modul pedoman singkat penggunaan sistem informasi ... pedoman...a. pendahuluan modul pedoman ini...

Modul Pedoman Singkat Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

(SIMPEG) Pemerintah Kota PekalonganBagi Pegawai Negeri Sipil (PNS)

Disusun oleh:Diskominfo Kota Pekalongan

Dinas Komunikasi dan Informatika Kota PekalonganJl. Majapahit No. 5 Kota Pekalongan 51111

1

A. Pendahuluan

Modul pedoman ini berisi tata-cara singkat penggunaan Sistem

Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) Pemerintah Kota

Pekalongan yang dikhususkan bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS) per

SKPD. Diharapkan modul ini dapat dijadikan referensi bagi Anda

sebagai Pegawai Negeri Sipil (PNS) SKPD untuk mempermudah

penggunaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG).

Seluruh contoh fasilitas, fitur, beserta keterangan dan

tampilannya dalam modul ini dapat berubah sewaktu-waktu mengikuti

pengembangan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

(SIMPEG) tanpa pemberitahuan kepada Anda terlebih dahulu.

B. Langkah-Langkah Penggunaan Sistem Informasi Manajemen

Kepegawaian (SIMPEG)

1. Login

Anda wajib login terlebih dahulu sebelum menggunakan Sistem

Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) ini. Anda perlu

memilih pilihan berikut pada halaman login:

- Level : (PNS)

- Username : <NIP>

- Password : <Password Anda>

Perhatian :

Khusus password, Anda akan mendapatkan password yang

diberikan oleh administrator utama. Simpan password Anda baik-baik

dan pastikan hanya Anda yang mengetahuinya dan sangat disarankan

Anda mengganti password yang telah diterima untuk keamanan lebih

lanjut. Jika Anda belum mendapatkannya atau ada masalah saat proses

login silakan segera hubungi Kantor Diskominfo Kota Pekalongan.

2

Setelah Anda memasukkan data input seperti yang telah

dijelaskan di atas, saatnya Anda menekan tombol Masuk untuk mulai

menggunakan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG)

ini secara sah. Berikut contoh tampilan halaman login :

Gambar 1. Panel login

2. Halaman Awal Sistem

Dengan asumsi Anda telah login dengan benar maka halaman

Beranda ditampilkan. Pada halaman awal sistem ini yang perlu Anda

perhatikan adalah:

a. Menu Utama : Menu ini adalah menu yang akan ditampilkan

bukan hanya di halaman beranda saja tapi halaman lainnya

juga. Fungsi utamanya adalah sebagai menu utama bagi Anda

untuk mengakses fitur-fitur dan fungsi utama Sistem Informasi

Manajemen Kepegawaian (SIMPEG).

3

Gambar 2. Menu utama

b. Menu Keluar : Menu ini digunakan bila Anda ingin keluar dari

SIM ini. Sangat disarankan Anda keluar dari sistem jika Anda

tidak menggunakan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

(SIMPEG) untuk jangka waktu lama hal ini dilakukan untuk

keamanan dari penyalahgunaan akun.

Gambar 3. Menu Keluar

c. Menu Beranda : Menu ini digunakan untuk menampilkan atau

mencatat keseluruhan detail data yang Anda lakukan perubahan.

Gambar 4. Beranda

4

3. Menu Pegawai

Menu ini digunakan untuk menampilkan dan melakukan

pengecekan detail data Identitas Pegawai Anda secara keseluruhan.

Anda dapat melakukan perubahan atau penggantian data pegawai

secara keseluruhan yang akan diverifikasi oleh SKPD dimana Anda

bertugas dan terakhir akan diverifikasi oleh Administrator yang ada di

Badan Kepegawaian Daerah (BKD).

Untuk menampilkan data pegawai klik tombol SHOW

kemudian klik submenu Data Pegawai seperti terlihat pada gambar

berikut :

Gambar 5. Menu Pegawai

Setelah submenu Data Pegawai Anda pilih maka akan muncul

tampilan detail Identitas Pegawai yang akan ditampilkan seperti

gambar berikut dibawah ini :

Gambar 6. Detail Pegawai

5

Pada Detail Pegawai ini terdapat beberapa submenu dan tiap-

tiap submenu terdapat data yang diperlukan. Pastikan Anda memeriksa

data tiap-tiap submenu dengan teliti sebelum Anda melakukan

perubahan atau penggantian yang akan dikirimkan karena setelah

perubahan atau penggantian data yang dikirim akan diverifikasi oleh

SKPD Anda dan terakhir akan diverifikasi oleh Administrator yang

ada di Badan Kepegawaian Daerah (BKD).

Pada menu Data Pegawai terdapat beberapa submenu-submenu

seperti :

a. Identitas : berisi tentang identitas atau detail data diri Anda

secara keseluruhan untuk dicocokkan dengan data terbaru Anda.

Untuk melakukan perubahan atau penggantian Identitas

tersebut, Anda klik tombol Edit. Untuk lebih jelasnya lihat

gambar berikut :

Gambar 7. Identitas

Setelah Anda klik tombol Edit, data yang akan

ditampilkan menjadi form yang harus Anda isi atau lakukan

perubahan data, hasilnya seperti pada gambar berikut ini :

6

Gambar 8. Edit Identitas Pegawai

Gambar diatas menjelaskan form pengisian atau

perubahan data Pegawai, untuk data Nomor Seri Karpeg, Nomor

Kartu Taspen, Nomor Kartu Askes, Nomor Karis/Karsu dan

NPWP sudah dimasukkan Anda dapat juga melampirkan atau

menambahkan file yang telah di scan sebagai tambahan bukti

yang digunakan untuk lampiran dengan format pdf dengan cara

klik tombol Browse. Sedangkan untuk Foto Pegawai Anda

dapat menyimpannya dengan format jpg, bmp atau gif dan

untuk Tanda Tangan Pegawai Anda dapat menyimpannya

dengan format png jika ingin Anda lampirkan atau tambahkan

pilih tombol Browse. Setelah Anda memasukkan data atau

melakukan perubahan data, silahkan Anda klik tombol Ubah

dan hasilnya seperti pada gambar berikut ini :

7

Gambar 9. Detail Data Identitas yang diubah

Kemudian Anda juga dimohonkan untuk mencetak hasil

perubahan data tersebut dengan cara klik tombol Cetak PDF

dan dimohonkan Anda untuk menyimpannya dengan cara

mendownload hasilnya sebagai bukti adanya suatu perubahan

data Anda.

b. Status : berisi tentang Detail status Pengangkatan CPNS dan

Pengangkatan PNS Anda. Jika data Anda sudah ada harap

dilihat kembali apakah sudah sesuai dengan data Anda yang

sebenarnya atau belum, jika data Anda tidak sesuai klik tombol

Edit sedangkan apabila data Anda masih kosong maka klik

tombol Input seperti gambar berikut ini yang akan ditampilkan.

8

Gambar 10. Status Pengangkatan CPNS dan PNS

Setelah Anda klik tombol Edit/Input, data akan

ditampilkan menjadi form yang harus Anda isi atau lakukan

perubahan data, hasilnya seperti pada gambar berikut ini :

Gambar 11. Input atau Edit Pengangkatan CPNS dan PNS

9

Gambar diatas menjelaskan form pengisian atau perubahan

data Pegawai ini, untuk data File SK Anda dapat melampirkan

atau menambahkan file yang telah di scan sebagai tambahan

bukti yang digunakan untuk lampiran dengan format pdf

dengan cara klik tombol Browse. Setelah Anda memasukkan

data atau melakukan perubahan data, silahkan Anda klik

tombol Simpan seperti gambar berikut ini yang akan

ditampilkan.

Gambar 12. Detail Perubahan Pengangkatan CPNS dan PNS





data Anda.

10

c. Keluarga : berisi tentang detail data Suami/Istri, Anak dan

Orang Tua Anda. Jika data Anda sudah ada harap dilihat

kembali apakah sudah sesuai dengan data Anda yang

sebenarnya atau belum jika data Anda tidak sesuai klik tombol


tombol Tambah seperti gambar berikut ini yang akan

ditampilkan.

Gambar 13. Keluarga

a) Suami/Istri : berisi tentang data Suami/Istri Anda. Apabila

data sudah ada maka klik tombol Edit jika ada suatu

kesalahan sedangkan apabila data Anda masih kosong maka

klik tombol Tambah Suami/Istri seperti gambar berikut ini

yang akan ditampilkan dibawah ini :

11

Gambar 14. Input atau Edit Suami/Istri


perubahan data Pegawai ini, untuk data File karis/karsu, file

surat nikah, file akte meninggal dan file akte cerai Anda

dapat melampirkan atau menambahkan file yang telah di

scan sebagai tambahan bukti yang digunakan untuk

lampiran dengan format pdf dengan cara klik tombol

Browse. Setelah Anda menginput atau mengedit data yang

sesuai dengan data Anda, silahkan klik tombol Tambah dan


perubahan data tersebut dengan cara klik tombol Cetak

PDF dan dimohonkan Anda untuk menyimpannya dengan

cara mendownload hasilnya sebagai bukti adanya suatu

12

perubahan data Anda.

b) Anak : berisi tentang data Anak Anda. Apabila data sudah

ada maka klik tombol Edit jika ada suatu kesalahan

sedangkan apabila data Anda masih kosong maka klik

tombol Tambah Anak seperti gambar berikut yang akan

ditampilkan dibawah ini :

Gambar 15. Input atau Edit Anak


perubahan data Pegawai ini, untuk data File akte kelahiran

Anda dapat melampirkan atau menambahkan file yang telah

di scan sebagai tambahan bukti yang digunakan untuk

lampiran dengan format pdf dengan cara klik tombol





13




c) Orang Tua : berisi tentang data Orang Tua Anda. Apabila



klik tombol Tambah Ortu seperti gambar berikut yang

akan ditampilkan dibawah ini :

Gambar 16. Input atau Edit Orang Tua

Setelah Anda menginput atau mengedit data yang

sesuai dengan data yang Anda miliki, silahkan Anda klik

tombol Tambah dan Kemudian Anda juga dimohonkan

untuk mencetak hasil perubahan data tersebut dengan cara

klik tombol Cetak PDF dan dimohonkan Anda untuk

menyimpannya dengan cara mendownload hasilnya sebagai

bukti adanya suatu perubahan data Anda.

14

d. Pangkat : berisi tentang detail data kepangkatan Anda. Jika data

Anda sudah ada harap dilihat kembali apakah sudah sesuai

dengan data Anda yang sebenarnya atau belum jika data Anda

tidak sesuai klik tombol Edit sedangkan apabila data Anda

masih kosong maka klik tombol Tambah seperti gambar

berikut ini yang akan ditampilkan.

Gambar 17. Kepangkatan

Gambar 18. Input atau Edit Riwayat Kepangkatan


perubahan data Pegawai ini, untuk data File SK kenaikan

pangkat Anda dapat melampirkan atau menambahkan file yang

telah di scan sebagai tambahan bukti yang digunakan untuk

lampiran dengan format pdf dengan cara klik tombol Browse.

Setelah Anda memasukkan data atau melakukan perubahan

data, silahkan Anda klik tombol Simpan seperti gambar berikut

ini yang akan ditampilkan.

15

Gambar 19. Detail Penambahan Pangkat CPNS





data Anda.

e. Jabatan : berisi tentang detail daftar data riwayat jabatan Anda.

Jika data Anda sudah ada harap dilihat kembali apakah sudah

sesuai dengan data Anda yang sebenarnya atau belum jika data

Anda tidak sesuai klik tombol Edit sedangkan apabila data

Anda masih kosong maka klik tombol Tambah seperti gambar

berikut yang akan ditampilkan.

Gambar 20. Jabatan

16

Gambar 21. Input atau Edit Jabatan


perubahan data Pegawai ini, untuk data File SK Jabatan Anda

dapat melampirkan atau menambahkan file yang telah di scan

sebagai tambahan bukti yang digunakan untuk lampiran dengan

format pdf dengan cara klik tombol Browse. Setelah Anda

memasukkan data atau melakukan perubahan data, silahkan

Anda klik tombol Simpan seperti gambar berikut ini yang akan

ditampilkan.

17

Gambar 22. Detail Penambahan Jabatan





data Anda.

f. Gaji Berkala : berisi tentang detail data kenaikan gaji berkala.






Gambar 23. Kenaikan Gaji Berkala

18

Gambar 24. Input atau Edit Kenaikan Gaji Berkala


perubahan data Pegawai ini, untuk data File SK Gaji Berkala

Anda dapat melampirkan atau menambahkan file yang telah di

scan sebagai tambahan bukti yang digunakan untuk lampiran

dengan format pdf dengan cara klik tombol Browse. Setelah

Anda memasukkan data atau melakukan perubahan data,

silahkan Anda klik tombol Simpan seperti gambar berikut ini

yang akan ditampilkan.

Gambar 25. Detail Penambahan Kenaikan Gaji Berkala

19





data Anda.

g. PMK : berisi tentang detail data Peninjauan Masa Kerja (PMK).






Gambar 26. Peninjauan Masa Kerja (PMK)

Gambar 27. Input atau Edit Peninjauan Masa Kerja (PMK)

20

Gambar diatas menjelaskan form pengisian atau perubahan data

Pegawai ini, untuk data File SK Anda dapat melampirkan atau

menambahkan file yang telah di scan sebagai tambahan bukti

yang digunakan untuk lampiran dengan format pdf dengan cara

klik tombol Browse. Setelah Anda memasukkan data atau

melakukan perubahan data, silahkan Anda klik tombol Simpan

seperti gambar berikut ini yang akan ditampilkan.

Gambar 28. Detail Penambahan Peninjauan Masa Kerja (PMK)





data Anda.

h. Jabatan Khusus : berisi tentang detail data Jabatan Anda. Jika

data Anda sudah ada harap dilihat kembali apakah sudah sesuai





21

Gambar 29. Jabatan Khusus

Gambar 30. Input atau Edit Jabatan Khusus


perubahan data Pegawai ini, untuk data File SK Anda dapat

melampirkan atau menambahkan file yang telah di scan sebagai

tambahan bukti yang digunakan untuk lampiran dengan format

pdf dengan cara klik tombol Browse. Setelah Anda

memasukkan data atau melakukan perubahan data, silahkan

Anda klik tombol Simpan seperti gambar berikut ini yang akan

ditampilkan.

22

Gambar 31. Detail Jabatan Khusus





data Anda.

i. Bebas Tugas : berisi tentang detail data Bebas Tugas Anda. Jika






Gambar 32. Bebas Tugas

23

Gambar 33. Input atau Edit Bebas Tugas






memasukkan data atau melakukan perubahan data, klik tombol

Simpan seperti gambar berikut yang ini akan ditampilkan.

Gambar 34. Detail Bebas Tugas

24





data Anda.

j. Diklat : berisi tentang detail data Pendidikan Struktural,

Pendidikan Fungsional maupun Pendidikan Teknis Anda. Jika






Gambar 35. Diklat

a) Struktural : berisi tentang data Diklat Struktural. Apabila



klik tombol Tambah seperti gambar berikut ini yang akan

ditampilkan.

25

Gambar 36. Input atau Edit Diklat Struktural


perubahan data Pegawai ini, untuk data File Diklat

Struktural Anda dapat melampirkan atau menambahkan file

yang telah di scan sebagai tambahan bukti yang digunakan

untuk lampiran dengan format pdf dengan cara klik tombol








b) Fungsional : berisi tentang data Diklat Fungsional. Apabila



klik tombol Tambah seperti gambar berikut yang akan

ditampilkan.

26

Gambar 37. Input atau Edit Diklat Fungsional


perubahan data Pegawai ini, untuk data File Diklat

Fungsional Anda dapat melampirkan atau menambahkan

file yang telah di scan sebagai tambahan bukti yang

digunakan untuk lampiran dengan format pdf dengan cara

klik tombol Browse. Setelah Anda menginput atau mengedit

data yang sesuai dengan data Anda, silahkan klik tombol

Tambah dan Kemudian Anda juga dimohonkan untuk

mencetak hasil perubahan data tersebut dengan cara klik

tombol Cetak PDF dan dimohonkan Anda untuk

menyimpannya dengan cara mendownload hasilnya sebagai

bukti adanya suatu perubahan data Anda.

c) Teknis : berisi tentang data Diklat Teknis. Apabila data

sudah ada maka klik tombol Edit jika ada suatu kesalahan

sedangkan apabila data Anda masih kosong maka klik

tombol Tambah Anak seperti gambar berikut yang akan

27

ditampilkan.

Gambar 38. Input atau Edit Diklat Teknis

Gambar diatas menjelaskan form pengisian

atau perubahan data Pegawai ini, untuk data File Diklat

Teknis Anda dapat melampirkan atau menambahkan file

yang telah di scan sebagai tambahan bukti yang digunakan

untuk lampiran dengan format pdf dengan cara klik tombol




perubahan dengan cara klik tombol Cetak PDF dan

dimohonkan Anda untuk menyimpannya dengan cara

mendownload hasilnya sebagai bukti adanya suatu


k. Kedudukan : berisi tentang detail data Kedudukan Pegawai

Negeri Sipil (PNS) Anda. Jika data Anda sudah ada harap

dilihat kembali apakah sudah sesuai dengan data Anda yang

sebenarnya atau belum jika data Anda tidak sesuai klik tombol

28


tombol Tambah seperti gambar berikut ini yang akan

ditampilkan.

Gambar 39. Kedudukan

Gambar 40. Input atau Edit Kedudukan







Simpan seperti gambar berikut ini yang akan ditampilkan.

29

Gambar 41. Detail Kedudukan





data Anda.

l. PWK : berisi tentang detail data Pemindahan Wilayah Kerja

Anda. Jika data Anda sudah ada harap dilihat kembali apakah

sudah sesuai dengan data Anda yang sebenarnya atau belum

jika data Anda tidak sesuai klik tombol Edit sedangkan apabila

data Anda masih kosong maka klik tombol Tambah seperti

gambar berikut yang akan ditampilkan.

Gambar 42. Pemindahan Wilayah Kerja

30

Gambar 43. Input atau Edit Pemindahan Wilayah Kerja








Gambar 44. Detail Pemindahan Wilayah Kerja


31




data Anda.

m. Nilai PAK : berisi tentang detail data Penilaian Angka Kredit

(PAK) Anda. Jika data Anda sudah ada harap dilihat kembali

apakah sudah sesuai dengan data Anda yang sebenarnya atau

belum jika data Anda tidak sesuai klik tombol Edit sedangkan

apabila data Anda masih kosong maka klik tombol Tambah

seperti gambar berikut yang akan ditampilkan.

Gambar 45. Penilaian Angka Kredit

Gambar 46. Input atau Edit Penilaian Angka Kredit

32








Gambar 47. Detail Penilaian Angka Kredit





data Anda.

n. Hudis : berisi tentang detail data Hukuman Disiplin (Hudis)

Anda. Jika data Anda sudah ada harap dilihat kembali apakah

sudah sesuai dengan data Anda yang sebenarnya atau belum

jika data Anda tidak sesuai klik tombol Edit sedangkan apabila

data Anda masih kosong maka klik tombol Tambah seperti

33

gambar berikut ini yang akan ditampilkan.

Gambar 48. Hukuman Disiplin

Gambar 49. Input atau Edit Hukuman Disiplin








34

Gambar 50. Detail Hudis





data Anda.

o. Penghargaan : berisi tentang detail data Penghargaan Anda. Jika






Gambar 51. Penghargaan

35

Gambar 52. Input atau Edit Penghargaan








Gambar 53. Detail Hudis


perubahan dengan cara klik tombol Cetak PDF dan

dimohonkan Anda untuk menyimpannya dengan cara


data Anda.

36

p. Pengalaman : berisi tentang detail data Pengalaman Anda. Jika






Gambar 54. Pengalaman

Gambar 55. Input atau Edit Pengalaman


perubahan data Pegawai ini, untuk data Surat Pengalaman

Kerja Anda dapat melampirkan atau menambahkan file yang

telah di scan sebagai tambahan bukti yang digunakan untuk

lampiran dengan format pdf dengan cara klik tombol Browse.

Setelah Anda memasukkan data atau melakukan perubahan

data, klik tombol Simpan seperti gambar berikut ini yang akan

ditampilkan.

37

Gambar 56. Detail Pengalaman





data Anda.

q. Pendidikan : berisi tentang detail data Pendidikan Anda. Jika






Gambar 57. Pendidikan

38

Gambar 58. Input atau Edit Pendidikan


perubahan data Pegawai ini, untuk data File Ijazah Anda dapat






Gambar 59. Detail Pendidikan

39





data Anda.

- SEKIAN -

40

modul pedoman singkat penggunaan sistem informasi ... pedoman...a. pendahuluan modul pedoman ini...

Documents