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Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014

CONGRESO INTERNACIONAL

DE DIRECCION DE PROYECTOS

Como Gerenciar exitosamente equipos

remotos y multiculturales en un mundo cada

vez ms globalizado Lecciones aprendidas

Carlos Palomino


Agenda

1. Introduccin / Resumen

2. Que es el Equipo Virtual / Tipos

3. Beneficios y Desventajas

4. Casos Prcticos

5. Competencias Lder / Integrantes

6. Las Comunicaciones / La Confianza

7. Modelo de Gestin para Equipos Virtuales

8. Resumen y Conclusiones

9. Informacin de Contacto


Introduccin

Equipo Virtual

Equipo Tradicional Negocios

Empresas

Tecnologa


Que es Equipo Virtual

Un grupo de personas

que trabaja en forma interdependiente

con un propsito compartido,

mas all las fronteras del espacio,

el tiempo y los lmites organizacionales

usando las tecnologas de la informacin y

la comunicacin para interactuar


Beneficios y Desventajas

Habilidades disponibles a nivel Global.

Balanceo entre vida Personal y Trabajo.

El da de trabajo se extiende a las 24 hrs.

Nuevas tecnologas para comunicarse

Ahorros en viajes, menor contaminacin

Cambio sustancial de la forma de Trabajar

Problemas para entenderse por Chat y Mail

Diferencia de idiomas.

Coordinar reuniones con husos horarios

Difcil el contacto al momento

Comunicacin ms lenta.

Menor interaccin.


Tipos Equipos Virtuales

7,436 Branches

50 million

Customers

18,192 ATMs

584 Billion

Assets

Parallel Teams Work, Functional

Teams

Project development

teams

Service

Teams

Managment Teams

Action Teams

Networked Teams


Caso Practico

Propuesta de Transformacin y Consolidacin

de los Centros de Datos Regional

Colombia

Ecuador

Per

Chile

Argentina (*)

Espaa

Alcal (P)

JC (S)

USA Miami

Capital Tower

Zona Franca

Carretas (P)

Manuel Montt

Barracas

108 Aps1459+21 Srvs

63 Aps275+60 Srvs

135 Aps417+372 Srvs

138 Aps262+620 Srvs

24 Aps103+4 Srvs

Celta (P)Morato (S)

Lince (P)Monterrico (S)

Apoquindo (P)San Martin (S)

Propuesta Tcnico Econmica

Plazo de tres Semanas

Equipo Virtual especialistas de 7 pases

Pasar los procesos de aprobacin Regionales

Presentacin Virtual de la Propuesta al cliente


Developers Team

Se asigno

un Lder con

Experiencia

En

proyectos

virtuales

Lder define

La Comunicacin,

Roles

Responsabilidades

Plan de Accin

Horarios

En paralelo llamadas

Individuales a los

miembros, para

conocerlos mejor

generar confianza

Adelanto Agenda

Reuniones

Crear discusin

interna

Ventaja,

Todos hablan Espaol

Culturas muy similares

Diferencia 6 horas

Desventaja

Mucha presin comercial

Trabajo en sus pases adicional

Revisin del

documento

Tcnico /

Econmico

Cambio al

Alcance x Cliente

Cambio de

Miembros

Generar

Confianza

motivacin

Aprobacin Propuesta

Work functional

Team

Parallel

Team Managment

Team

Sustentacin Propuesta


7,436 Branches

50 million

Customers

18,192 ATMs

584 Billion

Assets

Caso Practico

Desarrollo Aplicacin Core- Central Deposito

Valores

Director Comercial

Director Tecnologa

Director Fabrica

Analista Funcional

Lder Tcnico

Gerente Proyecto

ONSITE

Peru OFFSHORE

India

Aplicacin basada en SOA

Pueda ejecutarse sobre cualquier S.O.

Plazo entrega 18 meses

Empresa con Experiencia con esta Tecnologa

OFFSITE

USA

Consultores con experiencia en este negocio


Developers Team

Se asigno

un Lder con

Experiencia

proyectos en

Sitio

Lder India define

La Comunicacin,

Roles

Responsabilidades

Plan de Accin

Horarios

En paralelo llamadas

Individuales a los

miembros va Skype

Apoyado con chat

Adelanto Agenda

Reuniones

Crear discusin

interna

Anlisis

Diseo

Programacin

Pruebas

Cambio al

Alcance x Cliente

Cambio de

Miembros

Generar

Confianza

Motivacin

Visita anual

Director

Pruebas Cliente

Work functional

Team

Parallel

Team

Entrega Solucin

Ventaja,

Consultores Funcionales Exper

Consultores Tcnicos Experiencia

Avances al da siguiente

Desventaja

Diferencia de 11.5 horas

Idioma Ingles - Cliente

Culturas distintas

Manejar Relacion

Action

Team


Las siete competencias de un Lder Virtual

LIDER

PRODUCIR

RESULTADOS

FACILITADOR

SER EJEMPLO SER

SPONSOR

ANALISTA

DE NEGOCIOS

ENTRENADOR

Es Potenciar las

energas y el

entusiasmo,

es decir,

motivar para que las

cosas sucedan.


Integrantes del Equipo Virtual

Seguros de si mismos

Independientes. Proactivos.

Buscar activamente la

comunicacin con sus

compaeros.

Dispuesto a trabajar con

diferentes culturas.


Interaccin con el Equipo

Combinar audio con otros recursos grficos.

No exigir consenso en el momento

y permitir la discusin

Democratizar la participacin.

any thing else?

Algn comentario adicional

Usar lenguaje simple para

explicar problemas

complejos. Atraso de 2

semanas


Diferentes Culturas

Entender y hacerse Entender.

Entender las culturas, religin

y hbitos. Crear la atmsfera de Equipo.

Tomar ventajas a partir de las maneras

diferentes de pensar

Crear pautas de trabajo y

asegurarse que todos las

conocen.

Ahorita lo hago Mexico

Just Do it - USA


Organizar Equipos Virtuales

Oficializar el lanzamiento del equipo Establecer Objetivos, Roles y

Responsabilidades.

Definir las reglas de juego, como nos

vamos a comunicar y con qu frecuencia.

Proveer procesos claros

Definir las tcnicas para la Resolucin

de Conflictos y para la Toma de

Decisiones.


Las Comunicaciones

Contestar los mails por mas obvias que

parezcan las respuestas.

Incluir emoticones para aadir matices

y sentimiento a texto electrnico.

Tener la foto del contacto clara

y actualizada.

Realizar videoconferencias

peridicas, individuales y grupales.


Construir Confianza a la Distancia

Comunicar en forma abierta y frecuente.

Mostrar tica en el negocio.

Decir lo que har y haga visible sus acciones

Desde el principio marcar las pautas para las interacciones futuras

Mantener las confidencias que le realizan.

Cuidar su lenguaje.

Crear un espacio social para el equipo.


Celebracin del xito

Realizar Teleconferencias donde estn

todos presentes.

Reconocer detalles de la labor conjunta

para lograr xito.

Enviar presentes tangibles

va encomienda.

Enviar mails de reconocimiento


Uso de la Tecnologa Correcta

La mejor solucin, no es siempre la

mas cara.

Elegir la tecnologa de acuerdo al

servicio que se proveer.

Determinar que software va a necesitar

antes de determinar el hardware que va

a utilizar.

Proveer equipos de comunicaciones

confiables. (telfono, banda ancha,

webcam).


Uso de recursos Compartidos

Usar aplicaciones colaborativas

Entrenar al equipo para trabajar con

recursos compartidos.

Realizar Backup peridicamente.

No usar nombres confusos para

nombrar los archivos.

Tener normas definidas para el uso de

espacios comunes.


Modelo de Gestin de Proyectos a distancia,

para Equipos de Trabajo Virtuales.


1. Establecer una visin comn en el grupo.

2. Claramente definir roles y responsabilidades.

3. Saber establecer una buena relacin con las personas sin estar

cara a cara.

4. Lograr que el grupo trabaje con autonoma propia.

5. Entender los diferentes ambientes de trabajo que se presenten

Resumen - Factores de xito


Resumen - Factores de xito

6. Saber seleccionar y utilizar las nuevas tecnologas.

7. Asegurar la accesibilidad y disponibilidad de los datos para todo el equipo.

8. Establecer contacto cara a cara dentro de los tres meses

10. Establecer una cultura del reconocimiento.

9. Establecer una fuerte identidad de grupo


Resumen - Factores de Fracaso 1. Falta de confianza

2. Falta de un plan claro y detallado de comunicaciones.

3. Dificultad para poder comunicarse con personas de otras culturas.

4. Falta de Feedback y Coaching.

5. Demoras en la resolucin de conflictos

6. Falta de la tecnologa adecuada para comunicarse.


Resumen - Factores de Fracaso

7. Instrucciones controvertidas y confusas.

8. Falta de educacin y compartimento de ideas y lecciones aprendidas.

9. Falta de autonoma para la toma de decisiones.

10. Proveer Feedback por correo

11. No estar disponible.


Conclusiones

El desafo de los negocios Globales es coordinar equipos a la distancia

y capacitarse para manejar relaciones Interpersonales.

Se necesitan nuevas estrategias y tcnicas de administracin.

Un lder virtual debe tener un buen conocimiento del uso de tecnologa

para usar sta en beneficio del Equipo. Pero debe saber que la

tecnologa sola no es Suficiente


CONGRESO INTERNACIONAL

DE DIRECCION DE PROYECTOS

Nombre: Carlos Palomino Jorge

Compaa: Hewlett Packard Peru

Telfono: 9866 38601

Email: [email protected]

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