monografía de sistemas uni final

UUNNIIVVEERRSSIIDDAADD NNAACCIIOONNAALL

DDEE IINNGGEENNIIEERRÍÍAA

FFAACCUULLTTAADD DDEE IINNGGEENNIIEERRÍÍAA

IINNDDUUSSTTRRIIAALL YY DDEE SSIISSTTEEMMAASS

TTEEMMAA::

“ANÁLISIS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO

DE SISTEMAS UNI”

CCUURRSSOO:: ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN

PPRROOFFEESSOORRAA:: LLANCCE MONDRAGON, LUISA

IINNTTEEGGRRAANNTTEESS:: - LEÓN MENDOZA, Luis

- SALAZAR MEDINA, Miguel

- SANTOS RIVERA, Daniel

- SEGOVIA HERRERA, Nestor

2008 - I

INDICE

INTRODUCCIÓN

RESUMEN

CAPITULO I: MARCO TEORICO

1.1.- Definición de Organización

1.1.1.- Organización Abierta

1.1.2.- Organización Cerrada

1.2.- La Administración

1.2.1.- Definición de Administración

1.2.2.- Proceso Administrativo

1.2.3.- Niveles Administrativos

1.2.4.- Administración de Recursos Humanos

1.3.- Clasificación del Ambiente

1.3.1.- Ambiente de Trabajo o Directo

1.3.2.- Ambiente Contextual o Indirecto

1.4.- Sistemas Claves

1.4.1.- Sistema de Comunicación

1.6.- Estructura Organizacional

1.6.1.- Cadena de Mando

1.6.2.- Tipo de Estructura Organizacional

CAPÍTULO II: GENERALIDADES DE LA EMPRESA

2.1.- Reseña Histórica

2.2.- La Empresa

2.3.- Misión

2.4.- Visión

CAPÍTULO III: ANÁLISIS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO

3.1.- Análisis Interno

3.1.1.- Organización y Administración

3.1.2.- Factores Organizacionales

3.1.3.- Organigrama, Funciones y Procedimientos

3.1.4.- Administración de Recursos Humanos

3.2.- Análisis Externo

3.2.1.- Ambiente de Trabajo

3.2.2.1.- Clientes

3.2.2.2.- Competidores

CAPÍTULO IV: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1.- Conclusiones

5.2.- Recomendaciones

BIBLIOGRAFIA

ANEXO

INTRODUCIÓN

Sabemos hoy en día que la tecnología de la información es una herramienta

eficaz y muy importante para el desarrollo y la competitividad de diferentes

instituciones, empresas y/u organizaciones. Es por ello que múltiples instituciones

crean su unidad de negocio con el fin de enseñar herramientas informáticas para

el avance y contribución de todos los estudiantes peruanos, es así que aparece la

unidad de negocio de la facultad de Ingeniería Industrial y de Sistemas de la

Universidad Nacional de Ingeniería SISTEMAS UNI.

Para toda empresa educativa de este tipo, el sistema de calidad es fundamental

para tener esa confianza con el cliente haciéndola más competitiva en el

mercado. Por este motivo es de suma importancia analizar el sistema

administrativo estableciendo todas las relaciones administrativas, técnicas y de

docencia para que la organización sea mas eficiente y así ofrecer una mayor

calidad de servicio al cliente.

RESUMEN

Dentro del Marco Teórico, definimos todos los conceptos que utilizaremos para

determinar nuestro análisis del sistema administrativo evaluando todas sus

características de sus diferentes áreas. Conoceremos su historia, es decir cual fue

su proceso de formación y formalización, así como su función como empresa y su

visión – misión.

Realizamos además el Diagnostico a la Empresa, que comprende el Diagnostico

Interno, donde analizamos la Organización y Administración; Organización-

Funciones-Procedimientos. Y también figura el Diagnostico Externo con los

siguientes puntos: Ambiente de Trabajo, Clientes y Competidores.

Terminando así con algunas de Conclusiones y Recomendaciones. Siendo la más

importante la predominancia de Fortalezas y Oportunidades, que nos permitirá

establecer un análisis critico para la mejora eficiente de Sistemas UNI.

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS

“Análisis del Sistema Administrativo de Sistemas UNI”

“Administración y Organización” - 3 -

CAPITULO I

MARCO TEORICO

1.1.- Definición de Organización:

La organización es un conjunto de personas interrelacionadas que desarrollan

acciones para lograr un objetivo común, basados en una estructura jerárquica y

con una clara definición de sus funciones.1

1.1.1.- Organización Abierta:

Una Organización abierta se caracteriza porque interactúa constantemente con

su ambiente, el cual es dinámico y heterogéneo, el sistema administrativo que se

da en este tipo de organizaciones es el participativo, donde los miembros de la

organización pueden dar sus opiniones para la toma de decisiones.

1.1.2.- Organización Cerrada:

Una organización cerrada se caracteriza por que no recibe la influencia, ni

interactúa con el ambiente. El ambiente en el que se encuentra es estático y

predecible y el sistema administrativo que predomina es el paternalista y

autoritario.2

1 Administración; James Stoner, Edward Freeman; pag: 12-13

2 Adminiatración; Hitt Black; Novena Edición Pearson-Prentice Hall




1.2.- La Administración:

1.2.1.- Definición de Administración:

La administración es un proceso de planificación, organización, dirección y

control del trabajo de los miembros de la organización y de usar los recursos

disponibles de la organización para alcanzar las metas establecidas.3

1.2.2.- Proceso Administrativo:

El proceso administrativo es una forma sistemática de hacer las cosas dentro de

una organización, en este caso dichos procesos son dirigidos por los gerentes

quienes buscan la interrelación de ciertas actividades con el propósito de alcanzar

las metas que se desea en la organización. Las actividades administrativas

básicas son:

Planificación

Organización

Dirección

Control

1.2.3.- Niveles Administrativos:

Los niveles administrativos de una organización, son las jerarquías que existe

entre los miembros de la organización, y esta encabezado por los gerentes

quienes son personas con cierto grado de autoridad dentro de la organización.

Entre los principales niveles administrativos se encuentra:

Directivos

Gerentes de Primera Línea

Gerentes Medios

1.2.4.- Administración de Recursos Humanos:

Es una función administrativa encargada de reclutar, colocar, capacitar y

desarrollar a los miembros de la organización.4






1.3.- Clasificación del Ambiente:

1.3.1.- Ambiente de Trabajo o Directo:

Son las fuerzas externas que tienen efecto directo e inmediato en las decisiones

de la organización, los cuales son pertinentes a la consecución de las metas;

entre ellas los competidores. Relaciones específicas: proveedores, clientes,

empresas de servicio etc.

1.4.- Sistemas Claves:

Los sistemas claves son los sistemas que se forman y toman en cuenta en una

organización, ya que influyen en gran medida en el desempeño de dicha

organización.

1.4.1.- Sistema de Comunicación:

Son los elementos que participan en la comunicación, es decir receptores y

transmisores, quienes a través de un medio de difusión suministran información e

integran a la organización.

1.4.2.1.- Comunicación Formal: Este tipo de comunicación que se da

entre los elementos de la organización, utilizan dispositivos físicos de

transmisión de información, conocidos como medios formales.

1.4.2.2.- Comunicación Informal: Este tipo de comunicación se da en

una organización, cuando los elementos de la organización comparten un

espacio y tiempo, a través del cual pueden coordinar algunas actividades

y también se genera un apoyo emocional, social entre los integrantes de

la organización.

1.5.- Estructura Organizacional:

Es la forma en que se divide, organiza y coordina las actividades de la

organización.

1.5.1.- Cadena de Mando:

Es la línea ininterrumpida de autoridad del nivel superior al nivel inferior.




1.5.1.1.- Autoridad: Son los derechos inherentes a una posición

administrativa por los cuales las personas puede dar ordenes y esperar

que éstas sean obedecidas.

1.5.1.2.- Responsabilidad: Es la obligación o expectativa de lograr un

rendimiento determinado.

1.5.1.3.- Unidad de Mando: Es el principio de administración según el

cual un subordinado debe tener un superior y solo uno, ante quién será

directamente responsable.

1.6.2.- Tipos de Estructura Organizacional:

1.6.2.1.- Estructura Organizacional Funcional: Es la forma de

departamentalización en la que las personas que se dedican a una

actividad, por ejemplo: Mercadotecnia o finanzas, se agrupan en una

unidad.

1.6.2.2.- Estructura Organizacional por Producto: Es la organización

de una empresa en divisiones que reúnen a las personas involucradas

con un tipo dado de producto.

1.6.2.3.- Estructura organizacional por Mercado: Implica organizar una

empresa en divisiones que reúnen a las personas involucradas con un

tipo dado de mercado.

1.6.2.4.- Estructura Organizacional Matricial: Es la estructura de la

organización en la que cada empleado depende tanto de un gerente de

funciones o divisiones como de un gerente de proyecto o grupo.5

5 Organización de Empresas; Enrique Benjamin, Segunda Edición Mc Graw Hill Interamericana Editores.




CAPÍTULO II

GENERALIDADES DE LA EMPRESA

2.1.- Reseña Histórica:

Es la evolución de una unidad de negocio que se forjo en la década de los “80”

(1989 – 1990); muchos afirman que comenzó como una oficina de cursos de

computación e informática destinados principalmente a la capacitación de la plana

docente de la facultad, meses más tarde se llamo Centro de Cursos de

Información (CCI), el cual estuvo destinado hacia el público en general, con la

coordinación del Ing. Arambulo Ostos, el alumno Dino Fuentes y una secretaria,

luego asumiría la dirección el Sr. Teodoro Córdova, para aquella época ya se

contaba con 5 maquinas que habían sido compradas con fondos del Tesoro

Público (dinero del estado).

En 1990, el Ing. Córdova es sustituido por el Ing. Leyton, en este periodo se

registro conflictos internos de querer plantear unidades de negocio

independientes por parte de todas las áreas de la facultad, finalmente se llego a

unificar un solo órgano representativo CCI , estas actividades continúan hasta

1992, año en el cual el CCI pasaría a ser dirigida por la Sra. Neli Sotomayor

Manrique como parte de la nueva gestión del Decano Osvaldo Saavedra, en este

periodo se siguió con los mismos mecanismos del periodo pasado.

En 1994 el CCI pasaría a ser Centro de Computo FIIS para este entonces ya se

contaba con un total de 80 participantes (las clases se realizaban en

audiovisuales FIIS). En febrero de 1995 asume el cargo de Gerente el Ing. Jorge




Monzón Fernández, en ese año el Ing. Víctor Caicedo Bustamante asume el

Decanato de la FIIS, como una de sus primeras gestiones fue la elaboración del

Diagnostico General de la Facultad, en donde se estimo que el ingreso económico

de la FIIS dependía únicamente del estado y que era alrededor de 365 mil por

año, ello significaba que se invertía por alumno una cantidad de un nuevo sol,

este problema fue la principal motivación para que este equipo de trabajo pudiese

plantear objetivos para la búsqueda de proyectos para captar recursos propios.

Para ello se elaboraron grupos de proyectos tales como:

Sistemas UNI

Consultoría : Cónsul FIIS

Transporte : Cursos de Seguridad Vial

Post Grado

Oficina de Cooperación Técnica E internacional: Ipecaylla

El nuevo grupo de proyecto que estuvo enfocado a sistemas UNI planteo como

estrategia la elaboración de jornadas Internacionales de Telemáticas para

acaparar la atención del público (realizaron 2 jornadas) fue así como se llego a

tener 1200 participantes, cifra significativa a comparación de los 80 participantes

que se tenía al inicio de la gestión. Con esta estrategia se logro un buen

posicionamiento en el mercado.

En el verano del 96 se llego a recaudar un millón de soles, dos años más tarde los

ingresos ascendían a 6 millones de soles para este entonces el Centro de

Computo FIIS pasaría a ser sistemas UNI.

2.2.- La Empresa:

Sistemas UNI es una Organización Educativa de la Facultad de Ingeniería

Industrial y de Sistemas de la UNI, conformada por un grupo de profesionales y

técnicos de la más alta experiencia y calidad dedicados a brindar capacitación en

tecnología de Información, ofreciendo los últimos cursos así como paquetes

integrados de cursos a través de sus módulos de especialización.




En este Sentido asume el compromiso en la formación de jóvenes y en la

capacitación de profesionales facilitándoles a su vez el uso de las herramientas

de trabajo necesarias para posesionarse en el mercado laboral en el más breve

plazo.

2.3.- Visión

Ser una organización educativa reconocida como líder nacional y con presencia

nacional por brindar calidad en nuestros servicios, en nuestros recursos humanos

y en la satisfacción de nuestros clientes.

Liderar el mercado de capacitación y entrenamiento en tecnologías de

información (TI) recientes apoyado en el uso intensivo de tecnología de punta en

nuestra organización. Brindar soluciones de negocios empresariales

aprovechando el conocimiento generando la relación empresa - universidad.

2.4.- Misión:

Ser una Organización Educativa reconocida como líder a nivel Nacional por

brindar servicios de calidad, liderando el mercado de capacitación y

entrenamiento en tecnología de Información (TI) utilizando tecnología de punta y

así poder brindar soluciones a negocios empresariales y poder generar la relación

Empresa-Universidad.




CAPÍTULO III

ANALISIS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO

3.1.- Análisis Interno:

3.1.1 Organización y Administración:

Sistemas UNI tiene una organización cerrada ya que dentro de la organización se

aplica y se ejerce labores previsibles y de rutina, además del cumplimiento de la

división del trabajo (secretariado, recepción, mantenimiento, administración, etc.)

logrando con ellos una mayor especialización en el trabajo con la orientación de

un liderazgo directivo, el cual brinda la forma que debe de llevarse acabo de

terminado trabajo.

3.1.2 Factores Organizacionales:

Los factores determinan las condiciones internas existentes que

tiene Sistemas UNI, para asegurar el éxito en sus proyectos,

eventos, etc.

El Clima organizacional, es el conjunto de actividades,

comportamientos y sentimientos que caracterizan la vida en una

organización, en esta parte se observa que en cada área de trabajo

las relaciones que existen que son por medio de la comunicación

informal y el modo de coordinar ciertas actividades es buena

trayendo consigo un clima agradable por los integrantes, pero la

relación o sentimientos existentes entre las diferentes aéreas de

trabajo, por decir (mantenimiento con secretaria, etc.) no es buena,

debido a que existe cierto tipo de recelo, antipatía y hasta se pude

decir que no existe comunicación, trayendo consigo un clima

aceptable en forma general para la organización que en este caso

Sismas UNI.




Cultura Organizacional, es el conjunto de ideologías, creencias,

valores que se practica en Sistemas UNI, los valores que mas se

practican es la solidaridad, responsabilidad, respeto, es tos se

resaltan a la hora de realizar una actividad de ayuda mutua entre los

integrantes.

La adaptabilidad de los trabajadores se lleva acabo mediante las

relaciones que se da en los almuerzo, en la festividad de

cumpleaños, almuerzos en la hora del descanso y fuera del trabajo,

pero estas actividades no lo realiza la organización misma, es decir

no existe un plan que incluya la realización de familiarización del

trabajador en la organización que pude ser por medio de paseos de

integración.

Capacidad de Ver la realidad, los trabajadores de sistemas UNI

tienen muy claro la realidad que existe en Sistemas UNI, el

favoritismo un factor que se vive diariamente de los altos directivos

hacia ciertos puestos de trabajo, de acuerdo a las encuestas

realizadas el favoritismo es de los altos directivos hacia el sector de

secretariado, el modo de selección de un puesto de trabajo es por

medio de recomendaciones




3.1.3.- Organigrama, Funciones y Procedimientos:

En este punto se analizara la estructura organizacional de Sistemas UNI, así

como las funciones que desempeñan las distintas áreas y los procedimientos que

realiza cada área para el cumplimiento de sus actividades.

Organigrama del Centro de Cómputo de Sistemas UNI:

El organigrama de Sistemas UNI está conformada por:

a) Organigrama General de Sistemas UNI:

El organigrama general que maneja Sistemas UNI es del tipo vertical o de

tramo estrecho debido a que existe una cadena de mando y jerarquías, en

este caso por parte del Director general, quien es el representante de la

Facultad FIIS en esta unidad de negocio sobre las distintas sedes que

tiene Sistemas UNI.

Las decisiones que toma Sistemas UNI, ya sea para la realización de

distintas actividades como por ejemplo: convenios, implementación de

infraestructura, incremento de personal, etc. depende en gran parte de las

decisiones que tome la Facultad por medio de su representante, en este

caso el Director General de Sistemas UNI.

Cada sede cuenta con un Director, quienes son los representantes de la

Facultad FIIS en esta unidad de negocio, la elección de estos directores lo

realiza el Concejo de Facultad de la FIIS cada año, entre sus principales

funciones se encuentra la administración de dicha sede, además son los

encargados de presentar el balance económico de la sede que administran

al final de su periodo, así como también son los que reportan acerca de las




actividades que se van a desarrollar en su sede al director general para

que este pueda aprobarlo.

Uno de los principales problemas que presenta Sistemas UNI es que la

elección de los directores de la distintas sedes, es por afinidad, ya que para

la dirección se designa a un profesional que muchas veces no se

encuentra apto, debido a que son algunos representantes son

profesionales de carreras que no tienen cierta relación con lo que es la

administración de empresas, es por eso que se observa una serie de

problemas con respecto a la administración en las distintas sedes, teniendo

algunos balances económicos negativos, un inadecuado clima laboral, lo

cual genera insatisfacción en el empleado.

La dirección que debería de realizar cada director de las distintas sedes no

es la más adecuada ya que muchas veces no se encuentran supervisando

ni controlando, en lo que es el reclutamiento de personal, no buscan

mejoras para el clima laboral, no fomentan la capacitación de los

empleados, etc.

Si bien es cierto que la estructura organizacional debería ser un medio para

que los directores de cada sede puedan lograr los objetivos de sistemas

UNI, esto no se logra debido a que la estructura que maneja sistemas UNI

no está adaptada a una estrategia porque esta no tiene.

Dentro de la estructura organizacional de Sistemas UNI, principalmente es

una organización formal debido a que cada director de las distintas sedes

tiene que relacionarse con la facultad a través de su representante, en este

caso es el director general, dicha relación se da por medio de papeles o

documentos.




b) Organigrama Funcional de Sistemas UNI Sede Central:

La estructura organizacional que Sistemas UNI Sede Central posee es una

estructura del tipo vertical o de tramos estrechos, dado que hay cadenas

de mando entre las distintas áreas, lo cual genera que exista una jerarquía

en su estructura organizacional, control en las distintas áreas.

La función que desempeña cada área es distinta, entre las principales se

encuentra el equipo de recepción ya que son ellos quienes tienen un

contacto directo con los clientes, mientras que el equipo de soporte se

encarga de que las maquinas de computo funcionen correctamente durante

las clases, ambos equipos se encuentran supuestamente bajo la

supervisión de del área de administración; mientras que el área comercial

se encarga de supervisar a los equipos que se encargan de actualizar la

Web, el equipo encargado de atención a los proveedores y el equipo que

se encarga a la distribución de publicidad. También se tiene otros 6

equipos que tienen una mayor jerarquía que los equipos mencionados

anteriormente, entre ellos el área de servicios informáticos, emisión de

manuales, logística, emisión de certificados, servicios generales y por




ultimo se cuenta con la secretaria general que al igual que el encargado del

área de servicios informáticos son los encargados de dirigir la empresa

cuando no se encuentra presente el director general.

Esta estructura como se puede observa es del tipo funcional, esto debido a

que existen áreas donde se realizan distintas actividades y las cuales son

fijas es decir casi siempre desarrollan la misma actividad, ya que de esta

manera se debería de aprovechar mejor el potencial del recurso humano

con el que cuentas pero esto no se da en Sistemas UNI, ya que cuando el

personal se especializa en su área este busca mejoras económicas o se le

presentan nuevas ofertas laborales que generan mejores beneficios

económicos y como consecuencia este migra hacia el otro empleo.

De acuerdo a la estructura organizacional que posee Sistemas UNI,

debería de existir un control entre las áreas superiores hacia las inferiores,

pero esto no se da; la supervisión por parte del director de esta sede, es

casi mínima, además las otras áreas inferiores tales como: Área de

Administración que es la encargada de supervisar al equipo de soporte

técnico, no realiza debido a que este equipo se encuentra distribuido en los

salones de computo verificando el correcto funcionamiento de los equipos

en las clases; además el área de administración también se encarga de

supervisar al equipo de recepción sin embargo no lo realiza con mucha

frecuencia ya que debido a las encuestas realizadas las personas cuando

solicitan información no son atendidos bien.

De acuerdo a esta estructura la comunicación entre los subordinados, entre

los subordinados y los superiores debería de ser rápida, sin embargo esto

no se da por que de acuerdo a la encuesta y la entrevista realizada a los

trabajadores de Sistemas UNI para identificar la cultura y clima que maneja

la empresa, se pudo observar que entre las distintas áreas la comunicación

es mínima y la comunicación entre los superiores (director, secretaria

general, servicios generales, etc.) con los subordinados (equipo de




recepción, soporte técnico, etc.) es mínima, solo existe la comunicación

entre los empleados del misma área.

En esta estructura organizacional no hay integración entre sus elementos,

ya que como se dijo anteriormente no existe mucha comunicación entre las

áreas y esto genera cierto alejamiento y desunión entre los miembros de la

empresa, lo cual genera que existe un mal clima laboral en la organización.

3.1.4.- Administración de Recursos Humanos:

El centro de computo “SISTEMAS UNI” no posee Políticas de

integración; de acuerdo a las en las entrevistas con los trabadores no

confirman que no hacen actividades de integración llámese paseos de

integración, festividad de cumpleaños u otro mecanismos de fomento de la

interrelación laboral.

Según las encuestas y entrevistas realizadas a los trabajadores

observamos que existe una mal planeamiento de Reclutamiento del

personal ya la mayoría del personal a adquirido el puesto por afinidad y

recomendación. Estas malos criterios de re3clutamiento se ven reflejadas

en el mala empatía que tienen con los clientes o con alguien que va a

pedir informes también a esto agregamos la insolencia de algunos

trabajadores que no colaboraron con nuestro estudio.

Capacitación y entrenamiento

El centro de computo “SISTEMAS UNI” no tienes una política adecuada de

entrenamiento, sin embargo realiza eventos (conferencias) y otorga

becas y semibecas a sus trabajadores.

Programa social

No existe un programa social formal, los trabajadores se las arreglan para

poderse ayudar; e una entrevista con un personal de recepción, ella nos

comenta que siempre hacen actividades como polladas, parrilladas todo




esto como muestra de solidaridad que existe en centro de computo

“SISTEMAS UNI”.

o No se realizan Paseo de integración por eso es que no existe

mucha comunicación entre el área de soporte técnico y secretaria

pero observamos que existe una buena relación entre secretaria y

recepción (área de administración) a pesar de pertenecer aéreas

diferentes.

Condición laboral

70% de los encuestados y/o entrevistados señala que no respetan

algunos derechos laborales eta respuesta obedecen a que existen

trabajadores con salario inferiores al salario mínimo vital, señalan que

trabajan feriados y domingos además de no gozar de vacaciones ;30%

de la población están conformes. Estos problemas afectan a la motivación

y el desempeño de los empleados.

Los Problemas de los trabajadores radican el bajos sueldos pocos

beneficios (no poseen vacaciones, trabajan feriados).

Motivación y Liderazgo:

La motivación en el centro de computo “SISTEMAS UNI” no es planificada lo

que es otorgar becas y semibecas de estudio para estudiar en el “sistemas

suni” a sus trabajadores además de hacer un evento al año que cosiste en

conferencias y a veces palabras de felicitaciones personales. Estos son los

únicos mecanismos que pudimos identificar sin embargo esto parece ser una

coincidencia ya que no se identifico ninguna política de motivación elaborada

por la dirección.

De ninguna manera se ejerce liderazgo solo se puede apreciar encargados

de para las diferentes áreas, que se limitan a ser informes hacer

“supervisión“.




Planeación y Dirección

Las actividades no se planean a nivel corporativo se planean a nivel de áreas y

se poca coordinación entre estas.

La dirección pinta por su ausencia ya que el director general no se comunica

directamente con todas las áreas. En la entrevista que tuvimos con un trabajador

del área d administración (soporte técnico) nos menciona que el director solo

coordina con los más allegados a él poniéndose de manifiesto la preferencia por

afinidad .

3.2.- Análisis Externo:

3.2.1.- Ambiente de Trabajo:

El ambiente de trabajo se da en las dos etapas:

Ambiente de trabajo o directo: Las fuerzas externas que tienen efecto

directo en las desiciones a tomar dentro de la organización esta dada por el

orden inmediato superior que será el decanato de la facultad a la que

pertenece (FIIS)

Ambiente contextual o indirecto: Las fuerzas que aparecen de manera

habitual en este caso son los diversos días festivos de la universidad o el

sistema de control del sistema administrativo.

3.2.2.1.- Clientes:

Cuentan con miles de clientes en este caso son estudiantes de distintas

universidades y profesionales de mando medio y de ascenso que son los que

estudian continuamente en el centro, contando con profesionales de enseñanza y

dictando cursos libres de duracion de 24 horas ayudando al uso de herramientas

tecnológicas al quien lo necesite.




3.2.2.2.- Competidores:

Los competidores mas cercanos son empresas dentro de la universidad así como

también fuera de ella como nuestro análisis no nos permite verificar que tan

grande es el mercado para el uso de herramientas tecnológicas solo nos

limitaremos a ver los competidores mas cercanos.

Entre estas tenemos los centros de cómputo de 11 facultades que brindan

servicio al público en general entre los cuales se encuentran los mas importantes

como el centro de computo de la facultad de mecánica (CCIFIM) y el centro de

informática de la facultad de ingeniería ambiental (CI-FIA).




CAPITULO IV

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones:

El hecho de que una empresa adopte un tipo de estructura organizacional,

es decir ya sea una estructura vertical u horizontal muchas veces las

funciones que deberían de cumplirse no se llevan a cabo tal es el caso de

Sistemas UNI, donde tiene una estructura organizacional vertical, sin

embargo las ventajas que ofrece este tipo de estructura no se observa que

se lleve a cabo en esta unidad de negocio.

La estructura organizacional es un medio por el cual los directivos de una

empresa buscan lograr sus objetivos, sin embargo muchas empresas no

llegan a cumplir sus objetivos debido a que sus estructuras

organizacionales no se encuentran adaptados a una estrategia, porque

estas no tienen, lo cual genera que la administración de la empresa sea

ineficiente.

Sistemas UNI es una organización que se encuentra estancada

actualmente debido al mal manejo por parte de los administradores.

No tiene una visión ni una misión establecida ya que todos los miembros no

se encuentran identificados con la misma.




El planteamiento, organización, dirección y control de las operaciones del

centro de computo “SISTEMAS UNI” no están institucionalizados, además

sabemos que estos aspectos se dan a fin de lograr los objetivos que esta

persigue y así mismo, los pueda alcanzar, pero percibimos que ni

siquiera tienen objetivos claros, su visión y misión apuntan a un mismo

horizonte, entonces “SISTEMAS UNI” corre un riesgo de caer en el

fracaso.

La dirección no cumple su rol de mandar, influir y motivar a los empleados

a que realicen tareas esenciales, a que hagan sus mejores esfuerzos, y

establecer el ambiente adecuado para alcanzar los objetivos (no hay

objetivos definidos).

Conclusiones de la encuesta y las entrevistas:

A continuación se muestra los resultados de la encuesta y entrevistas que con

los trabajadores del centro de computo “SISTEMAS UNI”, que permitirán

Conocer el hecho o situación que se analiza

Describir el hecho y situación

Identificar y explicar su comportamiento

La finalidad de la encuesta es conocer la situación actual y luego definir el

diagnostico del centro de computo” SISTEMAS UNI”.

Se mostraran las preguntas hechas, luego de acuerdos a las estadísticas

definiremos las respuestas.

SISTEMAS DE COMUNICACION

1. como es la comunicación entre a tus compañeros de trabajo

EL 80% de los encuestados considera como BUENO la comunicación entre

ellos y el 20% como regular.

Esta comunicación es principalmente informal ya que no existe medios

formales de comunicación y por ende tampoco existe un sistema de

información.

http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtml




Según las entrevistas que tuvimos con el personal ellos interrelacionan en el

almuerzo en la festividad de cumpleaños (comunicación informal).

En la entrevista que tuvimos con el personal del área de soporte técnico, nos

menciona que ellos no tienes buena comunicación con el Ing. Yangato y nos

afirma que no coordinan acciones con las demás aéreas llámese para ser

campaña de verano y otros, ello muestra que no poseen un planeamiento

corporativo .

FACTORES ORGANIZACIONALES

CLIMA Y CULTURA ORGANIZACIONAL

2. como te llevas con tus compañeros de trabajo

El 70% de los entrevistados afirma que se llevan bien; son afables, solidarias

.etc. sin embargo el 30% afirma que existe muchos favoritismos de afinidad y

muchos casos hasta discriminación por parte de la autoridad máxima hacia

un grupo de trabajadores; cabe resaltar que el área de secretaria existe una

mayor interrelación con la autoridad máxima.

3. que virtudes practican es SISTEMAS UNI

El valor que mas rescata en la organización es solidaridad ya que el 80% de

los entrevistados lo afirma ello se deja traslucir cuando se trata de hacer

actividades de ayuda mutua, otros valores que se practican son la

responsabilidad , el respeto sin embargo los valores de responsabilidad y

honestidad tuvieron los menores porcentajes ya que solo un entrevistado

menciono la puntualidad y solo tres menciono la honestidad.

4. que virtudes malas observas en la organización

El 40%de los entrevistados señalo que existe envidia ,40% señalo que existe

irresponsabilidad y un 50% señalo que existe muchos favoritismo a aun cierto

grupo de trabajadores los que afirman ello son la mayoría del área de soporte

técnico u se refieren a las secretarias mas allegadas al gerente e inclusive

señalan que a ellas les aumentaros sueldo mientras que en el área de

soporte técnico existen trabajadores con sueldos inferiores al salario mínimo




vital; esta información no pudimos confirmarla ya fue difícil contactarnos

con el Ing. Jorge Guzmán Yangato.

Otras malas virtudes que señalan son las chismosearías; pero nosotros le

atribuimos a este tipo de comportamiento como especie de sospecha que se

tienen guardados entre ellos.

MOTIVACION E INTEGRACION

5. como te relacionas y/o integras con tus compañeros de trabajo

Observamos que no existe una política de integración formal: no tienes paseo

de integración, festividad de cumpleaños al fin de mes, no premian a su mejor

trabajador y otros, pero ellos se integran informalmente llámese en el

almuerzo, e sus actividades de solidaridad (polladas…) reuniones en casa de

un trabajador (cumpleaños) o por el trabajo en sí.

6. SISTEMAS UNI que eventos extra laborales realiza –como motiva a su

personal

SISTEMAS UNI otorga becas y semibecas de estudio para estudiar en el

“sistemas suni” a sus trabajadores además de hacer un evento al año que

cosiste en conferencias y a veces palabras de felicitaciones personales. Estos

son los únicos mecanismos que pudimos identificar.

SITUACION PERSONAL Y LABORAL

7. SISTEMAS UNI promueve tu superación personal

50% de trabajadores afirman que si, generalmente estos trabajadores son

del área de secretaria; el 30% está conforme y el 20% afirman que no.

8. cuanto tiempo vienes trabajando

10%de los trabajadores tienes menos de dos mes

30% tiene 3 meses

O% 3-6mese

10% 6-1 año

50% Más de un año




9. como consideras tu trabajo

El 50% de los entrevistados afirma estar conforme con su trabajo, 20%

afirma que el trabajo es aceptable, mientras un 30% se sienten indignado por

los salarios que perciben, estamos hablando de los del área de soporte

técnico.

10. te sientes a gusto con tu espacio de trabajo (oficina, material de

trabajo,, etc.)

El 90% de los participantes si sienten bien con sus puestos de trabajo, pese a

los problemas que existen mientras el 10% presentan un grado de

disconformidad.

11. crees que respetan tus derechos laborales

70% de los encuestados y/o entrevistados señala que no respetan algunos

derechos laborales eta respuesta obedecen a que existen trabajadores con

salario inferiores al salario mínimo vital, señalan que trabajan feriados y

domingos además de no gozar de vacaciones ;30% de la población están

conformes.

CONTROL Y DIRECION

12. como es la supervisión y el control de su trabajo

80% de los encuetados señalan que la supervisión es pasiva, sin embargo

existen normas como descuento por tardanza descuento por faltas. El 20%

afirman que si ejercen control sobre ellos, estos trabajadores son en la del

área de recepción, pero según nuestras observaciones instantáneas

pudimos percibir que existe un exceso de personal en esta área ya que

siempre hay una secretaria libre o a veces las dos están haciendo cosas

improductivas(chatear, conversar, etc.)

13. existe un plan de trabajo elaborado por la gerencia para las actividades

que desempeñan

Si bien es cierto las aéreas independientemente poseen una coordinación

para sus actividades no existe un plan corporativo , en la entrevista con un




personal del área de soporte técnico nos menciona que para campañas de

verano se pelotean para ir al publicidad.

POLITICAS DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

14. qué criterios te evaluaron para adquirir tu puesto de trabajo(marcar

los que criterios )

El 60% de los encuestados afirman que fue por consideran la afinidad y/o

recomendación y el 40% consideran el grado de instrucción.

Por un agente tercero nos enteramos que la ultima contratación de

personal fue netamente por afinidad y era una persona con solo secundaria

completa , a esto obedece los malos tratos que estas secretarias le dan al

cliente, miras de reproche, actitudes de indiferencia y otros.

15. que te gustaría que cambien en el SISTEMAS UNI(sugiere algunos)

Los trabajadores dieron sus opiniones generales

Que dejen de hacer chismes : para evitar los rumores se la información

que se maneja se debe hacer más evidente y formal, para ello es

conveniente elaborar un sistema información y así de esta manera evitar

que información que fluya sin ser modificada.

Respeten los derechos laborales: piden que les den vacaciones,

aumento de sueldo; que el sueldo que ganan para algunos sea al menos

el salario mínimo vital, que respeten los domingos y feriados piden días de

descanso.

Que se dejen de hacer favoritismos de afinidad: piden igualdad de

oportunidades por muchos notas que algunas cosas se coordinan sin

tomarlo en consideración esto a la vez desencadena una serie de rumores.

Otros: mayor compañerismo entre los trabajadores del turno mañana y del

turno noche.




Recomendaciones:

Realizar un reajuste en su estructura organizacional debido a que se

observa cierta desconexión entre las diversas áreas de Sistemas UNI y a la

vez mejor el clima organizacional ya que algunos de los trabajadores no se

sienten a gustos en las actividades que realizan, lo cual trae como

consecuencia ineficiencia en la labores que realizan.

Desarrollar una estrategia al cual se adapte su estructura organizacional y

en base a ello desarrollar las actividades para el logro de objetivos, dicha

estructura debe de fomentar la comunicación y a la vez la integración entre

las áreas.

Analizar el sistema de información y de comunicación de Sistemas Uni.

Verificar o tener un control sobre el accionar del empleado en todas las

áreas.

Establecer un entorno sociable y acorde con lo que la exigencia de la

organización lo requiera.

Proponer una nueva visión y misión, es decir determinar un planeamiento

estratégico para la consecución de las actividades.

Replantear la visión, misión y los objetivos.

Se deben hacer planeamientos de actividades a nivel corporativo y de esta

manera evitar duplicidad de esfuerzos. Además de realizar políticas de

motivación, integración , comunicación (sistema de información).




BIBLIOGRAFIA

JAMES STONER, FREEMAN EDWARD, DANIEL GILBERT Administración Cuarta Edición, PRENTICE-HALL HISPANOAMERICANA

STEPHEN P. ROBBINS, MARY COULTER

Administración Sexta Edición, PEARSON EDUCACION DE MEXICO

HAROLD KOONTZ, HEINZ WEIHRICH

Administración: “Una Perspectiva Global” Séptima Edición, Mc. GRAW-HILL

ENRIQUE BENJAMIN FRANKLIN

Organización de Empresas Segunda Edición, Mc GRAW HILL INTERAMERICANA EDIORES




ANEXO

ENCUESTA Y ENTREVISTA: Nº 1

OBJETIVO GENERAL

El objetivo de esta encuesta es recopilar datos para hacer el diagnostico interno de

la administración del centro de computo SISTEMAS UNI.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Analizar la situación del sistema de comunicación en el centro de computo

SISTEMA UNI.

Recopilar información acerca del clima, cultura organizacional, motivación,

liderazgo, situación personal –laboral de los trabajadores, control, dirección y la

políticas de reclutamiento.

PÚBLICO OBJETIVO: Trabajadores del centro de cómputo del “SISTEMAS UNI”

16. como es la comunicación entre tus compañeros de trabajo

a) Muy buena b) Buena c) Regular d) Mala

17. como te llevas con tus compañeros de trabajo

a) Muy bien b) Bien c) Regular d) Mal

18. que virtudes practican En el centro de computo “ SISTEMAS UNI”

o Solidaridad

o Honestidad

o Responsabilidad

o Respeto

o Puntualidad

o Otros……………………………………………………………………………

…………………………………………………………..

19. que virtudes malas observas en la organización

o Envidia

o Irresponsabilidad




o Discriminación

o Favoritismos de afinidad

o Otros…………………………………………………………………………

……………………………………………………………

20. como te relacionas y/ o integras con tus compañeros de trabajo

a) Paseos de integración b) Reuniones fuera de trabajo c) Festividad de cumpleaños d) Actividades extra laborales (polladas,…. e) Almuerzos f) Otros………………………………………………………………………………………………………………………………………

21. “SISTEMAS UN”I, que eventos extra laborales realiza:(marcar con un check)

o Paseos de integración o Curso de capacitación y/o eventos o Becas y/o semibecas de estudio a los trabajadores o Festeja cumpleaños o Premia al mejor trabajador o Otros……………………………………………………………………………………………………………………………………….

22. como motiva “SISTEMAS UNI” a su personal

a) Premia a su mejor trabajador b) Actividades de integración formal c) Festeja cumpleaños d) Incentivos monetarios e) Eventos f) Horarios flexibles g) Otros……………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………

23. “SISTEMAS UNI” promueve tu superación personal

a) Si b) No

24. cuanto tiempo vienes trabajando

a) Un mes b) 1-3 meses c) 3-6mese d) 6-1 año




e) Más de un año

25. como consideras tu trabajo

a) Muy bueno b) Bueno c) Regular d) Mal

26. te sientes a gusto con tu espacio de trabajo (oficina, material de trabajo,etc)

a) Si

b) No

27. crees que respetan tus derechos laborales

a) Si b) no

28. como es la supervisión y el control de su trabajo

a) Estricta b) Rigurosa c) Pasiva d) No se hace el control

29. existe un plan de trabajo elaborado por la gerencia para las actividades que

desempeñan

a) Si

b) No

30. qué criterios te evaluaron para adquirir tu puesto de trabajo(marcar los que

criterios )

o Afinidad y/o recomendación

o Grado de instrucción

o Imagen y estética

o Carisma

31. que te gustaría que cambien en el centro de computo “SISTEMAS UNI”(sugiere

algunos)

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ENCUESTA DE ATENCION AL CLIENTE EN EL CENTRO DE COMPUTO SE

SISTEMAS UNI

Objetivo:

Verificar el grado de satisfacción de los clientes con los servicios ofrecidos por el Centro

de computo Sistemas UNI.

Público: Estudiantes (clientes).

1. ¿Por medio de qué forma se entero de la existencia del Centro de Cómputo

sistemas UNI?

Radio y TV Afiches Recomendaciones Internet Otros

2. ¿Cuál fue su primera impresión cuando llegaste a Sistemas UNI, con respecto a la

atención?

Muy buena Buena Regular Mala Muy mala

3. ¿Cuánto tiempo tienes estudiando en el Centro de Cómputo de Sistemas UNI?

Primera Vez 2-6 meses 6-12 meses 1-2 año Mas de 2 años

4. ¿Cómo calificas el servicio de atención en el Área de Informes o recepción.?


5. ¿Cómo calificas el servicio de atención en el Área de Emisión de Certificados y

Notas?


6. ¿Cómo califica el servicio ofrecido por el personal de Soporte?


7. De acuerdo a los cursos llevados considera usted que el nivel de enseñanza

impartido en Sistemas UNI es competitivo.




Totalmente de

acuerdo De

acuerdo En

desacuerdo Totalmente en

desacuerdo No

aplicable

8. En comparación con otras instituciones, con respecto a la atención al cliente, como

califica el servicio de atención ofrecido por Sistemas UNI.

Mucho mejor

Algo Mejor

Más o menos igual

Algo peor

Mucho peor

8. ¿Ha recomendado usted al Centro de Cómputo de Sistemas UNI a otras personas?

Sí No

9. ¿Recomendaría usted al Centro de Computo Sistemas UNI a otras personas?

Sí

Probablemente sí

No estoy seguro

Probablemente no

No

10. Al hacer un reclamo te atienden….

Con Gentileza

De Inmediato

Con Indiferencia

Con desprecio

No Atiende

monografía de sistemas uni final

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