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Ministerio de Educación Nacional República de Colombia

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL República de Colombia

ProyectoModernización de Secretarías de Educación

ProyectoModernización de Secretarías de Educación

Implantación del Sistema de Información de Recursos

Humanos para Secretarías de Educación

Febrero - 2008

Implantación del Sistema de Información de Recursos

Humanos para Secretarías de Educación

Febrero - 2008


Objeto: Suministrar un software de apoyo a los procesos de gestión de recursos humanos para las Secretarías de Educación y prestar los servicios de consultoría especializada para ajustar, migrar datos, implantar y dar soporte al software suministrado.

Nro Secretarías: 67.

Plazo: 14 Meses.

Fecha de Inicio: 16 de octubre de 2.007

Contratista: Soporte Lógico Ltda.

Interventoría: DIA Ltda.

LO CONTRACTUALLO CONTRACTUAL

30 %

33 %


Licitación Pública LP – MEN – 14 DE 2007 resultando elegido Soporte Lógico Ltda, quien cumpliendo los requisitos mínimos ofreció una herramienta con un nivel de cubrimiento de los requerimientos del sector educativo superior al 85% lo cual redunda en menores tiempos de inicio en producción con las Secretarías de Educación.

Se indicaba implantar en primer lugar el módulo de administración de nómina y planta de personal en las 15 SE cuyo software de nómina se contrató en modalidad de arriendo, con el fin de no incurrir en mayores costos y para afinamiento de metodologías de implantación, por cuanto se contaba con una fuente de datos con la misma estructura.

LO CONTRACTUALLO CONTRACTUAL


VISIÓNVISIÓN

¿Quienes son?

¿Cómo se les paga?

¿Dónde están?

Cuantitativo

CualitativoGerencia de RRHH

Procesos repetitivosProcesos de verificaciónAlta demanda en tiempo para preparar informesVulnerabilidad de los procesos


PREMISASPREMISAS

Para los módulos de administración de nómina y planta de personal una implantación tipo se demora aproximadamente 6 meses, para las SE se tiene la meta de 2 meses.

El tiempo es crítico y se decidió implantar primero las SE con arriendo, las SE con mayores necesidades, SE con mayor interés y zonificación geográfica.

Capacitaciones centralizadas e intensivas con el objetivo de poner en producción la nómina

7 de las 22 SE ya implantadas son de tamaños comparables al de las 25 empresas más grandes del país.


PREMISASPREMISAS

Las 25 más grandes

0

5

10

15

20

25

30

DR

UM

MO

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MAGDALENA

NORTE SANTANDER

CHOCO

CALDAS, C

ARTAGENA

GUAJIRA


PREMISASPREMISAS

Modelo incremental de implantación con el fin de permitir adquirir una curva de aprendizaje adecuada para ampliar la capacidad operativa del equipo del proyecto.

Para los demás módulos de Recursos Humanos se decidió implantar en grupos de SE utilizará una estrategia de zonificación geográfica para permitir la creación de grupos de apoyo que mejoren los tiempos de implantación


Poner al Poner al servicioservicio de las Secretarías de de las Secretarías de Educación el sistema de RRHH logrando Educación el sistema de RRHH logrando su su utilización masiva y autónoma utilización masiva y autónoma por por parte de la SE.parte de la SE.

OBJETIVOOBJETIVO


GRUPO OBJETIVOGRUPO OBJETIVO

7.5millones de alumnos

275 mil funcionarios

21.400Instituciones

67SE


EL SISTEMA EL SISTEMA DE INFORMACIÓNDE INFORMACIÓN

SeguridadSeguridad

ParámetrosParámetros

ReportesReportes

Planta de Planta de PersonalPersonal

Selección Selección e e

InducciónInducción

BienestaBienestar y r y

Capacita Capacita -ción-ción

AdministrAdministra-ción de a-ción de CarreraCarrera

NóminaNómina Historias Historias LaboralesLaborales

SIGCE

SINEB

SIMAT

AlumnosEE

MEN

SE

EE

PPTO y TES

FOMPREMAG

DAFP

CNSC

OTROS

Definición y Modificación de Planta

Administración de Novedades de Planta

Administración de novedades

Liquidación de nómina

Certificaciones salariales

Actualización de base de datos

Certificaciones laborales

Concursos docentes y administrativos

Nombramiento de personal

Inducción de personal

Evaluación de desempeño

Capacitación y Bienestar

Inscripción

Ascenso


PLANEACIÓN

SUMINISTRO

INSTALACIÓN

SOPORTE

PUESTA EN PRODUCCIÓN

MIGRACIÓN CAPACITACIÓN

PARAMETRIZACIÓN

PLAN DE PROYECTOPLAN DE PROYECTO


Piloto

6 SE

Planeación

Nov Dic Ene Feb MarOct

Gestión del Cambio

Suministro del Software

Instalación

Parametrización

Migración

Capacit.

Soporte

•Magdalena•Norte de Santander•Meta•Guainía•San Andrés•Itagüí

ESTRATEGIA DE ESTRATEGIA DE PROYECTOPROYECTO


Primer Bloque

10 SE

Planeación

Nov Dic Ene Feb MarOct

Gestión del Cambio


Instalación

Parametrización

Migración

Capacit.

Soporte

•Magdalena•Norte de Santander•Meta•Guainía•San Andrés•Itagüí

•Chocó•Quibdó•La Guajira•Uribia



Segundo Bloque

12 SE

Mar Abr May Jun JulFeb

Gestión del Cambio


Migración

Capacit.

Soporte

•Caldas•Pasto•Turbo•Cartagena•Villavicencio•Casanare

Instalación

Parametrización

•Girón•Tumaco•Tuluá•Magangué•Vichada•Barrancabermeja



Tercer Bloque

8 SE


Gestión del Cambio


Migración

Capacit.

Soporte

•Tolima•Boyacá•Cartago•Risaralda•Quindío•Manizales•Florencia•Caquetá

Instalación

Parametrización



Cuarto Bloque

4 SE


Gestión del Cambio


Migración

Capacit.

Soporte

•Sogamoso•Fusagasugá•Girardot•Soacha

Instalación

Parametrización



Quinto Bloque

8 SE


Gestión del Cambio


Migración

Capacit.

Soporte

•Bucaramanga•Floridablanca•Buenaventura•Cali•Palmira•Armenia•Valledupar•Cesar

Instalación

Parametrización



Sexto Bloque

8 SE

Jun Jul Ago Sep OctMay

Gestión del Cambio

Migración

Capacit.

Soporte

•Neiva•Huila•Putumayo•Nariño•Cauca•Bello•Envigado•Maicao

Instalación

Parametrización



Séptimo Bloque

7 SE


Gestión del Cambio

Migración

Capacit.

Soporte

•Ibagué•Cundinamarca *•Valle del Cauca *•Pereira•Dosquebradas•Córdoba•Montería

Instalación

Parametrización



Octavo Bloque

8 SE


Gestión del Cambio

Migración

Capacit.

Soporte

•Antioquia•Atlántico•Barranquilla•Bolívar•Sincelejo•Sucre•Sahagún•Lorica

Instalación

Parametrización



SOLICITUDDE

INFORMACIÓN A SECRETARIAS

ANÁLISISY DEPURACIÓN

DE LA INFORMACIÓN

RECIBIDA

TALLERTEÓRICO

PRÁCTICO DELA INFORMACIÓN

MIGRADA

IMPLANTACIÓNDE LA FASE 1

PROCESO DE IMPLANTACIÓN FASE I

Ministerio de Educación Nacional República de ColombiaVENTAJAS Y BENEFICIOS DE LA

IMPLANTACIÓN FASE I

1. Depuración Planta de Personal

2. Ajustes a la Estructura Organizacional

3. Manejo integrado de los procesos de Gestión de Recursos Humanos

4. Costeo de Estructura aprobadas y/o proyectadas

1. Conceptos de Ingreso, aporte y deducciones de ley.2. Cargos y grados

3. Establecimientos Educativos

4. Tablas Generales:-Codificación DANE

-Información Súper bancaria

-Ministerio de Protección Social

-Resolución 166

ORGANIZACIONALES NORMATIVAS


HALLAZGOS FASE I

PRÁCTICAS ADMINISTRATIVAS

INTERPRETACIÓN DE LA NORMA

1. Dispersión de nomina a través de terceros NO Bancarios

2. Nombramientos y encargos no procedentes

3. Proceso de Homologación inconcluso

4. Excedentes frente a planta autorizada

5. Tipo de Vinculación no adecuada

6. Información de fondos incompleta

7. Docentes sin afiliación a F.P.M.

1. Horas Extras (Recargo Nocturno a Docentes, Asignación a cargos Directivos Limite de horas que se sobrepasan en Administrativos.2. Reconocimiento adicional a cargo Directivos. Asignación sin sustento legal Variación del porcentaje de asignación3. Vacaciones: Pagos proporcionales a docentes, pago de vacaciones sin fechas de disfrute.4. Vulneración del mínimo legal por descuentos.


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