nå målet i projekter
DESCRIPTION
Står målet klart og tydeligt foran dig? Hvis ikke - så vent med at skyde! - i hvert fald til du har hørt webinaret om mål, eller læst præsentationen ... Mål er ikke bare mål - og det er ikke bare ligetil at få dem beskrevet. Hvordan sikrer vi os så, at vi sætter de rigtige mål, og hvilke redskaber kan hjælpe os? Webinaret giver dig klarhed over hvilke måltyper, det er relevant at beskæftige sig med og hvem, der har ansvaret for at nå dem. Når målet er klart er chancen for at ramme, og opnå succes med sit projekt, langt større ... - så 1 - 2 - 3 Skyd!TRANSCRIPT
IBC Kurser
www.ibckurser.dk
Mål i projekterWebinar 13.september 2013
www.ibckurser.dk
IBC Kurser
� Grundbegreber
� Målbeskrivelsen
� Målhierarki
� Mål ifht. organisationen
� Mål ifht. tid
Agenda
IBC Kurser
www.ibckurser.dk
www.ibckurser.dk
Postulat
Målformuleringen er projektets fundament:
� … for planlægning
� … for gennemførelsen
� … for afslutning/evaluering
� … modvirker at målene ”skrider” ukontrolleret undervejs
Grundbegreber
Kendetegn ved et projekt� unikt� tidsbestemt� målrettet� ressourcekrævende � tværorganisatorisk
ProjekttrekantenTid
RessourcerLeverance
www.ibckurser.dk
Behovsafklaring
� Hvorfor er projektet startet?
� Hvad er formålet med projektet?
� Hvilke forventninger er der til projektets resultat? Af hvem?
� Hvem repræsenterer formålet?
Grundbegreber i Målbeskrivelsen
Især:
� Produktmål
� Effektmål
� Succeskriterier
www.ibckurser.dk
EffektProduktInput
Ressourcer
Projekt
ProduktmålEffektmål
(måles ved projekt afslutning)
(måles typisk efter nogen tid i drift)
Formål
Mål
www.ibckurser.dk
Formål
� Hvorfor gennemføres projektet?
� Når projektet er gennemført, hvad er det så for en overordnet virkning vi ønsker?
� Spørgsmål: hvorfor…
Vi ønsker en bedre sundhedstilstand i befolkningen i Danmark – mere sundhed for pengene
www.ibckurser.dk
Produktmål / leverancer
� Hvad er projektets produkt?
� I hvilken kvalitet skal produktet leveres?
� Spørgsmål: hvad…
Nye arbejdsgange
Nye ansættelsesvilkår
Nyt IT-system
www.ibckurser.dk
Effektmål
� Hvilke effekter skal projektet give - og vi kunne måle senere?
� Spørgsmål: Hvordan gik det?
Administrationsomkostninger skal være nedbragt med 5% efter 1 år
Patienterne skal på en skala fra 1-10 melde min 8 i samlet tilfredshed efter
1 år
www.ibckurser.dk
Succeskriterier
� Hvilke mål afgør projektets succes – så interessenterne er tilfredse?
� Hvordan måler vi disse udvalgte mål
• Mulighed for 10% flere operationer pr. uge (Succeskriterie ifht. produktmål)
• Ventetid for brystkræftpatienter nedbragt med 15% indenfor 1 år efter projektafslutning
(Succeskriterie ifht. effektmål)
• Projektet må ikke medføre øget personaleafgang, mens det løber. Måles hvert kvartal. (Policy mål)
www.ibckurser.dk
EffektProduktInput
Ressourcer
Projekt
ProduktmålEffektmål
Succeskriterier
Formål
(måles ved projekt afslutning)
(måles typisk efter nogen tid i drift)
Mål - Succeskriterier
www.ibckurser.dk
SMART
Mål / succeskriterier skal være SMART’e:
� Specifikke
� Målbare
� Accepterede
� Realistiske
� Tidsbestemte
Oversigt over måltyper
Måltype Mål Succeskriterier
Formål Det overordnede formål
•Effektivisere arbejdsgange og øgekundetilfredshed via nyt IT-system
Produktmål=Resultatmål
Hvad skal konkret leveres?•IT-system udviklet•Uddannelse af medarbejdere•…..
Hvad skal der til for at interessenterne accepterer løsningen?• Der bliver max fundet 5 kategori 1-fejl under sluttest• Alle brugere består eksamen•…..
Effektmål=Nyttemål
Hvilke fordele skal realiseres?• Hurtigere arbejdsgange med nyt system•Højere kundetilfredshed•…..
Hvad skal der til, for at interessenterne er tilfredse?• Reducere tidsforbrug med 30% efter 3 mdr.• Opnå kundetilfredshed på 4,5 efter 6 mdr.•…..
Hvorfor? n/a
www.ibckurser.dk
EffektProduktInput
Ressourcer
Projekt
ProduktmålEffektmål
Succeskriterier
Effektivitet
Produktivitet
(måles ved projekt afslutning)
(måles typisk efter nogen tid i drift)
Formål
Mål – Produktivitet og Effektivitet
Kobling til Organisation
Især:
� Hvem er ansvarlig for hvad?
www.ibckurser.dk
Projektorganisationen
www.ibckurser.dk
EffektProduktInput
Ressourcer
Projekt
ProduktmålEffektmål
Formål
Mål - Ansvar
Kobling til Tid
Især:
� Hvornår i projektforløbeter de forskellige dele af målbeskrivelsen relevante?
Mål ifht. tid
Ide Plan AfslutningGennemførelse
Formål defineret
Produktmål, effektmål og succeskriterier
defineret (”låst”)
Produktmålrealiseret
Drift
Formål /effektmålrealiseret
Målhierarki
Især:
� Hvad er den logiske sammenhæng mellem de forskellige mål?
� Hvordan får man ”hul” på at lave Målbeskrivelsen?
www.ibckurser.dk
Målhieraki – eksempel: Elektronisk Patientjournal
www.ibckurser.dk
Målhieraki – eksempel: Elektronisk Patientjournal
www.ibckurser.dk
xxx� xx
Formål / Effektmål :
Produktmål:
Ændringsstyring
Især:
� Hvordan styrer man ændringer efter scopeer godkendt og ”låst”?
www.ibckurser.dk
Ændringsproces
1. Etabler en ændringsliste/-log/-blanket/-proces
2. Udfyld en ændringsanmodning + konsekvens
3. Godkend, afvis eller sæt som ønske
• Projektgruppe
• Styregruppe
4. Opdater ændringsdokumentet
5. Re-planlæg og implementér ændringer i projektdokumentationen
6. Informér/bekræft!
Ændringsanmodning
…hvor der bl.a. gives oplysninger om:
� Problem- og konsekvensbeskrivelse
� Hvornår ændringsønsket er fremkommet
� Status
� Alvorlighedsgrad/Forslag til prioritering
� Om ændringen er inden / udenfor scope
� Ansvarsfordeling
� Evt. yderligere dokumentation 5X5
Scope
Projekttrekant
Drift
Risiko
Ændring
Så vidt så godt ….
www.ibckurser.dk
Check-up på det indledende Postulat:
Målformuleringen er projektets fundament:
� … for planlægning
� … for gennemførelsen
� … for afslutning/evaluering
� … modvirker at målene ”skrider” ukontrolleret undervejs
www.ibckurser.dk
… og et par andre gevinster:
Målformuleringen
� er en del af ledelsens beslutningsgrundlag for at godkende projektet
� afstemmer forventninger i Projektgruppen, med Styregruppen og med Interessenter
� giver retning og fokus
� giver fællesskab og teambuilding i projektgruppen
� hjælper til motivation og engagement i projektgruppen
� er en hjørnesten i projektets Storytelling
Hvilke projekt-emnerkunne du tænke dig at lære mere om på webinar ?
Find dagens præsentation på slideshare: http://www.slideshare.net/ibcpmFind flere gratis webinarer og tilmeld dig på http://www.projektledelse.net
Dagens værter var Søren Løvlund Mandsberg og Anne Marie Damgaard
Tak for nu !
www.ibckurser.dk
IBC Kurser