1

LAMPIRAN

1

LAMPIRAN 1

SURAT IZIN PENELITIAN

1

LAMPIRAN 2

VISI MISI BIRO ADMINISTRASI UMUM (BAU) UNIKA

SOEGIJAPRANATA

1

LAMPIRAN 3

DAFTAR BARANG-BARANG INVENTARIS DI BIRO

ADMINISTRASI UMUM (BAU) UNIKA

SOEGIJAPRANATA

1

LAMPIRAN 4

1. PROSEDUR PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN

BARANG INVENTARIS

2. PROSEDUR SURAT MASUK

1

LAMPIRAN 5

1. LEMBAR AGENDA SURAT MASUK DAN SURAT

PEMINJAMAN BARANG SENAT MAHASISWA

FAKULTAS PSOKOLOGI UNIKA SOEGIJAPRANATA

2. LEMBAR AGENDA SURAT MASUK DAN SURAT

PEMINJAMAN TEMPAT DAN ALAT BADAN

EKSEKUTIF MAHASISWA UNIKA SOEGIJAPRANATA

1

LAMPIRAN 6

ISI BUKU PINJAMAN & PENGEMBALIAN INVENTARIS

014/UNIKA/BAU/R-QSR/III/07

1

LAMPIRAN 7

NOTULENSI RAPAT BIRO ADMINISTRASI UMUM (BAU)

UNIKA SOEGIJAPRANATA

1

LAMPIRAN 8

1. STRUKTUR ORGANISASI BIRO ADMINISTRASI UMUM

(BAU) UNIKA SOEGIJAPRANATA PERIODE TAHUN

2014-2018

2. DAFTAR DESKRIPSI PEKERJAAN( JOB DESCRIPTION)

BIRO ADMINISTRASI UMUM (BAU) UNIKA

SOEGIJAPRANATA

1

LAMPIRAN 9

1. JOB REQUIREMENT & COMPETENCE REQUIREMENT

BIRO ADMINISTRASI UMUM (BAU) UNIKA

SOEGIJAPRANATA

2. DAFTAR SPESIFIKASI PEKERJAAN (JOB

SPESIFICATION) BIRO ADMINISTRASI UMUM (BAU)

UNIKA SOEGIJAPRANATA

1

LAMPIRAN 10

1. HASIL WAWANCARA DENGAN KEPALA BIRO

ADMINISTRASI UMUM (BAU) UNIKA

SOEGIJAPRANATA

2. HASIL WAWANCARA DENGAN TATA USAHA BIRO

ADMINISTRASI UMUM (BAU) UNIKA

SOEGIJAPRANATA

3. HASIL WAWANCARA DENGAN STAF RUMAH TANGGA

BIRO ADMINISTRASI UMUM (BAU) UNIKA

SOEGIJAPRANATA

4. HASIL WAWANCARA DENGAN ANGGOTA

ORGANISASI MAHASISWA

1

HASIL WAWANCARA DENGAN KEPALA BIRO ADMINISTRASI

UMUM (BAU)

1. Bu Yuli menjabat sebagai Kepala BAU mulai dari tahun 2014 dan berakhir pada

tahun 2018.

2. Visi dan misi BAU (terlampir) sudah ada sejak tahun 2007. Visi dan misi BAU

merupakan pengejawantahan dari visi dan misi Unika, diturunkan ke BAU sesuai

dengan fungsi BAU, diterapkan kepada seluruh karyawan melalui sosialisasi, yang

terpenting inti dari visi dan misi dari masing-masing tugas dapat diaplikasikan.

Menanggapi visi dan misi pelayanan BAU tidak langsung bagus, bertahap, dan perlu

perbaikan.

3. Daftar barang-barang inventaris (terlampir) belum di-update dengan barang-barang

baru seperti tikar yang baru saja dibeli. Tidak semua barang dalam daftar boleh

dipinjam, ada beberapa barang yang boleh dipinjam dengan syarat yang

mengoperasikannya dari pihak BAU seperti handycam dan sound system.

4. Tempat penyimpanan barang berada di Gudang BAU, Gudang Basement lantai dasar

Gedung Thomas Aquinas lantai dasar, Ruang Teater Gedung Thomas Aquinas Lt. 3,

dan Gedung Albertus Lt 3. Gudang penyimpanan barang di Basement sudah

berkembang yang dulu hanya 1 sekat sekarang sudah menjadi 2 sekat.

5. Pembaharuan alat selama jabatan Kepala BAU, Bu Yuli baru sedikit. Ada anggaran

untuk pemeliharaan alat kalau pembelian barang baru masuknya bagian pengadaan

barang. Barang yang masih bisa dipakai tetap akan dipakai tetapi jika barang yang

sudah rusak akan ditarik.

6. Setiap kali barang / alat akan dipinjamkan pasti dicek terlebih dahulu. Pengecekan

secara global baru saat play acara jadi baru ketahuan rusak atau tidak yaitu saat play

acara.

7. Peminjaman ruang dan alat masih manual. Teknologi informasi yang

terkomputerisasi tentang peminjaman ruang sudah ada tetapi belum di-share oleh

pihak Biro Manajemen Sistem Informasi (BMSI). Teknologi ini merupakan hasil

mahasiswa Ilmu Komputer pertugasan salah satu mata kuliah yang diampu Bapak

Ridwan Sanjaya, SE., S.Kom., MS.IEC. Kepala BAU belum tahu mengapa teknologi

ini belum di-share walaupun begitu BAU sudah mengarah ke teknologi informasi

yang terkomputerisasi. Buktinya Bagian persediaan sudah memakai teknologi

2

informasi yang terkomputerisasi tetapi belum dipakai untuk sistem secara global

seperti pendataan barang persediaan masuk dan keluar.

8. Komputer di meja Tata Usaha (Mas Suroso) digunakan untuk mengelola surat

elektronik dan buku agenda masuk atau surat masuk yang sifatnya masih sederhana.

Sistem ini berfungsi untuk melacak surat dan penunjang penilaian kinerja.

9. Penilaian kinerja menggunakan sistem poin yang sudah berlangsung mulai 2 tahun

kterakhir dan tahun 2015 masuk tahun ke-2.

Contoh: disposisi berapa surat dalam satu tahun (Kepala BAU), sudah

mengagendakan berapa surat dalam satu tahun dan plotting peminjaman tempat yang

kemudian dicocokan dengan surat hardcopy (Tata Usaha), pemasangan spanduk di

titik mana saja (Staf Rumah Tangga).

Poin bisa didapat dari telah dilaksanakannya pekerjaan pokok atau pekerjaan lain

yang menunjang seperti sebagai kepala biro, panitia wisuda, panitia dies natalis dll.

Namun perkerjaan pokok wajib terlaksana.

10. Prosedur peminjaman alat sudah ada tetapi perlu diperbaharui. Setiap tahunnya di

BAU dilakukan Audit ISO rutin diharapkan flowchat yang terbentuk mulai 2007

dapat diperbaiki, diperbaharui, atau dibuat. Dua tahun ini BAU belum bisa membuat

perbaikan sistem yang baik, yang tidak tumpang tindih.

11. Sanksi tertulis untuk kegiatan peminjaman alat belum ada sehingga menyebabkan

mahasiswa seenaknya sendiri walaupun beberapa kali sudah ada masukan mengenai

pembuatan sanksi.

Contoh kasus: Mahasiswa meminjam speaker. Seharusnya operator alat adalah dari

pihak BAU namun saat ditinggal sebentar oleh operator, mahasiswa berinisiatif

untuk memperbesarkan volume suara yang menyebabkan speaker sobek. Saat dibawa

alat sudah dicek dalam kondisi baik. Mahasiswa mengganti speaker yang rusak

tersebut.

Standar perawatan alat belum baku tetapi kegiatan ini memang sudah ada.

12. Bagian Umum dan Rumah Tangga yang menangani peminjaman alat tidak memiliki

kepala bagian. Bagian ini langsung dibawahi oleh Kepala BAU (Struktur organisasi

terlampir). Dengan kondisi seperti ini Kepala BAU tidak merasa kesulitan walaupun

sebenarnya dengan adanya kepala bagian rumah tangga akan sangat meringankan

pekerjaan Beliau. Namun dari pihak Wakil Rektor II memang tidak diberikan posisi

tersebut.

3

13. Orang yang mengurusi peminjaman alat yaitu Mas Suroso, Mas Kosim dan Mas

Wawan. Mas Suroso mengurus barang-barang di Gudang BAU. Mas Kosim dan Mas

Wawan mengurus barang-barang di Gudang Basement, Ruang Teater Gedung

Thomas Aquinas dan Gedung Albertus Lt. 3. Tiga orang ini akan pengaturan alat

sesuai jenis kegiatan.

14. Kendala yang paling sering dialami di bagian peminjaman alat adalah tubrukan

pemakaian alat yang sulit atau kewalahan untuk diatasi padahal ada 3 orang yang

mengatur.

Contoh kasus: Pembagian microphone ketika sama-sama sedang ada acara di Ruang

Teater Gedung Thomas Aquinas dan Gedung Albertus Lt. 3 yang biasanya

menggunakan microphone yang tidak sedikit. Kemudian perlu adanya negosiasi

dengan Mas Suroso, Mas Kosim dan Mas Wawan.

15. Kepala BAU hanya memberikan persetujuan bahwa alat / barang tertentu boleh

dipinjam, untuk keberadaan dan pengaturan lebih lanjut dilakukan oleh Mas Suroso,

Mas Kosim dan Mas Wawan yang kemudian akan berhubungan dengan peminjam.

Jika terjadi sesuatu yang urgent sehingga tidak boleh dilakukan peminjaman maka

akan dikatakan tidak boleh diawal. Peminjaman sound system yang menggunakan

mixer, penentuan operator dilakukan oleh Kepala BAU tidak diperkenankan operator

dari mahasiswa.

16. Kepala BAU merasa kekurangan SDM terutama di posisi operator sound system

karena di Gedung Albertus Lt. 3 ada sound system baru. Mas Kosim sudah ahli

dalam menjadi operator, untuk Mas Wawan belum lama ini ahli menjadi operator.

17. Contoh kasus: A meminjam alat di BAU. Di hari berikutnya B ingin meminjam alat

tersebut namun A belum mengembalikannya ke BAU. Mas Suroso menghubungi A

untuk segera mengembalikan barang tersebut namun A berhalangan kemudian Mas

Suroso menyarakan B untuk langung mengambilnya ke A tanpa harus mengisi

keterangan di buku catatan peminjaman (terlampir).

Tanggapan Kepala BAU: Jika prosedur kaku berarti A harus mengembalikan barang

tersebut dahulu baru boleh dipinjam oleh orang lain tetapi itu sangat merepotkan.

Jika prosedur luwes berarti barang tersebut belum kembali, Mas Suroso harus

melacak barang tersebut ke A karena tidak memiliki kontak B.

18. Semua orang yang ingin meminjam alat / barang harus memasukkan surat. Bila

dosen menggunakan surat elektronik (surel) atau minimal menggunakan memo. Bila

4

mahasiswa menggunakan surat yang diketahui oleh penanggungjawab acara atau

unit peminjam biasanya Wakil Rektor III atau Wakil Dekan III.

19. Untuk peminjaman alat Kepala BAU lebih berusan dengan Wakil Rektor III Bidang

Kemahasiswaan dibanding Wakil Rektor II yang membawahinya karena yang paling

banyak melakukan peminjaman alat adalah dari pihak mahasiswa yang biasanya

tergabung dalam organisasi mahasiswa. Terkadang mahasiswa salah mengartikan

jika Wakil Rektor III menandatangi surat peminjaman alat berarti alat tersebut sudah

pasti bisa dipinjam padahal untuk mengetahui hal itu perlu berkoordinasi dengan

pihak BAU.

20. Untuk mengetahui apakah alat / barang yang dipinjam bisa atau tidak peminjam

harus sering mem-follow up Mas Suroso atau Mas Suroso yang menelepon

peminjam, perlu adanya keaktifan dari kedua belah pihak.

21. Rapat atau evaluasi dilakukan seminggu sekali setiap Jumat pagi. Di dalam ISO

setiap rapat memerlukan undangan, presensi dan notulensi. Undangan berupa telepon

namun sering diabaikan karena ini merupakan kegiatan rutin, yang utama adalah

notulensi dan daftar hadir. Hal yang biasa dibahas berkenaan dengan peminjaman

alat yaitu adanya tumbukan pemakaian alat di bulan-bulan sibuk banyak kegiatan.

Semarang, 21 September 2015

Yuliana Wulandari, SE.

Kepala Biro Administrasi Umum (BAU)

5

HASIL WAWANCARA DENGAN TATA USAHA

BIRO ADMINISTRASI UMUM (BAU)

1. Cara mengajukan permohonan peminjaman alat

Peminjam membuat surat yang ditujukan kepada Kepala BAU beserta lampiran alat-

alat apa saja yang akan dipinjam

Surat diterima oleh Bagian Tata Usaha (Mas Suroso)

Bagian Tata Usaha membuat surat disposisi untuk Kepala BAU

Kepala BAU mengisi surat disposisi jika surat disetujui

Surat disposisi ditujukan kepada pihak yang tertulis dan mengurus alat tersebut (Mas

Suroso, Mas Kosim atau Mas Wawan), surat diarsip

Peminjam mem-follow up atau dari bagian Tata Usaha menghubungi peminjam

memberitahukan apakah alat tersebut bisa dipinjam atau tidak

Peminjam mengambil barang, mengisi buku catatan keterangan peminjaman alat,

meninggalkan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)

Peminjam mengembalikan barang, mengisi buku catatan keterangan peminjaman

alat, mengambil Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)

2. Orang yang mengembalikan barang / alat tidak harus orang yang sama saat

mengembalikan barang. Ada beberapa peminjam yang tidak segera atau terlambat

mengembalikan barang / alat sehingga harus ditelepon terlebih dahulu.

3. Jika ada mahasiswa yang langsung mengambil barang di basement, di sana

disediakan papan tulis untuk menulis barang / alat apa saja yang dipinjam dan siapa

yang meminjam. Mas Suroso akan mengkonfirmasi Mas Kosim barang / alat apa

saja yang dipinjam.

6

4. Daftar barang dan alat yang dimiliki BAU diperbaharui setiap satu tahun sekali per

tahun ajaran. Ada penambahan barang baru yaitu 2 speaker aktif dan 3 set denator.

5. Tidak ada sanksi jika merusak barang / alat yang dipinjam, hanya ada etika kalau

merusak berarti mengganti. Contoh: Mematahkan kunci juga harus mengganti

ongkos pembuatan kunci. Barang yang sering rusak yaitu microphone yang sering

terkena air atau kabel microphone putus. Barang yang akan dipinjam akan dicek

terlebih dahulu.

6. Pembagian tugas: Mas Suroso mengurusi barang-barang yang berada di gudang

BAU dan Mas Kosim mengurusi sound system.

7. Barang inventaris belum pernah ada pembaharuan. Fakultas biasanya ada

peremajaan alat, kemudian alat / barang yang tidak lagi digunakan tetapi masih layak

digunakan akan dilungsurkan ke BAU.

8. Semua surat pengajuan permohonan peminjaman alat akan diterima semua baru jika

sudah disetujui oleh Kepala BAU baru alat-alat tersebut akan dibagi kepada siapa

saja yang meminjam termasuk sound system. Peminjaman sound system untuk acara

konser langsung disarankan untuk meminjam dari pihak luar karena sound system

yang dimiliki BAU tidak memadai.

9. Kendala yang dihadapi:

a. Ketua acara menyuruh sekretaris mengembalikan barang. Saat dikonfirmasi

lagi oleh ketua acara, sekretaris mengatakan jika barang sudah dikembalikan.

Saat pihak BAU menghubungi ketua acara, ketua acara mengatakan jika

barang sudah dikembalikan padahal dari pihak BAU belum menerima barang

tersebut.

b. Banyak peminjaman karena acara kemahasiswaan yang banyak, BAU

kewalahan karena jumlah operator untuk sound system terbatas.

Contoh kasus: Operator meninggalkan sound system sebentar karena ada

urusan lain. Dari panitia memperbesar volume suara sendiri tanpa mengetahui

setting-annya yang mengakibatkan sound system rusak.

10. Rapat atau evaluasi dilakukan seminggu sekali biasanya membahas tentang jadwal

kegiatan yang diurus oleh BAU. Setiap pagi ada briefing internal.

11. Dosen pinjam ruang dan alat menggunakan surat elektronik (surel).

12. Mas Suroso bekerja di Unika tahun 2003. Sebelum bekerja ada masa 3 bulan untuk

magang dan sosialisasi pekerjaan.

7

Semarang, 21 September 2015

Suroso

Tata Usaha Biro Administrasi Umum (BAU)

8

HASIL WAWANCARA DENGAN ANGGOTA ORGANISASI

MAHASISWA

1. Sering miscom dengan Mas Suroso.

Contoh kasus: sudah masukkan surat peminjaman alat tetapi waktu barangnya mau

diambil barangnya tidak ada.

2. Barang-barang yang dipinjam jelek.

Contoh kasus: Saat acara Live In dipinjamkan megaphone oleh BAU. Tetapi

kabelnya ada yang terbuka sehingga nyetrum ketika disentuh.

3. Pengecekan sebelum dipakai hanya kadang-kadang saja.

4. Sering terlambat mengembalikan alat, tetapi tidak pernah mendapatkan sanksi apa-

apa dari BAU hanya ditelpon untuk segera mengembalikan alat.

5. Pernah kejadian treble sound system putus, posisi dimana ada operator dari BAU.

Biasanya pengecekan dilakukan dengan microphone MC dan sound system baik-baik

saja. Tetapi ketika disambungkan dengan Bass baru ketahuan kalau ternyata treble-

nya putus. Akhirnya harus mengganti sound system yang rusak.

6. Saat acara kampus yang besar seperti Wisuda, Dies Natalis, dan Job Fair pasti Mas

Suroso, Mas Kosim, dan Mas Wawan susah ditemui.

7. Mas Suroso sering meng-iya-kan sesuatu.

Contoh kasus: Saat ingin pinjam alat atau mem-follow up alat selalu bilang “iya”

tetapi pada saat pengambilan alat terkadang tidak sesuai yang diharapkan.

Semarang, 23 September 2015

Michael Jonathan S.

Anggota UKM Radio, BEM Fakultas Bahasa dan Seni, Senat Mahasiswa Universitas

9

HASIL WAWANCARA DENGAN STAF RUMAH TANGGA

BIRO ADMINISTRASI UMUM (BAU)

1. Papan tulis di basement digunakan untuk mencatat peminjaman barang / alat di luar

jam kerja yaitu pukul 15.30 ke atas. Pihak peminjam meninggalkan Kartu Tanda

Mahasiswa (KTM). Mahasiswa diminta konfirmasi dengan Mas Suroso.

2. Banyak peminjaman dilakukan di luar jam kerja seharusnya peminjaman hanya

dilayani saat jam kerja saja.

3. Terkadang peminjam diminta meninggalkan Kartu Tanda Penduduk (KTP) karena

dirasa KTP merupakan jaminan terbaik yang membuat peminjam mengembalikan

barang/alat pinjaman tepat waktu.

4. Banyak peminjam yang terlambat mengembalikan barang/alat sampai menyebabkan

barang tersebut hilang. Contoh barang yang banyak hilang yaitu bendera merah putih

dan microphone.

5. Mas Suroso yang mem-plotting barang untuk dipinjamkan. Semua permohonan

peminjaman barang/alat melalui Mas Suroso, yang kemudian akan memberi memo

ke Mas Kosim dan Mas Wawan jika berkaitan dengan barang/alat di Basement. Mas

Kosim dan Mas Wawan hanya bertugas menyerahkan dan mengecek khusus barang

yang ada di Basement.

6. Sound system dibawah pengawasan Wakil Rektor II. Jika sound system rusak maka

akan kena teguran pertama adalah karyawan. Wakil Rektor II dan Kepala BAU akan

menanyai langsung karyawan. Belum ada sanksi untuk masalah kerusakan sound

system.

7. Service barang dilakukan satu bulan sekali seperti sound system dan “Tossa”.

Pendataan barang/alat dilakukan satu tahun sekali yang nantinya akan dilaporkan

pada saat rapat besar bersama Rektorat.

8. Rapat atau evaluasi dilakukan setiap hari Jumat. Setiap hari selalu ada briefing untuk

membahas apa saja yang akan dilakukan seharian ini.

9. Mas Kosim bekerja di BAU sejak tahun 2006. Mas Wawan bekerja di BAU sejak

tahun 2011. Sebelum mulai bekerja terdapat training selama 3 bulan.

10. Gudang barang di Basement adalah gudang gabungan dari tiga bagian yaitu

pelayanan umum, teknisi, dan bangunan.

10

11. Beberapa barang/alat yang dimiliki BAU tidak cocok dengan barang milik

mahasiswa karena teknologi yang semakin maju.

Contoh: Speaker yang tidak compatible dengan laptop.

12. Beberapa tahun belakangan ini Mas Kosim dan Mas Wawan mendapatkan tugas

tambahan yaitu mengelola air galon isi ulang “Uniqua” dan mendistribusi tabung

“Apar” (Alat Pemadam Kebakaran). Mereka merasa kekurangan orang untuk

melakukan tugas ini.

Semarang, 28 September 2015

Staf Rumah Tangga

Biro Administrasi Umum (BAU)

Slamet Kosim Wawan Budiyanto

1

LAMPIRAN 11

FOTO-FOTO KONDISI BARANG DI TEMPAT

PENYIMPANAN DAN BARANG YANG BERKAITAN

DENGAN AKTIVITAS PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN

BARANG INVENTARIS BIRO ADMINISTRASI UMUM (BAU)

1

FOTO 1

KONDISI GUDANG DI KANTOR BAU

2

3

FOTO 2

KONDISI PENYIMPANAN BARANG DI RUANG GENSET

DAN BASEMENT

4

5

FOTO 3

KONDISI GUDANG DI BASEMENT

6

7

8

9

FOTO 4

KONDISI PENYIMPANAN BARANG DI GEDUNG

ALBERTUS LANTAI 3

10

FOTO 5

KONDISI PENYIMPANAN BARANG DI GEDUNG THOMAS

AQUINAS LT. 3

11

FOTO 6

PAPAN PENCATATAN PEMINJAMAN BARANG/ALAT DI

BASEMENT

FOTO 7

BUKU PENCATATAN PEMINJAMAN BARANG/ALAT DI

BAU

12

FOTO 8

KOMPUTER DI BASEMENT

FOTO 9

KOMPUTER DI KANTOR BAU

13

FOTO 10

TAMPILAN LAYAR KOMPUTER DI BAU

14

FOTO 11

PENGARSIPAN SURAT

15