modulo de gestion para la coordinacion de las actividades empresariales

el punto de encuentro del sector

experiencia, seguridad, servicio

Presentación Servicio de:- Control de Documentación de Subcontratistas, - Control de Accesos a la obra- Aportación Automática de la Documentación

Madrid, 2011

© Construcciones y Transacciones Informáticas en la Red, S.L.

Índice

Quién es CONSTRURED

Porfolio de Servicios

Servicio Integral de Documentación de Proveedores y Control de Acceso

a las Instalaciones.

• Sistema Gestor para la empresa

• Servicio de Aporte Centralizado de documentación para proveedores

• Servicio de Revisión Documental

Ventajas del Servicio

SOLICITE UNA DEMO SIN COMPROMISO EN EL TELEFONO 91-542-18-98O REGISTRESE EN WWW.CONSTRURED.COM



Portal de servicios operativo desde marzo de 2.000 (

www.construred.com).

Servicios diseñados para:

• Empresas del sector de la construcción.

• Empresas de otros sectores de producción.

Compañía certificada en Gestión de

Seguridad de la Información (ISO 27001)




MISIÓN:

• Crear valor para todos

los agentes que

participan en el

proceso productivo.

VISIÓN:

• Ser en el centro de

reunión a través del

cual interrelacionen

preferencialmente

todos esos agentes.

FABRICANTE

PROVEEDOR

SUBCONTRATISTATRABAJADORES

Datos:• 1.500 proveedores clientes

• 45.000 usuarios registrados

• 3.000 nuevos usuarios / año.

• 200 obras gestionadas anualmente.

• 500 reformas particulares/mes



Porfolio de Servicios

COORDINACION DE ACTIVIDADES EMPRESARIALES DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS.

APORTACION AUTOMATIZADA DE LA DOCUMENTACION POR PARTE DE LOS PROVEEDORES Y SUBCONTRATAS.

CONTROL DE ACCESOS A INSTALACIONES Y/O OBRAS.

ADMINISTRA_RED• Plataforma centralizada de aporte de documentación para los proveedores y subcontratistas.

FLUJO DE APROBACIÓN DE FACTURAS.

GESTION DOCUMENTAL.

OBRAS EN MARCHA.

CONTROL DE FACTURACION DE SUBCONTRATISTAS.

PLATAFORMA DE COMPRAS CENTRALIZADO.

PLATAFORMA DE FACTURACION ELECTRONICA.SOLICITE UNA DEMO SIN COMPROMISO EN EL TELEFONO 91-542-18-98O REGISTRESE EN WWW.CONSTRURED.COM


Servicio Integral de Documentación de Proveedores Y Control de

Acceso a las Instalaciones.

Objeto:

― Aportar una solución completa, que ayude en la compleja tarea de

recopilación y control de la documentación generada en la cadena de

suministro, minimizando los riesgos derivados de la alta exigencia legal.

Características fundamentales:

― Incorpora una herramienta para la gestión de la documentación de toda la

cadena de subcontratación (SICON).

― Se integra con un servicio centralizado (ADMINISTRA-RED) para los

proveedores, por el cual, son estos los que aportan la documentación

digitalizada a una plataforma de uso universal.

― Se puede complementar con un servicio de REVISIÓN y CONTROL de la

documentación prestado por personal experto de CONSTRURED.



Servicio Integral de Documentación de Proveedores Y Control

de Acceso a las Instalaciones.

Instalación 1(1) Cada proveedor

presenta documentación de manera individualizada.

(2) En muchas ocasiones la documentación solicitada es la misma presentada

anteriormente, o simultáneamente en varias instalaciones, al no existir

un repositorio centralizado.

(3) Esa circunstancia se repite para cada uno de los clientes de un proveedor.

Instalación 3

Instalación 2

Instalación 5

Instalación 4

Proveedor1

Proveedor2

Proveedor3

Proveedor4

Proveedor5

Proceso común de gestión documentación

Implicaciones para la empresa:

falta de control y alto empleo de recursos propios





Instalación 1

Instalación 3

Instalación 2

Constructora 2

Proveedor1

Proveedor2

Proveedor3

Proveedor4Proveedor5

Solución propuesta (a)

AD

MIN

ISTR

AR

ED

MO

DU

LO

DE C

ON

TR

OL

DE L

A D

OC

UM

EN

TA

CIO

ND

E L

OS

PR

OV

EED

OR

ES

Constructora 3





Instalación 1

Instalación 3

Instalación 2

Constructora 2

Proveedor1

Proveedor2

Proveedor3

Proveedor4 Proveedor5

Solución propuesta (b)

AD

MIN

ISTR

AR

ED

REV

ISIO

N Y

CO

NTR

OL

MO

DU

LO

DE C

ON

TR

OL

DE L

A D

OC

UM

EN

TA

CIO

ND

E L

OS

PR

OV

EED

OR

ES

Constructora 3





La solución propuesta incluye:

• (a) La implantación del Servicio Gestor de documentación SICON

― Herramienta a través de la cual el personal de la empresa consultaría toda la

documentación

• (a) La recepción de documentación a través del Servicio Administra-red

― ADMINISTRA-RED es la plataforma centralizada a la que aportarían sus documentos los

proveedores que contrataran el servicio

• (b, opcional) La complementación con el Servicio de Revisión y Control de

la documentación aportada por los proveedores en Administra-red, de modo

que en SICON se pueda comprobar la opinión del revisor de CONSTRURED al

respecto de la idoneidad de la documentación.



SICON – Módulo de Control de Documentación y Control de Acceso a las Instalaciones.

SICON es un ERP modular que consta entre otros de un módulo

de:

• Módulo de Coordinación de Actividades Empresariales de

Proveedores y Control de Acceso a las Instalaciones.

SICON es compatible con cualquier ERP (Sap, Navision, etc.,).

Distintas formas de comercialización (modo SAP, compra de

licencia).

Los módulos son contratables e implementables de manera

independiente.

Es accesible online desde cualquier punto.

El mantenimiento y garantía de servicio es realizado por

CONSTRURED.




El módulo de Control de documentación de los Proveedores de SICON:

• Sirve para recopilar la información y la documentación digitalizada de todas las empresas y trabajadores que participan en la cadena de subcontratación.

• La información, introducida una vez, estará disponible para toda la organización, evitando las peticiones repetitivas.

• Además:― Permite al usuario definir la documentación a solicitar a cada tipo de empresa o

trabajador.

― Permite definir las reglas de control (alarmas) para cada caso.

― Permite categorizar entre documentación de aporte general o de aporte por obra.

― Permite diferencias entre documentación de compras, de administración o de prevención.

― Incorpora una herramienta de control de accesos, utilizable de forma on-line y off-line.

― Se integra con Administra-red, pudiendo importar toda la documentación de la plataforma centralizada.

― Permite cargar la información de cualquier otra empresa que no provenga de Administra-red



Importación de documentos en la EMPRESA 1 (en nº de documentos)

DATOS REALES EN LA EMPRESA 1 DE IMPORTACION AUTOMATICA DE DOCUMENTOS

APORTACION AUTOMATICA DE DOCUMENTOS POR LOS PROVEEDORES

82 63

1.669

4.334

4.107

4.757

3.296

3.068

2.045

2.708

3.130

4.511

3.0183.173

943

583

294429 394

239 180

427530

3860

500

1.000

1.500

2.000

2.500

3.000

3.500

4.000

4.500

5.000

abr-10 may-10 jun-10 jul-10 ago-10 sep-10 oct-10 nov-10 dic-10 ene-11 feb-11 mar-11

MESES

DO

CU

ME

NT

OS

AP

OR

TA

DO

S

Documentos aportados por los proveedores a través de ADMINISTRA-RED

Documentos NO aportados a traves de ADMINISTRA-RED



Importación de documentos en la EMPRESA 1 (EN %)

DATOS REALES EN LA EMPRESA LA EMPRESA 1 DE IMPORTACION AUTOMATICA DE DOCUMENTOS

PORCENTAJE DE DOCUMENTOS APORTADOS AUTOMATICAMENTE

2,65% 1,95%

63,90%

88,14%

93,32% 91,73%89,32%

92,77% 91,91%

86,38% 85,52%

92,12%97,35% 98,05%

36,10%

11,86%

6,68% 8,27%10,68%

7,23% 8,09%

13,62% 14,48%

7,88%0,00%

10,00%

20,00%

30,00%

40,00%

50,00%

60,00%

70,00%

80,00%

90,00%

100,00%


MESES

PO

RC

EN

TA

JE

Documentos aportados por los proveedores a través de ADMINISTRA-RED

Documentos NO aportados a traves de ADMINISTRA-RED



ESTADISTICA COMPARADA CON OTRAS EMPRESAS

PORCENTAJE DE DOCUMENTOS APORTADOS AUTOMATICAMENTE

2,65% 1,95%

63,90%

88,14%

93,32%91,73%

89,32%

92,77% 91,91%

86,38% 85,52%

92,12%

2,68%

49,35%

42,76%

79,72%

72,76%75,53%

60,61%

73,81%

98,58% 99,75%97,27%

95,07%

0,00% 0,00% 0,00%

78,02%

67,93% 68,25%

33,06%

19,69%

61,48% 61,75%58,95%

46,97%

100,00%

90,95%

48,32%

69,68%

76,36%

54,38%

0,00% 0,00%

46,76%

51,28%

47,44%

33,33%

100,00%

92,03%

99,74%

0,00%

10,00%

20,00%

30,00%

40,00%

50,00%

60,00%

70,00%

80,00%

90,00%

100,00%


MESES

PO

RC

EN

TA

JE

EMPRESA 1 EMPRESA 2 EMPRESA 3 EMPRESA 4 EMPRESA 5 EMPRESA 6 EMPRESA 7




Control de documentación de un Proveedor




Árbol de subcontratación de un contrato de obra




Informes de Control de la Documentación




Herramienta de control de Accesosa las Instalaciones.



ADMINISTRA-RED - Módulo de Control de Documentación para proveedores

ADMINISTRARED es un servicio centralizado de aporte de

documentación para los proveedores.

El proveedor puede:• Incluir documentación de:

― su empresa,

― sus trabajadores

― sus subcontratas (incluidos trabajadores)

• Dar acceso a la misma a todos sus clientes sin coste para estos.

• Enviar por correo electrónico toda la documentación de manera sencilla.

Cualquier EMPRESA puede:• Consultar la plataforma sin coste.

• Pedir acceso a sus datos a cualquier proveedor.

• Contratar a CONSTRURED una campaña de difusión de la incorporación al

servicio de sus proveedores habituales y su posterior seguimiento.




Documentación de un proveedor




Documentación de un Trabajador




Como aporta la documentación un Proveedor



REVISIÓN Y CONTROL

Este Servicio tiene dos objetivos fundamentales.

• Realizar un filtro de validez de la documentación depositada en Administra-red

por los proveedores de una constructora concreta.

• Dinamizar el aporte correcto y en fecha, de la documentación por parte de

estos.

Para ello:

• Se crea un gestor centralizado de documentación.

• Se valida la documentación depositada, marcándola como correcta o no en

SICON.

• Se resuelven incidencias de aporte (documentación en papel, errores de

clasificación de documentos, etc.), informando al proveedor de las incidencias

detectadas.

• Se informa al proveedor del vencimiento próximo de documentación periódica.



Ventajas del Servicio Integral

Los dos beneficios fundamentales son:

• Reducción del riesgo en la compleja gestión de la documentación

de subcontratación

• Reducción de los recursos propios aplicados en la recopilación

de información de manera repetitiva y no compartida

Se consigue:

• Disponer de una herramienta centralizada para toda la empresa

• Externalizar la recopilación y primer control de la documentación

• Ofrecer a los proveedores una plataforma que les ayude a reducir

también su esfuerzo de aporte de documentación



¿Y ahora qué…?

Si le interesa, la empresa debe decidir:

Si contrata o no el gestor documental SICON

Independientemente de lo anterior, si le interesa prescribir que

todos sus proveedores contraten el servicio Administra-red

• En este caso podrá además realizar encargar a CONSTRURED una campaña de

comunicación a sus subcontratistas

En caso de adoptar ambas herramientas, decidir si:

• Contrata el servicio de revisión y control de los proveedores que aporten

directamente su información en Administra-red

• Incluso si contrata los servicios de Construred para la revisión y control de

proveedores que no contraten Administra-red



Ventajas del servicio de CONTROL DE DOCUMENTACIÓN DE PROVEEDORES

1.- No es necesario que el cliente invierta dinero, ni en software ni en hardware.

2.- Coste económico tan asequible que no merece la pena invertir dinero en

desarrollos propios y coste muy inferior a soluciones tipo SAP o NAVISION.

3.- Se trata de una solución a través de Internet y, por tanto, todo el mundo accede

a la misma información “on line”, compartida en tiempo real.

4.- Sencillez de uso y puesta en funcionamiento.

5.- Se pueden crear tantos perfiles distintos y niveles de acceso como se desee,

sin coste adicional.




6.- Formación: CONSTRURED, se encarga de la formación de todo el personal

que tenga que tener acceso a la aplicación.

7.- Control de documentación relacionada con diversos departamentos:

- Compras. - Administración.

- Calidad. - Prevención de Riesgos Laborales.

8.- Combinado con Administra-red, se tiene una herramienta colaborativa con

los proveedores en la aportación de la documentación.

- Gran ahorro de tiempo para la empresa, ya que es el proveedor

quien que escanea, guarda y envía la documentación a la aplicación de la

empresa.




9.- La herramienta avisa con 15 días de antelación a los subcontratistas de la

documentación que les va a caducar en las próximas 2 semanas.

10.- Visualización de los árboles de subcontratación de cualquier contrato en

cualquier obra.

11.- Integrable con otros sistemas como SAP, Navisión, etc.,

12.- La Base de Datos generada mediante el servicio es propiedad del CLIENTE.

13.- Este servició esta bajo la aplicación del sello de AENOR ISO 27001 “SISTEMA

DE GESTION DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN”, que CONSTRURED posee

y que muy pocas empresas han obtenido.




14.- Sin limitación en cuanto al número de usuarios internos.

15.- Permite controlar la documentación de las empresas subcontratistas de 1º,

2º y 3º orden.

16.- Permite controlar la documentación de los trabajadores de las empresas

subcontratista de 1º, 2º y 3º orden.

17.- Permite controlar la documentación de la maquinaria de las empresas

subcontratista de 1º, 2º y 3º orden.

18.- Permite controlar la documentación que los subcontratistas tienen que

aportar a nivel de obra.




19.- El Control de Documentación de Proveedores, lleva incorporada la posibilidad de

implementar el CONTROL DE ACCESOS, sin coste adicional.

20.- Posibilidad de realizar el CONTROL DE ACCESOS de forma off-line, mediante el

uso de PDA’s.

21.- Manual de ayuda “on line”.

22.- Actualizaciones permanentes y nueva funcionalidades, sin coste adicional.

23.- Posibilidad de importación de datos al servicio de Control de Documentación

de Proveedores.




24.- Soporte técnico del servicio a través de: teléfono, correo, internet.

25.- Posibilidad de externalizar el servicio de CONTROL DE DOCUMENTACIÓN DE

PROVEEDORES a CONSTRURED.

- Externalización parcial: únicamente la validación de documentos

aportados a través de Administra-red.

- Externalización total: la petición y validación de documentos de todos

los subcontratistas de la empresa.

26.- Posibilidad de formar parte del grupo de empresas que planifica las

mejoras y nuevas funcionalidades del servicio.

27.- Se pueden facilitar referencias de empresas que utilizan el sistema.



CONTACTO

José Luis Ramiro

Director General

CONSTRURED

661-202-393

[email protected]

C/ Polvoranca, 39, 1º28923 Alcorcon (Madrid)Tel: (+34) 91 542 18 98Fax: (+34) 91 542 54 18

Atención al Cliente: 902 195 813


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