modelo de gestion por procesos

MAPA DE PROCESOS Cdigo:

Versin: 1.0

MODELO DE GESTIN POR PROCESOS

Pgina: 2

Elabor: Juan Carlos Beltrn Moreno-Jimmy Ricardo Munvar Rico, Contratistas MECI:CALIDAD

[email protected]

Revis: Claudia Snchez Fula - Profesional Especializado

No resolucin adopcin:

Aprob: Ana Delia Abril Fernndez, Secretaria de

Planeacin y Ord. Territorial -

Fecha: Fecha: Fecha:

Pg. PRESENTACIN 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. MARCO LEGAL 4. RESPONSABILIDADES

5. DEFINICIONES 6. CONDICIONES GENERALES 7. PROCEDIMIENTO 8. FLUJOGRAMA 9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 10. HISTORIAL DE CAMBIOS


Versin: 1.0


Pgina: 3


[email protected]






PRESENTACIN

Para el Modelo Estndar de Control Interno establecido en la norma MECI 1000:2005; as como para el Sistema de Gestin de la Calidad bajo las normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008, la implementacin de un Modelo de Gestin por Procesos constituye un componente estructural, dado que a partir de l se puede identificar todo lo hace en la organizacin y las diferentes interrelaciones que surgen dentro de la dinmica administrativa y gerencial; para ejercer controles ms eficaces por una parte y por otra: satisfacer de una mejor manera las necesidades y expectativas de los clientes haciendo bien las cosas en cada uno de los componentes de la cadena de valor.

El modelo de operacin por procesos en el marco del Modelo Estndar de Control Interno esta taxativamente incorporado como un componente del modelo y para el Sistema de Gestin de la Calidad es uno de sus principios, denominado enfoque basado en procesos.

La Alcalda Municipal de Soacha debe migrar su modelo de gestin y administracin actual enfocado en funciones a un modelo de gestin por procesos para ponerse a tono con las nuevas filosofas administrativas; que como ya se dijo son el sustento de los paradigmas de la gerencia moderna.

En el presente documento se define este modelo; que ms que una serie de postulados, representa en la prctica una mejor manera de hacer las cosas y de conseguir mejores resultados en trminos de eficacia, eficiencia y efectividad.

El modelo de igual manera representa un referente para la formulacin e implementacin de estrategias orientadas al fortalecimiento de la capacidad administrativa y el fortalecimiento institucional en la Alcalda del Municipio de Soacha.


Versin: 1.0


Pgina: 4


[email protected]






1. OBJETIVO

Describir el Mapa de Procesos de la Administracin Municipal de Soacha de una forma clara y completa que garantice la comprensin de los servidores pblicos y dems partes interesadas.

2. ALCANCE

El mapa de procesos aplica para todas las dependencias de la Administracin Municipal y comprende la descripcin del Modelo de Gestin por Procesos en el marco del Sistema Integrado por el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 y la Norma Tcnica de Calidad de la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009.

3. MARCO LEGAL

Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones

Ley 872 de 2003 Por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios

Decreto 1599 de 2005 Por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Alta Direccin: La alta Direccin, representada por el Alcalde Municipal, los Jefes de Oficina y Secretarios deben liderar la ejecucin de los procesos que les corresponde y hacer cumplir los subprocesos, procedimientos y mtodos de trabajo que se definan en el despliegue de procesos. 4.2. Secretara de Planeacin y Ordenamiento Territorial: Es la dependencia encargada de liderar el establecimiento de los procesos, subprocesos, procedimientos y mtodos de trabajo que se deben desarrollar en la


Versin: 1.0


Pgina: 5


[email protected]






administracin municipal; asi como los formatos y dems documentos relacionados.

4.3 Oficina de Control Interno: Le compete velar porque se cumplan los procesos, subprocesos, procedimientos y mtodos de trabajo; y se apliquen los formatos y dems documentos relacionados, conforme se defina en el despliegue de procesos y en la pirmide documental.

4.4 Servidores Pblicos (Funcionarios y Contratistas): Es su responsabilidad incorporar a la prctica los procesos, subprocesos, procedimientos y mtodos de trabajo que se definan en el despliegue de procesos; as como aplicar y utilizar los formatos y dems documentos relacionados en la pirmide documental.

5. DEFINICIONES

5.1. Accin Correctiva. Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad (incumplimiento de un requisito: ISO 9000:2005) detectada u otra situacin indeseable; que para el caso particular de este manual este afectando negativamente el resultado del indicador.

NOTA 1 Puede haber ms de una causa para una no conformidad. NOTA 2 La accin correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse, mientras que la accin preventiva se toma para prevenir que algo suceda. NOTA 3 Existe diferencia entre correccin y accin correctiva.

5.2. Accin Preventiva. Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente no deseable; que para el caso particular de este manual este afectando negativamente el resultado del indicador.

NOTA 1 Puede haber ms de una causa para una no conformidad potencial. NOTA 2 La accin preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la accin correctiva se toma para evitar que vuelva a producirse.

5.3. Accin de Mejora. Accin que incrementa la capacidad administrativa y el desempeo organizacional y que no acta sobre problemas reales o potenciales, ni sobre sus causas.


Versin: 1.0


Pgina: 6


[email protected]






5.6. Cliente: Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. (NTCGP 1000:2009)

Nota. Para efectos de esta norma, y de conformidad con la Ley 872 de 2003, el trmino cliente incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios.

5.7. Correccin. Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada.

NOTA 1 Una correccin puede realizarse junto con una accin correctiva. NOTA 2 Una correccin puede ser, por ejemplo, un reproceso o una reclasificacin.

5.8. Gestin: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin.

5.9. Partes Interesadas: Persona o grupo que tenga un inters en el desempeo o xito de una organizacin, Ej: el Concejo Municipal, la Personera, los Entes de Control Nacional y Departamental, y Entes Descentralizados, Proveedores, Banqueros, entre otros.

5.10. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

5.11 Satisfaccin del cliente: Percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.

NOTA 1 Las quejas de los clientes son un indicador habitual de una baja satisfaccin del cliente, pero la ausencia de estas no implica necesariamente una elevada satisfaccin del cliente.

NOTA 2 Incluso cuando los requisitos del cliente se han acordado con l mismo y stos han sido cumplidos, esto no asegura, necesariamente, una elevada satisfaccin de su parte.

5.12. Servicio Pblico: Misin de inters general que se confa a entidades fundamentalmente estatales

5.13. Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan.


Versin: 1.0


Pgina: 7


[email protected]






5.14. Sistema de Gestin de la Calidad: Sistema de gestin para dirigir y controlar una organizacin con respecto a la calidad.

5.15. Sugerencia: Es una propuesta, insinuacin o consejo que formula un usuario o institucin para el mejoramiento de los servicios y cumplimiento de los objetivos de la administracin municipal.

5.16 Usuario: Persona, organizacin o entidad destinataria de algn servicio.

6. CONDICIONES GENERALES .

6.1. TRANSFORMACIN DE LA ADMINISTRACIN: DEL MODELO FUNCIONAL AL MODELO DE GESTIN POR PROCESOS

La Alcalda del Municipio de Soacha debe producir una transformacin en su estilo de gestin para pasar del enfoque funcional el cual predomina en su modelo actual, al modelo de gestin por procesos que es la base del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 y del Sistema de Gestin de la Calidad basado en la norma NTCGP 1000:2005.

De acuerdo al libro Gestin por procesos de Luis Fernando Agudelo Tobn y Jorge Escobar Bolivar1,la organizacin funcional aplicada en gran forma por Henry Ford a principios del siglo pasado y complementada a partir de all por muchos autores y todas las organizaciones, creo una serie de conflictos entre departamentos o reas funcionales debido al inters de cada uno de ellos de ser el mejor o por diferenciarse en la organizacin. Los intereses de poder incrementaron la retencin de informacin que presumiblemente acenta ese poder. Adems, se distanciaron los niveles jerrquicos responsables de la toma de decisiones y los ejecutores que se encuentran de cara al cliente atendiendo los momentos de verdad. Todo esto hace que los intereses de los clientes, que requieren del trabajo de diferentes reas, sean lentos y difciles de lograr.

1 Luis Fernando Agudelo Tobn y Jorge Escobar Bolvar. Gestin por Procesos. ISBN 978-958-9383-72-8 .

Cuarta Edicin: Octubre de 2007. Pg. 54 y 55.


Versin: 1.0


Pgina: 8


[email protected]






Igualmente los poderes de inters de la alta direccin generan procesos redundantes en las diferentes reas funcionales . Se dificulta visualizar la totalidad de procesos para tomar acciones correctivas porque la retroalimentacin se hace muy lenta. La relacin cliente proveedor interno genera incumplimiento de requisitos y por tanto, mucho reproceso.

Las exigencias del cliente de hoy requieren un modelo de organizacin diferente que en vez de administrar verticalmente, hacia arriba y haca abajo, lo haga hacia los lados: es el modelo de Organizacin Horizontal, donde se trata de minimizar los esquemas funcionales y las fronteras existentes entre los departamentos; el objetivo es la satisfaccin con eficacia de las necesidades y expectativas del cliente, y esto se logra solo mediante la conformacin de equipos multidisciplinarios cuyo inters ms particular es el logro en el cumplimiento de los objetivos de los procesos que conforman la empresa.

En el siguiente cuadro se presentan algunas diferencias de enfoque entre una organizacin funcional o tradicional y una organizacin por procesos u horizontal segn Michel Hammer, uno de los grandes expertos en procesos:

Empresa Tradicional Por Procesos

Eje Central Funcin ( Tarea) Proceso

Unidad de Trabajo Departamentos Equipos de Trabajo

Descripcin de Tareas Limitada ( slo lo que a m me corresponde) Manual de Funciones

Amplia, todos ayudamos a hacer. Manual de Competencias

Mediciones Puntuales, locales Incentivo Individual

De resultado, globales Incentivo Grupal

Enfocado Al Jefe Al cliente

Remuneracin Basada en la actividad Basada en resultados

Papel del Gerente Supervisor Instructor

Figura Clave Ejecutivo Funcional Dueo del Proceso

Cultura Conflictiva Buscar culpable

Participativa Ayudar a hacer.


Versin: 1.0


Pgina: 9


[email protected]






6.2. REQUERIMIENTOS DEL MODELO DE GESTIN POR PROCESOS

La implementacin del modelo de gestin por procesos, no se reduce tan slo a la tarea de consolidar el mapa de procesos; sino que trae inmerso una serie de requerimientos entre los cuales se encuentran:

Organizar en torno de los procesos centrales la funcionalidad interrelacionada, no de tareas o funciones.

Instalar titulares o gerentes de los procesos que asumirn la responsabilidad del proceso central en su totalidad.

Hacer de los equipos, no de las personas, la piedra angular del diseo y desempeo de la organizacin.

Disminuir la jerarqua mediante la eliminacin del trabajo que no tiene valor agregado y confiriendo a los integrantes de los equipos, que no necesariamente tienen que ser altos ejecutivos, la autoridad para tomar decisiones directamente relacionadas con sus actividades dentro de la cadena de valor.

Integrar clientes y proveedores

Institucionalizacin del mtodo

Facultar a la gente dndole las herramientas, conocimientos, motivacin y autoridad para tomas las decisiones que resulten esenciales para el desempeo del equipo.

Aplicar la tecnologa de la informacin (TI) y capacitar a las personas para resolver problemas y trabajar de manera productiva en reas con funcionalidad interrelacionada dentro de la nueva organizacin.


Versin: 1.0


Pgina: 10


[email protected]






Promover la adquisicin de mltiples habilidades, la capacidad de pensar creativamente y responder con flexibilidad a los nuevos desafos que surgen en el trabajo que realizan los equipos.

Ensear a las personas capacitadas fundamentalmente en funciones o departamentos especficos a trabajar en colaboracin con los dems.

Establecer mediciones de los objetivos de desempeo al final del proceso ( que estn motivados por la propuesta de valor), as como la satisfaccin tanto de los clientes, como de los trabajadores y la contribucin financiera.

Cultivar una cultura corporativa de apertura, cooperacin y colaboracin; una cultura que centre la atencin en el mejoramiento continuo del desempeo y valore la delegacin de autoridad en los trabajadores, as como su responsabilidad y bienestar.

6.3. BENEFICIOS Y RETOS DE LA IMPLEMENTACIN DEL MODELO DE GESTIN POR PROCESOS

La implementacin del modelo de gestin por procesos; as como reporta beneficios a la Alcalda Municipal de Soacha, tambin tiene retos que tienen que ser asumidos por la Alta Direccin, si se aspira que la metodologa sea aplicada con el mayor rigor y sea realmente eficaz dentro de la aspiracin de implementar el sistema integrado MECI 1000:2005 y NTCGP 1000:2009.

Entre los mltiples beneficios que se obtendrn a partir de la implementacin del modelo de gestin por procesos, se identifican los siguientes:

La gestin en la organizacin se desarrollar de una manera ms controlada y ms segura.


Versin: 1.0


Pgina: 11


[email protected]






Los servidores pblicos trabajarn de manera ms coordinada y se obtendrn mayores logros.

Cada uno de los miembros de la organizacin tendr ms clara su contribucin dentro de la cadena de valor de la Alcalda.

Las Secretarias y Oficinas identificarn con claridad cules son los procesos de los cuales son dueas y cual su papel en aquellos de naturaleza transversal.

La Alcalda tendr una visin sistemtica de los asuntos de su competencia y en esa medida la gestin se desarrollar bajo estndares y se obtendrn mayores niveles de eficacia, eficiencia y efectividad.

La estructura organizacional se podr distribuir de manera ms especializada y equitativa para que en la ejecucin de los diferentes procesos se obtengan los resultados que se esperan.

Se podr identificar la cadena de valor y eso permitir la toma de decisiones estratgicas frente a los retos que supone el Municipio de Soacha.

Se romper el esquema de islas funcionales y de esta manera se generar conciencia sobre la importancia de la horizontalidad: recibiendo insumos de calidad y entregando productos y servicios que satisfagan las necesidades y expectativas de los clientes.

Ser ms fcil incorporar tecnologas de informacin (TI) para realizar trazabilidad a la misma, para la minera de datos, estadstica y la toma de decisiones basada en hechos.

Acceder a los beneficios de la implementacin del modelo, supone unos retos que la Alcalda deber superar y que conllevan consigo una profunda transformacin de la arquitectura organizacional y de la cultura en los servidores pblicos. Entre los principales, se citan los siguientes:


Versin: 1.0


Pgina: 12


[email protected]






El organigrama deber ser sometido a un proceso de mejora continua en el cual se articule el mapa de procesos con las diferentes dependencias y las competencias de cada unas de ellas; buscando la especializacin y la horizontalidad.

Se deben abandonar los nichos de poder y empezar a pensar en resultados comunes a la organizacin.

6.4 LA IMPORTANCIA DEL CICLO DEMING (PHVA)

La implementacin de la metodologa de gestin por procesos; como ya se anunci, es la base estructural del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 y del Sistema de Gestin de la Calidad bajo la norma NTCGP 1000:2009. El ciclo Deming o la metodologa PHVA ( planificar, hacer, verificar y actuar) es por su parte un elemento estructural de la Metodologa de Gestin por procesos.

El ciclo Deming o metodologa PHVA es una de las principales herramientas para la mejora continua y para la gestin de las organizaciones. El ciclo consiste de una secuencia lgica de cuatro etapas que se deben llevar a cabo consecutivamente. Estas etapas son2:

Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para entregar resultados de acuerdo con los requisitos de los clientes y las polticas de la organizacin.

Hacer: Implementar los procesos;

Verificar: Hacer seguimiento y medir los procesos y el producto contra las polticas, los objetivos y los requisitos para el producto, y reportar los resultados;

2 Tomado del documento ISO/TC 176/SC 2/N 544R2 de Diciembre de 2003. Documentos de soporte e

introduccin a la ISO 9000: Gua sobre el concepto y uso del enfoque basado en procesos para los sistemas

de gestin.


Versin: 1.0


Pgina: 13


[email protected]






Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeo de los procesos.

El mejoramiento continuo es una incesante bsqueda de problemas y sus soluciones. Por lo cual debemos considerar el concepto fundamental del ciclo: nunca termina. El ciclo Deming o PHVA entonces, es una metodologa dinmica que en la Alcaldia Municipal de Soacha debe desplegar dentro de cada proceso de la organizacin y sus interacciones.

7. MAPA DE PROCESOS

7.1. TIPOS DE PROCESOS

Para el mapa de procesos3 y procesos de la Alcalda Municipal de Soacha, se identificaron los siguientes tipos de procesos4: 3 Dada la complejidad de los asuntos que se manejan en la Alcaldia Municipal se evidencia la presencia de

procesos que en sntesis corresponde a un conjunto de procesos. Los Procesos pueden estar conformados por

subprocesos y/o procedimientos.


Versin: 1.0


Pgina: 14


[email protected]






7.1.1. PROCESOS ESTRATGICOS

Incluyen procesos relativos al establecimiento de polticas y estrategias, fijacin de objetivos, provisin de comunicacin, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la direccin.

Los procesos identificados en la Alcalda Municipal de Soacha, que corresponden a esta categora, son:

Direccionamiento Estratgico Gestin de la Comunicacin Gestin Cooperacin Nacional e Internacional Gestin Fiscal

7.1.2. PROCESOS MISIONALES O DE REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACIN DEL SERVICIO

Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razn de ser.

En la Alcalda Municipal de Soacha, los procesos misionales fueron agrupados en cinco (5) bloques de la siguiente manera:

7.1.2.1. PROCESOS ASOCIADOS A LA GESTIN DEL DESARROLLO SOCIAL

En este bloque se encuentran los procesos orientados al desarrollo social, entendidos como el conjunto de factores salud, educacin, recreacin, solidaridad, confianza, tejido social - que contribuyen al desarrollo pleno de los ciudadanos, de acuerdo con sus capacidades y vocaciones.

En la Alcalda Municipal de Soacha se identificaron los siguientes procesos asociados a la Gestin de Desarrollo Social:

4 Tomados de la Norma Tcnica de Calidad de la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009


Versin: 1.0


Pgina: 15


[email protected]






Salud Educacin Cultura Inclusin Social Desarrollo Econmico Vivienda Servicios Pblicos Recreacin y Deporte

7.1.2.2. PROCESOS ASOCIADOS A LA GESTIN INTEGRAL DEL TERRITORIO

Se integraron a este bloque los procesos asociados a la gestin sostenible del territorio. Esta gestin incluye aspectos tcnicos, sociales, ambientales, econmicos y polticos. La gestin integral del territorio incluye los procesos relacionados con:

Infraestructura y Ordenamiento Territorial La gestin de la movilidad La gestin ambiental relativa a la preservacin de una sostenibilidad del

entorno natural, La gestin de los recursos naturales en cuanto a la disponibilidad o carencia

por lo que respecta a la extraccin, manipulacin y conservacin de materias primas, estrategias de explotacin y de comercializacin.

En la Alcalda del Municipio de Soacha se identificaron los siguientes procesos asociados a la Gestin Integral del Territorio:

Espacio Fsico y Urbanismo Gestin de Infraestructura Movilidad Valorizacin Medio Ambiente


Versin: 1.0


Pgina: 16


[email protected]






7.1.2.3. PROCESOS ASOCIADOS A LA SEGURIDAD, JUSTICIA Y CONVIVENCIA CIUDADANA

Los procesos asociados a la seguridad, justicia y convivencia ciudadana son aquellos orientados a la proteccin del ciudadano, promocin de derechos y la garanta de ejercer las libertades pblicas, con el objeto de fortalecer y garantizar a todos los habitantes del municipio su seguridad, convivencia y la igualdad dentro de un marco jurdico democrtico y participativo. En este bloque se identificaron en la Alcalda Municipal de Soacha, los siguientes procesos:

Seguridad y Convivencia Ciudadana Prevencin y Atencin de Emergencias Apoyo a la Justicia

7.1.2.4. PROCESO DE ATENCIN AL CIUDADANO

El proceso de atencin al ciudadano est asociado al trmite de peticiones, quejas, reclamos o sugerencias presentados por los ciudadanos en relacin con los servicios de competencia de la Alcalda Municipal.

7.1.3. PROCESOS DE APOYO

Incluyen todos aquellos procesos para la provisin de los recursos que son necesarios en los procesos estratgicos, misionales y de medicin, anlisis y mejora.

Se identificaron en la Alcalda Municipal de Soacha los siguientes procesos: Gestin de Talento Humano Gestin Financiera


Versin: 1.0


Pgina: 17


[email protected]






Gestin de Contratacin Gestin Administrativa Gestin de la Informacin Gestin Jurdica Gestin del Desarrollo Organizacional

7.1.4. PROCESOS DE EVALUACIN

Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el anlisis del desempeo y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medicin, seguimiento y auditora interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratgicos, de apoyo y los misionales.

Se identificaron en la Alcalda Municipal de Soacha, los siguientes procesos:

Gestin de la Evaluacin y el Mejoramiento ( Control Interno de Gestin) Gestin del Control Disciplinario Interno

7.2. DESAGREGACIN DE LOS PROCESOS DE ACUERDO AL ALCANCE

Dependiendo del alcance, los procesos se pueden desagregar en seis niveles: Macroprocesos, Procesos, Subprocesos, Procedimientos, Tareas y Mtodos de Trabajo:


Versin: 1.0


Pgina: 18


[email protected]






MACROPROCESO

PROCESOS

PROCEDIMIENTOS

TAREAS

FORMATOS/MTODOS DE TRABAJO

SUBPROCESOS

7.3. DOCUMENTACIN La documentacin es importante porque conserva el conocimiento de la organizacin y permite asegurar que no se cambie o se pierda. Por otra parte permite estandarizar lo que se hace y que se cumpla con las normas legales vigentes que regulan los procesos.

Para la elaboracin de los documentos y la jerarquizacin de los mismos se tendrn en cuenta las directrices para la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad, establecidos en la Gua Tcnica Colombiana GTC-ISO/TR 10013. La pirmide de la documentacin que se desarrollar en la Alcalda Municipal de Soacha, para efectos del Sistema Integrado MECI: CALIDAD, ser el siguiente:


Versin: 1.0


Pgina: 19


[email protected]






MANUAL DE

CALIDAD

MACROPROCESOS,

PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS DEL

S. INTEGRADO

INSTRUCCIONES D E

TRABAJO Y OTROS

DOCUMENTOS PARA EL

S. INTEGRADO

Nota: Los formatos pueden estar presentes en los diferentes niveles de la organizacin.

7.4. MAPA DE PROCESOS O PROCESOS

Conforme a los procesos identificados en el numeral 7.1. del presente documento, el siguiente es el mapa de procesos de la Alcalda Municipal de Soacha:


Versin: 1.0


Pgina: 20


[email protected]






MAPA DE PROCESOS

NECESIDADES Y

EXPECTATIVAS

DE LA COMUNIDAD (Y

OTRAS PARTES

INTERESADAS)

DIRECCIONAMIENTO

ESTRATGICO

GESTINADMINISTRATIVA

GESTIN DE TALENTO HUMANO

PROCESOS ESTRATGICOS

PROCESOS OPERATIVOS O MISIONALES

PROCESOS DE APOYO

GESTIN

COOPERACIN

NACIONAL E INTERNACIONAL

GESTIN INFORMACIN

GESTIN JURIDICA

GESTIN FINANCIERA

PROCESOS DE EVALUACIN

GESTIN DE LA

COMUNICACINGESTIN FISCAL

GESTIN DEL DESARROLLOSOCIAL

SALUD

EDUCACIN

INCLUSIN SOCIAL

DESARROLLO ECONMICO

GESTIN INTEGRALDEL TERRITORIO

VIVIENDA

ESP.FISICO Y URBANISMO

GEST. INFRAESTRUCTURA

MOVILIDAD

SERVICIOS PBLICOS

MEDIO AMBIENTE

SEGURIDAD, JUSTICIA Y CONVIVENCIA CIUDADANA

SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA

PREVENCIN Y ATENCINDE EMERGENCIAS

APOYO A LA JUSTICIA

PARTICIPACIN COMUNITARIA

PROMOCIN SOCIAL AL CONTROL DE LA GESTIN

PARTICIPACIN YPROMOCIN SOCIAL

ATENCIN AL CIUDADANO ( PQRYS Y EVALUACIN PERCEPCIN SERVICIO)

GESTINCONTRATACIN

GESTIN DE LA EVALUACIN Y EL MEJORAMIENTO

GESTIN DEL CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO

GESTIN DELDESARROLLO

ORGANIZACIONAL

RECREACIN Y DEPORTE

CULTURA

7.5. CODIFICACIN

Para efectos de organizacin y para los Sistemas de Informacin de la Alcalda Municipal de Soacha, se adoptar el siguiente sistema de codificacin, basado en un esquema numrico para facilitar las bsquedas en las bases de datos:


Versin: 1.0


Pgina: 21


[email protected]






NIVEL: Se utilizar un digito de la siguiente manera: 1: Para informacin que corresponde al nivel central de la administracin. 2: Para informacin que corresponda a una entidad descentralizada.

TIPO DE MACROPROCESO O PROCESO: Corresponde al segundo dgito de la codificacin y servir para identificar el tipo de macroproceso o proceso. Se utilizarn asi: 1: Para procesos Estratgicos 2: Para procesos Misionales 3: Procesos de Apoyo 4: Procesos de Revisin o Evaluacin

IDENTIFICACIN DE MACROPROCESO: Corresponde al tercer digito del cdigo, asi: 0: Cuando la informacin no est asociada a un macroproceso especfico dentro del mapa de procesos y procesos. 1 a 9: Nmero consecutivo del macroproceso de acuerdo al mapa de procesos o procesos identificado.

IDENTIFICACIN DEL PROCESO: Corresponde al cuarto digito del cdigo, as: 1 a 9: Nmero consecutivo del proceso de acuerdo al mapa de procesos identificado.

IDENTIFICACIN SUBPROCESO: Corresponde al quinto dgito del cdigo, as: 1 a 9: Nmero consecutivo de acuerdo al consecutivo de subprocesos identificado.

IDENTIFICACIN PROCEDIMIENTO: Corresponde al sexto y sptimo dgito del cdigo.


Versin: 1.0


Pgina: 22


[email protected]






01 a 99: Nmero consecutivo del procedimiento identificado.

IDENTIFICACIN FORMATO, GUAS O MTODOS DE TRABAJO: Para la identificacin de formatos y guas o mtodos de trabajo se proceder con el octavo dgito del cdigo:

1. Para formatos de papelera 2. Para guas y documentacin de mtodos de trabajo

NMERO DEL FORMATO, GUA O MTODO DE TRABAJO

Para codificar las guas y mtodos de trabajo se utilizar el noveno y dcimo digito del cdigo; asi:

01 a 99. Para identificar el nmero de formato, gua o mtodo de trabajo asociado.

SIGNIFICADO NUMRICO Y ALFANUMRICO DEL CDIGO:

1 1 1 1 1 01 1 01

Nivel

Tipo de Proceso

No consecutivo macroproceso

No consecutivo proceso

No consecutivo subproceso

No conscutivo procedimiento

Digito para identificar si es formato, guia o mtodo de trabajo

No consecutivo del formato, gua o mtodo de trabajo

CDIGOSIGNIFICADO


Versin: 1.0


Pgina: 23


[email protected]






7.6. CARACTERIZACIN DE LOS PROCESOS Y PROCESOS

La caracterizacin de los procesos y procesos, corresponde a una descripcin detallada de cada uno de ellos. Fundamentalmente la caracterizacin sirve para identificar las interrelaciones que existen entre ellos; de otra parte para conocer aspectos como el objetivo del proceso, quien lo lidera, el cdigo y la versin, proveedores, entradas, salidas, clientes requisitos, variables a medir para controlar el proceso, requisitos normativos documentos y registros asociados.

El siguiente es el formato de caracterizacin que se utilizar en la Alcalda Municipal de Soacha:

Responsable:

P

V

DE LA ORGANIZACIN:

DOCUMENTOS Y REGISTROS

LEGALES: Documentos Registros

DE LAS NORMAS DE GESTIN APLICABLES:

VARIABLES A MEDIR PARA CONTROLAR EL PROCESO REQUISITOS

A

H

Objetivo del proceso:

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA CLIENTE

Alcance:

PROCESO:

Cdigo:

Fecha de aprobacin:

Versin:


Versin: 1.0


Pgina: 24


[email protected]






7.7 FORMATO DESPLIEGUES DE PROCESOS

Para consolidar y sistematizar el despliegue de los procesos en la Alcalda Municipal, se utilizar el siguiente formato:

Macroproceso

Proceso

Cdigo

7. ELABOR: 8. REVIS: 9. APROB

Cargo Cargo Cargo

1.NOMBRE:

FORMATO DE DESPLIEGUE DE LOS PROCESOS

FECHA ELABORACIN:

2.OBJETIVO:

3. ALCANCE:

4. PROCESOS ASOCIADOS 5. SUBPROCESOS 6. PROCEDIMIENTOS

Nombres y

Apellidos

Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos


Versin: 1.0


Pgina: 25


[email protected]






9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 9001: 2008. Norma Tcnica NTCGP 1000:2009 Norma Tcnica GTC-ISO/TR 10013 de 2002. Gua de diseo e implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad

Departamento Administrativo de la Funcin Pblica

10. HISTORIAL DE CAMBIOS

Fecha Versin Descripcin

modelo de gestion por procesos

Documents