minutas conferencia regional "vamos juntos"

CONFERENCIA REGIONAL VAMOS JUNTOS

QUITO, ECUADOR

24 - 26 ABRIL 2014

CONTENIDO

Símbolo para presentaciones

1. Lista de participantes................................................ 42. Cronograma de actividades..................................... 53. Minutas de la conferencia ....................................... 6• Jueves,24deAbrildel2014.....................................6• Viernes,25deAbrildel2014.................................13• Sábado,26deAbrildel2014..................................214. Memorias................................................................. 24

LISTADEPARTICIPANTES

Participantes Organización

1 GustavoAdolfoLopera ICYEColombia

2 VinicioPicadoQuirós ACI/ICYECostaRica

3 ImeldaRomeroRodríguez SIIJUVEA.C./ICYEMéxico

4 OliviaSuárezPrado ICYEBolivia

5 DavidBaires ICYEHonduras

6 Florencia Cadorini ICYEArgentina

7 DanilaBaravalle ICYEBrasil

8 BelénMora VASE/ICYEEcuador

9 VerónicaVelandiaRevelo VASE/ICYEEcuador

10 BernardaCuevaDávila VASE/ICYEEcuador

11 PamelaVillagómez VASE/ICYEEcuador

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADESWe d n e s d ay, 2 3

AprilThursday, 24 April Friday, 25 April Saturday, 26 April

7:30-9:00 Breakfast Breakfast Breakfast Breakfast9:00-11:00

11:00-13:00

Arrivalday

*Welcome*Expectations*Reviewoftheagenda.

Financial ManagmentSesión 1

CashFlowStatementDefinitions

Marketingsesión

Session 1Introductionofthe4P´softheMarketingintheNCs.

Session 2Basictoolsofcommuni-cationto promote the pro-grams.2.

1. Presentation of thedocument“IMPACT-ICYE”Practical Guide forAssessingtheImpact of Long-Term InternationalVolunteering andthecasesofstudy.

2. Round table andbrain storming.

13:00-15:00 Lunch Lunch Lunch Lunch15:00-17:00

17:00-19:00

Arrivalday * Session 2.Bud-getsDefinition

*Developoftheimportantterms

*Final comments andNCopenspacetosha-re ideas.

*Session 3Effective,practicalandrealsalesmethodsforin-creasedrecruitment.

*Final comments and NCopenspacetoshareideas.

OpenspaceforNCs

Mid-TermEvalua-tion

FinalEvaluation

19:30 Dinner Dinner Dinner Dinner

Quito,Jueves24deAbrilde2014

MINUTAS DE LA REUNIÓN

1. BIENVENIDA POR BELÉN MORA VASE, ICYE ECUADOR Belén Mora, representante de la FundaciónVASE (ICYE Ecuador), dio la bienvenidaa los Comités Nacionales, haciendo refe-

rencia al cronograma que está programado para lostresdíasde laConferenciaRegional“Vamos Juntos”, donde se discutirán temascomoflujodecaja,marketingyeldocumen-to “IMPACTO DEL PROGRAMA – ICYE”.

2. EXPECTATIVAS PROPUESTAS POR LOS COMITÉS NACIONALESEXPECTATIVAS • ¿Cómoselevantanlospresupuestos?

• ¿Cuáleselcostoparalasestrategias?• ¿Cuáleselenfoqueparaconsolidarelmarke-

ting?• ¿Quéeselflujodecaja?• ¿Cuáleselproyecto“Impactodelprograma–

ICYE“(PracticalGuideforAssessingtheIm-pactofLong–TermInternationalVolunteeringandthecasesofstudy.)?

SESIÓN I

DavidBairesdiounapequeñaintervenciónenlacualmostrabaalgunosmecanis-mosparaelfortalecimientoeconómicodeloscomités,exponiendomaniobrasquesucomitéhautilizadoparatenerunequilibriosostenibleensueconomía.

(Adjunto1:Flujodecaja)

3. MANEJO FINANCIERO POR DAVID BAIRES (ICYE HONDURAS)

FLUJO DE CAJA Definición- Herramientaquebuscaconocereldinerolíquidoparacubrirlasnecesidadesenuntiempodeterminado,essencillodeaplicar.Elresultadodeestereflejarasiestábienmanejadoelfinanciamientoysivalelapenahacerinversio-nes.

¿Cómo se maneja el flujo de caja?

- Sedeberegistrartodoslosactivosypasivos.- Sedebederenegociarlospréstamos.- Se debe reducir costos innecesarios. - Si es necesario tener un contador - Vigilartodoelfinanciamientodelasorganizaciones

4. MANEJO DE FINANCIAMIENTOS ( DISCUSIÓN CON CADA COMITÉ)

¿Cómo los comités manejan los presupuestos de los pagos a los volun-tarios?

ICYE Colombia: • Cada mes se les entrega el dinero a los voluntarios.ICYE Honduras:• Selesabreunacuentadeahorroacadavoluntario.• Antesseutilizabaelentregardineropersonalmente.ICYE Ecuador- Brasil – Bolivia: • Seutilizaformatostrimestralesparapagaralosvoluntarios.• Tienenfechasestrictasparalaentregadesudinero.• Cuandolosvoluntariosestánlejosdeloscomités,selespagaeldineroporadelantado.ICYE México: • Se les otorga a los voluntarios una tarjeta prepago.

¿Cómo los comités manejan el flujo de caja?

ICYE Argentina:• Serealizaunflujodecajaanual(ComitérecientementeintegradoalaFederaciónICYE)ICYE Costa Rica:• Elequipodetrabajosereúnepararealizarelpresupuestoconantecedenteshistóricos,

salarios,alquiler.

ICYE Honduras:• Serealizaunaasambleacadamedioañoparahacercambiosensupresupuesto.• Unavezalmesserealizaunajuntaparaanalizarelpresupuesto.• Estepresupuestoestáhechoparacumplirse.• Tienen un contador contratado medio tiempo para de seguimiento a todos el tema conta-

ble,ladeclaracióndelosimpuestos,ylacontabilidadengeneral.ICYE Ecuador:• Tienen un contador que trabaja con el equipo para construir el flujo de caja. ICYE Brasil: • Tienenuncontadorpararealizarlosimpuestos,nocuentaconflujodecaja.ICYE México: • Antesnoserealizabaunpresupuesto,peroahorasehaceconlaayudadelflujodecaja

paramanejarsupresupuesto,tienenunapersonaexternaqueayudaconeltemafinancie-ro,seusantransferenciaselectrónicasparapagosdevoluntarios.

¿Cómo se utilizan los fondos en cada comité?

FONDOS GUBERNAMENTALES

FONDOS DE LA FEDERATIVO

FONDOS OTROS

ICYE Argentina – Brasil: Se estáanalizandolautilizaciónde estos fondos.

ICYE Bolivia- Ecuador:Nopuedeutilizarfondosfedera-les,porquehayimpedimen-tosopresióngubernamental.

Jun Maruyama- Pirot-ta’sfund: es un fondo que se les da a los países en vías de desarrollo,estesirveparareforzarelmaterialdepubli-cidadyapoyoparamejorarelmanejo del programa.

Fondo de Emergencia: Honduras,Bolivia,Ecuador,México.

NOTA:

JUN MARUYAMA-PIROTTA’S FUND FOR DEVELOPING COUNTRIES

Mrs Jun Maruyama-Pirotta, served forover 30 years on key positions within theICYE Federation, as Member of the Inter-national Board ofManagers, National Co-rrespondent and President of ICYE Japan,and President of the Asia-Pacific Region.Jun’s lastwisheswas to dedicate half of the

“Koden” donations (traditional Japaneseburialcustom) toaone-off fundtosupportICYE NCs in developing countries, to bemanaged by the ICYE International Office.Thefund’sassetsamountto€7.358,84andaredepositedontheFederation’sbankaccount.

ESTRUCTURADELOSCOMITÉSLATINOAMERICANOS

Comités Medio tiempo Tiempo completo TotalICYEHonduras 3 2 5ICYEColombia 3 4 7ICYECostaRica - 7 7ICYEBolivia 5 1 6ICYEEcuador 1 3 4

ENVÍOYRECEPCIÓNDEVOLUNTARIOS(2013-2014)

ALMUERZO

Comités Larga duración Corta duración Larga duración Corta duración

ColombiaBrasilCostaRicaHondurasArgentinaMéxicoEcuador

Envío de voluntarios Recepción de voluntarios

143

332122815

Bolivia 14

511

315

6511

404114 24

710120

2

3217

SESIÓN IIDefinición de Presupuesto• Facilitador: DavidBaires(ICYEHonduras)• La sesión inició al diferenciar los términos: PresupuestoyCashflow

Presupuesto • Noincluyeunposibleprogramadeingresos• Eshistórico• Planealoquesedeseahacerenelfuturoyexpresarloendine-

ro(estimación)• Lapersonaencargadadecadaáreadeberealizarsupresupues-

to.• Lasventajasylimitaciones:• Usoadecuadoderecursos,eficienciaenoperaciones• Laclaveeslaactualizaciónconstante

Cash flow •Reflejamáslodeldíaadíadelaorganización•Esmenosrígidoqueelpresupuesto•Diferenciaentreloscobrosypagosdeunaempresaenunperíodo determinado

Sugerencias a los NC´s:• Sedebepresentarunaproyeccióndelaño:loreal+proyecciones=Presupuestoreal• Hacerunaproyeccióndeeneroadiciembre• Aprobacióndelpresupuesto

Actividad grupal: Para el control financiero del programa qué ítems hay que tomar en cuenta.Trabajo en grupos de 3

Grupo1:

DanilaBaravalle(ICYEBrasil)ImeldaRomero(ICYEMéxico)OliviaSuárezPrado(ICYEBolivia)

• Enelpresupuestosonsupuestos• Inversión:dejadeestarenelbancoypasa

a ser un activo.• Programar de agosto a agosto

Grupo 2:

PamelaVillagómez(ICYEEcuador)VinicioPicadoQuirós(ICYECostaRica)GustavoAdolfoLopera(ICYEColombia)

• Provisiones generan un fondo para pagar en el futuro

• Lascuentasporcobrarnoseincluyenenel presupuesto

• Sedebetenerencuentaelbalanceylasfinanzasentérminoscontables

Grupo 3:

BelénMora(ICYEEcuador)FlorenciaCadorini(ICYEArgentina)VerónicaVelandia(ICYEEcuador)

• Debehaberunpuntodeequilibrio• Realizarunalistadelpresupuestoadmi-

nistrativoydividirlaentreelprograma• Incluir todo lo que se va a gastar en el

voluntarioqueserecibe:balance

Quito,Viernes25deAbrilde2014

1. INICIO DE LA REUNIÓN CON MARKETING PARA QUE SE PUEDAN IMPLEMENTAR EN LOS COMITÉS LATINOAMERICANOS por Daniela Pardo

¿Qué es MARKETING?

Es un proceso social y de gestión a través del cual los distintos grupos e individuos obtie-nen lo que necesitan y desean, creando, ofreciendo e intercambiando productos con valor”.Kotler, Phillip: Dirección de Marketing - Prentice Hall, 12ª Edición, 2006

LOS OBJETIVOS DE MARKETING• Satisfacerasunichodemercado• ManejarMarketingMix(producto,precio,plaza,promo-ción)• Maximizarrentabilidad• Minimizarcostes• Altapenetraciónyparticipación• Diversificarriesgodeunainversión• Innovarymantenerseenelmercado

Adjunto2:Introduccióngeneralalmarketing

DISCUSIÓN: PREGUNTAS

PREGUNTAS PARA IDENTIFICACIÓN DE LA VENTA¿Cuáleselcliente?- Elclienteeselpadredefamilia,yavecessonjóvenesquetieneninde-pendenciaeconómica.

¿Cuálelconsumidor?- Elvoluntarioquevaairaprestarobrasocial.

¿Quéconocemosdeellos?- Tienenposibilidadeconómicaparapoderpagarelprogramayqueposeen aptitudes para ejercer un voluntariado.

¿Quéconocemosdelosprogramas?- Existeconfusiónentrelosprogramasdevoluntariadoydeintercam-bio,llegandoalacuerdodecomités,sequedocomounprogramadevolun-tariado.

¿Quénoshacediferenteaotrosprogramasdeintercambioyvoluntariado?- Elcostodelosprogramas,puessonlosmasaccesiblesparaelconsu-midor

¿Quéqueremosqueseaelmensajequeproyectamos?

- Experiencia- Aprendizaje- Conocer nuevas culturas- Ayudasocial- Turismo

¿CÓMO VENDER EL PROGRAMA?- Esimportanteutilizarmediosdecomunicaciónycentrarseenelmensaje.- Posicionar la marca o el producto.- Conoceryentenderquehacesuorganización- Utilizarredessociales,puesesunbuencanaldecomunicación.- Facebook:generarinformaciónenestemedio,peronosobrecargarlainformación.- Eltemadelaimagenesimportante.- Imponer creatividad para vender el producto.

APERTURA Y RESUMEN DEL DÍA PREVIO

Bienvenida por:DanielaPardo–Expositora(Especialista

Tema Métodos de venta efectivos, prácticos y reales para incrementar el reclutamiento de voluntariado

Meta Incrementar el reclutamiento de volunta-riado

Método PresentacióndeanálisisFODA(Fortalezas,Oportunidades,DebilidadesyAmenazas)aplicadoaICYEEstrategiasdeMarketingparaelrecluta-miento de voluntariadoActividad:Roleplaying

Duración 4horas

Presentación de análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) aplicado a ICYE como organización global

Fortalezas * Preciocompetitivoanteelpreciodeotrasorganizaciones* Experienciadelaorganización:65años* Fundaciónanivelinternacional:Membresíasyalianzasconvariasorga-nizacionesinternacionalesenEuropa,EstadosUnidos.* Contactoconlosreturnees:Elapoyodelosreturnees(cuentansuexpe-rienciaparanuevosvoluntarios)* Mínimos estándares de calidad * Componentesprogramáticosdelvoluntario:Todoaquelloqueincluyeelpagodelprogramaylasestrategiasqueusanlosproyectosparaelreclutamiento de voluntariado

Oportunidades * NuevasalianzasyconvenioscongobiernosparaVISAS* Crearnuevosservicios:voluntariosconciertaexperienciayvoluntariosmayores.* Mayorvisibilidaddelvoluntariadoanivelmundial* Integrarunvaloragregadoparahaceralproductomásllamativo* CrearredesqueunanatodoslosmiembrosdelaFederaciónusandome-canismos de internet

Debilidades * Disminucióndecuotas* Diferenciadeprioridades:ICYEcomoredtrabajaconprioridadesdelComitéNacional,masnoconprioridadesdecomitésanivelinternacional,portanto no se comparten criterios.* PosicionamientodelamarcacomofederaciónICYE(65años).* RotacióndepersonalenComités.* Pocadiversidaddeprogramas:Targetlimitado* Diversidadenelconceptodetipodeservicioqueseofrece* Pocopresupuestoparamarketing* CostosdeFederaciónencomparaciónaotrasredesyretribución* Dependenciadefondosgubernamentalesdecooperación

Amenazas * Visas:Paísesquepresentandificultadentrámites* Inseguridad en diferentes destinos* Mayorcompetencia* Crisiseconómicaenciertospaíses* Divulgaciónsobreunmalservicioatravésderedessociales* Disminucióndecuotasbalanceadas* Aumentodelacompetenciadeorganizacionesqueofrecenvoluntariadoconysinfinesdelucro* Cambios en el comportamiento de consumo de tecnología para la comu-nicaciónconlaspersonasdelpaísdeacogida.* Gobiernos que decidan cerrar fondos.

Estrategias de Marketing para el reclutamiento de voluntariado

Sedebetenerpresentequeunclienteprincipaldelaorganizaciónsonlasempresas,porqueestasfinancianelprograma

Responsabilidad Social *Buscarunpartner:ligadoainvolucraralaempresanoso-lamentecomounagentequedadinero,sinotambiéncomovoluntarios,esdecir,quelosempleadosdelamismapuedanaccederalprogramadevoluntariado.Deestaforma,laem-presa gana un empleado motivado.*Filantropía:segeneraunvínculodemarcas* Caridad*Acciónsocial:buscarrelacionesalargoplazoparatenersos-tenibilidadeneltiempo,ycontarconmásformasparacaptargente.*Contabilidad:Sedebetransparentarenloqueseestáinvir-tiendo(rendicióndecuentas),porejemplobalancesyestadosfinancierospublicadoseninternet.

¿Qué clientes hay? *Jóvenesde18años/jóvenesquevanarealizarpasantías*Universitarios*Adultos

¿Cómo llegamos a comunicar? Setomaencuenta:* ¿Quémediossevaautilizarparallegaralpúblico?* ¿Conquéfrecuencia?* ¿Conquélenguaje?* ¿Quémensajesequieretransmitir?* ¿Cómosevaaconvencer?

¿Qué se necesita para generar venta? 1. PreparaciónConociendolainformaciónsobrelosprogramasdevoluntariado Lapresentacióndurantelascharlasdeinformaciónnodebeseraburrida,debesergráficapresentandoimágenes,videos,testimonios,etc.Laspresentacio-nes deben ser vivenciales.2. ContactarloContactoconelinteresadodelprogramaatravésdecorreoelectrónico.Noperdercontactoconél,pero tampoco presionar. 3. Leer necesidadesHacertodoparacomunicarseconelclientepoten-cial entendiendo sus necesidades.4. ArgumentarAdelantarsealaspreguntasdelclienteofreciendoopciones 5. Anti NOCambiar la negativa del cliente brindando nuevas alternativas de modo que la respuesta termine sien-do positivaMostrar una actitud relajada ante la negativa del clienteyseguradeloquesedice.6. InvolucrarEsimportanteelinvolucramientoenfuncióndelascapacidades7. FidelizarMostrarinterésenlosjóvenesparagenerarconfian-zayqueellossepanquenoestánsolos8. EvaluarGeneraruninformedelapercepciónyaseapositivao negativa de los voluntarios con respecto al pro-grama.

Resultados Acuerdos / Acciones1 Ampliareltarget

Voluntariadosocial:jóvenesde18añosVoluntariadoporcompetenciasoespecializado:jóvenesuniversitariosquedeseanrealizarpasantíasAdultosquetrabajanydeseanvivirunaexperienciadevoluntariado

2 CuandosehacepúblicouncomentarionegativoacercadelaOrganiza-ción,nosedebeeliminarelcomentario,sedebecanalizarlasituacióndesarrollando estrategias de manejo de conflictos.

3 DebetrabajarseunanálisisFODAconstantementedesdecadaoficina

4 Sedebetenerpresentequeunclientepotencialdelaorganizaciónsonlasempresas,porqueestasfinancianelprograma.Esnecesariounplanderesponsabilidadsocialdondesebusqueunpartner,ligadoainvo-lucraralaempresanosolamentecomounagentequedadinero,sinotambiéncomovoluntarios,esdecir,quelosempleadosdelamismapuedanaccederalprogramadevoluntariado.Deestemodogananlaorganizaciónylasempresasquelafinancian.

5 Esimportanteunplanderendicióndecuentasatravésdeunsitioeninternetparaqueelpúblicoconozcaenquéseinvierteeldinero.

6 Esimportantequelosvendedoressemuestrensegurosqueaquelloquese ofrece al cliente es lo mejor.

7 Esfundamentalconocerlasdebilidadesdelaorganizaciónparatrans-formarlasenfortalezas

8 Entenderquenoporquesequierevenderalgo,significaquesevaage-nerarunatransacción;tienequehaberunacomunicacióndondesesepacuáles son las necesidades.

Actividad Role playing

Trabajoengruposde4personas/2minutosdeactuación.Encadagrupo,unparticipantedebeinterpretarsobrequétratalaactuacióndelosotrosmiembrosdelgrupo.

Problemática: ComunicaciónActuaciónGrupo1: vendedor de aireGrupo 2: comprador de aguaGrupo 3: cliente–pagadordechocolate

Reflexión: moraleja de la actividadSe debe entender que no porque se quiere vender algo, significa que se va a generar una transacción; tiene que haber una comunicación donde se sepa cuáles son las necesidades, por ejemplo un teléfono es imprescindible para cubrir la necesidad de comunicarse.

Quito,Sabado26deAbrilde2014

1.- INICIO CON LA PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO IMPACTO ICYE

BelénMora, de VASE comenzó con la inter-vención de lo que trata este documento parapoderserimplementadoencadacomitéLati-noamericano, esta guía de análisis sirve paramedir el impacto que deja el voluntario de lar-gaduraciónaestosproyectossociales,ycuálessonlosproblemasquetienecadaorganización,esta ayudara a que se haga rectificaciones ensus programas para un mejor funcionamiento.

ImeldaRomeroSIIJUVErespondióa laspre-guntas que se estaban prolongando en la dis-cusión, mencionando que esta guía se debede realizar en un año, y si es posible en elperiodo de agosto 2014 - agosto 2015, don-de el que debe realizar ese proceso es al-guien que conozca la organización, paraasí realizar las encuestas de mejor manera.

Adjunto3:IMPACT-ICYE

REVISIÓN DEL PROYECTO

Necesidades para realizar el proyecto - Sustentarlafederación- Tenertiempoylaactitud- Compromiso- Analizarlaslimitaciones(idioma)Seguimiento del Voluntario- Medir el impacto que genera el voluntario- Medirlashorasdevoluntariado- Medir las capacidades prácticas de los voluntarios- Comentarios(evaluación)- Impacto¿A quién se analiza?- Voluntario- Familia- Cliente

2.- ANALISIS DEL DOCUMENTO (IMPACT-ICYE) Serealizóunestudiodeldocumentoentresgrupos,paradiscutiryanalizarelprocesodeesteseguimiento,perotambiénsequisoefectuarcambiosqueayudaríanaqueestedocumentoseaprecisoyfácilalmomentodeanalizarlosresultados.

PROYECTO -Pág.17(pregunta3):Laspalabrascoordinadorydirectorsonvariables,elque debe contestar esta pregunta es el que tenga más contacto con el volunta-rio.-Pág.18(Pregunta8):Latraduccióndebeserbienrevisada.-Pág.20(Pregunta12-inc3y4):Añadircomentarios.-Pág.18(Pregunta6):AñadirOTHERSporquehaymáscongregaciones-Pág.21(Pregunta17):Preguntaredundantecambio:¿Quétansignificativofueelaportedelosvoluntariosparaelpúblico?-Pág.20(Pregunta13):Anadirporcentajesparaverestadísticas.

VOLUNTARIOS -Pág.3(Preguntas1,2,3,4,9,10,11):debensercerradas,debedehabercate-gorías.-Pág.17(Pregunta12):enlapreguntasoloestámidiendoenimpactoconlapersonaynoconlasociedad.

FAMILIAS -Pág.25(PreguntaC2):lapreguntaesmuylargaydebededividirse.

CONCLUSIONES

- Algunaspreguntassonredundantes.-Tenercuidadoenlatraducciónporladiferenciacióndelvocabulario.-Tenerclaraladiferenciaentrecoordinadorydirector.-Sedebedeutilizarunglosarioparacadapaís,yubicaranivelnacionallaspalabrasporeltemadelatraducción.- Las preguntas deben ser cuantitativas.- Las preguntas deben ser cerradas.-Diferenciareltarget.-MásvisibilizacióndeltrabajodeICYE.

5. ACUERDOS

Sellegóalacuerdode:1.-TodosloscomitésexceptoICYEColombiavanaplicarelcuestionarioconcorreccionesalafinalizacióndevoluntariodelperiodoagosto2013-20142.-AplicarloscuestionarioscomoregiónparatenerunimpactoanivelderegiónyFederación.

MEMORIAS

minutas conferencia regional "vamos juntos"

Documents