mina sidor · 2014-12-01 · mina sidor manual: studiedokumentation . användarhandledning,...
TRANSCRIPT
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
1(34)
Mina sidor
Manual:
Studiedokumentation
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
2(34)
Inledning
Begreppet studiedokumentation syftar på de samlade uppgifterna kring enskilda studerande,
deras studiedeltagande och prestationer under utbildningstiden. Som utbildningsanordnare
ska du rapportera in uppgifter för studerande på de utbildningar du har ansvar för. Den här
handledningen är tänkt att vara ett stöd då du rapporterar in uppgifter via Myndigheten för
yrkeshögskolans studiedokumentationstjänst.
Studiedokumentationstjänstens olika funktioner
Du hittar studiedokumentationstjänsten via Mina sidor. För att få tillgång till tjänsten måste du
vara inloggad och ha behörigheten Hantera studiedokumentation. Du får användarkonto, rätt
behörighet samt tillgång till de utbildningar du ska hantera genom fullmaktshavare eller
enhetsansvarig inom din organisation.
Tjänsten omfattar en rad funktioner du använder för att registrera studerande och för att
rapportera deras studieresultat. Den omfattar också funktioner som ger möjlighet att
rapportera studieavbrott eller studieuppehåll, att utfärda examen och att skriva ut
examensbevis och utbildningsbevis. Denna handledning tar upp tjänstens olika funktioner
och beskriver hur de ska användas.
Vad händer med de uppgifter jag rapporterar?
De uppgifter du rapporterar kommer att bevaras i ett register hos Myndigheten för
yrkeshögskolan. Avsikten med registret är just att bevara studiedokumentation för
yrkeshögskolans utbildningar långsiktigt, för att tidigare studerande alltid ska ha möjlighet att
styrka sina meriter och sitt studiedeltagande, även om examens- eller utbildningsbevis skulle
ha kommit bort.
Uppgifterna i registret betraktas som så kallad ”allmän handling”, vilket betyder att vi på
Myndigheten för yrkeshögskolan är skyldiga att lämna ut uppgifterna på begäran. Vi lämnar
dock aldrig ut personuppgifter utan noggrann prövning i samråd med jurist.
Uppgifterna i registret kan komma att användas som rådata för statistik som Myndigheten för
yrkeshögskolan är skyldig att rapportera till regeringen. Uppgifterna kan också komma att
användas som underlag för utbetalning av statsbidrag.
Användarstöd
Då du har loggat in i tjänsten kan du ladda ner denna användarhandledning i PDF-format. Du
kommer också att hitta texter i gränssnittet som kan vara till hjälp. I några av funktionerna
finns ikonen som du kan klicka på om du vill ha mer information.
Om du vill kontakta oss som arbetar med studiedokumentation på Myndigheten för
yrkeshögskolan är du välkommen att ringa till 010 – 209 01 00 (vx) eller skriva till
[email protected]. Skriv gärna ”studiedokumentation” i ämnesraden.
i
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
3(34)
Innehållsförteckning
1. Logga in ..................................................................................................................... 4
2. Ingångssidan............................................................................................................. 5
3. Registrera studerande .............................................................................................. 6
3.1 Registrera nya studerande .......................................................................................... 7
3.1.1 Registrera individ ................................................................................................. 7
3.1.2 Registrera grupp .................................................................................................12
3.2 Studerandelista ..........................................................................................................15
3.3 Fastställ studerandelistan ..........................................................................................16
3.4 Skriv ut studerandelista ..............................................................................................17
4. Rapportera betyg .....................................................................................................18
4.1 Rapportera betyg i samband med kursavslut .............................................................18
4.2 Rapportera betyg för enstaka studerande ..................................................................19
4.3 Tillgodoräknande .......................................................................................................20
4.4 Skriv ut lista ...............................................................................................................21
4.5 Fastställ betyg............................................................................................................21
5 Kontaktuppgifter ......................................................................................................23
6 Rapportera studieavbrott/uppehåll .........................................................................25
6.1 Rapportera studieavbrott eller studieuppehåll ............................................................25
6.2 Rapportera studieuppehåll .........................................................................................26
6.3 Ta bort rapporterat studieavbrott eller uppehåll ..........................................................27
7 Utfärda examen ........................................................................................................29
8 Skriv ut examensbevis ............................................................................................32
9 Skriv ut utbildningsbevis ........................................................................................33
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
4(34)
1. Logga in
För att kunna arbeta med tjänsten måste du ha rätt behörighet kopplad till ditt
användarkonto. Om du inte har något användarkonto, eller om du inte har rätt behörighet,
vänder du dig till ansvarig inom din egen organisation. Den roll som ger dig behörighet att
rapportera betyg kallas Hantera studiedokumentation. Du loggar in via Mina sidor,
Myndigheten för yrkeshögskolans portal för webbtjänster
Klicka på ”Logga in” längst uppe till höger.
Du loggar in genom att skriva in ditt användarnamn och ditt lösenord i fälten
och sedan klicka på knappen ”Logga in”.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
5(34)
2. Ingångssidan
Den första sidan du kommer till efter att ha loggat in visar vilka tjänster du har tillgång till.
Välj ”Yrkeshögskoleutbildning/Studiedokumentation”.
Därefter kommer du till den första sidan i studiedokumentationstjänsten.
Fig 1: Ingångssida
Nederst på sidan hittar du
denna manual för Studiedokumentation.
informationsmaterialet Om studiedokumentation inom yrkeshögskolan som beskriver de
bestämmelser som har betydelse för hur rapporteringen ska gå till.
handbok för administration av yrkeshögskoleutbildning som ger dig övergripande
vägledning kring några av de vanligaste administrativa uppgifterna.
länk till Datainspektionens webbplats, där du kan läsa mer om hantering av
personuppgifter.
I vänstermenyn hittar du tjänstens olika funktioner. Du väljer vilken funktion du vill arbeta
med genom att klicka på funktionens namn.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
6(34)
3. Registrera studerande
Den första uppgiften i samband med studiedokumentation är att ange vilka studerande som
har påbörjat en viss utbildningsomgång. Genom att välja funktionen Registrera studerande
får du möjlighet att göra detta.
Fig 2: Registrera studerande
Börja med att ta fram den utbildningsomgång du vill arbeta med genom att välja i rullisterna. I
den första rullisten väljer du utbildning. I den andra rullisten väljer du utbildningsomgång
utifrån omgångens startdatum.
Du kommer att ha tillgång till de utbildningsomgångar som ditt användarkonto ger dig rätt att
rapportera för. Det är alltså inte säkert att du kommer att ha tillgång till alla utbildningar din
organisation driver. Eftersom roller delas ut av en ansvarig person inom din egen
organisation, ska du i första hand vända dig till henne eller honom om den
utbildningsomgång du vill arbeta med inte visas i rullisterna.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
7(34)
3.1 Registrera nya studerande
När du har valt den utbildningsomgång du vill arbeta med får du möjlighet att rapportera in
person- och kontaktuppgifter för nya studerande, antingen genom att skriva in person- och
eventuellt kontaktuppgifter för dina studerande en och en eller genom att ladda upp en
Excel-fil med alla uppgifter.
3.1.1 Registrera individ
Fig 3: Registrera studerande på vald utbildningsomgång
Klicka på knappen ”Registrera individ”.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
8(34)
Fig 4: Skriv in personuppgifter
I det formulär som öppnas skriver du in den studerandes personnummer med tolv siffror
(ÅÅÅÅMMDD-XXXX) tillsammans med för- och efternamn. Dessa uppgifter är obligatoriska.
Om du har studerande med ett nordiskt personnummer väljer du nationalitet i det översta
fältet. När du skrivit in personnumret gör systemet en kontroll. Om personen i fråga har varit
antagen på någon YH-utbildning tidigare, kommer för- och efternamn att läsas in
automatiskt. Kontrollen görs för att systemet inte ska skapa flera poster för en och samma
person.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
9(34)
Fig 5: Skriv in kontaktuppgifter
Du har också möjlighet att skriva in kontaktuppgifter för den studerande. Dessa uppgifter är
inte obligatoriska.
Skriv telefonnummer utan streck, till exempel 0708454545. Du kan hämta fram
kontaktuppgifterna när som helst genom att använda funktionen ”Kontaktuppgifter” (läs mer i
avsnitt 5).
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
10(34)
Fig 6: Avvikande startdatum
Då du skriver in uppgifter om en studerande anges automatiskt startdatum för
utbildningsomgången som den dag då han eller hon påbörjade sina studier. För studerande
som blir antagna i efterhand anger du den dag då den studerande påbörjade studierna i fältet
”Avvikande startdatum”.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
11(34)
Fig 7: Skyddade personuppgifter
Personer som av någon anledning är utsatta för allvarliga och konkreta hot kan ibland ha
skyddade personuppgifter. Om någon av dina studerande har uppgett att han eller hon har
skyddade personuppgifter, markerar du rutan ”Skyddade personuppgifter”. Du kommer att se
personnummer och namn i förteckningen över studerande tillsammans med symbolen
Uppgifterna kommer däremot inte att skrivas ut om du väljer att skriva ut en studerandelista
(läs mer om utskrift av studerandelista i avsnitt 3.2.2). Läs mer om skyddade personuppgifter
på Skatteverkets webbplats.
Fig 8: Spara
När du är klar, klickar du på ”Spara” längst ner i formuläret.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
12(34)
3.1.2 Registrera grupp
Fig 9: Registrera grupp
Klicka på knappen ”Registrera grupp”.
Fig 10: Ladda upp fil
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
13(34)
I det formulär som öppnas har du möjlighet att ladda upp en Excelfil med de uppgifter du vill
registrera för dina studerande. Studerande med nordiska personnummer måste registreras
individuellt och kan inte finnas med i Excelfilen. Du kan använda antingen Excel (.xlsx) eller
Excel 97-2003 (.xls). De uppgifter du vill registrera ska ligga på den första fliken. Cellerna
ska vara formaterade som ”Text”. Nio typer av uppgifter ska läggas in i ordning i Excel-filens
kolumner:
A – personnummer (ÅÅÅÅMMDD-XXXX)
B – förnamn
C – efternamn
D – e-postadress
E – telefonnummer
F – c/o-adress
G – gatuadress
H – postnummer
I – postort
Personnummer, förnamn och efternamn är obligatoriska uppgifter. Uppgifterna för en person
ska skrivas in på en rad. Den första personen skrivs på rad 1, den andra på rad 2 och så
vidare. Det ska alltså inte finnas någon rubrikrad. Filen får inte innehålla några andra
uppgifter än de som ska läsas in och registreras. Kolumnerna för de uppgifter som inte är
obligatoriska (kolumn D – I) får lämnas tomma.
Fig 11: Exempel på utformning av Excel-fil
Du laddar upp filen på vanligt sätt. När uppladdningen är klar visas de studerande i
formuläret. Om någonting går fel vid uppladdningen, markeras den studerande som felet
gäller med rött och ett felmeddelande visas.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
14(34)
Fig 12: Felmeddelande vid uppladdning av fil med person- och kontaktuppgifter
Du måste då rätta felet i filen du försökte ladda upp och sedan göra om uppladdningen.
Fig 13: Uppladdning av fil med person- och kontaktuppgifter
Då alla uppgifter i den uppladdade filen stämmer får du möjlighet att spara uppgifterna.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
15(34)
3.2 Studerandelista
Då du har klickat på knappen Spara kommer uppgifter om de studerande du registrerat visas
i en lista. Studerandelistan visar personnummer, för- och efternamn för de studerande som
är antagna till utbildningsomgången, tillsammans med startdatum. Startdatum är det datum
då utbildningsomgången startade. Studerande som blivit antagen i efterhand ska registreras
med ”Avvikande startdatum” som är det datum då han eller hon påbörjade sina studier.
Fig 14: Studerandelista
Längst till höger visas texten ”Editera” som du kan klicka på om du vill öppna
registreringsformuläret igen och redigera uppgifterna om någon enskild studerande. Du har
då också möjlighet att ta bort en studerande helt och hållet.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
16(34)
3.3 Fastställ studerandelistan
Då du har registrerat uppgifterna om de studerande, ska du fastställa din studerandelista.
Det är lämpligt att fastställa studerandelistan tre veckor efter utbildningsomgångens
startdatum.
Fig 15: Fastställ
Du fastställer din studerandelista genom att klicka på knappen ”Fastställ”.
En dialogruta öppnas.
Fig 16: Intygande
Genom att klicka på ”Ja” intygar du att de uppgifter du registrerat är korrekta. Du kan ändra
namn och kontaktuppgifter även efter att du har fastställt din studerandelista. Detta gör du
genom funktionen ”Kontaktuppgifter” (läs mer i avsnitt 5).
Du har alltid möjlighet att lägga till nya studerande, även efter att du fastställt listan. När du
har registrerat uppgifterna för nya studerande ska du fastställa listan igen. Då listan är
fastställd kan du inte längre ta bort någon studerande. Om du upptäcker fel efter att ha
fastställt personuppgifterna, går det bra att kontakta Myndigheten för yrkeshögskolan och
begära ändring av uppgifterna. Du ser att studerandelistan har fastställts genom att
personnummer och namn visas med kursiv stil. Knappen ”Editera” är inte tillgänglig.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
17(34)
Fig 17: Fastställd studerandelista. Personnummer och namn visas med kursiv stil.
3.4 Skriv ut studerandelista
Skriv ut en studerandelista genom att klicka på knappen ”Skriv ut lista”. Du har alltid
möjlighet att gå tillbaka till funktionen ”Registrera studerande” och skriva ut en
studerandelista. Uppgifter för studerande med skyddade personuppgifter skrivs inte ut på
listan.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
18(34)
4. Rapportera betyg
Fig 19: Rapportera betyg
Börja med att ta fram den utbildningsomgång du vill arbeta med genom att välja i rullisterna. I
den första rullisten väljer du utbildning och i den andra väljer du utbildningsomgång utifrån
omgångens startdatum. I den tredje rullisten hittar du de kurser som enligt utbildningsplanen
ingår i utbildningen. Ta fram den kurs du vill arbeta med genom att välja i rullisterna.
4.1 Rapportera betyg i samband med kursavslut
För att det ska vara möjligt att rapportera betyg, måste registreringen av studerande ha
fastställts (läs mer i avsnitt 3.2.1).
Fig 20: Rapportera betyg
1.
2.
3.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
19(34)
När du valt utbildningsomgång och kurs kommer en lista över de studerande att läsas in och
du får möjlighet att rapportera betyg.
1. Börja med att ange kursens start- och slutdatum. Du kan sedan välja att skriva in
betygsdatum i fältet nedanför och sedan klicka på knappen ”Fyll i betygsdatum”. Det
betygsdatum du angett läses då in för samtliga studerande. Du kan även välja att skriva in
betygsdatum för respektive studerande i fältet längst till höger på studeranderaden.
2. Nu anger du betyg genom att välja i rullisten. Om någon studerande inte har fått betyg,
hoppar du helt enkelt över honom eller henne.
3. Du har möjlighet att spara listan tillfälligt genom att klicka på knappen ”Spara listan”. Efter
att ha sparat har du möjlighet att fortsätta betygsrapporteringen vid ett senare tillfälle och
kan då också ändra de betyg du rapporterat.
Funktionen ”Rapportera betyg” är tillgänglig under den tid utbildningen ingår i
yrkeshögskolan. Det går alltså bra att gå tillbaka och rapportera betyg för studerande som får
sitt betyg i efterhand, till exempel efter att ha gjort ett omprov.
4.2 Rapportera betyg för enstaka studerande
Då du ska lägga till betyg i efterhand för någon studerande, kommer kursens start- och
slutdatum att läsas in tillsammans med uppgifter om studerande som redan fått betyg.
Fig 21: Registrera betyg, enstaka studerade
Betygsrapporteringen går till på samma sätt som beskrivits tidigare, det vill säga att du anger
betygsdatum genom att fylla i fältet Betygsdatum och klicka på knappen ”Fyll i betygsdatum”
eller genom att fylla i fältet för en individuell studerande. Du väljer också betyg i rullisten.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
20(34)
4.3 Tillgodoräknande
Studerande inom yrkeshögskolan har möjlighet att tillgodoräkna sig kunskaper, färdigheter
och kompetenser de fått genom tidigare studier eller yrkeserfarenhet. Då ledningsgruppen
fattar beslut om ett tillgodoräknande ska utbildningsanordnaren samtidigt bedöma den
studerandes nivå i förhållande till kursmålen och sätta betyg i enlighet med de betygskriterier
som anges i kursplanen. Om tillgodoräknandet avser del av kurs sätts betyget först då hela
kursen har genomförts. För tillgodoräknande används samma betygsskala som för
genomgången kurs (Icke godkänt – Godkänt – Väl godkänt) och betyget rapporteras på
samma sätt som andra betyg.
Fig 22: Rapportera betyg grundat på tillgodoräknande
1. Då du rapporterar ett betyg som grundar sig på ett tillgodoräknande, ska du markera
rutan i kolumnen ”Tillgodoräknande”.
2. Då du markerar rutan, öppnas ett fritextfält där du ska göra en notering om vad
tillgodoräknandet grundar sig på.
1.
2.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
21(34)
4.4 Skriv ut lista
Då du har sparat de betyg du rapporterat har du möjlighet att skriva ut en lista över de
studerande och deras betyg.
Fig 23: Skriv ut lista
4.5 Fastställ betyg
Om du klickar på knappen ”Skapa fil” skapas en textfil (.txt) som innehåller uppgifter om
utbildningsomgång och kurs tillsammans med personnummer, för- och efternamn, betyg och
betygsdatum för samtliga studerande på listan. Uppgifter för studerande som har skyddade
personuppgifter kommer inte med i filen.
Om du i stället väljer ”Skriv ut lista” skapas ett PDF-dokument för utskrift på papper. PDF-
dokumentet innehåller uppgifter om utbildningsomgång och kurs tillsammans med
personnummer, för- och efternamn, betyg och betygsdatum för de studerande. Uppgifter för
studerande som har skyddade personuppgifter kommer inte med på listan.
Utskriftsmöjligheterna är tillgängliga under hela den tid utbildningsomgången är tillgänglig för
rapportering.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
22(34)
Fig 24: Fastställ betyg
När du är klar med betygsrapporteringen och har kontrollerat alla uppgifter ska du fastställa
betygen genom att klicka på knappen ”Fastställ lista”. En dialogruta öppnas.
Fig 25: Intygande
Genom att klicka på ”Ja” intygar du att de uppgifter du registrerat är korrekta. Då betygen är
fastställda kan du inte längre ta bort eller sänka ett betyg. Det är däremot möjligt att ändra
från ”Ej satt” till ett betyg eller att höja ett betyg. Om du efter att ha fastställt upptäcker att
någon studerande fått fel betyg, går det bra att kontakta Myndigheten för yrkeshögskolan och
begära ändring av uppgiftena.
Om någon studerande får betyg i efterhand, och du därför kompletterar
betygsrapporteringen, ska du fastställa betygslistan en gång till.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
23(34)
5 Kontaktuppgifter
Om du har valt att lägga in dina studerandes kontaktuppgifter i samband med att du
registrerade de studerande, kan du använda funktionen ”Kontaktuppgifter” för att hämta fram
uppgifterna. Du har också möjlighet att ändra namn eller kontaktuppgifter för en enskild
studerande.
Fig 26: Kontaktuppgifter
Du kan använda personnummer, förnamn eller efternamn då du vill hämta fram uppgifter.
Skriv in ditt sökbegrepp i avsett fält och klicka på knappen ”Sök”.
Fig 27: Kontaktuppgifter, sökresultat
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
24(34)
Om bara en studerande motsvarar sökbegreppet visas formuläret för kontaktuppgifter direkt.
Om din sökning ger flera svar, kommer personnummer och namn att visas för flera
studerande tillsammans med en pil längst till höger. Du väljer rätt studerande genom att
klicka på pilen och därefter visas formuläret för kontaktuppgifter.
Fig 28: Formulär för kontaktuppgifter
Du kan också använda funktionen ”Kontaktuppgifter” för att ändra uppgifter för en
studerande genom att skriva in den nya uppgiften i avsett fält. Efter att du har fastställt
registrering av en studerande, kan du dock inte längre ändra personnummer.
Du kan också lägga till sekretessmarkering om någon av dina studerande under
utbildningstiden får skyddade personuppgifter, eller ta bort sekretessmarkeringen om
personuppgiftsskyddet upphör.
Klicka på knappen ”Spara” när du gjort dina ändringar.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
25(34)
6 Rapportera studieavbrott/uppehåll
Fig 29: Rapportera studieavbrott eller studieuppehåll
Börja med att söka fram rätt studerande genom att skriva in antingen personnummer,
förnamn eller efternamn i avsett fält och klicka på knappen ”Sök”.
6.1 Rapportera studieavbrott eller studieuppehåll
Genom att klicka på ”Sök” hämtar du fram rätt studerande tillsammans med uppgifter om den
utbildningsomgång han eller hon är registrerad på.
Fig 30: Uppgifter om studerande och utbildningsomgång
Då du tagit fram rätt studerande och rätt utbildningsomgång, klickar du på knappen ”Ny
status” för att gå vidare.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
26(34)
Fig 31: Rapportera studieavbrott
Markera rätt utbildningsomgång i rullisten. Om den studerande du sökt fram är registrerad på
flera utbildningar samtidigt, visas samtliga dessa utbildningsomgångar i rullisten. Välj också
om du vill rapportera ett studieavbrott eller ett studieuppehåll genom att markera
motsvarande alternativ. Om du rapporterar ett studieavbrott ska du ange det datum den
studerande avbröt utbildningen i fältet ”Startdatum”.
6.2 Rapportera studieuppehåll
Om du i stället rapporterar ett studieuppehåll öppnas ytterligare ett datumfält och du ska
ange både det datum då studieuppehållet påbörjades och det datum då den studerande
planerar att återuppta studierna.
Fig 33: Rapportera studieuppehåll
Klicka på knappen ”Spara” när du är klar.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
27(34)
Fig 32: Studerande med status ”Studieavbrott” eller ”Studieuppehåll”
En informationssymbol visas längst till vänster på studeranderaden för de som har ett
studieavbrott eller studieuppehåll rapporterat.
6.3 Ta bort rapporterat studieavbrott eller uppehåll
Det finns möjlighet att ta bort ett rapporterat studieavbrott eller studieuppehåll.
Fig 34: Ta bort studieavbrott eller studieuppehåll
Sök fram den studerande. Uppgifter om den studerande hämtas fram tillsammans med
uppgifter om aktuellt studieavbrott eller studieuppehåll. Klicka på symbolen längst till höger.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
28(34)
Fig 35: Ta bort status
Klicka på knappen ”Ta bort status”. En dialogruta med frågan ”Är du säker på att du vill ta
bort status?” öppnas. Bekräfta genom att klicka på knappen ”OK”.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
29(34)
7 Utfärda examen
Då utbildningsomgången närmar sig sitt slut och de studerande har fått betyg i samtliga
kurser ska utbildningens ledningsgrupp fatta beslut om examen för de studerande som
uppfyller examensvillkoren. Då beslutet har fattats är det dags att utfärda examen.
Välj funktionen ”Utfärda examen” i vänstermenyn. Ta fram den utbildningsomgång du vill
arbeta med genom att välja i rullisterna.
Fig 36: Utfärda examen
För att det ska vara möjligt att utfärda examen för en studerande, måste han eller hon
uppfylla examenskraven, vilket innebär att den studerande har fått minst betyget godkänd i
samtliga kurser som ingår i utbildningen. Betygen måste vara fastställda.
Systemet kontrollerar om de studerande har fått godkänt betyg i samtliga kurser. Fältet för
examensdatum är endast redigerbart för de studerande som uppfyller villkoren för examen.
Studerande som inte uppfyller villkoren för examen visas tillsammans med en notering om
vad som saknas.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
30(34)
Fig 37: Studerande som uppfyller examenskraven
Först ska du ange examensdatum. Du kan välja att ange datum för utfärdande av examen
för alla studerande samtidigt genom att ange datum i den översta rutan och sedan klicka på
knappen ”Sätt examensdatum”. Du kan även välja att ange examensdatum för respektive
studerande i fältet längst till höger på studeranderaden.
Du har möjlighet att spara din rapportering tillfälligt genom att klicka på knappen ”Spara” och
att skriva ut en lista över de studerande som fått examen genom att klicka på knappen ”Skriv
ut”. Uppgifter för studerande som har skyddade personuppgifter kommer inte med på listan.
När du är klar med rapporteringen och har kontrollerat alla uppgifter ska du fastställa examen
genom att klicka på knappen ”Fastställ”. En dialogruta öppnas.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
31(34)
Fig 38: Intygande
Genom att klicka på ”Ja” intygar du att de uppgifter du registrerat är korrekta och att
utbildningens ledningsgrupp har fattat beslut om examen.
Då du har utfärdat examen, visas de studerande med noteringen ”Examen har fastställts”
längst till höger.
Fig 39: Studerande med fastställd examen
Efter att du har utfärdat examen är det inte längre möjligt att rapportera betyg, studieavbrott
eller studieuppehåll för de studerande i fråga.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
32(34)
8 Skriv ut examensbevis
Det finns möjlighet att skriva ut examensbevis för de studerande som har fått en examen
utfärdad och fastställd.
Fig 40: Skriv ut examensbevis
Ta fram den utbildningsomgång du vill arbeta med genom att välja i rullisten.
Fig 41: Fyll i text och skriv ut examensbevis
1.
2.
3.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
33(34)
1. Fyll i en kort och sammanfattande beskrivning av utbildningens innehåll och mål i
fältet under rubriken ”Utbildningens innehåll och mål”. Utgå från formuleringar som
finns i utbildningsplanen. Beskrivningen bör till exempel ge en framtida arbetsgivare
en bra uppfattning om det huvudsakliga innehållet och de viktigaste målen i den
utbildning som den studerande genomfört.
2. Fyll i namn på de personer som ska underteckna examensbeviset i avsedda fält
3. Markera de studerande som du vill skriva ut examensbevis till och för att kunna göra
det måste examen vara utfärdad och fastställd (läs mer i avsnitt 7). Klicka på knappen
”Skriv ut”
Då du klickar på ”Skriv ut” skapas ett examensbevis i PDF-format för utskrift på papper.
Examensbeviset innehåller uppgifter om utbildningen och om utbildningsanordnaren
tillsammans med personuppgifter för den studerande och uppgift om de betyg han eller hon
fått.
Om du inte ska skriva ut examensbevis för alla studerande på en gång, har du möjlighet att
gå tillbaka och skriva ut examensbevis till studerande i efterhand. Den beskrivning av
utbildningens innehåll och mål du fyllde i första gången ligger kvar.
9 Skriv ut utbildningsbevis
Denna funktion använder du för att skriva ut utbildningsbevis till studerande som har avbrutit
utbildningen eller som fullföljt utbildningen utan att uppfylla villkoren för examen.
Fig 42: Välj utbildningsomgång
Ta fram den utbildningsomgång du vill arbeta med genom att välja i rullisten. En lista över de
studerande som är registrerade på utbildningen läses in.
Användarhandledning, Studiedokumentation 2014
34(34)
Fig 43: Skriv ut utbildningsbevis
1. Fyll i en kort och sammanfattande beskrivning av utbildningens innehåll i fältet under
rubriken ”Beskrivning av utbildningens innehåll”. Utgå från formuleringar som finns i
utbildningsplanen. Beskrivningen bör till exempel ge en framtida arbetsgivare en bra
uppfattning om det huvudsakliga innehållet i utbildningen. Använd gärna samma
beskrivning som för examensbevisen, men ta bort målformuleringarna. Fyll i en kort
och sammanfattande beskrivning av de utbildningsmål den studerande uppnått i fältet
under rubriken ”Beskrivning av mål som den studerande uppnått”.
2. Fyll också i namn på den person som ska underteckna utbildningsbeviset.
3. Då du klickar på ”Skriv ut” skapas ett utbildningsbevis i PDF-format för utskrift på
papper.
Det är möjligt att skriva ut utbildningsbevis flera gånger för en och samma studerande.
Den beskrivning av utbildningens innehåll du fyllde i första gången ligger kvar, däremot
måste du fylla i uppgift om uppnådda mål individuellt för varje studerande.
2.
1.
3.