كتابة التقارير اإلدارية:

تصميم التقرير اإلداري قد يختلف من تقرير آلخر ، بيد أن هنالك عناصر أساسية للتقرير اإلداري التي البد من تواجدها ،

7ستخدم في حالة التقارير اإلدارية القصيرة لعدم وجود الحاجة إليها ، من المفيد معرفة هذه العناصر بعض هذه العناصر ال ي

وطريقة كتابتها وفائدتها ، وهذه العناصر ال عالقة لها بلغة التقرير فهي تستخدم باللغات المختلفة ، هذه الصفحة تناقش

الموضوع من منظور عام ولكن في بعض المؤسسات الحكومية يكون هناك متطلبات محددة في تصميم التقرير اإلداري

7فترض االلتزام بتلك المتطلبات . قد تختلف عما هو مذكور هنا بالتالي ي

 

* عناصر التقرير اإلداري األساسية:

 

• صفحة العنوان :

صفحة العنوان هي أول صفحة من صفحات التقرير اإلداري الضخم وهذه الصفحة تمكننا من معرفة معلومات أساسية عن

التقرير بسرعة. لذلك فإن صفحة العنوان البد وان تحتوي على : " عنوان التقرير ـ اسم م7عد التقرير ـ وظيفة م7عد التقرير

ـ اسم الجهة التي صدر منها هذا التقريرـ تاريخ إصدار التقرير" أما تقارير العمل القصيرة -أي المكونة من صفحة أو

صفحتين أو ثالث - ال يوضع صفحة للعنوان وإنما توضع هذه البيانات في أعلى الصفحة األولى وذلك ألن التقرير قصير وال

داعي إلضافة صفحة كاملة للعنوان ، محتويات صفحة العنوان البد من وجودها في أي تقرير سواء وضعت في صفحة

مستقلة أو في الصفحة األولى .

 

• ملخص التقرير :

الملخص كما هو واضح من االسم هو ملخص لما يحتويه التقرير اإلداري، وللملخص وظيفتان

أوال: أن يعلم قارئ التقرير إن كان يحتاج أن يقرأ هذا التقرير أم ال .

i في التقرير مثل طبيعة القرارات التي نفذت والنتائج )االستنتاجات( i: أن يعرف القارئ المعلومات األساسية جدا ثانيا

والتوصيات وبالتالي قد يكتفي به عن قراءة باقي التقرير أو يقرر قراءة جزءk محدد من التقرير.

i. أما في حالة الملخص قد يوضع في صفحة العنوان إذا كان قصيرا ألن هذا يساعد القارئ على االطالع عليه سريعا

التقارير الطويلة التي يكون فيها الملخص في صفحة منفصلة فالبعض يفضل وضع الملخص بعد صفحة العنوان والبعض

يفضل وضعه بعد جداول المحتويات وقوائم الجداول واألشكال والرموز أي وضعه قبل المقدمة. في حالة عدم وجود

7قدpم لها التقرير فمن األفضل وضع الملخص بعد صفحة العنوان مباشرة ألنه ليس هناك سبب ألن تفضيل لدى الجهة التي ي

يقوم القارئ بتقليب صفحات جداول المحتويات وقوائم األشكال لكي يصل إلى الملخص الذي قد يعرف منه أنه ال يحتاج

قراءة التقرير أو قد يستغني بما في الملخص عن قراءة التقرير .

يوجد نوعان من الملخصات: الملخص المعلوماتي والملخص الوصفي.

الملخص المعلوماتي هو الذي تحدثنا عنه. الملخص الوصفي يعطي فكرة سريعة عن ما يحتويه التقرير ولكنه ال يلخص

البحث نفسه وال يوضح النتائج. الملخص المعلوماتي يستخدم أكثر من الملخص الوصفي .

 

• جدول المحتويات :

جدول المحتويات هو جدول يوضح رقم الصفحة التي يبدأ بها كل قسم من أقسام التقرير بحيث يكون من السهل الوصول

إلى أقسام معينة مباشرة. و يوضح للقارئ األقسام المختلفة للتقرير. كما يحتوي على أسماء أقسام أو فصول البحث أو

التقرير كما هي مكتوبة داخل التقرير. ينبغي إتباع أسلوب ثابت في عرض األقسام الفرعية أو العناوين الفرعية في جدول

. i i سهال المحتويات .جدول المحتويات ال يستخدم عادةi في التقارير القصيرة ألنه في هذه الحالة يكون تصفح التقرير أمرا

 

• قائمة األشكال والجداول :

عندما يحتوي التقرير على عدد كبير من األشكال والجداول التوضيحية )خمسة أو أكثر( يكون من المفضل وضع قائمة

خاصة لها. قائمة األشكال والجداول مشابهة لجدول المحتويات غير أنها توضح رقم الصفحة الموجود بها كل شكل أو

جدول.

 

• المقدمة :

المقدمة يجب أن توضح ثالثة أشياء وهي: موضوع التقرير وخلفيته، الهدف من التقرير ، حدود التقرير. يمكن أن تشتمل

i على شرح موجز ألقسام التقرير ، المقدمة ال تحتوي على أي نتائج أو توصيات أو تفاصيل التقرير فالمقدمة المقدمة أيضا

% من طول التقرير. فالتقارير3البد أن تكون قصيرة بالنسبة لحجم التقرير فمثال قد يكون طول المقدمة في حدود

المكونة من عشرات الصفحات قد تكون المقدمة فيها صفحة او اثنتين، والتقارير المكونة من ثالثة أو أربعة صفحات تكون

مقدمتها بضعة أسطر.

 

• متن التقرير :

متن أو ما يسمى قلب التقرير هو أكبر عناصر التقرير وهو يتكون عادة من عدة أجزاء أو أقسام. الحظ انه ال يوضع عنوان

باسم “متن التقرير” وإنما هو مصطلح مستخدم هنا لتسمية األجزاء الوسطى في التقرير. متن التقرير يشرح الموضوع

بشيء من التفصيل ويوضح ما تم فعله لحل المشكلة ويوضح كذلك النتائج وتحليلها. أقسام متن التقرير تختلف حسب

طبيعة التقرير ، تقارير العمل التي تشرح ما تم عمله لحل مشكلة أو تحسين شيء ما تتضمن: " شرح المشكلة بالتفصيل

ـ الخطوات التي تم أتباعها ـ نتائج هذه الخطوات ومدلوالتها" .

• االستنتاجات و التوصيات :

- االستنتاجات : هي المعلومات التي استنبطتاها من بيانات التقرير. هذا القسم البد أن يحتوي اإلجابة على السؤال

األساسي للتقرير وان تكون اإلجابة نابعة من إجراءات العمل. فمثال التقارير اإلدارية قد توضح تحسن األداء أو وجود

مشاريع لتطوير العمل. ينبغي أال تحتوي االستنتاجات بيانات لم يتم ذكرها في التقرير أو استنتاجات ليست نابعة من نتائج

التقرير .

- التوصيات :هي األمور التي يوصي بأن يتم إجراؤها بناءi على ما استفدناه واستنتجناه من التقرير. فمثال التقرير الذي

يوضح خطة إستراتيجية ينتهي بتوصية بإتباع إستراتيجية من االستراتيجيات التي عرضت في التقرير ، والتقرير الذي يقترح

حال لمشكلة يجب أن ينتهي بتوصية بتنفيذ أحد الحلول .