Amb el suport de:

”Gestión de contenidos, documentos electrónicos y

e-expedientes” Montserrat Morera i Solé, responsable del Servicio de Tecnologías y Sistemas de

Información del Ayuntamiento de Manresa.

Amb el suport de:

¿Porqué ? Conseguir una gestión interna más ágil y mejorar la atención

a los ciudadanos y empresas – presencial y telemática -.

Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes.

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

Gestión de procedimientos (89-96): Identificación, plantillas de documentos, fases de resolución

Gestión doc. de resoluciones

R.H. Proceso de solicitud de permisos y vacaciones

Automatización del proceso de compras

Plan de Actuación Municipal

Portal del empleado

Equipos móviles. Multas

Registro general y gestión por processos: Identificación, atributos, proceso de resolución, gestión documental y firma electrònica

Intranet: portal OAT

Mantenimiento y via pública

Archivo documentos elec.‘

Intranet: Población, contribuyente, proveedor.. (carpeta del ciudadano)

procesos

móviles Calidad Gestión presencial

Catálogo de servicios

Indicadores

Intranet: OAC

Cita prévia

Gestión de colas

Amb el suport de:

Territorio, Economia, P. Local, Rec. Humanos, S. Pers., ..

Presencial y telefónica -información y tramitación-

Derivaciones/citas previas

Telemática-información, tramitación,consulta

010 /central telef. OAC

Básica y general

Departamental y específica

Presencial -información y tramitación- Telefónica

Ciudadanos y empresas

Registro , procesos y gestión documental

Gestión de esperas

Indicadores / q.de mando Archivo de documentos elec.

Población Cursos y inscripcionesAgenda y equipamientos Tributos y recaudación

Gestió interna

Recursos humanos

Archivo desarrollo EC. OcupaciónSeguridad ciudadana

Fincas, locales y actividades

Presupuestos-contabilidad

S.sociales, sanidad, cementerio, educación, deportes, cultura, D.ciudadania

Gestión del territorio

Web Municipal Móvil .

Otras administra-ciones

Atención presencialAtención no presencial

¿Qué?

1 Información

2

3Integración automática y segura

4a 4b 5

6

Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes.

7

Amb el suport de:

Ejemplo, consulta de carpeta del ciudadano – procesos –

Intranet Internet

Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes.

¿Qué?

Amb el suport de:

¿Qué necesitamos ?• Información:

– Información integrada de territorio, personas , procesos, tributos, recaudación, contabilidad, población, etc...

• Tecnologia: – Herramienta de gestión por procesos con gestión documental y firma

electrónica.– Integración automática internet / gestión interna.– Seguridad perimetral y de software.

• Organitzación: – Elaboración del catálogo de servicios y descripción de procedimientos.– Definición de procesos de gestión.– Mantenimiento de información interna y gestión del back-office.

Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes.

Amb el suport de:

Gestión por procesos.

Tipos de procesos

Seguridad/ accesos

Descripción/ internet

Proceso de resolución

Estructura de datos

Plantillas documentos

3

Gestión del flujo de trabajo

Proceso de resolución

Entrada

Registro presencial, teléfono o

internet

1

Consultas y indicadores

Detalle o resúmenes de procedimientos por unidades organizativas, tipos, períodos de entrada, situación y tiempo de resolución, solicitante, lugares/plano o identificadores, documentos relacionados, persona/s responsables, notificaciones

4

SIG, territorio, fincas, locales, activ.

Personas: teléfonos, e-mails, domicilios,..

Gestió de tributs i recaptació .

Población,vehiculos,.....

procesos

Catálogo de procesos

Esquema funcional.

5 Indicadores

Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes.

Metadatos archivo elec.

Codificación2

Archivo elec. documentos

6

Amb el suport de:

Area/Servicio identif. 2006 2007 2008

    Uso Wf E.sig Uso Wf E.sig Uso Wf E.sig

Alcaldia-Presidencia-010 18 14 3   14 3   12 12  

Secretaria General 28 17 6 1 17 6 1 24 17 1

Drets de ciutadania-participació 5             5 1  

Promoció econòmica 1             1 1  

Seguretat ciutadana 50 36 2 1 41 3 2 41 19 2

Organització i R.H, 82 83 2 2 83 2 2 54 4 1

Serveis a les persones 93 3 1 1 4 4 1 45 42 1

Serveis del territori 78 5 5   15 15 8 75 64 36

Serveis econòmics 60 13 7 4 27 27 11 48 50 18

Total 397 157 23 9 187 57 25 293 198 59

                     

Documentos firmados electrónicamente 3.059 5.151 9.852                     

Implantación.

Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes.

Gestión por procesos.

Amb el suport de:

• Interoperabilidad . Continuar avanzando con las iniciativas de la AOC / Catcert y otras administraciones referentes al intercambio de datos de población, e-documentos, e-facturas, e-notificaciones, etc,..

• Compartir software entre administraciones. Formar grupos de trabajo y disponer de empresas de servicios dedicadas a la implantacion de soluciones OpenSource y componentes tecnologicamente complejos.

• En ambos casos, creemos importante destacar la necesidad de ubicación de la información en la administración pública de origen para mantener la coherencia de los datos del correspondiente territorio.

• Publicación de diccionarios o catálogos de procesos con la descripción de su flujo de resolución.

Propuestas. Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes.

Amb el suport de:

• Dificultad y lentitud en la implantación de una gestión por procesos y en la definición de flujos de trabajo.

• Recursos económicos limitados para llevar a cabo los proyectos tecnológicos necesarios.

Dificultades. Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes.