miembros del consejo de administraciÓn · informe de gestiÓn administrativa realizada durante el...

AGRUPACIÓN DE VIVIENDA QUINTAS DE SERREZUELA

Consejo de Administración

MIEMBROS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

PRINCIPALES SUPLENTES

MEDARDO LUQUE TORRES GONZALO CORREDOR

Presidente

MAYID ALFONSO CASTILLO EDWARD GUEVARA MURILLO Vicepresidente

RAFAEL ALFONSO TRIVIÑO CARLOS PINTOR

Secretario

CARLOS DANIEL CERON JAIME CARLOS ORTEGA A.

LUIS MARTIN GRANADA LUIS ALBERTO LOMBANA N.

ADMINISTRADORA

YANETH RIAÑO RUBIANO

REVISOR FISCAL

WILLIAM CRUZ SÁNCHEZ

CONTADORA

ROSA ELVIA AMAYA RODRIGUEZ



Mosquera, marzo 31 de 2019

Señores

ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS

Agrupación de Vivienda Quintas de Serrezuela

Ciudad

Apreciados copropietarios:

En nombre del Equipo de trabajo conformado por el Consejo de Administración de la

Agrupación y la Administración, queremos brindarles un cordial saludo y darles la

bienvenida a esta Asamblea, con fin de presentar a ustedes el trabajo y los logros alcanzados durante el año 2018 así:

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

Los Miembros del Consejo de Administración se reunieron en doce oportunidades, con

la siguiente participación de sus principales y suplentes. Se contó también con la

participación de la Administradora y en algunas oportunidades con el Revisor Fiscal y la

Contadora.

MEDARDO LUQUE TORRES 12 GONZALO CORREDOR 8

MAYID ALFONSO CASTILLO 6 EDWARD GUEVARA MURILLO 4 RAFAEL ALFONSO TRIVIÑO 11 CARLOS PINTOR 8

CARLOS DANIEL CERÓN R. 12 LUIS ALBERTO LOMBANA 10

LUIS MARTÍN GRANADA 3 JAIME CARLOS ORTEGA 8

Las decisiones adoptadas están contenidas en el Libro de Actas, debidamente

registrado ante la DIAN, e igualmente en la revisión y aprobación mensual de los

estados financieros junto con el análisis de la ejecución presupuestal, que se

encuentran a su disposición para consulta.

INFORME DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA REALIZADA DURANTE EL AÑO 2018

El presente informe tiene como finalidad ilustrar los avances, logros y hechos que

caracterizaron la gestión integral en la Agrupación, atendiendo las propuestas y

conclusiones de la pasada Asamblea General. El Consejo de Administración de común acuerdo con la Administradora, le otorgó especial importancia y le dio prioridad a los

siguientes aspectos:


Consejo de Administración 1. SERVICIOS PÚBLICOS:

1.1. Sistema de Acueducto y Alcantarillado

1.1.1. Lavado y mantenimiento de sistema de agua potable

Garantizando la salubridad en el agua que se consume dentro de la agrupación,

se realizó la desconexión de la torre de filtración, la cual disminuía la

concentración de cloro y metales pesados en el agua, colocando en riesgo la

potabilidad para el consumo humano, ya que el recorrido es bastante extenso para llegar a cada una de las quintas.

Lo anterior sin descuidar el mantenimiento periódico general de limpieza y

desinfección del sistema de agua potable que incluye los tanques de reserva y las piscinas de sedimentación.

1.1.2. Mantenimiento pozos de alcantarillado

Se realizó limpieza y sondeo de 47 pozos de alcantarillado ubicados en varios

sectores de la urbanización que se encontraban colmatados por los lodos, donde

fue necesaria la contratación del vactor para realizar la extracción de los

mismos. Ésta labor debe realizarse de manera preventiva al menos dos veces

en el año al total de los pozos y a las válvulas de pie del pozo eyector, esta actividad tuvo un costo de $8.800.000.

1.2. Gas Natural:

Gracias a la gestión realizada por la Administración de la Agrupación

directamente con Gas natural, el 1 de febrero de 2019 se recibió por parte de

ellos solicitando permiso para la intervención y ocupación del espacio público

para realizar la instalación de redes, el cual fue concedido inmediatamente por parte de la Agrupación.

Sin embargo adicionalmente se requiere el permiso ante la Gobernación de

Cundinamarca y la concesión CCFC para la intervención de 20 metros aproximadamente de vía pública, con el fin de terminar la conexión desde la

válvula principal hasta el Ingreso de la Agrupación actualmente se encuentra en

trámite, ya que la Gobernación de Cundinamarca ya dio la viabilidad del

proyecto.

1.3 Telefonía, Televisión e Internet:

Con el apoyo del señor Edgar Corredor, propietario del predio D-120, fue

posible obtener el permiso para el paso de la red de telefonía, internet y televisión de la compañía Claro, desde la glorieta de La Mesa hasta la

agrupación, lo que permitirá la conexión al nodo principal y posterior prestación

del servicio en la Agrupación.

Fue necesario, el rediseño de la red interna, inicialmente planteada, ya que los

planos con los que se contaba, no eran acordes a la realidad, la red definitiva

tuvo un costo de $60.657.434, los cuales fueron asumidos en su totalidad por

Claro. Recordemos que actualmente contamos exclusivamente con la

prestación de servicio por parte de ETB.


Consejo de Administración 2. OBRAS:

Si bien es cierto que en la pasada Asamblea General de Copropietarios se

aprobaron los diseños para la adecuación y construcción de zonas sociales,

recreativas, portería y cerramiento, para la comodidad y seguridad de todos los residentes, al ejecutar dicha obra para dar cumplimiento a lo aprobado en la

asamblea nos encontramos con lo siguiente:

a. No hay ante planeación legalización de las zonas comunes así como

portería, sede social y sede administrativa.

b. La Financiación de estos proyectos provenían de la venta de los lotes

Comercial y Vivero, al tomar acción sobre esto, se encontró que:

- Lote Comercial (2.880.m2): El uso del suelo de este lote si se

encuentra autorizado para uso comercial según Planeación Municipal.

En el estudio que se realizó, se halló un área de lote menor a la indicada inicialmente, que cuenta con derechos adquiridos como lote comercial,

según Licencia de Urbanismo resolución No. 043 de 1995, para un área

de área de 1.514 metros cuadrados, los metros adicionales

corresponden a zonas comunes de la raqueta S1 que fueron modificados

según lo aprobado en la asamblea de copropietarios del año 2006.

- Lote Vivero: Para realizar el desenglobe y posterior venta de este, es

necesario la autorización de planeación municipal, en cuento al

porcentaje de utilización equipamiento comunal y cambio de uso del suelo.

Por estas razones fue necesaria la contratación del Arquitecto Oscar

Guerrero representante legal de Atlante Arquitectos y Cía. Ltda, quien realizará el trámite ante planeación Municipal de legalización de zonas

comunes y las correspondientes autorizaciones para poder construir las

obras aprobadas.

c. Al no poder ejecutar lo aprobado por la asamblea ante la imposibilidad de

vender los lotes y teniendo en cuenta las constantes inundaciones en

temporada de lluvia, en las zonas vulnerables al interior de la Agrupación, El

Consejo de Administración, tomo la decisión de trabajar prioritariamente en

las obras que se requieren urgentemente como son:

- Construcción de un jarillon interno por la orilla del vallado desde la vía

principal hasta el rio Subachoque.

- Cerramiento y construcción de portería con la correspondiente barrera

de ingreso de aguas a la Agrupación.

- Construcción de centro de bombeo.

- Cambio de la red de Alcantarillado que no se encuentra en óptimas

condiciones para su uso, por baja capacidad de su tubería y falta de

pendiente que no permite el desagüe por gravedad, lo que causa que la

red se colmate con lodos y residuos, teniendo que utilizar con mayor frecuencia el Vactor para su limpieza.



- Separación de redes de aguas lluvias y residuales.

- Automatización y cambio de motobombas actuales por nuevas con

mayor capacidad que se encuentran ubicadas en el pozo eyector.

- La Agrupación de Vivienda se encuentra ubicada en desnivel con

respecto a la vía vehicular, por lo tanto el ingreso de aguas lluvias por la

portería es importante, se debe considerar rediseñar la pendiente de la

vía de ingreso a la Agrupación.

3. MANTENIMIENTO DE ZONAS COMUNES:

Se cumplió con la ejecución de las labores propias de jardinería y

mantenimiento de las zonas comunes, de acuerdo al cronograma pre-

establecido.

Se realizaron recorridos permanentes con el Capataz y el Todero,

impartiéndoles instrucciones para la optimización de las siguientes labores:

3.1. Jardinería

- Poda y bordeo de pastos de zonas comunes y senderos peatonales

- Poda de árboles y plateo zona

- Mantenimiento y riego de jardines

- Emparejar con tierra los prados que están a muy bajo nivel - Limpieza de vallados y mantenimiento de niveles de agua de los mismos

- Barrida y recolección de poda y residuos vegetales de las Quintas (ramas,

pastos) y de zonas comunes

- Limpieza de canaletas y sumideros - Elaboración y cambio de tapas averiadas para sumideros

- Arreglo de canaletas en las vías

- Mantenimiento de patinódromos (fumigación, deshierbe, barrer, recoger)

- Traslado e instalación de motobombas para mantener los niveles de agua de los vallados

- Mantenimiento básico de las vías principal e internas de la urbanización

Lo anterior con el ánimo de conservar la estética y buena presentación de la

Urbanización. Los árboles y plantas de las zonas comunes se encuentran por lo general en buen estado fitosanitario, excepto algunos de los eucaliptos y sauces

llorones que conformaban la Alameda Central y que en visita de inspección de

la CAR, ordenaron mediante Resolución, la poda y disposición de 99 árboles,

visita generada por la caída de varios de ellos (5), uno de los cuales generó un siniestro (en un vehículo) atendido por la compañía de seguros.

3.2. Arreglos locativos:

- Mantenimiento de maquinaria de los sistemas de agua potable y residual

- Mantenimiento de maquinaria de corte de prados y motobombas

- Mantenimiento y reparación de alumbrado público

- Limpiezas de subestaciones eléctricas. - Arreglos locativos imprevistos.


Consejo de Administración 3.3 Recolección de desechos vegetales:

Con respecto a la recolección de residuos vegetales, ésta tarea está siendo

realizada por la compañía Control Ambiental, quien ejecuta de manera constante y en la medida en que se generan los desechos producto de las obras

internas la recolección, transporte y disposición, valor ejecutado durante el año

2018 fue de $26.042.100.

Nuevamente queremos recomendar la colaboración de los jardineros de los predios privados, ya que aún algunos hacen caso omiso a las recomendaciones

respecto al manejo de los residuos que se producen por el mantenimiento

interno de prados y jardines, orientaciones que facilitan el arduo trabajo de

recolección constante que tiene como objetivo el aseo permanente y excelente presentación de la urbanización.

Se han hecho 2 entregas de abono Biofort a cada una de las quintas para un

total de 258 bultos y para el uso de las zonas comunes de la Agrupación se han utilizado 50 bultos.

3.4 TALA DE ARBOLES:

Como es de conocimiento de todos ustedes, se hizo necesario la tala del total

los arboles ubicados en la Alameda, los cuales presentaban alto riesgo de

volcamiento sobre las viviendas, vías y personas que transitan a diario, por esta

razón fue necesario acatar la orden de tala establecida a través de la resolución No. 1495 del 10 de octubre de 2018 expedida por la CAR.

Por esta tarea recibimos en forma de aprovechamiento el valor de $4.000.000,

que serán invertidos en la compra de nuevos árboles, teniendo en cuenta que debemos compensar con la siembra de 495 individuos nuevos.

El diseño anterior presentado a la Asamblea del 2018, no se ajustaba

técnicamente al requerimiento del terreno de la Agrupación, toda vez que su enraizamiento no era el adecuado y con el tiempo presentarían el mismo riesgo.

Se solicitó un nuevo diseño que incluye cantidad de árboles adecuados que

mejoren el paisajismo, atrayendo fauna de aves silvestres, puesto que contiene

jardines florales, el cual será presentado para su concepto y aprobación.

Agradecemos al señor Carlos Lara, propietario de la Quinta C-109, por su

donación por valor de $ 2.233.000, para la compra de nuevos árboles, al igual

que a los propietarios que se relacionan a continuación quienes hicieron el aporte voluntario de $30.000. Del mismo modo si algún propietario desea

unirse a la iniciativa del señor Lara con gusto recibimos su aporte.


Consejo de Administración CASA PROPIETARIO ARBOLES

A-101 HERNAN FABIO ROZO 30.000

A-104 INVERSIONES Y PROYECTOS SAJV 30.000

A-106 CLAUDIA CONSTANZA CASTILLO 30.000

A-107 DAVID MANZUR 30.000

A-109 ADRIANA ROJAS 30.000

A-111 AJOVER SAS 30.000

A-112 DANIEL SARMIENTO E HIJOS SCA 30.000

A-113 MARIA R DE CARBONE 30.000

A-114 JEAN RENE BALAVOINE CASANOVA 30.000

A-119 LUIS ORLANDO SOPO 30.000

A-121 JAIME CARLOS ORTEGA 30.000

A-122 MEDARDO LUQUE TORRES 30.000

A-123 CARLOS DANIEL CORTES MORA 30.000

A-124 BAZAR DEL VIDRIO SAS 60.000

B-102 ARCAST GRUPO EMPRESARIAL SAS 30.000

B-106 JUAN FERNANDO PEREZ 30.000

B-108 MMAYID ALFONSO CASTILLO MELO 30.000

B-113 LUIS EDWAR MORENO PARRA 30.000

B-114 CARLOS DANIEL CERON RODRIGUEZ 30.000

B-118 INVERSIONES DECHEONA SA 30.000

B-119 PABLO A GARCIA NAVARRO 30.000

B-121 CLAUDIO CORTES GARCIA 30.000

C-106 INVERSIONES DECHEONA SA 30.000

C-109 CARLOS ARTURO LARA RIOS 30.000



C-110 CARLOS MARIO SANCHEZ PEREZ 30.000

C-111 YASHAR SAS 30.000

D-101 OMAR ALBERTO RODRIGUEZ BERNAL 30.000

D-105 CLEMENTINA CARIME VILLAMIZAR 30.000

D-107 GLORIA HELENA CARDONA 30.000

D-108 ERIKA SOFIA UPEGUI CARDONA 30.000

D-111 EDWAR GUEVARA MURILLO 30.000

D-112 ALFREDO REMARCHUK BAQUERO 30.000

D-115 ANA LETICIA G. DE CASTILLO 30.000

D-116 ANA LETICIA G. DE CASTILLO 30.000

D-119 LUZ NYDIA FUENTES RUBIO 30.000

VALOR RECAUDADO 1.080.000

4. AVANCE DE OBRAS DE QUINTAS EN CONSTRUCCIÓN.

4.1 Quintas en Construcción: Se realizó una visita a las Quintas en proceso

de construcción, observando que a diciembre 31 de 2018 los predios se encontraban en el siguiente estado:

- B-105 Construcción obra negra

- C-100 Construcción obra blanca - C-102 Construcción obra blanca

- D-102 Construcción obra negra

- D-105 Construcción obra negra

- D-109 Construcción obra blanca - D-113 Construcción obra negra

Se hizo presencia en varias obras con el fin de verificar que cumplieran con los

diseños y lineamientos establecidos en el Reglamento de Propiedad Horizontal.

4.2 Quintas Abandonadas: De acuerdo al recorrido se encontró la

siguiente obra en abandono.

- A-102 Construcción en abandono



5. GESTIÓN ADMINISTRATIVA

5.1. Renovación póliza de zonas comunes

Después de analizadas 3 cotizaciones recibidas y ajustado el inventario de

activos de la Agrupación, el Consejo de Administración tomó la decisión de

renovar con Chubb Seguros Colombia S.A., la póliza de seguros para el periodo

de octubre de 2018 – 2019, por valor de $20.805.364., conservando el mismo valor pagado en el año 2016.

5.2. Contratación SGSST.

Con el fin de cumplir con la resolución 1111 de 2017, en la cual se obliga

desarrollar procedimientos basados en la mejora continua de los procesos de

seguridad en el trabajo. Mediante la implementación del SGSST, con el fin de

anticipar, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud de los empleados y personal en general, se contrató a la señora SUSAN

ALEJANDRA VELANDIA, profesional en Salud Ocupacional, para este fin, el valor

del Contrato fue de $5.090.000, el cual se encuentra en la primera fase de

levantamiento de información y autoevaluación.

5.3. Compra maquinaria

Para efectos de mitigar los riesgos de la época invernal, el Consejo de

Administración, autorizo la compra de una motobomba de 6” por valor de $4.123.350, para utilizarla sacando aguas lluvias del vallado Malta hacia el

alcantarillado de Mosquera, una válvula anti retorno por valor de $1.535.235.,

que se colocó en la entrada de la Agrupación para que no se rebose el

alcantarillado con las aguas lluvias externas a la Agrupación.

Se compró un cortasetos marca Shindawa HT230 Rojo por valor de $900.000 y

Motosierra marca Stihl por valor de $1.712.600., para reducir las ramas y

aprovechar la capacidad del contenedor de desechos vegetales.

6. PERSONAL ADMINISTRACIÓN

6.1. Planta de personal

Con la contratación de los señores IVAN HOMEZ, en reemplazo del señor

BRAMDOM GUERRERO, quien desempeñaba el cargo de jardinero, se mantiene la planta de personal presupuestada, los gastos de personal se ejecutaron en un

92 %.

Es importante destacar el compromiso de los jardineros, todero y personal administrativo quienes han desempeñado sus labores con diligencia durante

todo el año 2018, logrando que las zonas comunes del Conjunto se mantengan

organizadas y limpias para el disfrute de todos los residentes y visitantes de

Quintas de Serrezuela.


Consejo de Administración 7. CASOS JURÍDICOS.

7.1. Proceso Ejecutivo Singular. Demandante: Luis Enrique Romero Páez;

Demandados: Rafael Puerto y Agrupación de Vivienda Quintas de

Serrezuela

Teniendo en cuenta que dentro de este proceso el Juzgado ordenó el embargo

de $140.000.000 de la Agrupación, depositados en la cuenta de ahorros del

Banco de Occidente, el Juzgado 37 Civil Municipal, dictamino en contra de la

Agrupación de Vivienda Quintas de Serrezuela el fallo, justificando que la factura había sido recibida y aceptada y por esta razón debía ser cancelada.

Como segunda instancia se presenta recurso de apelación el 21 de agosto de

2018, la cual fue aceptada 19 de octubre y el 15 de enero de 2019 el juzgado 8 civil del circuito, dio admisión al recurso de apelación. El Profesional en Derecho

contratado por la Agrupación de manera voluntaria y autónoma omitió dar

trámite al recurso de apelación al no cancelar las fotocopias, declarando así

desierta este recurso de apelación en segunda instancia por considerar de manera unilateral que el proceso no tenía posibilidad de éxito.

Teniendo en cuenta lo anterior, La agrupación se encuentra a la espera de la

liquidación del proceso y costas judiciales para proceder a su pago.

7.2 Quinta B-101 Proceso seguido en contra de SERFELSA LABORATORIOS

LTDA., por querella sancionatoria urbanística por construir sin licencia

de construcción

Continuando con el proceso de infracción urbanística, y cumpliendo con la

resolución No. 1270 del 31 de diciembre de 2015, la cual sanciona a SERFELSA

LABORATORIOS LTDA por una suma equivalente a diez (10) salarios mínimos

diarios vigentes por metro cuadrado de construcción sin licencia de 279.34 m2. Y según negociación entre SERFELSA LABORATORIOS y la Inspección segunda

de Policía, se permite la demolición del tercer piso de la construcción, quedando

pendiente legalizar o demoler la construcción del primer y segundo piso que no

cumple con los lineamientos del Reglamento de Propiedad Horizontal.

7.3 Proceso penal

Se llevó a cabo la DENUNCIA PENAL POR FRAUDE PROCESAL, FALSEDAD EN

DOCUMENTO, ABUSO DE CONFIANZA, ESTAFA Y DEMAS QUE RESULTEN DE LA INVESTIGACION POR PARTE DE LA FISCALIA, CONTRA SANDRA CRISTINA

MONCAYO PEÑA, RAFAEL PUERTO CARDENAS, LUIS ENRIQUE ROMERO PAEZ,

Denuncia que actualmente está en la Fiscalía de Funza en etapa de indagación.

8 ESTADO DE CARTERA

Con base en la gestión de cobro de cartera realizada por el del Doctor German Hernández contratado desde Septiembre de 2017, se presenta a diciembre 31

DE 2018, un saldo pendiente de cobro por valor de $154.534.466



Los casos más relevantes, dentro del rubro de cartera son los siguientes:

9 ACTIVIDADES COMUNITARIAS

9.1 Noche de velitas

Con el fin de dar inicio a la época navideña y con el objeto de integrar a los

residentes de Quintas, realizamos el acostumbrado recorrido de noche de

velitas, contando con la participación de un grupo importante de vecinos y sus

acompañantes; agradecemos de manera especial la atención y hospitalidad de las familias Rodríguez (D 101), Pintor (D-106) Guevara (D-111) Corredor (A-

125), Remarchuk (D-112) quienes abrieron sus hogares para recibir con alegría

y amabilidad a sus amigos, finalizando con una reunión de integración para

compartir ofrecido por el grupo de administración al calor de una fogata.


Consejo de Administración 9.2 Novena navideña

Siguiendo con la tradición de la celebración de la novena navideña y motivar la

participación e integración de los propietarios y sus familias, la administración

ofreció el sexto día de novena, teniendo la acogida de un grupo importante de residentes, no el esperado, que luego de las oraciones y cánticos navideños,

disfrutaron de los platos y la música amenizada con la presentación del coro

musical a cargo de la Señora Laura Montenegro.

9.3 Almuerzo de integración para familias y empleados de Quintas

Gracias al aporte voluntario que algunos propietarios tuvieron con los

colaboradores de Quintas, fue posible ofrecer a cada uno de ellos y a sus

familias, un delicioso almuerzo y una grandiosa ancheta. La participación de al menos 50 personas, permitió compartir un ambiente de amistad e integración

entre el grupo. Destacamos la participación del Presidente del Consejo, quien se

hizo visible con su apoyo y a su familia quien ofreció un detalle a los hijos de los

empleados.

10. Cumplimiento de Disposiciones Relacionadas con Derechos de Autor

Para todos los efectos de ley, declaramos que la Agrupación de Vivienda

Quintas de Serrezuela cumple plenamente con todos los requisitos y exigencias legales respecto a los derechos marcarios y de autor en todos sus equipos de

cómputo (hardware) y software, este último amparado con las licencias

respectivas.

11. Cumplimiento de relaciones laborales y de Seguridad Social

La Agrupación de Vivienda Quintas de Serrezuela ha dado cumplimiento a todas

sus obligaciones de carácter laboral y fiscal, así como las derivadas del sistema de Seguridad Social durante el año 2018, por lo que se encuentra al día con

todos sus compromisos en esta materia.

12. Acontecimientos Importantes Sucedidos Después del Ejercicio.

Se presentaron hechos posteriores relevantes después del cierre de estos

estados financieros y hasta la fecha de su aprobación, que afectan de manera

significativa la situación financiera de la Agrupación Quintas de Serrezuela,

reflejada en los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2018, correspondiente a la provisión de $175.969.000 derivados del fallo proferido por

el juzgado 37 Civil Municipal de Bogotá en contra de la Agrupación Quintas de

Serrezuela.

Atentamente,

MEDARDO LUQUE TORRES YANETH RIAÑO RUBIANO

Presidente Consejo de Administración Administradora

miembros del consejo de administraciÓn · informe de gestiÓn administrativa realizada durante el...

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