nääs fabriker 2011-05-19

Information om NEKKFENIGS

Nääs Fabriker2011-05-19

Louise EkdahlBritt AhlbergFrida Sundberg

Innehåll

1. Bakgrund, nuläge

2. Tid- och projektredovisning

3. Upphandling

4. Höstens projektarbete och införandeplan

5. Dialog – hur realiserar vi nyttoeffekter?

6. Summering

3NEKK | Information FENIGS | 2011-05-19 | [email protected]

MARIA (SK)HÅKAN (SK)

Beslutsforum

Projektorganisation, Etapp 2, våren 2011

4

STYRGRUPP

PROJEKTGRUPP

Krav & Upphandling

Fördjupningsgrupper

DELPROJEKTEKONOMI

KRAR PR

Referensgrupp

Lokalt NEKK-ansvariga

Referensgrupp

Krav Upph.

DELPROJEKT BUPA

DELPROJEKT IT/IS

Representation från fack-

förvaltningarna

LENA (FK)HARRIET (TK)

LISELOTTE (GV)OLA (SK)

MARTIN (SK)HARRIET (SK)ANGELICA (IS)

LARS (IS)

STEFAN (SK)

HANS (MF)TOMAS (GV)

BRITT-MARIE (UBF)

KEN (SK)PÄR (SK)

LOUISE (LF)

MARIE (UBF)

BRITT (SK)MASOUMEH (LF)

FREDRIK, SUSANNE (SBK)MARITA (GV)

OLLE (FK)

LOKALA NEKKANSVARIGA

Arkivnämnden Kenth Nilsson

Fastighetskontoret Lena Thylen

Färdtjänsten Ylva Nordström

Göteborg Vatten Tomas R. Carlsson

Idrott & förening Bengt Kihlström

Intraservice Lennart Martinsson

Konsument Göteborg Sten-Åke Jönsson

Kretsloppskontoret Tommy Anderson

Kulturförvaltningen Åse Olausson

Lokalförvaltningen Annethe Jinstrand

Miljöförvaltningen Hans Kjellstenius

Park- och naturförv. Cecilia Lilja

Stadsbyggnadskont. Karin Rodi

Stadskansliet Anders Karlsson

Stadsrevisionen Barbro Larsson

Trafikkontoret Harriet Remnemark

Utbildningsförv B-M Andersson

Vuxenutbildningsförv. Ulf Stenfeldt

Överförmyndarförv. Roland Josefsson


Gränssnittet mellan Rappet och NEKK

6

Rappet

Verksamhetsplanering och uppföljning

NEKK

Finansiell budget, prognosoch uppföljning

Användaren ska kunna ta ut data (ekonomisk samt viss verksamhets- och personaldata) från NEKK för att använda i Rappet.


Innehåll



3. Upphandling

4. Höstens projektarbete


6. Summering


Tid- och projektredovisningsgruppens uppdrag

Syftet med uppdraget: Att ha definierat och dokumenterat modeller, processer och funktions-krav som ska utgöra underlag för den kravspecifikation som upprättas för upphandling av ekonomisystem och systemlösning för budget, uppföljning, prognos och analys.

Steg 1: Ambitionsnivå och systemkarta

feb-april 2011 Fördjupningsgruppen fick i uppdrag att belysa och dokumentera ett antal frågeställningar avseende behov och dagens systemkarta för att beslut skulle kunna tas om hur tid och projekt skall hanteras ur upphandlingssynpunkt vad gäller ambitionsnivå och integration med övriga system.

Steg 2 Kravställning

april-augusti 2011 Beroende på beslut i steg 1 fortsätter arbetet i steg 2 med att definiera och dokumentera process, modell och funktionskrav för projekt-redovisningsmodul och tidredovisningsmodul enligt samma upplägg och tidplan som för övriga delar av ekonomisystem.


Styrgruppens inriktningsbeslut (1 av 2)

Utgångspunkt

Kravställning av den nya projektmodulen ska fokusera på gemensamma önskemål, det vill säga fokusera på projektredovisning och finansiell uppföljning samt tidredovisning. Den ska vara ett väl integrerat komplement till redan befintliga eller framtida projektstyrningsverktyg.

I det fall det visar sig att den upphandlade NEKK-lösningen inte kan erbjuda alla funktioner som önskas kan berörda förvaltningar kunna utreda möjlighet till egen upphandling.


Styrgruppens inriktningsbeslut (2 av 2)

Ingående delar

Vid kravställande/upphandling av projektmodulen som en del av det framtida ekonomi-systemet skall inriktningen vara på gemensamma önskemål med fokus på finansiell planering och uppföljning av projekt samt tidredovisning, det vill säga:

•Registrering av kalkyl, budget, prognos och utfall på projekt

•Hantering av investeringsprojekt och driftprojekt

•Vidarefakturering (försäljning) från projekt

•Hantering av flerårsprojekt

•Tidredovisning på projekt som skall kunna samordnas med övrig tid/frånvaroredovisning

•Uttag av utdata och flexibla rapporter på olika nivåer

•Projektmodulen ska kunna integreras med redan befintliga eller framtida projektstyrningsverktyg.


Tidredovisning

• Stor efterfrågan• Så lite manuell hantering som möjligt• Koppling till Personec för att undvika dubbel

rapportering• Skulle kunna användas för ytterligare funktioner, ex.

andra resurser än personal• EU-projekt kräver mer detaljeringsgrad


Gränssnitt BUPA

• Motsvarande funktionalitet som dagens investeringsmodul

• Viktigt med integration mellan projektmodul/BUPA• Utdata ska finnas tillgängligt i såväl projektmodul som

BUPA


Innehåll



3. Upphandling



6. Summering


Första delen av BUPA-upphandlingen är publicerad

14

Bilaga 1 – Bakgrund till projektet Nytt EkonomikonceptBilaga 2a – Beskrivning av systemlösningBilaga 2b – Införandeplan Fas 1Bilaga 3 – IT/IS plattformBilaga 4 – Organisation och volymuppgifterBilaga 5 – Göteborgs Stads riktlinjer för resande

Kvalificerande krav leverantör• Sanningsförsäkran• Förutsättningar• Finansiell ställning• Teknisk förmåga och kapacitet• Miljöledning• KvalitetsledningKvalificerande krav upphandlingsobjekt• Systemlösning• Tjänst

Bilaga 1 – Bakgrund till projektet Nytt EkonomikonceptBilaga 2a – Beskrivning av systemlösningBilaga 2b – Införandeplan Fas 1Bilaga 3 – IT/IS plattformBilaga 4 – Organisation och volymuppgifterBilaga 5 – Göteborgs Stads riktlinjer för resande

Kvalificerande krav leverantör• Sanningsförsäkran• Förutsättningar• Finansiell ställning• Teknisk förmåga och kapacitet• Miljöledning• KvalitetsledningKvalificerande krav upphandlingsobjekt• Systemlösning• Tjänst

Inbjudan att delta i upphandling

!Enligt plan sker selektering av max sex

(6) ansökningar under vecka 23-27.Enligt plan sker selektering av max sex

(6) ansökningar under vecka 23-27.

NEKK | Information FENIGS | 2011-05-19 | [email protected]

A R B E T S M A T E R I A L

Upphandling BUPA i höst

35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2

Vecka

Anbudsöppnande

STEG 1Genomläsning av anbudKvalificeringskontrollInledande träff med leverantörFörsta förhandlingFörberedelser för nästa steg

Grind 2

STEG 2Systemvisning 2 (2 dagar/lev)Casepresentationer

Grind 3

STEG 3Systemvisning 3”Proof of concept”Införande

Grind 4

STEG 4AnbudstidKlarläggande (1,5 vecka/lev)

Kontrakt

Arbetet bedrivs i ett särskilt delprojekt under hösten med en intensiv period under steg 2-3.Arbetet bedrivs i ett särskilt delprojekt under hösten med en intensiv period under steg 2-3.


Innehåll



3. Upphandling



6. Summering


Beslutsforum

Projektorganisation, Etapp 3 (hösten 2011)

17

STYRGRUPP

PROJEKTGRUPPKoordinering, planering, kommunikation

Fördjupnings-grupper

EKONOMI

EX PR

UPPHANDLING BUPA

INFÖRANDE BUPA

MOTTAGAR-ORGANISATION

Modell- & Processgrupp

Team

1 2 3 4

Delprojekt Delprojekt Delprojekt Delprojekt

BR

KODPL INKÖP

Krav- och upphandlings-

grupp

uppdrag

Delprojektledare Delprojektledare Delprojektledare Delprojektledare

AnsvarigLokalt NEKK-

ansvariga

Koncern-redovisning

Centralprocessledning

Referensgrupp

IH

exempel

ca x persca x pers

Teknik-grupp

Ansvarig Teman


FAS 1 (2012)Datainsamling och presentation

Urval målgrupper

FAS 2 (2013)Utvecklade modeller och workflow

Bredare målgrupp

FAS 3 (2014 och senare)

Utfall (2011 och 2012) – hämtas från Horisonten

Prognos (2012)* – skapas i NEKK

Budget (2013)* – skapas i NEKK

Utfall (2013) – hämtas från Horisonten

Budget (2014) – skapas enbart i NEKK

Prognos (2013) – skapas enbart i NEKK

Utfall – hämtas från nytt ekonomisystem

Budget

Prognos

* Skapas i BUPA-verktyget i takt med att förvaltningarna ansluts enligt en övergångs-strategi där Horisonten är officiell källa för central rapportering under hela 2012.

Budget (2012) – hämtas från Horisonten

Informationstillgång i NEKK under införandet

20

FINA

NSIE

LL

INFO

RMAT

ION

Övrig personalinformation & nyckeltal (t.ex. sjukfrånvaro)

Annan Kompassinformation (t.ex. semesterlöneskuldslista, retrolista)

Lönekostnader per individ

Årsarbetare/arbetad tid

Anställningsinformation för budget och prognosmodul

Förberedande arbete att definieraoch kvalitetssäkra de mått som ska ingå

Ett urval avverksamhetsmått

PERS

ONA

L-IN

FORM

ATIO

NVE

RKSA

MHE

TS-

INFO

RMAT

ION


Innehåll



3. Upphandling



6. Summering


Syftet med dialogen

Att tillsammans börja tänka kring hur vi kan förebreda oss och lägga upp arbetet med införandet av BUPA för att vi ska kunna realisera NEKK:s förväntade nyttoeffekter.


Vad innebär NEKK?

Ett koncept betyder

helhetssyn

System &teknik

Processer & arbetssätt

Strukturer &modeller


Förväntad nytta med NEKK


Effektivisera verksamhetsprocesser

Minska underhålletMöjliggöra utveckling mot

önskvärda roller

Utveckla användarnas kompetens och uppmuntra

det egna uppföljningsintresset

Tillgängliggörainformation

Skapar förutsättningar för en ändamålsenlig styrning och uppföljning verksamheten

Vilket ställer krav på att vi…

• Har en god förståelse för helheten• Har rätt ambitionsnivå• Arbeta med gemensamma modeller• Har en bra dialog mellan

projekt/centralt/förvaltningar

Vilket ställer krav på att vi…

• Har en god förståelse för helheten• Har rätt ambitionsnivå• Arbeta med gemensamma modeller• Har en bra dialog mellan

projekt/centralt/förvaltningar

Frågeställningar

1. Inom vilka områden skulle vi kunna bli mer samordnade?

2. Inom vilka områden är det angeläget att behålla lokal frihet?

3. Hur ska vi involvera er i förberedelsearbetet för att lyckas med införandet av BUPA?


Dokumentation dialogenFråga 1 - samordna• Redovisningsprinciper (för hela Göteborgs Stad)• Internhandel• Lagerhantering• Samordning inför införandet – att utbyta erfarenheter

kring hur vi förbereder oss på de olika förvaltningarna. Träffas i FENIGS för att prata bara om NEKK?

• Stadsplaneringsprocessen/samordnade investeringar när verktyget är på plats

• Fler centrala redovisningskonsulter/ administratörer som stöd till flera små förvaltningar (jfr lön Personec…)

• Arbetssätt – uppmuntra till erfarenhetsutbyte och arena för diskussion direkt efter införandet

• Om enhetscheferna i staden börjar använda verktyget skulle man kunna uppnå samordningseffekter.

Fråga 2 - lokal frihet•Enhetscheferna jobbar olika. •Frihet att göra som man vill avseende organisation och fördelning av det ”administrativa” arbetet.•Tid- och projektmodulen•Resultaträkningar, balansräkning•Lagstiftning m.m. ger vissa lokala behov•Nivåer att budgetera på

Fråga 3 - Hur ska vi involvera er•Behöver bli påmind om NEKK•Minifilmserie om NEKK som komplement till nyhetsbrev•Personlig kontakt på respektive förvaltning – en lite mer kontrollerande roll

Övriga reflektioner•Ger större medvetenhet kring budget/prognos hos enhetscheferna en nyttoeffekt i och med högre kvalitet i den information, prognoser etc. som finns? Hur läser man i så fall av de nyttoeffekterna? På vilken nivå ska enhetscheferna vara?

•Viktigt att träna/utbilda chefer för att de ska lägga sig på rätt nivå.

NEKK | Information FENIGS | 2011-05-19 | [email protected] 26

Några punkter att inte glömma bort…

På gång i projektet

•Förstärkning till delprojekten upphandling och införande i höst

•Workshop angående tid- och projektredovisning

•Möte lokala NEKK-ansvariga 25 maj

•Stormöte den 15 juni

NEKK | Information FENIGS | 2011-05-19 | [email protected] 27

28

Kontakt

[email protected]@[email protected]


Tack för idag!

nääs fabriker 2011-05-19

Documents