modelo de gestión de procesos para catastro soportado en...

Modelo de gestión de procesos para Catastro soportado en el Ciclo de Vida BPM y modelo

CANVAS

Ernesto Murgueitio Cardona, [email protected]

Trabajo de Grado presentado para optar al título de Magister en Ingeniería de Software

Asesor: Hugo Armando Ordoñez Eraso Doctor (PhD)en Ingeniería Telemática

Universidad de San Buenaventura Colombia

Facultad de Ingeniería

Maestría en Ingeniería de Software

Santiago de Cali, Colombia

2019

Citar/How to cite [1] Murgueitio (2019)

Referencia/Reference

Estilo/Style: IEEE. (2014)

[1] Murgueitio, E. (2019). “Modelo de gestión de procesos para Catastro soportado

en el Ciclo de Vida BPM y modelo CANVAS” (Trabajo de grado Maestría

en Ingeniería de Software). Universidad de San Buenaventura Colombia,

Facultad de Ingeniería, Cali.

Maestría en Ingeniería de Software, Cohorte VII

Bibliotecas Universidad de San Buenaventura

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https://co.creativecommons.org/?page_id=13

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DEDICATORIA

“Dedicado a Dios, a mi familia Nohelia Cardona Ceballos madre todo mi amor, mis

hermanos Jairo Murgueitio y Diego Murgueitio a quienes por su motivación han permitido que

salga adelante para culminar este trabajo con éxito. Especialmente dedicado a mi padre Omar

José Murguetio Arango (QEPD), por enseñarme el significado de la vida, por su amor, humildad

y respeto”

Ernesto Murgueitio Cardona

AGRADECIMIENTOS

“Agradezco a mi esposa Luz Adriana Zamora por el apoyo y compañía todos estos años

de mi vida, a mi tutor Hugo Ordoñez por su dedicación y ayuda para lograr este objetivo.

Igualmente a la universidad San Buenaventura y docentes.”

Ernesto Murgueitio

Modelo de gestión de procesos para Catastro

Resumen

En el sector público, específicamente en el catastro de Colombia, se hace necesario mejores

servicios adaptados a las necesidades de los ciudadanos. En la actualidad las exigencias globales

y tecnológicas ha evolucionado la forma como las organizaciones entregan valor a sus clientes.

Es así como las metodologías de gestión de procesos de negocios han descrito los elementos

necesarios para ofrecer mejores productos, beneficiando a sus aliados para satisfacer sus

necesidades. Lo anterior ha impulsado que la administración de procesos tome mayor

importancia en el contexto organizacional. Sin embargo, a pesar de los adelantos tecnológicos,

en los municipios de Colombia existen barreras de acceso a servicios catastrales debido a la falta

de productos virtuales para la comunidad. Este artículo presenta un modelo que integra las

metodologías Business Model Canvas (BMC) y el ciclo de vida Business Process Model (BPM),

el objetivo del modelo es proveer un procedimiento para la gestión de procesos de negocio que

posibilite la mejora, mantenimiento y creación de nuevos trámites y servicios en los catastros

municipales, para la evaluación del modelo propuesto se desarrolló el caso de estudio basado en

los procesos de generación de avalúos para la facturación del impuesto predial y elaboración de

informes para el área de gestión administrativa en la Subdirección de Catastro Cali, donde el

procedimiento fue aplicado y apoyó la creación de ideas para la mejora de procesos y servicios

Palabras clave: Modelo de Gestión de Procesos, Ciclo de Vida BPM, Modelo de Negocio Canvas

(BMC), integración.


ABSTRACT

In the public sector, specifically in the Colombian cadaster, better services adapted to the needs

of citizens are necessary. Nowadays, the global and technological demands have evolved the

way organizations provide value to their customers. This is how the business process

management methodologies have described the elements necessary to offer better products,

benefiting their allies to meet their needs. This has encouraged the process management to take

on greater importance in the organizational context. However, despite the technological

advances, in the municipalities of Colombia there are barriers to access cadastral services due to

the lack of virtual products for the community. This article presents a model that integrates the

Business Model Canvas (BMC) methodologies and the Business Process Model (BPM) life

cycle, the goal of which is to provide a procedure for the management of business processes that

enables improvement, maintenance and creation of new procedures and services in the municipal

cadasters, for the evaluation of the proposed model the case study was developed based on the

processes of generation of appraisals for the billing of the property tax and reports preparation

for the area of administrative management area in the Cadastral Sub-directorate Cali, where the

procedure was applied and supported the creation of ideas for the improvement of processes and

services.

Keywords: Process Management Model, BPM Lifecycle, Canvas Business Model (BMC),

integration.


TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 1

I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 3

1.1 JUSTIFICACIÓN 6

1.2 OBJETIVOS 7

1.2.1 Objetivo General 7

1.2.2 Objetivos Específicos 7

1.3 ORGANIZACIÓN DEL DOCUMENTO 8

1.4 APORTES DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN 8

2 MARCO TEORICO 9

2.1 CONTEXTUALIZACÓN DEL CATASTRO A NIVEL LATINOAMERICANO, MUNDIAL,

NACIONAL Y MUNICIPAL 10

2.1.1 El Catastro en Latinoamérica (Ecuador) 10

2.1.2 Funcionamiento de Catastro en el Mundo (España) 13

2.1.3 El Catastro Nacional y Municipal 13

2.2 LOS PROCESOS DE NEGOCIO 19

2.2.1 Definición de Procesos de Negocio. 19

3 PROCESO METODOLÓGICO 29

3.1 ANÁLISIS DE CONCEPTOS 29

3.2 DISEÑO DEL MODELO 30

3.3 DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN 32

3.3.1 Nombre y definición 32

3.3.2 Descripción del Modelo 33

3.3.3 Fases del modelo 33

3.3.3.1 Fase 1 Proceso sin normalización. 33

3.3.3.2 Fase 2 Modelo de Negocio Canvas 33

3.3.3.3 Fase 3 Integración Canvas y el Ciclo de Vida BPM. 34

3.3.3.4 Fase 4 Ciclo de Vida BPM. 34

3.3.3.5 Fase 5 Proceso normalizado y análisis tecnológico. 34

3.3.4 Gestión del proyecto 35

3.3.4.1 Elaboración del Modelo 37


3.3.4.2 Documentación 37

3.3.4.3 Desarrollo del Prototipo de Software 37

En este bloque de trabajo se diseña y construye un prototipo funcional de software con las

características del modelo y permite representar la validación de los casos de estudio a través de

una herramienta tecnológica. 37

3.3.4.4 Entrega del Modelo 37

Una vez desplegado el modelo se realiza la entrega del producto compuesto por la metodología y

el prototipo funcional de software. 37

3.3.5 Utilización del modelo 37

3.3.5.1 Aplicación del modelo 38

3.3.5.1.1 Características de la propuesta 38

3.4 VALIDACION 39

3.4.1 Caso de estudio 1. Generación de Informes administrativos. 40

3.4.1.1 Explicación del caso de estudio 40

3.4.2 Caso de estudio 2. Generación de avalúos para la facturación del impuesto predial. 50

3.4.2.1 Explicación del caso de estudio 50

3.4.2.2 Aplicación del modelo 51

3.4.2.2.1.1 Resultados del proyecto 60

3.4.3 Conclusiones aplicación casos de estudio 67

4 CONCLUSIONES 69

5 TRABAJOS FUTUROS 70

6 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 71


LISTA DE TABLAS

PÁG.

Tabla 1 Fases del ciclo de Vida BPM ......................................................................................................... 25

Tabla 2 Elementos para definir un Modelo de Negocio Canvas ................................................................. 28

Tabla 3 Ventajas y Desventajas de un Modelo de Negocio (Abe, Ashiki y otros, 2009) ........................... 28

Tabla 4. Modelo de Negocio Canvas Generación de Informes en el área Gestión Administrativa ............ 45

Tabla 5. Integración Canvas y Ciclo de Vida BPM Generación de Informes en el área Gestión

Administrativa............................................................................................................................................. 46

Tabla 6. Matriz de análisis detallado del proceso de Generación de Informes en el área Gestión

Administrativa............................................................................................................................................. 48

Tabla 7. Resultados del caso de estudio en el Modelo de Gestión de Procesos .......................................... 50

Tabla 8. Modelo de Negocio Canvas Generación de avalúos .................................................................... 55

Tabla 9. Integración Canvas y Ciclo de Vida BPM Generación de Avalúos .............................................. 56

Tabla 10. Matriz de análisis detallado del proceso de generación de avalúos ............................................ 58

Tabla 11. . Resultados Prototipo Funcional de Software. ........................................................................... 67


LISTA DE FIGURAS

PÁG.

Figura 1 Alcaldía de Quito – Ubicación Dirección Metropolitana de Catastro Quito ................................ 12

Figura 2 Representación del Funcionamiento del catastro en Colombia. ................................................... 14

Figura 3 Representación del Ciclo de Vida BPM ....................................................................................... 25

Figura 4 Representación de un Modelo de Negocio (Osterwalder & Pigneur, 2009). ............................... 27

Figura 5 Ciclo de conceptos para fabricación del modelo de gestión de procesos para Catastro soportado

en el Ciclo de Vida BPM y modelo Canvas (Fuente: Elaboración ............................................................. 31

Figura 6. Componentes del Modelo (Fuente: Elaboración propia) ............................................................ 33

Figura 7. Gestión del Proyecto para el Desarrollo del Modelo .................................................................. 36

Figura 8. Flujo del caso de estudio Generación de Informes. ..................................................................... 40

Figura 9. Formato de alineación de procesos Generación de Informes del área de Gestión Administrativa

.................................................................................................................................................................... 43

Figura 10. Diagrama BPM Generación de Informes del área de Gestión Administrativa .......................... 44

Figura 11. Proceso Normalizado y análisis tecnológico Generación de Informes en el área Gestión

Administrativa............................................................................................................................................. 49

Figura 12. Flujo del caso de estudio Generación de Avalúos. .................................................................... 51

Figura 13. Formato de alineación de procesos Generación de Avalúos ..................................................... 53

Figura 14. Diagrama BPM Generación de avalúos ..................................................................................... 54

Figura 15. Resultados de la Evaluación Generación de Avalúos ................................................................ 59

Figura 16. Pantalla de Inicio Modelo de Gestión de Procesos Catastrales ................................................. 61

Figura 17. Menú del modelo de Gestión de Procesos Catastrales .............................................................. 62

Figura 18. Proceso a Normalizar Modelo de Gestión de Procesos Catastrales ........................................... 63

Figura 19. Proceso Normalizado Modelo de Negocio Canvas ................................................................... 64


Figura 20. Proceso Normalizado Modelo de Gestión de Procesos Catastrales ........................................... 65

Figura 21. Indicadores de Mejora Modelo de Gestión de Procesos Catastrales ......................................... 66

Modelo de gestión de procesos para Catastro 1

INTRODUCCIÓN

En la actualidad las exigencias globales y tecnológicas han posibilitado transformaciones

en las organizaciones, mejorando la forma como estas entregan valor a sus clientes. En el caso

particular del sector público específicamente en los catastros de Colombia, se hace necesario la

adaptación de una dirección más estructurada, que permita crear y mejorar los trámites y

servicios prestados a la ciudadanía.

Esta problemática se sustenta en que no existe un modelo unificado para la

administración de los catastros en Colombia, a nivel nacional bajo las directrices del IGAC se

manejan 995 municipios, para lograr la eficacia operacional la entidad cuenta con oficinas por

regiones quienes se encargan de realizar las funciones catastrales de actualización, formación y

conservación, el resto del país cuenta cuatro catastros descentralizados (Bogotá, Antioquia,

Medellín y Cali) quienes trabajan con independencia, autonomía financiera y vigilancia del

IGAC no dependientes del presupuesto central del Estado.1

El objetivo de la presente propuesta es proponer un modelo que integra las metodologías

Business Model Canvas (BMC) y el ciclo de vida Business Process Model (BPM), que posibilite

la mejora, mantenimiento y la creación de nuevos trámites y servicios en los Catastros

Municipales.

El análisis del marco teórico, el estado del arte, la descripción de metodologías genéricas

y agiles de gestión de negocios facilitan la conceptualización de la estructura y el modelo de

gestión de procesos planteado. El conocimiento sobre la legislación internacional, nacional y

municipal sobre el catastro permite delimitar los elementos necesarios para la normalización de

los procesos y optimizar los productos catastrales haciéndolos más eficaces.


Para la evaluación del modelo propuesto se desarrolló el caso de estudio basado en el

proceso de generación de informes en el área de Gestión Administrativade la Subdirección de

Catastro Cali, donde el procedimiento fue aplicado y apoyó la creación de ideas para la mejora

de procesos y servicios.


I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Con el paso del tiempo, las empresas cambian y transforman sus formas de operación

para volverse más eficientes con procesos ágiles, técnicas flexibles y evolucionadas. La dirección

del conocimiento y la incorporación de nuevas tecnologías que apoyan las operaciones críticas

posibilitan la mejora y automatización dando forma a un comportamiento de adaptación continua

del negocio.2 Anteriormente las soluciones en compañías de tipo funcional lograron niveles de

eficacia altos debido a la especialización por cada función, en perjuicio de la efectividad y

resultados generales, afectando la comunicación entre las distintas áreas.3 En las sociedades de

tipo matricial prima la individualidad ya que los equipos de trabajo cuentan con mucha

independencia lo que genera posteriormente dificultad en el control de los proyectos.

Actualmente las organizaciones se piensan como un sistema integral de procesos por lo tanto

estos se convierten en la base para las transformaciones estratégicas de la organización.

El posicionamiento exitoso de las nuevas tecnologías, el internet y el creciente volumen

de la información, ha permitido a través del software crear productos de calidad, ofreciendo

mejores tiempos de respuesta a solicitudes y trámites virtuales que agilizan y generan valor. Sin

embargo aunque existan avances tecnológicos, en las entidades públicas se presentan barreras

principalmente de tipo político y presupuestal que limitan el acceso de la comunidad por ser una

función del gobierno orientada la conservación del estado; este tipo de actividades no están

enfocadas en los requisitos cambiantes de los ciudadanos.

A pesar de los avances significativos en la modernización de las entidades catastrales a

nivel mundial, actualmente estos organismos en Colombia presentan falta de estandarización de

procedimientos, lentitud y tiempos de respuesta prolongados. La problemática se fundamenta en

el hecho que no existe un modelo unificado para la administración de catastros en Colombia, a


nivel nacional bajo las directrices del IGAC (Instituto Geográfico Agustín Codazzi) se manejan

995 municipios, pero el modelo de administración es desconcentrado (la desconcentración es una

forma de gestión sobre el cual la entidad cuenta con oficinas por regiones las cuales se encargan

de realizar las funciones catastrales de actualización, formación y conservación) para lograr la

eficacia operacional, el resto del país cuenta cuatro catastros descentralizados (Bogotá,

Antioquia, Medellín y Cali) quienes trabajan con independencia, autonomía financiera y

vigilancia del IGAC no dependientes del presupuesto central del Estado. Para el departamento de

Antioquia el catastro es una entidad perteneciente al Departamento Administrativo de

Planeación, para Medellín la Secretaría de Hacienda, para Santiago de Cali el Departamento

Administrativo de Hacienda y en la ciudad de Bogotá la Unidad Administrativa Especial de

Catastro Distrital (UAECD) depende de la Secretaría de Hacienda.

La relevancia de la información catastral es estratégica, por tal motivo estudios sugieren

que es inconveniente que existan entidades descentralizadas sin una regulación y metodologías

estrictas de operación, de igual forma los datos prediales y espaciales sirven para enlazar el

recaudo y la administración tributaria, también pueden ser integrados a otras fuentes nacionales o

internacionales públicas o privadas para satisfacer necesidades de crecimiento de la nación.4

Esta investigación realiza un análisis sobre el caso estudio de la Subdirección de Catastro

de Cali, donde se presentan retrasos en las operaciones catastrales y producción de información

actualizada y oportuna, pues no se cuenta con herramientas de acceso electrónico o virtual para

el ciudadano, de igual forma se observa la utilización de expedientes en documentos físicos que

generan interacciones innecesarias en el proceso operativo interno. Adicionalmente la falta de

integración entre dependencias y entidades internas o externas retrasa significativamente la

operación.


Mediante documento confis No. 1 Diciembre 31 de 2012 del Departamento

Administrativo de Hacienda Municipal, se evidencia la problemática, socializada en la página

web de la Alcaldía de Cali. En este documento hace mención a las afectaciones del Catastro de

Cali en materia presupuestal y tecnológica, adicionalmente menciona que “se ha rezagado en

términos de formación y actualización catastral. Esto ha afectado de forma directa e indirecta no

sólo los impuestos sobre la tierra y la propiedad, la identificación de los valores y precios de la

tierra, y la adecuada transacción de bienes inmuebles, sino también el desarrollo rural y urbano

del Municipio, que se plasma en las políticas de vivienda, los censos demográficos, el

ordenamiento y desarrollo territorial, el planeamiento urbano y regional, las políticas de

protección del medio ambiente y el patrimonio, y la prevención de riesgos y desastres.”.5

De acuerdo a la problemática anteriormente expuesta se plantea el siguiente interrogante

que atiende la propuesta de investigación: ¿Cómo diseñar un modelo que gestione de una forma

eficaz los procesos catastrales en los municipios de Colombia?

Esta propuesta de investigación busca suministrar a los encargados, directores y

funcionarios administrativos del Catastro municipal, una herramienta para la gestión de negocio

que permita visualizar la perspectiva actual y futura, estimular la participación de actores que

generen el cumplimiento de objetivos organizacionales y plantear un procedimiento eficaz para

la estandarización a través de la mejora, conservación, generación de productos y servicios, así

como fomentar el ingreso de nuevos recursos y avances en la toma de decisiones administrativas

con información más oportuna en beneficio de la comunidad en general.


1.1 JUSTIFICACIÓN

Las metodologías de procesos y los modelos de negocio han evolucionado en los últimos

años, los métodos adoptados por las empresas para usar y mejorar los productos y servicios para

lograr alta competitividad comparadas con otras empresas en el mercado y adaptarse

constantemente, un ejemplo de estas metodologías son BPM y las técnicas para el modelo de

negocio como Canvas.

El aporte de dichas tendencias y la incorporación de las personas como valor fundamental

en la eficiencia del negocio, conlleva a la necesidad estudiar estas metodologías en las

compañías y así observar su aporte en el avance para mejorar el funcionamiento organizacional

para tomar mejores decisiones.

La administración pública en Colombia está reglamentada por leyes que están definidas

constitucionalmente, las mismas determinan de forma clara las directrices para gestionar las

entidades oficiales. Los altos volúmenes de información y el crecimiento de la población puede

llevar a funcionamientos operativos con problemas e ineficiencia en la gestión administrativa o

falta de responsabilidades sobre las tareas a desarrollar. Problemas como falta de procedimientos

de auditoria, actividades poco precisas, falta de control en elementos del negocio, bajo

rendimiento en los procesos, poca trazabilidad en la gestión organizacional, entre otros.

Basado en estas problemáticas es pertinente considerar mejoras sustanciales utilizando

metodologías agiles y robustas que generen dinamismo para cumplir metas operativas en los

negocios, BPM y Ciclo de Vida Canvas aporta trazabilidad de cumplimiento en procesos claves

y la combinación de estos utilizando herramientas tecnológicas permiten la realización de esta

propuesta para producir entonces un modelo de gestión que brinde una metodología para

representar las soluciones a problemas de procedimientos en la organización, realizando análisis


sobre informalidad, desempeño de tareas, verificación y chequeo de las mismas, flujos de datos

incompletos o poco precisos entre aplicaciones, poco control sobre sistemas o eventos propios

del negocio y excepciones que se generen sobre los mismos.

1.2 OBJETIVOS

Para desarrollar un modelo de gestión de procesos en los catastros de Colombia que

posibilite la mejora, mantenimiento y creación de nuevos trámites y servicios que permita

realizar la caracterización de los procesos o trámites usando el modelo Canvas y BPM. El

propósito de este trabajo es diseñar entonces un procedimiento con base los conceptos del

modelo de gestión de negocios y ciclo de vida BPM para lograr la identificación de las diferentes

alternativas basadas en los procesos internos de la organización, para lograr tal fin se proponen

los siguientes objetivos:

1.2.1 Objetivo General

Crear un modelo para la gestión de procesos en los Catastros de Colombia, soportado en

el ciclo de vida BPM y método Canvas.

1.2.2 Objetivos Específicos

Identificar la problemática en los procesos llevados a cabo en la Subdirección de Catastro

de Cali.

Diseñar un modelo para gestionar los procesos en los Catastros de Colombia soportado

en el ciclo de vida BPM y método Canvas.


Definir un escenario para validar la propuesta del modelo de gestión de procesos

catastrales de la Subdirección de Catastro municipal de Cali en el área de Gestión

Administrativa.

1.3 ORGANIZACIÓN DEL DOCUMENTO

El presente trabajo está dividido en cuatro capítulos: el marco teórico, el desarrollo

metodológico, las conclusiones y trabajos futuros.

En el primer capítulo se describen los diferentes conceptos relacionados a la problemática

planteada: El funcionamiento del Catastro en el mundo, Latinoamérica y en Colombia, también

se describen los Modelos de Negocio, historia, evolución, técnicas y metodologías genéricas y

actuales, procesos y el Ciclo de Vida BPM.

El segundo capítulo describe el proceso metodológico de la investigación presentándolo de

la siguiente manera: la metodología base aplicada, como se realizó el análisis, el diseño del

modelo de gestión de procesos y por último la validación del procedimiento mediante la

implementación de dos (2) casos de estudio con sus respectivos resultados.

Los últimos dos capítulos presentan las conclusiones del desarrollo de la investigación y los

trabajos futuros a realizar.

1.4 APORTES DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

El desarrollo del proyecto de investigación permitió el diseño de un procedimiento de

gestión eficaz de productos y servicios catastrales en Colombia utilizando mejores prácticas en

procesos de negocio e integrando elementos metodológicos, herramientas tecnológicas y


empresariales, para lograr este propósito se construyo un prototipo de software que aborda todas

las fases del modelo de forma lógica y secuencial. De igual forma se elaboró un artículo de

investigación donde se describe la síntesis de modelo de gestión catastral y fue presentado en la

ciudad de la Habana Cuba en la III Conferencia Científica Internacional en septiembre de 2018.

2 MARCO TEORICO

Para el desarrollo del modelo de gestión de procesos para catastro se han tomado

diferentes fuentes de información, con el objetivo de encontrar conceptos base como los

siguientes:

El modelo de gestión de procesos está dirigido al catastro en Colombia. Para

desarrollarlo, apropia las descripciones propias del Catastro en Latinoamérica y el mundo, en el

país y sus regiones abordando sus problemáticas.

En relación a lo anterior, se efectuaron consultas sobre diferentes fuentes para

documentar la información relevante de la operación en el catastro y su enfoque como referencia

para la búsqueda de soluciones.

Igualmente el estudio de técnicas y metodologías de procesos y modelos de negocio

genéricos y modernos su historia y evolución.

Así mismo se consultaron artículos, publicaciones y libros de diversos autores

reconocidos en estos temas en bibliotecas como Science Direct, Scopus, Scielo, etc. Sobre las

búsquedas realizadas se obtuvieron los conceptos más relevantes.


2.1 CONTEXTUALIZACÓN DEL CATASTRO A NIVEL

LATINOAMERICANO, MUNDIAL, NACIONAL Y MUNICIPAL

Las Naciones Unidas (1985), define el Catastro como un inventario público de datos de la

propiedad ordenados metódicamente de un país o distrito basado en el levantamiento de sus

límites: tales propiedades están sistemáticamente identificados con identificadores únicos. Los

linderos de la propiedad y el identificador de la parcela están normalmente mostrados en mapas a

escala grande.

2.1.1 El Catastro en Latinoamérica (Ecuador)

La gestión Catastral en el país del Ecuador bajo la ordenanza metropolitana 0094,

numeral 9 del artículo 264 de la constitución de la República del Ecuador, determina como

competencia exclusiva de los gobiernos municipales y descentralizados administrar los catastros

urbanos y rurales.6

El Catastro de Ecuador no cuenta con una estructura centralizada para la gestión catastral

nacional, en el Código de Ordenamiento Territorial, Autonomía y Descentralización, en artículo

55, numeral i, concede la responsabilidad a los 221 municipios del ecuador para actualizar y

elaborar sus catastros de forma autónoma.7

La estructura orgánica del municipio de Quito Ecuador (Figura 1), ubica a la Dirección

Metropolitana de Catastro dentro de la secretaría de Administración General.8 El Catastro

Metropolitano de Quito se encuentra orientado en la planificación y el desarrollo de la ciudad a

través de la visión “Quito - 2040”. Cuenta con ocho administraciones zonales, con el propósito

de descentralizar y desconcentrar la gestión en el distrito. El municipio de Quito lidera en el


Ecuador el mejoramiento de los procesos y puesta en línea de servicios tecnológicos asociados a

productos catastrales disponibles para la ciudadanía en general ante la falta de un marco único de

gestión catastral nacional.


Figura 1 Alcaldía de Quito – Ubicación Dirección Metropolitana de Catastro Quito


2.1.2 Funcionamiento de Catastro en el Mundo (España)

En el país de España mediante el Real Decreto Legislativo 1/2004, de 5 de marzo, se

deroga la antigua normatividad y se consolida en una disposición final única. En España la

Dirección General de Catastro dentro de la Secretaría de Estado de Hacienda, se encarga de

difundir la información catastral, formación y mantenimiento del Catastro Inmobiliario.

Mediante las gerencias regionales y territoriales ofrece servicios centralizados y territoriales,

cuenta con aproximadamente 4.000 puntos de información (PIC), ubicados en municipios y

diputaciones en el territorio español donde se puede obtener certificados, información y servicios

catastrales adicionales.9

Actualmente cuenta con una sede electrónica donde se ofrecen diferentes productos

catastrales gratuitos gráficos y alfanuméricos con acceso libre y acceso a datos protegidos por su

legislación.

2.1.3 El Catastro Nacional y Municipal

El Decreto reglamentario de la Ley 14 de 1983 de la constitución colombiana, estableció́

que “el catastro es el inventario o censo, debidamente actualizado y clasificado, de los bienes

inmuebles pertenecientes al Estado y a los particulares, con el objeto de lograr su correcta

identificación física, jurídica, fiscal y económica”.

La administración del catastro en Colombia (Figura 2), de acuerdo al marco legal

colombiano cuenta con una entidad rectora el (IGAC) Instituto Geográfico Agustín Codazzi

creada en 1935, hace parte del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) 10,

de conformidad al decreto 2313 de 1992.11 El IGAC se encarga de velar por la correcta

incorporación y mantenimiento de los datos prediales mediante la generación de normativas que


aseguren esta misión. Adicionalmente existen cuatro catastros descentralizados en el país, estos

son: Cali, Bogotá, Medellín y Antioquia. Entre las funciones del IGAC se encuentra asesorar

administrativa y técnicamente a las entidades desconcentradas. Estás autoridades catastrales

gestionan tres funciones: formación catastral, actualización catastral y conservación catastral.

Figura 2 Representación del Funcionamiento del catastro en Colombia.

La formación catastral consiste en obtener por primera y única vez los datos sobre los

terrenos y edificaciones, la información obtenida se registra en bases de datos incluyendo

gráficos, listados y formatos de control estadístico que diseñen las autoridades catastrales. En

este proceso se obtiene la información correspondiente de cada uno de los predios teniendo como

base los aspectos físico, jurídico, fiscal y económico, con el fin de lograr los objetivos generales

del catastro.

La actualización catastral se realiza de forma masiva cada 5 años por las disposiciones

legales vigentes y de forma obligatoria, con el fin de renovar los datos revisando los elementos

IGAC

995 Municipios en Colombia

Supervisión, Mantenimiento

y Normatividad (IGAC)

Formación Catastral – Actualización Catastral – Conservación Catastral

Administración Desconcentrada

Bogotá D.C

Antioquia

Medellín

Cali

Administración Descentralizada


físicos, jurídicos del catastro y el elemento económico, las disparidades originadas por cambios

físicos, variaciones de uso, obras públicas o condiciones locales del mercado.

La conservación catastral es un proceso que tiene como finalidad mantener actualizados

los documentos catastrales de acuerdo a los cambios que se generen en los predios o inmuebles,

asegurar también la debida conexión con el Notariado y Registro, establecer la base para la

liquidación del impuesto predial y otros impuestos basados en el avalúo catastral, actualizar el

componente geográfico, proporcionar la información necesaria para el desarrollo económico y

social del país.

2.1.3.1 Funcionamiento de los Catastros Descentralizados, Bogotá, Medellín y Antioquia.

Catastro Bogotá. Creado en 1981 como organismo de la administración central de

Bogotá hasta el año 2006. Actualmente en el organigrama de la ciudad de Bogotá es nombrada

la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital (UAECD) según el Acuerdo distrital 004

de 2012, como parte de la secretaría de hacienda de esta ciudad, cuenta con autonomía

presupuestal. Se encarga de las funciones de formación, actualización y conservación del catastro

y de la cartografía del Distrito Capital. La (UAECD) conserva la base única y oficial de

información geo referenciada y cartográfica de la ciudad.12

Catastro Medellín y Antioquia. De acuerdo al decreto 1983 de 2001, la estructura actual

del departamento Antioquia el catastro está ubicado en el organigrama de la entidad en el

Departamento Administrativo de Planeación.13

En Medellín la Subsecretaría de Catastro forma parte de la Secretaría de Gestión y

Control Territorial14, tanto el Catastro del Medellín y Antioquia se encuentran administrados por

un sector diferente al departamento de Hacienda Pública.


Catastro Cali La Subdirección de Catastro Cali es una entidad pública del Municipio de

Santiago de Cali adscrita al Departamento de Hacienda de esta ciudad. La ciudad de Santiago de

Cali es la capital del departamento del Valle del Cauca y la tercera ciudad más poblada de

Colombia, por su extensión territorial es la segunda ciudad más grande del país al poseer un área

de 564 km², su terreno se divide en zona urbana y zona rural. La ciudad es una de las cinco

principales capitales de Colombia, para el mes de enero de 2018 cuenta con 712.370 predios en

su territorio con un crecimiento predial del 1% anual aproximadamente respecto al año 2017, se

incorporaron en el último año 540.590 metros cuadrados de construcción y su avalúo es de 54.5

billones de pesos según cifras del censo predial.

2.1.3.2 Funcionamiento Operacional de la Subdirección de Catastro Cali

Catastro Municipal organiza su operación en cuatro categorías, estos son:

Estratégica

Gestión de programas, planes y proyectos de inversión.

Gestión técnica y jurídica del catastro.

Misional

Atención al ciudadano.

Equipo Mutaciones Oficina.

Equipo Mutaciones Terreno Urbano y Rural.

Equipo de Propiedad Horizontal.

Equipo de Revisión de Avalúo.

De Apoyo

Grupo de Legalidad Catastral.

Grupo de Informática Catastral.


Grupo de Cartografía.

Grupo de Reconocimiento Predial Urbano y Rural.

Grupo de Estadística.

Grupo de Gestión y Servicios Administrativos.

Grupo de Comunicaciones.

Grupo de Gestión Documental.

Evaluación y Control.

Seguimiento.

Gestión de Auditorias y Evaluación.

2.1.3.2.1 Trámites y Servicios de la Subdirección de Catastro Cali

La Subdirección de Catastro cuenta con 16 trámites y servicios, estos son los siguientes:

Cambio de propietario o poseedor del bien inmuebles.

Englobe o desenglobes de dos o más predios.

Incorporación de obras físicas en los predios sometidos o no sometidos al régimen de

propiedad horizontal.

Revisión del avalúo catastral de un predio.

Cambios producidos por la inscripción de predios o mejoras por edificaciones no

declaradas y omitidas durante el proceso de formación o actualización del catastro.

Autoestimación del avalúo catastral.

Consolidación de lote y mejora.

Rectificación de área y linderos.


Rectificación de estrato socioeconómico.

Rectificación de datos jurídicos del propietario.

Rectificación de nomenclatura.

Certificación de área y linderos.

Certificado catastral.

Inscripción de mejoras por construcciones o edificaciones en predio ajeno. Consulta de la

base de datos.

Servicios cartográficos.

2.1.4 Marco Legal del Catastro en Colombia

La operación de la gestión catastral está reglamentada bajo la legislación colombiana en

el Artículo 3 de la Ley 14 de 1983, este prevé que “Las autoridades catastrales tendrán a su cargo

las labores de formación, actualización y conservación de los catastros tendientes a la correcta

identificación física, jurídica, fiscal y económica de los inmuebles”, funciones definidas en la

norma especial catastral Resolución 70 de 2011 del Instituto Geográfico Agustín Codazzi. El

marco normativo de la Gestión Catastral incluye:

- Decreto Reglamentario 3496 del 26 de Diciembre de 1983.

- Ley 14 de 1983

- Ley 44 de 1990

- Ley 872 de 30 de Diciembre de 2003.

- Decreto Nacional 4110 del 9 de Diciembre de 2004.

- Instrucción Administrativa conjunta 01 y 11 de Mayo 20 de 2010.


- Ley 1437 del 18 de Enero de 2011.

- Resolución 1055 del 31 de Octubre 2012 expedida por el IGAC.

- Resolución 829 del 26 de Septiembre del 2013 expedida por el IGAC.

- Ley 1753 de 2015.

- Decreto 943 del 21 Mayo 21 de 2014.

2.2 LOS PROCESOS DE NEGOCIO

2.2.1 Definición de Procesos de Negocio.

Existen diversos conceptos para definir un proceso de negocio, dos de los más

representativos son:

Los procesos de negocio (BP- en inglés business process), son un conjunto de actividades

coordinadas con el objetivo de generar productos o servicios relacionados con las políticas de

una organización, un contrato o una necesidad de un cliente.15 También se define como “una

colección de eventos, actividades y puntos de decisión interrelacionados que implican a un

número de actores y objetos y que de forma colectiva conduce a producir un resultado que

genera valor al menos para un cliente”. 16

2.2.2 Historia y Evolución de los Procesos de Negocio.

Adam Smith en su obra La riqueza de las naciones en 1776. Explicaba mediante el

ejemplo de una fábrica de alfileres el concepto de división del trabajo en tareas pequeñas donde

los empleados se especializan en cada una de estas ofreciendo a la empresa una reducción en los

costos de producción y aumento de la productividad.

Luego el criterio de Adam Smith se empleó por Frederick Taylor y Henry Ford con dos

enfoques diferentes. Frederick Taylor en el libro Principios de la administración Científica


publicado en 1911 plantea dar homogeneidad a los procesos a través de la medición de las tareas

sobre un grupo de trabajadores para obtener la especialización de las mismas y mejorar el

rendimiento de la organización y los trabajadores. Gracias a los estudios de Taylor, Henry Ford

de 1903 a 1911 utilizando el planteamiento de Adam Smith diseñó la cadena de montaje de

automóviles que mejoró el proceso de fabricación generando rentabilidad en el área de

producción.

Michael Porter en 1985, en su trabajo la estrategia competitiva, define un modelo teórico

llamado cadena de valor que permite describir la ejecución de actividades y procesos

organizacionales enfocados a la generación de valor hacia el cliente. La cadena de valor se divide

en actividades primarias y secundarias, las primarias están vinculadas a los suministros, la

producción, almacenamiento y distribución de productos o servicios. Las actividades secundarias

enfocadas a soportar la infraestructura de la organización, los recursos humanos y el desarrollo

tecnológico.

Thomas Davenport en 1993 en el libro innovación de procesos define un proceso de

negocio como “un conjunto estructurado, medible de actividades diseñadas para producir un

producto especificado, para un cliente o mercado específico. Implica un fuerte énfasis en cómo

se ejecuta el trabajo dentro de la organización, en contraste con el énfasis en el qué… este

elemento estructural es clave para lograr los beneficios de la innovación de procesos”

Michael Hammer en 1997 diferencia los conceptos tarea y proceso, la tarea es una

actividad desarrollada por una persona y el proceso un conjunto de actividades juntas que

generan resultados con valor para el cliente.

Paul Harmon en 2003, teniendo en cuenta los aportes de diferentes autores, propone un

modelo que distingue una actividad como un proceso pequeño con menor detalle de abstracción.


Su modelo se divide en: Cadena de Valor. Son procesos principales o genéricos en la

organización; Proceso. Es una subdivisión de la cadena de valor como otros procesos,

subprocesos y actividades; las actividades son procesos pequeños de tamaño reducido sin

posibilidad de ser divididos en procesos menores.

En la revisión general de conceptos sobre procesos de negocios se infiere en términos

generales que las diferencias en definiciones son mínimas teniendo en cuenta el tiempo y la

perspectiva histórica sobre la cual se generaron. 17

2.2.3 TÉCNICAS PARA MODELAR PROCESOS DE NEGOCIO GENÉRICAS.

2.2.3.1 Diagrama de flujo

Representa gráficamente procesos de trabajo que llevan una secuencia lógica y permite

visualizar de forma amplia las actividades a llevarse a cabo para la solución de un problema

(Lankin et al., 1996). Se caracterizan por su facilidad en el uso ya que muestran ampliamente la

totalidad del sistema.

2.2.3.2 IDEF

Esta técnica deriva de la necesidad de las fuerzas armadas de Estados Unidos por mejorar

su ejecución en producción, es una técnica de modelado que permite representar de forma

integrada procesos y estructurar datos.

2.2.3.3 Técnica IDEF0

Modela acciones, actividades y decisiones en una organización o sistema, representa la

parte funcional de un modelo (Mayer et al., 1995). Permite reconocer los procesos e interfaces y

la documentación para controlar las fases de desarrollo de un sistema.


2.2.3.4 Diagramas de flujo de datos (DFD)

Muestra entradas y salidas de datos mediante representación gráfica, permite ver cómo

fluyen los procesos en la organización. Aunque no modela representaciones de flujos de

materiales, recursos humanos, y otros elementos relacionados con los procesos de negocio

(Yourdon, 1989).

2.2.3.5 Diagrama estado-transición (ST)

Se representa utilizando una gráfica a través de círculos que representan los estados y las

flechas permiten la transición entre los estados, esta representación proporciona

claramente información sobre dependencias entre el tiempo y la transición entre los datos del

sistema pero describe la cooperación entre los datos que causan las transiciones.

2.2.3.6 Diagrama entidad-relación (ER)

Muestra de forma abstracta la distribución de los datos almacenados y la relación que

hay entre ellos en un sistema. Son diagramas con representaciones estáticas que no permite

analizar y medir la información en el tiempo (Giaglis, 2001).

2.2.3.7 Diagramas de actividad de roles (RAD)

Muestra las actividades que son responsabilidad de cada rol y su interacción entre

ellos (Huckvale y Ould, 1995). Estos diagramas enfocan su gestión en la definición de roles, son

útiles para visualizar la perspectiva organizacional.

2.2.3.8 Diagrama de interacción de roles (RID)

Son diagramas que representan roles en procesos de negocio. Las actividades se unen a

los roles en una matriz, son fáciles de leer e intuitivos, utiliza para sus relaciones conexiones a

través de gran cantidad de flechas que pueden generar desorden y no son tan flexibles como los


diagramas de flujo. Su aplicabilidad está centrada en mostrar los flujos de trabajo y la

interrelación de actividades en un proceso (Aguilar-Savén, 2004).

2.2.3.9 Redes Petri (PN)

Permiten representar matemáticamente la estructura de un sistema (Carl Adam, 1962), el

comportamiento de los datos es representado en una estructura de red formada por transiciones,

arcos dirigidos, marcas y lugares. 18

2.2.4 METODOLOGÍAS GENÉRICAS PARA MODELAR PROCESOS DE NEGOCIO

2.2.4.1 Análisis y diseño estructurado (SSADM).

Metodología que comprende un conjunto de técnicas para el análisis y diseño de sistemas

de información. Se caracteriza por estar compuesto de cinco fases (estudio de viabilidad, análisis

de requisitos, especificación de necesidades, diseño lógico y diseño físico) con una estructura en

cascada, cada fase debe ser finalizada para desarrollar la siguiente. La SSADM utiliza tres

técnicas para el análisis de sistemas, estas son: modelo de datos lógico, modelo entidad evento y

diagrama de flujo de datos (Hutchings, 1996).

2.2.4.2 Metodología de los sistemas blandos (SSM).

Metodología concebida por (Peter Checkland y Jim Scholes, 1999), se utiliza para

resolver diferentes conflictos que se abordan para desarrollar un sistema, teniendo presente la

relación entre los elementos y su nivel de comunicación. Se compone de siete fases estas son:

reconocer el problema, expresar la situación problema, producir definiciones básicas de sistemas

relevantes, desarrollar modelos conceptuales de los sistemas relevantes, comparar modelos

conceptuales con la situación real, identificar cambios factibles y deseables y tomar acción para

mejorar la situación.


2.2.4.3 Metodología GRAI

Se desarrolló para realizar análisis del sistema decisional de la empresa. Se compone de

un macro modelo para diseñar conceptualmente sistemas de fabricación y un micro modelo

conceptual para los centros de decisión que se representan a través de una rejilla y la Red GRAI.

La rejilla GRAI modela el sistema de decisión y las redes GRAI diagrama las actividades de

decisión de los centros de definición identificados en la rejilla (Doumeingts, 1984). Se compone

de cuatro vistas: funcional, física, informacional y decisional, el objetivo de estas es elaborar

esquemas parciales de la organización.

2.2.5 METODOLOGÍAS MODERNAS PARA LA GESTIÓN DE PROCESOS DE

NEGOCIO.

2.2.5.1 BPM (Business Process Management).

Es una metodología que combina la gestión de procesos empresariales y el uso de la

tecnología de forma sistemática para obtener procesos de negocio más eficientes. Para cumplir

con este enfoque sistémico BPM cuenta con modelo iterativo conocido como ciclo de vida BPM.

Ciclo de Vida BPM (Business Process Management - BPM)

El ciclo de vida BPM (Figura 3), es una secuencia de cambios en el desarrollo a través de

los cuales un proceso evoluciona en términos de transformación e innovación y cuenta con seis

fases evolutivas e incrementales (tabla 1).


Figura 3 Representación del Ciclo de Vida BPM

(Fuente: Elaboración propia a partir de [16])

Fase Objetivos

Análisis

Entender el estado actual de los procesos en la organización y determinar procesos de

referencia

Diseño Definir y organizar el mapa de procesos de la organización

Construcción

Documentar y establecer la estructura organizacional para armonizar, desarrollar y

evaluar los procesos

Despliegue/

implementación

Garantizar la calidad y cobertura de los procesos

Ejecución/

Mantenimiento

Explorar posibles impactos y consecuencias de los procesos en la organización

Mejora Continua

Gestionar la calidad, cobertura, metas y alcance de los procesos

Tabla 1 Fases del ciclo de Vida BPM


2.2.5.2 BPR (Business Process Reengineering)

Es una metodología nacida a partir de la propuesta de Michael Hammer (1990), se centra

principalmente en reformar radicalmente los procesos de negocio utilizando la reingeniería para

conseguir un proceso perfecto en función de las necesidades del cliente y utilizando las

tecnologías de información.

2.2.5.3 Modelo de Negocio Canvas (BMC)

Modelos de Negocio

El concepto del modelo de negocio cuenta con diferentes definiciones, algunos de los

términos más utilizados son:

Zott y Amit (2010), explican un modelo de negocio como “el contenido, la estructura, y

el gobierno de las transacciones diseñadas para crear valor con la explotación de las

oportunidades de negocio”. Chesbrough (2010) indica que un modelo de negocio consiste en

integrar el segmento de mercado, definir la estructura de la cadena de valor, estimar la estructura

de costos, describir las posiciones de la empresa dentro de la red de valor y formular una

estrategia competitiva para llevar a cabo ventaja sobre los competidores.

La propuesta de Osterwalder y Pigneur (2009) menciona que un modelo de negocio es

una representación de cómo una organización crea, entrega y captura valor de un servicio o

producto. El Modelo de Negocio Canvas (Business Model Canvas - BMC) es una aproximación

gráfica que describe nueve elementos necesarios para definir un modelo de negocio (Figura 4).

Las descripciones de los elementos que componen este modelo de negocio se muestran en la

(tabla 2).


Figura 4 Representación de un Modelo de Negocio (Osterwalder & Pigneur, 2009).

Elemento Descripción

Segmentos de

clientes

La organización presta servicios a uno o varios segmentos de clientes diferentes para

satisfacer sus necesidades.

Propuesta de

Valor

Identificación de cómo la empresa logra resolver los problemas del cliente y cómo

satisfacer las necesidades del cliente. Es el conjunto de productos y servicios que crea

valor para un segmento de cliente específico.

Canales de

distribución y

Comunicaciones

Interfaz entre empresa y cliente. Las propuestas de valor se entregan a los clientes a

través de canales de comunicación, distribución y venta.

Relación con el

cliente

Relaciones establecidas y mantenidas en cada segmento de clientes, confiriendo a los

clientes las características del segmento.

Flujos de ingreso

Descripción de cómo se generan los ingresos económicos como resultado de aportar

valor al cliente.

Recursos clave

Los recursos requerían hacer y entregar una propuesta de valor, pueden ser físicos,

financieros, intelectuales o humanos.

Actividades

clave

Actividades que la empresa debe realizar para hacer su propuesta de valor y modelo de

trabajo.

Red de

proveedores

Descripción de la red de proveedores y socios que ayuda a la empresa a optimizar su

modelo de negocio, reducir el riesgo y / o adquirir recursos.


Estructura de

costos

Informe de todos los costos de operación de un modelo de negocio, se calculan

resumiendo recursos clave, actividades clave y asociaciones clave.

Tabla 2 Elementos para definir un Modelo de Negocio Canvas

Los autores Abe, Ashiki, Suzuki, Jinno y Sakuma (2009) analizaron los modelos de

negocio y resumen las ventajas y desventajas de su utilización (tabla 3).

Ventajas Desventajas

Modelo de Negocio

1. Permite conocer cómo crear valor en una

organización a través de la innovación y desarrollo,

así como proporcionar un modelo de operación

1. Dificultad para descubrir tendencias y

oportunidades del mercado

2. Herramientas de Modelado para crear concepto

del negocio y la idea del negocio

2. Dificultad para tomar decisiones de inversión en

el tiempo

3. Apoyar el modelado de la estrategia tecnológica

competitiva. Cómo? Qué? Y quién?

3. Dificultad para seleccionar opciones sobre

alternativas tecnológicas

4. Proporcionar el servicio/el producto y cómo ganar

competitividad

4. Dificultad para saber cuándo? Y qué? una

tecnología debe ser desarrollada

Tabla 3 Ventajas y Desventajas de un Modelo de Negocio (Abe, Ashiki y otros, 2009)

A partir de Canvas y el ciclo de vida BPM, se establece que estos instrumentos permiten

caracterizar el uso, apropiación y las técnicas necesarias como guía eficaz en la creación de un

modelo de gestión de procesos para las Direcciones de Catastro Municipales. Por consiguiente el

principal objetivo del modelo a proponer debe estar enmarcado en las mejores prácticas, a través

de la incorporación de estándares internacionales, técnicas y lineamientos donde se garantice el

acceso a la información, a mejores servicios y productos especialmente usuarios del catastro.


3 PROCESO METODOLÓGICO

En esta sección se muestran los pasos que se siguieron para la elaboración del modelo,

primero se describe la metodología utilizada para el levantamiento de la información, seguido se

muestra la forma en la cual se diseñó el modelo, posteriormente se explica el desarrollo del

escenario para validar el modelo a través de un caso de estudio.

Las fases utilizadas para el desarrollo del modelo de gestión de procesos dirigido al

Catastro en Colombia son las siguientes:

1. Análisis del Catastro a nivel Mundial, Latinoamericano, Nacional y Municipal.

2. Conceptualización de las herramientas Canvas y ciclo de vida BPM.

3. Propuesta de modelo que integre herramientas Canvas y el ciclo de vida BPM orientados al

catastro.

4. Evaluación del modelo a través del caso del estudio en la Subdirección de Catastro Cali.

Los bloques del trabajo se encuentran organizados de forma secuencial para comprender los

conceptos del Catastro, la unión de las herramientas Canvas y ciclo de vida BPM y así permitir

observar sus relaciones, aportes, beneficios y de esta forma ser aplicado en la solución a una

problemática dentro de la organización relacionada a la mejora de trámites y servicios.

3.1 ANÁLISIS DE CONCEPTOS

Para la construcción se utilizaron diferentes fuentes de información teóricas, sobre las

cuales se apoya la elaboración del modelo, se estudiaron conceptos catastrales a nivel

internacional y nacional, método Canvas y ciclo de vida BPM como elementos indispensables

para la fundamentación del diseño conceptual del modelo.

De igual forma a medida que se incrementaron las fuentes consultadas y la revisión de la

literatura se encontraron definiciones que permitieron el desarrollo de las fases 1 y 2 de la


metodología utilizada. El estudio de los siguientes conceptos facilitó una guía precisa para el

diseño del modelo:

Catastro: procesos catastrales, normatividad, trámites y servicios.

Modelos de Procesos de Negocio: Canvas, actividades clave, propuesta de valor.

Ciclo de Vida BPM: proceso de negocio, mejora continua.

3.2 DISEÑO DEL MODELO

Una vez realizado el análisis de conceptos y las fuentes teóricas estudiadas, se estructura

el modelo. Se identifican las definiciones base para definir el modelo como se muestra en la

Figura 5, inicialmente se analizaron los conceptos sobre el Catastro en Colombia, en

Latinoamérica y el mundo, así como las teorías que integran la gestión de negocio y los procesos

asociados al mismo.

Por una parte el Ciclo de Vida BPM con sus atributos describe cada una de sus fases

(Análisis, Diseño, Construcción, Despliegue/Implementación, Ejecución/Mantenimiento), que

proporciona una secuencia de cambios en los procesos en el tiempo y la evolución en términos

de transformación e innovación con fases evolutivas e incrementales.

De otro lado del modelo Canvas, se toman en cuenta las características de los nueve

elementos que lo compone (Segmentos de clientes, Propuesta de Valor, Canales de distribución y

Comunicaciones, Relación con el cliente, Flujos de ingreso, Recursos clave, Actividades clave,

Red de proveedores, Estructura de costos) y que aportan la utilidad para el uso en el modelo de

acuerdo a la organización. Canvas representa cómo una organización captura, entrega y crea

valor sobre un producto o servicio.


Figura 5 Ciclo de conceptos para fabricación del modelo de gestión de procesos para Catastro soportado en el Ciclo de

Vida BPM y modelo Canvas (Fuente: Elaboración

A partir de los conceptos anteriormente descritos y su relación, se establece como

referente para el diseño del modelo, llegando a la planeación de un procedimiento de gestión de

procesos de negocio (que son explicadas más adelante en la sección de desarrollo). En la

búsqueda de beneficios de la investigación se diseñó un prototipo funcional de software que

permite determinar de forma específica y correcta el comportamiento del trámite a través de

todas sus actividades, una vez identificados todos los pasos del trámite el prototipo apoya la

búsqueda de brechas tecnológicas y operativas que existen en la ejecución del proceso actual

para promover la mejora, mantenimiento y creación de nuevos trámites y servicios catastrales.

En la actualidad existen diversas metodologías enfocadas el mejoramiento de procesos de

negocio y de gestión, pero entender su funcionamiento y articularlas en una solución que permita

un procedimiento a la medida e integre diversos elementos no es una tarea fácil. Se diseñó así un

procedimiento sencillo y de fácil uso que permite caracterizar los procesos de negocio,

Tecnica de modelo de negocio

(Canvas)

Teorias de Gestión y Procesos

de Negocio

Modelo de gestión de

procesos para Catastro

soportado en el Ciclo de Vida

BPM y modelo CANVAS

Conceptualización

El Catastro en Colombia,

latinoamerica y el mundoTeoria general de Procesos de

negocio (Técnicas y

metodologías para modelar

procesos de negocio)

Teorias Modernas de Gestión

de Procesos de negocio (BPM

y el Ciclo de Vida)


comprendiendo e integrando los conceptos alrededor de ellos para ser utilizados conjuntamente

en pro de identificar diversas alternativas de mejora en trámites y servicios catastrales.

3.3 DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN Esta propuesta integra el modelo de negocio Canvas y el Ciclo de Vida BPM, la unión de estas

dos herramientas ampliamente utilizadas permite el desarrollo de un modelo que brinda los

siguientes beneficios:

Mejorar y mantener trámites catastrales.

Identificar las actividades de los procesos para reducir tiempos de respuesta en servicios

catastrales.

Proyectar y desarrollar productos de calidad en catastro.

Aporta una herramienta que permite referenciar procesos, modificarlos y gestionarlos dentro

de una organización.

3.3.1 Nombre y definición

El modelo se denomina Modelo de gestión de procesos para Catastro soportado en el Ciclo de

Vida BPM y modelo CANVAS un procedimiento para la gestión de procesos de negocio que

posibilite la mejora, mantenimiento y creación de nuevos trámites y servicios en el catastro de

Colombia. El modelo se validó mediante dos casos de estudio y un prototipo funcional de

software que permite revisar y modificar la gestión de los procesos o trámites. Para verificar la

pertinencia del mismo se enfoca con base en la Subdirección de Catastro Cali de la Alcaldía de

Cali, en el área de Gestión Administrativa que genera información estadística para generación

del presupuesto anual de la entidad y que necesita mejorar sus indicadores de gestión.


3.3.2 Descripción del Modelo

El modelo, está articulado en cinco fases que muestran los elementos necesarios de forma

secuencial y sus relaciones para identificar los procesos o tramites que son susceptibles de

mejora, las fases pueden ajustarse al procesos que requiera ser analizado y el procedimiento

permite documentar los elementos más importantes del trámite a ser mejorado. Las etapas deben

ser ejecutadas en forma secuencial como se muestra en la (Figura 6).

Figura 6. Componentes del Modelo (Fuente: Elaboración propia)

3.3.3 Fases del modelo

El modelo de gestión de procesos cuenta con las fases que se detallan a continuación:

3.3.3.1 Fase 1 Proceso sin normalización.

Proceso sin normalización: En la fase inicial, participan los directores y responsables del

área. Aquí se busca definir el procedimiento que se desea normalizar, mejorar o crear, utilizando

la notación BPMN 2.0 para obtener su estado actual.

3.3.3.2 Fase 2 Modelo de Negocio Canvas

En esta fase los responsables de gestión y líderes administrativos reciben como entrada el

diseño del proceso a normalizar, se determinan las metas, el marco del análisis, se describe y se


modelan los nueve aspectos canvas que refuerzan su estructura, idear nuevas propuestas y

representar el entorno sobre el cual se construye.

3.3.3.3 Fase 3 Integración Canvas y el Ciclo de Vida BPM.

Esta fase selecciona los elementos propuesta de valor y actividades clave, como bloques

base para realizar la integración de las dos herramientas, la idea de unirlas es aprovechar las

conceptualizaciones enfocadas en los elementos que estos generan. De igual forma orientar las

discusiones y debates del equipo de trabajo entorno al análisis del comportamiento presente y

futuro del proceso, así como los elementos del contexto del negocio actual; la identificación de

estos bloques busca centrar la atención de los problemas a resolver orientados al cumplimiento

del objetivo y subsanar la necesidad del cliente, las actividades clave permiten seleccionar las

ideas concretas para diseñar un flujo de procesos BPM normalizado.

3.3.3.4 Fase 4 Ciclo de Vida BPM.

La fase toma como entrada las actividades clave de Canvas y el procedimiento sin

normalizar en BPM, la meta es diseñar a partir de estas actividades un nuevo flujo BPM

optimizado y orientado necesidades reales del negocio, una vez diseñado el flujo se debe realizar

una primera iteración para comprobar su estado utilizando el ciclo de vida BPM.

3.3.3.5 Fase 5 Proceso normalizado y análisis tecnológico.

La última etapa recibe el diseño normalizado y optimizado, se debe utilizar la fase de

mejora continua del ciclo de vida BPM con el propósito de revisar, actualizar o restablecer

posibles cambios que se presenten con el paso del tiempo por ajustes al modelo de negocio o

modificaciones de la legislación vigente, de igual forma buscar tendencias que presenten

opciones de mejora desde el punto de vista tecnológico.


3.3.4 Gestión del proyecto

El desarrollo del proyecto para la implementación del modelo se adelanta en dos partes

como se muestra en (Figura 7), el primero permite la gestión mediante las actividades de

planeación, ejecución, control y el cierre del mismo. El segundo aspecto de acuerdo a los datos

recolectados es la caracterización y el desarrollo del modelo.


Figura 7. Gestión del Proyecto para el Desarrollo del Modelo


La segunda parte nombrada desarrollo del proyecto cuenta con los siguientes pasos:

3.3.4.1 Elaboración del Modelo

Permite a través del análisis de la información reconocer los elementos y clasificarlos

para desarrollar el proyecto, se diseña y construye el modelo también los casos de estudio

requeridos para validarlo.

3.3.4.2 Documentación

Hace referencia a la elaboración del documento del proyecto, describe el desarrollo del

modelo de gestión catastral.

3.3.4.3 Desarrollo del Prototipo de Software

En este bloque de trabajo se diseña y construye un prototipo funcional de software con

las características del modelo y permite representar la validación de los casos de estudio a través

de una herramienta tecnológica.

3.3.4.4 Entrega del Modelo

Una vez desplegado el modelo se realiza la entrega del producto compuesto por la

metodología y el prototipo funcional de software.

3.3.5 Utilización del modelo

El modelo cuenta con una serie de actividades que permiten su uso y se presentan a

continuación:

Fase 1 Proceso sin normalización. Se describe en un formato toda la información relacionada

con el trámite a mejorar y su estado actual, aquí se realiza una primera revisión para definir

las características del proceso a impactar. Para ello se analizan aspectos organizacionales

como objetivos estratégicos de la organización, requisitos funcionales y no funcionales del

proceso, regulatorios y normativos, seguidamente se modela el proceso actual en una

herramienta BPMN disponible en el mercado como (BonitaSoft, Bizagi, etc.).


Fase 2 Modelo de Negocio Canvas. En el lienzo de negocio se consignan los nueve

elementos (red de proveedores, actividades clave, recursos clave, propuesta de valor, relación

con el cliente, canales de distribución y comunicaciones, segmentos de clientes, estructura de

costos y flujos de ingreso) ,su relación con el proceso a mejorar y la organización.

Fase 3 Integración Canvas y el Ciclo de Vida BPM. Mediante una lista de chequeo se

analizan las actividades y recursos clave para el proceso en análisis.

Fase 4 Ciclo de Vida BPM. Mediante la herramienta de software prototipo construida para el

desarrollo del modelo, todos los elementos de las cinco fases quedan consignados de una

forma logica y secuencial, lo anterior permite la verificción del flujo del proceso a traves de

la aplicación del ciclo de vida BPM.

Fase 5 Proceso normalizado y análisis tecnológico. Se diseña un nuevo proceso en BPM

optimizado y sobre este se analizan diferentes alternativas tecnológicas.

Como resultado final se obtiene un nuevo proceso y a través de la herramienta de software

propuesta se pueden consultar los procesos antes y después de aplicar el modelo, con sus

características, atributos y especificaciones. El detalle de cada actividad es descrito en el

punto 3.4 del presente documento.

3.3.5.1 Aplicación del modelo

De acuerdo al caso de estudio expuesto, se describe la aplicación del modelo y sus

respectivos resultados.

3.3.5.1.1 Características de la propuesta

Según la definición del problema descrito, podemos resaltar las siguientes características

de la propuesta:


● Integración de mejores prácticas para la administración de procesos.

● Apropiación de elementos metodológicos empresariales y herramientas tecnológicas.

● Análisis de características de procesos empresariales.

● Diseño de una guía enmarcada en técnicas de fácil uso para la gestión de procesos catastrales.

● Mostrar los resultados del análisis a un proceso con el desarrollo de prototipo funcional de

software.

3.4 VALIDACION

Para la evaluación del modelo propuesto se desarrollaron dos casos de estudio basado en el

proceso de generación de informes en el área de Gestión Administrativa y generación de avalúos

para la facturación del impuesto predial de la Subdirección de Catastro Cali, donde el

procedimiento fue aplicado y se apoyó en el prototipo funcional de software evaluando sus

resultados en la creación de ideas para la mejora de procesos y servicios.

La validación por medio del caso de estudio se desarrollo para alcanzar los siguientes

objetivos:

● Demostrar la aplicación del modelo en la Subdirección de Catastro de Cali.

● Visualizar la forma de uso siguiendo un método específico.

● Comparar los resultados obtenidos utilizando el modelo contra los procesos catastrales que

se encuentran en funcionamiento actualmente para mostrar si existen beneficios.

● Demostrar que a través del uso del modelo de gestión y el prototipo funcional de software

aplicado se obtiene información útil para tomar mejores decisiones en la mejora o creación

de servicios catastrales aplicando los conceptos de la propuesta.


3.4.1 Caso de estudio 1. Generación de Informes administrativos.

El caso de estudio se aplicó en el área de Gestión Administrativa de la Subdirección de

Catastro de la ciudad de Cali (Figura 8).

Figura 8. Flujo del caso de estudio Generación de Informes.

3.4.1.1 Explicación del caso de estudio

La Subdirección de Catastro Cali es una entidad pública del Municipio de Santiago de Cali

adscrita al Departamento de Hacienda de esta ciudad, su función principal es administrar el

inventario o censo de todos los bienes inmuebles del Estado y de los particulares, con el objeto

de lograr su correcta identificación física, jurídica, fiscal y económica.

El área Gestión Administrativa lleva a cabo el proceso de generación de reportes, la

entidad busca producir información estadística determinante para la generación de impuestos

sobre la tierra y la propiedad, identificación de precios y valores en los terrenos, así como la

Elaboración de Consultas en Base de Datos

Producción

de archivo

Plano


adecuada transacción de bienes inmuebles para el desarrollo del municipio, para que

posteriormente esto se plasme en políticas de vivienda, censos demográficos, ordenamiento y

desarrollo territorial, planeamiento urbano y rural, políticas de protección del medio ambiente, el

patrimonio y la prevención de riesgos y desastres.

En el caso particular, la organización requiere proveer rapidez y confiabilidad en la

elaboración de informes internos y externos, se observa reprocesamiento y horas adicionales de

trabajo para complementar los datos al producir los reportes, cambios constantes en las cifras

oficiales de vigencias anteriores, no se determina de forma confiable los requerimientos de para

elaboración de presupuestos a vigencias futuras. Lo anterior ocasiona información deficiente

para la toma de decisiones estratégicas y perdidas de confianza en estadísticas oficiales por parte

de las diferentes entidades y la ciudadanía en general.

Fase 1. Proceso sin normalización.

Para la definición del proceso sin normalización en la generación de reportes, participan

los responsables del área administrativa, se recolecta la información del proceso a mejorar en un

formato (Figura 9) como el nombre del proyecto, líder del proceso, organización, objetivos,

requisitos funcionales regulatorios y normativos que enmarcan el trámite.


Figura 9. Formato de alineación de procesos Generación de Informes del área de Gestión

Administrativa

Una vez recopilada la información en la entrevista con el líder del área de gestión

administrativa se modela en BPM todas las actividades del proceso como se desarrolla

actualmente para comprender y delimitar los alcances del servicio a través de un diagrama de

procesos (Figura. 10).


Figura 10. Diagrama BPM Generación de Informes del área de Gestión Administrativa

Fase 2. Modelo de Negocio Canvas.

En esta fase el líder del área de Gestión Administrativa reciben como entrada el proceso a

normalizar, se determinan las metas, el marco de análisis, se describe y se modelan los nueve

aspectos canvas que refuerzan su estructura (tabla 4), se forman debates sobre ideas nuevas

propuestas y la representación del entorno sobre el cual se construye.


Tabla 4. Modelo de Negocio Canvas Generación de Informes en el área Gestión Administrativa

Fase 3. Integración Canvas y el Ciclo de Vida BPM.

Esta fase selecciona los elementos propuesta de valor y actividades clave, como bloques

base para realizar la integración de las dos herramientas, la idea de unirlas es aprovechar las

conceptualizaciones enfocadas en los elementos que estos generan. De igual forma orientar las

discusiones y debates del equipo de trabajo entorno al análisis del comportamiento presente y

futuro del proceso, así como los elementos del contexto del negocio actual; la identificación de

estos bloques busca centrar la atención de los problemas a resolver orientados al cumplimiento

del objetivo y subsanar la necesidad del cliente, las actividades clave permiten seleccionar las

ideas concretas para diseñar un flujo de procesos BPM normalizado. Mediante una lista de

chequeo se analizan las actividades y recursos clave para el proceso en análisis en la Tabla 5.

* Rentas Cali

* Contribuyentes

* Municipio de Cali

* Catastro Cali

Relación con el cliente Segmentos de clientes

*Generaciónde Informes para

asignación presupuestal

Mejora en la calidad del dato

para ejecutar presupuestos.La aplicación de generación de

reportes proporciona un sitio

web donde el área de gestión

administrativa puede conocer

valores, descargar o imprimir

información estadistica de

predios y fgestión operacional

interna del catastro.

Funcionarios y contratistas

entre 18 y 75 añosdel área de

Gestión Administrativa con

computadores personales y

conexión a intranet dentro

del Centro Administrativo

Municipal CAM

Estructura de costos Flujos de ingreso

Costos de desarrollo de aplicación y mantenimiento de aplicación web Subdirección de Catastro Cali

* Generación de informes

Internos y externos (servicios). Aplicación para medir

indicadores e informes de

presupuesto.* Desarrollar aplicación web

de de informes.

Automatizar generación de

reportes de tramites y

servicios catastrales para la

toma de decisiones.

Recursos clave Canales de distribución y

Comunicaciones

Hardware, software y personal

de desarrollo aplicación webRed Interna Alcaldia de Cali

(Intranet)

Red de proveedores Actividades clave Propuesta de Valor


Elementos Clave y Requisitos Mínimos Para la Generación del Proceso

No. ASPECTO DETALLE CUMPLE? OBSERVACIONES

1 Solicitud de

Información

Producción de Tiquet para

producir información

utilizando base de datos

Oracle

SI

2 Reasignación de

Tiquet

Traslado de actividad a través

de un tiquet para producir

archivo plano

SI

3 Creación de

Consulta PL/SQL

Desarrollo de consulta en

Base de Datos Oracle en

lenguaje PL/SQL

SI

Recurso Clave

(recurso base para

ejecutar el proceso)

4 Descarga de

export

Descarga de archivo en

formato TXT de consulta

generada en lenguaje

PL/SQL

SI

Tarea clave (Tarea

necesaria para

desarrollar proceso)

5 Respuesta Tiquet

Respuesta a tiquet dirigido al

solicitante incluye archivo

plano

SI

6

Creación de

Informe con

archivo plano

Líder del área de Gestión

Administrativa elabora

informe utilizando archivo

plano

SI

Tarea clave (Tarea

necesaria para

desarrollar proceso)

Tabla 5. Integración Canvas y Ciclo de Vida BPM Generación de Informes en el área Gestión

Administrativa

Fase 4. Ciclo de Vida BPM.

La fase toma como entrada las actividades clave de Canvas y el procedimiento sin

normalizar en BPM, la meta es diseñar a partir de estas actividades un nuevo flujo BPM

optimizado y orientado necesidades reales del negocio, una vez diseñado el flujo se debe realizar

una primera iteración para comprobar su estado utilizando el ciclo de vida BPM. Para garantizar

el uso del ciclo de vida BPM, se crea una matriz de análisis para el proceso, (Tabla 6) compuesta

por los siguientes atributos:

Código Actividad. Identifica mediante la letra A de Actividad y un código (A#) de

forma única las tareas que requieren ser verificadas.


Descripción de la Actividad. Describe el nombre de la actividad caracterizada en el

proceso de generación de reportes del área de Gestión Administrativa.

Entradas. Son las peticiones, solicitudes, documentos o insumos requeridos para iniciar

una actividad en particular.

Salidas. Relaciona los productos generados durante una actividad y su resultado, pueden

ser documentos o solicitudes.

Indicadores clave de rendimiento (KPI-Key Performance Indicator). Son las medidas

del nivel de rendimiento de una actividad dentro de un proceso. Se documenta si existe manejo

de indicadores por cada actividad.

Métricas Por Salida. Determina si por cada salida existe un tipo de indicador que

permita hacer trazables los productos generados en las actividades.

Caminos Alternativos. En este atributo están relacionados todos los posibles caminos

que pueda tener una actividad adicional al objetivo primordial que es la generación de reportes

administrativos.

Excepciones. Analiza los aspectos relevantes que pueda tener una actividad para ser

realizada en el marco de la gestión del proceso.

Otras fuentes o sistemas externos (especificación de fuentes). Permite describir por

cada actividad si es necesario el uso de sistemas o herramientas tecnológicas para su desarrollo.

Tiempo estimado de ejecución. El propósito es identificar el tiempo necesario para desempeñar

una actividad y así optimizar el uso de recursos en la organización.

Responsable. Es el funcionario o profesional responsable de la ejecución de una actividad


Código

Activida

d

Descripció

n de la

Actividad

Entradas Salidas

Indicador

es Clave

de

Rendimie

nto

Metric

a por

Salida

Caminos

Alternativo

s

Total

caminos

alternativo

s

Excepcione

s

Otras

fuentes

o

sistemas

externo

s

Especifiqu

e la(s)

fuente

Tiempo

estimado de

ejecución en horas

Responsable

A01

Solicitud de información

para generar

reportes

NO

Solicitud

Generación de información

NO NO NO 0 NO NO NO

APLICA

NO

DETERMINADO

COORDINADOR

AREA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

A02

Recibe

solicitud

para

generación de

Información

en Base de Datos

Catastral

Tiquet Solicitud

Generación

de informació

n

Tiquet Solicitud Generación de

información NO NO NO 0 NO NO

NO

APLICA

NO

DETERMINADO

COORDINADOR AREA

INFORMATICA

A03

Elabora consulta en

Base de

Datos Catastral

SQL-

PL/SQL

Tiquet

Solicitud Generación

de

informació

n

Desarrollo de

Consulta en SQL - PL/SQL

NO NO NO 0 NO NO NO

APLICA

NO

DETERMINADO

PROFESIONAL

AREA DE INFORMATICA

A04

Genera archivo

plano con

información de Base de

Datos

Catastral

Creación de

archivo plano

(*.txt) base

de datos catastral

Respuesta a Tiquet Solicitud

Generación de

información

NO NO SI 2 NO NO NO

APLICA

NO

DETERMINADO

PROFESIONAL

AREA DE INFORMATICA

A05

Recibe archivo

plano con

información de Base de

Datos

Catastral

Recibe

Archivo

Plano en formato

(*.txt)

Creación manual de informe con

datos de archivo

plano (*.txt)

NO NO NO 0 NO NO NO

APLICA

NO

DETERMINADO

COORDINADOR

AREA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

A06

Edita

Archivo y

Genera

Informe

Análisis de

datos manual

para informe

con datos de

archivo plano

(*.txt)

Informe administrativo

operacional NO NO NO 0 NO NO

NO

APLICA

NO

DETERMINAD

O

COORDINADOR

AREA GESTIÓN

ADMINISTRATIV

A

Tabla 6. Matriz de análisis detallado del proceso de Generación de Informes en el área Gestión Administrativa


Fase 5. Proceso normalizado y análisis tecnológico.

La última etapa recibe el diseño normalizado y optimizado, se debe utilizar la fase de

mejora continua del ciclo de vida BPM con el propósito de revisar, actualizar o restablecer

posibles cambios que se presenten con el paso del tiempo por ajustes al modelo de negocio o

modificaciones de la legislación vigente, de igual forma buscar tendencias que presenten

opciones de mejora desde el punto de vista tecnológico. En (Figura. 11) una vez realizado el

análisis tecnológico se diagrama en BPM la propuesta de mejora al proceso de gestión de

reportes para la toma de decisiones del área administrativa.

Figura 11. Proceso Normalizado y análisis tecnológico Generación de Informes en el área Gestión

Administrativa

Resultados.

En la Tabla 7 se muestran los resultados del caso de estudio utilizando el modelo de

Gestión y la conformidad de las tareas realizadas para obtenerlo.


Caso de Estudio Análisis Caso de Estudio Resultados del Modelo

Obtener la información del

proceso catastral en el área de

Gestión Administrativa.

Generación de Información

utilizando formato de

entrevista con el líder de

área.

Paso: Recolección de Datos

Resultado: Captura de

información relevante para el

análisis del proceso actual y

futuro.

Utilización de formatos para el

análisis detallado del proceso

BPM sin normalizar.

Análisis de información para

identificar brechas y

oportunidades de mejora.

Paso: Procesamiento y

Análisis de proceso BPM.

Resultado: Descripción

detallada del proceso de

negocio BPM.

Se emplearon elementos del

modelo Canvas.

Generación del modelo de

negocio y su relación con el

proceso de análisis.

Fase: Generación del Modelo

de Negocio.

Resultado: Identificación del

modelo de negocio.

Tabla 7. Resultados del caso de estudio en el Modelo de Gestión de Procesos

3.4.2 Caso de estudio 2. Generación de avalúos para la facturación del impuesto

predial.

3.4.2.1 Explicación del caso de estudio

Catastro Cali realiza anualmente el proceso de incremento de avalúos en los predios, con

este dato se elabora la facturación del impuesto predial de la ciudad, fundamental para

desarrollar proyectos de tipo social, educativo, cultural y económico.

La liquidación avalúo predial se realiza teniendo en cuenta la información parcial del

terreno, la construcción y los anexos que pueda tener un inmueble, la sumatoria de estos tres

valores establece el avalúo del predio. La Dirección de Hacienda de Cali requiere que la


información de avalúos sea eficaz para obtener un efectivo recaudo por parte de la entidad y un

rápido pago de los contribuyentes.

En la producción del dato se observa reprocesamiento, horas adicionales para ajustar

valores en sus cálculos. Las inconsistencias presentadas causan información deficiente para los

presupuestos locales y del orden nacional. En la Figura 12 se muestra la representación del caso

de estudio, se muestran los diferentes actores que intervienen en el proceso de generación de

avalúos (Consultores externos, Grupos Internos Estadística e Informática y el Subdirector de

Catastro).

Figura 12. Flujo del caso de estudio Generación de Avalúos.

3.4.2.2 Aplicación del modelo

De acuerdo al caso de estudio dos descrito, se muestra la aplicación del modelo y sus

respectivos resultados en sus fases.

Fase 1. Proceso sin normalización.

Sobre el estado del proceso de generación de avalúos los líderes del área Estadística e

Informática de Catastro comunican mediante el formato expuesto en (Figura. 13) el estado del

trámite actualmente.


Figura 13. Formato de alineación de procesos Generación de Avalúos

Así mismo después de diligenciado el formato con los responsables del trámite, se utiliza

la notación BPMN para diagramar las actividades y los roles que intervienen en dicho proceso

(Figura. 14).


Figura 14. Diagrama BPM Generación de avalúos

Fase 2. Modelo de Negocio Canvas.

En esta fase se revisa conjuntamente con el líder del área de Estadística e Informática

Catastral los nueve aspectos canvas en (tabla 8). Los resultados permitieron establecer el

contexto del proceso de generación de avalúos para la facturación del impuesto predial. Esto

ayudó a promover discusiones en relación al producto para la mejora en la calidad del dato del

avalúo predial.


Tabla 8. Modelo de Negocio Canvas Generación de avalúos

Fase 3. Integración Canvas y el Ciclo de Vida BPM.

La fase de integración seleccionó las actividades clave y la propuesta de valor del proceso

de generación de avalúos para la facturación del impuesto predial, el objetivo de unir estos

aspectos fue determinante en la detección de las tareas y actividades que generan mayores

retrasos o reproceso, utilizando una lista de chequeo se analizan las actividades y recursos clave

para el proceso de producción de avalúos en (Tabla 9).

* Rentas Cali

* Contribuyentes

Red de proveedores Actividades clave Propuesta de Valor Relación con el cliente Segmentos de clientes

*Generación de avalúos

impuesto predial

* Generación de

facturación impuesto

predial

* Desarrollar

aplicación web de

facturación predial

Costos de desarrollo de aplicación y mantenimiento de

aplicación web

Estructura de costos

Recursos clave

Hardware, software y

personal de desarrollo

aplicación web

* Catastro Cali

Impuestos y rentas municipales

Mejora en la calidad del

dato del avalúo catastral

La aplicación de

facturación predial

proporciona un sitio

web donde el

contribuyente puede

conocer el valor,

descargar o pagar la

factura del impuesto

predial en linea

Internet

Hombres y mujeres

entre 15 y 75 años

propietarios de

predios en Cali con

computadores

personales y conexión

a internet

Aplicación para

Facturación de Impuesto

Predial

Permitir al

contribuyente liquidar

el impuesto predial y

realizar el pago

utilizando una

aplicación web

Flujos de ingreso

Canales de distribución

y Comunicaciones


No. ASPECTO DETALLE CUMPLE? OBSERVACIONES

1 Acto Administrativo

de Avalúos

(Resolución)

Elaboración de resolución para

el inicio del Procesos de

elaboración de Avalúos. SI Tarea Clave

2 Estudio de Avalúos

Prediales

Comerciales

Consultor externo desarrolla

estudio de comportamiento

inmobiliario en la ciudad para

determinar el crecimiento en el

valor del avalúo de acuerdo a

las ventas de inmuebles.

SI Recurso clave

3 Simulación de

Avalúos Prediales

El grupo de Estadística Catastro

realiza simulación de avalúos

catastrales para analizar su

comportamiento.

SI

4 Calculo de avalúos

en predios Base de

datos Catastral

El grupo de Informática

Catastro realiza el cálculo de los

avalúos prediales en Base de

Datos Catastral (Sistema

catastral).

SI Tarea Clave

5

Autorización de

aplicación calculo

de avalúos en Base

de datos Catastral

El subdirector de Catastro

autoriza aplicación de cálculos

prediales en base de datos

catastral (Sistema Catastral)

SI

6 Aplicación de

cálculos en Sistema

Catastral

El grupo de Informática

Catastro aplica cambios en base

de datos catastral (Algoritmos

computacionales)

SI Tarea Clave

Tabla 9. Integración Canvas y Ciclo de Vida BPM Generación de Avalúos

Fase 4 Ciclo de Vida BPM.

La fase de ciclo de vida BPM para el proceso de generación de avalúos al desarrollar una

matriz de análisis con el trámite a normalizar en BPM, utilizando las actividades actuales se


diseña el flujo de información paso a paso, a través del análisis de las tareas se toma con base

para el diseño un flujo de proceso en BPM optimizado, en la Tabla 10 se describen los atributos:

código actividad, descripción de la actividad; entradas; salidas; indicadores clave de rendimiento;

métricas por salida; caminos alternativos; excepciones; otras fuentes o sistemas externos; tiempo

estimado de ejecución y responsable.

Fase 5. Proceso normalizado y análisis tecnológico.

Esta fase hizo posible la creación del diagrama BPM optimizado, así mismo relacionar el

flujo del proceso con requerimientos de herramientas tecnológicas, el equipo discutió diferentes

alternativas de automatización sobre las actividades para ofrecer tiempos de respuesta eficaces.


Código

Activida

d

Descripción

de la

Actividad

Entradas Salidas Indicadores

Clave de

Rendimient

o

Metric

a por

Salida

Caminos

Alternativo

s

Total

caminos

alternativo

s

Excepcione

s

Otras

fuentes

o

sistemas

externo

s

Especifique la(s)

fuente

Tiempo

estimado de

ejecución en

horas

Responsable

A01 Acto

Administrativ

o Actualización

o Incremento

de Avalúos en Predios

NO

Resolución de

Incremento o

Actualización de Avalúos

Prediales

NO NO NO 0 NO NO

NO APLICA

NO

DETERMINADO

SUBDIRECTOR

DE CATASTRO

A02

Estudio de

nuevos

avalúos prediales

Base de

Datos - Resolución

de

Incremento o Actualizació

n de Avalúos

Prediales

Base de Datos de

Estudio de

nuevos valores

Prediales

NO NO NO 0 NO SI

CONTRATO

DE CONSULTORI

A EXTERNA NO

DETERMINADO

CONSULTOR

EXTERNO

A03 Elabora Base de Datos de

simulación

para generación de

avalúos

Base de Datos de

Estudio de

nuevos valores

Prediales

Elabora Base de Datos

Catastral con

simulación de Avalúos

prediales

NO NO NO 0 NO NO

NO APLICA

NO

DETERMINADO

PROFESIONAL

GRUPO

ESTADISTICA

A04

Genera

cálculos en

Base de Datos Catastral

Recibe Base de Datos

Catastral con

simulación de Avalúos

prediales

Aplica

algoritmos en Base de

Datos

Catastral para el cálculo del

avalúo Predial

NO NO SI 2 NO NO

NO APLICA

NO

DETERMINADO

PROFESIONAL

AREA DE

INFORMATICA

A05 Autoriza

aplicación de

avalúos

prediales en Sistema

Recibe Archivo

Plano en

formato (*.txt)

Tiquet de

Autorización

de aplicación de cálculos

de avalúos en

Predios

NO NO NO 0 NO NO

NO APLICA

NO

DETERMINADO

SUBDIRECTOR

DE CATASTRO

A06 Actualiza

Resolución o

Acto

administrativo

con incremento

de valores en

avalúos

prediales

Tiquet de

Autorización de aplicación

de cálculos

de avalúos en Predios

Actualizació

n de valores

de avalúo en base de datos

catastral

NO NO NO 0 NO NO

NO APLICA

NO

DETERMINADO

PROFESIONAL

AREA DE

INFORMATICA

Tabla 10. Matriz de análisis detallado del proceso de generación de avalúos


Resultados. Catastro Cali realiza anualmente el proceso de incremento de avalúos en los

predios, con este dato se elabora la facturación del impuesto predial de la ciudad, fundamental

para desarrollar proyectos de tipo social, educativo, cultural y económico.

En la Figura 15, el gráfico muestra un análisis comparativo con datos almacenados en

entorno de pruebas de la base de datos catastral, donde se revisó los valores parciales de

liquidación del avalúo catastral (avalúo parcial terreno, avalúo parcial construcción, avalúo

parcial anexo), los resultaron arrojados revelan mayor incidencia de errores en el cálculo total del

avalúo, como valores en cero o negativos y se alcanzo una efectividad del 60% en la generación

de avalúos. Al aplicar el modelo en entorno de producción en el mes de diciembre de 2018 con

los instrumentos que provee el modelo, durante el análisis de los resultados obtenidos en la

generación de avalúos prediales, se obtuvo una valoración del 80%, lo cual indica que utilizar el

modelo garantiza el uso ágil alrededor de las metodologías BMC y ciclo de vida BPM a fin de

mejorar la calidad y confiabilidad del avalúo predial, agilizar la producción de facturación

predial y que se cumpla con el objetivo de un recaudo del municipio de Cali.

Figura 15. Resultados de la Evaluación Generación de Avalúos

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

Antes de Aplicar elModelo

Despues de Aplicar elModelo

Generación de AvalúosPrediales


3.4.2.2.1.1 Resultados del proyecto

La investigación presentó un modelo para la gestión de procesos en el catastro de

Colombia. El modelo se enfoca en la integración de mejores prácticas para la administración de

los procesos, para lograrlo apropia elementos metodológicos, empresariales y herramientas

tecnológicas.

Al aplicar las fases del modelo propuesto documentadas en el punto anterior, se construyó

un prototipo funcional de software que permite apreciar las características del Modelo de Gestión

para Catastro soportado en el Ciclo de Vida BPM y modelo Canvas a través de una herramienta

tecnológica en ambiente web y desarrollada utilizando lenguaje de programación PHP y base de

datos MySql. En (Figura 16) describe la pantalla de inicio de la aplicación informática.

La pantalla de inicio del prototipo propuesto muestra el logo de la Alcaldía de Cali,

indicando también el nombre de la aplicación que para este caso es nombrada Modelo de Gestión

Catastral, incluye restricciones de seguridad para el acceso como Nombre de usuario y

Contraseña.


Figura 16. Pantalla de Inicio Modelo de Gestión de Procesos Catastrales

Luego de realizar la autenticación del usuario en el sistema, el menú representado en

(Figura 17), muestra las opciones para el proceso a normalizar, en este enlace el usuario del

modelo puede ingresar los datos del proceso que requiere mejorar; proceso normalizado, es aquí

donde se registran todas las posibles opciones de optimización y su relación con los elementos

relevantes del negocio; la siguiente opción del menú es indicadores de mejora de proceso donde

se pueden realizar comparaciones del proceso actual y el proceso optimizado en BPM y para

usuarios, esta incluye la administración de los mismos, creación, actualización, consulta y

eliminación.


Figura 17. Menú del modelo de Gestión de Procesos Catastrales

El enlace de Proceso a normalizar dirige a la pantalla que se muestra en (Figura 18), aquí el

usuario puede describir todos los datos relacionados con el proceso sobre el cual se realiza la

optimización, el objetivo es entender el funcionamiento operacional del proceso, diagramar sus

actividades y los actores que intervienen en el mismo con todas sus particularidades, debe estar

asociado a un proyecto y también se requiere un responsable o líder del área quien es el

encargado de aportar la información al nivel de detalle necesario para ser revisado con

posterioridad conjuntamente con el analista del proceso.


Figura 18. Proceso a Normalizar Modelo de Gestión de Procesos Catastrales

El siguiente enlace de la aplicación permite identificar los aspectos del modelo de negocio

Canvas relacionados con el proceso como se muestra en (Figura 19).


Figura 19. Proceso Normalizado Modelo de Negocio Canvas

Igualmente en la pantalla de proceso normalizado (Figura 20), se describe el total de

actores y el número de actividades para el nuevo proceso, así mismo el analista del proceso

realiza sugerencias de mejora y posibles soluciones desde el punto de vista tecnológico para el

procedimiento propuesto.


Figura 20. Proceso Normalizado Modelo de Gestión de Procesos Catastrales

El enlace de la aplicación Mejora de Proceso muestra gráficamente los resultados

obtenidos antes de aplicar el Modelo de Gestión de Procesos y posterior a su intervención. En él

se visualiza para el caso de estudio de Generación de Reportes para el área de Gestión

Administrativa antes de aplicar el modelo el proceso funciona con seis actividades y luego con la

propuesta de optimización al trámite y evaluación desde el punto de vista de proceso y

tecnología se pueden reducir el total de actividades a solamente dos, En (Figura 21) apreciamos

en un histograma la evaluación respectiva.


Figura 21. Indicadores de Mejora Modelo de Gestión de Procesos Catastrales

A través del uso de la herramienta de software se pudo determinar las relaciones entre

actividades del proceso y las fases del modelo, establecer recomendaciones para una

implementación deseada en ambiente de producción.

Los conceptos agrupados en el caso de estudio Generación de Informes en el área de

Gestión Administrativa, permitieron a los usuarios mediante el uso de la herramienta definir

opciones para una implementación deseada en el proyecto. En la tabla 11 se describen los

resultados de utilizar el prototipo de software en el modelo propuesto.


Características

del prototipo

Comentarios sobre la aplicación

del prototipo en los casos de

estudio.

Aspectos a mejorar del prototipo

Diseño Gráfico de

la interfaz de

usuario es

comprensible

En los casos de estudio

Elaboración de informes

administrativos y Generación de

avalúos el software prototipo

resulto ser comprensible para los

usuarios.

Mejorar el diseño de los formularios

de captura de información para el

análisis del proceso.

Consistencia del

prototipo y las

fases del modelo

de gestión

Catastral BPM-

Canvas

El programa resulto ser

consistente en la representación

de las fases del modelo propuesto.

Ampliar la descripción de las fases

utilizando una ventana web por cada

fase propuesta.

Diseño de fácil uso

y navegación,

La percepción de los usuarios

mostró comentarios favorables en

relación a lo amigable de sus

pantallas y la facilidad para usar la

herramienta.

La herramienta debería adaptarse a

dispositivos móviles o tabletas con un

diseño además de web responsivo.

Tabla 11. . Resultados Prototipo Funcional de Software.

3.4.3 Conclusiones aplicación casos de estudio

La aplicación de los conceptos en los casos de estudio Generación de informes

administrativos y Generación de Avalúos para impuesto predial, se observa que las

características de los casos de estudio se enfocan apropiadamente en las fases del modelo.

Utilizando los pasos señalados y a través del uso adecuado de los elementos planteados, se

pueden establecer recomendaciones y relaciones que promuevan la mejora de servicios en una

implementación deseada.

La utilización del prototipo funcional permitió verificar las relaciones de uso del método,

la coherencia empresarial y los objetivos funcionales de los servicios que se determinaran


finalmente por los usuarios de la organización y la conveniencia de la necesidad detectada en la

fase del diagrama BPM optimizado.

Se puede observar que el modelo se adapta a diversos problemas, al recopilar la

información para definir los casos de estudio y los problemas encontrados el modelo demostró

que sus pasos permiten describir de forma clara los elementos del proceso objeto de análisis con

espacios de debate en sus diferentes fases para los funcionarios y analistas.

El modelo disminuye tiempos para abordar problemáticas de servicios, sugiere relaciones

de uso y conexidad en actividades determinantes, de esta forma evita que los roles que

intervienen en el proceso desvíen su atención en temas que no sean relevantes para la calidad de

los productos ofertados El modelo no es dependiente de ninguna infraestructura o herramienta

tecnológica, de esta forma permite ser adaptado en diferentes organizaciones para ser

implementado


4 CONCLUSIONES

El uso de metodologías modernas y de fácil uso como el ciclo de vida BPM y método

Canvas que permiten combinar diversos beneficios, hizo posible el estudio de estas nuevas

características que permitieron establecer criterios para el desarrollo del modelo de gestión de

procesos catastrales, describir sus atributos y elementos sirven como guía para que las

organizaciones desarrollen productos optimizados e implementen soluciones eficaces a los

problemas que se presentan en los procesos.

La elaboración de este trabajo arrojó como resultado el diseño de una guía enmarcada en

técnicas de fácil uso para gestionar procesos que permiten crear y mantener trámites y servicios.

Al identificar los conceptos de procesos y negocio se pudo validar mediante casos específicos su

aporte para implementar mejoras en el catastro, de esta forma se convierte en una valioso

elemento para crear soluciones a problemas reales en cualquier sector público o privado.

Se desarrolló un prototipo funcional de software que despliega todas las fases del modelo y

se espera que esta herramienta permita a las organizaciones comprender el entorno que rodea un

proceso hasta su optimización, a través de la validación de las etapas del método, se busca la

concepción de alternativas de productos y servicios incorporando componentes tecnológicos

El presente trabajo fue aceptado en la III Conferencia Científica Internacional desarrollada

en la Habana Cuba en septiembre de 2018, para ser presentado como ponencia, los aportes

recibidos en el evento ratificaron la viabilidad del proyecto y enriquecieron los atributos del

modelo permitiendo mejorar los elementos de las etapas en el desarrollo del proyecto.


5 TRABAJOS FUTUROS

Se recomienda que el modelo propuesto sea implementado en otras áreas del

conocimiento organizacional, de igual forma apoyar el crecimiento de la herramienta

metodológica incorporando técnicas complementarias que permitan fortalecer los diferentes

aspectos en las fases para extender los aportes del mismo.

La configuración del modelo de acuerdo a sus proyectos puede incrementar el beneficio en

la fabricación de servicios o productos en las empresas. La creación de conceptos en torno al

modelamiento de procesos su estado actual y futuro permitiría estructurar cada vez mejor la

configuración ideal del mismo y así hacer cada vez más dinámico el ajuste en las fases expuestas

en este trabajo.


6 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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Segundo semestre 2007, José Antonio Pinzón Bermúdez • Jaume Fonti Garolera, pag (32,33).

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Management), TICs y crecimiento empresarial. ¿Qué es BPM y cómo se articula con el

crecimiento empresarial?. Universidad & Empresa, 7 (15), pag 151-176.

[3] Stavenko, Y., Kazantsev, N., & Gromoff, A. (2013). Business Process Model Reasoning:

From Workflow to Case Management. Procedia Technology, 9(Supplement C), pag 806–811.

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http://www.repository.fedesarrollo.org.co/bitstream/handle/11445/1642/Repor_Agosto_2002_Mision

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http://www.quito.gob.ec/documents/Portal_tributario/Normativa/predial/ORDM-

094_Regula_la_Determinacion_y_Cobro_del_Impuesto.pdf

[7] Ministerio de Coordinación de la Política y Gobiernos Autónomos Descentralizados, Quito

Ecuador – Código Orgánico Territorial (2011, Febrero). Tomado de

https://www.ame.gob.ec/ame/pdf/cootad_2012.pdf

[8] Alcaldía de Quito – Estructura Orgánica Funcional (2015, Junio 9). Tomado de

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[9] Gobierno de España – Real Decreto 1/2004 (2004, Marzo 5). Tomado de http://www.catastro.minhafp.es/esp/normativa_reguladora.asp

[10] Departamento Administrativo Nacional de Estadística, Colombia – Organigrama (2004,

Enero 28). Tomado de http://www.dane.gov.co/index.php/servicios-al-ciudadano/tramites/transparencia-y-acceso-a-la-informacion-publica/organigrama-dane

[11] Instituto Colombiano Geográfico “Agustín Codazzi” – Normograma (1992, Diciembre 31).

Tomado de http://www2.igac.gov.co/igac_web/normograma_files/decreto_2113_1992.pdf

[12] Alcaldía Mayor de Bogotá – Acuerdo 004 de 2012 (2012, Enero 1). Tomado de https://www.catastrobogota.gov.co/es/node/567

[13] Gobernación de Antioquia – Estructura Orgánica (2002, Febrero 5). Tomado de http://antioquia.gov.co/index.php/gobernacion/estructura-organica

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