modernización y administración de la información

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Modernización y Administración de la InformaciónSeptiembre 2010

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Contenido

• ¿Qué es Información?

• Importancia de la Información

• Administración de la Información

• Gobierno y la Información

• Modernización Gubernamental


¿Qué es Información?

Datos

Información

ConocimientoLos datos, dentro de un contextocontienen información, que, a través deluso y la experiencia se convierte enconocimiento.

Información: Comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada.

Dato: Documento, testimonio, fundamento.

Conocimiento: Entendimiento, inteligencia, razón natural.

Los datos y la información se almacenan para transmitir conocimiento


Importancia de la Información

La Información...• ayuda a obtener conocimiento (educar, entrenar...)• facilita el control (no hay control sin retroalimentación)• permite tomar decisiones (no se debe tomar decisiones sin información)• influencia acciones y actitudes (qué debemos y qué no debemos hacer?)

La información se ha convertido en un recurso igual de valioso que la gente o el capital.

El know-how (conocimiento) es el capital intelectual –y a veces el único capital– de lasempresas.

El conocimiento ya no es un recurso más, el conocimiento ahora es el recurso central quepermite innovar y obtener ventajas competitivas. La información es la parte fundamentalde toda empresa.

Los archivos son instrumentos de la historia


Administración de la Información

Primero hay que administrar los datos y la información (documentos, registros...) paradespués poder administrar el conocimiento (buscar, filtrar, analizar, resumir...).

Un documento cuesta:$1usd para almacenar$5usd para recuperar$120usd para encontrar un documento mal archivado.$220usd para reproducir un documento perdido.Fuente: EMC2

Almacenar datos representa un costo que, enmuchos casos, no representa ningún beneficio,inclusive es visto como un mal necesario (la leynos obliga a...).Lo cierto, es que si se logra administrar lainformación y el conocimiento exitosamente,esta se se convertirá en uno de los mayoresactivos de cualquier organización.

El 7.5% de la documentación se pierde.El 3% restante se archiva malFuente: PriceWaterhouseCoopers

Los profesionales gastan entre el 5 y 15% de sutiempo leyendo información, y hasta 50%buscándola. Fuente: Gartner Group

2 de cada 5 compañías que sufren un desastre, sesalen del negocio en 5 años. Fuente: Gartner Group

La administración de la información es un conjunto de actividades paraexplotar, compartir y desarrollar el capital intelectual que posee unaorganización.

La administración de la información es el arte de transformar los datos en unvalor tangible (para esto, la información debe ser principalmente: precisa,actualizada, completa y oportuna).


Gobierno y la Información

Todos los países necesitan gobernantes que administren los recursoseconómicos y establezcan leyes para vivir en armonía.

Para vivir en armonía (paz social), el gobierno debe mantener la seguridad y elorden público, y para esto es necesario, entre otras cosas, registrar ysalvaguardar los actos más importantes de los ciudadanos (nacimiento,matrimonio, escrituras, registro vehicular, pagos, etc.) con el fin de dar certezajurídica y habilitar la protección de los derechos.Por lo tanto, una de las tareas más importantes del gobierno es resguardar yadministrar nuestros registros. El gobierno es el custodio de los registrosciudadanos.

Ya que el gobierno tiene esta muy importante tarea, ¿no hace sentidotransformar este “mal necesario” en un valioso activo?


¿Porqué Modernizarse?

Ø Los tiempos actuales nos obligan a optimizar procesos y procedimientos con el fin de alcanzar más logros con menos presupuesto.

Ø La ciudadanía demanda cada vez más y mejores servicios.

Ø La globalización supone que para ser competitivos a nivel mundial, los ciudadanos necesitan cada vez más del apoyo de un gobierno eficiente.

Ø Mientras más somos, más compleja es la administración.


Gobierno Moderno

Ecológico

Gobierno Moderno

Eficiente Accesible Transparente Seguro

Simplificación operativa

Optimización de costos y recursos

Sustentable

Mejora continua

Trámites ágiles y sencillos

Facilidad de acceso (transacciones

simultaneas, internet)

Excelencia en el servicio

Auditable

Visible

Mejor percepción ciudadana

Confianza para atraer inversiones

Preservación de la Información

Reducción de riesgos en la pérdida, filtrado

y mal uso de la información

Continuidad de los Servicios

Estrategia de Negocio y TI

Administración del Cambio

Desarrollo e implantaciónde modelos operativos

Integración de Sistemas

Gestión de Proyectos

Desarrollos a la Medida

Arquitectura

El éxito es el resultado del correcto manejo de la información

Uso eficiente del papel

Uso eficiente de los recursos (energía,

agua, gasolina, etc.)

Comprometido con el medio ambiente

InformaciónTecnologíaGente


Ejemplo, modernización - Situación Actual

Crear Solicitud

Imprimir Solicitud

Copiar SolicitudFirmar Solicitud Enviar Solicitud

Recibir y Organizar

Firmar Solicitud

Aprobar Solicitud

Copiar SolicitudEnviar Solicitud

Entregar Servicio

Recibir y Organizar

En la mayoría de las grandes dependencias, el sistema de aprobación y autorización para laejecución de obras, esta distribuido a lo largo y ancho de la organización. Esto suele significargastos importantes en papel, mensajería y tiempo.


Ejemplo, modernización a través de la digitalización

Firmar Solicitud

Imprimir Solicitud

Copiar SolicitudFirmar SolicitudEnviar Solicitud

Aprobar Solicitud

Copiar SolicitudEnviar Solicitud

Crear Solicitud

Entregar Servicio

Recibir y Aprobar

Recibir y Ejecutar

Al migrar la información a un formato digital y utilizar un administrador de contenidos, sepueden eliminar los gastos de impresión, copiado, envío y organización documental.Aumentan los controles de acceso a la información, se mejoran considerablemente lostiempos de respuesta y los procesos se optimizan.


Claves para la modernización

Puntos clave para una modernización exitosa

• Conocimiento• Entendimiento• Aceptación• Adaptación al Cambio

• Herramientas adecuadas• Alineación con iniciativas

• Explotar• Inteligencia• Poder

Gente Tecnología Información

• Conocimiento del Cambio: Sé que va a haber un cambio pero no sé de quese trata.

• Entendimiento del Cambio: Sé que va a haber un cambio y entiendo porquees necesario.

• Aceptación del Cambio: Comprendo el cambio y estoy de acuerdo en el.• Adopción del Cambio: Soy parte del cambio.

Nive

l de

Com

prom

iso

Tiempo

Adopción del Cambio

Aceptación del Cambio

Entendimientodel Cambio

Conocimientodel Cambio

• Red• Almacenamiento (SAN, NAS)• Administradores de documentos y contenido (EDM, ECM)

• Inteligencia de Negocio (Business Intelligence, Data Mart, Data Mining,Meaning based computing)


Claves para la modernización de información

La administración de Información incluye las siguientes 3 dimensiones:

Gestión de Contenido

Gestión de Contenido Empresarial

Portal Web / Intranet

Colaboración Empresarial

Búsqueda Empresarial

Gestión de DatosGobierno de Datos

Gestión de Meta Data

Réplica de Datos

Gestión de Datos Maestros

Inteligencia de Negocio (BI)

Integración de Datos

Data Warehousing

Análisis y Reporteo

Minería de Datos

Se refiere a lo relativo al resguardo y administración de lainformación (papel, bytes, cintas, videos...); definición de usuariosy perfiles, dueños, metadata, etc.

Es todo lo relevante al flujo de trabajo, ciclo de vida de lainformación, forma de acceso, metodología de colaboración, etc.

Explotar la información de tal forma que se pueda obtenerconocimiento a partir de ella que sirva para nuevas oportunidadesde negocio/servicio.

Gestión de Datos

Gestión de Contenidos

Inteligencia de Negocio

Seguridad

modernización y administración de la información

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