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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GJ-PT-02

NOMBRE: ASUNTOS LEGALES Y PROCESOS JURIDICOS VERSION: 13

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: OFICINA ASESORA JURÍDICA INTERNA/ GRUPÓ INTERNO DE

TRABAJO DE ASUNTOS LEGALES Página 1 de 26

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

SULLY ALEXANDRA CORTES FETIVA Asesor 29/05/2019

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LAURA LILIANA OLAYA SUAREZ Secretaria Ejecutiva 30/05/2019

REVISÓ CARGO FECHA

CLAUDIA LILIANA PERDOMO ESTRADA Jefe Oficina Asesora

Jurídica Interna 30/05/2019

ANDRES LEONARDO MENDOZA PAREDES Coordinador Grupo Interno de Trabajo de

Asuntos Legales 30/05/2019

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LEONARDO CARVAJAL HERNANDEZ Jefe Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo Organizacional 05/06/2019

Fecha de Vigencia: 05/06/2019







1. OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades requeridas para atender por Delegación del Ministro de Relaciones Exteriores, o con Poder Especial otorgado por el funcionario que ostenta la Delegación de la Representación Judicial del Ministerio de Relaciones Exteriores, o por el Funcionario que ostenta la Delegación de la Representación Legal del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, los Procesos Judiciales, extrajudiciales y administrativos en que alguna de estas entidades es parte demandada o demandante. 2. ALCANCE Es de responsabilidad de aplicación del procedimiento la Oficina Asesora Jurídica y el Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales, inicia con la instauración de la demanda o con la notificación del auto admisorio y finalizar con la respectiva sentencia ejecutoriada. 3. BASE LEGAL • Constitución Política de Colombia • Código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo. • Código General del Proceso • Ley Estatutaria de la Administración de Justicia • Ley 1564 de 2012, Código general del proceso • Decreto-Ley 019 de 2012, Ley anti tramites • Régimen de los Juicios y Actuaciones ante la Corte Constitucional • Reglamento Interno de la Corte Constitucional • Código Civil • Código de Comercio • Código Penal • Código de Procedimiento Penal anterior y Acusatorio nuevo • Código Sustantivo del trabajo • Código Procesal del Trabajo y Seguridad Social • Código de Régimen Político y Municipal • Estatuto Tributario • Estatuto Orgánico del Presupuesto • Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. • Código Disciplinario Único • Régimen de Carrera Administrativa General • Régimen del Servicio Exterior y de la Carrera Diplomática y Consular • Régimen de Tutela • Código Nacional de Policía • Código Nacional de Tránsito • Las demás codificaciones sustantivas y procesales en vigor • Reglamento del Comité de Conciliación







• Reglamento Interno del Recaudo de Cartera de las obligaciones a favor del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

4. DEFINICIONES Dentro de las actuaciones judiciales las definiciones están determinadas por la ley, la cual les otorga su valor y alcance 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS • Solicitud de Iniciación de proceso judicial • Texto de la demanda y sus anexos • Auto admisorio de la demanda • Poder • Contestación de la demanda • Piezas procesales y escritos • Alegatos de Conclusión • Fallos 6. REGISTROS • GJ-FO-04 Lista de chequeo Procesos judiciales • GJ-FO-06 Lista de chequeo conciliaciones extrajudiciales • GJ-FO-07 Lista de chequeo cobro coactivo • GJ-FO-08 Salida de documentos • GJ-FO-09 Entrega Correspondencia – Reparto • GJ-FO-10 Control entrega de documentos judiciales • GJ-FO-11 Documentos para Reparto – Jefatura • GJ-FO-19 -Estudio jurídico para demandas y conciliaciones en el exterior • Actas del Comité de Conciliación • Certificación respecto de la decisión tomada por el Comité de Conciliación • Registro del proceso o conciliación diligenciado y descargado de la plataforma E-Kogui • Estudio de viabilidad de Conciliar diligenciado y descargado de la plataforma E-Kogui 7. SISTEMAS DE INFORMACION Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS

• Plataforma de Registro de Procesos Judiciales y Conciliaciones de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica

del Estado -e-KOGUI- • Sistema Integrado de Gestión / Sistema Maestro. • Office 365







8. POLITICAS DE OPERACION El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio como personas jurídicas de Derecho Público, pueden ser parte en los procesos judiciales de todas las jurisdicciones, extrajudiciales como demandantes o demandados. Por lo anterior la gestión de defensa a cargo de los Abogados, se deberá enmarcar de acuerdo con la “Legitimidad por Pasiva o por Activa” o como terceros citados en ciertos tipos de procesos. El abogado asignado para cada proceso, deberá planear la estrategia de defensa de la(s) entidad(es), asistir a las audiencias y diligencias ordenadas por el Juez, Magistrado o Consejero, interponer los recursos e incidentes a los que haya lugar, así como realizar la presentación de memoriales y escritos, dirigidos a la defensa judicial de los intereses del Ministerio de Relaciones Exteriores. Se deberá hacer seguimiento permanente de todos los procesos judiciales y extrajudiciales en búsqueda de novedades que se presenten a nivel de despachos judiciales locales y nacionales, con el objeto de garantizar las oportunas actuaciones judiciales por parte de los apoderados lo cual conlleva a una defensa efectiva, con los respectivos soportes documentales en cada una de las instancias. Para efectos de lo anterior, el control de términos judiciales y audiencias (vigilancia del proceso) deberá efectuarse por parte de los abogados o los dependientes judiciales con los que cuenta el Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales, programándose los mismos a través del calendario de correo electrónico institucional con copia a la Coordinación de Asuntos Legales. Así mismo, el funcionario encargado del buzón judicial, revisará diariamente el mismo y remitirá las notificaciones electrónicas correspondientes al apoderado que tenga a su cargo la gestión del mismo. Se deberá mantener actualizado por parte de los apoderados, el sistema de información litigiosa e-kogui o la plataforma que para el efecto disponga la Agencia Nacional de Defesa Jurídica del Estado, con todas las novedades que afecten los procesos judiciales y las conciliaciones, para lo cual contarán con un lapso de 10 días hábiles posteriores a la fecha de la notificación de la actuación u ocurrencia de la misma. En el evento que los apoderados no actualicen de manera correcta la plataforma, se actuará por medio de la coordinación reiterando su actualización o corrección inmediata. La coordinación del Grupo Interno de Asuntos Legales generará un reporte trimestral en la plataforma e-Kogui para verificar la actualización o congruencia de la información cargada a la plataforma frente al estado de los procesos que reporta la página web de la rama judicial y lo recibido a través de la correspondencia. En los eventos que la plataforma de e-kogui presente inconsistencias o no contenga todas las causas asociadas al estado del proceso, se dejará evidencia de ello por parte del apoderado o del Administrador de la plataforma. Todos los Requerimientos de Autoridades Judiciales Nacionales en donde el Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio son parte de los procesos judiciales que se adelantan y que son radicados ante los demás







procesos de la entidad, deberán ser atendidos e informados al Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales, con el fin de coordinar la respuesta y contestar de manera oportuna. En relación con el archivo documental de cada expediente, en el mismo deberán obrar los documentos enunciados en la lista de chequeo y todos los documentos suscritos y presentados por el respectivo apoderado. Se deberá remitir mensualmente a la Dirección Administrativa y Financiera, el reporte correspondiente a los procesos litigiosos debidamente clasificados y cuantificados con el respectivo estado de los procesos judiciales, las novedades acerca de los cobros por jurisdicción coactiva y la información referente a las solicitudes de conciliaciones extrajudiciales, en relación con el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. El Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales deberá atender la solicitud semestral realizada por la Dirección Administrativa y Financiera, remitiendo el reporte correspondiente a los deudores morosos con los cortes a las fechas requeridas dentro dicha solicitud. Se deberá informar a la Dirección Administrativa y Financiera cuando se expidan actos administrativos que generen flujo de fondos tales como acuerdos de pago, sanciones, etc. a fin de que sean revelados en la contabilidad. Se deberá remitir copia de las providencias judiciales debidamente ejecutoriadas a la Dirección Administrativa y Financiera, una vez se obtengan por parte de la Coordinación de Asunto Legales.







9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

9.1 PROCESOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y DEL FONDO ROTATORIO ANTE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO Y LA JUSTICIA ORDINARIA LABORAL EN CALIDAD DE DEMANDADO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS

1 Iniciar proceso

2 Notificar auto admisorio de la demanda Auxiliar Administrativo

La notificación del auto admisorio de la demanda puede ser por aviso o personalmente

3 Recibir traslado y entregar al jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna

Auxiliar Administrativo

4 Asignar el reparto a la Coordinación, a efecto que el Coordinador del GIT de Asuntos Legales, adelante el reparto correspondiente.

Jefe Oficina Asesora Jurídica Interna/

Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Asuntos

Legales

Formato GJ-FO-11 Documentos para

Reparto

La asignación deberá registrarse en el Formato GJ-FO-11 Documentos para Reparto

5 Proyectar poder para revisión de la Jefatura, el Coordinador y el apoderado a quien se designe el proceso.

Técnico Administrativo

6 Otorgar poder Jefe Oficina Asesora

Jurídica Interna

7 Crear carpeta del expediente, adjuntar lista de chequeo y entregar al funcionario encargado de las bases de datos y luego al abogado asignado

Auxiliar Administrativo Formato GJ-FO-09 Correspondencia-

Reparto

La entrega del proceso deberá registrarse en el Formato GJ-FO-09 Correspondencia-Reparto









TOMA DE DECISIONES


8 Revisar y/o hacer el registro del proceso en la plataforma e-Kogui, realizado por parte de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado

Abogado asignado ¿Se tiene toda la información? SI

Proceso radicado en la plataforma e-kogui

Remitirse a la actividad 10

NO Remitirse a la actividad 9

9 Adquirir información conducente a preparar la estrategia de defensa

Abogado asignado Especificar el término dentro del cual deben ser remitidos los insumos

10 Preparar y elaborar la estrategia de defensa del proceso asignado

Abogado asignado

11 Presentar dentro de la oportunidad legal establecida la contestación de la demanda

Abogado asignado

12 Preparar el estudio jurídico de viabilidad de conciliar o no el asunto

Abogado asignado Estudio jurídico radicado en la plataforma e-kogui

El estudio debe ser preparado y puesto a consideración de los miembros del comité de conciliación, conforme a los formatos dispuestos en la plataforma Ekogui

13 Sustentar el estudio jurídico ante el comité de conciliación

Abogado asignado









TOMA DE DECISIONES


14 Asistir a la primera audiencia de tramite Abogado asignado ¿Se llegó a un acuerdo

conciliatorio?

SI

En la audiencia se transmitirá la decisión adoptada por el comité de conciliación, con la respectiva certificación del secretario técnico Finalizar proceso

NO

Continuar con la actividad 15

15 Participar activamente en la práctica y contradicción de pruebas

Abogado asignado

16 Presentar escrito de alegatos de conclusión Abogado asignado

De acuerdo con la naturaleza de cada proceso el abogado presentará alegatos de conclusión y memoriales dirigidos a la defensa del Ministerio de Relaciones Exteriores o el Fondo Rotatorio

17 Notificarse oportunamente de la sentencia Abogado asignado ¿El resultado del fallo es favorable para la entidad?

SI

Remitirse a la actividad 20 si la contraparte interpone recurso, de lo contrario finalizará el proceso










TOMA DE DECISIONES


18 Interponer recurso ordinario de apelación Abogado asignado

En el evento que haya condena para el Ministerio o el Fondo, deberá someterse a consideración del Comité de Conciliación, la etapa conciliatoria previo a la concesión del recurso por parte del Juez de primera instancia.

19 Sustentar en la oportunidad legal el recurso interpuesto

Abogado asignado ¿Se admite el recurso? SI


NO Finalizar Proceso

20 Participar si hubiere lugar en la práctica de pruebas

Abogado asignado

21 Presentar alegatos de conclusión Abogado asignado

De acuerdo con la naturaleza de cada proceso el abogado presentara alegatos de conclusión y memoriales dirigidos a la defensa del Ministerio de Relaciones Exteriores o el Fondo Rotario

22 Notificarse del fallo Abogado asignado

23 Finalizar Proceso







9.2 PROCESOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y DEL FONDO ROTATORIO EN CALIDAD DE DEMANDANTE


TOMA DE DECISIONES


1 Iniciar proceso

2 Solicitud de iniciación de proceso Jefe del área

3 Recibir la solicitud y entregar al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna


4 Asignar el reparto a la Coordinación, a efecto que el Coordinador del GIT de Asuntos Legales, adelante el reparto correspondiente.

Jefe Oficina Asesora Jurídica Interna/

Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Asuntos

Legales

Formato GJ-FO-11 Documentos para

Reparto


5 Proyectar poder para revisión de la Jefatura, el Coordinador y el apoderado a quien se designe el proceso.



Jurídica Interna

7 Adquirir información conducente para preparar la demanda y recopilar las pruebas

Abogado asignado

El abogado asignado deberá observar los términos de caducidad y prescripción en cada caso

8 Presentar la demanda, anexos y traslados ante la Oficina de Apoyo Judicial respectiva y obtener la respectiva acta de reparto

Abogado asignado

9

Crear carpeta del expediente, adjuntar lista de chequeo, acta de reparto de la Rama Judicial y entregar al funcionario encargado de las bases de datos

Auxiliar administrativo









TOMA DE DECISIONES


10

Una vez el Despacho judicial admita mediante auto la demanda se deberá efectuar el registro del proceso en la plataforma e-Kogui, de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o la entidad que haga sus veces

Abogado asignado

11

Cumplir con las cargas ordenadas en el auto Admisorio, tales como el pago de gastos procesales y/o adelantamiento de las notificaciones, entre otras.

Abogado asignado

12 Asistir a la primera audiencia de tramite Abogado asignado ¿Se llegó a un acuerdo

conciliatorio?

SI

Finalizar proceso

NO Continuar con la actividad 13

13 Participar activamente en la práctica y contradicción de pruebas

Abogado asignado

14 Presentar escrito de alegatos de conclusión Abogado asignado

De acuerdo con la naturaleza de cada proceso el abogado presentará alegatos de conclusión y memoriales dirigidos a la defensa de los intereses del Ministerio de Relaciones Exteriores o el Fondo Rotatorio









TOMA DE DECISIONES


15 Notificarse oportunamente de la sentencia Abogado asignado ¿El resultado del fallo es favorable para la entidad?

SI

Remitirse a la actividad 18 si la contraparte interpone recurso, de lo contrario finalizará el proceso


16 Interponer recurso ordinario de apelación Abogado asignado

17 Sustentar en la oportunidad legal el recurso interpuesto

Abogado asignado ¿Se admite el recurso? SI


NO Finalizar Proceso

18 Participar si hubiere lugar en la práctica de pruebas

Abogado asignado

19 Presentar alegatos de conclusión Abogado asignado

De acuerdo con la naturaleza de cada proceso el abogado presentará alegatos de conclusión y memoriales dirigidos a la defensa de los intereses del Ministerio de Relaciones Exteriores o el Fondo Rotario

20 Notificarse del fallo Abogado asignado








9.3 COBRO COACTIVO


TOMA DE DECISIONES


1 Iniciar proceso

2 Solicitar iniciación de cobro coactivo y/o persuasivo Director de Talento Humano

Dentro de la ejecución de este procedimiento se deben aplicar las ritualidades del Estatuto tributario y las demás normas concordantes

3 Recibir solicitud y entregar al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna


4 Revisar y repartir la solicitud al coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales

Jefe Oficina Asesora Jurídica Interna

Formato GJ-FO-11 Documentos

para Reparto



Jurídica Interna

6 Reparto del proceso al abogado Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de

Asuntos Legales

Formato GJ-FO-09

Correspondencia-Reparto

La entrega del proceso deberá registrarse en el formato GJ-FO-09 Correspondencia-Reparto

7 Crear carpeta del expediente y estudiar la solicitud Abogado asignado

8 Proyectar los autos de trámite para el cobro persuasivo e integración del respectivo titulo

Abogado asignado ¿El deudor acepta cancelar la

obligación y presenta propuesta de pago?

SI

Pasar a la actividad 9

Pasar a la actividad 12 NO

9 Se realiza el acuerdo de pago Abogado asignado ¿Es aceptado el acuerdo de pago?

SI

Pasar a la activada 10

NO Pasar a la actividad 12







9.3 COBRO COACTIVO


TOMA DE DECISIONES


10 Suspensión del cobro coactivo Abogado asignado ¿El deudor paga? SI Pasar a la actividad 11

NO Pasar a la actividad 12

11 Solicitar validación del pago a pagaduría Abogado asignado Pasar a la actividad 17

12 Iniciar el trámite de cobro coactivo mediante el mandamiento ejecutivo

Abogado asignado

13 Investigar acerca de los bienes del deudor Abogado asignado

14 Decretar medidas cautelares Abogado asignado

15 Notificar el mandamiento de pago Abogado asignado ¿Propone excepciones?

SI

Pasar a la actividad 16

NO Pasa a la actividad 18

16 Decide sobre ellas ordenando previamente la práctica de las pruebas

Abogado asignado ¿Proceden las excepciones? SI

Pasa a la actividad 17


17 Declara y ordena la terminación del proceso Abogado asignado

18 Ordena seguir adelante con el proceso Abogado asignado

19 Ejecutar el remate de los bienes directamente o a través de entidades de derecho público o privado y adjudica los bienes a favor de la Nación

Abogado asignado

20 Elaborar auto de archivo definitivo Abogado asignado

21 Finalizar proceso







9.4 SOLICITUD DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL ANTE EL MINISTERIO PÚBLICO


TOMA DE DECISIONES


1 Iniciar proceso

2 Recibir del convocante copia de la solicitud de conciliación extrajudicial dirigida a la Procuraduría General de la Nación

3 Asignar el reparto Jefe Oficina Asesora Jurídica Interna

Formato GJ-FO-11 Documentos para Reparto-Jefatura

La asignación deberá registrase en el Formato GJ-FO-11 Documentos para Reparto-Jefatura

4

Proyectar poder para revisión de la Jefatura Jurídica, del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales y del apoderado a quien se designe el proceso


5 Otorgar poder Jefe Oficina Asesora Jurídica Interna

6 Reparto de la solicitud al abogado Coordinador de Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales

Formato GJ-FO-09 Correspondencia-Reparto

La entrega del proceso deberá registrarse en el Formato GJ-FO-09 Correspondencia-Reparto

7

Crear carpeta de la solicitud y adjuntar lista de chequeo, entregar al funcionario encargado de las bases de datos y luego al apoderado designado por el Coordinador de Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales


8 Recibir solicitud, registrar en e-KOGUI y hacer análisis jurídico previo

Abogado asignado ¿Se tiene toda la información necesaria?

SI









9.4 SOLICITUD DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL ANTE EL MINISTERIO PÚBLICO


TOMA DE DECISIONES


9 Adquirir información conducente al análisis de la propuesta presentada

Abogado asignado Especificar el término dentro del cual deben ser remitidos los insumos

10 Preparar y elaborar el estudio jurídico sobre la viabilidad de presentar propuesta conciliatoria

Abogado asignado

El estudio debe ser preparado y puesto a consideración de los miembros del comité de conciliación, conforme a los formatos dispuestos en la plataforma Ekogui

11 Sustentar el estudio jurídico ante el comité de conciliación

Abogado asignado

12 Asistir a la audiencia de conciliación ante la Procuraduría Judicial

Abogado asignado

El apoderado transmitirá la decisión adoptada por los miembros del comité de conciliación y anexará la respectiva acta o la certificación expedida por la secretaria técnica

13 Atender la actividad judicial de aprobación ante el respectivo Despacho Judicial

Abogado asignado








9.5 COMITÉ DE CONCILIACIÓN


TOMA DE DECISIONES


1 Iniciar proceso

2

Recibir la solicitud de conciliación y preparar el estudio jurídico que determina la viabilidad de conciliar, interponer acción de repetición y hacer llamamiento en garantía

Abogado asignado

Estudio jurídico radicado en la plataforma e-kogui Formato de estudio jurídico para casos del exterior GJ-FO-19

El estudio debe ser preparado por el apoderado y entregado a la secretaria técnica del comité de conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, conforme a los formatos dispuestos en la plataforma Ekogui

3

Revisar el estudio jurídico adelantado por el funcionario encargado y verificar la existencia de elementos necesarios para la presentación ante los miembros del comité de conciliación

Secretario Técnico ¿Están los elementos necesarios?

SI



4 Solicitar al abogado asignado, la recopilación de la información e insumos necesarios para el análisis jurídico

Secretario Técnico

5 Promover reunión de los miembros del comité de conciliación

Secretario Técnico

6

Remitir a los miembros del comité el estudio jurídico para determinar la viabilidad de conciliar, interponer acción de repetición y hacer llamamiento en garantía, según el caso

Secretario Técnico

7 Adelantar la sesión del comité de conciliación Secretario Técnico







9.5 COMITÉ DE CONCILIACIÓN


TOMA DE DECISIONES


8 Suscribir junto con el funcionario que preside la reunión, el acta de la sesión celebrada por el Comité de Conciliación

Acta de Comité de Conciliación

9 Expedir certificación sobre la respectiva decisión y/o expedir copia autentican del acta

Certificación

10 Presentar informes a las dependencias internas y externas

Funcionario encargado








9. PUNTOS DE CONTROL PROCESOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y DEL FONDO ROTATORIO ANTE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO Y LA JUSTICIA ORDINARIA LABORAL EN CALIDAD DE DEMANDADO

PUNTOS DE CONTROL

No. ACTIVIDAD

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD CRITICA O

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL CONTROL

FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

2 y 8 Que el traslado de la

demanda se encuentre incompleto

Revisar la documentación recibida.

Cada vez que se requiera

Abogado asignado Auxiliar

Administrativo

Anotación en el documento de

notificación

13

No tener certificación y/o copia autentica del acta

expedida por la secretaria técnica del

Comité de conciliación

Hacer la solicitud a la Secretaria Técnica del Comité de Conciliación


Abogado Asignado

Oficios, correos electrónicos

7

La carpeta del expediente no contiene

los documentos relevantes del proceso.

Diligenciar el formato de lista de chequeo y adjuntarla a

cada carpeta.



Administrativo

Formato GJ-FO-04 Lista de Chequeo

Del paso 11 en adelante

Vencimiento de Términos

Dependencia Judicial, Entrega de documentos Judiciales con Planilla,

Consultar calendario del correo institucional, Consultar

Cartelera.


Abogado asignado,

Dependiente Judicial

Correos

Electrónicos, Oficios, Formato

GJ-FO-10 Entrega de Documentos

Judiciales

Todo el Proceso

Pérdida de documentos Judiciales

Diligenciar Planillas de entrega, Revisar documentos

recibidos y recibir con planilla.


Abogado asignado, Auxiliar

Administrativo, Dependiente

Judicial

Formato GJ-FO-09 Formato GJ-FO-10 Formato GJ-FO-11







PROCESOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y DEL FONDO ROTATORIO EN CALIDAD DE DEMANDANTE

PUNTOS DE CONTROL

No. ACTIVIDAD


VULNERABLE



8 Que no se presente la

demanda con el lleno de los requisitos legales

Revisar la documentación a radicar en la Oficina de

Apoyo Judicial


Abogado asignado

Anotación para la subsanación o

corrección de la demanda

9

La carpeta del expediente no contiene

los documentos relevantes del proceso.

Diligenciar el formato de lista de chequeo y adjuntarla a

cada carpeta.



Administrativo

Formato GJ-FO-04 Lista de Chequeo

Del paso 10 en adelante

Vencimiento de Términos

Dependencia Judicial, Entrega de documentos Judiciales con Planilla,

Consultar calendario del correo institucional, Consultar

Cartelera.


Abogado asignado,

Dependiente Judicial

Correos

Electrónicos, Oficios, Formato

GJ-FO-10 Entrega de Documentos

Judiciales

Todo el Proceso

Pérdida de documentos Judiciales

Diligenciar Planillas de entrega, Revisar documentos

recibidos y recibir con planilla.


Abogado asignado, Auxiliar

Administrativo, Dependiente

Judicial

Formato GJ-FO-09 Formato GJ-FO-10 Formato GJ-FO-11

COBRO COACTIVO

PUNTOS DE CONTROL

No. ACTIVIDAD


VULNERABLE



2 No es enviada la

documentación completa Solicitar la remisión de la

documentación Cada vez que se

requiera

Abogado Ejecutor asignado


15 No es posible notificar al

accionado

Solicitar a otras dependencias del MRE u otras entidades los

datos del domicilio del accionado

Cada vez que se requiera.



Todo el procedimient

o

No se logra obtener el pago por parte del

accionado

Solicitar garantías / Buscar acuerdos de pago



Oficios, correos electrónicos,

documentación y registros de

llamadas







SOLICITUD DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL ANTE EL MINISTERIO PÚBLICO

PUNTOS DE CONTROL

No. ACTIVIDAD


VULNERABLE



2 y 7 Que la solicitud de

conciliación se encuentre incompleta

Revisar la documentación recibida.



Administrativo

Anotación en el documento de

notificación

11

No tener certificación y/o copia autentica del acta

expedida por la Secretaria Técnica del Comité de Conciliación

Hacer la solicitud a la Secretaria técnica del comité

de conciliación


Abogado Asignado


10. ANEXOS

No Aplica







HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 • Adopción del procedimiento

2 • Ajuste de las actividades propias del desarrollo del procedimiento, la responsabilidad por

aplicación y nombre del procedimiento a lo estipulado en el decreto 3355 de 2009.

• Ajuste del alcance al desarrollo del procedimiento

3

• Actualización de la Base legal

• Actualización de los Registros: Eliminación del Auto de Pruebas

• Actualización del Desarrollo del Procedimiento

4 • Actualización de los Registros: Se incluye lista de chequeo

5

• Actualización de la base legal

• Actualización de registros: inclusión de los formatos GJ-FO-04 Lista de chequeo Procesos judiciales, GJ-FO-06 Lista de chequeo conciliaciones extrajudiciales, GJ-FO-07 Lista de chequeo cobro coactivo, GJ-FO-08 Planilla control de documentos (Ingreso) y GJ-FO-09 Planilla control de documentos (Salida)

• Actualización del Desarrollo del procedimiento: Se actualizaron las actividades del flujo “Cobro Coactivo”

6 • Actualización del registro: inclusión del formato GJ-FO-10 Control entrega de documentos

judiciales

7

• Actualización Base Legal.

• Actualización Documentos Asociados.

• Actualización de Registros. Se incluyeron los formatos GJ-FO-10 Control Entrega de Documentos Judiciales y GJ-FO-11 Documentos para Reparto – Jefatura.

• Actualización de Políticas de Operación. Se ajustaron las políticas existentes y se incluyeron dos.

• Actualización Desarrollo del Procedimiento. Se incluyeron observaciones sobre los formatos a utilizarse en los procesos donde hay manejo de documentos judiciales. Se agregó el proceso donde se adjunta lista de chequeo a la carpeta y donde se hace registro a Litigob.

• Actualización de diagrama del proceso de Cobro Coactivo. Se eliminó Comité de Normalización de Cartera.

• Actualización Puntos de Control

8

• Actualización de Políticas de Operación. Se incluyeron dos nuevas Políticas correspondientes al control de términos judiciales y a los Requerimientos de Autoridades Judiciales Nacionales.

• Actualización Desarrollo del Procedimiento. Se incluyeron observaciones sobre Control de términos Judiciales (Vigilancia del Proceso) por parte de los Dependientes Judiciales y Respuesta a todos los requerimientos Judiciales.

• Actualización de diagrama del proceso de Cobro Coactivo. Se incluyó el proceso de solicitud de validación de pago a Pagaduría. Se incluyó observación sobre el pago por parte del deudor.









9 • Actualización de Políticas de Operación. Se incluyeron cinco nuevas políticas en relación

con información remitida a la Dirección Administrativa y Financiera sobre las novedades de actividad litigiosa por parte de la Oficina Asesora Jurídica Interna – Asuntos legales.

10

• Actualización Registros: Se incluyen como registro las Actas de Comité de Conciliación

• Actualización Políticas de Operación:

*Cambio la redacción en las Políticas de Operación en modo imperativo de acuerdo a los parámetros establecidos en la Guía GD-GS-01.

*En la política relacionada con los informes de la gestión del Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales, se eliminó lo correspondiente a los términos y se ajustó para que indique la obligatoriedad de atención a estos requerimientos.

*Se incluye la política de operación correspondiente a la actualización del sistema de información litigiosa en la plataforma de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado

• Actualización Desarrollo del Procedimiento: Se incluye la columna “registros” y se actualiza el nombre de la plataforma Litigob por “Sistema ANDJE (Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado)”

11

• Actualización la descripción del alcance se define los responsables de aplicar el procedimiento.

• Se incluye numeral 7. Sistemas de información y otros medios electrónicos: Plataforma de Registro de Procesos Judiciales y Conciliaciones de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado -EKOGUI-.

• Actualización en el diagrama de Procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio ante lo contencioso administrativo y la justicia ordinaria laboral: Se actualiza la actividad No. 8, “Revisar el registro del proceso en la plataforma Ekogui, realizado por parte de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica De Estado.

• Actualización en el diagrama de Procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio ante lo contencioso administrativo y la justicia ordinaria laboral: Se elimina el cuadro entre las actividades 11 y 12, “Es necesario audiencia de conciliación o audiencia previa”

• Actualización en el Diagrama de Procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio ante lo contencioso administrativo y la justicia ordinaria laboral: Se incluye modifica la actividad No. 14 “Asistir a la primera audiencia de trámite”.

• Actualización en el diagrama de Procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio ante lo contencioso administrativo y la justicia ordinaria laboral: Se incluye cuadro entre las actividades No. 14 y No. 15, ¿Se llegó a un acuerdo conciliatorio?









12

• Se actualizó en Base Legal el Código General del Proceso

• Se eliminó en Base Legal el Código de Procedimiento Civil • Se actualiza el numeral de Sistemas de Información y otros medios electrónicos

incluyendo Sistema Integrado de Gestión / Sistema Maestro. Office 365

• En el procedimiento “SOLICITUD DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL ANTE EL MINISTERIO PUBLICO”, en la actividad 8 se elimina Litigob y se incluye e-Kogui

• Se actualizan los flujogramas de los procedimientos en la nueva plantilla

• Se actualiza en POLITICAS DE OPERACIÓN los controles del nuevo riesgo

13

• Se traslada el historial de cambios para el final.

• Se actualiza el objetivo: se incluye ‘’extrajudiciales y administrativos’’ y "demandante" al final

dada la inclusión de la actividad 9.2

• Se incluye dentro del alcance la palabra “ejecutoriada”

• Se actualiza la base legal: Se incluye el reglamento del Comité de Conciliación y el

Reglamento Interno del Recaudo de Cartera de las obligaciones a favor del Ministerio de

Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

• Se actualizan los documentos asociados: se reemplaza la palabra ‘’memoriales’’ por ‘’piezas

procesales y escritos’’.

• Se actualizan los registros: se incluye el documento GJ-FO-19 -Estudio jurídico para demandas y conciliaciones en el exterior, Actas del Comité de Conciliación, certificación respecto de la decisión tomada por el Comité de Conciliación, Registro del proceso o conciliación diligenciado y descargado de la plataforma E-Kogui y Estudio de viabilidad de Conciliar diligenciado y descargado de la plataforma E-Kogui

• Se actualizan las políticas de operación:

Se incluye el término ‘’Extrajudiciales’’.

Se reemplaza el término ‘’apoderado’’ por ‘’asignado para cada caso’’.

Se añaden políticas en materia de control de términos judiciales y actualización del sistema

de información litigiosa e-kogui y el registro de las inconsistencias que se presenten









13

Se cambian de lugar algunas políticas para mejorar la comprensión

Se cambia la frecuencia del reporte de la Coordinación del Grupo Interno de Asuntos Legales

de mensual a trimestral.

• Se actualiza el desarrollo del procedimiento: En los procesos del Ministerio de Relaciones

Exteriores y del Fondo Rotatorio ante lo Contencioso Administrativo y la justicia ordinaria

laboral en calidad de demandado se añade ‘’en calidad del demandado’’ al título.

En el cuarto punto se reemplaza ‘’a los abogados por medio de a’’ por ‘’a efecto que el

coordinador de GIT de Asuntos Legales, adelante el reparto correspondiente’’, se selecciona

como responsable al Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales.

En el quinto punto se añade ‘’del apoderado a quien se designe el proceso’’.

En el séptimo punto se añade ‘’funcionario encargado de las bases de datos y luego al’’.

En el octavo punto se añade ‘’y/o hacer’’ y se actualizan los registros.

En el noveno punto se añaden observaciones respecto al termino de entrega de insumos.

En el duodécimo punto se añaden registros y observaciones.

Se añade el décimo tercer punto y se cambia la siguiente numeración

En el punto 17 (antes 16) se añaden observaciones.

En el punto 18 (antes 17) se añaden observadores.

• Se actualiza el desarrollo del procedimiento: Se adiciona como actividad la 9.2 Procesos del

Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio en calidad de demandante.

• Se actualiza el desarrollo del procedimiento: En los procesos de Cobro Coactivo

En segundo punto se añade como responsable al Director de Talento Humano.

En el décimo punto se actualizan las preguntas y respuestas.

En el duodécimo punto se añade la expresión ‘’mediante el mandamiento ejecutivo’’.

En el décimo séptimo punto se eliminan las observaciones.

• Se actualiza el desarrollo del procedimiento: En los procesos de Solicitud de Conciliación

Extrajudicial ante el Ministerio Público

En el cuarto punto se añade ‘’del coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Asuntos

Legales y del apoderado a quien se designe el proceso’’, se pone como responsable al

Auxiliar Administrativo.

En el séptimo punto se añade ‘’entregar al funcionario encargado de las bases de datos’’.

En el noveno y décimo punto se añaden observaciones.

• Se actualiza el desarrollo del procedimiento: En los procesos del Comité de Conciliación:

En el segundo punto se adiciona como responsable al Abogado asignado y se actualizan los

registros y observaciones.

En el cuarto punto se añade ‘’Solicitar al abogado asignado’’.

En el noveno punto se añade registros

• Se actualizan los puntos de control: En los procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores

Y del Fondo Rotatorio ante lo Contencioso Administrativo y la Justicia Ordinaria Laboral en

calidad de demandado: Se incluye la actividad 2 en el control dirigido a que el traslado de la

demanda este incompleto y en la referida al vencimiento de términos de eliminan las

actividades descritas para concluir que el control opera desde el paso 11 en adelante, así

como se modifica la descripción del control.

• Se actualizan los puntos de control: Se crean los puntos de control para la actividad Procesos

del Ministerio de Relaciones Exteriores o del Fondo Rotatorio en calidad demandante

• Se actualizan los puntos de control en los Procesos de Cobro Coactivo, en todas las

actividades se pone como responsable al Abogado Ejecutor









• Se actualizan los puntos de control en las solicitudes de conciliación extrajudicial ante el

Ministerio Publico: Se incluye la actividad 2 en el control relativa a que la solicitud de

conciliación extrajudicial se encuentre incompleta.

ministerio de relaciones exteriores república de colombia asuntos... · • auto admisorio de la...

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