monográfico lean office
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Monográfico: Lean Office. Mejora continua en oficinas y despachos.TRANSCRIPT
LEAN – SIX SIGMA - ISO
Técnicas LEAN en los procesos administrativos.Lean - Six Sigma - ISO
mejora continua
diagnóstico
evaluación y
seguimientoimplantació
n
Técnicas LEAN en los procesos administrativos:
¿Por qué LEAN OFFICE?
Técnicas LEAN en los procesos administrativos.Lean - Six Sigma - ISO
Técnicas LEAN en los procesos administrativos.Lean - Six Sigma - ISO
Métodos de trabajo
¿Hacemos trabajos o actividades sin saber su razón ni su utilidad?
¿Se pierde tiempo buscando informes o documentos porque no están claros los
criterios para archivarlos?
¿Archivamos documentos “porque así se ha hecho siempre” sin conocer su utilidad?
¿Nos resultan útiles los informes, comunicados, etc. que recibimos de otros
departamentos?
¿Comprobamos que los informes, comunicados, etc. que emitimos tienen interés y
utilidad para todos a quienes enviamos copias?
¿Se podría reducir la distancia de los movimientos de las personas?
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Materiales
¿Perdemos tiempo buscando útiles, carpetas, etc. porque no están debidamente
identificados o no tienen una ubicación concreta conocida por todas las personas que los
utilizan?
¿Se deterioran los materiales por no estar correctamente almacenados y conservados?
¿Existen por el suelo cables, cajones, piezas o elementos delicados que pueden sufrir
deterioro?
¿Tenemos guardados “por si acaso” herramientas, informes, documentación u otros
materiales que en realidad no hacen más que ocupar espacio y estorbarnos?
¿Reciclamos el papel, embalajes y otros materiales?
¿Utilizamos en primer lugar los materiales más antiguos?
¿Están al alcance de la mano los materiales de mayor uso y más alejados los menos
utilizados?
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Equipos
¿Existen máquinas, ordenadores u otros equipos que no se utilizan desde hace tiempo,
pero que ocupan un espacio que podríamos dedicar a otras cosas?
¿Los equipos cuyo empleo es compartido por varias personas-ordenadores,
fotocopiadoras, máquinas de afilar, útiles de limpieza, etc.- están “a mano” para todos?
¿Apagamos las máquinas, ordenadores y otros equipos cuando no vamos a utilizarlos
durante cierto tiempo?
¿Se producen pérdidas de agua, aceite u otros fluidos por fugas, grifos mal cerrados,
etc.?
¿Está bien aprovechado el espacio interior de los armarios y el de los cajones y
estanterías?
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Ambiente
¿Es apropiado el nivel de iluminación en los lugares de trabajo?
¿Apagamos las luces cuando existe suficiente luz natural o nos marchamos?
¿Están limpios los equipos de iluminación?
¿Utilizamos adecuadamente el aire acondicionado y la calefacción, desconectándolos
por las noches o cuando abrimos las ventanas?
¿Tenemos sistema de aislamiento para evitar pérdidas de calor?
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Lean Office
1.Objetivo: mejora de procesos
administrativos y de gestión
2.Actividades: dirigidas a mejorar flujos de
información existentes en todas las empresas
u organizaciones
3.Áreas de la empresa: contabilidad,
administración, marketing, recursos humanos,
servicio post venta, calidad, ingeniería, etc
4.Sectores: industria y servicios
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¿LEAN en los procesos administrativos?
Mucho del potencial de mejora de una organización reside fuera del ambiente de
producción.
Las empresas tienden a ignorar las áreas no productivas, debido a la dificultad de
identificar el valor, el desperdicio y el flujo en estas áreas.
Si logramos incluir los procesos administrativos, podemos encontrar una mayor área de
análisis, que abarcaría desde la orden del cliente hasta el pago de la factura.
¿LEAN en los procesos administrativos?
Más del 70% de las quejas de los clientes son debidas a problemas en los
procesos administrativos:
esperas, datos erróneos
pérdida de documentación
errores de facturación
problemas de comunicación, etc.
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¿LEAN en los procesos administrativos?
oDetrás de esta situación nos encontramos:
tareas no estandarizadas
procedimientos complejos
burocracia excesiva
objetos confusos
Desorden
diferentes versiones del mismo documento
dificultar para encontrar la documentación adecuada en el momento preciso.
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