modul 4: osnove upravljanja projektnim ciklusom …
TRANSCRIPT
Europska unija
Zajedno do fondova EU
MODUL 4: OSNOVE UPRAVLJANJAPROJEKTNIM CIKLUSOM (PCM)
Tema 1: Uvod u upravljanje projektnim ciklusom
Europska unija
Zajedno do fondova EU
SADRŽAJ IZLAGANJA
1. Uvod – ciljevi, teme i termini Modula 4
2. Upravljanje projektima
3. Definicija upravljanja projektnim ciklusom
(UPC)
4. Osnovni programski i projektni ciklus
5. Logički pristup u UPC (LFA)
6. Zaključak
Europska unija
Zajedno do fondova EU
1. UVOD
Europska unija
Zajedno do fondova EU
1. UVOD
Europska unija
Zajedno do fondova EUBeograd, 2015. Strana 5
➢ US Army 1940s, projekti vojnog karaktera, B-52, balističke rakete
➢ “Over the fence” praksa. Potreba za sistematizacijom znanja, izgradnjom organizacije i
autoriteta projektnog menadžera da bi se podigao stupanj uspješnost realizacije i smanjili
troškovi koji su kontinuirano bili i do 200+ % preko budžeta.
➢ NASA početkom 1960. uvodi mandatorni project management
➢ Civilne organizacije:
• gradjevinska industrija 1970-85
• auto industrija 1985-90
• telekomunikacije 1995-99
• IT 2000-03
• zdravstvo 2004-06
• marketing & prodaja 2007-08
• državna uprava 2009-
1. UVOD
Europska unija
Zajedno do fondova EU Strana 6
➢ “Upravljanje projektima podrazumijeva primjenu znanja, vještina, alata i tehnika na
projektne aktivnosti u cilju ostvarenja projektnih zahtjeva” (PMBOK 5ed, PMI 2013)
➢ priznato kao posebna struka u poslednja dva desetljeća
➢ izuzetan porast primjene u svim oblastima ljudske djelatnosti
➢ 16 milijuna ljudi smatra upravljanje projektima svojom profesijom
➢ projektni menadžer je među rijetkim profesijama koje doživljavaju porast potražnje
➢ 44% poslodavaca navodi upravljanje projektima kao treću najznačajniju kompetenciju kod
novih VSS kandidata, odmah iza komunikacije i tehničke stručnosti
➢ globalne organizacije PMI, IPMA i APM razvile su rigorozne programe certificiranja za
različite razine i oblasti upravljanja projektima.
1. UVOD
Europska unija
Zajedno do fondova EU
2. UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
➢ Projekt je skup aktivnosti koji je određen specifičnim ciljevima koje treba
postići u zadanom roku i unaprijed definiranim raspoloživim resursima.
➢ Projekt je organizirani skup aktivnosti za rješavanje određenih problema
postizanjem specifičnih ciljeva unutar određenog vremenskog perioda i
s određenom količinom resursa.
➢ ISO/PMI: “Niz aktivnosti radi postizanja jednog ili više specifičnog cilja u planiranom roku i s definiranim proračunom”
➢ EU: “Projekt je instrument koji služi postizanju višeg cilja (programa)kao pomoć pri provedbi viših politika”
Definicije projekta
Europska unija
Zajedno do fondova EU
Projekt
RESURSI
- novac, ljudi
CILJ
- rezultati, kvaliteta
VRIJEME
- raspored aktivnosti
2. UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
Europska unija
Zajedno do fondova EU
Karakteristike projekta
➢privremen
➢ jedinstven
9
2. UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
Europska unija
Zajedno do fondova EU
Procesi upravljanja projektima
➢ Temeljni koncept: planiraj, radi, provjeri, reagiraj
10
2. UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
Europska unija
Zajedno do fondova EU 11
2. UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
Način postizanja cilja
Europska unija
Zajedno do fondova EU 12
➢ Specific Goal
➢ Measurable
➢ Achievable
➢ Relevant/Resources defined
➢ Time - related
- poseban, specifičan cilj
- mjerljivi rezultati
- izvediv plan
- relevantan u odnosu na cilj/s definiranim resursima
- određen u vremenu
Projektni cilj treba imati / biti:
2. UPRAVLJANJE PROJEKTIMA
S
M
A
R
T
Europska unija
Zajedno do fondova EU
Upravljanje projektnim ciklusom UPC(Project Cycle Management, PCM)
➢ kao alat razvila ga je još 40-tih godina US Army za pripremu i provedbu svojih projekata.
Glavni razlozi za primjenu ovakvog pristupa su potreba za osiguranjem efikasnosti i
učinkovitosti provedbe svojih projekata. Potvrdilo se da se primjenom ovakvog pristupa
problemi rješavaju na najučinkovitiji način
➢ Kasnije učinkovitost ovog modela prepoznaju i svi oni koji financiraju provedbu raznih
poslovnih projekata
➢ projektni ciklus predstavlja skup alata koji osiguravaju sistematski pristup izrade
projekata te na taj način osiguravaju njihovu kvalitetniju provedbu
3. UPRAVLJANJE PROJEKTNIM CIKLUSOM
Europska unija
Zajedno do fondova EU
➢Upravljanje projektima je primjena određenih znanja, vještina, alata i
tehnika u provedbi aktivnosti projekta kako bi se postigli ciljevi
projekta.
➢Kako bi se olakšalo upravljanje projektom, projekt se dijeli u nekoliko
faza koje zajedno čine projektni ciklus
➢Faze su sukcesivne, nakon što završi jedna ispunjavaju se uvjeti za
početak sljedeće faze
➢Svaka faza ima svoje outpute koji trebaju biti isporučeni prije početka
slijedeće faze
Upravljanje projektima
3. UPRAVLJANJE PROJEKTNIM CIKLUSOM
Europska unija
Zajedno do fondova EU
➢ Metodologiju upravljanja projektnim ciklusom-
UPC (eng. Project Cycle Managment) usvojila
je Europska komisija 1992.
➢ UPC je skup alata za izradu i upravljanje
projektima koji se temelji na metodi analize
pod nazivom logički okvir
➢ UPC je osnovni alat EU za provedbu svih
politika/programa i projekata
http://www.strukturnifondovi.hr/UserDocsImages/Publikacije/Smjernice_za_.pdf
3. UPRAVLJANJE PROJEKTNIM CIKLUSOM
Upravljanje projektima financiranima iz fondova EU
Europska unija
Zajedno do fondova EU
PCM je “složen i kreativan proces… koji uključuje i
pregovaranje o odlukama koje su prihvatljive
glavnim dionicima (stakeholders)” stoga su “timski
rad, pregovaračke i komunikacijske sposobnosti
najvažnije za učinkovit PCM”.
(Europska komisija, PCM Guidelines)
3. UPRAVLJANJE PROJEKTNIM CIKLUSOM
Europska unija
Zajedno do fondova EU
Zašto UPC?
Upravljanje projektnim ciklusom (PCM) Europska Komisija etablirala je ranih 1990-tih godina radi
unapređenja kvalitete projektnog dizajna i upravljanja s ciljem unaprjeđivanja efektivnosti. To je
učinjeno nakon što je OECD-ov Odbor za razvojnu pomoć kasnijih 1980-tih godina izvršio analizu
efektivnosti te razvojne pomoći. Nalazi evaluacije članova DAC (Development Assistance
Committee), pokazali su da je znatan udio razvojnih projekata slabo proveden i naveo slijedeće
uzroke:
➢ Slabo planiranje i priprema projekata
➢Mnogi projekti nisu relevantni za njihove korisnike
➢Rizici nisu uzeti u dovoljnoj mjeri u obzir
➢ Ignorirani su faktori koji utiču na dugoročnu održivost
➢ Pouke iz ranijih iskustava su rijetko kada ugrađivane u narednu praksu i politiku
3. UPRAVLJANJE PROJEKTNIM CIKLUSOM
Europska unija
Zajedno do fondova EU
Potrebno ga je provoditi pri svakoj izradi projekta jer on osigurava prolazak kroz
sve faze analize pa tako kroz te faze na kvalitetan način utvrđujemo:
➢ Predstavlja li nešto stvaran problem?
➢ Za koga je to najveći problem?
➢ Za koga pišemo projekt?
➢ Tko projekt može realizirati?
➢ Na koji način rješavamo problem?
➢ Što nam za to sve treba?
➢ Koliko sredstava trebamo za to?
➢ Tko nam pri tome može pomoći?
Zašto UPC?
3. UPRAVLJANJE PROJEKTNIM CIKLUSOM
Europska unija
Zajedno do fondova EU
PROGRAMIRANJE
IDENTIFIKACIJA
FORMULACIJA
FINANCIRANJE
PROVEDBA I PRAĆENJE
EVALUACIJA
4. OSNOVNI PROGRAMSKI I PROJEKTNI CIKLUS
Europska unija
Zajedno do fondova EU
Odnos program – projekt
Što je program?
➢ Okvir za planiranje aktivnostiunutar određenog sektora ilipodručja
➢ Aktivnost koja traje duževrijeme i može seprilagođavati
➢ Skup uvjeta zaimplementaciju
– vođenje, plaćanje, kontrola
Što je projekt?
➢ Određena aktivnost unutar
određenog određenog
sektora ili područja sektora ili
područja
➢ Ograničen u izvorima
(vrijeme, ljudi, novac)
➢ Sadrži konkretne ciljeve i
prioritete te proračun i
vremenski raspored
aktivnosti
4. OSNOVNI PROGRAMSKI I PROJEKTNI CIKLUS
PROGRAM
PROJEKTI
Europska unija
Zajedno do fondova EU
4. OSNOVNI PROGRAMSKI I PROJEKTNI CIKLUS
Europska unija
Zajedno do fondova EU
4. OSNOVNI PROGRAMSKI I PROJEKTNI CIKLUS
PROGRAMIRANJE
IDENTIFIKACIJA
FORMULACIJA/PRELIMINAR
NA OCJENA
FINANCIRANJE
PROVEDBA
EVALUACIJA
IDENTIFIKACIJ
A
FORMULACIJA
FINANCIRANJ
E
PROVEDBA I
PRAĆENJE
EVALUACIJA
PROGRAM
PROJEKT
Faze UPC (PCM)
Europska unija
Zajedno do fondova EU
4. OSNOVNI PROGRAMSKI I PROJEKTNI CIKLUS
Faze UPC (PCM)
Europska unija
Zajedno do fondova EU
➢Osnovni alat koji se koristi u fazi analize i fazi planiranja jest takozvani logički pristup
(Logical Framework Approach – LFA). To je analitički proces i set alata koji omogućava
efikasnu analizu i organiziranje informacija o ključnim elementima projekta na strukturiran
način.
➢ Logički pristup razvijen je kasnih 60-tih kao pomoć USAIDu u planiranju i evaluaciji
projekata. Tokom vremena različite agencije su modificirale formate i terminologiju logičkog
pristupa, ali osnovni analitički pristupi su ostali isti. Europska komisija zahtijeva upotrebu
logičkog pristupa kao dijela sustava upravljanja projektnim ciklusom još od 1993.
godine, pa je poznavanje njegovih principa bitno za svo osoblje uključeno u dizajn i
provedbu projekata financiranih kroz EU fondove.
➢ Logički pristup je fokusiran na problem i analizu uzroka koji su doveli do problema, te nam
omogućava da strukturirano i logično razmišljamo o svojim intervencijama i o tome kako će
one doprinijeti otklanjanju uzroka problema i postizanju ciljeva.
5. LOGIČKI PRISTUP U UPC
(Logical Framework Approach – LFA)
Europska unija
Zajedno do fondova EU
• Analiza dionika
• Analiza problema
• Analiza ciljeva
• Strategija
• Logička matrica
• Plan aktivnosti (detaljnja razrada aktivnosti
• Planiranje troškova (nacrt proračuna)
5. LOGIČKI PRISTUP U UPC
(Logical Framework Approach – LFA)
Faze logičkog okvira (pristupa)
Europska unija
Zajedno do fondova EU
5. LOGIČKI PRISTUP U UPC
(Logical Framework Approach – LFA)
Europska unija
Zajedno do fondova EU
5. LOGIČKI PRISTUP U UPC
(Logical Framework Approach – LFA)
NEDOSTATCI LFA:
➢ Najveći njegov nedostatak leži u fokusiranju na problem, što vrlo
često paralizira kreativnost i inicijativu, te onemogućava
prepoznavanje mogućnosti i pozitivnih karakteristika određene
situacije koje mogu biti iskorištene za rješavanje onoga čime se nije
zadovoljno.
➢ Logički pristup se temelji na linearnom shvaćanju odnosa između
intervencije i rezultata – ako provedemo aktivnost A, pod pretpostavkom B, desiti će se rezultat C. To je mehaničko shvaćanje
koje često nije primjenjivo na društvene intervencije.
Europska unija
Zajedno do fondova EU
Oblikovanje projektne ideje
1. Što moramo znati prije nego krenemo u pripremu projekta? – PRELIMINARNE ANALIZE
2. Tko je sve relevantan za projekt i za koga ga radimo? - ANALIZA DIONIKA
3. Koje probleme susrećemo u sektoru ili na području kojim se bavimo? –ANALIZA PROBLEMA
4. Koje ciljeve prepoznajemo na temelju tih problema? – ANALIZA CILJEVA
5. Što bismo realno od ovih ciljeva mogli ostvariti svojim projektom da najučinkovitije riješimo probleme? – IZBOR STRATEGIJE
5. LOGIČKI PRISTUP U UPC
(Logical Framework Approach – LFA)
Europska unija
Zajedno do fondova EU
Logička matrica
➢ LOGIČKA MATRICA je jedan od analitičkih alata logičkog
pristupa izrade projektnih ideja (LFA).
➢ Sažeti tabelarni prikaz projekta koji služi:
• Definiranju specifične projektne ideje
• Kvalitetnom i logičnom planiranju i formuliranju projekta
• Jasnoj prezentaciji projekta (donatorima i ostalim dionicima)
• Praćenju provedbe i ocjeni projekta
5. LOGIČKI PRISTUP U UPC
(Logical Framework Approach – LFA)
Europska unija
Zajedno do fondova EU
Logička matrica
5. LOGIČKI PRISTUP U UPC
(Logical Framework Approach – LFA)
Europska unija
Zajedno do fondova EU
5. ZAKLJUČAK
➢ Upravljanje projektnim ciklusom (PCM) je metodologija za pripremu, implementaciju i evaluaciju projekata temeljena na načelima pristupa logičkog okvira (LFA).
➢ PCM opisuje aktivnosti upravljanja i procedure donošenja odluka koje se koriste za vrijeme ciklusa životnog trajanja projekta (ključne zadaće, uloge i odgovornosti, ključne dokumente i opcije odluka)
➢PCM jasno i koncizno vizualno prezentira sve ključne komponente plana i temelj je kontrole projekta (logička matrica).
➢PCM opisuje:
• Kako će projekt „funkcionirati”
• Što će se projektom postići
• Koji čimbenici utječu na uspjeh projekta
• Kako će se mjeriti uspjeh projekta
Europska unija
Zajedno do fondova EU
Šta je klijentu zaista bilo potrebno ?
5. ZAKLJUČAK
Europska unija
Zajedno do fondova EU
www.ra-kazup.hr
JAVNA USTANOVA REGIONALNA RAZVOJNA
AGENCIJA KARLOVAČKE ŽUPANIJE
Ulica Jurja Haulika 14, 47000 Karlovac
Hrvatska / Croatia
+385 47 61 28 00
dr.sc. Vilko [email protected] održavanja webinara: 06.10.2020.Sljedeća temaNaziv webinara: Faza analize i planiranja –dionika, problema, ciljeva,strategije,aktivnostii rezultata, logička matricaIme i prezime predavača: Antonija PeraćFištrovićDatum održavanja: 08.10.2020.Vrijeme održavanja: 12:30 - 13:30 sati
„Organizacija seminara je sufinancirana u okviruOperativnog programa Konkurentnost i kohezija,iz Europskog fonda za regionalni razvoj.”
Hvala na pozornosti!