nbef frokostmøte 21.03 anlegg og... · sourcing strategi for kj.virksom-heten (4) identifiser...
TRANSCRIPT
Pro-FM
NBEF Frokostmøte 21.03.18
Olav Egil Sæbøewww. pro-fm.no
D
E
M
A
N
D
S P E C I F Y I N G
S L A s
S
U
P
P
L
Y
D E L I V E R I N G
STRATEGIC
TACTICAL
OPERATIONAL
Client
Customer
End User
O
R
G
A
N
I
S
A
T
I
O
N
P
R
O
V
I
D
E
R
Internal
and / or
external
PRIMARY
PROCESSES
SUPPORT
PROCESSES
K P I s
FACILITY
SERVICES
PRIMARY
ACTIVITIES
Facility Management Agreement
D
E
M
A
N
D
S P E C I F Y I N G
S L A s
S
U
P
P
L
Y
D E L I V E R I N G
STRATEGIC
TACTICAL
OPERATIONAL
Client
Customer
End User
O
R
G
A
N
I
S
A
T
I
O
N
P
R
O
V
I
D
E
R
Internal
or / and
external
PRIMARY
PROCESSES
SUPPORT-
PROCESSES
K P I s
FACILITY
SERVICES
PRIMARY
ACTIVITIES
Facility Management agreement
Europeisk Standard EN 15221-1:2007 ”Facility Management”
… var basismodell for EN 15221-2:2007 …
«Guidance on how to prepare Facility Management agreements»
Pro-FM
Sourcing
strategi
for
kj.virksom-
heten
(4)
Identifiser
analyser
nå- og
fremtids
behov
(5.2)
Oversett
ibehov
til krav
(5.3)
Beslutt
tjeneste-
nivåene
(service
levels)
(5.4)
Avklar
aktuelle
leveran-
dører
(5.5)
Business
case
etablering
og
analyse
(5.6)
Velg
foretrukket
sourcing/
tjeneste-
leveranse
(5.7)
Tjeneste-
leveranse
prinsipper
(6)
Måle
ytelsene
av
leveransene
(10)
FM tjeneste-
anskaffelse
og FM-avtale
(7+8+9)
Bestem hva
som må
leveres,
sted(er) og
tid(er)
Definer
hvilke
strategiske
mål som må
oppnås
(kostnad,
kvalitet, etc)
Spesifiser
kvalitets-
kriterier og
krav-
parametre
Avklar
forventede
målbare
resultater
(«output»,
kvalitets-
nivåer)
Bestem
ytelses-
indikatorer
Mål for hver
tjeneste
Forstå
sammenheng
kj.virksomhet
og strategier
Tilpasse
tjeneste-
strategier til
kjernestrateg-
ier, inkl. miljø,
samfunns-
ansvar,
legale,
økonomiske,
og politiske
aktualiteter
Markeds-
under-
søkelser
Bestem
basisnivåer
for
kostnader
og risiki
Velg og anbefal/beslutt foretrukket
sourcing alternativ
Implementer anbefalingen
a) intern
(definer krav til
kompetanse,
skaff til veie ressurser,
organiser)
b) ekstern
(forhandle,
skriv under avtale)
Følg opp,
overvåk og
bekreft
tjeneste-
leverandørens
leveranser
Samle data og
rapporter til
bestiller-
organisa-
sjonen
Sammenlign
leveransene
med kvalitets-
kravene til
tjenestene
Bestem og
iverksett
korrektive
tiltak
Utforme
tjenestenivå-
avtaler (service
level
agreements -
SLA)
Utvikle
fullstendige
FM avtaler for
tjeneste-
leveranser
Få med
kontrakt-
klausuler som
er spesielle for
avtalen
Dokumenter
ytelses-
kriterier
Iverksett
avtalen
Avklar
nåtids og
fremtidig
fasilitets-
/tjeneste-
behov og
bestiller-
organisa-
sjonens
forvent-
ninger
Sett opp en
«business
case»
Finansielle
hensyn/krav
Bestem
investerings-
strategi
Anslå
kostnader
og tilleggs-
verdier
Vurder/velg
pris- strategi
Analyser
aktuelle risiki
Organiserings
-behov
Prosjekt
strategier
Tiltak for korrigering / forbedring hvis påkrevet
Intern
tjenesteleveranse
(7.2)
Ekstern
tjenesteleveranse
(6.3)
ISO 41012:2017 «Facility management – Guidance on strategic sourcing and the development of agreements»
«Fasilitetsstyring (FM) - Veiledning om strategisk ressursvalg (sourcing) og utarbeidelse av avtaler»
Figur 1 – Oversikt over sourcing prosessen
Avtale-delenSourcing-delen
Pro-FM Ikke offisiell oversettelse!
Kritiske suksessfaktorer
NS-EN 15221-3:2011
Veiledning om kvalitet i fasilitetsstyring
Sourcing
strategi
for
kj.virksom-
heten
(4)
Identifiser
analyser
nå- og
fremtids
behov
(5.2)
Oversett
ibehov
til krav
(5.3)
Beslutt
tjeneste-
nivåene
(service
levels)
(5.4)
Avklar
aktuelle
leveran-
dører
(5.5)
Business
case
etablering
og
analyse
(5.6)
Velg
foretrukket
sourcing/
tjeneste-
leveranse
(5.7)
Tjeneste-
leveranse
prinsipper
(6)
Måle
ytelsene
av
leveransene
(10)
FM tjeneste-
anskaffelse
og FM-avtale
(7+8+9)
Bestem hva
som må
leveres,
sted(er) og
tid(er)
Definer
hvilke
strategiske
mål som må
oppnås
(kostnad,
kvalitet, etc)
Spesifiser
kvalitets-
kriterier og
krav-
parametre
Avklar
forventede
målbare
resultater
(«output»,
kvalitets-
nivåer)
Bestem
ytelses-
indikatorer
Mål for hver
tjeneste
Forstå
sammenheng
kj.virksomhet
og strategier
Tilpasse
tjeneste-
strategier til
kjernestrateg-
ier, inkl. miljø,
samfunns-
ansvar,
legale,
økonomiske,
og politiske
aktualiteter
Markeds-
under-
søkelser
Bestem
basisnivåer
for
kostnader og
risiki
Velg og anbefal/beslutt foretrukket
sourcing alternativ
Implementer anbefalingen
a) intern
(definer krav til
kompetanse
skaff til veie ressurser,
organiser)
b) ekstern
(forhandle,
skriv under avtale)
Følg opp,
overvåk og
bekreft
tjeneste-
leverandørens
leveranser
Samle data og
rapporter til
bestiller-
organisa-
sjonen
Sammenlign
leveransene
med kvalitets-
kravene til
tjenestene
Bestem og
iverksett
korrektive
tiltak
Utforme
tjenestenivå-
avtaler (service
level
agreements -
SLA)
Utvikle
fullstendige
FM avtaler for
tjeneste-
leveranser
Få med
kontrakt-
klausuler som
er spesielle for
avtalen
Dokumenter
ytelses-
kriterier
Iverksett
avtalen
Avklar
nåtids og
fremtidig
fasilitets-
/tjeneste-
behov og
bestiller-
organisa-
sjonens
forvent-
ninger
Sett opp en
«business
case»
Finansielle
hensyn/krav
Bestem
investerings-
strategi
Anslå
kostnader
og tilleggs-
verdier
Vurder/velg
pris- strategi
Analyser
aktuelle risiki
Organiserings
-behov
Prosjekt
strategier
Tiltak for korrigering / forbedring hvis påkrevet
Intern
tjenesteleveranse
(7.2)
Ekstern
tjenesteleveranse
(6.3)
Figur 1 – Oversikt over sourcing prosessen
Avtale-delenSourcing-delen
Pro-FM Ikke offisiell oversettelse!
Konsekvens-analyser!
ISO 41012:2017 «Facility management – Guidance on strategic sourcing and the development of agreements»
«Fasilitetsstyring - Veiledning om strategisk ressursvalg (sourcing) og utarbeidelse av avtaler»
Bestill det du trenger – Få det du forventerLæring fra Telenor Eiendoms TFM-avtale
Kontraktsperiode 2013 - 2018
NBEF/Standard Norge, 21. mars 2018
Henning Verløy – Direktør, Telenor Eiendom
Sourcing
strategi
for
kj.virksom-
heten
(4)
Identifiser
analyser
nå- og
fremtids
behov
(5.2)
Oversett
ibehov
til krav
(5.3)
Beslutt
tjeneste-
nivåene
(service
levels)
(5.4)
Avklar
aktuelle
leveran-
dører
(5.5)
Business
case
etablering
og
analyse
(5.6)
Velg
foretrukket
sourcing/
tjeneste-
leveranse
(5.7)
Tjeneste-
leveranse
prinsipper
(6)
Måle
ytelsene
av
leveransene
(10)
FM tjeneste-
anskaffelse
og FM-avtale
(7+8+9)
Tiltak for korrigering / forbedring hvis påkrevet
Intern
tjenesteleveranse
(7.2)
Ekstern
tjenesteleveranse
(6.3)
ISO 41012:2017 «Facility management – Guidance on strategic sourcing and the development of agreements»
«Fasilitetsstyring (FM) - Veiledning om strategisk ressursvalg (sourcing) og utarbeidelse av avtaler»
Figur 1 – Oversikt over sourcing prosessen
Avtale-delenSourcing-delen
Pro-FM Ikke offisiell oversettelse!
Kritiske suksessfaktorer
NS-EN 15221-3:2011
Veiledning om kvalitet i fasilitetsstyring
Konsekvens-analyser!
ISO 41012 – en rådgivende og anbefalende
standard
•Gir gode innspill om struktur og prosess
• Tenk fornuftig – vær tydelig på hva du vil oppnå
• Stegene og rekkefølgen i prosessen må tilpasses egne behov
7
Telenor Eiendoms portefølje
8
Telenor Eiendom er et komplekst eiendomsselskap med
mange roller:
• 5300 bygninger
• Telenor Hovedkontor og regionale (hoved) kontorer
• Kombinasjonsbygg: Kontor – teknikk – lager - «bunkere».
• Tekniske bygg
• Fjelltoppstasjoner
Fjellanlegg
• 2400 km kraftlinjer
• Telenors Kunstsamling
• Hotel Jeløy Radio - kurs og konferansesenter
• Telenors hytter
• Policyer og reguleringer – internkontroll og revisjoner.
• Brukerkrav og tjenesteleveranse vs. Verdiutvikling og rolle.
Noen eksempler på bygg i Norge……
.. og noen flere av de over 5000 byggene
FM – sourcingprosessenEt strategisk veivalg
(ISO 41012, kap. 4 Sourcingstrategi)
12
Hva skal RE og FM bidra med?(ISO 41012, kap. 4 Sourcingstrategi)
• Støtte kjernevirksomheten.
• Arealeffektive lokaler.
• FM er en innsatsfaktor.
• Bidra til kjernevirksomhetens utvikling –
lave kostnader.
• Sikre opprettholdelse av verdier.
• Bygge omdømme og attraktivitet; gode
arealer, løsninger og attraktive tjenester.
• Levere tjenester, sikre at kjerne-
virksomheten holder fokus.
13
Strategivalg(ISO 41012, kap 4 Sourcingstrategi)
• Bevisstgjøring i Telenor Eiendom Holding AS
• Eier- og eiendomsstrategi
• Rolle og bidrag til kjernevirksomheten
• Kompetansestrategi
• Produktstrategi
• Leveransekvalitet
• Kostnadsutvikling - kostnadsfleksibilitet
• Innkjøpsstrategi
• Tjenestekjøp kombinert med virksomhetsoverføring?
Identifiser og analyser nå-
og framtidsbehovene(ISO 41012, kap. 5.2 Framtidige behov)
15
Hvem er kunden eller klienten?(ISO 41012, kap. 5.2 Framtidig behov)
• Eier av selskapet?
• Gårdeier?
• Leietaker?
• Bruker?
Leveransekrav og tjenester avhenger av hvem som er kunden.
Leveransekrav(ISO 41012, kap. 5.2 Framtidig behov)
• Myndighetskrav
• Konsernpålagte krav
• Leveranse og kvalitet i ht. beskrevet SLA, NS, EN-NS
• Dokumentasjon
• Geografisk nærhet
• Utvikling av eksisterende og nye tjenester
• Pris og kvalitet
16
17
Forventninger og krav til markedet(ISO 41012, kap. 5.2 Framtidig behov)
• Forstå Telenor Eiendoms rolle og posisjon
– Opptre på vegne av Telenor Eiendom
• Kompetanse innen relevante områder
• Tydelige og utprøvde konsepter
• Dokumentasjon og rapportering
• Utvikling - innovasjon
• IT
18
• HR – personalpolitikk
• Codes of conduct
• Troverdighet
• Gjennomføringsevne
• Mange tjenester – 5300 bygg
• Utvikling
• Kostnadsbilde - Pris
• Klima & Miljøprofil
• Profesjonalitet
• Konkurranse og spredning av risiko
• Egen organisering; roller, posisjon, ressurser
Beslutningskriterier(ISO 41012, kap. 5.2 Framtidig behov)
Oversett behov til krav(ISO 41012, kap. 5.3 Behov til krav)
Telenor Eiendoms tilnærming til leverandørstrategi og FM-avtalen:
Vi skal bidra til å styrke Telenors konkurranseevne.
Ny FM-avtale - en Strategisk vurdering og organisering(ISO 41012, kap. 5.3 Behov til krav)
20
Markedsanalyse(ISO 41012, kap. 5.3 Behov til krav)
Partnerskapsutvikling(ISO 41012, kap. 5.3 Behov til krav)
22
FM – leverandørstrategi(ISO 41012, kap. 5.3 Behov til krav)
Telenor Eiendoms FM leverandør strategi(ISO 41012, kap. 5.3 Behov til krav)
(Strategi besluttet 09.2011, grunnlag for RFQ og ny TFM-avtale)
Telenor Eiendoms strategi er å dra profesjonell nytte av FM-
leverandørmarkedet for å skape de beste verdier for våre
kunder, gjennom utvikling og leveranse av produkter og tjenester
med optimal fleksibilitet i form av etterspurt kvalitet, til rett tid og
riktig kostnad.
Dette nås gjennom:
• å utvikle partnerskap med èn eller noen få strategiske FM-
leverandører.
• en effektiv intern organisasjon som er godt tilpasset de
forretningsmessige behovene og til vår strategiske partner.
• støtte og bruk av effektive elektroniske løsninger (IT).
Telenor Eiendoms FM leverandør strategi(ISO 41012, kap. 5.3 Behov til krav)
(Besluttet 09.2011, grunnlag for RFQ og ny TFM-avtale)
• Vår partner skal være vår fag- og produktenhet.
• Vi skal være en av driverne innenfor FM i Norge og
Norden.
Den posisjonen skal vi (opprettholde) ta sammen med vår
tjenesteleverandør og partner.
TFM-avtalenInnkjøps- og evalueringsprosessen
(ISO 41012, kap. 5.3 Behov til krav)
Vellykket innkjøpsprosess:
Entydig struktur og oppbygging(ISO 41012, kap. 5.3 Behov til krav)
Overordnede mål ved forespørsel og kontrakt:
• Tydelig på ufravikelige forhold:
• Alminnelige og juridiske
• Sikkerhetsmessige
• Betalingsbetingelser etc.
• Tydelige krav til bruk av NS og NS-EN
• Enhetlige formater for beskrivelser (SLA).
• Definisjon av Partenes roller og posisjoner.
• Gode oversikter over bygg- og tjenestevolum.
• Evaluerings- og utvalgskriterier.
• Framdrift og oppstart.
27
Standarder i TFM kontrakten(ISO 41012, kap. 5.3 Behov til krav)
NS-EN 15221 Fasilitetsstyring
• Rammeverk for TFM kontrakten
• Veiledning og sjekkliste for innhold som bør være med
NS-EN 16001/ ISO 14001
• Energiledelse
• Struktur for rutiner, sjekk lister, tiltak/avviksrapportering
NS 3424 Tilstandsanalyse
NS 3451 Bygningsdelstabellen
• Struktur asset register, strukturert i myMCS
• Definerer hva er med i DV SLA’r
• Definerer struktur og koding for Vedlikeholdsplanen
NS 3454 Livssykluskostnader for byggverk
• Definerer og klassifiserer Drift – Vedlikehold
• For eksempel hva er inkludert av forbruksmateriell
NS INSTA 800 Rengjøringskvalitet
• System for å fastlegge og bedømme rengjøringskvalitet
28
Group Frame Contract Section B – Document structure(ISO 41012, kap. 5.3 Behov til krav)
29
Scope Soft Services(ISO 41012, kap. 5.3 Behov til krav)
30
Local Contract Norway for Facility ManagementTelenor Real Estate/ISS
Appendix 1 - Telenor Building Information Matrix
Bu
ild
ing
id
.
Nam
e
Gro
ss a
rea
Bu
ild
ing
wit
h S
oft
serv
ices
Meeti
ng
Ro
om
Serv
ice
Fo
od
& B
evera
ge
Nu
mb
er
of
can
teen
users
Pla
nt
Serv
ice
Co
ffee S
erv
ice
Fro
ntd
esk/H
elp
desk
Lo
gis
tics
Recep
tio
n
20134501 ABELNES 35 Nei Nei Nei Nei Nei Ja Nei Nei
50345901 ABELVÆR 33 Nei Nei Nei Nei Nei Ja Nei Nei
50499701 ABELVÆR RL 10 Nei Nei Nei Nei Nei Ja Nei Nei
70028501 ABILDSØ TTP 14 Nei Nei Nei Nei Nei Ja Nei Nei
20185501 ADAL RSU GML 201 Nei Nei Nei Nei Nei Ja Nei Nei
50359901 AGDENES AUT 33 Nei Nei Nei Nei Nei Ja Nei Nei
40266333 AGDESTEIN TTP 11 Nei Nei Nei Nei Nei Ja Nei Nei
60431703 AGJET NMT-STASJON 38 Nei Nei Nei Nei Nei Ja Nei Nei
15. november 2012
General info SOFT FM - part of scope
Scope Soft Service SLA(ISO 41012, kap. 5.3 Behov til krav)
31
Scope
Norway Sweden Denmark
Personnel restaurant X (4 pcs) X (2 pcs)
Canteen X X
Coffee bars X
Staffed dining room X
Food and beverages
in meeting rooms
X X X
Fruit X X X X X
Vending X X X X
Event X X X
Konsekvensanalyser på flere nivå (ISO 41012 kap. 5.6 Businesscase)
32
Beslutte tjenestenivåene (Service level, SLR til SLA)
(ISO 41012, kap. 5.4 Beslutte tjenestenivå)
34
35
37
38
39
40 00 Month 0000
NS-EN 15221-3
Oppsummering – hva har vi lært?
• Gode evalueringer og strategiske beslutninger, forankret
på toppnivå og i organisasjonen, er viktig som ramme.
• Tydelighet i forespørsel bidrar til rett fokus og effektivitet.
• SLA-struktur og oppbygging har fungert bra.
• Bruk av NS og NS-EN har bidratt til gode strukturer og
tydelige leveransekrav og innhold.
• Etabler og etterlev en effektiv governance-modell.
• Velg fokus på målbare og relevante KPI-er. Ikke for
mange.
• Penalty- og audit regime bør stimulere til utvikling og
gode leveranser.
• Leverandørbransjen er på rett vei til å forstå og etterleve
NS og NS-EN.
Spørsmål? (Takk for oppmerksomheten)