migrare open office

*OpenOffice.org

Ercole Palmeri - Sintel srl

*OpenOffice.org

*Perché abbiamo bisogno di un Open Source ?

Quali sono le ragioni per Quali sono le ragioni per

cambiare ?

*Quali sono le ragioni

per

*Motivi Tecnici;

*Motivi Legali;

*Motivi Economici;� Cliccate per modificare il formato

del testo della struttura

� Secondo livello struttura

− Terzo livello struttura

� Quarto livello struttura

− Quinto livello struttura

− Sesto livello struttura

− Settimo livello

per

cambiare?

*Motivi Economici;

*Motivi Sociali.

*La migrazione

*Problemi classici, la migrazione porta gli utenti a sollevare problemi non strettamente tecnici:

-Mancano funzionalità;

-OpenOffice Data Format non è popolare e condivisibile;

� Cliccate per modificare il formato del testo della struttura






− Settimo livello

migrazione

non è mai

gratuita

condivisibile;

-Ci sono differenze nel layout applicativo;

- La documentazione è carente;

-Non c’è supporto commerciale.

*La migrazione

non è mai

*Impatto tecnologico:

– Gestire i formati e interoperabilità;

– Conversione di documenti;

– Gestire l'interoperabilità con gli archivi di documenti storici;

*Impatto psicologico:� Cliccate per modificare il formato







− Settimo livello

non è mai

gratuita*Impatto psicologico:

– Necessità di imparare ad usare un nuovo strumento;

– Argomenti motivazionali;

– L'inerzia al cambiamento;

– frustrazione.

*GANTT Migrazione







− Settimo livello

*Evoluzione

*Analysis

*L'analisi è necessaria per indirizzare i seguenti punti:

– Aspetti organizzativi: chi prende le decisioni, unità organizzative...

– Documentazione in esame: automatica, campioni di utenza, documenti in sola







− Settimo livello

utenza, documenti in sola lettura, scrittura e lettura/scrittura, aspetti legali;

– Esame dell'hardware e software a disposizione, compatibilità funzioni necessarie architettura

*Obiettivo: definire un progetto pronto per iniziare a lavorare

*Analysis: aspetti

*Obiettivi:

– Identificare classi omogenee di utenti;

– Identificare i responsabili delle unità organizzative;

– Identificare i leader tecnologici, cioè il campione di utenti;







− Settimo livello

aspetti

organizzativi

campione di utenti;

– Identificare la tipologia di scambio di informazioni tra le unità organizzative;

– Identificare la tipologia di scambio di informazioni con il mondo esterno.

*Analysis: documentazione

*La documentazione in esame aiuterà a :

– Valutare la tipologia di formati e le relazioni tra loro;

– Valutare i templates ed eventualmente (ri)definirli;







− Settimo livello

documentazione

in esame

(ri)definirli;

– Identificare il migliore percorso formativo per gruppi o unità organizzative.

*Analysis: archivi e

*Approfondire, anche con questionari, le seguenti tipologie di informazioni:

– Modalità di impiego di Microsoft Office;

– Quantità e categorie di documenti esistenti;

– Isolare i Documenti critici;� Cliccate per modificare il formato







− Settimo livello

archivi e

collezione di

documenti

– Isolare i Documenti critici;

– Analizzare tutta l'interoperabilità tra interno ed esterno.

*Analysis: Scelte o

*Al termine dell'analisi c'è bisogno di prendere alcune decisioni:

– Definire il target della migrazione, in termini di aspettative, budget e risultati/utili ecc...;

– Gestire le criticità: quindi decidere se per il







− Settimo livello

Scelte o

Decisioni

decidere se per il soddisfacimento dei requisiti è necessario fare acquisti, produrre internamente...;

– Se necessario definire gli strumenti necessari, open source o meno (per conversioni, copie...);

– Definire il supporto richiesto.

*Comunicazione

*E' importante e richiesto avere:

– L'appoggio del Top Management;

– L'appoggio dei sindacati;

– L'appoggio dei “Champions”, cioè gli







− Settimo livello

“Champions”, cioè gli esponenti maggiormente influenti su tutta la struttura del personale;

– Svolgere una attività di marketing interno, cioè attività di promozione e motivazionale sul personale.

*Comunicazione: Marketing

*Consiste in:

– Uso ottimale di portali interni: intranet con wiki, blogs, ecc;

– Software customizzati;

– Distribuzione di software;







− Settimo livello

: Marketing

Interno

software;

– Stimolare utilizzando strumenti di “peer learning”, in questo caso i campioni hanno un ruolo chiave;

– Tenere le persone informate, sia sui processi che sugli strumenti.

*Migrazione di documenti e

*Potrebbe essere più semplice di quanto si possa pensare:

– E' un'opportunità per rivedere templates e flussi di lavoro documentale;

– E' un'opportunità per � Cliccate per modificare il formato







− Settimo livello

documenti e

templates– E' un'opportunità per

rivedere la gestione dei documenti, come file servers ecc...

– Archiviare i documenti vecchi come read-only (non è detto che si debbano migrare tutti),

*Attività operativa

*Installazione e configurazione:

– Installazione personalizzata;

– Disponibilità di workstation “Critiche” per l'attività operativa;







− Settimo livello

operativa– Attribuzione delle

estensioni;

– Spostamento verso i nuovi formati.

*Attività operativa:

*Migrazione step by step, il big-bang non è consigliato perchè dalle case histories non funziona;

*La data prefissata di ogni step deve essere rispettata;

*Solo se necessario, si potranno prorogare le date







− Settimo livello

operativa:

Dis-installationpotranno prorogare le date solo per alcuni PC.

*Formazione

*La formazione è l'attività più visibile da tutti perchè a diretto contatto:

– Deve essere motivazionale, specialmente per responsabili e campioni;

– Avanzata per campioni e operatori di call center;

– Deve educare ognuno su come � Cliccate per modificare il formato







− Settimo livello

– Deve educare ognuno su come affrontare problemi di interoperabilità;

– Differenziata in base ai ruoli, dalla base a quella avanzata;

– Il programma di formazione deve considerare anche delle seconde edizioni di ogni corso.

*Manutenzione

e supporto

*Aiutare sempre gli utenti per risolvere problemi tecnici e anche non tecnici. Mai lasciarli soli:

– Supporto livello 0: mediante intranet, documentazione, how-to, faq, news, wiki etc.;

– Supporto peer: passaparola, facendosi aiutare anche dai







− Settimo livello

e supporto facendosi aiutare anche dai Campioni;

– Supporto livello 1: call center;

– Supporto livello 2: telefonico e sul posto;

*Il portale gioca sempre un ruolo importante in questo caso.

*Conclusioni

*La migrazione è un processo, non uno strumento:

– Non sottostimare l'impatto psicologico del cambiamento;

– Non lasciare l'utenza operare da soli;

– Motivare attraverso � Cliccate per modificare il formato







− Settimo livello

– Motivare attraverso incontri, e aiuti pratici sul campo;

– Formazione e supporto sono le chiavi del successo;

– Gli utenti hanno bisogno di risposte rapide.

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