UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTA MARIA

FACULTAD DE CIENCIAS E INGENIERÍAS FISICAS Y FORMALES

INGENIERÍA INDUSTRIAL

“ACTA DE SESIÓN”

EXPONENTES:

- Vélez Alemán, Brenda.

- Vizcarra Fuentes, Doménica.

- Zavala Cabala, María Alejandra.

- Fernán Zegarra Cueva, Luisa Fernanda.

- Allasi Echevarría, Willian.

- Makke Juárez, Sandra Mylene.

DOCENTE:

Dr. Horacio Ramirez del Carpio.

2011

ACTA DE SESIÓN

I. ETIMOLOGÍA

Proviene del participio en plural del latín “AGERE” (Hacer), ACTUM: “Hecho”,

ACTA: “Hechos”, SESSIO: “Sesión”

II. ¿QUÉ ES UN ACTA DE SESIÓN?

Concepto 1

Documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados

en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar

validez a lo acordado.

Concepto 2

Es una relación escrita de lo tratado, acordado o sucedido en una junta o

reunión, previamente convocada.

Concepto 3

Certificación que proporciona testimonio o constancia oficial de un hecho.

Órganos principales

o Presidente: Máxima Representatividad

o Secretario: El libro de actas permanece en poder del secretario, bajo su

entera responsabilidad, y las actas que se llevan en hojas sueltas o

formularios se mantienen en poder del presidente de la comisión u órgano

efímero respectivo hasta que serán incluidas en los informes que se

remitirán a las instancias correspondientes.

o Vocales: Tienen voz y voto.

III. OBJETIVOS DEL ACTA DE SESION

1. Certificar: Dar certeza del evento y sus decisiones tomadas.

2. Informar: Busca dar conocimiento acerca de los puntos analizados y

tomados en una reunión.

3. Registrar: Guarda los datos estudiados en reuniones pasadas para que, en

una nueva ocasión, se den lectura y se prosiga con un plan.

4. Validar: Al igual que certifica, hace posible que una nota o una decisión sea

verdadera y considerada dentro de una empresa.

IV. CLASES DE ACTA DE SESIÓN

Acta de sesión ordinaria

Se conoce con el nombre de sesión ordinaria a aquella que se realiza, en forma

obligatoria, en cada fecha o periodo fijado en las normas internas de cada

institución, pudiendo ser cada semana, cada 15 días, cada mes, o cada 6 meses.

La sesión ordinaria toma en cuenta todas las estaciones o momentos de la sesión

que se ha redactado.

Se realizan en intervalos regulares, en fechas acordadas por los integrantes de la

entidad y casi siempre establecidos por los respectivos estatutos.

Acta de sesión extraordinaria

Se denomina sesión extraordinaria a aquella que se lleva a cabo en cualquier

fecha del año, a iniciativa del que dirige el órgano deliberante o a pedido escrito de

un numero determinado de sus miembros (lo que es fijado por las normas

internas), cuando consideran que es necesario o urgente para la marcha normal o

los intereses de la institución o del órgano respectivo. Se convoca con la

anticipación que señala la norma y con la especificación de la agenda a ser

tratada.

Cuando se lleva en casos urgentes o especiales son convocadas en cualquier día

por iniciativa del presidente, director, secretario general, o a petición de los

integrantes de la institución que conforman.

El desarrollo de la sesión extraordinaria toma en cuenta solo cuatro estaciones o

momentos de la sesión que son: control de asistencia lectura de la agenda, orden

del día y aprobación del acta.

MOMENTOS DEL ACTA DE SESIÓN

Control de asistencia

Llegada la hora para la cual ha sido convocada o citada la sesión, quien ejerce la

presidencia ordena al secretario a pasar lista para determinar si se cuenta o no

con el quórum necesario para dar inicio a la sesión.

Con la asistencia de miembros que representen el quórum de ley, el presidente

declara instalada formalmente la sesión, de lo que el secretario deja constancia en

el acta. Incluso, si es necesario hace mención al numero de miembros que

conforman legalmente el órgano que se ha reunido, para deducir con la facilidad

que los que están asistiendo representan realmente el quórum requerido para la

sesión.

Despacho

El presidente ordena al secretario leer – o lee el mismo - la correspondencia

recibida y enviada en el periodo comprendido entre la última sesión y aquella que

se esta realizando.

La correspondencia que se da lectura es previamente seleccionada, clasificada y

ordenada. No es necesario leer toda la comunicación recibida y remitida; basta

leer los documentos principales.

Cuando hay necesidad, el presidente – u otro miembro – aclara o comenta la

comunicación que la requiera. Los documentos que necesitan ser debatidos pasan

a "orden del día".

Informes

Los miembros informan sobre las acciones de trascendencia – o que según ellos,

son importantes – que han ejecutado en el ejercicio de sus funciones en el lapso

transcurrido desde la última sesión hasta la fecha, o sobre los encargos o tareas

que les fueron encomendadas en la sesión anterior.

Los informes se proporcionan en el siguiente orden: primero informa el que dirige

la sesión; luego, los miembros con cargo directivo, posteriormente, los presidentes

o responsables de comisiones; y, por ultimo, los demás miembros.

Los informes se dan por propia iniciativa o a pedido de los miembros. El informe

que se proporciona puede ser ampliado por otros. El informe que requiere debate

pasa a "orden del día".

* En las dos estaciones anteriores, despacho e informes no se

genera ni tolera discusión alguna; son etapas en las que solo se

proporciona información.

* Los documentos e informes que necesitan ser discutidos, por lo

general, ya forman parte de la agenda.

Lectura de la agenda

El presidente lee la agenda de la sesión, la misma que se hizo conocer por medio

de la convocatoria o citación correspondiente. También hace referencia a los

documentos e informes que pasaron a "orden del día", ya como parte de la

agenda.

La agenda que se ha leído no se somete a discusión ni aprobación de los

asistentes, se lee únicamente con el propósito de dar una idea general de los

asuntos que serán tratados en la sesión. Sin embargo, por acuerdo de los

presentes, podrá alterarse el orden del tratamiento de los asuntos considerados,

su redacción o extensión. Cualquier pedido de tratamiento de nuevos temas, se

podrá solicitar en la estación siguiente.

Pedidos

En esta etapa, los miembros que deseen que en la sesión se traten así mismo

otros temas no considerados en la agenda, tienen la oportunidad de proponerlos.

Estas propuestas reciben el nombre de "pedidos".

Los pedidos se formulan en términos generales y el presidente los recopila sin

objeción alguna. Posteriormente, cuando se ha agotado el tratamiento de los

puntos de la agenda, serán fundamentados y, por acuerdo de los asistentes, serán

admitidos a debate o rechazados.

Orden del día

Es la estación más importante. Aquí se debaten todos los temas de la agenda y

los documentos e informes que pasaron de las estaciones "despacho" e

"informes".

El orden que se toma en cuenta en el debate de cada punto de la agenda es el

siguiente:

a) Presentación o exposición del tema, asunto o problema por el presidente y/o

por cualquier otro miembro.

b) Debate o intercambio de opiniones sobre el tema y planteamiento de posibles

soluciones o acuerdos; y adopción de acuerdo o desacuerdos por la votación.

Terminado el debate sobre el tema, el presidente somete a votación las

propuestas de posibles soluciones o acuerdos formulados durante el debate.

Concluida la votación, el presidente declara ganadora a la propuesta que ha

recibido mayor número de votos, pero siempre y cuando este número sea igual o

superior a la mitad más uno de los votos de los presentes. La propuesta ganadora

se convierte automáticamente en uno de los acuerdos de la sesión.

Mientras no se ha tomado acuerdo sobre el tema en debate, no se puede empezar

a debatir otro. Tiene que concluir primero con acuerdo. De lo contrario, se genera

desorden y caos en la sesión.

Tratamiento de pedidos

Agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda y de los documentos e

informes que lo hubieren querido, el presidente invita a los autores de los

"pedidos" a fundamentarlos.

Escuchada la fundamentación de un pedido, lo somete a consideración de los

asistentes para que lo admitan a debate o lo rechacen. La admisión a debate de

un pedido o rechazo se efectúa por votación. El pedido admitido a debate recibe el

mismo tratamiento que cualquier punto de la agenda y los acuerdos a los que se

llegan son igualmente validos.

Aprobación del acta

En cuanto se ha agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda; o en su

defecto, luego se debe someter a consideración de los presentes a la aprobación

del acta que se ha ido redactando en el transcurso de la sesión.

En las actuales circunstancias, esta aprobación del acta es un requisito

imprescindible para que adquiera fuerza legal. Y es una formalidad que solo

requiere que el acta sea leída en voz alta y que se vote su aprobación. Aprobada

el acta, se da por levantada la sesión.

V. ESTRUCTURA

1. Título: El título permite localizar con facilidad las actas en el libro

respectivo.Este titulo se escribe así: ACTA DE SESIÓN DEL 10 DE MAYO DE

2011, o también ACTA DE SESIÓN DEL 10-05-11. En los dos casos se escribe

siempre con mayúscula y subrayado.

2. Introducción: La introducción del acta es una fórmula de apertura que

comprende lugar, fecha y hora en la que se lleva a cabo la sesión; y los

nombres y apellidos de los asistentes y de los que actúan de presidente y de

secretario.Si los que concurren son muchos, sólo se hace una referencia

general de ellos y se adjunta al acta el padrón respectivo; y en su caso, los

comprobantes de haberse efectuado las publicaciones de convocatoria.

3. Texto: Las actas tradicionales hacen un relato minucioso de todo lo que

acontece en la sesión.Este tipo de actas resultan extensas y complicadas. Las

nuevas disposiciones legales consideran que las actas de sesión deben de

llevar sólo: los asuntos tratados en la sesión, la forma y el resultado de las

votaciones en cada caso y los acuerdos adoptados.Por otra lado, los acuerdos

que se adoptan en las sesiones se enumeran correlativamente, en forma

anual, y se escriben como la parte resolutiva de las resoluciones

administrativas, con verbo infinitivo o en forma imperativa, por ejemplo:

ACUERDO Nº 188-11: CONCEDER lincensia sin goce de haber al señor…

4. Cierre del acta: Es una “fórmula hecha” que se usa por costumbre e indica

que la sesión han terminado. Señala la hora en la cual concluye este acto. He

aquí un ejemplo: “No habiendo más asuntos que tratar y siendo las 10:00 p.m.

se dio por levantada la sesión”.

5. Firmas de los que aprueban el acta: Según lo determinen las normas de

cada institución, las actas una vez aprobadas deber ser firmadas por todos los

asistentes, por sólo el presidente y el secretario, o por una comisión elegida

para tal fin.

VI. EJEMPLO

ACTA DE SESIÓN DEL 7 DE MAYO DEL 2001

VII.MODELO REDACTADO

ACTA DE SESIÓN ORDINARIA DEL 05 DE ENERO DEL 2011-06-29

1.- TITULO

(ACTA DE SESIÓN 30-06-11)

2.-INTRODUCCIÓN: Apertura, lugar, fecha, hora, participantes.

3.-TEXTO: Intervenciones de los asistentes.

4.-CIERRE DE ACTA: no habiendo más asuntos que tratar y siendo las 10:00p.m. Se dio por levantada la sesión.

5.-FIRMA DE LOS QUE APRUEBAN EL ACTA

NOTA:

Según lo determinen las normas de cada institución, las actas una vez aprobadas deben ser firmadas por todos los asistentes, por sólo el presidente y el secretario, o por una comisión elegida para tal fin.

DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUÁNUCO

En la ciudad de Huánuco, siendo las dos de la tarde del día 5 de enero del 2011, reunidos en la Sala de Sesiones y de Usos Múltiples de ésta comuna , con la finalidad de llevar a cabo la Sesión Ordinaria programada para la fecha, presidida por el señor Alcalde Manuel Medina Ramos y contando con la asistencia de los señores Regidores Miguel Medina Chávez, Carlos Valdivia Cáceres , José Meneses Salcedo, María Céspedes Eguren , Gonzalo Ruelas Coronado ; actuando como Secretario General el Abogado Javier Dávila Figueroa

AGENDA

1.- Oficio N° 090-2011 MINAM, respecto a la invitación de viaje al país de Japón del Ing. Emilio Ruiz Moncada.

2.- Dictamen de la Comisión de Desarrollo Urbano y Obras Públicas, sobre el proyecto de ordenanza que aprueba la ampliación de amnistía para la regularización de Licencia de Construcción.

ORDEN DEL DÍA

1.- Oficio N° 090-2011 MINAM respecto a la invitación de viaje al país de Japón del Ing. Emilio Ruiz Moncada.

Al respecto se dio lectura al oficio emitido por el Ministerio de Ambiente en el cual invita al Gerente Municipal de la Municipalidad Provincial de Huánuco para el curso de capacitación a realizarse en Japón del 01 de Octubre al 15 de Diciembre del 2011 al respecto el Alcalde Manuel Medina Ramos, manifestó que la Ley N° 279585 , Ley Orgánica de Municipalidades en el artículo 9°, inciso 11 prescribe que, es atribución del Concejo Municipal autorizar los viajes al exterior del país que, en comisión de servicios o representación de la Municipalidad, realicen el Alcalde, Los Regidores, el Gerente Municipal y cualquier otro funcionario; en consecuencia el Gerente Municipal fue seleccionado para participar con una beca en el Curso de Capacitación sobre “ Gestión de Residuos orientada al Reciclaje “ cabe recalcar que los gastos que ocasionan su viaje será promovido en su totalidad por el Ministerio de Medio Ambiente, asimismo la Regidora María Céspedes Eguren realiza su voto en contra por no haber tenido a su alcance los documentos materia de aprobación; sin generar debate alguno y con dispensa de trámite de lectura y aprobación de acta, el pleno por mayoría con la abstención de la Regidora María Céspedes Eguren, aprueba el acuerdo de concejo N° 001- 2011 MPHCO autorizar el viaje a Japón en representación de la Municipalidad Provincial de Huánuco al Ing. Emilio Ruiz Moncada en su condición de Gerente Municipal para su participación en el curso de capacitación sobre “Gestión de Residuos orientada al Reciclaje” a realizarse del 01 de Octubre al 15 de Diciembre del 2011.

2.- Dictamen de la Comisión de Desarrollo Urbano y Obras Públicas sobre el proyecto de ordenanza que aprueba la ampliación de amnistía para la regularización de Licencia de Construcción.

La Comisión de Desarrollo Urbano y Obras Públicas, recomienda al Pleno del Concejo para que en ejercicio de sus facultades que la ley confiere apruebe el proyecto de ordenanza que busca dar facilidades a los contribuyentes para regularizar su licencia de construcción; al respecto el Alcalde Manuel Medina Ramos, refiere que, con la presente ordenanza se está dando la amnistía a la población para realizar las regularizaciones de edificaciones sin licencia de construcción hasta el 31 de Agosto del 2011, consecuentemente haciendo uso de nuestra facultad legislativa que nos otorga la Ley Orgánica de Municipalidades es Facultad del concejo Municipal aprobar o desestimar la presente ordenanza; sin generar debate alguno al respecto y con dispensa de trámite de lectura y aprobación de acta, el pleno por unanimidad aprueba la Ordenanza Municipal N° 005-2011 MPHCO que modifica la ordenanza N° 007-2010-MPHCO, en el sentido que se realice la Ampliación de Incentivos para la regularización de edificaciones sin licencia de construcción hasta el 31 de Agosto del 2011

Sin mas puntos que tratar el Señor Alcalde levantó la presente sesión de Concejo a horas nueve y cuarenta y cinco de la noche, lo que doy fe.

Sr. Manuel Medina Ramos ( alcalde) ------------------------------

Sr. Javier Dávila Figueroa ( Secretario General ) ------------------------------

Sr. Miguel Medina Chávez ( regidor) -------------------------------

Sr. Carlos Valdivia Cáceres ( regidor) --------------------------------

Sr. José Meneses Salcedo (regidor) -------------------------------

Sr. Gonzálo Ruelas Coronado (regidor) --------------------------------

Sra. María Céspedes Eguren (regidora) --------------------------------

BIBLIOGRAFIA 

http://www.emc.uji.es/asignatura/obtener.php?

letra=3&codigo=34&fichero=1140081888334 http://es.thefreedictionary.com/acta http://deconceptos.com/ciencias-juridicas/acta

http://www.monografias.com/trabajos43/documentos-administrativos/documentos-administrativos2.shtml