Módulo recordatorio de citas CA Poltys

Presentación de la formación

Beneficios

TDE, NCP and NS1000 series PBX

Cliente• Minimiza las cancelaciones • Reduce los casos de no presentación • Ahorra el tiempo del personal • Mejorar la satisfacción del cliente

ComercianteAumenta las ventas en

• Oficinas de doctores/dentistas• Confirmación de cita empresarial para

cualquier tipo de negocio• Notificaciones de emergencia• Notificaciones de escuela para los

padres

Compañía de ventas• Penetrar nuevos mercados verticales y

ser capaz de competir mejor (salud, educación, Empresas de servicios empresariales)

Módulo recordatorio de citas - Contenido de la presentación

Presentación general Características

Configuración

TDE, NCP and NS1000 series PBX

PRESENTACIÓN GENERALSección 1

Presentación generalFunciona con CA PRO/Supervisor / Consola

Interfaz gráfica multi-idioma

Mensajes de Recordatorio en varios idiomas

Utiliza la tecnología Texto a Voz incluida en el servidor MS 2008/2011

Preinstalado en el Dispositivo Poltys

La lista de citas se puede rellenar por el usuario o puede ser importada desde un archivo CSV

Estado en línea durante la ejecución

Ejemplo de utilización - Modo PBX

Llamar a cada cliente de la lista

Si la llamada es contestada - Reproduce un mensajeSi no se contesta - Vuelve a intentar más tarde

SIP

CA + TDE/NCP/NS1000

Dispositivo Recordatorio de citas

Poltys

Clientes

Clientes

Clientes

Llama automáticamente a los clientes y reproduce el mensaje recordatorio

^d El dispositivo Poltys actúa como una extensión SIP de terceros

Ejemplo de utilización - Modo Servidor CA

Llamar a cada cliente de la lista

Si la llamada es contestada - Reproduce un mensajeSi no se contesta - Vuelve a intentar más tarde

SIP

Dispositivo Recordatorio de citas

Poltys

Clientes

Clientes

Clientes

Llama automáticamente a los clientes y reproduce el mensaje recordatorio

^d El dispositivo Poltys actúa como una extensión SIP de terceros

NCP/TDE/NS1000

Servidor CA

DispositivoDispositivo Poltys• El módulo recordatorio de citas viene como servidor preinstalado y preconfigurado en el dispositivo

Poltys. • Beneficios para el usuario final - Fácil de asistir a distancia, fácil de reemplazar• Beneficio para el comerciante - Fácil de instalar, configurar y conectar al PBX Panasonic

Dispositivo Especificaciones Imágenes de muestra Puertos

Micro-chasis

Procesador Intel D2700MUD 2.13 GHz Atom D2700 de doble núcleo, 2GB RAM, unidad SSD de 60GB• Dimensiones del dispositivo: 9” x 8” x 2.5” • Embalaje: 13” x 11” x 4.5”• Peso con embalaje: 6 libras

4 puertos SIP como máximo

Perfil compacto 1U, para montaje en rack 19"

Procesador de núcleo cuádruple I7 de 3.2 GHz, 4GB RAM, disco duro tipo empresarial 250GB, placa de base Supermicro X8STi, perfil compacto 1U, chasis para montaje en rack de 19”• Dimensiones del dispositivo: 19” x 15” x 3.5” • Embalaje: 22” x 19” x 7”• Peso con embalaje: 16 libras

48 puertos SIP como máximo

^d El dispositivo Poltys actúa como una extensión SIP de terceros

CONFIGURACIÓN Sección 2

Configurar el dispositivo PoltysEl dispositivo Poltys se entrega con el servidor del recordatorio de citas preinstaladoConecte los equipos al dispositivo según lo mostrado abajoEncienda el dispositivoInicie la sesión usando las credenciales del usuario de MS Windows proporcionados por Poltys

Conector para LAN (la misma red que el

PBX)

Teclado / ratón USB

Configurar el dispositivo PoltysEl dispositivo Poltys viene configurado para funcionamiento como servidor DHCP Encuentre la dirección IP del dispositivo Poltys y anótela para referencia ulterior

1. Haga clic con el botón derecho en el icono de red en la bandeja de iconos de Windows

y seleccione la opción "Open Network and Sharing Center"

(Abrir el centro de redes y recursos compartidos) en el

Dispositivo Poltys

2. Seleccione "Local Area Connection" (Conexión de área

local)

3. Haga clic en botón "Details" (Detalles)

4. Anote la dirección IP para referencia ulterior

Configurar el dispositivo PoltysInicie la aplicación configuración del recordatorio de citas en el escritorio Windows del dispositivo Poltys

Haga doble clic en el icono Appointment

Reminder Config (Configuración del

recordatorio de citas) en el escritorio Windows del

dispositivo Poltys

Configure los puertos SIP en el dispositivo PoltysEl dispositivo recordatorio de citas se conecta al PBX Panasonic a través de un intervalo compacto de extensiones SIPConfigure la primera extensión y el número de extensiones que se utilizarán por el Recordatorio de citasConfigurar los parámetros de la llamada

Cuenta de reintentos - Número de intentos si no hay respuesta hasta abandonarTiempo de reintento - minutos entre reintentosPrefijo de selección del tronco - Prefijo para obtener una línea externa a través de la PBX

3. Establezca la primera extensión y el número de extensiones en intervalo

5. Establezca los parámetros de la llamada

1. Configure la dirección IP del PBX

2. Configure la dirección IP del Dispositivo Poltys

7. Haga clic en el botón "Apply" (Aplicar) para que los cambios tengan efecto

4. Establezca el tipo de PBX : “NS1000”, “TDE”, “NCP”

6. Ajuste la extensión del "Operator" (Operador) al que será transferida la persona llamada quando se prensa la tecla de tono

2

Inicie el servidor del recordatorio de citasInicie el servidor recordatorio de citas en el dispositivo Poltys

Haga clic en el botón "Start"

(Iniciar)

Configuración del equipo PBX Panasonic3.4 Configuración del PBX Panasonic (1) El dispositivo Recordatorio de citas se conecta al PBX Panasonic a través de un intervalo compacto de extensiones SIP de terceros. Configure el intervalo de extensiones SIP que se va a utilizar con el Recordatorio de citas utilizando la Consola de mantenimiento de Panasonic.

(1) Instale la tarjeta virtual para el dispositivo Poltys (Extensiones SIP de terceros) Seleccione la tarjeta “V-SIPEXT32” en la Web-MC. (Configuración -> Configuración de PBX ->

1.1 Espacio -> menú Virtual)

1. Seleccione V-SIPEXT32

2. Especifique el número de tarjetas que se utilizarán.

Configuración del equipo PBX Panasonic

(2) Seleccione un modo de Registro para el dispositivo Poltys (Extensiones SIP de terceros) Seleccione “Manual Mode” (Modo manual) en la Web-MC.

(Configuración -> Configuración del PBX -> 1.1 Espacio -> Característica del sitio -> Pestaña Principal)

1. Seleccione Manual

Configuración del equipo PBX Panasonic

1. Configure un intervalo compacto de extensiones SIP.

(3) Configure las opciones de la tarjeta de extensión.

“Match the Extension Number and the Password” (Empareje el número de extensión y la contraseña) en la Web-MC. (Configuración -> Configuración del PBX -> 1.1 Espacio -> Propiedad del puerto de la tarjeta V-SIPEXT32 correspondiente)

2. Haga clic en el botón "Apply"

(Aplicar) para que los cambios tengan

efecto.

La Contraseña se debe establecer como 1234

Configuración del equipo PBX Panasonic

(4) Registre el dispositivo Poltys en el PBX.

Conecte el dispositivo Poltys a la misma red con el equipo PBX solamente.

1. Compruebe que la dirección IP coincida con la del Dispositivo Poltys.

(5) Configuración de las llamadas salientesPermita que las extensiones SIP realicen llamadas salientes.

CARACTERÍSTICAS Sección 3

Inicie la aplicación recordatorio de citasInicie presionando el botón "ACD Report" (Informe ACD) en CA Supervisor

1. Haga clic en el botón "ACD Report" (Informe

ACD).

2. Haga clic en el botón "Appointment

Reminder" (Recordatorio de citas).

Selección del idioma de la interfaz gráfica del recordatorio de citas

2. Seleccione la opción

"Language" (Idioma) del

menú

1. Haga clic en la opción "File" (Archivo) del

menú

4. Seleccione "Español"

5. Haga clic en el botón "OK"

(Aceptar) y reinicie la aplicación

3. Haga clic en el botón de la lista

desplegable

Seleccionar el idioma de la interfaz

Conecte el módulo CA al dispositivo recordatorio de citas

El módulo recordatorio de citas CA debe ser conectado al dispositivo Poltys

2. Seleccione la opción "Database Location"

(Ubicación de base de datos) del menú.

1. Haga clic en la opción "Settings" (Ajustes) del

menú.

3. Para obtener la dirección IP del

Dispositivo Poltys.

4. Haga clic en el botón "Save" (Guardar).

Recordatorio de citas - Rellenar manualmente la lista de clientes

1. Haga clic en el botón "Add"

(Añadir)

2. Un elemento nuevo, blanco, se

añade a la lista

3. Rellene el "Phone Number" (Número de teléfono), "Name" (Nombre), "Message" (Mensaje), "Language" (Idioma), "Schedule Date" (Programación), "Remind #

hours before" (Recordar con # horas antes), "Start time" (Tiempo de inicio) and "End time" (Tiempo de parada)”

4. Repita la adición de nuevos elementos a la lista según sea

necesario

5. Haga clic en el botón "Apply" (Aplicar) para que los

cambios tengan efecto

La lista de clientes se puede rellenar por el usuario en la interfaz gráfica de usuario o puede ser importada desde un archivo CSV (siguiente diapositiva)

Recordatorio de citas - Importar la lista de clientes

1. Haga clic en la opción "File" I

"Import" (Archivo I Importar) del

menú.

2. Haga clic en el botón Browse

(Navegar).

6. Haga clic en el botón "Import"

(Importar).

3. Seleccione el archivo que desea

importar.

5. Verifique la opción si el archivo CSV

contiene cabecera como primera línea.

4. Haga clic en el botón "Open" (Abrir).

Importar la lista de clientes desde el archivo CSV

Recordatorio de citas - Formato del archivo CSVLínea de

encabezado opcional en el archivo CSV.

1. Rellene el "Phone Number" (Número de teléfono) a ser

llamado

2. Rellene el "Name"

(Nombre) del cliente

3. Ajuste el "Call State" (Estado de

llamada) para NO_LLAMADO para todos los

elementos

4. Introduzca el mensaje que se

reproducirá para el cliente

5. Establezca el "Language" (Idioma) al lenguaje

específico que será utilizado por el motor Texto-a-

Voz

6. Establezca el parámetro "Retries" (Reintentos) como 0

para todos los elementos

7. Establezca la "Scheduled Date"

a la fecha específica de la

cita.

9. Ajuste "Start Time" (Tiempo de inicio) y "Stop

Time" (Tiempo de parada) a un intervalo específico

dentro del cual quiere que la cita sea recordada.

8. Ajuste "Remind # hours before" como el número de horas antes de la fecha programada

que desea que se le recuerde la cita

Recordatorio de citas - Formato del archivo CSV

Campos• Número de teléfono - El número de teléfono utilizado para llamadas salientes• Nombre - El nombre de la persona que será llamada• Mensaje - El texto que se reproducirá al destino por medio de la tecnología Texto-to-speech (texto a voz) • Idioma - Indica el idioma que se utiliza para la reproducción del mensaje recordatorio• Fecha programada - La fecha y hora cuando se supone que sucederá la cita • Recordar # horas antes - El número de horas antes de la fecha programada que desea que se le

recuerde la cita (48 horas, 24 horas y así sucesivamente)• Hora de inicio - Tiempo específico a partir del que se puede reproducir el recordatorio de la cita para

el cliente • Hora de parada - Tiempo específico hasta el que se puede reproducir el recordatorio de la cita para el

cliente

Idiomas disponibles para el motor texto-a-voz• Inglés• Francés (CA)• Francés• Aemán• Español• Italiano• Inglés (UK)

Recordatorio de citas - Iniciar/Parar llamadasPor defecto, el servicio está en el estado Iniciado.Parar presionando "Parar servicio" Inicie presionando el botón "Start service" (Iniciar el servicio)Sólo las llamadas con el Estado de llamada ajustado como NO_LLAMADO, SIN_ATENDER y Número de reintentos menor que Número máximo de reintentos se procesan

1. Inicie el proceso de llamadas

2. Pare el proceso de llamada

Flujo de las llamadas del recordatorio de citasGuión principal del diagrama

del flujo de llamada Flujo de llamadas al cliente

Registro de las llamadas del recordatorio de citasLos registros de llamadas se pueden recuperar solamente desde el dispositivo PoltysConecte el monitor/ el teclado/ el ratón al dispositivo Inicie sesión en MS Windows

Teclado / ratón USB

Inicie la aplicación configuración del recordatorio de citas desde el escritorio del dispositivo PoltysSeleccione "Call Log/Export" (Registro de llamadas / Exportar) y después el texto o CSV

Registro de las llamadas del recordatorio de citas

1. Haga doble clic en el icono Appointment

Reminder Config (Configuración del

recordatorio de citas) en el escritorio de

Windows

2. Haga clic en la pestaña "Call log"

(Registro de Llamadas)

3. Haga clic en al botón "Export" (Exportar)

para guardar la información en

formato CSV o TXT

¡Gracias!