moduleopdracht projectmanagement - kpnhome.kpn.nl/igwestra/moduleopdrachten/moduleopdracht... ·...
TRANSCRIPT
M.P.C. Celie
390424
28-02-2012
Hogeschool NCOI
HBO Bachelor Bedrijfskunde
Module Projectmanagement Docent: Ans Oude Geerdink
Moduleopdracht
Projectmanagement:
NarrowCasting
2
Inleiding Bij het Marinebedrijf in Den Helder worden er vele bekendmakingen rondgestuurd. Dit zijn soms
bekendmakingen over mensen die met pensioen gaan, ontvangen dankbetuigingen van
commandanten, jubilea of het toekennen van een functie aan iemand op directieniveau. Maar er zijn
ook bekendmakingen die een veiligheidsaspect kennen. Zoals het feit dat een schip voor
spoedreparatie in de haven komt, gedurende deze tijd zijn brandstoftanks niet leeg maakt en de
munitie aan boord blijft. Dit is best wel van belang voor bv. laswerkzaamheden. Deze
bekendmakingen worden door een directielid opgesteld, en via de afdeling secretarie per mail
verzonden aan alle medewerkers. Voor degene die geen toegang tot een pc hebben, worden ze
afgedrukt en op mededelingenborden opgehangen. Deze laatste worden overigens, tegen alle regels
in nog wel eens misbruikt voor vormen van reclame (b.v. een vereniging). De mail met
bekendmakingen kent ook een vorm van misbruik: de mail verzonden aan alle medewerkers, met de
vraag of ze een vermist pallet of pakket hebben ontvangen. De vraag is uiteraard heel legitiem, maar
de methode is dit niet. Het wordt als uiterst irritant beschouwd. Vooral als mensen gaan reageren via
de mailknop “beantwoord allen”.
Al deze zaken hebben er voor gezorgd dat de bekendmakingen onbekendmakingen zijn geworden. Er
zijn al diverse manieren bedacht en geprobeerd om dit probleem op te lossen, maar tot nu toe
zonder het gewenste resultaat. Het project Narrowcasting wordt beschouwd als het ei van
Columbus.
Dit stuk begint met een beschrijving van het project zelf (wat), gevolgd een beschrijving langs welke
weg we er moeten komen (hoe). In de beheersplannen wordt antwoord gegeven op de vragen
wanneer, waarmee en met welke controles. Het project zal opgezet en geleid worden volgens de
Prince2 © methodiek.
Het hele document is verder gebaseerd op het boek “Projecten leiden” (zie literatuurlijst). Het bleek
ondoenlijk om bepaalde zinnen of zinsdelen toe te wijzen als letterlijke citaten. Het genoemde boek
is echter wel als leidraad gebruikt om dit projectplan op te stellen. Alle hoofstukken en alinea’s zijn
terug te vinden in de opdrachtstelling van de module door het NCOI, en daardoor dus ook te
herleiden op specifieke delen van het hiervoor genoemde boek. Het als derde genoemde boek over
Prince2 heb ik vroeger les uit gehad, en ben daar uiteraard door beïnvloed. Om deze reden is het
boek toegevoegd als literatuur.
In het plan zelf staat soms vrij beknopt de informatie die ook in de bijlagen te vinden is. Soms omdat
een verwijzing als “zie bijlage” toch wel erg kort door de bocht is, soms ook om een extra toelichting
te kunnen geven op bepaalde zaken. Veel informatie had ook zonder bijlage in het document
opgenomen kunnen worden, maar hierdoor was er mogelijk verwarring ontstaan betreffende de
totale hoeveelheid aan pagina’s zuivere tekst in relatie tot het hele document. Het werkelijk aantal
pagina’s was dan meer dan het toegestane aantal geworden, hoewel zoals gezegd het aantal pagina’s
tekst wel binnen de marges zou vallen. Om nu alle verwarring hierover te voorkomen, maar om
eerlijk te zijn ook voor de leesbaarheid, is bepaalde informatie opgenomen in bijlagen.
3
Inhoud
Inleiding ................................................................................................................................................... 2
Projectbeschrijving project “NarrowCasting” op het Marinebedrijf ....................................................... 4
Aanleiding ............................................................................................................................................ 4
Doelen ................................................................................................................................................. 4
Resultaat .............................................................................................................................................. 4
Scope ................................................................................................................................................... 4
Projectopbouw (organisatie) ............................................................................................................... 5
Fasering en activiteiten ........................................................................................................................... 5
Fasering ............................................................................................................................................... 5
Activiteiten .......................................................................................................................................... 5
Beheersplannen....................................................................................................................................... 6
Tijdplan ................................................................................................................................................ 6
Middelenplan ...................................................................................................................................... 6
Kwaliteitsplan ...................................................................................................................................... 7
Risico’s en Issues ..................................................................................................................................... 8
Bijlage 1: Fasering en Workbreakdown structure ................................................................................. 10
Bijlage 2 Stakeholders en communicatie .............................................................................................. 13
Bijlage 3 Tijdplanning ............................................................................................................................ 14
Bijlage 4: Organogram ........................................................................................................................... 15
Bijlage 5 Literatuurlijst........................................................................................................................... 16
Exameninformatie moduleopdracht ..................................................................................................... 17
4
Projectbeschrijving project “NarrowCasting” op het Marinebedrijf
Aanleiding De directie heeft gemerkt dat de traditionele bekendmakingen niet of slecht gelezen worden. Eén van de
oorzaken is dat men zo gewend is geraakt aan digitale en elektronische informatie, dat gedrukte media over
het hoofd worden gezien. Hierdoor zijn gevaarlijke situaties ontstaan, omdat veiligheidsbekendmakingen niet
bekend waren bij een deel van het personeel. Verder worden bekendmakingen vaak niet gelezen, omdat het
regelmatig voorkomt dat deze bekendmakingen exclusief op andere afdelingen betrekking hebben. Te vaak
worden bekendmakingen over het hele bedrijf verspreid, terwijl ze slechts een beperkte geldigheid hebben.
Doelen Primair: Belangrijke informatie moet weer breed bekend worden bij het personeel
Secundair 1: Informatie moet per afdeling of cluster van afdelingen gegeven kunnen worden.
Secundair 2: Extra informatie moet beschikbaar komen (“opleuken”), waardoor het primaire doel versterkt
wordt.
Resultaat Een geïmplementeerd en effectief werkend narrowcasting systeem. Effectief wil zeggen dat binnen 1 week na
implementatie >95% van de lokale werknemers de belangrijkste (=uitgezonden) bekendmakingen gelezen moet
hebben. Bekendmakingen die niet door iedere afdeling gelezen hoeven te worden, moeten met 80% zijn
verminderd binnen 3 weken na oplevering van het systeem.
Scope
In scope:
Conform een nog op te stellen inrichtingsplan worden er per gebouw en soms per verdieping 1 of
meerdere tv-schermen geplaatst, inclusief het aanleggen van de benodigde bekabeling. Op enkele
plaatsten wordt gebruik gemaakt van een lichtkrant.
Het reeds bestaande systeem van de lichtkrant op de muren van Dok6 dient geïntegreerd te worden in
het geheel.
Het systeem moet werkend opgeleverd worden, inclusief software.
Het personeel dat aangewezen is om de informatie te verstrekken moet bekwaam en opgeleid zijn.
Het project is verantwoordelijk voor de overdracht van het hele systeem naar de gebruiker en de
onderhouder.
Het inrichten van een metingensysteem dat de effectiviteit (95% van de werknemers leest de
belangrijke mededelingen) en efficiency (het aantal onjuiste algemene bekendmakingen met 80%
verminderen) meet.
Inrichting van functioneel beheer
Aanpassing in de processen en werkbeschrijvingen
Goedgekeurd plan van aanpak
Programma van eisen (softwarepakket)
Buiten scope:
Het technische beheer wordt uitgevoerd door de vaste ICT afdeling van Defensie. De ICT afdeling dient te
voorzien in beheer en onderhoud, en dit deel valt dus buiten de scope van het project. Nazorg zal niet door het
project worden geleverd. Dit wordt door de ICT afdeling verzorgd. Het secundaire doel valt ook buiten de scope
van het project. Dit wordt al lerende door de afdeling communicatie bedacht en ingevoerd..
5
Projectopbouw (organisatie) Voor het organogram zie bijlage 4. De samenstelling van het project is gebaseerd op de stakeholder analyse in
bijlage 2, en de work breakdown structure in bijlage 1.
Het project bestaat uit 1 projectleider, 5 projectleden en 1 administratieve ondersteuning (projectbureau). De
5 leden zullen optreden als contactpersoon of als teamleider. Dit al naargelang de situatie verlangt. De
mogelijke teams zullen uit de lijnorganisatie betrokken worden op ad-hoc basis. De benodigde inzet van niet-
projectleden is slechts enkele uren per persoon voor de hele projectduur. Deze uren kunnen op het project
worden verschreven. De leden zullen ook toezicht houden op de uit te voeren werkzaamheden door derden.
De algehele leiding ligt bij de projectleider. Deze legt verantwoording af aan de opdrachtgever (directie). De
projectleider heeft bevoegdheid om binnen de marges van tijd en geld het project te leiden en dit tot een goed
einde te brengen. De projectleider zal 1 maal per week bij het directieoverleg aanwezig zijn om verslag te doen,
en waar nodig verantwoording af te leggen. De projectleden zullen daar waar nodig gedelegeerde
verantwoording en bevoegdheid ontvangen van de projectleider. Dit is afhankelijk van de inzet van de leden en
de uit te voeren taak.
De algemene taken binnen het project zullen in de Definitiefase worden vastgelegd in een RACI tabel.
Fasering en activiteiten
Fasering - Definitiefase: hier worden de definitieve kaders vastgesteld waarbinnen het eindresultaat moet gaan
werken. Tussenresultaat is een PID, een PVE (voor het softwarepakket) en op hoofdlijnen een
voorlopige set van richtlijnen en voorschriften. Tevens moet hier een eerste opzet bekend zijn hoe het
eindresultaat er uit komt te zien. De volgende fase zal pas starten na een fiat van de directie.
- Ontwerpfase: Het systeem wordt ontworpen, evenals de voorschriften en werkinstructies.
Tussenresultaten zijn een pakket werktekeningen, een beoogd softwarepakket en de werkinstructies.
Tot slot moet een definitief kostenoverzicht beschikbaar zijn. Dit is het voornaamste stuk waarop de
directie zijn beslissing zal baseren. De volgende fase wordt pas gestart nadat de directie een fiat heeft
gegeven.
- Realisatiefase: deze vangt aan met het verwerven van de benodigde materialen, software en
opleidingen. Tussenresultaten zijn: het definitieve tekeningenpakket, een werkend narrowcasting
systeem en opgeleide medewerkers.
- Nazorgfase: deze loopt vanaf implementatie tot overdracht. Deze fase duurt erg kort, en bestaat
voornamelijk uit het overdragen van het systeem aan de directie en de ICT afdeling.
Elke fase wordt afgesloten met een review over deze fase. De lessons learned worden vastgelegd in het
projectdossier. Deze worden samen met de op te leveren producten aan de opdrachtgever voorgelegd. Deze
tekent het audittrail document voor accoord indien de volgende fase gestart kan worden.
Activiteiten Deze zijn terug te vinden in bijlage 1, na het diagram. Kort samengevat zijn de volgende activiteiten per fase
onderkend:
Als eerste moet worden vastgesteld wat de kaders zijn waarbinnen het projectresultaat zal komen te verkeren.
Daarna kan vastgelegd worden op welke wijze dit kan plaats vinden dat wil zeggen, hoe wordt de narrow
casting vorm gegeven. Met het resultaat van deze fase is het mogelijk om een PVE op te stellen ten aanzien van
de software. Dit laatste in nauwe samenwerking met de betrokken stakeholders. Zodra het PVE bekend is,
wordt het voorgelegd aan de directie. Indien deze positief besluit, wordt aan de hand van dit PVE een
6
softwarepakket gekozen. Op basis van dit pakket, en de opzet van de informatievoorziening, kan bepaald
worden wat er nu aan hardware benodigd is. Zodra bekend is waar de gewenste schermen komen te hangen, is
het mogelijk om de overige hardware zoals bekabeling en dergelijke te bepalen, evenals alle ondersteunende
apparatuur. Met dit gegeven kan het definitieve benodigde budget worden bepaald, rekening houdend met
opleidingen en dergelijke. Deze begroting wordt als tweede beslismoment aan de directie voorgelegd, waarna
een definitieve keuze wordt gemaakt om door te gaan of te stoppen. Als het project verder kan, is dit het
moment om de verwervingsactiviteiten te starten. Dit betreft dan de hardware, software, opleidingen en
ondersteunende zaken. Deze laatste zijn dan de eventuele inhuur voor het plaatsten van de hardware. De
software wordt gekocht en geïnstalleerd door de ICT afdeling. Na het verwerven van de hardware kan tot
uitvoering van de plaatsing worden overgegaan. Parallel aan de plaatsing kunnen de opleidingen starten met
daaraan gekoppeld de stijl en vormgeving bepaald worden van de informatievoorziening. Na het plaatsten
moet er revisie op de tekeningen opgenomen worden, om de werkelijkheid en de tekeningen in
overeenstemming te brengen.
Bij het afronden van het project zullen er een tweetal overdrachten plaats vinden. De eerste overdacht is het
overdragen van het technisch beheer aan de ICT afdeling. De tweede naar de directie en de lijnorganisatie.
Hiermee wordt het gebruik overgedragen van het project naar de gebruikers. Voor beide zijn standaard
protocollen aanwezig. Bij het overdragen van het projectresultaat aan de directie, zal het project worden
opgeheven.
Beheersplannen
Tijdplan Het gedetailleerde tijdplan staat in bijlage 3. Hier zijn alleen de hoofdlijnen genoemd.
De Definitiefase zal 3 weken in beslag nemen, en start op 10 januari 2013
De Ontwerpfase zal 10 weken in beslag nemen, en start 1 dag na het besluit van de directie, in week 6. Kritiek
pad in deze fase is die waarop het tekeningenpakket ligt. Deze kent een doorlooptijd van 3 weken, maar kan
pas laat in het traject gestart worden. Aandachtspunt is het benodigde advies van de ICT afdeling. Dit proces
kan niet direct beïnvloed worden. Hier dient extra aandacht aan het component Goodwill besteed worden (zie
het hoofdstuk Risico’s).
De Realisatiefase zal 12 weken in beslag nemen, met een uitloop van 2 weken bij slecht weer. Deze start 1 dag
na het tweede besluit van de directie, medio april 2013. Hier geldt geen duidelijk kritiek pad. Alle onderdelen
kunnen zo nodig onafhankelijk van elkaar tot een afronding komen.
De Nazorgfase duurt 1 dag, en zal plaatsvinden medio juli 2013. Dit is de dag dat het systeem wordt
overgedragen, en de dag wordt afgesloten met een feestelijke receptie.
Middelenplan Het project zal ongeveer 25 weken bestaan. Per werkweek van de projectleden zal ongeveer 30% van hun tijd
aan het project besteed worden. Dit is dan ook het percentage dat een ieder voor het project is vrijgemaakt
van zijn normale werkzaamheden. Tijdens de definitiefase kan deze tabel individueel bijgesteld worden binnen
de fasering. Het totaal zal hierdoor echter niet veranderen. Met deze bijstelling is het mogelijk het project
dynamisch en flexibel in te zetten.
De uren onder Overig zijn uren die gebruikt worden aan de hand van de stakeholder analyse. Dit zijn de uren
waarbij de stakeholders betrokken worden bij het project conform de tabel van bijlage 2, en bij de
besluitvorming van met name het PVE. Werkzaamheden die voortvloeien uit hun normale functie, en dus niet
op bijzondere wijze beïnvloed worden door het project zullen zoveel mogelijk als reguliere werkzaamheden
uitgevoerd worden.
7
Urenraming
Functie Definitiefase (12%)
Ontwerpfase (40%)
Realisatiefase (47%)
Nazorgfase (1%) Totaal (100%)
Projectleider 54 180 212 4 450
Projectlid 1 42 140 164 4 350
Projectlid 2 42 140 164 4 350
Projectlid 3 42 140 164 4 350
Projectlid 4 42 140 164 4 350
Projectlid 5 42 140 164 4 350
Ondersteuning 42 140 164 4 350
Inkoop 5 20 5 0 30
Mechanische wpl 2 4 10 0 16
Engineering 10 20 5 0 35
Overig 20 5 5 0 30
Euro raming
Definitiefase Ontwerpfase Realisatiefase Nazorgfase Totaal
€ 0 € 1000 € 150.000 € 500 € 151.500
`
Voorlopige verantwoording:
Ontwerpfase: € 1000,- (t.b.v. testen en proberen)
Realisatiefase: € 150.000 (voorlopige schatting, definitief vast te stellen tijdens de Ontwerpfase)
Nazorgfase € 500,- (receptie kosten)
Kwaliteitsplan De eisen van het systeem zijn reeds vastgelegd in allerlei voorschriften. Degene die nu reeds bekend zijn, zijn:
- NEN1010, voorschrift elektrische installaties
- Veiligheidsvoorschrift netwerken defensie
- Arbobesluit werkplekken
- Voorschrift softwaretesten defensie
- Handboek kwaliteitszorg
- Handboek Verwerving Overheid
-
Gedurende de definitiefase kunnen verdere voorschriften gevonden worden, en deze zullen toegevoegd
worden aan de lijst. Alle goederen en diensten die door het project worden aangeschaft of ingezet moeten aan
deze voorschriften voldoen. Afwijkingen die onontkoombaar zijn, zullen aan de directie worden voorgelegd.
Deze zal de benodigde ontheffingen aanvragen, of extra fondsen beschikbaar stellen om alsnog aan de
voorschriften te kunnen voldoen.
Het meten van de kwaliteit van het project wordt uitgevoerd door enkele afdelingen van het Marinebedrijf. De
Huishoudelijke en technische dienst zorgt voor de controle op bv. de NEN 1010. De afdeling KAM (Kwaliteit,
Arbo en Milieu) zorgt voor alle arbo gerelateerde controles. De ICT afdeling zorgt voor de eigen softwaretesten,
en heeft hiervoor zijn eigen kwaliteitsborgingen. Alle interne controles, en de manier waarop ze uitgevoerd
moeten worden zijn reeds beschreven in het Handboek Kwaliteitszorg. De opdrachten voor deze controles
zullen door de directie worden uitgevaardigd, of vloeien reeds voort uit de algemene (jaar)opdrachten die
afdelingen al hebben.
8
Het project zal verantwoordelijk worden gehouden voor het doen laten controleren, het ontvangen van de
vrijwaringen en het archiveren van deze documenten. Ze zullen onderdeel vormen van het protocol van
overdracht aan het eind van het project.
Het project wordt geleid en beheerst met behulp van de Prince2 methodiek, zoals voorgeschreven door de
directie. Het project moet hier doorlopend aan voldoen, en zal desgevraagd hierover verantwoording afleggen.
Onderdeel van hiervan vormt het aanleggen en onderhouden van benodigde dossiers, waaronder fase
afsluitende Lessons Learned. In elke fase zal vooraf een zogenaamd focusrapport opgesteld worden, waarin elk
projectlid aangeeft wat in die fase zijn doelstellingen en werkzaamheden zijn. Na elke fase wordt een
appreciatie geschreven door de projectleider, waarin opgesomd wordt wat goed en wat niet goed is gegaan.
Dit laatste is behalve een verantwoording richting directie en stakeholders, ook de input voor het lessons
learned dossier.
Risico’s en Issues Hieronder staat de initiële risicotabel. Deze kan (en zal) lopende het project uitgebreid worden met nieuwe
onderkende risico’s en ontstane issues. Deze tabel zelf zal niet worden bijgewerkt, maar de risico’s en issues
worden bijgehouden in het hiervoor aangewezen programma PrincipleToolbox. Onderstaande tabel zal als
eerste invoer ingebracht worden. De projectondersteuner is verantwoordelijk voor het vullen en bijhouden van
de PrincipleToolbox, alsmede het bewaken van de eventuele oplossingsdatums van opgelopen issues.
Risico Oorzaak Gevolg Kans Impact Maatregel Risicohouder
Onderbezetting project
Het niet toekennen van benodigde personen
Niet kunnen voldoen aan de gestelde taken.
Gezien opdrachtstellen van directie zelf niet groot.
Hoog Duidelijk maken binnen directieoverleg
Projectleider
Verschil in vraagstelling van directie en vraagbeleving van project.
Slechte communicatie, onduidelijke vraagstelling.
Uiteindelijke doelstelling wordt niet gehaald.
Middel Zeer hoog
Duidelijk projectplan, wekelijks overleg met opdrachtgever.
Projectleider
Niet beschikbaar zijn van benodigde budgetten
Opgelegde bezuinigingen.
Vertraging, uitstel of afstel van project.
Middel Zeer hoog
Beperkte invloed. Moet op directie/hoofdirectie niveau gemanaged worden.
Directieteam
ICT afdeling is niet beschikbaar indien deze nodig is
Slechte of geen afstemming tussen ICT en project
Vertraging in oplevering van project producten
Middel Middel Overleg tussen ICT en project, afspraken vastleggen en monitoren
Projectleider
Afkeuring van geplaatste apparatuur
Niet voldoen aan voorschriften.
Overdoen van werk en opnieuw kopen materiaal
Klein Middel Controleren van uit te voeren werkzaamheden tegen de geldende voorschriften
Aangewezen projectlid (naam pm)
Actief of passief tegenwerken van stakeholders
Zich bedreigd voelen of het gevoel hebben van de stakeholder om niet gehoord te worden.
Geen medewerking krijgen van belangrijke functionarissen, tegenwerking door allerlei formele bezwaren.
Groot Hoog Voorlichting aan stakeholders, betrekken stakeholders bij belangrijke beslissingen.
Projectleider
Slechte koppeling met bestaande
Onbekendheid met bestaande lichtkrant
Eindproduct werkt niet optimaal of
Zeer groot Zeer hoog
Opvragen specificaties en documentatie van
Aan te wijzen projectlid (pm)
9
systemen systemen mogelijk zelfs helemaal niet op bepaalde plaatsen
bestaande lichtkranten.
Slecht functioneel beheer
Niet gekwalificeerd personeel
Niet optimaal werkende Narrowcasting
Middel Hoog Aandacht geven aan werving en selectie door HR afdeling.
Aan te wijzen projectlid (pm)
10
Bijlage 1: Fasering en Workbreakdown structure
Richtlijnen en voorschriften (hoofdlijnen)
Opzet van de informatie
voorziening
PVE vaststellen
Passend pakket kiezen
Plaatsbepaling van de schermen e.d.
Bepalen benodigde en geschikte
hardware
Kabelloop bepalen
Richtlijnen en voorschriften
(detail)
Beslismoment 1
Vaststellen van benodigde
ondersteunende apparatuur
Verwerven hardware
Verwerven software
Verwervenopleidingen
Opleiden bediening
Installeren software
Gebruikte stijlen
Nieuwsbron bepaling
Opleidingen voor het onderhoud
Plaatsen apparatuur en bekabeling
Revisie opnemen
Beslismoment 2
Verwerven ondersteunende
zaken
Uitvoering door project, op uren verantwoording
Uitgaven benodigd
Uitvoering door en op budget ICT
afdeling
Instemmend advies ICT afdeling
benodigd
Overdracht hardware aan ICT
Overdracht softwareAan ICT
Overdracht aan directie
Opheffen project organisatie
Voorbereiden en starten project
Overdracht protocol
Overdracht protocol
Tekening pakket (definitief)
Werk tekeningen
Werkvoorschriften
11
Het project wordt opgedeeld in de volgende deelgebieden:
- Hardware
Bepalen van benodigde en geschikte hardware
Plaatsbepaling van de schermen
Waar moeten de schermen geplaatst worden: binnen, buiten, gang of werkplaats etc.
Kabelloop bepalen
Deze mag niet interfereren met bestaande apparatuur en systemen. Hiervoor zijn
voorschriften bekend binnen het bedrijf. Eindproduct is een tekeningenpakket waarmee de
hardware kan worden geplaatst.
Vaststellen van benodigde ondersteunende apparatuur
Wat is nodig ter ondersteuning, zoals versterkers, wandcontactdozen, beugels enzovoort.
Plaatsen van de apparatuur en bekabeling
Revisie opnemen
Het bijwerken van de gemaakte tekeningen met zoals het in werkelijkheid geworden is.
- Softwarepakket bepalen
PVE vaststellen
Dit houdt in het inventariseren van de wensen van de directie, personeel en bedienend
personeel.
Passend pakket kiezen
Hierbij rekening houdend met het PVE, de veiligheidsvoorschriften van Defensie, het
vastgestelde budget en de benodigde dan wel beschikbare hardware.
- Inhoud beschrijven van de informatievoorziening
Richtlijnen en voorschriften
Wat mag er wel en wat niet uitgezonden worden. Wie tekent als verzendbevoegde?
Opzet van de informatievoorziening
Welke informatie komt op welk scherm terecht? En welke informatie wordt over het hele
bedrijf uitgezonden. Wat komt er nog meer op de schermen te staan?
Gebruikte stijlen
Dit gaat over de lettertypes en lettergrootte, maar ook het taalgebruik.
Nieuwsbron bepaling
Waar komt de informatie vandaan: directie, afdelingshoofden, personeel (ingezonden
mededelingen), specifieke afdelingen zoals de Arbodienst, KNMI, VVV enz.
- Opleidingen
Bediening
Dit betreft het bedienen van het systeem als informatieverstrekking. Het gaat dus
voornamelijk over het werken met het software pakket.
Onderhoud
Het technisch onderhoud aan het hele systeem, dus zowel hardware als software.
- Verwerving en uitbesteding
Hardware
Starten van de verwervingsopdrachten voor het leveren van de benodigde hardware als
beeldschermen, bekabeling en computers.
Software
Het starten van de verwervingsopdrachten voor het leveren van de benodigde software. Dit
kan zo mogelijk ook de besturingssoftware zijn voor de computers.
Ondersteunende zaken
12
Dit zullen inhuur, in- en uitbestedingen zijn voor het aanleggen van het systeem. Dat kan
betrekking hebben op kabeltrekken, maar ook het maken van sparingen in betonnen muren,
het aanleggen van wandcontactdozen enzovoort.
Opleidingen
Alleen voor de bediening van het systeem. Voor wat betreft het onderhoud wordt dit
geregeld door de ICT afdeling.
13
Bijlage 2 Stakeholders en communicatie
Belang Invloed Beïnvloeding Overlegvorm Periode Informeren Periode Klankbord
Directie/opdrachtgever ++ ++ B Directieoverleg wekelijks - Nee
Bureau communicatie ++ + A Projectlid continue - Ja
Inkoop - ++ BA / B Bespreking Dagelijks # - - Nee
Afdelingshoofden + - I - - Nieuwsbrief 2 wekelijks Ja
Medewerkers ++ -- - - - Nieuwsbrief mnd Ja
HHTD + + BA Ad hoc Zie planning Mail Nee
KAM - + BA Ad hoc Zie planning Mail Nee
ICT ++ + BA Bi-lateraal 2 wekelijks Nieuwsbrief 2 wekelijks Nee
Klanten ++ -- - - - - - Nee
Beïnvloeding: Beslisser, Advies, Bindend Advies, Instemming
# Is vooral van belang tijdens de ontwerpfase. Dit om tijdens het hele proces te kunnen voldoen aan het Handboek Verwerving Overheid.
Na deze fase is de inzet van Inkoop niet meer benodigd, uitgezonderd de orderbegeleiding.
De stakeholders zijn hierboven vermeldt. De afdelingshoofden hebben belang, omdat er op hun
afdeling apparatuur wordt geplaatst. De medewerkers hebben een belang omdat zij de afnemer zijn
van de informatie. De afdelingen HHTD (techniek) en KAM (arbo) hebben een functioneel belang
i.v.m. het bewaken van de normen (zie kwaliteitsplan). ICT heeft te maken met het toekomstig
beheer, en hun functioneel belang als adviseur. Een selectie van de stakeholders wordt
samengebracht in een klankbordgroep, deze zal 2 of 3 keer samen komen, afhankelijk van hoe deze
sessies verlopen.
Er zullen enkele nieuwsbrieven verstuurd worden, een 2-wekelijkse, met daarin voornamelijk
voortgang en planning (welke afdeling wordt in welke periode geraakt met werkzaamheden). Een
maand uitgave zal verzonden worden met daarin meer algemene informatie.
14
Bijlage 3 Tijdplanning De tijdplanning is gebaseerd op de analogiemethode (zoals besproken in de modulelessen).
Id Taaknaam Begindatum Einddatum Duurjan 2013 mei 2013apr 2013mrt 2013feb 2013 jul 2013jun 2013
2-617-2 21-424-310-2 26-55-531-3 28-414-4 14-727-1 17-3 23-66-1 24-213-1 9-612-53-3 7-719-5 16-620-1 10-33-2 7-4 30-6
1 15d1-2-201314-1-2013Definitiefase
2 50d12-4-20134-2-2013Ontwerpfase
7 70d19-7-201315-4-2013Realisatiefase
15 1d23-7-201323-7-2013Nazorgfase
5 15d29-3-201311-3-2013Werktekeningen
3 10d15-2-20134-2-2013Bepalen geschikte hardware
4 20d8-3-201311-2-2013Kabelloop bepalen
6 50d12-4-20134-2-2013Richtlijnen en voorschriften
14
12
10
8 5d19-4-201315-4-2013Verwerven hardware
5d19-4-201315-4-2013Verwerven ondersteunende zaken
5d19-4-201315-4-2013Verwerven software
5d19-4-201315-4-2013Verwerven opleidingen
9 1d22-4-201322-4-2013Opleidingen voor onderhoud
64d19-7-201323-4-2013Plaatsen apparatuur en bekabeling
13 5d18-7-201312-7-2013Installeren software /testen
11
De planning wordt digitaal bijgehouden, deze hierboven is dus een momentopname. De meest
recente versie is te vinden op (dummylocatie) http://narrowcasting.project.nl/planning
Vooral in de realisatiefase zal een detailplanning gemaakt worden, die rekening houdt met de
werkzaamheden van de afdelingen zelf, dus daar waar de schermen en kabels geplaatst moeten
worden.
15
Bijlage 4: Organogram
Directeur Logistiek
Projectleider
Lid 2
Lid 1
Lid 4
Lid 3
Lid 5
Ondersteuning
Adviseurs
Externen
AD-hoc lid
De Ad-hoc leden, externen en adviseurs zullen naar behoefte aan een projectlid worden toegevoegd.
16
Bijlage 5 Literatuurlijst Groote, Hugenholtz-Sasse, Klaassen e.a., (2011), Projecten leiden, Spectrum , 25
e druk
Moussault, Baardman, Brave, (2011), Wegwijzer voor methoden bij projectmanagement, Berenschot,
2e druk
Akker, A, (2002), Prince2 compact, Methode voor projectmanagement, Lagant
17
Exameninformatie moduleopdracht (gekopieerd vanaf de website NCOI, E-connect, d.d. 16-03-2012 13:35)
Projectmanagement Exameninformatie: student Deze module wordt afgesloten met een moduleopdracht in de vorm van een Projectplan. Hierin past u de behandelde theorie toe op een praktijksituatie. U maakt uw moduleopdracht op basis van een van de fictieve bedrijven die NCOI beschreven heeft. Deze bedrijven vindt u onder ‘Mijn Downloads’. In de beschrijvingen vindt u alle informatie die u nodig heeft om de opdracht uit te voeren. Mocht u uw opdracht graag uit willen voeren binnen uw eigen organisatie, dan is dat mogelijk. Voorwaarde hiervoor is wel dat u alle relevante informatie over uw organisatie verstrekt in de bijlage van de opdracht om beoordeling van de opdracht mogelijk te maken. Opdracht: U maakt een Projectplan voor een eenvoudig project naar keuze. U schrijft het projectplan vanuit de rol van projectleider. Hiermee koppelt u de theorie aan een praktische leerervaring. Voor uw opdracht maakt u keuze uit één van de drie fictieve bedrijven. Kies een organisatie die het qua karakter het meeste aansluit bij de organisatie waar uw werkt, waar u zou willen werken of waar u anderszins bekend mee bent. Vervolgens bent u vrij om een onderwerp voor uw projectplan te kiezen, houdt het onderwerp eenvoudig. Het onderwerp kan zowel organisatorisch als inhoudelijk van aard zijn. U kunt bijvoorbeeld kiezen voor het invoeren van HRM binnen de organisatie of het verbeteren van de klantgerichtheid van de organisatie of u kunt kiezen voor het invoeren van een nieuwe geautomatiseerd boekhoudkundig programma binnen de organisatie of u kunt een projectplan schrijven voor het bouwen van een nieuw bedrijfspand, het omleggen van een ringweg, het invoeren van een patiëntvolgsysteem of het terugdringen van de werkloosheid binnen een gemeente. In deze module worden de volgende onderdelen van het project besproken die onderdeel dienen uit te maken van uw projectplan:
1. Projectbeschrijving:
Aanleiding.
Doelen.
Beoogd resultaat (SMART geformuleerd).
Scope.
2. Projectweg:
Fasering en activiteiten.
3. Beheersplannen:
Tijdplan.
Middelenplan.
Kwaliteitsplan.
4. Risico’s.
De opdracht moet u individueel en zelfstandig maken. Er mag geen sprake zijn van een gezamenlijke opdracht.
Richtlijnen moduleopdracht Voor de moduleopdracht is een omvang vereist van minimaal 4 en maximaal 5 pagina’s, bij lettergrootte 10/11 en regelafstand 1. Het genoemde aantal pagina’s is exclusief voorpagina, samenvatting, inhoudsopgave en bijlagen. Afbakening opdracht Gezien de beperkte omvang van de moduleopdracht moet u goed bedenken welke omvang voor uw uitwerking realistisch is. Houd u aan de opdrachtbeschrijving en voeg zelf geen onderdelen toe. Logische opbouw (structuur)
Een moduleopdracht leest makkelijker als in de inleiding staat vermeld hoe deze verder wordt uitgewerkt (leeswijzer).
18
Kies een duidelijke structuur per hoofdstuk.
Laat alle onderdelen van de opdracht aan bod komen.
Leg een duidelijk verband tussen de theorie en de praktijk.
Neem een literatuurlijst als bijlage op (overzicht van alle schriftelijke bronnen die u heeft geraadpleegd, alfabetisch gerangschikt op achternaam van de auteur).
Voeg eventueel andere relevante bijlage(n) toe.
Voorzie uw moduleopdracht van een voorpagina waarop u linksonder de volgende informatie zet:
Voorletters en naam;
Studentnummer;
Datum;
NCOI Opleidingsgroep;
Naam van de opleiding die u volgt;
Naam module.
Rechts onderaan zet u vervolgens:
De naam van de docent.
Literatuur In uw moduleopdracht koppelt u de theorie van de module aan de praktijk. Het is hierbij belangrijk dat u de theorie weet toe te passen en op een verantwoorde manier gebruikmaakt van literatuurverwijzingen. Bij de beoordeling wordt gelet op de diepgang en het niveau van de theoretische onderbouwing. Verwijs dus naar de bij de module horende literatuur die u gebruikt heeft. De gebruikte literatuur mag beperkt blijven tot de literatuur die is aangereikt in de module. Inleveren moduleopdracht We raden u aan zo snel mogelijk te beginnen met uw opdracht. De uiteindelijke beoordeling van de opdracht wordt uitgevoerd door een corrector, niet door uw docent. Alle informatie over het inleveren van uw moduleopdracht vindt u op e-Connect onder ‘Mijn examens’ en ‘Help’. Beoordeling moduleopdracht De corrector beoordeelt de moduleopdracht aan de hand van een officieel beoordelingsformulier met vastgestelde criteria (zie downloads hieronder). Informatie over de uitslag van de beoordeling van uw moduleopdracht vindt u op e-Connect onder ‘Mijn examens’.
19
BEOORDELINGSCRITERIA MODULEOPDRACHT LET OP: De volgende criteria dienen minimaal voldoende te zijn: - uitwerking van de opdracht
- theorie/literatuur/inhoud
- praktijkgerichtheid/toepassing theorie Indien op een van bovenstaande punten onvoldoende gescoord wordt, is de opdracht niet behaald. Wanneer een student lager dan een 10 als beoordeling heeft geef je per bullet in het tekstvlak op het beoordelingsformulier aan wat er beter moet, zodat de student ervan kan leren. Uitwerking van de opdracht • Is de opdracht uitgevoerd zoals beschreven in de exameninformatie?
• Bevat de uitgewerkte opdracht alle verplichte onderdelen? Theorie/literatuur/inhoud • Weet de student vanuit de aangeboden theorie in de module relevante zaken (theorieën/modellen/enzovoort) te selecteren om toe te passen?
• Onderbouwt de student zijn uitwerkingen vanuit de behandelde theorie?
• Weet de student de theorie op correcte wijze toe te passen?
• In geval van een ontwerpopdracht: weet de student zijn ontwerpkeuzes correct te onderbouwen?
• Verwijst de student op de juiste manier naar de gebruikte literatuur? Praktijkgerichtheid/toepassing
• Houdt de student in de uitwerking rekening met de aansluiting op de praktijksituatie/case?
• Is de uitwerking van de opdracht realistisch/uitvoerbaar of in geval van een ontwerp realiseerbaar van aard?
• In geval van ontwerpopdracht: zijn de ontwerpkeuzes van de student logisch?
• In geval van ontwerpopdracht: heeft de student oog voor randvoorwaarden/problemen die het ontwerp met zich meebrengt? Niveau • Beheerst de student de leerdoelen van de module op het aangegeven niveau? Algehele verzorging en leesbaarheid • Bevat de uitgewerkte opdracht een correcte inhoudsopgave?
• Is de uitgewerkte opdracht logisch opgebouwd/gestructureerd?
• Is de uitgewerkte opdracht leesbaar? (alinea’s/tussenkopjes/samenhang)
• Is de uitwerking geschreven in correct Nederlands?