MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN DE MIRAFLORES

RESOLUCION DE ALCALDIA N°070·2014·A/MDS.JM

San Juan de Miraflores, 27 de enero del 2014

EL ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DEMIRAFLORES:

VISTO:

El Memorándum N°108-2014-MDSJM-GM de fecha 25 de enero del 2014 de laGerencia Municipal, el Informe N° 022-2014-MOSJM/GAF de fecha 23 de enero del2014 de la Gerencia de Administración y Finanzas, el Informe N° 048-2014-GAJ-MDSJM de fecha 22 de enero 2014 de la Gerencia de Asesoría Jurídica, elMemorándum N° 090-2014-MDSJM-GM de fecha 22 de enero del 2014 de la GerenciaMunicipal, el Informe N° 18-2014-MDSJM/GAF de fecha 21 de enero del 2014 de laGerencia de Administración y Finanzas, el Informe N° 020-2014-MDSJM-GAF/SGT defecha 17 de enero de 2014 de la Sub Gerencia de Tesorería, el Informe N°015-2014-MDSJM/GAF de fecha 20 de enero del 2014 de la Gerencia de Administración yFinanzas, Memorando N°068-2014-MDSJM-GAF de fecha 14 de enero del 2013 de laGerencia de Administración y Finanzas, respecto al Proyecto de DIRECTIVA W 001-,2014-GAF/MDSJM para la "Habilitación, Administración y Control del Fondo Fijo deCaja Chica para Pagos en Efectivo de la Municipalidad Distrital de San Juan deMiraflores, y;

CONSIDERANDO:

Que, el artículo 194° de la Constitución Política del Perú modificado por el ArticuloÚnico de la Ley de Reforma Constitucional N° 28607, establece que lasMunicipalidades son órganos de gobierno local con autonomía política, económica yadministrativa en los asuntos de su competencia;

Que, el segundo párrafo del Artículo 11 del Título Preliminar de la Ley Orgánica deMunicipalidades N° 27972, señala que la autonomía radica en la facultad de ejerceractos de gobierno, administrativos y de administración con sujeción al ordenamientojurídico.

Que, mediante Resolución Directoral N° 026-80-EF/77 .15, se aprueba las Normas'Generales del Sistema de Tesorería NGT-06: "Uso del Fondo de Caja Chica y NGT-07: "Reposición Oportuna del Fondo para Pagos en Efectivo y del Fondo para CajaChica" y NGT 08 "Arqueos Sorpresivos";

Que, de conformidad con lo establecido en los numerales 03 y 04 de la Norma Técnicade Control Interno N° 30-10, aprobado por Resolución de Contraloría N° 079-80-CG,se deben elaborar los procedimientos para el Manejo y Control del Fondo Fijo de CajaChica, la Directiva de Tesorería señala que la administración del Fondo Fijo para CajaChica se sujeta a Normas de Tesorería 06 y 07, aprobadas por Resolución DirectoralN° 026-80-EF/77.15 Y las disposiciones que regulan el Fondo Fijo para pagos enefectivo. " ;

Que, mediante Resolución de Alcaldía N° 155-2013-AlMDSJM de fecha 07 de Marzode 2013, se aprobó la Directiva N° 001-2013-GAF/MDSJM - "HABILlTACION,ADMINISTRACiÓN y CONTROL DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA PARA

Av.Belisario Suárez N° 1075 - Zona D - San Juan de MirafloresTelf: 276-6716

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lVIUMCIPALIDAD DE SAN JUAN DE MIRAFLORES

PAGOS EN EFECTIVO DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DEMIRAFLORES", para el ejercicio presupuestal 4o.~3~ •

Que, mediante el Informe de vistos se señala la necesidad de establecerprocedimientos que permitan optimizary controlar el uso del dinero en efectivo para elejercicio fiscal 2014, para lo cual se ha elaborado la Directiva N° 001-2014-GAF/MDSJM- Del Fondo Caja Chica, en el que se detalla los mecanismos a seguir elManejo del Fondo Fijo Para Caja Chica de la Municipalidad Distrital de San Juande Miraflores en el Ejercicio Fiscal del año 2014;

Que, de acuerdo a lo propuesto por la Gerencia de Administración y Finanzas, resultanecesario y de suma importancia la aprobación de la Directiva para la Habilitación,Administración y Control del Fondo Fijo de Caja Chica para Pagos en Efectivo de laMunicipalidad Distrital de San Juan de Miraflores, para el Ejercicio Presupuestal 2014;Directiva que tiene por finalidad establecer los procedimientos técnicos, normativos yadministrativos que permitan un adecuado manejo de los recursos financierosasignados al Fondo Fijo para Caja Chica, estableciendo el procedimiento, requisitos,atribuciones y responsabilidades que debe adopta todo el personal que tienedisposición y hace uso del dinero en efectivo;

Por tales considerandos, de acuerdo a lo establecido en la Resolución Directoral N°001-2011-EF/77.15; que dicta disposiciones complementarias a la Directiva deTesorería aprobada por la R.O. N° 002-2007-EF/77.15 Y sus modificatorias; y, en usode las atribuciones que le otorga la Constitución Política del Perú y el numeral 6) delArticulo 20° de la Ley 27792, Ley Orgánica de Municipalidades;

SE RESUELVE:

ARTICULO PRIMERO.- APROBAR la DIRECTIVA W 001-2014-GAF/MDSJM -"Habilitación, Administración y Control del Fondo Fijo de Caja Chica, para Pagos enEfectivo de la Municipalidad Distrital de San Juan de Miraflores" la que con susFormatos forman parte integrante de la presente Resolución.

ARTICULO SEGUNDO.- AUTORIZAR LA APERTURA DE LA CAJA CHICA DE LAMUNICIPALIDAD D1STRITAL DE SAN JUAN DE MIRAFLORES, para el ejerciciopresupuestal 2014, por el monto de SI. 30,000.00 (Treinta Mil y 00/100 Nuevos Soles),siendo que la reposición de este fondo se podrá efectuar hasta dos veces mensualesprevia revisión y fiscalización de la documentación sustentatoría.

ARTICULO TERCERO: DEJAR sin efecto todo aquello que se oponga a lo dispuestoen el presente decreto.

ARTICULO CUARTO: ENCARGAR el cumplimiento de la presente resolución a laGerencia de Administración y Finanzas, Sub Gerencia de Tesorería y, b Gerencia deContabilidad el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Resolu ron.

REGISTRESE, COMUNIQUESE y CUMPLA

Av.Belisario Suárez N° 1075 - Zona D - San Juan e MirafloresTelf: 276-6716

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DIRECTIVA N° OOl-2014-GAF/MDSJM

HABILITACION, ADMINISTRACION y CONTROL DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA PARAPAGOS EN EFECTIVO

1. OBJETIVO:

Racionalizar el uso del dinero en efectivo destinado para el Fondo Fijo de Caja Chicapara Pagos en Efectivo de la Municipalidad de San Juan de Miraflores, para eldesarrollo de actividades y proyectos que por su naturaleza así lo requieran, encumplimiento de los objetivos institucionales y las metas presupuestarias,establecidas en el Plan Operativo y Presupuestario Anual.

2. FINALIDAD:

I a presente Directiva tiene por finalidad, establecer las normas y prccedtmíentos,que permitan un adecuado manejo y control de Fondo Fijo de Caja Chica, paragarantizar la ejecución de las funciones de aquellas unidades orgánicas de laMunicipalidad de San Juan de Miraflores que hacen uso de dicho fondo.

3. ALCANCE:

Las disposiCiones de la presente Directiva, son de aplicación y cumplimientoobligatorio para todas las unidades orgánicas de la Municipalidad Distrital de SanJuan de Miraflores, durante el año fiscal 2014.

4. BASE LEGAL:

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Ordenanza N° 211-2011-MDSJM que aprueba el Reglamento de Organización yFunciones (ROF) de la Municipalidad de San Juan de Miraflores.Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades y sus modificatoriasLey N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.Ley N° 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Publico.Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería.Ley N° 30114, Ley de Presupuesto del Sector Publico para el Año Fiscal 2014.R. D. N° 026-80-EF/77.15 Normas Generales de Tesorería 06 y 07,R. D. N° 002-2007-EFj77.15 Directiva de Tesorería N° 001-2007-EFj77.15.R.D. N° 001-2011-EFj77.15 disposiciones complementarias a la Directiva deTesorería aprobada por la R.D. N° 002-2007-EFj77.15 Y sus modificatorias,respecto al cierre de operaciones del Año Fiscal anterior del Gasto Devengado yGirado del uso de la Caja Chica.D.Leg. N0 1017 ley de Contrataciones del estado y modificatorias.D.S. NO 184-2008-EF Reglamento de la Ley de Contrataciones del estado ymodificatorias.Resolución de Superintendencia NO007-99jSUNAT que aprueba el Reglamentode comprobantes de Pago.Resolución de Contraloría General de la República N° 320-2006-CG queaprueba las Normas de Control Interno.

5. VIGENCIA:

La presente Directiva entrara en vigencia al día siguiente de la fecha de la aprobación,

6. RESPONSABILIDAD

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DIRECTIVA N° 00l-2014-GAF/MDSJM

HABILITACION, AOMINISTRACION Y CONTROL DEL FONDO FIJO DECAJA CHICA PARAPAGOS EN EFECTIVO

Son responsables de su cumplimiento:

1. El Gerente de Administración y Finanzas, quien impartirá instrucciones para elmejor cumplimiento de la presente Directiva.

2. La Sub Gerencia de Contabilidad será la encargada del registro del Fondo Fijoasignado; como a la comprobación de su utilización, a través de los arqueossorpresivos (inopinados).

3. El funcionario o personal nombrado o CAS designado y/o encargado por elTitular de la institución, para el manejo de Fondo Fijo de Caja Chica, quiendeberá efectuar la respectiva rendición de cuenta, a efecto de solicitar lareposición de Fondo ante la Gerencia de Administración y Fianzas.

7. CONTENIDO:

7.1 NORMAS GENERALES

7.1.1 Fondo fijo de Caja Chica

El Fondo Fijo de Caja chica está constituido por dinero en efectivo y reembolsable,estableciéndose únicamente para la atención de gastos menudos y urgentes, loscuales por su poco monto resulta beneficioso en atención directa, siempreorientado a la consecución de objetivos inmediatos.

El monto máximo del fondo Fijo de Caja Chica, será regulado de conformidad a lopresupuestado en el año o será autorizado mediante Resolución de Alcaldía.

7.1.2 Encargado del Manejo del Fondo Fijo de Caja Chica.

El Titular designara, mediante la respectiva Resolución, al funcionario o personalnombrado o CAS que se encargara del manejo de Fondo Fijo de Caja Chica; asícomo a la persona encargada que ejercerá las funciones de suplencia durante elperiodo que dure el estado de ausencia, con el objeto de no perjudicar el usoadecuado del Fondo Fijo de Caja Chica.

7.1.3 Obligaciones y Prohibiciones del Encargado del Manejo del FondoFijo de Caja Chica.

Son obligaciones del Encargado de Fondo Fijo de Caja Chica:

a) Velar que la Caja Chica esté rodeada de las condiciones que impidan lasustracción o deterioro de dinero en efectivo, para lo cual la Sub Gerenciade Tesorería deberá Gestionar y proporcionar los medios necesarios paradicha finalidad.

b) Mantener actualizado el registro y archivo de los documentos cancelados.e) Presentar las rendiciones de cuenta en forma oportuna, para el reembolso,

con la documentación detallada, ordenada y foliada.d) Verificar los documentos que sustentan los gastos antes de su cancelación,

ciñéndose a lineamientos contenidos en la presente Directiva.

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DIRECTIVAN° 00l-2014-GAF/MDSJMHABILITACION. ADMINISTRACION y CONTROL DEL FONDO FUO DE CAJA CHICA PARA

PAGOS EN EFECTIVO

e) Los Vales Provisionales serán autorizados previamente por la Gerencia deAdministración y Finanzas.

f) Los gastos por compra de materiales y/o artículos de: Mantenimiento,limpieza, ferreteros, electricidad y en general los que estén relacionadosbajo este concepto, deberán ser coordinados y atendidos previo el vaso dela Sub Gerencia de Abastecimiento y Control Patrimonial.

Son prohibiciones del Encargado del Manejo del Fondo Fijo de Caja Chica:

a) Atender los recibos provisionales sin la respectiva autorización emitida porla Gerencia de Administración y Finanzas.

b) Aceptar y presentar comprobantes de pago adulterados o falsificados.

7.1.4 Unidad Impositiva Tributaria

El valor de la Unidad Impositiva Tributaria (U.I.T.) que se deberá tener presentepara la correcta aplicación de esta Directiva, será regulado por el Ministerio deEconomía y Fin;:mi'as (M.E.F.), por lo que se tendrá como referencia el valor quese encuentre vigente al inicio de cada ejerció fiscal (5/. 3 800.00).

7.2 NORMAS ESPECÍFICAS

Para una correcta aplicación de la presente Directiva, debe entenderse por:

7.2.1 Apertura de Fondo fijo de Caja Chica

La autorización para la apertura de Fondo Fijo de Caja Chica se efectuaramediante la respectiva Resolución de Alcaldía.

La mencionada Resolución de Alcaldía, deberá consignar:

Nombre del Funcionario o personal nombrado o CAS de la dependencia de laMunicipalidad de San Juan de Miraflores designado y/o encargado del Manejodel Fondo Fijo de Caja Chica.Indicar el monto autorizado por Fondo Fijo de Caja ChicaLa exigencia de rendir cuenta documentada y oportuna para la reposrcron ocierre del Fondo Fijo de Caja Chica, ante la Sub Gerencia de Contabilidad.La naturaleza del gasto a que estará destinado el Fondo Fijo de Caja Chica.La exigencia de rendir cuenta documentada y oportuna para la reposición ocierre del Fondo, ante el encargado del Fondo Fijo de Caja Chica.La naturaleza del gasto a que estará destinado el Fondo Fijo de Caja Chica.

Una copia de resolución de apertura de Fondo Fijo de Caja Chica será remitida a laGerencia de Administración y Finanzas, a la Sub Gerencia de Contabilidad y SubGerencia de Tesorería.

7.2.2 Autorización del Gasto

Se efectuara teniendo en cuenta los niveles máximos de autorización de gastosestablecidos en la presente Directiva, para lo cual los Gerentes o Sub Gerentes

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HABIlITACION, ADMINISTRACION y CONTROL DEL FONDO FDO DE CAJA CHICA PARAPAGOS EN EFECTIVO

responsables de la Municipalidad de San Juan de Miraflores, serán los encargadosde autorizar los gastos a ser atendidos con los Fondos Fijos de Caja Chica.

El monto máximo establecido para cada pago en efectivo de un bien y/o servicioque no sea considerado activo fijo¡ no excederá en ningún caso el 10% de la UIT.

Se prohíbe la adquisición de bienes que constituyan activo fijo y/o bienes nodepreciables, bajo cualquier circunstancia o modalidad.

7.2.3 Del manejo del Fondo Fijo de Caja Chica y funciones del Encargado

El Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica deberá cuidar que el dinero del Fondoasignado este guardado con la seguridad del caso y dentro del local de laInstitución, a fin de evitar la sustracción, deterioro o pérdida de los fondos; bajosu responsabilidad pecuniaria.

El dinero en efectivo que obra en poder del administrador del Fondo Fijo de CajaChica para pagos en efectivos para la atención de los pagos, se mantendrá encustodia en la Caja Fuerte de la Sub Gerencia de Tesorería¡ a fin de evitar lasustracción, deterioro o perdida de los fondos, bajo su responsabilidad.

Asimismo, el Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica hará su rendición de cuentasante la Gerencia de Administración y Fianzas y dispondrá a la Sub Gerencia deContabilidad el control previo, quien deberá verificar que en el reverso de cadadocumento sustentatorio, se halla consignado el motivo del gasto realizado; delmismo modo, verificara que en el anverso del precitado documento se consigne lafirma del funcionario responsable de la referencia o dependencia superiorjerárquica. A su vez, dicho encargado deberá otorgar las facilidades necesariaspara la ejecución de arqueos.

7.2.4 Robo o Perdida del Fondo Fijo de Caja Chica

De producirse el robo o pérdida del Fondo Fijo de Caja Chica, el encargado dedicho Fondo debe efectuar la denuncia policial en la Comisaria de la jurisdiccióndonde ocurrió el hecho dentro de las horas de haberse producido el mismo.Paralelamente, el encargado del Fondo deberá informar del hecho delictivo alfuncionario superior jerárquico, quien a su vez comunicara por escrito a laGerencia de Administración y Finanzas sobre lo ocurrido acompañando la denunciapolicial.

7.2.5 Prohibiciones respecto del Uso del Fondo Fijo de Caja Chica

Se prohíbe el pago de remuneraciones, contratos por servicios personales,combustible para vehículos automotores, cheques personales o de proveedores,planillas por horas extras, pagos de servicios públicos, pagos de capacitación,viáticos y otros pagos programables a excepción de algunas emergencias quecomprometan la operatividad del área o para atender emergencias relacionadascon desastres naturales previa autorización de la Gerencia Municipal.

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HABILITACION, ADMINISTRACION y CONTROL DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA PARAPAGOS EN EFECTIVO

Asimismo queda prohibido.

a) La adquisición de tarjetas telefónicas para realizar llamadas a teléfono fijoy teléfono móvil bajo responsabilidad del usuario generador del gasto,siendo asumidos por el mismo.

b) Conceder préstamo, adelanto de haberes, canjear cheques, aceptar valesu otras acciones ajenas al propósito del fondo.

e) También queda prohibido utilizar tarjetas bonus, personales en lasadquisiciones efectuadas para la Municipalidad.

7.2.6 Gastos por Movilidad Local

a) La asignación por concepto de movilidad local, (Anexo NO02) se otorgarapara el desplazamiento del personal en comisión de servicio, siempre quese verifique la falta de disponibilidad de vehículo de la Corporación edil y sehaya solicitado obligatoriamente la respectiva movilidad en formaanticipada.

b) El recibo de movilidad es el documento que acredita la recepción de dineroen efectivo del Fondo Fijo de Caja Chica para Pagos en Efectivo, cuyoimporte es utilizado únicamente para el desplazamiento y movilidad en lacomisión de un servicio local, dicho recibo (Anexo 2) deberá ser llenado entodos los campos.

c) El monto del Recibo de Movilidad, será otorgado de acuerdo a la Escala deMovilidad Local aprobada y que forma parte de la presente Directiva.(Anexo 3).

d) El Recibo de Movilidad será otorgado cuando la comisión del servicio seaefectuada dentro de los días habituales de trabajo.

7.2.7 Documentación y Registro

La documentación sustentatoría del gasto debidamente autorizada y visada por laGerencia de Administración, es recepcionadapor el encargado de la Administracióny Custodia del FondoFijo de Caja Chica.Los Comprobantes de Pago (Factura, Boleta de Venta, Tickets y en casosexcepcionales Recibos por Servicios-normado de acuerdo al reglamento deComprobantes de Pago - SUNAT), que sustente gastos del Fondo Fijo de CajaChica para Pagosen Efectivo, deberá ser girado a nombre de la Municipalidad consu respectivo numero de RUC (solo en facturas y recibos por servicios) yconstancia de estar cancelado.En el concepto del Comprobante (Factura, Tickects y/o Boleta de Venta) elencargado de la administración y custodia del Fondo Fijo de Caja Chica, indica laespecifica del gasto según el clasificador.A los comprobantes que acrediten el pago de servicios (Recibos por Honorarios),se consignara al reverso la conformidad del servicio con la firma y sello delresponsable de la unidad orgánica que solicitó el servicio, documento quecertificara su aceptación de acuerdo a lo requerido.

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HABILITACION, ADMINISTRACION y CONTROL DEL FONDO FIlO DE CAJA CHICA PARAPAGOS EN EFECTIVO

Los Comprobantes de pago no deberán presentar fallas técnicas de impresión,errores en la emisión, enmendaduras, borrones y/o tachas y estar debidamentecanceladas mediante medios mecánicos o manuscritos.Solamente serán considerados como sustentos en la rendición de gastos, losComprobantes de Pago que indiquen; como día de su emisión fechas posteriores ala última liquidación realizada, no aceptándose por lo tanto, comprobantes quemuestren fecha anterior a la ultima rendición.De remitirse con la liquidación documentos que no pertenecen a las fechasestablecidas estos serán devueltos y por tanto no considerados como sustentos.Todos los comprobantes que sean cancelados con el Fondo Fijo de Caja Chica paraPagos en Efectivo deberán ser estampados con el sello denominado: PAGADOCAJACHICA, como evidencia de esta acción.El administrador del Fondo Fijo de Caja Chica para Pagos en Efectivo, deberá llevarun Registro Auxiliar Manual o Mecanizado, el cual deberá mantener actualizado,consignándose en forma cronológica y correlativa, los desembolsos que efectúe, eltipo y numero de comprobante, especifica de gasto, meta presupuestaria así comoel saldo disponible.El dinero en efectivo que obra en poder del administrador del Fondo Fijo de CajaChica, para Pagos en Efectivo, se mantendrá en custodia en la Caja Fuerte de laSub Gerencia de Tesorería, a fin de evitar la sustracción, deterioro o párdtda de losfondos; bajo responsabilidad.

7.2.8 Vales Provisionales de Caja Chica

Es el documento que acredita y sustenta la entrega de dinero en efectivo delFondo Fijo de Caja Chica, el cual es entregado para viabilizar la adquisición de unbien (previo VOB del Jefe del almacén de la Municipalidad de San Juan deMiraflores, el cual deberá señalar, mediante documento visado, que dicho bien nose encuentra disponible dentro del referido almacén) o pago de un serviciodeterminado.

Para el otorgamiento de Vale Provisional, debe contarse con la firma delfuncionario superior jerárquico del usuario, así como del Gerente deAdministración y Finanzas, señalándose claramente el motivo y deberá tener lanumeración correlativa de dichos vales, para su control.

El Anexo NO 01 de la presente Directiva, establece la aprobación de ValeProvisional, documento que será de uso exclusivo para casos de emergenciacuando la situación lo amerite, el cual deberá ser rendido entre de las 72 horas deotorgado, bajo responsabilidad de los funcionarios y del personal que seencuentran incursos.

En el caso de que el usuario exceda el plazo fijado, el Encargado del Fondo Fijo deCaja Chica informara directamente a la Sub Gerencia de Recursos Humanos, conla finalidad de que el importe del Vale Provisional sea descontado de suremuneración o próximo haber mensual, sin perjuicio de iniciar la sanción quepudiera aplicársele, previa la autorización escrita del funcionario, empleadonombrado o CASo

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HABILITACION, ADMINISTRACION y CONTROL DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA PARAPAGOS EN EFECTIVO

Por la presente Directiva, solo se autoriza la utilización de vales provisionales porun monto máximo equivalente al 10% de la UIT, vigente en el Ejercicio Fiscal.Ninguna persona podrá solicitar un Vale Provisional mientras tenga otro por rendircuenta.

7.2.9 Reposición del Fondo

El Fondo Fijo de Caja Chica se repondrá en forma oportuna para mantenerlo en sunivel de origen y cumplir los fines para el cual fue establecido.

La reposición oportuna consiste en reintegrar una suma igual a los gastosefectuados, tan pronto el dinero disponible descienda en 80% del montoestablecido.Las reposiciones podrán efectuarse como mínimo una (01) vez y como máximo(03) veces al mes; precisándose que la suma total de las reposicionesefectuadas dentro del mes, no deberán exceder del monto total constituido porconcepto de Fondo Fijo de Caja Chica.El Fondo Fijo de Caja Chica deberá ser liquidado obligatoriamente a más tardarantes de finalización de cada año fiscal, bajo responsabilidad administrativadel encargado del referido fondo.

7.2.10 Rendición de Cuenta

Para la reposición del Fondo Fijo de Caja Chica, el Encargado del Manejo del FondoFijo de Caja Chica deberá efectuar la rendición de Cuentas, la cual se remitirá a laGerencia de Administración y Finanzas en un folder y/o archivador de palanca,debidamente foliada, precisándose en ella el registro cronológico de losdesembolsos del fondo Fijo de Caja Chica, el detalle del gasto efectuado,especifica del gasto, meta presupuestaria, saldo (la Estructura FuncionalProgramática compatibilizado por unidades orgánicas es elaborado por la SubGerencia de Presupuesto), adjuntándose los documentos sustentatorios del gasto,debidamente cancelados y conteniendo los vistos buenos previstos en el numeral7.2.7 de la presente directiva.

La Sub Gerencia de Contabilidad, dentro del control previo y de no encontrarconforme la documentación contenida en la rendición de Cuentas, dispondrá sudevolución para su regularización.

8. MECANISMOS DE CONTROL

La Gerencia de Administración y Finanzas dispondrá las acciones de verificación delcorrecto uso de Fondo Fijo para Caja Chica otorgado, a través de la Sub Gerencia deContabilidad.

El Control previo y la verificación del correcto uso de los Fondos Fijos de Caja Chicaestarán a cargo de la Sub Gerencia de Contabilidad, la cual revisara las rendiciones deCuenta que efectúe el Encargado del manejo del Fondo Fijo de Caja Chica.

Del mismo modo, la Sub Gerencia de Contabilidad deberá efectuar arqueos inopinadosutilizara técnicas de muestreo de los documentos sustentatorios del gasto. Asimismo,

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HABILITACION, ADMINISTRACION y CONTROL DEl FONDO FIJO DE CAJA CHICA PARAPAGOS EN EFECTIVO

dicha unidad orgánica revisara que las rendiciones y documentos sustentatorioscuenten con sello y firma del Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica, así comofuncionario que autoriza los gastos respectivamente.

En tal sentido, es responsabilidad del encargado del manejo del Fondo Fijo de CajaChica, llevar un Libro auxiliar del Fondo Fijo, para el control del monto de los recursosasignados, en el cual se consigne el ingreso del Fondo y registren la salida de dinero,indicando fecha y número de los documentos sustentatorios.

9. DISPOSICION TRANSITORIA

El gasto por compra de materiales y útiles de oficina procede a solicitud delfuncionario de área, siempre y cuando no exista stock de dicho bien en el almacén, nosea un bien sustituto de uno que existe en almacén (reemplazado por motivos demarca o preferencias del usuario) el encargado de almacén certificara mediante firmay sello tal circunstancia del gasto).

El monto máximo para cada pago con cargo a la Caja Chica no debe exceder del diezpor ciento (10%) de una UIT.

10. DISPOSICION FINAL

La Gerencia de Administración y Finanzas, la Sub Gerencia de Contabilidad y la SubGerencia de Tesorería quedaran encargadas de supervisar el cumplimiento de lapresente Directiva.

En todo lo que no está estipulado en la presente Directiva se consideraransupletoriamente, respecto a la materia, las normas vigentes pertinentes.

San Juan de Miraflores, 2014