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Neue Herausforderungen für die Exekutive von Gemeinden und Städte im Zeitalter von E-Government

Informationsveranstaltung des Vereins Schweizerische Städte und

Gemeinde-Informatik vom 23. Mai 2014

Gérald Strub, Gemeindepräsident Boniswil am Hallwilersee,

Vize-Präsident SSGI, Inhaber Strub & Partner GmbH

SSGI Infoveranstaltung in Olten 23. Mai 2014 Folie 1

Der Informationsanlass wird eröffnet durch Gérald Strub,

Gemeindepräsident von Boniswil am Hallwilersee. Er weiss als

Exekutivmitglied, was es bedeutet, mit den zunehmend neuen Anforderungen

der Einwohnerinnen und Einwohner in einer kleinen Aargauer Gemeinde

umzugehen. Dies verbunden mit einem stetigen Kostendruck. In seinem

Referat wird er aufzeigen, wie E-Government die kommunalen Verwaltungen

unterstützen und welche Rahmenbedingungen in Zukunft noch geschaffen

werden sollten.

Herzlich Willkommen


Es geht ums Geld – Sparen und Reformieren


- E-Government 1.0

Einführung einfacher informatikbasierter Hilfsmittel, meist ohne

organisatorische Auswirkungen

- E-Government 2.0

Fokussierung auf Prozesse, Abläufe und Kultur

Kundinnen und Kunden

- E-Government 2.5

10 Empfehlungen (vorliegende Master Thesis), damit die kommunalen

Verwaltungen einen weiteren bedeutenden Schritt machen können

- E-Government 3.0

???

E-Government Entwicklung


- Ausgangslage

- Behauptung

- Mögliche Massnahmen und Empfehlungen

- Diskussion und Abschluss

Agenda


- Kostendruck vs. Veränderung

- Prioritäten werden von Führungspersonen der Gemeinden anders gelegt

- Spannungsfeld Führung Politik – Verwaltung

- Eindruck besteht, dass E-Government auf kommunaler Stufe nicht in

Schwung kommt

- Medienverhalten der KundInnen ändert sich rasant

Ausgangslage


- Aus welchem Jahr stammt dieses Mobile Phone

und wie heisst es?

- 1999

- Nokia 3210

- Erstes Mobile ohne Antenne

Medienverhalten der KundInnen als Treiber


Technologie – E-Government – Gesellschaft


- Ausgangslage

- Behauptung



Agenda


Treiber Kunde

Sparen

E-Government

• Leistung automatisieren

• Aufgaben ++

• Personal optimieren

Behauptung


- Ausgangslage

- Behauptung



Agenda


- Aufzeigen von Massnahmen und Empfehlungen zur Verbesserung der

Akzeptanz bei der Umsetzung von E-Government auf kommunaler Stufe

- Weitere Fragestellungen, welche beantwortet werden sollen:

- Welche Empfehlungen sind notwendig, damit E-Government bei den

Führungsverantwortlichen (Gemeinderat, Verwaltung) eine bessere Unterstützung

findet?

- Welche Empfehlungen sind flankierend vorzusehen, damit die Stakeholder -Motivation

zu Gunsten der Verbreitung von E-Government-gestützten Verwaltungsleistungen

genutzt werden kann?

- Mit welchen Rahmenbedingungen können der Bund und die Kantone die Gemeinden

bei der Verbesserung der Situation unterstützen?

Fragestellungen Master Thesis


- Die EU fasst alle Mitgliedsstaaten in der überstaatlichen

Wirtschaftsstrategie «Europa 2020» zusammen und regelt E-Government in

der «Digitalen Strategie» und «Europäischer Aktionsplan 2011 – 2015».

- In Deutschland scheinen die Bundesländer sehr eng mit den Kommunen

zusammenzuarbeiten.

- In England besteht mit der landesweiten E-Government-Strategie ein

top – down Ansatz, welcher durch Initiativen von «aufmüpfigen

Einwohnern» begünstigt wird.

- In Österreich und Estland besteht auf Bundesstufe ein Gesetz, welches

die Länder und Gemeinden zu einer Zusammenarbeit «zwingt». Die

Bürgerkarte – welche jeder Einwohner hat – gilt als Basis für die Benutzung

von E-Government-Leistungen.

Zusammenfassung IST-Situation mit Bezug Gemeinden (1)


- Österreich und Estland scheinen vieles richtig zu machen. Beide Länder

- sind bezüglich Einwohnerzahl eher klein und damit überschaubar,

- haben die Bürgerkarte als Identifikationsmedium eingeführt und wenden diese strickte

an,

- verfügen über klare Zuständigkeiten was dazu führt, dass die Rollen mit Aufgaben,

Kompetenzen und Verantwortung klar verteilt sind.

- Die Schweiz erzielt wegen föderalistischen Strukturen nur langsam

Fortschritte. Gemeinden verfügen über das kleinste E-Government

Angebot.

Zusammenfassung IST-Situation mit Bezug Gemeinden (2)


Empfehlungen und Massnahmen – Übersicht


- Pflicht für den Einsatz einer GEVER-Lösung (Kapitel 7.3.2) mit 11 von

16 stark erreichbaren konsolidierten Zielsetzungen.

- Pflicht zur Prozess-Dokumentation (Kapitel 7.3.1) mit 10 von 16 stark

erreichbaren konsolidierten Zielsetzungen.

- Liberalisierung der Verwaltungsleistung (Kapitel 7.3.4) mit 10 von 16

stark erreichbaren konsolidierten Zielsetzungen.

- Elektronische Identität (Kapitel 7.3.3) mit 9 von 16 stark erreichbaren

konsolidierten Zielsetzungen.

- Schulung der Politiker (Kapitel 7.3.7) mit 9 von 16 stark erreichbaren

konsolidierten Zielsetzungen.

Top 5 Empfehlungen


- Bedarf an der Neuorganisation der Verwaltungsgeschäfte besteht

- Einsatz einer GEVER-Lösung soll für die Gemeinden zur Pflicht werden

- Nutzen: transparente, nachvollziehbare sowie orts- und personenunabhängige Geschäftsabwicklung

- Massnahmen

- Gesetzliche Grundlage auf Stufe Kanton oder Bund schaffen, welche die kommunalen Verwaltungen verpflichtet, die Geschäftsabwicklung elektronisch vorzunehmen.

- Sichterstellen einer Anschubfinanzierung für die Gemeinden und Städte für die Einführung einer GEVER-Lösung (analog E-Rechnung).

- Erarbeiten von Richtlinien und Empfehlungen für den Einsatz von GEVER-Lösungen.

- Bereitstellen von neutralen Informationsangeboten für politisch und operativ tätige Führungspersonen der kommunalen Verwaltung.

- Aufzeigen von konkretem Nutzen für alle Beteiligten (Behörden, Verwaltung und deren Kunden).

Pflicht für den Einsatz einer GEVER-Lösung (Kapitel 7.3.2)


- Kommunale Verwaltungen stehen am nahesten beim Leistungsbezüger und Prozesse sind wenig oder nicht dokumentiert

- Nutzen: höhere Transparenz, Anpassungen können effektiver vollzogen werden

- Massnahmen

- Schaffen einer allenfalls gesetzlichen Verpflichtung für die Gemeinden, die Prozesse zu dokumentieren.

- Regionale Bekanntmachung der eCH Prozessaustauschplattform für Gemeinden und Kantone (B1.13).

- Anbieten von vertieften Schulungen für das Prozess-Knowhow bei der Grundausbildung des Personals (Lehrlingsausbildung, Basiskurse), welches in den kommunalen Verwaltungen tätig ist.

- Anbieten von Weiterbildungskursen für politisch und operativ tätige Führungspersonen der kommunalen Verwaltung.

- Aufbauen von Unterstützungsangeboten für die Gemeinden und Städte für den Aufbau und die kontinuierliche Pflege von Prozess-Dokumentationen.

Pflicht zur Prozess-Dokumentation (Kapitel 7.3.1)


- Kein Wettbewerb bei der Erbringung der Verwaltungsleistungen

- Kunden sind «Zwangskunden»

- Nutzen: Kunden haben Auswahl, Kulturwandel in der Verwaltung

- Massnahmen:

- Dokumentieren der Prozesse der Verwaltungsleistungen in den kommunalen

Verwaltungen.

- Festlegen, welche Verwaltungsleistungen in einem liberalisierten

Verwaltungsmodell angeboten werden können.

- Harmonisieren der Prozesse der Verwaltungsleistungen über alle kommunalen

Verwaltungen, welche bei der Liberalisierung der Verwaltungs-Dienstleistungen

mitwirken wollen.

- Schaffen einer allfälligen Verpflichtung für die Liberalisierung der Verwaltungs-

Dienstleistungen.

Liberalisierung der Verwaltungsleistung (Kapitel 7.3.4)


- Wirksames und erfolgreiches E-Government braucht eine obligatorische elektronische Identität, welche mit privaten Angeboten erweiterbar ist und durch den Staat betrieben wird.

- Nutzen: Physische und elektronische Identität wird gleichgesetzt, Zugang zu digitalen Verwaltungsleistungen werden vereinfacht.

- Massnahmen:

- Prüfen von bereits bestehenden Lösungen im Bereich der elektronischen Identität anderer Länder.

- Schaffen der gesetzlichen Verbindlichkeit der elektronischen Identität mit dem Bezug einer ID oder eines Passes oder von Ausländerausweisen.

- Auswahl einer solchen Lösung und bei Bedarf Modifizierung durch eine staatliche Stelle.

- Ausrollen der elektronischen Identität für alle Einwohnerinnen und Einwohner in der Schweiz.

- Betreiben der elektronischen Identität durch eine staatliche Stelle.

Elektronische Identität (Kapitel 7.3.3)


- Kommunalpolitiker sollen geschult werden, damit sie das Verwaltungs-Knowhow erlangen und Veränderungsprozesse anstossen können.

- Nutzen: Verwaltung kann sich weiterentwickeln, Führungssituation kann stabilisiert werden.

- Massnahmen:

- Sensibilisieren der politischen Parteien (als Nominationsgremien für künftige Kommunalpolitiker) und der Kandidaten selber auf die branchenspezifischen Umstände bei der Führungsarbeit in einem Gemeinde- oder Stadtrat.

- Festlegen von Mindestanforderungen an politischen Führungspersonen.

- Festlegen und Aufbauen eines Schulungs- und Weiterbildungsangebots für die Stadt- und Gemeinderäte.

- Schaffen einer Verpflichtung für neu gewählte Stadt- und Gemeinderäte für das Absolvieren einer solchen Schulung oder Weiterbildung in der ersten Amtsperiode.

Schulung der Politiker (Kapitel 7.3.7)


Treiber Kunde

Sparen

E-Government

• Leistung automatisieren

• Aufgaben ++

• Personal optimieren

Abschluss


Diskussion und Abschluss

Vielen Dank für Ihr Mitwirken und Ihre Aufmerksamkeit.

Welche Fragen darf ich Ihnen beantworten?

Gérald Strub

Strub & Partner GmbH

Niederlenzerstrasse 25

5600 Lenzburg

062 888 50 00

www.strubpartner.ch

[email protected]


http://www.strubpartner.ch/

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