Minuguida planet

Download Minuguida planet

Post on 05-Dec-2014

1.269 views

Category:

Technology

0 download

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Breve guida al primo utilizzo del software PLANET 4 by Tecnos

TRANSCRIPT

<ul><li> 1. Guida al primo utilizzo di Planet 4N.B.: questo documento non pretende di essere esaustivo e completo. Vuole solo essere un aiuto al primoapproccio a Planet, e un promemoria degli argomenti affrontati in occasione dei corsi di formazione.Indice dei principali argomentiParte 1 impostazioni base p. 2Parte 2 Documenti, fatture, prima nota p. 4Parte 3 Strumenti e utilit p. 6Parte 4 Gestione delle commesse p. 7Approfondimento 1 La gestione delle commesse in Planet p. 8Approfondimento 2 Commesse in economia e a preventivo p. 10Approfondimento 3 Le fasi lavorative p. 17 1 </li> <li> 2. Parte 1 - Impostazioni base- Listini / sconti pattuitiIl sistema gestionale Planet 4 permette di analizzare e monitorare costi e ricavi in modo automatico; questo processoviene ottimizzato attraverso luso di listini aggiornabili via internet. necessario quindi impostare in modo adeguato lecondizioni di acquisto che sono state pattuite con i diversi fornitori/distributori. Queste vanno riportate nellappositatabella che si trova nel menu listini sconti pattuiti.- Prezzi (ricarichi oppure sconti su listino)Prima di tutto occorre stabilire se si voglia lavorare con ricarichi sul prezzo di acquisto o con sconti sul prezzo di listino: a. Se si sceglie di lavorare con i ricarichi predefiniti (selezionabile dal menu anagrafiche) sar possibile gestire i prezzi di vendita tenendo conto di due concetti basilari: - Sar possibile impostare molteplici listini di vendita (ossia diverse gradazioni di prezzo: ad esempio un listino per i privati, per le aziende, per le imprese, ecc.). Per attribuire un listino ad un cliente utilizzare il menu gruppo anagrafico presente allinterno della pagina zona della scheda anagrafica del cliente. - Sar possibile suddividere i differenti ricarichi a seconda della fascia di prezzo (ad es. articoli da 0 a 10 , da 10 a 100 , oltre i 100 ). b. Se si sceglie di lavorare con gli sconti pattuiti (selezionabili dal menu listini) sar possibile gestire fino a 5 fasce di sconto (differenziate sia per produttore che per famiglie di sconto).- Tariffe di manodopera e risorse possibile inserire i nominativi dei propri collaboratori nellapposita tabella (menu anagrafiche risorse) e gestire unnumero illimitato di tariffe sia di manodopera che di servizi. - Le tariffe vanno dapprima inserite manualmente nellanagrafica di magazzino (importante: ricordarsi di specificare nella prima pagina che si tratta di un articolo di manodopera e, nella pagina successiva, di togliere il segno di spunta dalla voce movimenta articolo.Una volta inserite le tariffe anagrafiamo i collaboratori e associamo la tariffa normalmente applicata alla risorsa(scheda risorse allinterno del menu anagrafiche). - Prezzi tariffe: a. prezzo di listino (prezzo teorico pi alto di vendita); b. prezzo dacquisto (ossia quanto mi costa. Se non ho questo dato va richiesto al commercialista); c. possibilit di gestire fino a 5 diversi prezzi di vendita inseribili manualmente.- Inserimento operatoriGli operatori sono le persone che utilizzano Planet 4, il cui nome verr normalmente associato ai documenti da loroprodotti. possibile obbligare laccesso profilato con password al programma. - Accedere a menu anagrafiche risorse operatori; - Inserire i dati anagrafici per ogni operatore; - Definire eventuali limitazioni allutilizzo del programma; - Impostare dati di login e password per ciascun operatore. 2 </li> <li> 3. - Personalizzazione tabelleMenu anagrafiche tabelle principali: questa funzione permette di impostare e gestire molteplici voci cheritroveremo allinterno delle varie schermate del programma. Ad es. i gruppi anagrafici (privati, aziende, studi tecnici,condomini, ecc.), le causali di spedizione (vendita, conto vendita, reso, ecc.), le mie banche.Importante: ricordarsi di inserire la propria banca/e (e lasciare lopzione cassa);N.B.: Qualora si volessero inserire nuove condizioni di pagamento si consiglia di contattare il servizio di assistenza.- Anagrafiche clienti e fornitori (dati principali)In queste sezioni possibile anagrafare i nostri clienti e i nostri fornitori, associando molteplici informazioni edocumenti a ciascuno di essi. Allinterno di queste sezioni possibile: - Inserire la sede amministrativa; - Gestire sedi alternative: dal menu superiore selezionare gestione sedi. In questa maschera possibile inserire illimitate sedi alternative da associare a ciascun cliente, in modo da non doverle inserire in ogni singolo documento o commessa; - consigliabile associare un gruppo anagrafico ad ogni cliente (sottomenu zona); - Associare il listino prezzi di riferimento a ciascun cliente (sottomenu contabilit); - Inserire eventuali peculiarit del cliente (ad es. IVA agevolata, ritenuta dacconto, prezzi speciali e sconti extra, ecc.); - Gestione dei documenti esterni (menu superiore): si tratta di uno spazio virtuale di archiviazione che consente di associare uno o pi documenti a ciascun cliente o fornitore. N.B.: lo stesso strumento di archiviazione presente anche allinterno delle offerte e delle commesse. 3 </li> <li> 4. Parte 2 Documenti, fatture, prima nota- Creazione documentiAbbiamo visto di passaggio come creare un nuovo documento di acquisto (fatture fornitori) e un nuovo carico (bolledel fornitore). Lapprofondimento di questa parte sar oggetto della seconda giornata di corso. - Carico di magazzino (bolla del fornitore): menu magazzino carichi. Per creare un nuovo carico utilizzare il tasto INS; inserire il nome fornitore, il numero e la data del documento, e selezionare gli articoli presenti nel documento attraverso i listini o lanagrafica di magazzino (la funzione di saldo verr affrontata marted). - Documenti di acquisto (fatture fornitori): menu documenti fiscali scadenziario acquisti. Per inserire un nuovo documento dacquisto utilizzare il tasto INS; inserire gli importi, la data e il numero del documento, e cliccare su calcola scadenza.- Fatture / prima notaPer evitare di creare confusione, su Planet le fatture di vendita e di acquisto, cos come i DDT in entrata e in uscita,vengono chiamati in modo diverso. Le fatture emesse sono dunque chiamate fatture, mentre quelle del fornitoresono chiamate documenti dacquisto. Le bolle del materiale in uscita si chiamano semplicemente DDT, e quelle delfornitore vengono chiamate carichi. Fatta questa premessa vediamo come procedere operativamente per gestirefatture e documenti dacquisto in Planet 4. - Per creare una fattura accedere al menu documenti fiscali e selezionare la voce fatture. Creare un nuovo documento attraverso lapposito pulsante (o tasto INS). Selezionare gli articoli da magazzino (F8) o dai listini (CTL+F8) o, in alternativa, compilare manualmente il campo descrizione. Indicando il cliente e la modalit di pagamento sar possibile gestirne le relative scadenze (accedendo alla schermata omonima) e alloccorrenza creare la prima nota. N.B.: le fatture di avanzamento lavori o di acconto hanno di norma soltanto la riga libera di descrizione. - Ogni fattura creata con questa modalit potr essere successivamente legata ad una commessa, semplicemente cliccando sul pulsante pagina aggiuntiva e selezionando la commessa desiderata nellapposito campo. (N.B. le fatture possono essere create direttamente allinterno di una commessa, in modo da automatizzare il legame. Ovviamente ogni fattura creata allinterno di una commessa, sar visualizzabile anche nellelenco generale delle fatture). - Come in tutte le schermate di Planet 4, sar possibile ricercare una fattura nel relativo elenco attraverso la funzione di ricerca incrementale (semplicemente digitando alcune lettere dopo aver posizionato il mouse sulla colonna interessata), oppure applicando dei filtri di ricerca avanzata (tramite il pulsante imposta filtro). - Accedendo al menu stampe vendite (o acquisti) possibile visualizzare evolute anteprime degli scadenzari, esportabili in un file pdf. Ad ogni stampa possono essere applicati numerosi filtri. - Ad ogni fattura creata sar possibile associare eventuali documenti originali allegati tramite la funzione immagini allegate, disponibile allinterno della scheda comandi aggiuntivi. - Ogni fattura creata potr essere esportata nei principali formati (Word, Excel, Pdf, ecc). 4 </li> <li> 5. - Documenti di acquisto (fatture fornitori)Per inserire un documento dacquisto in Planet 4, accedere al menu documenti fiscali e selezionare la vocescadenzario acquisti. Tramite il pulsante nuovo documento (o tasto INS) possibile registrare i dati del documento diacquisto (fornitore, numero documento, data, importi, IVA, tempi e modalit di pagamento). Una volta marcato ildocumento come saldato sar possibile generare la riga in prima nota. - Tramite il pulsante seleziona immagine sar possibile allegare ad ogni documento dacquisto il documento originale (acquisito tramite scanner, o allegato direttamente se gi in formato digitale).- Presentazione effettiIl Software Planet 4 permette di presentare effetti sia per RID che per RIBA (naturalmente con due procedure diverse).Consigliamo di visualizzare la procedura di presentazione effetti (menu documenti fiscali fatture; selezionarecomandi aggiuntivi e poi il pulsante presentazione effetti). Suggeriamo per di contattare il numero verde edeffettuare con noi il procedimento le prime due o tre volte. 5 </li> <li> 6. Parte 3 Strumenti e utilit- Procedure di manutenzione e aggiornamentoAggiornare il programma e i listini unoperazione semplice e veloce. Vediamo come procedere: - Per aggiornare il programma accedere al menu Utilit e selezionare la voce aggiornamento internet; - Per aggiornare i listini accedere al menu Listini (CTRL+F8) e premere il pulsante aggiornamento.- Procedure di salvataggio e backup assolutamente consigliato effettuare il salvataggio dei dati inseriti in Planet con regolarit. Sono disponibili duestrumenti integrati nel programma: - Un backup in locale (su hard-disk o su unit esterna); - Un backup su server remoto (iBackup).Entrambe le funzioni sono accessibili tramite il menu Utilit alla voce Salvataggio.- Tasti rapidiPer velocizzare i processi di inserimento e compilazione in Planet, consigliabile utilizzare le chiavi rapide, anzichcliccare con il mouse sui pulsanti di menu (in ogni caso segnaliamo che accanto a molti pulsanti indicata la chiaverapida corrispondente). Di seguito riportiamo alcuni esempi di chiavi rapide di comune utilizzo: - Tasto INS (crea un nuovo documento o inserisce una nuova riga in un documento); - Combinazione di tasti CTRL+CANC (cancella un documento o una riga); - Tasti F9 e ESC (consentono di uscire da una scheda/maschera/finestra del programma); - Tasti F8 e CTRL+F8 (aprono rispettivamente il magazzino e i listini).- CRM (Customer relationship management)Un CRM unapplicazione utilizzata per tenersi in contatto con la propria clientela, organizzando le informazioni alfine di interagire in modo costruttivo con i propri clienti o potenziali clienti. Il CRM integrato in Planet 4 permette ditenere traccia di tutte le comunicazioni in entrata ed in uscita, preparare documenti con la stampa unione diMicrosft Word, studiare ed analizzare il rapporto avuto con ciascuno dei propri clienti. - Le funzioni base del CRM sono accessibili dalla schermata omonima. Una volta selezionato il cliente prescelto, sar sufficiente premere il tasto F10 per accedere al menu rapido. Selezionando la voce desiderata sar possibile registrare telefonate o documenti in entrata e in uscita. - Sar inoltre possibile, attivando il campo gestione documenti esterni, associare ad ogni voce inserita documenti gi esistenti, oppure crearne di nuovi tramite la funzione stampa unione di Microsoft Word. - N.B. tutte le operazioni registrate nel CRM saranno visualizzabili da tutti gli operatori abilitati ad utilizzare Planet 4. Attraverso i campi attivit cliente e tutte le attivit ogni operatore potr visualizzare le...</li></ul>