migrato - wanneer stoppen we nu eens met archiveren?

WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE

TRANSFORMING CONTENT INTO KNOWLEDGETRANSFORMING CONTENT INTO KNOWLEDGETRANSFORMING CONTENT INTO KNOWLEDGETRANSFORMING CONTENT INTO KNOWLEDGE

�Wanneer stoppen we nu met archiveren?Wanneer stoppen we nu met archiveren?Wanneer stoppen we nu met archiveren?Wanneer stoppen we nu met archiveren?

� 11NOVEMBER 2014


Waarom archiveren we eigenlijk?

WE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGEWE TRANSFORM CONTENT INTO KNOWLEDGE

De content explosie


Overheid en wetgeving

� Substitutie beleid

� Beleidsregel vervanging archiefbescheiden

� Richtlijnen tot het bewaren van documenten

� Belastingdienst – fiscale bewaarplicht, Douane

� AFM – controle financiële instellingen

� DNB – banken en beleggingsondernemingen

� Verslaglegging ondernemers

� B.V. jaarrekening

WAT IS HET MINIMALE DAT WE MOETEN BEWAREN?WAT IS HET MINIMALE DAT WE MOETEN BEWAREN?WAT IS HET MINIMALE DAT WE MOETEN BEWAREN?WAT IS HET MINIMALE DAT WE MOETEN BEWAREN?


Stoppen met archiveren?

� Een realistisch alternatief?

� Wat zijn de risico’s?

� Controle door instanties

� Boekhouding niet beschikbaar

� Pensioenberekening niet meer te herleiden

� Klantentevredenheid

� Ik heb alleen de data, niet het document

� Onbekend klantgedrag!

� Wie heeft de business case berekendWie heeft de business case berekendWie heeft de business case berekendWie heeft de business case berekend?


Business case van archiveren

� Wat kost archiveren?

� Fysiek archief € 7.50 per meter/jaar

� E-archief€ 200,00 per meter/jaar

� Archiefbeleid

� Archiefmedewerkers

� Inrichting e-archief (IT)

� Medewerkers

� Software en onderhoud

� Opvragen, terugvinden wat zoek is!Opvragen, terugvinden wat zoek is!Opvragen, terugvinden wat zoek is!Opvragen, terugvinden wat zoek is!

� Extrapoleer deze kosten eens naar 2020!Extrapoleer deze kosten eens naar 2020!Extrapoleer deze kosten eens naar 2020!Extrapoleer deze kosten eens naar 2020!


De praktijkDe praktijkDe praktijkDe praktijk

Een goed beleidEen goed beleidEen goed beleidEen goed beleid

� We archiveren alles en gooien niets weg!

� Records Management is enorm populair.

� We scannen voor Substitutie

� We slaan op in PDF/A

Maar, …Maar, …Maar, …Maar, …

� Iets terugvinden is nog wel eens een probleem.

� Quinto-P onderzoek(DNB 2012)

� >50% ontbreekt brondocumentatie

� Berekening ongelijk brondocumenten


Vinden we wat we zoeken?

Google SearchGoogle SearchGoogle SearchGoogle Search MetaMetaMetaMeta----data searchdata searchdata searchdata search

We archiveren wel, maar terugvinden is nog wel eens een issue!We archiveren wel, maar terugvinden is nog wel eens een issue!We archiveren wel, maar terugvinden is nog wel eens een issue!We archiveren wel, maar terugvinden is nog wel eens een issue!


Archiveren en Archiveren

� Elektronisch archief

� TIFF images

� Printdata

� Enterprise Content Management

� Proprietary

� Maatwerk

� Fileshare

� Eigen C: schijf

� Netwerk drives

� Macro4� LRS� Documentum� FileNet� OpenText� Lotus Notes� Oracle UCM� SharePoint� Mobius� Xerox� SAP� Hyland� Hyarchis� en nog vele, vele meer

Hoe maken we (DIV) dit toegankelijk voor de medewerker?Hoe maken we (DIV) dit toegankelijk voor de medewerker?Hoe maken we (DIV) dit toegankelijk voor de medewerker?Hoe maken we (DIV) dit toegankelijk voor de medewerker?


Dan maar niet archiveren?

TE DUURTE DUURTE DUURTE DUUR

GEEN BELEIDGEEN BELEIDGEEN BELEIDGEEN BELEID

TE COMPLEXTE COMPLEXTE COMPLEXTE COMPLEX

TE VEELTE VEELTE VEELTE VEEL

GEEN CONTROLEGEEN CONTROLEGEEN CONTROLEGEEN CONTROLEALLES IN DATAALLES IN DATAALLES IN DATAALLES IN DATA


Het alternatief!

� Alleen bewaren wat we nodig hebben

� In één systeem

� Direct terug te vinden

� Geen last voor de medewerker

� Lage beheerskosten

� Voor nu en in de toekomst

� Klinkt als een utopieKlinkt als een utopieKlinkt als een utopieKlinkt als een utopie

Welke stappen kunnen we nu al zetten om dit te bereiken?Welke stappen kunnen we nu al zetten om dit te bereiken?Welke stappen kunnen we nu al zetten om dit te bereiken?Welke stappen kunnen we nu al zetten om dit te bereiken?


Stap 1 Stap 1 Stap 1 Stap 1 –––– Opschonen & ontdubbelenOpschonen & ontdubbelenOpschonen & ontdubbelenOpschonen & ontdubbelen

� OpschonenOpschonenOpschonenOpschonen

� Weggooien

� Niet te classificeren

� Temp

� Eigenaar onbekend

� OntdubbelenOntdubbelenOntdubbelenOntdubbelen

� Versies

� Kopieën

� Metadata of inhoud

20 à 30 procent van de content kan 20 à 30 procent van de content kan 20 à 30 procent van de content kan 20 à 30 procent van de content kan worden opgeruimd!worden opgeruimd!worden opgeruimd!worden opgeruimd!


Classificatie – data verrijking

� ClassificatieClassificatieClassificatieClassificatie

� OCR en ICR

� Semantiek

� Thesauri

� DataDataDataData----verrijkingverrijkingverrijkingverrijking

� Standaardisatie

� Conversie

� Records Management

Terugvindbaarheid wordt vergroot. Terugvindbaarheid wordt vergroot. Terugvindbaarheid wordt vergroot. Terugvindbaarheid wordt vergroot. Juiste document wordt gevonden.Juiste document wordt gevonden.Juiste document wordt gevonden.Juiste document wordt gevonden.Voldoen aan de compliance.Voldoen aan de compliance.Voldoen aan de compliance.Voldoen aan de compliance.


Conversie en Migratie

� ConversieConversieConversieConversie

� PDF of PDF/A (1,2,3)

� HTML5

� TIFF annotaties

� MigratieMigratieMigratieMigratie

� Archieven

� Postkamer

� Office toepassing


Content Quality


Stoppen met archiveren?

JAJAJAJA

� Om te verzamelen

� Omdat we niet weten wat de risico’s zijn!

� Omdat we de IT kant niet vertrouwen!

� Omdat we het papier wel eens kwijt zijn!

NEENEENEENEE

� Customer Experience

� Strategieontwikkeling

� Procesbeslissingen

� Historisch belang

� Compliance (voortbestaan onderneming)


MIGRATO B.V.MIGRATO B.V.MIGRATO B.V.MIGRATO B.V.

� MIGRATO B.V.MIGRATO B.V.MIGRATO B.V.MIGRATO B.V.

� Migraine Free MigrationMigraine Free MigrationMigraine Free MigrationMigraine Free Migration

� Betrouwbaar,Betrouwbaar,Betrouwbaar,Betrouwbaar,

� Voorspelbaar enVoorspelbaar enVoorspelbaar enVoorspelbaar en

� ControleerbaarControleerbaarControleerbaarControleerbaar

� ECM MigratiesECM MigratiesECM MigratiesECM Migraties

� Data en contentData en contentData en contentData en content


TRANSFORMING CONTENT

INTO KNOWLEDGE