Mobile Asset Inventory Application

In a Nutshell

Sticker Printing 

available on any printer (A4) and ZM400 Zebra printer

Use of scanner in IOS and Android smartphones to integrate asset inventory information to PRISM electronically

Can access active assets in the custom app of the smartphones

Scanning of QR code via Smartphone

Changes can be made via scanner (not saved directly to Asset Master Record)

Automatic update from smartphone to PRISM

In a Nutshell

Inventory Report

Displays the result of inventory of assets after scanning

Allows validation ‐ Provide a comparison of changes

Allows editing of the report (but not saved directly to AMR)

After validation – allows changes to be posted to the AMR – no financial impact

Changes posted:‐ Scan status per AMR‐ Inventory count number‐ Inventory date

Best Features

Online solution for the asset inventory process‐ More user friendly and intuitive‐ Eliminates the need for a third party application‐ Real time (online solution for now)‐ No financial impact

Roles Segregation‐ ASC can indicate who will do the scanning

Reporting‐ Facilitates better inventory reporting

‐ A meaningful stock take report to capture results of the count and allows the display of the changes from the master data, highlights reconciling/action items

‐ Allows information from MAIA to be reflected in ZASSETLIST, which is the basis for Inventory Count reporting (signed by COMs and submitted to ACO)

‐ Ability to store inventory records

Technical Requirements

Phone and Operating system versions:At least quadcore processor

Android ‐ Version 5.0 or higherIOS ‐ Version 8 or higher

Camera Hardware:5 MP or higherPreferably with .5 seconds or less autofocus speed

Phone Storage:

At least 150 MB free storage

Other phone settings:

Camera settings should be permitted

‐

Installation and Preparation of Device a. SAP Fiori Account Creation 

‐ for scanners ‐ to be coursed through PCST

b. Installation of the SAP Fiori Client

c. Installation of VPN (Any Connect)

d. Installation of the Root Certificate

PROCESS FLOW

ASC SCANNERASA

PMM3PMM4PMM5

Slide 7

PMM3 We can add a table of persons who can access the list and the locationPARTOSA Melanie Marie, 17-Feb-16

PMM4 Who will maintain this?PARTOSA Melanie Marie, 17-Feb-16

PMM5 ZAIC only creates the inventory record.PARTOSA Melanie Marie, 17-Feb-16

PRINT ASSET STICKERS A4 Printing (live May 2015)

Sticker printing was enabled for ordinary A4 printers (HP etc)

No need to purchase ZEBRA printer for this purpose

Move to QR CODE (upon MAIA deployment)

Due to performance considerations, MAIA will use QR Code instead of Barcode 

A QR code is capable of being read in 360 degrees, from any direction, horizontally or vertically

Printing via ZABC (same)

‐

ZASTA – Assign Scanners

‐

ZAST – Generate Inventory Count

Inventory Count pertains to a batch of assets to be counted per location

Done by ASC to trigger count for office

Inventory Record to be created (GUI)

User downloads the Asset List from ZALD (GUI)

PABS MAIA

File is sent to PABS.EXE (3rd party program)

File is exported to Device Device is activated and asset list is generated automatically

May require syncing of device

Comparison of PABS versus MAIAZAST – Generate Inventory Count

‐

Scanning

The device can capture the ff scenarios:

a. Change in Roomb. Change in Assigneec. Change in Serial Number

The app allows the scanner to input:

a. Proposed actionsb. Comments

With Search, Room Filter and Summary functions

The app allows the scanner to manually tag asset records as “Found” (in case there are no stickers, or if stickers are unreadable)

A scanner assigned to a location will be able to access the list of assets on his device

‐

Scanning

‐

Scanning

‐

Scanning All of the changes are saved in a custom table in SAP,Not posted right away to the Asset Master Record for control and validation purposes.

ZASTP – ASSET STOCK TAKE PROCESSING A report which allows the ASC to validate the changes from 

the scanning / asset inventory before posting to the asset master record (AS02).

You may use this transaction to view, process or cancel inventory records

Features:

‐ Edit (ASC can change any information from the scanner)

‐ Change Log‐ Traffic lights (flags any changes madefromMAIA or from GUI)

‐ Refresh and Update Inventory List‐ Post changes to the AMR from this report

ZASTP – ASSET STOCK TAKE PROCESSING Selection Screen

ZASTP – ASSET STOCK TAKE PROCESSING Report Screen

POSTING CHANGES

Posting effects the changes directly to the AMR

Posting can be done per batch (select all) or per AMR basis

Posting all assets (or cancellation) closes the inventory record

POST CHANGES Posting in ZASTP transfers the ff information to the assets

Inventory Count NumberScan StatusInventory Date

POST CHANGES Ensures that the Assignee (PERN), Room and Serial Number information are updated