ministerio de relaciones exteriores - cancillería · permanencia y retiro de personal. dirección...

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: CARACTERIZACIÓN DE PROCESO CODIGO: GH-PR-09

NOMBRE: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO VERSION: 10

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DEL TALENTO HUMANO, DIRECCIÓN DE LA ACADEMIA DIPLOMÁTICA,

OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO Página 1 de 31

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada

OBJETIVO Suministrar el personal competente para las labores del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, garantizando el desarrollo integral del capital humano, a través del fortalecimiento de las competencias, actitudes, aptitudes y habilidades necesarias y, de este modo, contribuir al cumplimiento efectivo de las metas institucionales, así como ejercer la función disciplinaria sancionadora y preventiva.

ALCANCE Inicia con la elaboración del plan de acción, los planes propios del proceso, el desarrollo y las actividades de selección, ingreso, permanencia y retiro de los funcionarios de la entidad y/o aplicación del proceso disciplinario cuando haya lugar y finaliza con el apoyo de las actividades de cumplimiento al Sistema de Gestión Ambiental del Ministerio y su Fondo Rotatorio.

RESPONSABLE DEL PROCESO Director(a) del Talento Humano, Director(a) de la Academia Diplomática, Jefe de Control Disciplinario Interno

PROVEEDOR - PROCESO ENTRADA - INSUMO

ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO

RESPONSABLE SALIDA -

PRODUCTO Y/O SERVICIO

CLIENTE - PROCESO

EXTERNO INTERNO INTERNO EXTERNO

Proceso de Direccionamiento

Estratégico, formulación y

planificación de la Política Exterior

Plan Estratégico Institucional

PLANEAR

Formular actividades para el Plan de Acción Institucional,

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y/o

formular Proyectos de inversión

Dirección del Talento Humano

Dirección de la

Academia Diplomática

Oficina de Control

Disciplinario Interno

Actividades para el

Plan de Acción

Proceso Gestión del Talento

Humano

Gobierno Nacional

Documentos CONPES Proceso de

Direccionamiento Estratégico,

formulación y planificación de la Política Exterior,

Proceso Gestión

del Talento Humano

(Dirección de Talento Humano)

Políticas de Desarrollo

Administrativo del Modelo Integrado de

Planeación y Gestión

Entidades del Gobierno Nacional

Proceso de Mejora Continua

Metodología del Plan Anticorrupción

y de Atención al Ciudadano

Actividades para el Plan Anticorrupción y

de Atención al Ciudadano

Proceso de

Direccionamiento Plan Estratégico

Institucional Proyectos de

Inversión











CLIENTE - PROCESO


Estratégico, formulación y

planificación de la Política Exterior

Plan de acción Institucional

Proceso de seguimiento de la política exterior

Informe de seguimiento a los

Proyectos de inversión.


Humano (Dirección de

Talento Humano)

Reporte de disponibilidad de

cupos para ingreso de terceros secretarios PLANEAR

Programar las actividades de la

convocatoria al concurso de ingreso a la carrera diplomática

y consular, curso de capacitación diplomática y

consular, cursos de capacitación y el examen de

idoneidad profesional para los ascensos en el escalafón de la carrea diplomática y consular, y actualización de Embajadores

Dirección de la Academia

Diplomática (GIT de selección y

capacitación del servicio exterior)

Resolución anual de convocatoria al

concurso de ingreso a la carrera

diplomática y consular


Humano (GIT de selección y capacitación del servicio exterior)

Lista de aspirantes seleccionados para ingresar al curso de

capacitación diplomática y

consular


Diplomática (GIT de formación

académica)

Resolución anual del curso de capacitación




Talento Humano – GIT de Carreras)

Listado de funcionarios de

Carrera Diplomática y Consular que

cumplen los requisitos de

ascenso



académica)

Resolución anual que reglamenta los

cursos de capacitación y el

examen de idoneidad profesional para los

ascensos en el escalafón de la

carrea diplomática y consular











CLIENTE - PROCESO




Talento Humano – GIT de Carreras)

Listado de Embajadores que

requieren actualización



académica)

Resolución para actualización de

Embajadores


Formulación y Planificación de la Política Exterior.

Plan Estratégico Institucional.

PLANEAR

Elaborar la Planeación Estratégica de Recursos

Humanos.

Dirección de Talento Humano. Dirección de la

Academia Diplomática.

Oficina de Control Interno Disciplinario

Plan Estratégico de Talento Humano


Humano

Todos los Procesos

Vacantes definitivas de Carrera

Administrativa

Dirección de Talento Humano.

Plan Anual de Vacantes de Carrera

Administrativa



Talento Humano)

Departamento Administrativo de la Función

Pública. Comisión

Nacional del Servicio Civil –

CNSC.


Lineamientos Plan

Nacional de Capacitación


Plan Institucional de Capacitación –PIC

Todos los Procesos











CLIENTE - PROCESO


Pública.



Talento Humano)

Diagnóstico necesidades de

capacitación

Resultado de la Evaluación del

desempeño Laboral


Plan de Bienestar Social

Resultados de Proyectos en

Equipo de Trabajo

Solicitudes de Educación Formal

Resultados Encuesta de

Bienestar Social

Resultados medición clima

laboral

Resolución de Incentivos

Plan de Incentivos Institucionales

Gobierno Nacional

Normatividad vigente de

Seguridad y Salud en el trabajo.

Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el Trabajo

Gobierno Nacional



Matriz de identificación de

peligros y valoración del riesgo de











CLIENTE - PROCESO


Talento Humano) Seguridad y Salud en el trabajo.

Gobierno Nacional

Normativa vigente

HACER

Actualizar el manual de funciones y competencias

acorde con la del sector público.


Manual Especifico de Funciones y de Competencias

Laborales

Todos los Procesos

Todos los procesos

Requerimiento de Personal o vacantes

HACER

Adelantar los procesos de

selección, vinculación, permanencia y retiro de

personal.


Actos administrativos de vinculación,

situaciones administrativas

laborales y retiro de los funcionarios del Ministerio y Fondo

Rotatorio

Listado de funcionarios de

Carrera Diplomática y Consular que cumplen los

requisitos de ascenso

Listado de Embajadores que

requieren actualización

Todos los procesos (Funcionarios del

Ministerio de Relaciones Exteriores)

Comisión Nacional del Servicio Civil

Convocatoria pública para a

proveer cargos de carrera

administrativa


Humano (Dirección de la

academia diplomática)

Lista de funcionarios de Carrera

Diplomática y Consular que

aprobaron el curso de ascenso o actualización

Proceso Gestión

del Talento Humano

Retiro por las causales de Ley



Lista de elegibles para el ingreso en

periodo de prueba a la categoría de

Archivo historias laborales











CLIENTE - PROCESO


Academia Diplomática)

tercer secretario Solicitud de Inducción Todos los Procesos



Talento Humano)

Plan Institucional de Capacitación -PIC

HACER

Ejecutar el Plan Institucional de Capacitación –PIC, Plan de

Bienestar Social, Plan Anual de Vacantes de Carrera

Administrativa, Plan de Incentivos Institucionales, Plan Anual de Trabajo de Seguridad

y Salud en el Trabajo.

Dirección del Talento Humano (Grupo Interno de Trabajo Bienestar,

Desarrollo Personal y Capacitación)

Ejecución Plan Institucional de

Capacitación –PIC

Todos los procesos

Plan de Bienestar Social



Ejecución del Plan de Bienestar Social

Plan Estratégico de Talento Humano


Ejecución del Plan Estratégico de

Talento Humano

Plan Anual de Vacantes

Dirección del Talento Humano (Grupo interno de trabajo carreras

diplomática y administrativa,

Grupo Interno de Trabajo de

Ejecución del Plan Anual de Vacantes

de Carrera Administrativa











CLIENTE - PROCESO


Administración de Personal

Grupo Interno de Trabajo de Asuntos

Pensiones)

Plan de Incentivos Institucionales



Ejecución del Plan de Incentivos

Institucionales

Plan Anual de Trabajo de

Seguridad y Salud en el Trabajo



Ejecución del Plan Anual de Trabajo de

Seguridad y Salud en el Trabajo



Talento Humano)

Ingreso de Funcionarios a

Planta Interna o a Planta Externa

HACER

Adelantar los procesos de Inducción y Reinducción.


Dirección de la

Academia Diplomática

Aprobación de la Inducción y/o reinducción



Talento Humano y Dirección de la


Lista de Asistencia Todos los procesos











CLIENTE - PROCESO


Ente Judicial Notificación

HACER

Garantizar los beneficios a empleados activos y retirados del Ministerio de Relaciones

Exteriores a través de la liquidación y reconocimiento de

los beneficios salariales y prestacionales conforme con la

normatividad vigente

Dirección del Talento Humano (Grupo Interno de

Trabajo de Nómina y Prestaciones

Sociales)

Reporte de nómina Proceso de Gestión

Financiera

Ente Judicial Empresas Públicas o Privadas

Empresas Públicas o Privadas

Todos los procesos

Novedades de nómina y otras

solicitudes

Acto administrativo Todos los procesos

Comisión Nacional del Servicio Civil

Directrices para la realización de la Evaluación del

Desempeño Laboral a los funcionarios de

Carrera Administrativa

HACER

Coordinar las actividades relacionadas con la Evaluación del Desempeño Laboral de los funcionarios del Ministerio de

Relaciones Exteriores


Evaluación del Desempeño Laboral

Todos los procesos

Comisión de Personal de

Carrera Diplomática y

Consular

Directrices de la Evaluación del

Desempeño Laboral a los funcionarios de Carrera Diplomática

Plan de mejoramiento individual











CLIENTE - PROCESO



Pública

Directrices para la realización de la

Evaluación de los Acuerdos de

Gestión

Acuerdos de Gestión Todos los procesos

Todos los Procesos

(Funcionario)

Solicitud de asesoría y

acompañamiento en el trámite de

Reconocimiento Pensional.

HACER

Asesorar y acompañar a los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores en el

trámite de reconocimiento de una prestación pensional del sistema, ante las respectivas

entidades


Trabajo de Asuntos Pensionales)

Comunicado de Actos Administrativo de Reconocimiento

Pensional.

Todos los Procesos (Funcionario)

Peticionario (Persona Natural o Jurídica).

Solicitud de Certificado de Bono

Pensional o Formato CLEBP.

Certificado de Bono Pensional o Formato

CLEBP.



Solicitud de Certificado de Bono

Pensional o Formato CLEBP

HACER

Cumplir oportunamente con las respuestas a las solicitudes de

información de factores salariales y de periodos de

vinculación laboral para bonos pensionales, conforme a las

disposiciones legales y procedimientos vigentes.


Trabajo de Asuntos Pensionales)

Certificado de Bono Pensional o Formato

CLEBP.












CLIENTE - PROCESO


Proceso Gestión

del Talento Humano

(Dirección de la Academia

Diplomática)

Decreto Ley sobre el Servicio Exterior

HACER

Adelantar el proceso de selección (concurso y curso de capacitación) de aspirantes a la Carrera Diplomática y Consular


Diplomática (Grupo Interno de Trabajo

de Selección y Capacitación del Servicio Exterior

Lista de elegibles para el ingreso en

periodo de prueba a la categoría de

Tercer Secretario



Talento Humano)

Aspirantes a la Carrera

Diplomática y Consular de

Colombia







Direccionamiento Estratégico

(Despacho del Ministro de Relaciones Exteriores)


HACER

Coordinar las actividades relativas a los cursos de

capacitación y el examen de idoneidad profesional para los ascensos en el escalafón de la carrea diplomática y consular


Diplomática

Lista de funcionarios que aprobaron o reprobaron los exámenes de

ascenso



Academia Diplomática. Dirección de

Talento Humano)

Acto Administrativo

Todos los procesos

(Funcionarios de Carrera

Diplomática y Consular)

Solicitudes de exámenes de

idoneidad profesional



Resolución anual que reglamenta los

cursos de capacitación y el











CLIENTE - PROCESO


académica) examen de idoneidad

profesional para los ascensos en el escalafón de la

carrea diplomática y consular

Direccionamiento Estratégico

(Despacho del Ministro de Relaciones Exteriores)


HACER

Coordinar las actividades de actualización de Embajadores



de formación académica)

Lista de Embajadores que realizan la actualización



Talento Humano)

Acto Administrativo



Talento Humano)

Lista de Embajadores para

actualización



académica)

Resolución para actualización de

Embajadores

Gobiernos Extranjeros




Instrumentos de cooperación académica

HACER

Coordinar la realización de eventos académicos para la

formación continua del talento humano.



de Cooperación Académica)

Evento académico Todos los procesos Instituciones académicas y

similares











CLIENTE - PROCESO





Convenio constitutivo del

Instituto de Altos Estudios para el Desarrollo IAED

HACER

Coordinar la Maestría del Instituto de Altos Estudios para

el Desarrollo IAED


Diplomática

Programa académico denominado Maestría

en análisis de problemas políticos,

económicos e internacionales

contemporáneos del Instituto de Altos Estudios para el Desarrollo IAED

Funcionarios estudiantes del

Instituto de Altos Estudios para el Desarrollo IAED

Otros estudiantes

Proceso de Gestión del

Talento Humano (Oficina de Control

Disciplinario Interno)

Reporte de causas

recurrentes de

ocurrencia de faltas

disciplinarias

HACER

Ejercer la función preventiva y sancionadora en relación con

las conductas que puedan constituir falta disciplinaria por

parte de los servidores públicos del Ministerio de Relaciones

Exteriores

Oficina de Control Disciplinario Interno

Actividades de prevención en la

ocurrencia de faltas disciplinarias

Todos los procesos

Hechos relevantes

Particulares

Todos los procesos

De Oficio, Queja,

Informe de servidor

público o Anónimo

Acto Administrativo (Auto).

Todos los procesos (servidores públicos

del Ministerio de Relaciones Exteriores)

Procuraduría

Entes de control

Entes de control

Ciudadanía Ciudadanía

Otras Entidades

Otras Entidades

Connacionales y extranjeros

que residen en el Exterior

Connacionales y extranjeros

que residen en el Exterior











CLIENTE - PROCESO



Formulación y Planificación de la Política Exterior

Plan de Acción Institucional

HACER

Realizar autoevaluación de

control y gestión


Dirección de la


Oficina de Control

Disciplinario Interno.

Reportes de avance de las actividades del

Plan de Acción Institucional

Proceso de Seguimiento de la Política Exterior

Proceso de Mejora

Continua Indicadores de

Gestión

Resultados de indicadores de

gestión



Formulación y Planificación de la Política Exterior

Plan Anticorrupción y de Atención al

Ciudadano

Reportes de avance de las actividades del Plan Anticorrupción y

de Atención al Ciudadano

Proceso de Seguimiento de la Política Exterior

Mejora Continua Programas de

Gestión Ambiental HACER

Apoyar las actividades que

den cumplimiento al Sistema

de Gestión Ambiental del

Ministerio y su Fondo

Rotatorio.


Dirección de la


Oficina de Control

Disciplinario Interno.

Actividades de Gestión Ambiental

desarrolladas


Entidades Estatales

Normatividad Cumplimiento de

las actividades para

la implementación

del Sistema de

Gestión Ambiental

Entidades Estatales

Entidades

Estatales

Organismos de Control

Evaluaciones de Control y

Seguimiento

Entidades

Estatales

Organismos Electorales y

de Control







VERIFICAR ACTUAR

- Indicadores - Encuestas de Percepción de clientes, usuarios, beneficiarios - Auditorías Internas - Auditorías Externas - Autoevaluación del control y gestión - Evaluación independiente del sistema de control interno - Revisión por la Dirección - Derechos de petición, quejas y reclamos - Seguimiento al plan de acción - Seguimiento al Mapa de Riesgos Integrado (Riesgos de Gestión y Corrupción)

- Plan de Mejoramiento - Acciones de Corrección - Acciones Correctivas - Acciones de mejora - Gestión del Riesgo

RECURSOS REQUISITOS

Físicos: Puestos y elementos de Trabajo Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2015

Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

Modelo Estándar de Control Interno de Gestión (MECI)

*Consulte el Manual del Sistema Integrado de Gestión (DE-MA-02) los requisitos del alcance para el proceso.

Talento Humano: Personal de planta, provisionales y contratista

Tecnológicos: Equipo de cómputo y aplicativos (Office 365, e-learning, aplicativo Formación Virtual Cancillería)

Financieros: Presupuesto

INDICADORES

Ver Matriz de indicadores del Proceso.







DOCUMENTOS APLICABLES

Ver Listado Maestro de Documentos del Proceso.

LISTADO MAESTRO DE REGISTROS

Ver Tablas de Retención Documental.

RIESGOS Y CONTROLES

Ver Mapa de Riesgos Integrado (Riesgos de Gestión y Corrupción)

NORMOGRAMA

Consultar el aplicativo Normograma.

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción de la caracterización

2 Modificación de la caracterización de acuerdo con las funciones del decreto 3355 de 2009

3 Actualización versión de la norma NTC GP 1000, actualización nombre de las dependencias (Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional)









4

Se elimina la identificación de las entradas y salidas como información primaria o secundaria. Se refleja la unificación del proceso de Proceso de Direccionamiento Estratégico con el proceso de formulación y planificación de la política exterior (proceso eliminado) Actualización del Formato: Se incluye el control de cambios para asegurar la trazabilidad. Actualización del Hacer: Inclusión de las actividades “Solicitudes requerimientos de conceptos o revisión de actos administrativos”, “Solicitud de requerimientos de divulgación de mensajes” y “Atención de PQRS”. Actualización del Hacer: “Ejecutar el Plan de Capacitación, el Plan de Bienestar, el Plan de Incentivos, el Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo y el Programa de Gestión Ambiental” Modificación del Verificar y Actuar: Articulación de la caracterización y sus aspectos generales de acuerdo con los lineamientos de MECI 1000:2014. Se remite al manual de calidad para consultar los requisitos que cumple el proceso.

5

Se actualiza el objetivo del proceso “Suministrar personal competente para las labores del Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio y adelantar el proceso disciplinario a que haya lugar” por “Suministrar el personal competente para las labores del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, garantizando el desarrollo integral del recurso humano, a través del fortaleciendo de competencias, actitudes, aptitudes y habilidades necesarias y, de este modo, contribuir al cumplimiento efectivo de los objetivos institucionales, así como adelantar el proceso disciplinario a que haya lugar”. Dirección de Talento Humano: Se actualiza la actividad de PLANEAR “Elaborar el Plan de Acción y/o Proyectos de Inversión” por “Elaborar Programas y Planes de Acción y/o Proyectos de Inversión”, se modifica la salida de esta misma actividad “Plan de Acción” por “Programas y Planes de Acción”. Se incluye el PLANEAR “Elaborar la Planeación Estratégica de Recursos Humanos”, se relaciona los proveedores, entrada-insumo, salida-producto y/o servicio, y cliente –proceso respectivamente. Se actualiza la actividad de PLANEAR “Actualizar el manual de funciones y competencias acorde con la normatividad de planta y elaborar el Plan de Capacitación, Plan de Bienestar Social, Plan de Incentivos y el Programa de Salud Ocupacional” donde se clasifica la actividad en el HACER por su naturaleza y se actualiza esta actividad quedando así: “Actualizar el manual de funciones y competencias acorde con la normatividad de planta.”, a su vez se actualizan los proveedores, entrada-insumo, salida-producto y/o servicio, y cliente –proceso









respectivamente para cada una de las actividades del Hacer mencionadas anteriormente. En la actividad del HACER “Adelantar los procesos de selección, vinculación, permanencia y retiro de personal y mantener actualizadas las hojas de vida” se incluye el insumo “Lista de elegibles para el ingreso en periodo de prueba a la categoría de tercer secretario” cuyo proveedor es el proceso de Gestión del Talento Humano, se incluye la salida de “Solicitud de Inducción” y se asocia el Cliente Interno “Dirección del Talento Humano”. Se actualiza la actividad del HACER “Ejecutar el Plan de Capacitación, el Plan de bienestar, el Plan de Incentivos, el Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo y el Programa de Gestión Ambiental” por “Ejecutar el Plan Institucional de Capacitación –PIC, Plan de Clima Organizacional, Plan de Bienestar e Incentivos, Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo, Plan de Gestión Ambiental”, a su vez se actualizan los proveedores, entrada-insumo, salida-producto y/o servicio, y cliente –proceso respectivamente para la actividad del Hacer mencionada anteriormente. Se incluye la actividad del HACER “Adelantar los procesos de Inducción y Reinducción”, se relaciona los proveedores, entrada-insumo, salida-producto y/o servicio, y cliente –proceso respectivamente. Se incluye la actividad del HACER “Realizar Asesoría y Trámite de Asuntos Pensionales” con sus respectivos proveedores, entrada-insumo, salida-producto y/o servicio, responsable y cliente –proceso respectivamente. Se actualiza la Entrada de “Directrices para la realización de la Evaluación del Desempeño Labora” para la actividad del hacer “Realización de la Evaluación del desempeño laboral a los funcionarios de Carrera Administrativa y de Carrera Diplomática” por “Directrices para la realización de la Evaluación del Desempeño Laboral a los Funcionarios de Carrera Administrativa” y “Directrices para la realización de la Evaluación del Desempeño Laboral a los Funcionarios de Carrera Diplomática”, y se incluye el proveedor interno “Comisión de Personal de Carrera Diplomática y Consular”. Se actualiza la actividad del HACER “Suscribir los acuerdos de gestión” por “Solicitar y recibir los acuerdos de gestión.” Dirección de la Academia Diplomática:









Se incluye a la Dirección de la Academia Diplomática como responsable de la actividad del PLANEAR “Elaborar la Planeación Estratégica de Recursos Humanos”. En la actividad “Adelantar el proceso de selección (concurso y curso de capacitación) de aspirantes a la carrera diplomática y consular” se incluye la entrada o insumo “Acto Administrativo”, se actualiza el cliente interno “Todos los Procesos” por “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de Talento Humano)” y se incluye el cliente externo “Aspirantes a la Carrera Diplomática y Consular de Colombia”. En la actividad “Efectuar el curso y las pruebas de ascenso” se actualiza el proveedor interno de “Funcionarios de Carrera Diplomática” a “Todos los procesos (Funcionarios de Carrera Diplomática y Consular)”; el producto “Lista de funcionarios que aprobaron los exámenes de ascenso” por “Lista de funcionarios que aprobaron o reprobaron los exámenes de ascenso”; y por último el cliente pasa de “Todos los procesos” a “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de la Academia Diplomática. Dirección de Talento Humano)”. Se incluye la actividad del Hacer “Realizar actividad académica de actualización de Embajadores”, se define: proveedor interno “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de Talento Humano)”, entrada o insumo “Lista de Embajadores para actualización”, responsable “Director de la Academia Diplomática”, salida o producto “Lista de embajadores que aprobaron o reprobaron la actualización” y cliente interno “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de Talento Humano)”. Se actualiza la actividad “Realizar la selección de funcionarios para los cursos” por “Adelantar el proceso de selección a programas académicos / Realizar la selección de funcionarios para becas / Realizar eventos académicos”, los proveedores pasan de “Gobiernos Extranjeros” y “Solicitantes de Becas (Cursos)” a “Gobiernos Extranjeros”, “Partes de convenios de cooperación académica” y “Proceso Gestión del Talento Humano”. La entrada pasa de “Ofrecimientos de becas y cursos” a “Convocatoria a programas académicos y Ofrecimientos de becas y participación en eventos académicos”. El producto pasa de “Funcionario elegido para adelantar el curso” a “Lista de funcionarios admitidos a los programas académicos / Funcionario elegido para tomar la beca o participar en el evento académico” y se actualizan los clientes, pasando de “Proceso de Gestión del Talento Humano” y “Gobiernos Extranjeros” a “Todos los procesos” y “Nacionales y Extranjeros”. Se incluye la actividad el Hacer “Emitir conceptos sobre solicitudes de comisión de estudios”, se define: proveedor interno “Todos los Procesos (funcionarios)”, entrada o insumo “Solicitud de Concepto para comisión de estudios”, responsable “Director de la Academia Diplomática”, salida









o producto “Concepto sobre solicitud de comisión de estudios” y cliente interno “Proceso de Gestión del Talento Humano (Dirección de Talento Humano)”. Se incluye la actividad el Hacer “Realizar estudios o investigaciones que apoyen al Canciller en la formulación de la Política Exterior y Migratoria”, se define: proveedor interno “Todos los Procesos”, entrada o insumo “Temas a Estudiar o Investigar”, responsable “Director de la Academia Diplomática”, salida o producto “Investigación Académica”, cliente interno “Todos los Procesos” y cliente externo “Grupos de Interés”. Oficina de Control Interno Disciplinario: Se modifica el hacer “Adelantar el proceso de control disciplinario”, por “Adelantar procesos disciplinarios” Se incluye la acción “Elaborar cronogramas para priorizar términos legales cada vez que se requiera” en el planear de la caracterización, con el proveedor Proceso de Gestión del talento Humano; insumos Queja o reclamo / Informe, anónimo y oficios; Salida Cronograma; Cliente Proceso de Gestión del talento Humano

6

Dirección de Talento Humano: Se ajusta la descripción de la actividad del Planear “Elaborar Programas y Planes de Acción y/o Proyectos de Inversión” por “Elaborar Planes de Acción y/o Proyectos de Inversión”, se modifica la entrada “Plan Nacional de Desarrollo” por “Plan Estratégico Institucional”, a su vez en esta actividad se elimina la entrada “Compromisos” ya que es un término general, se elimina la entrada “Lineamientos de política exterior” ya que estos están incluidos en el Plan Estratégico Institucional, en la salida se elimina la palabra “Programas” teniendo en cuenta que actualmente se formulan Planes de Acción. Se elimina el proveedor interno “Proceso de seguimiento y evaluación de la política exterior” por “Proceso de seguimiento de la política exterior” teniendo en cuenta los nombres definidos en el mapa de procesos en su versión vigente. En la actividad del planear “Elaborar la Planeación Estratégica de Recursos Humanos” se elimina la entrada “Proyectos de inversión” y “Plan de Acción”, se remplaza por “Lineamientos Plan Nacional de Capacitación” y “Resultado de Evaluación del desempeño Laboral” respectivamente. Se actualiza la salida “Misión y Visión del Proceso de la Dirección de Talento Humano” por “Plan Estratégico de Talento Humano”. Se incluye el Cliente externo “Departamento Administrativo de la Función Pública y Comisión Nacional del Servicio Civil – CNSC.” en la salida del Plan Anual de Vacantes. Se actualiza la salida “Plan de Bienestar Social e Incentivos” por “Plan de Bienestar Social” para esta salida se incluyen las entradas “Resultados de Proyectos en Equipo de Trabajo”, “Necesidades Personales de Educación” y se ajusta la entrada “Diagnóstico Resultados Encuesta de Bienestar Social” por “Resultados Encuesta de Bienestar Social”. Se ajusta el Proveedor externo









“Administradora de Riesgos Laborales” por “Gobierno Nacional” En la actividad del hacer “Actualizar el manual de funciones y competencias acorde con la normatividad de planta” se ajusta su descripción por “Actualizar el manual de funciones y competencias acorde con la normatividad del sector público”. A su vez se actualiza la descripción de la salida “Manual de Funciones y Competencias” por “Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales”. Se ajusta la actividad del hacer “Ejecutar el Plan Institucional de Capacitación –PIC, Plan de Clima Organizacional, Plan de Bienestar e Incentivos, Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo, Plan de Gestión Ambiental.” por “Ejecutar el Plan Institucional de Capacitación –PIC, Plan de Clima Organizacional, Plan de Bienestar Social, Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo, Plan de Gestión Ambiental.” A su vez se ajusta la entrada “Plan de Bienestar e Incentivos” por “Plan de Bienestar Social”. Se ajusta la salida “Ejecución del Plan de Bienestar e Incentivos” por “Ejecución del Plan de Bienestar e Incentivos”. En la actividad del hacer “Adelantar los procesos de Inducción y Reinducción” se elimina la salida “Certificado” ya que esta actividad no se expide certificados. Se ajusta la descripción de la actividad del hacer “Realización de la Evaluación del desempeño laboral a los funcionarios de Carrera Administrativa y de Carrera Diplomática.” por “Solicitar la Evaluación del desempeño laboral a los funcionarios de Carrera Administrativa y de Carrera Diplomática.” Se actualiza la descripción de la actividad del hacer “Solicitar la Evaluación del desempeño laboral a los funcionarios de Carrera Administrativa y de Carrera Diplomática” por “Enviar los insumos para la Evaluación del desempeño laboral a los evaluadores de Carrera Administrativa y de Carrera Diplomática” Se actualiza la descripción de la actividad del hacer “Solicitar y recibir los acuerdos de gestión” por “Suministrar los instrumentos adoptados para la concertación y formalización de los acuerdos de gestión, a los Gerentes Públicos y los Superiores Jerárquicos.” Se actualiza la descripción de la actividad del hacer “Realizar Asesoría y Trámite de Asuntos Pensionales” por “Asesorar en el trámite de asuntos pensionales”.









Dirección de la Academia Diplomática: Se incluye a la Dirección de la Academia Diplomática como responsable de la actividad del PLANEAR “Elaborar la Planeación Estratégica de Recursos Humanos”. En la actividad “Adelantar el proceso de selección (concurso y curso de capacitación) de aspirantes a la carrera diplomática y consular” se incluye la entrada o insumo “Acto Administrativo”, se actualiza el cliente interno “Todos los Procesos” por “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de Talento Humano)” y se incluye el cliente externo “Aspirantes a la Carrera Diplomática y Consular de Colombia”. En la actividad “Efectuar el curso y las pruebas de ascenso” se actualiza el proveedor interno de “Funcionarios de Carrera Diplomática” a “Todos los procesos (Funcionarios de Carrera Diplomática y Consular)”; el producto “Lista de funcionarios que aprobaron los exámenes de ascenso” por “Lista de funcionarios que aprobaron o reprobaron los exámenes de ascenso”; y por último el cliente pasa de “Todos los procesos” a “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de la Academia Diplomática. Dirección de Talento Humano)”. Se ajusta la descripción de la entra o insumo “Solicitudes de ascenso” por “Solicitudes de Exámenes de Idoneidad Profesional”. Se incluye la actividad del Hacer “Realizar actividad académica de actualización de Embajadores”, se define: proveedor interno “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de Talento Humano)”, entrada o insumo “Lista de Embajadores para actualización”, responsable “Director de la Academia Diplomática”, salida o producto “Lista de embajadores que aprobaron o reprobaron la actualización” y cliente interno “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de Talento Humano)”. Se actualiza la actividad “Realizar la selección de funcionarios para los cursos” por “Adelantar el proceso de selección a programas académicos / Realizar la selección de funcionarios para becas / Realizar eventos académicos”, los proveedores pasan de “Gobiernos Extranjeros” y “Solicitantes de Becas (Cursos)” a “Gobiernos Extranjeros”, “Partes de convenios de cooperación académica” y “Proceso Gestión del Talento Humano”. La entrada pasa de “Ofrecimientos de becas y cursos” a “Convocatoria a programas académicos y Ofrecimientos de becas y participación en eventos académicos”. El producto pasa de “Funcionario elegido para adelantar el curso” a “Lista de funcionarios admitidos a los programas académicos / Funcionario elegido para tomar la beca o participar en el evento académico” y se actualizan los clientes, pasando de “Proceso de Gestión del Talento Humano” y “Gobiernos Extranjeros” a “Todos los procesos” y “Nacionales y Extranjeros”.









Se incluye la actividad el Hacer “Emitir conceptos sobre solicitudes de comisión de estudios”, se define: proveedor interno “Todos los Procesos (funcionarios)”, entrada o insumo “Solicitud de Concepto para comisión de estudios”, responsable “Director de la Academia Diplomática”, salida o producto “Concepto sobre solicitud de comisión de estudios” y cliente interno “Proceso de Gestión del Talento Humano (Dirección de Talento Humano)”. Se incluye la actividad el Hacer “Realizar estudios o investigaciones que apoyen al Canciller en la formulación de la Política Exterior y Migratoria”, se define: proveedor interno “Todos los Procesos”, entrada o insumo “Temas a Estudiar o Investigar”, responsable “Director de la Academia Diplomática”, salida o producto “Investigación Académica”, cliente interno “Todos los Procesos” y cliente externo “Grupos de Interés”. Oficina de Control Interno Disciplinario: En la actividad “Elaborar Planes de Acción y/o Proyectos de Inversión” se actualiza el cliente “Proceso Gestión del Talento Humano” por el discriminado de “Dirección de la Academia Diplomática” y “Dirección de Talento Humano”, teniendo en cuenta que la Oficina de Control Interno Disciplinario cuenta con un mecanismo diferente en su planear. En la actividad del Planear “Elaborar cronogramas para priorizar términos legales cada vez que se requiera” ser incluye los Proveedores Externos “Particulares, Entes de control, Ciudadanía, Otras Entidades, Connacionales y extranjeros que residen en el Exterior”, se remplaza el proveedor interno “Proceso de Gestión del talento Humano” por “Todos los Procesos”, se actualiza el cliente interno “” por “Oficina de Control Disciplinario Interno” En la actividad del hacer “Adelantar procesos disciplinarios” se elimina la salida “Providencias” y se incluye la salida “Acto Administrativo (Auto)”. Actualización General: Se actualiza la descripción del planear “Elaborar o actualizar el Plan de Acción y/o Proyectos de inversión” por “Formular actividades para el Plan de Acción Institucional, Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y/o formular Proyectos de inversión”. Se incluye la entrada o insumo “Metodología del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”, con su respectivo proveedor interno “Proceso de Mejora Continua” y externo “Entidades del Gobierno Nacional”. Se incluye la salida “Actividades para el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”. Se









elimina la entrada “Estrategia de rendición de cuentas” Se incluye de manera transversal para todas las direcciones el Hacer “Realizar autoevaluación de control y gestión” con el fin de dar claridad sobre la interacción de todos los procesos con el proceso de Direccionamiento Estratégico. Se ajusta la descripción del verificar “Mapas de riesgos” por “Seguimiento al Mapas de riesgos” Se actualiza el ítem “RIESGOS Y CONTROLES” el nombre de “Ver Mapa de Riesgos y Plan de Manejo de Riesgos.” por “Ver Mapa de Riesgos Integrado (Riesgos de Gestión y Corrupción)”

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Dirección de Talento Humano: Se modifica la entrada del Planear “Requerimiento de Personal o vacantes” por “Vacantes definitivas de Carrera Administrativa”, a su vez en esta actividad se modifica la salida “Plan de Vacantes” por “Plan Anual de Vacantes de Carrera Administrativa”.

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Dirección de Talento Humano En la actividad del planear “Elaborar la Planeación Estratégica de Recursos Humanos”, se actualiza la descripción entrada-insumo “Necesidades Personales de Educación” por “Solicitudes de Educación Formal”. En la actividad del planear “Elaborar la Planeación Estratégica de Recursos Humanos”, se actualiza la descripción entrada-insumo “Diagnóstico de clima organizacional” por “Resultados medición clima laboral”. En la actividad del planear “Elaborar la Planeación Estratégica de Recursos Humanos”, se actualiza la descripción salida-producto y/o servicio “Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo” por “Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el Trabajo”. En la actividad del planear “Elaborar la Planeación Estratégica de Recursos Humanos”, se actualiza la descripción salida-producto y/o servicio “Plan de Gestión Ambiental” por “Plan Anual de Trabajo de Gestión Ambiental”. Se actualiza la descripción de la actividad del Hacer “Ejecutar el Plan Institucional de Capacitación –PIC, Plan de Clima Organizacional, Plan









de Bienestar Social, Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo, Plan de Gestión Ambiental” por “Ejecutar el Plan Institucional de Capacitación –PIC, Plan de Bienestar Social, Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el Trabajo, Plan Anual de Trabajo de Gestión Ambiental”. En la actividad del Hacer “Ejecutar el Plan Institucional de Capacitación –PIC, Plan de Bienestar Social, Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el Trabajo, Plan Anual de Trabajo de Gestión Ambiental” se elimina la entrada – insumo “Plan Clima Organizacional” y la salida-producto y/o servicio “Ejecución del Plan Clima Organizacional”, en razón a que las actividades para la mejora del clima organizacional están comprendidas dentro del plan de bienestar social como se indica en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión. En la actividad del Hacer “Ejecutar el Plan Institucional de Capacitación –PIC, Plan de Bienestar Social, Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el Trabajo, Plan Anual de Trabajo de Gestión Ambiental” se actualiza la descripción de la entrada – insumo “Plan de Seguridad y Salud en el trabajo” por “Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el Trabajo”, a su vez se actualiza la salida-producto y/o servicio “Ejecución del Plan Seguridad y Salud en el trabajo” por “Ejecución del Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el Trabajo”. En la actividad del Hacer “Ejecutar el Plan Institucional de Capacitación –PIC, Plan de Bienestar Social, Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el Trabajo, Plan Anual de Trabajo de Gestión Ambiental” se actualiza la descripción de la entrada – insumo “Plan de Gestión Ambiental” por “Plan Anual de Trabajo de Gestión Ambiental”, a su vez se actualiza la salida-producto y/o servicio “Ejecución del Plan de Gestión Ambiental” por “Ejecución del Plan Anual de Trabajo de Gestión Ambiental”. En la actividad del Hacer “Adelantar los procesos de Inducción y Reinducción” se actualizan las descripciones de las entradas – insumos “Solicitud de Inducción” por “Ingreso de Funcionarios a Planta Interna o a Planta Externa” y “Solicitud de reinducción” por “Diagnóstico necesidades de capacitación”. Dirección de la Academia Diplomática En la actividad del Hacer “Adelantar el proceso de selección (concurso y curso de capacitación) de aspirantes a la Carrera Diplomática y Consular” se elimina la entrada – insumo “Convocatoria Carrera Diplomática y Consular de Colombia” y se incluye “Decreto Ley sobre el Servicio Exterior”. En la actividad del Hacer “Efectuar el curso y las pruebas de ascenso” se incluyen las entradas – insumo se incluye “Decreto Ley sobre el









Servicio Exterior” y “Acto Administrativo”, se asocia el proveedor interno “Direccionamiento Estratégico (Despacho del Ministro de Relaciones Exteriores)” para las entradas incluidas. En la actividad del Hacer “Realizar actividad académica de actualización de Embajadores” se incluyen las entradas – insumo se incluye “Decreto Ley sobre el Servicio Exterior” y “Acto Administrativo”, se asocia el proveedor interno “Direccionamiento Estratégico (Despacho del Ministro de Relaciones Exteriores)” para las entradas incluidas. Se actualiza la descripción de la actividad del Hacer “Adelantar el proceso de selección a programas académicos / Realizar la selección de funcionarios para becas / Realizar eventos académicos” por “Realizar difusión de programas académicos”, se remplaza el proveedor externo “Partes de convenios de cooperación académica” por “Instituciones académicas y similares”, se actualiza la descripción de la entrada – insumo “Convocatoria a programas académicos y Ofrecimientos de becas y participación en eventos académicos” por “Convocatoria a programas académicos”, se actualiza la descripción de la Salida “Lista de funcionarios admitidos a los programas académicos / Funcionario elegido para tomar la beca o participar en el evento académico” por “Documento informativo sobre el programa académico” y se elimina el cliente externo “Nacionales y Extranjeros” teniendo en cuenta el alcance de la actividad. Se incluye la actividad del Hacer “Realizar la convocatoria para selección de funcionarios para becas”, se asocia los proveedores externos “Gobiernos Extranjeros” y “Instituciones académicas y similares” e interno “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de la Academia Diplomática)”, se incluye la entrada – insumo “Ofrecimientos de becas”, se asocia el responsable de la actividad “Director de la Academia Diplomática”, se incluye la salida “Acta del Comité de Becas”, se relaciona los clientes internos “Funcionario(s) elegido(s)”, “Proceso de Gestión del Talento Humano (Dirección de Talento Humano)” y los clientes externos “Gobiernos Extranjeros” y “Instituciones académicas y similares”. Se incluye la actividad del Hacer “Realizar eventos académicos”, se asocia los proveedores externos “Gobiernos Extranjeros” y “Instituciones académicas y similares” e interno “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de la Academia Diplomática)”, se incluye la entrada – insumo “Instrumentos de cooperación académica”, se asocia el responsable de la actividad “Director de la Academia Diplomática”, se incluye la salida “Evento académico”, se relaciona el cliente interno “Todos los procesos”. Se actualiza la descripción de la actividad “Emitir conceptos sobre solicitudes de comisión de estudios” por “Emitir concepto sobre solicitud de comisión de estudios” y se incluye el cliente interno “Funcionario solicitante”.









En la actividad del Hacer “Realizar estudios o investigaciones que apoyen al Canciller en la formulación de la Política Exterior y Migratoria” se incluye la entrada – insumo “Instrumentos de cooperación académica” Se incluye la actividad del Hacer “Realizar difusión de programas académicos que impliquen investigación”, se asocia los proveedores externo “Instituciones académicas y similares” e interno “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de la Academia Diplomática)”, se incluye la entrada – insumo “Convocatorias a programas académicos que impliquen investigación”, se asocia el responsable “Director de la Academia Diplomática”, se incluye la salida “Documento informativo sobre el programa académico”, se relaciona el cliente interno “Todos los procesos”. Se incluye la actividad del Hacer “Coordinar la Maestría del Instituto de Altos Estudios para el Desarrollo IAED”, se asocia el proveedor externo interno “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de la Academia Diplomática)”, se incluye la entrada – insumo “Convenio constitutivo del Instituto de Altos Estudios para el Desarrollo IAED”, se asocia el responsable “Director de la Academia Diplomática”, se incluye la salida “Programa académico denominado Maestría en análisis de problemas políticos, económicos e internacionales contemporáneos del Instituto de Altos Estudios para el Desarrollo IAED”, se relacionan los clientes interno “Funcionarios estudiantes del Instituto de Altos Estudios para el Desarrollo IAED” y externo “Otros estudiantes”. Control Disciplinario Interno Se actualiza la descripción del objetivo del proceso “Suministrar el personal competente para las labores del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, garantizando el desarrollo integral del recurso humano, a través del fortalecimiento de las competencias, actitudes, aptitudes y habilidades necesarias y, de este modo, contribuir al cumplimiento efectivo de los objetivos institucionales, así como mantener la disciplina al interior de la entidad” por “Suministrar el personal competente para las labores del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, garantizando el desarrollo integral del recurso humano, a través del fortalecimiento de las competencias, actitudes, aptitudes y habilidades necesarias y, de este modo, contribuir al cumplimiento efectivo de los objetivos institucionales, así como ejercer la función disciplinaria sancionatoria y preventiva” de acuerdo al contexto del área de Control Disciplinario Interno. En la actividad del planear “Formular actividades para el Plan de Acción Institucional, Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y/o formular Proyectos de inversión” se incluye en el responsable a “Jefe Oficina de Control Disciplinario Interno”, se actualiza le descripción del Cliente interno “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de la Academia Diplomática. Dirección de Talento Humano.)” por “Proceso









Gestión del Talento Humano”, teniendo en cuenta que para la presente vigencia la Oficina de Control Disciplinario Interno formulo Plan de Acción. Se elimina el planear “Elaborar cronogramas para priorizar términos legales cada vez que se requiera”, toda vez que el planear estará basado en el Plan de Acción.

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Dirección de la Academia Diplomática Se incluye actividad del planear “Programar las actividades de la convocatoria al concurso de ingreso a la carrera diplomática y consular, curso de capacitación diplomática y consular, cursos de capacitación y el examen de idoneidad profesional para los ascensos en el escalafón de la carrea diplomática y consular, y actualización de Embajadores”. Se eliminan las siguientes actividades del Hacer al considerar que son actividades operativas y no estratégicas “Realizar inducciones y reinducciones sobre el Servicio Exterior”, “Realizar difusión de programas académicos”, “Realizar la convocatoria para selección de funcionarios para becas”, “Emitir concepto sobre solicitud de comisión de estudios” y “Realizar estudios o investigaciones que apoyen al Canciller en la formulación de la Política Exterior y Migratoria”. Se actualiza el hacer “Adelantar los procesos de Inducción y Reinducción”, asociando como responsable a la Dirección de la Academia Diplomática y cliente interno Dirección de la Academia Diplomática. Se actualiza el hacer “Adelantar los procesos de Inducción y Reinducción.” Incluyendo como responsable a la Dirección de la Academia Diplomática junto a la Dirección de Talento Humano de acuerdo a las leyes vigentes. Se elimina el hacer “Realizar difusión de programas académicos que impliquen investigación” el cual hace parte del hacer “Realizar difusión de programas académicos”. Se actualiza la actividad del hacer “Adelantar el proceso de selección (concurso y curso de capacitación) de aspirantes a la Carrera Diplomática y Consular” incluyendo la entrada “Resolución anual de convocatoria al concurso de ingreso a la carrera diplomática y consular”, se actualiza la entrada “Actos Administrativos” por “Resolución anual de convocatoria al concurso de ingreso a la carrera diplomática y consular”. Se actualiza la actividad del Hacer “Efectuar el curso y las pruebas de ascenso” por “Coordinar las actividades relativas a los cursos de capacitación y el examen de idoneidad profesional para los ascensos en el escalafón de la carrea diplomática y consular”, se incluye el









proveedor interno y entrada “Dirección de la Academia Diplomática (GIT de formación académica)” y “Resolución anual que reglamenta los cursos de capacitación y el examen de idoneidad profesional para los ascensos en el escalafón de la carrea diplomática y consular” Se actualizar la actividad del Hacer “Realizar actividad académica de actualización de Embajadores” por “Coordinar las actividades de actualización de Embajadores”, Se incluye el proveedor interno y la entrada “Dirección de la Academia Diplomática (GIT de formación académica)” y “Resolución para actualización de Embajadores”, se actualiza la salida “Lista de Embajadores que aprobaron o reprobaron la actualización” por “Lista de Embajadores que realizan la actualización” Se actualiza la actividad del Hacer “Realizar eventos académicos” por “Coordinar la realización de eventos académicos para la formación continua del talento humano”, se elimina la entrada “Temas a estudiar o investigar”. Control Disciplinario Interno Se actualiza la redacción del OBJETIVO en cuanto a la palabra sancionatoria por “sancionadora”. En alcance se ajusta su redacción de proceso y el desarrollo y de las por “proceso, el desarrollo y las”. Se actualiza la actividad del Hacer “Adelantar procesos disciplinarios” por “Ejercer la función preventiva y sancionadora en relación con las conductas que puedan constituir falta disciplinaria por parte de los servidores públicos del Ministerio de Relaciones Exteriores”, en la columna de entrada-insumo se actualiza “Queja o reclamo. Informe, Anónimo y Oficios” por “Oficio, Queja, Informe de servidor público o Anónimo”. (según Art. 69 de la Ley 734/2002 Código Disciplinario Único), se incluye las entradas “Reporte de causas recurrentes de ocurrencia de faltas disciplinarias” y “Hechos relevantes”, se incluye el proveedor interno “Proceso de Gestión del Talento Humano (Oficina de Control Disciplinario Interno)”, Se incluye la salida “Actividades de prevención en la ocurrencia de faltas disciplinarias”. Dirección de Talento Humano En la actividad del “PLANEAR Elaborar la Planeación Estratégica de Recursos Humanos”, se elimina la entrada-insumo “Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales” y “Normatividad de Gestión Ambiental vigente”, se elimina la salida-producto y/o servicio “Plan Anual de Trabajo de Gestión Ambiental”, teniendo en cuenta que el Sistema de Gestión Ambiental ha pasado a ser liderado por la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional. Se incluye el Plan de Incentivos Institucionales en cumplimiento al Decreto 612 de 2018.









En la actividad del “HACER - Adelantar los procesos de selección, vinculación, permanencia y retiro de personal” se actualiza la entrada “Oferta Pública de Empleos Carrera Administrativa” por “Convocatoria pública para a proveer cargos de carrera administrativa”, se incluye las entradas “Lista de funcionarios de Carrera Diplomática y Consular que aprobaron el curso de ascenso o actualización” y “Retiro por las causales de Ley” con su respectivo proveedor interno “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de la academia diplomática)” y “Proceso Gestión del Talento Humano”, se incluyen las salidas “Listado de funcionarios de Carrera Diplomática y Consular que cumplen los requisitos de ascenso” y “Listado de Embajadores que requieren actualización”, se actualiza la salida “Archivo Hojas de vida” por “Archivo d Historias Laborales”, se actualiza el responsable “Dirección de Talento Humano” por “Todos los procesos” en la salida “solicitud de inducción”. En la actividad “HACER - Ejecutar el Plan Institucional de Capacitación –PIC, Plan de Bienestar Social, Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el Trabajo, Plan Anual de Trabajo de Gestión Ambiental.” Se elimina el “Plan Anual de Trabajo de Gestión Ambiental”, a su vez se elimina la entrada-insumo “Plan Anual de Trabajo de Gestión Ambiental” y la salida-producto y/o servicio “Ejecución del Plan Anual de Trabajo de Gestión Ambiental”, teniendo en cuenta que el Sistema de Gestión Ambiental ha pasado a ser liderado por la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional. Se alinea el responsable frente a cada salida, se incluye las entradas “Plan Estratégico de Talento Humano”, “Plan Estratégico de Talento Humano” y “Plan Anual de Vacantes”, se incluyen las salidas “Ejecución del Plan Estratégico de Talento Humano”, “Ejecución del Plan Estratégico de Talento Humano” y “Ejecución del Plan Anual de Vacantes de Carrera Administrativa”. En la actividad “HACER - Adelantar los procesos de Inducción y Reinducción”, se elimina el proveedor “todos los procesos” y la entrada “Diagnóstico necesidades de capacitación” al no estar relacionadas con la actividad del Hacer. Se incluye en la salida la “reinducción” Se actualiza la actividad del “HACER- Atender las solicitudes que afecten o no la nómina Elaborar nómina” por “Garantizar los beneficios a empleados activos y retirados del Ministerio de Relaciones Exteriores a través de la liquidación y reconocimiento de los beneficios salariales y prestacionales conforme con la normatividad vigente”, se incluye la salida “Acto administrativos” y el cliente interno “Todos los procesos”. Se actualiza la actividad del “HACER- Enviar los insumos para la Evaluación del desempeño laboral a los evaluadores de Carrera Administrativa y de Carrera Diplomática” por “Coordinar las actividades relacionadas con la Valoración para el desarrollo de los Funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores”, se actualiza la salida “Evaluación del desempeño laboral” por “Valoración para el desarrollo”, se incluye la entrada “Directrices para la realización de la Evaluación de los Acuerdos de Gestión” con el proveedor externo “Departamento Administrativo de la Función Pública”, se incluye la salida “Acuerdos de Gestión” y su cliente interno “Todos los procesos”.









Se elimina la actividad del Hacer “Suministrar los instrumentos adoptados para la concertación y formalización de los acuerdos de gestión, a los Gerentes Públicos y los Superiores Jerárquicos” y se unifica con la actividad “Coordinar las actividades relacionadas con la Valoración para el desarrollo de los Funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores”. Se actualiza la actividad del Hacer “Asesorar en el trámite de asuntos pensionales” por “Asesorar y acompañar a los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores en el trámite de reconocimiento de una prestación pensional del sistema, ante las respectivas entidades” y se cambia el insumo de “Solicitud de Reconocimiento Pensional” por “Solicitud de asesoría y acompañamiento en el trámite de Reconocimiento Pensional” Se incluye una nueva actividad del Hacer – “Cumplir oportunamente con las respuestas a las solicitudes de información de factores salariales y de periodos de vinculación laboral para bonos pensionales, conforme a las disposiciones legales y procedimientos vigentes” Actualizaciones Transversales: Se actualiza el objetivo del proceso se eliminan los términos “recurso humano” y “los objetivos”, y se remplazan por los términos “capital humano” y “las metas” Se actualiza el alcance “Inicia con la elaboración del plan de acción, los planes propios del proceso, el desarrollo y las actividades de selección, ingreso, permanencia y retiro de los funcionarios de la entidad y/o aplicación del proceso disciplinario cuando haya lugar y finaliza con el seguimiento y los planes de mejoramiento del proceso” por “Inicia con la elaboración del plan de acción, los planes propios del proceso, el desarrollo y las actividades de selección, ingreso, permanencia y retiro de los funcionarios de la entidad y/o aplicación del proceso disciplinario cuando haya lugar y finaliza con el apoyo de las actividades de cumplimiento al Sistema de Gestión Ambiental del Ministerio y su Fondo Rotatorio”. Se incluye actividad transversal del Hacer asociada al sistema de gestión Ambiental. Se actualiza el verificar “Seguimiento al Mapa de riesgos” por “Seguimiento al Mapa de Riesgos Integrado (Riesgos de Gestión y Corrupción)” Se actualiza el Actuar eliminando “Acciones Preventivas” e incluyendo “Gestión del Riesgo” Se actualiza los requisitos legales “NTCGP 1000, ISO 9001, MECI, consultar en el manual de Calidad los requisitos” por “Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2015, Modelo Integrado de Planeación y Gestión, Modelo Estándar de Control Interno de Gestión (MECI), * Manual del Sistema









Integrado de Gestión (DE-MA-02) los requisitos del alcance para el proceso.”

10 Teniendo como base el lenguaje utilizado por el Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP-, se reemplaza el término “Valoración para el desarrollo” por “Evaluación del Desempeño Laboral” en las Entradas, Actividades y Salidas del Proceso que lo contengan.

Elaboró ALEJANDRA PAOLA SANCHEZ BOLIVAR Cargo: Asesora Contratista – Dirección de la Academia Diplomática

Fecha: 30/10/2018

Elaboró CAMILO ANDRES PENA LEGUIZAMON Cargo: Auxiliar Administrativo Fecha: 30/10/2018

Elaboró MARÍA MARGARITA REYES REY Cargo: Profesional Universitario Fecha: 30/10/2018

Revisó Metodológicamente ELIANA PRADA BELTRAN Cargo: Asesora Fecha: 30/10/2018

Revisó JAIME GIRON DUARTE Cargo: Director Academia Diplomática Fecha: 01/11/2018

Revisó MARIA EUGENIA GAVIRIA ARANGO Cargo: Jefe Control Disciplinario Interno Fecha: 01/11/2018

Revisó SANDRA MILENA OSORIO CÓRDOBA Cargo: Directora de Talento Humano Fecha: 01/11/2018

Aprobó Metodológicamente ELIANA PRADA BELTRAN Cargo: Jefe Encargada Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional

Fecha: 02/11/2018

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