Wist u dit al?EEn aantal handighEidjEs in uw softwarEpakkEttEn makEn hEt u gEmakkElijkEr

accounting 6.0komt eraan! maak nu al kEnnis mEt driE van dEzE niEuwE functiEs

Wist u dit Al?get a life. Get Winbooks.

news@Winbooks

Nummer 18, Juni 2013

inside WinBooks

gebruik het afdruk-icoontjeIndien u tijdens de consultatie van boekingen op een klanten-, leveranciers- of algemene rekening, op het afdruk-icoontje klikt, wordt het afdrukvenster van de rekeninghistoriek (met vooraf in-gevulde parameters) automatisch geopend.

Gebruik de spatiebalk voor uw opzoekwerkIn de verschillende inboekschermen, wanneer u zich in een ‘Re-ferentie’-veld bevindt, zoekt u met een druk op de spatiebalk een klant of leverancier op naam in plaats van op referentie. Drukt u een tweede keer op de spatiebalk? Dan zoekt u op ondernemings nummer.

Het dubbele gebruik van de WinBooks reken-machine Gebruikt u de rekenmachine van uw WinBooks- software? Geef uw bewerking in, druk op de ‘Enter’-toets en u heeft het resultaat. Druk de ‘Enter’-toets een tweede keer in en de waarde wordt automatisch weggeschreven in het veld waarin uw cursor stond.

Parametreer uw leveranciersfiches maximaal Met een correcte parametrering van boekingsrekening, btw-num-mer en betalingswijze wint u veel tijd bij elke nieuwe inboeking.

Wist u dit al?Accounting

Met de knop ‘Imput’ een rekening selecteren bij de invoer van facturen

Bij het inboeken van facturen en creditnota’s van aan- of verkopen, kunt u met de knop ‘Impu de historiek van de gebruikte rekeningen voor de betrokken derde raadplegen en een rekening uit deze lijst selecteren. U krijgt een over-zicht van de gebruikte rekeningen in omgekeerde chrono-logische volgorde (meest recente eerst en één vermelding per rekening). Hebt u de juiste rekening geselecteerd? Klik op Selecteren . De geselecteerde rekening verschijnt dan op het factuurinboekscherm.

Bent u ergens niet zeker van? Wilt u uw boekhouder een vraag stellen tijdens het in-boeken? Twijfelt u aan het btw-tarief dat u moet toe-passen? Of aan een benaming? Verlies geen tijd en boek het boekstuk in zoals u denkt dat het hoort. Voeg er daarna een opmerking bij met een klik op het notitie-boek-icoontje (memo). Selecteer de rode kleur, dan krijgt het de status ‘dringend’. Uw boekhouder moet nu alleen de lijst met memo’s afdrukken en de nodige aanpassingen doorvoeren. Tip voor fiduciaires: u opent deze lijst zo:

« Maak het u gemakkelijk met de handigheidjes in ons gamma »

www.winbooks.be1

Ga naar ‘Dossier/Afdrukken’BasisgegevensOverzicht memo’sSelecteer de memo’s van dringende verrichtingen

Gebruik de ‘Opmerking’-velden weldoor-dacht Bij het inboeken van aankopen kunt u twee com-mentaarvelden gebruiken. Het eerste is voorbehouden voor uw interne boekhouding en geeft u de mogelijkheid om een opmerking toe te voegen waarmee u de verrichting gemak-kelijk identificeert. In het andere veld kunt u de mededeling invoeren die bij de overschrijving hoort: een gestructureerde mededeling van het type OGM of een vrije mededeling. Wilt u de structuur van het veld veranderen? Druk dan op F2. De mededeling verschijnt dan automatisch op de betrokken overschrijving.

Aanmaningen of betalingen blokkerenU kunt aanmaningen of overschrijvingen voor bepaalde klanten of leveranciers blokkeren. Deze functie is bijvoorbeeld handig wanneer een klant met betalingsmoeilijkheden kampt en wanneer de partijen een overeenkomst over een nieuw terugbetalingsplan hebben afsloten of wanneer u een betwisting hebt met een leverancier. Hebt u die functie ge-activeerd? Dan is het mogelijk om de betaling van open-staande facturen of aanmaningsbrieven voor de betrokken klant(en) te blokkeren. Om deze functie te activeren dient u een nieuw veld aan te maken. Voor u dit doet, slaat u het best uw WinBooks-gegevens eerst op. Ga daarna in de menu

naar: Dossier Parameters Bestanden Kies tabblad ‘Klant-/leveranciersfiches’. En selecteer het veld ‘Vergrendelde aanmaningen /Overschrijvingen’Zorg er wel voor dat u de andere parameters niet wijzigt tijdens deze handeling. Het nieuwe veld staat nu in de klanten-/leveranciersfiche. U moet het alleen nog aanvinken, zodat het kan gebruikt worden of uitvinken wanneer het niet van toepassing is.

Vereenvoudigde zoekfunctie per bedrag in het financieel dagboekBij het inboeken van financiële verrichtingen vereenvoudigt u de geavanceerde zoekopdracht per bedrag. Tenminste als u die func-tie geactiveerd heeft bij de voorkeursinstellingen. Zet hiervoor volgende stappen:

Klik op het plus- of minteken of vul rechtstreeks het bedrag in het veld ‘Type’ in. Het zoekvenster wordt automatisch geopend. Het bedrag dat u intypte wordt rechtstreeks in het correcte veld ingevuld. De andere velden van het zoekscherm worden automatisch ingevuld op basis van uw voorkeursinstellingen.

Wist u dit al?

In het venster van klanten, leveranciers en algemene rekeningen:F2: activeert de LIJSTF3: activeert de TOTALEN F4: activeert de BOEKINGENF5: activeert de FICHE

In Accounting in het algemeen …F6: roept klanten opF7: roept leveranciers opF8: roept het boekhoudplan op+: activeert een afrollijstTAB: de cursor gaat naar het volgende veldShift+TAB: de cursor gaat naar het vorige veld

EntER: activeert de standaard-opdrachtknop – bij boekingen gaat de cursor naar het volgende veld.F2, de onmisbare sneltoetsBent u een boeking aan het invoeren – om het even welke : aankoop-, verkoop- of financieel dagboek, of een di-verse post ? Dan neemt u met een druk op de F2-toets de waarde van de vorige lijn over. Deze sneltoets is superhan-dig, vooral bij opmerkingen.

De sneltoets F3 helpt u om uw ‘diverse verrichtingen’ ge-makkelijk in evenwicht te brengen. Druk bij het inboeken van een diverse verrichting in de debet/creditkolom op F3: WinBooks stelt u het bedrag en richting van de boeking voor. Zo brengt u de diverse verrichting meteen in evenwicht.

get a life. Get Winbooks.

HeriNNeriNg: sNeltoetseN

2

Ga naar VensterKies GebruikersvoorkeurenGa naar tabblad ‘Invoer’En kies tabblad ‘Financiële/Diverse Posten’

get a life. Get Winbooks.

Voeg een bewijsstuk als bijlage toe aan een gescand document Roep het document op waaraan u een bijlage wilt koppelen. Selecteer: ‘Document/In bijlage toevoe-gen’. Een andere weg: klik in de lijst van documenten, de bestandsnaam aan met de rechtermuisknop en kies ‘In bijlage toevoegen’. U kunt een bestaand do-cument toevoegen, een bewijsstuk in- scannen of de inhoud van het klembord plakken. Een eenvoudige methode om een bewijsstuk of bijlage bij een docu-ment te voegen en een handige functie om een factuur goed te keuren.

Documenten archiveren via Virtual Invoice Beschouw een bewijsstuk bij een factuur als een ver-volgstuk op de factuur of als een bijlage. U kunt het altijd tegelijk met de factuur bekijken. Hoort het document niet bij één welbepaalde factuur? Dan kunt u het ook in het dossier archiveren onder een cate-gorie. Kies ‘Document/In een directory ar-chiveren’ vanuit een directory of gebruik de F12-toets als u het document hebt opgeroepen. Zo klasseert u bijvoorbeeld btw-aangiftes, verzekeringscontracten, kredietovereenkomsten, statuten, ba-lansen en belastingaangiften. U kunt de dossiers een naam geven, net zoals u dat met klasseermappen doet.

ScanSend is in Virtual Invoice geïntegreerd Vanaf versie 3.5.20 kunt u op de ScanSend-server docu-menten rechtstreeks verzenden vanuit Virtual Invoice. Een ideale oplossing voor fiduciaires en kmo’s. Met ScanSend scannen klanten van fiduciaires hun do-cumenten en versturen deze rechtstreeks naar de computer van deze laatste. Fi-duciaires zullen de gescande en reeds herkende documenten in de dossiers van hun klanten ontvangen.

Kies WinPrest en rationaliseer uw werk WinPrest is een modulaire software voor het beheer van prestaties, contracten en klantenfiches. Bestudeerd in samenwer-king met professionals uit de sector, zal het u helpen om uw bedrijf optimaal te beheren. Vooral dan voor:prestatiebeheer en fol-low-up per klant; snel en eenvoudig inboeken van uw prestaties; mogelijkheid voor tijdmeting en gesofisticeerde tariefbepalingen; beheer van periodieke forfaits en opdrachten; automatische facturatie en integratie in de boekhouding; gedeelde agenda’s en tijdschema’s;berekening van de rentabiliteit van for-faits; productiviteitsanalyse; planning van dienstregeling,…

Stel uw klanten de gratis fac-turatiemodule voorUw klanten kunnen hun facturen opstellen met de gratis ‘Light’ factura-tiemodule van WinBooks on Web. Dan zal u rechtstreeks toegang hebben tot hun factuurboeken, met documenten die honderd procent aangepast zijn aan uw software WinBooks Accounting en/of Virtual Invoice.

Stel uw klanten het gratis WinBooks Dashboard voor WinBooks Dashboard is een app voor be-drijven die hun boekhouding met WinBooks uitvoeren. Met dit hulpmiddel consulteren ze hun liquiditeiten, vervaldagba-lansen en de resultatenrekeningen. Ze hebben daarvoor alleen een unieke code nodig die de fidu-ciaire aan zijn klant geeft.

HoekJe voor fiduciaires

Virtual invoice

«inboeken? dat is verleden tijd!»

3

Logistics

www.winbooks.be 4

Gemakkelijk inboeken van uw kortingen op artikelen Het inboekscherm van de artikelen van een POS (verkooppunt) maakt het mogelijk om een algeme-ne korting op alle volgende lijnen toe te passen. Dat doet u in het veld ‘Invoer’. Daarvoor codeert u bijvoorbeeld ‘10%%’ (het percentage gevolgd door tweemaal het percentteken ). Vanaf dat ogenblik krijgt de kortingskolom een rode kleur. In de titelbalk van het venster staat het kortingspercentage. Wilt u de bewerking annuleren? Codeer dan ‘0%%’.

Verander de taal van de gebruiker met één muisklik Een nieuwe functie in versie 5.5.4 van Logis-tics geeft u de mogelijkheid om de taal van de gebruiker rechtstreeks te wijzigen in de menu ‘Dossier > Taal’. De taal voor iedere gebruiker apart legt u vast in de menu ‘Dossier > Gebruikers’.

Vertegenwoordigers verbergen in de POS-interface bij het inboeken van een verkoop In het selectiescherm voor vertegenwoordigers is het mogelijk bepaalde profielen te verbergen. Als een vertegenwoordiger het bedrijf of de winkel verlaat, dient hij niet meer te verschijnen in dit scherm. Hiervoor moet u zijn naam vervangen door OLD in de tabel met de vertegenwoor-digers. Die bereikt u via Bestanden > Tabellen > Derden > Vertegenwoordigers.

Facturen maken in UBL-formaat Met de UBL-optie maakt u documenten in Universal Business Lan-guage (UBL), de nieuwe standaard voor de elektronische verzending van facturen. U duidt gewoon het gewenste for-maat aan in de klantenfiche. Dan wordt een bestand met de vermeldingen, samen met een pdf-versie van de factuur

in UBL-formaat verzonden. Het beeld van de factuur wordt erkend als authentiek en onwijzigbaar dankzij een elektro-nische handtekening. Het is daarna onmogelijk om de iden-titeit van de verzender en de inhoud van de factuur aan te vechten.

SEPA-norm voor uw bankdomiciliëringen in Logistics In de domiciliëringsmodule kunt u nu een bestand voor bankdomiciliëringen creëren dat beantwoordt aan de Europese SEPA-norm (naast natuurlijk de Belgische DOM80-norm). Activeer in de menu ‘Algemene parameters’ het domiciliëringsbeheer via de menu ‘Dossier > Instellingen > Algemene Parameters ’ in het tabblad ‘Klant/lever.’. Vink de optie ‘Beheer van de domiciliëringen’ aan. Nog een klik op het vergrootglas en u hebt toegang tot de domici-liëringsparameters. Vink het vakje ‘Gebruik van SEPA-domici-liëringen’ aan en kies de DOM80- of SEPA-norm.

Directe toegang tot de contextuele menu De knop geeft toegang tot de functies van de contex-tuele menu. Dat open je ook met een rechtermuisklik op een documentregel.

Verbinding tussen Logistics en e-Com-merce Prestashop Met e-Commerce PrestaShop is het mogelijk om bepaalde informatie vanuit Logistics naar een PrestaShop website te exporteren. De geëxporteerde informatie bevat bijvoorbeeld artikelen, specifieke klantenprijzen, analytische plannen van artikelen, … De informatie-export naar PrestaShop gebeurt gewoon via een knop in de artikelfiche of u kan ook alles in één beweging versturen via de menu ‘Bewerkingen’. Het is ook mogelijk om bestellingen – en wijzigingen in de bestel- status – rechtstreeks van de PrestaShop website te import- eren in Logistics. Deze import verloopt via de menu ‘Bewer-kingen’.

Winbooks on WebHoe kent u uw snel-toetsen en hoe wijzigt u ze?Klik gewoon op ‘Sneltoetsen’ links bovenaan het scherm om te weten welke sneltoetsen actief zijn tijdens uw sessie op WinBooks on Web. Onthoud dat het programma die per gebruiker en per browser bewaart. Voor aanpassingen : Ga naar het Configura-tiescherm. Gebruikersvoorkeuren SneltoetsenDaar kunt u de verschillende sneltoetsen gemakkelijk aan uw voorkeur aanpassen. Voor u de nieuwe sneltoetsen bewaart, controleert het pro-gramma of er geen conflict op-treedt met andere toetscombi-naties.

Hoe beheer ik meer-dere contactpersonen of meerdere adressen voor eenzelfde derde? Tijdens de laatste fase van het aanmaken van uw dossier, hebt u de keuze om meerdere contactpersonen en adressen te activeren. Maar dat kan ook later nog, indien u het niet deed bij de aanmaak van het dossier. Ga hiervoor naar : Configuratiescherm Dossieropties Tabblad ‘Derde’

Hoe beheert u klanten die ook leverancier zijn? WinBooks on Web biedt een heel eenvoudige methode om een leverancier aan te maken vanuit een klantenfiche. Of omgekeerd.

Zo neemt u informatie van deze derde mee naar de leveranciersfiche, zoals bijvoorbeeld naam, aanspreektitel, bankrekening, ondernemingsnummer, adres, contactpersonen, ... Elke wijziging in een van beide fiches wordt automatisch overgenomen in de andere.

Ga naar de betrokken klantenfiche Klik op het leveranciers-icoontje in de fiche

Hoe pas ik het aantal posities van algemene rekeningen aan om meer details bij te houden? Ga naar het Configuratiescherm Dossierinstellingen Opmaak Tabblad ‘Alg. rek.’ Aantal karakters Klik op ‘Wijzigen’Zo verhoogt u gemakkelijk het aantal posities afhankelijk van de lengte van uw algemene reke-ningen.

5

get a life. Get Winbooks.

En vink het ‘Beheer van der-den (contactpersonen)’ aan.

Hoe leg ik meerdere talen vast voor de opmaak van documenten (aanmaningen, facturen, …) voor derden?

Wilt u met meer dan één taal werken – bijvoorbeeld voor dossiergebruikers en derden? Beheer dan bijvoorbeeld twee talen in het dossier met begrenzing van de algemene rekeningen, btw-codes, namen van dagboeken, … En bijvoorbeeld 4 talen op het niveau van documenten voor derden (aanmaningen, facturen, ...). Zodra de taalparameters vastliggen, kunt u voor elke geactiveerde taal ook een verschillende lay-out definiëren.

Hoe slaat u bepaalde velden over bij het inboeken van aan- of verkopen?Misschien voert u nooit de vervaldag in op boekhoudddocumenten van aan-kopen. Dan legt u vast dat het program-ma deze velden overslaat. Als u daarna de TAB-toets gebruikt bij de navigatie van veld naar veld, springt de cursor over deze velden. Wilt u deze velden tóch invullen? Dan moet u erop klikken en de gewenste waarde intypen.

de cloud in dienst van uw boekhouding

WinB

ooks on Web

WWW.WiNBooks.Be

Ga naar het ConfiguratieschermGebruikersvoorkeurenInvoerenLeg de velden vast waar de cursor moet stoppen

Ga naar het ConfiguratieschermDossierinstellingenDossieroptiesTabblad ‘Taal’Vink ‘Beheer van de talen’ aan.

6

Versie 6.0 van Accounting, het sterproduct van het Win-Books-gamma, is gepland voor oktober. In primeur stelt News@WinBooks u nu al drie nieuwe functies voor.

De nieuwe versie van Accounting zal zeker een reeks aanpassingen bevatten m.b.t. de geplande wetswijzigingen voor btw en de nieuwe facturatieregels. Dat zal natuurlijk afhangen van de laatste evoluties en wendingen. Maar de WinBooks-program-meurs hebben meer gedaan! Accounting 6.0 zal ook nieuwe functionaliteiten aanbieden... Matching vanaf het inboeken van de factuur / creditnotaIedereen is het erover eens dat matching soepel en efficiënt verloopt in een WinBooks boekhouding. U voert ze door bij het invoeren van financiële verrichtingen of achteraf via de histo-riek. Dit procedé zal nu worden uitgebreid naar het invoeren van uw factuurboeken. Deze nieuwe functionaliteit maakt de verwerking nog gemakkelijker, vooral bij invoer van een factuur die gekoppeld is aan een betaald voorschot of een creditnota.

Met één klik van Excel naar WinBooksAls optie biedt Accounting straks ook de mogelijkheid om uw boekhouddossier aan te vullen met externe gegevens in Ex-cel-formaat. Een voorbeeld? De import van de identificatiege-gevens laat u toe om klanten- en leveranciersfiches, algemene rekeningen en investeringsfiches vanuit Excel in WinBooks te importeren.

Hiervoor gaat u eenvoudigweg naar : - Dossier- Import Excel- Selecteer het Excel bestand

Gebruik daarna de gebruiksvriendelijke interface om verbindingen tussen de velden te leggen. Bent u daarmee klaar? Dan test

uw software of de gegevensoverdracht mogelijk is. Daarna im-porteert het de gegevens.Import van gegevens is niet de enige mogelijkheid. U kunt ook diverse verrichtingen, zoals een DP lonen of een openingsba-lans,… importeren.

Simultane injectie van uw CODA bestandenDe banklinkmodule van Accounting 6.0 zal het injecteren van een pakket CODA bestanden mogelijk maken. Ter herinnering: een CODA bestand is een gecodeerd bestand dat alle bewegingen van een bepaalde dag op een bankrekening weergeeft. Het be-vat dus dezelfde informatie als een papieren rekeninguittreksel. WinBooks biedt al lang de mogelijkheid om bestanden met rekeninguittreksels van uw bank, ISABEL of CODABOX, één voor één in de overeenstemmende financiële dagboeken te injecteren. Na het decoderen van de geselecteerde bestanden en de uiterst performante matchingsprocedure, genereert uw softwarepak-ket automatisch alle boekingen in uw financieel dagboek. De tijdwinst is aanzienlijk! Met versie 6.0 wordt die procedure nog gemakkelijker dan vroeger. Want vanaf deze versie kunt u in één keer een heel pakket CODA bestanden in uw boekhouding injecteren. U moet alleen de CODA bestanden in de wachtrij aanklikken. WinBooks neemt dan in één beweging alle rekeninguittreksels automa-tisch over in uw boekhouddossier. Zelfs als het om meerdere aparte bankrekeningen gaat.

7

Matching vanaf het inboeken van de factuur / creditnota

Maak nu al kennis met drie van deze nieuwe functies...

Import Excel : een buitengewoon gebruiksvriendelijke interface

accounting 6.0komt eraan!

get a life. Get Winbooks.

uw verdeler neemt natuurlijk persoonlijk contact met u op, zodra we accounting 6.0 officieel lanceren.