modulo_iii_gestion de proyectos.pptx
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PDE ENGESTIÓN DE PROYECTOS
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EJECUCIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS
Semana 01
MODULO III
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Introducción al MS-Project 2013
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¿QUÉ ES MS PROJECT 2013?
• Es una aplicación para planificar y gestionar proyectos• Con Project 2013 puede:
– Crear cronogramas de acuerdo al nivel de detalle adecuado para el proyecto.– Controlar las tareas en forma automática o manual– Gestionar tareas, costos , trabajo y recursos al nivel de detalle apropiado para cada proyecto– Obtener múltiples reportes y vistas con una gran variedad de opciones– Seguir y controlar el proyecto durante todo su ciclo de vida– Colaborar y compartir información eficientemente en la organización– Utilizar grupos de recursos, proyectos consolidados y enlaces entre proyectos para trabajar con
proyectos múltiples– Su uso principal ha sido la planificación y gestión del CRONOGRAMA del proyecto
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LA FAMILIA PROJECT 2013
Hay dos versiones disponibles de Project 2013 para equipos de escritorio:• Project Standard: Es la aplicación de entrada para gestionar proyectos• Project Professional: Incluye todas las funcionalidades del Project
Standard más características especiales para organizaciones. Adicionalmente se puede conectar a Project Web App (PWA, la interfase web de Project Server)
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LA FAMILIA PROJECT 2013
Adicionalmente a instalarlo en una PC, se puede acceder a Project desde:• Project Pro, Project Online for Office 365: Suscripción online para
aplicaciones Office• Project Online para PPM: Suscripción online a la solución Microsoft
Project and Portfolio Management (PPM) de Project Web App y Project Server.
ESTE CURSO SE ENFOCA EN PROJECT STANDARD Y PROFESSIONAL
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LA FAMILIA PROJECT 2013CARACTERÍSTICAS Project St
andard 2013
Project Pro para Office 365
.Project Profesional 2013
.
Iniciar proyectos rápidamente, utilizando diferentes plantillas X X XDetectar por anticipado las rutas de tareas críticas y resolver los posibles problemas de programación. X X XFacilidad para crear y personalizar informes X X XAdministrar recursos, utilizar combinaciones de recursos arrastrar y colocar X XMensajería instantánea y colaboración con la función de uso compartido de archivos y pantalla en tiempo real a través de la integración con Lync X XConectividad con el equipo y proyecto desde cualquier lugar X XAdministración unificada de proyectos y carteras X XFácil actualización del programa XAcceder desde cualquier lugar y transmitir el cliente de escritorio usando Office 365 XFuente: Microsoft (http://office.microsoft.com/es-hn/microsoft-project-2013-comparacion-de-versiones-FX103797367.aspx)
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NOVEDADES EN PROJECT 2013
Project 2013 incluye nuevas características y mejoras respect a Project 2010, entre las más importantes están:The 2013 version :
• Reportes: Los reportes tabulares han sido reemplazados por reportes completamente personalizables• Rutas de tareas: Para identificar rápidamente los sucesores y predecesores de las tareas seleccionadas en
el diagrama de Gantt• Rediseño del Backstage e intregación con OneDrive Acceso a OneDrive integrado desde el Backstage• Fecha de fin extendida del 31/12/2049 al 31/12/2149• Soporte para touch input: Para uso con tablets o smartphones• Look más limpio compatible con Office 2013• Lync (Sólo Project Professional) Usar Active Directory y Lync para iniciar un chat o usar mensajería entre
recursos
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EL ENTORNO DE MS PROJECT
Project 2013, en adelante “MS Project” presenta la siguiente interfaz:
PESTAÑAS
CINTA
ÁREA DE GRÁFICA DE GANTT
ÁREA DE TABLA
BARRA DE ACCESO RÁPIDO
ETIQUETA DE VISTA
BARRA DE ESTADO ATAJOS “ZOOM SLIDER”
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EL ENTORNO DE MS PROJECT
Quick Access Tool o Barra de Acceso Rápido• Utilizada para las opciones más comunes como Guardar, Deshacer, Rehacer• Se configura a criterio del usuario (clic derecho / Personalizar barra de herramientas de
acceso rápido)
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EL ENTORNO DE MS PROJECT
Backstage View (“Archivo”): Permite acceder a las opciones principales de gestión de archivos (Guardar, Guardar como, Abrir, Cerrar, Nuevo, Imprimir, Ver, Ayuda y editar información general del proyecto. Asimismo permite acceder a las Opciones de configuración (para todo Project o un archivo específico)
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EL ENTORNO DE MS PROJECT
Backstage Compartir: (Sólo Professional) Permite sincronizar con SharePoint y enviar información vía correo electrónico
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EL ENTORNO DE MS PROJECT
Backstage Exportar: Permite exportar el archivo a PDF/XPS o guardarlo en un formato diferente al prestablecido (Project 2010-2013)
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EL ENTORNO DE MS PROJECT
Backstage Cuenta: Permite cambiar el tema, iniciar sesión en Office y obtener ayuda o información sobre el programa
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EL ENTORNO DE MS PROJECT
Opciones/ General: Permite configurar el tema de colores de Office, las vistas predeterminadas y el formato de fecha:
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EL ENTORNO DE MS PROJECT
Opciones/ Mostrar: Permite configurar las opciones de moneda (ejm. el símbolo S/. de Perú), la cantidad de decimales, los indicadores y botones de opciones y la visualización de la barra de entrada:
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EL ENTORNO DE MS PROJECT
Opciones/ Programación: Permite configurar las opciones de inicio de semana, las horas laborables por día, el horario laboral, las horas por semana, los días por mes y opciones predeterminadas de tareas, cálculos y acumulación de costos:
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EL ENTORNO DE MS PROJECT
Opciones/ Guardar: Permite configurar las opciones de formato predeterminado (por defecto *.mpp de Project 2010-2013), ubicaciones de archivos, autoguardado y ubicación de plantillas:
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EL ENTORNO DE MS PROJECT
Opciones/ Avanzado: Permite configurar opciones avanzadas relacionadas a tasas de recursos, edición, duración de tareas, valor acumulado y valor acumulado del proyecto:
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EL ENTORNO DE MS PROJECT
Opciones/ Centro de confianza: Permite configurar opciones de privacidad, complementos y opciones de seguridad de macros:
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DEMOSTRACIÓN DEL ENTORNO DE MS PROJECT 2013
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CREACIÓN DEL PROYECTO
La pantalla nuevo muestra las diferentes alternativas para crear un proyecto (en blanco, desde un proyecto existente, importando datos de Excel, desde una lista de SharePoint o a partir de una plantilla prediseñada:
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ABRIR UN ARCHIVO EXISTENTE
La pantalla Abrir permite regresar al trabajo con un archivo existente, el que se puede ubicar en el Equipo o en OneDrive (Disco Duro en nube de Microsoft) También aparece una relación de los últimos archivos abiertos (Proyectos recientes)
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DEMOSTRACIÓN
Utilizaremos el asistente de Bienvenida a Project para crear un archivo nuevo
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INFORMACIÓN DEL PROYECTO
Ir a menú Archivo /Información/Información del Proyecto/Propiedades Avanzadas
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INFORMACIÓN DEL PROYECTO
• Ir a la pestaña Resumen• Ingresar el título• Objetivo (asunto)• Gerente de Proyecto (administrador)• Resumen del alcance (comentarios)• De ser necesario, campos personalizados
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INFORMACIÓN DEL PROYECTO
DEMOSTRACIÓN
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INFORMACIÓN DEL PROYECTODefinir cómo se va a construir el proyecto:
Fecha de inicio = Hacia adelanteFecha fin es calculadaSe trabaja con la restricción Lo antes posible
Fecha de fin = Hacia atrásFecha de inicio es calculadaSe trabaja con la restricción Lo más tarde posible
o
Adicionalmente se puede configurar la fecha de estado (seguimiento y control), el calendario del proyecto, la prioridad del proyecto y ver los campos personalizados
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INFORMACIÓN DEL PROYECTO
DEMOSTRACIÓN
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DEFINIR EL CALENDARIO
El Calendario:• Determina los días de trabajo para las tareas y los recursos humanos• Se define horas, días laborables y los días feriados• Es el calendario base para el proyecto• Project sólo puede tener un calendario base para un proyecto
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DEFINIR EL CALENDARIO
• Para acceder al calendario laboral, ingresar en Proyecto/Cambiar Tiempo de Trabajo
• Se muestra el formulario Cambiar Calendario Laboral:
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DEFINIR EL CALENDARIO
La semana Predeterminada no se puede eliminar, sólo se puede configurar su horario laboral (que será el horario por defecto del proyecto)
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DEFINIR EL CALENDARIO
Las excepciones:• Pueden ser para sólo un
año (Semana Santa) o repetitivas (Navidad)
• En el caso de las repetitivas, Project 2013 acepta como fecha máxima el 31 de diciembre de 2149
• Los patrones de repetición son configurables en períodos de días, semanas, meses o años
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APLICACIÓN DEL CALENDARIO AL PROYECTO
•Project viene con los calendarios 24 horas, Estándar y Turno noche• Estándar es el calendario por defecto y no contiene ninguna semana laboral ni excepción•Se debe configurar el calendario ANTES de ingresar las tareas•Si no se aplica el calendario creado en esta ventana, Project seguirá utilizando el calendario Estándar
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DEMOSTRACIÓN
• Creación de un calendario• Aplicación de un calendario base al proyecto