Modul 1Pengantar Sistem Informasi

Berbasis Komputer

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS (TIK) :

Setelah mempelajari modul ke-1, mahaiswa diharapkan mampu :

Menjelaskan jenis-jenis sumberdaya utama yang tersedia pada suatu

organisasi/perusahaan.

Menjelaskan pentingnya pengelolaan informasi.

Menjelaskan perkembangan teknologi informasi (TI).

Menunjukkan pengguna dan pelaku sistem informasi (SI).

Menjelaskan tingkatan manajemen dan hubungannya dengan informasi;

Menjelaskan tugas dan peran dari seorang manajer.

Menjelaskan pengertian sistem.

Menjelaskan perbedaan antara data dan informasi.

Menjelaskan perkembangan SI berbasis komputer (Computer Based

Information Sistems – CBIS) dan komponen-komponennya.

Menjelaskan pengembangan CBIS

1. MANAJEMEN INFORMASI

Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya sangat tergantung pada

kemampuan orang yang mengelola organisasi tersebut. Manajemen sebagi suatu metode

yang mengatur, mengelola organisasi dapat diartikan sebagai seni melaksanakan sesuatu

melalui orang. Jika manajemen suatu organisasi baik maka akan meningkatkan

kemakmuran suatu negara.

Dalam menjalankan tugasnya , para manajer memerlukan informasi, karena

adanya perbedaan tugas maka informasi yang diperlukan juga akan berbeda. Perbedaan

tersebut disebabkan oleh adanya periode waktu, tingkat ketidakpastian, tipe informasi,

Hal.1

dasar kebutuhan informasi dan bentuk pelaporan. Sehingga dapat dikategorikan bahwa

informasi adalah salah satu jenis sumberdaya utama, dan termasuk dalam kategori

sumberdaya konseptual.

Jenis sumberdaya utama lainnya, dalam kategori sumberdaya fisik, yaitu :

Manusia

Material

Mesin (termasuk fasilitas dan energi)

Uang

Sumberdaya fisik yang berada pada organisasi biasanya terbatas dan bisa habis

atau punah. Sedangkan sumberdaya informasi bersifat “tidak” akan pernah habis.

Sehingga semua sumberdaya, baik fisik maupun konseptual harus disinergikan. Oleh

karena itu tugas dari manajer

adalah mengarahkan penggunaan semua sumberdaya agar dapat dimanfaatkan

secara efektif.

Sebagai tindak lanjut dari tugas manajer tersebut, maka perlu adanya usaha

penataan sumberdaya (Manajemen Sumberdaya) termasuk didalamnya manajemen

informasi, yakni berupa :

Sumberdaya harus disusun sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan dapat

segera dimanfaatkan - perlu dilakukan modifikasi

Sumberdaya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin

Sumberdaya harus selalu diperbaharui

Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan

kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian manajer memastkan

bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk

yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan.

Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya

dengan informasi yang terkini dan akurat. Seluruh aktivitas tersebut (memperoleh

informasi, menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat,

disebut sebagai manajemen informasi.

Hal.2

Munculnya paradigma baru yaitu berupa informasi yang termasuk dalam

sumberdaya utama organisasi akan mendorong usaha terhadap manajemen informasi.

Perhatian terhadap Manajemen Informasi tersebut antara lain disebabkan oleh :

Peningkatan kompleksitas kegiatan bisnis :

Pengaruh ekonomi internasional; Perusahaan-perusahan besar/kecil semua

terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia manapun.

Pengaruh tsb. Terlihat pada nilai relatif mata uang tiap negara.

Persaingan tingkat dunia (globalisasi); persaingan tidak lagi terjadi dalam

wilayah geografisnya, nampak pada nilai impor dari luar negeri. Hal tersebut

ditunjukkan dengan adanya perjanjian antar negara berupa APEC, AFTA,

WTO, dan lain-lain.

Peningkatan kompleksitas teknologi; berbagai macam teknologi dalam

kehidupan ini telah banyak diterapkan – bar code scanners di pasar swalayan,

sistem pemesanan penerbangan, automated teller machine (ATM), closed

circuit television (CCTV) di gedung-gedung parkir, dll.

Waktu yang terbatas; semua tahap operasi bisnis saat ini dilaksanakan dengan

lebih cepat daripada sebelumnya. Sehingga muncul aktivitas pemasaran secara

jarak jauh melalui telepon (telemarketing) maupun internet (e-commerce).

Selain itu dijumpai pula penjadualan pengiriman material produksi agar tiba

tepat waktu (just in time).

Kendala sosial; pada kenyataan terdapat produk dan jasa yang tidak diinginkan

oleh masyarakat. Hal tersebut disebabkan oleh adanya keputusan bisnis yang

hanya didasarkan pada factor-faktor ekonomis dengan mengabaikan perhatian

atau pertimbangan terhadap keuntungan dan biaya sosial. Misalnya aktivitas

perluasan pabrik, pembuatan produk baru, tempat penjualan baru, dan aktivitas

serupa lainnya harus juga mempertimbangkan.

Hal.3

Peningkatan kemampuan komputer, Manajemen Data dan Komunikasi :

Trend Manajemen Data

Ditinjau dari Segi Teknik Manajemen

File management dan organization hanya untuk satu aplikasi tertentu

untuk beberapa aplikasi untuk corporate data files (diperlukan

database sistems)

Perlu dibuat data dictionary, bukan hanya sekedar data definitions.

Ditinjau dari Segi Pengelolaan Data

Terjadi pergeseran model pengolahan data, yang tadinya dilakukan

secara tersentralisasi (terpusat) kini menjadi pengolahan data

terdesentralisasi atau pengolahan terdistribusi. Artinya setiap komputer

yang terhubung pada jaringan dapat melakukan pengolahan data sesuai

dengan kebutuhan masing-masing.

Ditinjau dari Segi Asal Data

Berdasarkan asal data yang akan diolah, yang kebanyakan berasala dari

Data Internal kini bergeser dengan melibatkan Data Eksternal .

Ditinjau dari Segi Jenis Data

Pengolahan data dilakukan berdasarkan data yang dikumpulkan sehingga

menghasilkan informasi. Dengan perkataan lain, yang dulunya hanya

melakukan pertukaran data antar organisasi atau unit organisasi, terus

meningkat menjadi pertukaran informasi (yang merupakan hasil

pengolahan dari data). Selanjutnya bergerak menjadi pengolahan yang

berbasis ilmu pengetahuan atau sistem pakar (knowledge sistems atau

expert sistems) sehingga akan menjadi intellectual capital.

Trend Komunikasi

Ditinjau dari Luas Cakupan

Penyebaran dan sumber informasi yang diolah dimanfaatkan dan berasal

lingkungan internal organisasi (bersifat Internal organization). Hal

tersebut terus mengalami pergeseran ke arah antar organisasi (bersifat

Inter organization). Sehingga konsep pengembangan sistem informasi

Hal.4

akan berbasis komunikasi selain berbasis komputer (Communication-

based information sistem).

Ditinjau dari Infrastruktur

Adapun infrastruktur yang digunakan akan bergerak dari berbentuk

Mainframe kearah infrastruktur berbasis Network.

Gambar 1.1. Penggunaan Mainframe

Hal.5

Computer NetworksComputer Networks

Gambar 1.2. Model Jaringan Komputer

Ditinjau dari Pemanfaatan Teknologi

Dengan terus berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi maka

penerapan sistem informasi berbasis komputer dan komunikasi (Information

and Communication Technology – ICT) akan terus bergerak dari

Konsep jaringan setempat (Local Area Network - LAN) kea rah Jaringan

yang sangat luas (Wide Area Network - WAN). Dengan demikian

aplikasi yang diterapkan akan berbasis web.

Hal.6

Gambar 1.3. Model Sistem Jaringan Global (WAN)

Selain itu media komunikasi yang digunakan juga akan terus berubah,

yang tadinya menggunakan media kabel (Cabling) kini bisa

menggunakan media tanpa kabel (wireless).

Ditinjau dari Peralatan yang Terhubung

Berawal dari komunikasi konvensional yang hanya memanfaatkan

peralatan telekomunikasi saja (misalnya telepon, fax) kini bisa

dikombinasikan dengan pemanfaatannya dengan menggunakan juga

media Komputer sekaligus (misalnya e-mal, pertukaran data, dll) serta

juga dengan penambahan peralatan lain yang ada komponen komputer /

microprocessor (computer-based equipment)

Hal.7

Gambar 1.4. Komputer dan peripheralnya

2. PENGGUNA DAN PELAKU SISTEM INFORMASI

Pada awalnya, pemakai output komputer pada perusahaan adalah pegawai

administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti

pembayaran gaji pegawai, pengelolaan persedian (inventory control), dan penagihan.

Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai output

tambahan dari aplikasi akuntansi.

Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem informasi manajemen

(SIM) merupakan suatu terobaosan besar, karena menyadari bahwa para manajer

memerlukan informasi untuk pemecahan masalah. Ketika perusahaan-perusahaan Hal.8

menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara

khusus diarahkan untuk mendukung manajen. Namun, bukan hanya manajemen yang

memperoleh manfaat dari penerapan SIM. Nonmanajer dan staf ahli juga menggunakan

outputnya. Selain itu juga dimanfaatkan oleh para pemakai yang berada di luar

perusahaan, yaitu para pelanggan akan menerima faktur dan laporan transaksinya, para

pemegang saham akan menerima cek deviden, dan pemerintah akan menerima laporan

pajak. Dengan demikian secara ringkas para pengguna dan pelaku sistem informasi

meliputi :

Manajer

Non-manajer

Orang dan unit organisasi yang ada dalam organisasi dan lingkungannya.

Dalam pembahasan pada materi SIM, yang akan dibahas lebih lanjut adalah para

pelaku dan pemakai dari kelompok manajer. Keberadaan manajer bisa kita saksikan ada

di mana-mana diberbagai tingkat dan dalam berbagai bidang fungsional pada

perusahaan.

Manajer Dijumpai pada Semua Jenjang, sesuai dengan tingkatan manajemen,

yaitu :

Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic planning level)

Merupakan manajer pucak organisasi. Mereka mempunyai pengaruh atas

keputusan-keputusan yang diambil pada seluruh organisasi selama

beberapa tahun mendatang. Istilah lain yang digunakan yakni eksekutif.

Tingkat Pengendalian Manajemen (Management control level)

Merupakan manajer tingkat menengah, yang memiliki tanggung jawab

untuk merubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar

tujuannya tercapai.

Tingkat Pengendalian Operasional (Operational conrol level)

Merupakan manajer tingkat bawah, yang bertangung jawab

menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer

ditingkat yang lebih tinggi.

Hal.9

Tingkat manajemen dapat mempengaruhi sumber informasi dan bentuk

penyajian informasi. Komponen sumber informasi dikategorikan dalam dua kelompok

besar yaitu dari lingkungan dan internal. Sedangkan bentuk penyajian informasi juga

dibagi atas dua kelompok besar yakni penyajian secara ringkas dan rinci.

Secara diagram hubungan tingkat manajemen terhadap sumber informasi dan

bentuk penyajian informasi masing-masing tampak pada Gambar 1.5 dan Gambar 1.6.

Strategic planning levelStrategic planning level

Management control levelManagement control level

Operational control levelOperational control level InternalInternal

LingkunganLingkungan

Gambar 1.5. Pengaruh Tingkat Manajemen Pada Sumber Informasi

Hal.10

Strategic planning levelStrategic planning level

Management control levelManagement control level

Operational control levelOperational control level RinciRinci

RingkasRingkas

Gambar 1.6. Pengaruh Tingkat Manajemen Pada Bentuk Penyajian Informasi

Selain keberadaan manajer itu ada di berbagi tingkatan organisasi atau

perusahaan. Manajer juga dijumpai dalam Bidang Fungsional perusahaan, tempat

berbagai sumberdaya dipisahkan menurut jenis pekerjaan yang dilakukan. Pembagian

bidang fungsional pada umunya yaitu seperti :

Bidang fungsional keuangan (Finance)Bidang fungsional jasa informasi

(Information services)

Bidang fungsional pemasaran (Marketing)

Bidang fungsional sumberdaya manusia (Human resources)

Bidang fungsional manufaktur (Manufacturing)

Pengelompokkan manajer berdasarkan tingkatan dan bidang fungsionalnya

bervariasi, sesuai dengan visi dan misi perusahaannya. Gambar 1.7

memperlihatkan hubungan tersebut dalam suatu perusahaan manufaktur.

Hal.11

Bdg. FungsionalKeuangan

Bdg. Fungsional

SDM

Bdg. FungsionalJasa Informasi

Bdg. FungsionalManufaktur

Bdg.FungsionalPemasaran

Strategic planning levelStrategic planning level

Management Control LevelManagement Control Level

Operational Control Operational Control LevelLevel

Gambar 1.7.

Keberadaan Manajer pada Semua Tingkatan dan Bidang Fungsional

Selanjutnya, dengan Tugas Manajer secara umum (Henry Fayol, 1914) :

1. Perencanaan (Planning)Penataan atau pengorganisasian (Organizing)

2. Penyusunan Staf (Staffing)

3. Pengarahan (Directing)

4. Pengawasan (Controlling)

Seorang manajer merencanakan apa yang akan mereka lakukan (dalam ukuran

jangka pendek, menengah dan panjang). Kemudian, mereka melakukan

pengorganisasian untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staf

organisasi sesuai dengan kebutuhan sumberdaya yang dibutuhkan. Berdasarkan

sumberdaya yang ada, mereka mengarahkan untuk melaksanakan rencana. Akhirnya

mereka mengendalikan sumberdaya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.

Semua manajer,apapun tingkatan atau bidang fungsionalnya melaksanakan

fungsi-fungsi atau tugas-tugas tersebut, walau mungkin dengan penekanan yang

Hal.12

berlainan. Pada Gambar 1.8 menyatakan bagaimana tingkatan manajemen dapat

mempengaruhi penekanan pada berbagai fungsi manajemen.

Strategic Planning Level

Management Control Level

Operational Control Level

Plan

Control

Organize

Direct

Staff

Organize

Staff

Direct

Plan

Control

Direct

Staff

Plan

Control

Organize

Gambar 1.8. hubungan tingkatan manajemen dengan fungsi manajemen

Uraian dari tugas manajer yang dinyatakan oleh Henri Fayol dianggap masih

belum menggambarkan tugas manajer secara menyeluruh. Untuk itulah dikembangkan

kerangka kerja yang lebih rinci dan dikenal dengan istilah Peranan Manajer (Henry

Mintzberg : Managerial roles) :

Interpersonal roles (aktivitas antar pribadi) :

Figurehead (kepala), melaksanakan tugas-tugas seremonial;

Leader (pemimpin), memelihara unit dengan mempekerjakan dan

melatih staf serta memberikan dorongan dan motivasi;

Liaison (penghubung), menjalin hubungan dengan orang-orang di

luar unit, rekan kerja di unitnya dengan tujuan menyelesaikan

masalah-masalah yang ada.

Informational roles (aktivitas informasi) :

Monitor (pemantau), secara tetap mencari informasi kinerja unit;

Hal.13

Disseminator (pewarta), meneruskan informasi yang berharga kepada

orang lain di dalam unitnya;

Spokesperson (juru bicara), meneruskan informasi yang berharga

kepada orang-orang di luar unit – pimpinan dan orang disekitarnya.

Decisional roles (aktvitas keputusan) :

Entrepreneur (wirausahawan), membuat perbaikan-perbaikan yang

cukup permanen pada unit, misal : mengubah struktur organisasi;

Disturbance handler (pemberes gangguan), mampu bereaksi pada

kejadian-kejadian tidak terduga;

Resource Allocator (pembagi sumberdaya), mampu mengendalikan

pengeluaran unitnya, menentukan alokasi sumberdaya bagi unit

bawahannya;

Negotiator (perunding), mampu menengahi perselisihan baik di

dalam unitnya maupun antar unit dan lingkungannya.

Seorang manajer yang berhasil harus banyak memiliki keahlian. Dari sekian

banyak keahlian tersebut, terdapat dua keahlian yang mendasar, yaitu :

1. Keahlian Komunikasi (communication skill); manajajer senantiasa

berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, orang-orang lain di unit

lain dalam perusahaan, dan orang-orang lain di luar perusahaan. Media

yang digunakan bisa berupa media tertulis atau lisan. Tiap manajer

memiliki pilihannya tersendiri dan menyusun suatu paduan media

komunikasi yang sesuai dengan gaya manajemennya.

2. Keahlian Pemecahan Masalah (problem solving); sebagai suatu kegiatan

yang mengarah pada sokusi dari suatu permasalahan. Selama proses

pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan

(decision making), yaiu tindakan memilih dari berbagai alternative

tindakan. Pada umumnya, manajer perlu membuat keputusan ganda dalam

proses memecahkan suatu permasalahan tunggal.

Kaitan kedua bentuk keahlian tersebut tampak pada Gambar 1.9.

Hal.14

Lap

ora

nL

apo

ran

Kom

put

erK

omp

uter

Lap

ora

nL

apo

ran

non

n

on k

om

pute

rko

mpu

ter

Ele

ctro

nic

mai

lEl

ect

ron

ic m

ail

Lap

ora

nL

apo

ran

Peri

odik

Peri

odik

Tele

phon

eTe

leph

one

PenyelesaianPenyelesaian MasalahMasalah

Media Media TertulisTertulis Media Media LisanLisan

SumberSumber Internal Internal SumberSumber EksternalEksternal

Jad

ual

Jad

ual

Pert

emua

nPe

rtem

uan

Rap

atR

apat

tidak

tidak

terj

adu

alte

rjad

ual

Vo

ice

Mai

lV

oic

e M

ail

Re

kre

asi

Re

kre

asi

Bu

sin

ess

Me

als

Bu

sin

ess

Me

als

Su

rat

Su

rat &

Mem

o&

Mem

o

Gambar 1.9. Informasi dan dua bentuk keahlian yang mendasar

Selain keahlian dasar tersebut, seorang manajer juga harus mengerti mengenai

pengetahuan manajemen yang berbasis komputer, yaitu

1. Mengerti Komputer; istilah-istilah komputer, keunggulan dan kelemahan

komputer, kemampuan menggunakan komputer, dll.

2. Mengerti Informasi; bagaimana menggunakan informasi, perolehan

informasi, dan bagaimana berbagi informasi, dll.

Misi Sistem Informasi :

Memperbaiki kinerja orang-orang yang ada di dalam organisasi dengan

memanfaatkan teknologi informasi.

Tujuan Sistem Informasi :

Perbaikan kinerja organisasi (performance improvement)

Hal.15

3. SISTEM

Sistem adalah sekelompok elemen yang bekerja sama (terintegrasi) untuk

mencapai suatu tujuan atau sasaran tertentu. Organisasi atau perusahaan terdiri dari

sejumlh sumberdaya yang bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang

ditentukan oleh pemiliki atau manajemen.

Setiap sistem memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari

lingkungannya. Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang sama,

namun secara umum bisa digambarkan terdiri dari sumberdaya input (masukan), roses

transformasi, dan sumberdaya output (keluaran).

Berdasarkan Hubungan elemen, sistem dibagi atas :

Open sistem; sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui

arus sumberdaya.

Closed sistem; sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya.

Berdasarkan besar kecilnya sistem, sistem terbagi atas :

Subsistem; sistem di dalam suatu sistem;

Supersistem atau suprasistem;

Terkadang sulit untuk membedakan membedakan apakah suatu bagian termasuk

subsistem atau supersistem. Untuk membedakannya dapat digunakan pedoman berikut :

a. harus dapat ditentukan apakah sesuatu itu penting bagi pencapaian tujuan

sistem atau apakah sesuatu itu memberikan andil bagi pencapaian tujuan

sistem ?

b. Apakah sesuatu itu dapat dikendalikan dalam analisis yang dilakukan

terhadap suatu sistem ?

Jika jawaban dari kedua langkah tersebut positif atau ya, maka sesuatu tersebut

dapat dikatakan sebagai subsistem.

Berdasarkan Jenis Elemennya, sistem dibedakan atas :

Sistem fisik, yang terdiri dari sejumlah sumberdaya fisik

Hal.16

Sistem konseptual, terdiri dari sumberdaya konseptual (data dan

informasi).

Pentingnya suatu pandangan sistem (Sistem view), yakni melihat bisnis proses

sebagai sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas, yaitu :

Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan

pekerjaan yang rinci;

Menyadari perlunya memiliki tujuan yang baik;

Menekankan pentingnya kerjasama antar unit;

Melihat keterkaitan antar unit;

Memberi penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik;

Data Vs Informasi

Data dan informasi merupakan suatu sumberdaya utama secara konseptual, yang

keduanya pada umumnya merupakan hal saling berbeda. Data terdiri dari fakta dan

angka dari berbagai sumber dalam dunia nyata menyangkut entitas manusia, obyek,

kejadian dll yang bisa bersifat kualitatif atau kuantitatif serta bersifat internal maupun

eksternal. (data = the plural of datum) yang relatif tidak mempunyai arti bagi pemakai.

Sedangkan yang dimaksud dengan informasi adalah data yang telah diolah sehingga

mempunyai arti bagi pemakai. Pengolah informasi (information processor) mengubah

data mejadi informasi dan merupakan salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual.

Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non

komputer, atau kombinasinya.

Data dan Informasi dapat diperlakukan sebagai asset.

4. Perkembangan Sistem Informasi Berbasis Komputer

(CBIS)Usaha penerapan komputer dalam bidang bisnis terus berkembang sesuai

dengan perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi. Tahapan perkembangan

tersebut yaitu :Fokus awal pada Data (electronic data

processing – EDP)

Hal.17

Didukung dengan munculnya punched card dan keydriven bookkeeping

machines, dan perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para

manajernya. Aplikasi yang digunakan sistem informasi akuntasi (SIA).

Fokus baru pada Informasi (management information sistem – MIS)

Seiring denga diperkenalkannya generasi baru alat penghitung yang

memungkinkan pemrosesannya lebih banyak. Hal tersebut dioerientasikan untuk

kosep penggunaan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM), yang

berarti bahwa aplikasi komputer harus diterapkan dengan tujuan utama untuk

menghasilkan informasi manajemen.

Fokus Revisi pada Pengambilan Keputusan (Decision support sistem – DSS)

Merupakan hal yang berbeda dengan konsep SIM. DSS adalah sistem penghasil

informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan

serta diambil keputusannya oleh manajer.

Fokus sekarang pada Komunikasi (office automation – AO)

OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para

manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. OA telah

berkembang meliputiberagam aplikasi seperti konferensi jarak jauh

(teleconference), voice mail, e-mail (surat elektronik), electronic calendaring,

facsimile transmission, dan desktop publishing. Istilah lainnya dalam

menggunakan semua aplikasi AO tersebut dinamakan dengan kantor virtual

(virtual office).

Fokus potensial pada Konsultasi (artificial intelligence/expert sistem – AI/ES)

Ide dasar AI adalah komputer dapat deprogram untuk melaksanakan sebagian

penalaran logis yang sama seperti manusia. Sistem pakar adalah suatu sistem

yang berfungsi sebagaiseorang spesialis dalam suatu bidang. Sistem yang

menggambarkan segala macam sistem yang menerapkan kecerdasan buatan

untuk pemecahan masalah dinamakan dengan sistem berbasis pengetahuan

Hal.18

(knowledge-bases sistems) Penjelasan lebih lanjut akan dijumpai pada modul

terakhir dari materi kuliah SIM.

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah dengan

memanfaatkan data dan informasi. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun

tertulis oleh suatu pengolah informasi. Pada bagian pengolahan dengan komputer terdiri

dari lima bidang yakni SIA, SIM, DSS, kantor virtual dan sistem berbasis pengetahuan.

Hal tersebut dinamakan dengan sistem informasi berbasis komputer (komputer based

information sistem). Gambar 1.10 menunjukkan model CBIS.

Gambar 1.10. Pemecahan Masalah dengan CBIS subsistem

Information specialist :

Hal.19

Komputer-Based Information Sistems

(CBIS)

Electronic Data

Processing

Management Information

Sistem

Decision Support Sistem

Office Automation

Sistem

ExpertSistem

InformationDecision

Problem

Problem

Solution

Adalah Orang yang bertanggung jawab dalam pengembangan dan pemeliharaan

sistem berbasis komputer. Terdapat 5 (lima) golongan utama spesialis informasi, yaitu :

Sistem analyst

Database administrator

Network specialist

Programmer

Operator

Kerjasama antar golongan tersebut dilakukan dalam rangka mengembangkan

sistem berbasis komputer, secara diagram nampak pada Gambar 1.11. hal tersebut

menggambarkan rantai komunikasi tradisional yang menghubungkan pemakai, para

spesialis informasi dan komputer.

Gambar 1.11. Rantai Komunikasi Tradisional

Analis sistem bekerjasama dngan pemakai guna mengembangkan sistem baru

dan memperbaiki sistem yang sekarang. Mereka merupakan pakar dalam

Hal.20

Database

Adminis-trator

Sistem Analys

t

NetworkSpecialis

t

Program mer

Opera-tor

KomputerUSER

Information Specialist

mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer

membantu pemecahan masalah.

Pengelola basis data bekerjasama dengan pemakai dan sistem analis dalam

membuat basis data yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi

bagi pemakai. Basis data adalah suatu kumpulan data yang terintegrasi, diatur dan

disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali serta

pengelolaannya.

Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk

jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumberdaya komputer yang

tersebut. Spesialis jaringan menggambungkan keahlian bidang komputer dan

telekomunikasi.

Programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk

membuat kode instruksi sehingga komputer dapat mengubah data menjadi informasi

yang diperlukan pemakai.

Operator mengoperasikan peralatan komputer berskala besar (missal mainframe

ataupun mini). Operator memantau layar komputer, mengganti ukuran kertas di printer,

mengelola perpustakaan dan tugas-tugas serupa lainnya.

End User Computing

Adalah salah satu metode pengembangan sistem berbasis komputer yang

dilakukan oleh pemakai sendiri (user).

Perkembangan metode ini didukung oleh :

Meningkatnya pengetahuan mengenai komputer;

Banyaknya permintaan tidak sebanding dengan sumberdaya yang tersedia;

Perangkat keras yang harganya semakin murah;

Perangkat lunak siap pakai semakin banyak.

Peranan information specialist (ISp) berubah dari sebagai pengembang menjadi

konsultan.

Hal.21

Gambar 1.12. Model End User Computing

Justifikasi dan Pengembangan CBIS

Pada keadaan awal perusahaan mengeluarkan biaya komputerisasi dihitung

berdasarkan biaya tenaga administrasi yang digantikan. Selanjutnya pada keadaan

kemudian biaya komputerisasi dihitung dengan laba yang mungkin akan dihasilkan

dengan memanfaatkan sistem berbasis komputer. Sedangkan keadaan Sekarang biaya

komputerisasi dihitung dengan ukuran kuantitatif maupun kualitatif.

Justifikasi komputer menjadi semakin sukar dengan bangkitnya sistem-sistem

yang berorientasi informasi. SIM atau DSS dapat menghasilkan laporan yang berharga,

tetapi seberapa berhagakan laporan tersebut ?

Nilai sepotong informasi sukar untuk ditaksir. Salah satu pendekatannya adalah

dimana perusahaan menerapkan laporan kemudian dibandingkan dengan laba pada

periode selama laporan tersebut digunakan dengan laba periode sebelumnya. Hal

tersebut hamper tidak mungkin terlaksana dalam dunia bisnis yang dinamis. Umumnya

ada banyak factor yang memberi kontribusi pada laba, dan memisahkan salah satu

adalah hal yang nyaris mustahil.

Karena sukarnya mengukur nilai CBIS, perusahaan sangat hati-hati dalam

membuat keputusan untuk menerapkan sistem tersebut. Manajer dan staf banyak

menghabiskan waktu untuk mengevaluasi dampak sistem tersebut pada oganisasi.

Menjustifikasi CBIS, dengan menggunakan gabungan ukuran-ukuran kuantitatif dan

subyektif adalah langkah kunci dalam mencapai sumberdaya yang berharga tersebut.

Hal.22

ISp

User

Komputer

Pengembangan CBIS

Dalam beberapa hal tiap subsistem CBIS identik dengan organisme hidup yakni

lahir, tumbuh, matang, berfungsi dan mati. Proses evolusi tersebut dinamakan siklus

hidup sistem (system life cycle – SLC).

Pengembangan CBIS mengikuti system life cycle, yang terdiri dari :

Tahap Perencanaan,

Tahap Analisis,

Tahap Rancangan,

Tahap Penerapan,

Tahap Penggunaan.

Tahapan tersebut dapat digambarkan seperti nampak pada Gambar 1.13.

Siklus hidup suatu sistem bisa berlangsung beberapa bulan ataupun beberapa

tahun (dalam satuan bulan atau tahun). Penentu lama dan yang bertanggung jawab atas

SLC berulang ialah pemakai CBIS.

Gambar 1.13. Pembangunan dan Pengembangan Sistem Model SLC

Hal.23

Walau banyak orang mungkin menyumbangkan keahlian khusus mereka untuk

pengembangan sistem berbasis komputer, pemakailah yang bertanggung jawab atas

siklus hidup sistem. Tanggung jawab untuk mengelola CBIS ditugaskan pada manajer.

Seiiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup dan

mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manajer

mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan

dukungan yang diharapkan. Tanggung jawab keseluruhan manajer dan dukungan tahap

demi tahap yang diberikan oleh spesialis informasi digambarkan pada Gambar 1.14.

Ketika manajer memilih untuk memanfaatkan dukungan para spesialis

informasi, kedua pihak bekerjasama untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan

masalah, mengidentifikasi dan mengevaluasi solusi alternative, memilih solusi terbaik,

merakit perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, membuat basis data, dan

menjaga kemutakhiran sistem.

Fase Manajer Information Specialist

Planning Define problem Support

Analysis Control Sistem study

Design Control Design sistem

Implementation Control Implement sistem

Use Control Make available

Gambar 1.14. Hubungan Perana Manajer dan Spesialis Informasi

5. Ikhtisar

Informasi adalah salah satu dari 5 (lima) jenis utama suberdaya yang dapat

dipakai oleh manajer. Semua sumberdaya termasuk informasi dapat dikelola.

Pengelolaan informasi semakin penting saat bisnis proses suatu organisasi atau

perusahaan menjadi rumit dan kemampuan komputer berkembang.Hal.24

Output komputer digunakan oleh manajer, non manajer, dan orang-orang atau

organisasi dalam lingkungan perusahaan. Manajer terdapat pada semua tingkatan dan

dalam semua bidang fungsional. Ketika para manajer melaksanakan fungsi-fungsi

mereka dan memainkan peran mereka, mereka menambah keahlian komunikasi dan

pemecahan masalah dengan pengetahuan tenatng komputer dan informasi.

Sistem adalah suatu integrasi elemen-elemen, yang semuanya bekerja menurut

satu tujuan. Semua sistem meliputi tiga elemen utama yaitu input, transformasi dan

output. Sistem yang berhubungan dengan lingkungannya disebut sistem terbuka,

seangkan sebaliknya disebut dengan sistem tertutup.

Tedapat perbedaan antara data dan informasi. Data mencakup fakta dan angka-

angka yang relative tidak berarti, kemudian diubah menajdi informasi oleh pengolah

informasi. Sedangkan informasi memiliki arti bagi pemakainya. Pengolah informasi

menyediakan informasi dalam bentuk lisan maupun tertulis. Informasi berasal dari

sumber-sumber internal dan eksternal dan digunakan dalam membuat keputusan untuk

memecahkan masalah.

Komputer pada awalnya digunakan sebagai sistem informasi akuntasi (SIA)

yang merupakan bagian dari pemrosesan data (EDP), kemudian berkembang kearah

pengolahan informasi (SIM). Selanjutnya berkembang sebagai sistem pendukung

keputusan (DSS), kantor virtual atau otomasi kantor (OA), dan sistem berbasis

pengetahuan (knowledge-based sistems). Kelima bidang aplikasi tersebut membentuk

sistem informasi berbasis komputer (CBIS).

CBIS berkembang melalui tahapan-tahapan perencanaan, analisis, rancangan,

penerapan, dan penggunaan. Tahapan-tahapan tersebut dinamakan siklus hidup sistem

dan dapat dilakukan oleh pemakai sendiri atau pemakai bekerja sama dengan spesialis

informasi. Bahkan bila sistem dikembangkan bersama-sama, manajerlah yang

bertanggungjawab atas tiap tahap siklus hidup sistem.

6. Latihan 1:

A. Pilihlah satu jawaban yang paling tepat dari empat pilihan yang

tersedia pada soal-soal berikut !

Hal.25

1. Sumber daya utama secara konseptual yaitu :

A. Manusia

B. Uang

C. Informasi

D. Metode

2. Tingkatan manajemen tertinggi akan banyak membutuhkan informasi yang

berasal dari :

A. Internal

B. Lingkungan

C. Internal dan lingkungan

D. Orang Kepercayaan

3. Tingkatan manajemen tertinggi akan banyak membutuhkan informasi dengan

bentuk penyajiannya secara :

A. Ringkas

B. Rinci

C. Proporsional

D. Lengkap

4. Tingkatan manajemen terendah akan banyak membutuhkan informasi yang

berasal dari :

A. Internal

B. Lingkungan

C. Internal dan lingkungan

D. Orang Kepercayaan

5. Tingkatan manajemen terendah akan banyak membutuhkan informasi dengan

bentuk penyajiannya secara :

A. Ringkas

B. Rinci

C. Proporsional

Hal.26

D. Lengkap

6. Tugas dari tingkatan manajemen terendah adalah :

A. Planning, Staffing, dan Organizing.

B. Controlling dan Directing.

C. Organizing, staffing dan Controlling.

D. Planning, Organizing, Staffing, Directing, dan Controlling.

7. Tugas dari tingkatan manajemen menengah adalah :

A. Controlling dan Directing.

B. Planning, Staffing, dan Organizing.

C. Planning, Organizing, Staffing, Directing, dan Controlling.

D. Organizing, staffing dan Controlling.

8. Tugas dari tingkatan manajemen tertinggi adalah :

A. Planning, Organizing, Staffing, Directing, dan Controlling.

B. Organizing, staffing dan Controlling.

C. Planning, Staffing, dan Organizing.

D. Controlling dan Directing.

9. Fokus awal dari sistem informasi berbasis komputer (CBIS) adalah :

A. Sistem penunjang keputusan

B. Sistem informasi manajemen

C. Komunikasi

D. Electronic data processing

10. Berdasarkan hubungan elemennya, sistem dibagi atas :

A. Sistem fisik dan sistem konseptual

B. Sistem terbuka dan sistem tertutup

C. Subsistem dan suprasistem

D. Sistem alamiah dan sistem buatan

Hal.27

B. Jelaskan dengan singkat dan terstruktur pertanyaan berikut !

11. Jelaskan mengapa SIM sangat diperlukan oleh para manajer dalam melakukan

kegiatannya !

12. Apa yang dimaksud dengan sistem ?

13. Apa yang dimaksud dengan sistem tertutup dan sistem terbuka , dan berikan

contohnya masing-masing ?!

14. Apakah Data dan informasi merupakan hal yang berbeda ? Jelaskan !

15. Jelaskan tugas dari seorang manajer ?

16. Berikanlah contoh kasus dari hubungan tingkat manajemen dengan bentuk

penyajian informasi !

17. Sebutkan dan jelaskan perbedaan antara sistem berorientasi proses dengan

berorientasi tujuan !?

18. Jelaskan tahapan pengembangan sistem informasi berbasis komputer (CBIS)

dengam menggunakan SLC !

19. Jelaskan hubungan antara tingkatan manajemen dengan tugas dari seorang

manajer !

20. Jelaskan peranan manajer dan information specialist dalam pengembangan

sistem informasi berbasis komputer (CBIS) !

7. Daftar Referensi

Hal.28

[i]. McLeod, Raymond, Management Information System, 7th ed., Prentice Hall,

New Jersey, 1998.

[ii]. McNurlin, Barbara C,; Sparague, Ralph H Jr., Information Systems

Management in Practice, 4th ed., Prentice Hall, New Jersey, 1998.

-----o0o-----

Hal.29