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MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE MONITOREO Y LOGÍSTICA DE
ASISTENCIA ALIMENTARIA
FUNCIONES SUSTANTIVAS VICEMINISTERIO DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL
02.02.03.00.00.00
Guatemala, Octubre 2012
Manual de Normas y Procedimientos Dirección de Monitoreo y Logística
de la Asistencia Alimentaria
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Viceministro de Seguridad Alimentaria y
Nutricional -VISAN-
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
1
PRESENTACIÓN
La Dirección de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria del Viceministerio de
Seguridad Alimentaria y Nutricional, tiene por objeto establecer los lineamientos
organizacionales, que ayudarán a controlar el desarrollo y cumplimiento de las
actividades que se llevan a cabo internamente.
Esta herramienta administrativa, contiene objetivos y normas de observancia general,
en cada procedimiento, proporcionando a los funcionarios un instrumento que facilita
la orientación de las actividades que deberán de realizarse en los departamentos que
conforman la dirección, incidiendo de esta manera en el cumplimiento de las
actividades que desarrolle cada responsable que interviene en los mismos.
Este documento al igual que otras herramientas administrativas se caracteriza por ser
dinámico por optimizar las funciones del personal, por tal motivo está sujeto a mejoras
en la administración actual, así como las que exigen las Leyes vigentes, ofreciendo la
posibilidad de agregar otros procedimientos que se consideren necesarios dada la
demanda que se de en la práctica diaria.
Manual de Normas y Procedimientos Dirección de Monitoreo y Logística
de la Asistencia Alimentaria
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Viceministro de Seguridad Alimentaria y
Nutricional -VISAN-
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
2
MARCO LEGAL
REGLAMENTO ORGÁNICO INTERNO
DEL MINISTERIO DE AGRICULTURA,
GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN
Acuerdo Gubernativo 338-2010 de fecha
19 de noviembre de 2010
LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL Decreto 32-2005 del Congreso de la República de Guatemala.
Manual de Normas y Procedimientos Dirección de Monitoreo y Logística
de la Asistencia Alimentaria
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
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Viceministro de Seguridad Alimentaria y
Nutricional -VISAN-
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Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
3
ÍNDICE
DESCRIPCIÓN
PÁGINA
Presentación 01 Marco Legal 02
CAPÍTULO I
GENERALIDADES DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Objetivo General 05 Objetivos Específicos 05 Campo de aplicación 05 Normas Generales 06
CAPÍTULO II
PROCEDIMIENTOS DE MONITOREO Y LOGÍSTICA DE LA ASISTENCIA ALIMENTARIA
Monitoreo y Evaluación 02.02.03.00.00.01 08 Control y Registro de Beneficiarios 02.02.03.00.00.02 11 Control y Registro de Productores 02.02.03.00.00.03 14 Adquisición de Insumos y Servicios 02.02.03.00.00.04 17 Solicitud de Transporte Liviano y Pesado 02.02.03.00.00.05 20
ANEXOS
1 Formulario de Boleta de Campo del Departamento de Asistencia
Alimentaria 24
2 Formulario de Boleta de Campo del Departamento de Alimentos Por Acciones
25
3 Formulario de Boleta de Campo del Departamento de Apoyo a la Producción Comunitaria de Alimentos.
26
4 Formulario de Boleta de Campo del Departamento de Almacenamiento de Alimentos
27
5 Formulario de Boleta de Campo del Departamento de Agricultura Urbana 28 Glosario de Siglas 29
Manual de Normas y Procedimientos Dirección de Monitoreo y Logística
de la Asistencia Alimentaria
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
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Viceministro de Seguridad Alimentaria y
Nutricional -VISAN-
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Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
4
CAPÍTULO I
GENERALIDADES DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DE LA DIRECCIÓN DE MONITOREO Y LOGÍSTICA DE LA ASISTENCIA ALIMENTARIA
Manual de Normas y Procedimientos Dirección de Monitoreo y Logística
de la Asistencia Alimentaria
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
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Alimentación
5
OBJETIVO GENERAL:
Establecer una guía, para fortalecer, facilitar, normar y definir los procesos que
conforman el Manual de la Dirección de Monitoreo y Logística de la Asistencia
Alimentaria que desarrolla el Viceministerio de Seguridad Alimentaria y Nutricional del
Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación -MAGA-, como fuente de consulta
para las personas responsables de ejecutar el procedimiento para que realicen sus
funciones de forma uniforme, eficiente y oportuna.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
1. Establecer un marco legal y operacional que sirva de base para la optimización de
los recursos humanos, físicos y financieros de la Dirección de Monitoreo y Logística
de la Asistencia Alimentaria.
2. Responsabilizar a cada funcionario en la observancia y cumplimiento de las normas
y procedimientos establecidos para el desarrollo de las actividades de la Dirección
de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria.
CAMPO DE APLICACIÓN:
El presente manual está dirigido a la Dirección de Monitoreo y Logística de Asistencia
Alimentaria, así como a los entes externos que mantienen alguna relación con la
dependencia, para el buen manejo y cumplimiento de las actividades que se lleven a
cabo.
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de la Asistencia Alimentaria
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Nutricional -VISAN-
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Alimentación
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NORMAS GENERALES
1. La implementación del presente manual es inmediata, permanente y obligatoria
dentro de la Dirección de Monitoreo y Logística de Asistencia Alimentaria, por lo
que es responsabilidad de cada jefe inmediato superior, socializar el contenido de
este documento con el personal bajo su cargo.
2. Los efectos operativos derivados de la aplicación del Manual, dentro del orden
jerárquico citado a los empleados y funcionarios de contrataciones y
adquisiciones, se verán de inmediato:
En el ordenamiento y racionalización de los sistemas de trabajo;
En la contribución al desarrollo eficiente y eficaz de los servicios que se
prestan;
En la contribución al cumplimiento de políticas, objetivos, prioridades y metas,
previstas para el proceso de análisis, diseño y ejecución de los planes de
trabajo establecidos.
3. Es responsabilidad del Viceministro de Seguridad Alimentaria y Nutricional y del
Responsable de dirigir la Dirección de Monitoreo y Logística de Asistencia
Alimentaria, garantizar la socialización continua y aplicación del presente manual,
de tal manera que en el momento que las condiciones lo exijan, se modifique o
actualice a través de las acciones administrativas que correspondan.
Manual de Normas y Procedimientos Dirección de Monitoreo y Logística
de la Asistencia Alimentaria
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CAPÍTULO II
PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE MONITOREO Y LOGÍSTICA
DE LA ASISTENCIA ALIMENTARIA
Manual de Normas y Procedimientos Dirección de Monitoreo y Logística
de la Asistencia Alimentaria
Elaboró:
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VICEMINISTERIO DE SEGURIDAD
ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL Dirección de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria
Código 02.02.03.00.00.01 Páginas
MONITOREO Y EVALUACIÓN Fecha Octubre 2,012 3
OBJETIVO:
Definir los pasos a seguir, para orientar, facilitar y agilizar el proceso de Monitoreo y
Evaluación, con la aplicación de las disposiciones legales aplicables al Estado de
Guatemala y las normas internas del Ministerio de Agricultura, Ganadería y
Alimentación.
NORMAS:
1. El Director de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria será el
responsable de autorizar las visitas de monitoreo y evaluación.
2. Los Directores de Asistencia Alimentaria y Nutricional y Apoyo a la Producción
Comunitaria de Alimentos deberán de recuperar la documentación de soporte
de liquidación de alimentos y/u otros insumos y proporcionar a la Dirección de
Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria toda la información necesaria
para llevar a cabo el monitoreo y evaluación de proyectos.
3. La responsabilidad de la veracidad de la información enviada a la Dirección de
Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria está sujeta a las Direcciones
del VISAN.
4. La Dirección de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria, es la
encargada de elaborar la planificación de visitas de monitoreo y evaluación a
los diferentes proyectos de los departamentos del VISAN.
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de la Asistencia Alimentaria
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Nutricional -VISAN-
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9
5. Los formularios de campo deberán ser llenados sin errores, tachaduras,
enmiendas y ningún tipo de manchas o arrugas para evitar que la información
sea alterada.
MONOTOREO Y EVALUACIÓN
RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO
El Director de Asistencia
Alimentaria y/o el Director de
Apoyo a la Producción Comunitaria
de Alimentos o los Jefes de sus
Departamentos.
1
Traslada información para conformar expediente de los
beneficiarios y/o productores asistidos al Departamento de
Control y Registro de Beneficiarios y/o al Departamento
Control y Registro de Productores de la Dirección de
Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria.
El Jefe del Departamento de
Control y Registro de Beneficiarios
y/o el Jefe del Departamento de
Control y Registro de Productores
de la Dirección de Monitoreo y
Logística de la Asistencia
Alimentaria
2 Analiza expediente de los beneficiarios y/o productores
asistidos.
3 Traslada el expediente al Director de Monitoreo y Logística
para su conocimiento y aprobación.
Director de Monitoreo y Logística
de la Asistencia Alimentaria
4 Verifica que la información contenida en los documentos de
soporte este completo y correcto.
Si, firma y tramita
No, Reasigna nueva comisión para seguimiento de la ayuda
alimentaria, proyectos productivos, etc.
5 Registra información contenida en el Formulario de Campo
en base de datos de Monitoreo y Evaluación realizados.
6 Archiva copia (color) del Formulario de Campo.
7 Elabora una copia digital del expediente.
8 Archiva expediente en copia electrónica.
9 Realiza evaluación y seguimiento del impacto sobre los
efectos de la ayuda entregada a nivel de productividad y de
seguridad alimentaria.
10 Elabora informe del seguimiento y evaluación efectuados
en campo de acuerdo a lo solicitado al Viceministro de
Seguridad Alimentaria y Nutricional.
-----------------------------Fin del Procedimiento----------------------
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1
0
MONITOREO Y EVALUACIONEl Jefe del Departamento
de Control y Registro de
Beneficiarios y/o el Jefe
del Departamento de
Control y Registro de
Productores de la
Dirección de Monitoreo y
Logística de la Asistencia
Alimentaria
Director de Monitoreo y
Logística de la Asistencia
Alimentaria
Director de Asistencia
Alimentaria y/o el
Director de Apoyo a la
Producción Comunitaria
de Alimentos o los Jefes
de sus Departamentos.
Inicio
Traslada información de
beneficiarios y/o
productores asistidos a la
Dirección de Monitoreo Y
Logística de la Asistencia
Alimentaria
Analiza expediente y/o
productores asistidos
Firma y sella y da
tramite
Registra informacion
contenida en el
formulario de campo en
la base de datos
Archiva una copia
(color) del formulario
Archiva el expediente
En copia electrónica
Elabora una copia
digital del expediente
Elabora informe del
seguimiento y evaluación
efectuados en campo
Realiza Evaluación
y Seguimiento
FIN
Trasladan
Expediente para
su conocimiento
y aprobación
Verifica la
información del
expediente
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de la Asistencia Alimentaria
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Alimentación
1
1
VICEMINISTERIO DE SEGURIDAD
ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL Dirección de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria
Código 02.02.03.00.00.02 Páginas
CONTROL Y REGISTRO DE BENEFICIARIOS Fecha Octubre 2,012 3
OBJETIVO:
Llevar un control y registro de beneficiarios asistidos alimentariamente a familias de
escasos recursos de las comunidades vulnerables en Guatemala.
NORMAS:
1. Todo expediente físico de liquidación de alimentos y/u otros insumos es
responsabilidad de las diferentes direcciones del VISAN.
2. La veracidad de la información queda sujeta a las direcciones del Viceministerio
de Seguridad Alimentaria y Nutricional -VISAN- , que remitan la información.
3. El control y registro de beneficiarios se realizara a través de expedientes de
liquidación físicos, digitalizados y actualizados, todos estos enviados desde las
diferentes direcciones del VISAN.
4. Todo expediente físico de liquidación no debe contener errores, tachaduras,
enmiendas y ningún tipo de arrugas.
5. El Departamento de Control y Registro de Beneficiarios deberá conformar un
archivo digital con la documentación requerida siguiente:
- Copia de nota de envió (rosada, verde y/o blanca);
- Nota de solicitud de Proyectos y;
- Total de planillas de liquidación de beneficiarios de proyectos.
CONTROL Y REGISTRO DE BENEFICIARIOS
RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO
El Director de Asistencia
Alimentaria y Nutricional y/o
Jefes de los Departamentos de
1
Elabora expediente de liquidación de la Asistencia
Alimentaria.
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Alimentación
1
2
CONTROL Y REGISTRO DE BENEFICIARIOS
Alimentos por Acciones y
Asistencia Alimentaria.
2
Traslada expediente de liquidación de Asistencia
Alimentaria firmado por beneficiarios al Jefe del
Departamento de Control de Registro de Beneficiarios.
Jefe del Departamento de
Control y Registro de
Beneficiarios.
3
4
5
6
Analiza el expediente de liquidación de la Asistencia
Alimentaria para aprobar el registro.
3.1 Si, Firma y sella de recibido.
3.2 No, devuelve al responsable de su elaboración
para su corrección.
Registra en la base de datos, la información del
expediente de liquidación de la Asistencia Alimentaria
de los beneficiarios.
Elabora expediente electrónico de liquidación de la
Asistencia Alimentaria de los beneficiarios.
Traslada informe del expediente de la liquidación de la
Asistencia Alimentaria de los beneficiarios al Director
de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria.
Director de Monitoreo y
Logística de la Asistencia
Alimentaria
7
8
Verifica si la información contenida en el informe de
liquidación de la Asistencia Alimentaria de los
beneficiarios está completa para aprobar que el control
y registro de entrega fue adecuada.
7.1 Si, firma y sella.
7.2 No, verifica a través de un Monitoreo y Evaluación
la comunidad asistida.
Realiza visita de Monitoreo y Evaluación para verificar
que los beneficiarios recibieron la asistencia.
----------------------- Fin del Procedimiento--------------------
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de la Asistencia Alimentaria
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Director de Planeamiento
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Alimentación
1
3
CONTROL Y REGISTRO DE BENEFICIARIOS
Jefe del Departamento
de Control y Registro de
Beneficiarios.
Director de Monitoreo y
Logística de la
Asistencia Alimentaria
Director de Asistencia
Alimentaria y Nutricional
y/o Jefes de los
Departamentos de
Alimentos por Acciones
y Asistencia Alimentaria.
Inicio
Elabora expediente
de liquidación de
beneficiarios
Traslada expediente de
liquidación de
beneficiarios al
Departamento de Control
de Registro de
Beneficiarios
Analiza el expediente de
liquidación de
beneficiarios
Firma y sella de recibido
Registra información del
expediente de liquidación
de beneficiarios en la base
de datos
Elabora
expediente
Electrónico de
liquidación de
beneficiarios
Traslada informe de
expediente de liquidación de
beneficiarios al Director de
Monitoreo y Logistica de AA
Verifica la información
contenida en el expediente
de liquidación de
beneficiarios
Firma y sella
Realiza visita de
monitoreo y
evaluación.
Fin
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de la Asistencia Alimentaria
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Alimentación
1
4
VICEMINISTERIO DE SEGURIDAD
ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL Dirección de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria
Código 02.02.03.00.00.03 Páginas
CONTROL Y REGISTRO DE PRODUCTORES Fecha Octubre 2,012 3
OBJETIVO
Tener un control y registro de los productores de escasos recursos de las comunidades
vulnerables de Guatemala asistidos con Proyectos Productivos, Capacitaciones y/o
Silos.
NORMAS
1. Todo expediente físico de liquidación de insumos es responsabilidad de las
diferentes direcciones del VISAN.
2. Los diferentes Programas y Proyectos del MAGA liquidan la entrega de insumos
a la población asistida por medio del expediente conformado con la papelería
completa a la Dirección de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria.
3. La veracidad de la información queda sujeta a las direcciones del VISAN que
remitan la información.
4. El control y registro de productores se realizara a través de expedientes de
liquidación físico, digitalizados y actualizados.
5. Todo expediente físico de liquidación no debe contener errores, tachaduras,
enmiendas y ningún tipo de arrugas.
6. El Departamento de Control y Registro de Productores deberá conformar archivo
digital con la documentación siguiente:
- Copia de nota de envió (rosada, verde y/o blanca), nota de solicitud de
Proyectos y total de planillas de liquidación de beneficiarios de proyectos.
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de la Asistencia Alimentaria
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Alimentación
1
5
CONTROL Y REGISTRO DE PRODUCTORES
RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO
El Director de Apoyo a la Producción
Comunitaria de Alimentos, y/o Jefes
de los Departamentos de Agricultura
Urbana, apoyo a la Producción de
Alimentos y Almacenamiento de
Alimentos.
1
2
Elabora expediente con la documentación
solicitada para liquidar Proyecto.
Traslada expediente firmado al Jefe del
Departamento de Control de Registro de
Productores.
Jefe del Departamento de Control y Registro de Productores.
3
4
5
6
Verifica que el expediente de liquidación de Proyectos este completo. 3.1Si, Firma y sella de recibido. 3.2No, devuelve al Departamento responsable para su corrección. Registra en la base de datos la información del expediente del proyecto liquidado. Elabora informe del expediente de liquidación de proyectos. Traslada informe del expediente de liquidación de Proyectos al Director de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria para su conocimiento.
Director de Monitoreo y Logística
7
8
Verifica si la información contenida en el informe
de liquidación de la Asistencia a los beneficiarios
está completa para aprobar que, el control y
registro de entrega fue adecuada.
7.1 Si, firma y sella.
7.2 No, verifica a través de un Monitoreo y
Evaluación la comunidad asistida.
Realiza visita de Monitoreo y Evaluación para
verificar que los beneficiarios recibieron la
asistencia.
------------------Fin del Procedimiento------------------
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de la Asistencia Alimentaria
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Nutricional -VISAN-
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Alimentación
1
6
CONTROL Y REGISTRO DE PRODUCTORES
Jefe del Departamento de
Control y Registro de
Productores.
Director de Monitoreo y
Logística
Director de Apoyo a la
Producción Comunitaria de
Alimentos, y/o Jefes de los
Departamentos de Agricultura
Urbana, apoyo a la Producción
de Alimentos y Almacenamiento
de Alimentos.
Inicio
Elabora expediente
de liquidación de
proyectos
Firma expediente
de liquidación de
proyecto
Traslada expediente de
liquidación de Proyectos
al Departamento de
Control de Registro de
Beneficiarios
Verifica el expediente de
liquidación de Proyectos
Firma y sella de recibido
Registra información del
expediente de liquidación
de Proyecots en la base de
datos
Elabora informe
del expediente
de liquidación de
Proyecto
Traslada informe de
expediente de liquidación de
Proyectos al Supervisor de
Monitoreo
Verifica la información
contenida en el expediente
de liquidación de Proyectos
Firma y sella
Realiza visita de
monitoreo y
evaluación.
Fin
Manual de Normas y Procedimientos Dirección de Monitoreo y Logística
de la Asistencia Alimentaria
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Viceministro de Seguridad Alimentaria y
Nutricional -VISAN-
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
1
7
VICEMINISTERIO DE SEGURIDAD
ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL Dirección de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria
Código 02.02.03.00.00.04 Páginas
ADQUISICIÓN DE INSUMOS Y SERVICIOS
PARA TRANSPORTE Fecha Octubre 2,012 3
OBJETIVO:
Llevar un control de los pasos a seguir para la adquisición de insumos y servicios que
requiere el transporte liviano y pesado con el que cuenta VISAN para el traslado de los
alimentos y otros insumos de los diferentes programas.
NORMAS:
1. La Dirección de Monitoreo y Logística es la responsable de llevar el control y
registro de las solicitudes de insumos que realiza el personal de transportes del
VISAN.
2. Es responsabilidad del Director de Monitoreo y Logística de Asistencia
Alimentaria el coordinar con los pilotos contratados para el transporte utilizado
en VISAN, el mantenimiento y servicio necesario que deben de mantener los
vehículos livianos y pesados.
3. Es responsabilidad del Director de Monitoreo y Logística de la Asistencia
Alimentaria la disponibilidad del transporte que utilizará VISAN en el momento
que se le requiera para la entrega alimentos y/u otros insumos.
ADQUISICION DE INSUMOS Y SERVICIOS PARA TRANSPORTE
RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO
Jefe del Departamento de Control de
Registro de Beneficiarios y/o
Productores
1 Elabora expediente con oficio de solicitud a la
Unidad Ejecutora para la adquisición de insumos.
2 Envía expediente al Director de Monitoreo y
Logística de la Asistencia Alimentaria para la
autorización correspondiente.
Director de Monitoreo y Logística de
la Asistencia Alimentaria
3 Revisa expediente de adquisición de insumos y
servicios para aprobación.
3.1Si, firma.
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de la Asistencia Alimentaria
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Alimentación
1
8
ADQUISICION DE INSUMOS Y SERVICIOS PARA TRANSPORTE
3.2No, rechaza la solicitud.
Traslada al Jefe de la Unidad Ejecutora del
VISAN para el tramite correspondiente.
Jefe de la Unidad Ejecutora del
VISAN
4 Revisa que el expediente este completo para
comprometer pago.
4.1Si, aprueba y gestiona la adquisición de
insumos y servicios.
4.2No, devuelve para las correcciones
respectivas.
5 Informa al Director de Monitoreo y Logística de la
Asistencia Alimentaria que se realizó la compra
y/o servicio.
Director de Monitoreo y Logística de
la Asistencia Alimentaria
6 Comunica al Jefe del Departamento de Control
de Registro de Beneficiarios y/o Productores que
reciban la compra y/ o servicio realizado.
Jefe del Departamento de Control de
Registro de Beneficiarios y/o
Productores
7 Recibe insumos.
8 Entrega insumos al personal contratado para el
mantenimiento de vehículos asignados a las
comisiones.
9
Ingresa a la base de datos el control de los
insumos entregados.
----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO------------
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de la Asistencia Alimentaria
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Director de Planeamiento
-DIPLAN-
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Viceministro de Seguridad Alimentaria y
Nutricional -VISAN-
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Alimentación
1
9
ADQUISICION DE INSUMOS Y SERVICIOS PARA
TRANSPORTE
Director de Monitoreo y
Logística de la
Asistencia Alimentaria
Jefe de la Unidad
Ejecutora del VISAN
Jefe del Departamento
de Control de Registro
de Beneficiarios y/o
Productores
Elabora expediente con oficio
de solicitud a la Unidad
Ejecutora para la adquisición
de insumos.
Envía expediente al
Director de Monitoreo y
Logística de la Asistencia
Alimentaria para la
autorización
correspondiente.
Revisa expediente de
adquisición de insumos
y servicios para
aprobación.
3.1 Si, firma.
3.2 No, rechaza la
solicitud.
Revisa que el expediente
este completo para
comprometer pago.
4.1 Si, aprueba y gestiona la
adquisición de insumos y
servicios.
4.2 No, devuelve para las
correcciones respectivas.
Traslada al Jefe de la
Unidad Ejecutora del
VISAN para el tramite
correspondiente.
Informa al Director de
Monitoreo y Logística de la
Asistencia Alimentaria que
se realizó la compra y/o
servicio.
Comunica al Jefe del
Departamento de Control de
Registro de Beneficiarios y/
o Productores que reciban
la compra y/ o servicio
realizado.
Recibe
insumos.
Entrega insumos al personal
contratado para el
mantenimiento de vehículos
asignados a las comisiones.
Ingresa a la base de datos
el control de los insumos
entregados.
Fin del procedimiento
Manual de Normas y Procedimientos Dirección de Monitoreo y Logística
de la Asistencia Alimentaria
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Director de Planeamiento
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Nutricional -VISAN-
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Alimentación
2
0
VICEMINISTERIO DE SEGURIDAD
ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL Dirección de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria
Código 02.02.03.00.00.05 Páginas
SOLICITUD DE TRANSPORTE
LIVIANO Y PESADO Fecha Octubre 2,012 3
OBJETIVO:
Disponer de un procedimiento que garantice un mejor desempeño de la Dirección de
Monitoreo y Logística del Viceministerio de Seguridad Alimentaria y Nutricional en el
manejo del transporte liviano y pesado.
NORMAS:
1. La disponibilidad de transporte pesado y/o liviano, de la Dirección de Monitoreo y
Logística, deber ser prioridad a la atención de problemas de seguridad
alimentaria y nutricional.
2. Las solicitudes de transporte pesado y/o liviano, realizadas por otras
Instituciones serán autorizadas cuando exista disponibilidad de los mismos,
dándole prioridad a las comisiones del Viceministerio de Seguridad Alimentaria y
Nutricional.
3. Es responsabilidad del Director de Monitoreo y Logística del Viceministerio de
Seguridad Alimentaria tener un uso racional de los recursos asignados y
comunicar a los usuarios del transporte el debido cuidado a las unidades durante
la comisión y de la deducción de responsabilidades en caso se haga caso
omiso.
4. Las instituciones que soliciten transporte pesado y/o liviano deben proporcionar
combustible para los vehículos y viáticos para los pilotos contratados por el
MAGA para la comisión el tiempo que esta dure.
Manual de Normas y Procedimientos Dirección de Monitoreo y Logística
de la Asistencia Alimentaria
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Viceministro de Seguridad Alimentaria y
Nutricional -VISAN-
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
2
1
SOLICITUD DE TRANSPORTE LIVIANO Y PESADO
RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO
Unidad Solicitante
1 Envía requerimiento de transporte de asistencia
al Director de Monitoreo y Logística de la
Asistencia Alimentaria.
Director de Monitoreo y Logística de
la Asistencia Alimentaria.
2
Autoriza el requerimiento de servicio de
transporte según la disponibilidad.
3 Devuelve requerimiento autorizado a la Unidad
solicitante para realizar comisión.
4
5
Realiza programación, asigna transporte y
combustible según requerimiento y capacidad del
vehículo.
Se informa a piloto contratado sobre asignación
de comisión.
Piloto
6
Realiza comisión, solicita firma y sello al
responsable de la recepción de la asistencia
solicitada.
Director de Monitoreo y Logística de
la Asistencia Alimentaria
7 Realiza monitoreo constante de ubicación de
piloto y camión.
8 Archiva copia de liquidación de comisión.
---------------------- Fin del Proceso ---------------------
Manual de Normas y Procedimientos Dirección de Monitoreo y Logística
de la Asistencia Alimentaria
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Viceministro de Seguridad Alimentaria y
Nutricional -VISAN-
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
2
2
SOLICITUD DE TRANSPORTE LIVIANO Y PESADO
Director de Monitoreo y Logística de la Asistencia
Alimentaria.PilotoUnidad Solicitante
Envía requerimiento de transporte de asistencia al Director de Monitoreo y Logística de la Asistencia Alimentaria.
Autoriza el requerimiento de servicio de transporte según la disponibilidad.
Devuelve requerimiento autorizado a la Unidad solicitante para realizar comisión.
Realiza programación, asigna transporte y combustible según requerimiento y capacidad del vehículo.
Se informa a piloto contratado sobre asignación de comisión.
Realiza comisión, solicita firma y sello al responsable de la recepción de la asistencia solicitada.
Realiza monitoreo constante de ubicación de piloto y camión.
Archiva copia de liquidación de comisión.
Fin del Proceso
Manual de Normas y Procedimientos Dirección de Monitoreo y Logística
de la Asistencia Alimentaria
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Viceministro de Seguridad Alimentaria y
Nutricional -VISAN-
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
2
3
ANEXOS
Manual de Normas y Procedimientos Dirección de Monitoreo y Logística
de la Asistencia Alimentaria
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Viceministro de Seguridad Alimentaria y
Nutricional -VISAN-
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
2
4
Anexo 1 FORMULARIO DE BOLETA DE CAMPO Departamento de Asistencia Alimentaria
Manual de Normas y Procedimientos Dirección de Monitoreo y Logística
de la Asistencia Alimentaria
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Viceministro de Seguridad Alimentaria y
Nutricional -VISAN-
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
2
5
Anexo 2 FORMULARIO DE BOLETA DE CAMPO Departamento de Alimentos por Acciones
Manual de Normas y Procedimientos Dirección de Monitoreo y Logística
de la Asistencia Alimentaria
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Viceministro de Seguridad Alimentaria y
Nutricional -VISAN-
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
2
6
Anexo 3 FORMULARIO DE BOLETA DE CAMPO
Departamento de Apoyo a la Producción Comunitaria de Alimentos
Manual de Normas y Procedimientos Dirección de Monitoreo y Logística
de la Asistencia Alimentaria
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Viceministro de Seguridad Alimentaria y
Nutricional -VISAN-
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
2
7
Anexo 4 FORMULARIO DE BOLETA DE CAMPO
Departamento de Almacenamiento de Alimentos
Manual de Normas y Procedimientos Dirección de Monitoreo y Logística
de la Asistencia Alimentaria
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Viceministro de Seguridad Alimentaria y
Nutricional -VISAN-
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
2
8
Anexo 5 FORMULARIO DE BOLETA DE CAMPO
Departamento de Agricultura Urbana
Manual de Normas y Procedimientos Dirección de Monitoreo y Logística
de la Asistencia Alimentaria
Elaboró:
Director de Planeamiento
-DIPLAN-
Autorizó:
Viceministro de Seguridad Alimentaria y
Nutricional -VISAN-
Aprobó:
Ministro de Agricultura, Ganadería y
Alimentación
2
9
GLOSARIO DE SIGLAS
SIGLAS
SIGNIFICADO
DIPLAN Dirección de Planeamiento
MAGA Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación
VISAN Viceministerio de Salud Alimentaria y Nutricional.