PHỤ LỤC HƯỚNG DẪN CHUYỂN ĐỔI DỮ LIỆU TỪ PHIÊN BẢN

KTXA5.5 SANG KTXA6.5

1. Điều kiện & các lưu ý khi chuyển đổi số liệu:

A - Về môi trường máy tính:

- Đơn vị đang sử dụng phiên bản KTXA 5.5.5.

- Trên máy tính đang cài song song 2 phiên bản 5.5.5 & phiên bản 6.5.

B - Về số liệu (Trước khi chuyển đổi ):

+ Tại phiên bản KTXA 5.5.5:

- Mở chương trình, chọn năm cần chuyển (ví dụ: 2016), chạy lần lượt 3 chức năng sau trong menu Hệ thống để làm mịn dữ liệu: Kiểm tra cấu trúc các tệp, Dọn dẹp số liệu & chỉ số, Sửa chữa các tệp dữ liệu.

- Tiếp theo vào “Số liệu\Kiểm tra chứng từ sai” để kiểm tra toàn bộ chứng từ, nếu có chứng từ nhập sai quy tắc (ví dụ: tổng số tiền chi tiết không bằng số tiền tổng) -> chương trình sẽ hiện lên thông báo danh sách các chứng từ bị sai -> NSD căn cứ vào danh sách này (dựa trên “Số chứng từ”, “Ngày chứng từ”) để tìm và sửa lại cho đúng.

-

- Tiếp tục vào Số liệu\Nhập chứng từ kế toán, bấm nút: , chương trình mở ra Form “Tìm chứng từ kế toán”

-

Tại Form “Tìm chứng từ kế toán” trên gõ “Ctừ từ ngày”: 01/01/2016, Đến ngày: là ngày hiện tại (nếu năm làm việc là 2016).

- Bấm “Chấp nhận” ->

Nếu chương trình thông báo “Không có chứng từ nào như vậy” có nghĩa là tất cả chứng từ đã nhập đầy đủ chi tiết Chương. Loại, Khoản, Mục theo quy định.

Nếu còn tồn tại những chứng từ chưa nhập đầy đủ chi tiết -> Chương trình sẽ mở ra danh sách tất cả các chứng từ có tình trạng trên. Căn cứ vào danh sách này, (dựa trên “Số chứng từ”, “Ngày chứng từ”), NSD tìm và sửa lại cho đúng.

- NSD cần kiểm soát được những chứng từ nào của đơn vị chưa thanh toán với KB -> bằng cách vào Sổ sách\Sổ theo dõi chi NSX chưa qua KB & Sổ theo dõi thu NSX chưa qua KB in ra hoặc ghi lại “Số chứng từ”, “Ngày chứng từ” của các chứng từ.

- Lưu ý: với những chứng nào đã thanh toán với KB nhưng KB không đồng ý thanh toán hết, phải chuyển lại trạng thái chưa qua KB (trên bản 5.5.5) -> sau đó tiếp tục thanh toán với KB trên bản 6.5.

- Cần kiểm tra lại toàn bộ sổ sách, báo cáo trên bản 5.5.5 đã chính xác chưa.

+ Tại phiên bản KTXA 6.5:

- Vào Tiện ích\Sao lưu số liệu:

-

- Bấm vào nút 3 chấm: để tìm đường dẫn & sao lưu một bộ dữ liệu trắng cho phiên bản 6.5 phục vụ cho quá trình chuyển đổi.

2. Chuyển đổi số liệu:

Mở chương trình KTXA 6.5 lên, vào Hệ thống\ Nhận dữ liệu từ bản 5.5

Phần mềm hiển thị cửa sổ chuyển số liệu:

3. Chuyển đổi số liệu

Tại cửa sổ chuyển số liệu thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chọn đường dẫn đến dữ liệu KTXA 5.5

B1: Chọn “Đường dẫn” đến dữ liệu KTXA 5.5

B2: Tại thư mục cài đặt chương trình KTXA 5.5 chọn thư mục “data”

Bước 2: Chuyển đổi dữ liệu danh mục:

Chương trình hiện lên bảng chuyển dữ liệu danh mục:

B3: Chọn thư mục năm làm việc cần chuyển.

B1: Tích dòng “Dữ liệu danh mục” và bấm thực hiện

Lưu ý: Người dùng có thể tích thêm vào các ô thuộc cột “Xóa dữ liệu đã có” nếu muốn xóa các danh mục đã nhập

B2: Tích hết các ô thuộc cột “Chọn” và bấm “Thực hiện”

Bước 3: Chuyển đổi dữ liệu chứng từ:

Sau khi chọn “Thoát” chương trình chuyển về màn hình chuyển đổi dữ liệu:

Chương trình hiện lên bảng chuyển dữ liệu chứng từ:

B3: Chương trình chuyển dữ liệu danh mục xong, bấm “OK” và chọn “Thoát”

B1: Tích dòng “Chứng từ” và bấm thực hiện

Sau khi chương trình chuyển dữ liệu lên MSQL thành công sẽ hiển thị:

B2: Chọn ô “B0: Chuyển dữ liệu lên MSQL”

Sau khi chọn “Thực hiện”, chương trình sẽ chuyển đổi chứng từ lên bản KTXA 6.5

Quá trình chuyển dữ liệu chứng từ hoàn thành, chương trình hiện bảng thông báo:

B3: Bấm “OK” để thực hiện bước tiếp theo

B4: Chọn ô “ B1: Thực hiện” để tiếp tục quá trình chuyển đổi dữ liệu chứng từ

Trường hợp không có lỗi , hoặc bỏ qua các chứng từ lỗi người dùng chọn “Lưu chứng từ” để chuyển số liệu chứng từ kế toán từ bản 5.5 lên 6.5.

Thoát chương trình và đăng nhập lại. Lúc này quá trình chuyển đổi dữ liệu từ bản 5.5 lên bản 6.5 đã hoàn thành.

Lưu ý sau khi chuyển dữ liệu thành công:

Do trên bản 6.5, các chứng từ phân biệt theo từng “Mã nghiệp vụ”, nên sẽ có một số chứng từ thu, chi từ bản 5.5.5 đưa lên sẽ không thể chính xác, vì không có căn cứ để bắt “Mã nghiệp vụ”(ví dụ tất cả các phiếu tạm chi, chi tạm ứng trên bản 5.5.5 đều phải đưa về mã nghiệp vụ TC2 trên bản 6.5, các phiếu tạm thu, thực thu trên bản 5.5.5 phải đưa về mã nghiệp vụ TC1 trên bản 6.5 là không chính xác)

Do đó sau khi chuyển đổi dữ liệu thành công, tại bản 6.5, NSD vào “Số liệu\ Nhập chứng từ kế toán\Tìm kiếm” để tìm lại các chứng từ theo danh sách những chứng từ chưa thanh toán với KB đã kiểm soát trên bản 5.5.5 như hướng dẫn ở phần đầu tài liệu (đã ghi lại “Số chứng từ”, “Ngày chứng từ”), tuỳ từng trường hợp cụ thể để sửa lại “Mã nghiệp vụ” cho chính xác.

Cách sửa như sau:

Tìm các chứng từ chưa ghi thu, ghi chi qua KB đã kiểm soát được trên bản 5.5.5 theo “Số chứng từ”, “Ngày chứng từ”, tiến hành sửa như hình:

Lưu ý: Để sửa nhanh & chính xác, NSD nên vào “Danh mục\Danh mục nghiệp vụ” -> Bấm nút “In” -> Chọn tất cả các nút check để in ra bảng “Danh mục nghiệp vụ” sẽ nhìn được rõ ràng hơn.

Chương trình hiển thị những chứng từ bị lỗi và lý do

B5: Chọn “Lưu chứng từ” để hoàn thành chuyển dữ liệu chứng từ

B1: Tích vào mũi tên màu đen chọn “Mã nghiệp vụ” cần sửa

Lưu ý: Không sửa “Mã nghiệp vụ” ở đây, sẽ bị mất chi tiết chứng từ

B2: Bấm “Lưu lại”