minit mesyuarat kajian semula 1/2002 - qmec.um.edu.my bil_19_2017/2_minit mksp bil... · bil. 1...
TRANSCRIPT
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
BIL. 18/2016
28 SEPTEMBER 2016
BILIK MESYUARAT FAKULTI PERUBATAN
Hadir
Pengurusan:
Naib Canselor : Tan Sri Profesor Dr. Mohd Amin Jalaludin (Pengerusi)
Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) : Profesor Dr. Awg Bulgiba Awg Mahmud
Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar) : Profesor Datuk Dr. Rohana Yusof
Timbalan Naib Canselor (Pembangunan): Profesor Dr. Faisal Rafiq Mahamd Adikan
Ketua PTj/Pengurus Kualiti Kolej Kediaman:
ADeC : Profesor Dr. Fauza Ab. Ghaffar
Akademi Pengajian Melayu : Profesor Madya Dr. Puteri Roselina Abdul Wahid
Fakulti Pendidikan : Profesor Madya Dr. Mariani Md Nor
Fakulti Pergigian : Profesor Dato' Dr. Zainal Ariff Abdul Rahman
Fakulti Perniagaan & Perakaunan : Profesor Dr. Che Ruhana Isa @ Mohamed Isa
Fakulti Perubatan : Profesor Dr. Adeeba Kamarulzaman
Fakulti Sains : Profesor Dr. Zanariah Abdullah
INPUMA : Profesor Madya Dr. Khadijah Md Khalid
Institut Asia Eropah : Profesor Dr. Azirah Hashim
Kolej Kediaman Kedua : Profesor Madya Dr. Nahrizul Adib Kadri
Kolej Kediaman Keempat : Profesor Madya Dr. Jal Zabdi Mohd Yusoff
Kolej Kediaman Keenam : Dr. Sheriza Izwa Zainuddin
Kolej Kediaman Kelapan : Dr. Zulazhar Tahir
Kolej Kediaman Kesebelas : Dr. Noor Hashida Hashim
Kolej Kediaman Kesepuluh : Dr. Ghufran Redzwan
Kolej Kediaman Ketiga : Encik Jamaludin Yacob
Kolej Kediaman Ketujuh : Profesor Madya Dr. Rohana Jani
Kolej Kediaman Pertama : Dr. Firdaus Hariri
Pejabat Hubungan Antarabangsa & Korporat : Dr. Evelyn Khor Sook Hiang
Pusat Asasi Sains : Profesor Madya Dr. Roslinda Ithnin
Pusat Pelajar Antarabangsa : Puan Salmi Marsita Shaari
Pusat Pencetus Bakat & Latihan Industri (CITra) : Profesor Madya Dr. Siti Nurani Mohd Noor
Pusat Sukan : Profesor Dr. Zulqarnain Mohamed
Pengurus Kualiti PTj:
Akademi Pengajian Islam : Profesor Madya Dr. Mohd Fauzi Hamat
Akademi Pengajian Melayu : Dr. Tengku Intan Marlina Tengku Mohd Ali
Bahagian Akademik : Puan Nor Zaherah Mohd Yusof
Bahagian Hal Ehwal Pelajar : Encik Yusof Harun
Bahagian Pentadbiran dan Pendaftar : Puan Siti Salwa Md Padzil
Bahagian Sumber Manusia : Encik Mahamad Apandi Khalib
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
3
Bendahari : Encik Wan Mohd Sofi Wan Mustapha
Canseleri : Puan Sarinah Sallip
CITra : Puan Faridah Che Husain
Fakulti Alam Bina : Profesor Madya Dr. Sr. Anuar Alias
Fakulti Bahasa & Linguistik : Dr. Mohd Zaki Abd. Rahman
Fakulti Ekonomi & Pentadbiran : Profesor Madya Dr. Raja Noriza Raja Ariffin
Fakulti Kejuruteraan : Dr. Noor Azizi Mardi
Fakulti Pendidikan : Dr. Adelina Asmawi
Fakulti Pergigian : Profesor Madya Dr. Sabri Musa
Fakulti Perniagaan & Perakaunan : Profesor Madya Dr. Rubi Ahmad
Fakulti Perubatan : Profesor Datin Dr. Hamimah Hj. Hassan
Fakulti Sains : Profesor Dr. Ibrahim Mohamed
Fakulti Sains Komputer & Teknologi Maklumat : Dr. Ainuddin Wahid Abdul Wahab
Fakulti Sastera & Sains Sosial : Profesor Madya Dr. Shanthi Thambiah
Institut Kepimpinan Pendidikan : Dr. Bambang Sumintono
Institut Pengajian China : Puan Susie Ling Yieng Ping
Institut Pengajian Siswazah : Profesor Dr. Wan Haliza Abd. Majid
JPPHB : Encik Kalaivhaanan Chokka Lingam
Kolej Kediaman Keduabelas : Puan Khairul Elmi Khalidah Adham
Pejabat Hubungan Antarabangsa & Korporat : Puan Wan Mazni Wan Mohd Woojdy
Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) : Encik Mohd Nasruddin Kachi Maiden
Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) : Encik Mohd Fakhrulrazi Ibrahim
Perpustakaan : Puan Maziah Salleh
Pusat Asasi Sains : Dr. Mohd Zahurin Mohamed Kamali
Pusat Kebudayaan : Encik Mohd Fadzli Mohd Khalid
Pusat Pelajar Antarabangsa : Encik Omar Abdul Rahim
Pusat Sukan : Profesor Madya Dr. Selina Khoo Phaik Lin
Pusat Teknologi Maklumat : Puan Nor’ain Mohamed
UMCCed : Puan Siti Shahrizat Mohammad Sahlan
Wakil dan Turut Hadir:
Adec : Dr. Farrah Dina Yusop
Akademi Pengajian Islam : Profesor Madya Dr. Mohd Roslan Mohd Nor (wakil Pengarah)
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
4
Akademi Pengajian Islam : Encik Abdul Rani Haji Alias
Akademi Pengajian Melayu : Puan Husziatina Husin
Bahagian Sumber Manusia : Puan Hafidah Abdul Kuddus
Bendahari : Encik Wan Mohd Sofi Wan Mustapha (wakil Pengawal Kewangan)
Fakulti Perniagaan & Perakaunan : Encik Kamarul Fairuz Hassim
Fakulti Sains : Puan Fathiyah Abd. Malik
Fakulti Sastera dan Sains Sosial : Profesor Dr. Zulkanain Abdul Rahman (wakil Dekan)
Fakulti Undang-Undang : Profesor Madya Norbani Nazeri (wakil Dekan)
INPUMA : Puan Rohayatimah Muhd Tahir
Institut Asia Eropah : Dr. Moses Samuel
Institut Pengajian China : Profesor Nor Aishah Hamzah
Institut Pengajian Siswazah : Puan Wan Farahana Wan Hamid
IPPP : Puan Tuty Haryati Kassim
JPPHB : Encik Mohd Fais Ismail
JPPHB : Encik Suhaimi Mohamad Khalis
Kolej Kediaman Kelima : Encik Muhamad Haziq Ammar Hasim
Kolej Kediaman Kempat : Encik Khairuddin Naim Mohd Zin
Kolej Kediaman Kesebelas : Encik Zuhaili Zakaria
Kolej Kediaman Kesembilan : Puan Nabila Muhamad Shidik
Kolej Kediaman Ketujuh : Puan Rogayah abdul Khadir
Pejabat Keselamatan : Encik Mohd Norrasyedd Salim
Pejabat Naib Canselor – Unit Integriti : Puan Nor Aishah Samah
Pejabat TNC (P&I) : Profesor Madya Dr. Sumiani Yusoff (wakil Timbalan Naib Canselor
(Penyelidikan & Inovasi))
Perpustakaan : Encik Mahbob Yusof (wakil Ketua Pustakawan)
PPUM : Profesor Madya Dr. Nazirah Hasnan (wakil Pengarah Pusat Perubatan Universiti Malaya)
Pusat Asasi Sains : Shahrizamshazlin Abd Rahim
Pusat Kebudayaan : Dr. Cheong Ku Wing (wakil Pengarah)
Pusat Kebudayaan : Encik Amer Faezzudden Ahmad Fazal
Pusat Perancangan & Strategi Global (PPSG) : Profesor Dr. Nor Aishah Hamzah
Pusat Teknologi Maklumat : Puan Asiah Abu Samah (wakil Pengarah)
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
5
QMEC:
Pengarah : Profesor Dr. Suzeini Abd. Halim
Timbalan Pengarah : Profesor Dr. Fong Mun Yik
Ketua Unit Audit Kualiti : Profesor Madya Dr. Amalina Muhammad Afifi
Ketua Unit Maklum Balas Pelanggan dan Penambahbaikan : Dr. Mohd Zulkhairi Mustapha
Ketua Unit Jaminan Kualiti dan Akreditasi : Profesor Dr. Rohaida Mohd Saat
Ketua Unit Dokumentasi : Dr. Zarina Zakaria
Ketua Penolong Pendaftar : Puan Raja Sothi Raja Sapai
Penolong Pendaftar : Puan Haslina Che Harun
Penolong Pendaftar : Cik Hasnatul Farhana Hassan
Tidak Hadir Dengan Maaf
Pengurusan:
Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) : Profesor Dr. Noorsaadah Abd Rahman
Pendaftar : Encik Yusoff Musa
Pengawal Kewangan/Bendahari : Puan Haliza Harun
Ketua Pustakawan : Dr. Nor Edzan Hj. Che Nasir
Pengarah Pusat Perubatan Universiti Malaya : Profesor Dr. Tunku Kamarul Zaman Tunku Zainol
Abidin
Ketua PTj:
Akademi Pengajian Islam : Profesor Dato’ Dr. Zulkifli Mohd Yusoff
Fakulti Alam Bina : Profesor Madya Dr. Yahaya Ahmad
Fakulti Bahasa dan Linguistik : Profesor Dr. Stefanie Shamila Pillai
Fakulti Ekonomi dan Pentadbiran : Profesor Dr. Noor Azina Ismail
Fakulti Kejuruteraan : Profesor Ir. Dr. Noor Azuan Abu Osman
Fakulti Sains Komputer dan Teknologi Maklumat : Profesor Dr. Abdullah Gani
Fakulti Sastera dan Sains Sosial : Profesor Madya Dr. Hanafi Hussin
Fakulti Undang-Undang : Profesor Madya Dr. Johan Shamsuddin Sabaruddin
Institut Kepimpinan Pendidikan : Profesor Dr. Alma Harris
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
6
Institut Pengajian China : Profesor Dr. Danny Wong Tze Ken
Institut Pengajian Siswazah : Profesor Dr. Abrizah Abdullah
Institut Pengurusan dan Pemantauan Penyelidikan (IPPP) : Profesor Dr. Shaliza Ibrahim
Kolej Kediaman Kelima : Dr. Syed Abdul Razak Syed Mahadi
Pusat Kebudayaan : Profesor Madya Dr. Mohd Nasir Hashim
Pusat Pembangunan Kurikulum Universiti Malaya : Profesor Dr. Yatimah Alias
Pusat Perancangan dan Strategi Global : Profesor Dr. Danny Wong Tze Ken
Seksyen Audit Dalam : Encik Jalani Hassan
UMCCed : Profesor Dato' Dr. Mansor Md. Isa
Pengurus Kualiti:
Fakulti Undang-Undang : Dr. Sujata Balan
Institut Asia Eropah : Dr. Helena Muhamad Varkkey
Pejabat Keselamatan : Encik Khairul Anuar Abu Shari
Seksyen Audit Dalam : Puan Aisah Yusoff
QMEC:
Timbalan Pengarah : Profesor Madya Dr. Kiran Kaur
.
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
7
BIL. PERKARA TINDAKAN
1.0 UCAPAN DAN KATA ALUAN PENGERUSI
1.1 Naib Canselor mengucapkan terima kasih kepada yang hadir pada
mesyuarat ini.
Naib Canselor mohon “Ketua PTj dan Pengurus Kualiti PTj yang tidak
hadir pada mesyuarat kali ini untuk tunjuk sebab secara bertulis
kepada saya”.
Salah satu agenda dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan ini
adalah perbincangan mengenai isu dan pencapaian kesemua proses
utama di UM termasuk Objektif Kualiti Proses Teras.
Naib Canselor juga memaklumkan kepada ahli mesyuarat bahawa UM
telah memperolehi tiga (3) bintang pada Anugerah Pengurusan Rekod.
Tan Sri Naib Canselor mengigatkan supaya kita perlu menambahbaik
pengurusan rekod. Antara sebab kenapa UM hanya memperolehi tiga
bintang sahaja adalah kerana tiada SOP untuk melaporkan kepada
Arkib Negara dokumen yang telah luput dan yang perlu dikekalkan.
Tan Sri Naib Canselor menyarankan penggunaan e-elektronik akan
dapat mengurangkan penggunaan kertas.
Makluman
Ketua PTj
Makluman
Makluman
Makluman
Makluman
2.0 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA
PENGURUSAN BIL. 16/2014
2.1 Minit Mesyuarat telah disahkan dengan pindaan berikut:
1. Halaman 18, perkara 4.2.1
Daripada: Fakulti Sastera dan Sains Sosial
Penjelasan
• Dokumen yang dilampirkan oleh pemohon melalui perrmohonan
on-line tidak lengkap.
Kepada: Fakulti Sastera dan Sains Sosial
Makluman
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
8
BIL. PERKARA TINDAKAN
Penjelasan
Dokumen yang dilampirkan oleh pemohon melalui permohonan
on-line tidak lengkap.
2. Halaman 19, perkara 4.2.1
Daripada: Fakulti Bahasa dan Linguistik
Penjelasan
....faktor telah dikenalpasti sebagai punca pengurangan
kemasukan pelajar ijaah tinggi.
....Sesi temuduga dijalankan bagi pemohon yang mempunyai latar
belakan akademik yang kurang memuaskan.
Kepada: Fakulti Bahasa dan Linguistik
Penjelasan
....faktor telah dikenalpasti sebagai punca pengurangan
kemasukan pelajar ijazah tinggi.
....Sesi temuduga dijalankan bagi pemohon yang mempunyai
latar belakang akademik yang kurang memuaskan.
3. Halaman 20, perkara 4.2.1
Daripada: Fakulti Alam Bina
Strategi
Fakulti akan membuat follow-up mana-mana calon yang telah
menerima surat tawaran......
Kepada: Fakulti Alam Bina
Strategi
Fakulti akan membuat follow-up mana-mana calon yang telah
menerima surat tawaran......
4. Halaman 21, perkara 4.2.1
Daripada: Fakulti Perniagaan dan Perakaunan
Penjelasan
(b) pemohon menangguhkan pengajian atas factor kerja dan
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
9
BIL. PERKARA TINDAKAN
kewangan;
Strategi
....promosi pendidikan yang akan diadakan untuk memastikan
sasaran bepotensi adalah lebih tepat.
Kepada: Fakulti Perniagaan dan Perakaunan
Penjelasan
(b) pemohon menangguhkan pengajian atas faktor kerja dan
kewangan;
Strategi
....promosi pendidikan yang akan diadakan untuk memastikan
sasaran berpotensi adalah lebih tepat.
5. Halaman 22, perkara 4.2.1
Daripada: Fakulti Perniagaan dan Perakaunan
Penjelasan
Pencapaian sesi 2012/2013 adalh sebanyak 46.19% dan sesi
2013/2014 sebanyak 60.41%.
Kepada: Fakulti Perniagaan dan Perakaunan
Penjelasan
Pencapaian sesi 2012/2013 adalah sebanyak 46.19% dan sesi
2013/2014 sebanyak 60.41%.
6. Halaman 24, perkara 4.2.1
Daripada: Objektif Kualiti (v)
Memastikan 50% daripada calon Sarjana secara mod
penyelidikan mendapat kelulusan Senat untuk pengijazahan
dalam tempoh 2.5 tahun.
.... Ini bermakna objektif tidak kualiti tercapai.
Kepada: Objektif Kualiti (v)
Memastikan 50% daripada calon Sarjana secara mod
penyelidikan mendapat kelulusan Senat untuk pengijazahan
dalam tempoh 2.5 tahun.
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
10
BIL. PERKARA TINDAKAN
.... Ini bermakna objektif kualiti tidak tercapai.
7. Halaman 29, perkara 4.2.5
Daripada: Objektif Kualiti (ii)
Memastikan 80% kekosongan jawatan kumpulan bukan akademik
yang berlaku akibat persaraan atau penghabisan tempoh
perkhidmatan diisi dalam tempoh dua minggu dari pada tarikh
kekosongan.
Bilangan kekosongan jawatan dari 30 Jun 2014 hingga 30 Jun
2015 hingga adalah 65....
Kepada: Objektif Kualiti (ii)
Memastikan 80% kekosongan jawatan kumpulan bukan akademik
yang berlaku akibat persaraan atau penghabisan tempoh
perkhidmatan diisi dalam tempoh dua minggu dari pada tarikh
kekosongan.
Bilangan kekosongan jawatan dari 30 Jun 2014 hingga 30 Jun
2015 adalah 65....
8. Halaman 35, perkara 4.2.8
Daripada: Objektif Kualiti (v)
Memastikan 95% permohonan perolehan yang lengkap diproses
dalam tempoh maksima 21 hari bekerja bagi sebutharga melebihi
RM100,000.00 sehingga RM500,000.00.
Dalam tempoh Januari 2015 hingga Julai 2054.....
Kepada: Objektif Kualiti (v)
Memastikan 95% permohonan perolehan yang lengkap diproses
dalam tempoh maksima 21 hari bekerja bagi sebutharga melebihi
RM100,000.00 sehingga RM500,000.00.
Dalam tempoh Januari 2015 hingga Julai 2015.....
9. Halaman 41, perkara 4.2.16
Daripada: Objektif Kualiti (iii)
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
11
BIL. PERKARA TINDAKAN
Memastikan penglibatan penghuni kolej sekurang-kurangnya 75%
di dalam aktiviti peringkat kolej, 35% di peringkat universiti dan
5% di peringkat kebangsaan dan 5% di peringkat antarabangsa
(kecuali penghuni yang tidak mengamalkan sistem merit
Bahagian Hal Ehwal Pelajar dan Alumni).
KK 1, KK2, KK 3, KK 5, KK 6, KK 7 dan KK9 mencapai objektif
kualiti....
Kepada: Objektif Kualiti (iii)
Memastikan penglibatan penghuni kolej sekurang-kurangnya 75%
di dalam aktiviti peringkat kolej, 35% di peringkat universiti dan
5% di peringkat kebangsaan dan 5% di peringkat antarabangsa
(kecuali penghuni yang tidak mengamalkan sistem merit
Bahagian Hal Ehwal Pelajar dan Alumni).
KK 1, KK2, KK 3, KK 4, KK 5, KK 6, KK 7 dan KK9 mencapai
objektif kualiti....
10. Halaman 46, perkara 4.2.18
Daripada: Objektif Kualiti (vii)
Memastikan 80% penglibatan seksyen kesenian dalam program
MAKUM (Majlis Kebudayaan Universiti Malaysia). (Seksyen
Kesenian & Kreatif HEP)
.... ditugaskan melatih dan mengiringi plajar-pelajar ke
pertandingan kesenian.
Objektif Kualiti (viii)
Memastikan peningkatan 10% penglibatan pelajar dalam acara-
acara FESENI (Festival Kesenian Universiti Malaya). (Seksyen
Kesenian & Kreatif HEP)
Di adalam tahun 2015...
Kepada: Objektif Kualiti (vii)
Memastikan 80% penglibatan seksyen kesenian dalam program
MAKUM (Majlis Kebudayaan Universiti Malaysia). (Seksyen
Kesenian & Kreatif HEP)
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
12
BIL. PERKARA TINDAKAN
.... ditugaskan melatih dan mengiringi pelajar-pelajar ke
pertandingan kesenian.
Objektif Kualiti (viii)
Memastikan peningkatan 10% penglibatan pelajar dalam acara-
acara FESENI (Festival Kesenian Universiti Malaya). (Seksyen
Kesenian & Kreatif HEP)
Di dalam tahun 2015...
11. Halaman 56, perkara 5.2
Daripada: (v) Timbalan Naib Canselor (Pembangunan)
Staf yang bertanggungjawab akan menerima emel secara
automatik apabila tiba masa rekod perlu dhantar dan direkodkan.
Kepada: (v) Timbalan Naib Canselor (Pembangunan)
Staf yang bertanggungjawab akan menerima emel secara
automatik apabila tiba masa rekod perlu dihantar dan direkodkan.
12. Halaman 57, perkara 5.2
Daripada: (v) Timbalan Naib Canselor (Pembangunan)
.... Kaedah merekod yang sistemamik…
Kepada: (v) Timbalan Naib Canselor (Pembangunan)
.... Kaedah merekod yang sistematik…
13. Halaman 62, perkara 5.3
Daripada: Ketakakuran Masih Terbuka - 1. Canseleri A, Fasal
8.5.3
....menyemak penyelenggaraan fail kursus sekurang-kurangnya
dua kali dam setiap semester....
....Pengurusan PALAPES akan menyemakCTES di dalam fail
kursus....
....taklimat mengenai tugasan yang perlu dilakukan samada
mengemaskini fail kursus ataupn membuat analisis.
Kepada: Ketakakuran Masih Terbuka - 1. Canseleri A, Fasal
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
13
BIL. PERKARA TINDAKAN
8.5.3
....menyemak penyelenggaraan fail kursus sekurang-kurangnya
dua kali dalam setiap semester....
....Pengurusan PALAPES akan menyemak CTES di dalam fail
kursus....
....taklimat mengenai tugasan yang perlu dilakukan samada
mengemaskini fail kursus ataupun membuat analisis.
14. Halaman 76, perkara 7.1.8
Daripada: Rumusan Maklum Balas Pelanggan
....menyampaikan cadangan yang boleh menambahbaik sistem
sediada.
Kepada: Rumusan Maklum Balas Pelanggan
....menyampaikan cadangan yang boleh menambahbaik sistem
sedia ada.
15. Halaman 79, perkara 7.2.2
Daripada: Rumusan Kajian Pengalaman Pelajar Antarabangsa
....karenah birokrasi dan atitud staf yang memberikan
perkhidmatan
Kepada: Rumusan Kajian Pengalaman Pelajar Antarabangsa
....karenah birokrasi dan atitude staf yang memberikan
perkhidmatan
16. Halaman 83, perkara 8.2.1
Daripada: ....dasar telah di terbitkan dan diedarkan ke PTj yang
berkenaan.
Kepada: ....dasar telah diterbitkan dan diedarkan ke PTj yang
berkenaan.
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
14
BIL. PERKARA TINDAKAN
3.0 PERKARA BERBANGKIT
(Daripada Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil.
17/2015)
3.1
Pengarah QMEC memaklumkan kesemua perkara berbangkit telah
dapat diselesaikan kecuali perkara seperti dibawah. Isu yang
berbangkit adalah kerana PTj berkenaan tidak mengemukakan
maklum balas terhadap status cadangan strategi yang diberi.
1. Halaman 16-21, perkara 4.2.1
Objektif Kualiti (i)
Strategi
•Merancang strategi pemasaran program ijazah tinggi dengan
mensasarkan pasaran yang berpotensi di dalam dan di luar negara.
Lebih teliti dalam penyertaan promosi pendidikan yang akan
diadakan untuk memastikan sasaran bepotensi adalah lebih tepat.
•Memastikan urusan pemprosesan permohonan ijazah tinggi
dilaksanakan tidak melebihi tempoh pemprosesan yang ditetapkan
oleh IPS.
2. Halaman 21-23, perkara 4.2.1
Objektif Kualiti (ii)
Strategi
•Mengekalkan kaedah penilaian dan saringan kemasukan pelajar
ke program yang ditawarkan oleh Fakulti.
•Menetapkan sasaran pencapaian setiap kursus yang ditawarkan
oleh Fakulti kepada 75% pelajar yang mendaftar kursus tersebut
memperolehi sekurang-kurangnya markah 65% (Gred B) di mana ia
akan dapat membantu meningkatkan PNGK pelajar kepada 3.00.
Bagi tujuan ini, para pensyarah Fakulti telahpun dimaklumkan di
dalam mesyuarat Fakulti.
Fakulti Perniagaan
& Perakaunan
Fakulti Perniagaan
& Perakaunan
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
15
BIL. PERKARA TINDAKAN
3. Halaman 24-26, perkara 4.2.1
Objektif Kualiti (vii)
Strategi
•Memantapkan lagi peranan Panel Penasihat Akademik di Fakulti
supaya tidak hanya fokus kepada pelajar yang lemah tetapi dalam
masa yang sama, memberi perhatian kepada pelajar yang
berpotensi untuk bergraduat dengan PNGK 3,7 ke atas. Dengan
galakan yang betul, adalah diharapkan ia dapat memotivasi pelajar
untuk terus mempertingkatkan prestasi akademik mereka.
4. Halaman 27, perkara 4.2.3
Strategi
Bagi menggalakkan staf akademik untuk memohon geran,
dicadangkan beberapa sesi bengkel/seminar/roadshow dan
perbincangan bersama pihak stakeholder (pitching session)
diadakan.
5. Halaman 29-30, perkara 4.2.5
Strategi
Atas alasan komplikasi proses pengisian jawatan, pihak
Pentadbiran BSM mencadangkan supaya perkara ini tidak dijadikan
Objektif Kualiti secara khusus tetapi akan ditambahbaik. Satu
bengkel mengkaji semula Objektif Kualiti PT03 telah diadakan pada
6 Ogos 2015 dan cadangan mengenainya akan dikemukakan untuk
kelulusan pihak Pengurusan Universiti.
6. Halaman 83, perkara 8.2.1
Bermula tahun 2010, QMEC juga menyelaraskan dokumen dasar
berkaitan proses teras. Setakat ini enam (6) dari tujuh (7) dasar
telah di terbitkan dan diedarkan ke PTj yang berkenaan. Hanya
Dasar Pengurusan Sumber Manusia yang masih dalam
pembangunan.
Fakulti Perniagaan
& Perakaunan
IPPP
Bahagian Sumber
Manusia
Pendaftar/
Bahagian Sumber
Manusia
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
16
BIL. PERKARA TINDAKAN
Maklum balas berkenaan semua perkara di atas telah diberi oleh
Dekan Fakulti Perniagaan & Perakaunan, wakil TNC (P&I) dan
Timbalan Pendaftar Kanan, Bahagian Sumber Manusia.
Naib Canselor memohon PTj yang berkenaan memberi maklum
balas kepada perkara di atas secara bertulis secepat mungkin.
4.0 PRESTASI SISTEM PENGURUSAN KUALITI UM
(Rujuk Laporan Pencapaian Objektif Kualiti 2015/16 dan
Perubahan Yang Boleh Mempengaruhi SPK, Mesyuarat Kajian
Semula Pengurusan Bil. 18/2016)
4.1 Ketua Unit Dokumentasi, QMEC telah membentang laporan prestasi
Sistem Pengurusan Kualiti. Borang Laporan PTj mula diedarkan pada
18 Julai 2016 ke PTj Akademik dan PTj Bukan Akademik. Tarikh
pengembalian adalah pada 12 Ogos 2016.
Makluman
4.2 STATUS OBJEKTIF KUALITI 2015/16
(Rujuk Laporan Pencapaian Objektif Kualiti 2015/16 dan
Perubahan Yang Boleh Mempengaruhi SPK, Mesyuarat Kajian
Semula Pengurusan Bil. 18/2016)
4.2.1 STATUS OBJEKTIF KUALITI PT01- PENGAJARAN DAN
PEMBELAJARAN
Objektif Kualiti (i)
Meningkatkan pengambilan pelajar dalam pelbagai bidang
dengan nisbah 1.5:1 antara pelajar ijazah tinggi dengan pelajar
ijazah dasar.
Nisbah pelajar ijazah tinggi ke pelajar ijazah dasar di setiap PT. Nisbah
pelajar ijazah tinggi ke pelajar ijazah dasar pada sesi 2015/2016 bagi
keseluruhan UM adalah 0.84 :1. Maka objektif kualiti tidak tercapai.
Hanya tiga PTj mencapai objektif kualiti 1.5 : 1 ke atas, iaitu FPEND
(2.9 : 1), FPER (1.7 : 1) dan FSKTM (1.7 : 1).
Makluman
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
17
BIL. PERKARA TINDAKAN
Fakulti Sains
Strategi
Tawaran bersyarat untuk pelajar cemerlang di jabatan pada
semester akhir pengajian.
Poster program ijazah tinggi dihantar ke universiti tempatan dan
antarabangsa.
Publisiti program melalui emel ke universiti tempatan dan
antarabangsa.
Fakulti Kejuruteraan
Strategi
Membuat lawatan ke industri.
Call centre bagi calon yang telah diberikan surat tawaran.
Mengenalpasti alasan calon menolak tawaran
Membuat semakan kurikulum untuk mengenalpasti kursus yang
bersesuaian dan menarik.
Pusat Sukan
Penjelasan
Bilangan permohonan untuk program sedia ada tidak mencapai
sasaran. Hanya dua program sahaja ditawarkan: Doktor Falsafah
(Penyelidikan); Sarjana Sains Sukan (Penyelidikan).
Strategi
Mempromosikan program Doktor Falsafah dan Sarjana Sains
Sukan.
Menambah jumlah tenaga pengajar di Pusat Sukan.
Menawarkan tiga (3) program baharu Sarjana mod pengajian kerja
kursus. Permohonan program baharu telah dikemukakan kepada
Pusat Perkembangan Kurikulum (CDC).
Pusat Kebudayaan
Penjelasan
Didapati bahawa permohonan bagi program Ijazah Tinggi secara
Fakulti Sains
Fakulti
Kejuruteraan
Pusat Sukan
Pusat Kebudayaan
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
18
BIL. PERKARA TINDAKAN
sepenuh masa dalam bidang yang ditawarkan kurang mendapat
sambutan berbanding program separuh masa.
Strategi
Meningkatkan usaha pemasaran program Ijazah Tinggi,
terutamanya dengan kurikulum baharu program Ijazah Tinggi yang
akan ditawarkan mulai sesi akademik 2016/2017.
Akademi Pengajian Islam
Penjelasan
Kelayakan sebahagian pemohon tidak memenuhi kelayakan
masuk.
Syarat-syarat pengijazahan yang ditetapkan oleh Universiti
pemohon memilih IPTA lain.
Yuran pengajian yang membebankan calon.
Kurang promosi di dalam dan luar negara.
Akademi Pengajian Melayu
Penjelasan
Terdapat peningkatan kemasukan dari sesi 2014/2015 – sesi
2015/2016 bagi calon Ijazah Tinggi dan Ijazah Dasar.
Strategi
Sesi taklimat pelajar-pelajar tahun akhir program Sarjana Muda
untuk menggalakkan mereka mengikuti pengajian di peringkat Ijazah
Tinggi.
Mempelawa graduan program Sarjana Muda APM mengikuti
program Ijazah Tinggi.
Mempergiatkan promosi dalam dan luar negara.
Fakulti Pergigian
Penjelasan
Nisbah pelajar Ijazah Tinggi kepada Ijazah Dasar bagi sesi
2015/2016 terus ada peningkatan berbanding dengan sesi 2014/2015
dan 2013/2014. Pihak Fakulti masih dalam proses meningkatkan
bilangan pelajar pascaijazah dan pengurangan pengambilan pelajar
Akademi Pengajian
Islam
Akademi Pengajian
Melayu
Fakulti Pergigian
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
19
BIL. PERKARA TINDAKAN
ijazah dasar sejak tiga sesi akademik yang lepas.
Fakulti Perubatan
Penjelasan
Walaupun objektif tercapai, pengambilan calon pascaijazah didapati
menurun. Kekurangan dana penyelidikan serta kriteria pengijazahan
bagi calon PhD dan Sarjana telah menyumbang kepada penurunan
permohonan. Proses tawaran yang kurang efisien juga menyebabkan
calon menerima tawaran dari universiti lain. Terdapat pengurangan
biasiswa kerajaan untuk calon Sarjana klinikal.
Strategi
‘Road show’ yang lebih agresif.
Meneruskan polisi mengurangkan pengambilan pelajar ijazah
dasar.
Mengkaji semula proses pengambilan calon pasca ijazah
(permohonan hingga tawaran).
Mempertingkatkan fasiliti untuk latihan klinikal.
Fakulti Sastera dan Sains Sosial
Strategi
Pihak fakulti telah menawarkan program ijazah tinggi baharu
termasuk Sarjana Pengajian Media (secara berkursus) dan akan
menawarkan program Sarjana Pengajian India (secara berkursus),
Sarjana Pengajian Tionghoa (secara berkursus dan penyelidikan) dan
Diploma Lepas Ijazah Pengajian Strategik dan Pertahanan (MTAT-
FSSS) yang diharap dapat menarik lebih ramai pelajar ijazah tinggi.
Pengendalian klinik penyediaan cadangan penyelidikan kepada
pelajar Ijazah Sarjana Muda Sastera (yang mencapai PNGK akhir 3.0
dan ke atas) yang berminat menyambung pengajian ijazah tinggi.
PTj akan terlibat secara langsung dengan promosi program
pengajian ijazah tinggi dengan lebih menyeluruh.
Fakulti Ekonomi dan Pentadbiran
Penjelasan
Fakulti Perubatan
Fakulti Sastera dan
Sains Sosial
Fakulti Ekonomi
dan Pentadbiran
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
20
BIL. PERKARA TINDAKAN
Usaha untuk menambah bilangan pelajar telah dibuat,
bagaimanapun pihak Fakulti berdepan dengan masalah untuk
mendapatkan pelajar yang memenuhi syarat Matematik dan Bahasa
Inggeris.
Strategi
Menambah aktiviti pemasaran di masa akan datang.
Fakulti Bahasa dan Linguistik
Penjelasan
Fakulti hanya menawarkan dua program peringkat Sarjana sahaja,
menyebabkan penurunan dari segi jumlah pengambilan pelajar baharu
berbanding tahun-tahun sebelumnya di mana Fakulti menawarkan tiga
program peringkat Sarjana.
Bagi program Doktor Falsafah, penilaian rancangan penyelidikan
adalah lebih ketat bagi memastikan kualiti bakal calon PhD adalh baik.
Selain dari itu, pertimbangan juga dibuat berdasarkan bidang
kepakaran. Pensyarah yang telah memenuhi nisbah penyeliaan
(berdasarkan polisi penyeliaan UM) tidak akan dilantik sebagai
penyelia. Ini seterusnya menyebabkan kekurangan bilangan pelajar
baharu.
Strategi
Melengkapkan proses permohonan dalam tempoh satu bulan bagi
memastikan calon yang ditawarkan mempunyai masa yang
secukupnya untuk membuat persediaan pendaftaran.
Memastikan majoriti kelas Sarjana ditawarkan waktu petang untuk
menarik minat calon yang bekerja dan meningkatkan kelas dalam mod
Bahasa Malaysia untuk menarik minat calon bukan daripada jurusan
Bahasa Inggeris.
Meningkatkan usaha promosi program akademik Fakulti.
Fakulti Alam Bina
Penjelasan
Kualiti pemohon yang kurang baik dan tidak memenuhi syarat
kemasukan.
Fakulti Bahasa dan
Linguistik
Fakulti Alam Bina
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
21
BIL. PERKARA TINDAKAN
Kebanyakan pemohon memerlukan bantuan kewangan – tunggu
biasiswa diluluskan
Bilangan permohonan program mod berkursus semakin
berkurangan berbanding tahun-tahun sebelumnya.
Strategi
Fakulti akan membuat follow-up mana-mana calon yang telah
menerima surat tawaran sama ada melalui emel atau telefon bagi
memastikan calon mendaftar dalam tempoh yang ditetapkan.
Fakulti akan meningkatkan kualiti risalah serta maklumat program
sedia ada dalam website.
Fakulti Undang-Undang
Penjelasan
Kualiti pemohon yang kurang baik serta tidak menepati syarat
kemasukan.
Strategi
Meningkatkan promosi program ijazah tinggi di dalam dan di luar
negara.
Keperluan dan syarat khusus kemasukan Bahasa Inggeris ke
program ijazah tinggi bagi pemohon bukan warganegara dipinda bagi
IELTS (Akademik) Band 7 kepada Band 6, dan bagi TOEFL daripada
600 ke 550. Kursus Bahasa Inggeris anjuran UMCCed juga boleh
diambil untuk meggantikan kelayakan IELTS/TOEFL.
Fakulti Perniagaan dan Perakaunan
Penjelasan
Penawaran satu program baharu di peringkat Sarjana Muda –
Sarjana Muda Kewangan.
Trend global di mana program MBA mengalami penurunan
bilangan kemasukan disebabkan faktor ekonomi yang kurang baik,
yang menyebabkan ramai memilih untuk memfokus kepada kerjaya.
Program PhD yang mensyaratkan penerbitan kurang menarik minat
di kalangan pengamal profesional.
Fakulti Undang-
Undang
Fakulti Perniagaan
dan Perakaunan
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
22
BIL. PERKARA TINDAKAN
Strategi
Menawarkan program baharu di peringkat ijazah tinggi, contohnya
Sarjana Perakaunan (mulai sesi 2017/2018), Sarjana Falsafah (mod
penyelidikan), Sarjana Pemasaran (mod campuran) dan Doktor
Pengurusan (mod campuran).
Mempergiatkan usaha mempromosi program ijazah tinggi.
Objektif Kualiti (ii)
Memastikan 75% pelajar ijazah dasar kecuali pelajar Ijazah Sarjana
Muda Perubatan dan Pembedahan yang tidak mengamalkan
Sistem Semester mendapat PNGK 3.0 ke atas semasa
pengijazahan.
Secara keseluruhan, 77.0% pelajar ijazah dasar Universiti Malaya telah
mendapat PNGK 3.0 pada pengijazahan sesi tahun 2015/2016.
Maka objektif kualiti tercapai. Seperti yang boleh dilihat dalam Rajah 2,
semua PTj Akademik mencapai sasaran 75% pelajar ijazah dasar
dengan PNGK 3.0 kecuali FPP (72.8%), FSKTM (72.0%), FPER
(70.0%) dan FUU (64.4%).
Fakulti Perubatan
Penjelasan
Data tidak termasuk Ijazah Sarjana Muda Sains Kejururawatan oleh
kerana Semester Khas masih sedang dijalankan. Data hanya
merangkumi program Ijazah Sarjana Muda Farmasi, Ijazah Sarjana
Muda Sains Bioperubatan, dan Ijazah Sarjana Muda Pengimejan
Perubatan.
Pada sesi ini, hanya program Ijazah Sarjana Muda Farmasi tidak
mencapai objektif kualiti (64%) berbanding tahun lepas, yang mana
dua program gagal mencapai objektif kualiti ini.
Pemilik program pengajian tersebut telah memasukkan
penambahan aktiviti pengajaran dan pemantauan bagi pelajar terlibat,
tetapi objektif kualiti masih tidak tercapai.
Fakulti Perubatan
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
23
BIL. PERKARA TINDAKAN
Pihak fakulti berpendapat pelajar yang diterima masuk ke dalam
program mempunyai kelayakan yang amat baik, telah ditemuduga dan
menjalani struktur program yang baik dan berkualiti.
Kegagalan mencapai PNGK lebih dari 3.0 tidak bermakna mereka
kurang pengetahuan dan kemahiran.
Kemungkinan penilaian program adalah di tahap yang lebih tinggi
dan ketat.
Strategi
Pihak fakulti akan terus memberi bantuan kepada program ini untuk
mencapai objektif kualiti yang telah ditetapkan.
Fakulti Undang-Undang
Penjelasan
Pencapaian pelajar pada tahap awal dan tahap pertengahan I
merupakan penyumbang kepada kurangnya bilangan pelajar yang
bergraduat dengan mendapat PNGK 3.0 dan ke atas.
Strategi
Meningkatkan pemantauan pencapaian pelajar mulai dari tahap
awal lagi.
Peranan panel penasihat akademik akan diperluaskan supaya
pemantauan secara berkesan dapat dilaksanakan.
Mengadakan sesi pembentangan Borang Analisis Hasil
pembelajaran (Borang 11) setelah tamat semester bagi mengenal pasti
masalah yang menyebabkan pencapaian akademik pelajar yang
kurang memuaskan serta mencadangkan langkah penambahbaikan
bagi meningkatkan gred pelajar.
Fakulti Sains Komputer dan Teknologi Maklumat
Penjelasan
Ramai pelajar mengulang dan melepasi tempoh bergraduat ‘on
time’.
Strategi
Komunikasi penasihat Akademik dimantapkan.
Fakulti Undang-
Undang
Fakulti Sains
Komputer dan
Teknologi
Maklumat
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
24
BIL. PERKARA TINDAKAN
Mewujudkan Task Force First Class.
Fakulti Perniagaan dan Perakaunan
Strategi
Strategi sedia ada akan diteruskan berdasarkan peningkatan yang
dicapai berbanding pencapaian sesi lepas.
(a) Mengekalkan kaedah penilaian dan saringan kemasukan pelajar ke
program yang ditawarkan oleh Fakulti.
(b) Menetapkan sasaran pencapaian setiap kursus yang ditawarkan
oleh Fakulti kepada 75% pelajar yang mendaftar kursus tersebut
memperolehi sekurang-kurangnya markah 65% (Gred B) di mana ia
akan dapat membantu meningkatkan PNGK pelajar kepada 3.0.
Objektif Kualiti (iii)
Mempastikan 85% pelajar Ijazah Sarjana Muda Pembedahan
(MBBS) bagi setiap sesi kemasukan akan bergraduasi dalam
tempoh minimum 5 tahun pengajian
Seramai 198 pelajar dalam jurusan MBBS akan menerima
pengijazahan bagi sesi 2015/2016. Daripada jumlah ini, seramai 174
(87.9%) merupakan pelajar yang telah berjaya lulus dalam tempoh
minima lima sesi akademik. Oleh yang demikian, objektif kualiti
tercapai. Walaupun objektif kualiti tercapai, namun peratusan ini
dianggap rendah. Pihak Fakulti telah memperkenalkan beberapa
kaedah untuk mempastikan pelajar tidak tercicir. Di antaranya adalah:
(a) Projek PEER Tutoring Session. Pelajar yang lemah diminta
menjalankan sendiri sesi pembelajaran tambahan di bawah seliaan
Unit Pendidikan Perubatan (MERDU)
(b) Early remediation untuk kemahiran klinikal.
Objektif Kualiti (iv)
Memastikan 50% daripada calon Doktor Falsafah secara mod
penyelidikan mendapat kelulusan Senat untuk pengijazahan
dalam tempoh 4 tahun.
Fakulti Perniagaan
dan Perakaunan
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
25
BIL. PERKARA TINDAKAN
Secara keseluruhannya, 38.8% calon Doktor Falsafah UM secara mod
penyelidikan mendapat kelulusan Senat untuk pengijazahan dalam
tempoh 4 tahun dalam sesi 2015/2016. Ini bermakna objektif kualiti
tidak tercapai. Seperti yang boleh dilihat dalam Rajah 3, hanya 6 PTj
Akademik mencapai sasaran objektif kualiti > 50%, iaitu FBL. FPP, FK,
PS, IPS dan IKP.
Objektif Kualiti (v)
Memastikan 50% daripada calon Sarjana secara mod penyelidikan
mendapat kelulusan Senat untuk pengijazahan dalam tempoh 2.5
tahun.
Secara keseluruhannya, 29.5% calon Sarjana UM secara mod
penyelidikan mendapat kelulusan Senat untuk pengijazahan dalam
tempoh 2.5 tahun dalam sesi 2015/2016. Ini bermakna objektif kualiti
tidak tercapai. Seperti yang boleh dilihat dalam Rajah 4, hanya lima PTj
Akademik mencapai sasaran objektif kualiti >50%, iaitu FAB, FPEND,
FUU, PS dan IPS.
Objektif Kualiti (vi)
Memastikan 50% daripada calon Sarjana secara mod campuran
mendapat kelulusan Senat untuk pengijazahan dalam tempoh 2.5
tahun.
Secara keseluruhannya, 7.8% calon Sarjana UM mod campuran
mendapat kelulusan Senat untuk pengijazahan dalam tempoh 2.5
tahun dalam sesi 2015/2016. Ini bermakna objektif kualiti tidak
tercapai. Seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 5, tiada PTj Akademik
mencapai sasaran objektif kualiti tersebut.
Objektif Kualiti (vii)
Memastikan 9% pelajar ijazah dasar mendapat PNGK 3.7 ke atas
semasa pengijazahan kecuali pelajar Ijazah Sarjana Muda
Perubatan dan Pembedahan (MBBS) di Fakulti Perubatan dan
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
26
BIL. PERKARA TINDAKAN
pelajar Ijazah Sarjana Muda Pergigian di Fakulti Pergigian yang
tidak mengamalkan sistem semester.
Secara keseluruhan, 15.4% pelajar ijazah dasar Universiti Malaya telah
mendapat PNGK 3.7 pada pengijazahan sesi tahun 2015/2016. Oleh
itu, objektif kualiti tercapai. Seperti yang boleh dilihat dalam Rajah 6,
semua PTj Akademik mencapai sasaran 9% pelajar ijazah dasar
dengan PNGK 3.7 kecuali APM (7.0%), FPER (3.1%) dan FUU (0%).
4.2.2 KESIMPULAN/ISU BAGI OBJEKTIF KUALITI PT01
Nisbah pelajar ijazah tinggi ke pelajar ijazah dasar pada sesi
2015/2016 bagi keseluruhan UM adalah 0.84 :1. Maka objektif kualiti
tidak tercapai. Hanya tiga PTj mencapai objektif kualiti 1.5 : 1 ke atas,
iaitu FPEND (2.9 : 1), FPER (1.7 : 1) dan FSKTM (1.7 : 1).
77.0% pelajar ijazah dasar Universiti Malaya telah mendapat PNGK
3.0 pada pengijazahan sesi tahun 2015/2016. Maka objektif kualiti
tercapai. , semua PTj Akademik mencapai sasaran 75% pelajar ijazah
dasar dengan PNGK 3.0 kecuali FPP (72.8%), FSKTM (72.0%),
FPER (70.0%) dan FUU (64.4%).
seramai 174 (87.9%) merupakan pelajar yang telah berjaya lulus
dalam tempoh minima lima sesi akademik.Objektif kualiti tercapai.
38.8% calon Doktor Falsafah UM secara mod penyelidikan
mendapat kelulusan Senat untuk pengijazahan dalam tempoh 4 tahun
dalam sesi 2015/2016. Ini bermakna objektif kualiti tidak tercapai.
Mencapai sasaran objektif kualiti > 50%, iaitu FBL. FPP, FK, PS, IPS
dan IKP.
29.5% calon Sarjana UM secara mod penyelidikan mendapat
kelulusan Senat untuk pengijazahan dalam tempoh 2.5 tahun dalam
sesi 2015/2016. Objektif kualiti tidak tercapai. Mencapai sasaran
objektif kualiti >50%, iaitu FAB, FPEND, FUU, PS dan IPS.
7.8% calon Sarjana UM mod campuran mendapat kelulusan Senat
untuk pengijazahan dalam tempoh 2.5 tahun dalam sesi 2015/2016. Ini
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
27
BIL. PERKARA TINDAKAN
bermakna objektif kualiti tidak tercapai. Tiada PTj Akademik mencapai
sasaran objektif kualiti tersebut.
15.4% pelajar ijazah dasar Universiti Malaya telah mendapat PNGK
3.7 pada pengijazahan sesi tahun 2015/2016. Objektif kualiti tercapai.
Semua PTj Akademik mencapai sasaran 9% pelajar ijazah dasar
dengan PNGK 3.7 kecuali APM (7.0%), FPER (3.1%) dan FUU (0%).
Naib Canselor memohon IPS mengemukakan data untuk objektif
kualiti PT01(vi) – “Memastikan 50% daripada calon Sarjana secara
mod campuran mendapat kelulusan Senat untuk pengijazahan dalam
tempoh 2.5 tahun” mengikut kohort dan selaras dengan penghantaran
data ke MyMohes.
IPS/QMEC
4.2.3 STATUS OBJEKTIF KUALITI PT02- PENGURUSAN PENYELIDIKAN
Objektif Kualiti (i)
Memastikan 70% penyelidik yang memohon geran penyelidikan
sebagai Ketua Projek adalah berjaya.
staf akademik Universiti Malaya yang berjaya memohon geran sebagai
Ketua Penyelidik pada Jun 2015 hingga 30 Jun 2016. Secara
keseluruhan, pensyarah yang terlibat dalam kerja penyelidikan yang
mendapat bantuan kewangan dari dalam dan luar Universiti Malaya
adalah 67.96%. Dengan ini, objektif kualiti tidak tercapai.
PTj Akademik yang mencapai sasaran >70% adalah FBL, FEA, Fakulti
Kejuruteraan, Fakulti Pergigian, Fakulti Perubatan, Fakulti Sains dan
TNC (Penyelidikan & Inovasi)
Penjelasan:
Jumlah bilangan penyelidik yang memohon mana-mana geran
sebagai PI, hanya dikira 1 kali walaupun memohon lebih dari 1.
Data permohonan geran yang diambil kira adalah yang diuruskan
di bawah PPGP, Kluster Penyelidikan, UMCARES dan UMCIC .
Bilangan PI yang berjaya mendapat sekurang-kurangnya 1 geran
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
28
BIL. PERKARA TINDAKAN
adalah berdasarkan pembukaan akaun semua geran dalam RGMS
bagi tempoh 30 Jun 2015 hingga 30 Jun 2016. Ini termasuk geran
yang dipohon pada tahun-tahun sebelum tetapi diluluskan pada
tempoh tersebut dan juga geran yang tidak dipohon secara rasmi.
Objektif Kualiti (ii)
Memastikan 80% daripada staf akademik adalah Ketua Projek (PI).
Sehingga Jun 2016, hanya 59.04% staf akademik, iaitu 1,093 daripada
jumlah 1,858 merupakan Ketua Projek (PI) . Oleh yang demikian,
objektif kualiti tidak tercapai.
Penjelasan:
Setiap PTj Akademik akan diminta untuk membentangkan pencapaian
bagi objektif ini dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Penyelidikan
(MJKP). Perancangan untuk mencapai objektif perlu dinyatakan oleh
PTj terlibat.
Objektif Kualiti (iii)
Memastikan peningkatan 10% permohonan bagi geran swasta dan
antarabangsa setiap tahun.
Pada 2016, jumlah permohonan adalah 40 berbanding 37 pada tahun
2015, iaitu peningkatan sebanyak 8%. Objektif kualiti tidak tercapai.
Penjelasan:
Jumlah bilangan penyelidik yang memohon geran antarabangsa
dan swasta sebagai Ketua Projek (PI) hanya dikira 1 kali walaupun
memohon lebih dari 1.
Data geran yang diambil kira adalah yang diuruskan di bawah
IPPP dan maklumat yang di dapati daripada pihak PTj bagi tempoh 30
Jun 2015 hingga 30 Jun 2016.
Tidak semua PTj mempunyai maklumat permohonan geran swasta
dan antarabangsa bagi penyelidik mereka.
Kebanyakkan penyelidik memohon terus kepada pemberi dana
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
29
BIL. PERKARA TINDAKAN
tanpa melalui PTj atau IPPP.
Objektif Kualiti (iv)
Memastikan sekurang-kurangnya 85% daripada penerbitan adalah
di dalam jurnal yang diindekskan dalam Pangkalan Data Thomson
ISI Web/Scopus.
Sehingga tarikh 30 Jun 2016, penerbitan di dalam ISI adalah sebanyak
1,592 dan Scopus sebanyak 203. Ini merupakan 94.4% daripada
jumlah penerbitan iaitu 1901. Objektif kualiti telah dicapai.
Objektif Kualiti (v)
Memastikan sekurang-kurangnya 70% daripada komuniti terlibat
berpuas hati dengan program anjuran UMCares.
Daripada jumlah keseluruhan responden sebanyak 534, 516
responden memberikan skor 3 dan 4 (iaitu memuaskan dan sangat
memuaskan). Ini merupakan 96.62%. Objektif telah dicapai.
Objektif Kualiti (vi)
Memastikan 70% pengguna perkhidmatan di Pusat Perkhidmatan
Penyelidikan berpuas hati dengan perkhidmatan yang diberikan.
Daripada jumlah keseluruhan peserta seramai 987, seramai 967
berpuas hati dan sangat berpuas hati iaitu sebanyak 97.97% dalam
bentuk peratusan. Objektif telah dicapai.
4.2.4 KESIMPULAN/ISU BAGI OBJEKTIF KUALITI PT02
Naib Canselor menyatakan bahawa Objektif Kualiti PT02(i) adalah
penting. Penyelidikan amat penting di UM, maka bagi memastikan
objektif kualiti ini tercapai Ketua PTj perlu berusaha meningkatkan
bilangan PI bagi perkara ini.
Ketua PTj
4.2.5 STATUS OBJEKTIF KUALITI PT03- PENGURUSAN SUMBER
MANUSIA
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
30
BIL. PERKARA TINDAKAN
Objektif Kualiti (i)
Memastikan Perancangan Sumber Manusia setiap PTj bagi tahun
berikutnya diselesaikan selewat-lewatnya pada bulan November
tahun semasa.
Perancangan sumber manusia bagi tahun 2016 telah selesai dan telah
dikemukakan kepada Jabatan Perkhidmatan Awam pada 27 Januari
2016. Objektif kualiti dicapai.
Objektif Kualiti (ii)
Memastikan 80% kekosongan jawatan kumpulan bukan akademik
yang berlaku akibat persaraan atau penghabisan tempoh
perkhidmatan diisi dalam tempoh dua minggu dari pada tarikh
kekosongan.
Bilangan kekosongan jawatan dari 30 Jun 2015 hingga 30 Jun 2016
adalah 59, dan 19 (32.2%) dapat diisi dalam tempoh 2 minggu. Objektif
kualiti tidak dicapai.
Penjelasan
Sejak bulan November tahun 2015, pengisian kekosongan jawatan
yang menggunakan waran akibat dari peletakan jawatan, bersara
pilihan/paksa dan kematian perlu mendapat kelulusan daripada pihak
JPA terlebih dahulu sebelum diisi. Kelulusan daripada pihak JPA ini
mengambil masa agak lama dan tidak semua jawatan yang dimohon
untuk diisi mendapat kelulusan.
Pihak PTj meminta untuk mengadakan syarat tambahan bagi
pemilihan calon seperti Ujian Programming, dan pelaksanaan syarat
tambahan ini telah memanjangkan tempoh pemprosesan pengisian
jawatan.
Kesukaran mendapat calon /ketiadaan calon yang sesuai
terutamanya jawatan yang memerlukan kemahiran seperti jawatan
juruterapi pergigian dan pengawal keselamatan
Calon yang ditawarkan menolak penawaran di saat akhir
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
31
BIL. PERKARA TINDAKAN
Strategi
Atas alasan komplikasi proses pengisian jawatan, yang ada
kebanyakan masa adalah di luar kawalan pihak BSM, pihak
pentadbiran BSM mencadangkan supaya perkara ini tidak dijadikan
Objektif kualiti secara khusus tetapi prosesnya akan ditambah baik.
Selari dengan pernyataan di dalam pelan strategik universiti, objektif
kualiti ini dipohon untuk dipinda seperti cadangan yang dinyatakan di
perenggan 4(b) dan lampiran.
Objektif Kualiti (iii)
Memastikan 70% program latihan/kursus yang dirancang
dilaksanakan mengikut jadual.
Daripada 132 kursus yang dirancang, 101 (76.51%) telah dijalankan
mengikut jadual. Objektif kualiti dicapai.
Objektif Kualiti (iv)
Memastikan 40% calon Hadiah Latihan Cuti Belajar/SLAB/SLAI
menyempurnakan pengajian dalam tempoh yang diluluskan.
Daripada 424 calon yang sedang mengikuti pengajian di bawah
SLAB/SLAI, 272 (64.1 %) telah menyempurnakan pengajian dalam
tempoh yang diluluskan. Objektif kualiti telah dicapai.
Proses pengisian sebenarnya memerlukan masa yang melebihi
tempoh dua (2) minggu seperti ditetapkan dalam objektif kualiti. Oleh
itu, satu tempoh yang lebih sesuai dan wajar akan dikemukakan
sebagai objektif kualiti yang baharu.
4.2.5 KESIMPULAN/ISU BAGI OBJEKTIF KUALITI PT03
Semua Objektif Kualiti PT03 tercapai kecuali PT03 (ii) yang mana akan
dipinda.
4.2.6 STATUS OBJEKTIF KUALITI PT04 – PENGURUSAN
INFRASTRUKTUR DAN HARTA
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
32
BIL. PERKARA TINDAKAN
Objektif Kualiti (i)
Memastikan sekurang-kurangnya 3% daripada nilai pembangunan
melebihi RM 5 juta (PPHB), atau RM 2 juta (PTM) mempunyai
elemen penyelidikan atau teknologi canggih dan mampan yang
diterajui penyelidikan di UM.
Untuk kedua-dua JPPHB dan PTM, tiada projek pembangunan bagi
tahun 2015/2016 kerana kekurangan peruntukan daripada Kerajaan.
Objektif Kualiti (ii)
Memastikan sekurang-kurangnya 10% daripada sisa elektronik
dikitar semula atau dilupuskan melalui teknologi mampan.
Sejumlah 70% sisa elektronik telah dikitar semula atau dilupuskan
melalui teknologi mampan. Objektif kualiti tercapai.
Objektif Kualiti (iii)
Menyediakan sekurang-kurangnya 5% belanjawan OCAR PPHB
dan PTM dalam teknologi terkini (canggih, hijau) untuk kegunaan
kampus (sbg contoh solar, mini hidro, kereta elektrik, stesyen caj
bateri, pencahayaan LED).
Peruntukan OCAR 2016 dipotong sebanyak 61%, daripada RM46 juta
setahun kepada hanya RM18 juta. Pada awal tahun 2016, JPPHB
telah memutuskan untuk memperuntukkan 3% sahaja kepada OCAR
Hijau iaitu amaun sebanyak RM500,000. Namun begitu, berikutan
daripada keperluan mendesak untuk menampung kos-kos
penyelenggaraan seluruh kampus, peruntukan OCAR Hijau telah
ditarik balik untuk diagihkan kepada bahagian teknikal yang
memerlukan.
Objektif Kualiti tidak dicapai.
Strategi
Memastikan peruntukan OCAR tahunan adalah mencukupi bagi
tahun-tahun berikutnya.
JPPHB
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
33
BIL. PERKARA TINDAKAN
Nilai peratusan capaian dikurangkan kepada 1% atau 2%
memandangkan fokus utaman JPPHB adalah untuk memastikan
kemudahan prasarana UM diselenggara dengan baik untuk kegunaan
warga kampus.
Objektif Kualiti (iv)
Mengurangkan permintaan ke atas utiliti sebanyak 3% setahun
(Elektrik=MW; Air=m3).
Pengurangan penggunaan elektrik adalah 7.78% manakala bagi air
pula adalah sebanyak 1.4%. Purata pengurangan permintaan kedua-
dua utiliti ini adalah 4.8%. Oleh itu, objektif kualiti tercapai.
Objektif Kualiti (v)
Mengurangkan kebergantungan ke atas pihak ketiga (kontraktor)
bagi kerja-kerja penyelenggaraan berkala sekurang-kurangnya
sebanyak 5% setahun.
Purata pengurangan kebergantungan ke atas pihak ketiga di Bahagian
Pentadbiran (0%), Bahagian Mekanikal (1%) dan Bahagian Elektrik
(0%) adalah 1.7%. Maka, objektif kualiti tidak tercapai.
Penjelasan
Kontrak penyelenggaraan berkala tidak dapat dikurangkan terutama
kontrak pencucian demi memastikan tahap kebersihan universiti.
Strategi
Tiada
Objektif Kualiti (vi)
Memastikan sasaran 90% daripada permohonan kerosakan,
penilaian dan aduan melalui Sistem Helpdesk tercapai dalam
tempoh yang berkenaan.
Peratusan untuk sistem helpdesk adalah Minor (93%), tindakan <5 hari
(99.20%) dan maklumbalas (98.1%). Purata pencapaian adalaf
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
34
BIL. PERKARA TINDAKAN
96.76%. Oleh itu, objektif kualiti telah tercapai.
Objektif Kualiti (vii)
Memastikan 80% aduan yang didaftarkan ke Sistem Helpdesk ICT
diselesaikan dalam masa 4 hari bekerja. Aduan ini tidak termasuk
aduan yang melibatkan pengatucaraan PTM.
Dalam tahun 2015, peratus aduan yang diselesaikan dalam empat hari
bekerja adalah 80.69%%. Manakala, dalam tahun 2016 (Jan - Jun),
peratusnya adalah 89.42%. Dengan itu, objektif kualiti tercapai.
4.2.7 KESIMPULAN/ISU BAGI OBJEKTIF KUALITI PT04
Objektif kualiti yang tidak tercapai telah diberi penjelasan dan usaha
akan dipertingkatkan.
4.2.8 STATUS OBJEKTIF KUALITI PT05 – PENGURUSAN KEWANGAN
Objektif Kualiti (i)
Memastikan 90% urusan bayaran pembekal dibuat dalam tempoh
7 hari bekerja dari tarikh penerimaan dokumen yang lengkap.
Bagi tempoh Jun 2015 hingga Jun 2016, pencapaian adalah 98.97%.
Maka, objektif kualiti ini tercapai.
Penjelasan
Pencapaian bagi bulan Jun 2016 dan Julai 2015 agak kurang
memuaskan ekoran dari perayaan Hari Raya Aidilfitri manakala bagi
bulan November & Disember 2015 pula disebabkan bayaran yang
perlu diselesaikan bagi tujuan penutupan akaun 2015 menyebabkan
pencapaian kurang memberansangkan. Semua bayaran bagi tahun
2015 perlu diselesaikan sebelum penyata kewangan tahunan.
Objektif Kualiti (ii)
Memastikan kadar kutipan yuran sekurang-kurangnya 80%
daripada yuran yang dikenakan.
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
35
BIL. PERKARA TINDAKAN
Bagi sesi 2015/2016, jumlah yuran dikenakan ke atas pelajar ijazah
dasar adalah RM 45,553, 913.67. Jumlah yang dapat dikutip adalah
RM 41,085,405.34. Manakala, jumlah yuran dikenakan ke atas pelajar
ijazah tinggi adalah RM 50,105,370.31 dan jumlah dikutip adalah RM
42,017,925.87. Jumlah keseluruhan yuran dikenakan ke atas pelajar
adalah RM 92,659,283.98 dan yang dapat dikutip adalah RM
83,103,331.21 (86.87%). Berdasarkan kiraan ini, objektif kualiti
dicapai.
Objektif Kualiti (iii)
Memastikan agihan belanjawan Universiti dibuat dalam tempoh 30
hari selepas penerimaan surat kelulusan daripada Kementerian
Pendidikan Malaysia.
Bagi tahun 2016, surat daripada Kementerian Pendidikan Malaysia
diterima pada 13 November 2015. Proses pengeluaran surat agihan
belanjawan mengurus kepada semua PTj adalah pada 11 Disember
2015, iaitu selepas 29 hari. Oleh itu, objektif kualiti dicapai.
Objektif Kualiti (iv)
Memastikan 85% notis penguncian premis sewaan dikeluarkan
dalam tempoh 7 hari bekerja selepas notis peringatan terakhir
dikeluarkan jika tiada sebarang pembayaran sewaan diterima
daripada pihak penyewa.
Dalam tempoh Januari 2016 hingga Julai 2016, notis penguncian
premis sewaan dikeluarkan kepada 7 penyewa, dalam tempoh 7 hari
bekerja selepas notis peringatan terakhir dikeluarkan. Oleh itu, objektif
kualiti dicapai.
Objektif Kualiti (v)
Memastikan 95% permohonan perolehan yang lengkap diproses
dalam tempoh maksima 21 hari bekerja bagi sebutharga melebihi
RM100,000.00 sehingga RM500,000.00.
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
36
BIL. PERKARA TINDAKAN
Dalam tempoh Januari 2016 hingga Jun 2016, kesemua permohonan
perolehan diproses dalam tempoh maksima 21 hari bekerja. Oleh itu,
objektif kualiti dicapai.
4.2.9 KESIMPULAN/ISU BAGI OBJEKTIF KUALITI PT05
Objektif kualiti PT05 kesemuanya dicapai.
4.2.10 STATUS OBJEKTIF KUALITI PT06 – PENGURUSAN
KOMERSIALISASI
Objektif Kualiti (i)
Memastikan 5% daripada staf akademik UM menjalankan kerja
perundingan. (UPUM)
Sehingga Jun 2016, 122 (5.47%) daripada 2230 staf akademik UM
menjalankan kerja perundingan. Oleh itu, objektif kualiti tercapai.
Objektif Kualiti (ii)
Memastikan sekurang-kurangnya peningkatan sebanyak 10% dari
purata keuntungan tiga (3) tahun terakhir. (UPUM)
Jumlah keuntungan 5 tahun berakhir (2013-2016) adalah sebanyak
RM 2,587,952.00. Maka, purata keuntungan 3 tahun terakhir adalah
sebanyak RM 589,857.712. Jumlah keuntungan pada tahun 2013
adalah sebanyak RM 862,650.67. Jumlah ini di dalam peratusan
adalah penurunan sebanyak 5%. Oleh itu objektif kualiti tidak tercapai.
Penjelasan
Pelaksanaan GST pada April 2015 secara tidak langsung telah
menyebabkab UPUM perlu menanggung kos GST tersebut bagi
projek/kajian yang diperolehi sebelum perlaksanaan GST.
UPUM tidak lagi boleh melaksanakan projek-projek daripada Fakulti
Perubatan yang melibatkan ‘clinical trial’ di mana kajian terlibat telah
dipindahkan ke CIC Fakulti Perubatan. Perkara ini telah memberi
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
37
BIL. PERKARA TINDAKAN
impak kepada hasil pendapatan UPUM yang dijana daripada kajian-
kajian ini.
Strategi
Edaran Brosur & Flyer – Edaran borsur dan flyer akan diteruskan
sepanjang tahun 2016 di mana UPUM akan mengemaskinikan serta
menambahbaik profile syarikat. Edaran juga akan dibuat melalui email
kepada klien-klien yang berpotensi.
Networking (Perbincangan dengan klien / Alumni) – UPUM akan
mengadakan perbicangan dengan klien/alumni yang berpotensi untuk
membuat kajian perundingan dengan pihak UPUM.
Pengemaskinian Laman Sesawang UPUM – Pengemaskinian akan
dibuat dengan (i) penambahbaikan ‘niche area’ dan ‘key person’ dan
(ii) profil perunding utama akan disambung terus dengan UMExpert.
Untuk tujuan ini, pereka laman web bertauliah akan dilantik.
Promosi melalui email (‘blasting’) – Promosi berdasarkan email
akan dihantar kepada klien-klien lama dan baharu untuk
mempromosikan perkhidmatan UPUM serta berita-berita berkenaan
aktiviti semasa UPUM. Adalah dianggarkan sasaran penghantaran
email adalah kepada 10 klien setiap bulan.
Bulletin - Bagi tahun 2016, templet tetap untuk buletin telah
disediakan dan diterbitkan 3 kali setahun iaitu pada April, Julai dan
Oktober. Buletin ini akan memaparkan senarai projek/kajian semasa
yang dijalankan di UPUM, berita dan pengumuman berkaitan
pentadbiran UPUM serta gambar-gambar yang berkaitan. Bahan
daripada buletin UPUM juga perlu diberikan kepada Pejabat Jaringan
Industri dan Masyarakat (JIM).
Tender di Media Cetak dan Elektronik UPUM akan tetap
menggunakan perkhidmatan tender-tender untuk mendapatkan
maklumat terkini berkenaan tawaran tender dan sebut harga daripada
Agensi Kerajaan. Selain itu, UPUM juga akan memastikan untuk
berdaftar sebagai vendor bagi syarikat-syarikat besar dan GLC bagi
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
38
BIL. PERKARA TINDAKAN
menawarkan perkhidmatan rundingan.
Video korporat - Video korporat UPUM telah siap dibina dan akan
diberikan kepada ICR UM untuk tujuan promosi dan dimuatnaik di
saluran YouTube rasmi UM. Video korporat ini terdiri daripada 2 versi
iaitu 5 minit (yang mempunyai voice over) dan 3 minit (music looping).
Objektif Kualiti (iii)
Memastikan sekurang-kurangnya 50% teknologi/
produk/buku/karya asli didaftarkan dalam bentuk Harta Intelek
(IPR) seperti paten, cap dagangan (trademark), hakcipta
(copyright) rekabentuk industri (industrial design) dan sebagainya
dalam tempoh maksima enam (6) bulan proses dimulakan.
(UMCIC)
Daripada sejumlah 357 harta intelek yang dipohon dalam tempoh
setahun, sebanyak 327 (91.50%) telah berjaya didaftarkan di
Perbadanan Harta Intelek (MyIPO) dalam masa 6 bulan. Objektif kualiti
telah dicapai.
Objektif Kualiti (iv)
Memastikan sekurang-kurangnya 50% produk/teknologi UM telah
memasuki proses pengkomersilan melalui Perlesenan Teknologi
(Licensing), Penjualan Produk (Outright Sale),
Penubuhan Syarikat (Spin Off) atau lain-lain strategi
pengkomersilan dilaksanakan dalam tempoh dua belas (12) bulan
selepas ianya didaftarkan sebagai harta intelek UM (UMCIC).
Kesemua 66 (100%) harta intelek yang difailkan telah memasuki
proses komersil dalam masa 12 bulan. Oleh itu objektif kualiti tercapai.
Objektif Kualiti (v)
Memastikan sekurang-kurangnya 30% daripada penyertaan di
dalam pertandingan inovasi yang diiktiraf, mendapat anugerah
khas/pingat emas/aktiviti pengkomersilan (PPP)
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
39
BIL. PERKARA TINDAKAN
Daripada jumlah penyertaan dalam tempoh 30 Jun 2015 hingga 30 Jun
2016 sebanyak 47,, sebanyak 20 (42%) telah mendapat anugerah
khas/pingat emas. Oleh itu, objektif kualiti telah tercapai.
4.2.11 KESIMPULAN/ISU BAGI OBJEKTIF KUALITI PT06
Objektif kualiti yang tidak tercapai telah diberi penjelasan
4.2.12 STATUS OBJEKTIF KUALITI PT07 – PENGURUSAN HAL EHWAL
PELAJAR DAN ALUMNI
Objektif Kualiti (i)
Memastikan sekurang-kurangnya 60% daripada pelajar yang
disasarkan terlibat dalam program-program yang berkaitan
dengan kemahiran insaniah, kebolehpasaran pelajar dan
keusahawanan.
Dalam sesi 2015/2016, 7,326 (81.1%) daripada 9,032 pelajar yang
disasarkan telah terlibat dalam program-program yang berkaitan
dengan kemahiran insaniah, kebolehpasaran pelajar dan
keusahawanan. Oleh itu, objektif kualiti telah dicapai.
Objektif Kualiti (ii)
Memastikan sekurang-kurangnya 30% pelajar Ijazah Dasar terlibat
dalam aktiviti-aktiviti di peringkat kebangsaan dan 10% di
peringkat antarabangsa.
Dalam sesi 2015/2016, 31% daripada pelajar Ijazah Dasar terlibat
dalam aktiviti-aktiviti di peringkat kebangsaan, dan 17.4% di peringkat
antarabangsa. Oleh itu, objektif kualiti telah dicapai.
Objektif Kualiti (iii)
Memastikan peningkatan penerimaan jumlah sumbangan zakat
sebanyak 10% bagi Tabung Zakat Pelajar dan sumbangan dana
sebanyak RM50,000 setahun bagi Tabung Kebajikan pelajar.
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
40
BIL. PERKARA TINDAKAN
Dalam tahun 2016, jumlah sumbangan zakat adalah RM 361,885.di
mana sebanyak RM241,885 adalah daripada pihak MAIWP dan
RM120,000 adalah daripada Etiqa Takaful Berhad. Objektif kualiti tidak
dicapai.
Penjelasan
Merujuk kepada jadual tiada konsistensi sama ada dalam komitmen
penyumbang begitu juga jumlah sumbangan yang diberikan setiap
tahun. PTj tidak ada kawalan terhadap konsistensi tersebut kerana ia
tertakluk penuh kepada penyumbang sama ada hendak meneruskan
menyumbang, menangguhkan menyumbang atau
meningkatkan/mengurangkan jumlah sumbangan. Manakala jumlah
sumbangan pula kebiasaanya tertakluk kepada jumlah keuntungan
yang diperolehi oleh penyumbang pada tahun sebelumnya. PTj telah
berbincang dan bersetuju untuk mengubah objektif kualiti ini dengan
menumpukan kepada pengagihan zakat kepada pelajar.
Objektif Kualiti (iv)
Memastikan sekurang-kurangnya 30% kafetaria di bawah seliaan
Bahagian Hal Ehwal Pelajar mendapat penarafan gred A.
Hanya terdapat satu (1) kafeteria di bawah seliaan HEP dan kafteria
tersebut telah mendapat Gred A (100%). Oleh itu, objektif kualiti
dicapai.
4.2.13 KESIMPULAN/ISU BAGI OBJEKTIF KUALITI PT07
Naib Canselor menyarankan supaya pemotongan gaji staf bagi kutipan
zakat perlu dilaksanakan oleh Bendahari. Oleh yang demikian, HEP
dan Bendahari perlu bekerjasama dalam perkara ini.
4.2.14 STATUS OBJEKTIF KUALITI PT08 – PENGURUSAN
PERPUSTAKAAN
Objektif Kualiti (i)
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
41
BIL. PERKARA TINDAKAN
Perolehan judul baru dalam pelbagai format: 5000 untuk bidang
AHSS (Arts, Humanities & Social Sciences) dan 2,500 untuk
bidang STEM (Science, Technology, Engineering & Medicine).
Pemantauan pencapaian bagi tempoh 30 Jun 2015 sehingga 30 Jun
2016 mendapati 6805 judul baru diperolehi untuk bidang AHSS, dan
2417 untuk bidang STEM. Oleh itu, objektif kualiti bagi AHSS tercapai
dan STEM hampir tercapai.
Penjelasan
Bahan yang disenaraikan/dicadangkan tidak lagi diulang cetak (out of
print) oleh pihak penerbit. Bahan yang disenaraikan/dicadangkan telah
kehabisan stok (out of stock) di pihak penerbit. Bahan yang
disenaraikan/dicadangkan masih lagi dalam proses perolehan oleh
pihak perpustakaan. PTj akademik membuat semakan kurikulum
(curriculum review) dan memberi senarai tajuk-tajuk baharu.
Objektif Kualiti (ii)
Peningkatan kandungan digital berteraskan penyelidikan
(research based digital content) sebanyak 5,000 objek digital.
Pemantauan pencapaian bagi tahun daripada 30 Jun 2015 sehingga
30 Jun 2016 mendapati bilangan yang telah didigitalkan adalah
sebanyak 11,954. Maka, sasaran objektif kualiti tercapai.
Objektif Kualiti (iii)
Menyediakan akses kepada bahan keperluan kursus sebanyak
100% daripada Borang Maklumat Semasa Kursus/Maklumat
Kursus Untuk Semester/Penggal Semasa (UM-PT01-PK03-BR004).
Pemantauan pencapaian bagi tempoh Jun 2015 sehingga Jun 2016
hanya mencapai peratusan 90% sahaja. Objektif kualiti tidak tercapai.
Penjelasan
Bahan yang disenaraikan/dicadangkan tidak lagi diulang cetak (out
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
42
BIL. PERKARA TINDAKAN
of print) oleh pihak penerbit.
Bahan yang disenaraikan/dicadangkan telah kehabisan stok (out of
stock) di pihak penerbit.
Bahan yang disenaraikan/dicadangkan masih lagi dalam proses
perolehan oleh pihak perpustakaan.
PTj akademik membuat semakan kurikulum (curriculum review) dan
memberi senarai tajuk-tajuk baharu.
Objektif Kualiti (iv)
Peningkatan seramai 24 ahli akademik/penyelidik/P&P baru
memuat naik penerbitan dalam IR (http://eprints.um.edu.my).
Statistik dalam tahun 2015 hingga 2016 mendapati peningkatan
seramai 46 ahli akademik/penyelidik/P&P baru yang telah memuat
naik penerbitan dalam IR. Maka, objektif kualiti tercapai.
Objektif Kualiti (v)
Mengadakan 3 bengkel penyediaan latihan ilmiah/industri.
Tiga (3) bengkel penyediaan latihan ilmiah/industri telah dianjurkan
dalam tahun 2016. Objektif kualiti telah tercapai.
Objektif Kualiti (vi)
Melaksanakan 5 aktiviti promosi kepada warga Universiti Malaya
berkaitan dengan perkhidmatan dan kemudahan yang ditawarkan
oleh Perpustakaan.
Sejumlah lima (5) aktiviti promosi telah dianjurkan daripada Jun 2015
hingga Jun 2016. Objektif kualiti telah tercapai. .
4.2.15 KESIMPULAN/ISU BAGI OBJEKTIF KUALITI PT08
Objektif kualiti yang tidak tercapai telah diberi penjelasan.
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
43
BIL. PERKARA TINDAKAN
4.2.16 STATUS OBJEKTIF KUALITI PT09 – PENGURUSAN KOLEJ
KEDIAMAN
Objektif Kualiti (i)
Memastikan 80% responden soal selidik menilai perkhidmatan
dan kemudahan kolej kediaman dalam kampus utama adalah
memuaskan.
Semua Kolej Kediaman mencapai sasaran >80%. Secara keseluruhan
pula, purata responden soal selidik yang menilai perkhidmatan dan
kemudahan kolej kediaman dalam kampus utama sebagai
‘memuaskan’ atau ‘amat memuaskan’ ialah 92.5%, dan ini bermakna
objektif kualiti tercapai.
Objektif Kualiti (ii)
Memastikan sekurang-kurangnya 10 aktiviti pelajar dalam satu
sesi pengajian merangkumi aspek berikut: Akademik dan
Intelektual; Kebajikan dan Kemasyarakatan; Kerohanian dan
Perpaduan; Kesenian dan Kreatif; Sukan dan Rekreasi.
Kesemua Kolej Kediaman telah mencapai objektif kualiti 10 aktiviti
dalam satu sesi pengajian.
Objektif Kualiti (iii)
Memastikan penglibatan penghuni kolej sekurang-kurangnya 75%
di dalam aktiviti peringkat kolej, 35% di peringkat universiti dan
5% di peringkat kebangsaan dan 5% di peringkat antarabangsa
(kecuali penghuni yang tidak mengamalkan sistem merit
Bahagian Hal Ehwal Pelajar dan Alumni).
KK 1, KK 2, KK 3, KK 5, KK 6, KK 7, KK 8 dan KK 10 mencapai
objektif kualiti penglibatan penghuni dalam aktiviti di peringkat kolej,
universiti, kebangsaan dan antarabangsa. Kolej Kediaman selainnya
(KK 4, KK 9, KK 11 dan KK12) tidak mencapai satu atau lebih kriteria
objektif kualiti tersebut.
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
44
BIL. PERKARA TINDAKAN
KK 4
Penjelasan
Terdapat kekurangan kewangan dan masa untuk menjalankan
aktiviti di peringkat antarabangsa.
Strategi
Pihak kolej akan cuba mencari peluang menjalankan aktiviti secara
kerjasama dengan universiti luar negara.
KK 9
Penjelasan
Projek di peringkat kebangsaan/antarabangsa hanya dapat
dijalankan dengan kos yang tinggi, dan ini menghadkan penyertaan
pelajar
Strategi
Projek di peringkat kebangsaan/antarabangsa hanya boleh
dijalankan di UM sahaja.
KK 12
Penjelasan
Objektif kualiti bagi peringkat antarabangsa tidak tercapai kerana ia
memerlukan dana perbelanjaan yang besar.
Strategi
Mencari tajaan dan pembiayaan luar.
Objektif Kualiti (iv)
Memastikan sekurang-kurangnya 20% aktiviti kolej dijalankan
dalam Bahasa Inggeris.
Kesemua (100%) Kolej Kediaman mencapai objektif kualiti tersebut.
Objektif Kualiti (v)
Memastikan setiap penghuni terlibat dalam sekurang-kurangnya 3
KK4
KK9
KK12
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
45
BIL. PERKARA TINDAKAN
aktiviti kolej.
Kesemua Kolej Kediaman mencatatkan penglibatan semua penghuni
dalam 3 aktiviti kolej.
4.2.17 KESIMPULAN/ISU BAGI OBJEKTIF KUALITI PT09
Objektif kualiti yang tidak tercapai telah diberi penjelasan.
4.2.18 STATUS OBJEKTIF KUALITI PT10 – PENGURUSAN
PERKHIDMATAN SUKAN / KEBUDAYAAN
Pengurusan Perkhidmatan Sukan
Objektif Kualiti (i)
Menyertai sekurang-kurangnya 90% acara-acara yang dianjurkan
oleh MASUM.
Dari Mei 2015 hingga Mei 2016, 9 acara telah dianjurkan oleh
MASUM. Pusat Sukan telah menyertai kesemua (100%) acara
tersebut. Ini bermakna sasaran objektif kualiti telah dicapai.
Objektif Kualiti (ii)
Memastikan sekurang-kurangnya 90% permohonan untuk
menggunakan kemudahan sukan dan rekreasi diproses dalam
tempoh satu (1) minggu.
Dari Julai 2015 hingga Jun 2016, terdapat 482 permohonan
menggunakan kemudahan sukan dan rekreasi, dan 440 (91.3%)
permohonan berjaya diluluskan dalam masa satu (1) minggu.
Sasaran objektif kualiti telah dicapai.
Objektif Kualiti (iii)
Melaksanakan sekurang-kurangnya 80% acara-acara sukan dan
rekreasi staf.
Sejumlah 10 acara sukan dan rekreasi staf dirancangkan di antara
Mac 2015 hingga November 2015. Sembilan (90%) acara telah
diadakan. Oleh itu, sasaran objektif kualiti dicapai.
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
46
BIL. PERKARA TINDAKAN
Objektif Kualiti (iv)
Menyertai sekurang-kurangnya 60% acara-acara yang ditawarkan
di Sukan Kakitangan Universiti-Universiti Malaysia (SUKUM).
Sejumlah 28 acara sukan ditawarkan oleh SUKUM pada 15 - 23 Ogos
2015. Penyertaan UM adalah dalam 22 (78.5%) acara. Oleh itu,
sasaran objektif kualiti dicapai.
Objektif Kualiti (v)
Melaksanakan sekurang-kurangnya 70% acara-acara sukan dan
rekreasi dalaman. (Seksyen Sukan & Rekreasi HEP)
Aktiviti ini telah ditanggungjawab dan dikembalikan kepada Pusat
Sukan.
Pengurusan Perkhidmatan Kebudayaan
Objektif Kualiti (i)
Menjalankan 80% daripada acara universiti yang memerlukan
khidmat Pusat Kebudayaan dilaksanakan seperti yang
dipersetujui.
Empat belas (14) acara universiti memerlukan khidmat Pusat
Kebudayaan dari Oktober 2015 hingga Julai 2016, dan semua (100%)
telah dilaksanakan. Ini bermakna sasaran objektif kualiti dicapai.
Objektif Kualiti (ii)
Memastikan 85% permohonan untuk menggunakan kemudahan
Kebudayaan diproses dalam masa 5 hari bekerja.
Dari September 2015 hingga Jun 2016, terdapat 71 permohonan bagi
tempahan menggunakan kemudahan Pusat Kebudayaan, dan 68
(96%) permohonan dapat diproses dalam masa 5 hari bekerja.
Sasaran objektif kualiti telah dicapai.
Objektif Kualiti (iii)
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
47
BIL. PERKARA TINDAKAN
Memastikan 80% permohonan khidmat konsultansi teknikal,
kepakaran seni dan pengurusan seni kepada pelanggan
ditangani.
Sejumlah 49 permohonan bagi khidmat konsultansi teknikal,
kepakaran seni dan pengurusan, dan semua (100%) permohonan
dapat ditangani. Sasaran objektif kualiti telah dicapai.
Objektif Kualiti (iv)
Memastikan sekurang-kurangnya satu acara seni bertaraf
antarabangsa dilaksanakan pada setiap tahun.
Dua (2) acara seni bertaraf antarabangsa dilaksanakan dalam tempoh
September hingga Oktober 2015. Sasaran objektif kualiti telah dicapai.
Objektif Kualiti (v)
Memastikan 85% penyewa berpuas hati dengan kemudahan di
dalam Panggung Eksperimen.
Daripada 31 penyewa yang menggunakan kemudahan Panggung
Eksperimen pada September 2015 - Jun 2016, kesemua (100%)
menyatakan ‘Amat Memuaskan atau Memuaskan’ dengan kemudahan
di dalam panggung tersebut.
Objektif Kualiti (vi)
Memastikan 80% kegiatan kesenian oleh persatuan pelajar
dibawah seliaan seksyen kesenian berjalan lancar. (Seksyen
Kesenian & Kreatif HEP)
Data adalah daripada kalender kegiatan MAKUM serta rekod
penyertaan peserta dari UM untuk kegiatan anjuran MAKUM.
Penyertaan dan penglibatan Seksyen Kesenian & Kreatif dalam
program MAKUM pada tahun ini adalah 100%.
Objektif Kualiti (vii)
Memastikan 80% penglibatan seksyen kesenian dalam program
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
48
BIL. PERKARA TINDAKAN
MAKUM (Majlis Kebudayaan Universiti Malaysia). (Seksyen
Kesenian & Kreatif HEP)
Penyertaan dan penglibatan Seksyen Kesenian & Kreatif dalam
program MAKUM pada tahun ini adalah 100%. Objektif kualiti tercapai.
Objektif Kualiti (viii)
Memastikan peningkatan 10% penglibatan pelajar dalam acara-
acara FESENI (Festival Kesenian Universiti Malaya). (Seksyen
Kesenian & Kreatif HEP)
Peserta pada tahun 2015 adalah seramai 1,903 manakala pada tahun
2016 seramai 1,840. Pengurangan peningkatan adalah sebanyak -
3%. Objektif kualiti tidak tercapai.
Penjelasan
Pengurangan penglibatan pelajar dalam acara-acara FESENI adalah
kerana kelewatan publisiti serta gerak kerja secretariat penganjur.
Strategi
Pada tahun akan datang untuk mengadakan publisiti awal dan gerak
kerja persediaan yang lebih awal.
4.2.19 KESIMPULAN/ISU BAGI OBJEKTIF KUALITI PT10
Objektif kualiti yang tidak tercapai telah diberi penjelasan.
Memandangkan kesemua objektif kualiti akan dirombak maka
ketidakcapaian tersebut akan diambilkira untuk Semakan Semula
Objektif Kualiti Proses Teras UM. Ketidakcapaian ini berpunca
dari beberapa faktor semasa yang perlu dikaji.
QMEC/Pemilik
Proses Teras
4.3 CADANGAN SEMAKAN POLISI DAN OBJEKTIF KUALITI
(Rujuk Laporan Pencapaian Objektif Kualiti 2015/16 dan
Perubahan Yang Boleh Mempengaruhi SPK, Mesyuarat Kajian
semula Pengurusan Bil. 18/2016)
Berdasarkan maklumbalas yang diterima, berikut PTj yang memberi
Makluman
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
49
BIL. PERKARA TINDAKAN
komen tentang semakan kepada Polisi Kualiti.
BIL PTj CADANGAN SEMAKAN KEPADA POLISI
KUALITI UNIVERSITI MALAYA
1.
Fakulti
Ekonomi
dan
Pentadbiiran
Universiti Malaya turut beriltizam untuk
memastikan hasil penyelidikan dapat
dimanfaatkan oleh anggota masyarakat yang
terpinggir di Malaysia.
4.3.1 CADANGAN SEMAKAN OBJEKTIF KUALITI
(a) Berhubung dengan cadangan semakan Objektif Kualiti proses
teras, terdapat dua maklum balas yang diterima dari PTj.
BIL PTj
CADANGAN SEMAKAN KEPADA OBJEKTIF
KUALITI PROSES TERAS UNIVERSITI
MALAYA
1.
Fakult
Ekonomi dan
Pentadbiiran
Memastikan hasil penyelidikan dan pengetahuan
dapat diakses oleh anggota masyarakat.
2.
Institut
Kepimpinan
Pendidikan
Pihak IKP akan mencadangkan tambahan objektif
kualiti bagi tujuan penambahbaikan berkaitan
proses teras PT01 dalam Mesyuarat Pengurus
Kualiti bersama Wakil Pengurusan.
Makluman
4.4 PERUBAHAN YANG BOLEH MEMPENGARUHI SPK UM
(Rujuk Laporan Pencapaian Objektif Kualiti 2015/16 dan
Perubahan Yang Boleh Mempengaruhi SPK, Mesyuarat Kajian
Semula Pengurusan Bil. 18/2016)
Lima PTj di bawah telah melaporkan aktiviti yang boleh menambahbaik
SPK di PTj masing-masing.
Makluman
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
50
BIL. PERKARA TINDAKAN
BIL PTj
MAKLUMAN PERUBAHAN YANG
BOLEH MEMPENGARUHI SISTEM
PENGURUSAN KUALITI UNIVERSITI
MALAYA
1. Fakulti
Perubatan
Kegagalan untuk mengambil atau
menyediakan staf sokongan yang
mencukupi bagi membantu pentadbiran
pengajaran dan pembelajaran serta
penyelidikan merupakan satu risiko tinggi
dalam pencapaian kualiti pengurusan dan
objektif kualiti/KPI fakulti.
Fakulti mempunyai dana atau jumlah
tabung yang terhad. Amalan sekarang
adalah pihak Fakulti diminta untuk
membayar sendiri emolument bagi
jawatan kosong yang ingin diisi sekiranya
tidak mendapat kelulusan Agensi Pusat.
Amalan ini adalah tidak ‘sustainable’.
2. Fakulti
Pergigian
Pihak fakulti telah menerimapakai MQF
untuk program Ijazah Sarjana Muda
Pembedahan Pergigian (BDS) yang
bertaraf profesional. Ia juga telah
digunapakai untuk program Sarjana
Pergigian Klinikal (MClinDent), Sarjana
Kesihatan Oral Komuniti (MCOH) dan
Doktor Kesihatan Awam Pergigian
(DrDPH) untuk sesi ini.
Untuk sesi berikutnya bagi program
MClinDent, pihak Fakulti sedang dalam
proses memohon program baharu
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
51
BIL. PERKARA TINDAKAN
(kedoktoran klinikal) sejajar dengan
arahan dan memenuhi keperluan terkini
MQA.
3.
Fakulti
Ekonomi dan
Pentadbiran
Fakulti telah menganjurkan Bengkel
SPECTRUM bagi semester II, Sesi
2015/2016: Siri 2 mengikut tahap keaktifan
(Level 1-3) pada 4, 18 dan 25 Mac 2016,
di Makmal Komputer Pascasiswazah.
Bengkel ini diadakan bagi membantu staf
akademik yang masih belum
melengkapkan tahap keaktifan
penggunaan SPECTRUM, di samping
membantu mereka untuk mencapai KPI
individu yang ditetapkan.
4. Fakulti Alam
Bina
Program Sarjana Muda Perancangan
Bandar dan Wilayah telah mendapat
akreditasi oleh Lembaga Perancang
Bandar Malaysia (LPBM) untuk tempoh
empat (4) tahun.
Program Sarjana Seni Bina dan Sarjana
Muda Sains Seni Bina telah mendapat
akreditasi/validasi semula oleh Lembaga
Akitek Malaysia (LAM) dan Royal Institute
of British Architects (RIBA) untuk tempoh
lima (5) tahun mulai sesi 2016/2017.
Program Sarjana Muda Ukur Bahan,
Sarjana Muda Harta Tanah dan Sarjana
Muda Ukur Bangunan, Sarjana Harta
Tanah dalam proses penyediaan laporan
untuk persediaan akreditasi semula
kepada Royal Institution of Chartered
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
52
BIL. PERKARA TINDAKAN
Surveyors (RICS), UK kerana akreditasi
ketiga-tiga program tersebut akan berakhir
pada kohort 2016.
Program Sarjana Ukur Bahan dan
Sarjana Muda harta Tanah menggunakan
kurikulum baru mulai sesi 2016/2017
setelah diluluskan oleh Senat pada 28
Julai 2016.
Bengkel Lonjakan FAB 2016 pada 15-16
Februari 2016 di Hotel Armada, Petaling
Jaya.
Audit kendiri oleh Jawatankuasa Kualiti
fakulti pada 4-5 Mei 2016.
5.
Kolej
Kediaman
Ungku Aziz
Pelaksanaan Manual Pengurusan Projek
Kolej Kediaman Ungku Aziz (MAPPUA)
untuk pengurusan aktiviti pelajar dijangka
akan dikuat kuasakan pada sesi
2016/2017.
4.5 PENGESYORAN OBJEKTIF KUALITI BAHARU BAGI PROSES
TERAS UNIVERSITI MALAYA
(a) Bengkel Penyelarasan Objektif Kualiti Proses Teras dan
Dokumentasi UM telah diadakan pada 15 Mac 2016. Objektif bengkel
diadakan adalah untuk ahli-ahli QMEC mengesyorkan objektif kualiti
Proses Teras UM yang baharu selaras dengan KPI Universiti Malaya.
(b) Bengkel telah dijalankan dengan semua pemilik proses teras
untuk memaklumkan pengesyoran objektif kualti baharu dari QMEC
kepada pemilik proses teras.
(c) Maklumbalas daripada pemilik proses telah diterima setelah
perbincangan di antara dilakukan.
(d) Berikut adalah objektif kualiti Proses Teras baharu yang telah
dibentangkan dan dipersetujui pada mesyuarat ini kecuali PT05
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
53
BIL. PERKARA TINDAKAN
(Pengurusan Kewangan) dan PT10 (Perkhidmatan Sukan) yang tiada
maklum balas dari Pemilik Proses.
PT01- PENGURUSAN PEMBELAJARAN & PENGAJARAN
i. Meningkatkan pengambilan pelajar dalam pelbagai bidang nisbah
1:1 antara pelajar ijazah tinggi dengan pelajar ijazah dasar.
ii. Memastikan 60% pelajar ijazah dasar mendapat PNGK 3.30 ke
atas semasa pengijazahan (kecuali pelajar Ijazah Sarjana Muda
Perubatan dan Pembedahan, dan Ijazah Sarjana Muda Pembedahan
Pergigian).
iii. Memastikan 15% pelajar ijazah dasar mendapat PNGK 3.7 ke
atas (kecuali pelajar Ijazah Sarjana Muda Perubatan dan
Pembedahan, dan Ijazah Sarjana Muda Pembedahan Pergigian).
iv. Memastikan peratus GOT mengikut kohort dan tempoh yang
dinyatakan seperti berikut:
a) PhD – 7 Semester (40%)
b) Sarjana (Mod Penyelidikan) - 5 Semester (40%)
c) Sarjana (Mod Campuran) - 5 Semester (40%)
d) Sarjana secara berkursus- tempoh minimum pengajian (60%)
e) Sarjana Muda - tempoh minimum pengajian (85%)
v. Memastikan 30% dari kursus menggunakan blended learning.
vi. Memastikan satu program kolaborasi baharu bersama rakan
kongsi antarabangsa atau industri dijayakan.
vii. 82% graduan bekerja 6 bulan selepas tamat pengajian, termasuk
bekerja sendiri (perniagaan start-up).
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
54
BIL. PERKARA TINDAKAN
viii. Memastikan 50% daripada keseluruhan permohonan program
pascasiswazah secara penyelidikan diproses dalam tempoh satu bulan
dari tarikh permohonan lengkap diterima.
PT02 - PENGURUSAN PENYELIDIKAN
i. Memastikan 85% penerbitan jurnal adalah di dalam jurnal yang
diindekskan dalam Pangkalan Data Thomson ISI Web/Scopus.
ii. Memastikan sekurang-kurangnya 5% daripada projek
penyelidikan dalam tempoh setahun adalah dalam bentuk usahasama
dan secara pembiayaan bersama dengan industri/ institusi terkemuka
antarabangsa.
iii. Memastikan sekurang-kurangnya 50 permohonan geran
penyelidikan dikemukakan kepada pihak industri/ badan-badan
antarabangsa dalam tahun semasa.
iv. Memastikan sekurang-kurangnya 30% daripada penerbitan yang
diindeks dalam ISI-WoS adalah dalam Q1 & Q2.
v. Peningkatan sekurang-kurangnya 2 mata H-Index Scopus dalam
tahun semasa.
PT03 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
i. Memastikan Perancangan Sumber Manusia setiap PTj bagi tahun
berikutnya diselesaikan selewat-lewatnya pada bulan November tahun
semasa.
ii. Memastikan sekurang-kurangnya 85% waran perjawatan staf
akademik diisi pada Disember tahun semasa.
iii. Memastikan sekurang-kurangnya 17% dari waran perjawatan staf
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
55
BIL. PERKARA TINDAKAN
akademik diisi oleh staf akademik antarabangsa pada Disember tahun
semasa.
iv. Memastikan sekurang-kurangnya 70% staf bukan akademik
menghadiri 4 hari kursus dalam setahun.
v. Memastikan sekurang-kurangnya 80% daripada pelanggan
berpuas hati dengan perkhidmatan yang diberikan.
PT04 - PENGURUSAN INFRASTRUKTUR & HARTA
i. 5 tan sisa ditukar menjadi produk sekunder yang berguna seperti
baja dalam masa setahun.
ii. Menyediakan sekurang-kurangnya 1% belanjawan OCAR PPHB
dan PTM dalam teknologi terkini (canggih/ hijau) untuk kegunaan
kampus.
iii. Mengurangkan permintaan ke atas utiliti sebanyak 3% setahun
(Elektrik=MW; Air=m3).
iv. Memastikan sasaran 90% dari pada permohonan kerosakan,
penilaian dan aduan melalui Sistem Helpdesk tercapai dalam tempoh
yang berkenaan.
v. Memastikan 80% aduan yang didaftarkan ke Sistem Helpdesk
ICT dan dikendalikan oleh PTM, diselesaikan dalam masa 4 hari
bekerja. Aduan ini tidak termasuk aduan yang melibatkan
pengaturcaraan.
vi. Memastikan kebolehcapaian perkakasan utama rangkaian setiap
bulan ialah sekurang-kurangnya 99.7%.
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
56
BIL. PERKARA TINDAKAN
vii. Memastikan purata ketersediaan (availability) pelayan–pelayan
kritikal bagi setiap bulan adalah 98%.
viii. Melengkapkan tiga kerja-kerja pembangunan strategik dalam
masa setahun.
ix. Meningkatkan/mengadakan sekurang-kurangnya satu kemudahan
untuk orang kurang upaya dalam masa setahun.
x. Memastikan 20% suis rangkaian berkelajuan kurang 1 Gbps
dibuat penggantian dalam setahun.
xi. Menjana 2 laporan business intelligence untuk pengurusan
tertinggi dalam setahun.
PT05 - PENGURUSAN KEWANGAN
i. Memastikan kadar kutipan yuran Ijazah Tinggi sekurang-
kurangnya 80% daripada yuran yang dikenakan.
ii. Memastikan pulangan pelaburan mencapai pulangan purata 4%
setahun.
PT06 - PENGURUSAN KOMERSIALISASI
i. Memastikan 5% daripada staf akademik UM menjalankan kerja
perundingan. (UPUM).
ii. Memastikan sekurang-kurangnya peningkatan sebanyak 5% dari
purata keuntungan 3 tahun berakhir bagi keuntungan bersih UPUM.
iii. Memastikan sekurang-kurangnya 50%
teknologi/produk/buku/karya asli didaftarkan dalam bentuk Harta
Intelek (IPR) seperti paten, Cap Dagangan (Trademark), Hakcipta
(Copyright), Rekabentuk Industri (Industrial Design) dan sebagainya
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
57
BIL. PERKARA TINDAKAN
dalam tempoh maksima enam (6) bulan selepas proses dimulakan.
(UMCIC).
iv. Memastikan sekurang-kurangnya 50% produk/teknologi UM
memasuki proses pengkomersilan melalui Perlesenan Teknologi
(Licensing), Penjualan Produk (Outright Sale), Penubuhan Syarikat
(Spin Off) atau lain-lain stategi pengkomersilan, dilaksanakan dalam
tempoh dua belas (12) bulan selepas ianya didaftarkan sebagai harta
intelek paten UM. (UMCIC)Memastikan sekurang-kurangnya
peningkatan sebanyak 10% dari purata keuntungan tiga (3) tahun
berakhir. (UPUM).
v. Memastikan sekurang-kurangnya 30 program jalinan masyarakat
yang melibatkan pemindahan teknologi/ilmu pada tahun semasa.
PT07 - PENGURUSAN HAL EHWAL PELAJAR
i. Memastikan sekurang-kurangnya 20% pelajar Ijazah Dasar
terlibat dalam aktiviti-aktiviti di peringkat kebangsaan dan 80% aktiviti
keusahawanan ini dijalankan berkaitan dengan industri.
ii. Memastikan sekurang-kurangnya 30 program pelajar Ijazah Dasar
terlibat dalam aktiviti-aktiviti di peringkat kebangsaan dan 10 program
di peringkat antarabangsa.
iii. Menganjurkan sekurang-kurangnya 40 kursus/program
pembangunan pelajar dalam setahun merangkumi bidang
sukarelawan, kepimpinan, keusahawanan, kerjaya, sukan, kesenian
dan kerohanian.
iv. Memastikan perkhidmatan utama HEP iaitu perkhidmatan bas,
penginapan, kaunseling dan bantuan kewangan pelajar mendapat
penilaian 80% pada tahap memuaskan.
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
58
BIL. PERKARA TINDAKAN
PT08 - PENGURUSAN PERPUSTAKAAN
i. Perolehan judul baru dalam pelbagai format: 5000 untuk bidang
AHSS (Arts, Humanities & Social Sciences) dan 2,500 untuk bidang
STEM (Science, Technology, Engineering & Medicine).
ii. Peningkatan kandungan digital berteraskan penyelidikan
(research based digital content) sebanyak 5,000 objek digital.
iii. Menyediakan akses kepada bahan keperluan kursus sebanyak
90% daripada borang Maklumat Semasa Kursus/Maklumat Kursus
Untuk Semester/Penggal Semasa (UM-PT01-PK03-BR004).
iv. Pendaftaran 50 akaun baru dalam UM Research Repository
(http://eprints.um.edu.my).
v. Melaksanakan 5 (lima) aktiviti latihan yang menyokong
pengajaran & pembelajaran dan penyelidikan kepada warga Universiti
Malaya.
PT09 - PENGURUSAN KOLEJ KEDIAMAN
i. Memastikan 80% responden soal selidik menilai perkhidmatan
dan kemudahan kolej kediaman dalam kampus utama adalah
memuaskan.
ii. Memastikan sekurang-kurangnya 2 projek dilakukan secara
multicultural.
iii. Memastikan penglibatan penghuni kolej sekurang-kurangnya :
(a) 75% di peringkat kolej
(b) 35% di peringkat universiti
(c) 5% di peringkat kebangsaan/ antarabangsa
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
59
BIL. PERKARA TINDAKAN
*(Kecuali penghuni yang tidak mengamalkan sistem merit
Bahagian Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)
PT10 - PENGURUSAN PERKHIDMATAN SUKAN/KEBUDAYAAN
Pengurusan Perkhidmatan Sukan
i. Memastikan penyertaan pasukan sekurang-kurangnya 90%
acara-acara yang dianjurkan oleh MASUM.
ii. Menyertai sekurang-kurangnya 50% acara-acara yang ditawarkan
di Kejohanan Sukan Staf Antara Universiti Malaysia (SUKUM).
iii. Melaksanakan sekurang-kurangnya 70% acara-acara sukan dan
rekreasi peringkat dalaman kampus samada untuk pelajar mahupun
staf.
Pengurusan Perkhidmatan Kebudayaan
iv. Memastikan 80% permohonan khidmat konsultansi teknikal,
kepakaran seni dan pengurusan seni kepada pelanggan dilaksanakan
seperti yang dipersetujui.
v. Memastikan sekurang-kurangnya satu acara seni bertaraf
antarabangsa dilaksanakan pada setiap tahun.
vi. Memastikan 85% penyewa berpuas hati dengan kemudahan di
dalam Panggung Eksperimen.
vii. Memastikan 80% pelanggan berpuas hati dengan perkhidmatan
seni yang disediakan oleh Pusat Kebudayaan.
5.0 DAPATAN AUDIT KUALITI DALAMAN BIL. 17/2016, MAKLUM
BALAS PTj MENGENAI KETAKAKURAN TERBUKA
5.1 Laporan dapatan Audit Kualiti Dalaman Bil. 17/2016 telah Makluman
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
60
BIL. PERKARA TINDAKAN
didokumenkan sebagai:
i. Buku 1: Am
ii. Buku 2: Ketakakuran PTj Akademik
iii. Buku 3 : Ketakakuran PTj Bukan Akademik; dan
iv. Buku 4: Pemerhatian dan Nota Amalan Positif
1. Maklumat Tambahan berkaitan audit kualiti dalaman:
Penekanan juga kepada keperluan Kerangka Kelayakan
Malaysia.
Latihan dari perunding SIRIM iaitu Kursus Auditor Baru serta
Kursus Pengenalan MS ISO 9001:2015 dan juga oleh QMEC
kepada auditor dan auditee.
Pendekatan – Audit Bersepadu (Integrated Audit)
Masa sesi audit direkod dan disahkan oleh wakil auditee
dalam borang kehadiran audit.
Soal selidik dijalankan ke atas auditee dan auditor.
Borang khas penilaian auditor disediakan untuk Ketua
Pasukan.
Laporan audit diserahkan kepada Ketua PTj dengan tindakan
pembetulan digunapakai di seluruh PTj kecuali bagi Canseleri
dan Kolej Kediaman memandangkan skop PTj ini terlalu besar
dan pelbagai. Ketua PTj perlu memantau supaya
jabatan/bahagian/unit yang berkenaan mengambil tindakan
terhadap ketakakuran.
Rancangan Tindakan Pembetulan (RTP) diberi lebih
penelitian. Biasanya melibatkan 3 peringkat penutupan
ketakuran – bermula dengan mencari sebab (root cause)
berlakunya ketakakuran tersebut (kaedah 5W 1H, How? Why?
Where? When? What? Who? digunakan), pembetulan bukti
ketakakuran yang ditemui, dan langkah pencegahan serta
latihan/pemakluman tentang pembaharuan yang dibuat.
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
61
BIL. PERKARA TINDAKAN
Pembentangan NC adalah mengikut fasal dan PTj seperti
biasa.
2. Isu-isu utama bagi NC juga ditekankan supaya tumpuan diberi
kepada perkara berkenaan.Ketua Auditor turut menegaskan
supaya PTj juga menangani pemerhatian yang dikenalpasti bagi
PTj masing-masing untuk memastikan isu tidak menjadi
ketakakuran dan juga mengambil berat kepada ketakakuran yang
berulang. Pihak SIRIM akan lebih memandang hal ini dalam
Audit Pemantauan Semula oleh SIRIM International Sdn. Bhd.
yang dijadualkan berlangsung di UM pada November 2016.
Amalan positif boleh dirujuk dalam Buku 4 bagi tujuan
perkongsian maklumat dan amalan oleh PTj lain.
3. Ketua Auditor memaklumkan bahawa kesemua ketakakuran Audit
Kualiti Dalaman Bil.16/2015 yang berstatus terbuka telah dapat
diselesaikan.
5.2 LAPORAN AM
Ketua Auditor secara ringkas membentangkan aktiviti yang dijalankan
sebelum, semasa dan selepas audit dalaman. Segala aktiviti
dilaksanakan mengikut rancangan audit yang diperincikan dalam Buku
1.
1. Antara perkara yang digariskan adalah aktiviti pra, tempoh audit
dan pasca audit :
AKTIVITI PRA – AUDIT
BIL PERKARA TARIKH
1. Pengemaskinian Pangkalan Data Auditor Dalaman Universiti Malaya
Jan - Februari 2016
2. Kursus Auditor Dalaman (Baru) oleh SIRIM Training Sdn.Bhd.
28 – 29 Januari 2016
3. Understanding And Implementing Risk Assessment Of ISO 9001:2015 kepada Lead Auditor UM
3 Februari 2016
Makluman
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
62
BIL. PERKARA TINDAKAN
4. Understanding And Implementing Risk Assessment Of ISO 9001:2015 kepada Auditee PTj Akademik
4 Februari 2016
5.
Understanding And Implementing Risk Assessment Of ISO 9001:2015 kepada Auditor Dalaman dan Auditee PTj Bukan Akademik
17 Februari 2016
6. Perbincangan Pemilihan Auditor untuk Audit Kualiti Dalaman Bil.17/2016
7 Mac 2016
7. Mesyuarat Ketua Pasukan Auditor 8 April 2016
8.
Taklimat Pemantapan Proses Audit dan Mesyuarat Auditor Dalaman(*sekurang-kurangnya 12 hari sebelum Audit Dalaman)
14 April 2016
AKTIVITI DALAM TEMPOH AUDIT
Bil. Perkara Tarikh
1. Mesyuarat Pembukaan Audit Kualiti Dalaman Bil. 17/2016 di Auditorium Mercu Alam Bina, Fakulti Alam Bina
9 Mei 2016
2. Audit Kualiti Dalaman Bil. 17/2016 9 - 20 Mei 2016 (2 minggu)
AKTIVITI PASCA AUDIT
Bil. Perkara Tarikh
1. Majlis Pemakluman Keputusan Audit Kualiti Dalaman Bil. 17/2016 di Dewan Kuliah Utama, Akademi Pengajian Islam
23 Mei 2016
2. Rancangan Tindakan Pembetulan dari PTj (7 hari bekerja setelah tarikh akhir Audit Kualiti Dalaman Bil. 17/2016)
31 Mei 2016
3. Pengesahan Tutup Ketakakuran (3 minggu setelah tarikh akhir Audit Kualiti Dalaman Bil. 17/2016)
10 Jun 2016
4. Mesyuarat Pengurus Kualiti bersama Wakil Pengurusan (QMMR)
15 Julai 2016
5. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil. 18/2016
28 September 2016
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
63
BIL. PERKARA TINDAKAN
6. Audit Pemantauan oleh SIRIM QAS International Sdn. Bhd. (tentatif)
28 Nov. – 2 Dis 2016
2. Antara Perkara Yang Disemak Semasa Audit – Standard MS ISO
9001:2015:
10.1 General (Improvement)
10.3 Continual improvement
5.3 Organizational roles, responsibilities and authorities
7.2 Competence
7.3 Awareness
7.4 Communication
7.5.1 General (Documented information)
8.1 Operational planning and control
8.2.1 Customer communication
8.2.2 Determining the requirements related to products and
services
8.5.5 Post-delivery activities
9.1.3 Analysis and evaluation
9.3 Management review
9.3.1 General (Management review)
Quality manual (refer 4.3, 4.4, 7.5.1)
3. Rumusan Penemuan Audit dan Analisis Keputusan
(a) Ketakakuran, Pemerhatian dan Amalan Positif
Secara keseluruhannya, audit telah mendapati bahawa Sistem
Pengurusan Kualiti masih mantap diamalkan di UM. Audit telah
mengenalpasti empat (4) amalan positif yang boleh dicontohi oleh
PTj lain. Ringkasan amalan positif ini adalah seperti berikut:
(i) FAKULTI PERUBATAN
Pengurusan Fakulti Perubatan (FoM) berhasrat menjadikan
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
64
BIL. PERKARA TINDAKAN
FoM sebagai salah satu World Class Leader dalam
penyelidikan perubatan, pembangunan dan komersialisasi
(R&D&C) menjelang 2020 melalui pelan strategik 2015-2020,
iaitu melalui - * Engender growth of local research talent in
biomedical and health sciences * Enable translation of clinical
research findings into policy and practice * Drive cutting-edge
research to marketable technologies and commercialization
Beberapa inisiatif yang dijalankan (dibawah TD Penyelidikan)
untuk memperkasakan penyelidikan di FOM adalah melalui
program - 1. Research Mentorship program: * improve quality
of research for junior lecturer who is interested in research
track. * one-to-one coaching by seniors (professor) - grant
application, experimental designs, writing & presentation skills,
etc. 2. Research Focus @ Department: * to facilitate & foster
research interations between researchers & clinicians,
between departments in a large faculty. * a platform to highlight
departmental & personal research interest. 3. Scientific Café
* Identify research focust and excellence for depratment and to
promote collaboration via large research grant application via
UMRG, LRGS, TRGS.
(ii) FAKULTI PERUBATAN
Medical Education & Research Development Unit (MERDU,
Fakulti Perubatan) mengambil inisiatif untuk mengingatkan
pensyarah-pensyarah slot pengajaran mereka dan ahli-ahli
jawatan kuasa tertentu untuk tugas pengajaran program MBBS
serta menghadiri mesyuarat jawatankuasa berkenaan. Nama,
nombor telefon bimbit dan e-mail semua tenaga pengajar
dikumpulkan dan dikemaskini dari semasa ke semasa.
Peringatan dibuat melalui SMS dan email seminggu sehingga
sejam sebelum tugas perlu dilaksanakan. PENDEKATAN - A.
MESYUARAT BLOCK: (1) Tarikh untuk Mesyuarat Blok akan
ditentukan (persetujuan daripada Block Chair, lazimnya 6-9
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
65
BIL. PERKARA TINDAKAN
bulan sebelum blok bermula). (2) Google invitation akan
dihantar kepada semua Block Chair, Koordinator Stage 1/
Stage 2, Koordinator Jabatan dan ahli jawatankuasa kurikulum
MERDU. Semasa Mesyuarat blok, semua topik dan sesi
dipersetujui oleh Block Chair, Koordinator Stage 1/ Stage 2
dan Koordinator Jabatan. Sesalinan grid dan draf jadual waktu
akan diagihkan kepada coordinator jabatan untuk dibawa
berbincang dengan tenaga pengajar dari jabatan masing-
masing. (3) Tiga Bulan Sebelum Permulaan Blok Ahli
jawatankuasa kurikulum MERDU akan menghubungi jabatan
untuk mendapatkan nama-nama pensyarah mengikut draf
jadual waktu. Nama pensyarah-pensyarah yang terlibat
meliputi tenaga pengajar bagi kuliah, clinical days dan juga
PBL. (4) 3-4 minggu Sebelum Permulaan Blok Jadual waktu
(hardcopy & softcopy) akan dihantar kepada jabatan masing-
masing untuk diagihkan kepada pensyarah-pensyarah yang
terlibat. Ahli jawatankuasa kurikulum MERDU akan
mengemaskini system pesanan ringkas, iSMS untuk
menghantar peringatan kepada tenaga pengajar berkenaan
penyerahan bahan pengajaran (Powerpoint slides) ke MERDU
untuk dimuatnaik ke atas portal SPECTRUM/ CENTRUM bagi
penyediaan pembelajaran pelajar. B. KULIAH (1) Satu minggu
sebelum kuliah Google invite dan iSMS akan dihantar untuk
mengingatkan tenaga pengajar yang terlibat tentang slot, tajuk,
tempat dan waktu pengajaran masing-masing. (2) Satu hari
sebelum kuliah Google invite dan iSMS akan dihantar untuk
mengingatkan tenaga pengajar yang terlibat tentang slot, tajuk,
tempat dan waktu pengajaran masing-masing. (3) Ketidak
hadiran Tenaga Pengajar Bagi tenaga pengajar yang
mengalami kes kecemasan/ perkara yang tidak dapat
dielakkan, waktu pengajaran akan dijadualkan semula tetapi
sebaik-baiknya dalam minggu yang sama setelah pihak
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
66
BIL. PERKARA TINDAKAN
MERDU dimaklumkan. Walaubagaimanapun, semua tenaga
pengajar yang tidak hadir perlu mengisi Borang Pindaan Kelas
sebagai rekod dan disimpan di MERDU. Sepanjang perjalanan
program UMMP, jumlah pindaan kelas tidak melebihi 5%.
(iii) PERPUSTAKAAN
Usaha-usaha gigih PTj di dalam memastikan staf PTj diberi
kesedaran tentang pengurusan risiko dan proses
mengenalpasti risiko adalah amalan yang patut dicontohi oleh
PTj lain. Kesedaran diberikan melalui beberapa bengkel dan
taklimat yang dijalankan untuk semua staf PTj adalah usaha
yang efektif dalam persediaan awal mengenai pengurusan
risiko di UM.
(iv) TIMBALAN NAIB CANSELOR (PEMBANGUNAN)
Pejabat TNC Pembangunan mengamalkan polisi
memaklumkan penggunaan utiliti seperti elektrik, air serta
akses internet kepada PTj serta pengguna melalui emel. Polisi
ini membantu pengguna serta PTj memantau penggunaan
serta membuat strategi bagi penggunaan yang lebih efektif
serta menjimatkan kos.
(b) Walau bagaimanapun terdapat peluang penambahbaikan, dengan
220 ketakakuran dan 94 pemerhatian yang dkenalpasti.
(c) Taburan ketakakuran dan pemerhatian mengikut fasal piawai MS
ISO 9001:2015 dan mengikut PTj telah dilaporkan dalam Buku 1.
Isu umum yang berkaitan dengan fasal ketakakuran yang lazim
ditemui adalah seperti berikut:
Fasal Bil. NC
8.5.1 Control of production and service provision
56
7.1.4 Environment for the operation of processes
17
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
67
BIL. PERKARA TINDAKAN
8.5.2 Identification and traceability 15
8.1 Operational planning and control 12
10.2.Nonconformity and corrective action 11
9.1.3 Analysis and evaluation 10
(d) Isu lazim yang merentasi PTj disenaraikan di halaman 11 dan 14 (Buku 1). PTj dipohon untuk memberi perhatian kepada aspek ini.
1. 8.5.1 Control of production and service provision
PTj tidak melaksanakan pengeluaran dan perkhidmatan yang
diberikan dalam keadaan terkawal.
Contoh:
i. Kompenan penilaian berterusan tidak dilaksanakan seperti
yang dinyatakan di dalam Proforma Kursus dan Maklumat Kursus.
ii. PTJ tidak memantau Laporan e-Attendance yang telah
dikeluarkan dari tahun 2015 hingga terkini. Laporan tersebut tidak
ditandatangani dan tiadanya pemantauan oleh penyelia atau
ketua berkaitan jika status tidak hadir bekerja.
iii. PTj tidak memastikan bahawa kakitangan yang telah
mengambil cuti khas persidangan bantuan sederhana dan besar
melaksanakan tanggungjawap mereka dalam ketiga-tiga perkara
yang dinyatakan dalam borang laporan cuti khas persidangan
2. 7.1.4 Environment for the operation of processes
PTj tidak menentukan, menyediakan dan mengekalkan
persekitaran yang diperlukan untuk operasi proses-prosesnya
dan untuk mencapai keakuran produk dan perkhidmatan
Contoh:
i. Tiada bukti pemeriksaan berkala di buat di APM oleh
Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan, untuk
mengenalpasti bahaya, menilai dan mengawal apa-apa
perkara yang dianggap tidak selamat atau merupakan risiko
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
68
BIL. PERKARA TINDAKAN
di tempat kerja. Tiada borang HIRARC disediakan. ERT (
Emergency Response Team ) hanya bertindak apabila
berlakunya kecemasan seperti kebakaran.
"Sterile Normal Saline Solution" dalam Peti Pertolongan
Cemas di Pejabat Timbalan Dekan (Ijazah Tinggi) telah
tamat tempoh pada Januari 2016. Didapati juga ubat sapu
luka "Providin" dan ubat cuci luka "N.Saline" telah tamat
tempoh pada 7 April 2016.
ii. "Sterile Normal Saline Solution"dalam peti pertolongan
Cemas di Bilik Cetak, Bangunan Anggerik telah tamat
tempoh pada Januari 2016.
iii. Bilik Rekod 1 tidak diselenggara dengan baik. Staf solat di
bilik tersebut. Terdapat Fail Kursus, Fail Pelajar, tesis yang
tidak disusun dan tidak dilabel dengan baik. Terdapat juga
barang peribadi staf dan beberapa buah kerusi yang tidak
digunakan dalam bilik tersebut.
iv. Bilik Juruteknik 1, Blok Anggerik yang tidak selamat untuk
diduduki masih belum dikosongkan walaupun arahan untuk
berpindah ke penempatan baru telah dikeluarkan melalui
emel bertarikh 26 Januari 2016 bagi tujuan keselamatan.
Semasa audit dijalankan, beberapa orang staf berada dalam
bilik berkenaan. Terdapat juga kotak dan puntung rokok
dalam bilik tersebut.
v. Bilik Rakaman di Blok Anggerik yang digunakan sebagai
lokasi pengajaran tidak diselenggara dengan baik. Terdapat
banyak barang dan peralatan yang tidak tersusun dan yang
sepatutnya tidak berada di lokasi yang dinyatakan. Contoh:
terdapat meja ping-pong, meja yang patah, peralatan yang
perlu dilupuskan.
vi. Surau Perempuan di Blok Anggerik tidak berada dalam
keadaan yang kemas dan teratur. Terdapat bekas air dan
cawan-cawan di tempat mengambil wuduk serta terdapat
bungkusan-bungkusan plastik di atas kabinet dan lantai
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
69
BIL. PERKARA TINDAKAN
surau.
3. 8.5.2 Identification and traceability
PTj tidak menggunakan kaedah yang sesuai untuk mengenal
pasti output apabila perlu untuk memastikan keakuran produk dan
perkhidmatan. PTj tidak mengenalpasti status output terhadap
memantau dan syarat-syarat pengukuran di seluruh pengeluaran
dan perkhidmatan. PTj tidak mengawal pengenalan unik output
apabila kebolehkesanan diperlukan dan tidak mendokumenkan
maklumat yang diperlukan untuk membolehkan kebolehkesanan.
Contoh:
i. iPad (KUA0900COM00215) telah bertukar milik daripada SEJ
kepada NHM melalui memo bertarikh 22.12.2015. Rekod
Inventori tiada catatan bertukar milik. Tiada rekod Pergerakan
Aset.
ii. Hand Drill (KUA0903ENG01367) (Kejuruteraan Elektrik) telah
bertukar milik dari Pejabat Am kepada MSS. Rekod Inventori
tiada catatan bertukar milik. Tiada rekod Pergerakan Aset.
iii. Portable Multimeter (KUA0901ENG00460) (Kejuruteraan
Awam) tercatit dalam bilik pensyarah MJ telah tamat
perkidmatan, dan peralatan telah berpindah ke makmal. Rekod
Inventori tiada catatan bertukar milik. Tiada rekod Pergerakan
Aset (Mengikut surat edaran berkenaan pengurusan aset
UM.Q/BPH/17 bertarikh 20/1/2014, setiap pergerakan dan
peminjaman aset dan inventori direkodkan di dalam Borang
Pergerakan Aset dan Inventori bagi tujuan pemantauan.)
4. 8.1 Operational planning and control
PTj tidak merancang, melaksanakan dan mengawal proses-
proses yang perlu untuk memauhi keperluan terhadap
penyediaan produk dan perkhidmatan.
Contoh:
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
70
BIL. PERKARA TINDAKAN
i. Pejabat Ijazah Tinggi tidak mematuhi arahan kerja dalam
pelantikan pemeriksa bagi calon Sarjana Sains dengan tidak
membuat pelantikan Pemeriksa Luar Simpanan melalui
mesyuarat Jawatakuasa Ijazah Tinggi Fakulti.
5. 10.2.Nonconformity and corrective action
PTj tidak melakukan tindakan pembetulan terhadap ketidakakuran
yang berlaku, termasuk yang berpunca daripada aduan.
Contoh:
i. PTj tidak memantau keberkesanan terhadap
RancanganTindakan Pembetulan (RTP) yang diambil ke atas
ketakakuran PTj pada audit Dalaman 16/2015 dan ketakakuran
yang sama telah berulang kembali. Fail Kursus Semester 1, sesi
2015/2016 masih tidak lengkap.
ii. PTj tidak memantau keberkesanan terhadap tindakan
pembetulan yang diambil ke atas ketidakakuran PTj pada audit
dalaman yang lepas (bil 16/2015) di mana pelan kecemasan yang
menandakan lokasi Anda di sini serta arah tuju ke tempat
berkumpul semasa kecemasan, adalah tidak tepat dan
mengelirukan. Terdapat beberapa pelan pada Aras 1 blok
pentadbiran yang langsung tidak menandakan lokasi Anda di sini.
6. 9.1.3 Analysis and evaluation
PTj tidak menganalisa dan menilai data dan maklumat yang
sesuai yang berbangkit dari pemantauan dan pengukuran.
Contoh:
i. PTJ tidak membuat penilaian keberkesanan latihan yang telah
dijalankan oleh PTJ. Siri latihan "Bengkel Pengukuhan Kerja
Berpasukan Staff FPP" yang dijalankan pada 12 - 13 March
2016 tidak dilakukan sebarang penilaian.
ii. Didapati PTj tidak membuat analisa terhadap objektif kualiti,
tidak memantau pencapaian objektif kualiti fakulti serta tidak
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
71
BIL. PERKARA TINDAKAN
menyampaikan atau menhebahkan keputusan analisa kepada
ahli-ahli PTj.
5.3 STATUS KETAKAKURAN
(a) Status ketakakuran pada tarikh-tarikh tertentu telah dibentangkan.
(b) Status ketakakuran pada 27 September 2016 serta bilangan
ketakakuran yang berjaya diselesaikan pada 10 Jun 2016 adalah
seperti jadual berikut:
PTj BIL. NC
BIL.DI
TUTUP
PADA
10/06/2016
BIL.DI
TUTUP
SELEPAS
10/06/2016
BIL.
TERBUKA
SETAKAT
27/09/2016
Akademi Pengajian Islam 17 17 0 0
Akademi Pengajian
Melayu 18 18 0 0
Fakulti Alam Bina 2 2 0 0
Fakulti Bahasa &
Linguistik 8 8 0 0
Fakulti Ekonomi &
Perniagaan 2 2 0 0
Fakulti Kejuruteraan 7 5 2 0
Fakulti Pendidikan 6 6 0 0
Fakulti Pergigian 7 7 0 0
Fakulti Perniagaan &
Perakaunan 10 6 4
0
Fakulti Sains 20 20 0 0
Fakulti Sains Komputer &
Teknologi Maklumat 4 4 0 0
Fakulti Sastera & Sains
Sosial 8 8 0 0
Fakulti Perubatan 7 7 0 0
Fakulti Undang-Undang 5 5 0 0
Pusat Kebudayaan 8 8 0 0
Pusat Sukan 8 8 0 0
Makluman
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
72
BIL. PERKARA TINDAKAN
Institut Pengajian
Siswazah 15 14
1 0
Pusat Asasi Sains UM 9 0 9 0
Jabatan Bendahari 1 1 0 0
Canseleri A 9 8 1 0
Pembangunan 12 12 0 0
Perpustakaan 1 1 0 0
Pendaftar 3 3 0 0
Penyelidikan & Inovasi 12 12 0 0
Kolej Kediaman 8 8 0 0
Hal Ehwal Pelajar 11 10 1 0
Canseleri B 2 2 0 0
JUMLAH 220 202 18 0
(c) Kesemua ketakakuran Audit Kualiti Dalaman Bil.17/2016 telah
diselesaikan.
5.4 RUMUSAN AUDIT KUALITI DALAMAN BIL.17/2016
(a) Ketua Auditor menyuarakan penghargaan kepada semua yang
terlibat yang telah memberikan kerjasama ketika Audit Kualiti Dalaman
Bil.17/2016.
(b) Ketua Auditor juga memaklumkan berkenaan beberapa isu umum
berkaitan proses audit yang perlu diberikan perhatian, iaitu:
1. Ada beberapa PTj yang tidak akur dan lewat dalam
perlaksanaan RTP dan penutupan ketakakuran mengikut
masa yang telah ditetapkan.
2. Penulisan RTP tidak menyeluruh dan tiada tindakan jangka
panjang menyebabkan NC berulang.
3. Komitmen yang berkurangan oleh sesetengah para auditor
dan auditee dalam perlaksanaan proses audit.
4. Kesedaran tentang pentingnya audit di kalangan warga UM
didapati semakin berkurangan.
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
73
BIL. PERKARA TINDAKAN
(c) Audit Pemantauan Oleh SIRIM QAS International Sdn. Bhd.
dirancang berlangsung di Universiti Malaya pada bulan November
2016.
(d) MS ISO 9001:2015 telah diimplementasi di Universiti Malaya
bermula pada tahun ini semasa Audit Kualiti Dalaman UM Bil.17/2016
manakala akan digunakan oleh pihak SIRIM semasa Audit Pensijilan
Semula UM pada tahun 2017.
(e) Penekanan terhadap MS ISO 9001:2015 diantaranya adalah:
1. Keperluan yang jelas untuk “ PEMIKIRAN BERASASKAN RISIKO
“ untuk menyokong dan meningkatkan kefahaman dan aplikasi
pendekatan proses.
2. KEPERLUAN DAN PENEKANAN UNTUK KEPIMPINAN -
Pengurusan atasan perlu menunjukkan kepimpinan dan komitmen
yang lebih tinggi.
3. Kurang keperluan yang ditetapkan ; lebih berasaskan prestasi.
4. Teks teras standard, struktur, definisi membolehkan organisasi
dengan sistem pengurusan pelbagai untuk mencapai integrasi dan
pelaksanaan yang lebih baik.
(f) QMEC telah menjalankan aktiviti berikut dalam Pelaksanaan
Peralihan untuk MS ISO 9001:2015 di UM iaitu:
1. Taklimat ISO 9001:2015 & Pemantapan Auditor Untuk Pengurusan
Tertinggi & "Lead" Auditor 17 Mac 2015.
2. Taklimat Peralihan MS ISO 9001:2008 Kepada MS ISO 9001:2015
Kepada Ketua-Ketua PTj pada 21 April 2015.
3. Taklimat Kepada Pengurus Kualiti Semasa Mesy. QMMR pada 24
April 2015.
4. Kursus Auditor Dalaman (Baru) oleh SIRIM Training Sdn.Bhd.
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
74
BIL. PERKARA TINDAKAN
pada 28 – 29 Januari 2016.
5. Understanding And Implementing Risk Assessment Of ISO
9001:2015 kepada Lead Auditor UM pada 3 Februari 2016.
6. Understanding And Implementing Risk Assessment Of ISO
9001:2015 kepada Auditee PTj Akademik pada 4 Februari 2016.
7. Understanding And Implementing Risk Assessment Of ISO
9001:2015 kepada Auditor Dalaman dan Auditee PTj Bukan
Akademik pada 17 Februari 2016.
6.0 LAPORAN JAMINAN KUALITI DAN AKREDITASI
(Rujuk Laporan Jaminan Kualiti Dan Akreditasi, Mesyuarat Kajian
Semula Pengurusan Bil. 18/2016)
6.1 LATAR BELAKANG
Dimaklumkan bahawa tanggungjawab utama Jaminan Kualiti dan
Akreditasi (JKA) adalah untuk memberi penerangan dan pendedahan
keperluan MQF, memberi penerangan terhadap keperluan dasar dan
SPK UM berkaitan P&P, menjamin kualiti program akademik serta
memupuk budaya penjaminan kualiti program dan P&P yang
berterusan di PTj
Satu lagi tanggung jawab dan kegiatan JKA yang utama adalah
melibatkan pengakreditasian program. Proses pengakreditasian
melibatkan dua peringkat: pengakreditasian sementara untuk
permohonan program baharu serta pengakreditasian penuh bagi
program yang telah diberi status akreditasi sementara. Bagi program
sedia ada bukan profesional yang telah diiktiraf, QMEC akan
menjalankan proses pengakreditasian semula mulai tahun 2016.
Makluman
6.2 KEGIATAN UTAMA
Dilaporkan kepada mesyuarat bahawa dalam tempoh dari 16
September 2015 sehingga 15 September 2016, kegiatan utama QMEC
adalah seperti disenaraikan di bawah:
Makluman
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
75
BIL. PERKARA TINDAKAN
(i) Pengakreditasian Program
(ii) Pemantauan Pelaksanaan Program Akademik Sedia Ada
(iii) Semakan Kurikulum
(iv) Audit Pengekalan Swaakreditasi oleh Agensi Kelayakan
Malaysia (MQA)
(v) Penilaian oleh ASEAN University Network-Quality Assurance
(AUN-QA)
6.2.1 PENGAKREDITASIAN PROGRAM
Mesyuarat dimaklumkan aktiviti pengakreditasian program yang
melibatkan permohonan akreditasi sementara bagi program baharu
dan permohonan bagi akreditasi penuh bagi progrram yang telah
memperolehi akreditasi sementara.
Bagi tempoh 16 September 2015 sehingga 15 September 2016, status
bagi 14 permohonan akreditasi sementara program baharu dilaporkan.
Daripada jumlah ini, 5 permohonan telah diberi status akreditasi
sementara (termasuk 3 permohonan baru), 2 permohonan dalam
semakan semula panel penilai dan 2 permohonan dibatalkan oleh PTj.
Bagi memastikan maklumat yang diberi dalam dokumen LPKP
sentiasa relevan dengan keadaan semasa, pemilik program telah diberi
tempoh selama 6 bulan dari sesi maklumbalas penilaian untuk
menambahbaik dokumen. Mana-mana permohonan akreditasi
sementara yang melebihi tempoh ini akan dibatalkan dan pemilik
program perlu memohon semula. Sehubung itu, permohonan
akreditasi sementara bagi 6 program telah dibatalkan kerana melebihi
tempoh.
Senarai dan status permohonan Akreditasi Sementara dalam tempoh
16 September 2015 sehingga 15 September 2016 diberi secara
terperinci dalam Laporan Jaminan Kualiti dan Akreditasi (lihat Jadual
3).
Makluman
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
76
BIL. PERKARA TINDAKAN
Turut dilaporkan adalah status bagi 10 permohonan akreditasi penuh
dalam tempoh 16 September 2015 sehingga 15 September 2016.
Daripada jumlah ini, 2 permohonan sedang dalam proses permohonan
sijil akreditasi penuh dari MQA, 6 permohonan dalam proses
penambahbaikan oleh pemilik program dan 2 program dalam penilaian
dokumen oleh panel penilai. Jadual 4 dalam laporan yang sama
memberi gambaran status permohonan akreditasi penuh.
6.2.2 PEMANTAUAN PELAKSANAAN PROGRAM SEDIA ADA
Dimaklumkan bahawa bagi memastikan proses P&P serta
pemantauan program adalah mengikut dasar dan kaedah yang
ditetapkan oleh SPK UM dan keperluan standard 2.4.1 / 7.1.1 dalam
COPPA, PTj Akademik telah diminta melaporkan status bagi perkara-
perkara berikut:
a) Laporan Pencapaian Kursus untuk Sesi 2015/2016
b) Laporan Pencapaian Kemahiran Insaniah (KI) untuk sesi
2015/2016
a) Laporan Pencapaian Kursus
Mesyuarat dimaklumkan bahawa pengumpulan data ini dibuat bagi
mengenal pasti cara untuk menambahbaik proses pengajaran dan
pembelajaran kursus dan prestasi pencapaian pelajar. Kriteria yang
diambil kira termasuk pencapaian hasil pembelajaran kursus, purata
markah lulus, peratusan pelajar lulus dan maklumbalas pelajar
mengenai kursus.
Sebanyak 92.5% program Ijazah Dasar dan 74.2% program Ijazah
Tinggi telah hantar Laporan Pencapaian Kursus. Maklumat kesemua
laporan yang dihantar telah dianalisis dan dikelaskan kepada 3
kumpulan pencapaian iaitu sangat memuaskan, memuaskan dan tidak
memuaskan.. Jadual 8 Laporan Jaminan Kualiti dan Akreditasi
menggambarkan data yang diperolehi dari PTj berkaitan kursus yang
Makluman
Makluman
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
77
BIL. PERKARA TINDAKAN
dianalisis serta tahap pencapaian kursus mengikut kelas pencapaian di
atas. Secara ringkasnya, peratusan pencapaian kursus mengikut tahap
adalah seperti berikut:
Pencapaian
Kursus
Peratusan Keseluruhan
Ijazah
Dasar
Sesi 14/15
Ijazah
Dasar
Sesi 15/16
Ijazah
Tinggi
Sesi 14/15
Ijazah
Tinggi
Sesi 15/16
Sangat
Memuaskan 19.97% 23.94% 32.87%% 36.36%
Memuaskan 57.91% 53.21% 48.08% 42.96%
Tidak
Memuaskan 22.12% 22.85% 19.05% 20.67%
Pemilik program diminta untuk mengambil tindakan yang bersesuaian
berdasarkan pencapaian ini dengan menyemak semula:
- sama ada hasil pembelajaran kursus (CO) sesuai dan menilai
aspek yang sepatutnya
- kriteria yang digunakan untuk menilai CO (boleh
dipertingkatkan)
- sama ada kaedah penilaian sesuai dengan CO
- penstrukturan kursus dan program
- faktor lain (tenaga pengajar, masa, latarbelakang pelajar)
b) Laporan Pencapaian Kemahiran Insaniah
Semua PTj Akademik juga diminta melengkapkan Laporan
Pencapaian Kemahiran Insaniah (KI) bagi Sesi 2015/2016 untuk
semua program yang ditawarkan. Laporan ini bertujuan supaya PTj
Akademik dapat melihat secara keseluruhan pencapaian kemahiran
insaniah yang diterapkan kepada pelajar. Daripada 120 program ijazah
dasar yang ditawarkan, hanya 65.00% program yang menilai
pencapaian KI. Ringkasan penerimaan laporan pencapaian KI dan
elemen KI yang dinilai bagi program Asasi/Diploma/Ijazah dasar diberi
dalam Jadual 9 Laporan Jaminan Kualiti dan Akreditasi. Bagi program
Dekan/Pengarah
PTj Akademik
Makluman
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
78
BIL. PERKARA TINDAKAN
ijazah tinggi pula, hanya 73.33% program yang menilai KI daripada 96
program yang ditawarkan. Jadual 10 Laporan Jaminan Kualiti dan
Akreditasi menyenaraikan PTj yang telah mengemukakan laporan
tersebut kepada QMEC.
Analisis yang dijalankan terhadap laporan yang dihantar mendapati
tumpuan elemen insaniah yang diterapkan bagi program-program
peringkat Asasi/Diploma/Ijazah Dasar serta peringkat Ijazah Tinggi di
UM adalah pemikiran kritis dan kemahiran menyelesaikan masalah
(CT) serta kemahiran komunikasi (CS). Pecahan peratusan
ditunjukkan dalam Rajah 3 dan Rajah 4 Laporan Jaminan Kualiti dan
Akreditasi.
6.2.3 SEMAKAN KURIKULUM
Mesyuarat dimaklumkan bahawa kesemua program akademik yang
ditawarkan perlu menjalankan semakan kurikulum tertakluk kepada
tempoh yang dinyatakan dalam Dasar Pengurusan Program Akademik
(DPPA). Kebanyakan program telah selesai semakan kurikulum pada
tahun 2015 dan pada tahun 2016 semakan kurikulum lebih bertumpu
kepada program-program ijazah tinggi terutamanya program secara
penyelidikan pada tahun 2015. Tanggungjawab memastikan kurikulum
yang disemak memenuhi keperluan sewajarnya, dikongsi bersama
antara QMEC, Pusat Pembangunan Akademik (CDC), Institut
Pengajian Siswazah (IPS) dan Bahagian Akademik (BA). Sehingga 16
September 2016, sebanyak 96 program Ijazah Dasar dan 104 program
Ijazah Tinggi telah disemak
Makluman
6.2.4
AUDIT PENGEKALAN SWAAKREDITASI OLEH MQA
Mesyuarat dimaklumkan bahawa Audit Pengekalan Swaakreditasi
telah dijalankan oleh pihak MQA pada 23 hingga 26 November 2015.
Panel dari MQA terdiri 7 orang auditor, kesemuanya ahli akademik dari
pelbagai institusi pengajian tinggi tempatan yang dipengerusikan oleh
Profesor Emeritus Dato’ Dr Ibrahim Ahmad Bajunid.
Makluman
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
79
BIL. PERKARA TINDAKAN
Secara keseluruhannya audit telah berjalan dengan baik dan lancar.
Pada laporan lisan akhir lawatan, panel penilai telah memperakui
bahawa sistem penjaminan kualiti program di UM kekal berkualiti
namun begitu masih terdapat beberapa perkara yang boleh
ditambahbaik. UM masih menunggu laporan akhir audit berkenaan dan
akan mengambil tindakan sewajarnya berdasarkan laporan yang akan
dikemukakan ini.
6.2.5 PENILAIAN OLEH AUN-QA
Dimaklumkan bahawa UM telah dipelawa oleh AUN-QA untuk
menjalani penilaian institusi pada tahun 2018. Antara syarat utama
untuk melayakkan UM menjalani penilaian ini adalah sekurang-
kurangnya 5 program dari UM perlu dinilai oleh AUN-QA.
Sehubung itu, UM telah mengenalpasti 5 program untuk menjalani
penilaian oleh AUN-QA. 5 program ini telah dikenalpasti berdasarkan
keperluan pasaran dan mobiliti pelajar terutamanya dari komuniti
ASEAN. 5 program yang telah dipilih adalah seperti berikut:
a) Sarjana Muda Bahasa dan Linguistik Inggeris
b) Sarjana Muda Pendidikan Awal Kanak-kanak
c) Sarjana Kesihatan Awam
d) Sarjana Usuluddin (Al-Quran dan Al-Hadith)
e) Sarjana Syariah dan Undang-undang
Namun begitu ahli mesyuarat berpendapat bahawa Sarjana Usuluddin
(Al-Quran dan Al-Hadith) serta Sarjana Syariah dan Undang-undang
tidak bersesuaian untuk dihantar penilaian. Sehubung itu Akademi
Pengajian Islam diminta untuk mengemukakan 2 program baharu di
peringkat Sarjana Muda.
Pengarah Institut Asia Eropah (AEI) memaklumkan bahawa AEI
berminat untuk turut serta dalam penilaian oleh AUN-QA. Program
yang dicadangkan untuk penilaian ini adalah program Sarjana
Antarabangsa Pengajian ASEAN. Mesyuarat bersetuju dengan
Makluman
Pengarah Akademi
Pengajian Islam
Pengarah Institut
Asia Eropah
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
80
BIL. PERKARA TINDAKAN
cadangan ini. Sehubung itu, AEI akan turut dijemput untuk menghadiri
bengkel akan datang.
Bagi persediaan penilaian institusi, satu jawatankuasa yang terdiri
daripada pelbagai pihak di UM akan dibentuk bagi penulisan dokumen
“Self Assessment Report”
QMEC
6.4 RUMUSAN
Sebagai rumusan, aktiviti JKA yang teras seperti pengakreditasian
program, meningkatkan penghayatan dan kefahaman warga UM
mengenai pendidikan berasaskan hasil (Outcome-Based Education -
OBE) akan dilaksanakan mengikut keperluan. Pelaksanaan program
serta keakuran terhadap OBE, MQF dan SPK akan dipantau secara
berkala oleh QMEC melalui audit dan verifikasi dokumen.
Untuk tahun 2017, antara aktiviti yang dirancang adalah seperti berikut:
a) Pengakreditasian semula program sedia ada bukan
profesional
b) Bengkel latihan penilai program dalaman
c) Penilaian program oleh AUN-QA
d) Persediaan bagi penilaian institusi oleh AUN-QA
TNC (A&A) mengingatkan PTj akademik bahawa eksesais
pengakreditasian semula adalah amat penting bagi membolehkan
program-program yang ditawarkan di UM disenaraikan semula di
dalam Daftar Kelayakan Malaysia (MQR). Kegagalan untuk
disenaraikan dalam MQR menyebabkan program berkenaan tidak
diiktiraf.
Makluman
Dekan/Pengarah
PTj Akademik
7.0 MAKLUM BALAS PELANGGAN
(a) Status Maklum Balas Pelanggan
(b) Kajian Kepuasan Pelanggan
7.1 STATUS MAKLUM BALAS PELANGGAN
(Rujuk Laporan Status Maklum Balas Pelanggan, Mesyuarat
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
81
BIL. PERKARA TINDAKAN
Kajian Semula Pengurusan Bil. 18/2016).
7.1.1 SISTEM PENGURUSAN MAKLUM BALAS PELANGGAN
(a) Laporan ini membentangkan kegiatan pengurusan maklum balas
pelanggan serta trend dan pola maklum balas pelanggan bagi tempoh
17 September 2015 hingga 15 September 2016.
(b) Pemprosesan maklum balas pelanggan dilaksanakan mengikut
prosedur kualiti Pengurusan Maklum Balas Pelanggan (UM-PT00-
PK08). Terdapat dua cara rasmi menyalurkan maklum balas iaitu:
(i) Melalui Borang Maklum Balas Pelanggan (UM-PT00-PK08-
BR001-S07) yang boleh didapati dari Peti Maklum Balas
yang diletakkan di empat puluh enam (46) lokasi di
Universiti Malaya.
(ii) Melalui e-aduan iaitu secara on-line melalui laman web
QMEC http://qmec.um.edu.my. Sistem ini bermula pada 1
Julai 2005. E-aduan juga boleh diakses oleh pelajar melalui
laman MyUM – Portal Pelajar bermula pada Julai 2011.
Pengadu perlu mengisi borang elektronik di laman web dan
dikehendaki mengesahkan aduannya secara e-mel
sebelum ia dihantar kepada Pusat Tanggungjawab (PTj)
untuk disiasat dan diambil tindakan.
(d) Borang Maklum Balas Pelanggan yang digunapakai sekarang
merupakan semakan ke-7 berkuatkuasa 24 Januari 2011. Status
maklum balas dikekalkan kepada enam (6) iaitu:
(a) Di hantar ke PTj untuk tindakan
(b) Tindakan perlu diperbaiki
(c) Tindakan perlu dipantau oleh PTj
Makluman
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
82
BIL. PERKARA TINDAKAN
(d) Telah diunjur ke PTj lain
(e) Selesai dan perlu dipantau
(f) Selesai
7.1.2 PEMPROSESAN MAKLUM BALAS PELANGGAN
Bilangan maklum balas yang diterima dan peratus yang diambil
tindakan oleh PTj dalam tempoh 30 hari untuk 17 September 2015
hingga 15 September 2016. Secara umum, 35.6 peratus maklum balas
dapat diselesaikan dalam tempoh 30 hari. (Sila Rujuk Jadual 1,
Laporan Status Maklum Balas Pelanggan, MESYUARAT KAJIAN
SEMULA PENGURUSAN Bil. 18/2016).
Makluman
7.1.3 LAPORAN MAKLUM BALAS PELANGGAN
Dalam tempoh 17 September 2015 hingga 15 September 2016,
sejumlah enam puluh tujuh (67) Borang Maklum Balas Pelanggan telah
diterima dan diproses. Sebanyak enam puluh (60) borang dapat
dihantar ke PTj untuk tindakan manakala tujuh (7) borang tidak dapat
dihantar kerana kekurangan maklumat yang diisi oleh pengadu.
Makluman
7.1.4 KATEGORI MAKLUM BALAS PELANGGAN
Berdasarkan masalah atau isu yang diadu/dicadangkan, maklum balas
yang diproses boleh dibahagikan kepada empat kategori utama (Rajah
3). Kategori yang paling besar adalah Proses/Sistem 30 (52%),
Infrastruktur iaitu sebanyak 20 (33%), diikuti oleh Manusia sebanyak
8(13%), dan Perkhidmatan Kaunter sebanyak 1 (2%).
Makluman
7.1.5 STATUS MAKLUM BALAS PELANGGAN
(a) Daripada jumlah maklum balas ini, 30 (50%) telah diselesaikan.
Maklum balas yang belum diselesaikan terdiri daripada maklum
balas yang telah Dihantar ke PTj tetapi belum menerima sebarang
maklum balas sebanyak 10 (17 %), Tindakan perlu dipantau PTj
10 (7%), Telah diunjur ke PTj lain 1 (1%), Tindakan perlu dibaiki 1
(2%) dan 8(13 %) maklum balas diberikan status Selesai Dan
Perlu Dipantau. Sebanyak 8 (13%).
Makluman
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
83
BIL. PERKARA TINDAKAN
(b) Sehingga 15 September 2016, 24 maklum balas belum dapat
diselesaikan dan disenaraikan dalam Jadual di bawah:
PTj Bil. Kod Status
Akademi Pengajian Islam
1 A/1-0/180116/01
Selesai dan perlu dipantau sehingga 15 Jun 2016
Fak. Ekonomi dan Pentadbiran
1 A/5-0/140116/01
Selesai dan perlu dipantau sehingga 27 Mei 2016
Fak.Pergigian 11
A/8-0/040516/01
Tindakan perlu diperbaiki oleh PTj sehingga 29 September 2016
A/8-0/121115/01
Tindakan perlu dipantau oleh PTj sehingga 15 Oktober 2016
A/8-0/121115/02
Tindakan perlu dipantau oleh PTj sehingga 15 Oktober 2016
A/8-0/121115/03
Tindakan perlu dipantau oleh PTj sehingga 15 Oktober 2016
A/8-0/121115/04
Tindakan perlu dipantau oleh PTj sehingga 15 Oktober 2016
A/8-0/121115/05
Tindakan perlu dipantau oleh PTj sehingga 15 Oktober 2016
A/8-0/121115/06
Tindakan perlu dipantau oleh PTj sehingga 15 Oktober 2016
A/8-0/121115/07
Tindakan perlu dipantau oleh PTj sehingga 15 Oktober 2016
A/8-0/121115/08
Tindakan perlu dipantau oleh PTj sehingga 15 Oktober 2016
A/8-0/121115/09
Tindakan perlu dipantau oleh PTj sehingga 15 Oktober 2016
A/8-0/121115/10
Tindakan perlu dipantau oleh PTj sehingga 15 Oktober 2016
Institut Pengajian
6 A/16-0/110816/01
Dihantar ke PTj untuk tindakan
PTj berkenaan
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
84
BIL. PERKARA TINDAKAN
Siswazah A/16-0/010316/01
Selesai dan perlu dipantau shg 2 Ogos 2016
A/16-0/180216/01
Selesai dan perlu dipantau shg 2 Ogos 2016
A/16-0/180216/02
Selesai dan perlu dipantau shg 2 Ogos 2016
A/16-0/180216/03
Selesai dan perlu dipantau shg 2 Ogos 2016
A/16-0/180216/04
Selesai dan perlu dipantau shg 2 Ogos 2016
Pusat Pencetus Bakat & Latihan Industri (CITra)
1 A/19-11/020316/01
Dihantar ke PTj untuk tindakan
Pusat Pelajar Antarabangsa (ISC)
1 A/19-25/081215/01
Selesai dan perlu dipantau sehingga 4 Mac 2016
Pusat Teknologi Maklumat
1 A/22-1/030816/01
Dihantar ke PTj untuk tindakan
Kolej Kediaman Keempat
1 C/23-4/271115/01
Telah diunjur ke PTj lain. Pantau sehingga 5 Oktober 2016
Kolej Kediaman Kedua Belas
1 A/23-12/050816/01
Tindakan perlu diperbaiki sehingga 29 September 2016
7.1.6 TREND MAKLUM BALAS PELANGGAN UM
Trend maklum balas di Universiti Malaya dianalisis dari tempoh MKSP
9 hingga MKSP 18 (Jadual 3). Bilangan maklum balas yang paling
banyak adalah bagi kategori Infrastruktur, diikuti Proses/Sistem dan
Manusia. Bilangan maklum balas tertinggi dicatatkan semasa MKSP 11
(273), tetapi telah menunjukkan trend menurun bermula pada MKSP
12 sehingga sekarang. Pada MKSP ke-18 trend berubah kepada
Proses/Sistem mencatatkan maklum balas tertinggi. Jumlah maklum
balas adalah yang terendah iaitu 60 (sehingga 15 September 2016).
Makluman
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
85
BIL. PERKARA TINDAKAN
Hanya separuh iaitu 50% maklum balas yang diterima dapat
diselesaikan dalam tempoh yang ditetapkan. Peratus ini menunjukkan
penurunan yang agak ketara berbanding MKSP 16 dan 17. Punca
penurunan peratus maklum balas dalam tempoh yang ditetapkan
dinyatakan dalam bahagian 7.1.7.
7.1.7 MASALAH LAZIM KELEWATAN PENYELESAIAN MAKLUM BALAS
Masalah lazim yang menyebabkan kelewatan penyelesaian maklum
balas adalah seperti berikut:
1. Borang maklum balas yang dikembalikan kepada pihak QMEC
tidak diisi dengan lengkap terutama pada bahagian punca
masalah dan rancangan tindakan.
2. PTj tidak melampirkan bukti rancangan tindakan yang
dinyatakan.
3. Bagi maklum balas yang tidak dirahsiakan pengadunya, PTj
tidak mengambil langkah memaklumkan rancangan tindakan
kepada pihak pengadu.
4. Bagi maklum balas yang diunjurkan ke PTj lain, respon
maklum balas mungkin mengambil masa yang lebih lama.
5. Kelewatan penyediaan laporan pemantauan bagi maklum
balas yang berstatus ‘Tindakan masih perlu dipantau oleh PTj’
dan ‘Selesai dan perlu dipantau’. Kebanyakan kes juga
melibatkan aduan mengenai infrastruktur yang mengambil
masa yang agak lama.
Makluman
7.1.8 RUMUSAN MAKLUM BALAS PELANGGAN
Sistem maklum balas pelanggan Universiti Malaya merupakan sistem
yang membantu Universiti mengenal pasti masalah yang sering
dihadapi oleh para pelanggan. Ia juga bertindak sebagai mekanisme
untuk membolehkan pelanggan menyampaikan cadangan yang boleh
menambahbaik sistem sediada. Sistem maklum balas ini juga adalah
satu mekanisme yang boleh digunakan bagi memantau warga
Universiti Malaya di dalam pelaksanaan tugas masing-masing.
Makluman
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
86
BIL. PERKARA TINDAKAN
Kecekapan dan keberkesanan sesebuah PTj menangani maklum
balas dari pelanggan juga boleh dikenal pasti melalui sistem ini.
Secara amnya, bilangan aduan/ maklum balas pelanggan
menunjukkan pengurangan yang ketara berbanding tahun
sebelumnya. Ini boleh dijadikan sebagai satu indikator bahawa sistem
pengurusan kualiti UM telah semakin matang dan berkesan. Walau
bagaimanapun, peratus penyelesaian maklum balas yang diterima
dalam masa yang ditetapka menunjukkan pengurangan ketara. Ini
amat penting diambil perhatian oleh semua pihak. Pengurus Kualiti PTj
perlu memastikan punca kelewatan maklum balas diselesaikan seperti
yang tersenarai di bahagian 3.5 tidak berulang dan setiap aduan yang
diterima ditangani dengan baik. Kerjasama dan tindakan PTj amat
diperlukan untuk memastikan keberkesanan dan kemantapan sistem
pengurusan maklum balas UM dapat berjalan dengan lancar.
Selain itu, bagi menambahbaik proses maklum balas pelanggan,
maklum balas yang melibatkan sistem dan infrastruktur tidak lagi
diuruskan oleh QMEC bermula September 2016. QMEC dengan
kerjasama PTM telah mewujudkan satu sistem di mana maklum balas
yang melibatkan infrastruktur dan sistem akan disalurkan terus ke
helpdesk PTM dan JPPHB. Langkah ini diharap dapat:
i. Mempercepatkan tindakan ke atas maklum balas yang
dikemukakan bagi kes-kes yang memerlukan tindakan segera seperti
wifi tidak berfungsi, aircond tidak berfungsi dan sebagainya.
ii. Mengurangkan kes di mana maklumbalas tidak dapat
diselesaikan dalam tempoh 30 hari. Contohnya, kes yang melibatkan
penaiktarafan infrastruktur yang memerlukan penyediaan kertas kerja
dan kelulusan di peringkat universiti.
7.2 KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN
(Rujuk Laporan Kajian Kepuasan Pelanggan, Mesyuarat Kajian
Makluman
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
87
BIL. PERKARA TINDAKAN
Semula Pengurusan Bil. 18/2016)
Sistem Pengurusan Kualiti berdasarkan MS ISO 9001: 2008
mengutamakan proses penambahbaikan berterusan dan antara input
utama kepada proses ini adalah maklum balas pelanggan.
Sehubungan itu, kajian terhadap kepuasan pelanggan mustahak bagi
memastikan bahawa langkah yang diambil untuk sebarang perubahan
pada sistem pengurusan adalah bertujuan meningkatkan
keberkesanan sistem tersebut.
Pada Mac 2016, kajian kepuasan pelanggan yang telah dijalankan
ialah Kajian Kepuasan Pelajar Terhadap Perkhidmatan Sokongan.
Kajian Kepuasan Pelanggan turut dijalankan oleh Pusat
Tanggungjawab (PTj) masing-masing mengikut skop yang berbeza-
beza. Lampiran 1. ms 46 menyenaraikan Lapan Puluh Empat (84)
Kajian Kepuasan Pelanggan yang dijalankan oleh tiga puluh (28) PTj
dan impak kajian terhadap PTj.
7.2.1 KAJIAN KEPUASAN PELAJAR IJAZAH DASAR DAN ASASI
TERHADAP PERKHIDMATAN SOKONGAN
Kajian ini bertujuan untuk mendapatkan maklum balas dari pelajar
mengenai tahap kualiti perkhidmatan sokongan di UM. Kajian ini
mengukur tahap kepentingan perkhidmatan sokongan dan kepuasan
mereka terhadap perkhidmatan tersebut. Dapatan daripada kajian ini
adalah penting kerana pelajar merupakan pelanggan utama UM.
Pengalaman mereka berurusan dengan perkhidmatan sokongan di UM
adalah penting kerana ini akan memberikan impak terhadap persepsi
mereka terhadap UM yang berusaha untuk menjadi universiti bertaraf
dunia. Secara umumnya, pelajar yang berpuas hati dengan
perkhidmatan sokongan UM akan mempunyai persepsi yang positif
terhadap universiti dan akan menjadi duta secara tidak langsung
dalam mempromosikan UM kepada masyarakat luar.
Secara khususnya, kajian ini mempunyai dua objektif utama:
Makluman
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
88
BIL. PERKARA TINDAKAN
a. Membandingkan persepsi pelajar terhadap tahap kepentingan
dan tahap kepuasan terhadap perkhidmatan sokongan yang
ditawarkan di UM
b. Mendapatkan pandangan pelajar aspek yang perlu ditambah
baik oleh perkhidmatan sokongan di UM.
Kajian ini melibatkan sembilan jenis perkhidmatan sokongan. Kajian ini
mendapati tahap persepsi keseluruhan pelajar terhadap perkhidmatan
sokongan UM adalah antara sederhana dan baik. Terdapat perbezaan
yang signifikan antara tahap kepentingan dan tahap kepuasan pelajar
terhadap semua jenis perkhidmatan sokongan, di mana perbezaan
terbesar ialah perkhidmatan ICT, perkhidmatan kolej kediaman dan
perkhidmatan pelbagai seperti bank, kedai dan kedai buku.
Secara amnya, soalan berkenaan perkhidmatan sokongan di UM
terbahagi kepada sembilan bahagian:
1. Perkhidmatan Makanan & Minuman
2. Perkhidmatan Kolej Kediaman
3. Perkhidmatan Sukan Dan Rekreasi
4. Perkhidmatan Pengangkutan
5. Perkhidmatan Kewangan Dan Hal Ehwal Pelajar
6. Perkhidmatan Ict
7. Perkhidmatan Kesihatan
8. Perkhidmatan Perpustakaan
9. Perkhidmatan Pelbagai (Bank/ Kedai Buku Dsb)
7.2.2 RUMUSAN KAJIAN KEPUASAN PELAJAR TERHADAP
PERKHIDMATAN SOKONGAN
Dapatan kajian boleh dirujuk dalam Laporan Kajian Kepuasan
Pelanggan, Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil. 18/2016)
(a) Secara keseluruhan, persepsi keseluruhan pelajar terhadap
Makluman
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
89
BIL. PERKARA TINDAKAN
perkhidmatan sokongan UM ialah antara sederhana dan baik (3.44).
(b) Tahap kepuasan pelajar terhadap SEMUA jenis perkhidmatan
yang dinilai adalah lebih rendah berbanding dengan tahap kepentingan
di kalangan pelajar.
(c) Komen dan cadangan yang paling kerap diutarakan oleh pelajar
adalah berkenaan perkhidmatan kaunter dan urusan pentadbiran di
dalam kampus UM (287), diikuti kemudahan fizikal (224) dan
perkhidmatan pelbagai (211). Komen dan cadangan yang paling
kurang diberikan adalah berkenaan perkhidmatan kewangan (20),
perkhidmatan kesihatan (24) dan perkhidmatan sukan dan rekreasi
(39). 90 pelajar menyatakan mereka berpuashati dengan perkhidmatan
sokongan di UM dan mencadangkan agar ianya dikekalkan.
(d) Secara keseluruhan, kajian ini mendapati tahap kepuasan pelajar
terhadap perkhidmatan sokongan adalah sederhana dan masih
terdapat banyak ruang yang boleh ditambahbaik. Perkhidmatan seperti
ICT, kolej kediaman dan perkhidmatan pelbagai seperti kedai
runcit/serbaneka, mesin ATM dan kedai percetakan merupakan
perkhidmatan yang perlu diambil perhatian. Bagi setiap perkhidmatan
yang ditawarkan, PTj boleh melihat secara lebih terperinci aspek-aspek
penting yang boleh diambil tindakan. Sebagai contoh, bagi
perkhidmatan makanan dan minuman, kebanyakan pelajar tidak
berpuashati tentang caj makanan dan minuman yang dikenakan
setimpal dengan kualiti yang diberikan. PTj perlu bertindak memantau
secara berterusan tentang operasi pengusaha kafetaria di PTj masing-
masing.
(e) Cadangan serta komen yang dikemukakan oleh pelajar perlu
diambil serius oleh pihak yang berkaitan. Bagi komen yang agak
serius , PTj boleh mengambil inisiatif menyiasat dan melakukan
tinjauan untuk mengesahkan isu yang ditimbulkan. Adalah penting
untuk setiap PTj mengambil tindakan yang sewajarnya ke atas dapatan
yang relevan kepada mereka kerana kualiti perkhidmatan sokongan
yang tidak baik akan menjejaskan pengalaman pelajar sepanjang
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
90
BIL. PERKARA TINDAKAN
mereka berada di UM.
(f) Seiring dengan usaha universiti dalam memastikan kualiti
program yang ditawarkan di UM berada pada tahap antarabangsa,
kualiti perkhidmatan sokongan di UM juga harus bertaraf
antarabangsa. Perkara ini menjadi lebih penting sekiranya UM serius
dalam menarik lebih ramai pelajar antarabangsa yang sudah
semestinya mempunyai harapan dan standard yang tinggi. Perkara ini
mungkin kelihatan remeh tetapi ia memberikan impak yang amat besar
kepada sistem pengurusan kualiti UM.
8.0 LAPORAN PENAMBAHBAIKAN
(a) Projek Penambahbaikan Berterusan
(b) Dokumentasi
8.1 PROJEK PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN
(Rujuk Laporan Projek Penambahbaikan Berterusan, Mesyuarat
Kajian Semula Pengurusan Bil. 18/2016)
8.1.1 Salah satu langkah yang telah diambil oleh Universiti Malaya bagi
memastikan proses penambahbaikan berterusan dalam Sistem
Pengurusan Kualitinya adalah melalui projek penambahbaikan
berterusan yang dilaksanakan pada peringkat Pusat Tanggungjawab
(PTj). Perkara yang dipilih untuk Projek Penambahbaikan Berterusan
telah dikenal pasti oleh PTj melalui maklum balas pelanggan atau
ketakakuran yang diterima atau masalah berulang yang dihadapi
dalam menjalankan sesuatu aktiviti di PTj masing-masing.
PTj diminta untuk mengemukakan cadangan projek penambahbaikan
dengan menggunakan Borang Cadangan yang telah disediakan.
Cadangan Projek Penambahbaikan Berterusan yang diterima dari PTj
akan dinilai oleh Panel Penilai yang dilantik oleh Pengurusan Tertinggi.
Panel akan membuat keputusan sama ada projek yang dikemukakan
lulus, lulus bersyarat (perlu membuat pembetulan) atau ditolak.
Makluman
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
91
BIL. PERKARA TINDAKAN
Bagi tujuan pemantauan, PTj diminta mengemukakan laporan
kemajuan dan laporan akhir projek. Borang Cadangan, Laporan
Kemajuan dan Laporan Akhir Projek Penambahbaikan Berterusan
dipaparkan di laman web QMEC untuk rujukan dan kegunaan PTj.
Sebagai langkah tambahan terhadap pemantauan projek, setiap PTj
akan melaporkan status pelaksanaan projek di PTj masing-masing
pada Mesyuarat Pengurusan Kualiti bersama Wakil Pengurusan.
Projek yang telah tamat tempoh akan disenaraikan dan dinilai oleh
panel bagi memilih projek terbaik. Anugerah akan diberikan kepada
tiga projek Penambahbaikan Berterusan yang terbaik. Pemenang akan
ditentukan berdasarkan pada kriteria ketelitian perancangan projek,
perlaksanaan, pemantauan, pencapaian objektif projek, impak projek
dan kebolehgunaan projek untuk diadaptasikan di PTj lain.
Status projek Penambahbaikan Berterusan di antara 17 September
2015 hingga 7 September 2016:
STATUS BILANGAN PERATUS
Sedang berjalan 8 23
Melebihi tarikh tamat
3 9
Tamat 17 50
Batal 6 18
Jumlah 34 100
Sebahagian besar Projek Penambahbaikan Berterusan adalah
berkaitan dengan Proses/Sistem (62%), manakala yang lainnya
berkaitan Infrastruktur (31%) dan Manusia (7%).
Sebanyak 17 projek telah tamat dari tempoh 16 April 2016 hingga 17
Ogos 2016 dan layak untuk dinilai oleh Panel Penilai. Berdasarkan
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
92
BIL. PERKARA TINDAKAN
kriteria yang telah ditentukan, 3 PTj telah berjaya menerima anugerah
iaitu:
i. Anugerah Emas (Pertama) – Fakulti Perubatan
ii. Anugerah Perak (Kedua ) – Fakulti Sains
iii. Anugerah Gangsa (Ketiga) – Perpustakaan
8.1.2 RUMUSAN
Secara amnya, PTj telah merancang dan melaksanakan Projek
Penambahbaikan Berterusan. Namun begitu, PTj haruslah
memastikan usaha berterusan dilakukan untuk mengenalpasti dan
menjalankan projek penambahbaikan berterusan yang mempunyai
impak besar terhadap proses kerja utama di PTj masing-masing.
Berdasarkan analisa terhadap skop dan perlaksanaan projek
penambahbaikan yang dilaksanakan oleh PTj, didapati kebanyakan
skop projek adalah amat kecil dan mempunyai implikasi yang terhad.
Oleh itu, dicadangkan agar setiap PTj tidak lagi perlu untuk
mempunyai satu projek penambahbaikan. Walau bagaimanapun
Projek Penambahbaikan Berterusan ini akan dikenalpasti oleh pihak
QMEC berdasarkan proses teras. Langkah ini bertujuan untuk
memastikan projek yang dikemukakan mempunyai impak yang lebih
besar dalam menambahbaik proses teras masing-masing dan
meringankan beban kepada setiap PTj untuk mengemukakan projek
secara individu, terutamanya PTj yang mempunyai bilangan staf yang
kecil.
Makluman
8.2 LAPORAN DOKUMENTASI
(Rujuk Laporan Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti,
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil. 18/2016)
8.2.1 Laporan ini membentangkan urusan dokumen bagi tempoh 30 Jun
2015 hingga 30 Jun 2016. Urusan dokumentasi merangkumi segala
pindaan pembatalan dokumen dan penggubalan serta dokumen kualiti
baharu.
Makluman
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
93
BIL. PERKARA TINDAKAN
Pengagihan bilangan permohonan mengikut kategori permohonan:
KATEGORI PERMOHONAN BILANGA
N PERATUSAN
(%)
PENULISAN Dokumen BAHARU
4 7
PINDAAN Dokumen 29 50
PEMBATALAN Dokumen 25 43
JUMLAH 58 100%
Proses Teras berikut adalah di antara yang aktif memohon pindaan
dokumen.
Proses Teras Bilangan
dokumen
Manual Kualiti (Induk) (PT00) Tiada
Pengajaran dan Pembelajaran (PT01) 17
Pengurusan Penyelidikan (PT02) 1
Pengurusan Sumber Manusia (PT03) 2
Pengurusan Infrastruktur dan Harta (PT04) 12
Pengurusan Kewangan (PT05) 16
Pengurusan Komersialisasi (PT06) 1
Pengurusan Hal Ehwal Pelajar (PT07) 3
Pengurusan Perpustakaan (PT08) 6
Pengurusan Kolej Kediaman (PT09) Tiada
Pengurusan Perkhidmatan Sukan/Kebudayaan
(PT10) Tiada
Bermula tahun 2010, QMEC juga menyelaraskan dokumen dasar
berkaitan proses teras. Setakat ini enam (6) dari tujuh (7) dasar telah
di terbitkan dan diedarkan ke PTj yang berkenaan. Hanya dasar bagi
Pengurusan Sumber Manusia yang belum selesai.
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
94
BIL. PERKARA TINDAKAN
8.2.2 SEMAKAN OBJEKTIF KUALITI PROSES TERAS
Keperluan semakan Objektif Kualiti Proses Teras sedia ada seringkali
dibangkitkan pada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. Objektif
kualiti adalah keperluan kepada Standard MS ISO 9001. Tahun 2016,
QMEC telah mengambil langkah awal dengan mengadakan Bengkel
Penyelarasan Objektif Kualiti Proses Teras Dan Dokumentasi UM Bagi
Pelaksanaan MS ISO 9001:2015 pada 15 Mac 2016 selaras dengan
KPI strategik UM (2016-2020). Susulan daripada bengkel beberapa
siri perbincangan dengan Pemilik Proses Teras diadakan. Jadual
dibawah menyatakan tarikh perbincangan tersebut:
Proses Teras Pemilik Proses Tarikh Perjumpaan
PT01 – Pengajaran dan Pembelajaran
TNC (A&A) 31 Mac 2016
PT02 - Pengurusan Penyelidikan
TNC (P&I) 5 Ogos 2016
PT03 – Pengurusan Sumber Manusia
Pendaftar 28 Mac 2016
PT04 - Pengurusan Infrastruktur & Harta
TNC (Pembangunan) 5 April 2016
PT05 - Pengurusan Kewangan
Pengawal Kewangan 20 April 2016
PT06 - Pengurusan Komersialisasi
TNC (P&I) 5 Ogos 2016
PT07 - Pengurusan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni
TNC (HEPA) 12 April 2016
PT08 - Pengurusan Perpustakaan
Ketua Pustakawan 5 April 2016
PT09 - Pengurusan Kolej Kediaman
TNC (HEPA) 12 April 2016
PT10 - Pengurusan Perkhidmatan Sukan / Kebudayaan
TNC (A&A) 12 April 2016
Pengesyoran objektif kualiti baharu bagi Proses Teras Universiti
Malaya telah ditunjukkan pada bahagian 4.5.
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
95
BIL. PERKARA TINDAKAN
9.0 LAPORAN PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL
(Rujuk Laporan Penilaian Prestasi Pembekal, Mesyuarat Kajian
Semula Pengurusan Bil. 18/2016)
9.1 LAPORAN PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL
1. TUJUAN
Laporan ini bertujuan untuk melaporkan analisis Penilaian Prestasi
Pembekal bagi tempoh 30 Julai 2015 sehingga 30 Julai 2016.
2. RUMUSAN
(a) Secara keseluruhan, jumlah perolehan Universiti Malaya bagi
tempoh 30 Julai 2015 sehingga 30 Julai 2016 adalah sebanyak
35,171.
(b) Peringatan secara emel telah dikeluarkan kepada syarikat-
syarikat pembekal yang berprestasi sederhana, kurang baik dan
tidak baik kerana kelewatan bekalan / perkhidmatan dan kualiti
bekalan / perkhidmatan tidak seperti yang diharapkan.
(c) Perolehan belum selesai iaitu perolehan yang belum tamat
tempoh penghantaran / siap kerja mengikut PTj bagi perolehan
melebihi RM50,000 sehingga RM500,000 secara sebut harga
adalah seperti berikut:
PTJ BIL. BELUM
SELESAI
BENDAHARI 1
F. EKONOMI PENTADBIRAN 1
F. SAINS KOMPUTER TEKNOLOGI MAKLUMAT 1
PUSAT ASASI SAINS (PASUM) 1
PUSAT KEBUDAYAAN 1
PUSAT SUKAN 1
KOLEJ KEDIAMAN KETIGA (KK3) 1
KOLEJ KEDIAMAN KEENAM (KK6) 1
KOLEJ KEDIAMAN KELAPAN (KK8) 1
KOLEJ KEDIAMAN KESEBELAS (KK11) 1
Makluman
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
96
BIL. PERKARA TINDAKAN
CANSELERI 2
F. PERGIGIAN 2
KOLEJ KEDIAMAN KEDUA (KK2) 2
KOLEJ KEDIAMAN KELIMA (KK5) 2
KOLEJ KEDIAMAN KESEMBILAN (KK9) 2
TNC P&I 3
F. KEJURUTERAAN 3
F. PERUBATAN 3
F. SAINS 3
KOLEJ KEDIAMAN KEEMPAT (KK4) 3
KOLEJ KEDIAMAN KETUJUH (KK7) 3
TNC HEP 4
KOLEJ KEDIAMAN KEDUABELAS (KK12) 6
TNC P – PTM 7
KOLEJ KEDIAMAN KESEPULUH (KK10) 7
TNC P – JPPHB 60
JUMLAH 122
(d) Perolehan yang belum selesai iaitu perolehan yang belum tamat
tempoh penghantaran / siap kerja mengikut PTj bagi perolehan
melebihi RM500,000 secara tender adalah seperti berikut:
PTJ BIL
BELUM SELESAI
TNC P&I - NANOCAT 1
PENDAFTAR - OSH 1
TNC P – PTM 1
TNC P - JPPHB 11
JUMLAH 14
(e) Perolehan yang belum selesai iaitu perolehan yang belum tamat
tempoh penghantaran / siap kerja bagi perolehan melebihi
RM50,000 secara Rundingan Terus adalah seperti berikut:
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
97
BIL. PERKARA TINDAKAN
PTJ BIL
BELUM SELESAI
CANSELERI - HIR 1
TNC P&I - IPPP 1
TNC P - PTM 2
FAKULTI SAINS 4
JUMLAH 8
9.2 Secara keseluruhannya, penilaian prestasi pembekal menunjukkan
peningkatan dari tahun sebelumnya. Ini disebabkan oleh PTj yang
telah menggunakan Sistem e-Procurement dengan lebih meluas di PTj
masing-masing. Sistem e-Procurement yang telah ditambahbaik
menyebabkan PTj lebih selesa menggunakan sistem ini bagi sebarang
pembelian / perolehan. Mulai 1 April 2015, semua PTj perlu
melengkapkan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal terlebih dahulu
sebelum bayaran boleh dibuat kepada pembekal. Dengan ini, PTj
secara tidak langsung telah membantu pengguna Sistem e-
Procurement yang lain untuk mendapatkan maklumat berkenaan
prestasi pembekal sebelum sebarang pengesyoran bagi sesuatu
perolehan dilaksanakan.
Makluman
10.0 HAL-HAL LAIN
10.1 (a) Merujuk kepada keperluan Standard MS ISO 9001:2015, elemen
Pengurusan Risiko adalah penting. Oleh yang demikian, QMEC
telah mengadakan beberapa sesi taklimat bermula pada tahun
2015 dan sehingga kini.
(b) Berikut adalah siri perjumpaan bersama pemilik proses mengenai
perbincangan Objektif Kualiti Proses Teras serta Pengurusan
Risiko pada tahun 2016:
PT01 – Pengajaran dan Pembelajaran pada 31 Mac 2016
PT02 - Pengurusan Penyelidikan pada 5 Ogos 2016
Makluman
PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016
PADA HARI RABU, 28 SEPTEMBER 2016
98
BIL. PERKARA TINDAKAN
PT03 – Pengurusan Sumber Manusia pada 28 Mac 2016
PT04 - Pengurusan Infrastruktur & Harta pada 5 April 2016
PT05 - Pengurusan Kewangan pada 20 April 2016
PT06 - Pengurusan Komersialisasi pada 5 Ogos 2016
PT07 - Pengurusan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni pada 12 April
2016
PT08 - Pengurusan Perpustakaan pada 5 April 2016
PT09 - Pengurusan Kolej Kediaman pada 12 April 2016
PT10 - Pengurusan Perkhidmatan Sukan / Kebudayaan1 pada 2
April 2016
(c) Deraf awal Rangka Pengurusan Risiko UM telah dihantar kepada
Naib Canselor dan Timbalan Naib Canselor (Akademik &
Antarabangsa)/Wakil Pengurusan untuk disemak.
Mesyuarat ditangguhkan pada jam 1.15 petang.