Näin meillä on edetty

Inka Tikkanen-Pietikäinen

14.9.2017

Uusimaa 2019 –hankkeen ohjausorganisaatio 2017-2018

Poliittinen ohjausryhmä(Maakuntahallitus)

Virkamiesjohtoryhmä Kuntajohtajakokous

Maakuntahallitusmhs:n ”strategisten kokousten” laajennettu

kokoonpano + mvston pj:t

HenkilöstöfoorumiHenkilöstöjärjestöt laajasti

edustettuna

Neuvottelukuntavalmistelutahot, kuntajohtajat,

henkilöstöjärjestöt, sidosryhmät,

kuntien kh:n ja kv:n pjt

Kuntajohtajakokous

Virkamiesjohtoryhmä

ICT-hanke

Uusimaa 2019vastuujohtaja: maakuntajohtaja

hankejohto: muutosjohtaja + sote-

muutosjohtaja

Asukkaat

Kanavat

Prosessit

Hallinto ja

ohjaus

Organisaatio

Ihmiset

Teknologia ja

tieto

Toimipaikat

Maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämisen valmistelun vaiheet

Strategia Suunnittelu

(Design) Rakennus

(Build) Toiminta alkaa

• Haetaan valmistelulle

tavoitetila/visio,

-tavoitteet ja strategia

• Määritellään valmistelua

ohjaavat periaatteet

(maakuntahallituksen

suunnitteluohjeet)

• Luodaan tiekartta

valmistelun seuraaville

vaiheille

• Määritellään

valmistelussa tarvittavat

kyvykkyydet

• Varmistetaan sidosryhmien

sitoutuminen ja

osallistuminen

• Luodaan yksityiskohtainen

kuvaus maakunnan

toimintamallista toiminnan

alkaessa sekä suunnitelma

rakennusvaiheelle

• Suunnitellaan maakunnan

toiminta ja valmistellaan

päätökset

maakuntahallitukselle ja –

valtuustolle

• Luodaan järjestäjän työkalut

• Käynnistetään hallinto ja

johtamisjärjestelmä

• Rakennetaan organisaatio

• Arvioidaan valmius

toiminnan aloittamiselle

• Vahvistetaan kanavat,

palvelut, prosessit ja

toimipaikat toiminnan

alkaessa

• Tehdään tarvittavat

teknologia- ja

tietojärjestelmäuudistukset

• Siirretään resurssit ja

käynnistetään toiminta

• Puretaan vanhat

johtamisjärjestelmät,

rakenteet, prosessit ja

järjestelmät

• Ryhdytään vaiheittaan

toteuttamaan maakunnan

tavoitetilaa 2023

2017-2018 2019 2020

Alustavat valmistelua ohjaavat periaatteet K

esk

ittä

min

en

Uudet yhtenäiset

toimintatavat

Nykyiset

toimintatavat

Hajautettu

toiminta

Keskitetty

toiminta

Yhtenäistäminen

(ja automaatio)

• Prosessit ja toimintatavat

uudistetaan yhtenäisiksi

Siirto sellaisenaan,

”as is”

Keskitetty

yhtenäistäminen

Hajautettu

yhtenäistäminen

Siirto

yhtenäistettynä

• Hallinnon, johtamisen ja

resurssien yhdistäminen

• Kaikki raportoivat uuteen

yksikköön

• Prosessit ja toimintatavat

uudistetaan yhtenäisiksi

• Erillinen hallinto ja johtaminen

erilliset resurssit

• Hallinnon, johtamisen ja

resurssien yhdistäminen

• Kaikki raportoivat uuteen

yksikköön

• Prosessit ja toimintatavat

säilyvät ennallaan

2020–2023

• Maakunnan toiminnan käynnistämisen aikataulu ja

tapa ei mahdollista reittiä, jossa prosesseja ja

toimintatapoja yhtenäistetään laajamittaisesti ennen

toimintojen keskittämistä

• Suunnittelun ohjaavaksi periaatteeksi on tunnistettu

polku, jossa ensin keskitetään nykyiset organisaatiot

ja resurssit yhteisen hallinnon ja ohjauksen piiriin

vuoteen 2020 mennessä

• Strategisen suunnittelun tehtävänä on tunnistaa ja

ryhmitellä ne asiat, joissa siirto maakuntaan tehdään

as is-periaatteen mukaan, ja asiat joissa

yhtenäistäminen on mahdollista/välttämätöntä ennen

siirtoa

• Toiminnan tehokkuuteen ja taloudellisuuteen

tähtäävä kehittäminen toimintoja yhtenäistämällä

alkaa täysipainoisesti maakunnan toiminnan

käynnistyttyä vuonna 2020

Viestinnän priorisointi ja ajastus

1,6 miljoonaa asukasta

Siirtyvä henkilöstö

Päättäjät

(luovuttavien organisaatioiden johto ja poliittiset päätöksentekijät)

KäynnistymisvaiheVuosi 2019

Esivalmistelu Syksy 2016 → Kesä 2018

VäliaikaishallintoKesä 2018 → Joulu 2018

Henkilöstövalmistelu

osana maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämisen valmistelua

Työsuunnitelma siirtymävaiheen yhteistyölle henkilöstöä luovuttavien organisaatioiden ja maakuntavalmistelun välillä

Tarkoitus

• Varmistaa, että henkilöstösiirrot toteutetaan oikein ja yhdenmukaisen mallin mukaan kaikissa organisaatioissa

• Luoda pohja yhteistyömallille, jolla muutostilanne viedään läpi yhdessä

Henkilöstösiirrot ja henkilöstöjohtaminen ovat maakunnan pystyttämisen ydinprosessi 2017-2020

Sisältö, prosessikuvaukset ainakin seuraavista:

1) Henkilöstötiedon keruu ja henkilöstön siirtyminen 1.1.2020

2) Maakunnan rekrytointimenettely ennen 1.1.2020

3) Maakunnan väliaikaisen yt-toimielimen nimeäminen

4) Maakunnan väliaikaishallinnon henkilöstövalmistelun työohjelma

Työsuunnitelmaluonnos tarkentuu valmisteluvaiheen aikana

Uusimaa 2019 –valmistelun hankekoritMuutosjohtajat

Siirtymävaiheen läpivientiKonserni, hallinta ja

ohjausrakenneBack office-toiminnot Järjestämistoiminto Liikelaitos

/liikelaitokset

HanketoimistoHankkeen sisäiset

ohjausryhmät

Uusimaa 2019 ICT-hanke

Maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämiseen tarvittavat toimenpiteet

• Tähän mennessä tunnistettu 305 tehtävää/projektia

• Lokakuussa aloittavat hankejohtajat tulevat täydentämään suunnitelmaa ja tehtäväluetteloa omien vastuualueidensa osalta

• Hankesuunnitelmaa ylläpidetään ja päivitetään MS Project tiedostoihin

• ICT-hanke on laatinut oman hankesuunnitelmansa

Siirtymävaiheen läpivienti –hankekorissa HR-asioita mm.

• Muutosjohtaminen Muutosviestinnän suunnitelman tekeminen ja

ylläpito

Muutosjohtamisen toimenpiteiden toteuttaminen

• Väliaikaishallinnon käynnistäminen Resurssisuunnittelu

Miehitys

Väliaikaisen yt-toimielimen asettaminen

Väliaikaishallinnon työnantajafunktion rakentaminen

• Henkilöstösiirtojen ohjaaminen ja valvonta

Henkilöstövastaavien verkosto/-t

Henkilöstön siirtoprosessin määrittely

Henkilöstöä koskeva esiselvitysprosessi (siirtyvä henkilöstö) vastaanotto

Ehtovertailuprosessi

Tiedonkeruu maakunnan henkilöstöjohtamisen toimintamallin pohjaksi

HR-hankintasopimusten kartoitus

Siirtosuunnitelmien ja sopimusten valmistelu

Liikkeenluovutusprosessin suunnittelu (yhteistyö)

Lopullisten siirtyvää henkilöstöä koskevien selvitysten vastaanotto

Back office –toiminnot hankekorissa HR-asioita mm.

• Nykytilaselvitykset Nykytilaselvitysten kerääminen

suunnittelutyön pohjaksi (palvelut, henkilöstö, tietojärjestelmät, toimittajat)

Käytössä olevien palvelukanavien tunnistaminen

• Back office –toimintojen johtamismalli Back office –toimintojen laajuuden,

strategian ja alustavan toimintamallin kuvaaminen

Back office –toimintojen johtamisroolien ja –foorumien määrittely

• Suunnittelu ja määrittely Henkilöstöjohtamisen strategiset linjaukset ja

henkilöstöpolitiikkojen luominen

Vuoden 2020 alussa käynnistettävien henkilöstöhallinnon palvelujen, palvelukanavien, prosessien ja tarvittavien kontrollien kuvaaminen

Henkilöstöhallinnon organisaation suunnittelu

Osaamisen kehittämistarpeiden tunnistaminen

Käytettävien toimittajien valinta ja tarvittavien sopimusten määrittäminen

Käytettävien tietorakenteiden ja raportoinnin suunnittelu

Käytettävien tietojärjestelmien valinta ja tietojärjestelmämuutosten suunnittelu

Back office –toimintojen rakentamisen ja käyttöön oton suunnitelman tekeminen

Uudenmaan maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämisen riskiarvio 06/2017

Henkilöstöön liittyvät riskit

Riskiryhmä Riski

Henkilöstöpolitiikka ja toimintatavat Henkilöstöpoliittisten ja operationaalisten käytäntöjen erilaisuus

Johtaminen Yhteisen vision puute

Osaaminen Uudistuksen tekemiseen vaadittavaa osaamista ei ole riittävästi

Osaaminen Siirtyvän henkilöstön osaamisvaje

Intressit Intressiristiriidat

Rekrytointi Osaavan johdon saaminen maakuntaan

Työmarkkina-neuvottelut Työtaistelutoimenpiteet

Työmarkkina-neuvottelut Maakuntien työnantajapuolen neuvotteluosapuoli puuttuu

Henkilöstön määrä Henkilöstöstä ylitarjontaa kun toimintoja yhdistetään

Palkat Palkanmaksu ei toimi oikein 1.1.2020

Palkat Palkkojen harmonisointi

Henkilöriski Avainhenkilöriski

Kulttuuri Organisaatiokulttuuri pitää luoda tyhjästä

Sitoutuminen Johdon puutteellinen sitoutuminen muutokseen

Vaihtuvuus Henkilöstön vaihtuvuus kasvaa

Yhtiöittäminen Palveluasenteen muuttaminen

Yhtiöittäminen Ammattietiikan haastaminen

Jatkotoimenpiteitä 2017-2018

• Riskienhallinta osana maakunnan toiminnan käynnistämisen jatkuvaa ohjausta

• Korkeimmalle priorisoiduille riskeille suunnitellaan hallintatoimenpiteitä

• Riskeille määritellään toimintastrategia, kontrollitavoitteet ja –toimenpiteet, onnistumista mittaavat indikaattorit sekä toimenpiteistä vastuulliset henkilöt

• Suunnittelun tarkoituksena on ennakoida ja hallita uudistuksen mukanaan tuomia riskejä

• Riskiarvion päivittäminen ulkoisten ja sisäisten toimintaympäristön muutosten pohjalta keväällä 2018

Muutosjohtajat Markus Sovala ja Aronkytö

”Jatkuvuus on turvattava,

mutta muutokseen

tähdätään. - Tavoitteena, että

palveluiden käyttäjät eivät juuri

huomaa muutosta vuoden-

vaiheessa 2019/2020

”Hyvä

henkilöstöpolitiikka on

avain muutokseen.”

”Älä juokse lujaa ennen

kuin tiedät suunnan. – Ei haeta

nopeutta, vaan oikea-aikaisuutta”

”Vaikka maakunnan

perustaminen on

käytännön juttu, se

kannattaa tehdä

kunnianhimoisesti –

kyseessä on

ainutkertainen mahdollisuus

hakea alueellisesti

yhtenäisiä palveluketjuja ja

toimintamalleja.”

www.uusimaa2019.fi • @Uusimaa2019 • #Uusimaa2019

Seuraa valmistelua ja osallistu keskusteluun