modelo - propuesta de solución para gestión de procesos

Propuesta de Soluciones para una Gestión de Procesos

Generalidades

Propuesta operativa y comercial tendiente a analizar el estado de situación actual de la gestión y procesos de la empresa XXXX.

De este análisis surgirá un diagnóstico que permitirá evaluar soluciones de ERP con modelos de datos del tipo datawarehouse para administrar e integrar todos los procesos y sectores de la empresas.

Contenidos

1 Hacia una cultura de procesos

2 Metodología y Etapas del Proyecto

3 Proveedores de ERP - Integración

4 Esquema de Tiempos

5 Áreas de Acción

6 Puntos de Control

7 Costos

1 Hacia una cultura de procesos

Sin importar el tamaño o mercado específico en el cual trabajan las Compañías de este tipo, todas ellas desarrollan sus actividades internas y externas, las relacionadas con clientes, empleados, proveedores, o entidades relacionadas bajo la forma de procesos.

Estos procesos pueden ser formales, identificados de manera precisa, con documentación que los respalda, o en otros casos procesos definidos de manera informal, donde los mismos se ejecutan por costumbre, hábito, sin documentación que los respalde como tal.

Actualmente los negocios están orientados a procesos y todos los indicadores de gestión se relacionan con éstos. El propósito de realizar una gestión efectiva de los mismos es entonces sinónimo directo de optimización de resultados de negocios.


Etapa 1Etapa 1 Organización y Equipo del ProyectoOrganización y Equipo del Proyecto

Etapa 2Etapa 2 DiagnósticoDiagnóstico

Etapa 3Etapa 3 Generación y Selección de AlternativasGeneración y Selección de Alternativas

Etapa 4Etapa 4 ImplementaciónImplementación


Etapa 1Etapa 1 Organización y Equipo del ProyectoOrganización y Equipo del Proyecto

Objetivo de la etapa

Las autoridades y/o responsables de la dirección de la organización deberán dejar en claro su posición frente al cambio, manifestando su intención de llevar a cabo el proyecto y de producir la “inducción” correspondiente al personal de planta, de administración y/o a cualquier otra persona vinculada a la misma.

Tareas a llevar a cabo:

•Seleccionar una persona de la organización para que actúe como Responsable de Cambio y que estará al frente del equipo que se arme para tales efectos.

•Armar el Equipo de Apoyo (para el cambio) con mandos medios de la organización. Preferentemente, uno por cada área.

•Definir la logística y traslado de información.

•Definir la mecánica de aprobación de los informes elevados por el RC.

Entregable comprometido:

Informe donde se define al Responsable de Cambio, Equipo de Apoyo, Logística de archivo y traslado de información, Mecánica de aprobación de los informes.

Tiempo estimado de ejecución de la tarea:

20 hs.



Identificación y análisis de todos los procesos de la organización.

Sub Etapa 1Actividad 2.1 - Identificación de procesos a nivel general.Actividad 2.2 - Análisis detallado de los procesos.

Actividad 2.1.: Identificar los proyectos posiblesActividad 2.1.: Identificar los proyectos posibles


•Tipificar los procesos.•Entrevistar a los mandos medios para identificar procesos.•Cuantificar el volumen de información correspondiente a cada proceso.•Cuantificar los tiempos de duración de cada proceso.•Definir los clientes para cada proceso.•Determinar la presencia o no de los siguientes tipos de problemas, en cada proceso:

�Pases que no agregan valor, documentación faltante o incompleta.�Uso ineficiente o irracional de los espacios físicos, tanto para la atención al cliente como para el desarrollo de las tareas del empleado.�Formularios con información insuficiente o redundante, falta de formularios, falta de reportes para la gestión.�Insuficiente o inexistente equipamiento informático, falta de software genérico, falta de software específico.� Insuficiente cantidad de los recursos humanos, insuficiente o inadecuada capacitación de los recursos humanos

•Seleccionar los procesos sobre los cuales se trabajará para este proyecto.


Listado de procesos con diagramas de flujo (y/o por función) e informe de las observaciones por procesos y Listado de procesos seleccionados.


2 (dos) semanas // 80 hs.



Actividad 2.2.: Analizar el/los procesos en detalleActividad 2.2.: Analizar el/los procesos en detalle


•Relevar organigrama, políticas y reglas dentro de cada área. Analizar la incidencia de estos elementos sobre el proceso a analizar.

•Descripción de los recursos humanos por área (apellido, nombre, fecha de nacimiento, años de instrucción completos, sueldo básico mensual, categoría, fecha de ingreso, tipo de planta a la que pertenece, puesto en el que trabaja). Analizar la incidencia de los recursos humanos sobre el proceso a analizar.

•Ejecución presupuestaria mensual y anual, por objeto del gasto (personal, bienes y servicios no personales, bienes de capital)

•Análisis sistemático: Matriz de problemas por sistema y niveles de decisión.

•Entrevista de relevamiento de actividades con Jefes de área.

•Entrevista de relevamiento de tareas con empleados del sector.

•Describir los procesos actuales con detalle.

•Analizar los formularios utilizados actualmente.


•Analizar los mecanismos de archivo de información actuales.

•Describir y analizar las actividades por áreas y sus interfases. Medición de tiempos de traslados.

•Describir y analizar las tareas dentro de cada área. Medición de Tiempos por Teoría y traslados.

•Analizar los puntos de control.

•Analizar mecanismo de autorización (firmas)

•Definir puestos de trabajo.

•Definir tareas.


•Manuales de procesos actuales (en el ámbito de detalle), Definición de puestos de trabajo, Definición de tareas, Organigrama, Políticas y reglas por área, Descripción de los recursos humanos por área, Ejecución presupuestaria.

Tiempo estimado de ejecución de la tarea:3 (tres) semanas // 120 hs.


Actividad 3.1.: Definir alternativasActividad 3.1.: Definir alternativas


•Revisar el flujo de trabajo actual.•Modificar el flujo de trabajo entre áreas y dentro de cada área en atención a los objetivos del proyecto.•Diseñar nuevamente el flujo.•Considerar los cambios sobre la estructura que exige el nuevo flujo de trabajo.•Considerar los cambios sobre las aptitudes y actitudes que exige el nuevo flujo de trabajo.

Nota:�Incluir en las tareas de apoyo informático;�Incluir en las tareas las necesidades de espacios físicos (layouts);

•Construir varias alternativas de flujos de trabajo.Nota:

�Iniciar con una actividad (cualquiera ésta sea);�No olvidar las entradas;�Documentar las razones de los cambios;�Hacer participar a los empleados de los cambios en las tareas de detalle

Etapa 3Etapa 3

Validar los resultados.

¿Con estos cambios se cumplirán las metas del proyecto?¿Se eliminan actividades o tareas redundantes?¿Eliminamos los cuellos de botella en la tarea o en el flujo de trabajo?¿Se eliminan actividades o tareas ineficaces?¿Se eliminan actividades o tareas ineficientes?¿Se solucionan los problemas de apoyo?¿Las salidas de una actividad están coordinadas con las entradas de la siguiente?¿Se utiliza a pleno la capacidad tecnológica?¿Los formularios contienen solo la información necesaria?¿Los archivos permiten tener respaldo de lo estrictamente necesario?¿Los espacios físicos son funcionales?¿Analizar las alternativas de tareas con los empleados?¿Se tapan los llamados “agujeros negros”?

•Discutir las alternativas.•Producir los respectivos informes de manera consensuada.


Diagrama de flujos de las distintas alternativas. Descripción de actividades y tareas. Diseño de modificaciones en apoyo informático y comunicaciones. Nuevas reglas y políticas. Layouts para cada alternativa.


4 (cuatro) semanas // 160 hs.

Generación y Selección de AlternativasGeneración y Selección de Alternativas


Etapa 3Etapa 3

Actividad 3.3.: Seleccionar la mejor alternativaActividad 3.3.: Seleccionar la mejor alternativa


Acompañar a la máxima autoridad que tomará la decisión sobre cual alternativa implementar revisando las alternativas para que pueda aprobar sin modificaciones o aprobar con modificaciones o bien, rechazar.


Informe comunicando la decisión. En caso de aprobación, el mismo debe incluir la fecha de iniciación de la implementación.


1 (una) semana // 40 hs.

Generación y Selección de AlternativasGeneración y Selección de Alternativas

Actividad 3.2: Evaluar costos y beneficios de cada alternativaActividad 3.2: Evaluar costos y beneficios de cada alternativa


•Determinar los costos del nuevo diseño para cada alternativa. Distinguir entre inversión inicial y costos de funcionamiento.•Determinar los beneficios.•Analizar costo beneficio. Determinar el valor actual neto de cada alternativa.•Acompañar cada alternativa de una exposición de factores críticos o supuestos claves de éxito.


Análisis costo beneficio de cada alternativa. Recomendación sobre cuál alternativa deberá implementarse.

Tiempo estimado de ejecución de la tarea:2 (dos) semanas // 80 hs.



Actividad 4.1.: Elaborar el plan de implementaciActividad 4.1.: Elaborar el plan de implementacióónn


Analizar las posibles etapas a considerar:La construcción del nuevo entorno operacional;Preparar el ambiente organizacional;El cambio de la operatoria vieja por la nuevaNota: El plan debe estar lo más detallado posible.

Analizar los componentes del plan:Sección A

El cambio en el equipamiento informático y de comunicaciónEl cambio del equipamiento de producciónLos cambios ediliciosLa implementación de una nueva estructura organizacional

Sección BEl cambio de apoyo informáticoEl movimiento dentro de nuevos espaciosEl cambio de las políticas y reglas de juegoEl cambio y/o creación de las descripciones de puestos de trabajo y de tareasEl entrenamiento del personalEl establecimiento de planes de contingencias de operación (*)La comprobación del nuevo proceso

Sección CLa implementación del nuevo flujo de trabajo


Plan de implementación.Tiempo estimado de ejecución de la tarea:

2 (dos) semanas // 80 hs.


Preparar en forma Interna el plan de implementación. Integrar y coordinar este plan con el Proveedor del nuevo ERP.



Actividad 4.2.: ImplementaciActividad 4.2.: Implementacióón y Documentacin y Documentacióónn


•Ejecutar el plan de implementación. En caso de surgir problemas, activar los planes de contingencia.•Documentar toda la información de detalle que se relevó en la actividad, en el nuevo proceso.•Comparar inicialmente dentro del primer semestre, de manera mensual, estos resultados con los del proceso anterior y con los estándares planificados.•Iniciar un proceso de mejora contínua.


Implementación en marcha.


4 (cuatro) semanas // 160 hs.


Preparar en forma Interna el plan de implementación. Integrar y coordinar este plan con el Proveedor del nuevo ERP.

3 Proveedores de ERP - Integración

1. Definición de actividades principales2. Definición de Comité Ejecutivo3. Definición del Seguimiento de actividades4. Definición de periodicidad de reuniones de seguimiento (semanal, quincenal)5. Definición del Modelo de Gestión del Cambio6. Definición del Esquema de Evaluación de Cambio7. Definición de las etapas:

1. Relevamiento Preliminar2. Relevamiento Detallado y Configuración del ambiente de desarrollo3. Diseño y customización (Circuito de Diseño, Prueba y Puesta a punto)4. Implementación y Capacitación

8. Definición de Hitos9. Definición de los requisitos a cumplir por el Cliente10. Organigrama del proyecto11. Definición del Equipo de trabajo

Actividades a integrar con el proveedor del ERP

Plan Macro

Nota: De acuerdo con la experiencia que se tiene, la composición de este plan es genérico, es decir, por lo general las empresas que desarrollan e implementan este tipo de productos llevan a cabo las tareas arriba mencionadas.


Nota: En la etapa de relevamiento se analizará el viejo sistema. Objetivo: analizar datos, Base de Datos, recuperación, vuelcos posibles para la etapa de migración. Durante la implementación, se sugieren pruebas en paralelo entre ambos sistemas.


M1

E1

100%20 HS

E2.1100%80 HS

E2.250%

60 HS

50%60 HS

FIN

62,5%100 HS

M2

E2.2 E2.2 E3.1

40%60 HS

FIN

M3

E2.2 E3.1 E3.2

100%80 HS

E3.350%

20 HS


M4

100%80 HS

50%20 HS

FIN

E2.2E3.3 E4.1 E4.2

40%60 HS

M5

E4.2

60%100 HS

FINALIZACION PROYECTO TOTAL

HITOS

5 Áreas de Acción

6 Puntos de Control

A definir

7 Costos

A definir

Preguntas

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