neue wege der zusammenarbeit in der öffentlichen verwaltung

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Neue Wege der Zusammenarbeit in der öffentlichen Verwaltung. Microsoft SharePoint. Andreas Radix, Principal Consultant 06/07.07.2010. Agenda. eGovernment -Portal für Informations- und Kommunikationsprozesse - PowerPoint PPT Presentation

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PowerPoint-Prsentation

Neue Wege der Zusammenarbeit in der ffentlichen VerwaltungMicrosoft SharePoint

Andreas Radix, Principal Consultant 06/07.07.20101AgendaeGovernment-Portal fr Informations- und KommunikationsprozesseDokumentenmanagement mit Office-Integration (Versionsverwaltung, Excel Services, etc.)Steuerung von Arbeitsablufen und GenehmigungsprozessenIntegrationsplattform am Beispiel SAPmit Lsungsszenarien aus der PraxisGegrndet 2001mit 140+ Consultantsan sieben StandortenWirtschaftlich erfolgreichber 30% der DAX 100 Unternehmen sind unsere KundenDas UnternehmenStuttgartFrankfurtMnchenKlnAlegri International Group das fhrende IT Beratungsunternehmen und Lsungsanbieter fr Microsoft Technologien.

Auslandsniederlassungen: Wien (Austria)Aarau (Schweiz)London (UK)Unternehmensportfolio

eGovernment-Portal fr Informations- und Kommunikationsprozesse

Neue Wege von morgen mit SharePoint 2010

Die Collaboration Plattform frdie Bundesbehrden und das InternetMenschen verbinden und befhigen Arbeitsgruppen, Suchen & Finden, Verstehen

Kosten senken mit einheitlicher Infrastruktur Intranet, Extranet & Internet, Anwendungen

Rasches Reagieren auf Fachanforderungen Prozesse, Dokumente & Daten, Technologie

CommunitiesSearchSitesCompositesContentInsights

Collaboration Portal & Content Management, DMS

VertrgeTechnische AngeboteRichtlinienProjektinformationen

KommunikationTelefon und MobiltelefonInstant MessagingVideokonferenz

ERP

Office Integration

TermineAufgabenKontakte

CRM

KampagnenmanagementLead ManagementOpportunity ManagementKontakt & Kunden ManagementService Management

Project Management

ProjektplanungProjektsteuerungProjektcontrolling

BI - Business Intelligence

Periodische BerichteExport zu ExcelData Mining

Mehrwert durch integrierte Geschftsprozesse

Moderner VerwaltungsarbeitsplatzDOMEA (Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gesttzten Geschftsgang): ein Konzept fr Dokumentmanagement und elektronische Archivierung in der ffentlichen Verwaltung.

Dokumentenmanagement mit Office-Integration (Versionsverwaltung, Excel Services, etc.)

Dokumentenbearbeitung in SharePointErstellen neuer Dokumente in einer SharePoint-SiteDefinieren von MetadatenSpeichern und ffnen von Dateien in SharePoint-Sites berwachen von DokumentversionenEin- und auschecken von DokumentenHochladen mehrerer DokumenteDefinieren von GenehmigungsworkflowsErstellen von Richtlinien (retention policies)Neue Mglichkeiten in SharePoint 2010Unique Document ID innerhalb einer ServerfarmDokumenten SetsVerwaltbare Metadaten

Ein neues Dokumenten Set wurde erstellt. Dieses basiert auf den Einstellungen in der Dokumenten Library , die vordefinierten Dokumente werden automatisch erstellt. Der Benutzer kann die vorhandenen Dokumente bearbeiten und neue Dokumente zum Dokumenten Set hinzufgen.

Dokumentenbearbeitung

Dokumente

Verffentlichte Dokumente

Archivierte Dokumente

0.1

Das Dokument wird in Version 0.1 erstellt und erhlt eine eindeutige Dokument Nr.( z.B. datei_14_3) und zustzliche MetadatenDokumentenbearbeitung

Dokumente

Verffentlichte Dokumente

Archivierte Dokumente

0.1

Das Dokument und/oder seine Metadaten werden in Word oder SharePoint bearbeitet und wieder eingecheckt als Entwurfsversion 0.2

0.2

Dokumentenbearbeitung

Dokumente

Verffentlichte Dokumente

Archivierte Dokumente

0.1

Das Dokument wird verffentlicht und wenn ntig freigegeben (Freigabe Workflow). Jetzt ist eine Hauptversion vom Dokument vorhanden.

0.2

verffent-lichen

1.0

Dokumentenbearbeitung

Dokumente

Verffentlichte Dokumente

Archivierte Dokumente

0.1

Das Dokument wird ausgecheckt.

0.2

1.0

1.0

auscheckenDokumentenbearbeitung

Dokumente

Verffentlichte Dokumente

Archivierte Dokumente

0.1

Das Dokument und/oder seine Metadaten werden nochmal in Word /SharePoint bearbeitet und wieder eingecheckt als Entwurfsversion 1.1

0.2

1.0

1.0

1.1

Dokumentenbearbeitung

Dokumente

Verffentlichte Dokumente

Archivierte Dokumente

0.1

Das Dokument wird verffentlicht . Eine neue Hauptversion wird erstellt.

0.2

1.0

2.0

verffent-lichen

einziehen

1.0

1.1

Dokumentenbearbeitung

Dokumente

Verffentlichte Dokumente

Archivierte Dokumente

0.1

Das Dokument wird nach Richtlinien der Dokumenten Library archiviert.

0.2

2.0

2.0

archivieren

1.0

1.1

Dokumentenbearbeitung

Dokumente

Verffentlichte Dokumente

Archivierte Dokumente

0.1

Der Zugriff des Dokumentes erfolgt nur noch ber einen Link.

0.2

2.0

2.0

Linkarchiv://document/abcd.doc

1.0

1.1

Metadatenbearbeitung in Word

MetadatenRibbon UIExcel ServicesExcel Services im SharePoint Verffentlichung von ganzen Excel-Sheets oder Teile davon nach SharePointVerwenden von interaktiven Pivots sowie PowerPivots, Visual Slicers und SparklinesDaten knnen ber die SharePoint Sites gefiltert und sortiert werdenber die neue Schnittstelle REST knnen die Excel Services Daten und Diagramme nun auch z.B. in Wikis oder Blogartikel eingebunden werden.Besseres Reporting (sehr groe Pivots), bessere Visualisierung einfachere LoB Datenintegration (Business Connectivity) Access Services Performance Point Services Excel Services

InteraktivePivot-TabellenDashboardsSlicers

BI Center in SharePoint 201022Nutzung von Berichten und ProzessbildernBerichteKPI-Listen/ Ampeldarstellung/ KennzahlenWebbasierte Reports via Excel ServicesSQL Reporting Services fr Reportgenerierung und versandMit hierarchischen KPIs nur mit Zusatzprodukten/ Entwicklung

Prozessportalehart-verlinkte Visio Graphiken Dynamisch gefilterte Dokumentenbibliotheken je nach ProzessDynamische Silverlight Graphiken aus SharePoint Listen

Beispiel: Visualisierte Prozesse

QM Prozessmappe mit Silverlight dynamischen Prozessen und Prozess-Explorerbaum sowie KPIs24

Beispiel: Visualisierte Prozesse mit VerlinkungModellierung in Visio, bernahme nach SharePoint Designer25Steuerung von Arbeitsablufen und Genehmigungsprozessen

Arbeitsablufe und FormulareVisualStudioSharePoint DesignerMOSS Workflows

Microsoft Office InfoPath27Benutzerfreundliche DateneingabeLeichtes und schnelles erstellen von XML-FormularenDatenintegration nach Industriestandard (XML, XSD, Xpath, XSLT)Flexibles FormularDaten ber Geschftsprozesse hinweg zu verwendenDigital signierbarInfoPath Formulare

InfoPath FormulareFormulare und Datenverteilung /-aufnahme mit InfoPath

Datenverteilung /-aufnahme ber BCSInfoPath Webpart, Office LOB Daten, ListenLOB DatenCustom listsInfoPathFormularInfoPath FormulareArbeitsablufe mit SharePoint Formelle Dokumentenfreigabe:Bestellantrag wird vom Status Entwurf in den Status genehmigt gehoben.

Erinnerungen / Eskalation:Der Vorgesetzte wird nach 3 Tagen daran erinnert, dass eine Bestellung zur Genehmigung ansteht. Die Workflowaufgabe wird nach 2 weiteren Tagen an jemand anderen delegiert.

Automatisierung:Die genehmigte Bestellung wird in das Bestellsystem transferiert und dort ausgefhrt.

Arbeitsablufe - Komplexitt und KostenKomplexittKosten

StandardNintex Arbeitsablufe - berblick

In SharePoint /WSS vollstndig integrierte Workflow-OberflcheDefinition von Arbeitsablufen erfolgt deklarativErweiterbar durch EigenentwicklungenZielgruppe Poweruser / Entwickler

Beispiel: Mehrstufige GenehmigungAnwender legt einen Bestellantrag anDer Bestellantrag wird dem Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegtWenn der Vorgesetzte die Bestellung genehmigt, erfolgt eine Prfung des Bestellwerts:Bestellwert < 1.000 : Die Bestellung ist genehmigtBestellwert >= 1.000 : Die Bestellung wird dem Bereichsleiter zur Genehmigung vorgelegt

Genehmigungsablauf visualisiertArbeitsablufe knnen in Visio 2010 erstellt und in SharePoint Designer importiert werdenDer Benutzer kann jeder Zeit kontrollieren, in welchem Zustand der Arbeitsablauf ist.

Anwender legt einen Bestellantrag an

Mitarbeiter fllt Web- Formular aus

Anwender legt einen Bestellantrag an2. Daten stehen in SharePoint zur VerfgungAnwender startet Genehmigung

3. Workflow startenAnwender startet Genehmigung

5. Workflow starten4. Graphischer Workflowverlauf

Genehmigung durch Vorgesetzten6. Taskliste mit Workflowaufgaben des VorgesetztenGenehmigung durch Vorgesetzten

7. Alle wichtigen Informationen zum Antrag8. Genehmigung durch Vorgesetzten

9. Identifikation Bereichsleiter ber AD10. Genehmigung durch BereichsleiterGenehmigung durch Vorgesetzten

11. Genehmigung erfolgtGenehmigung durch VorgesetztenSignatur von DokumentenBeim Abschluss von Arbeitsablufen mit Dokumenten knnen diese vom Benutzer signiert werden:Nutzung von Office (Word)Nutzung von PDF Print Rendition

Signaturen einsammeln ber einen Arbeitsablauf

Dokument signieren

Beispiel: Elektronische Signatur light

Signatur ber PDF-Print-Rendition

Integrationsplattform am Beispiel SAP

Die Integrationsplattform - SharePoint

Unstrukturierter Content

SharePointArchivComplianceBusinessIntelligenceProzess-PortaleProject-SolutionsSales Management 3.0

StrukturierteDatenSearchManageEdit

BizTalk XI/NetWeaverWeb Services

SolutionsVertrags-Mana

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