventario de bienes en desuso informático.

Aquellos bienes que se encuentran en mal estado, y cuya reparación no

fuera factible realizarla, o siéndolo, no se justifique en función de su elevado costo, se los debe considerar como inservibles y como tales tramitar su baja.

12. Activos Intangibles

Los activos intangibles son aquellas que no tienen una existencia física, su valor se limita a los derechos y beneficios esperados, que su posesión que se le confiere al Estado.


Un activo intangible se reconocerá si se establecen los siguientes parámetros:

Que los beneficios económicos futuros o potencial de servicio que se

han atribuido al mismo fluyan a la entidad. Que el valor razonable o el costo del activo puedan ser medidos de

forma confiable.

La UIBP levantará un inventario de los bienes reconocidos como activos intangibles con todas las especificaciones requeridas en el informe de inventario, esta acción no estará en detrimento con el inventario que de igual forma debe llevar la Oficina de Informática Institucional.

Los activos intangibles deberán poseer su respectiva numeración de

marbete, las cuales serán colocadas en los expedientes de los bienes bajo esta denominación.

La UIBP enviará al Departamento de Contabilidad, antes del cierre

contable mensual, el informe de amortización correspondiente a las aplicaciones informáticas. Cabe señalar, que para el registro de la amortización de los activos intangibles, deben amortizarse por el método de línea recta, aplicando un 10%.

Para descartar este tipo de inversiones se procederá al levantamiento del

Acta de Descarte, la cual deberá ser debidamente autorizada por la Dirección de Administración y/o Finanzas o quien haga sus veces conjuntamente con la Unidad de Auditoria Interna en su calidad de observador y elaborada por la UIBP y por la Unidad de Informática Institucional.

a. Aplicaciones Informáticas

Los usuarios y funcionarios que requieran la instalación de

aplicaciones informáticas (software) que sea propiedad de la institución, deberán justificar su uso y solicitar su autorización a la Oficina de Informática o Cómputo Institucional con el visto bueno de su Jefe inmediato de la Unidad Solicitante, indicando el equipo de cómputo donde se instalará la herramienta (software) y el período de tiempo que será utilizado.

Se considera una falta grave el que los usuarios o funcionarios

instalen cualquier tipo de programa (software) en sus computadoras, estaciones de trabajo, servidores, o cualquier equipo conectado a la red institucional que no esté autorizado por la Oficina de Informática o Cómputo Institucional.


Para la ejecución de actividades y operaciones, generalmente, las

entidades contratan los servicios de terceros para el desarrollo e implementación de aplicaciones computarizadas, por cuyo motivo cuando una entidad pública adquiere programa (software) a la medida los derechos de propiedad le corresponden a ésta.

b. Valorización inicial de los activos intangibles desarrollados por la entidad:

El costo de un activo intangible generado internamente

comprenderá todos los costos directamente atribuibles necesarios para crear, producir y preparar el activo, para que pueda operar de la forma prevista por la administración del proyecto. Son ejemplos de costos atribuibles directamente:

1. Los costos de materiales y servicio utilizados o consumidos en

la generación del activo intangible. 2. Los honorarios para registrar los derechos legales. 3. La amortización de patentes y licencias que se utilizan para

generar activos intangibles.

La entidad levantará los costos desde la etapa de desarrollo del bien en el Departamento de Contabilidad (registro de proyecto). Al finalizar la etapa de desarrollo, se procederá a levantar un acta en la cual constará el valor total del bien con los costos relacionados a su desarrollo y el valor de mercado del mismo suministrado por la Unidad Informática Institucional. Está acta será aprobada por resolución autorizada por la Autoridad Máxima de la Institución.

El bien intangible será registrado por la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales y por el Departamento de Contabilidad de acuerdo a lo establecido en la Resolución debidamente autorizada.

13. Recepción y despacho de bienes

Remitir a la UIBP y al Departamento de Contabilidad por parte de la Unidad del

Almacén las entradas (recepción) y las salidas (despachos) de todos los bienes en forma oportuna, para que los registros muestren saldos reales y para que no haya diferencias en las cuentas de las Unidades administrativas de Bienes Patrimoniales y del Departamento de Contabilidad de aquellos bienes considerados. Cada Entidad debe establecer un sistema apropiado de registro permanente del movimiento (recepción y despacho) para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados hasta ser despachados.


Cuando los Bienes Patrimoniales, tienen que salir de las instalaciones de la Entidades Públicas, deben hacerse acompañar del documento Salida y Entrada de Bienes.

La Unidad de Almacén y las Unidades Técnicas deben coordinar con Bienes

Patrimoniales de acuerdo a lo pactado o acordado en el documento contractual referente aquellos bienes que deben entregarse o recibirse en sitio.

14. Valorización de los bienes

a. Valuación de Activos

Los activos fijos serán registrados a su costo de adquisición o precio de

compra, según factura o documento de transferencia. El precio de compra incluye el total de desembolsos necesarios para adquirir o colocar estos bienes en condiciones de ser usados, tales como: fletes, seguros, gastos de despacho, derechos aduaneros, instalación, impuestos (I.T.B.M.S.), montaje, honorarios por servicios técnicos, comisiones normales de agentes, costo de compras, costo de fabricación, costos de transporte, manejo, notaria, seguro y otros directamente relacionados a la adquisición de productos terminados, materiales y servicios y otros similares de no ser así afectará el valor real del bien.

En virtud de lo dispuesto en el párrafo anterior, se desprende que un activo

reconocido como Inmueble, Maquinaria y Equipo, se medirá por su costo de adquisición incluyendo el costo de los componentes, los cuales forman parte del costo de dicho activo.

Los bienes construidos por la entidad, deben seguir el mismo principio del

costo de adquisición de bienes de este tipo, incluyendo, el valor de los materiales, mano de obra y otros insumos utilizados en su construcción.

b. Reconocimiento

Cuando se realicen las compras de bienes, que la integren varios componentes

ejemplo: modulares, arma rápido, juegos de sala y comedor entre otros, le corresponde a la Dirección de Administración y/o Finanzas o la que haga sus funciones, solicitar una descripción de cada uno de los elementos o componentes y valor de los mismos al proveedor.

Con relación a los equipos, se requiere solicitar al proveedor la presentación de

los detalles del valor y especificaciones de cada uno de los componentes; igual aplica, para cualquier maquinaria, equipo entre otros; como por ejemplo los elementos del Equipo Informático descritos a continuación:

Pantalla (Monitor) Teclado UPS (batería)


CPU Otros

Otro ejemplo seria los componentes de los Acondicionadores de Aires:

Compresor Distribuidor de Aire Otros

Adicionalmente, se debe identificar los bienes en su conjunto tales como, juego

de salas, comedor, modulares, arma rápidos, entre otros de la siguiente forma: con el mismo número de marbete. Se colocará el número del marbete en un componente principal y el resto de los mismos con piloto.

De acuerdo a las Normas de Contabilidad Gubernamental número 13: Conjunto cuando el bien es un todo formado con partes concordante equivalentes a juego, equipo o número de unidades que la Entidad estime conveniente clasificar.

15. Bienes producto de convenios Establecer registros y controles para la incorporación de bienes procedentes de

proyectos de obras concluidas, financiados por Organismos Internacionales, por lo que deben incorporarse como bienes patrimoniales del Estado a favor de la Entidad regente del Proyecto.

La aceptación de estos bienes, por parte de las Entidades, estará

condicionada a lo siguiente: La existencia de una cláusula que indique el uso y destino de los bienes

excedentes. Los bienes que se adquieran durante la ejecución del proyecto para

efecto de su control se llevarán en registros por separados de los bienes institucionales.

Que su aceptación final sea formalizada por el MEF, mediante Resolución que deberá tramitarse en la DBPE.

16. Bienes que no pertenecen a la Institución

Cuando por necesidad del servicio se requiera ingresar determinados bienes a

los ambientes de la Entidad, la UIBP, llevará un control de entrada y de salida según el formulario establecido, a fin de separarlos de los bienes Institucionales y su consecuente responsabilidad.


CAPITULO V PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN PATRIMONIAL DE LOS BIENES A. RECEPCIÓN DE ACTIVOS FIJOS E IDENTIFICACIÓN

1. Almacén Central o Periférico

Recibe los bienes, coteja contra la información contenida en el Contrato u Orden de Compra y Factura Comercial, para confirmar que los bienes recibidos son los requeridos de acuerdo a lo pactado en el documento contractual. Luego sella y firma la Factura.

Nota: En aquellos casos en que los bienes recibidos, requieran de la aceptación previa de alguna Unidad Técnica Especializada (informática, electricidad, carpintería, refrigeración, etc.), se solicitará la participación de dicha unidad, para confirmar la recepción del bien, a través del Recibido Conforme (Formulario Num. 1).

Genera la Recepción de Almacén (Formulario Num. 2), para luego proceder a su despacho a través del documento denominado Despacho de Almacén (Formulario Num. 4), pero antes debe coordinar con la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales para la identificación del bien a través del marbete.

Remite copias de los documentos (recepción y despachos) en el momento que ocurra a la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales (una vez identificados) y el original se envía a Contabilidad para los registros correspondientes.

2. Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales

Recibe copia de la recepción de bienes. Coordina con el Almacén para la identificación al momento del Despacho. Verifica con la información (juego de copias) que contiene la Orden de Compra, Factura Comercial (sellada) de la Recepción y la ubicación del mismo.

Procede a colocar la identificación en un lugar visible y seguro. Luego efectúa el registro en el Sistema de Bienes Patrimoniales (número de placa, unidad dónde se ubica el bien, número de cuenta, descripción del bien, valor, depreciación, proveedor, etc.) para su codificación.

Nota: Los bienes serán identificados en el Almacén Central o en los Almacenes Periféricos por la Unidad Bienes Patrimoniales, donde son recibidos, en un período máximo de dos (2) días laborables. En el caso de bienes que incluye instalación, el funcionario de Bienes Patrimoniales se traslada a Unidad Administrativa Solicitante donde se instalará el bien, una vez instalado se procede a identificar (si fuera el caso) e ubicar el bien.

3. Departamento de Contabilidad

Recibe inicialmente el formulario original de la Recepción de Almacén, posteriormente el formulario de Despacho de Almacén y la Factura original del Proveedor o Casa


Comercial con el sello de recibido conforme y confecciona el Comprobante de Diario después de certificar que la información de los documentos es la correcta, relativo al registro del Activo Fijo o los bienes no depreciables o de los bienes intangibles. Luego el Jefe(a) de la unidad o a quien delegue, firma, sella como constancia del registro y procede a su archivo.

MAPA DE PROCESOS

A. RECEPCIÓN DE ACTIVOS FIJOS E IDENTIFICACIÓN

1 2 3

ALMACÉN CENTRALO

PERIFÉRICO

1

2

RECIBE EL ORIGINALES DE LA RECEPCIÓN Y EL DESPACHO DE ALMACÉN, LA FACTURA DEL PROVEEDOR O CASA COMERCIAL CON EL SELLO DE RECIBIDO CONFORME Y CONFECCIONA EL COMPROBANTE DE DIARIO, RELATIVO AL REGISTRO DEL BIEN. LUEGO EL JEFE DEL DEPARTAMENTO FIRMA, SELLA COMO CONSTANCIA DEL REGISTRO Y PROCEDE A SU ARCHIVO.

UNIDAD INSTITUCIONAL DE BIENES PATRIMONIALES (UIBP)

RECIBE LOS BIENES, COTEJA CONTRA LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LA ORDEN DE COMPRA Y FACTURA. SELLA Y FIRMA LA FACTURA, GENERA LA RECEPCIÓN DE ALMACÉN (FORMULARIO NÚM. 2). REMITE EL ORIGINAL A CONTABILIDAD Y A BIENES PATRIMONIALES PARA COORDINAR LA IDENTIFICACIÓN (MARBETE) DEL BIEN PARA LUEGO PROCEDER A SU DESPACHO A TRAVÉS DEL DOCUMENTO DENOMINADO DESPACHO DE ALMACÉN(FORMULARIO NÚM. 4).

3

RECIBE COPIA DE LA RECEPCIÓN. COORDINA CON EL ALMACÉN LA COLOCACIÓN DEL MARBETE. UNA VEZ COLOCADO SE REALIZA EL DESPACHO POR PARTE DEL ALMACÉN O EL RECIBIDO CONFORME (EN EL CASO QUE APLIQUE). AL RECIBIR EL ORIGINAL DEL DESPACHO, PROCEDE A EFECTUAR EL REGISTRO EN EL SISTEMA DE BIENES PATRIMONIALES (NÚMERO DE MARBETE, UNIDAD DÓNDE SE UBICA EL BIEN, NÚMERO DE CUENTA, DESCRIPCIÓN DEL BIEN, VALOR, DEPRECIACIÓN, PROVEEDOR, ETC.) PARA SU CODIFICACIÓN FINANCIERA.

DEPARTAMENTO DECONTABILIDAD

01

DESCRIPCIÓN DE PROCESOS


B. RECEPCIÓN Y REGISTRO DE OBRAS

1. Entidad/Unidad Técnica

Genera Nota solicitando inspección de obra a la Dirección Nacional de Ingeniería de la Contraloría General de la República la Fiscalización de la obra por la terminación de la misma, la cual se formaliza con el Acta de Aceptación Final. Nota: Antes que se le solicite la inspección final de la obra, por parte del Contratista, debe presentar un informe de inspección a la Dirección de Administración y/o Finanzas o la que haga sus veces, sobre la calidad y cantidad correcta de materiales e insumos utilizados, de acuerdo al documento contractual, para de esta forma llevar un control al inicio, durante el proceso y al terminar la obra solicitada por la Institución.

2. Dirección Nacional de Ingeniería de la CGR (De las diferentes sedes de

Ingeniería)

Recibe Nota de solicitud para la Fiscalización de la obra por terminación de la misma, para que se reciba mediante Acta de Aceptación Final. Se procede a su escaneo y se remite por correo electrónico al Jefe Regional o el Fiscalizador de Obras designado a la sede Institucional a la que corresponda el proyecto, con copia a la Jefatura de Fiscalización de Obras Regional o Jefatura de Fiscalización de Obras Panamá Centro. Remite la Nota al Fiscalizador de Obras que tiene la asignación del contrato de obra. Nota: Si la obra esta conforme a lo contratado se procede al sellado y a firma del Acta de Aceptación Final por los participantes.

3. Contratista

Presenta el Contrato, Acta de Aceptación Final firmada y sellada y la Fianza de Cumplimiento, procede a la entrega de la obra a la Unidad encargada en la Institución (Unidad Técnica o la Dirección de Administración y/o Finanzas o la que haga sus veces, con la presencia de la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales).


Con copia del Acta de Aceptación Final (entrega de la obra), con el Contrato y factura comercial (cuando se haya pagado), registra la información relativa a la obra o mejora de obra. En el registro de activo fijo, se codifica, y se coloca el código secuencial de la Provincia, número de Finca. Archiva la documentación recibida.



Con el original recibido del Acta de Aceptación Final por parte de la Administrativa o la que haga dicha funciones y los documentos sustentadores (Contrato y Factura Comercial), confecciona el Comprobante de Diario relativo a la recepción de lo solicitado o mejora de la Obra. Efectúa el asiento contable, firma y sella, como constancia del registro y archiva el original del Acta.

Nota: Los registros se harán simultáneamente al reconocimiento por parte de la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales.

En los casos en que se den informes de avances de obras, estos deben ser registrados en la cuenta de “Construcciones en Progreso”, cuenta financiera la cual debe ser utilizada para los registros patrimoniales de la UIBP.

MAPA DE PROCESOS

B. RECEPCIÓN Y REGISTRO DE OBRAS

CONTRATISTA

1 2

3

1

2

CON COPIA DEL ACTA DE ACEPTACIÓN FINAL (ENTREGA DE LA OBRA), CON EL CONTRATO Y FACTURA COMERCIAL (CUANDO SE HAYA PAGADO), REGISTRA LA INFORMACIÓN RELATIVA A LA OBRA O MEJORA DE OBRA. EN EL REGISTRO DE ACTIVO FIJO, SE CODIFICA, Y SE COLOCA EL CÓDIGO SECUENCIAL DE LA PROVINCIA, NÚMERO DE FINCA. ARCHIVA LA DOCUMENTACIÓN RECIBIDA.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

4

GENERA NOTA SOLICITANDO INSPECCIÓN DE OBRA A LA DIRECCIÓN NACIONAL DE INGENIERÍA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA LA FISCALIZACIÓN DE LA OBRA POR LA TERMINACIÓN DE LA MISMA, LA CUAL SE FORMALIZA CON EL ACTA DE ACEPTACIÓN FINAL

RECIBE NOTA DE SOLICITUD PARA LA FISCALIZACIÓN A LA OBRA POR TERMINACIÓN DE LA MISMA, PARA QUE SE RECIBA MEDIANTE ACTA DE ACEPTACIÓN FINAL, SE PROCEDE A SU ESCANEO Y SE REMITE POR CORREO ELECTRÓNICO AL JEFE REGIONAL O FISCALIZADOR DE OBRAS ENCARGADO DE LA SEDE INSTITUCIONAL A LA QUE CORRESPONDE EL PROYECTO, CON COPIA A LA JEFATURA DE FISCALIZACIÓN DE OBRAS REGIONAL O JEFATURA DE FISCALIZACIÓN DE OBRAS PANAMÁ CENTRO ,QUE LUEGO REMITE LA NOTA AL FISCALIZADOR DE OBRAS QUE TIENE LA ASIGNACIÓN DEL CONTRATO DE OBRA.

5

4

UNIDAD INSTITUCIONALDE BIENES

PATRIMONIALES

02

3


ENTIDAD/UNIDAD TÉCNICA

PRESENTA EL CONTRATO, ACTA DE ACEPTACIÓN FINAL FIRMADA Y SELLADA Y LA FIANZA DE CUMPLIMIENTO, PROCEDE A LA ENTREGA DE LA OBRA A LA UNIDAD ENCARGADA EN LA INSTITUCIÓN (UNIDAD TÉCNICA O LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y/O FINANZAS O LA QUE HAGA SUS VECES, CON LA PRESENCIA DE LA UNIDAD INSTITUCIONAL DE BIENES PATRIMONIALES).

5

CGR

RECIBE COPIA DEL ACTA DE ACEPTACIÓN FINAL, CONTRATO Y FACTURA COMERCIAL. REGISTRA LA INFORMACIÓN RELATIVA A LA OBRA O MEJORA DE OBRA, EN EL LIBRO PARA EL REGISTRO DE ACTIVO FIJO, CODIFICA, COLOCA CÓDIGO SECUENCIAL. GENERA EL REGISTRO DIARIO DE ACTIVO FIJO, REGISTRA Y MANTIENE. ARCHIVA LA DOCUMENTACIÓN RECIBIDA.

DIRECCIÓN NACIONAL DE INGENIERÍA


C. MANTENIMIENTO DE ACTIVO FIJO

1. Dirección de Administración y Finanzas o la que haga sus veces

Planifica, diseña y ejecuta programas de mantenimiento, con la previa autorización de la Autoridad Máxima de la Entidad o a quien delegue, en períodos definidos, para la conservación de activos fijos (inmueble, maquinaria y equipo), cuyo gasto debe contemplarse en el anteproyecto de presupuesto, para prolongar la vida útil de los mismos.

Establece controles necesarios que inicia a través de su Unidad de Servicios Generales o Unidades Técnicas, en coordinación con la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales.

Nota: De darse la contratación de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento, debe estar debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita el servicio.

2. Unidad de Servicios Generales o Unidades Técnicas.

Verifica el Plan del Mantenimiento preventivo de los bienes, que tenga la

Administración para lograr los objetivos trazados, a fin de no afectar la gestión operativa de la Entidad y programa la evaluación de los activos fijos. Si ellos no pueden atenderlos, en su informe técnico recomienda a la Administración la contratación de empresas idóneas.

3. Dirección de Administración y/o Finanzas o la que haga sus veces

Recibe el informe técnico y la indicación de contratar servicios especializados para el mantenimiento de ciertos bienes que por su complejidad requieran tales servicios.

Deberá antes de proceder a la contratación, evaluar a la empresa que presten servicios de mantenimiento, su experiencia en esta rama, cumplimiento oportuno, calidad del servicio, así como velar que se encuentre formalizada su situación jurídica, para que entonces se contrate sus servicios a través de documentos contractuales (Contratos, Orden de Compra o cualquier forma de pago).


MAPA DE PROCESOS

C. MANTENIMIENTO DE ACTIVO FIJO

1 2

3

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y/O FINANZASO LA QUE HAGA SUS VECES

1

2

RECIBE EL INFORME TÉCNICO Y LA INDICACIÓN DE CONTRATAR SERVICIOS ESPECIALIZADOS PARA EL MANTENIMIENTO DE CIERTOS BIENES QUE POR SU COMPLEJIDAD REQUIERAN TALES SERVICIOS. DEBERÁ ANTES DE PROCEDER A LA CONTRATACIÓN EVALUAR A LA EMPRESA QUE PRESTEN SERVICIOS DE MANTENIMIENTO, SU EXPERIENCIA EN ESTA RAMA, CUMPLIMIENTO OPORTUNO, CALIDAD DEL SERVICIO, ASÍ COMO VELAR QUE SE ENCUENTRE FORMALIZADA SU SITUACIÓN JURÍDICA, PARA QUE ENTONCES SE CONTRATE SUS SERVICIOS A TRAVÉS DE DOCUMENTOS CONTRACTUALES (CONTRATOS, ORDEN DE COMPRA O CUALQUIER FORMA DE PAGO).

PLANIFICA, DISEÑA Y EJECUTA PROGRAMAS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO CON LA PREVIA AUTORIZACIÓN DE LA AUTORIDAD MÁXIMA DE LA ENTIDAD O A QUIEN DELEGUE, EN PERÍODOS DEFINIDOS PARA LA CONSERVACIÓN DE ACTIVOS FIJOS (INMUEBLE, MAQUINARIA Y EQUIPO), CUYO GASTO DEBE CONTEMPLARSE EN EL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO, PARA PROLONGAR LA VIDA ÚTIL DE LOS MISMOS.

VERIFICA EL PLAN DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LOS BIENES, QUE TENGA LA ADMINISTRACIÓN PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS TRAZADOS, A FIN DE NO AFECTAR LA GESTIÓN OPERATIVA DE LA ENTIDAD, PROGRAMA LA EVALUACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS EN TODAS LAS ÁREAS DE LA ENTIDAD. SI ELLOS NO PUEDEN ATENDERLOS, EN SU INFORME TÉCNICO RECOMIENDA A LA ADMINISTRACIÓN LA CONTRATACIÓN DE EMPRESAS IDÓNEAS.

3

UNIDAD DE SERVICIOS GENERALESO

UNIDADES TÉCNICAS

03



D. ACCESO, USO Y CUSTODIA DE LOS BIENES

1. Unidades Ejecutoras

Establecen por escrito, la responsabilidad de la custodia de los bienes, en las personas que exclusivamente los utilizan, a fin que sean protegidos del uso indebido, o acceso de personas ajenas a la dependencia.

Nota: En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es responsabilidad del Jefe(a) de la dependencia, definir los aspectos relativos a su custodia y verificación, de manera que éstos sean utilizados correctamente y para los fines de la Institución.

2. Custodio(s)

Utilizarán correctamente los bienes de acuerdo a las especificaciones de uso de los mismos y velarán por su conservación.

3. Unidades Ejecutoras

Reportar por escrito los cambios que se produzcan y que alteren la ubicación y naturaleza de los bienes, a la Dirección de Administración y Finanzas o la que corresponda, para efecto que adopten las acciones correctivas del caso.


Recibe notificación de alguna particularidad relacionada con los bienes y a su vez comunicará a su Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales, para que verifique y presente informe del caso para deslindar responsabilidades.


Recibe autorización por parte de su Superior Inmediato, para informar de alguna peculiaridad (cambios que alteren la ubicación y naturaleza) relacionados con bienes asignados a una Unidad Ejecutora específica. Además, procede a verificar contra su listado de bienes y rinde informe a su Superior inmediato para precisar las diferencias y las responsabilidades derivadas del caso.


MAPA DE PROCESOS

D. ACCESO, USO Y CUSTODIA DE LOS BIENES

UNIDADESEJECUTORAS

1 2

3

CUSTODIO(S)

1

2

RECIBE NOTIFICACIÓN DE ALGUNA PARTICULARIDAD RELACIONADA CON LOS BIENES Y A SU VEZ COMUNICARÁ A SU UNIDAD DE BIENES PATRIMONIALES, PARA QUE VERIFIQUE Y PRESENTE INFORME DEL CASO PARA DESLINDAR RESPONSABILIDADES.

4

ESTABLECEN POR ESCRITO, LA RESPONSABILIDAD DE LA CUSTODIA DE LOS BIENES, EN LAS PERSONAS QUE EXCLUSIVAMENTE LOS UTILIZAN, A FIN DE QUE SEAN PROTEGIDOS DEL USO INDEBIDO, O ACCESO DE PERSONAS AJENAS A LA DEPENDENCIA.

UTILIZARÁN CORRECTAMENTE LOS BIENES Y VELARAN POR SU CONSERVACIÓN.

4

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y/O FINANZAS

O LA QUE HAGA SUS VECES

04

5 RECIBE AUTORIZACIÓN POR PARTE DE SU SUPERIOR INMEDIATO PARA INFORMAR DE ALGUNA PECULIARIDAD (CAMBIOS QUE ALTEREN LA UBICACIÓN Y NATURALEZA) RELACIONADOS CON BIENES ASIGNADOS A UNA UNIDAD EJECUTORA ESPECÍFICA. ADEMÁS, PROCEDE A VERIFICAR CONTRA SU LISTADO DE BIENES Y RINDE INFORME A SU SUPERIOR INMEDIATO PARA PRECISAR LAS DIFERENCIAS Y LAS RESPONSABILIDADES DERIVADAS DEL CASO.

UNIDAD INSTITUCIONAL DE BIENES

PATRIMONIALES

5

3DEBEN REPORTAR POR ESCRITO LOS CAMBIOS QUE SE PRODUZCAN Y QUE ALTEREN LA UBICACIÓN Y NATURALEZA DE LOS BIENES, A LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS O LA QUE HAGA SUS VECES, PARA EFECTO DE QUE ADOPTEN LAS ACCIONES CORRECTIVAS DEL CASO.



E. PROTECCIÓN DE ACTIVO FIJO

1. Despacho Superior

Establece estrategias para detectar, prevenir y eliminar las fuentes que pueden ocasionar daños o pérdidas de bienes en su Institución, a través de su Dirección de Administración y Finanzas o la que haga sus veces.


Instituye e imparte políticas para la custodia, conservación y seguridad de los bienes patrimoniales.

Instruye y delega en la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales u otras Unidades Técnicas, la ejecución y acciones específicas para la conservación, manejo y seguridad de los bienes.


Implementa medidas de control relativas a la custodia física y seguridad (al recibir instrucciones de su superior inmediato) en cada una de las instalaciones con que cuentan, con el objeto de salvaguardar los bienes institucionales.

MAPA DE PROCESOS

E. PROTECCIÓN DE ACTIVO FIJO

DESPACHO SUPERIOR

1 2 3


PATRIMONIALES

1

2

IMPLEMENTA PROCEDIMIENTOS RELATIVOS A LA CUSTODIA FÍSICA Y SEGURIDAD (AL RECIBIR INSTRUCCIONES DE SU SUPERIOR INMEDIATO) EN CADA UNA DE LAS INSTALACIONES CON QUE CUENTA LA INSTITUCIÓN, CON EL OBJETO DE SALVAGUARDAR LOS BIENES INSTITUCIONALES.

ESTABLECERÁ ESTRATEGIAS PARA DETECTAR, PREVENIR Y ELIMINAR LAS FUENTES QUE PUEDEN OCASIONAR DAÑOS O PÉRDIDAS DE BIENES EN SU INSTITUCIÓN, A TRAVÉS DE SU DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN YFINANZAS O LA QUE HAGA SUS VECES.

INSTITUYE E IMPARTE POLÍTICAS PARA LA CUSTODIA, CONSERVACIÓN Y SEGURIDAD DE LOS BIENES PATRIMONIALES INSTITUCIONALES. INSTRUYE Y DELEGA EN LA UIBP CONJUNTAMENTE CON UNIDADES TÉCNICAS, LA PUESTA EN PRÁCTICA DE ACCIONES ESPECÍFICAS PARA LA CONSERVACIÓN, MANEJO Y SEGURIDAD DE LOS BIENES.

3

DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN Y/O FINANZAS


05



F. REMESAS INTERNAS DE BIENES ENTRE UNIDADES EJECUTORAS A NIVEL NACIONAL

1. Unidad Ejecutora (Envía)

Genera el documento Remesas Internas de Bienes (Formulario Núm.5) a través de sus Enlaces de Bienes, en original y copias. Completa la información (número de marbete, descripción, modelo, marca, número de serie, precio y estado del bien), esta información se toma del inventario inicial, el Jefe(a) de la Unidad Ejecutora (que moviliza el bien) firma y remite a la Dirección de Administración y Finanzas o la que haga sus veces, el Director(a) evalúa y toma la decisión del respectivo movimiento.

Nota: En el caso que los bienes, salgan de las instalaciones de la Institución, por períodos de tiempos cortos, se utilizará el formulario de Salida y Entrada de Bienes (Formulario Núm.2). 2. Dirección de Administración y Finanzas o la que haga sus veces

Recibe el documento correspondiente a la remesa interna de bienes, firma y remite a la Unidad Ejecutora de destino, la cual recibirá la remesa del bien (el documento físicamente y el bien) y no así antes.

Remite dicha documentación a UIBP, una vez el bien haya sido recibido conforme por la unidad solicitante para registrar y actualizar el inventario.

3. Unidad Ejecutora (Recibe)

Recibe el bien con el documento original con sus copias de la remesa de bienes (movimiento) y verifica que la información coincida con el bien a recibir; firma el funcionario responsable de la recepción. Coordina con la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales y remite el documento de movimiento de bienes (Remesas Internas de Bienes).

4. Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales y las Unidades de Enlaces de Bienes Patrimoniales

Recibe el documento de movimiento de bienes (Remesas Internas de bienes). Procede a revisar, registrar y actualizar su ubicación en el inventario (UIBP). Se traslada al Área donde se ubicó el bien, para verificar el número de marbete, modelo, marca, número de serie, valor y estado del bien; de estar todo correcto, firma un servidor de Bienes Patrimoniales la remesa interna de bienes.

Remite el original a Contabilidad y distribuye las copias así: Unidad que envía la remesa interna, la que la recibe y para la UIBP.



Recibe el documento original de la Remesa de Bienes (Movimiento), verifica, registra y archiva.

MAPA DE PROCESOS

F. REMESAS INTERNAS DE BIENES ENTRE UNIDADES EJECUTORAS A NIVEL NACIONAL

UNIDAD EJECUTORA(ENVÍA)

1 2 4

UNIDAD DE BIENESPATRIMONIALES

1

2

RECIBE LA REMESA DE BIENES VERIFICA QUE LA INFORMACIÓN COINCIDA CON EL BIEN A RECIBIR, FIRMA EL FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LA RECEPCIÓN Y REMITE A BIENES PATRIMONIALES.

3

GENERA A TRAVÉS DE SUS ENLACES DE BIENES PATRIMONIALES, EL DOCUMENTO DENOMINADO “REMESAS INTERNAS DE BIENES (FORMULARIO NÚM.5)”, EN ORIGINAL Y COPIAS. COMPLETA LA INFORMACIÓN (NÚMERO DE MARBETE, DESCRIPCIÓN, MODELO, MARCA, NÚMERO DE SERIE, PRECIO Y ESTADO DEL BIEN), ESTA INFORMACIÓN SE TOMA DEL INVENTARIO INICIAL, EL JEFE(A) DE LA UNIDAD EJECUTORA (QUE MOVILIZA EL BIEN) FIRMA Y REMITE A LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS O LA QUE CORRESPONDA, EL DIRECTOR(A) EVALÚA Y TOMA LA DECISIÓN DEL RESPECTIVO MOVIMIENTO

RECIBE EL DOCUMENTO CORRESPONDIENTE A LA REMESA INTERNA DE BIENES, FIRMA Y REMITE A LA UNIDAD EJECUTORA DE DESTINO, LA CUAL RECIBIRÁ LA REMES DEL BIEN Y NO ASÍ ANTES. REMITE DICHA DOCUMENTACIÓN A LA UNIDAD EJECUTORA “RECEPTORA” Y A LA UIBP PARA QUE REVISE, FIRME, REGISTRE Y ACTUALICE EL INVENTARIO.

3

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y/O FINANZAS


06

4UNA VEZ INFORMADOS Y RECIBIDO EL DOCUMENTO DE MOVIMIENTO DE BIENES (REMESAS INTERNAS DE BIENES) LO REVISA, FIRMA, REGISTRA Y ACTUALIZA SU UBICACIÓN EN EL INVENTARIO. SE TRASLADA AL ÁREA DONDE SE UBICÓ EL BIEN (ACTIVO FIJO), PARA VERIFICAR EL NÚMERO DE MARBETE, DESCRIPCIÓN, MODELO, MARCA, NÚMERO DE SERIE, PRECIO Y ESTADO DEL BIEN; DE ESTAR TODO CORRECTO, FIRMA UN FUNCIONARIO DE BIENES PATRIMONIALES LA REMESA INTERNA DE BIENES.

REMITE EL ORIGINAL A CONTABILIDAD Y DISTRIBUYE LAS COPIAS ASÍ: UNIDAD QUE ENVÍA LA REMESA INTERNA, LA QUE LA RECIBE, UIBP Y PARA LA OFICINA AUDITORÍA INTERNA DE LA INSTITUCIÓN.


DEPARTAMENTODE

CONTABILIDAD

5

5RECIBE EL DOCUMENTO ORIGINAL DE LA REMESA DE BIENES (MOVIMIENTO), VERIFICA, REGISTRA Y ARCHIVA).

UNIDAD EJECUTORA(RECIBE)


G. TOMA DE INVENTARIO DE BIENES PATRIMONIALES Y PRESENTACIÓN A LA DBPE-MEF


Programa la toma del inventario de bienes, para realizar la verificación de los mismos. Para efectuar esta tarea, se conforma una comisión de inventario asesora y un grupo ejecutor o Equipo de Trabajo a través de las unidades ejecutoras o técnicas de acuerdo a las características de los bienes.

2. Unidades Ejecutoras o Unidad Técnica

Una vez asignados los funcionarios que conforman la comisión de inventario, da las instrucciones para que el Equipo de Trabajo (personal que realizará el conteo y verificación de bienes) inicie el proceso de inventario de los bienes que se encuentran en cada ambiente físico.


Coordina con el Equipo de Trabajo designado para la toma de inventario. Cabe señalar, que la UIBP participa en el inventario en calidad de facilitador.

Una vez finalizado el inventario, procesa la información y concilia la misma con los saldos registrados en Contabilidad. De estar todo correcto se coordina con la Dirección de Administración y Finanzas o la que haga sus veces, para que se genere el informe final y luego sea remitido a la DBPE – MEF con copia al Departamento de Contabilidad. De existir diferencias, se procede a la utilización del Procedimiento de Incorporación y Desincorporación de Bienes al Inventario de Inmueble, Maquinaria y Equipo.


Recibe copia del informe de bienes que será enviado al MEF (DBPE). Verifica, y de estar correcta la información procede archivar el mismo.

5. Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado

Recibe original del Informe de Bienes de la Institución en atención a como debe entregarse a la DBPE, como es: medio magnético o digitalizado, informe final del inventario actualizado y consolidado por cuentas financieras (totales de artículos y valor monetario). Información que verificará la DBPE para validar la información presentada.


MAPA DE PROCESO

G. TOMA DE INVENTARIO DE BIENES PATRIMONIALES Y PRESENTACIÓN A LA DBPE

1 2 3

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓNY

FINANZAS O LA QUE HAGA SUS VECES

1

COORDINA CON EL GRUPO EJECUTOR O EQUIPO DE TRABAJO DESIGNADO. CABE SEÑALAR QUE LA UIBP PARTICIPARÁ SÓLO EN CALIDAD DE FACILITADOR. UNA VEZ FANILICE EL INVENTARIO, PROCESA LA INFORMACIÓN Y CONCILIA LA MISMA CON LOS SALDOS EN CONTABILIDAD. DE ESTAR TODO CORRECTO COORDINA CON LA ADMINISTRACIÓN PARA QUE ENVIE INFORME DE BIENES A LA DBPE-MEF CON COPIA AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

PROGRAMA LA TOMA DEL INVENTARIO DE BIENES, PARA REALIZAR LA VERIFICACIÓN DE LOS MISMOS. PARA EFECTUAR ÉSTA TAREA, SE CONFORMA UNA COMISIÓN DE INVENTARIO Y UN GRUPO EJECUTOR O EQUIPO DE TRABAJOA TRAVES DE LAS UNIDADES EJECUTORAS O TÉCNICAS DE ACUERDO A LAS CARACTERÍSTICAS DE LOS BIENES.

4

UNIDADES EJECUTORASO

UNIDAD TÉCNICA

07

2UNA VEZ ASIGNADOS LOS FUNCIONARIOS QUE CONFORMAN LA COMISIÓN DE INVENTARIO, PROCEDEN A INVENTARIAR LOS BIENES QUE SE ENCUENTRAN EN CADA AMBIENTE

FÍSICO.



PATRIMONIALES

DIRECCIÓN DE BIENESPATRIMONIALES

DEL ESTADO(DBPE)

4 5

RECIBE COPIA DEL INFORME DE BIENES QUE SERA ENVIADO AL MEF (DBPE). VERIFICA, DE ESTAR CORRECTO INFORMACIÓN PROCEDE ARCHIVAR EL MISMO.

3

5RECIBE ORIGINAL DEL INFORME DE BIENES EN ATENCIÓN A COMO DEBE ENTREGARSE A ELLOS COMO ES: MEDIO MAGNÉTICO O DIGITALIZADO, INFORME FINAL DEL INVENTARIO ACTUALIZADO Y CONSOLIDADO POR CUENTAS FINANCIERAS (TOTALES DE ARTÍCULOS Y VALOR MONETARIO) Y CONTENER LO ESTIPULADO EN EL MANUAL DE NORMAS GENERALES PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES PATRIMONIALES DEL ESTADO VIGENTE.

INFORMACIÓN QUE VERIFICARÁ LA DDBP PARA VALIDAR LA INFORMACIÓN PRESENTADA.



H. DONACIONES DE BIENES PROCEDENTES DE OTROS ESTADOS, ORGANISMOS INTERNACIONALES, PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS

1. Entidades Públicas (Locales y Nacionales)

Mediante Nota o Acta se traspasa, recibe o dona, gratuitamente a otra dependencia pública también realiza donaciones a organismos sin fines de lucro y a personas naturales. Notifica a la UIBP de los bienes a ser donados.

2. Ministerio de Economía y Finanzas (DBPE)

Una vez notificados de la donación por escrito de personas jurídicas o naturales, coordinará la formalización de la donación. Coordina con sus Oficinas de la UIBP y Contabilidad para que atiendan esa gestión.

Nota: Toda esta información servirá de referencia para que un Auditor Patrimonial del MEF en conjunto con un funcionario de la CGR - DGF, examine los bienes recibidos y su ubicación, previo a la confección de la Resolución, que se le remitirá a la Entidad para el registro financiero del Departamento de Contabilidad y el registro patrimonial por la UIBP.


Recibe la Resolución y original de la recepción y del despacho. Procede a registrar.


Recibe copia de la Resolución y coordina con la Administración (una vez recibida) para que antes que se realice el despacho se proceda a realizar su identificación (colocación del marbete). Una vez reciba copia del despacho registra y ubica en donde reposa el bien donado o cedido. Actualiza inventario institucional.


MAPA DE PROCESO

H. DONACIONES DE BIENES PROCEDENTES DE OTROS ESTADOS, ORGANISMOS,

INTERNACIONALES, PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS

1 2

3

UNIDAD INSTITUCIONALDE


1

UNA VEZ NOTIFICADOS DE LA DONACIÓN DE PERSONAS JURÍDICAS O NATURALES, COORDINARÁLA FORMALIZACIÓN DE LA DONACIÓN. COORDINA LA GENERACIÓN DE LA RESOLUCIÓN, QUE SERÁREMITIDA A LA ENTIDAD(ES) LOCALES O NACIONALES BENEFICIARIA(S), PARA QUE PROCEDAN AL REGISTRO FINANCIERO (DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD) Y EL PATRIMONIAL (UIBP).

3

2


DEPARTAMENTODE

CONTABILIDAD

MINISTERIO DEECONOMÍA Y FINANZAS

(DBPE)

TRASPASA, RECIBE O DONA, GRATUITAMENTE A OTRA DEPENDENCIA PÚBLICA TAMBIÉN REALIZA DONACIONES A ORGANISMOS SIN FINES DE LUCRO Y A PERSONAS NATURALES. NOTIFICA A LA UIBP DE LOS BIENES A SER DONADOS.

RECIBE RESOLUCIÓN Y ORIGINAL DE LA RECEPCIÓN Y DEL DESPACHO (QUE LE REMITE EL ALMACÉN), LO CUAL PROCEDE A REGISTRAR.

ENTIDADES PÚBLICAS(LOCALES Y

NACIONALES)

4

4

RECIBE COPIA DE LA RESOLUCIÓN Y COORDINA CON LA ADMINISTRACIÓN (UNA VEZ RECIBIDA) PARA QUE ANTES QUE SE REALICE EL DESPACHO SE PROCEDA A REALIZAR SU IDENTIFICACIÓN (COLOCACIÓN DEL MARBETE). AL RECIBIR COPIA DE LA RECEPCIÓN Y DESPACHO REGISTRA Y UBICA EN DONDE REPOSA EL BIEN DONADO O CEDIDO. ACTUALIZA INVENTARIOINSTITUCIONAL.

08


I. TRASPASO DE BIENES PATRIMONIALES

1. Entidades Públicas (Locales y Nacionales)

Prepara nota dirigida al Director de Bienes Patrimoniales del Estado (DBPE) del MEF, para que efectúe el trámite de traspaso de bienes entre (Acta de Permuta y Traspaso ubicada Tomo II apartado C. Actas) Entidades Nacionales y Locales. Documenta la solicitud con la copia de la Entidad cedente y el uso que le dará a los bienes.

2. Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado

Una vez reciba la solicitud. Revisa y si todo está en orden, coordina el traslado entre Entidades Estatales Nacionales y Locales con la UIBP (beneficiaria y la cedente) y envía el documento al Departamento de Contabilidad.

3. Dirección de Administración y Finanzas o la que haga sus veces (Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales)

Actualiza inventario de bienes al igual que el Departamento de Contabilidad, ya sea en la cedente o la beneficiaria.


Recibe el documento que se efectuó el traspaso entre Entidades Nacionales y Locales y procede con su registro contable.

Nota: En el Departamento de Contabilidad, la Entidad cedente lo desincorpora de su registro y la beneficiaria lo incorpora al mismo. Atender lo que señala el Procedimiento de Incorporación y Desincorporación de Bienes al Inventario de Inmueble, Maquinaria y Equipo de la CGR.


MAPA DE PROCESOS

I. TRASPASO DE BIENES PATRIMONIALES

1 2 3

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS


1

UNA VEZ RECIBA LA SOLICITUD. REVISA Y SI TODO ESTÁ EN ORDEN, COORDINA EL TRASLADO ENTRE ENTIDADES ESTATALES NACIONALES Y LOCALES CON LA UIBP (BENEFICIARIA Y LA CEDENTE) Y ENVÍA EL DOCUMENTO AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

3

2


DEPARTAMENTODE

CONTABILIDAD

MINISTERIO DE ECONOMÍAY FINANZAS

(DBPE)

PREPARA NOTA DIRIGIDA AL DIRECTOR DE BIENES PATRIMONIALES DEL ESTADO (DBPE) DEL MEF, PARA QUE EFECTÚE EL TRÁMITE DE TRASPASO DE BIENES ENTRE ENTIDADES NACIONALES Y LOCALES. DOCUMENTA LA SOLICITUD CON LA COPIA DE LA ENTIDAD CEDENTE Y EL USO QUE LE DARÁ A LOS BIENES.

ACTUALIZA INVENTARIO DE BIENES A TRAVÉS DE SU UIBP. REMITE EL DOCUMENTO A DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, YA SEA EN LA CEDENTE O LA BENEFICIARIA.

ENTIDADES PÚBLICAS(LOCALES Y NACIONALES)

4

4

RECIBE EL DOCUMENTO QUE SE EFECTÚO EL TRASPASO ENTRE ENTIDADES NACIONALES Y LOCALES Y PROCEDE CON SU REGISTRO CONTABLE.

09


J. BIENES PATRIMONIALES EN EL SERVICIO EXTERIOR

1. Embajadas y Consulados en el Servicio Exterior

Cuando se adquieran o descarten bienes (adjuntar criterio técnico cuando se requiera), deben llevar registros de los mismos que remitirán a las Autoridades correspondientes a través de un Informe de Gestión, para que a través de su UIBP los incorporen o desincorpore al inventario institucional.

Nota: Cuando se genere “finiquito” de traspaso de mando, adjuntar, informe de inventario de bienes, con copia a la Oficina de Auditoría Interna, para auditorias posteriores. 2. Dirección Administrativa y Finanzas o la que haga sus veces

Recibe el documento (informe de gestión). Lo remite a su Departamento de Contabilidad (registro financiero) y a la unidad de bienes patrimoniales (registro patrimonial).


Recibe el documento (Informe de Gestión) para sus registros contables y lo envía documento a la UIBP.


Cuando reciba copia del Informe de Gestión del Servicio Exterior (Embajada o Consulados) o el finiquito en el que le adjuntan el informe de bienes, procede a actualizar el inventario institucional.

5. Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado del Ministerio de Economía y Finanzas

Recibe el informe actualizado institucionalmente de las Entidades Nacionales (incluyendo las del Servicio Exterior) y las locales, para así actualizar el inventario de bienes patrimoniales del estado.


MAPA DE PROCESO

J. BIENES PATRIMONIALES EN EL SERVICIO EXTERIOR

1 2 3

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS O LA

QUE HAGA SUS VECES

1

RECIBE EL DOCUMENTO (INFORME DE GESTIÓN). LO REMITE A SU DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD (REGISTRO FINANCIERO) Y A LA UNIDAD DE BIENES PATRIMONIALES (REGISTRO PATRIMONIAL).

3

2


DEPARTAMENTODE

CONTABILIDAD

MINISTERIO DE ECONOMÍAY FINANZAS

(DBPE)

CUANDO SE ADQUIERAN O DESCARTEN BIENES (ADJUNTAR CRITERIO TÉCNICO CUANDO SE REQUIERA), DEBEN LLEVAR REGISTROS DE LOS MISMOS QUE REMITIRÁN A LAS AUTORIDADES CORRESPONDIENTES A TRAVÉS DE UN INFORME DE GESTIÓN, PARA QUE A TRAVÉS DE SU UIBP LOS INCORPOREN O DESINCORPORE AL INVENTARIO INSTITUCIONAL.

RECIBE EL DOCUMENTO (INFORME DE GESTIÓN) PARA SUS REGISTROS CONTABLES Y LO ENVÍA DOCUMENTO A LA UIBP.

EMBAJADAS Y CONSULADOS

EN ELSERVICIO EXTERIOR

5

4

RECIBE EL INFORME ACTUALIZADO INSTITUCIONALMENTE DE LAS ENTIDADES NACIONALES (INCLUYENDO LAS DEL SERVICIO EXTERIOR) Y LAS LOCALES, PARA ASÍACTUALIZAR EL INVENTARIO DE BIENES PATRIMONIALES DEL ESTADO.

10

CUANDO RECIBA COPIA DEL INFORME DE GESTIÓN DEL SERVICIO EXTERIOR (EMBAJADA O CONSULADOS) O EL FINIQUITO EN EL QUE LE ADJUNTAN EL INFORME DE BIENES, PROCEDE A ACTUALIZAR EL INVENTARIO INSTITUCIONAL.

4



5


K. REVALUACIÓN DE BIENES PATRIMONIALES EN LAS INSTITUCIONES

1. Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales Revisa sus registros detectando aquellos bienes cuyo valor en libros no representan

su monto real. Prepara un memorando dirigido al Director de Administración y Finanzas o la que

haga sus veces, solicitando la autorización para iniciar el proceso de revaluación. Envía el memorando al Despacho del Director de Administración o la que haga sus

veces. 2. Dirección de Administración y Finanzas o la que haga sus veces Recibe el memorando solicitando la autorización. Revisa el memorando y autoriza la

solicitud. Da las instrucciones para que se preparen los memorandos solicitando a las diferentes

áreas institucionales, el apoyo de técnicos idóneos en la materia, para la revaluación dependiendo del bien que le quiera actualizar su valor.

En el caso que no existan en la institución los técnicos idóneos, se preparara nota que

será firmada por la máxima autoridad de la institución, para solicitar los técnicos a otras instituciones.

Si las solicitudes a otras instituciones no prosperan, este despacho realizara las

gestiones para contratar a los técnicos idóneos, siempre y cuando se tengan la certeza de que el costo de la contratación es significativamente menor que el monto producto de la revaluación.


Recibida la autorización para realizar el proceso de revaluación y contando con los técnicos idóneos, se inicia dicho proceso sobre los bienes previamente determinados.

Finalizado el proceso de Revaluación, se levanta el acta de revaluación utilizando referencias (modelos de actas) en original y Copias, que será firmada en primera instancia por el técnico idóneo y el jefe de Bienes Patrimoniales.

Se remite el original y copia del acta de revaluación al Despacho del director de

Administración y Finanzas o la que haga sus veces. .



Recibe el Acta de Revaluación (Original y Copia). Revisa y firma el Acta autorizándola.

La envía a la Unidad institucional de Bienes Patrimoniales.


Recibe el acta autorizada. Realiza los registros correspondientes (actualizaciones de los montos de los bienes seleccionados).

Archiva la copia del Acta. Envía el original del Acta al Departamento de Contabilidad.


Recibe el original del Acta. Realiza los registros contables de actualización con la información contenida en el Acta.

Archiva el Acta.


MAPA DE PROCESOS

K. REVALUACIÓN DE BENES PATRIMONIALES EN LAS INSTITUCINES

1 2

3

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS O LA

QUE HAGA SUS VECES

1

RECIBE EL MEMORANDO SOLICITANDO LA AUTORIZACIÓN. REVISA Y AUTORIZA. DA LAS INSTRUCCIONES PARA QUE SE PREPAREN LOS MEMORANDOS SOLICITANDO A LAS DIFERENTES ÁREAS INSTITUCIONALES, EL APOYO DE TÉCNICOS IDÓNEOS EN LA MATERIA, PARA LA REVALUACIÓN DEPENDIENDO DEL BIEN QUE LE QUIERA ACTUALIZAR SU VALOR. DE NO EXISTIR EN LA INSTITUCIÓN LOS TÉCNICOS IDÓNEOS, PREPARA NOTA PARA SER FIRMADA POR LA MÁXIMA AUTORIDAD DE LA INSTITUCIÓNES. PARA CONTRATAR A LOS TÉCNICOS IDÓNEOS, SIEMPRE Y CUANDO SE TENGAN LA CERTEZA DE QUE EL COSTO DE LA CONTRATACIÓN ES SIGNIFICATIVAMENTE MENOR QUE EL MONTO PRODUCTO DE LA REVALUACIÓN

3

2



REVISA SUS REGISTROS DETECTANDO AQUELLOS BIENES CUYO VALOR EN LIBROS NO REPRESENTAN SU MONTO REAL. PREPARA UN MEMORANDO DIRIGIDO AL DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS O SU EQUIVALENTE, SOLICITANDO LA AUTORIZACIÓN PARA INICIAR EL PROCESO DE REVALUACIÓN. ENVÍA EL MEMORANDO AL DESPACHO DEL DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN O EQUIVALENTE.

RECIBIDA LA AUTORIZACIÓN PARA REALIZAR EL PROCESO DE REVALUACIÓN Y CONTANDO CON LOS TÉCNICOS IDÓNEOS, SE INICIA DICHO PROCESO SOBRE LOS BIENES PREVIAMENTE DETERMINADOS. FINALIZADO EL PROCESO DE REVALUACIÓN, SE LEVANTA EL ACTA DE REVALUACIÓN (ORIGINAL Y COPIA) QUE SERÁ FIRMADA EN PRIMERA INSTANCIA POR EL TÉCNICO IDÓNEO Y EL JEFE DE BIENES PATRIMONIALES. SE REMITE EL ORIGINAL Y COPIA DEL ACTA DE REVALUACIÓN AL DESPACHO DEL DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS O QUIEN HAGA SUS VECES

5

4

RECIBE EL ACTA AUTORIZADA. REALIZA LOS REGISTROS CORRESPONDIENTES (ACTUALIZACIONES DE LOS MONTOS DE LOS BIENES SELECCIONADOS). ARCHIVA LA COPIA DEL ACTA. ENVÍA EL ORIGINAL DEL ACTA AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

11

RECIBE EL ACTA DE REVALUACIÓN (ORIGINAL Y COPIA) REVISA Y FIRMA EL ACTA AUTORIZÁNDOLA. LA ENVÍA A LA UNIDAD INSTITUCIONAL DE BIENES PATRIMONIALES.

4



5

6RECIBE EL ACTA AUTORIZADA. REALIZA LOS REGISTROS CORRESPONDIENTES (ACTUALIZACIONES DE LOS MONTOS DE LOS BIENES SELECCIONADOS). ARCHIVA LA COPIA DEL ACTA. ENVÍA EL ORIGINAL DEL ACTA AL DEPARTAMENTO

6


GLOSARIO

ACTIVO FIJO: Es el conjunto de bienes duraderos que posee

una Entidad para ser utilizados en sus operaciones regulares y representa el valor de los bienes tales como terreno, edificios, maquinaria y equipo, construcciones en proceso y otras propiedades del Estado.

ACTIVO INTANGIBLE: Son aquellos bienes que NO tienen una existencia física, su valor se limita a los derechos y beneficios esperados que su posesión que se le confiere al Estado. ejemplo: Licencia Informática, Software, entre otros.

AVALÚO: Determinación del monto de bienes con el objeto de proceder a su adquisición o disposición por alguna dependencia estatal o municipal.

BIENES INMUEBLES: Bien caracterizado por su tendencia a la perdurabilidad y su clara identificación. En general son aquellos que no se pueden transportar de un lugar a otro por sus características especiales, como los terrenos y edificios.

BIENES MUEBLES: Todos aquellos bienes susceptibles de ser transportados de un sitio a otro sin menoscabo de su capacidad de uso.

BIENES NO DEPRECIABLES: Son bienes cuyos importes sean inferiores a B/.100.00 (cien balboas), los cuales se registrarán como gastos y deben ser controlados en cuentas de orden, además de realizarse por lo menos una vez al año su verificación física mediante inventario.

BIENES PATRIMONIALES: Todos aquellos recursos materiales susceptibles de ser pesados, medidos, contados y verificados de propiedad del Estado.

BIENES PRODUCIDOS: Son el conjunto de materiales utilizados en los Talleres de la Institución para construir o producir un bien, como muebles de madera, muebles de hierro, entre otros.


CGR: Contraloría General de la República.

CONTROLES INTERNOS: Es un proceso integral efectuado por la Administración y el personal institucional, diseñado para enfrentarse a los riesgos y para dar una seguridad razonable de que en la consecución de la misión de la entidad, se alcanzarán los objetivos generales.

COSTO: Cantidad que se da o se paga por algo.

CHATARRA: Escoria de hierro.

CPU: Se refiere a la Unidad Central de Procesos.

DABM: Departamento de Avalúo de Bienes Muebles.

DBPE: Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado.

DEMOLICIÓN: Proceso de destrucción de una estructura existente propiedad de alguna Dependencia Estatal o Municipal. (Bienes inmuebles).

DESCARTE: Acto por el cual se procede a la destrucción de bienes en desuso, cuya condición física u operativa no amerite fijarle un mejor destino o provecho económico. (Bienes muebles).

DGF: Dirección General de Fiscalización.

DONACIÓN: Aquellos bienes que recibe el Sector Público provenientes del Sector Privado o Externo; o cuando el Estado entrega gratuitamente bienes a favor de Asociaciones sin fines de lucro y/o personas naturales.

EQUIPOS: Conjunto de instrumentos, utensilios y aparatos especiales que posee una Entidad para ser utilizados en sus operaciones regulares.

ENLACES DE BIENES:

Son funcionarios designados para brindar apoyo en el inventario y en los movimientos (entrada y salidas) de los bienes.

FIANZA DE CUMPLIMIENTO: Garantía exigida al adjudicatario de un acto de selección de contratista o beneficiario de una


excepción de procedimiento de selección de contratista, para el fiel cumplimiento del contrato u obligación de ejecutar su objeto y, una vez cumplido éste, de corregir los defectos a que hubiera lugar de ser el caso.

FISCALIZACIÓN: Función que se ejercen sobre todo acto de manejo de fondos y bienes públicos, de forma previa o posterior.

HERRAMIENTAS: Instrumento, por lo común de hierro o acero, con que los artesanos trabajan en sus respectivos oficios.

ITBMS: Es el Impuesto de Traslado de Bienes Materiales y Servicios.

INFORMÁTICA: Conjunto de conocimientos científicos y de técnicas que hacen posible el tratamiento automático de la información por medio de ordenadores.

INVENTARIO: Son los bienes adquiridos, donados o traspasado para uso interno de acuerdo a necesidades, derivadas de las operaciones normales, tomando en cuenta las actividades de la Entidad, como también los que sean para la venta y aquellos que se encuentran en forma de materiales o suministros diversos, para ser consumidos en el proceso de producción o prestación de servicios.

INVENTARIO FÍSICO: Es el tipo de inventario en el que se coteja la información de los bienes o activos fijos, intangibles y no depreciables contra el bien o activo físico donde se encuentra ubicado.

MAQUINARIA: Conjunto de bienes duraderos que posee una Entidad para ser utilizados en sus operaciones regulares.

MATERIAL DE INSUMO: Conjunto de elementos necesarios para la construcción o elaboración de los bienes producidos en los Talleres.

MEF: Ministerio de Economía y Finanzas.


MOBILIARIO: Conjunto de muebles de la Institución.

OBSOLESCENCIA: Es la caída en desuso de máquinas, equipos y tecnología motivada no por un mal funcionamiento del mismo, sino por un insuficiente desempeño de sus funciones en comparación con las nuevas máquinas, equipos y tecnología introducidos en el mercado.

PERMUTA: Es un contrato o acuerdo por el cual cada uno de los contratantes se obliga a dar una cosa para recibir otra. Es el contrato o acuerdo que sirve para regular el trueque.

REFRENDO: Es la acción llevada a cabo por un funcionario de la Entidad competente, en la que se autoriza una transacción que involucra manejo de fondos y bienes públicos.

REMESA INTERNA: Movimiento por el cual se reubican bienes de una Unidad Administrativa a otra dentro de una misma institución.

TRASPASO: Es la acción mediante la cual la Institución transfiere los bienes a otra Institución del Estado.

SOFTWARE: Es el conjunto de programas que se adquieran.

UIBP: Es la Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales de las Entidades.

VALOR DE RESCATE: Valor que se puede obtener por un Activo fijo o una parte del mismo, luego que ha cumplido con su vida útil.

Vo.Bo.: Visto bueno.


BIBLIOGRAFÍA

Manual de Normas Generales para el Registro y Control de los Bienes Patrimoniales del Estado (V.2 2008)

Manuel General de Contabilidad Gubernamental. Normas de Control Interno para la República de Panamá


REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS (Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado)

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA (Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad)

MANUAL DE NORMAS GENERALES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS BIENES PATRIMONIALES (ACTIVOS FIJOS E INTANGIBLES Y

BIENES NO DEPRECIABLES) EN EL SECTOR PÚBLICO

TOMO II

0.02.176.2014

MAYO DE 2014


Í N D I C E

TOMO II

INTRODUCCIÓN I. CAPÍTULO RÉGIMEN DE FORMULARIOS A. Formularios Internos (Institucionales) 1. Recibido Conforme 2. Salida y Entrada de bienes 3. Recepción de Almacén 4. Despacho de Almacén 5. Remesa Interna de Bienes

B. Formularios Externos (DBPE – MEF) C. Actas 1. Acta de Descarte 2. Acta para Permuta y Traspaso 3. Acta de Donación 4. Acta de Entrega y Recepción de Equipo y Material Ferroso 5. Acta de Inventario

ANEXOS

Codificador Financiero Tabla de Depreciación Informe de Detalle de Sobrantes (transporte) Cuenta 233. Informe de Detalle de Sobrantes Cuenta 234, 235 y 236. Informe de Detalle de Faltantes (transporte) Cuenta 233. Informe de Detalle de Faltantes Cuenta 234, 235 y 236.


INTRODUCCIÓN

El contenido de este Tomo II, se presenta en dos categorías que son las siguientes: Primera contiene el régimen de formularios internos y los externos, la segunda corresponde a los anexos los cuales establecen la tabla de depreciación y la codificación financiera. En ese sentido se contempla en el contenido una guía de los bienes patrimoniales a ser registrado y no así el universo de los bienes existentes en el Estado Panameño, por tal situación se deberá consultar a los Entes Rector y Fiscalizador cuando sea requerido para el registro de los que no se contemplen en ella.

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad


I. CAPÍTULO RÉGIMEN DE FORMULARIOS

A. FORMULARIOS INTERNOS (INSTITUCIONALES)

Documentos de uso Institucional para recopilar información interna referente: recepción, despacho, certificación de recibido a conformidad, entradas y salidas, movimiento interno (remesas) de bienes, para contar con información oportuna al momento de realizar el levantamiento de inventario de todos los bienes y que debe informar del uso y manejo de los mismos de todas las Unidades Ejecutoras sin excepción.


Formulario Núm. 1

Núm._______

REPÚBLICA DE PANAMÁ ______________________________

ENTIDAD PÚBLICA

RECIBIDO CONFORME

A QUIEN CONCIERNE:

Yo__________________________del Área de____________________________, certifico mediante la presente nota, que hoy ________de___________________de__________he recibido en perfectas condiciones el equipo siguiente, adquirido a través de la Orden de Compra o Contrato Núm.____________ y Factura Comercial Núm.____________________

DETALLE DEL BIEN O BIENES RECIBIDOS: ________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

Valor Total de la Orden de Compra o Contrato: __________________________________________

_____________________________________

Firma del Jefe del Almacén o a quien designe

_____________________________________

Firma del Jefe de la Unidad Solicitante

_____________________________________

Firma del Jefe del Área Técnica que evalúo los Bienes

_____________________________________

Firma del Representante Legal o Responsable del Contratista


Formulario Núm. 1

RECIBIDO CONFORME

A. OBJETIVO: Asegurar que los bienes recibidos, cuentan con el recibido conforme de los Técnicos Especialistas de un área específica, para poder que se genere la recepción o de lo contrario rechazar la misma. B. ORIGEN: Almacén Central o Periférico. C. CONTENIDO: A quien Concierne: Anotar el nombre de la Institución.

Núm.: Número secuencial del formulario. Yo: Anotar el nombre del Funcionario Público que verifica el bien. Del Área: Registrar el Área Técnica a la cual pertenece el Funcionario

Público. Que hoy_______ de_____de_____: Día, mes y año cuando el Funcionario del Área Técnica recibe y

verifica los bienes conjuntamente con el funcionario del Almacén en representación de la Entidad para que se de el momento del devengado.

Orden de Compra Núm.: Anotar el número de la Orden de Compra o Contrato. Factura Comercial Núm.: Registrar el número de la Factura Comercial del proveedor. Detalle del bien o bienes Recibidos: Registrar el o los bienes que fueron recibidos y verificados. Valor Total de la Orden de Compra:

Anotar el valor total por el cual se generó la Orden de Compra o Contrato.

Firma del Jefe de Almacén o quien designa, firma del Jefe del Área Técnica que evaluó los Bienes y del Representante Legal de la Empresa o Contratista:

Rúbrica de los Funcionarios Públicos, del que solicita el Recibido Conforme (Almacenista), del Jefe del Área Técnica y del Representante Legal o Responsable del Contratista.

D. DISTRIBUCIÓN: Original: Unidad de Contabilidad con los documentos sustentadores. 1 ra. Copia Servicios Generales o Unidad Técnica Responsable. 2 da. Copia Contratista o Proveedor. 3 ra. Copia Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales


Formulario Núm. 2 .

Núm._______

REPÚBLICA DE PANAMÁ

______________________________ ENTIDAD PÚBLICA

SALIDA Y ENTRADA DE BIENES

SALIDA DE EQUIPO ENTRADA DE EQUIPO

Fecha____________________________________ Dirección, Departamento o Sección:_____________________________________________ Descripción del Equipo:________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________ ____________________ __________________ ________________ Número de Marbete Marca Modelo Serie

SALIDA DE EQUIPO ENTRADA DE EQUIPO Motivo de la Salida:________________________ ____________________________________________ ____________________________________________

Condiciones del Equipo_______________________ ____________________________________________ ____________________________________________

Garantía Garantía Reparación Reparación Otros Otros Observaciones:____________________________ ________________________________________ Empresa:________________________________ ________________________ _____________ Recibido por parte de la Empresa Cédula Teléfono:____________________ Adjuntar copia de documento de entrada del equipo a la Empresa

Observaciones:____________________________ ________________________________________ Fecha de Entrada:_______________________ Recibido conforme:______________________

Hacen constar la Entrada o Salida de Equipos de la Institución, los siguientes funcionarios:

_________________________ ____________ ______________________________ ________

Jefe de la Unidad Responsable Fecha Funcionario de Auditoria Interna Fecha _________________________ ____________ ___________________________ ________ Funcionario del Área Fecha Funcionario del Área Fecha de Seguridad Técnica Especializada _____________________________ ____________ Funcionario de Bienes Patrimoniales Fecha o la Unidad de Enlace Administrativo


Formulario Núm. 2

SALIDA Y ENTRADA DE BIENES A. OBJETIVO: Proveer información sobre los equipos que salen y entran por períodos de tiempo cortos (giras, reparaciones, etc.). B. ORIGEN: Servicios Generales o Unidades Técnicas Especializadas. C. CONTENIDO: Fecha: Consignar día, mes y año cuando se prepara el formulario. Núm.: Anotar el número de control del documento secuencial. Dirección, Departamento o Sección: Registrar el nombre de la Dirección o Departamento que solicita la

salida del equipo. Descripción del Equipo: Anotar el nombre del equipo que sale de la Institución. Número de Marbete: Registrar el número de marbete o identificación del equipo que

sale de la Institución. Marca: Anotar la marca del equipo que sale de la Institución. Modelo: Anotar el modelo del equipo que sale de la Institución Serie: Anotar el número de serie del equipo que sale de la Institución. Salida de Equipo: Registrar toda la información relativa al equipo que sale. Motivo de la Salida: Detallar la razón o razones que justifican la y entrada del equipo. Garantía: Reparación: Otros: Marcar en la casilla correspondiente a la salida del equipo.

Empresa: Anotar el nombre de la empresa, cuando se trata de reparaciones. Recibido por parte de La Empresa: Rúbrica de la persona responsable de recibir el equipo por parte de la

Empresa. Cédula: Registrar el número de cédula de identidad personal de la persona que

recibe el equipo por parte de la Empresa. Entrada de Equipo: Registrar toda la información relativa a la entrada del equipo. Condiciones del Equipo: Registrar las condiciones en que entra el equipo a la Institución.


Observaciones: Anotar cualquiera aclaración adicional. Fecha de Entrada: Día, mes y año cuando entra el equipo a la Institución. Recibido Conforme: Rúbrica del Funcionario responsable de recibir el equipo. Jefe de la Unidad Responsable: Firma de los Funcionarios que participan de la salida y entrada del

equipo. Funcionario de

Auditoría Interna Funcionario del Área De Seguridad Funcionario del Área

Servicios Generales o Unidad Técnica Especializada Funcionario de Bienes

Patrimoniales Fecha: Día, mes y año cuando cada Funcionario firma el documento. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Servicios Generales o Unidad Técnica Especializada. 1ra. copia Unidad Administrativa que solicita la salida o entrada. 2da. Copia Unidades Institucionales de Bienes Patrimoniales o Enlaces

Administrativos


Formulario Núm. 3

REPÚBLICA DE PANAMÁ __________________________

ENTIDAD PÚBLICA

RECEPCIÓN DE ALMACÉN

Fecha: ______________ Recepción Núm.: ______________________ Nombre del Proveedor: _______________________________ Código de Proveedor: _______ Orden de Compra Núm.: ________________ Forma de Pago: Crédito Contado Factura Núm.: ___________ Requisición y/o Solicitud de Bienes y Servicios Núm.: _____

Renglón

Código Artículo

Cantidad

Unidad

Descripción

Código Finan.

Valor

Unit. Total Subtotal ________________ Descuento ______________ I.T.B.M.S. ______________ TOTAL ________________

Observaciones: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ Recibido por: ___________ Registrado por: _________ Verificado por: __________ Nombre_______________ Nombre________________ Nombre _______________ Cédula________________ Cédula ________________ Cédula ________________


Formulario Núm. 3

RECEPCIÓN DE ALMACÉN

A. OBJETIVO: Dejar constancia del recibo de bienes o suministros en los Almacenes de la Institución. B. ORIGEN: Almacén Central o Periférico. C. CONTENIDO:

Fecha: Día, mes y año cuando se da la recepción del bien o suministro. Recepción Núm.: Asignar numeración secuencial de la recepción de almacén. Nombre del Proveedor: Indicar el nombre del Proveedor. Código de Proveedor: Anotar el Código del Proveedor. Orden de Compra Núm.: Anotar el número de Orden de Compra. Forma de Pago: Indicar si la forma de pago es al crédito o al contado. Factura Núm.: Consignar el número de la factura comercial correspondiente. Requisición y/o Solicitud de Bienes y Servicios Núm.: Número de la requisición y/o Solicitud de Bienes y Servicios que corresponde. Renglón: Numeración de los renglones utilizados por cada artículo. Código del Artículo: Consignar el código del artículo que corresponde. Cantidad: Número de bienes que se reciben. Unidad: Unidad de medida utilizada. Descripción: Nombre y especificación del bien. Código Financiero: Consignar el código financiero que corresponde el mismo.


Valor:

Unitario: Indica los precios por artículo.

Total: Resultado de la multiplicación del precio unitario por la cantidad de artículo.

Subtotal: Registra el resultado de la multiplicación del precio unitario por

la cantidad de artículo, sin el I.T.B.M.S. I.T.B.M.S.: Cantidad producto de la afectación del impuesto del 7%. Total B/. Sumatoria de los resultados obtenidos por cada renglón, después

de calculado el I.T.B.M.S. Observaciones: Registrar cualquiera información adicional. Recibido por: Firma de la persona que recibe los bienes. Registrado por: Firma del Funcionario Público que registra los bienes. Verificado por: Firma del Funcionario Público que verifica los bienes. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Unidad de Contabilidad con los documentos Sustentadores. 1 ra. Copia. Almacén Central o Periférico. 2 da. Copia Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales (cuando se trate de

Activos) 3 da. Copia Unidad Gestora que solicitó los bienes o productos.


Formulario Núm. 4


ENTIDAD PÚBLICA

DESPACHO DE ALMACÉN

Unidad Solicitante: ___________________________ Despacho Núm.: ___________

Valor

Cantidad

Unidad

Código

de Artículo

Descripción

Unitario

Total

DÍA MES AÑO

Observaciones: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ______________________________ ____________________________________ Recibido por Entregado por Nombre_______________________ Nombre___________________________ Cédula________________________ Cédula ___________________________ Autorizado por:________________________ Jefe de Almacén


Formulario Núm. 4

DESPACHO DE ALMACÉN

A. OBJETIVO: Informar a las distintas Unidades del Departamento de Almacén, sobre los bienes entregados durante el día.

B. ORIGEN: Departamento de Almacén Central o Periférico.

C. CONTENIDO: Fecha:

Anotar día, mes y año cuando se confecciona la forma.

Unidad Solicitante: Nombre de la Dirección, Departamento o Sección que solicita el pedido al Almacén.

Despacho Núm.: Número secuencial del despacho.

Cantidad:

Es el total por renglón recibido.

Unidad: Unidad de medida utilizada (docena, libras, cajas, entre otros).

Código: Código de identificación del artículo.

Descripción: Especificar los bienes claramente.

Valor: Unitario: Total:

Indicar los precios por artículo. Precio por unidad. Resultado de la multiplicación del precio unitario por la cantidad de artículos.

Observaciones: Breve explicación para ampliar la información.

Recibido por: Firma de la persona que recibe el bien. Nombre y número de cédula.

Entregado por: Firma de quien entrega la mercancía. Nombre y número de cédula.

Autorizado por: Firma del Jefe de Almacén.

D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Unidad de Contabilidad. 1ra. Copia: Unidad de Almacén. 2da. Copia: Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales 3da. Copia: Unidad solicitante.


Formulario Núm. 5


ENTIDAD PÚBLICA


REMESAS INTERNAS DE BIENES

Fecha: ____________________________________________ Núm.:__________ Día Mes Año

ESTADO PRESENTE DEL ACTIVO A TRANSFERIR DESTINO Sede, Provincial, Regional o Unidad:_________________________________________ Dirección Administrativa:_____________________________________ Funcionario de Bienes Patrimoniales (Enlace):________________ _________________

Sede, Provincial, Regional o Unidad:________________________________________________________________ Encargado del Área:______________________________________________________ Funcionario de Bienes Patrimoniales (Enlace):_________________________________

Código Financiero

Núm.

Marbete

Modelo

Descripción Serie Marca Valor

Observaciones

_________________ _______________________ __________________

_____________ _______________________ ______________

Entregado por Firma Director Fecha Recibido por Firma del Encargado del Área Fecha _____________________ __________________ Bienes Patrimoniales Fecha

_________________________ Enlace de Bienes Patrimoniales


Formulario Núm. 5

REMESAS INTERNAS DE BIENES A. OBJETIVO: Llevar un registro y control de los bienes que reposan en el Almacén o Unidades Administrativas de una misma Institución y que son trasladados a nivel nacional (temporal o definitivo). B. ORIGEN: Almacén o Unidades Administrativas. C. CONTENIDO: Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona la remesa interna de bienes. Núm.: Anotar el número de control del formulario. Estado Presente del Bien a Enviar: Aspectos Generales del bien a movilizar. Estado presente del activo a transferir Sede, Provincial, Regional o Unidad: Anotar el nombre de la Dirección Provincial, Regional o Unidad de

donde se moviliza el bien. Dirección Administrativa: Anotar el nombre de la Unidad Administrativa de donde se moviliza

el bien. Funcionario de Bienes Patrimoniales (Enlace): Rúbrica del Funcionario de Bienes Patrimoniales o Enlace, que

valida la acción. Código Financiero: Anotar el número de la marbete de control de Bienes Patrimoniales. Núm. Marbete se refiere al número de identificación del bien. Modelo Anotar el modelo que corresponde el bien. Serie Numeración que le corresponde. Marca Se refiere a la marca que tiene estampada el bien. Valores: Valor del bien según libros (patrimonial y contable) al momento de

ser movilizado. Descripción Describir el nombre, modelo, marca, número de serie del bien a

movilizar.


Entregado por: Rúbrica del funcionario responsable de la entrega del bien patrimonial.

Firma del Director: Rúbrica del Director del Área de donde se moviliza el bien. Fecha: Día, mes y año en que el Director del Área autoriza la

Movilización del bien. Bienes Patrimoniales: Rúbrica del funcionario de UIBP responsable de validar la

movilización del bien desde una sede Institucional. Fecha: Día, mes y año en que el Auditor Interno valida la movilización. Destino Sede, Provincial, Regional o Unidad: Anotar el nombre de la Dirección Provincial, Regional o Unidad en

donde se recibe el bien movilizado. Encargado del Área: Anotar el nombre del encargado del área. Funcionario de Bienes Patrimoniales (Enlace): Rúbrica del Funcionario de Bienes Patrimoniales o Enlace, que

valida la recepción de la movilización. Observaciones: Anotar cualquiera información adicional requerida

Recibido por: Rúbrica del Funcionario Público responsable de recibir el bien movilizado.

Firma del Encargado del Área: Rúbrica del Encargado del Área en donde se recibe el bien. Enlace de Bienes Patrimoniales: Rúbrica del Funcionario de Bienes Patrimoniales o Enlace, que

valida la recepción de la movilización. Fecha: Día, mes y año cuando firma el Funcionario Público responsable de

recibir el bien movilizado. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Departamento de Contabilidad 1 da. Copia Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales 2 da. Copia Unidad Administrativa (que envía). 3 da. Copia Unidad de Enlace de Bienes (que recibe).


B. FORMULARIOS EXTERNOS – DBPE DEL MEF

Documentos externos para recopilar información sobre: Informes de inventario y los diferentes movimientos de bienes patrimoniales tales como: Traspaso, donación, retiro o pérdida (descarte) y chatarreo que se dan en cada Entidad, los cuales tienen participación de la DBPE del MEF y la DGF de la CGR.


CODIGO CODIGO DESCRIPCION (B)

DIRECCIÓN (B1)

DEPARTAMENTO (B2)

SECCION (B3)

NIVEL (B4)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17)

CTA. DIV. SUB-DIV ESPEC. SUB_ESPEC. Marbete AREA FINCA TOMO/ROLLO FOLIO/DOCUMENTO SUPERFICIE

FECHA (d/m/a) ADQUISICION REEVALUACION

VALOR B/. EN LIBRO DESCRIPCION CONDICION OBSERVACION

Firma:_________________________ Firma:_______________________

Jefe del Departamento Del Captador

DIA:_____ MES:______ AÑO:______ DIA:_____ MES:______ AÑO:______

CODIFICACION DETALLE DEL BIEN VALORES OTROS DETALLES

MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZASDirección de Bienes Patrimoniales del Estado

DIA:_____ MES:______ AÑO:______

DISTRITO (A4)

CORREGIMIENTO (A5)

DESCRIPCION (A)

ÁREA (A1)

INSTITUCIÓN (A2)

PROVINCIA (A3)

Firma:______________________

Responsable del Inventario

CUENTA 231


COLUMNA NOMBRE DESCRIPCION

A1 Área Código del área a la que pertenece la institución. (ejemplo: 0 Gobierno Central, 1 Descentralizadas) A2 Institución Código de la Institución (ejemplo: 16 MEF, 09 MOP, 04 MINGO)A3 Provincia Código de la Provincia (ejemplo: 01 Bocas, 02 Coclé, 08 Panamá).A4 Distrito Código del Distrito (ejemplo: 02 Changuinola, 01 Aguadulce, 03 Capira).A5 Corregimiento Código del corregimiento (ejemplo: 02 Almirante, 03 El Roble, 10 Lídice).B1 Dependencia Es aquella Institución Pública subordinada a otra Institución.

B2 Dirección Código asignado para las Direcciones administrativas internas.

B3 Departamento Código asignado para los diferentes departamentos internos .B4 Sección Código asignado para las diferentes secciones de un departamento.B5 Nivel Código asignado para las áreas internas de las diferentes secciones.1 Cuenta Código asignado a la cuenta control del bien (Ejemplo: 231 Terrenos).2 Divisionaria Código asignado al subconjunto de la cuenta control del bien (Ejemplo: 01 Urbanizado).3 Sub-Divisionaria Código con dígitos en cero (0) para extensas codificaciones futuras.4 Especificación Código asignado al subconjunto de la Divisionaria (Ejemplo: 01 Con titulo).5 Sub-especificación Código asignado al detalle especifico de los activos (Ejemplo: 0001 Urbanizados).6 Marbete Código o marbete asignado a la identificación única de los Bienes.7 Area Superficie que consta el terreno8 Finca Número de la propiedad (asignado por el Registro Público).9 Tomo / Rollo Libro donde se registra una finca.10 Folio / documento Número del folio a donde esta registrado el documento.11 Superficie Número de microfilmación de una finca.12 Fecha de adquisición Fecha en la cual se adquirio el bien.13 Reevaluación Ajustes del valor original del bien a través de un profesional.14 Valor en libros Valor monetario del bien después de aplicada la reevaluación.15 Descripcion Explicación detallada del bien a registrar.16 Condición Estado en que se encuentra el bien a registrar (Ejemplo: Bueno, Regular, Malo).17 Observación Anotaciones adicionales o extraordinaria del bien a registrar.

Instructivo de la Cuenta #231

MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS




DIRECCIÓN (B1)

DEPARTAMENTO (B2)

SECCION (B3)

NIVEL (B4)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19) (20) (21)

CTA. DIV. SUB-DIV ESPEC. SUB_ESPEC. MARBETE FINCA

TOMO ó ROLLO

FOLIO ó DOCUMENTO

AREA DE CONSTRUCCION

TIPO DE CONSTRUCCION

PLANTA ó PISOS

FECHA (d/m/a) INICIO

FECHA (d/m/a) OCUPACION

VALOR B/. ADQUISICION

VALOR B/. MEJORA

DEPRECIACION (%)

VALOR B/. EN LIBRO DESCRIPCION CONDICION OBSERVACION


ÁREA (A1)

DESCRIPCION (A)


Firma:____________________

Del Captador

DIA:_____ MES:______ AÑO:_____

CUENTA: 232-239

Firma:_______________________

Jefe del Departamento

FECHAS VALORES

DIA:______ MES:______ AÑO:_____DIA:______ MES:______ AÑO:______

Firma:_________________________

CODIFICACION DETALLE DEL BIEN OTROS DETALLES

INSTITUCIÓN (A2)

PROVINCIA (A3)

DISTRITO (A4)

CORREGIMIENTO (A5)


Columna No. Nombre DescripciónA1 Área Código del área a la que pertenece la institucion. (ejemplo: 0 Gobierno Central, 1 Descentralizadas) A2 Institución Código de la Institución (ejemplo: 16 MEF, 09 MOP, 04 MINGO)A3 Provincia Código de la Provincia (ejemplo: 01 Bocas, 02 Coclé, 08 Panamá).A4 Distrito Código del Distrito (ejemplo: 02 Changuinola, 01 Aguadulce, 03 Capira).A5 Corregimiento Código del corregimiento (ejemplo: 02 Almirante, 03 El Roble, 10 Lídice)

B1 Dependencia Es aquella Institución Pública subordinada a otra Institución B2 Dirección Código asignado para las Direcciones administrativas internas. B3 Departamento Código asignado para los diferentes departamentos internos. B4 Sección Código asignado para las diferentes secciones de un departamento.B5 Nivel Código asignado para las areas internas de las diferentes secciones.1 Cuenta Código asignado a la cuenta control del bien (Ejemplo: 231 Terrenos) 2 Divisionaria Código asignado al subconjunto de la cuenta control del bien (Ejemplo: 01 Urbanizado) 3 Sub-Divisionaria Código con digitos en cero (0) para extensas codificaciones futuras.4 Especificación Código asignado al subconjunto de la Divisionaria (Ejemplo: 01 Con titulo).5 Sub-especificación Código asignado al detalle especifico de los activos (Ejemplo: 0001 Urbanizados).6 Marbete Código, placa o marbete asignado a la identificación única de los Bienes.7 Finca Número de la propiedad (asignado por el Registro Público).8 Tomo ó Rollo Libro donde se registra una finca ó Número de microfilmacion de una finca.9 Folio ó Documento Página del tomo donde se registra la finca.10 Tipo de Construcción Especificacion del bien a registrar (Ejemplo: casa, edificio, hangar).11 Area de Construcción Área que comprende una construcción u obra.12 Planta o pisos Niveles que conforman la construcción del bien a registrar.13 Fecha Inicio Fecha de inicio de la construcción u obra del bien a registrar.14 Fecha de Ocupación Fecha del permiso de ocupación o uso de la construcción u obra del bien a registrar.

15 Valor de Adquisición Valor monetario total del bien a registrar.

16 Valor en mejora

Valor monetario que se tiene al incorporar nuevos elementos que son agregados a un bien registrado. (Ejemplo: anexo a la edificiación).

17 Depreciación

Monto porcentual de la pérdida de valor que experimenta un activo como consecuencia de su uso, del paso del tiempo o por obsolescencia (ver tabla de depreciación).

18 Valor en libro Valor monetario del bien despues de aplicada la depreciación. 19 Descripción Explicación detallada del bien a registrar.20 Condición Estado en que se encuentra el bien a registrar (Ejemplo: Bueno, Regular, Malo).21 Observación Anotaciones adicionales o extraordinaria del bien a registrar.

Instructivo de la Cuenta # 232-239




DEPARTAMENTO (B2)

SECCION (B3)

NIVEL (B4)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19) (20) (21) (22)

CTA. DIV. SUB-DIV ESPEC. SUB_ESP. MARBETE

PLACA VEHICULAR TIPO DESCRIPCION MARCA MODELO Nº. MOTOR

Nº. CHASIS o V.I.N. AÑO MATERIAL

FECHA ADQUISICION

(d/m/a) VALOR B/.

ADQUISICIONVALOR B/. AGREGADO

DEPRECIACION (%)

VALOR B/. EN LIBRO CONDICION OBSERVACION

Responsable del Inventario Jefe del Departamento

DIA:______ MES:______ AÑO:______ DIA:_____ MES:_____ AÑO:______ DIA:____ MES:_____ AÑO:______

Del Captador


DESCRIPCION (A)

INSTITUCIÓN (A2)

PROVINCIA (A3)

DISTRITO (A4)

OTROS DETALLESCODIFICACION DETALLE DEL BIEN VALOR

CORREGIMIENTO (A5) CUENTA: 233


COLUMNA NOMBRE DESCRIPCIONA1 Área Código del área a la que pertenece la institución. (ejemplo: 0 Gobierno Central, 1 Descentralizadas)

A2 Institución Código de la Institución (ejemplo: 16 MEF, 09 MOP, 04 MINGO)

A3 Provincia Código de la Provincia (ejemplo: 01 Bocas, 02 Coclé, 08 Panamá).

A4 Distrito Código del Distrito (ejemplo: 02 Changuinola, 01 Aguadulce, 03 Capira).

A5 Corregimiento Código del corregimiento (ejemplo: 02 Almirante, 03 El Roble, 10 Lídice)

B1 Dependencia Es aquella Institución Pública subordinada a otra Institución


B3 Departamento Código asignado para los diferentes departamentos internos.

B4 Sección Código asignado para las diferentes secciones de un departamento.

B5 Nivel Código asignado para las áreas internas de las diferentes secciones.

1 Cuenta Código asignado a la cuenta control del bien (Ejemplo: 233 Transporte).

2 Divisionaria Código asignado al subconjunto de la cuenta control del bien (Ejemplo: 03 Terrestre).

3 Sub-Divisionaria Código con dígitos en cero (0) para extensas codificaciones futuras.

4 Especificación Código asignado al subconjunto de la Divisionaria (Ejemplo: 01 Equipo Liviano).

5 Sub-especificación Código asignado al detalle especifico de los activos (Ejemplo: 0001 Ambulancia, 0002 Bicicleta).

6 Marbete Código, placa o marbete asignado a la identificación única de los Bienes.

7 Placa Número de circulación vehicular (lo asigna la Contraloría).

8 Tipo Especificación del bien a registrar (Ejemplo: Sedan, Camioneta, Pick Up, etc.).

9 Descripción Información detallada del bien a registrar.

10 Marca Nombre, signo o logotipo de fabrica que identifica los bienes a registrar (Ejemplo: Nissan, Toyota, etc.).

11 Modelo Objeto, aparato, construcción o realizados con arreglo a un mismo diseño. (Ejemplo: (L200, Hi Lux, Yaris, Corolla).

12 No. de Motor Es un número de serie único, que está grabado en el bloque y que sirve para identificar el vehículo.

13 No, de Chasis Es un código o secuencia de dígitos específico y único para cada unidad fabricada que identifica los vehículos a motor.

14 Año Año del bien a registrar.

15 Material Descripción del Material (metal, hierro, plástico).

16 Fecha Adquisición Fecha de la factura o acta del bien a registrar.


18 Valor en mejora Valor monetario que se tiene al incorporar nuevos elementos que son agregados a un bien registrado. (Ejemplo: overhall c

19 DepreciaciónMonto porcentual de la pérdida de valor que experimenta un activo como consecuencia de su uso, del paso del tiempo o por obsolescencia (ver tabla de depreciación).

20 Valor en libro Valor monetario del bien después de aplicada la depreciación

21 Condición Estado en que se encuentra el bien a registrar (Ejemplo: Bueno, Regular, Malo).

22 Observación Anotaciones adicionales o extraordinaria del bien a registrar.



Instructivo de la Cuenta # 233



DIRECCIÓN (B1)

DEPARTAMENTO (B2)

SECCION (B3)

NIVEL (B4)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18)

CTA DIV. SUB-DIV ESPEC. SUB_ESPEC. MARBETE DESCRIPCION MARCA MODELO SERIE Nº. MOTOR

FECHA (d/m/a) ADQUISICION


VALOR B/. MEJORA

DEPRECIACION (%)

VALOR B/. EN LIBRO CONDICION OBSERVACION

DIA:_____MES:______ AÑO:_____


DESCRIPCION (A)

Del Captador

CORREGIMIENTO (A5)

ÁREA (A1)

INSTITUCIÓN (A2)

CODIFICACION

DIA:_____ MES:______ AÑO:___ DIA:_____ MES:______ AÑO:______

CUENTAS: 234-235-236

Firma:__________________________

Firma:______________________ Firma:__________________________ Responsable del Inventario


DETALLE DEL BIEN VALOR OTROS DETALLES

PROVINCIA (A3)

DISTRITO (A4)



A1 Área Código del área a la que pertenece la institución. (ejemplo: 0 Gobierno Central, 1 Descentralizadas).

A2 Institución Código de la Institución (ejemplo: 16 MEF, 09 MOP, 04 MINGO).



A5 Corregimiento Código del corregimiento (ejemplo: 02 Almirante, 03 El Roble, 10 Lídice).

B1 Dependencia Es aquella Institución Pública subordinada a otra Institución.





1 Cuenta Código asignado a la cuenta control del bien (Ejemplo: 234 Equipo de Oficina).

2 Divisionaria Código asignado al subconjunto de la cuenta control del bien (Ejemplo: 03 Calculadoras y Sumadoras).


4 Especificación Código asignado al subconjunto de la Divisionaria (Ejemplo: 01 Calculadoras).

5 Sub-especificacióng g p ( j p ,

Financieras).



8 Marca Nombre, signo o logotipo de fabrica que identifica los bienes a registrar (Ejemplo: Eterna, LG, Sony, etc.).

9 Modeloj , p , g ( j p ( , j , ,

etc. ).

10 Serie Es un código o secuencia de dígitos específico y único para cada unidad fabricada que identifica el bien a registrar.

11 No. de Motor Es un número de serie único, que está grabado y que sirve para identificar el bien a registrar.



14 Valor en mejora Valor monetario que se tiene al incorporar nuevos elementos que son agregados a un bien registrado.

15 DepreciaciónMonto porcentual de la pérdida de valor que experimenta un activo como consecuencia de su uso, del paso del tiempo o por obsolescencia (ver tabla de depreciación).

16 Valor en libro Valor monetario del bien después de aplicada la depreciación.





Instructivo de la Cuenta # 234-235-236



DIRECCIÓN (B1)

DEPARTAMENTO (B2)

SECCION (B3)

NIVEL (B4)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14)

CTA. DIV. SUB-DIV ESPEC. SUB_ESPEC. MARBETE TIPO CLASE DESCRIPCION

FECHA (d/m/a) ADQUISICION AÑO(S)

VALOR DE ADQUISICIÓN (B/.)

VALOR (B/.) EN LIBRO

OBSERVACION

Firma:______________________

Responsable del Inventario Jefe del Departamento

DIA:_____ MES:_____ AÑO:____ DIA:_____ MES:_____ AÑO:______

INSTITUCIÓN (A2)

PROVINCIA (A3)

DISTRITO (A4)

CORREGIMIENTO (A5)

Firma:____________________________

DIA:______ MES:______ AÑO:______

CUENTA: 251

Firma:________________________

Del Captador

Dirección de Bienes Patrimoniales del EstadoMINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS

DESCRIPCION (A)

ÁREA (A1)

CODIFICACION DETALLE DEL BIEN FECHA VALOR







A5 Corregimiento Código del corregimiento (ejemplo: 02 Almirante, 03 El Roble, 10 Lídice).



B3 Departamento Código asignado para los diferentes departamentos internos .



1 Cuenta Código asignado a la cuenta control del bien (Ejemplo: 241 Estudios e Investigaciones).

2 Divisionaria Código asignado al subconjunto de la cuenta control del bien (Ejemplo: 01 Licencias, 02 Aplicaciones).


4 Especificación Código asignado al subconjunto de la Divisionaria (Ejemplo: 01 Licencias, 01 aplicaciones).

5 Sub-especificación Código asignado al detalle especifico de los activos (Ejemplo: 0001 Licencias Base de Datos, 0003 -Software Sistema Operativo).


7 Tipo Especificación del bien a registrar (Ejemplo: Madera, frutales, ornamentales, etc.) .

8 Especie Clasificación entre familia o subfamilia de la variedad.



11 Edad Tiempo transcurrido desde la siembra del bien a registrar.

12 Valor de adquisiciónValor monetario del bien al momento de adquirirlo.

13 Valor en libro Valor monetario del bien después de aplicada la depreciación.






DIRECCIÓN (B1)

DEPARTAMENTO (B2)

SECCION (B3)

NIVEL (B4)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15)

VALOR OTRO DETALLE

CTA. DIV. SUB-DIV ESPEC. SUB_ESPEC. FERRETE ESPECIE CATEGORIA RAZA SEXO COLORFECHA (d/m/a) ADQUISICION

FECHA NACIMIENTO (d/m/a)

VALOR B/. EN LIBROS

CONDICION

DIA:______MES:______ AÑO:_____ DIA:_____ MES:______ AÑO:______ DIA:_____ MES:______ AÑO:______

CUENTA DETALLE DEL BIEN FECHA

PROVINCIA (A3)

DISTRITO (A4)

CORREGIMIENTO (A5)

Firma:__________________________


Firma:__________________________

Del Captador

Firma:__________________________


ÁREA (A1)

INSTITUCIÓN (A2)


DESCRIPCION (A)

CUENTA 252


COLUMNA NOMBRE DESCRIPCIONA1 Área Código del área a la que pertenece la institución. (ejemplo: 0 Gobierno Central, 1 Descentralizadas).A2 Institución Código de la Institución (ejemplo: 16 MEF, 09 MOP, 04 MINGO).A3 Provincia Código de la Provincia (ejemplo: 01 Bocas, 02 Coclé, 08 Panamá).A4 Distrito Código del Distrito (ejemplo: 02 Changuinola, 01 Aguadulce, 03 Capira).A5 Corregimiento Código del corregimiento (ejemplo: 02 Almirante, 03 El Roble, 10 Lídice).

B1 Dependencia Es aquella Institución Pública subordinada a otra Institución.B2 Dirección Código asignado para las Direcciones administrativas internas.B3 Departamento Código asignado para los diferentes departamentos internos.B4 Sección Código asignado para las diferentes secciones de un departamento.B5 Nivel Código asignado para las áreas internas de las diferentes secciones.1 Cuenta Código asignado a la cuenta control del bien (Ejemplo: 252 Semoviente). 2 Divisionaria Código asignado al subconjunto de la cuenta control del bien (Ejemplo: 01 Ganado).3 Sub-Divisionaria Código con dígitos en cero (0) para extensas codificaciones futuras.4 Especificación Código asignado al subconjunto de la Divisionaria (Ejemplo: 01 Bovino). 5 Sub-especificación 0003 Ternera).6 Ferrete Marca en la piel, que se le pone a los semovientes para identificarlos.7 Especie distingan de las demás.8 Categoría Diferentes elementos de clasificación de la especie.9 Raza Casta o calidad de origen o linaje.10 Sexo División del género (macho o hembra).11 Color Tonalidad de la piel o pelaje del animal a registrar.12 Fecha Adquisición Fecha de la factura o acta del bien a registrar.

13 Fecha de Nacimiento Día, mes y año en que ocurre el nacimiento o siembra del bien a registrar.14 Valor en libro Valor monetario del bien después de aplicada la depreciación.15 Condición Estado en que se encuentra el bien a registrar (Criterio Veterinario).





DIRECCIÓN (B1)

DEPARTAMENTO (B2)

SECCION (B3)

NIVEL (B4)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16)

OTROS DETALLES

CTA. DIV. SUB-DIV ESPEC. SUB_ESPEC. Marbete DESCRIPCION TÉCNICA TÍTULO MEDIDA AUTOR DE LA OBRA ADQUISICIONVALOR (B/.) EN

LIBRO

AVALUO APROXIMADO

HASTA LA FECHA OBSERVACION

DIA:______ MES:______ AÑO:______ DIA:______ MES:_____ AÑO:______ DIA:_____ MES:_____ AÑO:______

VALOR

CORREGIMIENTO (A5)

DETALLE DEL BIEN

ÁREA (A1)

INSTITUCIÓN (A2)

PROVINCIA (A3)

DISTRITO (A4)

CUENTA

Firma:____________________________Responsable del Inventario

Firma: _________________________ Jefe del Departamento

Firma:________________________Del Captador

CUENTA: 261-262-263-269

FECHA

DESCRIPCION (A)



COLUMNA NOMBRE DESCRIPCIONA1 Área Descentralizadas).A2 Institución Código de la Institución (ejemplo: 16 MEF, 09 MOP, 04 MINGO).A3 Provincia Código de la Provincia (ejemplo: 01 Bocas, 02 Coclé, 08 Panamá).A4 Distrito Código del Distrito (ejemplo: 02 Changuinola, 01 Aguadulce, 03 Capira).A5 Corregimiento Código del corregimiento (ejemplo: 02 Almirante, 03 El Roble, 10 Lídice).B1 Dependencia Es aquella Institución Pública subordinada a otra Institución.B2 Dirección Código asignado para las Direcciones administrativas internas.

B3 Departamento Código asignado para los diferentes departamentos internos .

B4 Sección Código asignado para las diferentes secciones de un departamento.B5 Nivel Código asignado para las áreas internas de las diferentes secciones.1 Cuenta otros). 2 Divisionaria Código asignado al subconjunto de la cuenta control del bien (Ejemplo: 01 Pintura).3 Sub-Divisionaria Código con dígitos en cero (0) para extensas codificaciones futuras.4 Especificación Código asignado al subconjunto de la Divisionaria (Ejemplo: 01 Pintura). 5 Sub-especificación Código asignado al detalle especifico de los activos (Ejemplo: 0001 Acrílico, 0002 Acuarela).6 Marbete Código, placa o marbete asignado a la identificación única de los Bienes.7 Descripción Información detallada del bien a registrar.8 Técnica Método utilizado para realizar una obra (Acuarela, Pumilla,Serigrafia,oleo).9 Título Nombre específico del bien a registrar.10 Medida Tamaño o dimensiones del bien a registrar.11 Autor Persona que realiza, elabora o confecciona el bien a registrar.12 Fecha de la Obra Fecha de la creación o confección de la obra.13 Fecha de adquisición Fecha de la factura o acta del bien a registrar.

14 Valor en libros Valor del bien después del agotamiento.15 Avalúo Aproximado hasta la fecha. Monto determinado por un perito referente al valor del bien.16 Observación Anotaciones adicionales o extraordinaria del bien a registrar.

Instructivo de la Cuenta # 261-262-263-269




DIRECCIÓN (B1)

DEPARTAMENTO (B2)

SECCION (B3)

CUENTA: 264 NIVEL (B4)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16)

FECHA OTROS DETALLES

CTA. DIV. SUB-DIV ESPEC. SUB_ESPEC. MARBETE TIPO DESCRIPCION CLASE MARCA MODELO SERIE DE ADQUISICIONVALOR DE

ADQUISICIÓNREEVALUACION OBSERVACION

CORREGIMIENTO (A5)

INSTRUMENTOCODIFICACION VALOR

ÁREA (A1)

INSTITUCIÓN (A2)

PROVINCIA (A3)

DISTRITO (A4)

DIA:_____ MES:_____ AÑO:______

Firma:________________________

Responsable del Inventario Jefe del Departamento Del Captador

Firma:____________________________ Firma: _________________________

DIA:______ MES:______ AÑO:______ DIA:______ MES:_____ AÑO:______


DESCRIPCION (A)


COLUMNA NOMBRE DESCRIPCIONA1 Área Código del área a la que pertenece la institución. (ejemplo: 0 Gobierno Central, 1 A2 Institución Código de la Institución (ejemplo: 16 MEF, 09 MOP, 04 MINGO).A3 Provincia Código de la Provincia (ejemplo: 01 Bocas, 02 Coclé, 08 Panamá).A4 Distrito Código del Distrito (ejemplo: 02 Changuinola, 01 Aguadulce, 03 Capira).A5 Corregimiento Código del corregimiento (ejemplo: 02 Almirante, 03 El Roble, 10 Lídice).B1 Dependencia Es aquella Institución Pública subordinada a otra Institución.B2 Dirección Código asignado para las Direcciones administrativas internas.


B4 Sección Código asignado para las diferentes secciones de un departamento.B5 Nivel Código asignado para las áreas internas de las diferentes secciones.1 Cuenta Código asignado a la cuenta control del bien (Ejemplo: 264 Instrumentos Musicales).2 Divisionaria Código asignado al subconjunto de la cuenta control del bien (Ejemplo: 01 De Viento). 3 Sub-Divisionaria Código con dígitos en cero (0) para extensas codificaciones futuras.4 Especificación Código asignado al subconjunto de la Divisionaria (Ejemplo: 01 De Viento). 5 Sub-especificación Armónica).6 Marbete Código, placa o marbete asignado a la identificación única de los Bienes.7 Tipo Especificación del bien a registrar (Ejemplo: Percusión, Cuerda, Viento ).8 Descripción Información detallada del bien a registrar.9 Clase etc.).10 Marca Casi, etc.).

11 Modelo Objeto, aparato, construcción o realizados con arreglo a un mismo diseño.12 Serie identifica el bien a registrar.13 Fecha de adquisición Fecha de la factura o acta del bien a registrar.14 Valor de adquisición Valor monetario total del bien a registrar.15 Reevaluación Ajustes del valor original del bien a través de un profesional.16 Observación Anotaciones adicionales o extraordinaria del bien a registrar.


Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS



DIRECCIÓN (B1)

DEPARTAMENTO (B2)

SECCION (B3)

CUENTA: 271-272-273 NIVEL (B4)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (19)

FECHA

CLASE DIV. SUB-DIV ESPEC. SUB_ESPEC. MARBETETIPO DE

CONSTRUCCIONAREA DE

CONSTRUCCIONMATERIAL AÑOS DE ADQUISICION


VALOR B/. MEJORA

DEPRECIACION (%)

REEVALUACIONVALOR B/. EN LIBRO

DESCRIPCION CONDICION OBSERVACION

Firma:__________________________ Firma:____________________________ Firma:___________________________

Responsable del Inventario Jefe del Departamento Del Captador

DIA:______ MES:______ AÑO:______DIA:______ MES:______ AÑO:______

DETALLE DE LA CONSTRUCCION VALOR OTROS DETALLES


ÁREA (A1)

DIA:______ MES:______ AÑO:______

DESCRIPCION (A)

INSTITUCIÓN (A2)

PROVINCIA (A3)

CUENTA

DISTRITO (A4)

CORREGIMIENTO (A5)


Instructivo de la Cuenta # 271-272-273

Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS





A4 Distrito Código del Distrito (ejemplo: 02 Changuinola, 01 Aguadulce, 03 Capira).A5 Corregimiento Código del corregimiento (ejemplo: 02 Almirante, 03 El Roble, 10 Lídice).B1 Dependencia Es aquella Institución Pública subordinada a otra Institución.





1 Cuenta Aeropuertos, Puertos y Terminales).

2 Divisionaria Código asignado al subconjunto de la cuenta control del bien (Ejemplo: 01 Concreto).


4 Especificación Código asignado al subconjunto de la Divisionaria (Ejemplo: 01 Concreto).

5 Sub-especificación Código asignado al detalle especifico de los activos (Ejemplo: 0001 Avenida, 0002 Autopista).


7 Tipo de Construcción Especificación del bien a registrar (Ejemplo: carretera, puente, aeropuerto, etc.).

8 Área de Construcción Área que comprende una construcción u obra.

9 Material Material con que se construyó el bien (madera, cemento, metal, etc.).

10 Año Año del bien a registrar.



13 Valor en mejora

14 Depreciación

Monto porcentual de la pérdida de valor que experimenta un activo como consecuencia de su

uso, del paso del tiempo o por obsolescencia (ver tabla de depreciación).

15 Valor en libro Valor monetario del bien después de aplicada la depreciación

16 Descripción Explicación detallada del bien a registrar.


18 Reevaluación Ajustes del valor original del bien a través de un profesional.




DIRECCIÓN (B1)

DEPARTAMENTO (B2)

SECCION (B3)

NIVEL (B4)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18)

FECHA

CTA. DIV. SUB-DIV ESPEC. SUB_ESPEC. MARBETETIPO DE

CONSTRUCCIONAREA DE

CONSTRUCCIONMATERIAL AÑOS DE ADQUISICION


VALOR B/. MEJORA

DEPRECIACION (%)

VALOR B/. EN LIBRO

DESCRIPCION CONDICION OBSERVACION

Firma:___________________________

Responsable del Inventario Del Captador

DIA:______ MES:______ AÑO:______

DETALLESCODIFICACION

DIA:______ MES:______ AÑO:______ DIA:______ MES:______ AÑO:______

DETALLE DE LA CONSTRUCCION VALOR DEL BIEN

Firma:____________________________

INSTITUCIÓN (A2)

PROVINCIA (A3)


DISTRITO (A4) CUENTA: 279

CORREGIMIENTO (A5)

Firma:__________________________


DESCRIPCION (A)

ÁREA (A1)


COLUMNA NOMBRE DESCRIPCIONA1 Área Código del área a la que pertenece la institución. (ejemplo: 0 Gobierno Central, 1 A2 Institución Código de la Institución (ejemplo: 16 MEF, 09 MOP, 04 MINGO).A3 Provincia Código de la Provincia (ejemplo: 01 Bocas, 02 Coclé, 08 Panamá).A4 Distrito Código del Distrito (ejemplo: 02 Changuinola, 01 Aguadulce, 03 Capira).A5 Corregimiento Código del corregimiento (ejemplo: 02 Almirante, 03 El Roble, 10 Lídice).



B3 Departamento Código asignado para los diferentes departamentos internos.B4 Sección Avalúo).B5 Nivel archivo, 02 área de secretaria, 03 Oficina del Jefe) .1 Cuenta Código asignado a la cuenta control del bien (Ejemplo: 279 Otras Obras de Infraestructura).2 Divisionaria Código asignado al subconjunto de la cuenta control del bien (Ejemplo: 01 Parques y Plazas). 3 Sub-Divisionaria Código con dígitos en cero (0) para extensas codificaciones futuras.4 Especificación Código asignado al subconjunto de la Divisionaria (Ejemplo: 01 Parques). 5 Sub-especificación Código asignado al detalle especifico de los activos (Ejemplo: 0001 recreativos).6 Marbete Código, placa o marbete asignado a la identificación única de los Bienes.7 Tipo de Construcción Transmisión, etc.).8 Área de Construcción Área que comprende una construcción u obra.9 Material Material con que se construyó el bien (madera, cemento, metal, etc.).10 Año Año del bien a registrar.11 Fecha Adquisición Fecha de la factura o acta del bien a registrar.12 Valor de Adquisición Valor monetario total del bien a registrar.13 Valor en mejora registrado. (Ejemplo: anexo a la edificación).

14 Depreciación uso, del paso del tiempo o por obsolescencia (ver tabla de depreciación)15 Valor en libro Valor monetario del bien después de aplicada la depreciación. 16 Descripción Explicación detallada del bien a registrar.17 Condición Estado en que se encuentra el bien a registrar (Ejemplo: Bueno, Regular, Malo).18 Observación Anotaciones adicionales o extraordinaria del bien a registrar.





C. ACTAS


Formulario Núm. 1


Formulario Núm. 2.

ACTA DE PERMUTA Y TRASPASO N° 00-2014


Formulario Núm. 3


Formulario Núm. 4


Formulario Núm. 5


ANEXOS

Codificador Financiero Tabla de Depreciación Informe de Detalle de Sobrantes (transporte) Cuenta 233. Informe de Detalle de Sobrantes Cuenta 234, 235 y 236. Informe de Detalle de Faltantes (transporte) Cuenta 233. Informe de Detalle de Faltantes Cuenta 234, 235 y 236.


MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIRECCIÓN DE BIENES PATRIMONIALES DEL ESTADO Y DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

CODIFICADOR FINANCIERO PARA EL REGISTRO DE LOS BIENES PATRIMONIALES AÑO 2014

Departamento de Contabilidad Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales

Cuentas Principales

Cuentas Divisionria

Cuentas Subdivisionria

Código de Especificaciones

Código de Sub Especificación

Sub-Sub Especificación

Identificación Marbete

Descripción Detalle de Bienes

23

INMUEBLE, MAQUINARIA Y EQUIPO

231 TERRENO 231 01 Urbanizados 231 01 000 01 Con Título 01 Municipales 001 Cementerios 002 Servidumbre 003 Mataderos 004 Mercados 02 Parques Nacionales 001 Parques Nacionales

03 Riveras de Playa y Ríos

001 Playas 002 Ríos 04 De la Nación 001 Revertidos


CODIFICADOR FINANCIERO PARA EL REGISTRO DE LOS BIENES PATRIMONIALES

AÑO 2014 Departamento de Contabilidad Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales

Cuentas Principales

Cuentas Divisionria







01 Municipales 001 Cementerios 002 Servidumbre 003 Mataderos 004 Mercados

02 Parques

Nacionales 001 Parques Nacionales 03 Riveras de Playa y Ríos 001 Playas 002 Ríos 04 De la Nación 001 Revertidos 231 02 Agrícolas 231 02 000 01 Con Título 01 Urbanizados 001 Urbanizados 02 Sin Título 02 No Urbanizados 001 No Urbanizados

231 03 Para extracción y explotación

231 03 000 01 Con Título 01 Urbanizados 001 Urbanizados 02 No Urbanizados 001 No Urbanizados 02 Sin Título


CODIFICADOR FINANCIERO PARA EL REGISTRO DE LOS BIENES PATRIMONIALES AÑO 2014 Departamento de Contabilidad Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales

Cuentas Principales

Cuentas Divisionria







01 Urbanizados

001 Urbanizados

02 No Urbanizados

002 No Urbanizados

231 04 No Urbanizados

231 04 000 01 Con Título

01 Con Título

001 Municipales

002 Parques Nacionales

003 Rivera de Playa

004 De la Nación

02 Sin Título

01 Sin Título

001 Municipales

002 Parques Nacionales

003 Rivera de Playa

004 De la Nación

231 99 Otros

232 EDIFICIOS Y OTRAS CONSTRUCCIONES

232 01 Edificios Administrativos

232 01 000 01 Edificios Administrativos

01 Sede

001 Sede central

002 Agencias 003 Sucursales




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria







004 Regionales 02 Dependencias 001 Dependencias

232 02 Edificio educ., culturales y deportivos

232 02 000 01 Edificios Educacionales

01 Colegios y Centro de enseñanza

001 Colegios de enseñanza básica

002 Colegios de enseñanza secundaria

02 Universidades 001 Universidades 03 Internados 001 Internados 02 Edificios Culturales 01 Edificios Culturales 001 Museos 002 Teatros 003 Cines 03 Edificios Deportivos 01 Instalaciones deportivas 001 Edificios 002 Velódromo




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




232 03 Edificios de Salud y Asistencia Social

232 03 000 01 Edificios de Salud

01 Centros y policlínicas de salud

001 Centros de salud 002 Policentro de salud 003 Policlínicas de salud 004 U.L.A.P.S. 02 Hospitales 001 Hospitales 03 Laboratorios clínicos 001 Laboratorio clínico

02 Edificios de Asistencia Social

01 Asistencia Social 001 Guarderías 002 Asilos 003 Comedores

004 Centros de orientación infantil




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria







005 Centro de Rehabilitación 232 04 Edificios de Seguridad

232 04 000 01 Instalaciones de seguridad y policiales

01 Instalaciones de seguridad y policías

001 Estación de policía 002 Subestación de policía 003 Garita de policía 004 Oficinas de seguridad 005 Perreras

02 Cuartel de bomberos

001 Muro perimetral 002 Cuartel de bomberos

03

Cárceles y centros de reclusión

001 Cárceles 002 Centro de reclusión

232 05

Edificios y const. com., agrícola, indust. y varios




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




232 05 000 01 Edificios y construcciones comerciales

01 Turicentro 001 Cabañas 002 Hostelerías 003 Hoteles

02 Centro de atención al público

001 Exhibidores

002 Locales de ventas - locales atención al Público

02 Edificios y construcciones agrícolas

001 Corrales 002 Barracas 003 Ranchos 004 Galeras 02 Viveros, establos y silos 001 Viveros




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




002 Establos 003 Silos 03 Laboratorios agrícolas 001 Laboratorios agrícolas

03 Edificios y Construcciones Industriales 03

01 Laboratorios industriales 001 Laboratorios industriales 02 Cuarto de máquinas 001 Cuarto de máquinas 03 Hangares y garajes 001 Hangares 002 Garajes 04 Cuarto frío 001 Cuarto frío 232 06 Edificios Residenciales 232 06 000 01 Edificios Residenciales 01 Propiedad horizontal 001 Apartamentos




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




02 Casas 001 Casas 03 Complejo habitacionales 001 Edificios 232 07 Construcciones Portuarias 232 07 000 01 Construcciones Portuarias 01 Construcciones Portuarias 001 Construcciones Portuarias

232 08 Para mantenimiento y reparación

232 08 000 01 Talleres 01 Talleres 001 Ebanistería 002 Industrial

003 Mecánica y electromecánica

004 Rampas 005 Refrigeración 232 09 Otras construcciones 232 09 000 01 Instalaciones portátiles 01 Instalaciones portátiles 001 Baños portátiles 002 Campamentos




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




003 Carpas 004 Postes 005 Toldas 02 Otras construcciones 01 Otras construcciones 001 Alcantarillados

002 Para movilización de Carga

003 Para sistema hidráulico

004 Para captación, extracción y disposición

005 Para procesamiento, generación y producción

006 Para transmisión, comunicación y traslación

007 Para distribución, venta y atención al público

008 Para procesamiento de datos

232 10 Para almacenamiento y depósito

232 10 000 01 Para almacenamiento 01 Almacenes 001 Agua 002 Bodegas 003 Diesel 004 Gasolina




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




02 Para Depósitos 01 Depósitos 001 Depósitos

233 EQUIPO DE TRANSPORTE

233 01 Aéreo 233 01 000 01 Aéreo 01 Aéreo 001 Ambulancia 002 Avión 003 Avión bélico 004 Avioneta 005 Helicópteros 006 Jet 233 02 Marítimo 233 02 000 01 Marítimo 01 Marítimo 001 Ambulancia acuática 002 Balsa 003 Barcazas 004 Barco 005 Bote de fibra de vidrio 006 Bote de madera 007 Bote de metal o aluminio 008 Bote inflable 009 Cayuco 010 Fragata




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria







011 Lancha 012 Lancha de patrullaje 013 Lanchones 014 Moto acuática 015 Panga 016 Piragua 017 Velero 018 Yate 233 03 Terrestre 233 03 000 01 Equipo Liviano 01 Equipo Liviano 001 Ambulancia 002 Bicicletas 003 Camioneta 4 x 2 - 4 x 4 004 Camioneta Sedan 005 Cuadriciclos 006 Cuatro ruedas 007 Jeep 008 Motocicleta 009 Motos 010 Panel 011 Pick up 4 x 2 y 4 x 4 012 Remolques 013 Sedan 014 Triciclos 02 Equipo Pesado 01 Equipo Pesado 001 Aplanadora 002 Barredora de calles




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




003 Volquete 004 Buldózer 005 Bus 006 Camión 007 Grúa 008 Microbús 009 Montacargas 010 Mulas 011 Remolque 012 Retroexcavadora 013 Tractor 014 Vans 233 04 Ferroviario 233 04 000 01 Ferroviario 01 Tren 001 Carro de ferrocarril 002 Vagón de carga 003 Vagón de pasajeros 02 Locomotora 001 Locomotora 234 EQUIPO DE OFICINA

234 01 Máquina de escribir manuales

234 01 000 01 Manuales

01 Máquinas de escribir manual

001 Máquinas de escribir manual




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




234 02 Máquina de escribir eléctrica

234 02 000 01 Eléctrica

01 Máquina de escribir eléctrica

001 Máquinas de escribir eléctricas

234 03 Calculadoras y sumadoras 234 03 000 01 Calculadoras 01 Calculadoras

001 Calculadoras funciones básicas

002 Calculadoras funciones científicas

003 Calculadoras financieras 004 Contómetro 02 Sumadoras 01 Sumadoras 001 Sumadoras manuales 002 Sumadoras eléctricas 234 04 Protectora de Cheques 234 04 000 01 Protectora de Cheques 01 Protectora de Cheques 001 Protectora de Cheques




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




234 05 Fotocopiadoras 234 05 000 01 Fotocopiadoras 01 Fotocopiadoras 001 Fotocopiadoras 234 06 Reloj de Control 234 06 000 01 Reloj de Control 01 Reloj de Control 001 Reloj de Control 234 07 Caja Fuerte 234 07 000 01 Caja Fuerte 01 Caja Fuerte 001 Caja Fuerte 234 08 Mimeógrafo 234 08 000 01 Mimeógrafo 01 Mimeógrafo 001 Mimeógrafo Otros

235 Maquinaria, equipos y otros

235 01 Equipo informático 235 01 000 01 Impresoras y scanner




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




01 Impresoras y scanner 001 Administrador servidor 002 Batería de respaldo 003 Impresora de carro

004 Impresora de código de barras

005 Impresora de fotografía 006 Impresora de mapas

007 Impresora de matriz de punto

008 Impresora láser 009 Impresora multifuncional 010 Impresoras de burbujas 011 IPAD

012 Plataforma de rendimiento de laptop

013 Proyector de multimedia 014 Proyector de sobrecarga 015 Scan jet 016 Scanner mapas 017 Scanner sencillo 018 Servidor 019 Table 02 Computadoras 001 Computadora de escritorio 002 Computadora portátil 003 Monitor




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




03 De comunicación 001 Agenda Electrónica 002 Cámara Web industrial

003 Equipo para bloqueo de correo

004 Hube

005 Instrumento prueba de conectividad de redes

006 MODEM 007 Ruté ador multiprotocolo

04 Almacenamiento y reproducción

001 Librería óptica de almacenamiento

002 Reproductor de CD externo

003 Tableta digitalizada y controladora

004 Equipo de bloqueador de correo

005 IPOT 235 02 Equipo Médico 235 02 000 01 Equipo Médico

01 Equipo clínico, hospitalario y quirúrgico

001 Abreboca 002 Amalgamador 003 Andadera




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




004 Aparato de congelación 005 Aparato de diatermia 006 Aparato de drenaje 007 Aparato de hidroterapia 008 Aparato de ondas 009 Aparato de resucitación

010 Aparato de succión gástrica

011 Aparato para lavar oído 012 Audímetro 013 Balanza electrónica 014 Balanza pediátrica 015 Bisturí

016 Bomba de succión nasofaringes

017 Bombeo de succión gástrica

018 Cámara de diagnóstico 019 Clamp arterial 020 Colcoscopia 021 Compresor inhalador 022 Desfibrilador 023 Dinamómetro 024 Equipo de analgesia

025 Equipo de calentamiento de pacientes

026 Equipo de profilaxis

027 Equipo láser de oftalmología

028 Equipo para injerto óseo 029 Equipo quirúrgico




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




030 Especulo 031 Esterilizadores 032 Fórceps 033 Fuente multi uso 034 Glucolitro 035 Glucómetro 036 Insuflador de gases 037 Lámpara dermatológica 038 Marca paso 039 Medidor de grasa 040 Medidor gastrocardiaco 041 Micro desfibrilador 042 Monitor arterial 043 Monitor de anestesia 044 Monitor de cardioplegía 045 Monitor de ultrasonido 046 Monitor fetal 047 Muletas 048 Nebulizador pulmonar 049 Osciloscopio 055 Parámetro sanguíneo 056 Set de diagnóstico

057 Sistema de modulador de presión

058 Succión laparoscopia 059 Tanque de oxígeno 060 Unidad de oftalmología



AÑO 2014 Depaamento de Contabilidad Unidad Institucional de Bienes Patrimoniales

Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




061 Unidad de refracción 062 Urinálisis cromados 063 Ventiladores 064 Video de endoscopio 065 Video de impresora 235 03 Equipo de comunicación 235 03 000 01 Equipo de comunicación

01 Equipo de Telecomunicación

001 Celular 002 Central telefónica 003 Contestador de teléfono 004 Fax 005 INTERCOM 006 Identificador de llamadas 007 Teléfonos 008 Consola de operadora 009 Generador de tono 010 Panel de red

02 Equipo de antenas de transmisión de radio y

Televisión 001 Antenas

002 Botonera de Audio y Video

003 Cabeza y plato de microondas

004 Canal de servicios




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




005 Compresor de audio 006 Emulador de audio 007 Dispensador de televisión 008 Estación de radio 009 Filtro pasa bandas de audio 010 Monitor de audio 011 Panel de red 012 Pantalla para radar 013 Plato de microondas 014 Procesador de video 015 Radio de comunicación 016 Radio Móviles 017 Radio receptor AM y FM 018 Repetidora 019 Roture de audio y video 020 Sistema de audio 021 Sistema de Audio 022 Teléfonos 023 Torre de transmisión 024 Transmisor 025 Transmisor de microondas 026 Transmisor de televisión 027 Veteroscopio

03 Equipo de naveg. aérea, marítima y terrestre

001 Brújula




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




002 Compás Magnético 003 Radar

004 Radio de base, comunicación, móvil

005 Boyas 235 04 Equipo de Energía 235 04 000 01 Equipo de Energía 01 Equipo de Energía 001 Motores fuera de borda 002 Diferencial 003 Motores de combustión 004 Motores de generación

235 05 Equipo para Ingeniería y Construcción

235 05 000 01 Equipo para Ingeniería y Construcción

01 Equipo para Ingeniería y Construcción

001 Borrador eléctrico 002 Juego de escuadras 003 Curvímetro 004 Juego de Leroy 005 Pantógrafo 006 Planímetro 007 Polímetros

008 Rotulador eléctrico para planos

009 Escalímetro




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




010 Trípode

011 Maletín con localizador de tuberías

012 Mira telescópica

013 Calibrador de pedestal vertical

014 Equipo de agrimensura 015 Calibrador de hojas 016 Equipo de serigrafía 235 06 Equipo Agropecuario 235 06 000 01 Equipo Agropecuario

01 Equipo agrop., avícola, apícola, pecuario

y psicultura 001 Ahumador 002 Atarrayas 003 Balón de leche 004 Equipo de ordeño

005 Estampadora de cera electrónica

006 Evaporadora 007 Filtro de miel

008 Garrafón de metal para leche

009 Garrocha 010 Implantador veterinario 011 Motobomba




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




012 Mostrador de granos 013 Oxigenó metro 014 Partidora 015 Pre limpiadora 016 Pulsador de leche 017 Ralladora de coco 018 Recipientes de miel

019 Tanque de inseminación artificial

020 Tanque de melurea

021 Vasijas colectoras y de almacenamiento

235 07 Equipo de Laboratorio y Control

235 07 000 01 Equipo de Laboratorio y Control

01 Equipo de análisis y estudio médico

001 Agitador de hematología 002 Agitador de pipetas 003 Almacenador de radiología 004 Aparato de extracción 005 Aparato de hemoglobina 006 Aparato de presión normal 007 Audiometría

008 Automatizador de cultivo de sangre

009 Bacterilizador




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




010 Baño María 011 Bascula

012 Bascula para pesar cadáveres

013 Bloque digital caliente 014 Broncoscopio flexible 015 Cabina audiometría 016 Calentador de agua 017 Cámara cromatografía 018 Cámara de centelleo 019 Cámara de retroceso 020 Cámara de ultrasonido 021 Cámara estéril 022 Centrifuga de tubos 023 Coaguló metro 024 Colorímetro 025 Contador de células 026 Contador de rayos gama 027 Cristalizador 028 Densitrómetro 029 Destilador de agua

030 Determinador de electrolitos

031 Electroristografo 032 Espirómetro 033 Equipo de coagulación 034 Equipo de electroforesis 035 Equipo de laboratorio 036 Equipo de mamografía 037 Equipo de química




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




038 Equipo de radiografía 039 Equipo de rayos x 040 Equipo de rayos x 041 Equipo de ultrasonido 042 Equipo de verología

043 Equipo radiográfico monobásico

044 Equipo tracción médica cervical

045 Equipo de prevención de trombosis

046 Fibrometro 047 Hornos 048 Identificador de batería 049 Incinerador eléctrico 050 Incubadora 051 Incubadora de Co2 052 Lámpara de hendidura

053 Lámpara de mesa radiográfica

054 Lámpara ultravioleta 055 Lariscopía 056 Matraz de destilación 057 Matraz de fondo plano 058 Medidor de glicemia 059 Mezclador sexológico 060 Microscopio 061 Negatoscopio

062 Nevera para bolsa de sangre




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




063 Osciloscopio 064 Pasa placa 065 Pipeteador 066 Refractómetro 067 Rodillos terapéuticos 068 Serómetro 069 Tanque de parafina 070 Tina de cuerpo entero 071 Unidad de fototerapia 235 08 Maquinaria médica 235 08 000 01 Maquinaria médica 01 Maquinaria médica 001 Máquina de anestesia

002 Máquina de servicio medico cultivo

003 Máquina procesadora de rayos x

004 Máquina procesadora de sangre portátil

005

235 09 Maquinaria de comunicaciones

235 09 000 01 Maquinaria de comunicaciones

01 Maquinaria de comunicaciones

001 Maquinaria de comunicaciones




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




235 10 Maquinaria de Energía 235 10 000 01 Maquinaria de Energía 01 Maquinaria de Energía

001 Cargador de batería de maquinaria

002 Esterilizador de voltaje 003 Fuente de poder 004 Panel solar 005 Planta Diesel 006 Planta eléctrica 007 Planta de gasolina 008 Regulador de voltaje 009 Transformadores

010 Cargador de batería de maquinaria

011 Baterías estacionarias

012 Maquina de limpieza y removedor de manchas

013 Sistema de respaldo técnico

014 Centro de potencia 015 Múltiples de corrientes 016 Optimizador de batería 017 RELEY 018 Fuente de alta tensión 019 Módulo de alimentación 020 Sistema de bloqueo 021 Celdas de cargas 022 Frenos electro magnéticos




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




023 Invertidor de corriente 024 Bomba dosificador 025 Sistema de purificación

235 11 Maquinaria para ingeniería y construcción

235 11 000 01 Maquinaria para ingeniería y construcción

01 Maquinaria para ingeniería y construcción

001 Abotonera

002 Adaptadores 003 Afiladora 004 Amasador de barro 005 Analizador 006 Andamio 007 Apisonador 008 Atracadora 009 Blower industrial 010 Bomba de bola 011 Bomba eléctrica 012 Broca triconada 013 Calentador de aire 014 Catalina 015 Cepillador de cabezote 016 Cortadora




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




017 Dinamómetro 018 Doblador de metal 019 Equipo de aerotografía 020 Espigadora 021 Estereoscopio

022 Extractor de esmeril de barrer

023 Extractores 024 Fabricadora de bloques 025 Fresadora industrial 026 Gato hidráulico 027 Imán telescopio 028 Lavador de motor 029 Magnetómetro 030 Máquina de coser 031 Máquina de pegar 032 Máquina reciclador

033 Maquinaria para ingeniería y construcción

034 Medición de freno 035 Moldeadora 036 Multimedidor de voltaje 037 Pantógrafo 038 Parrilla de techo 039 Planímetro 040 Probadores 041 Pulidores




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




042 Purificador de aceite 043 Rebajadores 044 Recolectora de datos 045 Rectificadores 046 Ribeteadora 047 Taquímetro 235 12 Maquinaria Agropecuaria 235 12 000 01 Maquinaria Agropecuaria

01

Maquinaria Agropecuaria, avícola, apícola,

pecuaria y psicultura 001 Arboleador 002 Chapeadora 003 Cosechadora de arroz 004 Cosedora 005 Cuchilla 006 Cultivadora 007 Depiladora 008 Descascadora 009 Desgranadora 010 Desplumadora 011 Empacadora 012 Grillo 013 Homogenizadora 014 Incubadora




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




015 Laminadora 016 Lavadora 017 Molino 018 Pelador 019 Segadora 020 Sembradora

235 13 Maquinaria de Laboratorio y control

235 13 000 01 Maquinaria de Laboratorio y control

01 Maquinaria de Laboratorio y control

001 Maquinaria de Laboratorio y control

002 Viscosímetro rotativo 003 Juego de calibración 004 Caramavíscometro 005 Control termostático 006 Termómetro de viscómetro 007 Cámara envejecimiento

008 Columna de medición de carga

009 Indicador de flujo 010 Compactador de suelo 011 Hornilla 012 Aparato de ensayo 013 Balanza electrónica

014 Sistema de perforación eléctrica




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




015 Bomba de vario 016 Potenciómetro 017 Conjunto de ensayo 018 ANALYTROL

019 Anillo de calibración y de carga

020 Aparato de corte directo, expansión

021 Baño hervidor, hidrométrico

022 Sonda 023 Impresora de balanza 024 Válvula de paso

235 14 Maquinaria para mantenimiento

235 14 000 01 Maquinaria para mantenimiento

01 Maquinaria para mantenimiento

001 Aspiradora 002 Bomba de Fumigación 003 Colector de aserrín 004 Corta grama de rueda 005 Deshumificador 006 Guiro

007 Lavadora de agua a presión

008 Limpiador de desagüe 004 Rastrillo 005 Sopladora




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




235 15 Equipo de Fotografía y Proyección

235 15 000 01 Equipo de Fotografía y Proyección

01 Equipo de Fotografía y Proyección

001 Adaptador de cámara 002 Ampliadora de foto

003 Cámara de contacto, fotografía, microfilme

004 Carama infrarroja 005 Consola de programación 006 Control de edición, remoto

007 Copiadora de diapositivas, fotos

008 Cortadora de fotos 009 Enmarcadora 010 Espiral de revelado 011 Fotómetro 012 Franqueadora de carne 013 Insoladora de placa 014 Juego de flash de estudio 015 Laminador de carne

016 Lentes panorámico, fotográficos

017 Maletín para proyector 018 Microfilmadora 019 Óxidos copio 020 Panel de proyección 021 Pantalla plegable 022 Probeta




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




023 Secadora de fotos, de negativos

024 Soportes para equipo fotográfico

025 Termómetro 026 Timer para negativos

235 16 Equipo Educativo y de Enseñanza

235 16 000 01 Equipo Educativo y de Enseñanza

01 Equipo Educativo y de Enseñanza

001 Autómata programables 002 Bastidor didáctico

003 Entrenador de energía solar

004 Maniquí adulto, niño, estudio

005 Mapa 006 Muñeco de respiración 007 Panel de malla perforadora 008 Simuladores

009 Sistema de fresno didáctico




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




235 17 Unidades de Aire Acondicionado

235 17 000 01 Unidades de Aire Acondicionado

01 Unidades de Aire Acondicionado

001 Compresor 002 Detector de fuga 003 Detector de gases 004 Dosificador de carga 005 Evaporizador 006 Extractor de aire 007 Motores para aires 008 SPLIT 009 Torre de enfriamiento 010 Ventana 235 18 Herramientas 235 18 000 01 Herramientas 01 Herramientas 001 Caja de herramientas 002 Caladoras 003 Camilla de mecánico 004 Cepilladora 005 Cortador de vidrio 006 Esmeril 007 Expandidor 008 Gato hidráulico




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




009 Gatos 010 Lijadora 011 Martillo eléctrico 012 Pistola para pintar 013 Poleas 014 Prensa de banco 015 Prensa Hidráulica 016 Prensora de puerta 017 Soplete 018 Taladro 235 19 Equipo de Seguridad 235 19 000 01 Equipo de Seguridad 01 Equipo de Seguridad

001 Capote para extinción de incendios

002 Chaleco salvavidas 003 Circuito cerrado 004 Delantal aislante 005 Esposas 006 Extintores 007 Funda para armas 008 Linterna 009 Marco sensor de seguridad 010 Martillo neumático 011 Mascara para soldar 012 Mira telescópica




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




013 Sistema contra incendio 014 Sistema de alarma 015 Tablero de señalización 016 Toletes

017 Torre de iluminación móvil

235 20 Equipo de máq. de recreación de deporte

235 20 000 01 Equipo de máq. de recreación de deporte

01 Equipo de máq. de recreación de deporte

001 Anillo de remos 002 Barra horizontal 003 Barra simétrica 004 Bicicleta estática 005 Binoculares 006 Caballo arzón 007 Cama elástica 008 Carrito de carga 009 Columpio 010 Cronometro 011 Equipo de buceo 012 Juego de pesas 013 Lanzador de bolas

014 Maquina de ejercicio de brazo, múltiples

015 Silla de ejercitar 016 Trampolín 017 Vallas de atletismo




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




235 21

Equipo de máq. De análisis y est. De hidrografía y meteorología

235 21 000 01


01


001 Agitador 002 Altímetro 003 Autoclave 004 Baño circulador 005 Barómetro 006 Caja de insectos, voltaje 007 Caudalímetro 008 Control inyector 009 Densímetro 010 Desecadora 011 Diomizador 012 Equipo de electrolisis 013 Espectrofotómetro 014 Estufa de cultivos 015 Fotómetro 016 Heliógrafo 017 Hidrógrafo 018 Higo tomógrafo 019 Horno 020 Juego de bisección

021 Laboratorio portátil de análisis




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




022 Lámparas lectura de antimonio, barrio, etc

023 Manta calentadora 024 Medido de oxígenos 025 Medidores 026 Pirómetro 027 Pluviómetro 028 Reflectómetro 029 Separador de líquidos 030 Termómetro 031 Vidrios ópticos

235 22 Equipo de maquinaria y metrología

235 22 000 01 Equipo de maquinaria y metrología

01 Equipo de maquinaria y metrología

001 Balanzas 002 Contador de tráfico 003 Medidores 004 Pesas 005 Altímetro 006 Luxó metro

235 23 Equipo y maquinaria de imprenta y artes gráficas

235 23 000 01 Equipo y maquinaria de imprenta y artes gráficas

01 Equipo y maquinaria de imprenta y artes gráficas

001 Ampliadora




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




002 Compaginadora 003 Dobladora de papel 004 Emparejadora 005 Encuadernadora 006 Engargoladora 007 Engomadora 008 Engrapadora industrial 009 Equipo de serigrafía 010 Guillotina industrial

011 Maquina confección de sello

012 Numeradora eléctrica 013 Plastificadora 014 PLOTTER 015 Prensa 016 Quemadora de plancha 017 Rieles de acero para AB 018 Taladro de papel 019 Troqueadora 235 24 Equipo de Teatro 235 24 000 01 Equipo de Teatro 01 Equipo de Teatro 001 Bambalinas 002 Ciclorama




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




003 Contrapeso 004 Cortinas 005 Escalera para tarima 006 Marco de proyección 007 Panel receptor de escenario 008 Puerta correriza 009 Rieles de cortinas 010 Tras bastidores 235 99 Otros 236 Muebles y Enseres

236 01 Muebles y enseres de oficina

236 01 000 01 Mobiliario de Oficina 01 Mobiliario de Oficina 001 Anaquel 002 Archivador 003 Armarios 004 Credenzas 005 Escritorios

236 02 Muebles y enseres de uso residencial

236 02 000 01 Mobiliarios de uso residencial

01 Mobiliarios de uso residencial

001 Abanicos




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




002 Alacena 003 Aparador 004 Bar 005 Butaca 006 Cama 007 Comedores 008 Cómoda 009 Estantes 010 Faroles 011 Lámparas 012 Mesa 013 Silla 014 Sillón 015 Vitrina 016 Tanque 017 Muebles 018 Espejo 019 Stop Light 020 Proyector de efectos 021 Luces 022 Cocinova 023 Pedestales 024 Bases 025 Candelabros 026 Cortinas 027 Mangueras 028 Ventas 02 Enseres de Cocina 001 Baño maría




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




002 Batidora industrial 003 Cafetera industrial 004 Calentador de agua 005 Carro de alimentos 006 Congelador

007 Cortador de embutidos y de carnes

008 Estufas

009 Extractores de grasa industrial

010 Freidora 011 Horno 012 Microondas 013 Moledora 014 Neveras 015 Maquina para hacer hielo 016 Plancha de emparedados 017 Procesador de alimentos 018 Rostizador

019 Trituradora de desperdicios

020 Secador de mano

03 Enseres de Uso Residencial

001 Maletas 002 Alfombras




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




003 Adornos (porcelana, bronce, capo de Mopti)

004 Lavador de cabeza 005 Porta mascota 236 03 Aparatos e implementos 236 03 000 01 Aparatos e implementos 01 Aparatos e implementos 001 Aparatos e implementos

236 04 Muebles y Enseres Diversos

236 04 000 01 Mobiliario Hospitalario 01 Mobiliario Hospitalario 001 Banco vestuario 002 Camillas 003 Biombos 004 Carro hospitalarios

005 Lámparas de uso hospitalario

006 Cunas

007 Gabinetes para medicamentos

008 Mesas hospitalarias 009 Mueble de consulta 010 Quirófano 011 Negatoscopios 012 Optó tipos




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




013 Podóscopio 014 Sillón hospitalario 015 Vitrina clínica 016 Demostrador de especies

236 05 Muebles y enseres de Uso Escolar

236 05 000 01 Mobiliario Educativo 01 Mobiliario Educativo 001 Silla escolar 002 Tablero educativo

236 06 Muebles y útiles de juegos de Azar

236 06 000 01 Mobiliario para Sala de juegos de suerte y azar

01 Mobiliario para Sala de juegos de suerte y azar

001 Mesa multi uso

002 Tableros para juegos electrónicos

02 Útiles para sala de juegos de suerte y azar

001 Ánforas 002 Batidoras de bolas 003 Bolas

004 Colmena de hueco para bolas

005 Indicador de figuras y numero de juego neón




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




006 Tableros para juegos electrónicos

007 Maletín para balotas

008 Prensa mecánica para balota

009 Tablero de juego 24 Inversiones Intangibles

245 01 Licencias y aplicaciones informáticas

245 01 000 01 Licencias 01 Licencias 001 Licencias Informáticas 245 02 Aplicaciones 245 02 000 01 Aplicaciones 01 Aplicaciones 001 Software / aplicaciones 245 99 Otros

25 BIENES AGROPECUARIOS

251 01 Plantaciones permanentes 251 01 000 01 Frutales




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




01 Frutales 001 Aguacate 002 Algarrobo 003 Almendro 004 Anón 005 Cacao 006 Cafeto 007 Caimito 008 Calabaza 009 Cañafístula 010 Cereza 011 Chayotera 012 Chirimoya 013 Ciruelo 014 Fruta China 015 Fruta de pan 016 Granadilla 017 Grosella 018 Guabo 019 Guanábana 020 Guayabo 021 Guineo 022 Higo 023 Hobo 024 Hobo de la india 025 Lima 026 Limonero 027 Mamey 028 Mamón 029 Mandarina




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




030 Mongotín 031 Maracuya 032 Marañón 033 Marañón curazao 034 Nance 035 Naranja 036 Naranjilla 037 Níspero 038 Palma aceitera 039 Palma de coco 040 Papaya 041 Piña 042 Pizbae 043 Plátano 044 Pomarrosa 045 Tamarindo 046 Toronja 02 Forestales 001 Acacia Mágnum 002 Acacio 003 Amarrillo 004 Balo 005 Bambito 006 Cañaza 007 Caoba 008 Caoba africana 009 Caucho 010 Cedro amargo




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




011 Cedro espino 012 Espave 013 Eucalipto 014 Guayacán 015 Laurel 016 Macano 017 María 018 Mata hombre 019 Palma real 020 Pino 021 Roble 022 Teca 03 Otras 001 Bosques Naturales 252 01 SEMOVIENTES 252 01 000 01 Ganado 01 Ganado 001 Toro 002 Vaca 02 Caprino 001 Cabras 03 Equino 001 Caballo 002 Yegua




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




04 Ovino 001 Oveja 05 Porcino 001 Berraco 002 Cerdo 003 Chancho 004 Cochino 252 02 Aves 252 02 000 01 Aves 01 Aves 001 Codorniz 002 Cuy 003 Gallina 004 Gallo 005 Ganzo 006 Garza 007 Loros 008 Paloma 009 Pato 010 Pericos 011 Pollo 252 03 Animales de zoológico 252 03 000 01 Animales de zoológico 01 Animales de zoológico 001 Águila Arpía 002 Avestruz 003 Águila Arpía




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




004 Avestruz 005 Guacamaya 006 Loro 007 Perico 008 Tucán 009 Cocodrilo 010 Lagarto 011 Tortuga 012 Caimán 013 Ñeque 252 04 252 04 000 01 Caninos 01 Caninos 001 Doberman 002 Labrador 003 Pastor Alemán 004 Pittsbull 005 Rottweiler 006 Dálmata 259 Otros bienes agropecuario 259 01 Agrícolas 259 01 000 01 Agrícolas 01 Agrícolas 001 Ají dulce 002 Arroz 001 Frijoles 002 Guandú




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




003 Maíz 004 Maíz 005 Ñame 006 Ñampi 007 Otoe 008 Papas 009 Pepino 010 Yuca 011 Zapallo 012 Zapote 013 Zorgo 259 02 Pecuarios 259 02 000 01 Pecuarios 01 Pecuarios 001 Pecuarios 259 03 Acuícola 259 03 000 01 Acuícola 01 Acuícola 001 Acuícola 259 04 Apícolas 259 04 000 01 Apícolas 01 Apícolas 001 Apicolas




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




261 BIENES CULTURALES 261 01 Pinturas 261 01 000 01 Pinturas 01 Pinturas 001 Acrílico 002 Acuarela 003 Crayón 004 Grabados 005 Guache 006 Lápiz 007 Mixta 008 Óleo 009 Pastel 010 Plumilla 011 Serigrafía 012 Tapiz 261 02 Escrituras 261 02 000 01 Escrituras 01 Escrituras 001 Actas 261 03 Esculturas 261 03 000 01 Esculturas 01 Esculturas 001 Cemento 002 Cerámica 003 Madera 004 Marfil




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




005 Mármol 006 Yeso 261 04 Arqueológicas 261 04 000 01 Arqueológicas 01 Arqueológicas 001 Huacas 261 04 000 01 Arqueológicas 261 05 Filatelia 261 05 000 01 Filatelia 01 Filatelia 001 Estampillas 261 06 Numismática 261 06 000 01 Numismática 01 Numismática 001 Monedas 002 Papel moneda 261 99 Otros 262 Bibliotecas 262 01 Nacionales 262 01 Nacionales 000 01 Nacionales 01 Nacionales 001 Libros




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




002 Códigos 003 Atlas 004 Historias 005 Diccionario 006 Constitución 262 02 Municipales 262 02 000 01 Municipales 01 Municipales 001 Libros 002 Diccionario 262 03 Universitarias 262 03 000 01 Universitarias 01 Universitarias 001 Atlas 002 Códigos 003 Constitución 004 Diccionario 005 Historias 006 Jurisprudencia 007 Libros

262 04 De investigaciones científicas

262 04 000 01 De investigaciones científicas

01 De investigaciones científicas

001 Industrial 002 Informática 003 Agropecuaria




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




004 Marítima 005 Ciencias 262 05 Institucionales 262 05 000 01 Institucionales 01 Institucionales 001 Atlas 002 Códigos 003 Constitución 004 Diccionario 005 Historias 006 Jurisprudencia 007 Libros 262 06 Escolares 262 06 000 01 Escolares 01 Escolares 001 Atlas 002 Diccionario 003 Historias 004 Libros 262 99 Otras 263 MUSEOS 263 01 De Arte 263 01 000 01 De Arte 01 De Arte 001 De arte




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




263 02 De historia 263 02 000 01 De historia 01 De historia 001 De historia 263 03 De ciencias 263 03 000 01 De ciencias 01 De ciencias 001 De ciencias 263 99 Otras

264 INSTRUMENTOS MUSICALES

264 01 De viento 264 01 000 01 De viento 01 De viento 001 Acarina 002 Acordeón 003 Armónica 004 Bajón 005 Bombadino 006 Caracol 007 Clarinete 008 Concertina 009 Contrabajo de viento 010 Corneta 011 Corno francés 012 Corno Italiano 013 Flagot 014 Flauta 015 Flautín




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




016 Helicón 017 Kumo 018 Oboe 019 Purui 020 Saxofón 021 Siringa 022 Tolero 023 Tolo 024 Trombón 025 Trompa 026 Trompeta 027 Tuba 264 02 De cuerdas 264 02 000 01 De cuerdas 01 De cuerdas 001 Arpa 002 Banjo 003 Citara 004 Contrabajo 005 Guitarra 006 Laúd 007 Lira 008 Mandolín 009 Mejorana 010 Piano 011 Salterio 012 Socavón 013 Viola 014 Violenchello




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




015 Violín 264 03 De percusión 264 03 000 01 De percusión 01 De percusión 001 Bolillos 002 Bombo 003 Bongo 004 Caja 005 Campana 006 Castañuela 007 Celesta 008 Maletines 009 Maracas 010 Marimba 011 Panderetas 012 Platillos 013 Redoblantes 014 Repicador 015 Tambor 016 Tenor 017 Timbales 018 Triangulo 019 Xilófono 264 99 Otros 269 Otros bienes culturales




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




269 01 Implementos folklóricos 269 01 000 01 Implementos folklóricos

01 Prendas y Accesorios Folklóricos

001 Anillos con perlas

002 Cadena bruja con su flor de guate

003 Cadena Chata con su cruz de Caravaca

004 Cadena chata con su pez 005 Cadena de 8 monedas 006 Cadena de 7 escudos 007 Cadena Gauchapal 008 Cadena media naranja

009 Cadena solitaria con su broche

010 Corona 011 Delatera 012 Escapulario 013 Monedas de oro 014 Mosqueta con perla 015 Pajuela 016 Parches

017 Peinetas de balcón con perlas

018 Peinetas de brillo con perlas

019 Peinetón con perlas 020 Prendas de fantasía




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




021 Pulseras con perlas 022 Rosario de perlas 023 Tembleques 024 Tembleques bañado en oro

025 Zarcillos con perlas blancas

026 Zarcillos morados 02 Vestuarios 001 Camisa 002 Camisilla 003 Chácara 004 Cutarra 005 Faldón 006 Fustilla 007 Montono 008 Pantalón 009 Pañoleta 010 Peticotes 011 Pollera 012 Sombrero 013 Zapato 27 Infraestructura Pública 271 Carreteras 271 01 Concreto 271 01 000 01 Concreto 01 Concreto 001 Avenidas 002 Autopista




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




003 Calles 004 Corredores 271 02 Asfaltos 271 02 000 01 Asfaltos 01 Asfaltos 001 Avenidas 002 Autopista 003 Calles 004 Corredores 271 03 Piedra 271 03 000 01 Piedra 01 Piedra 001 Calles 271 04 Tierra 271 04 000 01 Tierra 01 Tierra 001 Calles 272 Puentes 272 01 Concreto 272 01 000 01 Concreto 01 Concreto 001 De paso peatonal 002 De paso vehicular




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




272 02 Asfaltos 272 02 000 01 Asfaltos 01 Asfaltos 001 Asfaltos 272 03 Hierro 272 03 000 01 Hierro 01 001 Hierro De paso peatonal 002 De paso vehicular 272 04 Madera 272 04 000 01 Madera 01 Madera 001 De paso peatonal 002 De paso vehicular 272 99 Otros

273 Aeropuertos, puertos y terminales

273 01 Aeropuertos 273 01 000 01 Aeropuertos 01 Aeropuertos 001 Nacional 002 Internacional 273 02 Puertos 273 02 000 01 Puertos 01 Puertos 001 Carga




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




002 Seguridad 003 Turismo 273 03 Terminales 273 03 000 01 Terminales 01 Terminales 001 Terminales

274 Canal de Panamá e Infraestructura Conexas

274 01 Edificios 274 01 000 01 Edificios 01 Edificios 001 Edificios 274 02 Estructuras 274 02 000 01 Estructuras 01 Estructuras 001 Estructuras 274 03 Equipos 274 03 000 01 Equipos 01 Equipos 001 Equipos

279 Otras obras de Infraestructuras Públicas

279 01 Parques y plazas 279 01 000 01 Parques y plazas 01 Parques y plazas




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




001 Parques 002 Plazas 279 02 Parques Zoológicos 279 02 000 01 Parques Zoológicos 01 Parques Zoológicos 001 Parques Zoológicos

279 03 Establecimientos Deportivos

279 03 000 01 Establecimientos Deportivos

01 Establecimientos Deportivos

001 Estadios 002 Gimnasios 003 Piscinas 279 04 Monumentos 279 04 000 01 Monumentos 01 Monumentos 001 Monumentos 279 05 Represas 279 05 000 01 Represas 01 Represas 001 Represas 279 06 Tanques y Diques 279 06 000 01 Tanques y Diques 01 Tanques y Diques 001 Tanques




Cuentas Principales

Cuentas Divisionria



Código de Sub

Especificación




002 Diques

279 07 Canales, acueductos y alcantarillados

279 07 000 01 Canales, acueductos y alcantarillados

01 Canales, acueductos y alcantarillados

001 Canales 002 Acueductos 003 Alcantarillados

279 08 Drenajes, desagües y pozos

279 08 000 01 Drenajes, desagües y pozos

01 Drenajes, desagües y pozos

001 Drenajes 002 Desagües 003 Pozos 279 99 Otros


TABLA DE DEPRECIACIÓN

DETALLE DEPRECIACIÓN % Edificios y otras construcciones - Metálicos, de concreto u hormigón 2.5 - Madera 5 Equipo de Transporte - Automóviles 20 - Autobuses 15 - Camiones y remolques 15 - Bicicletas y motocicletas 25 - Aviones y helicópteros 15 - Embarcaciones de madera y material plástico 8.5 - Embarcaciones de metal 8.5 Equipo de oficina 10 Maquinaria, equipo y otros - Médico 10 - De comunicaciones 10 - De producción y energía 8.5 - De ayuda visual 20

- Informática 20 - De cocina y comedor 10 - De instalación permanente 5 - Agropecuario 12 - De laboratorio 5 - Maquinaria industrial 12 - Motores 10 - Calderas y máquinas de vapor 7.5 - Turbinas 4 - Líneas de transmisión y distribución 4 Mobiliario y enseres 10


no 27556-a gaceta oficial digital, viernes 27 de junio de ... · pdf fileelaboración...

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