COMUNICACIONES NO

PRESENCIALES

OBJETIVOS

•Analizar procesos de recepción y tratamiento de

comunicación escrita.

•Reconocer, seleccionar y aplicar los mejores

medios de comunicación escrita según cada

situación.

•Aplicar técnicas de registro documental.

•Diferenciar tipos de escritos según su origen,

motivo, función, validez, destinatarios y fuentes.

1.Normas generales

1.1. Concisión, precisión, claridad, coherencia, riqueza

de vocabulario, cohesión y énfasis

1.2. Estilos de redacción: Técnicas de síntetización de

contenidos

1.3. Técnicas y normas gramaticales

1.4. Normas de aplicación de siglas y abreviaturas

BREVEDAD Y CONCISIÓN:

• Las comunicaciones escritas tienen como finalidad transmitir un mensaje de forma breve, utilizando palabras adecuadas para su comprensión y sin faltas de ortografía.

• Oraciones y párrafos cortos.

PRECISIÓN:

• Suprimir la redundancia o repetición innecesaria de términos e ideas.

• Evitar el uso de palabras imprecisas: cosas, algo…

• Escribir el nombre completo de lugares y personas mencionadas por primera vez.

CLARIDAD:

• Viene determinada por dos factores: claridad en la escritura y en el mensaje

• La escritura tiene que ser limpia y legible.

• .La escritura puede ser manuscrita o mecanografiada.

• Un mensaje es claro cuando no tiene más que una interpretación.

• Usar palabras y expresiones sencillas sin tecnicismos que expresen nuestras ideas

• Seguir un orden en la exposición.

• Las oraciones bien redactadas y sin faltas de ortografía

EFICACIA

•Definir el objetivo de la comunicación •La finalidad es que se produzca en el receptor los efectos deseados por el emisor. Determinarlos correctamente para conseguirlo.

•Se trata de una comunicación personal y directa. Determinar correctamente al destinatario.

•Será eficaz si el lector comprende su mensaje.

NATURALIDAD

•Usar la lengua más usual.

•Escribir con nuestro vocabulario sin rebuscar en el modo de proceder

CORTESÍA

•Respeto y atención hacia la persona a la que escribimos

•Se debe de tener un tono de respeto y cortesía aunque sea un escrito recriminatorio.

•Lo cortés no quita la sencillez

COHESION

•Recursos para encadenar las distintas partes del texto (frases, oraciones, párrafos)

COHERENCIA

•Utilizar frases, oraciones y párrafos relacionados entre sí de forma lógica y clara

•Usar efectivamente las frases o palabras de transición.

•Cercionarse de que las oraciones secundarias mantengan relación con la idea central

2. HERRAMIENTAS PARA LA CORRECCIÓN DE DATOS

2.1. Diccionarios

2.2. Gramáticas

2.3. Diccionarios de sinónimos y antónimos

2.4. Correcciones informáticas

3. NORMAS ESPECÍFICAS

Documentos internos

Memorando

Convocatoria

Acta

Autorización

Avisos y anuncios

Boletines y revistas

Memoria de actividades

Comunicados y nota interna

Solicitudes

Resumen de prensa

3. NORMAS ESPECÍFICAS

Documentos externos

Anuncios

Carta circular

Carta comercial

Tarjeta de visita

Tarjetas comerciales

Tarjetones e invitaciones

Saludos

Comunicados de prensa

Telegramas

3. NORMAS ESPECÍFICAS

Documentos básicos de la empresa privada

Informe

Certificado

Instancia

Denuncia

Recurso

3. NORMAS ESPECÍFICAS Documentos mercantiles

Presupuesto

Pedido

Albaranes

Facturas proformas

Factura definitiva

Nota de abono

Contrato compra-venta

Recibo

Cheque

Pagaré

Letra de cambio

Giro

Transferencias

Libros de empresas

La correspondencia oficial y su tratamiento:

Formatos y tipos de documentos de uso en las

Administraciones Públicas

Documentos administrativos básicos

Oficios: Comunicación oficial en el que se notifica o

comunica alguna cosa de interés a un particular,

empresa u otro organismo oficial. Contiene tres

partes.

Solicitud o instancia: Escrito ofical a través del cual un

particular demanda o solicita algo a un organismo

competente.

Nota interior o memorandum: Documento que sirve

para que los diferentes departamentos pertenecientes

a una misma organización se comuniquen entre sí.

EL OFICIO

Encabezamiento: Contiene el membrete, referencias y el asunto.

Exposición: Texto del escrito donde se recogen los antecedentes,

motivos y resoluciones del mismo.

Cierre: Consta de firma, antefirma y cargo de la persona que firma el

oficio, la fecha y la localidad del escrito.

NOS CENTRAMOS EN La correspondencia comercial y su tratamiento:

aspectos básicos y características

principales:

Estructura de una carta comercial

ENCABEZAMIENTO: Membrete, destinatario, lugar,

fecha, referencias, asunto y saludo.

TEXTO O CUERPO: Descripción del mensaje

CIERRE: Frase de despedida , antefirma y firma y

anexos (anejos, adjuntos)

Estilos de carta comercial

Moderno: Comienza en margen izquierdo del papel y

no se emplea ninguna sangría.

Moderno modificado: Es muy parecido al anterior,

excepto por la despedida de la antefirma y la firma que

se escribirán al margen derecho.

Profesional: Se utiliza la sangría al comienzo de cada

párrafo y despedida.

Evolucionado: Se prescinde del saludo y de la

despedida.

Tipos de cartas

http://www.modelo-carta.com/modelo-sobre-carta.html

Nos pueden ayudar estos modelos de cartas

http://emprego.xunta.es/cmspro/contido/demandante/curricul

umVitae

-

REVISA ESTOS LINKS

http://www.slideshare.net/irisloraine4/las-partes-de-la-

carta-y-sus-formatos

http://www.slideshare.net/Nitzai/partes-de-la-

carta?src=related_normal&rel=1329819

http://www.slideshare.net/neity17/partes-principales-de-la-

carta-comercial-estilo-be-c1-

presentation?src=related_normal&rel=3499617

4. LA CORRESPONDENCIA: SU IMPORTANCIA

4.1. Correo de entrada

4.2. Correo de salida: elaboración, firmas,

numeración, registro, plegado, ensobrado, franqueo y

envío. Archivo

4.3. Servicios de correo

4.4. Comunicaciones interiores

4.5. Confidencialidad

LIBROS DE REGISTRO

Entrada

Salida

Visitas

Llamadas telefónicas

http://www.bueni.es/oficina-papeleria/libros-registro-salida-correspondencia

COMO SE PLANIFICA UN ARCHIVO. ASPECTOS A CONTEMPLAR:

Las instalaciones, mobiliario y materiales de archivo.

La ordenación física de las instalaciones y del mobiliario.

Los métodos de clasificación y de codificación de los

documentos.

El inventario de toda la documentación guardada.

Los lugares de conservación de los documentos.

Los procedimientos de envío y recuperación de la

documentación.

El sistema de eliminación de los documentos.

RESPALDO DE INFORMACIÓN

http://www.youtube.com/watch?v=ToewXby_bik&feat

ure=related

GESTIÓN DOCUMENTAL

http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-

Y&feature=related

MICROFILM

http://www.youtube.com/watch?v=6Mw9cqF_b4Q&f

eature=related

6. EL FAX. UTILIZACIÓN Y FORMATOS DE REDACCIÓN

6.1. El fax

FAXES: Los originales junto con el

comprobante de envío quedan grapados

en el archivo o pendiente de respuesta.

Se puede adelantar la información por

fax y luego enviar el original, para lo

cual se procede según el procedimiento

normal. .

7. TÉCNICAS DE TRANSMISIÓN DE LA IMAGEN

CORPORATIVA EN LAS COMUNICACIONES

ESCRITAS

7.1. Contratación de direcciones de correo e impresión de

datos

7.2. Configuración de la cuenta de correo

7.3. Uso de herramientas de gestión de la aplicación de

correo

7.4. La correspondencia y el correo electrónico: registro

7.5. El peligro de infección por algún tipo de virus

7.6. La firma digital. Requisitos, utilización y funcionamiento

8. TÉCNICAS DE TRANSMISIÓN DE LA IMAGEN

CORPORATIVA EN LAS COMUNICACIONES ESCRITAS

8.1. Manual de identidad visual

8.2. Manual de estilo

Pag.2-47

9. INSTRUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA EN

UNA ORGANIZACIÓN

9.1. Buzones de sugerencia

9.2. Tablones de anuncio

9.3. Avisos y notas internas

10. LAS RECLAMACIONES. CÓMO ATENDERLAS Y

CÓMO EFECTUARLAS

10.1. Métodos para la eliminación de la tensión

10.2. Estudio objetivo de la solución

10.3. Propuesta de solución

10.4. Cartas de reclamación

11. LEGISLACIÓN VIGENTE SOBRE PROTECCIÓN

DE DATOS

11.1. La Constitución española de 1978

11.2. Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre

SERVICIO DE CORREOS

Envíos urgentes

Básicos y certificados

Paquetes

Financieros

Telecomunicación: telegrama, fax,

burofax

Otros:

Prefranqueados

Apartados postales (reenvíos)

Embalajes

http://www.correos.es/dinamic/plantillas/Particulares.asp

CORREOS