modulo preautorización individual plataforma control de
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Modulo Preautorización Individual
Plataforma Control de Accesos
MÓDULO PREAUTORIZACIÓN INDIVIDUAL
El módulo de pre-autorización individual es el módulo más importante del portal,
desde aquí se pre- autoriza a empleados, contratistas y visitantes para que
puedan ingresar al parque. El módulo se compone de 3 secciones distintas:
• Persona Autorizada
• Persona Visitada
• Grilla de Datos (Pre-autorizados)
Este módulo es el más complejo de todos por lo que se debe tener especial
cuidado al realizar cualquier tipo de autorización.
Persona autorizada
En la sección de persona autorizada se debe llenar la información de la persona
que a autorizar. En esta sección se establece dos partes importantes de la
autorización Tipo de Documento y Grupo de Acceso.
Cada parte mencionada anteriormente modifica el formulario para solicitar datos
diferentes a los visualizados en el módulo inicial, de esta forma se deben conocer
exactamente como crear la pre-autorización.
TIPO DE DOCUMENTO:
El Tipo de Documento indica al portal que documento es el que portara el visitante para el ingreso al portal.
Persona autorizada
FICHA:
El campo ficha se habilita para agregar un numero manual, debe ser diligenciado
en el caso en que físicamente se entregue una ficha temporal a la persona se
debe verificar que dicho número debe estar asignado al parque.
De lo contrario el campo se deja en blanco y el sistema le asigna por defecto el
número 0.
GRUPO DE ACCESO:
El grupo de acceso es el tipo de visitante existen 3 grupos de Acceso: Empleados,
Contratistas y Visitantes, estos 3 grupos actúan directamente sobre los campos de
fechas del formulario (ARP, Contrato, Fecha Inicial, Fecha Final, Flota Propia) para
hacerlos obligatorios o simplemente ocultarlos.
• Empleados:
Los empleados son los usuarios que pertenecen a las empresas pertenecientes al
parque, es decir están como personas con visitas frecuentes al parque y cuyo límite
de autorización depende exclusivamente de su contrato.
Al seleccionar el grupo de acceso “Empleados”, se debe diligenciar la fecha Inicial
de Autorización y la fecha de Vencimiento de Contrato, también se puede
seleccionar una fecha lejana dando clic en el botón denominado “Término
Indefinido”.
Al seleccionar este botón, aparecerá un mensaje indicando que se ha asignado un
término Indefinido.
• Contratistas:
Los contratistas conservan los mismos campos que los empleados, a excepción
de 3 campos adicionales, Fecha de Vencimiento ARP, Empresa Origen y Persona
visitada.
Al ser contratista, no pertenecen directamente a la empresa ubicada en el
parque, por lo tanto, se debe definir la empresa a la cual pertenece y además
una fecha de vencimiento ARP, que en este caso sería el límite de la
autorización, esto porque un contratista debe tener toda la documentación
necesaria al día para ingresar al parque, la persona visitada es la responsable
del contratista dentro del parque, siempre encontrará que existe como persona
visitada la empresa
El botón Término Indefinido actúa de la misma forma que en los empleados,
permitiendo asignar una fecha de contrato lejana. Sin embargo, como el
vencimiento de la ARP también es causal de bloqueo de ingreso los contratistas
no tienen una autorización indefinida.
• Visitantes:
Los visitantes son el grupo de acceso para personas con visitas ocasionales
(Entrevistas, Visitas Técnicas, Reuniones Empresariales), estas personas no
requieren tener un contrato o ARP definidas, solo requieren la fecha de inicio y
fin de la autorización. Adicionalmente también se puede relacionarles una
empresa origen, este campo es opcional ya que es posible que algunos
visitantes no pertenezcan a una empresa en específico.
GRILLA DE DATOS:
La grilla de datos muestra siempre los autorizados para la fecha actual y los datos básicos de esa autorización, también un icono para modificaciones de cada registro y un Checkbox para modificaciones masivas.
Este listado muestra los registros por empresa y brinda información de primera mano sobre las pre-
autorizaciones del día.
FLOTA PROPIA:
El campo de flota propia permite crear el empleado o contratista de manera en la que se pueda
relacionar el vehículo de carga en el módulo de Administrar Carga, teniendo en cuenta que el
empleado o contratista debe estar dentro del parque para que aparezca en la grilla del módulo de
Carga, esto para los empleados que manejan los vehículos de carga de las empresas.
Funcionalidades del módulo
En el módulo de Pre-autorización se encuentran cuatro funciones principales del módulo: Salvar,
Consultar Limpiar formulario y Excel.
ADICIÓN DE REGISTRO:
Para adicionar un registro se realiza el siguiente procedimiento:
✓ Ingresar al Módulo de Pre-autorización Individual
✓ Seleccionar el Tipo de Documento. Ver Sección Tipo de Documento
✓ Ingresar los datos para el visitante.
✓ Documento Nacional de Identificación
✓ Numero de Ficha (si se requiere)
✓ Nombres
✓ Apellidos
✓ Seleccionar el Grupo de Acceso (Si la opción está disponible). Ver Sección Grupos
de Acceso
✓ Ingresar las fechas solicitadas. (Según estén disponibles)
✓ Fecha Inicial de Autorización
✓ Fecha Final de Autorización
✓ Fecha de Vencimiento de ARP
✓ Fecha de Vencimiento de Contrato
✓ Si se desea utilizar el botón Término Indefinido lo puede realizar sin problema.
✓ Ingresar la Hora inicial y final de ingreso
✓ Escoger los días de acceso, estos son los días en que el visitante va a poder
ingresar al parque, aunque, por ejemplo, la persona no tiene habilitada el
ingreso los festivos y hay un festivo entre semana no podrá entrar. Así que debe
tener en cuenta los días de acceso, al momento de crear la autorización.
La opción Retirado sirve para vencer la autorización de un modo definitivo, desde el siguiente día en
que se realiza esta modificación, el visitante tendrá negado el acceso por completo al parque o zona
franca.
✓ Si existe el campo Empresa Origen debe llenarse en este momento, este campo
es opcional.
✓ Digitar la cantidad de Ingresos, esto equivale al número de entradas y salidas
disponibles en un día.
✓ Ingresar el campo Subgrupo, este campo es opcional puede dejarlo en blanco
si desea. Este campo es numérico, permite realizar una agrupación lógica de los
registros.
✓ Ingresar el campo Ruta y Paradero, si el visitante puede utilizar alguna ruta al
parque, estos campos son opcionales.
✓ A continuación, seleccionar la opción “Salvar”, para guardar la información del
autorizado.
✓ El sistema mostrará un mensaje de confirmación o de error según sea el caso
indicando el campo faltante o el campo a corregir.
✓ El portal se recargará automáticamente y se visualiza el nuevo visitante creado.
✓ Al finalizar este proceso se recomienda dar clic en el botón “Limpiar Formulario”.
MODIFICACIÓN DE REGISTRO:
La modificación de los registros de los visitantes, permite realizar cualquier ajuste sobre
cada uno de los autorizados, permitiendo modificar horarios de ingreso, fechas de
vencimiento, días de acceso y más. Para la modificación de estos registros, el
proceso empieza desde la grilla de datos. El proceso de modificación varía según el
grupo de acceso y el tipo de documento.
Modificaciones Individuales El proceso para modificar un registro de forma individual es el siguiente:
✓ En la grilla de datos, selecciono uno de los registros haciendo clic en el icono
del Libro.
✓ Al hacer este proceso de la sección de la Persona Autorizada, se puede
visualizar que los campos se llenan con la información correspondiente.
✓ En el portal, NO se permite modificar el documento Nacional de Identificación
del visitante, ya que esta es la llave del portal, tampoco se puede modificar la
persona Visitada, porque el visitante tendrá asociado por defecto el mismo
responsable.
✓ El siguiente proceso es cambiar los datos que se desea modificar, navegando
a través del formulario.
✓ Al terminar de modificar los datos dar clic en el botón “Salvar”.
✓ Si todo está correcto, el portal me mostrara un mensaje con la confirmación.
Modificaciones masivas
El módulo de Pre-autorización Individual cuenta con la posibilidad de realizar
modificaciones a varios registros al mismo tiempo.
Dentro de las posibilidades de este proceso, se pueden modificar masivamente:
• La Hora Inicial y Final de Ingreso
• El Numero de Ingresos
• El Subgrupo
• Los días de Acceso
Procedimiento:
✓ Ingresar al Módulo de Pre-autorización Individual, utilizando los filtros buscar los
visitantes a los cuales quiero modificar la hora inicial o final, al inicio se cargan
en la grilla de datos.
✓ Al seleccionar un registro, saldrán los datos del visitante para poder realizar la
edición, si no se realiza el siguiente paso, no se podrá editar las características
completas de este visitante. Si en cambio se desea editar los registros de varios
visitantes, se escoge mediante los checkbox a los registros debo hacerles el
cambio.
✓ Luego de Modificar los valores escogidos, se oprime la opción Salvar y los
registros seleccionados quedarán actualizados. El cambio se verá reflejado en
los puntos de acceso trascurridos 3 minutos y quedará disponible para los
registros de los siguientes días.
✓ Cabe Aclarar que al modificar quedarán actualizados los registros con los
campos escogidos, así solo se modifique las horas de entrada, los ingresos
también se actualizarán. Por lo tanto, es importante utilizar los filtros de
búsqueda para escoger realmente los visitantes que deben tener las mismas
características.
✓ Existe otra opción cuando se desea realizar modificaciones a todo el grupo de
acceso, seleccionando el tipo de visitante desde el formulario y dar clic en la
opción “Salvar”.
✓ Se debe seleccionar uno de los registros que se tiene en la grilla de datos, esto
porque el portal debe saber que por lo menos hay 1 registro para editar.
CONSULTA DE REGISTROS:
La consulta de registros permite encontrar fácilmente a un visitante o grupo de visitantes y de esta
forma poder realizar modificaciones, o conocer información de sobre las autorizaciones.
Esta consulta se hace sobre los datos de la persona autorizada independiente de la persona visitada,
es decir los campos que se usan para la búsqueda son los que se encuentran en la sección Persona
Autorizada.
Procedimiento:
✓ Ir a la sección de Persona Autorizada.
✓ Todos los campos de esta sección actúan como filtro de búsqueda, por lo tanto,
se debe tener en cuenta a la hora de realizar la consulta.
✓ Si solo existe un dato disponible (Cedula, Nombre, Ficha) se debe ingresar el dato
en la casilla correspondiente y dar clic sobre el botón “Consultar”.
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