minit mesyuarat kajian semula 1/2002 - qmec.um.edu.my bil_19_2017/2_minit mksp bil... · bil. 1...

98
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016 28 SEPTEMBER 2016 BILIK MESYUARAT FAKULTI PERUBATAN

Upload: truongkhuong

Post on 07-Feb-2018

344 views

Category:

Documents


8 download

TRANSCRIPT

Page 1: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

BIL. 18/2016

28 SEPTEMBER 2016

BILIK MESYUARAT FAKULTI PERUBATAN

Page 2: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

Hadir

Pengurusan:

Naib Canselor : Tan Sri Profesor Dr. Mohd Amin Jalaludin (Pengerusi)

Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) : Profesor Dr. Awg Bulgiba Awg Mahmud

Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar) : Profesor Datuk Dr. Rohana Yusof

Timbalan Naib Canselor (Pembangunan): Profesor Dr. Faisal Rafiq Mahamd Adikan

Ketua PTj/Pengurus Kualiti Kolej Kediaman:

ADeC : Profesor Dr. Fauza Ab. Ghaffar

Akademi Pengajian Melayu : Profesor Madya Dr. Puteri Roselina Abdul Wahid

Fakulti Pendidikan : Profesor Madya Dr. Mariani Md Nor

Fakulti Pergigian : Profesor Dato' Dr. Zainal Ariff Abdul Rahman

Fakulti Perniagaan & Perakaunan : Profesor Dr. Che Ruhana Isa @ Mohamed Isa

Fakulti Perubatan : Profesor Dr. Adeeba Kamarulzaman

Fakulti Sains : Profesor Dr. Zanariah Abdullah

INPUMA : Profesor Madya Dr. Khadijah Md Khalid

Institut Asia Eropah : Profesor Dr. Azirah Hashim

Kolej Kediaman Kedua : Profesor Madya Dr. Nahrizul Adib Kadri

Kolej Kediaman Keempat : Profesor Madya Dr. Jal Zabdi Mohd Yusoff

Kolej Kediaman Keenam : Dr. Sheriza Izwa Zainuddin

Kolej Kediaman Kelapan : Dr. Zulazhar Tahir

Kolej Kediaman Kesebelas : Dr. Noor Hashida Hashim

Kolej Kediaman Kesepuluh : Dr. Ghufran Redzwan

Kolej Kediaman Ketiga : Encik Jamaludin Yacob

Kolej Kediaman Ketujuh : Profesor Madya Dr. Rohana Jani

Kolej Kediaman Pertama : Dr. Firdaus Hariri

Pejabat Hubungan Antarabangsa & Korporat : Dr. Evelyn Khor Sook Hiang

Pusat Asasi Sains : Profesor Madya Dr. Roslinda Ithnin

Pusat Pelajar Antarabangsa : Puan Salmi Marsita Shaari

Pusat Pencetus Bakat & Latihan Industri (CITra) : Profesor Madya Dr. Siti Nurani Mohd Noor

Pusat Sukan : Profesor Dr. Zulqarnain Mohamed

Pengurus Kualiti PTj:

Akademi Pengajian Islam : Profesor Madya Dr. Mohd Fauzi Hamat

Akademi Pengajian Melayu : Dr. Tengku Intan Marlina Tengku Mohd Ali

Bahagian Akademik : Puan Nor Zaherah Mohd Yusof

Bahagian Hal Ehwal Pelajar : Encik Yusof Harun

Bahagian Pentadbiran dan Pendaftar : Puan Siti Salwa Md Padzil

Bahagian Sumber Manusia : Encik Mahamad Apandi Khalib

Page 3: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

3

Bendahari : Encik Wan Mohd Sofi Wan Mustapha

Canseleri : Puan Sarinah Sallip

CITra : Puan Faridah Che Husain

Fakulti Alam Bina : Profesor Madya Dr. Sr. Anuar Alias

Fakulti Bahasa & Linguistik : Dr. Mohd Zaki Abd. Rahman

Fakulti Ekonomi & Pentadbiran : Profesor Madya Dr. Raja Noriza Raja Ariffin

Fakulti Kejuruteraan : Dr. Noor Azizi Mardi

Fakulti Pendidikan : Dr. Adelina Asmawi

Fakulti Pergigian : Profesor Madya Dr. Sabri Musa

Fakulti Perniagaan & Perakaunan : Profesor Madya Dr. Rubi Ahmad

Fakulti Perubatan : Profesor Datin Dr. Hamimah Hj. Hassan

Fakulti Sains : Profesor Dr. Ibrahim Mohamed

Fakulti Sains Komputer & Teknologi Maklumat : Dr. Ainuddin Wahid Abdul Wahab

Fakulti Sastera & Sains Sosial : Profesor Madya Dr. Shanthi Thambiah

Institut Kepimpinan Pendidikan : Dr. Bambang Sumintono

Institut Pengajian China : Puan Susie Ling Yieng Ping

Institut Pengajian Siswazah : Profesor Dr. Wan Haliza Abd. Majid

JPPHB : Encik Kalaivhaanan Chokka Lingam

Kolej Kediaman Keduabelas : Puan Khairul Elmi Khalidah Adham

Pejabat Hubungan Antarabangsa & Korporat : Puan Wan Mazni Wan Mohd Woojdy

Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) : Encik Mohd Nasruddin Kachi Maiden

Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) : Encik Mohd Fakhrulrazi Ibrahim

Perpustakaan : Puan Maziah Salleh

Pusat Asasi Sains : Dr. Mohd Zahurin Mohamed Kamali

Pusat Kebudayaan : Encik Mohd Fadzli Mohd Khalid

Pusat Pelajar Antarabangsa : Encik Omar Abdul Rahim

Pusat Sukan : Profesor Madya Dr. Selina Khoo Phaik Lin

Pusat Teknologi Maklumat : Puan Nor’ain Mohamed

UMCCed : Puan Siti Shahrizat Mohammad Sahlan

Wakil dan Turut Hadir:

Adec : Dr. Farrah Dina Yusop

Akademi Pengajian Islam : Profesor Madya Dr. Mohd Roslan Mohd Nor (wakil Pengarah)

Page 4: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

4

Akademi Pengajian Islam : Encik Abdul Rani Haji Alias

Akademi Pengajian Melayu : Puan Husziatina Husin

Bahagian Sumber Manusia : Puan Hafidah Abdul Kuddus

Bendahari : Encik Wan Mohd Sofi Wan Mustapha (wakil Pengawal Kewangan)

Fakulti Perniagaan & Perakaunan : Encik Kamarul Fairuz Hassim

Fakulti Sains : Puan Fathiyah Abd. Malik

Fakulti Sastera dan Sains Sosial : Profesor Dr. Zulkanain Abdul Rahman (wakil Dekan)

Fakulti Undang-Undang : Profesor Madya Norbani Nazeri (wakil Dekan)

INPUMA : Puan Rohayatimah Muhd Tahir

Institut Asia Eropah : Dr. Moses Samuel

Institut Pengajian China : Profesor Nor Aishah Hamzah

Institut Pengajian Siswazah : Puan Wan Farahana Wan Hamid

IPPP : Puan Tuty Haryati Kassim

JPPHB : Encik Mohd Fais Ismail

JPPHB : Encik Suhaimi Mohamad Khalis

Kolej Kediaman Kelima : Encik Muhamad Haziq Ammar Hasim

Kolej Kediaman Kempat : Encik Khairuddin Naim Mohd Zin

Kolej Kediaman Kesebelas : Encik Zuhaili Zakaria

Kolej Kediaman Kesembilan : Puan Nabila Muhamad Shidik

Kolej Kediaman Ketujuh : Puan Rogayah abdul Khadir

Pejabat Keselamatan : Encik Mohd Norrasyedd Salim

Pejabat Naib Canselor – Unit Integriti : Puan Nor Aishah Samah

Pejabat TNC (P&I) : Profesor Madya Dr. Sumiani Yusoff (wakil Timbalan Naib Canselor

(Penyelidikan & Inovasi))

Perpustakaan : Encik Mahbob Yusof (wakil Ketua Pustakawan)

PPUM : Profesor Madya Dr. Nazirah Hasnan (wakil Pengarah Pusat Perubatan Universiti Malaya)

Pusat Asasi Sains : Shahrizamshazlin Abd Rahim

Pusat Kebudayaan : Dr. Cheong Ku Wing (wakil Pengarah)

Pusat Kebudayaan : Encik Amer Faezzudden Ahmad Fazal

Pusat Perancangan & Strategi Global (PPSG) : Profesor Dr. Nor Aishah Hamzah

Pusat Teknologi Maklumat : Puan Asiah Abu Samah (wakil Pengarah)

Page 5: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

5

QMEC:

Pengarah : Profesor Dr. Suzeini Abd. Halim

Timbalan Pengarah : Profesor Dr. Fong Mun Yik

Ketua Unit Audit Kualiti : Profesor Madya Dr. Amalina Muhammad Afifi

Ketua Unit Maklum Balas Pelanggan dan Penambahbaikan : Dr. Mohd Zulkhairi Mustapha

Ketua Unit Jaminan Kualiti dan Akreditasi : Profesor Dr. Rohaida Mohd Saat

Ketua Unit Dokumentasi : Dr. Zarina Zakaria

Ketua Penolong Pendaftar : Puan Raja Sothi Raja Sapai

Penolong Pendaftar : Puan Haslina Che Harun

Penolong Pendaftar : Cik Hasnatul Farhana Hassan

Tidak Hadir Dengan Maaf

Pengurusan:

Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) : Profesor Dr. Noorsaadah Abd Rahman

Pendaftar : Encik Yusoff Musa

Pengawal Kewangan/Bendahari : Puan Haliza Harun

Ketua Pustakawan : Dr. Nor Edzan Hj. Che Nasir

Pengarah Pusat Perubatan Universiti Malaya : Profesor Dr. Tunku Kamarul Zaman Tunku Zainol

Abidin

Ketua PTj:

Akademi Pengajian Islam : Profesor Dato’ Dr. Zulkifli Mohd Yusoff

Fakulti Alam Bina : Profesor Madya Dr. Yahaya Ahmad

Fakulti Bahasa dan Linguistik : Profesor Dr. Stefanie Shamila Pillai

Fakulti Ekonomi dan Pentadbiran : Profesor Dr. Noor Azina Ismail

Fakulti Kejuruteraan : Profesor Ir. Dr. Noor Azuan Abu Osman

Fakulti Sains Komputer dan Teknologi Maklumat : Profesor Dr. Abdullah Gani

Fakulti Sastera dan Sains Sosial : Profesor Madya Dr. Hanafi Hussin

Fakulti Undang-Undang : Profesor Madya Dr. Johan Shamsuddin Sabaruddin

Institut Kepimpinan Pendidikan : Profesor Dr. Alma Harris

Page 6: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

6

Institut Pengajian China : Profesor Dr. Danny Wong Tze Ken

Institut Pengajian Siswazah : Profesor Dr. Abrizah Abdullah

Institut Pengurusan dan Pemantauan Penyelidikan (IPPP) : Profesor Dr. Shaliza Ibrahim

Kolej Kediaman Kelima : Dr. Syed Abdul Razak Syed Mahadi

Pusat Kebudayaan : Profesor Madya Dr. Mohd Nasir Hashim

Pusat Pembangunan Kurikulum Universiti Malaya : Profesor Dr. Yatimah Alias

Pusat Perancangan dan Strategi Global : Profesor Dr. Danny Wong Tze Ken

Seksyen Audit Dalam : Encik Jalani Hassan

UMCCed : Profesor Dato' Dr. Mansor Md. Isa

Pengurus Kualiti:

Fakulti Undang-Undang : Dr. Sujata Balan

Institut Asia Eropah : Dr. Helena Muhamad Varkkey

Pejabat Keselamatan : Encik Khairul Anuar Abu Shari

Seksyen Audit Dalam : Puan Aisah Yusoff

QMEC:

Timbalan Pengarah : Profesor Madya Dr. Kiran Kaur

.

Page 7: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

7

BIL. PERKARA TINDAKAN

1.0 UCAPAN DAN KATA ALUAN PENGERUSI

1.1 Naib Canselor mengucapkan terima kasih kepada yang hadir pada

mesyuarat ini.

Naib Canselor mohon “Ketua PTj dan Pengurus Kualiti PTj yang tidak

hadir pada mesyuarat kali ini untuk tunjuk sebab secara bertulis

kepada saya”.

Salah satu agenda dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan ini

adalah perbincangan mengenai isu dan pencapaian kesemua proses

utama di UM termasuk Objektif Kualiti Proses Teras.

Naib Canselor juga memaklumkan kepada ahli mesyuarat bahawa UM

telah memperolehi tiga (3) bintang pada Anugerah Pengurusan Rekod.

Tan Sri Naib Canselor mengigatkan supaya kita perlu menambahbaik

pengurusan rekod. Antara sebab kenapa UM hanya memperolehi tiga

bintang sahaja adalah kerana tiada SOP untuk melaporkan kepada

Arkib Negara dokumen yang telah luput dan yang perlu dikekalkan.

Tan Sri Naib Canselor menyarankan penggunaan e-elektronik akan

dapat mengurangkan penggunaan kertas.

Makluman

Ketua PTj

Makluman

Makluman

Makluman

Makluman

2.0 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA

PENGURUSAN BIL. 16/2014

2.1 Minit Mesyuarat telah disahkan dengan pindaan berikut:

1. Halaman 18, perkara 4.2.1

Daripada: Fakulti Sastera dan Sains Sosial

Penjelasan

• Dokumen yang dilampirkan oleh pemohon melalui perrmohonan

on-line tidak lengkap.

Kepada: Fakulti Sastera dan Sains Sosial

Makluman

Page 8: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

8

BIL. PERKARA TINDAKAN

Penjelasan

Dokumen yang dilampirkan oleh pemohon melalui permohonan

on-line tidak lengkap.

2. Halaman 19, perkara 4.2.1

Daripada: Fakulti Bahasa dan Linguistik

Penjelasan

....faktor telah dikenalpasti sebagai punca pengurangan

kemasukan pelajar ijaah tinggi.

....Sesi temuduga dijalankan bagi pemohon yang mempunyai latar

belakan akademik yang kurang memuaskan.

Kepada: Fakulti Bahasa dan Linguistik

Penjelasan

....faktor telah dikenalpasti sebagai punca pengurangan

kemasukan pelajar ijazah tinggi.

....Sesi temuduga dijalankan bagi pemohon yang mempunyai

latar belakang akademik yang kurang memuaskan.

3. Halaman 20, perkara 4.2.1

Daripada: Fakulti Alam Bina

Strategi

Fakulti akan membuat follow-up mana-mana calon yang telah

menerima surat tawaran......

Kepada: Fakulti Alam Bina

Strategi

Fakulti akan membuat follow-up mana-mana calon yang telah

menerima surat tawaran......

4. Halaman 21, perkara 4.2.1

Daripada: Fakulti Perniagaan dan Perakaunan

Penjelasan

(b) pemohon menangguhkan pengajian atas factor kerja dan

Page 9: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

9

BIL. PERKARA TINDAKAN

kewangan;

Strategi

....promosi pendidikan yang akan diadakan untuk memastikan

sasaran bepotensi adalah lebih tepat.

Kepada: Fakulti Perniagaan dan Perakaunan

Penjelasan

(b) pemohon menangguhkan pengajian atas faktor kerja dan

kewangan;

Strategi

....promosi pendidikan yang akan diadakan untuk memastikan

sasaran berpotensi adalah lebih tepat.

5. Halaman 22, perkara 4.2.1

Daripada: Fakulti Perniagaan dan Perakaunan

Penjelasan

Pencapaian sesi 2012/2013 adalh sebanyak 46.19% dan sesi

2013/2014 sebanyak 60.41%.

Kepada: Fakulti Perniagaan dan Perakaunan

Penjelasan

Pencapaian sesi 2012/2013 adalah sebanyak 46.19% dan sesi

2013/2014 sebanyak 60.41%.

6. Halaman 24, perkara 4.2.1

Daripada: Objektif Kualiti (v)

Memastikan 50% daripada calon Sarjana secara mod

penyelidikan mendapat kelulusan Senat untuk pengijazahan

dalam tempoh 2.5 tahun.

.... Ini bermakna objektif tidak kualiti tercapai.

Kepada: Objektif Kualiti (v)

Memastikan 50% daripada calon Sarjana secara mod

penyelidikan mendapat kelulusan Senat untuk pengijazahan

dalam tempoh 2.5 tahun.

Page 10: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

10

BIL. PERKARA TINDAKAN

.... Ini bermakna objektif kualiti tidak tercapai.

7. Halaman 29, perkara 4.2.5

Daripada: Objektif Kualiti (ii)

Memastikan 80% kekosongan jawatan kumpulan bukan akademik

yang berlaku akibat persaraan atau penghabisan tempoh

perkhidmatan diisi dalam tempoh dua minggu dari pada tarikh

kekosongan.

Bilangan kekosongan jawatan dari 30 Jun 2014 hingga 30 Jun

2015 hingga adalah 65....

Kepada: Objektif Kualiti (ii)

Memastikan 80% kekosongan jawatan kumpulan bukan akademik

yang berlaku akibat persaraan atau penghabisan tempoh

perkhidmatan diisi dalam tempoh dua minggu dari pada tarikh

kekosongan.

Bilangan kekosongan jawatan dari 30 Jun 2014 hingga 30 Jun

2015 adalah 65....

8. Halaman 35, perkara 4.2.8

Daripada: Objektif Kualiti (v)

Memastikan 95% permohonan perolehan yang lengkap diproses

dalam tempoh maksima 21 hari bekerja bagi sebutharga melebihi

RM100,000.00 sehingga RM500,000.00.

Dalam tempoh Januari 2015 hingga Julai 2054.....

Kepada: Objektif Kualiti (v)

Memastikan 95% permohonan perolehan yang lengkap diproses

dalam tempoh maksima 21 hari bekerja bagi sebutharga melebihi

RM100,000.00 sehingga RM500,000.00.

Dalam tempoh Januari 2015 hingga Julai 2015.....

9. Halaman 41, perkara 4.2.16

Daripada: Objektif Kualiti (iii)

Page 11: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

11

BIL. PERKARA TINDAKAN

Memastikan penglibatan penghuni kolej sekurang-kurangnya 75%

di dalam aktiviti peringkat kolej, 35% di peringkat universiti dan

5% di peringkat kebangsaan dan 5% di peringkat antarabangsa

(kecuali penghuni yang tidak mengamalkan sistem merit

Bahagian Hal Ehwal Pelajar dan Alumni).

KK 1, KK2, KK 3, KK 5, KK 6, KK 7 dan KK9 mencapai objektif

kualiti....

Kepada: Objektif Kualiti (iii)

Memastikan penglibatan penghuni kolej sekurang-kurangnya 75%

di dalam aktiviti peringkat kolej, 35% di peringkat universiti dan

5% di peringkat kebangsaan dan 5% di peringkat antarabangsa

(kecuali penghuni yang tidak mengamalkan sistem merit

Bahagian Hal Ehwal Pelajar dan Alumni).

KK 1, KK2, KK 3, KK 4, KK 5, KK 6, KK 7 dan KK9 mencapai

objektif kualiti....

10. Halaman 46, perkara 4.2.18

Daripada: Objektif Kualiti (vii)

Memastikan 80% penglibatan seksyen kesenian dalam program

MAKUM (Majlis Kebudayaan Universiti Malaysia). (Seksyen

Kesenian & Kreatif HEP)

.... ditugaskan melatih dan mengiringi plajar-pelajar ke

pertandingan kesenian.

Objektif Kualiti (viii)

Memastikan peningkatan 10% penglibatan pelajar dalam acara-

acara FESENI (Festival Kesenian Universiti Malaya). (Seksyen

Kesenian & Kreatif HEP)

Di adalam tahun 2015...

Kepada: Objektif Kualiti (vii)

Memastikan 80% penglibatan seksyen kesenian dalam program

MAKUM (Majlis Kebudayaan Universiti Malaysia). (Seksyen

Kesenian & Kreatif HEP)

Page 12: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

12

BIL. PERKARA TINDAKAN

.... ditugaskan melatih dan mengiringi pelajar-pelajar ke

pertandingan kesenian.

Objektif Kualiti (viii)

Memastikan peningkatan 10% penglibatan pelajar dalam acara-

acara FESENI (Festival Kesenian Universiti Malaya). (Seksyen

Kesenian & Kreatif HEP)

Di dalam tahun 2015...

11. Halaman 56, perkara 5.2

Daripada: (v) Timbalan Naib Canselor (Pembangunan)

Staf yang bertanggungjawab akan menerima emel secara

automatik apabila tiba masa rekod perlu dhantar dan direkodkan.

Kepada: (v) Timbalan Naib Canselor (Pembangunan)

Staf yang bertanggungjawab akan menerima emel secara

automatik apabila tiba masa rekod perlu dihantar dan direkodkan.

12. Halaman 57, perkara 5.2

Daripada: (v) Timbalan Naib Canselor (Pembangunan)

.... Kaedah merekod yang sistemamik…

Kepada: (v) Timbalan Naib Canselor (Pembangunan)

.... Kaedah merekod yang sistematik…

13. Halaman 62, perkara 5.3

Daripada: Ketakakuran Masih Terbuka - 1. Canseleri A, Fasal

8.5.3

....menyemak penyelenggaraan fail kursus sekurang-kurangnya

dua kali dam setiap semester....

....Pengurusan PALAPES akan menyemakCTES di dalam fail

kursus....

....taklimat mengenai tugasan yang perlu dilakukan samada

mengemaskini fail kursus ataupn membuat analisis.

Kepada: Ketakakuran Masih Terbuka - 1. Canseleri A, Fasal

Page 13: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

13

BIL. PERKARA TINDAKAN

8.5.3

....menyemak penyelenggaraan fail kursus sekurang-kurangnya

dua kali dalam setiap semester....

....Pengurusan PALAPES akan menyemak CTES di dalam fail

kursus....

....taklimat mengenai tugasan yang perlu dilakukan samada

mengemaskini fail kursus ataupun membuat analisis.

14. Halaman 76, perkara 7.1.8

Daripada: Rumusan Maklum Balas Pelanggan

....menyampaikan cadangan yang boleh menambahbaik sistem

sediada.

Kepada: Rumusan Maklum Balas Pelanggan

....menyampaikan cadangan yang boleh menambahbaik sistem

sedia ada.

15. Halaman 79, perkara 7.2.2

Daripada: Rumusan Kajian Pengalaman Pelajar Antarabangsa

....karenah birokrasi dan atitud staf yang memberikan

perkhidmatan

Kepada: Rumusan Kajian Pengalaman Pelajar Antarabangsa

....karenah birokrasi dan atitude staf yang memberikan

perkhidmatan

16. Halaman 83, perkara 8.2.1

Daripada: ....dasar telah di terbitkan dan diedarkan ke PTj yang

berkenaan.

Kepada: ....dasar telah diterbitkan dan diedarkan ke PTj yang

berkenaan.

Page 14: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

14

BIL. PERKARA TINDAKAN

3.0 PERKARA BERBANGKIT

(Daripada Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil.

17/2015)

3.1

Pengarah QMEC memaklumkan kesemua perkara berbangkit telah

dapat diselesaikan kecuali perkara seperti dibawah. Isu yang

berbangkit adalah kerana PTj berkenaan tidak mengemukakan

maklum balas terhadap status cadangan strategi yang diberi.

1. Halaman 16-21, perkara 4.2.1

Objektif Kualiti (i)

Strategi

•Merancang strategi pemasaran program ijazah tinggi dengan

mensasarkan pasaran yang berpotensi di dalam dan di luar negara.

Lebih teliti dalam penyertaan promosi pendidikan yang akan

diadakan untuk memastikan sasaran bepotensi adalah lebih tepat.

•Memastikan urusan pemprosesan permohonan ijazah tinggi

dilaksanakan tidak melebihi tempoh pemprosesan yang ditetapkan

oleh IPS.

2. Halaman 21-23, perkara 4.2.1

Objektif Kualiti (ii)

Strategi

•Mengekalkan kaedah penilaian dan saringan kemasukan pelajar

ke program yang ditawarkan oleh Fakulti.

•Menetapkan sasaran pencapaian setiap kursus yang ditawarkan

oleh Fakulti kepada 75% pelajar yang mendaftar kursus tersebut

memperolehi sekurang-kurangnya markah 65% (Gred B) di mana ia

akan dapat membantu meningkatkan PNGK pelajar kepada 3.00.

Bagi tujuan ini, para pensyarah Fakulti telahpun dimaklumkan di

dalam mesyuarat Fakulti.

Fakulti Perniagaan

& Perakaunan

Fakulti Perniagaan

& Perakaunan

Page 15: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

15

BIL. PERKARA TINDAKAN

3. Halaman 24-26, perkara 4.2.1

Objektif Kualiti (vii)

Strategi

•Memantapkan lagi peranan Panel Penasihat Akademik di Fakulti

supaya tidak hanya fokus kepada pelajar yang lemah tetapi dalam

masa yang sama, memberi perhatian kepada pelajar yang

berpotensi untuk bergraduat dengan PNGK 3,7 ke atas. Dengan

galakan yang betul, adalah diharapkan ia dapat memotivasi pelajar

untuk terus mempertingkatkan prestasi akademik mereka.

4. Halaman 27, perkara 4.2.3

Strategi

Bagi menggalakkan staf akademik untuk memohon geran,

dicadangkan beberapa sesi bengkel/seminar/roadshow dan

perbincangan bersama pihak stakeholder (pitching session)

diadakan.

5. Halaman 29-30, perkara 4.2.5

Strategi

Atas alasan komplikasi proses pengisian jawatan, pihak

Pentadbiran BSM mencadangkan supaya perkara ini tidak dijadikan

Objektif Kualiti secara khusus tetapi akan ditambahbaik. Satu

bengkel mengkaji semula Objektif Kualiti PT03 telah diadakan pada

6 Ogos 2015 dan cadangan mengenainya akan dikemukakan untuk

kelulusan pihak Pengurusan Universiti.

6. Halaman 83, perkara 8.2.1

Bermula tahun 2010, QMEC juga menyelaraskan dokumen dasar

berkaitan proses teras. Setakat ini enam (6) dari tujuh (7) dasar

telah di terbitkan dan diedarkan ke PTj yang berkenaan. Hanya

Dasar Pengurusan Sumber Manusia yang masih dalam

pembangunan.

Fakulti Perniagaan

& Perakaunan

IPPP

Bahagian Sumber

Manusia

Pendaftar/

Bahagian Sumber

Manusia

Page 16: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

16

BIL. PERKARA TINDAKAN

Maklum balas berkenaan semua perkara di atas telah diberi oleh

Dekan Fakulti Perniagaan & Perakaunan, wakil TNC (P&I) dan

Timbalan Pendaftar Kanan, Bahagian Sumber Manusia.

Naib Canselor memohon PTj yang berkenaan memberi maklum

balas kepada perkara di atas secara bertulis secepat mungkin.

4.0 PRESTASI SISTEM PENGURUSAN KUALITI UM

(Rujuk Laporan Pencapaian Objektif Kualiti 2015/16 dan

Perubahan Yang Boleh Mempengaruhi SPK, Mesyuarat Kajian

Semula Pengurusan Bil. 18/2016)

4.1 Ketua Unit Dokumentasi, QMEC telah membentang laporan prestasi

Sistem Pengurusan Kualiti. Borang Laporan PTj mula diedarkan pada

18 Julai 2016 ke PTj Akademik dan PTj Bukan Akademik. Tarikh

pengembalian adalah pada 12 Ogos 2016.

Makluman

4.2 STATUS OBJEKTIF KUALITI 2015/16

(Rujuk Laporan Pencapaian Objektif Kualiti 2015/16 dan

Perubahan Yang Boleh Mempengaruhi SPK, Mesyuarat Kajian

Semula Pengurusan Bil. 18/2016)

4.2.1 STATUS OBJEKTIF KUALITI PT01- PENGAJARAN DAN

PEMBELAJARAN

Objektif Kualiti (i)

Meningkatkan pengambilan pelajar dalam pelbagai bidang

dengan nisbah 1.5:1 antara pelajar ijazah tinggi dengan pelajar

ijazah dasar.

Nisbah pelajar ijazah tinggi ke pelajar ijazah dasar di setiap PT. Nisbah

pelajar ijazah tinggi ke pelajar ijazah dasar pada sesi 2015/2016 bagi

keseluruhan UM adalah 0.84 :1. Maka objektif kualiti tidak tercapai.

Hanya tiga PTj mencapai objektif kualiti 1.5 : 1 ke atas, iaitu FPEND

(2.9 : 1), FPER (1.7 : 1) dan FSKTM (1.7 : 1).

Makluman

Page 17: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

17

BIL. PERKARA TINDAKAN

Fakulti Sains

Strategi

Tawaran bersyarat untuk pelajar cemerlang di jabatan pada

semester akhir pengajian.

Poster program ijazah tinggi dihantar ke universiti tempatan dan

antarabangsa.

Publisiti program melalui emel ke universiti tempatan dan

antarabangsa.

Fakulti Kejuruteraan

Strategi

Membuat lawatan ke industri.

Call centre bagi calon yang telah diberikan surat tawaran.

Mengenalpasti alasan calon menolak tawaran

Membuat semakan kurikulum untuk mengenalpasti kursus yang

bersesuaian dan menarik.

Pusat Sukan

Penjelasan

Bilangan permohonan untuk program sedia ada tidak mencapai

sasaran. Hanya dua program sahaja ditawarkan: Doktor Falsafah

(Penyelidikan); Sarjana Sains Sukan (Penyelidikan).

Strategi

Mempromosikan program Doktor Falsafah dan Sarjana Sains

Sukan.

Menambah jumlah tenaga pengajar di Pusat Sukan.

Menawarkan tiga (3) program baharu Sarjana mod pengajian kerja

kursus. Permohonan program baharu telah dikemukakan kepada

Pusat Perkembangan Kurikulum (CDC).

Pusat Kebudayaan

Penjelasan

Didapati bahawa permohonan bagi program Ijazah Tinggi secara

Fakulti Sains

Fakulti

Kejuruteraan

Pusat Sukan

Pusat Kebudayaan

Page 18: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

18

BIL. PERKARA TINDAKAN

sepenuh masa dalam bidang yang ditawarkan kurang mendapat

sambutan berbanding program separuh masa.

Strategi

Meningkatkan usaha pemasaran program Ijazah Tinggi,

terutamanya dengan kurikulum baharu program Ijazah Tinggi yang

akan ditawarkan mulai sesi akademik 2016/2017.

Akademi Pengajian Islam

Penjelasan

Kelayakan sebahagian pemohon tidak memenuhi kelayakan

masuk.

Syarat-syarat pengijazahan yang ditetapkan oleh Universiti

pemohon memilih IPTA lain.

Yuran pengajian yang membebankan calon.

Kurang promosi di dalam dan luar negara.

Akademi Pengajian Melayu

Penjelasan

Terdapat peningkatan kemasukan dari sesi 2014/2015 – sesi

2015/2016 bagi calon Ijazah Tinggi dan Ijazah Dasar.

Strategi

Sesi taklimat pelajar-pelajar tahun akhir program Sarjana Muda

untuk menggalakkan mereka mengikuti pengajian di peringkat Ijazah

Tinggi.

Mempelawa graduan program Sarjana Muda APM mengikuti

program Ijazah Tinggi.

Mempergiatkan promosi dalam dan luar negara.

Fakulti Pergigian

Penjelasan

Nisbah pelajar Ijazah Tinggi kepada Ijazah Dasar bagi sesi

2015/2016 terus ada peningkatan berbanding dengan sesi 2014/2015

dan 2013/2014. Pihak Fakulti masih dalam proses meningkatkan

bilangan pelajar pascaijazah dan pengurangan pengambilan pelajar

Akademi Pengajian

Islam

Akademi Pengajian

Melayu

Fakulti Pergigian

Page 19: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

19

BIL. PERKARA TINDAKAN

ijazah dasar sejak tiga sesi akademik yang lepas.

Fakulti Perubatan

Penjelasan

Walaupun objektif tercapai, pengambilan calon pascaijazah didapati

menurun. Kekurangan dana penyelidikan serta kriteria pengijazahan

bagi calon PhD dan Sarjana telah menyumbang kepada penurunan

permohonan. Proses tawaran yang kurang efisien juga menyebabkan

calon menerima tawaran dari universiti lain. Terdapat pengurangan

biasiswa kerajaan untuk calon Sarjana klinikal.

Strategi

‘Road show’ yang lebih agresif.

Meneruskan polisi mengurangkan pengambilan pelajar ijazah

dasar.

Mengkaji semula proses pengambilan calon pasca ijazah

(permohonan hingga tawaran).

Mempertingkatkan fasiliti untuk latihan klinikal.

Fakulti Sastera dan Sains Sosial

Strategi

Pihak fakulti telah menawarkan program ijazah tinggi baharu

termasuk Sarjana Pengajian Media (secara berkursus) dan akan

menawarkan program Sarjana Pengajian India (secara berkursus),

Sarjana Pengajian Tionghoa (secara berkursus dan penyelidikan) dan

Diploma Lepas Ijazah Pengajian Strategik dan Pertahanan (MTAT-

FSSS) yang diharap dapat menarik lebih ramai pelajar ijazah tinggi.

Pengendalian klinik penyediaan cadangan penyelidikan kepada

pelajar Ijazah Sarjana Muda Sastera (yang mencapai PNGK akhir 3.0

dan ke atas) yang berminat menyambung pengajian ijazah tinggi.

PTj akan terlibat secara langsung dengan promosi program

pengajian ijazah tinggi dengan lebih menyeluruh.

Fakulti Ekonomi dan Pentadbiran

Penjelasan

Fakulti Perubatan

Fakulti Sastera dan

Sains Sosial

Fakulti Ekonomi

dan Pentadbiran

Page 20: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

20

BIL. PERKARA TINDAKAN

Usaha untuk menambah bilangan pelajar telah dibuat,

bagaimanapun pihak Fakulti berdepan dengan masalah untuk

mendapatkan pelajar yang memenuhi syarat Matematik dan Bahasa

Inggeris.

Strategi

Menambah aktiviti pemasaran di masa akan datang.

Fakulti Bahasa dan Linguistik

Penjelasan

Fakulti hanya menawarkan dua program peringkat Sarjana sahaja,

menyebabkan penurunan dari segi jumlah pengambilan pelajar baharu

berbanding tahun-tahun sebelumnya di mana Fakulti menawarkan tiga

program peringkat Sarjana.

Bagi program Doktor Falsafah, penilaian rancangan penyelidikan

adalah lebih ketat bagi memastikan kualiti bakal calon PhD adalh baik.

Selain dari itu, pertimbangan juga dibuat berdasarkan bidang

kepakaran. Pensyarah yang telah memenuhi nisbah penyeliaan

(berdasarkan polisi penyeliaan UM) tidak akan dilantik sebagai

penyelia. Ini seterusnya menyebabkan kekurangan bilangan pelajar

baharu.

Strategi

Melengkapkan proses permohonan dalam tempoh satu bulan bagi

memastikan calon yang ditawarkan mempunyai masa yang

secukupnya untuk membuat persediaan pendaftaran.

Memastikan majoriti kelas Sarjana ditawarkan waktu petang untuk

menarik minat calon yang bekerja dan meningkatkan kelas dalam mod

Bahasa Malaysia untuk menarik minat calon bukan daripada jurusan

Bahasa Inggeris.

Meningkatkan usaha promosi program akademik Fakulti.

Fakulti Alam Bina

Penjelasan

Kualiti pemohon yang kurang baik dan tidak memenuhi syarat

kemasukan.

Fakulti Bahasa dan

Linguistik

Fakulti Alam Bina

Page 21: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

21

BIL. PERKARA TINDAKAN

Kebanyakan pemohon memerlukan bantuan kewangan – tunggu

biasiswa diluluskan

Bilangan permohonan program mod berkursus semakin

berkurangan berbanding tahun-tahun sebelumnya.

Strategi

Fakulti akan membuat follow-up mana-mana calon yang telah

menerima surat tawaran sama ada melalui emel atau telefon bagi

memastikan calon mendaftar dalam tempoh yang ditetapkan.

Fakulti akan meningkatkan kualiti risalah serta maklumat program

sedia ada dalam website.

Fakulti Undang-Undang

Penjelasan

Kualiti pemohon yang kurang baik serta tidak menepati syarat

kemasukan.

Strategi

Meningkatkan promosi program ijazah tinggi di dalam dan di luar

negara.

Keperluan dan syarat khusus kemasukan Bahasa Inggeris ke

program ijazah tinggi bagi pemohon bukan warganegara dipinda bagi

IELTS (Akademik) Band 7 kepada Band 6, dan bagi TOEFL daripada

600 ke 550. Kursus Bahasa Inggeris anjuran UMCCed juga boleh

diambil untuk meggantikan kelayakan IELTS/TOEFL.

Fakulti Perniagaan dan Perakaunan

Penjelasan

Penawaran satu program baharu di peringkat Sarjana Muda –

Sarjana Muda Kewangan.

Trend global di mana program MBA mengalami penurunan

bilangan kemasukan disebabkan faktor ekonomi yang kurang baik,

yang menyebabkan ramai memilih untuk memfokus kepada kerjaya.

Program PhD yang mensyaratkan penerbitan kurang menarik minat

di kalangan pengamal profesional.

Fakulti Undang-

Undang

Fakulti Perniagaan

dan Perakaunan

Page 22: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

22

BIL. PERKARA TINDAKAN

Strategi

Menawarkan program baharu di peringkat ijazah tinggi, contohnya

Sarjana Perakaunan (mulai sesi 2017/2018), Sarjana Falsafah (mod

penyelidikan), Sarjana Pemasaran (mod campuran) dan Doktor

Pengurusan (mod campuran).

Mempergiatkan usaha mempromosi program ijazah tinggi.

Objektif Kualiti (ii)

Memastikan 75% pelajar ijazah dasar kecuali pelajar Ijazah Sarjana

Muda Perubatan dan Pembedahan yang tidak mengamalkan

Sistem Semester mendapat PNGK 3.0 ke atas semasa

pengijazahan.

Secara keseluruhan, 77.0% pelajar ijazah dasar Universiti Malaya telah

mendapat PNGK 3.0 pada pengijazahan sesi tahun 2015/2016.

Maka objektif kualiti tercapai. Seperti yang boleh dilihat dalam Rajah 2,

semua PTj Akademik mencapai sasaran 75% pelajar ijazah dasar

dengan PNGK 3.0 kecuali FPP (72.8%), FSKTM (72.0%), FPER

(70.0%) dan FUU (64.4%).

Fakulti Perubatan

Penjelasan

Data tidak termasuk Ijazah Sarjana Muda Sains Kejururawatan oleh

kerana Semester Khas masih sedang dijalankan. Data hanya

merangkumi program Ijazah Sarjana Muda Farmasi, Ijazah Sarjana

Muda Sains Bioperubatan, dan Ijazah Sarjana Muda Pengimejan

Perubatan.

Pada sesi ini, hanya program Ijazah Sarjana Muda Farmasi tidak

mencapai objektif kualiti (64%) berbanding tahun lepas, yang mana

dua program gagal mencapai objektif kualiti ini.

Pemilik program pengajian tersebut telah memasukkan

penambahan aktiviti pengajaran dan pemantauan bagi pelajar terlibat,

tetapi objektif kualiti masih tidak tercapai.

Fakulti Perubatan

Page 23: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

23

BIL. PERKARA TINDAKAN

Pihak fakulti berpendapat pelajar yang diterima masuk ke dalam

program mempunyai kelayakan yang amat baik, telah ditemuduga dan

menjalani struktur program yang baik dan berkualiti.

Kegagalan mencapai PNGK lebih dari 3.0 tidak bermakna mereka

kurang pengetahuan dan kemahiran.

Kemungkinan penilaian program adalah di tahap yang lebih tinggi

dan ketat.

Strategi

Pihak fakulti akan terus memberi bantuan kepada program ini untuk

mencapai objektif kualiti yang telah ditetapkan.

Fakulti Undang-Undang

Penjelasan

Pencapaian pelajar pada tahap awal dan tahap pertengahan I

merupakan penyumbang kepada kurangnya bilangan pelajar yang

bergraduat dengan mendapat PNGK 3.0 dan ke atas.

Strategi

Meningkatkan pemantauan pencapaian pelajar mulai dari tahap

awal lagi.

Peranan panel penasihat akademik akan diperluaskan supaya

pemantauan secara berkesan dapat dilaksanakan.

Mengadakan sesi pembentangan Borang Analisis Hasil

pembelajaran (Borang 11) setelah tamat semester bagi mengenal pasti

masalah yang menyebabkan pencapaian akademik pelajar yang

kurang memuaskan serta mencadangkan langkah penambahbaikan

bagi meningkatkan gred pelajar.

Fakulti Sains Komputer dan Teknologi Maklumat

Penjelasan

Ramai pelajar mengulang dan melepasi tempoh bergraduat ‘on

time’.

Strategi

Komunikasi penasihat Akademik dimantapkan.

Fakulti Undang-

Undang

Fakulti Sains

Komputer dan

Teknologi

Maklumat

Page 24: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

24

BIL. PERKARA TINDAKAN

Mewujudkan Task Force First Class.

Fakulti Perniagaan dan Perakaunan

Strategi

Strategi sedia ada akan diteruskan berdasarkan peningkatan yang

dicapai berbanding pencapaian sesi lepas.

(a) Mengekalkan kaedah penilaian dan saringan kemasukan pelajar ke

program yang ditawarkan oleh Fakulti.

(b) Menetapkan sasaran pencapaian setiap kursus yang ditawarkan

oleh Fakulti kepada 75% pelajar yang mendaftar kursus tersebut

memperolehi sekurang-kurangnya markah 65% (Gred B) di mana ia

akan dapat membantu meningkatkan PNGK pelajar kepada 3.0.

Objektif Kualiti (iii)

Mempastikan 85% pelajar Ijazah Sarjana Muda Pembedahan

(MBBS) bagi setiap sesi kemasukan akan bergraduasi dalam

tempoh minimum 5 tahun pengajian

Seramai 198 pelajar dalam jurusan MBBS akan menerima

pengijazahan bagi sesi 2015/2016. Daripada jumlah ini, seramai 174

(87.9%) merupakan pelajar yang telah berjaya lulus dalam tempoh

minima lima sesi akademik. Oleh yang demikian, objektif kualiti

tercapai. Walaupun objektif kualiti tercapai, namun peratusan ini

dianggap rendah. Pihak Fakulti telah memperkenalkan beberapa

kaedah untuk mempastikan pelajar tidak tercicir. Di antaranya adalah:

(a) Projek PEER Tutoring Session. Pelajar yang lemah diminta

menjalankan sendiri sesi pembelajaran tambahan di bawah seliaan

Unit Pendidikan Perubatan (MERDU)

(b) Early remediation untuk kemahiran klinikal.

Objektif Kualiti (iv)

Memastikan 50% daripada calon Doktor Falsafah secara mod

penyelidikan mendapat kelulusan Senat untuk pengijazahan

dalam tempoh 4 tahun.

Fakulti Perniagaan

dan Perakaunan

Page 25: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

25

BIL. PERKARA TINDAKAN

Secara keseluruhannya, 38.8% calon Doktor Falsafah UM secara mod

penyelidikan mendapat kelulusan Senat untuk pengijazahan dalam

tempoh 4 tahun dalam sesi 2015/2016. Ini bermakna objektif kualiti

tidak tercapai. Seperti yang boleh dilihat dalam Rajah 3, hanya 6 PTj

Akademik mencapai sasaran objektif kualiti > 50%, iaitu FBL. FPP, FK,

PS, IPS dan IKP.

Objektif Kualiti (v)

Memastikan 50% daripada calon Sarjana secara mod penyelidikan

mendapat kelulusan Senat untuk pengijazahan dalam tempoh 2.5

tahun.

Secara keseluruhannya, 29.5% calon Sarjana UM secara mod

penyelidikan mendapat kelulusan Senat untuk pengijazahan dalam

tempoh 2.5 tahun dalam sesi 2015/2016. Ini bermakna objektif kualiti

tidak tercapai. Seperti yang boleh dilihat dalam Rajah 4, hanya lima PTj

Akademik mencapai sasaran objektif kualiti >50%, iaitu FAB, FPEND,

FUU, PS dan IPS.

Objektif Kualiti (vi)

Memastikan 50% daripada calon Sarjana secara mod campuran

mendapat kelulusan Senat untuk pengijazahan dalam tempoh 2.5

tahun.

Secara keseluruhannya, 7.8% calon Sarjana UM mod campuran

mendapat kelulusan Senat untuk pengijazahan dalam tempoh 2.5

tahun dalam sesi 2015/2016. Ini bermakna objektif kualiti tidak

tercapai. Seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 5, tiada PTj Akademik

mencapai sasaran objektif kualiti tersebut.

Objektif Kualiti (vii)

Memastikan 9% pelajar ijazah dasar mendapat PNGK 3.7 ke atas

semasa pengijazahan kecuali pelajar Ijazah Sarjana Muda

Perubatan dan Pembedahan (MBBS) di Fakulti Perubatan dan

Page 26: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

26

BIL. PERKARA TINDAKAN

pelajar Ijazah Sarjana Muda Pergigian di Fakulti Pergigian yang

tidak mengamalkan sistem semester.

Secara keseluruhan, 15.4% pelajar ijazah dasar Universiti Malaya telah

mendapat PNGK 3.7 pada pengijazahan sesi tahun 2015/2016. Oleh

itu, objektif kualiti tercapai. Seperti yang boleh dilihat dalam Rajah 6,

semua PTj Akademik mencapai sasaran 9% pelajar ijazah dasar

dengan PNGK 3.7 kecuali APM (7.0%), FPER (3.1%) dan FUU (0%).

4.2.2 KESIMPULAN/ISU BAGI OBJEKTIF KUALITI PT01

Nisbah pelajar ijazah tinggi ke pelajar ijazah dasar pada sesi

2015/2016 bagi keseluruhan UM adalah 0.84 :1. Maka objektif kualiti

tidak tercapai. Hanya tiga PTj mencapai objektif kualiti 1.5 : 1 ke atas,

iaitu FPEND (2.9 : 1), FPER (1.7 : 1) dan FSKTM (1.7 : 1).

77.0% pelajar ijazah dasar Universiti Malaya telah mendapat PNGK

3.0 pada pengijazahan sesi tahun 2015/2016. Maka objektif kualiti

tercapai. , semua PTj Akademik mencapai sasaran 75% pelajar ijazah

dasar dengan PNGK 3.0 kecuali FPP (72.8%), FSKTM (72.0%),

FPER (70.0%) dan FUU (64.4%).

seramai 174 (87.9%) merupakan pelajar yang telah berjaya lulus

dalam tempoh minima lima sesi akademik.Objektif kualiti tercapai.

38.8% calon Doktor Falsafah UM secara mod penyelidikan

mendapat kelulusan Senat untuk pengijazahan dalam tempoh 4 tahun

dalam sesi 2015/2016. Ini bermakna objektif kualiti tidak tercapai.

Mencapai sasaran objektif kualiti > 50%, iaitu FBL. FPP, FK, PS, IPS

dan IKP.

29.5% calon Sarjana UM secara mod penyelidikan mendapat

kelulusan Senat untuk pengijazahan dalam tempoh 2.5 tahun dalam

sesi 2015/2016. Objektif kualiti tidak tercapai. Mencapai sasaran

objektif kualiti >50%, iaitu FAB, FPEND, FUU, PS dan IPS.

7.8% calon Sarjana UM mod campuran mendapat kelulusan Senat

untuk pengijazahan dalam tempoh 2.5 tahun dalam sesi 2015/2016. Ini

Page 27: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

27

BIL. PERKARA TINDAKAN

bermakna objektif kualiti tidak tercapai. Tiada PTj Akademik mencapai

sasaran objektif kualiti tersebut.

15.4% pelajar ijazah dasar Universiti Malaya telah mendapat PNGK

3.7 pada pengijazahan sesi tahun 2015/2016. Objektif kualiti tercapai.

Semua PTj Akademik mencapai sasaran 9% pelajar ijazah dasar

dengan PNGK 3.7 kecuali APM (7.0%), FPER (3.1%) dan FUU (0%).

Naib Canselor memohon IPS mengemukakan data untuk objektif

kualiti PT01(vi) – “Memastikan 50% daripada calon Sarjana secara

mod campuran mendapat kelulusan Senat untuk pengijazahan dalam

tempoh 2.5 tahun” mengikut kohort dan selaras dengan penghantaran

data ke MyMohes.

IPS/QMEC

4.2.3 STATUS OBJEKTIF KUALITI PT02- PENGURUSAN PENYELIDIKAN

Objektif Kualiti (i)

Memastikan 70% penyelidik yang memohon geran penyelidikan

sebagai Ketua Projek adalah berjaya.

staf akademik Universiti Malaya yang berjaya memohon geran sebagai

Ketua Penyelidik pada Jun 2015 hingga 30 Jun 2016. Secara

keseluruhan, pensyarah yang terlibat dalam kerja penyelidikan yang

mendapat bantuan kewangan dari dalam dan luar Universiti Malaya

adalah 67.96%. Dengan ini, objektif kualiti tidak tercapai.

PTj Akademik yang mencapai sasaran >70% adalah FBL, FEA, Fakulti

Kejuruteraan, Fakulti Pergigian, Fakulti Perubatan, Fakulti Sains dan

TNC (Penyelidikan & Inovasi)

Penjelasan:

Jumlah bilangan penyelidik yang memohon mana-mana geran

sebagai PI, hanya dikira 1 kali walaupun memohon lebih dari 1.

Data permohonan geran yang diambil kira adalah yang diuruskan

di bawah PPGP, Kluster Penyelidikan, UMCARES dan UMCIC .

Bilangan PI yang berjaya mendapat sekurang-kurangnya 1 geran

Page 28: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

28

BIL. PERKARA TINDAKAN

adalah berdasarkan pembukaan akaun semua geran dalam RGMS

bagi tempoh 30 Jun 2015 hingga 30 Jun 2016. Ini termasuk geran

yang dipohon pada tahun-tahun sebelum tetapi diluluskan pada

tempoh tersebut dan juga geran yang tidak dipohon secara rasmi.

Objektif Kualiti (ii)

Memastikan 80% daripada staf akademik adalah Ketua Projek (PI).

Sehingga Jun 2016, hanya 59.04% staf akademik, iaitu 1,093 daripada

jumlah 1,858 merupakan Ketua Projek (PI) . Oleh yang demikian,

objektif kualiti tidak tercapai.

Penjelasan:

Setiap PTj Akademik akan diminta untuk membentangkan pencapaian

bagi objektif ini dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Penyelidikan

(MJKP). Perancangan untuk mencapai objektif perlu dinyatakan oleh

PTj terlibat.

Objektif Kualiti (iii)

Memastikan peningkatan 10% permohonan bagi geran swasta dan

antarabangsa setiap tahun.

Pada 2016, jumlah permohonan adalah 40 berbanding 37 pada tahun

2015, iaitu peningkatan sebanyak 8%. Objektif kualiti tidak tercapai.

Penjelasan:

Jumlah bilangan penyelidik yang memohon geran antarabangsa

dan swasta sebagai Ketua Projek (PI) hanya dikira 1 kali walaupun

memohon lebih dari 1.

Data geran yang diambil kira adalah yang diuruskan di bawah

IPPP dan maklumat yang di dapati daripada pihak PTj bagi tempoh 30

Jun 2015 hingga 30 Jun 2016.

Tidak semua PTj mempunyai maklumat permohonan geran swasta

dan antarabangsa bagi penyelidik mereka.

Kebanyakkan penyelidik memohon terus kepada pemberi dana

Page 29: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

29

BIL. PERKARA TINDAKAN

tanpa melalui PTj atau IPPP.

Objektif Kualiti (iv)

Memastikan sekurang-kurangnya 85% daripada penerbitan adalah

di dalam jurnal yang diindekskan dalam Pangkalan Data Thomson

ISI Web/Scopus.

Sehingga tarikh 30 Jun 2016, penerbitan di dalam ISI adalah sebanyak

1,592 dan Scopus sebanyak 203. Ini merupakan 94.4% daripada

jumlah penerbitan iaitu 1901. Objektif kualiti telah dicapai.

Objektif Kualiti (v)

Memastikan sekurang-kurangnya 70% daripada komuniti terlibat

berpuas hati dengan program anjuran UMCares.

Daripada jumlah keseluruhan responden sebanyak 534, 516

responden memberikan skor 3 dan 4 (iaitu memuaskan dan sangat

memuaskan). Ini merupakan 96.62%. Objektif telah dicapai.

Objektif Kualiti (vi)

Memastikan 70% pengguna perkhidmatan di Pusat Perkhidmatan

Penyelidikan berpuas hati dengan perkhidmatan yang diberikan.

Daripada jumlah keseluruhan peserta seramai 987, seramai 967

berpuas hati dan sangat berpuas hati iaitu sebanyak 97.97% dalam

bentuk peratusan. Objektif telah dicapai.

4.2.4 KESIMPULAN/ISU BAGI OBJEKTIF KUALITI PT02

Naib Canselor menyatakan bahawa Objektif Kualiti PT02(i) adalah

penting. Penyelidikan amat penting di UM, maka bagi memastikan

objektif kualiti ini tercapai Ketua PTj perlu berusaha meningkatkan

bilangan PI bagi perkara ini.

Ketua PTj

4.2.5 STATUS OBJEKTIF KUALITI PT03- PENGURUSAN SUMBER

MANUSIA

Page 30: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

30

BIL. PERKARA TINDAKAN

Objektif Kualiti (i)

Memastikan Perancangan Sumber Manusia setiap PTj bagi tahun

berikutnya diselesaikan selewat-lewatnya pada bulan November

tahun semasa.

Perancangan sumber manusia bagi tahun 2016 telah selesai dan telah

dikemukakan kepada Jabatan Perkhidmatan Awam pada 27 Januari

2016. Objektif kualiti dicapai.

Objektif Kualiti (ii)

Memastikan 80% kekosongan jawatan kumpulan bukan akademik

yang berlaku akibat persaraan atau penghabisan tempoh

perkhidmatan diisi dalam tempoh dua minggu dari pada tarikh

kekosongan.

Bilangan kekosongan jawatan dari 30 Jun 2015 hingga 30 Jun 2016

adalah 59, dan 19 (32.2%) dapat diisi dalam tempoh 2 minggu. Objektif

kualiti tidak dicapai.

Penjelasan

Sejak bulan November tahun 2015, pengisian kekosongan jawatan

yang menggunakan waran akibat dari peletakan jawatan, bersara

pilihan/paksa dan kematian perlu mendapat kelulusan daripada pihak

JPA terlebih dahulu sebelum diisi. Kelulusan daripada pihak JPA ini

mengambil masa agak lama dan tidak semua jawatan yang dimohon

untuk diisi mendapat kelulusan.

Pihak PTj meminta untuk mengadakan syarat tambahan bagi

pemilihan calon seperti Ujian Programming, dan pelaksanaan syarat

tambahan ini telah memanjangkan tempoh pemprosesan pengisian

jawatan.

Kesukaran mendapat calon /ketiadaan calon yang sesuai

terutamanya jawatan yang memerlukan kemahiran seperti jawatan

juruterapi pergigian dan pengawal keselamatan

Calon yang ditawarkan menolak penawaran di saat akhir

Page 31: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

31

BIL. PERKARA TINDAKAN

Strategi

Atas alasan komplikasi proses pengisian jawatan, yang ada

kebanyakan masa adalah di luar kawalan pihak BSM, pihak

pentadbiran BSM mencadangkan supaya perkara ini tidak dijadikan

Objektif kualiti secara khusus tetapi prosesnya akan ditambah baik.

Selari dengan pernyataan di dalam pelan strategik universiti, objektif

kualiti ini dipohon untuk dipinda seperti cadangan yang dinyatakan di

perenggan 4(b) dan lampiran.

Objektif Kualiti (iii)

Memastikan 70% program latihan/kursus yang dirancang

dilaksanakan mengikut jadual.

Daripada 132 kursus yang dirancang, 101 (76.51%) telah dijalankan

mengikut jadual. Objektif kualiti dicapai.

Objektif Kualiti (iv)

Memastikan 40% calon Hadiah Latihan Cuti Belajar/SLAB/SLAI

menyempurnakan pengajian dalam tempoh yang diluluskan.

Daripada 424 calon yang sedang mengikuti pengajian di bawah

SLAB/SLAI, 272 (64.1 %) telah menyempurnakan pengajian dalam

tempoh yang diluluskan. Objektif kualiti telah dicapai.

Proses pengisian sebenarnya memerlukan masa yang melebihi

tempoh dua (2) minggu seperti ditetapkan dalam objektif kualiti. Oleh

itu, satu tempoh yang lebih sesuai dan wajar akan dikemukakan

sebagai objektif kualiti yang baharu.

4.2.5 KESIMPULAN/ISU BAGI OBJEKTIF KUALITI PT03

Semua Objektif Kualiti PT03 tercapai kecuali PT03 (ii) yang mana akan

dipinda.

4.2.6 STATUS OBJEKTIF KUALITI PT04 – PENGURUSAN

INFRASTRUKTUR DAN HARTA

Page 32: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

32

BIL. PERKARA TINDAKAN

Objektif Kualiti (i)

Memastikan sekurang-kurangnya 3% daripada nilai pembangunan

melebihi RM 5 juta (PPHB), atau RM 2 juta (PTM) mempunyai

elemen penyelidikan atau teknologi canggih dan mampan yang

diterajui penyelidikan di UM.

Untuk kedua-dua JPPHB dan PTM, tiada projek pembangunan bagi

tahun 2015/2016 kerana kekurangan peruntukan daripada Kerajaan.

Objektif Kualiti (ii)

Memastikan sekurang-kurangnya 10% daripada sisa elektronik

dikitar semula atau dilupuskan melalui teknologi mampan.

Sejumlah 70% sisa elektronik telah dikitar semula atau dilupuskan

melalui teknologi mampan. Objektif kualiti tercapai.

Objektif Kualiti (iii)

Menyediakan sekurang-kurangnya 5% belanjawan OCAR PPHB

dan PTM dalam teknologi terkini (canggih, hijau) untuk kegunaan

kampus (sbg contoh solar, mini hidro, kereta elektrik, stesyen caj

bateri, pencahayaan LED).

Peruntukan OCAR 2016 dipotong sebanyak 61%, daripada RM46 juta

setahun kepada hanya RM18 juta. Pada awal tahun 2016, JPPHB

telah memutuskan untuk memperuntukkan 3% sahaja kepada OCAR

Hijau iaitu amaun sebanyak RM500,000. Namun begitu, berikutan

daripada keperluan mendesak untuk menampung kos-kos

penyelenggaraan seluruh kampus, peruntukan OCAR Hijau telah

ditarik balik untuk diagihkan kepada bahagian teknikal yang

memerlukan.

Objektif Kualiti tidak dicapai.

Strategi

Memastikan peruntukan OCAR tahunan adalah mencukupi bagi

tahun-tahun berikutnya.

JPPHB

Page 33: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

33

BIL. PERKARA TINDAKAN

Nilai peratusan capaian dikurangkan kepada 1% atau 2%

memandangkan fokus utaman JPPHB adalah untuk memastikan

kemudahan prasarana UM diselenggara dengan baik untuk kegunaan

warga kampus.

Objektif Kualiti (iv)

Mengurangkan permintaan ke atas utiliti sebanyak 3% setahun

(Elektrik=MW; Air=m3).

Pengurangan penggunaan elektrik adalah 7.78% manakala bagi air

pula adalah sebanyak 1.4%. Purata pengurangan permintaan kedua-

dua utiliti ini adalah 4.8%. Oleh itu, objektif kualiti tercapai.

Objektif Kualiti (v)

Mengurangkan kebergantungan ke atas pihak ketiga (kontraktor)

bagi kerja-kerja penyelenggaraan berkala sekurang-kurangnya

sebanyak 5% setahun.

Purata pengurangan kebergantungan ke atas pihak ketiga di Bahagian

Pentadbiran (0%), Bahagian Mekanikal (1%) dan Bahagian Elektrik

(0%) adalah 1.7%. Maka, objektif kualiti tidak tercapai.

Penjelasan

Kontrak penyelenggaraan berkala tidak dapat dikurangkan terutama

kontrak pencucian demi memastikan tahap kebersihan universiti.

Strategi

Tiada

Objektif Kualiti (vi)

Memastikan sasaran 90% daripada permohonan kerosakan,

penilaian dan aduan melalui Sistem Helpdesk tercapai dalam

tempoh yang berkenaan.

Peratusan untuk sistem helpdesk adalah Minor (93%), tindakan <5 hari

(99.20%) dan maklumbalas (98.1%). Purata pencapaian adalaf

Page 34: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

34

BIL. PERKARA TINDAKAN

96.76%. Oleh itu, objektif kualiti telah tercapai.

Objektif Kualiti (vii)

Memastikan 80% aduan yang didaftarkan ke Sistem Helpdesk ICT

diselesaikan dalam masa 4 hari bekerja. Aduan ini tidak termasuk

aduan yang melibatkan pengatucaraan PTM.

Dalam tahun 2015, peratus aduan yang diselesaikan dalam empat hari

bekerja adalah 80.69%%. Manakala, dalam tahun 2016 (Jan - Jun),

peratusnya adalah 89.42%. Dengan itu, objektif kualiti tercapai.

4.2.7 KESIMPULAN/ISU BAGI OBJEKTIF KUALITI PT04

Objektif kualiti yang tidak tercapai telah diberi penjelasan dan usaha

akan dipertingkatkan.

4.2.8 STATUS OBJEKTIF KUALITI PT05 – PENGURUSAN KEWANGAN

Objektif Kualiti (i)

Memastikan 90% urusan bayaran pembekal dibuat dalam tempoh

7 hari bekerja dari tarikh penerimaan dokumen yang lengkap.

Bagi tempoh Jun 2015 hingga Jun 2016, pencapaian adalah 98.97%.

Maka, objektif kualiti ini tercapai.

Penjelasan

Pencapaian bagi bulan Jun 2016 dan Julai 2015 agak kurang

memuaskan ekoran dari perayaan Hari Raya Aidilfitri manakala bagi

bulan November & Disember 2015 pula disebabkan bayaran yang

perlu diselesaikan bagi tujuan penutupan akaun 2015 menyebabkan

pencapaian kurang memberansangkan. Semua bayaran bagi tahun

2015 perlu diselesaikan sebelum penyata kewangan tahunan.

Objektif Kualiti (ii)

Memastikan kadar kutipan yuran sekurang-kurangnya 80%

daripada yuran yang dikenakan.

Page 35: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

35

BIL. PERKARA TINDAKAN

Bagi sesi 2015/2016, jumlah yuran dikenakan ke atas pelajar ijazah

dasar adalah RM 45,553, 913.67. Jumlah yang dapat dikutip adalah

RM 41,085,405.34. Manakala, jumlah yuran dikenakan ke atas pelajar

ijazah tinggi adalah RM 50,105,370.31 dan jumlah dikutip adalah RM

42,017,925.87. Jumlah keseluruhan yuran dikenakan ke atas pelajar

adalah RM 92,659,283.98 dan yang dapat dikutip adalah RM

83,103,331.21 (86.87%). Berdasarkan kiraan ini, objektif kualiti

dicapai.

Objektif Kualiti (iii)

Memastikan agihan belanjawan Universiti dibuat dalam tempoh 30

hari selepas penerimaan surat kelulusan daripada Kementerian

Pendidikan Malaysia.

Bagi tahun 2016, surat daripada Kementerian Pendidikan Malaysia

diterima pada 13 November 2015. Proses pengeluaran surat agihan

belanjawan mengurus kepada semua PTj adalah pada 11 Disember

2015, iaitu selepas 29 hari. Oleh itu, objektif kualiti dicapai.

Objektif Kualiti (iv)

Memastikan 85% notis penguncian premis sewaan dikeluarkan

dalam tempoh 7 hari bekerja selepas notis peringatan terakhir

dikeluarkan jika tiada sebarang pembayaran sewaan diterima

daripada pihak penyewa.

Dalam tempoh Januari 2016 hingga Julai 2016, notis penguncian

premis sewaan dikeluarkan kepada 7 penyewa, dalam tempoh 7 hari

bekerja selepas notis peringatan terakhir dikeluarkan. Oleh itu, objektif

kualiti dicapai.

Objektif Kualiti (v)

Memastikan 95% permohonan perolehan yang lengkap diproses

dalam tempoh maksima 21 hari bekerja bagi sebutharga melebihi

RM100,000.00 sehingga RM500,000.00.

Page 36: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

36

BIL. PERKARA TINDAKAN

Dalam tempoh Januari 2016 hingga Jun 2016, kesemua permohonan

perolehan diproses dalam tempoh maksima 21 hari bekerja. Oleh itu,

objektif kualiti dicapai.

4.2.9 KESIMPULAN/ISU BAGI OBJEKTIF KUALITI PT05

Objektif kualiti PT05 kesemuanya dicapai.

4.2.10 STATUS OBJEKTIF KUALITI PT06 – PENGURUSAN

KOMERSIALISASI

Objektif Kualiti (i)

Memastikan 5% daripada staf akademik UM menjalankan kerja

perundingan. (UPUM)

Sehingga Jun 2016, 122 (5.47%) daripada 2230 staf akademik UM

menjalankan kerja perundingan. Oleh itu, objektif kualiti tercapai.

Objektif Kualiti (ii)

Memastikan sekurang-kurangnya peningkatan sebanyak 10% dari

purata keuntungan tiga (3) tahun terakhir. (UPUM)

Jumlah keuntungan 5 tahun berakhir (2013-2016) adalah sebanyak

RM 2,587,952.00. Maka, purata keuntungan 3 tahun terakhir adalah

sebanyak RM 589,857.712. Jumlah keuntungan pada tahun 2013

adalah sebanyak RM 862,650.67. Jumlah ini di dalam peratusan

adalah penurunan sebanyak 5%. Oleh itu objektif kualiti tidak tercapai.

Penjelasan

Pelaksanaan GST pada April 2015 secara tidak langsung telah

menyebabkab UPUM perlu menanggung kos GST tersebut bagi

projek/kajian yang diperolehi sebelum perlaksanaan GST.

UPUM tidak lagi boleh melaksanakan projek-projek daripada Fakulti

Perubatan yang melibatkan ‘clinical trial’ di mana kajian terlibat telah

dipindahkan ke CIC Fakulti Perubatan. Perkara ini telah memberi

Page 37: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

37

BIL. PERKARA TINDAKAN

impak kepada hasil pendapatan UPUM yang dijana daripada kajian-

kajian ini.

Strategi

Edaran Brosur & Flyer – Edaran borsur dan flyer akan diteruskan

sepanjang tahun 2016 di mana UPUM akan mengemaskinikan serta

menambahbaik profile syarikat. Edaran juga akan dibuat melalui email

kepada klien-klien yang berpotensi.

Networking (Perbincangan dengan klien / Alumni) – UPUM akan

mengadakan perbicangan dengan klien/alumni yang berpotensi untuk

membuat kajian perundingan dengan pihak UPUM.

Pengemaskinian Laman Sesawang UPUM – Pengemaskinian akan

dibuat dengan (i) penambahbaikan ‘niche area’ dan ‘key person’ dan

(ii) profil perunding utama akan disambung terus dengan UMExpert.

Untuk tujuan ini, pereka laman web bertauliah akan dilantik.

Promosi melalui email (‘blasting’) – Promosi berdasarkan email

akan dihantar kepada klien-klien lama dan baharu untuk

mempromosikan perkhidmatan UPUM serta berita-berita berkenaan

aktiviti semasa UPUM. Adalah dianggarkan sasaran penghantaran

email adalah kepada 10 klien setiap bulan.

Bulletin - Bagi tahun 2016, templet tetap untuk buletin telah

disediakan dan diterbitkan 3 kali setahun iaitu pada April, Julai dan

Oktober. Buletin ini akan memaparkan senarai projek/kajian semasa

yang dijalankan di UPUM, berita dan pengumuman berkaitan

pentadbiran UPUM serta gambar-gambar yang berkaitan. Bahan

daripada buletin UPUM juga perlu diberikan kepada Pejabat Jaringan

Industri dan Masyarakat (JIM).

Tender di Media Cetak dan Elektronik UPUM akan tetap

menggunakan perkhidmatan tender-tender untuk mendapatkan

maklumat terkini berkenaan tawaran tender dan sebut harga daripada

Agensi Kerajaan. Selain itu, UPUM juga akan memastikan untuk

berdaftar sebagai vendor bagi syarikat-syarikat besar dan GLC bagi

Page 38: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

38

BIL. PERKARA TINDAKAN

menawarkan perkhidmatan rundingan.

Video korporat - Video korporat UPUM telah siap dibina dan akan

diberikan kepada ICR UM untuk tujuan promosi dan dimuatnaik di

saluran YouTube rasmi UM. Video korporat ini terdiri daripada 2 versi

iaitu 5 minit (yang mempunyai voice over) dan 3 minit (music looping).

Objektif Kualiti (iii)

Memastikan sekurang-kurangnya 50% teknologi/

produk/buku/karya asli didaftarkan dalam bentuk Harta Intelek

(IPR) seperti paten, cap dagangan (trademark), hakcipta

(copyright) rekabentuk industri (industrial design) dan sebagainya

dalam tempoh maksima enam (6) bulan proses dimulakan.

(UMCIC)

Daripada sejumlah 357 harta intelek yang dipohon dalam tempoh

setahun, sebanyak 327 (91.50%) telah berjaya didaftarkan di

Perbadanan Harta Intelek (MyIPO) dalam masa 6 bulan. Objektif kualiti

telah dicapai.

Objektif Kualiti (iv)

Memastikan sekurang-kurangnya 50% produk/teknologi UM telah

memasuki proses pengkomersilan melalui Perlesenan Teknologi

(Licensing), Penjualan Produk (Outright Sale),

Penubuhan Syarikat (Spin Off) atau lain-lain strategi

pengkomersilan dilaksanakan dalam tempoh dua belas (12) bulan

selepas ianya didaftarkan sebagai harta intelek UM (UMCIC).

Kesemua 66 (100%) harta intelek yang difailkan telah memasuki

proses komersil dalam masa 12 bulan. Oleh itu objektif kualiti tercapai.

Objektif Kualiti (v)

Memastikan sekurang-kurangnya 30% daripada penyertaan di

dalam pertandingan inovasi yang diiktiraf, mendapat anugerah

khas/pingat emas/aktiviti pengkomersilan (PPP)

Page 39: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

39

BIL. PERKARA TINDAKAN

Daripada jumlah penyertaan dalam tempoh 30 Jun 2015 hingga 30 Jun

2016 sebanyak 47,, sebanyak 20 (42%) telah mendapat anugerah

khas/pingat emas. Oleh itu, objektif kualiti telah tercapai.

4.2.11 KESIMPULAN/ISU BAGI OBJEKTIF KUALITI PT06

Objektif kualiti yang tidak tercapai telah diberi penjelasan

4.2.12 STATUS OBJEKTIF KUALITI PT07 – PENGURUSAN HAL EHWAL

PELAJAR DAN ALUMNI

Objektif Kualiti (i)

Memastikan sekurang-kurangnya 60% daripada pelajar yang

disasarkan terlibat dalam program-program yang berkaitan

dengan kemahiran insaniah, kebolehpasaran pelajar dan

keusahawanan.

Dalam sesi 2015/2016, 7,326 (81.1%) daripada 9,032 pelajar yang

disasarkan telah terlibat dalam program-program yang berkaitan

dengan kemahiran insaniah, kebolehpasaran pelajar dan

keusahawanan. Oleh itu, objektif kualiti telah dicapai.

Objektif Kualiti (ii)

Memastikan sekurang-kurangnya 30% pelajar Ijazah Dasar terlibat

dalam aktiviti-aktiviti di peringkat kebangsaan dan 10% di

peringkat antarabangsa.

Dalam sesi 2015/2016, 31% daripada pelajar Ijazah Dasar terlibat

dalam aktiviti-aktiviti di peringkat kebangsaan, dan 17.4% di peringkat

antarabangsa. Oleh itu, objektif kualiti telah dicapai.

Objektif Kualiti (iii)

Memastikan peningkatan penerimaan jumlah sumbangan zakat

sebanyak 10% bagi Tabung Zakat Pelajar dan sumbangan dana

sebanyak RM50,000 setahun bagi Tabung Kebajikan pelajar.

Page 40: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

40

BIL. PERKARA TINDAKAN

Dalam tahun 2016, jumlah sumbangan zakat adalah RM 361,885.di

mana sebanyak RM241,885 adalah daripada pihak MAIWP dan

RM120,000 adalah daripada Etiqa Takaful Berhad. Objektif kualiti tidak

dicapai.

Penjelasan

Merujuk kepada jadual tiada konsistensi sama ada dalam komitmen

penyumbang begitu juga jumlah sumbangan yang diberikan setiap

tahun. PTj tidak ada kawalan terhadap konsistensi tersebut kerana ia

tertakluk penuh kepada penyumbang sama ada hendak meneruskan

menyumbang, menangguhkan menyumbang atau

meningkatkan/mengurangkan jumlah sumbangan. Manakala jumlah

sumbangan pula kebiasaanya tertakluk kepada jumlah keuntungan

yang diperolehi oleh penyumbang pada tahun sebelumnya. PTj telah

berbincang dan bersetuju untuk mengubah objektif kualiti ini dengan

menumpukan kepada pengagihan zakat kepada pelajar.

Objektif Kualiti (iv)

Memastikan sekurang-kurangnya 30% kafetaria di bawah seliaan

Bahagian Hal Ehwal Pelajar mendapat penarafan gred A.

Hanya terdapat satu (1) kafeteria di bawah seliaan HEP dan kafteria

tersebut telah mendapat Gred A (100%). Oleh itu, objektif kualiti

dicapai.

4.2.13 KESIMPULAN/ISU BAGI OBJEKTIF KUALITI PT07

Naib Canselor menyarankan supaya pemotongan gaji staf bagi kutipan

zakat perlu dilaksanakan oleh Bendahari. Oleh yang demikian, HEP

dan Bendahari perlu bekerjasama dalam perkara ini.

4.2.14 STATUS OBJEKTIF KUALITI PT08 – PENGURUSAN

PERPUSTAKAAN

Objektif Kualiti (i)

Page 41: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

41

BIL. PERKARA TINDAKAN

Perolehan judul baru dalam pelbagai format: 5000 untuk bidang

AHSS (Arts, Humanities & Social Sciences) dan 2,500 untuk

bidang STEM (Science, Technology, Engineering & Medicine).

Pemantauan pencapaian bagi tempoh 30 Jun 2015 sehingga 30 Jun

2016 mendapati 6805 judul baru diperolehi untuk bidang AHSS, dan

2417 untuk bidang STEM. Oleh itu, objektif kualiti bagi AHSS tercapai

dan STEM hampir tercapai.

Penjelasan

Bahan yang disenaraikan/dicadangkan tidak lagi diulang cetak (out of

print) oleh pihak penerbit. Bahan yang disenaraikan/dicadangkan telah

kehabisan stok (out of stock) di pihak penerbit. Bahan yang

disenaraikan/dicadangkan masih lagi dalam proses perolehan oleh

pihak perpustakaan. PTj akademik membuat semakan kurikulum

(curriculum review) dan memberi senarai tajuk-tajuk baharu.

Objektif Kualiti (ii)

Peningkatan kandungan digital berteraskan penyelidikan

(research based digital content) sebanyak 5,000 objek digital.

Pemantauan pencapaian bagi tahun daripada 30 Jun 2015 sehingga

30 Jun 2016 mendapati bilangan yang telah didigitalkan adalah

sebanyak 11,954. Maka, sasaran objektif kualiti tercapai.

Objektif Kualiti (iii)

Menyediakan akses kepada bahan keperluan kursus sebanyak

100% daripada Borang Maklumat Semasa Kursus/Maklumat

Kursus Untuk Semester/Penggal Semasa (UM-PT01-PK03-BR004).

Pemantauan pencapaian bagi tempoh Jun 2015 sehingga Jun 2016

hanya mencapai peratusan 90% sahaja. Objektif kualiti tidak tercapai.

Penjelasan

Bahan yang disenaraikan/dicadangkan tidak lagi diulang cetak (out

Page 42: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

42

BIL. PERKARA TINDAKAN

of print) oleh pihak penerbit.

Bahan yang disenaraikan/dicadangkan telah kehabisan stok (out of

stock) di pihak penerbit.

Bahan yang disenaraikan/dicadangkan masih lagi dalam proses

perolehan oleh pihak perpustakaan.

PTj akademik membuat semakan kurikulum (curriculum review) dan

memberi senarai tajuk-tajuk baharu.

Objektif Kualiti (iv)

Peningkatan seramai 24 ahli akademik/penyelidik/P&P baru

memuat naik penerbitan dalam IR (http://eprints.um.edu.my).

Statistik dalam tahun 2015 hingga 2016 mendapati peningkatan

seramai 46 ahli akademik/penyelidik/P&P baru yang telah memuat

naik penerbitan dalam IR. Maka, objektif kualiti tercapai.

Objektif Kualiti (v)

Mengadakan 3 bengkel penyediaan latihan ilmiah/industri.

Tiga (3) bengkel penyediaan latihan ilmiah/industri telah dianjurkan

dalam tahun 2016. Objektif kualiti telah tercapai.

Objektif Kualiti (vi)

Melaksanakan 5 aktiviti promosi kepada warga Universiti Malaya

berkaitan dengan perkhidmatan dan kemudahan yang ditawarkan

oleh Perpustakaan.

Sejumlah lima (5) aktiviti promosi telah dianjurkan daripada Jun 2015

hingga Jun 2016. Objektif kualiti telah tercapai. .

4.2.15 KESIMPULAN/ISU BAGI OBJEKTIF KUALITI PT08

Objektif kualiti yang tidak tercapai telah diberi penjelasan.

Page 43: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

43

BIL. PERKARA TINDAKAN

4.2.16 STATUS OBJEKTIF KUALITI PT09 – PENGURUSAN KOLEJ

KEDIAMAN

Objektif Kualiti (i)

Memastikan 80% responden soal selidik menilai perkhidmatan

dan kemudahan kolej kediaman dalam kampus utama adalah

memuaskan.

Semua Kolej Kediaman mencapai sasaran >80%. Secara keseluruhan

pula, purata responden soal selidik yang menilai perkhidmatan dan

kemudahan kolej kediaman dalam kampus utama sebagai

‘memuaskan’ atau ‘amat memuaskan’ ialah 92.5%, dan ini bermakna

objektif kualiti tercapai.

Objektif Kualiti (ii)

Memastikan sekurang-kurangnya 10 aktiviti pelajar dalam satu

sesi pengajian merangkumi aspek berikut: Akademik dan

Intelektual; Kebajikan dan Kemasyarakatan; Kerohanian dan

Perpaduan; Kesenian dan Kreatif; Sukan dan Rekreasi.

Kesemua Kolej Kediaman telah mencapai objektif kualiti 10 aktiviti

dalam satu sesi pengajian.

Objektif Kualiti (iii)

Memastikan penglibatan penghuni kolej sekurang-kurangnya 75%

di dalam aktiviti peringkat kolej, 35% di peringkat universiti dan

5% di peringkat kebangsaan dan 5% di peringkat antarabangsa

(kecuali penghuni yang tidak mengamalkan sistem merit

Bahagian Hal Ehwal Pelajar dan Alumni).

KK 1, KK 2, KK 3, KK 5, KK 6, KK 7, KK 8 dan KK 10 mencapai

objektif kualiti penglibatan penghuni dalam aktiviti di peringkat kolej,

universiti, kebangsaan dan antarabangsa. Kolej Kediaman selainnya

(KK 4, KK 9, KK 11 dan KK12) tidak mencapai satu atau lebih kriteria

objektif kualiti tersebut.

Page 44: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

44

BIL. PERKARA TINDAKAN

KK 4

Penjelasan

Terdapat kekurangan kewangan dan masa untuk menjalankan

aktiviti di peringkat antarabangsa.

Strategi

Pihak kolej akan cuba mencari peluang menjalankan aktiviti secara

kerjasama dengan universiti luar negara.

KK 9

Penjelasan

Projek di peringkat kebangsaan/antarabangsa hanya dapat

dijalankan dengan kos yang tinggi, dan ini menghadkan penyertaan

pelajar

Strategi

Projek di peringkat kebangsaan/antarabangsa hanya boleh

dijalankan di UM sahaja.

KK 12

Penjelasan

Objektif kualiti bagi peringkat antarabangsa tidak tercapai kerana ia

memerlukan dana perbelanjaan yang besar.

Strategi

Mencari tajaan dan pembiayaan luar.

Objektif Kualiti (iv)

Memastikan sekurang-kurangnya 20% aktiviti kolej dijalankan

dalam Bahasa Inggeris.

Kesemua (100%) Kolej Kediaman mencapai objektif kualiti tersebut.

Objektif Kualiti (v)

Memastikan setiap penghuni terlibat dalam sekurang-kurangnya 3

KK4

KK9

KK12

Page 45: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

45

BIL. PERKARA TINDAKAN

aktiviti kolej.

Kesemua Kolej Kediaman mencatatkan penglibatan semua penghuni

dalam 3 aktiviti kolej.

4.2.17 KESIMPULAN/ISU BAGI OBJEKTIF KUALITI PT09

Objektif kualiti yang tidak tercapai telah diberi penjelasan.

4.2.18 STATUS OBJEKTIF KUALITI PT10 – PENGURUSAN

PERKHIDMATAN SUKAN / KEBUDAYAAN

Pengurusan Perkhidmatan Sukan

Objektif Kualiti (i)

Menyertai sekurang-kurangnya 90% acara-acara yang dianjurkan

oleh MASUM.

Dari Mei 2015 hingga Mei 2016, 9 acara telah dianjurkan oleh

MASUM. Pusat Sukan telah menyertai kesemua (100%) acara

tersebut. Ini bermakna sasaran objektif kualiti telah dicapai.

Objektif Kualiti (ii)

Memastikan sekurang-kurangnya 90% permohonan untuk

menggunakan kemudahan sukan dan rekreasi diproses dalam

tempoh satu (1) minggu.

Dari Julai 2015 hingga Jun 2016, terdapat 482 permohonan

menggunakan kemudahan sukan dan rekreasi, dan 440 (91.3%)

permohonan berjaya diluluskan dalam masa satu (1) minggu.

Sasaran objektif kualiti telah dicapai.

Objektif Kualiti (iii)

Melaksanakan sekurang-kurangnya 80% acara-acara sukan dan

rekreasi staf.

Sejumlah 10 acara sukan dan rekreasi staf dirancangkan di antara

Mac 2015 hingga November 2015. Sembilan (90%) acara telah

diadakan. Oleh itu, sasaran objektif kualiti dicapai.

Page 46: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

46

BIL. PERKARA TINDAKAN

Objektif Kualiti (iv)

Menyertai sekurang-kurangnya 60% acara-acara yang ditawarkan

di Sukan Kakitangan Universiti-Universiti Malaysia (SUKUM).

Sejumlah 28 acara sukan ditawarkan oleh SUKUM pada 15 - 23 Ogos

2015. Penyertaan UM adalah dalam 22 (78.5%) acara. Oleh itu,

sasaran objektif kualiti dicapai.

Objektif Kualiti (v)

Melaksanakan sekurang-kurangnya 70% acara-acara sukan dan

rekreasi dalaman. (Seksyen Sukan & Rekreasi HEP)

Aktiviti ini telah ditanggungjawab dan dikembalikan kepada Pusat

Sukan.

Pengurusan Perkhidmatan Kebudayaan

Objektif Kualiti (i)

Menjalankan 80% daripada acara universiti yang memerlukan

khidmat Pusat Kebudayaan dilaksanakan seperti yang

dipersetujui.

Empat belas (14) acara universiti memerlukan khidmat Pusat

Kebudayaan dari Oktober 2015 hingga Julai 2016, dan semua (100%)

telah dilaksanakan. Ini bermakna sasaran objektif kualiti dicapai.

Objektif Kualiti (ii)

Memastikan 85% permohonan untuk menggunakan kemudahan

Kebudayaan diproses dalam masa 5 hari bekerja.

Dari September 2015 hingga Jun 2016, terdapat 71 permohonan bagi

tempahan menggunakan kemudahan Pusat Kebudayaan, dan 68

(96%) permohonan dapat diproses dalam masa 5 hari bekerja.

Sasaran objektif kualiti telah dicapai.

Objektif Kualiti (iii)

Page 47: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

47

BIL. PERKARA TINDAKAN

Memastikan 80% permohonan khidmat konsultansi teknikal,

kepakaran seni dan pengurusan seni kepada pelanggan

ditangani.

Sejumlah 49 permohonan bagi khidmat konsultansi teknikal,

kepakaran seni dan pengurusan, dan semua (100%) permohonan

dapat ditangani. Sasaran objektif kualiti telah dicapai.

Objektif Kualiti (iv)

Memastikan sekurang-kurangnya satu acara seni bertaraf

antarabangsa dilaksanakan pada setiap tahun.

Dua (2) acara seni bertaraf antarabangsa dilaksanakan dalam tempoh

September hingga Oktober 2015. Sasaran objektif kualiti telah dicapai.

Objektif Kualiti (v)

Memastikan 85% penyewa berpuas hati dengan kemudahan di

dalam Panggung Eksperimen.

Daripada 31 penyewa yang menggunakan kemudahan Panggung

Eksperimen pada September 2015 - Jun 2016, kesemua (100%)

menyatakan ‘Amat Memuaskan atau Memuaskan’ dengan kemudahan

di dalam panggung tersebut.

Objektif Kualiti (vi)

Memastikan 80% kegiatan kesenian oleh persatuan pelajar

dibawah seliaan seksyen kesenian berjalan lancar. (Seksyen

Kesenian & Kreatif HEP)

Data adalah daripada kalender kegiatan MAKUM serta rekod

penyertaan peserta dari UM untuk kegiatan anjuran MAKUM.

Penyertaan dan penglibatan Seksyen Kesenian & Kreatif dalam

program MAKUM pada tahun ini adalah 100%.

Objektif Kualiti (vii)

Memastikan 80% penglibatan seksyen kesenian dalam program

Page 48: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

48

BIL. PERKARA TINDAKAN

MAKUM (Majlis Kebudayaan Universiti Malaysia). (Seksyen

Kesenian & Kreatif HEP)

Penyertaan dan penglibatan Seksyen Kesenian & Kreatif dalam

program MAKUM pada tahun ini adalah 100%. Objektif kualiti tercapai.

Objektif Kualiti (viii)

Memastikan peningkatan 10% penglibatan pelajar dalam acara-

acara FESENI (Festival Kesenian Universiti Malaya). (Seksyen

Kesenian & Kreatif HEP)

Peserta pada tahun 2015 adalah seramai 1,903 manakala pada tahun

2016 seramai 1,840. Pengurangan peningkatan adalah sebanyak -

3%. Objektif kualiti tidak tercapai.

Penjelasan

Pengurangan penglibatan pelajar dalam acara-acara FESENI adalah

kerana kelewatan publisiti serta gerak kerja secretariat penganjur.

Strategi

Pada tahun akan datang untuk mengadakan publisiti awal dan gerak

kerja persediaan yang lebih awal.

4.2.19 KESIMPULAN/ISU BAGI OBJEKTIF KUALITI PT10

Objektif kualiti yang tidak tercapai telah diberi penjelasan.

Memandangkan kesemua objektif kualiti akan dirombak maka

ketidakcapaian tersebut akan diambilkira untuk Semakan Semula

Objektif Kualiti Proses Teras UM. Ketidakcapaian ini berpunca

dari beberapa faktor semasa yang perlu dikaji.

QMEC/Pemilik

Proses Teras

4.3 CADANGAN SEMAKAN POLISI DAN OBJEKTIF KUALITI

(Rujuk Laporan Pencapaian Objektif Kualiti 2015/16 dan

Perubahan Yang Boleh Mempengaruhi SPK, Mesyuarat Kajian

semula Pengurusan Bil. 18/2016)

Berdasarkan maklumbalas yang diterima, berikut PTj yang memberi

Makluman

Page 49: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

49

BIL. PERKARA TINDAKAN

komen tentang semakan kepada Polisi Kualiti.

BIL PTj CADANGAN SEMAKAN KEPADA POLISI

KUALITI UNIVERSITI MALAYA

1.

Fakulti

Ekonomi

dan

Pentadbiiran

Universiti Malaya turut beriltizam untuk

memastikan hasil penyelidikan dapat

dimanfaatkan oleh anggota masyarakat yang

terpinggir di Malaysia.

4.3.1 CADANGAN SEMAKAN OBJEKTIF KUALITI

(a) Berhubung dengan cadangan semakan Objektif Kualiti proses

teras, terdapat dua maklum balas yang diterima dari PTj.

BIL PTj

CADANGAN SEMAKAN KEPADA OBJEKTIF

KUALITI PROSES TERAS UNIVERSITI

MALAYA

1.

Fakult

Ekonomi dan

Pentadbiiran

Memastikan hasil penyelidikan dan pengetahuan

dapat diakses oleh anggota masyarakat.

2.

Institut

Kepimpinan

Pendidikan

Pihak IKP akan mencadangkan tambahan objektif

kualiti bagi tujuan penambahbaikan berkaitan

proses teras PT01 dalam Mesyuarat Pengurus

Kualiti bersama Wakil Pengurusan.

Makluman

4.4 PERUBAHAN YANG BOLEH MEMPENGARUHI SPK UM

(Rujuk Laporan Pencapaian Objektif Kualiti 2015/16 dan

Perubahan Yang Boleh Mempengaruhi SPK, Mesyuarat Kajian

Semula Pengurusan Bil. 18/2016)

Lima PTj di bawah telah melaporkan aktiviti yang boleh menambahbaik

SPK di PTj masing-masing.

Makluman

Page 50: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

50

BIL. PERKARA TINDAKAN

BIL PTj

MAKLUMAN PERUBAHAN YANG

BOLEH MEMPENGARUHI SISTEM

PENGURUSAN KUALITI UNIVERSITI

MALAYA

1. Fakulti

Perubatan

Kegagalan untuk mengambil atau

menyediakan staf sokongan yang

mencukupi bagi membantu pentadbiran

pengajaran dan pembelajaran serta

penyelidikan merupakan satu risiko tinggi

dalam pencapaian kualiti pengurusan dan

objektif kualiti/KPI fakulti.

Fakulti mempunyai dana atau jumlah

tabung yang terhad. Amalan sekarang

adalah pihak Fakulti diminta untuk

membayar sendiri emolument bagi

jawatan kosong yang ingin diisi sekiranya

tidak mendapat kelulusan Agensi Pusat.

Amalan ini adalah tidak ‘sustainable’.

2. Fakulti

Pergigian

Pihak fakulti telah menerimapakai MQF

untuk program Ijazah Sarjana Muda

Pembedahan Pergigian (BDS) yang

bertaraf profesional. Ia juga telah

digunapakai untuk program Sarjana

Pergigian Klinikal (MClinDent), Sarjana

Kesihatan Oral Komuniti (MCOH) dan

Doktor Kesihatan Awam Pergigian

(DrDPH) untuk sesi ini.

Untuk sesi berikutnya bagi program

MClinDent, pihak Fakulti sedang dalam

proses memohon program baharu

Page 51: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

51

BIL. PERKARA TINDAKAN

(kedoktoran klinikal) sejajar dengan

arahan dan memenuhi keperluan terkini

MQA.

3.

Fakulti

Ekonomi dan

Pentadbiran

Fakulti telah menganjurkan Bengkel

SPECTRUM bagi semester II, Sesi

2015/2016: Siri 2 mengikut tahap keaktifan

(Level 1-3) pada 4, 18 dan 25 Mac 2016,

di Makmal Komputer Pascasiswazah.

Bengkel ini diadakan bagi membantu staf

akademik yang masih belum

melengkapkan tahap keaktifan

penggunaan SPECTRUM, di samping

membantu mereka untuk mencapai KPI

individu yang ditetapkan.

4. Fakulti Alam

Bina

Program Sarjana Muda Perancangan

Bandar dan Wilayah telah mendapat

akreditasi oleh Lembaga Perancang

Bandar Malaysia (LPBM) untuk tempoh

empat (4) tahun.

Program Sarjana Seni Bina dan Sarjana

Muda Sains Seni Bina telah mendapat

akreditasi/validasi semula oleh Lembaga

Akitek Malaysia (LAM) dan Royal Institute

of British Architects (RIBA) untuk tempoh

lima (5) tahun mulai sesi 2016/2017.

Program Sarjana Muda Ukur Bahan,

Sarjana Muda Harta Tanah dan Sarjana

Muda Ukur Bangunan, Sarjana Harta

Tanah dalam proses penyediaan laporan

untuk persediaan akreditasi semula

kepada Royal Institution of Chartered

Page 52: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

52

BIL. PERKARA TINDAKAN

Surveyors (RICS), UK kerana akreditasi

ketiga-tiga program tersebut akan berakhir

pada kohort 2016.

Program Sarjana Ukur Bahan dan

Sarjana Muda harta Tanah menggunakan

kurikulum baru mulai sesi 2016/2017

setelah diluluskan oleh Senat pada 28

Julai 2016.

Bengkel Lonjakan FAB 2016 pada 15-16

Februari 2016 di Hotel Armada, Petaling

Jaya.

Audit kendiri oleh Jawatankuasa Kualiti

fakulti pada 4-5 Mei 2016.

5.

Kolej

Kediaman

Ungku Aziz

Pelaksanaan Manual Pengurusan Projek

Kolej Kediaman Ungku Aziz (MAPPUA)

untuk pengurusan aktiviti pelajar dijangka

akan dikuat kuasakan pada sesi

2016/2017.

4.5 PENGESYORAN OBJEKTIF KUALITI BAHARU BAGI PROSES

TERAS UNIVERSITI MALAYA

(a) Bengkel Penyelarasan Objektif Kualiti Proses Teras dan

Dokumentasi UM telah diadakan pada 15 Mac 2016. Objektif bengkel

diadakan adalah untuk ahli-ahli QMEC mengesyorkan objektif kualiti

Proses Teras UM yang baharu selaras dengan KPI Universiti Malaya.

(b) Bengkel telah dijalankan dengan semua pemilik proses teras

untuk memaklumkan pengesyoran objektif kualti baharu dari QMEC

kepada pemilik proses teras.

(c) Maklumbalas daripada pemilik proses telah diterima setelah

perbincangan di antara dilakukan.

(d) Berikut adalah objektif kualiti Proses Teras baharu yang telah

dibentangkan dan dipersetujui pada mesyuarat ini kecuali PT05

Page 53: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

53

BIL. PERKARA TINDAKAN

(Pengurusan Kewangan) dan PT10 (Perkhidmatan Sukan) yang tiada

maklum balas dari Pemilik Proses.

PT01- PENGURUSAN PEMBELAJARAN & PENGAJARAN

i. Meningkatkan pengambilan pelajar dalam pelbagai bidang nisbah

1:1 antara pelajar ijazah tinggi dengan pelajar ijazah dasar.

ii. Memastikan 60% pelajar ijazah dasar mendapat PNGK 3.30 ke

atas semasa pengijazahan (kecuali pelajar Ijazah Sarjana Muda

Perubatan dan Pembedahan, dan Ijazah Sarjana Muda Pembedahan

Pergigian).

iii. Memastikan 15% pelajar ijazah dasar mendapat PNGK 3.7 ke

atas (kecuali pelajar Ijazah Sarjana Muda Perubatan dan

Pembedahan, dan Ijazah Sarjana Muda Pembedahan Pergigian).

iv. Memastikan peratus GOT mengikut kohort dan tempoh yang

dinyatakan seperti berikut:

a) PhD – 7 Semester (40%)

b) Sarjana (Mod Penyelidikan) - 5 Semester (40%)

c) Sarjana (Mod Campuran) - 5 Semester (40%)

d) Sarjana secara berkursus- tempoh minimum pengajian (60%)

e) Sarjana Muda - tempoh minimum pengajian (85%)

v. Memastikan 30% dari kursus menggunakan blended learning.

vi. Memastikan satu program kolaborasi baharu bersama rakan

kongsi antarabangsa atau industri dijayakan.

vii. 82% graduan bekerja 6 bulan selepas tamat pengajian, termasuk

bekerja sendiri (perniagaan start-up).

Page 54: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

54

BIL. PERKARA TINDAKAN

viii. Memastikan 50% daripada keseluruhan permohonan program

pascasiswazah secara penyelidikan diproses dalam tempoh satu bulan

dari tarikh permohonan lengkap diterima.

PT02 - PENGURUSAN PENYELIDIKAN

i. Memastikan 85% penerbitan jurnal adalah di dalam jurnal yang

diindekskan dalam Pangkalan Data Thomson ISI Web/Scopus.

ii. Memastikan sekurang-kurangnya 5% daripada projek

penyelidikan dalam tempoh setahun adalah dalam bentuk usahasama

dan secara pembiayaan bersama dengan industri/ institusi terkemuka

antarabangsa.

iii. Memastikan sekurang-kurangnya 50 permohonan geran

penyelidikan dikemukakan kepada pihak industri/ badan-badan

antarabangsa dalam tahun semasa.

iv. Memastikan sekurang-kurangnya 30% daripada penerbitan yang

diindeks dalam ISI-WoS adalah dalam Q1 & Q2.

v. Peningkatan sekurang-kurangnya 2 mata H-Index Scopus dalam

tahun semasa.

PT03 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

i. Memastikan Perancangan Sumber Manusia setiap PTj bagi tahun

berikutnya diselesaikan selewat-lewatnya pada bulan November tahun

semasa.

ii. Memastikan sekurang-kurangnya 85% waran perjawatan staf

akademik diisi pada Disember tahun semasa.

iii. Memastikan sekurang-kurangnya 17% dari waran perjawatan staf

Page 55: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

55

BIL. PERKARA TINDAKAN

akademik diisi oleh staf akademik antarabangsa pada Disember tahun

semasa.

iv. Memastikan sekurang-kurangnya 70% staf bukan akademik

menghadiri 4 hari kursus dalam setahun.

v. Memastikan sekurang-kurangnya 80% daripada pelanggan

berpuas hati dengan perkhidmatan yang diberikan.

PT04 - PENGURUSAN INFRASTRUKTUR & HARTA

i. 5 tan sisa ditukar menjadi produk sekunder yang berguna seperti

baja dalam masa setahun.

ii. Menyediakan sekurang-kurangnya 1% belanjawan OCAR PPHB

dan PTM dalam teknologi terkini (canggih/ hijau) untuk kegunaan

kampus.

iii. Mengurangkan permintaan ke atas utiliti sebanyak 3% setahun

(Elektrik=MW; Air=m3).

iv. Memastikan sasaran 90% dari pada permohonan kerosakan,

penilaian dan aduan melalui Sistem Helpdesk tercapai dalam tempoh

yang berkenaan.

v. Memastikan 80% aduan yang didaftarkan ke Sistem Helpdesk

ICT dan dikendalikan oleh PTM, diselesaikan dalam masa 4 hari

bekerja. Aduan ini tidak termasuk aduan yang melibatkan

pengaturcaraan.

vi. Memastikan kebolehcapaian perkakasan utama rangkaian setiap

bulan ialah sekurang-kurangnya 99.7%.

Page 56: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

56

BIL. PERKARA TINDAKAN

vii. Memastikan purata ketersediaan (availability) pelayan–pelayan

kritikal bagi setiap bulan adalah 98%.

viii. Melengkapkan tiga kerja-kerja pembangunan strategik dalam

masa setahun.

ix. Meningkatkan/mengadakan sekurang-kurangnya satu kemudahan

untuk orang kurang upaya dalam masa setahun.

x. Memastikan 20% suis rangkaian berkelajuan kurang 1 Gbps

dibuat penggantian dalam setahun.

xi. Menjana 2 laporan business intelligence untuk pengurusan

tertinggi dalam setahun.

PT05 - PENGURUSAN KEWANGAN

i. Memastikan kadar kutipan yuran Ijazah Tinggi sekurang-

kurangnya 80% daripada yuran yang dikenakan.

ii. Memastikan pulangan pelaburan mencapai pulangan purata 4%

setahun.

PT06 - PENGURUSAN KOMERSIALISASI

i. Memastikan 5% daripada staf akademik UM menjalankan kerja

perundingan. (UPUM).

ii. Memastikan sekurang-kurangnya peningkatan sebanyak 5% dari

purata keuntungan 3 tahun berakhir bagi keuntungan bersih UPUM.

iii. Memastikan sekurang-kurangnya 50%

teknologi/produk/buku/karya asli didaftarkan dalam bentuk Harta

Intelek (IPR) seperti paten, Cap Dagangan (Trademark), Hakcipta

(Copyright), Rekabentuk Industri (Industrial Design) dan sebagainya

Page 57: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

57

BIL. PERKARA TINDAKAN

dalam tempoh maksima enam (6) bulan selepas proses dimulakan.

(UMCIC).

iv. Memastikan sekurang-kurangnya 50% produk/teknologi UM

memasuki proses pengkomersilan melalui Perlesenan Teknologi

(Licensing), Penjualan Produk (Outright Sale), Penubuhan Syarikat

(Spin Off) atau lain-lain stategi pengkomersilan, dilaksanakan dalam

tempoh dua belas (12) bulan selepas ianya didaftarkan sebagai harta

intelek paten UM. (UMCIC)Memastikan sekurang-kurangnya

peningkatan sebanyak 10% dari purata keuntungan tiga (3) tahun

berakhir. (UPUM).

v. Memastikan sekurang-kurangnya 30 program jalinan masyarakat

yang melibatkan pemindahan teknologi/ilmu pada tahun semasa.

PT07 - PENGURUSAN HAL EHWAL PELAJAR

i. Memastikan sekurang-kurangnya 20% pelajar Ijazah Dasar

terlibat dalam aktiviti-aktiviti di peringkat kebangsaan dan 80% aktiviti

keusahawanan ini dijalankan berkaitan dengan industri.

ii. Memastikan sekurang-kurangnya 30 program pelajar Ijazah Dasar

terlibat dalam aktiviti-aktiviti di peringkat kebangsaan dan 10 program

di peringkat antarabangsa.

iii. Menganjurkan sekurang-kurangnya 40 kursus/program

pembangunan pelajar dalam setahun merangkumi bidang

sukarelawan, kepimpinan, keusahawanan, kerjaya, sukan, kesenian

dan kerohanian.

iv. Memastikan perkhidmatan utama HEP iaitu perkhidmatan bas,

penginapan, kaunseling dan bantuan kewangan pelajar mendapat

penilaian 80% pada tahap memuaskan.

Page 58: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

58

BIL. PERKARA TINDAKAN

PT08 - PENGURUSAN PERPUSTAKAAN

i. Perolehan judul baru dalam pelbagai format: 5000 untuk bidang

AHSS (Arts, Humanities & Social Sciences) dan 2,500 untuk bidang

STEM (Science, Technology, Engineering & Medicine).

ii. Peningkatan kandungan digital berteraskan penyelidikan

(research based digital content) sebanyak 5,000 objek digital.

iii. Menyediakan akses kepada bahan keperluan kursus sebanyak

90% daripada borang Maklumat Semasa Kursus/Maklumat Kursus

Untuk Semester/Penggal Semasa (UM-PT01-PK03-BR004).

iv. Pendaftaran 50 akaun baru dalam UM Research Repository

(http://eprints.um.edu.my).

v. Melaksanakan 5 (lima) aktiviti latihan yang menyokong

pengajaran & pembelajaran dan penyelidikan kepada warga Universiti

Malaya.

PT09 - PENGURUSAN KOLEJ KEDIAMAN

i. Memastikan 80% responden soal selidik menilai perkhidmatan

dan kemudahan kolej kediaman dalam kampus utama adalah

memuaskan.

ii. Memastikan sekurang-kurangnya 2 projek dilakukan secara

multicultural.

iii. Memastikan penglibatan penghuni kolej sekurang-kurangnya :

(a) 75% di peringkat kolej

(b) 35% di peringkat universiti

(c) 5% di peringkat kebangsaan/ antarabangsa

Page 59: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

59

BIL. PERKARA TINDAKAN

*(Kecuali penghuni yang tidak mengamalkan sistem merit

Bahagian Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)

PT10 - PENGURUSAN PERKHIDMATAN SUKAN/KEBUDAYAAN

Pengurusan Perkhidmatan Sukan

i. Memastikan penyertaan pasukan sekurang-kurangnya 90%

acara-acara yang dianjurkan oleh MASUM.

ii. Menyertai sekurang-kurangnya 50% acara-acara yang ditawarkan

di Kejohanan Sukan Staf Antara Universiti Malaysia (SUKUM).

iii. Melaksanakan sekurang-kurangnya 70% acara-acara sukan dan

rekreasi peringkat dalaman kampus samada untuk pelajar mahupun

staf.

Pengurusan Perkhidmatan Kebudayaan

iv. Memastikan 80% permohonan khidmat konsultansi teknikal,

kepakaran seni dan pengurusan seni kepada pelanggan dilaksanakan

seperti yang dipersetujui.

v. Memastikan sekurang-kurangnya satu acara seni bertaraf

antarabangsa dilaksanakan pada setiap tahun.

vi. Memastikan 85% penyewa berpuas hati dengan kemudahan di

dalam Panggung Eksperimen.

vii. Memastikan 80% pelanggan berpuas hati dengan perkhidmatan

seni yang disediakan oleh Pusat Kebudayaan.

5.0 DAPATAN AUDIT KUALITI DALAMAN BIL. 17/2016, MAKLUM

BALAS PTj MENGENAI KETAKAKURAN TERBUKA

5.1 Laporan dapatan Audit Kualiti Dalaman Bil. 17/2016 telah Makluman

Page 60: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

60

BIL. PERKARA TINDAKAN

didokumenkan sebagai:

i. Buku 1: Am

ii. Buku 2: Ketakakuran PTj Akademik

iii. Buku 3 : Ketakakuran PTj Bukan Akademik; dan

iv. Buku 4: Pemerhatian dan Nota Amalan Positif

1. Maklumat Tambahan berkaitan audit kualiti dalaman:

Penekanan juga kepada keperluan Kerangka Kelayakan

Malaysia.

Latihan dari perunding SIRIM iaitu Kursus Auditor Baru serta

Kursus Pengenalan MS ISO 9001:2015 dan juga oleh QMEC

kepada auditor dan auditee.

Pendekatan – Audit Bersepadu (Integrated Audit)

Masa sesi audit direkod dan disahkan oleh wakil auditee

dalam borang kehadiran audit.

Soal selidik dijalankan ke atas auditee dan auditor.

Borang khas penilaian auditor disediakan untuk Ketua

Pasukan.

Laporan audit diserahkan kepada Ketua PTj dengan tindakan

pembetulan digunapakai di seluruh PTj kecuali bagi Canseleri

dan Kolej Kediaman memandangkan skop PTj ini terlalu besar

dan pelbagai. Ketua PTj perlu memantau supaya

jabatan/bahagian/unit yang berkenaan mengambil tindakan

terhadap ketakakuran.

Rancangan Tindakan Pembetulan (RTP) diberi lebih

penelitian. Biasanya melibatkan 3 peringkat penutupan

ketakuran – bermula dengan mencari sebab (root cause)

berlakunya ketakakuran tersebut (kaedah 5W 1H, How? Why?

Where? When? What? Who? digunakan), pembetulan bukti

ketakakuran yang ditemui, dan langkah pencegahan serta

latihan/pemakluman tentang pembaharuan yang dibuat.

Page 61: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

61

BIL. PERKARA TINDAKAN

Pembentangan NC adalah mengikut fasal dan PTj seperti

biasa.

2. Isu-isu utama bagi NC juga ditekankan supaya tumpuan diberi

kepada perkara berkenaan.Ketua Auditor turut menegaskan

supaya PTj juga menangani pemerhatian yang dikenalpasti bagi

PTj masing-masing untuk memastikan isu tidak menjadi

ketakakuran dan juga mengambil berat kepada ketakakuran yang

berulang. Pihak SIRIM akan lebih memandang hal ini dalam

Audit Pemantauan Semula oleh SIRIM International Sdn. Bhd.

yang dijadualkan berlangsung di UM pada November 2016.

Amalan positif boleh dirujuk dalam Buku 4 bagi tujuan

perkongsian maklumat dan amalan oleh PTj lain.

3. Ketua Auditor memaklumkan bahawa kesemua ketakakuran Audit

Kualiti Dalaman Bil.16/2015 yang berstatus terbuka telah dapat

diselesaikan.

5.2 LAPORAN AM

Ketua Auditor secara ringkas membentangkan aktiviti yang dijalankan

sebelum, semasa dan selepas audit dalaman. Segala aktiviti

dilaksanakan mengikut rancangan audit yang diperincikan dalam Buku

1.

1. Antara perkara yang digariskan adalah aktiviti pra, tempoh audit

dan pasca audit :

AKTIVITI PRA – AUDIT

BIL PERKARA TARIKH

1. Pengemaskinian Pangkalan Data Auditor Dalaman Universiti Malaya

Jan - Februari 2016

2. Kursus Auditor Dalaman (Baru) oleh SIRIM Training Sdn.Bhd.

28 – 29 Januari 2016

3. Understanding And Implementing Risk Assessment Of ISO 9001:2015 kepada Lead Auditor UM

3 Februari 2016

Makluman

Page 62: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

62

BIL. PERKARA TINDAKAN

4. Understanding And Implementing Risk Assessment Of ISO 9001:2015 kepada Auditee PTj Akademik

4 Februari 2016

5.

Understanding And Implementing Risk Assessment Of ISO 9001:2015 kepada Auditor Dalaman dan Auditee PTj Bukan Akademik

17 Februari 2016

6. Perbincangan Pemilihan Auditor untuk Audit Kualiti Dalaman Bil.17/2016

7 Mac 2016

7. Mesyuarat Ketua Pasukan Auditor 8 April 2016

8.

Taklimat Pemantapan Proses Audit dan Mesyuarat Auditor Dalaman(*sekurang-kurangnya 12 hari sebelum Audit Dalaman)

14 April 2016

AKTIVITI DALAM TEMPOH AUDIT

Bil. Perkara Tarikh

1. Mesyuarat Pembukaan Audit Kualiti Dalaman Bil. 17/2016 di Auditorium Mercu Alam Bina, Fakulti Alam Bina

9 Mei 2016

2. Audit Kualiti Dalaman Bil. 17/2016 9 - 20 Mei 2016 (2 minggu)

AKTIVITI PASCA AUDIT

Bil. Perkara Tarikh

1. Majlis Pemakluman Keputusan Audit Kualiti Dalaman Bil. 17/2016 di Dewan Kuliah Utama, Akademi Pengajian Islam

23 Mei 2016

2. Rancangan Tindakan Pembetulan dari PTj (7 hari bekerja setelah tarikh akhir Audit Kualiti Dalaman Bil. 17/2016)

31 Mei 2016

3. Pengesahan Tutup Ketakakuran (3 minggu setelah tarikh akhir Audit Kualiti Dalaman Bil. 17/2016)

10 Jun 2016

4. Mesyuarat Pengurus Kualiti bersama Wakil Pengurusan (QMMR)

15 Julai 2016

5. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil. 18/2016

28 September 2016

Page 63: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

63

BIL. PERKARA TINDAKAN

6. Audit Pemantauan oleh SIRIM QAS International Sdn. Bhd. (tentatif)

28 Nov. – 2 Dis 2016

2. Antara Perkara Yang Disemak Semasa Audit – Standard MS ISO

9001:2015:

10.1 General (Improvement)

10.3 Continual improvement

5.3 Organizational roles, responsibilities and authorities

7.2 Competence

7.3 Awareness

7.4 Communication

7.5.1 General (Documented information)

8.1 Operational planning and control

8.2.1 Customer communication

8.2.2 Determining the requirements related to products and

services

8.5.5 Post-delivery activities

9.1.3 Analysis and evaluation

9.3 Management review

9.3.1 General (Management review)

Quality manual (refer 4.3, 4.4, 7.5.1)

3. Rumusan Penemuan Audit dan Analisis Keputusan

(a) Ketakakuran, Pemerhatian dan Amalan Positif

Secara keseluruhannya, audit telah mendapati bahawa Sistem

Pengurusan Kualiti masih mantap diamalkan di UM. Audit telah

mengenalpasti empat (4) amalan positif yang boleh dicontohi oleh

PTj lain. Ringkasan amalan positif ini adalah seperti berikut:

(i) FAKULTI PERUBATAN

Pengurusan Fakulti Perubatan (FoM) berhasrat menjadikan

Page 64: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

64

BIL. PERKARA TINDAKAN

FoM sebagai salah satu World Class Leader dalam

penyelidikan perubatan, pembangunan dan komersialisasi

(R&D&C) menjelang 2020 melalui pelan strategik 2015-2020,

iaitu melalui - * Engender growth of local research talent in

biomedical and health sciences * Enable translation of clinical

research findings into policy and practice * Drive cutting-edge

research to marketable technologies and commercialization

Beberapa inisiatif yang dijalankan (dibawah TD Penyelidikan)

untuk memperkasakan penyelidikan di FOM adalah melalui

program - 1. Research Mentorship program: * improve quality

of research for junior lecturer who is interested in research

track. * one-to-one coaching by seniors (professor) - grant

application, experimental designs, writing & presentation skills,

etc. 2. Research Focus @ Department: * to facilitate & foster

research interations between researchers & clinicians,

between departments in a large faculty. * a platform to highlight

departmental & personal research interest. 3. Scientific Café

* Identify research focust and excellence for depratment and to

promote collaboration via large research grant application via

UMRG, LRGS, TRGS.

(ii) FAKULTI PERUBATAN

Medical Education & Research Development Unit (MERDU,

Fakulti Perubatan) mengambil inisiatif untuk mengingatkan

pensyarah-pensyarah slot pengajaran mereka dan ahli-ahli

jawatan kuasa tertentu untuk tugas pengajaran program MBBS

serta menghadiri mesyuarat jawatankuasa berkenaan. Nama,

nombor telefon bimbit dan e-mail semua tenaga pengajar

dikumpulkan dan dikemaskini dari semasa ke semasa.

Peringatan dibuat melalui SMS dan email seminggu sehingga

sejam sebelum tugas perlu dilaksanakan. PENDEKATAN - A.

MESYUARAT BLOCK: (1) Tarikh untuk Mesyuarat Blok akan

ditentukan (persetujuan daripada Block Chair, lazimnya 6-9

Page 65: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

65

BIL. PERKARA TINDAKAN

bulan sebelum blok bermula). (2) Google invitation akan

dihantar kepada semua Block Chair, Koordinator Stage 1/

Stage 2, Koordinator Jabatan dan ahli jawatankuasa kurikulum

MERDU. Semasa Mesyuarat blok, semua topik dan sesi

dipersetujui oleh Block Chair, Koordinator Stage 1/ Stage 2

dan Koordinator Jabatan. Sesalinan grid dan draf jadual waktu

akan diagihkan kepada coordinator jabatan untuk dibawa

berbincang dengan tenaga pengajar dari jabatan masing-

masing. (3) Tiga Bulan Sebelum Permulaan Blok Ahli

jawatankuasa kurikulum MERDU akan menghubungi jabatan

untuk mendapatkan nama-nama pensyarah mengikut draf

jadual waktu. Nama pensyarah-pensyarah yang terlibat

meliputi tenaga pengajar bagi kuliah, clinical days dan juga

PBL. (4) 3-4 minggu Sebelum Permulaan Blok Jadual waktu

(hardcopy & softcopy) akan dihantar kepada jabatan masing-

masing untuk diagihkan kepada pensyarah-pensyarah yang

terlibat. Ahli jawatankuasa kurikulum MERDU akan

mengemaskini system pesanan ringkas, iSMS untuk

menghantar peringatan kepada tenaga pengajar berkenaan

penyerahan bahan pengajaran (Powerpoint slides) ke MERDU

untuk dimuatnaik ke atas portal SPECTRUM/ CENTRUM bagi

penyediaan pembelajaran pelajar. B. KULIAH (1) Satu minggu

sebelum kuliah Google invite dan iSMS akan dihantar untuk

mengingatkan tenaga pengajar yang terlibat tentang slot, tajuk,

tempat dan waktu pengajaran masing-masing. (2) Satu hari

sebelum kuliah Google invite dan iSMS akan dihantar untuk

mengingatkan tenaga pengajar yang terlibat tentang slot, tajuk,

tempat dan waktu pengajaran masing-masing. (3) Ketidak

hadiran Tenaga Pengajar Bagi tenaga pengajar yang

mengalami kes kecemasan/ perkara yang tidak dapat

dielakkan, waktu pengajaran akan dijadualkan semula tetapi

sebaik-baiknya dalam minggu yang sama setelah pihak

Page 66: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

66

BIL. PERKARA TINDAKAN

MERDU dimaklumkan. Walaubagaimanapun, semua tenaga

pengajar yang tidak hadir perlu mengisi Borang Pindaan Kelas

sebagai rekod dan disimpan di MERDU. Sepanjang perjalanan

program UMMP, jumlah pindaan kelas tidak melebihi 5%.

(iii) PERPUSTAKAAN

Usaha-usaha gigih PTj di dalam memastikan staf PTj diberi

kesedaran tentang pengurusan risiko dan proses

mengenalpasti risiko adalah amalan yang patut dicontohi oleh

PTj lain. Kesedaran diberikan melalui beberapa bengkel dan

taklimat yang dijalankan untuk semua staf PTj adalah usaha

yang efektif dalam persediaan awal mengenai pengurusan

risiko di UM.

(iv) TIMBALAN NAIB CANSELOR (PEMBANGUNAN)

Pejabat TNC Pembangunan mengamalkan polisi

memaklumkan penggunaan utiliti seperti elektrik, air serta

akses internet kepada PTj serta pengguna melalui emel. Polisi

ini membantu pengguna serta PTj memantau penggunaan

serta membuat strategi bagi penggunaan yang lebih efektif

serta menjimatkan kos.

(b) Walau bagaimanapun terdapat peluang penambahbaikan, dengan

220 ketakakuran dan 94 pemerhatian yang dkenalpasti.

(c) Taburan ketakakuran dan pemerhatian mengikut fasal piawai MS

ISO 9001:2015 dan mengikut PTj telah dilaporkan dalam Buku 1.

Isu umum yang berkaitan dengan fasal ketakakuran yang lazim

ditemui adalah seperti berikut:

Fasal Bil. NC

8.5.1 Control of production and service provision

56

7.1.4 Environment for the operation of processes

17

Page 67: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

67

BIL. PERKARA TINDAKAN

8.5.2 Identification and traceability 15

8.1 Operational planning and control 12

10.2.Nonconformity and corrective action 11

9.1.3 Analysis and evaluation 10

(d) Isu lazim yang merentasi PTj disenaraikan di halaman 11 dan 14 (Buku 1). PTj dipohon untuk memberi perhatian kepada aspek ini.

1. 8.5.1 Control of production and service provision

PTj tidak melaksanakan pengeluaran dan perkhidmatan yang

diberikan dalam keadaan terkawal.

Contoh:

i. Kompenan penilaian berterusan tidak dilaksanakan seperti

yang dinyatakan di dalam Proforma Kursus dan Maklumat Kursus.

ii. PTJ tidak memantau Laporan e-Attendance yang telah

dikeluarkan dari tahun 2015 hingga terkini. Laporan tersebut tidak

ditandatangani dan tiadanya pemantauan oleh penyelia atau

ketua berkaitan jika status tidak hadir bekerja.

iii. PTj tidak memastikan bahawa kakitangan yang telah

mengambil cuti khas persidangan bantuan sederhana dan besar

melaksanakan tanggungjawap mereka dalam ketiga-tiga perkara

yang dinyatakan dalam borang laporan cuti khas persidangan

2. 7.1.4 Environment for the operation of processes

PTj tidak menentukan, menyediakan dan mengekalkan

persekitaran yang diperlukan untuk operasi proses-prosesnya

dan untuk mencapai keakuran produk dan perkhidmatan

Contoh:

i. Tiada bukti pemeriksaan berkala di buat di APM oleh

Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan, untuk

mengenalpasti bahaya, menilai dan mengawal apa-apa

perkara yang dianggap tidak selamat atau merupakan risiko

Page 68: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

68

BIL. PERKARA TINDAKAN

di tempat kerja. Tiada borang HIRARC disediakan. ERT (

Emergency Response Team ) hanya bertindak apabila

berlakunya kecemasan seperti kebakaran.

"Sterile Normal Saline Solution" dalam Peti Pertolongan

Cemas di Pejabat Timbalan Dekan (Ijazah Tinggi) telah

tamat tempoh pada Januari 2016. Didapati juga ubat sapu

luka "Providin" dan ubat cuci luka "N.Saline" telah tamat

tempoh pada 7 April 2016.

ii. "Sterile Normal Saline Solution"dalam peti pertolongan

Cemas di Bilik Cetak, Bangunan Anggerik telah tamat

tempoh pada Januari 2016.

iii. Bilik Rekod 1 tidak diselenggara dengan baik. Staf solat di

bilik tersebut. Terdapat Fail Kursus, Fail Pelajar, tesis yang

tidak disusun dan tidak dilabel dengan baik. Terdapat juga

barang peribadi staf dan beberapa buah kerusi yang tidak

digunakan dalam bilik tersebut.

iv. Bilik Juruteknik 1, Blok Anggerik yang tidak selamat untuk

diduduki masih belum dikosongkan walaupun arahan untuk

berpindah ke penempatan baru telah dikeluarkan melalui

emel bertarikh 26 Januari 2016 bagi tujuan keselamatan.

Semasa audit dijalankan, beberapa orang staf berada dalam

bilik berkenaan. Terdapat juga kotak dan puntung rokok

dalam bilik tersebut.

v. Bilik Rakaman di Blok Anggerik yang digunakan sebagai

lokasi pengajaran tidak diselenggara dengan baik. Terdapat

banyak barang dan peralatan yang tidak tersusun dan yang

sepatutnya tidak berada di lokasi yang dinyatakan. Contoh:

terdapat meja ping-pong, meja yang patah, peralatan yang

perlu dilupuskan.

vi. Surau Perempuan di Blok Anggerik tidak berada dalam

keadaan yang kemas dan teratur. Terdapat bekas air dan

cawan-cawan di tempat mengambil wuduk serta terdapat

bungkusan-bungkusan plastik di atas kabinet dan lantai

Page 69: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

69

BIL. PERKARA TINDAKAN

surau.

3. 8.5.2 Identification and traceability

PTj tidak menggunakan kaedah yang sesuai untuk mengenal

pasti output apabila perlu untuk memastikan keakuran produk dan

perkhidmatan. PTj tidak mengenalpasti status output terhadap

memantau dan syarat-syarat pengukuran di seluruh pengeluaran

dan perkhidmatan. PTj tidak mengawal pengenalan unik output

apabila kebolehkesanan diperlukan dan tidak mendokumenkan

maklumat yang diperlukan untuk membolehkan kebolehkesanan.

Contoh:

i. iPad (KUA0900COM00215) telah bertukar milik daripada SEJ

kepada NHM melalui memo bertarikh 22.12.2015. Rekod

Inventori tiada catatan bertukar milik. Tiada rekod Pergerakan

Aset.

ii. Hand Drill (KUA0903ENG01367) (Kejuruteraan Elektrik) telah

bertukar milik dari Pejabat Am kepada MSS. Rekod Inventori

tiada catatan bertukar milik. Tiada rekod Pergerakan Aset.

iii. Portable Multimeter (KUA0901ENG00460) (Kejuruteraan

Awam) tercatit dalam bilik pensyarah MJ telah tamat

perkidmatan, dan peralatan telah berpindah ke makmal. Rekod

Inventori tiada catatan bertukar milik. Tiada rekod Pergerakan

Aset (Mengikut surat edaran berkenaan pengurusan aset

UM.Q/BPH/17 bertarikh 20/1/2014, setiap pergerakan dan

peminjaman aset dan inventori direkodkan di dalam Borang

Pergerakan Aset dan Inventori bagi tujuan pemantauan.)

4. 8.1 Operational planning and control

PTj tidak merancang, melaksanakan dan mengawal proses-

proses yang perlu untuk memauhi keperluan terhadap

penyediaan produk dan perkhidmatan.

Contoh:

Page 70: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

70

BIL. PERKARA TINDAKAN

i. Pejabat Ijazah Tinggi tidak mematuhi arahan kerja dalam

pelantikan pemeriksa bagi calon Sarjana Sains dengan tidak

membuat pelantikan Pemeriksa Luar Simpanan melalui

mesyuarat Jawatakuasa Ijazah Tinggi Fakulti.

5. 10.2.Nonconformity and corrective action

PTj tidak melakukan tindakan pembetulan terhadap ketidakakuran

yang berlaku, termasuk yang berpunca daripada aduan.

Contoh:

i. PTj tidak memantau keberkesanan terhadap

RancanganTindakan Pembetulan (RTP) yang diambil ke atas

ketakakuran PTj pada audit Dalaman 16/2015 dan ketakakuran

yang sama telah berulang kembali. Fail Kursus Semester 1, sesi

2015/2016 masih tidak lengkap.

ii. PTj tidak memantau keberkesanan terhadap tindakan

pembetulan yang diambil ke atas ketidakakuran PTj pada audit

dalaman yang lepas (bil 16/2015) di mana pelan kecemasan yang

menandakan lokasi Anda di sini serta arah tuju ke tempat

berkumpul semasa kecemasan, adalah tidak tepat dan

mengelirukan. Terdapat beberapa pelan pada Aras 1 blok

pentadbiran yang langsung tidak menandakan lokasi Anda di sini.

6. 9.1.3 Analysis and evaluation

PTj tidak menganalisa dan menilai data dan maklumat yang

sesuai yang berbangkit dari pemantauan dan pengukuran.

Contoh:

i. PTJ tidak membuat penilaian keberkesanan latihan yang telah

dijalankan oleh PTJ. Siri latihan "Bengkel Pengukuhan Kerja

Berpasukan Staff FPP" yang dijalankan pada 12 - 13 March

2016 tidak dilakukan sebarang penilaian.

ii. Didapati PTj tidak membuat analisa terhadap objektif kualiti,

tidak memantau pencapaian objektif kualiti fakulti serta tidak

Page 71: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

71

BIL. PERKARA TINDAKAN

menyampaikan atau menhebahkan keputusan analisa kepada

ahli-ahli PTj.

5.3 STATUS KETAKAKURAN

(a) Status ketakakuran pada tarikh-tarikh tertentu telah dibentangkan.

(b) Status ketakakuran pada 27 September 2016 serta bilangan

ketakakuran yang berjaya diselesaikan pada 10 Jun 2016 adalah

seperti jadual berikut:

PTj BIL. NC

BIL.DI

TUTUP

PADA

10/06/2016

BIL.DI

TUTUP

SELEPAS

10/06/2016

BIL.

TERBUKA

SETAKAT

27/09/2016

Akademi Pengajian Islam 17 17 0 0

Akademi Pengajian

Melayu 18 18 0 0

Fakulti Alam Bina 2 2 0 0

Fakulti Bahasa &

Linguistik 8 8 0 0

Fakulti Ekonomi &

Perniagaan 2 2 0 0

Fakulti Kejuruteraan 7 5 2 0

Fakulti Pendidikan 6 6 0 0

Fakulti Pergigian 7 7 0 0

Fakulti Perniagaan &

Perakaunan 10 6 4

0

Fakulti Sains 20 20 0 0

Fakulti Sains Komputer &

Teknologi Maklumat 4 4 0 0

Fakulti Sastera & Sains

Sosial 8 8 0 0

Fakulti Perubatan 7 7 0 0

Fakulti Undang-Undang 5 5 0 0

Pusat Kebudayaan 8 8 0 0

Pusat Sukan 8 8 0 0

Makluman

Page 72: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

72

BIL. PERKARA TINDAKAN

Institut Pengajian

Siswazah 15 14

1 0

Pusat Asasi Sains UM 9 0 9 0

Jabatan Bendahari 1 1 0 0

Canseleri A 9 8 1 0

Pembangunan 12 12 0 0

Perpustakaan 1 1 0 0

Pendaftar 3 3 0 0

Penyelidikan & Inovasi 12 12 0 0

Kolej Kediaman 8 8 0 0

Hal Ehwal Pelajar 11 10 1 0

Canseleri B 2 2 0 0

JUMLAH 220 202 18 0

(c) Kesemua ketakakuran Audit Kualiti Dalaman Bil.17/2016 telah

diselesaikan.

5.4 RUMUSAN AUDIT KUALITI DALAMAN BIL.17/2016

(a) Ketua Auditor menyuarakan penghargaan kepada semua yang

terlibat yang telah memberikan kerjasama ketika Audit Kualiti Dalaman

Bil.17/2016.

(b) Ketua Auditor juga memaklumkan berkenaan beberapa isu umum

berkaitan proses audit yang perlu diberikan perhatian, iaitu:

1. Ada beberapa PTj yang tidak akur dan lewat dalam

perlaksanaan RTP dan penutupan ketakakuran mengikut

masa yang telah ditetapkan.

2. Penulisan RTP tidak menyeluruh dan tiada tindakan jangka

panjang menyebabkan NC berulang.

3. Komitmen yang berkurangan oleh sesetengah para auditor

dan auditee dalam perlaksanaan proses audit.

4. Kesedaran tentang pentingnya audit di kalangan warga UM

didapati semakin berkurangan.

Page 73: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

73

BIL. PERKARA TINDAKAN

(c) Audit Pemantauan Oleh SIRIM QAS International Sdn. Bhd.

dirancang berlangsung di Universiti Malaya pada bulan November

2016.

(d) MS ISO 9001:2015 telah diimplementasi di Universiti Malaya

bermula pada tahun ini semasa Audit Kualiti Dalaman UM Bil.17/2016

manakala akan digunakan oleh pihak SIRIM semasa Audit Pensijilan

Semula UM pada tahun 2017.

(e) Penekanan terhadap MS ISO 9001:2015 diantaranya adalah:

1. Keperluan yang jelas untuk “ PEMIKIRAN BERASASKAN RISIKO

“ untuk menyokong dan meningkatkan kefahaman dan aplikasi

pendekatan proses.

2. KEPERLUAN DAN PENEKANAN UNTUK KEPIMPINAN -

Pengurusan atasan perlu menunjukkan kepimpinan dan komitmen

yang lebih tinggi.

3. Kurang keperluan yang ditetapkan ; lebih berasaskan prestasi.

4. Teks teras standard, struktur, definisi membolehkan organisasi

dengan sistem pengurusan pelbagai untuk mencapai integrasi dan

pelaksanaan yang lebih baik.

(f) QMEC telah menjalankan aktiviti berikut dalam Pelaksanaan

Peralihan untuk MS ISO 9001:2015 di UM iaitu:

1. Taklimat ISO 9001:2015 & Pemantapan Auditor Untuk Pengurusan

Tertinggi & "Lead" Auditor 17 Mac 2015.

2. Taklimat Peralihan MS ISO 9001:2008 Kepada MS ISO 9001:2015

Kepada Ketua-Ketua PTj pada 21 April 2015.

3. Taklimat Kepada Pengurus Kualiti Semasa Mesy. QMMR pada 24

April 2015.

4. Kursus Auditor Dalaman (Baru) oleh SIRIM Training Sdn.Bhd.

Page 74: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

74

BIL. PERKARA TINDAKAN

pada 28 – 29 Januari 2016.

5. Understanding And Implementing Risk Assessment Of ISO

9001:2015 kepada Lead Auditor UM pada 3 Februari 2016.

6. Understanding And Implementing Risk Assessment Of ISO

9001:2015 kepada Auditee PTj Akademik pada 4 Februari 2016.

7. Understanding And Implementing Risk Assessment Of ISO

9001:2015 kepada Auditor Dalaman dan Auditee PTj Bukan

Akademik pada 17 Februari 2016.

6.0 LAPORAN JAMINAN KUALITI DAN AKREDITASI

(Rujuk Laporan Jaminan Kualiti Dan Akreditasi, Mesyuarat Kajian

Semula Pengurusan Bil. 18/2016)

6.1 LATAR BELAKANG

Dimaklumkan bahawa tanggungjawab utama Jaminan Kualiti dan

Akreditasi (JKA) adalah untuk memberi penerangan dan pendedahan

keperluan MQF, memberi penerangan terhadap keperluan dasar dan

SPK UM berkaitan P&P, menjamin kualiti program akademik serta

memupuk budaya penjaminan kualiti program dan P&P yang

berterusan di PTj

Satu lagi tanggung jawab dan kegiatan JKA yang utama adalah

melibatkan pengakreditasian program. Proses pengakreditasian

melibatkan dua peringkat: pengakreditasian sementara untuk

permohonan program baharu serta pengakreditasian penuh bagi

program yang telah diberi status akreditasi sementara. Bagi program

sedia ada bukan profesional yang telah diiktiraf, QMEC akan

menjalankan proses pengakreditasian semula mulai tahun 2016.

Makluman

6.2 KEGIATAN UTAMA

Dilaporkan kepada mesyuarat bahawa dalam tempoh dari 16

September 2015 sehingga 15 September 2016, kegiatan utama QMEC

adalah seperti disenaraikan di bawah:

Makluman

Page 75: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

75

BIL. PERKARA TINDAKAN

(i) Pengakreditasian Program

(ii) Pemantauan Pelaksanaan Program Akademik Sedia Ada

(iii) Semakan Kurikulum

(iv) Audit Pengekalan Swaakreditasi oleh Agensi Kelayakan

Malaysia (MQA)

(v) Penilaian oleh ASEAN University Network-Quality Assurance

(AUN-QA)

6.2.1 PENGAKREDITASIAN PROGRAM

Mesyuarat dimaklumkan aktiviti pengakreditasian program yang

melibatkan permohonan akreditasi sementara bagi program baharu

dan permohonan bagi akreditasi penuh bagi progrram yang telah

memperolehi akreditasi sementara.

Bagi tempoh 16 September 2015 sehingga 15 September 2016, status

bagi 14 permohonan akreditasi sementara program baharu dilaporkan.

Daripada jumlah ini, 5 permohonan telah diberi status akreditasi

sementara (termasuk 3 permohonan baru), 2 permohonan dalam

semakan semula panel penilai dan 2 permohonan dibatalkan oleh PTj.

Bagi memastikan maklumat yang diberi dalam dokumen LPKP

sentiasa relevan dengan keadaan semasa, pemilik program telah diberi

tempoh selama 6 bulan dari sesi maklumbalas penilaian untuk

menambahbaik dokumen. Mana-mana permohonan akreditasi

sementara yang melebihi tempoh ini akan dibatalkan dan pemilik

program perlu memohon semula. Sehubung itu, permohonan

akreditasi sementara bagi 6 program telah dibatalkan kerana melebihi

tempoh.

Senarai dan status permohonan Akreditasi Sementara dalam tempoh

16 September 2015 sehingga 15 September 2016 diberi secara

terperinci dalam Laporan Jaminan Kualiti dan Akreditasi (lihat Jadual

3).

Makluman

Page 76: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

76

BIL. PERKARA TINDAKAN

Turut dilaporkan adalah status bagi 10 permohonan akreditasi penuh

dalam tempoh 16 September 2015 sehingga 15 September 2016.

Daripada jumlah ini, 2 permohonan sedang dalam proses permohonan

sijil akreditasi penuh dari MQA, 6 permohonan dalam proses

penambahbaikan oleh pemilik program dan 2 program dalam penilaian

dokumen oleh panel penilai. Jadual 4 dalam laporan yang sama

memberi gambaran status permohonan akreditasi penuh.

6.2.2 PEMANTAUAN PELAKSANAAN PROGRAM SEDIA ADA

Dimaklumkan bahawa bagi memastikan proses P&P serta

pemantauan program adalah mengikut dasar dan kaedah yang

ditetapkan oleh SPK UM dan keperluan standard 2.4.1 / 7.1.1 dalam

COPPA, PTj Akademik telah diminta melaporkan status bagi perkara-

perkara berikut:

a) Laporan Pencapaian Kursus untuk Sesi 2015/2016

b) Laporan Pencapaian Kemahiran Insaniah (KI) untuk sesi

2015/2016

a) Laporan Pencapaian Kursus

Mesyuarat dimaklumkan bahawa pengumpulan data ini dibuat bagi

mengenal pasti cara untuk menambahbaik proses pengajaran dan

pembelajaran kursus dan prestasi pencapaian pelajar. Kriteria yang

diambil kira termasuk pencapaian hasil pembelajaran kursus, purata

markah lulus, peratusan pelajar lulus dan maklumbalas pelajar

mengenai kursus.

Sebanyak 92.5% program Ijazah Dasar dan 74.2% program Ijazah

Tinggi telah hantar Laporan Pencapaian Kursus. Maklumat kesemua

laporan yang dihantar telah dianalisis dan dikelaskan kepada 3

kumpulan pencapaian iaitu sangat memuaskan, memuaskan dan tidak

memuaskan.. Jadual 8 Laporan Jaminan Kualiti dan Akreditasi

menggambarkan data yang diperolehi dari PTj berkaitan kursus yang

Makluman

Makluman

Page 77: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

77

BIL. PERKARA TINDAKAN

dianalisis serta tahap pencapaian kursus mengikut kelas pencapaian di

atas. Secara ringkasnya, peratusan pencapaian kursus mengikut tahap

adalah seperti berikut:

Pencapaian

Kursus

Peratusan Keseluruhan

Ijazah

Dasar

Sesi 14/15

Ijazah

Dasar

Sesi 15/16

Ijazah

Tinggi

Sesi 14/15

Ijazah

Tinggi

Sesi 15/16

Sangat

Memuaskan 19.97% 23.94% 32.87%% 36.36%

Memuaskan 57.91% 53.21% 48.08% 42.96%

Tidak

Memuaskan 22.12% 22.85% 19.05% 20.67%

Pemilik program diminta untuk mengambil tindakan yang bersesuaian

berdasarkan pencapaian ini dengan menyemak semula:

- sama ada hasil pembelajaran kursus (CO) sesuai dan menilai

aspek yang sepatutnya

- kriteria yang digunakan untuk menilai CO (boleh

dipertingkatkan)

- sama ada kaedah penilaian sesuai dengan CO

- penstrukturan kursus dan program

- faktor lain (tenaga pengajar, masa, latarbelakang pelajar)

b) Laporan Pencapaian Kemahiran Insaniah

Semua PTj Akademik juga diminta melengkapkan Laporan

Pencapaian Kemahiran Insaniah (KI) bagi Sesi 2015/2016 untuk

semua program yang ditawarkan. Laporan ini bertujuan supaya PTj

Akademik dapat melihat secara keseluruhan pencapaian kemahiran

insaniah yang diterapkan kepada pelajar. Daripada 120 program ijazah

dasar yang ditawarkan, hanya 65.00% program yang menilai

pencapaian KI. Ringkasan penerimaan laporan pencapaian KI dan

elemen KI yang dinilai bagi program Asasi/Diploma/Ijazah dasar diberi

dalam Jadual 9 Laporan Jaminan Kualiti dan Akreditasi. Bagi program

Dekan/Pengarah

PTj Akademik

Makluman

Page 78: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

78

BIL. PERKARA TINDAKAN

ijazah tinggi pula, hanya 73.33% program yang menilai KI daripada 96

program yang ditawarkan. Jadual 10 Laporan Jaminan Kualiti dan

Akreditasi menyenaraikan PTj yang telah mengemukakan laporan

tersebut kepada QMEC.

Analisis yang dijalankan terhadap laporan yang dihantar mendapati

tumpuan elemen insaniah yang diterapkan bagi program-program

peringkat Asasi/Diploma/Ijazah Dasar serta peringkat Ijazah Tinggi di

UM adalah pemikiran kritis dan kemahiran menyelesaikan masalah

(CT) serta kemahiran komunikasi (CS). Pecahan peratusan

ditunjukkan dalam Rajah 3 dan Rajah 4 Laporan Jaminan Kualiti dan

Akreditasi.

6.2.3 SEMAKAN KURIKULUM

Mesyuarat dimaklumkan bahawa kesemua program akademik yang

ditawarkan perlu menjalankan semakan kurikulum tertakluk kepada

tempoh yang dinyatakan dalam Dasar Pengurusan Program Akademik

(DPPA). Kebanyakan program telah selesai semakan kurikulum pada

tahun 2015 dan pada tahun 2016 semakan kurikulum lebih bertumpu

kepada program-program ijazah tinggi terutamanya program secara

penyelidikan pada tahun 2015. Tanggungjawab memastikan kurikulum

yang disemak memenuhi keperluan sewajarnya, dikongsi bersama

antara QMEC, Pusat Pembangunan Akademik (CDC), Institut

Pengajian Siswazah (IPS) dan Bahagian Akademik (BA). Sehingga 16

September 2016, sebanyak 96 program Ijazah Dasar dan 104 program

Ijazah Tinggi telah disemak

Makluman

6.2.4

AUDIT PENGEKALAN SWAAKREDITASI OLEH MQA

Mesyuarat dimaklumkan bahawa Audit Pengekalan Swaakreditasi

telah dijalankan oleh pihak MQA pada 23 hingga 26 November 2015.

Panel dari MQA terdiri 7 orang auditor, kesemuanya ahli akademik dari

pelbagai institusi pengajian tinggi tempatan yang dipengerusikan oleh

Profesor Emeritus Dato’ Dr Ibrahim Ahmad Bajunid.

Makluman

Page 79: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

79

BIL. PERKARA TINDAKAN

Secara keseluruhannya audit telah berjalan dengan baik dan lancar.

Pada laporan lisan akhir lawatan, panel penilai telah memperakui

bahawa sistem penjaminan kualiti program di UM kekal berkualiti

namun begitu masih terdapat beberapa perkara yang boleh

ditambahbaik. UM masih menunggu laporan akhir audit berkenaan dan

akan mengambil tindakan sewajarnya berdasarkan laporan yang akan

dikemukakan ini.

6.2.5 PENILAIAN OLEH AUN-QA

Dimaklumkan bahawa UM telah dipelawa oleh AUN-QA untuk

menjalani penilaian institusi pada tahun 2018. Antara syarat utama

untuk melayakkan UM menjalani penilaian ini adalah sekurang-

kurangnya 5 program dari UM perlu dinilai oleh AUN-QA.

Sehubung itu, UM telah mengenalpasti 5 program untuk menjalani

penilaian oleh AUN-QA. 5 program ini telah dikenalpasti berdasarkan

keperluan pasaran dan mobiliti pelajar terutamanya dari komuniti

ASEAN. 5 program yang telah dipilih adalah seperti berikut:

a) Sarjana Muda Bahasa dan Linguistik Inggeris

b) Sarjana Muda Pendidikan Awal Kanak-kanak

c) Sarjana Kesihatan Awam

d) Sarjana Usuluddin (Al-Quran dan Al-Hadith)

e) Sarjana Syariah dan Undang-undang

Namun begitu ahli mesyuarat berpendapat bahawa Sarjana Usuluddin

(Al-Quran dan Al-Hadith) serta Sarjana Syariah dan Undang-undang

tidak bersesuaian untuk dihantar penilaian. Sehubung itu Akademi

Pengajian Islam diminta untuk mengemukakan 2 program baharu di

peringkat Sarjana Muda.

Pengarah Institut Asia Eropah (AEI) memaklumkan bahawa AEI

berminat untuk turut serta dalam penilaian oleh AUN-QA. Program

yang dicadangkan untuk penilaian ini adalah program Sarjana

Antarabangsa Pengajian ASEAN. Mesyuarat bersetuju dengan

Makluman

Pengarah Akademi

Pengajian Islam

Pengarah Institut

Asia Eropah

Page 80: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

80

BIL. PERKARA TINDAKAN

cadangan ini. Sehubung itu, AEI akan turut dijemput untuk menghadiri

bengkel akan datang.

Bagi persediaan penilaian institusi, satu jawatankuasa yang terdiri

daripada pelbagai pihak di UM akan dibentuk bagi penulisan dokumen

“Self Assessment Report”

QMEC

6.4 RUMUSAN

Sebagai rumusan, aktiviti JKA yang teras seperti pengakreditasian

program, meningkatkan penghayatan dan kefahaman warga UM

mengenai pendidikan berasaskan hasil (Outcome-Based Education -

OBE) akan dilaksanakan mengikut keperluan. Pelaksanaan program

serta keakuran terhadap OBE, MQF dan SPK akan dipantau secara

berkala oleh QMEC melalui audit dan verifikasi dokumen.

Untuk tahun 2017, antara aktiviti yang dirancang adalah seperti berikut:

a) Pengakreditasian semula program sedia ada bukan

profesional

b) Bengkel latihan penilai program dalaman

c) Penilaian program oleh AUN-QA

d) Persediaan bagi penilaian institusi oleh AUN-QA

TNC (A&A) mengingatkan PTj akademik bahawa eksesais

pengakreditasian semula adalah amat penting bagi membolehkan

program-program yang ditawarkan di UM disenaraikan semula di

dalam Daftar Kelayakan Malaysia (MQR). Kegagalan untuk

disenaraikan dalam MQR menyebabkan program berkenaan tidak

diiktiraf.

Makluman

Dekan/Pengarah

PTj Akademik

7.0 MAKLUM BALAS PELANGGAN

(a) Status Maklum Balas Pelanggan

(b) Kajian Kepuasan Pelanggan

7.1 STATUS MAKLUM BALAS PELANGGAN

(Rujuk Laporan Status Maklum Balas Pelanggan, Mesyuarat

Page 81: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

81

BIL. PERKARA TINDAKAN

Kajian Semula Pengurusan Bil. 18/2016).

7.1.1 SISTEM PENGURUSAN MAKLUM BALAS PELANGGAN

(a) Laporan ini membentangkan kegiatan pengurusan maklum balas

pelanggan serta trend dan pola maklum balas pelanggan bagi tempoh

17 September 2015 hingga 15 September 2016.

(b) Pemprosesan maklum balas pelanggan dilaksanakan mengikut

prosedur kualiti Pengurusan Maklum Balas Pelanggan (UM-PT00-

PK08). Terdapat dua cara rasmi menyalurkan maklum balas iaitu:

(i) Melalui Borang Maklum Balas Pelanggan (UM-PT00-PK08-

BR001-S07) yang boleh didapati dari Peti Maklum Balas

yang diletakkan di empat puluh enam (46) lokasi di

Universiti Malaya.

(ii) Melalui e-aduan iaitu secara on-line melalui laman web

QMEC http://qmec.um.edu.my. Sistem ini bermula pada 1

Julai 2005. E-aduan juga boleh diakses oleh pelajar melalui

laman MyUM – Portal Pelajar bermula pada Julai 2011.

Pengadu perlu mengisi borang elektronik di laman web dan

dikehendaki mengesahkan aduannya secara e-mel

sebelum ia dihantar kepada Pusat Tanggungjawab (PTj)

untuk disiasat dan diambil tindakan.

(d) Borang Maklum Balas Pelanggan yang digunapakai sekarang

merupakan semakan ke-7 berkuatkuasa 24 Januari 2011. Status

maklum balas dikekalkan kepada enam (6) iaitu:

(a) Di hantar ke PTj untuk tindakan

(b) Tindakan perlu diperbaiki

(c) Tindakan perlu dipantau oleh PTj

Makluman

Page 82: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

82

BIL. PERKARA TINDAKAN

(d) Telah diunjur ke PTj lain

(e) Selesai dan perlu dipantau

(f) Selesai

7.1.2 PEMPROSESAN MAKLUM BALAS PELANGGAN

Bilangan maklum balas yang diterima dan peratus yang diambil

tindakan oleh PTj dalam tempoh 30 hari untuk 17 September 2015

hingga 15 September 2016. Secara umum, 35.6 peratus maklum balas

dapat diselesaikan dalam tempoh 30 hari. (Sila Rujuk Jadual 1,

Laporan Status Maklum Balas Pelanggan, MESYUARAT KAJIAN

SEMULA PENGURUSAN Bil. 18/2016).

Makluman

7.1.3 LAPORAN MAKLUM BALAS PELANGGAN

Dalam tempoh 17 September 2015 hingga 15 September 2016,

sejumlah enam puluh tujuh (67) Borang Maklum Balas Pelanggan telah

diterima dan diproses. Sebanyak enam puluh (60) borang dapat

dihantar ke PTj untuk tindakan manakala tujuh (7) borang tidak dapat

dihantar kerana kekurangan maklumat yang diisi oleh pengadu.

Makluman

7.1.4 KATEGORI MAKLUM BALAS PELANGGAN

Berdasarkan masalah atau isu yang diadu/dicadangkan, maklum balas

yang diproses boleh dibahagikan kepada empat kategori utama (Rajah

3). Kategori yang paling besar adalah Proses/Sistem 30 (52%),

Infrastruktur iaitu sebanyak 20 (33%), diikuti oleh Manusia sebanyak

8(13%), dan Perkhidmatan Kaunter sebanyak 1 (2%).

Makluman

7.1.5 STATUS MAKLUM BALAS PELANGGAN

(a) Daripada jumlah maklum balas ini, 30 (50%) telah diselesaikan.

Maklum balas yang belum diselesaikan terdiri daripada maklum

balas yang telah Dihantar ke PTj tetapi belum menerima sebarang

maklum balas sebanyak 10 (17 %), Tindakan perlu dipantau PTj

10 (7%), Telah diunjur ke PTj lain 1 (1%), Tindakan perlu dibaiki 1

(2%) dan 8(13 %) maklum balas diberikan status Selesai Dan

Perlu Dipantau. Sebanyak 8 (13%).

Makluman

Page 83: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

83

BIL. PERKARA TINDAKAN

(b) Sehingga 15 September 2016, 24 maklum balas belum dapat

diselesaikan dan disenaraikan dalam Jadual di bawah:

PTj Bil. Kod Status

Akademi Pengajian Islam

1 A/1-0/180116/01

Selesai dan perlu dipantau sehingga 15 Jun 2016

Fak. Ekonomi dan Pentadbiran

1 A/5-0/140116/01

Selesai dan perlu dipantau sehingga 27 Mei 2016

Fak.Pergigian 11

A/8-0/040516/01

Tindakan perlu diperbaiki oleh PTj sehingga 29 September 2016

A/8-0/121115/01

Tindakan perlu dipantau oleh PTj sehingga 15 Oktober 2016

A/8-0/121115/02

Tindakan perlu dipantau oleh PTj sehingga 15 Oktober 2016

A/8-0/121115/03

Tindakan perlu dipantau oleh PTj sehingga 15 Oktober 2016

A/8-0/121115/04

Tindakan perlu dipantau oleh PTj sehingga 15 Oktober 2016

A/8-0/121115/05

Tindakan perlu dipantau oleh PTj sehingga 15 Oktober 2016

A/8-0/121115/06

Tindakan perlu dipantau oleh PTj sehingga 15 Oktober 2016

A/8-0/121115/07

Tindakan perlu dipantau oleh PTj sehingga 15 Oktober 2016

A/8-0/121115/08

Tindakan perlu dipantau oleh PTj sehingga 15 Oktober 2016

A/8-0/121115/09

Tindakan perlu dipantau oleh PTj sehingga 15 Oktober 2016

A/8-0/121115/10

Tindakan perlu dipantau oleh PTj sehingga 15 Oktober 2016

Institut Pengajian

6 A/16-0/110816/01

Dihantar ke PTj untuk tindakan

PTj berkenaan

Page 84: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

84

BIL. PERKARA TINDAKAN

Siswazah A/16-0/010316/01

Selesai dan perlu dipantau shg 2 Ogos 2016

A/16-0/180216/01

Selesai dan perlu dipantau shg 2 Ogos 2016

A/16-0/180216/02

Selesai dan perlu dipantau shg 2 Ogos 2016

A/16-0/180216/03

Selesai dan perlu dipantau shg 2 Ogos 2016

A/16-0/180216/04

Selesai dan perlu dipantau shg 2 Ogos 2016

Pusat Pencetus Bakat & Latihan Industri (CITra)

1 A/19-11/020316/01

Dihantar ke PTj untuk tindakan

Pusat Pelajar Antarabangsa (ISC)

1 A/19-25/081215/01

Selesai dan perlu dipantau sehingga 4 Mac 2016

Pusat Teknologi Maklumat

1 A/22-1/030816/01

Dihantar ke PTj untuk tindakan

Kolej Kediaman Keempat

1 C/23-4/271115/01

Telah diunjur ke PTj lain. Pantau sehingga 5 Oktober 2016

Kolej Kediaman Kedua Belas

1 A/23-12/050816/01

Tindakan perlu diperbaiki sehingga 29 September 2016

7.1.6 TREND MAKLUM BALAS PELANGGAN UM

Trend maklum balas di Universiti Malaya dianalisis dari tempoh MKSP

9 hingga MKSP 18 (Jadual 3). Bilangan maklum balas yang paling

banyak adalah bagi kategori Infrastruktur, diikuti Proses/Sistem dan

Manusia. Bilangan maklum balas tertinggi dicatatkan semasa MKSP 11

(273), tetapi telah menunjukkan trend menurun bermula pada MKSP

12 sehingga sekarang. Pada MKSP ke-18 trend berubah kepada

Proses/Sistem mencatatkan maklum balas tertinggi. Jumlah maklum

balas adalah yang terendah iaitu 60 (sehingga 15 September 2016).

Makluman

Page 85: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

85

BIL. PERKARA TINDAKAN

Hanya separuh iaitu 50% maklum balas yang diterima dapat

diselesaikan dalam tempoh yang ditetapkan. Peratus ini menunjukkan

penurunan yang agak ketara berbanding MKSP 16 dan 17. Punca

penurunan peratus maklum balas dalam tempoh yang ditetapkan

dinyatakan dalam bahagian 7.1.7.

7.1.7 MASALAH LAZIM KELEWATAN PENYELESAIAN MAKLUM BALAS

Masalah lazim yang menyebabkan kelewatan penyelesaian maklum

balas adalah seperti berikut:

1. Borang maklum balas yang dikembalikan kepada pihak QMEC

tidak diisi dengan lengkap terutama pada bahagian punca

masalah dan rancangan tindakan.

2. PTj tidak melampirkan bukti rancangan tindakan yang

dinyatakan.

3. Bagi maklum balas yang tidak dirahsiakan pengadunya, PTj

tidak mengambil langkah memaklumkan rancangan tindakan

kepada pihak pengadu.

4. Bagi maklum balas yang diunjurkan ke PTj lain, respon

maklum balas mungkin mengambil masa yang lebih lama.

5. Kelewatan penyediaan laporan pemantauan bagi maklum

balas yang berstatus ‘Tindakan masih perlu dipantau oleh PTj’

dan ‘Selesai dan perlu dipantau’. Kebanyakan kes juga

melibatkan aduan mengenai infrastruktur yang mengambil

masa yang agak lama.

Makluman

7.1.8 RUMUSAN MAKLUM BALAS PELANGGAN

Sistem maklum balas pelanggan Universiti Malaya merupakan sistem

yang membantu Universiti mengenal pasti masalah yang sering

dihadapi oleh para pelanggan. Ia juga bertindak sebagai mekanisme

untuk membolehkan pelanggan menyampaikan cadangan yang boleh

menambahbaik sistem sediada. Sistem maklum balas ini juga adalah

satu mekanisme yang boleh digunakan bagi memantau warga

Universiti Malaya di dalam pelaksanaan tugas masing-masing.

Makluman

Page 86: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

86

BIL. PERKARA TINDAKAN

Kecekapan dan keberkesanan sesebuah PTj menangani maklum

balas dari pelanggan juga boleh dikenal pasti melalui sistem ini.

Secara amnya, bilangan aduan/ maklum balas pelanggan

menunjukkan pengurangan yang ketara berbanding tahun

sebelumnya. Ini boleh dijadikan sebagai satu indikator bahawa sistem

pengurusan kualiti UM telah semakin matang dan berkesan. Walau

bagaimanapun, peratus penyelesaian maklum balas yang diterima

dalam masa yang ditetapka menunjukkan pengurangan ketara. Ini

amat penting diambil perhatian oleh semua pihak. Pengurus Kualiti PTj

perlu memastikan punca kelewatan maklum balas diselesaikan seperti

yang tersenarai di bahagian 3.5 tidak berulang dan setiap aduan yang

diterima ditangani dengan baik. Kerjasama dan tindakan PTj amat

diperlukan untuk memastikan keberkesanan dan kemantapan sistem

pengurusan maklum balas UM dapat berjalan dengan lancar.

Selain itu, bagi menambahbaik proses maklum balas pelanggan,

maklum balas yang melibatkan sistem dan infrastruktur tidak lagi

diuruskan oleh QMEC bermula September 2016. QMEC dengan

kerjasama PTM telah mewujudkan satu sistem di mana maklum balas

yang melibatkan infrastruktur dan sistem akan disalurkan terus ke

helpdesk PTM dan JPPHB. Langkah ini diharap dapat:

i. Mempercepatkan tindakan ke atas maklum balas yang

dikemukakan bagi kes-kes yang memerlukan tindakan segera seperti

wifi tidak berfungsi, aircond tidak berfungsi dan sebagainya.

ii. Mengurangkan kes di mana maklumbalas tidak dapat

diselesaikan dalam tempoh 30 hari. Contohnya, kes yang melibatkan

penaiktarafan infrastruktur yang memerlukan penyediaan kertas kerja

dan kelulusan di peringkat universiti.

7.2 KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN

(Rujuk Laporan Kajian Kepuasan Pelanggan, Mesyuarat Kajian

Makluman

Page 87: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

87

BIL. PERKARA TINDAKAN

Semula Pengurusan Bil. 18/2016)

Sistem Pengurusan Kualiti berdasarkan MS ISO 9001: 2008

mengutamakan proses penambahbaikan berterusan dan antara input

utama kepada proses ini adalah maklum balas pelanggan.

Sehubungan itu, kajian terhadap kepuasan pelanggan mustahak bagi

memastikan bahawa langkah yang diambil untuk sebarang perubahan

pada sistem pengurusan adalah bertujuan meningkatkan

keberkesanan sistem tersebut.

Pada Mac 2016, kajian kepuasan pelanggan yang telah dijalankan

ialah Kajian Kepuasan Pelajar Terhadap Perkhidmatan Sokongan.

Kajian Kepuasan Pelanggan turut dijalankan oleh Pusat

Tanggungjawab (PTj) masing-masing mengikut skop yang berbeza-

beza. Lampiran 1. ms 46 menyenaraikan Lapan Puluh Empat (84)

Kajian Kepuasan Pelanggan yang dijalankan oleh tiga puluh (28) PTj

dan impak kajian terhadap PTj.

7.2.1 KAJIAN KEPUASAN PELAJAR IJAZAH DASAR DAN ASASI

TERHADAP PERKHIDMATAN SOKONGAN

Kajian ini bertujuan untuk mendapatkan maklum balas dari pelajar

mengenai tahap kualiti perkhidmatan sokongan di UM. Kajian ini

mengukur tahap kepentingan perkhidmatan sokongan dan kepuasan

mereka terhadap perkhidmatan tersebut. Dapatan daripada kajian ini

adalah penting kerana pelajar merupakan pelanggan utama UM.

Pengalaman mereka berurusan dengan perkhidmatan sokongan di UM

adalah penting kerana ini akan memberikan impak terhadap persepsi

mereka terhadap UM yang berusaha untuk menjadi universiti bertaraf

dunia. Secara umumnya, pelajar yang berpuas hati dengan

perkhidmatan sokongan UM akan mempunyai persepsi yang positif

terhadap universiti dan akan menjadi duta secara tidak langsung

dalam mempromosikan UM kepada masyarakat luar.

Secara khususnya, kajian ini mempunyai dua objektif utama:

Makluman

Page 88: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

88

BIL. PERKARA TINDAKAN

a. Membandingkan persepsi pelajar terhadap tahap kepentingan

dan tahap kepuasan terhadap perkhidmatan sokongan yang

ditawarkan di UM

b. Mendapatkan pandangan pelajar aspek yang perlu ditambah

baik oleh perkhidmatan sokongan di UM.

Kajian ini melibatkan sembilan jenis perkhidmatan sokongan. Kajian ini

mendapati tahap persepsi keseluruhan pelajar terhadap perkhidmatan

sokongan UM adalah antara sederhana dan baik. Terdapat perbezaan

yang signifikan antara tahap kepentingan dan tahap kepuasan pelajar

terhadap semua jenis perkhidmatan sokongan, di mana perbezaan

terbesar ialah perkhidmatan ICT, perkhidmatan kolej kediaman dan

perkhidmatan pelbagai seperti bank, kedai dan kedai buku.

Secara amnya, soalan berkenaan perkhidmatan sokongan di UM

terbahagi kepada sembilan bahagian:

1. Perkhidmatan Makanan & Minuman

2. Perkhidmatan Kolej Kediaman

3. Perkhidmatan Sukan Dan Rekreasi

4. Perkhidmatan Pengangkutan

5. Perkhidmatan Kewangan Dan Hal Ehwal Pelajar

6. Perkhidmatan Ict

7. Perkhidmatan Kesihatan

8. Perkhidmatan Perpustakaan

9. Perkhidmatan Pelbagai (Bank/ Kedai Buku Dsb)

7.2.2 RUMUSAN KAJIAN KEPUASAN PELAJAR TERHADAP

PERKHIDMATAN SOKONGAN

Dapatan kajian boleh dirujuk dalam Laporan Kajian Kepuasan

Pelanggan, Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil. 18/2016)

(a) Secara keseluruhan, persepsi keseluruhan pelajar terhadap

Makluman

Page 89: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

89

BIL. PERKARA TINDAKAN

perkhidmatan sokongan UM ialah antara sederhana dan baik (3.44).

(b) Tahap kepuasan pelajar terhadap SEMUA jenis perkhidmatan

yang dinilai adalah lebih rendah berbanding dengan tahap kepentingan

di kalangan pelajar.

(c) Komen dan cadangan yang paling kerap diutarakan oleh pelajar

adalah berkenaan perkhidmatan kaunter dan urusan pentadbiran di

dalam kampus UM (287), diikuti kemudahan fizikal (224) dan

perkhidmatan pelbagai (211). Komen dan cadangan yang paling

kurang diberikan adalah berkenaan perkhidmatan kewangan (20),

perkhidmatan kesihatan (24) dan perkhidmatan sukan dan rekreasi

(39). 90 pelajar menyatakan mereka berpuashati dengan perkhidmatan

sokongan di UM dan mencadangkan agar ianya dikekalkan.

(d) Secara keseluruhan, kajian ini mendapati tahap kepuasan pelajar

terhadap perkhidmatan sokongan adalah sederhana dan masih

terdapat banyak ruang yang boleh ditambahbaik. Perkhidmatan seperti

ICT, kolej kediaman dan perkhidmatan pelbagai seperti kedai

runcit/serbaneka, mesin ATM dan kedai percetakan merupakan

perkhidmatan yang perlu diambil perhatian. Bagi setiap perkhidmatan

yang ditawarkan, PTj boleh melihat secara lebih terperinci aspek-aspek

penting yang boleh diambil tindakan. Sebagai contoh, bagi

perkhidmatan makanan dan minuman, kebanyakan pelajar tidak

berpuashati tentang caj makanan dan minuman yang dikenakan

setimpal dengan kualiti yang diberikan. PTj perlu bertindak memantau

secara berterusan tentang operasi pengusaha kafetaria di PTj masing-

masing.

(e) Cadangan serta komen yang dikemukakan oleh pelajar perlu

diambil serius oleh pihak yang berkaitan. Bagi komen yang agak

serius , PTj boleh mengambil inisiatif menyiasat dan melakukan

tinjauan untuk mengesahkan isu yang ditimbulkan. Adalah penting

untuk setiap PTj mengambil tindakan yang sewajarnya ke atas dapatan

yang relevan kepada mereka kerana kualiti perkhidmatan sokongan

yang tidak baik akan menjejaskan pengalaman pelajar sepanjang

Page 90: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

90

BIL. PERKARA TINDAKAN

mereka berada di UM.

(f) Seiring dengan usaha universiti dalam memastikan kualiti

program yang ditawarkan di UM berada pada tahap antarabangsa,

kualiti perkhidmatan sokongan di UM juga harus bertaraf

antarabangsa. Perkara ini menjadi lebih penting sekiranya UM serius

dalam menarik lebih ramai pelajar antarabangsa yang sudah

semestinya mempunyai harapan dan standard yang tinggi. Perkara ini

mungkin kelihatan remeh tetapi ia memberikan impak yang amat besar

kepada sistem pengurusan kualiti UM.

8.0 LAPORAN PENAMBAHBAIKAN

(a) Projek Penambahbaikan Berterusan

(b) Dokumentasi

8.1 PROJEK PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN

(Rujuk Laporan Projek Penambahbaikan Berterusan, Mesyuarat

Kajian Semula Pengurusan Bil. 18/2016)

8.1.1 Salah satu langkah yang telah diambil oleh Universiti Malaya bagi

memastikan proses penambahbaikan berterusan dalam Sistem

Pengurusan Kualitinya adalah melalui projek penambahbaikan

berterusan yang dilaksanakan pada peringkat Pusat Tanggungjawab

(PTj). Perkara yang dipilih untuk Projek Penambahbaikan Berterusan

telah dikenal pasti oleh PTj melalui maklum balas pelanggan atau

ketakakuran yang diterima atau masalah berulang yang dihadapi

dalam menjalankan sesuatu aktiviti di PTj masing-masing.

PTj diminta untuk mengemukakan cadangan projek penambahbaikan

dengan menggunakan Borang Cadangan yang telah disediakan.

Cadangan Projek Penambahbaikan Berterusan yang diterima dari PTj

akan dinilai oleh Panel Penilai yang dilantik oleh Pengurusan Tertinggi.

Panel akan membuat keputusan sama ada projek yang dikemukakan

lulus, lulus bersyarat (perlu membuat pembetulan) atau ditolak.

Makluman

Page 91: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

91

BIL. PERKARA TINDAKAN

Bagi tujuan pemantauan, PTj diminta mengemukakan laporan

kemajuan dan laporan akhir projek. Borang Cadangan, Laporan

Kemajuan dan Laporan Akhir Projek Penambahbaikan Berterusan

dipaparkan di laman web QMEC untuk rujukan dan kegunaan PTj.

Sebagai langkah tambahan terhadap pemantauan projek, setiap PTj

akan melaporkan status pelaksanaan projek di PTj masing-masing

pada Mesyuarat Pengurusan Kualiti bersama Wakil Pengurusan.

Projek yang telah tamat tempoh akan disenaraikan dan dinilai oleh

panel bagi memilih projek terbaik. Anugerah akan diberikan kepada

tiga projek Penambahbaikan Berterusan yang terbaik. Pemenang akan

ditentukan berdasarkan pada kriteria ketelitian perancangan projek,

perlaksanaan, pemantauan, pencapaian objektif projek, impak projek

dan kebolehgunaan projek untuk diadaptasikan di PTj lain.

Status projek Penambahbaikan Berterusan di antara 17 September

2015 hingga 7 September 2016:

STATUS BILANGAN PERATUS

Sedang berjalan 8 23

Melebihi tarikh tamat

3 9

Tamat 17 50

Batal 6 18

Jumlah 34 100

Sebahagian besar Projek Penambahbaikan Berterusan adalah

berkaitan dengan Proses/Sistem (62%), manakala yang lainnya

berkaitan Infrastruktur (31%) dan Manusia (7%).

Sebanyak 17 projek telah tamat dari tempoh 16 April 2016 hingga 17

Ogos 2016 dan layak untuk dinilai oleh Panel Penilai. Berdasarkan

Page 92: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

92

BIL. PERKARA TINDAKAN

kriteria yang telah ditentukan, 3 PTj telah berjaya menerima anugerah

iaitu:

i. Anugerah Emas (Pertama) – Fakulti Perubatan

ii. Anugerah Perak (Kedua ) – Fakulti Sains

iii. Anugerah Gangsa (Ketiga) – Perpustakaan

8.1.2 RUMUSAN

Secara amnya, PTj telah merancang dan melaksanakan Projek

Penambahbaikan Berterusan. Namun begitu, PTj haruslah

memastikan usaha berterusan dilakukan untuk mengenalpasti dan

menjalankan projek penambahbaikan berterusan yang mempunyai

impak besar terhadap proses kerja utama di PTj masing-masing.

Berdasarkan analisa terhadap skop dan perlaksanaan projek

penambahbaikan yang dilaksanakan oleh PTj, didapati kebanyakan

skop projek adalah amat kecil dan mempunyai implikasi yang terhad.

Oleh itu, dicadangkan agar setiap PTj tidak lagi perlu untuk

mempunyai satu projek penambahbaikan. Walau bagaimanapun

Projek Penambahbaikan Berterusan ini akan dikenalpasti oleh pihak

QMEC berdasarkan proses teras. Langkah ini bertujuan untuk

memastikan projek yang dikemukakan mempunyai impak yang lebih

besar dalam menambahbaik proses teras masing-masing dan

meringankan beban kepada setiap PTj untuk mengemukakan projek

secara individu, terutamanya PTj yang mempunyai bilangan staf yang

kecil.

Makluman

8.2 LAPORAN DOKUMENTASI

(Rujuk Laporan Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti,

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil. 18/2016)

8.2.1 Laporan ini membentangkan urusan dokumen bagi tempoh 30 Jun

2015 hingga 30 Jun 2016. Urusan dokumentasi merangkumi segala

pindaan pembatalan dokumen dan penggubalan serta dokumen kualiti

baharu.

Makluman

Page 93: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

93

BIL. PERKARA TINDAKAN

Pengagihan bilangan permohonan mengikut kategori permohonan:

KATEGORI PERMOHONAN BILANGA

N PERATUSAN

(%)

PENULISAN Dokumen BAHARU

4 7

PINDAAN Dokumen 29 50

PEMBATALAN Dokumen 25 43

JUMLAH 58 100%

Proses Teras berikut adalah di antara yang aktif memohon pindaan

dokumen.

Proses Teras Bilangan

dokumen

Manual Kualiti (Induk) (PT00) Tiada

Pengajaran dan Pembelajaran (PT01) 17

Pengurusan Penyelidikan (PT02) 1

Pengurusan Sumber Manusia (PT03) 2

Pengurusan Infrastruktur dan Harta (PT04) 12

Pengurusan Kewangan (PT05) 16

Pengurusan Komersialisasi (PT06) 1

Pengurusan Hal Ehwal Pelajar (PT07) 3

Pengurusan Perpustakaan (PT08) 6

Pengurusan Kolej Kediaman (PT09) Tiada

Pengurusan Perkhidmatan Sukan/Kebudayaan

(PT10) Tiada

Bermula tahun 2010, QMEC juga menyelaraskan dokumen dasar

berkaitan proses teras. Setakat ini enam (6) dari tujuh (7) dasar telah

di terbitkan dan diedarkan ke PTj yang berkenaan. Hanya dasar bagi

Pengurusan Sumber Manusia yang belum selesai.

Page 94: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

94

BIL. PERKARA TINDAKAN

8.2.2 SEMAKAN OBJEKTIF KUALITI PROSES TERAS

Keperluan semakan Objektif Kualiti Proses Teras sedia ada seringkali

dibangkitkan pada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. Objektif

kualiti adalah keperluan kepada Standard MS ISO 9001. Tahun 2016,

QMEC telah mengambil langkah awal dengan mengadakan Bengkel

Penyelarasan Objektif Kualiti Proses Teras Dan Dokumentasi UM Bagi

Pelaksanaan MS ISO 9001:2015 pada 15 Mac 2016 selaras dengan

KPI strategik UM (2016-2020). Susulan daripada bengkel beberapa

siri perbincangan dengan Pemilik Proses Teras diadakan. Jadual

dibawah menyatakan tarikh perbincangan tersebut:

Proses Teras Pemilik Proses Tarikh Perjumpaan

PT01 – Pengajaran dan Pembelajaran

TNC (A&A) 31 Mac 2016

PT02 - Pengurusan Penyelidikan

TNC (P&I) 5 Ogos 2016

PT03 – Pengurusan Sumber Manusia

Pendaftar 28 Mac 2016

PT04 - Pengurusan Infrastruktur & Harta

TNC (Pembangunan) 5 April 2016

PT05 - Pengurusan Kewangan

Pengawal Kewangan 20 April 2016

PT06 - Pengurusan Komersialisasi

TNC (P&I) 5 Ogos 2016

PT07 - Pengurusan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni

TNC (HEPA) 12 April 2016

PT08 - Pengurusan Perpustakaan

Ketua Pustakawan 5 April 2016

PT09 - Pengurusan Kolej Kediaman

TNC (HEPA) 12 April 2016

PT10 - Pengurusan Perkhidmatan Sukan / Kebudayaan

TNC (A&A) 12 April 2016

Pengesyoran objektif kualiti baharu bagi Proses Teras Universiti

Malaya telah ditunjukkan pada bahagian 4.5.

Page 95: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

95

BIL. PERKARA TINDAKAN

9.0 LAPORAN PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL

(Rujuk Laporan Penilaian Prestasi Pembekal, Mesyuarat Kajian

Semula Pengurusan Bil. 18/2016)

9.1 LAPORAN PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL

1. TUJUAN

Laporan ini bertujuan untuk melaporkan analisis Penilaian Prestasi

Pembekal bagi tempoh 30 Julai 2015 sehingga 30 Julai 2016.

2. RUMUSAN

(a) Secara keseluruhan, jumlah perolehan Universiti Malaya bagi

tempoh 30 Julai 2015 sehingga 30 Julai 2016 adalah sebanyak

35,171.

(b) Peringatan secara emel telah dikeluarkan kepada syarikat-

syarikat pembekal yang berprestasi sederhana, kurang baik dan

tidak baik kerana kelewatan bekalan / perkhidmatan dan kualiti

bekalan / perkhidmatan tidak seperti yang diharapkan.

(c) Perolehan belum selesai iaitu perolehan yang belum tamat

tempoh penghantaran / siap kerja mengikut PTj bagi perolehan

melebihi RM50,000 sehingga RM500,000 secara sebut harga

adalah seperti berikut:

PTJ BIL. BELUM

SELESAI

BENDAHARI 1

F. EKONOMI PENTADBIRAN 1

F. SAINS KOMPUTER TEKNOLOGI MAKLUMAT 1

PUSAT ASASI SAINS (PASUM) 1

PUSAT KEBUDAYAAN 1

PUSAT SUKAN 1

KOLEJ KEDIAMAN KETIGA (KK3) 1

KOLEJ KEDIAMAN KEENAM (KK6) 1

KOLEJ KEDIAMAN KELAPAN (KK8) 1

KOLEJ KEDIAMAN KESEBELAS (KK11) 1

Makluman

Page 96: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

96

BIL. PERKARA TINDAKAN

CANSELERI 2

F. PERGIGIAN 2

KOLEJ KEDIAMAN KEDUA (KK2) 2

KOLEJ KEDIAMAN KELIMA (KK5) 2

KOLEJ KEDIAMAN KESEMBILAN (KK9) 2

TNC P&I 3

F. KEJURUTERAAN 3

F. PERUBATAN 3

F. SAINS 3

KOLEJ KEDIAMAN KEEMPAT (KK4) 3

KOLEJ KEDIAMAN KETUJUH (KK7) 3

TNC HEP 4

KOLEJ KEDIAMAN KEDUABELAS (KK12) 6

TNC P – PTM 7

KOLEJ KEDIAMAN KESEPULUH (KK10) 7

TNC P – JPPHB 60

JUMLAH 122

(d) Perolehan yang belum selesai iaitu perolehan yang belum tamat

tempoh penghantaran / siap kerja mengikut PTj bagi perolehan

melebihi RM500,000 secara tender adalah seperti berikut:

PTJ BIL

BELUM SELESAI

TNC P&I - NANOCAT 1

PENDAFTAR - OSH 1

TNC P – PTM 1

TNC P - JPPHB 11

JUMLAH 14

(e) Perolehan yang belum selesai iaitu perolehan yang belum tamat

tempoh penghantaran / siap kerja bagi perolehan melebihi

RM50,000 secara Rundingan Terus adalah seperti berikut:

Page 97: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

97

BIL. PERKARA TINDAKAN

PTJ BIL

BELUM SELESAI

CANSELERI - HIR 1

TNC P&I - IPPP 1

TNC P - PTM 2

FAKULTI SAINS 4

JUMLAH 8

9.2 Secara keseluruhannya, penilaian prestasi pembekal menunjukkan

peningkatan dari tahun sebelumnya. Ini disebabkan oleh PTj yang

telah menggunakan Sistem e-Procurement dengan lebih meluas di PTj

masing-masing. Sistem e-Procurement yang telah ditambahbaik

menyebabkan PTj lebih selesa menggunakan sistem ini bagi sebarang

pembelian / perolehan. Mulai 1 April 2015, semua PTj perlu

melengkapkan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal terlebih dahulu

sebelum bayaran boleh dibuat kepada pembekal. Dengan ini, PTj

secara tidak langsung telah membantu pengguna Sistem e-

Procurement yang lain untuk mendapatkan maklumat berkenaan

prestasi pembekal sebelum sebarang pengesyoran bagi sesuatu

perolehan dilaksanakan.

Makluman

10.0 HAL-HAL LAIN

10.1 (a) Merujuk kepada keperluan Standard MS ISO 9001:2015, elemen

Pengurusan Risiko adalah penting. Oleh yang demikian, QMEC

telah mengadakan beberapa sesi taklimat bermula pada tahun

2015 dan sehingga kini.

(b) Berikut adalah siri perjumpaan bersama pemilik proses mengenai

perbincangan Objektif Kualiti Proses Teras serta Pengurusan

Risiko pada tahun 2016:

PT01 – Pengajaran dan Pembelajaran pada 31 Mac 2016

PT02 - Pengurusan Penyelidikan pada 5 Ogos 2016

Makluman

Page 98: Minit Mesyuarat Kajian Semula 1/2002 - qmec.um.edu.my Bil_19_2017/2_Minit MKSP Bil... · bil. 1 pusat pengurusan dan penambahbaikan kualiti minit mesyuarat kajian semula pengurusan

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016

98

BIL. PERKARA TINDAKAN

PT03 – Pengurusan Sumber Manusia pada 28 Mac 2016

PT04 - Pengurusan Infrastruktur & Harta pada 5 April 2016

PT05 - Pengurusan Kewangan pada 20 April 2016

PT06 - Pengurusan Komersialisasi pada 5 Ogos 2016

PT07 - Pengurusan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni pada 12 April

2016

PT08 - Pengurusan Perpustakaan pada 5 April 2016

PT09 - Pengurusan Kolej Kediaman pada 12 April 2016

PT10 - Pengurusan Perkhidmatan Sukan / Kebudayaan1 pada 2

April 2016

(c) Deraf awal Rangka Pengurusan Risiko UM telah dihantar kepada

Naib Canselor dan Timbalan Naib Canselor (Akademik &

Antarabangsa)/Wakil Pengurusan untuk disemak.

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 1.15 petang.