minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mksp) bil. …

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP) BIL. 2/2021 INSTITUT PENDIDIKAN GURU KPM TAHUN 2021

Muka Surat 1 daripada 28

MINIT

MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP) BIL. 2/2021

INSTITUT PENDIDIKAN GURU

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

TAHUN 2021

TARIKH : 6 MEI 2021 (KHAMIS)

MASA : 9.15 PAGI

KAEDAH : GOOGLE MEET

KEHADIRAN

1. Encik Abu Bakar bin Mohamad Rashid - Pengerusi Timbalan Rektor Pusat Peperiksaan dan Penganugerahan, IPGM

2. YBrs. Dr. Mohd Nasrudin bin Basar Timbalan Rektor Pusat Perancangan, Penyelidikan dan Inovasi, IPGM

3. YBrs. Dr. Yazid bin Abdul Manap Timbalan Rektor Pusat Pembangunan Latihan, IPGM

4. Tuan Haji Abdullah bin Mohd Yusof Pengarah IPG Kampus Tengku Ampuan Afzan

5. YBrs. Dr. Lambat Anak Lindong Pengarah IPG Kampus Batu Lintang

6. Tuan Haji Hashim bin Asman Pengarah IPG Kampus Darulaman

7. Puan Hajah Nor Asilah Osman Pengarah IPG Kampus Bahasa Melayu

8. Puan Anis Alisya binti Abdullah @ Alice Pengarah IPG Kampus Tun Abdul Razak



9. YBrs. Dr. Najamuddin bin Bachora

Pengarah IPG Kampus Tawau

10. Tuan Haji Mohamad Zailani bin Jaya Pengarah IPG Kampus Sarawak

11. Encik Romai Noor bin Rabbu Pengarah IPG Kampus Pendidikan Teknik

12. Tuan Haji Mohd Rasid bin Chik Pengarah IPG Kampus Kota Bharu

13. YBrs. Dr. Haji Ahamad bin Rahim Pengarah IPG Kampus Sultan Mizan

14. YBrs. Dr. Hajah Rosmawati binti Hamzah Pengarah IPG Kampus Kent

15. Encik Doti bin Asing Pengarah IPG Kampus Keningau

16. Encik Mohd Aminudin bin Abu Bakar Timbalan Pengarah IPG Kampus Dato' Razali Ismail

17. YBrs. Dr. Kartini binti Abdul Mutalib Timbalan Pengarah IPGK Kampus Sultan Abdul Halim

18. Puan Haliza binti Hamzah Timbalan Pengarah IPG Kampus Pendidikan Islam

19. Puan Azlina binti Ahmad Timbalan Pengarah IPG Kampus Ilmu Khas

20. Encik Mohd. Khadri bin Fazil Rahman Timbalan Pengarah IPG Kampus Ipoh



21. Encik Salahuddin bin Mohamed Nor @ Nor

Timbalan Pengarah IPG Kampus Rajang

22. YBrs. Dr. Norshidah binti Abu Husin Timbalan Pengarah IPG Kampus Perempuan Melayu

23. YBrs. Datin Dr Bushro binti Ali Timbalan Pengarah IPG Kampus Bahasa Antarabangsa

24. Encik Mohamed Razi bin Mohd Suradi Timbalan Pengarah IPG Kampus Tun Hussein Onn

25. YBrs. Dr. Nazifah binti Shaik Ismail Ketua Penolong Pengarah Kanan Pusat Kecemerlangan Akademik, IPGM

26. YBrs. Dr. Rusminah binti Musliman Ketua Penolong Pengarah Kanan Pusat Perancangan, Penyelidikan dan Inovasi, IPGM

27. YBrs. Dr. Norsita binti Ali Ketua Penolong Pengarah Kanan Pusat Perancangan, Penyelidikan dan Inovasi, IPGM

28. Puan Bariah binti Selamat Ketua Penolong Pengarah Kanan Pusat Hal Ehwal Pelajar, IPGM

29. Encik Zulkifli bin Mat Som Ketua Penolong Pengarah Kanan Pusat Peperiksaan dan Penganugerahan, IPGM

30. Puan Nur Krismarina binti Abd. Karim Ketua Penolong Pengarah Pusat Perancangan, Penyelidikan dan Inovasi, IPGM

31. YBrs. Dr. Shamsul Nizam bin Kachi Mohideen Ketua Penolong Pengarah Pusat Perancangan, Penyelidikan dan Inovasi, IPGM

32. Encik Khazlan bin Wellun Ketua Penolong Pengarah Pejabat Pendaftar, IPGM



33. Encik Nor Azam bin Ariffin

Ketua Jabatan IPG Kampus Pulau Pinang

34. YBrs. Dr. Abd Khalil bin Adnan Penolong Pengarah Pusat Hal Ehwal Pelajar, IPGM

35. Encik Mohd Sallehuddin bin Abu Hassan Penolong Pengarah Pusat Hal Ehwal Pelajar, IPGM

36. Puan Azlina binti Paijan Penolong Pengarah Pusat Hal Ehwal Pelajar, IPGM

37. Puan Siti Nabilah binti Kasdi Penolong Pengarah Pusat Kecemerlangan Akademik, IPGM

38. Puan Noor Sarahana Zakaria Penolong Pengarah Pusat Kecemerlangan Akademik, IPGM

39. Puan Noor Azizah binti Abd Rahman Penolong Pengarah Pusat Pembangunan Latihan, IPGM

40. Encik Haza Hafeez bin Borhan Penolong Pengarah Pusat Pembangunan Latihan, IPGM

41. Puan Nur Diyana binti Zakariah Penolong Pengarah Pusat Perancangan, Penyelidikan dan Inovasi, IPGM

42. Puan Rahmah Binti Mohd Maulot Setiausaha Sekretariat JKPP IPG Kampus Raja Melewar



URUS SETIA

43. Puan Fatimah Rohaiza binti Rusmani

Penolong Pengarah Pusat Perancangan, Penyelidikan dan Inovasi, IPGM

44. Encik Mohd Hazri bin Minhat Penolong Pengarah Pusat Perancangan, Penyelidikan dan Inovasi, IPGM

45. Cik Noor Diyana binti Salleh Penolong Pengarah Pusat Perancangan, Penyelidikan dan Inovasi, IPGM

TIDAK HADIR BERSEBAB

46. YBrs. Dr. Rusmini binti Ku Ahmad

Rektor IPGM

47. YBrs. Dr. Rosli bin Yacob Timbalan Rektor Kanan Pusat Kecemerlangan Akademik IPGM

48. Puan Annie Sabrina Lasumin Pendaftar Pejabat Pendaftar, IPGM

49. Puan Farah Mardhy binti Aman Pengarah Pusat Pengajaran Bahasa Inggeris (ELTC)



1.0 PERUTUSAN PENGERUSI

1.1 Pengerusi mengalu-alukan kehadiran semua ahli mesyuarat.

i) Timbalan-timbalan Rektor dan Pendaftar IPGM;

ii) Pengarah-pengarah IPG dan Pengarah ELTC; dan

iii) Pegawai-pegawai IPGM yang turut hadir bersama.

1.2 Pengerusi memaklumkan bahawa pihak juruaudit SIRIM-QAS telah selesai

menjalankan audit peringkat pertama ISO 21001:2018 di IPGM pada 8 dan 9 April

yang lalu. Antara hasil dapatan audit tersebut ialah IPGM dan seluruh kampus

termasuk ELTC perlu melaksanakan Audit Dalaman dan Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan (MKSP) berdasarkan dokumen yang baru dibangunkan selaras

dengan EOMS ISO 21001:2018.

1.3 Perkara ini perlu dilaksanakan dengan segera bagi membolehkan IPG KPM diaudit

peringkat kedua dan seterusnya layak untuk mendapat pensijilan baharu tersebut.

Audit peringkat kedua akan diadakan pada 2 hingga 4 Jun 2021 yang melibatkan

IPGM bersama tujuh (7) buah kampus. Pemilihan kampus dibuat oleh pihak SIRIM-

QAS berdasarkan rekod pengauditan MS ISO 9001: 2015 yang telah dilaksanakan

beberapa tahun kebelakangan ini.

1.4 Tujuh (7) kampus yang akan diaudit bersama-sama IPGM adalah seperti berikut:

a) IPG Kampus Raja Melewar

b) IPG Kampus Tun Hussein Onn

c) IPG Kampus Ipoh

d) IPG Kampus Darulaman

e) IPG Kampus Kota Bharu

f) IPG Kampus Keningau

g) IPG Kampus Pendidikan Teknik

1.5 Pihak IPGM akan memaklumkan perkara ini secara rasmi melalui email dan surat

berkaitan perkara tersebut. Pihak urus setia juga akan berkomunikasi dengan pihak

Sekretariat JKPP di IPG yang terlibat dari semasa ke semasa berkaitan audit

peringkat kedua pensijilan EOMS ini.

1.6 Pengerusi merakamkan ucapan setinggi penghargaan dan terima kasih kepada

semua Pengarah khususnya kepada Sekretariat Jaminan Kualiti dan Pematuhan

Polisi IPG dan ELTC kerana telah berjaya melaksanakan audit dalaman dan MKSP

peringkat kampus dan ELTC dalam tempoh masa yang diberikan iaitu mulai 5 April

hingga 30 April 2021.



1.7 Walaupun pelbagai cabaran dan rintangan yang dihadapi seperti PKPD di

beberapa kawasan di Tawau dan berlakunya kes COVID-19 di beberapa kampus,

demi amanah dan tanggungjawab terhadap organisasi, audit dalaman dan MKSP

ini telah berjaya diselesaikan.

1.8 Pengerusi memaklumkan bahawa agenda utama mesyuarat pada hari ini akan

berfokus kepada pencapaian prestasi program dan aktiviti bagi suku pertama tahun

ini daripada setiap Pusat dan Pejabat Pendaftar IPGM. Ahli mesyuarat sekalian

dialu-alukan untuk mengemukakan sebarang isu dan cadangan peluang

penambahbaikan bagi mengatasi isu-isu yang diutarakan.

1.9 Pengerusi menyeru agar semua ahli mesyuarat mengambil peluang dalam platform

ini sebagai usaha bersama untuk menambahbaik tadbir urus organisasi IPG KPM

ke arah lebih efisen dan setanding di peringkat antarabangsa.

1.10 Ini adalah bertepatan dengan standard EOMS ISO 21001:2018 di klausa 9.3 iaitu

berkenaan kajian semula pengurusan yang menyatakan pengurusan atasan

hendaklah mengkaji semula EOMS Organisasi Pendidikan dan strategi, secara

berkala, sekurang-kurangnya sekali setahun, bagi memastikan kesesuaian; dan

mengemas kini sewajarnya bagi memastikan kesesuaian, kecukupan dan

keberkesanan yang berterusan.

1.11 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan yang dilaksanakan di IPG KPM adalah

proses perbincangan untuk mengkaji semula pelaksanaan EOMS IPG KPM

dengan menilai sebarang perubahan proses kerja untuk peluang penambahbaikan,

kecukupan sumber manusia dan keberkesanan operasi kerja supaya sistem

perkhidmatan organisasi dapat dijalankan dengan sistematik.

1.12 Pengerusi menyeru kepada semua ahli mesyuarat untuk memastikan keputusan-

keputusan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) ini dilaksanakan dan

dipantau pelaksanaannya selaras dengan dokumen prosedur EOMS IPG KPM

yang telah dibangunkan.

1.12 Pengerusi berharap semua ahli mesyuarat untuk sama-sama bertanggungjawab

dengan memberikan komitmen yang sepenuhnya agar usaha IPG KPM untuk

memperoleh pengiktirafan pensijilan ISO 21001:2018 (EOMS) tercapai.

1.13 Di samping itu, pengiktirafan ini dapat merealisasikan hasrat Kerajaan untuk

mewujudkan agensi-agensi sektor awam yang cekap, telus dan mengutamakan

pelanggan dalam penyampaian perkhidmatan serta mengurangkan karenah

birokrasi.



1.14 Selain daripada itu, pendekatan ISO juga dapat memberi kaedah kepada

organisasi bagi mendokumenkan secara tersusun amalan pengurusan dan cara

bekerja. Seterusnya membolehkan organisasi membuat keputusan dengan lebih

baik melalui maklumat penting.

1.15 Pengerusi menyeru semua warga IPG KPM dapat memberikan kerjasama yang

terbaik bagi menjayakan segala perkara yang dirancang demi kecemerlangan IPG

KPM.

1.16 Organisasi yang terbaik adalah organisasi yang bekerja sebagai satu pasukan,

yang sentiasa berusaha menambahbaik perkhidmatan secara berterusan untuk

manfaat semua.

Makluman

2.0 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN TAHUN 2019 Minit MKSP bertarikh 18 Januari 2021 diterima dengan pindaan. Cadangan pengesahan

minit mesyuarat oleh Encik Abdullah bin Mohd Yusof, Pengarah IPGK Tengku Ampuan

Afzan dan disokong oleh YBrs. Dr. Lambat Anak Lindong, Pengarah IPGK Batu Lintang.

3.0 PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

3.1 Berkaitan maklum balas PKA dan PPP IPGM dalam ruangan Hal-hal lain pada

nombor 10.1.5 mengenai cadangan supaya amalan baik di Universiti Awam dan

Universiti Swasta digunakan dimana penggunaan kedua-dua kaedah perekodan

kehadiran pelajar dikekalkan.

Tindakan: PKA dan PPP IPGM

Mesyuarat mengambil maklum terhadap cadangan tersebut dan memutuskan

perkara berikut :

Perekodan kehadiran pelajar yang sedia diamalkan ketika ini dikekalkan iaitu perlu

dibuat dalam dua kaedah secara manual dan juga digital. Ini adalah supaya bahan

bukti tersebut boleh digunakan untuk tindakan tatatertib di bawah akta 174.

Semua pensyarah diminta untuk menanda sendiri kehadiran pelajar secara manual

semasa kelas dalam talian dijalankan dengan menggunakan borang di Prosedur PT-

03. Borang ini akan digunakan sebagai dokumen bukti kekal kehadiran pelajar

di samping perlu memasukkan data tersebut ke dalam sistem kehadiran yang

disediakan oleh IPGM.



Selain itu, para pensyarah juga digalakkan untuk menggunakan pelbagai kaedah

perekodan sebagai tambahan bukti kehadiran pelajar semasa kelas dalam talian

dijalankan.

4.0 PEMBENTANGAN LAPORAN PUSAT KECEMERLANGAN AKADEMIK (PKA)

4.1 Mesyuarat mengambil maklum terhadap perkara berikut :

4.1.1 Laporan Analisis Instrumen Penilaian Pelaksanaan Kurikulum (IPPK)

Jun Hingga November 2020

a) Penilaian pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran pensyarah oleh

pelajar bagi bidang kurikulum dan kokurikulum adalah berdasarkan

LAM-PT seperti berikut :

● LAM-PT-05-03a – Kurikulum (11 soalan)

● LAM-PT-05-03b – Kokurikulum (12 soalan)

● LAM-PT-05-03c – Penyelidikan (11 soalan)

Setiap LAM-PT tersebut mengandungi 11 dan 12 soalan dengan

menggunakan 5 skala likert.

b) Refleksi Amalan Profesional oleh pelajar terhadap pensyarah penyelia

dan guru pembimbing praktikum adalah berdasarkan LAM-PT seperti

berikut :

● LAM-PT-05-12a – Umum

● LAM-PT-05-12b – Bimbingan & Kaunseling

● LAM-PT-05-12c – Pend. Awal Kanak-kanak

Soal selidik ini mengandungi 5 bahagian dengan menggunakan 5 skala

likert.

Tahap penilaian skor min adalah mengikut ketetapan seperti yang telah

ditetapkan oleh Objektif Operasi IPGM, Manual Kualiti bilangan 3 iaitu

memastikan penilaian persepsi pelajar terhadap pelaksanaan Kurikulum,

Kokurikulum dan Amalan Profesional mencapai skor min 4.3.



Dapatan Analisis adalah seperti berikut :

Bil Item Penilaian Semester 2/2020

1 LAM-PT-05-03a 27 Kampus

2 LAM-PT-05-03b 24 Kampus

3 LAM-PT-05-03c 2 Kampus

4 LAM-PT-05-12a 14 Kampus

5 LAM-PT-05-12b Tiada

6 LAM-PT-05-12c 4 Kampus

PENILAIAN SEMESTER 2/2020 (PROGRAM PPISMP)

Bil Penilaian Semester 2/2020 Min Sisihan Piawai

1 Penilaian Pelaksanaan Kurikulum -

Pengajaran dan pembelajaran 4.82 0.067


Kokurikulum 4.55 -

PENILAIAN SEMESTER 2/2020 (PROGRAM PISMP)


1 Penilaian Pelaksanaan Kurikulum - Pengajaran dan pembelajaran

4.86 0.09

2 Penilaian Pelaksanaan Kurikulum -Kokurikulum

4.87 0.09

3 Penilaian Pelaksanaan Kurikulum - Penyelidikan

4.92 -

4 Refleksi Amalan Profesional -Pensyarah

4.86 0.10

5 Refleksi Amalan Profesional - Guru pembimbing

4.81 0.11

6 Refleksi Amalan Profesional -Pensyarah (PAKK)

4.9 -

7 Refleksi Amalan Profesional - Guru pembimbing (PAKK)

4.73 -



PENILAIAN SEMESTER 2/2020 (PROGRAM PDPP)





Kokurikulum 4.71 0.15

3 Penilaian Pelaksanaan Kurikulum -Penyelidikan

4.66 -

4 Refleksi Amalan Profesional -Pensyarah

4.84 0.09


4.79 0.10

PENILAIAN SEMESTER 2/2020 (PROGRAM PDPM)





Kokurikulum 4.88 0.09

3 Penilaian Pelaksanaan Kurikulum - Penyelidikan

4.88 -

4 Refleksi Amalan Profesional - Pensyarah

4.85 0.10


4.7 0.04

6 Refleksi Amalan Profesional -Pensyarah (PAKK)

4.86 0.13

7 Refleksi Amalan Profesional - Guru pembimbing (PAKK)

4.67 0.16



PENILAIAN SEMESTER 2/2020 (PROGRAM PITO)




Makluman

4.2 Mesyuarat memutuskan perkara-perkara berikut :

4.2.1 Mengadakan perbincangan bersama Ketua Jabatan berkaitan pencapaian pengajaran dan pembelajaran pensyarah.

Tindakan: IPG KPM

4.2.2 Mewujudkan program mentor-mentee dengan memberi penekanan tentang Entrance & Exit Survey (EES) dan Instrumen Penilaian Pelaksanaan Kurikulum (IPPK) kepada pensyarah dan pelajar.

Tindakan: IPG KPM

4.2.3 Mengadakan kursus pembugaran kemahiran insaniah kepada pensyarah, semakan dokumen bagi persediaan awal PdP, latihan pembangunan berterusan bagi mempertingkatkan mutu pengajaran dan komunikasi pensyarah sekiranya ada yang mendapat kurang min 4.3.

Tindakan: IPG KPM

5.0 PEMBENTANGAN LAPORAN PUSAT PEMBANGUNAN LATIHAN (PPL)

5.1 Mesyuarat mengambil maklum terhadap perkara berikut :

5.1.1 1) Pencapaian Minimum 5 Hari Latihan bagi warga IPG KPM sehingga 16

April 2021 adalah seperti berikut :

a) Peratus kampus yang mencapai minima 5 hari latihan adalah

17 peratus.

b) Peratus individu yang mencapai minima 5 Hari Latihan adalah

77 peratus.



4 kampus yang mencapai 100 peratus minima 5 hari latihan adalah seperti

berikut :

1. IPGK Temenggong Ibrahim

2. IPGK Kota Bharu

3. IPGK Rajang

4. IPGK Dato Razali Ismail.

Peratus pencapaian terendah keseluruhan IPG KPM bagi minima 5 hari

latihan adalah sebanyak 51 peratus.

Peratus Kampus Yang Mencapai minima 5 Hari Latihan

2) Pencapaian Minimum 42 mata kredit bagi warga IPG KPM sehingga

16 April 2021 adalah seperti berikut :

a) Peratus kampus yang mencapai minima 42 Mata Kredit adalah

3 peratus.

b) Peratus individu yang mencapai minima 5 Mata Kredit adalah

38 peratus.



Peratus Kampus Yang Mencapai Minima 42 Mata Kredit

IPGK Dato’ Razali Ismail merupakan kampus tunggal yang telah berjaya

mencapai 90 peratus bagi pencapaian minima 42 mata kredit. Kampus lain

masih di bawah pencapaian 75 peratus. Pencapaian terendah bagi kategori

ini yang direkodkan adalah sebanyak 2 peratus.

Makluman

5.2 Mesyuarat memutuskan perkara-perkara berikut :

5.2.1 Semua kampus dan ELTC perlu mencapai sasaran minima 5 hari latihan sebelum 1 Jun 2021.

Tindakan: IPG KPM

5.2.2 Setiap IPG KPM dikehendaki mengemaskini data latihan yang telah dilaksanakan sebelum atau pada 16 haribulan pada setiap bulan kepada pegawai PPL IPGM untuk tujuan rekod dan pemantauan.

Tindakan: IPG KPM



6.0 PEMBENTANGAN LAPORAN PUSAT HAL EHWAL PELAJAR (PHEP)

6.1 Mesyuarat mengambil maklum terhadap perkara berikut:

6.1.1 Pengurusan Pengambilan Pelajar

Aktiviti pengurusan pengambilan pelajar telah bermula pada 8 Mac 2021

dengan penyiaran iklan penawaran program kepada umum. Jumlah

permohonan yang diterima adalah sebanyak 98,5134 calon dan daripada

jumlah tersebut hanya 91,402 calon telah membuat pengesahan dalam

e-UKCG. Semakan calon yang berjaya akan dibuat pada 16 Julai 2021 dan

pendaftaran pelajar dijadualkan pada 6 September 2021. Penempatan

pelajar adalah berdasarkan tier 1 dan 2 serta akreditasi MQA.

Pengurusan Pendaftaran Pelajar Baharu

Tiada aktiviti pendaftaran pelajar baharu dilaksanakan sepanjang tempoh 1

Januari hingga 31 Mac 2021. Pendaftaran pelajar baharu akan bermula

pada 31 Mei 2021 bagi program PDPP & PDPM dan pendaftaran pelajar

baharu bagi PPISMP ialah pada 6 September 2021.

Pengurusan Mentor-Mentee

Penilaian pelaksanaan mentor-mentee bagi 3 program di IPG telah bermula

pada Julai hingga Disember 2020. Keputusan skor min yang diperolehi ialah

PPISMP (4.66%), PISMP (4.70%) dan PDPP (4.60%). Penambahbaikan

yang telah dibuat adalah pengisian borang penilaian keberkesanan program

dilaksanakan secara dalam talian.

Pengurusan Aduan Pelanggan (Pelajar)

Pelaksanaan pengurusan aduan pelanggan (pelajar) di peringkat IPG

kampus sedang dilaksanakan berdasarkan proses yang telah ditetapkan.

Tempoh pelaksanaan tersebut bermula dari Januari hingga Jun 2021.

Laporan dan data berkaitan hanya boleh dikumpulkan oleh IPGM selepas

Jun 2021.

Makluman



7.0 PEMBENTANGAN LAPORAN PUSAT PEPERIKSAAN DAN PENGANUGERAHAN (PPP)


7.1.1 Program/Aktiviti yang dilaksanakan adalah seperti berikut :

Bil Aktiviti Tarikh Ulasan

1

Mesyuarat Pra-Senat Ketua-ketua Unit Peperiksaan dan Penilaian Bil.1/2021 Mesyuarat JK Pelaksana Majlis Konvokesyen IPG KPM Bil.1/2021

08 - 09 Feb 2021

Penyediaan database keputusan akhir sebelum mesyuarat

2

Mesyuarat Pra-Senat Ketua-ketua Unit Peperiksaan dan Penilaian Bil.1/2021 Mesyuarat JK Pelaksana Majlis Konvokesyen IPG KPM Bil.1/2021

08 - 09 Feb 2021

Senat Penyediaan Garis Panduan Konvokesyen Secara Janji Temu secara dalam talian

3

Mesyuarat Pemasangan dan Pemurnian Kertas Soalan Peperiksaan dan Skema Pemarkahan Bil.1/2021 (Dibatalkan)

15 - 18 Feb 2021

Pentaksiran Alternatif Secara Dalam Talian (Peperiksaan Mac 2021)

4

Mesyuarat Pemasangan dan Pemurnian Kertas Soalan Peperiksaan dan Skema Pemarkahan Bil.2/2021 (Dibatalkan)

15 - 19 Mac 2021

Pentaksiran Alternatif Secara Dalam Talian (Peperiksaan Mei 2021)

Status Pencapaian Piagam Pelanggan bagi IPGM dan Objektif operasi IPG

yang berkaitan dengan pentaksiran serta peperiksaan adalah seperti berikut

:

1) Memastikan keputusan peperiksaan akhir dimaklumkan dalam

tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas diperakui oleh Senat.

Status pencapaian : 100 %

2) Memastikan penganugerahan Ijazah dan Diploma kepada lulusan

dilaksanakan dalam tempoh satu (1) tahun selepas keputusan

peperiksaan diumumkan.

Status pencapaian : 50 %



Ulasan bagi perkara (2) :

Mesyuarat Pengurusan Tertinggi Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM)

Bil. 3 Tahun 2021 pada 29 Januari 2021 telah bersetuju dengan cadangan

untuk mengadakan Konvokesyen Institut Pendidikan Guru Kementerian

Pendidikan Malaysia (IPG KPM) Secara Janji Temu. KKM telah meluluskan

Garis Panduan Konvokesyen IPG KPM Secara Janji Temu pada 13 April

2021. Garis Panduan Konvokesyen IPG KPM Secara Janji Temu telah

dibentangkan dalam Mesyuarat Profesional KPM Bil. 15 Tahun 2021 pada

20 April 2021.

3) Sekurang-kurangnya 99% pelajar yang menduduki peperiksaan

lulus.

Status pencapaian : 100%

Makluman

8.0 PEMBENTANGAN LAPORAN PEJABAT PENDAFTAR (PP)


8.1.1 2 program telah dijalankan adalah seperti berikut :

Bil Program Tarikh Takwim Tarikh Laksana

1 Mesyuarat JK Pembangunan Sumber Manusia Bil.1/2021

21 Jan 2021 20 Jan 2021

2 Mesyuarat JK Pembangunan Sumber Manusia Bil. 2/2021

20 Apr 2021 21 Apr 2021

8.1.2 Penilaian Prestasi 2021

Pelaksanaan Penilaian Pertama PBPPP bagi tahun 2021 bermula pada 12

April hingga 2 Julai 2021. Rujuk surat bertarikh 11 Januari 2021 bernombor

rujukan KPM.500-6/5/2 Jld.2 ( ).

Rujukan maklumat dan proses PBPPP boleh didapati di Modul Pengguna

melalui pautan http://eprestasi.moe.gov.my



8.1.3 Keputusan Temuduga Pensyarah / Jurulatih Koko / Pegawai

Pengurusan Baharu Zon Timur, Utara Selatan Dan Sabah

Bil Perkara Jumlah

1 Diperaku 134

2 Dihantar ke JPN / Bahagian untuk mohon pelepasan 120

3 Diberi pelepasan oleh JPN 64

4 Calon tolak penempatan 4

5 Tarik diri setelah Arahan Penempatan (AP) dikeluarkan 1

6 Lapor diri 38

7 Tunggu Arahan Penempatan (AP) dari BPSM 21

Pihak Pendaftar sentiasa berhubung dengan JPN / Bahagian yang

berkenaan bagi mengetahui status pelepasan setiap calon yang berjaya

ditemuduga.

8.1.4 Perubahan Borang-borang Kewangan

Terdapat borang-borang Kewangan yang telah usang, oleh itu beberapa

pembaharuan telah dibuat ke atas borang-borang tersebut.

a) Borang Permohonan Perolehan

b) Borang Permohonan Tempahan Makan / Minum

c) Borang Permohonan Untuk Tugas Rasmi Di Luar Pejabat

d) Borang Permohonan Tempahan Waran Penerbangan Udara Awam

e) Borang Justifikasi Kelewatan Mengemukakan Tuntutan / Tuntutan

Melebihi Had Yang Dibenarkan

Borang Prestasi Pembekal wajib dilampirkan bersama bagi tujuan

pembayaran. Borang tersebut hanya dikumpul diperingkat PTJ Kampus

sahaja kecuali jika ada kes khas yang perlu diberi perhatian oleh pihak

IPGM.

Makluman



8.2 Mesyuarat memutuskan perkara-perkara berikut;

8.2.1 Data prestasi pembekal perlu dibentangkan pada MKSP akan datang

kerana perkara ini terkandung dalam klausa kajian semula pengurusan

standard EOMS.

Tindakan : Pejabat Pendaftar IPGM

9.0 PEMBENTANGAN LAPORAN PUSAT PERANCANGAN, PENYELIDIKAN DAN INOVASI

(PPPI)


9.1.1 Perancangan Tahunan

Bil Aktiviti Tarikh Rujukan Surat

1 Pencalonan JK Kerja bagi Penyelarasan Perancangan Tahunan 2021

22 Januari 2021

KPM.100-8/1/1 Jld.2 (69)

2 Pelantikan JK Kerja PT-02 bagi setiap P / PP / UPsK

23 Februari 2021

KPM.100-8/1/1 Jld. 2 (73-81)

3 Pemantauan Program / Aktiviti Utama IPGM Jan-Jun 2021

22 Mac 2021

KPM.100-8/1/1 Jld. 2 (88)

Dapatan status pelaksanaan program/aktiviti IPGM sehingga 5/5/2021.

Bil Aktiviti/Program Utama IPGM Peratus

1. Laksana 25 %

2. Batal 3.75%

3. Pinda 7.50%

4. Belum Laksana 63.75%

Makluman



9.1.2 Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi

Prosedur ini (PT-10) merupakan prosedur baharu yang diperkenalkan tahun

2021. Prosedur ini merangkumi tiga aktiviti utama iaitu :

a) Pengurusan Penyelidikan

b) Pengurusan Penganjuran Pertandingan Inovasi

c) Pengurusan Penerbitan Jurnal.

Bagi Pengurusan Pertandingan Inovasi, terdapat tiga carta alir iaitu:

a) Peringkat Kampus

b) Peringkat IPG KPM

c) Permohonan Perlindungan Harta Intelek

Prosedur ini masih dalam proses penambahbaikan selepas melalui

beberapa siri semakan termasuklah sesi audit dalaman yang berlangsung

pada 22 April 2021.

Berdasarkan penemuan audit dalaman:

PT-10 telah menerima OFI-1 di mana data penyelidikan IPG di dalam PT-

10 disimpan di dalam akaun Gmail yang boleh mengundang isu

keselamatan data.

Pasukan penggerak mengambil maklum dan akan menambahbaik prosedur

berdasarkan perbincangan bersama-sama auditor. Berkaitan isu simpanan

data tersebut, tindakan yang telah diambil ialah memindahkan semua data

dan borang ke dalam akaun Delima KPM

Makluman



9.1.3 Maklum balas Pelanggan Luaran ( Sekolah )

Bil Aktiviti Tempoh

1.

Menyemak atau mengemaskini Instrumen Soal Selidik Kepuasan Pelanggan (SSKP) ● Menambahbaik SSKP ● Mendapatkan kesahan 4 orang pakar ● Menjalankan kajian rintis ● Menjalankan ujian Alpha Cronbach untuk

kebolehpercayaan SSKP

Januari - Februari

2.

Mengemaskini Sistem Soal Selidik Kepuasan Pelanggan (i-SSKP) ● Sistem SSKP dalam talian (i-SSKP) telah berjaya

dibangunkan ● Menggunakan domain PISMP yang diletakkan di

bawah Pangkalan Data Enstek (PDE). ● Sistem diuruskan oleh En. Shamsul Saniron yang

telah dilantik sebagai Pegawai Teknikal dan Sistem i-SSKP

Mac - April

3.

Menyemak, mengemaskini maklumat dan melengkapkan data Guru Baharu dalam sistem i-SSKP ● Membuat persediaan sistem untuk pelaksanaan

kajian sebenar bermula awal Jun 2021 ● Sampel kajian adalah pentadbir bagi Guru Baharu

ambilan Jun 2015

April - Mei

Makluman



9.1.4 Audit Dalaman

Audit Dalaman Peringkat Pertama IPG KPM telah berjaya dilaksanakan

dalaman tempoh bermula 5 April sehingga 30 April 2021.

a) Dapatan Prosedur yang menerima OFI adalah seperti berikut ;

b) Dapatan Prosedur yang menerima NC adalah seperti berikut ;



Rumusan Dapatan NC

Bil Kategori Huraian

1 Pemantauan

a) Pemantauan di peringkat jabatan tidak dilaksanakan secara konsisten.

b) Tiada pemantauan berterusan oleh PEK

terhadap dokumen kontrak syarikat kawalan keselamatan berhubung pemeriksaan kesihatan, ujian saringan darah, kehadiran kursus Certified Security Guard (6 hari).

c) Tiada penyelarasan dalaman dan luaran

berhubung dengan perubahan senarai pekerja terkini dan maklumat mengenai umur pekerja Syarikat OMNI Mekar Sdn Bhd.

d) Tiada surat/memo arahan penyerahan semula

JSU kepada UPP setelah Bengkel Pemurnian Draf Soalan OBT.

2 Proses Kerja Proses perancangan dan pelaksanaan kurikulum dan tindakan penambahbaikan tidak dilaksanakan mengikut proses kerja

3 Dokumen Usang

Penggunaan dokumen Usang bagi RMK SCZ1064 walaupun ralat dokumen tersebut telah dimaklumkan.

4 Tugasan Pensyarah

Auditi didapati tidak menulis refleksi selepas PdPc bagi kursus seperti ( antara contoh ditemui ) : MPU3052 dan PIMK3052

Tiada rekod kehadiran pelajar

Tiada LAM PT 05-02 bagi kursus PIMK 3043

Tiada jadual waktu pelajar praktikum

Tiada rekod bimbingan pelajar praktikum yang diselia

Panduan tugasan tiada tandatangan pensyarah

Tiada rubrik untuk tugasan kerja kursus. Bukti Penemuan: Portfolio Pensyarah Semester 1 /2021

5 Kurikulum Jumlah jam interaksi tidak akur dengan MK



6 Sumber Manusia

Kekurangan sumber manusia dan ketiadaan pegawai yang berkelayakan untuk mengisi jawatan tertentu di IPG. Penemuan di Prosedur Pengurusan Sumber Pendidikan.

7

Pengurusan Kurikulum dan Peperiksaan & Pentaksiran

a) Kurang fokus kepada pelaksanaan pengurusan kurikulum serta peperiksaan dan penilaian

b) Semakan individu tidak dilakukan c) Pemantauan yang berkesan tidak dilaksanakan d) Masalah kompetensi untuk melaksanakan

tugas

Makluman

9.1.5

Cadangan Penambahbaikan

a) Mengadakan bengkel kefahaman penggunaan prosedur teras EOMS

terutamanya berkaitan akademik dan pengurusan peperiksaan secara

berkala bagi meningkatkan kompetensi pensyarah dan pegawai

pengurusan;

b) Menjalankan sesi semakan dokumen / rekod secara berkala bagi

mengelakkan penggunaan dokumen usang atau kesilapan penggunaan

borang bagi tugasan pensyarah;

c) Pemantauan Manual EOMS secara berterusan oleh Pengurusan

Atasan / Ketua Jabatan terhadap pengurusan pentadbiran dan sumber

manusia organisasi agar tindakan penambahbaikan dapat dilakukan

dengan segera;

d) Menjadikan agenda penambahbaikan kualiti EOMS dalam semua

mesyuarat pengurusan pentadbiran profesional (M3P) dan diminitkan;

dan

e) Menganjurkan bengkel audit dalaman di kalangan pensyarah bagi

meningkatkan kecekapan dalam pengauditan.

Tindakan: IPG KPM



9.2 Mesyuarat memutuskan perkara-perkara berikut;

9.2.1 Kerja Penyelidikan secara dalaman hanya memerlukan kelulusan Pengarah sahaja dan kerja penyelidikan luaran perlu mendapatkan kelulusan daripada EPRD terlebih dahulu. Setelah itu, lampiran kelulusan tersebut perlu disertakan bersama dengan surat pemberitahuan kerja penyelidikan kepada IPGM, untuk dikeluarkan surat rasmi kebenaran daripada Rektor bagi tujuan tersebut.

Makluman

9.2.2 Cadangan untuk mendapatkan kelulusan bagi kerja penyelidikan daripada Rektor secara dalam talian sepertimana kaedah digunakan oleh EPRD akan dibincangkan di mesyuarat pengurusan akan datang.

Tindakan : PPPI IPGM

9.2.3 Pengerusi memohon semua Pengarah dengan kerjasama ketua jabatan untuk memastikan setiap pensyarah menjalankan sekurang-kurangnya satu kajian penyelidikan pada setiap tahun sepertimana yang terkandung dalam ATP. Selain itu, aktiviti penyelidikan ini juga adalah salah satu keperluan yang ditetapkan oleh pihak MQA dalam proses permohonan akreditasi.

Tindakan : IPG

9.2.4 Data maklum balas pelanggan luaran yang diperoleh daripada pihak sekolah adalah tertumpu kepada prestasi penilaian graduan PISMP. Bagi graduan program PDPP pula ianya termasuk dalam kajian pengesanan graduan.

Makluman

9.2.5 Pengerusi meminta semua ahli mesyuarat mengambil perhatian terhadap segala penemuan NC dan OFI yang telah dibentangkan semasa audit dalaman pertama di peringkat masing-masing. Pastikan segala pembetulan dan penambahbaikan telah dibuat dengan segera terutamanya penekanan kepada aspek tugasan pensyarah.

Tindakan : IPG KPM

9.2.6 Pengerusi meminta semua Pengarah untuk sentiasa memberi peringatan kepada Ketua Jabatan semasa mesyuarat pengurusan masing-masing agar memastikan tugasan pensyarah dilaksanakan dengan baik dan bertanggungjawab. Ini adalah supaya tiada lagi isu ketidakakuran ditemui semasa pengauditan dalaman dijalankan pada masa akan datang.

Tindakan : IPG KPM



10.0 HAL-HAL LAIN

10.1 Pembentangan Tambahan oleh Pusat Pembangunan Latihan IPGM

a) Kajian Pembudayaan Komuniti Pembelajaran Profesional Dalam Kalangan

Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Di IPG KPM

Rumusan :

1. Miskonsepsi berkaitan KPP(PLC) agak ketara dalam kalangan pensyarah;

2. IPG Kampus / ELTC perlu memastikan kompetensi pensyarah berkaitan

KPP(PLC) ditingkatkan;

3. Latihan Pembangunan Staf berkaitan KPP(PLC) perlu dilaksanakan dalam

bentuk seperti webinar / wacana ilmu / taklimat dengan kadar segera;

4. Budaya pembelajaran sepanjang hayat berkaitan program-program KPM

perlu ada dalam kalangan pensyarah;

5. Pensyarah yang kompeten perlu menyebarluaskan KPP(PLC) kepada

semua guru pelatih sebelum mereka mula berkhidmat di sekolah; dan

6. Pensyarah boleh merujuk Kit PLC terbitan BPG KPM cetakan 2019.

b) Kajian Pembudayaan Komuniti Pembelajaran Profesional Dalam Kalangan

Pemimpin IPG KPM

Rumusan :

1. KPP(PLC) perlu dibudayakan sebagai suatu perkongsian ilmu yang sangat

penting dalam kalangan warga IPG Kampus / ELTC;

2. Pemantauan pelaksanaan KPP(PLC) perlu dilaksanakan dari semasa ke

semasa untuk memastikan keberkesanannya; dan

3. Latihan berterusan KPP(PLC) perlu dilaksanakan kepada seluruh warga IPG

Kampus / ELTC.

Makluman

10.2 Mesyuarat mengambil maklum / memutuskan perkara berikut :

10.2.1 Pengerusi menekankan bahawa Manual Kualiti EOMS adalah rujukan

utama kepada semua jenis penyampaian perkhidmatan pendidikan dan

pengurusan pentadbiran yang terdapat di IPG KPM. Justeru itu, semua

ahli mesyuarat adalah diminta untuk sentiasa memastikan segala

tugasan perkhidmatan yang diberikan adalah dalam lingkungan standard

EOMS yang telah ditentukan.

Makluman



10.2.2 Pengerusi meminta PKA dan PPP untuk mengkaji cadangan penggunaan

tandatangan digital oleh IPGKBA bagi kemudahan tugasan pensyarah

agar dapat diaplikasikan dengan budaya kerja norma baharu kini.

Tindakan : PKA dan PPP IPGM

10.2.3 Semua warga IPG KPM diminta untuk sentiasa merujuk kepada portal

IPGM bagi mendapatkan prosedur EOMS yang terkini. Segala perubahan

prosedur adalah bergantung kepada pemegang dan penggerak di Pusat

/ Pejabat Pendaftar yang telah dipertanggungjawabkan. Penggerak

prosedur di kampus boleh merujuk terus kepada penggerak di peringkat

IPGM yang berkenaan untuk mendapatkan maklumat lanjut mengenai

sesuatu prosedur.

Makluman

10.2.4 Segala urusan surat atau dokumen daripada Pusat/Pejabat Pendaftar

IPGM seperti Jadual Spesifikasi Ujian (JSU) / Maklumat Kursus (MK)

hendaklah disalurkan terus kepada Jabatan / Unit di IPG KPM berkenaan.

Contohnya, dokumen berkaitan JSU dihantar terus daripada PPP IPGM

kepada Unit Peperiksaan dan Penilaian di IPG KPM atau dokumen MK

dihantar daripada PKA IPGM kepada Jabatan Kecemerlangan Akademik

di IPG KPM. Ini bagi mengelakkan sebarang makluman sulit atau

terperingkat diterima oleh pegawai yang tidak berkenaan. Tugas dan

fungsi Pegawai Dokumen Kualiti di IPG KPM bagi urusan berkaitan

dengan Dokumen Kualiti EOMS juga dimansuhkan.

Tindakan : IPG KPM

10.2.5 Semua IPG diminta untuk mencalonkan seorang pegawai meja bagi

menganggotai Task Force Pelaporan Kes COVID-19 peringkat IPG KPM.

Ahli Task Force tersebut bertanggungjawab menyediakan laporan di

dalam sistem yang telah dibangunkan oleh IPGM dan memastikan

laporan sentiasa dikemaskini sehingga kes disahkan negatif. Pelaporan

tersebut akan melibatkan semua kes positif COVID-19 pelajar, pensyarah

dan anggota kumpulan pelaksana (AKP) di IPG.

Tindakan : IPG KPM

10.2.6 Cadangan agar pendaftaran pelajar PISMP dibuat secara dalam talian

sekiranya terdapat kes peningkatan COVID-19 akan dibincangkan dalam

Mesyuarat Pengurusan Tertinggi IPGM akan datang.

Tindakan : PHEP IPGM



10.2.7 Audit Pematuhan (MQA-04) PPISMP dan PISMP akan diadakan pada

tahun 2022. Semua IPG diminta untuk memastikan Penyelaras Akreditasi

IPG di bawah Sekretariat Jaminan Kualiti dan Pematuhan Polisi IPG kekal

sebagai Penyelaras Akreditasi IPG bagi beberapa tahun dan juga

mempunyai sekurang-kurangnya 3 tahun tempoh perkhidmatan. Ini bagi

memudahkan penyelarasan maklumat dan menguruskan proses

permohonan akreditasi yang perlu dilaksanakan dari semasa ke semasa.

Tindakan : IPG KPM

10.2.8 Isu berkaitan sumber manusia yang mencukupi seperti mana dalam

standard EOMS adalah berdasarkan kepada perjawatan yang diterima

daripada BPSM. Pihak Pejabat Pendaftar IPGM akan sentiasa berusaha

memastikan segala urusan tersebut dilengkapkan dari semasa ke

semasa.

Makluman

11.0 PENANGGUHAN MESYUARAT

Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua ahli mesyuarat dan menangguhkan

mesyuarat pada pukul 12.30 tengah hari.

Disediakan oleh :

Urus Setia

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

Institut Pendidikan Guru Malaysia

Tarikh: 6 Mei 2021

Disemak oleh:

t.t

Puan Nur Krismarina binti Abd. Karim

Ketua Penolong Pengarah

Jabatan Jaminan Kualiti dan

Pematuhan Polisi,

Pusat Perancangan,

Penyelidikan dan Inovasi

IPGM KPM

Disahkan oleh:

t.tt.t

Encik Abu Bakar bin Mohamad Rashid

Timbalan Rektor

Pusat Peperiksaan dan Penganugerahan,

IPGM KPM

minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mksp) bil. …

Documents