ngÂn hÀng nhÀ nƯỚc trườngbồidưỡng cán bộ ngân...
TRANSCRIPT
3/12/2018
1
LOGO
NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC
Trường Bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng
KHÓA ĐÀO TẠO NÂNG CAO
“KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH, QUẢN LÝ CÔNG VIỆC,
QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ”
GIẢNG VIÊN:
TS. Nguyễn Khắc Hùng
ThS. Nguyễn Tiến Dũng
Ngày 3
1. Ôn tập bài cũ
2. Xây dựng quy trình làm việc theo lưu đồ
Flowcharts
3. Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả: PDCA, 5
Ws, 1H, 2C, KAIZEN
4. Bài tập xây dựng kỹ năng
2
3/12/2018
2
3
a. Kỹ năng thiết lập chương trình, kế hoạch công tác
Ý nghĩa của chương trình, kế hoạch:
- Hướng dẫn sử dụng đúng đắn các nguồn lực của đơn vị;
- Là cơ sở để thiết lập các mối quan hệ trong công việc;
- Làm cơ sở cho việc kiểm tra các hoạt động của đơn vị;
4
3/12/2018
3
- Phải xác định trọng tâm rõ ràng
- Giải thích mục tiêu cụ thể
- Phải thiết lập được sự cân bằng trong quá trình thực
hiện
- Xem xét các nguồn lực thực hiện
5
Xác định mục tiêu : Muc tiêu chủ yếu và các mục tiêu
khác; Chú ý: Làm sáng tỏ quan hệ giữa các mục tiêu
Xác định các bước đi cần thiết và phương thức thực hiện;
Phân bổ nguồn lực thực hiện;
Quy định thời gian triển khai công việc thực tế
Xác định cách đánh giá kết quả
Điều chỉnh
6
3/12/2018
4
3/12/2018TS. Nguyễn Khắc Hùng 2016 7
PDCA hay Chu trình PDCA (Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – điều chỉnh) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950.
Mặc dù lúc đầu ông gọi là Chu trình Stewart đểtưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart - người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối của thập niên 30.
Tuy nhiên Người Nhật lại quen gọi nó là chu trình Deming hay vòng tròn Deming.
Là nền tảng của ISO 9001
Plan: lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện, thời gian và phương pháp đạt mục tiêu.
Do: Đưa kế hoạch vào thực hiện.
TS. Nguyễn Khắc Hùng 9.20168
3/12/2018
5
Check: Dựa theo kếhoạch để kiểm tra kết quả thực hiện.
Act: Thông qua các kết quả thu được đểđề ra những tác động điều chỉnh thích hợp nhằm bắt đầu lại chu trình với những thông tin đầu vào mới.
www.themegallery.com
3/12/2018Viện Lãnh đạo và Quản lý LMI-
MCaD 2013 10
KỸ THUẬT TRIỂN KHAI
5 Ws, 2H, 2C VÀ 5M
3/12/2018
6
1. Xác định mục tiêu yêu cầu (Why)Điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:- Tại sao bạn phải làm công việc này?- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộphận của bạn?- Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.
3/12/2018 11
2. Xác định nội dung công việc (What?)
1W = what? Nội dung công việc đó là gi?Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.Bạn hãy chắc rằng, bước sau là sản phẩm của bước công việc trước.
3/12/2018 12
3/12/2018
7
3. Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:
- Công việc đó thực hiện tại đâu?- Giao hàng tại địa điểm nào?- Kiểm tra tại bộ phận nào?- Testing những công đoạn nào?…
3/12/2018 13
4. When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì
giao, khi nào kết thúc…- Cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.- Có 4 loại công việc khác nhau:+ Công việc quan trọng và khẩn cấp,+ Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp,+ Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,+ Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.
3/12/2018 14
3/12/2018
8
Xem Video clip về Hộp Aisenhower
Bài học rút ra
3/12/2018Viện Lãnh đạo và Quản lý LMI-
MCaD 2013 15
5. Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:- Ai làm việc đó- Ai kiểm tra- Ai hỗ trợ.- Ai chịu trách nhiệm…
3/12/2018 16
3/12/2018
9
How: nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?- Tiêu chuẩn là gì?- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
3/12/2018 17
5 M:
Nguồn lực bao gồm các yếu tố:- Man = nguồn nhân lực.- Money = Tiền bạc.- Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.- Machine = máy móc/công nghệ.- Method = phương pháp làm việc.
3/12/2018 18
3/12/2018
10
19
Đây là các sơ đồ đơn giản giúp kết nối các bước trong một quy
trình làm việc, giúp làm rõ các công đoạn và cho thấy có thể cải
tiến ở những khâu nào.
Có thể sử dụng Flow charts để:
-Xác định và phân tích các quy trình;
-Xây dựng quy tình theo mỗi bước để phân tích, trao đổi hoặc
thông tin;
-Xác định, tiêu chuẩn hóa và chỉ ra những lĩnh vực cần cải
tiến.
3/12/2018
11
21
Sử dụng kỹ thuật này thế nào:
Phần lớn các sơ đồ này sử dụng ba hình cơ bản:
- Hình ô van chỉ bước khởi đầu hay kết thúc một quy trình
- Hình chữ nhật chỉ hướng dẫn hay hành động
- Hình thoi chỉ quyết định cần đưa
22
Với mỗi hình cần ghi nó thể hiện điều gì. Đó có thể là khởi đầu
hay kết thúc của quy trình, hành động cần làm hay quyết định
phải đưa ra.
Dùng mũi tên để kết nối các hình để chỉ dòng quan hệ của quy
trình.
Có thể dùng nhiều hình khác nưa trong flowcharts. Nhưng hãy
nhơ môt muc đích cơ bản cua ky thuật này là để thông tin: nếu sư
dung nhưng hình phưc tạp mà chi ít người biết thì giao tiếp có thể
bi rôi. Vì vậy, nên vẽ hình đơn giản.
3/12/2018
12
23
Để vẽ Flowchart, hãy động não về các nhiệm vụ trong quy trình
và ghi theo trật tự cái trước cái sau. Tự đặt ra câu hỏi như “Điều gì
sẽ xảy ra tiếp trong quy trình này?” và “Có cần quyết định gì
trước khi sang bước tiếp theo không?” hay “Có cần thông qua gì
trước khi chuyển sang bước sau?”.
Bắt đầu vẽ flowchart với hình ô van và ghi “Bắt đầu”.
Sau đó chuyển sang hành động hay câu hỏi đầu tiên, và vẽ các
hình chữ nhật và hình thoi cho phù hợp. Ghi tên hành động hay
câu hỏi vào, và vẽ mũi tên từ hình bắt đầu tới hình mới.
24
Tiếp tục xây dựng quy trình, đưa ra những hành động hay
câu hỏi theo trật tự chúng diễn ra, và kết nối các hình đó
bằng mũi tên để chỉ quan hệ trong quy trình. Với mỗi quyết
định cần đưa ra, vẽ mũi tên ra để chỉ những kết quả có thể,
và ghi kết quả vào. Khi hết các bước, dùng hình ô van để
chỉ điểm cuối của quy trình và điền chữ “Kết thúc vào”.
Cuối cùng, xem lại quy trình đã vẽ và tự hỏi xem bạn đã
trình bày chính xác trình tự các hành động hay quyết định
trong quy trình chưa.
3/12/2018
13
25
Sau đó, nếu muốn cải tiến quy trình này, hãy xem xét kỹ các
bước đã đưa ra và suy nghĩ xem liệu công việc có bị trùng
lắp không, hay có cần thêm bước nào không, và liệu đã sắp
xếp đúng người đúng việc chưa.
Sơ đồ flowcharts có thể nhanh chóng trơ nên phưc tạp và
khó chấm dưt trong môt tờ giấy. Nếu phải vẽ sang tờ khác,
hãy đánh sô cho hình đã vẽ, sau đó đánh cùng sô cho hình
đầu cua trang sau, giúp bạn dễ theo dõi.
3/12/2018
14
Vận dụng lưu đồ
Flowcharts để xây dựng
quy trình làm việc tại
đơn vị thuộc Ngân
hàng Nhà nước
(Làm việc nhóm, thời
gian 20 phút)
27
28
3/12/2018
15
Đây là việc xây dựng các nhiệm vụ cụ thể nhằm thực hiện mục
tiêu của đơn vị
Các yêu cầu thiết kế:
+ Công việc được thiết kế phù hợp với mục tiêu hoạt động của
đơn vị và của cơ quan mà đơn vị trực thuộc;
+ Nội dung công việc phải rõ ràng, cụ thể để xác định trách nhiệm
thuận lợi khi triển khai;
29
+ Dự báo được khả năng tác động của công việc đối với sự phát
triển chung của tổ chức, và rộng lớn hơn, đối với đời sống xã
hội;
+ Tạo ra khả năng sáng tạo cho cán bộ,
công chức khi giải quyết công việc
+Tạo được khả năng hợp tác giữa các thành viên và với các
đơn vị liên quan;
+Có khả năng kiểm tra việc thi hành công việc một cách thuận
lợi.
30
3/12/2018
16
Cơ cấu phân tách công việcWBS – Work Breakdown Structure
Hoạt động
1.2.0.0Activities
Mục tiêu dự án
1.0.0.0
Hoạt động
1.3.0.0
Hoạt động
1.1.0.0
Nhiệm vụ
1.2.1.0
Nhiệm vụ
1.2.3.0
Nhiệm vụ
1.2.2.0
Gói công việc
1.2.2.1
Gói công việc
1.2.2.3
Gói công việc
1.2.2.2
Tasks
Work Packages
Cấp 3
Project ObjectivesCấp 1
(Cấp hoàn thành)
Cấp 4
Cấp 2
31TS. Nguyễn Khắc Hùng 6.2013
Cơ cấu phân tách công việc.
Xây tầng 1
1.2.0.0Activities
Xây nhà 2 tầng
1.0.0.0
Xây tầng 2
1.3.0.0
Làm móng
1.1.0.0
Chuẩn bị
1.2.1.0
Hoàn thiện
1.2.3.0
Xây
1.2.2.0
Xây tường
1.2.2.1
Trát
1.2.2.3
Đổ trần
1.2.2.2
Tasks
Work Packages
Cấp 3
Project ObjectivesCấp 1
(Cấp hoàn thành)
Cấp 4
Cấp 2
32TS. Nguyễn Khắc Hùng 6.2013
3/12/2018
17
Kế hoạch thực hiện – Biểu đồ GANTT.
Giám sát thi công4
Xây dựng công trình2
Lắp đặt thiết bị3
Nghiệm thu, bàn giaoIV
Xây dựngIII
10 - 124 - 6 7 - 91 - 3
San lấp mặt bằng1
Giải phóng mặt bằng2
Thiết kế, thẩm định, phê duyệt
TK
1
Chuẩn bị xây dựnII
Lập báo cáo nghiên cứu KT2
Lập báo cáo nghiên cứu TKT1
Chuẩn bị đầu tưI
Tiến độ thực hiện - ThángNội dung công việcTT
33TS. Nguyễn Khắc Hùng 6.2013
Nhân lực
Tài lực
Vật lực
Thời gian
V.v.
34
3/12/2018
19
3/12/2018Viện Lãnh đạo và Quản lý LMI-
MCaD 2013 37
Bước 1: Thực hiện việc phân tích công việc dự định triển khai.
- Xác định thuận lợi và khó khăn đối với quá trình hoàn thành công việc
- Xác định cách đánh giá kết quả công việc hợp lý (sẽ đánh giá như thế
nào? Tiêu chuẩn nào?);
- Lựa chọn cán bộ hợp lý và sắp xếp họ vào những vị trí cần thiết khi triển
khai công việc;
- Xác định nguồn lực tài chính và các nguồn lực cần thiết khác
-Dự báo trước kết quả công việc để xác định
yêu cầu đào tạo, bồi dưỡng cán bộ theo yêu cầu
công việc;
38
3/12/2018
20
Bước 1: Chọn và xây dựng quy trình, thủ tục triển khai.
Yêu cầu: Khoa học, hệ thống, có tính thực tế
Nội dung:
- Mô tả các bước giải quyết công việc
- Xác định phương án giải quyết
- Xác định các bước thực hiện cụ thể
- Đề xuất cách kiểm tra cho mỗi
bước và cho toàn bộ công việc
39
Nguyên tắc:
- Mệnh lệnh triển khai phải thống nhất, thực tế, được truyền đạt kịp
thời và chính xác
- Thực hiện sự phối hợp để huy động tiềm lực chung của đơn vị;
- Phải bảo đảm sự hài hòa về lợi ích trong khuôn khổ mục tiêu
chung;
- Thực hiện chế độ uỷ quyền hợp lý ;
- Tránh vi phạm thẩm quyền do luật định.
40
3/12/2018
21
Điều kiện để bảo đảm hiệu quả:
Mục tiêu công việc được nhận thức rõ ràng;
Mọi người nhất trí với mục tiêu đề ra
Mỗi cá nhân tham gia công việc đều có sự nỗ lực cần thiết;
Lãnh đạo đơn vị chỉ ra được đường đi nước bước rõ ràng;
Kiểm soát lộ trình chặt chẽ ;
Có sự phối hợp đồng bộ.
41
Nguyên tắc:
Khách quan
Kịp thời
Hướng về việc để kiểm tra
Hướng tới tương lai
Trách nhiệm cụ thể
42
3/12/2018
22
Nội dung:
Kiểm tra việc sử dụng ngân sách được giao cho công việc
Kiểm tra việc sử dụng và bố trí nhân lực cho công việc;
Kiểm tra các thiết bị và phương tiện phục vụ cho nhiệm vụ
triển khai công việc;
Kiểm tra quá trình giải quyết công việc theo kế hoạch đã
thông qua.
43
Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật, được ghép bởi từ 改 (“kai”) có nghĩa là thay đổi và từ 善 (“zen”) có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”.
3/12/2018Viện Lãnh đạo và Quản lý LMI-
MCaD 44
3/12/2018
23
BƯỚC BƯỚC
- Bước 1: Lựa chọn chủ đề thay
đổi (cho công việc, liên minh…).
- Bước 5: Thực hiện thay đổi
- Bước 2: Tìm hiểu tình trạng
hiện tại và xác định mục tiêu
thay đổi.
- Bước 6: Xác nhận kết quả thực
hiện thay đổi
- Bước 3: Phân tích dữ liệu đã
thu thập để xác định nguyên
nhân gốc rễ
- Bước 7: Xây dựng hoặc sửa lỗi
các tiêu chuẩn để phòng ngừa
tái diễn
- Bước 4: Xác định biện pháp
thực hiện dựa trên cơ sở phân
tích
- Bước 8: Xem xét các quá trình
trên và xác định các dự án thay
đổi tiếp theo
4
5
4
6
3/12/2018
24
Có thể vận dụng KAIZEN và 5S trong thực hiện kế hoạch công tác tại cơ quan/đơn vị ngành Ngân hang Nhà nước như thế nào?
Thời gian: 15’
4
7
1. Tạo động cơ làm việc
2. Phân công, giao việc, ủy quyền
3. Phân bổ nguồn lực và điều chỉnh kế hoạch
4. Làm việc nhóm và giải quyết xung đột
5. Theo dõi và đánh giá (M&E)
6. Báo cáo kết quả theo chứng cứ (evidence-based)
3/12/2018
Viện Lãnh đạo và Quản lý LMI-
MCaD 48