monografia jhonatan 28-04-2013

8/17/2019 Monografia Jhonatan 28-04-2013

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Monografía para Obtener el Título de Ingeniero Industrial

Capítulo I: Planteamiento del problema

1.1. DESCRIPCIÓN DE LA REALIDAD PROBLEMÁTICA

En la actualidad, el proceso de obtención de certificado de estudios en la

Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión (UNJFSC por parte de

e!resados " estudiantes es realizado en for#a #anual " auto#atizada$ %a parte

#anual se refiere a &ue el e'pediente es procesado de for#a #anual en diferentes

oficinas por los trabaadores ad#inistrativos de la Universidad$ Es auto#atizado

por&ue sus re!istros " !estión se realizan a través del Siste#a )nte!rado de

*d#inistración +rá#ite ocu#entario &ue posee la Universidad " el Siste#a de

-e!istros *cadé#ico de la .ficina de -e!istros " *suntos *cadé#icos$

/lti#a#ente, los cliente internos (personal ad#inistrativo tienen &ueas respecto a

al proceso0 ellos #anifiestan &ue el proceso es redundante, es decir pasa #uchas

veces por la #is#a oficina sin haber razón para ello$

e la #is#a for#a, los clientes e'ternos, es decir los interesados &ue desean

obtener su certificado de estudios no se e'plican por&ue tanta de#ora (12 d3as

apro'i#ada#ente para un trá#ite &ue a lo #ás debe durar 41 d3a (Co#o lo es

en la #a"or3a de las universidades del pa3s$

Se debe de tener en cuenta &ue la obtención de certificado de estudios !enera

in!resos a la universidad por un valor de S5$ 166$44 por cada interesado (si es para

la obtención de bachiller " el pro#edio se tiene &ue se !rad7an 1,144 por cada a8o

&ue si!nifican in!resos apro'i#ados de S5$ 194,644 nuevos soles por a8o$ +a#bién

otros usuarios solicitan para otros fines &ue pueden ser de distinta 3ndole$ %a

presentación del certificado de estudios es re&uisito para obtener el bachiller en estaUniversidad, por lo &ue los in!resos econó#icos por este rubro están !arantizados$

:or razones de de#ora en entre!a del certificado de estudios, #uchos usuarios tiene

la percepción de &ue todos los procesos ad#inistrativos en la Universidad son

lentos por lo &ue ponen en tela de uicio el proceso de !raduación " titulación

profesional " optan en obtener sus !rados acadé#icos " t3tulos profesional en otras

Universidades, especial#ente particulares las &ue ofrecen #ecanis#os rápidos &ue

satisfa!an sus re&ueri#ientos " pre#ura de tie#po$ En proceso consu#en recursos,

Manuel Jhonatan, Collantes Jara Página 1


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co#o; personal ad#inistrativo, tie#po " siste#as de infor#ación, el cual desde

varios puntos de vista internos " e'ternos resulta ser #u" costoso$

e se!uir as3, el proceso de obtención de certificados de estudios en la UNJFSC secorre el ries!o &ue #uchos e!resados opten por !raduarse " titularse

profesional#ente en otras universidades, !enerando peruicios econó#icos por&ue

sus tasas constitu"en in!resos propios con la &ue se financia sus actividades$

Es el este #arco &ue para #eorar el proceso se plantea hacer un estudio aplicación


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1.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

)dentificar co#o el #odelado con >:? per#ite identificar actividades

&ue no !eneran valor en el proceso de obtención de certificados de

estudios en la UNJFSC$

.pti#izar el proceso >:?, reduce el costo del proceso de obtención

certificado de estudios en la UNJFSC$

*plicar la :?, para au#entar la

satisfacción del cliente interno " e'terno del proceso de obtención

certificado de estudios en la UNJFSC$

1.4. IMPORTANCIA%a presente investi!ación es relevante para nuestra Universidad, para los alu#nos "

para los e!resados, "a &ue serán los usuarios del servicio, por&ue va a brindar una

propuesta de solución0 la cual a través de indicadores espec3ficos per#ita una

#eora continua del proceso (c3rculo virtuoso de obtención del certificado de

estudios en la UNJFSC$

icha propuesta per#itirá a los consu#idores ver el proceso desde un punto de

vista de !estión, de có#o se está desarrollando actual#ente el proceso de obtencióndel certificado de estudios en la UNJFSC ade#ás de brindar un control " #edición

del #is#o a través de indicadores$ *si#is#o, de obtenerse adecuada#ente,

reduciendo los costos " el tie#po, éste procedi#iento puede aplicarse a los de#ás

trá#ites de docu#entos en la Universidad$

1.5. JUSTIFICACIÓN1.5.1. JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA

%a investi!ación se ustifica, por&ue se va a aplicar todos los linea#ientos "

conoci#ientos obtenidos respecto al te#a de >ussiness :rocess ?ana!#ent,

obteniendo resultados benéficos para la Facultad de )n!enier3a )ndustrial,

Siste#as e )nfor#ática " de toda la UNJFSC$

1.5.2. JUSTIFICACIÓN TEÓRICA

%a aplicación de la teor3a del >ussiness :rocess ?ana!#ent, ha de#ostrado

&ue se puede aplicar para #eorar continua#ente un proceso, lo cual se

puede #edir a través de indicadores &ue #uestran en tie#po real co#o se



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desarrolla$ Esto per#itirá hacer la reducción del tie#po del trá#ite del

certificado de estudios$

1.5.3. JUSTIFICACIÓN DEL PROCESO BAJO ESTUDIO%a investi!ación se ustifica por&ue cuando se apli&ue los resultados del

estudio se #eorará el proceso de obtención certificado de estudios en la

UNJFSC, eli#inando actividades &ue no !eneran valor, por lo consi!uiente

reducción del costo del proceso " au#ento de la satisfacción del cliente

interno " e'terno

1.6. DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

El alcance de la presente #ono!raf3a, es el proceso de obtención de certificados deestudios en la UNJFSC &ue inclu"e la .ficina de +rá#ite ocu#entario, ecanato

de una Facultad, Secretar3a *cadé#ica *d#inistrativa, .ficina de -e!istros "

*suntos *cadé#icos " el usuario #is#o del servicio$

1.7. LIMITACIONES DE LA INVESTIGACIÓN

%as li#itaciones &ue se han encontrado han sido en el #o#ento de realizar el

levanta#iento de datos del proceso, en vista &ue el periodo de desarrollo los

docentes " ad#inistrativos de la Universidad se encontraban de vacaciones, por lo

&ue las pruebas se han realizado con el aporte de usuarios e'pertos$

1.. VIABILIDAD DE LA INVESTIGACIÓN

El estudio es viable por&ue se cuenta con todos los recursos (hu#anos, financieros,

tecnolo!3a de infor#ación " de datos para hacer posible la solución del proble#a$



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Capítulo II: Fundamentación de la investigación

2.1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

2.1.1. NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN

%a institución p7blica en estudio es la UNJFSC$

2.1.2. RUBRO DE LA INSTITUCIÓN

%a UNJFSC es una institución p7blica, acadé#ica, cient3fica, tecnoló!ica "

cultural dedicada a la ense8anza, investi!ación " la pro"ección social al

servicio del desarrollo de la re!ión " del pa3s$ +iene autono#3a nor#ativa,

acadé#ica, econó#ica " ad#inistrativa$ Está inte!rada por docentes,

estudiantes " !raduados " co#o apo"o a sus fines los trabaadores$ %aUNJFSC es una persona ur3dica de derecho p7blico, sin fines de lucro$ Se

ri!e por los principios " fines se8alados en los art3culos de la Constitución

:ol3tica del estado " la %e" NAB9, D%e" universitaria$2.1.3. RESE!A "ISTÓRICA

. . .

2.1.4. VISIÓN

%a UNJFSC es una institución universitaria de alto nivel acadé#ico e

3nti#a#ente vinculada a la investi!ación cient3fica, tecnoló!ica e

innovación para el desarrollo re!ional " local$

2.1.5. MISIÓN

%o!rar la e'celencia acadé#ica, a través de la )nvesti!ación, desarrollo "

creación de conoci#iento, for#ando profesionales de calidad contribu"endo

al desarrollo de la sociedad de la re!ión, a través de la pro"ección social$

2.1.6. ORGANI#ACIÓN

$% AUTORIDADES DE LA UNIVERSIDAD

- r$ %uis *lberto >aldeos *rdián -ector$. . .

$$% DECANOS DE LA UNIVERSIDAD

- ?!$ *leandro Giar +ena ecano de la Facultad de )n!enier3a

. . .



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$$$% JEFES DE OFICINAS

- r$ ?anuel *n!el ?endoza Cruz irector de la Escuela de

:ost!rado$

- C:C$ José Sócrates Hélez *rana Jefe (e de la .ficina de Control

)nstitucional$

. . .

2.1.7. ANÁLISIS SITUACIONAL

El dia!nostico institucional &ue a continuación se detalla aborda los

principales aspectos internos co#o e'ternos &ue inciden en la #archa

institucional;

2.1.7.1. ANÁLISIS DEL ENTORNO& ASPECTOS RELEVANTES

DEL MACRO ENTORNO

2.1.7.2. ANÁLISIS DEL ENTORNO& ASPECTOS RELEVANTES

DEL MICRO ENTORNO.

2.2. ESTADÍSTICAS REFERENTES A LA UNIVERSIDAD

Para mostrar datos referenciales para el estudio se presenta la Tabla 2-1 que

muestra las Estad3sticas de >achilleres por Facultad " especialidad por a8o

especialidad; :er3odo B44IB41B, la Tabla 2-2 muestra los +itulados por Facultad "

especialidad por periodo B44IB41B, %* Tabla 2-3 muestra las Estad3sticas de

personal no#brado por a8o se!7n !rupo ocupacional " nivel; :er3odo B44IB41B,

la Tabla 2-4 muestra )n!resantes por a8os, se!7n especialidad per3odo B411B41B "

la Tabla 2-5: C'()$*$+,-/ /0$+$),-/ ( , '(- 2

213$

Tabla II-5: C'()$*$+,-/ /0$+$),-/ ( , '(- 2213 1'( T($8.%

A!OCERTIFICADOSSOLICITADOS

B44 B6B414 B6IB411 1I4

B41B BKIB41 14



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Figura 2-1: Organigrama – Universidad Nacional José FaustinoSánchez arri!n



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2.3. NORMATIVIDAD VIGENTE RESPECTO A LA OBTENCIÓN DE

CERTIFICADOS DE ESTUDIOS

2.3.1. LE9 UNIVERSITARIA

*rt3culo 37:. El !obierno de la Facultad corresponde al Conseo de laFacultad " al ecano, de acuerdo con las atribuciones &ue se8ala el Estatuto

El ecano representa a la Facultad ante el Conseo Universitario " la

*sa#blea Universitaria, es ele!ido por el Conseo de la Facultad entre los

profesores principales de ella &ue ten!an diez a8os de anti!Ledad en la

docencia, de los cuales tres deben serlo en la cate!or3a " debe tener el !rado

de octor o el #ás alto t3tulo profesional cuando en el pa3s no se otor!ue

dicho !rado en la especialidad El ecano es ele!ido por un periodo de tresa8os #ediante voto de los dos tercios del Conseo de Facultad :uede ser

reele!ido$ (M

(M *rticulo #odificado por el *rt3culo 1A de la %e" ?; BK4B publicada el

2612

2.3.2. ESTATUTO DE LA UNIVERSIDAD

ATRIBUCIONES 9 OBLIGACIONES DEL DECANO

A(t 44; Son atribuciones " obli!aciones del ecano;

a Convocar " presidir el Conseo de Facultad a sesiones ordinarias "

e'traordinarias " hacer cu#plir sus acuerdos, bao responsabilidad$

O R


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?% E8$)' 0/ +'()$*$+,-/ -' '/)8$+,/

('/'+)$,/. P(+'/, 0, '/),-/)$+, ,+,->8$+,.

. . .

2.3.3. REGLAMENTO DE ORGANI#ACIÓN 9 FUNCIONESEL CONSEJO DE FACULTAD 9 EL DECANO DE LA FACULTAD

A()+


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OBJETIVOS DE LA OFICINA DE REGISTROS 9 ASUNTOS ACADMICOS

%os obetivos de la .ficina de -e!istros " *suntos *cadé#icos es el si!uiente;

$ $ $

R'$/)(,( @ P(+'/,( +/),+$,/ +'()$*$+,-/ A+),/ @ R'+(- A+,->8$+/.

P0)$+,/

F


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con el Hicerrectorado *cadé#ico, ecanos, E!resados " *lu#nos$ :ara el

cu#pli#iento de sus funciones cuenta con las si!uientes Unidades0

F


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%a obtención de certificados tiene el si!uiente procedi#iento se!7n el +U:* co#o

se presenta en la Fi!ura ))$

F$8$+ P(*'/$,0 -' I'$'(, -' S$/)'8,/



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$$$. E/+8$+ P(*'/$,0 -' I'$'(, C$$0

v. E/+


14/63


i$ D'/+


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2.7.2.1. TIPOS DE PROCESOSPROCESOS ESTRATGICOS&Son procesos destinados a definir " controlar las #etas de la

or!anización, sus pol3ticas " estrate!ias$ :er#iten llevar

adelante la or!anización$ Están en relación #u" directa con la

#isión5visión de la or!anización$ )nvolucran personal de pri#er nivel de la or!anización$

*fectan a la or!anización en su totalidad$ Ee#plos;

Co#unicación interna5e'terna, :lanificación, For#ulación

estraté!ica, Se!ui#iento de resultados, -econoci#iento "

reco#pensa, :roceso de calidad total, etc$

PROCESOS OPERATIVOS&Son procesos &ue per#iten !enerar el producto5servicio &ue se

entre!a al cliente, por lo &ue inciden directa#ente en la

satisfacción del cliente final$


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*po"an los procesos operativos$ Sus clientes son internos$

Ee#plos; Control de calidad, Selección de personal,

For#ación del personal, Co#pras, Siste#as de infor#ación,

etc$ %os procesos de soporte ta#bién reciben el no#bre de

procesos de apo"o$

2.7.2.2. LOS PROCESOS A9UDAN A LA COMUNICACIÓN%os co#petidores sacan al #ercado nuevos productos, los

clientes de#andan ca#bios #ás rápidos " precios #ás baos,

las re!la#entaciones ca#bian$ Cada vez &ue un pro!ra#a

or!anizacional pone en #archa este tipo de desaf3os, las

personas se encuentran constru"endo #odelos de procesos dene!ocio para #ostrar el fluo de trabao " las actividades

asociadas$

Fi!ura BK; %os procesos &ue a"udan a la co#unicación

2.7.3. P(


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Es #u" i#portante DNo volver a co#eter los errores del pasado, cuando

se desarrollaban siste#as sin un #étodo, sin técnicas estructuradas de

análisis " dise8o, lo cual llevaban #uchas veces a resultados #ediocres$

2.7.4. BPM

-obles C$ (B44, #anifiesta &ue el >:? es la disciplina e#presarial

cu"o obetivo es #eorar la eficiencia a través de la !estión siste#ática

de los procesos de ne!ocio, &ue se deben #odelar, auto#atizar, inte!rar,

#onitorear " opti#izar de for#a continua$

Es la capacidad de tener visibilidad " control de principio a fin sobre un

proceso &ue #anea diferente infor#ación " en el &ue intervienen#7ltiples personas " siste#as$

2.7.5. CICLO DE VIDA DE LA GESTIÓN DE PROCESOS DE

NEGOCIOS

*dolfo -$ de Soto (B44K$ El ciclo de vida de la


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identificados, revisados, validados, " representados en #odelos$ ichos

#odelos se e'presan en al!una notación !ráfica para facilitar la

co#unicación acerca de los #is#os entre todos los staOeholders$ En la

actualidad e'isten varias notaciones !ráficas para dichas

representaciones, pero debido a la estandarización, ho" el len!uae

>:?N se está volviendo el #ás usado$

E'+


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O)$8$H,+$

%a opti#ización inclu"e la recuperación de infor#ación sobre el

rendi#iento de los procesos, identificando los obstáculos reales o

potenciales " las oportunidades potenciales de ahorro de costos u otras

#eoras, " lue!o, la aplicación de las #eoras en el dise8o del proceso$

En !eneral, esto crea un #a"or valor de ne!ocio$ :ara esta actividad,

ta#bién suele aplicarse las técnicas de la #iner3a de procesos (:rocess

#inin!$ El #onitoreo a"uda a #edir la calidad de los procesos

#odelados " la e'actitud del a#biente de eecución$

>eneficios;

-educción de plazos en los procesos de soporte al ne!ocio$

.pti#ización de costos

)nte!ridad " calidad de procesos

Conoci#iento de la or!anización " su funciona#iento

)nconvenientes;

E'istencia de procesos no auto#atizados

E'istencia de actividades o tareas no soportadas desde los siste#as .peracionales

Co#pleidad de las herra#ientas

%as Fi!ura B " la Fi!ura B14 #uestra un antes " un después de haber

aplicado >:?$

F$


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F$:?N (>usiness :rocess ?odellin! Notation es un estándar de la>:?) (>usiness :rocess ?ana!e#ent )nitiative R1B, or!anis#o &ue ha



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sido absorbido reciente#ente por la .?:?N posee un conunto reducido de ele#entos de este tipo$ El obetivo

de &ue sea un conunto reducido es &ue los #odeladores no ten!an &ue

aprender #e#orizar !ran cantidad de iconos$ %os tres obetos de fluo principales los pode#os ver en la si!uiente tabla$



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F$


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E(((& *l producirse un error ()nicio o inter#edio o &ue !enera un

error &ue debe ser capturado$ C,+'0& Evento &ue se dispara al cancelarse una transacción

()nter#edio o &ue per#ite !enerar una cancelación de unatransacción$

C8'/,)$& :ara realizar acciones de co#pensación en caso de

&ue se deba cancelar una actividad o para !enerar esta actividad de

cancelación de una actividad en curso$ R


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I+0


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%as calles o sQinlanes son un #ecanis#o &ue nos va a per#itir clasificar

las actividades de #anera visual para ilustrar las distintas cate!or3as o

responsabilidades$

%as distintas clases de este tipo de obetos se pueden apreciar en la tabla$

F$:?N per#ite a8adir artefactos adicionales$ %os tres tipos predefinidos

se pueden apreciar en la tabla$

Fi!ura B16;*rtifacts (*rtefactos o :roductos

Tipo Descripción Imagen

"atos #"ata Ob$ect%

Para !ostrar los datos cinc sonproducidos o reueridos por lasactividades&

'rupo #'roup%

Para agrupar distintosele!entos del diagra!a&

(notaciones #(nnotations% Para proporcionar infor!aciónadicional&

2.7.7. "'((,8$'),/ BPMN

esde la aparición de >:?N, " #ucho #ás desde la absorción de >:?)

por parte de la .?:?N ha tenido un é'ito notable "



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co#o consecuencia de este é'ito han ido apareciendo !ran cantidad de

herra#ientas &ue dan soporte a esta especificación$

%as &ue se!7n la propia .?< i#ple#entan la especificación son las

si!uientes;

*ppian Enterprise 6 >usiness :rocess ?ana!e#ent Suite aQa"; :rocess ?ana!er >iz*!i >.C )nfor#ationS"ste#s; *.N)S usiness .pti#ization Server :rocess SOetchpad )SScheer; *ris Corel; i


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*ctividades, procedi#ientos o re!las de ne!ocio obsoletas

Fluos co#pleos &ue se pueden si#plificar

El estudio de


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En el fluo a pode#os revisar si las actividades se pueden iniciar antes$ En

el ee#plo se #uestra &ue la actividad (19 puede realizarse después de la

(2$ En ee#plo se podr3a acortar el ciclo de tie#po del proceso por&ue se

puede eecutar antes de la actividad (6$

En el caso b pode#os dotar de #a"ores recursos la actividad (2, con lo

&ue lo!ra#os a!ilizar el tie#po de eecución de esta actividad$ Este caso

representa el t3pico Dcuello de botella, cuando un usuario tiene #ucho

volu#en de trabao " otras tareas tienen &ue esperar a la finalización de esta$

El fluo c #uestra una posibilidad bastante poco considerada en la práctica,

por&ue a!re!ar una actividad au#enta el costo de los recursos, pero puede

#eorar notable#ente la calidad del servicio " con esto el !rado de

satisfacción de cliente$

El fluo d #uestra có#o se acorta el ciclo si pode#os desistir de una activi

dad en el proceso$ :ara revisar si encontra#os actividades obsoletas

tene#os &ue pre!untar en las reuniones de análisis; =Tué pasar3a si

desisti#os de esta actividad@

El caso e #uestra la posibilidad de e'ternalizar un servicio si su realización

es #ás eficiente entre!arlo a especialistas$ :iense en el caso de la necesidad

de elaborar o revisar contratos de ne!ocio, contratos de e#pleo, fini&uitos

etc$ Si el volu#en de una actividad es pe&ue8o, pero se re&uiere de #ucho

conoci#iento espec3fico para resolverla, es un candidato a e'ternalización$

El caso f #uestra la posibilidad de unir actividades$ Supon!a#os &ue la

entrada de una factura pasa por dos revisiones for#ales, revisión de

correctitud de datos " e'istencia de una orden de co#pra (B " antes de

&ue sea enviada al eecutivo de área$ Si pones a disposición la infor#ación

necesaria para &ue se puedan revisar en conunto, nos ahorra#os el traspaso

de una tarea a otra$

Final#ente el caso ! #uestra la posibilidad de paralelización de actividades

en un fluo de procesos$ Si lo!ra#os paralelizar actividades pode#os

reducir el tie#po de ciclo de un proceso$



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2.. OBTENCIÓN DE CERTIFICADOS EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL

FEDERICO VILLARREAL

En la Fi!ura B19 se presenta el proceso de obtención de certificados de estudios

se!7n el +U:*$

F$


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2.. DEFINICIÓN DE TRMINOS A+)$$-,-& una sola tarea, &ue se realiza dentro de un proceso$ Se usa cuando

el trabao en el proceso no es analizado en detalle dentro del fluo$ A+)$$-,- ,:?S desarrollada por Hisión SoftQare, &ue es 7til para

auto#atizar " #odificar procesos de ne!ocio co#pleos " diná#icos con #ás

rapidez " fle'ibilidad &ue cual&uier otra solución en el #ercado, " ta#bién

para soportar el #eora#iento continuo de los procesos cr3ticos de la

or!anización$ BPMN& Notación de ?odela#iento de :rocesos de Ne!ocio (>usiness

:rocess ?odelin! Notation es una notación !ráfica &ue describe la ló!ica de

los pasos del proceso de Ne!ocio$ Esta notación ha sido dise8ada

especial#ente para coordinar la secuencia de los procesos " los #ensaes &ueflu"en entre los participantes de las diferentes actividades$



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C,)'(,& Correspondiente a un !rupo de procesos, &ue i#plica &ue un

proceso es asociado a una cate!or3a$ %as cate!or3as per#iten visualizar la

erar&u3a de los procesos de la co#pa83a$

E)$-,-& Una representación ló!ica de una tabla de base de datos definida por un conunto de atributos &ue contiene infor#ación sobre el ne!ocio$

E') -' F$ T'(8$,0& )ndica el final del proceso$ E') -' I$+$& Un Evento de )nicio indica dónde un proceso en particular

e#pezará$ En tér#inos de la Secuencia de Fluo, el Evento de )nicio e#pieza

el fluo del :roceso, " entonces, no tendrá nin!7n fluo de secuencia entrante$ E') I)'(8'-$ T'8($H,-& -epresenta un retraso (periodo de

tie#po dentro del proceso$ F0iz*!i, un proceso en s3

#is#o, o un subproceso de otro, definen un proceso, o un conunto de

actividades &ue son usadas co#o un #ódulo$ e cual&uier #odo, todos estos

son creados del #is#o #odo " sólo el valor del tipo de proceso para cada

caso es #odificado$ P(+'/ "$& :rocesos &ue son eecutados desde otro proceso (el proceso

padre, &ue pueden ser subprocesos o #ódulos$ P(+'/ P,-('& Un proceso &ue tiene subprocesos dentro de sus fronteras$ R'0, -' E'+


32/63


funda#ental de >iz*!i, &ue son al#acenadas " clasificadas de tal for#a &ue

pueden reusarse en la aplicación (proceso$ R'0,+$& U, ,/+$,+$ ')(' -/ 8/ ')$-,-'/. S


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Capítulo III: DISEÑO MEODO!"#ICO3.1. TIPO 9 NIVEL DE INVESTIGACIÓN

,% T$ -' I'/)$,+$

:or el presente estudio la investi!ación re7ne las condiciones #etodoló!icas de

una $'/)$,+$ 8(*$+, ,0$+,-,, basándose en una fuente de datos

e#p3rica$

=% N$'0 -' 0, I'/)$,+$

e acuerdo a la naturaleza del estudio de investi!ación, re7ne por su nivel las

caracter3sticas de un estudio -'/+($)$.

3.2. DISE!O ESPECÍFICO DE INVESTIGACIÓN

%a )nvesti!ación de acuerdo a Gernández et al$, B44, cap9, p$1I0 tiene un dise8o

transversal no e'peri#ental, "a &ue se recolectaron datos en un solo #o#ento " un

tie#po 7nico, con el propósito de analizar " describir las variables " analizar su

interrelación en el #o#ento dado$

3.3. UNIVERSO POBLACIÓN 9 MUESTRA

Se to#ó co#o universo, población " #uestra los si!uientes conte'tos;

,% U$'(/El universo es la Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión, situado

en la ciudad de Guacho, :rovincia de Guaura, eparta#ento de %i#a$

=% P=0,+$

Se to#a co#o población la Facultad de )n!enier3a de la Universidad Nacional

José Faustino Sánchez Carrión$

+% M


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C,)


35/63


En este trabao se utilizó la técnica docu#ental co#o principal fuente pri#aria al

#o#ento de buscar la infor#ación &ue conlleve a dar con la solución al proble#a

de investi!ación$ Esta infor#ación fue cualitativa " cuantitativa$

%a presente investi!ación se ha realizado de la for#a si!uiente;

a Selecciona#os el proble#a a investi!ar$ b Selecciona#os #ateriales para esclarecer el te#a$c Se procedió a la for#ulación de pre!untas cerradas para la entrevista$d Se realizó la entrevista en la Facultad de )n!enier3a de la Universidad Nacional

José Faustino Sánchez Carrión$e *nálisis de la )nfor#ación$

4.3. PROCESAMIENTO ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ACTUAL DE OBTENCIÓN DEL

CERTIFICADO DE ESTUDIOS

El proceso inicia cuando el I)'('/,- presenta su E'-$')' en la U$-,- -'

T(,8$)' D+


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estudios. E0 )(,=,,-( ,-8$$/)(,)$ confecciona el certificado de estudios$ Una

vez confeccionado, es enviado nueva#ente al Jefe de la .ficina de -e!istros

*cadé#icos para la fir#a correspondiente$

%a /'+('),($, -' 0, ORAA realiza la recepción f3sica del e'pediente enviado desde

por el trabaador ad#inistrativo, para esto fir#a " cuaderno de car!o$ Se procede a

hacer una 7lti#a revisión del e'pediente antes de elevarla hacia el J'*' -' 0,

ORAA para su fir#a. En el caso de &ue no e'ista nin!una observación del

e'pediente se procede a re!istrar los datos &ue fi!uran en él en el Sistema

(nform$tico " se procede a la fir#a$ %ue!o se realiza el env3o del e'pediente hacia

la D'+,,)


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CAPÍTULO V& PRESENTACIÓN DISCUSIÓN 9 ANÁLISIS DE LOSRESULTADOS

5.1. SITUACIÓN ACTUAL

*nalizando la infor#ación &ue fue obtenida de la Facultad de )n!enier3a )ndustrial,Siste#as e )nfor#ática se procedió a elaborar los es&ue#as necesarios para crear el

dise8o de solución en >:? al proceso de .btención del Certificado de Estudios$:ara este co#etido se utilizó co#o herra#ienta el SoftQare ?icrosoft Hisio B449

(Hersión +rial para la elaboración de los si!uientes ia!ra#as;• ?apa Estraté!ico (Fi!ura H1• ?apa de :rocesos (Fi!ura HB

+eniendo en consideración las re!las " nor#as &ue establece un siste#a >:?$ Se

dise8ó el #odelo >:? para el proceso de obtención del certificado de la Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión$ :ara el dise8o de dicho #odelo se utilizó la

Gerra#ienta >:?S >iz*!i E'press0 teniendo en consideración su fácil adaptabilidad

" #aneo del #is#o$5.1.1. MAPA ESTRATGICO

El #apa estraté!ico de la UNJFSC se presenta en la Fi!ura 1$

F$


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%a docu#entación del proceso se visualiza en la +abla H1$



39/63


T,=0, V1& D+%E E

%* ?E)C)\N

+ie#po obtención delcertificado de estudios

(d3as

Fecha de entre!a desolicitud W fecha de

recepción de solicitud:or solicitud

Jefe de la Unidad-e!istros "

*suntos*cadé#icos

Costo de proceso deobtención de certificado de

estudios (soles

Su#atoria de loscostos de lasactividades

:or solicitud

Jefe de la Unidad-e!istros "

*suntos*cadé#icos

Po!entae #e o,ten!i*n#e !eti!a#o #e

estu#ios ()

otal #e:eti!a#os

entega#os ;(100)--------------------------

-----

otal #eoli!itu#es

?ensual Jefe de la Unidad-e!istros "

*suntos*cadé#icos


Fiura )-2" &apa de procesos


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e!i,i#as

5.1.3. DIAGRAMA DE PROCESOS DE OBTENCIÓN DE CERTIFICADOS

DE ESTUDIOS

El dia!ra#a de procesos de obtención de certificado de estudio se presenta

en la Fi!ura H$ Se ha dia!ra#ado la descripción del proceso &ue se

presentó en el 3te#s 2$$

F$


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5.1.4. INDICADORES DEL PROCESO

%a descripción de los indicadores se presenta en la +abla HB, +abla H "+abla H2

T,=0, V2& I-$+,-(& T$'8 )),0 -' =)'+$ -'0 +'()$*$+,- -' '/)ee #e la ?!ina #e =egistosA!a#+&i!os

"%S$ONS#(% % #)O,# %#*ON%S

>ee #e la o!ina #e =egistosA!a#+&i!os

T,=0, V3& I-$+,-(& C/) -' (+'/ -' =)'+$ -' +'()$*$+,- -' '/)


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,%**/N:entegas #e

!eti!a#os #eestu#ios (%A)

"%S$ONS#(% % #

,%**/N

>ee #e la ?!ina #e =egistos

A!a#+&i!os"%S$ONS#(% % #)O,# %#*ON%S

>ee #e la o!ina #e =egistosA!a#+&i!os

T,=0, V4& I-$+,-(& P(+'),' -' =)'+$ -' '8$/$ -' +'()$*$+,- -' '/)


43/63


%as actividades del proceso para la obtención de certificado de estudios se

presentan en la Fi!ura H6$

5.1.7. COSTO DE LOS EMPLEADOS UE PARTICIPAN EN EL PROCESO

El costo de las personas &ue participan en el proceso para la obtención de

certificado de estudios se presenta en la +abla H6$ :ara el cálculo se ha

utilizado sueldos pro#edios de las personas &ue intervienen en el proceso$

F$


44/63


F$


45/63


T,=0, V5& C/) -' 0/ '80',-/


46/63


T,=0, V6& E,0ee #e ?=AAi&a el !eti!a#o#e estu#ios

100.22916

72.29167 1100 11$000 2$520.83

e!etaioA!a#+&i!oA#&inistativo

i&a el !eti!a#o#e estu#ios

50.22916

71.14583 1100 5$500 1$260.42


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T,=0, V7& E,0


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5.1.11. ANÁLISIS DE LA NORMATIVIDAD VIGENTE

Gaciendo un análisis de la nor#atividad vi!ente resu#idas en la %e"

Universitaria ()te# B$$1$ de la #ono!raf3a, Estatuto de la Universidad

()te#s B$$B$ de la #ono!raf3a, -e!la#ento de .r!anización " Funciones



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()te# B$$$ de la #ono!raf3a, el ecano ni el Secretario *cadé#ico

*d#inistrativo no están facultados para fir#ar los certificados de estudios$

En el -e!la#ento de .r!anización " Funciones ()te#s B$$ de la

#ono!raf3a, *rt3culo 9] indica &ue una de las funciones del .-** es;

*+, #mitir certificados de estudio as. como las constancias acad/micas

respecti0as

En el ?anual de .r!anización " Funciones (3te# B$$2$ de la #ono!raf3a,

*rt3culo 12] indica &ue la función de .-** es;

*#mite los certificados de estudio as. como las constancias acad/micas

respecti0as Procesa la estad.stica acad/mica

C+0


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a Se debe #odificar el proceso de obtención de certificado de estudios para evitar

actividades " desplaza#ientos &ue no !eneran valor al proceso de obtención de

certificados de estudios$

b %as actividades de recepción de solicitudes de e#isión de certificados de

estudios lo debe de realizar la Secretaria de .-** en la .ficina de .-**,

dándole acceso al S)*+ para realizar las tareas de recepción del e'pediente$

c *decuar la Nor#atividad vi!ente para &ue el Jefe de .-** " el :ersonal

*d#inistrativo de Yrea de :rocesa#iento de )nfor#ación (&uien lo confecciona

deben de fir#ar el certificado de estudios, e'clu"éndose de tal actividad al

ecano " Secretario *cadé#ico *d#inistrativo de la Facultad$ Con eso se

evitar3a realizar desplaza#iento &ue no a!re!an valor al proceso$d %a entre!a del Certificado se debe de realizar en el #is#a .-**, a través de su

Secretaria$

e Se debe a!re!ar al S)*+ reportes &ue per#itan controlar el estado de proceso "

&ue visualicen a los e'pedientes &ue se encuentran fuera de fecha para hacer las

correciones " poder cu#plir con lo &ue #anifiesta el +U:*, &ue la entre!a es en

6 d3an en vez de los 16 d3as &ue se de#ora actual#ente$ Este tie#po se puede

austar " lo!rar la entre!a del certificado en 4B d3as co#o #á'i#o$f Se debe de capacitar al personal ad#inistrativo para &ue al utilizar el proceso

propuesto realice las actividades del proceso propuesto$

! e debe de #odificar el -.F " ?.F para &ue el personal pueda hacerce de

responsabilidades en caso &ue e'ista situaciones anor#ales el el proceso$

5.2.1. D$,(,8, -' (+'/ (


51/63


F$


52/63


F$


53/63


F$


54/63


5.2.5. EVALUACIÓN DE TIEMPO 9 COSTO ACTIVIDADES DE

DESPLA#AMIENTO DEL PROCESO PROPUESTO

ACTIVIDADES DE TRANSPORTE DE LOS EPEDIENTE% PARA

LA OBTENCIÓN DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS%a evaluación del tie#po " costo de las actividades de desplaza#iento del

proceso propuesto para la obtención de certificado de estudios se presenta

en la +abla H14$

T,=0, V& E,0


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F$


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5.3. ANÁLISIS DE LS !ES"LTADS.

5.3.#. $omparación Tiempo % costo& Acti'idades o(tención de certi)icado.

T,=0, V1& C8,(,+$ -' )$'8 @ +/) -' ,+)$$-,-'/ -' =)'+$ -'

+'()$*$+,- -' '/)



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L, T,=0, N: 1, es una tabla co#parativa de tie#po " costo, entre la for#a actual (1 del trá#ite

del certificado de estudios " el procedi#iento propuesto (B$ C8 /' ee #e@ni#a# #e á&ite


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=/'(,( '0 (+'-$8$') (uena i#a!en para la Facultad en cuanto a trá#ites de docu#entos

acadé#icos$



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#$E)UO ;: ONUS*ON%S "%O,%N#*ON%S

6.1. CONCLUSIONES

A. Se aplicó la :? en la #eora el proceso delCertificado de Estudios en la Universidad Nacional José Faustino Sánchez

Carrión, encontrándose &ue las actividades &ue no !eneran valor para ésta

actividad son;

a :ara el +ie#po " Costo en el proceso actual$

Fir#a del Secretario *cadé#ico$

Fir#a del ecano de la Facultad$

-ecepción " entre!a de la solicitud " del certificado por el trabaador

ad#inistrativo de la Facultad$

,) :ara el +ie#po " esplaza#iento del proceso actual$

• No ha" desplaza#iento para la fir#a del Secretario *cadé#ico$

• No ha" desplaza#iento para la fir#a del ecano de la Facultad$

• No ha" desplaza#iento para la -ecepción " entre!a de la solicitud " del

certificado por el trabaador ad#inistrativo de la Facultad$

B$ %a opti#ización del proceso de obtención del certificado de estudios se dá por;

a :ara el +ie#po " Costo en el proceso actual$

)iemo4minutos6

osto )otalSolicitudes8

#9o

#nual 411%5edientes6

,inutos osto 4S876)O)#%S

416426

1;<1>

2=


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%a opti#ización se dá con B9644 #inutos #enos " un ahorro en costos de S5$

K426,I2 para el trá#ite de 1144 e'pedientes de e'pedición de certificados de

estudios$

b :ara las actividades de desplaza#iento$

)iemo4minutos6

osto )otalSolicitudes8

#9o

#nual 411%5edientes6

,inutos osto 4S876)O)#%S

416426

@@1>

>=12$ )#ple#entar " *plicar el siste#a >:? a los de#ás procesos de la Facultad de

)n!enier3a, !eneralizando a todas la Facultades de la Universidad



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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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ANEOS



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A' 1& R'+(($- ,+)

monografia jhonatan 28-04-2013

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