minit mesy jk pemandu hrmis bil 12013

Kementerian Pendidikan Malaysia

1 1MALAYSIA: RAKYAT DIDAHULUKAN , PENCAPAIAN DIUTAMAKAN

KP(PP)0127/24 Jilid 3 (18)

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PEMANDU

PELAKSANAAN SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (HRMIS)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA BILANGAN 1 TAHUN 2013

Tarikh : 7 Oktober 2013 (Isnin)

Masa : 03.00 petang – 05.15 petang

Tempat : Dewan Putra A1

Pusat Konvensyen Antarabangsa Putrajaya

PUTRAJAYA

BIL. NAMA JAWATAN

1. YBhg. Datuk Dr. Madinah binti

Mohamad

Ketua Setiausaha

- (Pengerusi) -

2. YBhg. Dato’ Prof. Dr. Morshidi bin

Sirat

Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Tinggi

3. YBhg. Dato’ Wan Khazanah binti

Ismail

Timbalan Ketua Setiausaha

(Pengurusan)

4. YBhg. Datuk Abd. Shukor bin

Ibrahim

Timbalan Ketua Setiausaha

(Pembangunan Pelajaran)



BIL. NAMA JAWATAN

5. YBhg. Prof. Datuk Dr. Mohd Fauzi

bin Hj. Ramlan

Naib Canselor

Universiti Putra Malaysia

6. YBhg. Dato’ Dr. Zakaria bin Kasa

Naib Canselor Universiti Pendidikan Sultan Idris

7. YBhg. Prof. Dato’ Dr. Mohamad

Kadim Suaidi

Naib Canselor Universiti Malaysia Sarawak

8. YBhg. Datin Normala binti Sharom

Jabatan Perkhidmatan Awam

9. Encik Hairul Rashidan bin Md.

Rashid

Jabatan Perkhidmatan Awam

10. YBrs. Encik Amir bin Md. Noor Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Kolej Komuniti

11. YBrs. Dr. Aris bin Kasan Setiausaha Bahagian

Bahagian Pengurusan Sumber

Manusia

12. YBrs. Dr. Faridah binti Abu Hassan Pengarah

Bahagian Perancangan dan

Penyelidikan Dasar Pendidikan

13. YBrs. Dr. Na’imah binti Ishak Pengarah

Lembaga Peperiksaan Malaysia

14. YBrs. Dr. Masnah binti Ali Muda Pengarah

Bahagian Pembangunan

Kurikulum



BIL. NAMA JAWATAN

15. YBhg. Dato’ Ab. Razak bin Ab.

Rahman

Setiausaha Bahagian

Bahagian Kewangan

16. YBrs. Dr. Ruziati binti Mior

Ahamad Ariffin

Setiausaha Bahagian

Bahagian Psikologi dan

Kaunseling

17. YBrs. Encik Mohamed bin Murad Setiausaha Bahagian

Bahagian Pembangunan

18. YBrs. Encik Khalid bin Abu Bakar Setiausaha Bahagian

Bahagian Pembangunan dan

Penilaian Kompetensi

19. YBhg. Dato’ Rosmini binti Ahmad Ketua Akauntan

Bahagian Akaun

20. YBrs. Dr. Sariah binti Abd. Jalil Pengarah

Bahagian Matrikulasi

21. YBrs. Puan Rosnani binti

Mohamed Ali

Pengarah

Bahagian Teknologi Pendidikan

22. YBrs. Tuan Hj. Shahid-din bin

Mohd Khatib

Setiausaha Bahagian

Bahagian Perolehan dan

Pengurusan Aset

23. YBrs. Encik Ismail bin Aziz Setiausaha Bahagian

Bahagian Khidmat Pengurusan

24. YBrs. Puan Siti Sapor binti Borhan Setiausaha Bahagian

Bahagian Tajaan Pendidikan



BIL. NAMA JAWATAN

25. YBrs. Encik Zainudin bin Abas Pengarah

Bahagian Kokurikulum dan

Kesenian

26. YBrs. Encik Mohamad Din @

Mohamad Nasir bin Jaafar

Setiausaha Bahagian

Bahagian Audit Dalam

27. YBrs. Tuan Hj. Wan Yusoff bin

Wan Yaacob

Setiausaha Bahagian

Bahagian Pengurusan Maklumat

28. YBrs. Encik Sulaiman bin Wak Rektor

Institut Pendidikan Guru Malaysia

Kampus Utama

29. YBrs. Tuan Hj. Mohd Fauzi bin

Datuk Hj. Mohd Kassim

Timbalan Eksekutif 1

Majlis Peperiksaan Malaysia

30. YBrs. Encik Agos bin Cholan Ketua Eksekutif

Perbadanan Tabung Pendidikan

Tinggi Nasional

31. Puan Salmah binti Ahmad Malaysian Qualifications Agency

(MQA)

32. Prof. Dr. Abdul Razak Saleh Universiti Utara Malaysia

33. Dr. Hajah Zahrah binti Mokhtar Universiti Teknologi Mara

34. YBhg. Dato’ Dr. Zaidun bin Kamari Hospital Universiti Sains Malaysia



BIL. NAMA JAWATAN

35. YBrs. Encik Abdullah bin Mad

Yunos

Pengarah

Jabatan Pendidikan Negeri

Wilayah Persekutuan Kuala

Lumpur

36. Encik Mohd Zamri bin Mohd Isa Bahagian Pendidikan Khas

37. Puan Sharifah Ruhani binti Syed

Abu Bakar

Bahagian Pengurusan Sumber

Manusia

38. Encik Mohd. Yusof bin Mohd. Siraj Bahagian Pengurusan Sumber

Manusia

39. Encik Md Sani bin Latip Bahagian Pengurusan Sumber

Manusia

40. Puan Hajjah Maimunah Binti Suhaibul

Jabatan Pendidikan Negeri Sabah

41. Puan Hajjah Farizah Binti Hj.

Ahmad

Jabatan Pendidikan Wilayah

Persekutuan Putrajaya

42. Dr. Aniah binti Baharom Universiti Teknologi Mara

43. Puan Asmahan binti Musa Universiti Kebangsaan Malaysia

44. Puan Robaayah Binti Mohd Ghazali

Universiti Malaya

45. Encik Sulam Bin Hamid

Universiti Tun Hussein Onn

Malaysia



BIL. NAMA JAWATAN

46. Tuan Hj. Hassan Bin Husin

Universiti Teknologi Malaysia

47. Encik Noor Azman Bin Mohammad Nor

Bahagian Khidmat Pengurusan

(Sektor Pengajian Tinggi)

48. Encik Mohd Azmi Bin Istamat

Bahagian Pendidikan Swasta

49. Tuan Hj. Md Kasim Bin Md Noah

Bahagian Pengurusan Sekolah Berasrama Penuh dan Sekolah Kecemerlangan

50. Encik Zainureen Bin Mohd. Nor

Bahagian Pendidikan Teknik dan Vokasional

51. Puan Shahira Fauzia binti Mohamed Shari

Bahagian Dasar dan Hubungan Antarabangsa

52. Encik Mohd Nasir Bin Mohamad Mazlan

Jabatan Pengajian Politeknik

53. Puan Monaliza Binti Lauladang

Universiti Sains Islam Malaysia

54. Encik Wahi Bin Nordin

Universiti Teknikal Malaysia Melaka

55. Encik Iskandar Bin Ahmad

Pusat Perubatan Universiti Malaya

56. Puan Wan Badariah Binti Wan Mohd

Jemaah Nazir dan Jaminan Kualiti

57. Encik Razak Bin Mohd. Nur

Jabatan Pendidikan Negeri Perak



BIL. NAMA JAWATAN

58. Encik Wan Samsulri Bin Wan Hasbi

Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak

59. Encik Mohd Noor Bin Rejab Jabatan Pendidikan Negeri Pulau

Pinang

60. Tuan Haji Abdul Kahar Bin Abdul Latif


Terengganu

61. Encik Roslin Hisham Bin Abd. Hamid

Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan

62. Encik Mohd. Zawawi Bin Zakaria

Jabatan Pendidikan Negeri Perlis

63. Encik Asari Bin Samsuri

Jabatan Pendidikan Negeri Johor

64. Encik Jefny Bin Muhammad


Kelantan

65. Encik Zainal Abidin Bin Ismail

Universiti Malaysia Kelantan

66. Puan Haryani Binti Abdullah

Universiti Malaysia Pahang

67. Puan Hafidah Binti Othman

Universiti Malaysia Pahang

68. Encik Effendy Hadis

Universiti Malaysia Sabah

69. Puan Hasmadiana Che Mohamad Aasdik

Universiti Malaysia Terengganu

70. Puan Siti Nur Azrina Binti Nazarudin

Bahagian Audit Sekolah



BIL. NAMA JAWATAN

71. Encik Zakaria Bin Ahmad

Jabatan Pendidikan Negeri Selangor

72. Puan Noni Hartika Binti Jauhari Jabatan Pendidikan Negeri Kedah

73. Puan Norlaila Binti Mohd

Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan

74. Puan Siti Suhana Binti Mod Shaharun

Jabatan Pendidikan Negeri Pahang

75. Puan Sharmila Binti Saidin

Universiti Malaysia Perlis

76. Encik Nordin Bin Jusoh

Universiti Sultan Zainal Abidin

77. Puan Siti Noor Izyani Zalilah Binti Sulaiman


78. Encik Khairul Eruwan Bin Abdul Halim

Universiti Sains Malaysia

79. Puan Aliza Binti Jamil@Jamim

Jabatan Pendidikan Negeri Melaka

80. Encik Ahmad Khairul Bin Harun

Majlis Peperiksaan Malaysia



TURUT HADIR

BIL. NAMA JAWATAN

1.

Encik Nik Azmin bin Nik Hussain

Bahagian Pengurusan Maklumat

2. Encik Abd Halim Bin Ismail

Bahagian Sukan

3. Dr. Jamil Bin Adimin Bahagian Pengurusan Sekolah Harian

4.

Puan Faridatul Akhmar Binti Mat Taib

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset

5. Puan Wan Normah Binti W Abd Hayat

Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

6. Encik Mazlan Bin Samsudin

Institut Aminudin Baki

7. Encik Ab Kahar Bin Harun

Unit Komunikasi Korporat

8. Encik Bustaman Bin Daud


9. Puan Zaidatul Akhmar Binti Kamarudzaman


10. Puan Wan Alwani Binti Wan Mahmud


11. Encik Mohd Nor Shukri Bin Abd Rahman

Universiti Malaysia Terengganu

12. Puan Kamariah Binti Isa Bahagian Pendidikan Islam

13. Encik Ahmad Yudi Bin Ismail

Bahagian Matrikulasi



BIL. NAMA JAWATAN

14. Puan Aznida Binti Abd Raghni

Bahagian Pendidikan Guru

15. Encik Shariman Bin Ab Rashid

Bahagian Buku Teks

16. Encik Redman Bin Safar


17. Puan Usmi Hikma Binti Rusfan

Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan

18. Encik Mohd Zaini Bin Nasri Universiti Utara Malaysia

19. Puan Noor Azianan Binti Iberahim

Universiti Malaysia Perlis

20. Encik Zulqanaim Bin Aris

Pusat Perubatan Universiti Kebangsaan Malaysia

21. Puan Fadilah binti Abdullah

Bahagian Pembangunan Pelajaran

22. Puan Syariffah Ziela Binti Suradi


23. Puan Siti Hawa Binti Hamzah Bahagian Khidmat Pengurusan (Sektor Pengajian Tinggi)

24. Encik Iskandar Bin Dhalan

Dewan Bahasa dan Pustaka

25. Encik Kusni Bin Ahad

Dewan Bahasa dan Pustaka



URUS SETIA:

BIL. NAMA JAWATAN

1. Encik Firdaus Bin Md Din


2. YM Tengku Khairul Zahirah Binti Tengku Kamaludin


3. Puan Tengku Norshamshida Binti Tg. Ahmad Basri


4. Puan Norshariza Binti Abd. Hamid


5. Encik Mohd Rushdan Bin Hashim


6. Encik Azni Bin Ali


7. Puan Fatma Nuraida Binti Ngah


8. Encik Mohd Darul Bin Mustapha


9. Encik Azman Bin Abdul Razak


10. Encik Rosli bin Mohamed


11. Puan Che Hawa binti Abu Bakar


12. Puan Roszilah binti Talib


13. Puan Hawa binti Arbain




BIL. NAMA JAWATAN

14. Encik Norizwan Bin Abdul Jalil


15. Puan Noor Hidayah binti Sidek


16. Puan Nur Ain Zulaikha binti Mohd Zahid


17. Puan Zawiah Binti Mohd Jan


18. Puan Ezian Kamaliah Binti Mohd. Lazim


19. Puan Halijah Binti Harun


20. Puan Noriah Binti Mohd. Ali


21. Encik Azrin bin Abdul Rani


22. Encik Ahmad Shuradi bin Mohamad Zaman


23. Puan Noor Azerene Una binti Mohd Kamaruddin


24. Encik Nor Hazizi bin Nordin


25. Encik Mohd. Izdihar Bin Rustam


26. Encik Mohamad Basri bin Razak




BIL. NAMA JAWATAN

27. Puan Kalmila binti Tengah


28. Encik Khairul Anuar bin Mahamad


29. Encik Mohd Fauzolnizam bin Mohamad


30. Encik Zaifulnizam bin Abd Karim


31. Encik Syamim bin Rusli


32. Encik Mohd Faez bin Othman

Bahagian Pengurusan Sumber Manusia - (Setiausaha) -

33. Encik Mohd Hafizul Nizam Bin Ardi


34. Puan Hasreena binti Hashim




1.1 YBhg. Datuk Dr. Pengerusi mengucapkan salam dan merakamkan

ucapan penghargaan dan terima kasih kepada semua ahli mesyuarat

yang hadir terutamanya kepada wakil dari Jabatan Perkhidmatan

Awam Malaysia (JPA).

1.2 YBhg. Datuk Dr. Pengerusi memaklumkan bahawa mesyuarat ini

merupakan Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu Pelaksanaan HRMIS

Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) yang pertama kali diadakan

semenjak penggabungan Kementerian Pelajaran Malaysia dan

Kementerian Pengajian Tinggi.

1.3 YBhg. Datuk Dr. Pengerusi menegaskan bahawa HRMIS adalah

sangat kritikal dan penting kerana ia merupakan Key Performance

Indicator (KPI) penjawat Pengurusan Tertinggi Perkhidmatan Awam.

Sehubungan itu, KPI HRMIS juga diturunkan kepada peringkat ketua

jabatan di bahagian, agensi dan negeri. Justeru itu, semua ketua

jabatan dikehendaki untuk menghadiri mesyuarat ini bagi

menunjukkan kepimpinan dalam memastikan KPI HRMIS KPM

mencapai 100%.

1.4 YBhg. Datuk Dr. Pengerusi mengingatkan kepada semua ahli

mesyuarat sama ada yang hadir mahu pun tidak mengenai kewajipan

dan tanggungjawab dalam menjayakan HRMIS 100% secara serius

memandangkan HRMIS merupakan strategic tools dalam

pengurusan pembangunan sumber manusia ke arah persekitaran

yang paperless dan digitalized di masa akan datang.

1. PERUTUSAN PENGERUSI



1.5 YBhg. Datuk Dr. Pengerusi juga mendapati masih banyak kelemahan

dalam pelaksanaan HRMIS di KPM yang tidak mencapai 80% dari

segi pengemaskinian data asas HRMIS yang akan menggagalkan

KPI HRMIS KPM dan proses automasi sumber manusia di masa

akan datang.

1.6 YBhg. Datuk Dr. Pengerusi menjelaskan bahawa mesyuarat ini

bertujuan untuk membincang dan membentangkan hala tuju dan

pelaksanaan serta isu-isu berbangkit sepanjang pelaksanaan dan

peluasan HRMIS di KPM.

1.7 YBhg. Datuk Dr. Pengerusi turut memaklumkan bahawa sebuah

Kementerian yang besar bukan alasan untuk tidak menjayakan

HRMIS kerana ia bergantung kepada komitmen semua pihak dalam

KPM.

Tindakan: Makluman:

Semua ahli mesyuarat

2.1 Pembangunan HRMIS 2.0

2.1.1 Mesyuarat mengambil maklum penerangan oleh pihak JPA

tentang pembangunan dan reka bentuk HRMIS 2.0 seperti

berikut:

(i) segala cabaran dan masalah yang dihadapi oleh

pengguna telah diambil kira dalam pembangunan

HRMIS 2.0;

2. PERBINCANGAN DAN PEMBENTANGAN MESYUARAT



(ii) Pembangunan HRMIS 2.0 akan melibatkan dua (2)

peringkat iaitu yang pertama adalah membangunkan

user interface (UI) yang lebih mesra pengguna yang

boleh dicapai melalui pelbagai browser dan boleh

mempunyai keupayaan akses mudah alih (mobility

access). Manakala bagi peringkat kedua ia meliputi

pembangunan yang menggunakan teknologi terkini

seperti multiplatform, personalization, business

intelligence, mobile native applications dan responsive

UI;

(iii) HRMIS 2.0 dibangunkan secara dalaman oleh pihak

Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM) JPA dengan

sedikit bantuan daripada pihak vendor;

(iv) serahan-serahan modul di dalam HRMIS 2.0 kepada

kementerian dan agensi akan dilaksanakan setelah

selesai semua pengujian oleh pihak JPA dan

dijangka boleh digunakan sepenuhnya selepas bulan

Mei 2014;

(v) sistem HRMIS 2.0 masih lagi menggunakan rangkaian

gov.net namun agensi berkenaan sedia membantu

sekiranya terdapat sebarang masalah; dan

(vi) beberapa penambahbaikan telah dilakukan antaranya

meningkatkan bandwidth dan meningkatkan prestasi

sistem HRMIS.

Tindakan: Makluman:




2.1.2 Mesyuarat turut dimaklumkan mengenai perkara-perkara

berikut:

(i) Hospital Universiti Sains Malaysia (HUSM) tidak

menggunakan Modul Pengurusan Cuti di dalam

HRMIS kerana menggunakan sistem cuti dalaman

yang juga digunakan oleh Universiti Sains Malaysia

(USM). Kebanyakan Institut Pengajian Tinggi Awam

(IPTA) telah membangunkan sistem yang tersendiri

dan perlu diintegrasikan dengan sistem HRMIS;

(ii) Pihak JPA memaklumkan bahawa terdapat

perbincangan bersama Sektor Pengajian Tinggi

melalui Majlis Pengarah ICT IPTA (MAPITA)

berkenaan dengan proses integrasi antara sistem

dalaman universiti-universiti dengan sistem HRMIS 2.0

namun masih belum menerima maklum balas daripada

wakil MAPITA;

Tindakan: Makluman:

JPA

IPTA

(iii) Dewan Bahasa dan Pustaka (DBP) juga

memaklumkan agensi berkenaan masih tidak

menggunakan sistem HRMIS sepenuhnya kerana

terdapat sistem dalaman yang sama fungsinya dengan

HRMIS. Pihak DBP telah mengadakan perbincangan

dengan JPA dan pihak HRMIS KPM pada 4 Mac 2013

berkaitan dengan proses integrasi antara sistem



dalaman DBP dan sistem HRMIS. Namun sehingga

kini pihak JPA masih belum memberi maklum balas

berkenaan perkara ini.

Tindakan: Makluman:

JPA

2.2 Pembentangan KPI HRMIS 2013

2.2.1 Mesyuarat mengambil maklum akan perkara-perkara berikut:

(i) Ranking pencapaian HRMIS bagi Kementerian dan

Pentadbiran Setiausaha Kerajaan Negeri pada Ogos

2013 bagi elemen Rekod Peribadi (RP) adalah

90.05% manakala Profil Perkhidmatan (PP) adalah

81.66% menjadikan KPM di kedudukan ke – 37

daripada 38 buah agensi dengan jumlah pemilik

kompetensi (CO) seramai 416, 597 orang;



(ii) Ringkasan pencapaian HRMIS KPM 2013 mengikut

sektor yang menyumbang kepada pencapaian

keseluruhan KPM bagi RP dan PP adalah seperti di

Jadual 1:

Sektor Bil. CO RP PP

Ibu Pejabat KPM (Pelajaran)

40,297 94.52% 94.61%

Ibu Pejabat KPM (Pengajian Tinggi)

1,640 99.58% 98.47%

Jabatan Pendidikan Negeri 375,367 89.78% 80.79%

Jabatan Pengajian Tinggi 72,276 99.24% 98.77%

Jabatan Pengajian Politeknik

9,681 99.36% 99.48%


3,939 99.34% 99.18%

Keseluruhan KPM 503,200 91.81% 85.04%

Jadual 1: Ringkasan Pencapaian HRMIS KPM

2013 Mengikut Sektor (data sehingga 20

September 2013)



(iii) Ringkasan pencapaian HRMIS KPM 2013 mengikut

JPN adalah seperti di Jadual 2:

Bil. JPN CO % RP (CO

Capai KPI RP)

% PP (CO

Capai KPI PP)

1 Selangor 49,095 92.02% 45,177 80.15% 39,350

2 Sabah 38,110 87.48% 33,339 78.85% 30,050

3 Sarawak 38,017 84.84% 32,254 54.80% 20,833

4 Perak 35,525 88.50% 31,440 88.36% 31,390

5 Kelantan 32,202 92.22% 29,697 95.97% 30,904

6 Kedah 31,052 91.07% 28,279 75.38% 23,407

7 Johor 28,036 87.61% 24,562 81.35% 22,807

8 Terengganu 24,384 92.00% 22,433 91.08% 22,209

9 Pulau Pinang 21,427 92.18% 19,751 93.17% 19,964

10 Pahang 21,188 91.17% 19,317 99.17% 21,012

11 Negeri

Sembilan 17,967 88.73% 15,942 87.76% 15,768

12 Kuala Lumpur 16,403 88.20% 14,467 55.01% 9,023

13 Melaka 14,929 91.86% 13,714 88.09% 13,151

14 Perlis 4,536 91.57% 4,154 78.89% 3,578

15 Putrajaya 1,272 99.49% 1,266 98.90% 1,258

16 Labuan 1,224 99.37% 1,216 97.87% 1,198

JUMLAH 375,367 89.78% 337,008 80.79% 305,902

Jadual 2: Ringkasan Pencapaian HRMIS KPM 2013

Mengikut JPN (data sehingga 20 September 2013)

(iv) Ringkasan pencapaian HRMIS KPM sehingga 20

September 2013 mengikut Jabatan Pendidikan Negeri

(JPN) bagi RP dan PP adalah seperti di slaid 45 dan

46.

Tindakan: Makluman:




2.2.2 Mesyuarat mengambil perhatian mengenai isu yang

dibangkitkan serta penjelasan yang dikemukakan seperti

berikut:

(i) Pengarah JPWP Kuala Lumpur memaklumkan tiada

pegawai khusus di peringkat Pejabat Pendidikan

Daerah (PPD) dan sekolah-sekolah yang

menguruskan pengemaskinian data RP dan PP.

Walau bagaimanapun, atas cadangan pihak urus setia,

JPWP Kuala Lumpur telah melaksanakan bengkel-

bengkel dengan melibatkan Pembantu Tadbir (PT) di

sekolah-sekolah dan secara tidak langsung berjaya

membantu meningkatkan prestasi pengemaskinian;

(ii) Wakil dari JPN Sarawak memaklumkan tentang

masalah capaian khususnya di PPD dan sekolah-

sekolah kawasan pedalaman. Bagi mengatasi masalah

ini, program intervensi seperti melantik Pegawai

Sambilan Harian (PSH) telah dilaksanakan dan

pengemaskinian dibuat di PPD serta sekolah-sekolah

yang mempunyai akses dan akan diteruskan sehingga

hujung tahun;

(iii) Wakil dari JPN Melaka pula memaklumkan turut

mengadakan bengkel pengemaskinian yang

berterusan bagi PP. Arahan telah dikeluarkan kepada

semua kakitangan sehingga ke peringkat sekolah

untuk mengemas kini sendiri rekod peribadi mereka

dan diberi tarikh akhir sehingga 25 Ogos 2013 yang

lalu. Usaha ini telah menunjukkan peningkatan dari



segi peratusan pengemaskinian bagi RP iaitu daripada

90.30% pada Januari 2013 kepada 91.86% pada

September 2013. Manakala untuk PP pula telah

meningkat daripada 61.77% pada Januari 2013

kepada 88.09% pada September 2013;

(iv) Wakil dari JPN Johor memaklumkan telah melantik

jurulatih utama (JU) HRMIS di setiap PPD serta

melaksanakan bengkel secara berterusan. Wakil dari

JPN Johor bersetuju dengan cadangan urus setia

untuk melantik PT di sekolah-sekolah sebagai

pentadbir HRMIS serta turut mencadangkan agar

perjawatan PT di sekolah ditambah supaya dapat

menumpukan perhatian kepada tugas pengemaskinian

data di dalam HRMIS;

(v) Wakil dari JPN Kedah memaklumkan tentang

kekurangan pegawai dalam mengemas kini data

ekoran daripada arahan JPA untuk pemurnian data

perjawatan JPN Kedah bermula pada tahun lepas.

Tumpuan mengemas kini RP dan PP hanya dapat

diberikan setelah urusan berkenaan selesai. Buat

masa ini, masalah peserta kursus HRMIS yang terdiri

daripada PT sekolah dilihat sebagai tidak relevan

kerana bebanan tugas yang ditanggung oleh PT

tersebut. Sehubungan itu, inisiatif melantik PSH telah

dilaksanakan dan usaha ini telah membantu

meningkatkan prestasi pengemaskinian;



(vi) Wakil dari JPN Perak memaklumkan bahawa peratus

pengemaskinian RP dan PP pada September 2013

masing-masing adalah 88.50% dan 88.36%. Prestasi

meningkat setelah dilaksanakan bengkel dan melantik

PSH. Masalah utama JPN Perak adalah kerana tidak

mempunyai Ketua Unit (KU) hampir setahun yang

sepatutnya disandang oleh Penolong Pengarah Gred

M44;

(vii) Wakil dari JPN Negeri Sembilan juga membangkitkan

isu mengenai jawatan KU HRMIS yang masih belum

diisi dan buat masa ini hanya diselia oleh Penolong

Pegawai Teknologi Maklumat (PPTM) Gred F32 yang

menjaga hampir 18,000 perjawatan secara

keseluruhan. JPN Negeri Sembilan berpendapat

bahawa HRMIS adalah sebuah sistem yang baik dan

unik di mana ia mengikat CO dengan waran

perjawatan. Akan tetapi, dengan keunikan skim

perkhidmatan yang ada di JPN, sebagai contoh CO

Khas Untuk Penyandang (KUP) tidak ada dalam waran

perjawatan semasa, masalah tidak akan selesai

kerana tidak boleh menyandang CO tersebut kerana

waran tidak cukup atau tiada. JPN Negeri Sembilan

turut memaklumkan antara sebab JPN sukar mencapai

peratusan pengemaskinian yang tinggi adalah kerana

jumlah CO yang besar, capaian yang jauh, ditambah

pula dengan kewujudan sekolah-sekolah pedalaman

kategori 1, 2 dan 3; dan



(viii) Pihak Urus Setia HRMIS KPM memaklumkan terdapat

beberapa JPN seperti Johor dan Selangor yang telah

menunjukkan prestasi cemerlang dengan peningkatan

peratusan pengemaskinian RP dan PP bermula dari

awal tahun 2013 sehingga kini melalui bengkel berkala

yang diadakan.

Tindakan: Makluman:


(ix) Setiausaha Bahagian Sumber Manusia (SUB SM)

memaklumkan akan mewujudkan special task force

serta mencadangkan kaedah untuk memasukkan data

ke dalam CD bagi sekolah-sekolah yang tiada capaian

dan membawanya ke JPN/PPD berhampiran yang

mempunyai akses internet bagi urusan

mengintegrasikan data-data tersebut ke dalam HRMIS;

(x) Wakil dari BPSM Sektor Pengajian Tinggi (SPT)

memaklumkan bahawa Kolej Komuniti dan IPTA juga

turut mengalami masalah capaian satu ketika dahulu.

Pihak Kolej Komuniti dan IPTA telah melaksanakan

National Blue Ocean Strategy (NBOS) di mana data-

data pegawai yang bertugas di kawasan yang tiada

kemudahan internet akan dimasukkan ke dalam CD

dan diserahkan kepada BPM JPA yang akan

membantu memasukkan data-data tersebut ke dalam

HRMIS. Pihak JPN dialu-alukan untuk menggunakan

kemudahan-kemudahan di Kolej Komuniti mahupun



IPTA di masa akan datang berikutan daripada

penggabungan KPT dan KPM bagi mengurangkan

kesukaran yang dihadapi; dan

(xi) Wakil dari JPN Sabah memaklumkan telah

mengaplikasikan kaedah meminta pegawai yang

bertugas di sekolah yang tiada akses internet untuk ke

sekolah/PPD berhampiran yang mempunyai capaian

bagi mengemas kini maklumat RP dan PP. JPN Sabah

turut membangkitkan mengenai punca kepada

peratusan pengemaskinian yang rendah adalah

kerana tidak dapat memasukkan gambar dan tahap

pendidikan penyandang berikutan maklumat tidak

diberikan oleh CO. Isu lain yang turut dikemukakan

adalah mengenai pilihan bangsa Sabah lain-lain yang

secara automatik menyebabkan penyandang berstatus

bukan Bumiputera sedangkan mereka sebenarnya

adalah Bumiputera. Oleh itu, JPN Sabah berharap

supaya pindaan dapat dibuat oleh pihak JPA

khususnya dalam pembangunan HRMIS 2.0 nanti.

Tindakan: Makluman:

JPA

(xii) SUB SM seterusnya mencadangkan supaya penilaian

KPI bagi KPM diberi kelonggaran iaitu penilaian dibuat

hanya sehingga ke peringkat PPD terlebih dahulu

sehingga KPM menemui jalan penyelesaian yang



sesuai. Cadangan ini turut dipersetujui oleh wakil dari

Bahagian Pengurusan Sekolah Harian (BPSH);

(xiii) Merujuk kepada para (xii), Datuk Dr. Pengerusi

berpandangan hanya Bahagian Perkhidmatan JPA

sahaja yang boleh memberi jawapan mengenai isu

yang diutarakan. Datuk Dr Pengerusi juga

mengucapkan terima kasih kepada pegawai-pegawai

yang prihatin terhadap isu penilaian KPI KPM ini dan

meminta Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan)

[TKSU (P)] untuk berbincang dengan Pengarah

Bahagian Perkhidmatan JPA mengenai kelonggaran

penilaian KPI KPM yang telah dibangkitkan tetapi

perlulah dikemukakan dengan alasan serta memberi

jaminan yang kukuh;

(xiv) Wakil dari Bahagian Teknologi Pendidikan (BTP) juga

berpandangan sekolah-sekolah boleh diambil kira

dalam penilaian oleh JPA sebaik sahaja masalah talian

1Bestarinet dapat diselesaikan oleh pihak

kementerian;

(xv) Ketua Pengarah Jabatan Pengajian Kolej Komuniti (KP

JPKK) berpendapat bahawa guru besar dan pengetua

sekolah wajar memainkan peranan dan

tanggungjawab sewajarnya sesuai dengan pangkat

yang diberi dalam usaha menjayakan HRMIS ini;

(xvi) Wakil dari JPA mengalu-alukan sebarang cadangan

terhadap isu yang dihadapi tetapi mestilah secara

penyelesaian yang menyeluruh dan releven; dan



(xvii) Datuk Dr. Pengerusi menyarankan supaya pihak JPA

mengambil kira isu-isu dan masalah yang dihadapi

oleh pihak kementerian khususnya di sekolah-sekolah

dalam pengiraan KPI KPM. Pihak kementerian akur

dengan multiple challenges yang dihadapi oleh JPN

serta menggalakkan ahli mesyuarat khususnya BPSM

untuk memikirkan penyelesaian yang mampan

(sustainable solutions) dalam mengatasi masalah yang

masih lagi berulang.

Tindakan: Makluman:


(xviii) YBhg. Datuk Dr. Pengerusi turut menggesa Unit

HRMIS JPN menggiatkan lagi usaha untuk

meningkatkan lagi prestasi pengemaskinian RP dan

PP pada tahun ini.

Tindakan: Makluman:

JPN

2.2.3 Mesyuarat turut dimaklumkan mengenai perkara-perkara

berikut:

(i) Pencapaian KPI HRMIS pada tahun 2010 – 2012 iaitu:

a. Sektor Pelajaran telah menunjukkan peningkatan

iaitu memperoleh markah 45.00% pada tahun



2012 berbanding 35.00% pada 2010 dan 2011;

dan

b. Sektor Pengajian Tinggi juga turut meningkat iaitu

memperoleh markah 80.00% pada tahun 2012

berbanding 70.00% pada tahun 2010 dan 2011.

(ii) Skop penilaian KPI HRMIS bagi penjawat Pengurusan

Tertinggi Perkhidmatan Awam KPM tahun 2013 seperti

di Jadual 3:

Pengurusan Tertinggi

PP RP ED SKT LNPT

KSU KPM Semua Struktur

KPM

Semua Struktur

KPM

Semua Struktur

KPM

Ibu Pejabat & Jabatan

Ibu Pejabat & Jabatan

KPPM

Struktur di

bawah KPPM

Struktur di bawah

KPPM

Struktur di bawah

KPPM

Struktur di bawah

KPM sehingga

JPN

Struktur di bawah KPM

sehingga JPN

KP JPT JPT JPT JPT JPT JPT

Jadual 3: Skop Penilaian HRMIS KPM 2013 bagi

Pengurusan Tertinggi

(iii) Penilaian KPI HRMIS KPM mengikut elemen ialah:

a. Profil Perkhidmatan (PP) akan dinilai melalui 20

elemen di semua peringkat di dalam struktur

KPM yang melibatkan semua penjawat awam di

KPM sehingga ke peringkat sekolah-sekolah.

Tarikh penilaian adalah pada 31 Disember

2013;



b. Rekod Peribadi (RP) juga akan dinilai di semua

peringkat di dalam struktur KPM melalui 17

elemen. Tarikh penilaian adalah pada 31

Disember 2013;

c. Data perjawatan dinilai sama seperti rekod

perjawatan MyPost (BPO, JPA) dari segi

bilangan, skim dan gred perjawatan di semua

peringkat struktur KPM. Tarikh penilaian adalah

pada 31 Januari 2014;

d. Sasaran Kerja Tahunan (SKT) dinilai dari

peringkat ibu pejabat sehingga ke JPN, JPT, JPP,

JPKK dan IPGM berdasarkan statistik

pengesahan SKT oleh Pegawai Penilai Pertama

(PPP). Tarikh penilaian telah pun selesai pada 31

Julai 2013 yang lalu dengan pencapaian

keseluruhan KPM 98.92%; dan

e. Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) di

nilai apabila Pegawai Penilai Kedua (PPK)

selesai memberi markah dan menghantar kepada

urus setia Panel Pembangunan Sumber Manusia

(PPSM) masing-masing dari peringkat ibu pejabat

sehingga ke JPN, JPT, JPP, JPKK dan IPGM.

Tarikh penilaian dan aktiviti berkaitan adalah

seperti di Jadual 4:



Tarikh Aktiviti Tarikh Tutup

7 Oktober 2013

Pegawai Yang Dinilai (PYD) mewujudkan LNPT dan mengisi Bahagian II.

31 Oktober 2013

31 Oktober 2013

PYD menghantar LNPT kepada Pegawai Penilai Pertama (PPP).

15 November 2013

16 November 2013

PPP nilai dan hantar kepada Pegawai Penilai Kedua (PPK).

30 November 2013

1 Disember 2013

PPK nilai dan hantar kepada urus setia PPSM.

15 Disember 2013

Jadual 4: Tarikh-tarikh Penilaian LNPT 2013

(iv) Pencapaian semasa dan sasaran pencapaian KPI

HRMIS KPM 2013 mengikut elemen ialah seperti di

Jadual 5:

Elemen

Pencapaian semasa

Sasaran pencapaian

2013

RP 91.81% 91.81%

PP 85.04% 91.00%

ED 0.00% 98.00%

SKT 98.92% 98.92%

LNPT 0.00% 95.00%

Markah KPI keseluruhan

35% (Below Target)

70% (On Target)

Jadual 5: Pencapaian Semasa dan Sasaran

Pencapaian KPI HRMIS KPM 2013

Tindakan: Makluman:




3.1 Mesyuarat mengambil perhatian bahawa:

a. Struktur pengurusan HRMIS KPM sebelum digabungkan

bagi Sektor Pelajaran diuruskan oleh 3 jawatankuasa

utama iaitu:

Jawatankuasa Pemandu;

Jawatankuasa Kerja Peringkat Bahagian; dan

Jawatankuasa Kerja Peringkat Jabatan

b. Manakala struktur pengurusan HRMIS bagi Sektor

Pengajian Tinggi hanya diuruskan oleh Jawatankuasa

Pemandu.

3.2 Mesyuarat bersetuju supaya pengurusan HRMIS KPM selepas ini

diuruskan oleh 4 jawatankuasa utama iaitu:

a. Jawatankuasa Pemandu yang akan dipengerusikan

oleh KSU dan berperanan untuk menentukan dasar dan

hala tuju HRMIS KPM di samping melaksanakan

pemantauan pencapaian prestasi KPI HRMIS KPM. Ahli

jawatankuasa terdiri daripada pihak pengurusan tertinggi

KPM, ketua-ketua bahagian/jabatan KPM dan ketua-

ketua institusi awam dan agensi;

b. Jawatankuasa Kerja Peringkat Bahagian yang akan

dipengerusikan oleh Setiausaha Bahagian Sumber

Manusia (SUB (SM)) yang dianggotai oleh pengurus

HRMIS bahagian-bahagian di KPM yang berperanan

3. PELAN PERANCANGAN HRMIS KPM 2013 – 2015



merancang serta memantau pelaksanaan dan

pencapaian KPI HRMIS di bahagian-bahagian;

c. Jawatankuasa Kerja Peringkat Jabatan yang turut

dipengerusikan oleh SUB (SM) serta dianggotai oleh

pengurus HRMIS jabatan iaitu JPT, JPP, JPKK dan 16

JPN. Ia berperanan untuk merancang pelaksanaan dan

memantau pencapaian KPI HRMIS di jabatan-jabatan;

dan

d. Jawatankuasa Kerja Peringkat Agensi yang juga akan

dipengerusikan oleh SUB (SM) berperanan merancang

serta memantau pelaksanaan dan pencapaian KPI

HRMIS di agensi-agensi seperti Dewan Bahasa dan

Pustaka (DBP), Majlis Buku Kebangsaan (MBK), Institut

Terjemahan dan Buku Malaysia (ITBM), Majlis

Peperiksaan Malaysia (MPM), MQA, PTPTN dan IPTA.

3.3 Untuk meningkatkan lagi pencapaian HRMIS di KPM khususnya

dalam pengemaskinian RP dan PP, mesyuarat juga telah bersetuju

supaya:

a. pembantu tadbir yang menguruskan hal-hal perkhidmatan

di sekolah-sekolah dilantik sebagai pentadbir HRMIS;

b. pentadbir tersebut akan diberi latihan dan beberapa

peranan umum seperti mewujudkan ID HRMIS, set

semula kata laluan, menyandang kakitangan sekolah

serta menjadi rujukan HRMIS di sekolah; dan

c. bagi tahun 2013, pentadbir akan dilantik di sekolah-

sekolah bagi 4 buah JPN terlebih dahulu iaitu W.P.

Putrajaya, W.P. Kuala Lumpur, Selangor dan juga



Perlis seperti dinyatakan di dalam slaid 61 secara

terperinci.

Tindakan: Makluman:

JPN

Urus Setia HRMIS KPM

3.4 Ringkasan pelan perancangan pelaksanaan HRMIS KPM 2013 –

2015 adalah seperti di slaid 57.

4.1 Pihak JPA mencadangkan supaya pentadbir-pentadbir HRMIS di

sekolah ini diberi sedikit motivasi supaya mereka tidak menganggap

tugas baru ini sebagai membebankan.

4.2 Pihak JPA juga mohon kepada pihak urus setia HRMIS KPM dapat

mengadakan perbincangan bersama JPA mengenai pelan

pelaksanaan HRMIS 2013-2015. Ini bertujuan untuk sama-sama

menjayakan pelaksanaan HRMIS di KPM.

Tindakan: Makluman:

Urus Setia HRMIS KPM

4.3 YBhg. Datuk Dr Pengerusi menyarankan agar mesyuarat ini perlu

diadakan secara optimum iaitu empat (4) kali setahun supaya

pemantauan dapat dilaksanakan secara berterusan.

Tindakan: Makluman:


4. HAL-HAL LAIN



5.1 Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.15 petang dengan ucapan

terima kasih daripada YBhg. Datuk Dr. Pengerusi dan berharap dapat

berjumpa lagi pada mesyuarat akan datang yang dicadangkan pada

bulan Disember 2013.

URUS SETIA HRMIS



7 Oktober 2013

5. PENUTUP

minit mesy jk pemandu hrmis bil 12013

Documents