modul biasiswa sekolah menengah (bsm yp) …app.yp.org.my/bsmyp/document/modul_bsm_2016.pdf · bab...
TRANSCRIPT
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
MODUL
BIASISWA SEKOLAH
MENENGAH (BSM YP)
SECARA ATAS TALIAN
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
ISI KANDUNGAN
Muka Surat
PENGENALAN Bab 1 1.1 Sejarah Penubuhan Yayasan Pahang 2 1.2 Unit Biasiswa Sekolah Menengah Yayasan Pahang (BSM YP) 2 1.3 Objektif BSM YP 2 1.4 Kriteria kelayakan pemohon 3 1.5 Dokumen wajib yang perlu dilampirkan 3-4 1.6 Kadar BSM YP 4 1.7 Jawatankuasa BSM YP 5-6 PERMOHONAN BSM YP Bab 2 2.1 Tatacara permohonan 8-9 PROSES KERJA DAN CARTA ALIR Bab 3 3.1 Proses kerja permohonan BSM YP 11 3.2 Carta alir proses permohonan BSM YP 12 3.3 Proses kerja semakan permohonan BSM YP 13 3.4 Carta alir proses semakan permohonan BSM YP 14 3.5 Proses bayaran BSM YP 15 3.5 Proses kerja semakan bayaran BSM YP 16 3.7 Carta alir proses pembayaran murid baru BSM YP 16 3.8 Penggunaan wang BSM YP 17 3.9 Proses kerja pertukaran murid ke sekolah dalam negeri Pahang 17 3.10 Carta alir proses pertukaran murid ke sekolah dalam negeri Pahang
18
3.11 Penarikan semula BSM YP 19 3.12 Proses kerja penarikan semula BSM YP 20 3.13 Carta alir proses penarikan BSM YP 20 PEREKODAN DAN PEMFAILAN Bab 4 22
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
Muka Surat
PEMANTAUAN Bab 5 5.1 Tatacara pemantauan 24 5.2 Proses kerja pemantauan oleh SEKOLAH/PPD/JPN Pahang/JAIP/YP 25 5.3 Carta alir pemantauan pengurusan BSM YP 26 PERTUKARAN GURU BIASISWA Bab 6 6.1 Tatacara serah tugas 28 6.2 Proses kerja pertukaran guru biasiswa 28 6.3 Carta alir pertukaran guru biasiswa 29 LAMPIRAN
A Permohonan mengeluarkan wang biasiswa 30 B Penggantian kad ATM/Akaun 31 C Instrumen pemantauan BSM YP 32-33 D Nota serah tugas 34-36
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
BAB 1
PENGENALAN
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
1.1 SEJARAH PENUBUHAN YAYASAN PAHANG
Perasmian Yayasan Pahang (YP) telah disempurnakan pada 29 September 1983
oleh KDYMM Sultan Haji Ahmad Shah Ibni Almarhum Sultan Abu Bakar
Riayatuddin Al-Muadzam Shah, Yang DiPertuan Agong pada ketika itu. Misi utama
penubuhan YP adalah untuk meningkatkan kemajuan pendidikan, sukan,
kebudayaan dan memperluaskan peluang mendapatkan pendidikan dalam
kalangan anak negeri Pahang dan warganegara Malaysia yang menetap di negeri
ini.
Sebagai pemangkin penjanaan modal insan bertaraf dunia, YP kini memberi fokus
kepada kualiti dan kuantiti murid yang menerima bantuan. Selaku organisasi yang
bertanggungjawab terhadap pembangunan pendidikan anak-anak Pahang, YP
menyediakan pakej pendidikan lengkap kepada anak-anak negerinya meliputi
murid sekolah rendah, menengah, institut pengajian tinggi, masyarakat bekerja
dan masyarakat minoriti orang asli.
1.2 UNIT BIASISWA SEKOLAH MENENGAH YAYASAN PAHANG (BSM YP)
Unit Biasiswa Sekolah Menengah Yayasan Pahang (BSM YP) telah ditubuhkan
pada tahun 1983 untuk menguruskan bantuan biasiswa kepada murid-murid
dalam negeri Pahang untuk kegunaan persekolahan seterusnya mengelakkan
anak Pahang tercicir dalam menerima pendidikan. BSM YP telah membelanjakan
RM253 juta bagi 154,103 penerima dari tahun 1983 sehingga tahun 2016.
1.3 OBJEKTIF BSM YP
Memastikan pengendalian biasiswa menepati keperluan YP dilaksanakan secara
efisien dan efektif seterusnya memenuhi kehendak pelanggan dan Kerajaan
Negeri Pahang.
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
1.4 KRITERIA KELAYAKAN PEMOHON
Kriteria kelayakan BSM YP adalah seperti berikut:
i. Warganegara Malaysia.
ii. Ibu atau bapa warganegara Malaysia.
iii. Pemohon/ibu/bapa lahir di negeri Pahang.
iv. Jika pemohon/ibu/bapa lahir di luar negeri Pahang, mestilah bermastautin
di Pahang lebih dari 10 tahun.
v. Mempunyai ramai adik-beradik yang masih bersekolah di bawah
tanggungan ibu bapa tanpa menerima sebarang bantuan kewangan lain.
vi. Keutamaan diberikan kepada pemohon berstatus anak yatim, mempunyai
ibu/bapa/penjaga yang uzur/cacat/OKU, ibu tunggal, atau peserta Program
Pembangunan Rakyat Termiskin (PPRT).
vii. Murid yang cemerlang akademik dan kokurikulum.
viii. Pemohon mestilah sedang belajar di Sekolah Menengah
Kebangsaan/Sekolah Berasrama Penuh/Kolej Vokasional/Sekolah
Teknik/Sekolah Menengah Agama/Sekolah Menengah Agama
Negeri/Sekolah Menengah Agama Rakyat/Sekolah Agama Bantuan
Kerajaan dalam Negeri Pahang sahaja.
ix. Pendapatan kasar isi rumah tertakluk kepada pemilihan semasa tahun
tersebut.
x. Murid yang pernah digantung/dibuang sekolah tidak layak memohon.
1.5 DOKUMEN WAJIB YANG PERLU DILAMPIRKAN BERSAMA BORANG
PERMOHONAN
Pemohon wajib melampirkan salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan
benar semasa membuat permohonan.
i. Salinan kad pengenalan pemohon.
ii. Salinan sijil lahir pemohon.
iii. Salinan kad pengenalan ibu dan bapa/penjaga.
iv. Salinan sijil kematian ibu/bapa bagi anak-anak yatim.
v. Salinan sijil pengesahan bercerai bagi ibu bapa yang berpisah.
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
vi. Salinan kad OKU/JKM/PPRT ibu bapa/penjaga.
vii. Jika pemohon, ibu dan bapa TIDAK DILAHIRKAN di Pahang, surat
pengesahan bermastautin wajib dilampirkan.
viii. Salinan slip gaji/penyata pendapatan ibu dan bapa atau penjaga yang
terkini. Surat pengesahan pendapatan daripada Penghulu/Ketua Kampung
wajib dilampirkan bagi ibu bapa/penjaga yang tidak mempunyai slip gaji.
ix. Salinan keputusan peperiksaan UPSR/PT3/SMA/SPM.
x. Salinan sijil-sijil bidang Sukan/Kokurikulum. (jika ada)
1.6 KADAR BSM YP
1.6.1 Kadar BSM YP bagi murid baharu Tingkatan 1 dan Tingkatan 4 pada tahun
semasa adalah sebanyak RM600 setahun. Murid akan dibayar penuh pada
tahun pertama permohonan. Manakala pada tahun berikutnya,
pembayaran akan dibuat dua kali setahun.
BIL TINGKATAN & STATUS FASA 1 FASA 2 AMAUN i. Tingkatan 1 (baharu) RM600 RM600
ii. Tingkatan 2 (sedia ada) RM300 RM300 RM600
iii. Tingkatan 3 (sedia ada) RM300 RM300 RM600
iv. Tingkatan 4 (sedia ada) RM300 RM300 RM600
v. Tingkatan 5 (sedia ada) RM300 RM300 RM600
Jadual 1 : Pembayaran Bagi Permohonan Baharu Tingkatan 1
BIL TINGKATAN & STATUS FASA 1 FASA 2 AMAUN i. Tingkatan 4 (baharu) RM600 RM600
ii. Tingkatan 5 (sedia ada) RM300 RM300 RM600
Jadual 2 : Pembayaran Bagi Permohonan Baharu Tingkatan 4
1.6.2 Kadar BSM YP bagi murid baharu Tingkatan 6 Rendah pada tahun semasa
adalah sebanyak RM300. Manakala pada tahun berikutnya, pembayaran
akan dibuat dua kali setahun.
BIL TINGKATAN & STATUS FASA 1 FASA 2 AMAUN i. Tingkatan 6 Rendah (baharu) RM300 RM300
ii. Tingkatan 6 Atas (sediaada) RM300 RM300 RM600
Jadual 3 : Pembayaran Bagi Permohonan Baharu Tingkatan 6 Rendah
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
1.7 JAWATANKUASA BSM YP
Sebarang keputusan berkaitan pengurusan BSM YP perlu diputuskan dalam
mesyuarat jawatankuasa di setiap peringkat bagi memastikan keputusan yang
dibuat lebih telus. Minit mesyuarat jawatankuasa berkenaan perlu difailkan untuk
tujuan rekod, pemantauan dan pengauditan. Jawatankuasa yang terlibat di setiap
peringkat dan peranannya adalah seperti berikut:
1.7.1 Jawatankuasa BSM YP Yayasan Pahang
Pengerusi : Pengurus Besar Timbalan Pengerusi : Pengurus Kanan Bahagian Operasi Setiausaha 1 : Pengurus Capaian Pendidikan Setiausaha 2 : Penolong Pengurus Capaian Pendidikan Ahli Jawatankuasa : Pengurus Teknologi Maklumat
Juruaudit Pembantu Tadbir Capaian Pendidikan
Pembantu Tadbir Unit Kewangan dan Akaun
Peranan Jawatankuasa BSM YP Yayasan Pahang:
i. Mencadangkan jumlah murid layak menerima tawaran baharu mengikut peruntukan kewangan pada tahun semasa.
ii. Membuat bayaran pada tempoh yang ditetapkan.
iii. Mendapatkan data murid layak memohon daripada JPN Pahang.
iv. Menyelia sistem atas talian BSM YP.
1.7.2 Jawatankuasa BSM YP Jabatan Pendidikan Negeri Pahang
(JPN Pahang)
Pengerusi : Ketua Sektor Sektor Pembangunan Kemanusiaan
Timbalan Pengerusi : Ketua Penolong Pengarah Hal Ehwal Murid Setiausaha : Pegawai Biasiswa Ahli Jawatankuasa : Penyelia Hal Ehwal Murid PPD
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
Peranan Jawatankuasa BSM YP JPN Pahang:
i. Memberi data murid yang diperlukan oleh YP pada tahun semasa.
ii. Pemantauan pengurusan BSM YP di peringkat sekolah.
1.7.3 Jawatankuasa BSM YP Sekolah
Pengerusi : Pengetua Timbalan Pengerusi : Penolong Kanan Hal Ehwal Murid (PK HEM) Setiausaha : Guru Biasiswa Ahli Jawatankuasa : Penolong Kanan Pentadbiran Penolong Kanan Kokurikulum Guru Bimbingan dan Kaunseling Wakil PIBG (bukan guru) Peranan Jawatankuasa BSM YP Sekolah:
i. Menyenarai pendek dan mengesahkan murid yang layak memohon melalui keputusan mesyuarat yang diadakan. Borang permohonan BSM YP 3.0 wajib di hantar kepada YP.
ii. Sekiranya jawatankuasa mendapati terdapat keraguan maklumat
pada mana-mana bahagian yang diisytiharkan, pihak jawatankuasa berhak untuk menolak permohonan tersebut atau menarik semula biasiswa yang telah ditawarkan.
iii. Sekolah bertanggungjawab mengemas kini data murid di Modul
Pengurusan Murid (MPM) bagi penyediaan data permohonan
baharu BSM YP secara atas talian.
iv. Mengemas kini status murid melalui sistem atas talian BSM YP.
(murid bertukar sekolah dalam Pahang/bertukar sekolah luar
Pahang/kes disiplin/menerima tawaran biasiswa
lain/MRSM/MTD/IPT/berhenti sekolah/bertukar sekolah selain
daripada perkara 1.4 (viii)/meninggal dunia.
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
BAB 2
PERMOHONAN
BSM YP
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
2.1 TATACARA PERMOHONAN
BSM YP ditawarkan kepada murid yang layak berdasarkan kriteria yang telah
ditetapkan. Bagi melancarkan proses permohonan BSM YP, setiap peringkat perlu
memainkan peranan tertentu seperti berikut:
2.1.1 Tanggungjawab Ibu bapa/Penjaga
Ibu bapa/penjaga hendaklah mengisi Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0
dengan lengkap (Borang yang tidak lengkap diisi akan ditolak). Borang
permohonan yang telah lengkap diisi hendaklah diserahkan kepada pihak
sekolah bersama dengan salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan
benar.
2.1.2 Tanggungjawab Murid
Murid yang layak memohon perlu mengambil Borang Permohonan BSM YP
1.0/2.0 di sekolah masing-masing. Borang yang lengkap diisi beserta
salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan wajib diserahkan kepada
Guru Biasiswa Sekolah sebelum tarikh tutup permohonan pada tahun
semasa.
2.1.3 Tanggungjawab Sekolah
i) Memastikan setiap murid yang memohon BSM YP menepati kriteria
yang telah ditetapkan.
ii) Memastikan borang permohonan dan salinan dokumen-dokumen
wajib disemak sebelum dihantar ke YP.
iii) Memastikan Surat Setuju Terima dihantar semula ke YP bagi tujuan
penawaran BSM YP.
iv) Mengagihkan surat tawaran baharu BSM YP kepada murid yang
berjaya.
v) Menghantar Senarai Bayaran 1.0 ke BSN bagi tujuan semakan dan
memastikan penerimaan bayaran ditandatangani oleh murid serta
dihantar ke YP bagi tujuan perekodan.
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
vi) Kad ATM hendaklah disimpan oleh penerima BSM YP manakala kad
akaun hendaklah disimpan oleh pihak sekolah dengan adanya
akuan persetujuan daripada kedua-dua belah pihak.
vii) Mengemas kini status murid di sistem atas talian BSM YP. (murid
bertukar sekolah dalam Pahang/bertukar sekolah luar Pahang/kes
disiplin/menerima tawaran biasiswa lain/MRSM/MTD/IPT/berhenti
sekolah/bertukar sekolah selain daripada perkara 1.4
(viii)/meninggal dunia.
viii) Pentadbir sistem atas talian BSM YP di bawah tanggungjawab PK
HEM.
ix) Permohonan rayuan BSM YP perlu dibuat terus kepada YP.
2.1.4 Tanggungjawab JPN Pahang/JAIP/PPD
i) JPN Pahang perlu memastikan semua sekolah di bawah
pentadbirannya membuat permohonan dalam tempoh yang telah
ditetapkan.
ii) Pemantauan berkala ke sekolah-sekolah.
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
BAB 3
PROSES KERJA DAN
CARTA ALIR
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
3.1 PROSES KERJA PERMOHONAN BSM YP
BIL PROSES KERJA TEMPOH PEGAWAI YANG MELULUSKAN /
DIRUJUK
1 Menerima surat siaran permohonan baharu
daripada YP. Pengetua
2 Mencetak dan mengedarkan Borang
Permohonan BSM YP 1.0/2.0 kepada
murid yang layak. 7 hari Guru Biasiswa
3 Mengisi dan melengkapkan Borang
Permohonan BSM YP 1.0/2.0 14 hari Murid/Ibu Bapa
4 Mengemas kini maklumat murid
berdasarkan Borang Permohonan BSM YP
1.0/2.0 ke dalam sistem atas talian BSM
YP.
14 hari Guru Biasiswa
5 Mencetak Borang Permohonan BSM YP
3.0 yang lengkap dan mendapatkan
pengesahan murid, ibu bapa/penjaga,
pengetua dan wakil yang dilantik oleh YP.
14 hari Guru Biasiswa
6 Menyemak dan memastikan Borang
Permohonan BSM YP 3.0 beserta
dokumen-dokumen yang berkaitan
dihantar ke YP.
14 hari Guru Biasiswa
7 Rekod dan pemfailan. Guru Biasiswa
*Nota: Borang Permohonan BSM YP 3.0 yang telah lengkap beserta salinan dokumen
yang telah disahkan benar dan dihantar ke YP tanpa menunggu keseluruhan
borang permohonan.
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
3.2 CARTA ALIR PROSES PERMOHONAN BSM YP
Terima surat siaran BSM YP daripada YP
Taklimat kepada guru tingkatan
Kembalikan Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0 untuk pembetulan
Kumpul Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0
TAMAT
Pengetua
PK HEM/Guru Biasiswa
Cetak Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0, memberi taklimat dan mengedar borang permohonan kepada murid yang layak
Jawatankuasa BSM YP menyemak Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0
Lengkap
Tidak lengkap
Kumpul dan hantar Borang Permohonan BSM YP 3.0 yang lengkap bersama salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan ke YP
Masukkan data permohonan secara atas talian dan mencetak Borang Permohonan BSM YP 3.0
Kemas kini data MPM Guru Tingkatan
Guru Biasiswa
Guru Biasiswa
MULA
Guru Biasiswa
Rekod dan pemfailan
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
3.3 PROSES KERJA SEMAKAN
PERMOHONAN BSM YP
BIL PROSES KERJA TEMPOH PEGAWAI YANG MELULUSKAN /
DIRUJUK
1 Menyemak status permohonan. 3 bulan selepas
tarikh tutup permohonan
Guru Biasiswa
2 Mencetak dan mengedar Surat Setuju Terima tawaran BSM YP.
7 hari Guru Biasiswa
3 Menghantar Surat Setuju Terima tawaran BSM YP kepada YP.
7 hari Guru Biasiswa
4 Mencetak dan mengedar surat tawaran baharu murid yang berjaya.
7 hari Guru Biasiswa
*5 Mengaktif dan mengemas kini akaun di Bank Simpanan Nasional (BSN).
30 hari dari tarikh surat
tawaran Murid
*6 Mengumpul dan merekod penerimaan kad akaun serta disimpan di pejabat sekolah.
30 hari dari tarikh surat
tawaran Guru Biasiswa
7 Rekod dan pemfailan. Guru Biasiswa
*Nota: Proses berlaku secara serentak.
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
3.4 CARTA ALIR PROSES SEMAKAN PERMOHONAN BSM YP
Mencetak dan mengedar Surat Setuju Terima
tawaran BSM YP
Mencetak dan mengedar surat tawaran baharu murid yang berjaya
Guru Biasiswa
Menghantar Surat Setuju Terima tawaran BSM YP kepada YP
Mengaktif dan mengemas kini akaun di Bank
Simpanan Nasional (BSN)
Guru Biasiswa
Guru Biasiswa
Guru Biasiswa
Menyemak status permohonan
Rekod dan pemfailan
Guru Biasiswa
TAMAT
Guru Biasiswa
Murid
Mengumpul dan merekod penerimaan kad akaun serta disimpan di pejabat sekolah
MULA
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
3.5 PROSES BAYARAN BSM YP
3.5.1 Pembayaran BSM YP akan dikreditkan ke akaun penerima melalui BSN.
3.5.2 Sekiranya terdapat ralat terhadap maklumat murid, nombor akaun murid
berkenaan tidak dapat dijana secara berkelompok, maka murid perlu
membuka akaun secara manual (tidak berkelompok) di BSN yang
berdekatan.
3.5.3 Bagi penerima yang telah dijana akaun secara berkelompok, mereka perlu
ke BSN untuk mengaktifkan akaun, mendapatkan kad akaun dan kad ATM
dengan membawa surat tawaran baharu BSM YP, kad pengenalan asal
dan salinan kad pengenalan.
3.5.4 Bagi pembukaan akaun secara tidak berkelompok, murid perlu membawa
surat tawaran, kad pengenalan asal dan salinan kad pengenalan untuk
membuka akaun secara manual. Sekiranya murid tidak membawa surat
tawaran, BSN akan mengenakan bayaran RM50 (kadar biasa) untuk
pembukaan akaun baharu.
3.5.5 Pembayaran kepada murid tawaran baharu akan berterusan sehingga
tamat tempoh persekolahan di Tingkatan 5. Sekiranya murid penerima
BSM YP melanjutkan pelajaran ke Tingkatan 6 Rendah, bayaran akan
diteruskan selepas mendapat surat pemakluman daripada pihak sekolah
mengikut kadar yang telah ditetapkan.
3.5.6 Pembayaran ini akan berkuat kuasa selagi penerima BSM YP tidak
melanggar syarat-syarat yang telah ditetapkan dalam surat tawaran.
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
3.6 PROSES KERJA SEMAKAN BAYARAN BSM YP
BIL PROSES KERJA TEMPOH PEGAWAI YANG MELULUSKAN /
DIRUJUK
1
Mencetak Senarai Bayaran 1.0 dan menyemak bayaran di BSN serta mendapatkan tandatangan murid sebagai akuan penerimaan.
7 hari Guru Biasiswa
2 Menghantar Senarai Bayaran 1.0 yang lengkap ke YP. (satu salinan untuk simpanan sekolah)
7 hari Guru Biasiswa
3 Rekod dan pemfailan. Guru Biasiswa
3.7 CARTA ALIR PROSES PEMBAYARAN MURID BARU BSM YP
Semakan nombor akaun dan amaun
Menghantar senarai bayaran 1.0 yang lengkap ke YP (satu salinan untuk simpanan sekolah)
Mencetak Senarai Bayaran 1.0 dan menyemak bayaran di BSN serta mendapatkan tandatangan murid sebagai akuan penerimaan
Ti
Guru Biasiswa
Guru Biasiswa
MULA
Guru Biasiswa memaklumkan
kepada YP Tepat
Tidak
tepat
Rekod dan pemfailan Guru Biasiswa
TAMAT
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
3.8 PENGGUNAAN WANG BSM YP
3.8.1 Sekolah perlu memastikan penerima BSM YP menggunakan wang
biasiswa untuk tujuan pembelajaran dan perkara yang berkaitan dengan
aktiviti persekolahan sahaja.
3.8.2 Sekiranya didapati murid menggunakan wang yang diberikan untuk tujuan
lain dan mengabaikan keperluan persekolahan secara berterusan, surat
amaran perlu dikeluarkan dan tindakan penarikan semula BSM YP boleh
dibuat.
3.8.3 Pengeluaran wang biasiswa dihadkan kepada RM150 dalam tempoh 2
bulan dengan menggunakan kad ATM yang dibekalkan.
3.8.4 Sekiranya murid perlu mengeluarkan wang melebihi had yang dibenarkan,
murid perlu mengisi Borang Permohonan Pengeluaran Wang. (Lampiran A)
3.8.5 Jika murid kehilangan kad ATM/Akaun, murid perlu mengisi Borang
Pengesahan Kehilangan Kad ATM/Akaun (Lampiran B) dan dibawa ke BSN
untuk tujuan penggantian kad baharu.
3.9 PROSES KERJA PERTUKARAN MURID KE SEKOLAH DALAM NEGERI
PAHANG
BIL PROSES KERJA TEMPOH PEGAWAI YANG MELULUSKAN /
DIRUJUK
1 Menerima surat pertukaran murid. PK HEM
2 Menyerahkan surat pertukaran murid
kepada guru biasiswa. 3 hari
PK HEM
3 Menerima surat pertukaran murid dan
mengemas kini status murid dalam
sistem atas talian BSM YP.
3 hari Guru Biasiswa
4 Rekod dan pemfailan. Guru Biasiswa
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
3.10 CARTA ALIR PROSES PERTUKARAN MURID KE SEKOLAH DALAM
NEGERI PAHANG
Menyerahkan surat pertukaran murid kepada guru biasiswa
Menerima surat pertukaran murid dan mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSM YP
Menerima surat pertukaran murid
Ti
PK HEM
PK HEM
Guru Biasiswa
MULA
MULA
Rekod dan pemfailan Guru Biasiswa
wa
TAMAT
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
3.11 PENARIKAN SEMULA BSM YP
Pemberian BSM YP berterusan sehingga murid berkenaan tamat persekolahan.
Walau bagaimanapun, tindakan penarikan semula akan dilaksanakan sekiranya
berlaku perkara-perkara berikut:
3.11.1 Murid yang digantung/dibuang sekolah/berhenti sekolah/meninggal dunia.
3.11.2 Menerima biasiswa atau bantuan kewangan lain daripada agensi kerajaan
atau bukan kerajaan.
3.11.3 Penipuan dalam pengisytiharan pendapatan ibu bapa/penjaga semasa
permohonan BSM YP.
3.11.4 Murid bertukar sekolah luar Pahang/MRSM/MTD/IPT/berhenti
sekolah/bertukar sekolah selain daripada perkara 1.4 (viii).
3.11.5 Murid yang menyertai mana-mana kumpulan, persatuan (melainkan
persatuan akademik dan kokurikulum), kongsi gelap, parti politik, aktiviti
tidak bermoral dan menyalahi undang-undang sama ada di dalam atau di
luar sekolah.
*Nota: Kaedah dan peraturan pemberian BSM YP akan dikaji dari semasa ke
semasa oleh pihak YP. YP berhak atas budi bicaranya yang mutlak untuk menarik
semula pemberian BSM YP ini dengan serta-merta jika difikirkan perlu tanpa
memberikan apa-apa alasan.
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
3.12 PROSES KERJA PENARIKAN SEMULA BSM YP
BIL PROSES KERJA TEMPOH PEGAWAI YANG MELULUSKAN /
DIRUJUK
1 Menerima surat gantung/buang
sekolah/berhenti sekolah/bertukar
sekolah/meninggal dunia.
PK HEM
2 Mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSM YP. 7 hari
PK HEM/
Guru Biasiswa
3 Menyimpan dokumen berkaitan
penarikan semula. Guru Biasiswa
4 Rekod dan pemfailan. Guru Biasiswa
3.13 CARTA ALIR PROSES PENARIKAN SEMULA BIASISWA BSM YP
Mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSM YP .
Menyimpan dokumen berkaitan penarikan
semula
Menerima surat gantung/buang sekolah/ berhenti sekolah/bertukar sekolah/ meninggal dunia
Ti
PK HEM
PK HEM/Guru Biasiswa
Guru Biasiswa
MULA
Rekod dan pemfailan Guru Biasiswa
wa
TAMAT
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
BAB 4
PEREKODAN DAN
PEMFAILAN
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
4.1 Sekolah wajib menyediakan sistem perekodan dan pemfailan dalam memastikan
pengurusan BSM YP diurus dengan baik dan teratur. Setiap dokumen mestilah
disimpan dan dikemas kini dari semasa ke semasa.
4.2 Senarai fail yang wajib disediakan:
4.2.1 Fail pengurusan:
Carta organisasi.
Minit mesyuarat.
Surat lantikan guru biasiswa BSM YP.
Nota Serah Tugas.
Surat siaran daripada YP.
4.2.2 Fail permohonan:
Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0
4.2.3 Fail keluar/masuk murid:
Surat pertukaran murid.
Surat gantung/buang sekolah.
Surat berhenti sekolah/sijil kematian.
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
4.2.4 Fail bayaran:
Salinan Senarai Bayaran 1.0 (murid baharu).
Salinan Senarai Bayaran 2.0 (murid sedia ada).
* Senarai asal wajib dikembalikan kepada YP.
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
BAB 5
PEMANTAUAN
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
5.1 TATACARA PEMANTAUAN
Pemantauan pengurusan BSM YP perlu dilaksanakan bagi memastikan semua prosedur
pengurusan BSM YP dilaksanakan dengan teratur dan mematuhi semua peraturan
kewangan yang sedang berkuat kuasa.
Perancangan untuk melaksanakan pemantauan perlu dibuat dengan teliti bagi
memastikan pemantauan yang akan dijalankan berjalan lancar serta mencapai matlamat
yang disasarkan. Takwim dan jadual pemantauan perlu disediakan lebih awal bagi
mengelakkan pertindihan tugas. Instrumen pemantauan seperti di Lampiran C.
Dapatan pemantauan perlu direkod dan dilaporkan agar pihak yang berkenaan dapat
mengambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan. Kaedah pemantauan seperti
berikut:
i. Penyemakan fail-fail pengurusan BSM YP seperti di perkara 4.2
ii. Perbincangan dengan PK HEM dan Guru Biasiswa.
iii. Temu bual murid penerima BSM YP.
Laporan pemantauan perlu dikemukakan kepada pengurusan YP/JPN
Pahang/JAIP/PPD/Pentadbiran sekolah dalam tempoh tujuh hari bekerja selepas
pemantauan dijalankan.
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
5.2 PROSES KERJA PEMANTAUAN OLEH SEKOLAH/PPD/JPN PAHANG/ JAIP/YP
BIL PROSES KERJA TEMPOH PEGAWAI YANG MELULUSKAN /
DIRUJUK
1 Menyediakan perancangan dan takwim bagi
melaksanakan program pemantauan.
Sekolah/PPD/JAIP/ JPN Pahang/YP
2 Penetapan objektif pemantauan, Kriteria,
Justifikasi dan Pemilihan Lokasi.
3 Menerima arahan bertugas rasmi sebelum
pemantauan dilaksanakan.
4 Melaksanakan pemantauan menggunakan
instrumen. (Lampiran C)
5 Menyediakan laporan pemantauan program dan
aktiviti.
6 Mengambil tindakan susulan.
7 Rekod dan pemfailan.
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
5.3 CARTA ALIR PEMANTAUAN PENGURUSAN BSM
Menyediakan perancangan dan takwim
bagi melaksanakan program pemantauan
Ti
Sekolah/PPD/JAIP/JPN Pahang/YP
MULA
Penetapan objektif pemantauan, Kriteria,
Justifikasi dan Pemilihan Lokasi
Menerima arahan bertugas rasmi sebelum
pemantauan dilaksanakan
Melaksanakan pemantauan menggunakan
instrumen. (Lampiran C)
Menyediakan laporan pemantauan program
dan aktiviti
Mengambil tindakan susulan
Sekolah/PPD/JAIP/JPN Pahang/YP
Sekolah/PPD/JAIP/JPN Pahang/YP
Sekolah/PPD/JAIP/JPN Pahang/YP
Sekolah/PPD/JAIP/JPN Pahang/YP
Sekolah/PPD/JAIP/JPN Pahang/YP
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
BAB 6
PERTUKARAN
GURU BIASISWA
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
6.1 TATACARA SERAH TUGAS
6.1.1 Nota Serah Tugas wajib disediakan bagi memastikan pelaksanaan pengurusan
biasiswa di sekolah dapat berjalan dengan baik.
6.1.2 Nota Serah Tugas perlu disediakan dalam empat salinan untuk:
i. Pengetua.
ii. Fail Pejabat.
iii. Guru yang bertukar.
iv. Guru baharu yang mengambil alih tugas.
6.1.3 Sebagai panduan untuk menyediakan Nota Serah Tugas, sila rujuk Lampiran D.
6.2 PROSES KERJA PERTUKARAN GURU BIASISWA
BIL PROSES KERJA TEMPOH PEGAWAI YANG MELULUSKAN /
DIRUJUK
1 Mendapat surat kelulusan/arahan
bertukar. Guru Biasiswa
2 Menyediakan Nota Serah Tugas. 3 hari Guru Biasiswa
3 Menerima dan menyemak Nota Serah
Tugas. 1 hari PK HEM
4 Menyerahkan Nota Serah Tugas kepada
Guru Biasiswa yang baharu. 1 hari PK HEM
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
5 Mengemas kini maklumat guru biasiswa
baharu dalam sistem atas talian BSM YP. Serta merta PK HEM
6 Mengambil tindakan berdasarkan Nota
Serah Tugas yang diterima. Serta merta Guru Biasiswa
7 Rekod dan pemfailan. Guru Biasiswa
6.3 CARTA ALIR PERTUKARAN GURU BIASISWA
Mendapat surat kelulusan/arahan bertukar
Ti
Guru Biasiswa
MULA
Menyediakan Nota Serah Tugas
Menerima dan menyemak Nota Serah Tugas
Guru Biasiswa
PK HEM
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
Menyerahkan Nota Serah Tugas kepada Guru
Biasiswa yang baharu
Mengambil tindakan berdasarkan Nota Serah
Tugas yang diterima
TAMAT
PK HEM
Guru Biasiswa
Guru Biasiswa
Rekod dan pemfailan
PK HEM Mengemas kini maklumat guru biasiswa baharu
dalam sistem atas talian BSM YP
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
Tarikh : .............................
PERMOHONAN MENGELUARKAN WANG BIASISWA
1. Nama :
2. Tingkatan :
3. No. Kad Pengenalan :
4. No. Biasiswa :
5. No. Akaun :
6. Jumlah yang diperlukan :
7. Tujuan wang dikeluarkan :-
7.1 :
7.2 :
7.3 :
Pengetua
RM:
RINGGIT MALAYSIA :
RM:
RM:
RM:
RM:
LAMPIRAN A
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
JUMLAH :
...................................... ........................................................
Tandatangan Murid Tandatangan Ibu/Bapa/Penjaga
Permohonan diluluskan/tidak diluluskan.
Kad Akaun mesti dikembalikan pada
................................................... ........................................
(Tandatangan Guru Biasiswa) Tarikh
.................................................... ..........................................
(Pengesahan Bank dan Cap Rasmi) Tarikh
*Sila gunakan pen berdakwat biru sahaja
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
LAMPIRAN B
Pengurus
Bank Simpanan Nasional
Cawangan .....................................................
PENGGANTIAN KAD ATM/AKAUN
Dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas. Murid ini merupakan penerima biasiswa
BSM YP dan memohon penggantian Kad ATM/Akaun;
1.1 Nama :
1.2 No.Kad Pengenalan :
1.3 Tingkatan :
1.4 No. Biasiswa :
1.5 No.Akaun :
1.6 No.Telefon Sekolah :
................................................... ........................................
(Tandatangan Guru Biasiswa) Tarikh
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date] LAMPIRAN C
INSTRUMEN PEMANTAUAN BSM YP
SEKOLAH :
PEGAWAI
PEMANTAU :
TARIKH : HARI :
SKALA
DISKRIPSI
0 Tiada
1 Ada tetapi tidak memuaskan
2 Ada tetapi tidak lengkap
3 Ada, berkeadaan baik dan lengkap
4 Ada, berkeadaan baik dan boleh dijadikan contoh
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
PERKARA
ITEM
SKALA PEMANTAUAN
SEKOLAH PEGAWAI
PEMANTAU
1. FAIL
PENGURUSAN
1.1 Carta Organisasi
1.2 Minit Mesyuarat Pengurusan Biasiswa.
1.3 Surat lantikan guru biasiswa BSM YP
1.4 Nota Serah Tugas
1.5 Manual Prosedur Kerja BSM YP
1.6 Surat siaran dari YP
2. FAIL
PERMOHONAN
2.1 Borang permohonan BSM YP 1.0/2.0
2.2 Salinan Borang permohonan BSM YP 3.0
PERKARA
ITEM
SKALA PEMANTAUAN
SEKOLAH PEGAWAI
PEMANTAU
3. FAIL KELUAR/ MASUK MURID
3.1 Surat pertukaran murid
3.2 Surat gantung/buang sekolah
3.3 Surat berhentisekolah/sijil kematian
4. FAIL PEMBAYARAN
4.1 Salinan Senarai Bayaran 1.0 (Murid baharu)
4.2 Salinan Senarai Bayaran 2.0 (murid sedia ada)
4.3 Borang Pengeluaran wang (Lampiran A)
4.3 Kad Akaun (Bilangan mencukupi)
JUMLAH MARKAH
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
SKALA % DISKRIPSI
A 80 - 100 Cemerlang boleh dijadikan contoh
B 60 - 79 Baik dan lengkap
C 40 - 59 Sederhana perlu penambahbaikan
D 0 - 39 Lemah perlu dipantau semula
GRED SEKOLAH
Rumusan:
Tandatangan Tandatangan
Pihak Sekolah Pegawai Pemantau
…………………………....... ……………………………..................
Nama : Nama :
Jawatan : Jawatan :
Tarikh : Tarikh :
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
LAMPIRAN D
FORMAT NOTA SERAH TUGAS
(NAMA SEKOLAH)
NOTA
SERAH TUGAS
OLEH PEGAWAI YANG MENYERAHKAN :
(NAMA PEGAWAI YANG MENYERAHKAN TUGAS)
(NO. KAD PENGENALAN)
(JAWATAN)
(GRED)
KEPADA YANG MENERIMA:
PENGETUA
(NAMA SEKOLAH)
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
A. SENARAI DOKUMEN BSM YP
Kuantiti
1. Buku Manual Kerja BSM YP 2
2. Senarai fail
i. Fail pengurusan
ii. Fail permohonan
iii. Fail keluar/masuk murid
iv. Fail bayaran
B. KEDUDUKAN TERAKHIR TUGAS-TUGAS YANG BELUM SELESAI
TUGAS-TUGAS YANG
BELUM SELESAI
KEDUDUKAN
SEKARANG
TINDAKAN SUSULAN YANG
DIPERLUKAN
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
C. KEWANGAN
*Nyatakan jika berkenaan
SURAT PENYERAHAN DAN AKUAN TERIMA
NOTA SERAH TUGAS
Bahagian A
Adalah saya (NAMA GURU YANG MENYERAH TUGAS), No. K/P : XXXXXX-XX-XXXX yang
memegang jawatan (JAWATAN DAN GRED), di (NAMA DAN ALAMAT SEKOLAH) dari tarikh
(TARIKH BERMULA HINGGA TARIKH TAMAT MEMEGANG JAWATAN GURU BIASISWA)
bersama-sama ini menyerahkan Nota Serah Tugas BSM YP.
Diserahkan oleh : Disemak oleh :
……………………..…. ……………………..….
Tandatangan Tandatangan
Nama Guru Biasiswa: Nama Pengetua :
*(GURU YANG BERTUKAR)
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
Bahagian B
Adalah saya (NAMA GURU YANG MENERIMA TUGAS) No. K/P : XXXXXX-XX-XXXX bersetuju
mengambil alih tugas Guru Biasiwa BSM YP bermula tarikh …………………….. dan telah
menerima satu salinan Nota Serah Tugas.
Diterima oleh : Disemak oleh :
……………….………… ……………….…………
Tandatangan Tandatangan
Nama Guru Biasiswa: Nama Pengetua:
*(GURU YANG MENGAMBIL ALIH)
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
JAWATANKUASA KERJA PEMBINAAN MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP 2016
PENGERUSI : ENCIK AIRUL AMRI BIN AMRAN
BERSAMA PENGURUS KANAN BAHAGIAN OPERASI YP
TUAN HAJI MOHD RAAUF BIN HAJI JALI
KETUA SEKTOR PEMBANGUNAN KEMANUSIAAN JPNP
NAIB PENGERUSI : TUAN HAJI MUHAMAD IDRUS BIN RUDDIN
PENGURUS CAPAIAN PENDIDIKAN YP
BAHAGIAN OPERASI
SETIAUSAHA : PUAN NOR AZEAN BINTI OTHMAN
PENOLONG PENGURUS CAPAIAN PENDIDIKAN YP
(UNIT BIASISWA & PROGRAM)
BAHAGIAN OPERASI
ENCIK ABD RAOF BIN HAJI RAMLI
PENOLONG PENGARAH (BIASISWA) JPNP
AHLI : ENCIK MOHD ZULHAFNI BIN AHMAD
PENOLONG PEGAWAI TADBIR CAPAIAN PENDIDIKAN YP
(UNIT BIASISWA & PROGRAM)
BAHAGIAN OPERASI
PUAN ZUNAIDAH BINTI AHMAD
PEMBANTU TADBIR CAPAIAN PENDIDIKAN YP
(UNIT BIASISWA & PROGRAM)
BAHAGIAN OPERASI
ENCIK MOHD HASRAF BIN ABDUL RAFAR
PEMBANTU TADBIR CAPAIAN PENDIDIKAN YP
(UNIT BIASISWA & PROGRAM)
BAHAGIAN OPERASI
ENCIK MOHD AZRUL BIN JAAFAR
PEMBANTU TADBIR CAPAIAN PENDIDIKAN YP
(UNIT BIASISWA & PROGRAM)
BAHAGIAN OPERASI
CIK NOORHIDAYAH BINTI IDERIS
PEMBANTU TADBIR CAPAIAN PENDIDIKAN YP
(UNIT BIASISWA & PROGRAM)
BAHAGIAN OPERASI
ENCIK MUHAMMAD RAHIMI BIN ABDUL MANAF
PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD BENTONG
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
ENCIK MOHD YUSOF BIN ABDUL WAHAB
PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD BERA
ENCIK SUHAIMI BIN KASIM
PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD JERANTUT
ENCIK HARIS BIN IBRAHIM
PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD KUANTAN
ENCIK HAIRUMNIZAM BIN AHMAD
PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD LIPIS
ENCIK ABDUL SANI BIN RAZALI
PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD MARAN
ENCIK MOHAMAD TAUFIK BIN NGAH
PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD PEKAN
YM. TENGKU ABDOL HAKIM BIN TENGKU JAAFAR
PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD RAUB
ENCIK MOHD ESAM BIN YAHYA
PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD ROMPIN
ENCIK JOHARI BIN ISMAIL
PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD TEMERLOH
PUAN HONG SIOK LIN
GURU SMK KATHOLIK
PUAN SHAHIDA BINTI SHAIKH BOKHDI
GURU SMK MENGKARAK
PUAN LOH PEI MIN
GURU SMK KAMPUNG RAJA
PUAN AZLINA BINTI ABDUL WAHAB
GURU SMK SUNGAI RETANG
PUAN HASLIZA BINTI ABDULLAH
GURU SMK GAMBANG
ENCIK RAFIDI BIN ABD JABAR
GURU SEKOLAH SUKAN MALAYSIA PAHANG
ENCIK MOHAMED NAZIM BIN ISMAIL
GURU SMK ASTANA
MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP
[Pick the date]
ENCIK AHMAD FAHMI BIN SUHAIMI
KOLEJ VOKASIONAL SULTAN HAJI AHMAD SHAH AL-MUSTAIN BILLAH
PUAN MARDHIAH BINTI MUHAMED
GURU SMK JENGKA 6
PUAN MARIAH BINTI MOIDIN
GURU SK BANDAR 2, PALOH HINAI
PUAN NOR HALIZA BINTI ABD HAMID
SMK (P) METHODIST
ENCIK MOHD ASWAD BIN AZIZ
GURU SMK ROMPIN PERMAI
PUAN WAN NUR HIKMAH BINTI WAN MUHAMMAD
GURU MADRASAH TARBIAH ISLAMIAH
PEMBANGUN SISTEM : ENCIK FADILAH BIN ISMAIL
PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT (UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT)
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN