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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GJ-PT-05

NOMBRE: ADMINISTRACIÓN DEL NORMOGRAMA VERSIÓN: 1

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 1 de 10

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada

Fecha de Vigencia: 04/05/2018

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del procedimiento

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

LILIANA COSTANZA TRIANA VEGA Asesor 02/05/2018

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LAURA LILIANA OLAYA SUAREZ Secretaria Ejecutiva 03/05/2018

REVISÓ CARGO FECHA

CLAUDIA LILIANA PERDOMO ESTRADA Jefe Oficina Jurídica Interna 03/05/2018

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE

JEFE DE OFICINA ASESORA DE PLANEACION Y DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

04/05/2018






1. OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades requeridas para asegurar que la normatividad interna y externa que rige la actividad del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, se encuentre actualizada y a disposición los grupos de valor

2. ALCANCE

El presente procedimiento comprende desde la identificación de una norma interna o externa que sea de interés o le compete al Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio en Colombia, hasta su publicación y actualización en el Normograma. Esta metodología debe ser extensiva y aplicada por todos los procesos de Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

3. BASE LEGAL

• Constitución Nacional de Colombia.

• Ley 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Artículo 9

• Ley 1437 del 18 de enero de 2011. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Artículo 8

• Ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.

• Ley 87 de 1993. por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones (Artículo 2)

• Ley 57 de 1985: Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales.

• Decreto 943 de 2014: Por el cual se adopta la actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000: 2014.

• Decreto 1499 de 2017: Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015

• Decreto 274 de 2000: “Por el cual se regula el servicio exterior de la República y la carrera diplomática y consular”

• Resolución 3564 de 2015 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Por la cual se reglamentan aspectos relacionados con la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.






4. DEFINICIONES

ACTOS ADMINISTRATIVOS: Son las manifestaciones de voluntad de la administración tendientes a producir efectos jurídicos. ADMINISTRADOR DEL NORMOGRAMA: Funcionario de la Oficina Asesora Jurídica Interna asignado para asegurar el correcto funcionamiento del aplicativo diseñado para la administración de la normatividad interna y externa que rige la actividad del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. DOCUMENTOS ESPECIALES: Corresponden a documentos relacionados con relaciones exteriores o con la misión institucional del Ministerio y su Fondo Rotatorio, que no corresponden a normas nacionales internas o externas, a actos administrativos de carácter general internos, a conceptos internos o a jurisprudencia de las Altas Cortes (Corte Constitucional, Consejo de Estado, Corte Suprema de Justicia). NORMAS LEGALES: ➢ Ley: Es una norma jurídica dictada por el legislador. Es decir, un precepto establecido por la autoridad

competente, en que se manda o prohíbe algo en consonancia con una materia determinada. ➢ Decreto Ley: Es el conjunto de normas con carácter de Ley que expide el Presidente de la República en

uso de las facultades extraordinarias concedidas por el Congreso de la República, respecto de una materia determinada.

➢ Decreto Reglamentario: Son aquellos que expide el Presidente de la República en uso de las facultades otorgadas por la Constitución Política, para reglamentar una Ley que se refiere a una materia específica.

➢ Directivas Presidenciales: Instrucciones expedidas por el Presidente de la República con el fin de orientar o establecer procedimientos a los que deben sujetarse los Ministros del Despacho y los Directores de Departamentos Administrativos, respecto de una materia de su competencia.

PROVEEDOR DEL NORMOGRAMA: Entidad encargada de gestionar la actualización normativa aplicable al Ministerio de Relaciones Exteriores que se publicará en el aplicativo Normograma. RESOLUCIONES: Actos administrativos que definen o resuelven situaciones de carácter particular y concreto. TRATADO INTERNACIONAL: Se entiende por “Tratado” un acuerdo internacional celebrado por escrito entre Estados y regido por el derecho internacional, ya sea en un instrumento único o en dos o más instrumentos conexos y cualquiera que sea su denominación particular.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS






6. REGISTROS

• GJ-FO-17 Lista de chequeo para verificar la publicación en el normograma

• Normograma actualizado en la Intranet y Página web del Ministerio

• Memorandos

• Correos Electrónicos

7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS

• Instrumento virtual de consulta normativa

8. POLITICAS DE OPERACIÓN El Instrumento virtual de consulta normativa que cuenta con la normatividad interna y externa que rige la actividad del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio es el Normograma y éste se visualiza a través de la página WEB y la Intranet de la Entidad. El Normograma permite a la Entidad delimitar su ámbito de responsabilidad legal, contar con un panorama claro sobre la vigencia de las normas que regulan sus actuaciones, evidenciar las relaciones que tiene con otras entidades en el desarrollo de su gestión, identificar posible duplicidad de funciones o responsabilidades con otros entes públicos y soportar sus planes, programas, proyectos, procesos, productos y servicios dentro del marco legal. • Entiéndase por Normas Internas las que cumplan con las siguientes condiciones:

✓ Las que expide el Ministerio de Relaciones Exteriores y es aplicable al mismo.

• Entiéndase por Normas Externas las que cumplan con las siguientes condiciones:

✓ Las que expide una entidad diferente al Ministerio de Relaciones Exteriores. ✓ Los tratados aprobados por Ley.

• La actualización o modificación del Normograma se puede derivar de:

✓ Expedición de normas internas del Ministerio de Relaciones Exteriores ✓ Publicación de conceptos o documentos especiales en el Diario Oficinal o Jurisprudencia que a

criterio del Proveedor del Sistema afectan el marco legal y la actuación del Ministerio de Relaciones Exteriores.

✓ Identificación de normatividad por parte de los procesos que se requieren publicar en sección novedades.






• Los Gestores de Cambio de todas las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio deberán remitir al Administrador del Normograma de la Oficina Asesora Jurídica Interna los actos administrativos, resoluciones y circulares internas de los cuales tengan conocimiento que se relacionen con las funciones de las dependencias.

• El administrador del normograma de la Oficina Asesora Jurídica Interna solicitará por correo electrónico mensualmente al funcionario asignado por la Dirección de Gestión de la Información y la Tecnología el envío de las circulares emitida por el Ministerio de Relaciones Exteriores con el fin de tramitar su respectiva publicación en el normograma.

• El Administrador del Normograma de la Oficina Asesora Jurídica Interna deberá remitir al Proveedor dentro de los tres días siguientes a su recepción la información recibida de las dependencias, para que ésta sea incluida en las actualizaciones mensuales realizadas al Normograma.

• El Administrador del Normograma de la Oficina Asesora Jurídica Interna deberá llevar el seguimiento y

control de la actualización del Normograma a través del formato GJ-FO-17 “Lista de Chequeo Verificación Actualización del Normograma”, el cual se deberá diligenciar cuando se reciban normas por parte de las dependencias, cuando estas se remitan al Administrador del Normograma y cuando se encuentren púbicas en la página Web del Ministerio de Relaciones Exteriores.

• El administrador del Normograma de la Oficina Asesora Jurídica Interna remitirá la relación de las circulares

publicadas cuatrimestralmente a los Gestores de Cambio con el objetivo de validar si las mismas están vigentes o derogadas, una vez se reciba el reporte por parte de los Gestores de Cambio éste será devuelto a la Oficina Asesora Jurídica Interna para su respectivo trámite.

• Los Gestores de Cambio deben revisar por lo menos semestralmente el Normograma con el fin de verificar que las normas que se encuentran publicadas sean vigentes y a su vez estén incluidas en los documentos del proceso formalizados en el Sistema Maestro, y en caso que el Gestor encuentre alguna novedad o inconsistencia respecto a la normatividad publicada, debe informar a la Oficina Asesora Jurídica Interna, por el mismo medio que se realizó la solicitud de actualización a fin de solicitar la respectiva corrección al Proveedor del Normograma.

• Cuando el Despacho del Ministro, de la Secretaría General y la Dirección de Talento Humano expidan circulares y resoluciones, deberán remitir las normas correspondientes al Administrador del Normograma de la Oficina Asesora Jurídica Interna, quien enviará al Proveedor dentro de los tres días siguientes a su recepción la información recibida, para que ésta sea incluida en las actualizaciones mensuales realizadas al Normograma.

• El Administrador del Normograma de la Oficina Asesora Jurídica Interna solicitará por correo electrónico, una vez al mes a los Gestores de Cambio de los Despachos y las Direcciones Administrativa y Financiera, Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano y Talento Humano, el envió de la normatividad expedida o recibida por dichas dependencias durante el mes respectivo.






• Los funcionarios que envíen normas para publicación a la Oficina Asesora Jurídica Interna deberán verificar su correcta publicación en el normograma (Que se encuentra disponible en la página web del Ministerio) y en caso de que el Gestor encuentre alguna novedad o inconsistencia, debe informar a la Oficina Asesora Jurídica Interna, por el mismo medio que se realizó la solicitud de actualización a fin de solicitar la respectiva corrección al Proveedor del Normograma. Para esta verificación se deberá tener en cuenta que las publicaciones en el Normograma, se efectúan con una periodicidad mensual.

• El Proveedor adicionalmente podrá publicar, previa aprobación del Ministerio de Relaciones Exteriores, las normas externas que se encuentren disponibles en los Diarios Oficiales y Relatorías de las Altas Cortes y que puedan ser aplicadas por la Entidad.

• Cuando la Entidad reciba conceptos o documentos especiales que a criterio del Proveedor deben ser

incluidos en el Normograma, la Oficina Asesora Jurídica Interna y la Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales deberán dar su concepto y Visto Bueno sobre la publicación o no de los mismos en el Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

• La Oficina Asesora Jurídica Interna, con el fin de divulgar y dar a conocer a los funcionarios de la Entidad los

cambios en la normatividad, mensualmente publicará en la Intranet, un (1) boletín con los cambios reportados por el Proveedor. Estos boletines se realizarán por cada actualización efectuada por parte del Proveedor al Normograma.

• El Normograma contará con una sección de novedades, mediante la cual se informan los nuevos

documentos incorporados a la publicación en cada período. Además, indica qué documentos han perdido vigencia en el período correspondiente. Esta sección deberá ser actualizada por el Grupo Interno de Trabajo de Prensa y Comunicación Corporativa con la información remitida por parte del Proveedor.






9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

ACTUALIZACIÓN DEL NORMOGRAMA

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS

1 Iniciar Proceso

2

Identificar los actos administrativos de carácter general

Funcionario asignado

Se entiende por acto administrativo de carácter general las Resoluciones de carácter general permanente, Decretos y circulares

3

Enviar la normatividad para publicación a la Oficina Asesora Jurídica Interna

Funcionario Asignado Memorandos Correos Electrónicos

Esta normatividad se envía cada vez que se genere al interior del Ministerio de Relaciones Exteriores o que una dependencia es notificada para su aplicación

4

Remitir Normas al proveedor para su publicación en el Normograma

Administrador Normograma

Memorandos Correos Electrónicos

Cuando se realice esta actividad el Administrador del Normograma deberá diligenciar el formato GJ-









Formato GJ-FO-17 “Lista de Chequeo Verificación Actualización del Normograma”

GJ-FO-17 “Lista de Chequeo Verificación Actualización del Normograma”

5

Revisar la publicación de la normativa remitida en el Normograma

Funcionario asignado

Formato GJ-FO-17 “Lista de Chequeo

Verificación Actualización del

Normograma”

La Oficina Asesora Jurídica Interna revisará la publicación mensual frente al boletín remitido por el proveedor y el Administrador Normograma deberá diligenciar el formato GJ-FO-17 Los gestores de cambio deben validar que las normas remitidas se encuentren publicadas correctamente.

5.1

¿La información se

encuentra publicada?

Si Remítase a la actividad número 7

No Remítase a la actividad número 6









6

Solicitar correcciones al Proveedor del Normograma

Administrador Normograma

Memorando

Correos Electrónicos

En caso de que el Gestor encuentre alguna novedad o inconsistencia, debe informar a la Oficina Asesora Jurídica Interna, por el mismo medio que se realizó la solicitud de actualización.

7

Divulgar Boletín con los cambios del Normograma

Boletín Jurídico

El proveedor, será el responsable de la publicación del Boletín en la página Web de la Entidad.

8 Finalizar Proceso






10. PUNTOS DE CONTROL

PUNTOS DE CONTROL

No. ACTIVIDAD

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD CRITICA O

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL CONTROL

FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

3 No enviar los actos

administrativos al Proveedor del Normograma.

Solicitar mediante correo electrónico la remisión de los actos administrativos a las dependencias que los generan al interior del Ministerio (Despacho del Ministro, Viceministerios de Relaciones Exteriores y Asuntos Multilaterales, Secretaría General, Direcciones de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano, Talento Humano y Administrativa y Financiera)

Mensual

Funcionario Asignado

Oficina Asesora Jurídica Interna

Correo Electrónico

4 y 5

Que no se publique en el Normograma las normas

remitidas por las diferentes dependencias

Validar que las normas remitidas se encuentren publicadas en su totalidad

Mensual

Gestores de cambio de las

diferentes dependencias /

administrador del Normograma

Correo electrónico / memorando

según aplique/ formato GJ-FO-

17

11. ANEXOS

No Aplica

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