การสรางเอกสารงานพิมพทางวิชาการ ชุดคูมือการประยุกตใชงานคอมพิวเตอร งานพัฒนาเนื้อหาสาระดิจิทัล ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอร สงวนลิขสิทธิ์ตาม พ.ร.บ.ลิขสิทธิ์ พ.ศ. ๒๕๓๗ โดย งานพัฒนาเนื้อหาสาระดิจิทัล ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ กระทรวงวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี ไมอนุญาตใหคัดลอกสวนใดสวนหนึ่งของหนังสือเลมนี้ไปดําเนินการใดๆ ทางการคา

คํานํา

ปจจุบันคอมพิวเตอรเปนสิ่งที่หลีกเลี่ยงไมได ทุกคนจําเปนตองเก่ียวของกับการใชงานคอมพิวเตอรในหลากหลายรูปแบบ รูปแบบหนึ่งคือการสรางสรรคงานพิมพดวยโปรแกรมประมวลผลคํา หรือ Word Processor ซึ่งมีใหเลือกใชงานหลายโปรแกรม เชน Microsoft Word, OpenOffice.org Writer แตไมวาจะเปนการสรางสรรคงานพิมพดวยโปรแกรมใดก็ได การสรางสรรคงานพิมพที่พบอยูในปจจุบัน ก็มักจะพิมพหรือใชงานโปรแกรมแบบพอรู หรือเทาที่รู ทําใหเอกสารดังกลาวประสบปญหาหลากหลาย เชนปญหาเกี่ยวกับแบบอักษร (Font) ปญหาเกี่ยวกับการแสดงผลเมื่อมีการเปลี่ยนเครื่องคอมพิวเตอร ปญหาดานเทคนิค สงผลใหมีการทํางานซ้ําซอน เสียเวลา

เนื้อหาที่นําเสนอในคูมือ “การสรางเอกสารงานพิมพทางวิชาการ” ฉบับนี้มุงเนนใหขอมูลที่สําคัญในการสรางสรรคเอกสารงานพิมพที่มีคุณภาพ ไดมาตรฐาน รูจักหลักการสรางสรรคงานพิมพที่ถูกวิธี เพื่อใหสามารถนําไปประยุกตใชกับโปรแกรมประมวลผลคําอื่นไดดวย

ผูเขียนหวังวาคูมือฉบับนี้ จะมีประโยชนตอผูสนใจทุกทาน และหากมีขอผิดพลาดประการใด ผูเขียนขอนอมรับไว ณ ที่นี้ และขอความกรุณาแจงขอผิดพลาด หรือคําแนะนําใด มาที่อีเมล boonlert@nectec.or.th เพื่อเปนขอมูลประกอบการปรับปรุงคูมือนี้ในครั้งตอไป บุญเลิศ อรุณพิบูลย บุญเกียรติ เจตจํานงนุช 23 พฤษภาคม 2549

Creative Commons

Learn how to distribute your work using this license

This page is available in the following languages: български Català Deutsch English English (CA) English (GB) Castellano Castellano (AR) Español (CL) Spanish (MX) Euskara Suomeksi français français (CA) Galego עברית hrvatski Magyar Italiano 日本語 한국어 Melayu

Nederlands polski Português svenska slovenščina 简体中文 華語 (台灣)

Attribution-NonCommercial-ShareAlike 2.5

You are free:

to copy, distribute, display, and perform the work to make derivative works

Under the following conditions:

For any reuse or distribution, you must make clear to others the license terms of this work. Any of these conditions can be waived if you get permission from the copyright holder.

Your fair use and other rights are in no way affected by the above.

This is a human-readable summary of the Legal Code (the full license).

Disclaimer

Attribution. You must attribute the work in the manner specified by the author or licensor.

Noncommercial. You may not use this work for commercial purposes.

Share Alike. If you alter, transform, or build upon this work, you may distribute the resulting work only under a license identical to this one.

Page 1 of 1Creative Commons Deed

23/5/2549http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/

สารบัญ มาตรฐานงานพิมพ .................................................................................................................................. 1 ตัวอยางปญหาของงานพิมพที่พบกันบอยๆ ......................................................................................... 1 หลักการสรางเอกสารงานพิมพ............................................................................................................ 2 การกําหนดคาติดตั้งเกีย่วกับเครื่องพิมพ (Printer) ............................................................................ 2 หนากระดาษ .................................................................................................................................... 3

Microsoft Word....................................................................................................................................... 4 การเรียกใชงานโปรแกรม .................................................................................................................... 4 จอภาพโปรแกรม ............................................................................................................................. 5

Title Bar ....................................................................................................................................... 5 Menu Bar ..................................................................................................................................... 5 Toolbar......................................................................................................................................... 6 Ruler ............................................................................................................................................ 8 Scroll Bar..................................................................................................................................... 9 Status Bar..................................................................................................................................... 9

รูปแบบการแสดงผลจอภาพ............................................................................................................. 9 บริหารจัดการแฟมขอมูลและโฟลเดอร ................................................................................................. 10 สวนขยายไฟล.................................................................................................................................... 10 การสรางเอกสารจากแมแบบ ............................................................................................................. 11 การตั้งชื่อแฟมเอกสารที่ตองแลกเปลี่ยนกนัและมีการปรับปรุงรวมกัน ............................................. 11 การกําหนดคณุสมบัติของเอกสาร ..................................................................................................... 12 การคนคืนเอกสาร .............................................................................................................................. 14 แบงจอภาพ ........................................................................................................................................ 14

หนากระดาษ.......................................................................................................................................... 15 เทคนิคการจัดหนากระดาษ ............................................................................................................ 15

การจัดแนวกระดาษ ........................................................................................................................... 16 ทํางานกับขอมูล ..................................................................................................................................... 17 ตัวช้ีตําแหนง...................................................................................................................................... 17 การเลื่อนระบตุําแหนง ................................................................................................................... 17

เลือกขอมูล (Selection) ...................................................................................................................... 18

การสรางเอกสารงานพิมพทางวิชาการ

ยกเลิกการเลือกขอมูล .....................................................................................................................19 เรียกคืนขอมูล (Undo) ....................................................................................................................19

การวางแบบพเิศษ...............................................................................................................................20 หลักการพิมพงาน ...............................................................................................................................21 ขอแนะนําเกีย่วกับใชเครื่องหมายวรรคตอนในการพิมพเอกสาร ...................................................22 ศัพทบัญญัติ/คําทับศัพท .................................................................................................................24 พิมพสัญลักษณพิเศษ (Symbol)......................................................................................................26 ขอมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสัญลักษณพเิศษ .......................................................................................27

การจัดแตงรูปแบบขอความ................................................................................................................45 ตัวยก/ตัวหอย .................................................................................................................................45 รูปแบบการแสดงผลขอความภาษาอังกฤษ.....................................................................................46 การยกเลิกรูปแบบที่มีการจดัไวกอนแลว........................................................................................46 AutoCorrect & AutoFormat...........................................................................................................47

AutoCorrect................................................................................................................................47 AutoFormat as you type, AutoFormat .......................................................................................48 AutoText ....................................................................................................................................48

ตรวจคําสะกด และไวยากรณ .........................................................................................................49 แปลศัพท ........................................................................................................................................50 Thesaurus .......................................................................................................................................51

การคนหาและแทนที่คํา......................................................................................................................51 การคนหา........................................................................................................................................52 การคนหาและแทนที่ ......................................................................................................................52

ระบบตรวจทานการแกไข (Review) ..................................................................................................53 การตรวจสอบเอกสาร ....................................................................................................................54

งานพิมพพารากราฟ ...............................................................................................................................55 พารากราฟยอหนาบรรทัดแรก ...........................................................................................................55 การพิมพกั้นหลัง.............................................................................................................................56

การพิมพกั้นหนา ................................................................................................................................56 พารากราฟยอหนาลอย (Hanging Paragraph).....................................................................................57

ตกแตงเอกสารดวยกราฟก .....................................................................................................................58 การนําเขารูปภาพ................................................................................................................................58 การเลือกภาพจาก Clip Art..............................................................................................................58

3

การนําภาพจากแหลงอื่นๆ มาใชงาน .............................................................................................. 59 จัดการเกี่ยวกบัรูปภาพ ....................................................................................................................... 60 เลือกรูปภาพ ................................................................................................................................... 60 ลบรูปภาพ ...................................................................................................................................... 60 ยอ - ขยายรูปภาพ ........................................................................................................................... 60 เล่ือนตําแหนง ................................................................................................................................ 60 ปุมเครื่องมือจัดการรูปภาพ ............................................................................................................ 61 การคัดลอกภาพมาใชกับเอกสาร .................................................................................................... 63 ตัวอยางการใชคําสั่ง <Print Screen> .......................................................................................... 63

สรางภาพกราฟก ............................................................................................................................ 64 เครื่องมือวาดเสน/ลูกศร ............................................................................................................. 64 วาดสี่เหล่ียม/วงกลม/วงรี............................................................................................................ 65 วาดรูปทรงอื่นๆ.......................................................................................................................... 65 พิมพขอความ ............................................................................................................................. 66

สมการ ................................................................................................................................................... 67 Equation Template ........................................................................................................................ 68 ตัวอยางสรางสมการ ................................................................................................................... 68

ตาราง (Table) ........................................................................................................................................ 70 การสรางตาราง .................................................................................................................................. 70 สวนประกอบของตาราง ................................................................................................................ 70

การพิมพขอมลูในตาราง .................................................................................................................... 70 ตัวเลขลําดับอัตโนมัติ..................................................................................................................... 70

ปรับแตงตาราง................................................................................................................................... 71 การเลือกแถว.................................................................................................................................. 71 การเลือกคอลัมน ............................................................................................................................ 71 การเลือก Cell ................................................................................................................................. 71 การลบแถว, คอลัมน, ตาราง........................................................................................................... 71 การแทรกแถว, คอลัมน, ตาราง ...................................................................................................... 71 ปรับความกวางของคอลัมน, แถว .................................................................................................. 72 ปรับความกวางของเซลล............................................................................................................ 72

การผสานเซลล ............................................................................................................................... 72 การจัดเรียงขอมูลในตาราง ............................................................................................................. 73

การสรางเอกสารงานพิมพทางวิชาการ

คํานวณในตาราง ................................................................................................................................74 ฟงกชันคํานวณ ...............................................................................................................................74

ไฟลตนแบบเอกสารงานพิมพ (Template File) ......................................................................................75 Style ...................................................................................................................................................75 สรางแมแบบ...................................................................................................................................75 การแกไขไฟลตนแบบเอกสาร........................................................................................................79 การใชงานตนแบบเอกสาร .............................................................................................................79

การพิมพขอความดวยตนแบบเอกสาร ...............................................................................................80 กรณีที่มีขอความเดิมอยูแลว............................................................................................................80 กรณีพิมพขอความใหม...................................................................................................................80

การโอนยาย Style...............................................................................................................................81 การสรางสารบัญจาก Style.................................................................................................................83 การปรับปรุงสารบัญ.......................................................................................................................83

คําอธิบายภาพ หรือตาราง...................................................................................................................84 การทําสารบัญภาพ หรือสารบัญตาราง ...........................................................................................84

การทําดัชนี (Index) ............................................................................................................................85 Mail Merge ............................................................................................................................................87

ไฟลขอมูล ......................................................................................................................................87 ตารางขอมูล ................................................................................................................................87

ไฟลจดหมาย ..................................................................................................................................87 การแปลง PDF ดวย Microsoft Office....................................................................................................90 การติดตั้ง Adobe Acrobat 6.0 Professional.......................................................................................90 การการแปลงเอกสาร PDF.................................................................................................................90 การปองกันเอกสาร PDF ดวย Adobe Acrobat 6.0 Professional ........................................................91 การสราง Book Mark ใหกับเอกสาร PDF ......................................................................................94 เร่ิมสราง Bookmark....................................................................................................................94 การลบ Bookmark ......................................................................................................................94

1

มาตรฐานงานพิมพ

การสรางเอกสารงานพิมพดวยโปรแกรมประมวลผลคํา (Word Processor) และซอฟตแวรอื่นๆ ในลักษณะเดียวกัน เปนหัวใจของการทํางานในยุคสังคมเทคโนโลยีสารสนเทศไปเสียแลว แตทวาปญหาที่ตามมาของการสรางเอกสารเหลานี้ ก็คือ “มาตรฐาน” และ “คุณภาพ” ของงานพิมพ หลายๆ งานพิมพที่สรางแลว เมื่อนํามาปรับแกไข จะพบวารูปแบบการจัดหนากระดาษถูกเปลี่ยนแปลง จนบางครั้งอยูในสภาพ “เละ” บางเอกสารก็จําเปนตองทําสารบัญ แตเมื่อปรับปรุงเพิ่มเติมแกไข ก็จะตองมาปรับปรุงแกไขสารบัญ หรือดัชนีคํา อันเปนภาระมาก แมกระทั่งบางครั้งผูพิมพหรือผูสรางเอกสาร ก็จําไมไดวากอนหนานี้ใชฟอนตอะไร ตัวอักษรขนาดเทาใด ในการทําหัวขอ หรือหัวเรื่อง ปญหาดังกลาว เกิดจากการที่ผูใชงานโปรแกรมประมวลผลคํา ยังไมทราบฟงกชันการทํางานในการสรางเอกสารที่เปนคณุภาพ และไมไดสราง “มาตรฐาน” การสรางงานพิมพในสํานักงาน

โปรแกรมประมวลผลคําตางๆ ไมวาจะเปน Microsoft Word, OfficeTLE, Pladao Office ตางก็มีฟงกชันชวยในการสรางเอกสาร งานพิมพทุกรูปแบบใหมีคุณภาพ ซึ่งเปนเรื่องที่ไมนาเชื่อวาผูใชจํานวนมาก ไมทราบฟงกชันดังกลาว ทําใหเอกสารงานพิมพออกมาในสภาพที่เรียกวา “เละ” และทําใหเกิดความยุงยากในการปรับปรุงแกไขเปนอยางยิ่ง ดังนั้นเอกสารเลมนี้จึงไมไดมุงเนนการสอน “ใชงานโปรแกรมประมวลผลคํา” แตจะมุงไปที่ปญหาที่ผูใชมักจะพบ และวิธีการแกไขใหตรงผลมากที่สุด

ตัวอยางปญหาของงานพิมพที่พบกันบอยๆ

รูปแสดงปญหาเกี่ยวกับแบบอักษรภาษาอังกฤษ และภาษาไทย ไมเปนไปในระบบเดียวกัน

รูปแสดงการพิมพแบบยอหนาลอย จะสูญเสียการจัดรูปแบบทันที เม่ือมีการปรับเปล่ียนขนาด/กระดาษ

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 2

หลักการสรางเอกสารงานพิมพ การสรางเอกสารงานพิมพดวยคอมพิวเตอร สิ่งที่ตองคํานึงอยูเสมอ ก็คือ โปรแกรมพิมพงานตางๆ จะอาศัยคา

ติดตั้งที่สัมพันธกับคาติดตั้งของเครื่องพิมพ (Printer) ที่ใชพิมพเอกสาร และลักษณะของกระดาษ ดังนั้นกอนที่จะพิมพขอความใดๆ ลงในโปรแกรมพิมพงาน ผูใชควรวิเคราะหและคํานึงถึงสิ่งตางๆ ตอไปนี้กอนเสมอ

• คาติดตั้งของเครื่องพิมพ (Printer) – เนื่องจากคาติดตั้งของเครื่องพิมพแตละรุน แตละยี่หอ ใหผลแตกตางกันไป เชน เครื่องพิมพแบบหัวเข็ม จะนับระยะกั้นหนา (Left Margin) และ ก้ันบน (Top Margin) แตกตางจากเครื่องพิมพแบบเลเซอร หรือพนหมึก ดังนั้นถาไมกําหนดเครื่องพิมพไวกอนที่จะเริ่มพิมพงาน อาจจะทําใหงานพิมพนั้นเสียระยะการจัดแตง เชน การตัดคําไมตรงกับที่กําหนดไวตอนแรก

• คากําหนดเกี่ยวกับโปรแกรม – โปรแกรมงานพิมพแตละโปรแกรม มักจะมีคากําหนดเกี่ยวกับโปรแกรมที่เกี่ยวกับเอกสารเฉพาะแตกตางกันไป เชน คากําหนดเกี่ยวกับแถบไมบรรทัด (Ruler) หนวยวัดบนแถบไมบรรทัด (นิ้ว หรือเซนติเมตร) และระยะกระโดด (Tab) การปรับแตงคาติดตั้งเหลานี้ใหเหมาะสมกับความถนัด และลักษณะงานพิมพ จะชวยใหการสรางงานพิมพมีความสะดวกมากขึ้น

• ลักษณะของงานพิมพ และลักษณะของกระดาษ – งานพิมพนั้นมีลักษณะอยางไร เชน งานพิมพจดหมายซึ่งพิมพแบบแนวตั้ง ก็จะมีลักษณะแตกตางไปจากงานพิมพประกาศ ซึ่งมักจะพิมพแบบแนวนอน หรืองานพิมพงานจดหมาย ก็จะมีลักษณะเฉพาะแตกตางไปจากงานพิมพรายงาน หรือหนังสือ และใชกระดาษ แตกตางกันไป การตั้งคากระดาษที่ถูกตอง จะชวยใหประหยัดเวลาในการปรับแตงแกไข และจัดแตงเอกสารงานพิมพนั้น

การกําหนดคาติดตั้งเกี่ยวกับเครื่องพิมพ (Printer) การกําหนดคาติดตั้งเกี่ยวกับเครื่องพิมพ จะเปนสวนติดตั้งที่จากระบบปฏิบัติการ โดย • คลิกเมาสที่ปุม Start, Settings, Printers (หรือ Start, Control Panel, Printer) • ตรวจสอบวาเครื่องพิมพที่ตองการใชงาน ติดตั้งแลวหรือยัง ถายังไมไดติดตั้ง ใหดับเบิลคลิก

ที่ไอคอน Add Printers แลวปฏิบัติตามขั้นตอนที่โปรแกรมกําหนด • ถามีไอคอนเครื่องพิมพที่ตองการแลว ใหคลิกปุมขวาของเมาสที่ไอคอนเครื่องพิมพนั้นๆ แลวเลือก Set

as Default ใหปรากฏเครื่องหมายถูก ที่ไอคอนเครื่องพิมพ

3

หนากระดาษ งานพิมพที่เปนรูปเลม หรือสื่อสิ่งพิมพตางๆ มีลักษณะการใชกระดาษ การจัดหนากระดาษแตกตางไปจาก

งานพิมพปกติทั่วไป โดยมีหลักพิจารณาดังนี้ ประเภทสิ่งพิมพ ชื่อเรียก ขนาดหนังสือ

(กวาง x ยาว :ซม.) พื้นที่พิมพ

(กวาง x ยาว :ซม.) เอกสารประกอบการสัมมนา ตําราออกแบบ ตําราวาดภาพ

ISO A4 20.5 x 29 16 x 23.5

ตําราทั่วไป วารสารวิชาการ แปดหนายก 19 x 26 14.5 x 21 คูมือคอมพิวเตอร แปดหนายกพิเศษ 19 x 24 13.5 x 19 หนังสืออานทั่วไป ตําราตางประเทศ

ISO A5 14.5 x 21 11 x 17

เรื่องสั้น หนังสืออานประกอบ สิบหกหนายก 13 x 18.5 10 x 14

กระดาษที่ใชในงานสิ่งพิมพที่รูจักกัน ก็คือ A4, Legal (กระดาษมีความกวางเทากับ A4 แตยาวกวา หรือกระดาษฟุลสแก็ป), Letter (กระดาษที่ความกวางมากกวา A4 แตสั้นกวา นิยมใชในประเทศสหรัฐอเมริกา) นอกจากนี้ยังมีกระดาษแผนสําหรับงานพิมพในโรงพิมพ ซึ่ง ISO ไดกําหนดมาตรฐานไวเปน 3 ชุด คือ ชุด A, B และ C (ชุด C คือกระดาษมาตรฐานสําหรับการทําซองจดหมาย) กระดาษตามมาตรฐาน ISO จะมีขนาดเปนรูปสี่เหลี่ยมผืนผา มีสัดสวน 1:√2 โดยประมาณ และมีการใชตัวเลขกํากับตัวอักษร กรณีที่มีการแบงเปนช้ินเล็กๆ โดย A0 จะมีขนาดใหญสุด A1 จะมีขนาดครึ่งหนึ่งของ A0 เปนดังนี้ไปเรื่อยๆ

ขนาดของกระดาษแผนที่ใชในประเทศไทย มี 2 ขนาดคือ 24 x 35 นิ้ว เปนขนาดที่สอดคลองกับมาตรฐาน ISO คือกระดาษชุด A และ 31 x 43 นิ้ว ขนาดที่มีใชมานาน โดยถาพิมพหนังสือขนาดแปดหนายก หมายถึง การพิมพที่ใชกระดาษขนาด 31 x 43 นิ้ว พิมพดานละ 4 หนา 2 ดานรวม 8 หนา หนา 1, 4, 5, 8 อยูดานหนึ่ง หนา 2, 3, 6, 7 อยูอีกดานหนึ่ง

A0 A1

A2 A3

A4 A5 A5

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 4

Microsoft Word

Microsoft Word โปรแกรมประมวลผลคํา (Word Processing) ระบบภาษาไทย - ภาษาอังกฤษ ที่ทํางานบนระบบปฏิบัติการวินโดว (Microsoft Windows) มีความสามารถตางๆ เกี่ยวกับการพิมพและประมวลผลคํา ต้ังแตการพิมพบันทึกอยางงาย จนถึงสื่อสิ่งพิมพประเภทแผนพับ โปสเตอร หรือหนังสือพิมพขนาดเล็ก หากลองเปดคอมพิวเตอรเกือบ 100% ก็จะพบวามีการติดตั้งโปรแกรม Word ทั้งสิ้น การทํางานของโปรแกรม เปนไปในลักษณะที่เห็นผลทันทีขณะที่พิมพงานที่เรียกวา WYSIWYG: What you see is what you get

การเรียกใชงานโปรแกรม

Microsoft Word บางรุนเชน Microsoft Office 2003 กําหนดเมนูเรียกเปน Start, Program, Microsoft Office, Microsoft Office Word 2003

นอกจากนี้ยังสามารถใชคําสั่ง Start, New Office Document เพื่อเปดจอภาพควบคุมการทํางานกับชุดโปรแกรม Microsoft Office และเลือกรูปแบบการสรางงานทั้งเอกสารใหม (New Document) หรือการสรางจากแมแบบ (Template)

คลิกปุม Start เลือก Program คลิกรายการ Microsoft Word

5

จอภาพโปรแกรม

Title Bar แถบชื่อเรื่อง เปนสวนแรกของหนาตางโปรแกรม แสดงชื่อไฟลเอกสารที่กําลังสราง หรือแกไข ตลอดจนปุม

ควบคุมจอภาพ

Menu Bar แถบเมนูคําสั่ง แสดงรายการคําสั่งควบคุมการใชงานโปรแกรม

ปกติเมนูของ Word จะแสดงเฉพาะคําสั่งที่ใชงานบอยๆ ซึ่งสามารถยกเลิกการซอนคําสั่ง และใหแสดงแบบ

เต็มโดยเลือกจากเมนูคําสั่ง Tools, Customized… คลิกบัตรรายการ Options

Mouse Pointer Cursor

Status Bar Drawing Toolbar

Toolbar

Ruler

Menu Bar

Scroll Bar

Title Bar

คําสั่งที่มีตัวเลือกยอย

คลิกเพื่อแสดงคําสั่งทั้งหมด

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 6

ตัวเลือกของ Word XP/2003

Toolbar แถบเครื่องมือ สวนควบคุมการทํางานที่แบงเปนหมวดหมู โดยใชปุมเครื่องมือตางๆ Word ไดเตรียมแถบ

เครื่องมือสําหรับควบคุมงานตางๆ ไวเปนหมวดหมู เพื่อใหสะดวกในการเลือกใชงาน บางเครื่องมือจะตองเปดใชงานเอง ในขณะที่บางแถบเครื่องมือจะปรากฏอัตโนมัติเมื่อมีการคลิกเลือกวัตถุ นอกจากนี้ตําแหนงการแสดงผลอาจจะแตกตางกันออกไป เชน ลอยบนจอภาพ หรือปรากฏดานบนของแถบไมบรรทัด หรือดานลางของพื้นที่พิมพงาน

รูปแสดงแถบเครื่องมือมาตรฐาน (Standard Toolbar)

การเปดใชงาน หรือปดแถบเครื่องมือ ใชคําสั่ง View, Toolbars โดยแถบเครื่องมือที่มีเครื่องหมาย นําหนา แสดงวากําหนดใหแสดงผลบนจอภาพ

สามารถใชเทคนิคคลิกปุมขวาของเมาสบนแถบเครื่องมือใดๆ เพื่อเปดเมนูควบคุมการซอน/แสดงแถบเครื่องมือ

แถบเครื่องมืออาจจะเรียงตอกันในแนวเดียวทําใหไมสามารถแสดงปุมเครื่องมือไดครบทุกปุมสามารถแกไข

ไดโดยนําเมาสช้ีที่สัญลักษณ ของแถบเครื่องมือที่ตองการยายตําแหนง แลวลากไปปลอย ณ ตําแหนงที่ตองการ

รูปแสดงแถบเครื่องมือท่ีอยูในสภาวะลอย (Floating Toolbar)

เลื่อนเมาสช้ีที่ กดเมาสคางไวแลวลากแลวนําไปปลอย ณ ตําแหนงที่ตองการ

7

นอกจากนี้ยังสามารถปรับแตงรูปแบบการแสดงผล Toolbar ไดโดยเลือกเมนูคําสั่ง Tools, Customized… คลิกบัตรรายการ Options

เลือกรายการ Show Standard and Formattings toolbars on two rows เพื่อใหแถบเครื่องมือมาตรฐานและแถบ

เครื่องมือจัดรูปแบบแยกเปนสองแถว

การปรับยายตําแหนงปุมเครื่องมือ หรือลบปุมเครื่องมือออกจากแถบเครื่องมือทําไดโดยการกด A คางไว แลวเลือกปุมที่ตองการ ลากเมาสสลับตําแหนง หรือดึงปุมออก

รูปแสดงการลบปุมเคร่ืองมือออกจากแถบเครื่องมือ

นอกจากยังสามารถเพิ่มปุมเครื่องมือ หรือเปลี่ยนรูปแบบการแสดงผลของปุมเครื่องมือไดโดยเลือกคําสั่ง Tools, Customized… เลือกบัตรรายการ Toolbars หรือบัตรรายการ Commands

รูปแสดงเพิ่มปุมเครื่องมือเขาไปในแถบเครื่องมือ

กด A แลวลากปุมที่ ไมตองการออกจากแถบ

เลือกคําสั่งที่ตองการ แลวลากไปวางในแถบเครื่องมือ จะปรากฏเปนปุมเครื่องมือของ

คําสั่งนั้นๆ เพิ่มขึ้นมา

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 8

รูปแสดงการปรับแตง/สรางแถบเครื่องมือ

ปุมเครื่องมือ Paste ควรเอาออกไป และใชคําสั่ง Paste Special แทน

Ruler แถบไมบรรทัด แสดงขอบเขตสําหรับการพิมพ การจัดระยะกั้น (Tab) โดยโปรแกรมไดเตรียมแถบไมบรรทัด

ทั้งแถบไมบรรทัดในแนวนอน และแนวตั้ง ซึ่งเรียกใชงานไดจากคําสั่ง View, Ruler

หนวยวัดของแถบไมบรรทัดมีความสําคัญมาก และมีผลกับการทํางานหลายอยาง เชน ระยะกั้นหนานับจาก

ขอบกระดาษเขามากี่หนวย ดังนั้นกอนใชงานโปรแกรม Word ควรปรับมาตรหนวยวัดใหเหมาะสมหรือตรงกับความตองการใชงาน

• คลิกเลือกเมนูคําสั่ง Tools, Options… คลิกเลือกบัตรรายการ General ปรากฏผลดังนี้

• เปลี่ยนหนวยวัดจากรายการ Measurement units:

แถบไมบรรทัด

การปรับแตงแถบเครื่องมือ • ปุม New… สรางแถบเครื่องมือชุดใหม • ปุม Rename… เปลี่ยนช่ือแถบเครื่องมือ • ปุม Delete ลบแถบเครื่องมือ • ปุม Reset คืนสภาพแถบเครื่องมือกลับสู

คาติดตั้ง

9

Scroll Bar แถบเลื่อนใชเลื่อนดูเนื้อหาที่ไมสามารถแสดงไดพอบนจอภาพ มีทั้งแถบเลื่อนแนวตั้ง และแนวนอน

Status Bar แถบสถานะ แสดงรายละเอียดตางๆ ขณะทํางาน เชน เลขหนา, เลขบรรทัด, จํานวนหนาเอกสาร, โหมดการ

ทํางาน และโหมดการใชปุมตางๆ

รูปแบบการแสดงผลจอภาพ การทํางานดานเอกสารบนจอภาพของ Word มีโหมดการทํางานหลายลักษณะ โดยควบคุมจากเมนูคําสั่ง

View ดังนี้

• Normal สภาวะการพิมพปกติ มีขนาดพื้นที่พิมพงานกวาง แตไมแสดงภาพจากการวาดดวยเครื่องมือวาดภาพ (Drawing Tools)

• Web Layout โหมดการพิมพในการออกแบบหนาเว็บ

• Print Layout โหมดการทํางานเสมือนจริง แสดงขอบกระดาษทั้งสี่ดาน รูปภาพ รูปวาด แนะนําใหเลือกโหมดนี้ในการสรางเอกสาร

• Reading Layout โหมดการตรวจทานเอกสาร เอกสารจะแสดงเปนสองจอภาพ พรอมปุมตรวจทาน (Reviewing Tools)

• Outline สภาวะการพิมพแบบโครงราง เหมาะตอการปรับแตงรูปแบบเอกสารอยางรวดเร็ว

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 10

บริหารจดัการแฟมขอมูลและโฟลเดอร

สวนขยายไฟล แฟมขอมูลที่สรางดวย Microsoft Word จะมีสวนขยายที่ควรทําความรูจัก 2 รูปแบบไดแก

• .doc Word Document แฟมขอมูลเอกสาร เปนรูปแบบปกติที่ไดจากการสรางเอกสารของ Microsoft Word ทั้งนี้ผูสรางสามารถกําหนดโฟลเดอรไดอิสระ

• .dot Document Template แฟมแมแบบเอกสาร เปนรูปแบบเฉพาะในการสรางเอกสารแมแบบ โดยแบงเปน 2 แฟมยอย คือ

o normal.dot แฟมแมแบบเอกสารปกติของ Microsoft Word โดยแฟมนี้จะถูกเรียกใชอัตโนมัติเมื่อมีการเลือกเมนูคําสั่ง File, New, Blank Document หรือคลิกปุม New Blank Document

o xxxx.dot แฟมแมแบบเอกสารที่ผูสรางออกแบบขึ้นมาเอง และกําหนดชื่อไดอิสระ แตจะตองบันทึกไวในโฟลเดอรเฉพาะ โดยปกติจะอยูที่ C:\Documents and Settings\ช่ือผูใช\Application Data\Microsoft\Templates โดยแฟมขอมูลลักษณะนี้จะถูกเรียกใชเมื่อมีการเรียกใชคําสั่ง File, New, Templates on my computer

Microsoft ไดเตรียมไฟลแมแบบใหเลือกใชงานหลากหลายรูปแบบ ดาวนโหลดเพิ่มเติมไดจาก http://office.microsoft.com/en-us/templates/default.aspx

ไฟลแมแบบ ชวยปองกันไมใหเกิดปญหาการบันทึกซ้ําไฟลเดิมไดเปนอยางดี เพราะจะมีการถามชื่อไฟลทุกครั้งที่มีการบันทึกไฟล

11

การสรางเอกสารจากแมแบบ งานบางงาน เชน การพิมพจดหมาย บันทึกตางๆ หากใชความสามารถของแมแบบ (Template) จะชวยให

เปนไปอยางสะดวก รวดเร็ว โดยเลือกคําสั่ง File, New, Templates on my computer จะปรากฏหนาตางเลือกแมแบบ ดังนี้

เลือกแมแบบที่ตองการ บางแมแบบจะทํางานอัตโนมัติ (Wizard) บางแมแบบจะแสดงผลทันที

จํานวนไฟลแมแบบขึ้นอยูกับการติดตั้ง Microsoft Office

การตั้งชื่อแฟมเอกสารที่ตองแลกเปลี่ยนกันและมีการปรบัปรุงรวมกัน จากปญหาเรื่องการแลกเปลี่ยนไฟลเอกสาร ควรจะมีระบบการเรียกช่ือไฟลที่เขาใจงาย สามารถมองเห็น

ความแตกตางของชื่อไฟล และสามารถแยกรุนของไฟลอยางชัดเจน ทั้งนี้ โดยใชหลักการตั้งช่ือดังนี้ • ใหใชตัวอักษรภาษาอังกฤษ และตัวเลข โดยไมมีเครื่องหมายวรรคตอนใดๆ ยกเวนแต . และ - เทานั้น

(ไมใช space และ unserscore “_” เพราะจะสรางปญหาเมื่อเปนสวนหนึ่งของ URL)

• หลีกเลี่ยงการใชช่ือไฟลภาษาไทย เพราะอาจจะมีปญหาในการรับ/สงไฟลในเครือขายอินเทอรเน็ต

• ระบุวันที่ไวขางหนา ดวยรูปแบบ yyyymmdd

• สมมุติวาช่ืองานคือ voip-proposal ในการรางเอกสารเปนครั้งแรก ช่ือไฟลก็จะเปน 20031216-voip-proposal.doc ในกรณีที่ในวันนั้น มีการแกไขและทบทวนออกมาอีก 2-version ให

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 12

ต้ังช่ือใหมดังนี้ 20031216-voip-proposal-1.doc 20031216-voip-proposal-2.doc และหากวาอีกสองวันตอมา มีการแกไขและปรับปรุงกันตอ ก็อาจต้ังช่ือใหมเปนไฟลต้ังตนวา 20031218-voip-proposal.doc

• ในบางครั้ง มีการแจกไฟลใหไปแกไขพรอมกันหลายๆคน และอาจจะตองนําไฟลที่แกไขนั้นมารวมกันใหมกรณีนี้ ขอใหผูที่อยูในทีมงานใสช่ือยอของตัวเองตอทาย version ถัดไป ทั้งนี้ทุกคนอาจจะใชเลข version ใหมที่เปนเลขเดียวกันได ตัวอยางเชน ในการประชุม ไดแจกแฟมขอมูล 20031218-voip-proposal-3.doc ใหผูเกี่ยวของไปแกไข เวลาสงไฟลที่แกไขแลวกลับมาใหผูประสานงาน อาจจะเปนไฟลที่มีช่ือดังตอไปนี้สงกลับมาใหทีมเลขานุการ

20031218-voip-proposal-4-boonlert.doc (ปรับปรุงโดย boonlert) + 20031218-voip-proposal-4-somchai.doc (ปรับปรุงโดย somchai) + 20031218-voip-proposal-4-pranee.doc (ปรับปรุงโดย pranee)

การบันทึกไฟลหลายไฟลที่เปดพรอมกัน ทําไดโดยกดปุม S คางไวแลวเลือกเมนูคําสั่ง File, Save All

การกําหนดคุณสมบัติของเอกสาร คุณสมบัติของเอกสาร (Document Properties) นับเปนหัวใจหลักของการระบบสืบคน และระบบอางอิง

เอกสาร ทั้งนี้หลายๆ หนวยงาน หลายองคกรใหความสําคัญกับการกําหนดคุณสมบัติเอกสารเปนอยางสูง คุณสมบัติของเอกสาร จะมีขอมูลคลายๆ กับระบบสืบคนดวยบัตรรายการในหองสมุดนั่นเอง โดยมีช่ือเฉพาะในวงการ ICT วา Meta Data เชน ช่ือผูสรางเอกสาร (Author) หนวยงาน (Company, Organization, Publisher) หรือวันที่/เวลาสราง และแกไขเอกสาร เปนตน

เอกสารที่สรางดวยซอฟตแวรชุด Microsoft Office กําหนดคุณสมบัติของเอกสารไดจากเมนูคําสั่ง File, Properties… โดยผูสรางเอกสารสามารถกําหนดรายละเอียดตางๆ ของเอกสารไดตามรายการที่ปรากฏ เพื่อใหโปรแกรมรูจักเมื่อมีการใชคําสั่งคนหา

คุณสมบัติเกี่ยวกับวันที่สรางเอกสาร โดยปกติโปรแกรมทุกโปรแกรมจะมีการบันทึกโดยอัตโนมัติ จากระบบวันที่ของระบบ ดังนั้นคอมพิวเตอรทุกเครื่องในหนวยงาน จะตองตรวจสอบและปรับแกไขวันที่ระบบใหตรงกับความเปนจริงดวยเสมอ โดยเลือกจากคําสั่ง Start, Settings, Control Panel, Date/Time

13

คุณสมบัติของเอกสาร แบงเปนหมวดไดดังนี้ • Automatically updated properties

ขอมูลที่ถูกสรางและปรับปรุงโดยอัตโนมัติ เชน วันที่สราง/ปรับปรุงแกไขเอกสาร, จํานวนหนา จํานวนบรรทัด จํานวนคํา เปนตน คุณสมบัตินี้จะบันทึกโดยอัตโนมัติเมื่อมีการบันทึกไฟล (Save) และแสดงผลจากบัตรรายการ General, Statistics, Contents

• Preset properties ขอมูลมาตรฐานที่โปรแกรมเตรียมไวให เชน ช่ือผูสราง, หนวยงาน, หมวด, คําสําคัญ ซึ่งผูใช

สามารถปรับแกไขได จากบัตรรายการ Summary • Custom properties

ขอมูลคุณสมบัติของไฟลที่ผูสราง หรือผูใชงาน กําหนดไดอิสระ รวมทั้งสามารถระบุประเภทของขอมูล เชน ตัวอักษร (Text), วันที่ (Date), ตัวเลข (Number) และคาใชหรือไมใช (Yes/No) กําหนดจากบัตรรายการ Custom

• Document library properties คุณสมบัติที่กําหนดจากไฟลแมแบบ หรือไฟลตนแบบ (Template) ปรากฏในบัตรรายการ Custom

เฉพาะเมื่อมีการสรางไฟลจากแมแบบ

คุณสมบัติเอกสารนี้ สามารถสงตอไปยังโปรแกรม PDF Creator, Web Generator ไดอยางสมบูรณ

Search Engine สามารถดูดคาตางๆ ใน File Properties ไปเก็บเปนขอมูลประกอบการสืบคนไดอัตโนมัติ

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 14

การคนคืนเอกสาร การคนคืนเอกสาร สามารถกระทําไดโดยเลือกคําสั่ง File, Search… ซึ่งจะปรากฏหนาตางควบคุมการคนคืน ดังนี้

เลือกรายการที่ตองการคนจาก Property ระบุรูปแบบการคนคืน โดย Includes หมายถึง รายการที่ระบุเปน

สวนหนึ่งของขอมูล หรือ is (exactly) หมายถึง รายการที่ระบุ จะตองตรงกับขอมูล จากนั้นปอนรายการที่ตองการคน ในบรรทัด Value: คลิกปุม Add เพิ่มเงื่อนไขการคนลงในคําสั่งคนคน สามารถกําหนดเงื่อนไขไดมากกวา 1 เงื่อนไข และใชตัวเช่ือม And หรือ Or เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการคนคน แลวคลิกปุม Search และรอผลการคนคืน

แบงจอภาพ การแบงจอภาพ เปนเทคนิคหนึ่งที่นิยมใชในการตรวจสอบ ตรวจทาน และเปรียบเทียบเอกสาร โดยสามารถ

แบงจอภาพ Word ใหเปนสองสวนยอยในแนวนอนจากเมนูคําสั่ง Window, Split

15

หนากระดาษ

กระดาษที่ใชพิมพงานมีหลายขนาด และการสรางเอกสารงานพิมพก็มีรูปแบบ ขอกําหนดหลากหลายแบบ แตละแบบก็มีลักษณะการวางเนื้อความ ขอกําหนดเกี่ยวกับระยะขอบกระดาษ แนวการพิมพ ที่แตกตางกันออกไป ดังนั้นกอนเริ่มพิมพงานใดๆ ควรกําหนดคาติดตั้งเกี่ยวกับกระดาษดวยคําสั่ง File, Page Setup…

รูปแสดงรายการกําหนดคาติดตั้งกระดาษ

เทคนิคการจัดหนากระดาษ • การสรางเอกสารแบบพิมพหนา, หลังในแผนเดียวกัน จะตองกําหนดคา Mirror margins จาก

บัตรรายการ Margins ของคําสั่ง File, Page Setup…

• กําหนดหัวกระดาษ, ทายกระดาษ และเลขหนาแตกตางกันระหวางหนาแรก, หนาคู และหนาคี่ ใหเลือก

รายการ Difference odd and even และ Difference first page จากบัตรรายการ Layout ของคําสั่ง File, Page Setup…

• พิมพเอกสารใหอยูก่ึงกลางกระดาษ กําหนดไดจากรายการ Layout

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 16

การจัดแนวกระดาษ โดยปกติเมื่อกําหนดหนากระดาษเปนแนวตั้ง หรือแนวนอน เอกสารทุกหนาก็จะมีแนวกระดาษแบบเดียวกัน

ทั้งหมด แตในการทํางานจริงจะพบวาเอกสารแตละหนาจะมีการจัดแนวกระดาษแตกตาง หรือผสมผสานกันไป เชน หนาที่ 1 – 5 อาจจะจัดแนวเปนแนวตั้ง แตพอขึ้นหนาที่ 6 – 8 เนื้อหาที่นําเสนอเปนรายการหลายคอลัมน จําเปนตองนําเสนอในแนวนอน และกลับมาเปนแนวตั้งอีกครั้งในหนาที่ 9 เปนตนไป ถาเปนการสรางเอกสารแบบเดิม มักจะใชวิธีการแยกไฟลเปน 2 ไฟล ซึ่งไมสะดวกตอการใชงานและแกไข Microsoft Word ไดเตรียมความสามารถที่เรียกวา “ตอน” หรือ Section เพื่อควบคุมการจัดแนวหนากระดาษ รวมถึงลักษณะของหัวกระดาษ ทายกระดาษ เลขหนาใหแตกตางออกไปได

รูปแสดงสัญลักษณ “ตอน” หรือ Section บน Status Bar ดวยคําวา Sec

• การจัดแนวหนากระดาษ ขณะสรางเอกสารใหม ใหขึ้นตอนใหม ดวยคําสั่ง Insert, Break, Next Page ทั้งนี้จะตองระวังไมใหขึ้นหนาใหมโดยการพิมพ หรือการกดปุมE

• จากนั้นใชคําสั่ง File, Page Setup… เพื่อจัดหนากระดาษตามตองการ

ตอนที่ 1 ตอนที่ 2

17

ทํางานกบัขอมูล

ตัวช้ีตําแหนง ตัวช้ีตําแหนง (ตัวช้ีตําแหนง) เปนสัญลักษณบงบอกตําแหนงการพิมพงาน โดยการพิมพหรือแกไขขอความ

ตางๆ จะกระทํา ณ จุดที่ตัวช้ีตําแหนงทํางาน แสดงดวยการกระพริบ ดังนั้นการเลื่อนตัวช้ีตําแหนง จะชวยใหผูใชสามารถพิมพ หรือแกไขงานพิมพของตนเองไดอยางรวดเร็ว และสะดวก วิธีการปฏิบัติ ผลจากการปฏิบัติ กดปุม E เลื่อนตัวช้ีตําแหนงลงทีละบรรทัด (ควรใชวิธีนี้กับบรรทัดสุดทาย

ของเอกสารเทานั้น) เลื่อนเมาสไปคลิก ณ ตําแหนงที่ตองการ ปรากฏตัวช้ีตําแหนงกระพริบ ณ ตําแหนงนั้น เลื่อนแถบเลื่อนจอภาพ (Scroll Bar) แลวคลิกเมาส ณ ตําแหนงที่ตองการ

ปรากฏตัวช้ีตําแหนงกระพริบ ณ ตําแหนงนั้น

กดปุมลูกศรซายหรือขวา เลื่อนตําแหนงตัวช้ีตําแหนงตามทิศทาง 1 ตัวอักษร (เลื่อนหลายตําแหนง ใหกดปุมลูกศรคางไว)

กดปุมลูกศรขึ้นหรือลง เลื่อนตําแหนงตัวช้ีตําแหนงตามทิศทาง 1 บรรทัด (เลื่อนหลายบรรทัด ใหกดปุมลูกศรคางไว)

กดปุม O หรือ N เลื่อนตําแหนงตัวช้ีตําแหนงตามทิศทาง 1 จอภาพ กดปุม C พรอมกับ QR เลื่อนตําแหนงตัวช้ีตําแหนงตามทิศทาง 1 คํา กดปุม <Home> เลื่อนตัวช้ีตําแหนงมาอยูหนาบรรทัด ปุม <End> เลื่อนตัวช้ีตําแหนงไปอยูทายบรรทัด กดปุม <Ctrl><Home> เลื่อนตัวช้ีตําแหนงไปตนเอกสาร (ตนแฟมเอกสาร) ปุม <Ctrl><End> เลื่อนตัวช้ีตําแหนงไปทายแฟมเอกสาร กดปุม S% เลื่อนไปตําแหนงการแกไขครั้งลาสุด

การเลื่อนระบุตําแหนง การเลื่อนตําแหนงตัวช้ีตําแหนงโดยการใชปุมลูกศรตามที่กลาวไปแลว จะไมสะดวกหากเอกสารมีปริมาณ

มาก ดังนั้นควรใชคําสั่ง Edit, Goto… มาชวยเหลือ หรือกดปุมฟงกชัน % เพื่อเปดหนาตาง “Goto”

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 18

เลือกขอมูล (Selection) กอนแกไข หรือลบขอมูล การเลือกขอมูล หรือที่เรียกวา “ระบายดํา” เปนการทํางานที่ผูใชควรทราบ เพื่อให

การแกไข ลบกระทําไดสะดวก รวดเร็ว

รูปแบบการเลือก วิธีการ เลือกเปนคํา นําเมาสมาชี้ที่คํานั้นๆ แลวดับเบิลคลิก เลือกทั้งพารากราฟ นําเมาสมาชี้ ณ บรรทัดที่ตองการ แลวคลิกเมาสตอเนื่อง 3 ครั้ง เลือกทั้งบรรทัด นําเมาสช้ีหนาบรรทัด (สังเกตเมาสมีรูปรางเปนลูกศรช้ีไปดานขวา) แลวคลิกเมาส เลือกขอมูลทั้งแฟมเอกสาร กดปุม Ca หรือเลือกเมนูคําสั่ง Edit, Select All เลือกเปนชวงตอเนื่อง (วิธีที่ 1)

นําเมาสมาชี้หนาตัวอักษรที่ตองการกําหนดเปนจุดเริ่มตนของชวง กดปุมซายของเมาสคางไว แลวลากเมาสไปดานหลังชาๆ จะปรากฏแถบสีดําคลุมขอความนั้น (สามารถลากเมาสลงมาเพื่อเลือกขอความหลายๆ บรรทัดได) เมื่อไดระยะที่ตองการจึงปลอยนิ้วออกจากเมาส หมายเหตุ: สามารถทํายอนกลับจากหลังมาหนาได

เลือกเปนชวงตอเนื่อง (วิธีที่ 2)

นําเมาสมาชี้หนาตัวอักษรที่ตองการกําหนดเปนจุดเริ่มตนของชวง กดปุม S คางไว แลวนําเมาสไปชี้หลังตัวอักษรที่ตองการกําหนดเปนจุดสิ้นสุดของชวง คลิกเมาส 1 ครั้ง จะปรากฏแถบสีดําคลุมขอความนั้น หมายเหตุ: สามารถทํายอนกลับจากหลังมาหนาได

เลือกเปนชวงตอเนื่อง (วิธีที่ 3)

เลื่อนตัวช้ีตําแหนงมาไวหนาตัวอักษรที่ตองการกําหนดเปนจุดเริ่มตนของชวง กดปุม S คางไว แลวกดปุมลูกศร ZYRQ หรือปุม N หรือ O จะปรากฏแถบสีดําคลุมขอความนั้น เมื่อไดชวงขอความที่ตองการจึงปลอยนิ้วจากปุมทั้งสอง หมายเหตุ: สามารถทํายอนกลับจากหลังมาหนาได

เลือกเปนคอลัมน กดปุม A คางไวขณะกําหนดชวงขอมูล

เลือกรายการ Page พิมพเลขหนาแลวกดปุม E

สราง Bookmark หรือ Comment เพื่อควบคุมการเลื่อนดูขอมูล ดวยคําสั่ง Insert, Bookmark… หรือ Insert, Comment…

19

รูปแบบการเลือก วิธีการ เลือกเปนชวงแบบ ไมตอเนื่อง

เลือกขอมูลชวงแรก จากนั้นกดปุม C คางไวเพื่อเลือกชวงถัดไป

การกําหนดชวงขอมูลแบบไมตอเนื่องดวยปุม C

ยกเลิกการเลือกขอมูล ขอมูลที่ถูกเลือกไปแลว จะปรากฏเปนแถบสีดําคลุมขอมูลนั้นๆ ถาตองการยกเลิกการเลือกขอมูล

ใหนําเมาสไปคลิก ณ ตําแหนงใดๆ ก็ได 1 ครั้ง แถบสีดําจะหายไปเอง

ขณะที่เลือกขอมูล ควรระวังการกดปุมตางๆ บนแปนพิมพ เพราะอาจจะสงผลใหขอมูลนั้นหายไป หรือถูกแทนที่ สามารถแกไขไดโดยการกดปุม Cz หรือเลือกคําสั่ง Edit, Undo…

เรียกคืนขอมลู (Undo) การเรียกคืนขอมูล ก็เปนฟงกชันหนึ่งที่มีประโยชนตอผูใชไดอยางมาก เพราะบางครั้งการทํางานบางอยาง

อาจจะเกิดขอผิดพลาด หรือทํางานพลาด การที่มีฟงกชันเรียกคืนขอมูล จะชวยใหงานนั้นๆ สามารถ กูกลับคืนมาได เชน เผลอไปลบขอมูลในชวงที่กําหนดไว แทนที่จะตองพิมพใหม คําสั่งเรียกคืนขอมูลจะชวยใหขอมูลที่ถูกลบกลับมาสูสภาพเดิมได วิธีการเรียกคืนขอมูลเมื่อทํางานผิดพลาด กระทําไดงายๆ โดยการกดปุม Cz หรือใชเมนูคําสั่ง Edit, Undo... หรือใชปุมเครื่องมือ การเรียกคืนขอมูลสามารถยอนกลับไดหลายขั้น หรืออาจจะตรวจสอบลําดับขั้นการเรียกคืนขอมูลโดยคลิกคางบนปุมเครื่องมือ ทั้งนี้โปรแกรมจะแสดงลําดับการทํางานที่ผานมาทั้งหมดใหเลือก

คลิกเมาสที่จุดเริ่มตน

กดปุม S แลวคลิกที่จุดปลายทาง

ผลลัพธที่ปรากฏ

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 20

คําสั่งที่ยกเลิกไปแลว สามารถเรียกคืนกลับโดยคลิกปุมเครื่องมือ หรือเลือกคําสั่ง Edit, Repeat…

การวางแบบพิเศษ คําสั่งวางแบบพิเศษ หรือ Paste Special เปนคําสั่งที่มีประโยชนมาก เนื่องจากในปจจุบันมีการคัดลอกขอมูล

จากแหลงตางๆ และเมื่อนํามาวางจะปรากฏวารูปแบบของขอความติดมาดวย การวางแบบพิเศษสามารถเลือกไดวาจะนํารูปแบบมาใชหรือไม โดยมีตัวเลือกคือ

o การวางแบบไมเอารูปแบบ ใหเลือก Unformatted Text

สําหรับการคัดลอกรูปภาพ เมื่อเลือกคําสั่ง Edit, Paste Special… จะปรากฏรายการเลือก ดังนี้

o ใหเลือกรายการ Device Independent Bitmap

คําสั่งนี้ควรนํามากําหนดเปนปุมเครื่องมือในแถบเครื่องมือแทนที่ปุม Paste เดิม

21

หลักการพิมพงาน • พิมพขอความที่ตองการ โดยสามารถพิมพไดทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษรวมกัน ซึ่งผูใชสามารถใช

ปุมสลับภาษาในการพิมพ และสังเกตโหมดการพิมพจากปุมควบคุม บน Task Bar • ควรเคาะเวนวรรค (Spacebar) เพียง 1 ครั้ง (ใสชองวางเพียงชองเดียว) • ใชเครื่องหมายวรรคตอนใหถูกตอง • การพิมพเนื้อหา ใหพิมพไปเรื่อยๆ ไมตองกดปุม E เมื่อถึงจุดสิ้นสุดบรรทัด เพราะโปรแกรมจะตัด

คําขึ้นบรรทัดใหมใหอัตโนมัติ • กดปุม E เมื่อจบหัวเรื่อง, พารากราฟ หรือขึ้นบรรทัดใหม (บรรทัดวาง) • การขึ้นบรรทัดใหม โดยใหเปนขอความในพารากราฟเดิม ใหกดปุม SE • การยอหนา ใชปุม T (หรือคําสั่ง TAB หรือคําสั่งจัดยอหนา) และระยะกระโดดของ TAB สามารถ

ปรับเปลี่ยนได • การยอหนาในตาราง หรือโหมดพิเศษ ใหใชปุม CT • งานพิมพบน Word จะมีสัญลักษณบางอยางที่ไมแสดงผลในสภาพปกติ เรียกวา “Nonprinting

Character” เชน เครื่องหมายจบพารากราฟ (paragraph mark) เครื่องหมายขึ้นบรรทัดใหม (Line-Break Character) ซึ่งสามารถควบคุมใหแสดงหรือไมตองแสดงโดยใชปุม Show/Hide

• กําหนดฟอนตมาตรฐานของสํานักงาน เชนใชฟอนต AngsanaNEW ขนาด 14 point ดวยคําสั่ง Format,

Font… แลวกําหนดคาฟอนตจากรายการ Latin text font และ Complex scripts ใหตรงกัน จากนั้นคลิกปุม Default เพื่อกําหนดใหเปนคาติดตั้งตลอดไป

ฟอนตตระกูล UPC เปนฟอนตที่ควรหลีกเลี่ยง

สัญลักษณการกดปุม E สัญลักษณการกดปุม T สัญลักษณการกดปุม SE

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 22

• แตละพารากราฟสามารถกําหนดชองวางใหเกิดความสบายตา ไดดวยคําสั่ง Format, Paragraph, Spacing (Before/After)

• การเวนบรรทัดใหมากกวาปกติเพื่อใหเกิดความสบายตา เชนรายงานการประชุมตางๆ สามารถใชคําสั่ง คือ Format, Paragraph, Line spacing

ขอแนะนําเกี่ยวกับใชเครือ่งหมายวรรคตอนในการพิมพเอกสาร การพิมพงาน ไมวาจะเปนโปรแกรมใดก็ตาม มักจะสรางปญหาใหกับผูพิมพไดประการหนึ่งก็คือ การตัดคํา

เนื่องจากโปรแกรมไมมีความสามารถในการจําแนก และแยกแยะคําไดอยางสมบูรณ โดยเฉพาะเมื่อมีการใชเครื่องหมายวรรคตอนผสมกับขอความ ดังนั้นเพื่อชวยใหโปรแกรมแสดงผล และตัดคําไดอยางสมบูรณ ควรทราบหลักการใชเครื่องหมายวรรคตอน ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

• เครื่องหมายวรรคตอนในหนังสือโบราณของไทย o ฟองมัน ๏ ใชเมื่อขึ้นตนบทยอย o โคมูตร ๛ ใชเมื่อเติมทายเมื่อจบเรื่อง

• ชองวาง – ควรเคาะชองวางเพียง 1 ชองเทานั้น • นขลิขิตหรือวงเล็บ ( )

o ใชครอมคํา หรือขอความที่ขยายใจความ หรืออฺธิบายความของคํา หรือขอความขางหนา – ควรเวนวรรค 1 ครั้งกอนเปดวงเล็บ และเวนวรรค 1 ครั้งหลังปดวงเล็บ ขอความภายในวงเล็บควรติดกับเครื่องหมายวงเล็บเปด และเครื่องหมายวงเล็บปด เชน มาตรฐานสิ่งพิมพของ ISO (International Organization for Standardization)

• อัญประกาศหรือเครื่องหมายคําพูด (“ก”) o ใชกํากับขอความที่ยกมาจากที่อื่น หรือกํากับคําพูด – ควรเวนวรรค 1 ครั้ง กอนเปดเครื่องหมาย

คําพูดและเวนวรรค 1 ครั้ง หลังปดเครื่องหมายคําพูด ขอความภายในเครื่องหมายคําพูด ควรติดกับเครื่องหมายคําพูดเปด และเครื่องหมายคําพูดปด เชน ขอความในเวนิสวานิชที่วา “อันวาความกรุณาปราณี จะมีใครบังคับก็หาไม”

23

• อัญประกาศใน หรืออัญประกาศเดี่ยว (‘d’) o ใชกรณีที่มีเครื่องหมายอัญประกาศอยูแลว หรือเปนขอความที่ซอนขอความ – ควรเวนวรรค 1 ครั้ง

กอนเปดเครื่องหมายดและเวนวรรค 1 ครั้ง หลังปดเครื่องหมาย ขอความภายในเครื่องหมาย ควรติดกับเครื่องหมายเปด และเครื่องหมายปด เชน “ฉันไดยินเขารองวา ‘ชวยดวย’ หลายครั้ง”

• ยัตติภังค หรือเครื่องหมายขีด (-) o ใชแยกคําใหหางกัน แตแสดงถึงความเปนคําเดียวกัน หรือเนื้อหาเดียวกัน – ควรเวนวรรคหนาและ

หลัง เชน 12.00 – 14.00 น.

• ไมยมก (ๆ) o ใชเขียนแทนคําซ้ํา – ควรอยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายไมยมก เวนวรรค 1 ครั้ง เชน

เมื่อจบการแขงขัน ตางก็รองวามาดําชนะๆ เสียงกระหึ่มมาก • จุลภาคหรือจุดลูกน้ํา (,)

o ใชคั่นคํา ขอความ บอกเวนวรรคตอนในประโยคเดียวกัน – ติดกับขอความขางหนา และเวนวรรค 1 ชองหลังเครื่องหมาย เชน เทคนิคการพิมพงาน, การจัดหนากระดาษ, การใชวรรคตอน และอื่นๆ เปนหัวขอที่ควรศึกษา

o ใชกับจํานวนเลข เพื่อคั่นหลักทีละ 3 หลัก – ติดกับตัวเลขหนา และไมตองเวนวรรคหลังเครื่องหมาย เชน 10,000 200,000 15,000,000

• อัฒภาคหรือจุดครึ่ง (;) o ใชแยกประโยคเปรียบเทียบ คั่นระหวางประโยคเพื่อแสดงความตอเนื่องของประโยค แบงคํา

ขอความ หรือกลุมตัวเลขที่มีเครื่องหมายจุลภาคออกเปนสวนเปนตอนใหเห็นชัดเจนขึ้น หรือใชคั่นคําในรายการที่มีจํานวนมากๆ เพื่อแยกเปนกลุมๆ – ติดกับขอความขางหนา และเวนวรรค 1 ชองหลังเครื่องหมาย เชน

กรมวิชาการ, กรมอาชีวศึกษา ในกระทรวงศึกษาธิการ; กรมวิชาการเกษตร ในกระทรวงเกษตรและสหกรณ

• ทวิภาค หรือจุดคู (:) o ใชบอกความหมายแทนคํา – ควรอยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายควรเวนวรรค 1 ครั้ง เชน

กฤษณา: กฤษณาสอนนอง แบบเรียนกวีนิพนธ o ใชแสดงมาตราสวน อัตราสวน สัดสวน – ควรอยูติดกับขอความ ไมตองเวนวรรคหลังเครื่องหมาย

เชน มาตราสวน 1:1000 อัตราสวน 1:2

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 24

• ไปยาลนอย (ฯ) o ใชละคําที่รูจักกันดีแลว หรือคํายาว – อยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายเวนวรรค เชน

โปรดเกลาฯ อานวา โปรดเกลาโปรดกระหมอม ยกเวนใช ฯพณฯ ไมตองเวนวรรคหลังเครื่องหมายตัวแรก

• ไปยาลใหญ (ฯลฯ) o ใชละคํา หรือขอความสวนใหญที่นํามาอธิบายรวมกัน – เวนวรรคหนาและหลัง การใชงาน เชน

ในน้ํามีปลาชอน ปลาดุก ปลาหมอ ฯลฯ และในสวนก็มีทุเรียน มังคุด ฯลฯ • มหัพภาค หรือจุด (.)

o ใชบอกการจบประโยค หรือจบความ กํากับหัวขอ กํากับอักษรยอ – อยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายเวนวรรค เชน ขอ 1. ภาษาไทยคือภาษาที่มีลักษณะอยางไร ก. ภาษาคําโดด ข. ภาษาที่มีเสยีงควบกล้ํา

• วิสัชภาค (:-) o ใชกํากับหลังคํา “ดังนี้” , “ดังตอไปนี้” โดยรายการที่ตอทายใหขึ้นบรรทัดใหม – ใหพิมพติดตอกับ

ขอความขางหนา เชน คณะกรรมการประกอบดวยผูแทนหนวยงานดังตอไปนี้:- กรมวิชาการ กรมสามัญศึกษา

ศัพทบัญญัติ/คําทับศัพท คําศัพทภาษาอังกฤษ คําศัพทในภาษาไทย คําศัพทภาษาอังกฤษ คําศัพทในภาษาไทย algorithm อัลกอริทึม double-click ดับเบิลคลิก alpha แอลฟา download ดาวนโหลด analog แอนะล็อก drive ไดรฟ applet แอปเพล็ต e-mail อีเมล Arabic อารบิก factory แฟกทอรี่ array อารเรย floppy ฟลอปป ASCII แอสกี floppy disk ฟลอปปดิสก Assembly แอสเซมบลี folder โฟลเดอร beta เบตา function ฟงกชัน bit บิต GB กิกะไบต bitmap บิตแมป gigabyte กิกะไบต block บล็อก graph กราฟ bluetooth บลูทูธ graphic กราฟก

25

คําศัพทภาษาอังกฤษ คําศัพทในภาษาไทย คําศัพทภาษาอังกฤษ คําศัพทในภาษาไทย bookmark บุกมารก graphics กราฟกส browser เบราวเซอร groupware กรุปแวร bug บั๊ก hard drive ฮารดไดรฟ byte ไบต harddisk ฮารดดิสก CD-ROM ซีดีรอม hertz เฮิรตซ channel แชนเนล icon ไอคอน click คลิก input อินพุต client ไคลเอ็นต internet อินเทอรเน็ต compile คอมไพล joystick จอยสติ๊ก cookie คุกกี้ JPEG เจเพ็ก daemon ดีมอน KB/KByte กิโลไบต debian เดเบียน kernel เคอรเนล debug ดีบั๊ก KHz กิโลเฮิรตซ desktop เดสกท็อป library ไลบรารี dialog ไดอะล็อก link ลิงก digital ดิจิทัล load โหลด directory ไดเรกทอรี่ lock ล็อค log ล็อก profile โพรไฟล logarithm ลอการิทึม prompt พรอมต macro แมโคร protocol โพรโทคอล mail เมล proxy พร็อกซี mailing list เมลลิงลิสต register เรจิสเตอร MB/megabyte เมกะไบต release รีลีส Mhz/Megahertz เมกะเฮิรตซ script สคริปต modular มอดุลาร server เซิรฟเวอร module มอดูล session เซสชัน mount เมานท socket ซ็อกเก็ต mouse เมาส software ซอฟตแวร MPEG เอ็มเพ็ก source code ซอรสโคด network เน็ตเวิรก stereo สเตริโอ offline ออฟไลน super ซูเปอร online ออนไลน tag แท็ก Open Source โอเพนซอรส technic เทคนิค

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 26

คําศัพทภาษาอังกฤษ คําศัพทในภาษาไทย คําศัพทภาษาอังกฤษ คําศัพทในภาษาไทย output เอาตพุต terminal เทอรมินัล package แพ็กเกจ theme ธีม palmtop พาลมท็อป token โทเค็น panel แพเนล track แทร็ก parameter พารามิเตอร unicode ยูนิโคด partition พารทิชัน upload อัพโหลด path พาธ version เวอรชัน pixel พิกเซล web browser เว็บเบราวเซอร platform แพลตฟอรม web site เว็บไซต plug in ปลั๊กอิน workgroup เวิรกกรุป

อางอิงจาก : เว็บการใชคําทับศัพท Thailocalization ที่ http://l10n.opentle.org/wiki/index.php/Style โดย ฝายวิจัยและพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศ ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ

พิมพสัญลักษณพิเศษ (Symbol) สัญลักษณทางคณิตศาสตร วิทยาศาสตร และเครื่องหมายตาง ๆ สามารถพิมพไดในเอกสารของ Word โดย

ใช Font ที่ MS-Windows สรางเตรียมไวให

• เลื่อนตัวช้ีตําแหนงใหอยู ณ ตําแหนงที่ตองการพิมพสัญลักษณ

• เลือกคําสั่ง Insert, Symbol... ปรากฏ Dialog Box ดังนี้

• เลือกแบบตัวอักษร (Font) ไดแก Font ช่ือ Wingdings หรือ Symbol

• คลิกเมาสในชองสัญลักษณที่ตองการ แลวเลือกปุม Insert หรือเลือกบัตรรายการ Special Character สําหรับใสเครื่องหมาย/ตัวอักษรพิเศษบางตัว เชน © ® §

27

ขอมูลเพิ่มเติมเก่ียวกับสัญลักษณพิเศษ

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 28

29

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 30

31

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 32

33

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 34

35

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 36

37

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 38

39

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 40

41

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 42

43

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 44

45

การจัดแตงรูปแบบขอความ เอกสารงานพิมพที่พิมพไวแลว กอนนําไปใชงานจริง จะตองผานคําสั่งจัดแตงขอความกอนเสมอ เพื่อให

เอกสารนั้นมีความนาสนใจมากขึ้น เชน การกําหนดใหขอความหัวเรื่องมีความหนา, มีขนาดโตกวาขอความปกติ หรือมีสีที่โดดเดน การจัดแตงขอความ สามารถกระทําไดทั้งจากปุมเครื่องมือ คําสั่งจัดแตงขอความจากเมนู Format, Font… รวมทั้งใชคียลัดจากการคลิกปุมขวาของเมาส ซึ่งขึ้นอยูกับความถนัดของแตละบุคคล

ตัวยก/ตัวหอย ตัวยก/ตัวหอย เปนอีกรูปแบบที่นิยมใชในเอกสารวิชาการ เชน H2O, A2 + B2 = C2 โดยวิธีที่รวดเร็วที่สุดคือ

การใชคียลัด

<Ctrl><Shift>< = > การจัดรูปแบบตัวยก (Superscript)

<Ctrl>< = > การจัดรูปแบบตัวหอย (Subscript)

กดซ้ําเพื่อยกเลิกสภาวะ

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 46

ตัวอยางการใชงาน

• พิมพขอความในแบบปกติกอน เชน H2O ก็พิมพเปน H2O • เลือกตัวอักขระที่ตองการกําหนดใหเปนตัวยก หรือตัวหอย เชน H2O ก็ใหเลือกเลข 2 ดังนี้

• กดปุม <Ctrl>< = >

รูปแบบการแสดงผลขอความภาษาอังกฤษ งานพิมพภาษาอังกฤษ มักจะเกิดขอผิดพลาด หรือความเปลี่ยนแปลงภายหลังไดโดยเฉพาะในเรื่องตัวอักษร

แบบตัวพิมพใหญ และตัวพิมพเล็ก Word ไดเตรียมคําสั่งจัดการขอความภาษาอังกฤษ ที่เรียกวา Change Case มาให ดังนี้

• ระบายแถบสีใหกับขอมูล เลือกคําสั่ง Format, Change Case ปรากฏ Dialog Box ดังนี้

• เลือกรายการที่ตองการ

o Sentence Case จัดขอความตามรูปแบบที่พิมพ

o Lowercase เปลี่ยนขอความใหเปนตัวพิมพเล็ก

o Uppercase เปลี่ยนขอความใหเปนตัวพิมพใหญ

o Title Case เปลี่ยนตัวอักษรตัวแรกของคํา ใหเปนตัวพิมพใหญ

o Toggle Case สลับตัวพิมพเล็ก เปนตัวพิมพใหญ และตัวพิมพใหญ เปน ตัวพิมพเล็ก

คียลัดในการปรับเปลี่ยนรูปแบบตัวอักษรคือ S#

การยกเลิกรูปแบบที่มีการจัดไวกอนแลว • เลือกขอมูลแลวเลือกคําสั่ง Edit, Clear, Formats

47

AutoCorrect & AutoFormat Word ไดเตรียมฟงกชันชวยตรวจสอบงานพิมพอัตโนมัติ และจัดรูปแบบอัตโนมัติ เพื่ออํานวยความสะดวก

ในการสรางสรรคงานพิมพ เรียกวา AutoCorrect & AutoForamt แตบางฟงกชันก็ไมเหมาะสมกับการใชงาน ซึ่งสามารถปรับระบบไดจากเมนูคําสั่ง Tools, AutoCorrect Options…

AutoCorrect AutoCorrect เปนความสามารถในการแกไขอัตโนมัติ เชน กรณีที่พิมพตัวอักษรภาษาอังกฤษขึ้นตนดวยตัว

ใหญ 2 ตัวติดกัน โปรแกรมจะแกไขใหตัวที่ 2 เปนตัวเล็กอัตโนมัติ หรือการแกไขใหตัวแรกของประโยคเปนตัวพิมพใหญอัตโนมัติ เปนตน

นอกจากนี้โปรแกรมยังสามารถตรวจสอบคําที่มักพิมพผิดบอย เชน teh แลวแกไขใหถูกตองเปน the ได

อัตโนมัติ รวมทั้งผูใชสามารถเพิ่มคําที่มักพิมพผิดไดจากรายการ Replace text as you type

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 48

โดยปอนคําที่มักพิมพผิด หรือคําที่ตองการใหแทนที่ในรายการ Replace จากนั้นปอนคําที่ถูกตองหรือคําที่แทนที่ในรายการ With จากนั้นคลิกปุม Add ในครั้งตอไปเมื่อมีการพิมพคําที่ระบุในรายการ Replace โปรแกรมจะนําคําที่ระบุไวในรายการ With แทนที่อัตโนมัติ

นิยมใชเทคนิคนี้กับการปอนคําที่มักใชบอยๆ หรือคําที่มักพิมพยาวๆ ดวยคําสั้นๆ

รายการ Replace text as you type จะปรับเปลี่ยนรายการคําศัพทตามโหมดภาษาที่เลือกใชงาน

AutoFormat as you type, AutoFormat AutoFormat เปนความสามารถจัดแตงรูปแบบอัตโนมัติ เชน เมื่อพิมพเครื่องหมาย * นําหนาขอความ

โปรแกรมจะแปลงเปน Bullet อัตโนมัติ

AutoText AutoText นับเปนความสามารถที่นาสนใจมาก เปนการใชคําสั้นๆ แทนขอความที่ยาวๆ ซึ่งรวมถึงรูปภาพ

และตาราง หรือสื่อรูปแบบอื่นๆ ที่จําเปนตองใชบอยๆ โดยยังคงใชคําสั้นๆ นั้นไดอยู (ไมเหมือนกับ AutoCorrect ที่จะถูกเปลี่ยนทันที) และเมื่อตองการใหแทนที่ดวยคําหรือขอความยาวๆ ก็ใหกดปุม # เชน แทนคําวา “Microsoft Word” ดวยตัวอักษร M

การสราง AutoText ทําไดโดย

• เลือกคํา/ขอความ หรือพารากราฟที่ตองการบันทึกเปน AutoText

• เลือกคําสั่ง Insert, AutoText, New จากนั้นระบุคํายอที่ตองการ

49

รายการAutoText สามารถสั่งพิมพไดดวยคําสั่ง File, Print… แลวเลือกรายการ Print What เปน AutoText Entries

ตรวจคําสะกด และไวยากรณ โปรแกรม Word มีฟงกชันตรวจสอบคําสะกดและไวยากรณขณะที่พิมพขอมูลใหโดยอัตโนมัติ หรือเลือก

จากคําสั่ง Tools, Spelling and Grammar… โดยจะแสดงผลเปนเสนใตสีแดงและสีเขียว เมื่อขอมูลนั้นพิมพผิด หรือไมปรากฏในพจนานุกรมของระบบ ดังนี้

แสดงภาพการตรวจสอบคําสะกด ตรงคําที่มีเสนใตสีแดง

แสดงภาพการตรวจสอบไวยากรณ ตําแหนงที่มีเสนใตสีเขียว

การแกไขคําสะกด สามารถกระทําไดโดยนําเมาสไปชี้ที่คําที่โปรแกรมขีดเสนใตสีแดง แลวคลิกปุมขวาของเมาส โปรแกรมจะแสดงเมนูคําที่ถูกตอง ดังนี้

• ถาปรากฏคําที่ถูกตองในรายการ ใหนําเมาสมาชี้ที่คําที่ถูกตอง แลวคลิก Change หรือ Change All

โปรแกรมจะแกไขคําใหอัตโนมัติ

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 50

• ถาคําที่โปรแกรมตรวจสอบเปนคําที่ถูกตอง แสดงวาคํานั้นไมมีในพจนานุกรม สามารถเลือกปฏิบัติไดดังนี้

o เลือกคําสั่ง Ignore Once/All เพื่อละเวนการตรวจสอบ

o เลือกคําสั่ง Add to Dictionary เพื่อเพิ่มคํานั้นลงในพจนานุกรม

• สําหรับการแกไขคําที่ผิดไวยากรณ ซึ่งมักจะเปนคําที่มีชองวางหรือใชเครื่องหมายวรรคตอน ผิดพลาด ก็สามารถปฏิบัติไดโดย

o นําเมาสมาชี้ ณ ตําแหนงที่ตองการแกไข

o กดปุมขวาของเมาส แลวเลือกคําสั่งที่ถูกตอง หรือแกไขดวยตนเอง

สามารถเพิ่มคําศัพทในไฟล Dictionary ไดโดยการเปดไฟล custom.dic ในโฟลเดอร C:\Documents and Settings\ผูใช\Application Data\Microsoft\Proof

แปลศัพท การแปลศัพท ใชคําสั่ง Tools, Language, Translate…

51

Thesaurus การหาคําที่มีความหมายพองกัน จะใชการเลือกคําแลวเลือกคําสั่ง Tools, Language, Thesaurus…

การคนหาและแทนที่คาํ การคนหาและแทนที่คํา นับเปนอีกฟงกชันที่โปรแกรมประมวลผลคําทุกโปรแกรมตองติดตั้ง โดยมีความ

แตกตางกันไปตามเทคนิคและลักษณะคําที่ใชคนหา บางโปรแกรมใหระบุเฉพาะคําไดอยางเดียว แตบางโปรแกรมใหระบุรหัสพิเศษ หรือรหัสควบคมุทางคอมพิวเตอร เชน รหัสการกดปุม E รหัสการยอหนาดวยแท็บ หรือบางโปรแกรมก็เพิ่มฟงกชันการคนหาคําที่มีรูปแบบเฉพาะ เชน คนเฉพาะคําที่เปนตัวหนา หรือหัวเรื่อง เปนตน

Word ไดเตรียมฟงกชันชวยคนหาและแทนที่คําไวหลากหลายลักษณะ โดยเลือกสามารถเรียกใชงานไดจากเมนูคําสั่ง Edit, Find… หรือ Edit, Replace… ซึ่งจะปรากฏหนาตางทํางาน ดังนี้

เลือกบัตรรายการ Find เพื่อเขาสูโหมดการคนหา หรือเลือกบัตรรายการ Replace เพื่อเขาสูโหมดการคนหา

และแทนที่

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 52

การคนหา การคนหาคําหรือขอมูลทําไดการเลือกคําสั่ง Edit, Find… หรือใชคียลัด Cf

• ระบุคําที่ตองการคนหาในรายการ Find what:

• จากนั้นคลิกปุม Find Next เพื่อเริ่มคนขอมูล

• สามารถคลิกเลือกรายการ Highlight all items found in: เพื่อใหโปรแกรมสราง Selection คลุมคํา ณ ตําแหนงที่ตรงกับเงื่อนไขการสืบคน

การคนหาและแทนที่ การคนหาและแทนที่ทําไดโดยการเลือกคําสั่ง Edit, Replace…

• ระบุคําที่ตองการคนหาในรายการ Find what:

• ระบุคําที่ตองการแทนที่ในรายการ Replace with

• คลิกปุม

o Find Next เพื่อใหโปรแกรมคนหาคําในเอกสารทีละครั้ง โดยคําที่คนพบในเอกสาร จะถูกเลือก (ระบายดํา) โดยอัตโนมัติ

o Replace เพื่อใหโปรแกรมแทนที่คําที่คนพบทีละครั้ง

o Replace all เพื่อใหโปรแกรมแทนที่คําที่คนพบตามเงื่อนไขทุกคํา

53

• สามารถคลิกตัวเลือกเพิ่มเติมเพื่อชวยในการคนหาได โดยคลิกเลือกจาก More

o คลิกเลือกรายการ Match case เพื่อใหคนหาคําที่มีการพิมพตรงกันกับคําที่ระบุ เชน Cat จะตอง

คนเฉพาะ Cat เทานั้น ไมตองคนหา cat หรือ CAT หรือ caT

o คลิกเลือกรายการ Find Whole words only เพื่อใหโปรแกรมคนหาคําที่ตรงกับที่พิมพในรายการ Search for เทานั้น เชนถากําหนดคําคนหาเปนคําวา Computer จะคนไดเฉพาะคําวา Computer ที่เปนคําโดดๆ แต Computer ที่ไปประสมกับคําอื่น เชน Microcomputer, Minicomputer จะไมตรงกับเงื่อนไข

o Use wildcards มีการระบุ wildcards ควบคุมการคนหา เชน A* คนหาคําที่ขึ้นตนดวยตัวอักษร A แตคําที่เหลือเปนอะไรก็ได มีก่ีตัวก็ได หรือ A? คนหาคําที่ขึ้นตนดวยตัวอักษร A และตัวอักษรตัวที่ 2 จะเปนอะไรก็ได (คําที่คนมีเพียง 2 ตัวอักษร)

o Sounds like กรณทีี่มีเสียงพองกันใหคนหาหรือไม

o Find all word forms คนหาในฟอรมตางๆ ดวยหรือไม o ปุม Format กําหนดรูปแบบใหกับขอความที่คนหา เพื่อคนหาเฉพาะขอความที่มีรูปแบบตรง

ตามเงื่อนไข o ปุม Special เพื่อระบุรหัสพิเศษ เชน การคนหาชองวาง ใหระบุเปน White Space (^w) เปนตน

ระบบตรวจทานการแกไข (Review) การแกไขเอกสารหลายๆ ครั้ง ควรทําระบบตรวจทานการแกไข โดย

• บันทึกไฟลที่ตองการแกไขเปนไฟลใหม เชน มีไฟลตนฉบับช่ือ word1.doc ควรบันทึกเปนไฟลใหม ช่ือ word1-v1.doc สําหรับการแกไขครั้งที่ 1

• เปดไฟล word1-v1.doc แลวเขาสูระบบการแกไขดวยคําสั่ง Tools, Track Changes…

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 54

• ปรากฏแถบเครื่องมือ ดังนี้

• แกไขเอกสาร ซึ่งจะพบวาสวนที่มีการแกไข จะแสดงดวยสีแดง มีการขีดเสนใต หรือมีการหมายเหตุดวย

Comment

• กําหนดรูปแบบการแสดงผลการแกไขโดยคลิกปุม Show จากแถบเครื่องมือ แลวเลือกคําสั่ง

Options

• บันทึกไฟล

การตรวจสอบเอกสาร เมื่อมีการแกไขเอกสาร และตองการเปรยีบเทียบกับเอกสารตนฉบับ สามารถกระทําไดโดย

• เปดไฟลเอกสารที่มีการแกไข • เลือกคําสั่ง Tools, Compare and Merge Document… • เลือกไฟลเอกสารตนฉบับ • โปรแกรมจะตรวจสอบ และแสดงผลการตรวจสอบ • คลิกปุมยอมรับ หรือไมยอมรับการแกไข จากแถบเครื่องมือ

55

งานพิมพพารากราฟ

เอกสารตางๆ มักจะอยูในรูปของงานพิมพแบบพารากราฟ คือ มีขอความหลายๆ บรรทัดตอการพิมพ 1 ชุด ยกเวนสวนที่เปนหัวเรื่องหรือหัวขอที่มักจะมีเพียงบรรทัดเดียว ดังนั้นการพิมพขอความในลักษณะพารากราฟ จึงเปนรูปแบบที่พบเห็นไดบอย การพิมพแบบพารากราฟที่มักเห็นกันมากที่สุด คือการพิมพแบบยอหนาบรรทัดแรก ซึ่งมักจะใชปุม T เขามาชวยในการยอหนานั่นเอง นอกจากนี้ก็ยังมีพารากราฟแบบยอหนาลอย, แบบตั้งระยะซาย ต้ังระยะขวาเปนตน

เครื่องมือสําคัญในการพิมพงานแบบพารากราฟ ก็คือ แถบไมบรรทัด สามารถเปดใชงานไดจากคําสั่ง View, Show Ruler ซึ่งประกอบดวยปุมเครื่องมือควบคุมพารากราฟ ดังนี้

ปุมทั้งสาม สามารถปรับยายได โดยนําเมาสไปชี้ที่ปุมควบคุม แลวลากไปปลอยบนไมบรรทัด ณ ตําแหนงที่ตองการ โดยถาปรับตําแหนงปุมควบคุมยอหนาบรรทัดที่สอง ปุมควบคุมยอหนาบรรทัดแรก จะถูกเลื่อนไปพรอมๆ กันดวย

หนวยของไมบรรทัด สามารถปรับเปลี่ยนไดโดยเลือกคําสั่ง Tools, Options… จากนั้นคลิกที่บัตรรายการ General เปลี่ยนคาหนวยไมบรรทัดจากรายการ Measurement units:

พารากราฟยอหนาบรรทัดแรก การพิมพเอกสารที่มีการยอหนาบรรทัดแรกของแตละพารากราฟ กระทําไดโดยนําเมาสไปชี้ที่ปุมควบคุมกั้น

หนาบรรทัดแรก แลวกดปุมเมาสคางไว ลากเมาส เพื่อเลื่อนปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดแรกไปปลอย ณ ระยะที่ตองการ เชน 0.5 นิ้ว

ปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดแรก

ปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดที่ 2 เปนตนไป

ปุมควบคุมระยะกั้นหลัง

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 56

หลีกเลี่ยงการกดปุม T เพื่อยอหนา

การกําหนดยอหนาแบบบรรทัดแรก สามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และกําหนดคาจากรายการ

การพิมพกั้นหลัง การพิมพเนื้อหาที่ขอความไมสุดระยะกั้นหลังปกติ ทําไดโดยการเลื่อนปุมควบคุมระยะกั้นหลังบนแถบไม

บรรทัดเขามา

การกําหนดระยะกั้นหลังสามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และกําหนดคาจากรายการ

การพิมพกั้นหนา ตัวอยางรูปดานลางเปนการพิมพโดยกําหนดระยะกั้นหนาใหเขาไป ทําไดโดยการเลื่อนปุมควบคุมกั้นหนา

บรรทัดที่ 2 (ช้ีที่ปุมสี่เหลี่ยม) เลื่อนไปดานในไมบรรทัด

57

การกําหนดระยะกั้นหนาสามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และกําหนดคาจากรายการ หรือการเลื่อนตัวควบคุมกั้นหนาดวยปุมเครื่องมือ

พารากราฟยอหนาลอย (Hanging Paragraph) งานพิมพที่จัดหัวขอลอยล้ํากวาเนื้อหาดังตัวอยาง เปนงานพิมพพิเศษที่เรียกวา งานพิมพยอหนาลอย ทําได

โดยปรับปุมควบคุมกั้นหนา และกั้นหนาบรรทัดที่สองใหหางกันดังอยาง

การกําหนดยอหนาลอยสามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และกําหนดคาจากรายการ

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 58

ตกแตงเอกสารดวยกราฟก

กราฟกนับวาเปนสื่อที่นําเสนอความหมายไดชัดเจนกวาขอความ ดังนั้นเอกสารงานพิมพหลายๆ ฉบับจึงนํากราฟกมาเปนสวนประกอบ เพื่อใหสื่อความหมายไดชัดเจน และรวดเร็ว สําหรับโปรแกรมเอกสารขอความสามารถนํากราฟกมาตกแตงเอกสารไดหลายลักษณะ เชน นําภาพกราฟกมาตกแตงเอกสาร, สรางกราฟกดวยฟงกชันวาดรูป

การนําเขารูปภาพ รูปภาพที่สามารถนําเขาไดใน Word มีหลากหลายรูปแบบ เชน ClipArt, Images ตลอดจนภาพจาก Clipboard

โดยการนําเขา ClipArt และ Images ทําไดโดย

• นําตัวช้ีตําแหนงไปวางไว ณ ตําแหนงที่ตองการวางรูปภาพ

• เลือกคําสั่ง Insert, Picture

• เลือกลักษณะของภาพที่นํามาใชงาน

• Clip Art… ภาพสําเร็จของ Microsoft Office

• From File… ไฟลภาพจากแหลงอื่นๆ

การเลือกภาพจาก Clip Art • นําตัวช้ีตําแหนงไปวางไว ณ ตําแหนงที่ตองการวางรูปภาพ

• เลือกคําสั่ง Insert, Picture, Clip Art…

• เมื่อเลือกรายการ Clip Art จะปรากฏกรอบทํางาน ดังนี้

• พิมพคําคน (Keyword) เพื่อคนหาภาพ ในรายการ Search text: แลวกดปุม E

59

• โปรแกรมจะคนภาพ และแสดงผล ดังนี้

• คลิกเลือกภาพที่ตองการ แลวลากมาปลอยบนหนาเอกสาร

การนําภาพจากแหลงอื่นๆ มาใชงาน • นําตัวช้ีตําแหนงไปวางไว ณ ตําแหนงที่ตองการวางรูปภาพ

• เลือกคําสั่ง Insert, Picture, From File… ปรากฏกรอบโตตอบ ดังนี้

• เลือกไดรฟ และโฟลเดอรภาพจากรายการ Look in :

• เลือกรูปภาพที่ตองการ

• กดปุม Insert เมื่อตองการภาพที่เลือกไว

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 60

จัดการเกี่ยวกับรูปภาพ

เลือกรูปภาพ • ช้ีเมาสไปยังรูปที่ตองการ แลวคลิกเมาส 1 ครั้ง จะปรากฏจุดรอบรูปภาพ เรียกวา Handle

• การยกเลิกการเลือกรูป ใหคลิกเมาส นอกรูปภาพ

วัตถุในโหมดปกต ิ วัตถุในโหมดการถกูเลือก การเลอืกวตัถุหลายชิ้นพรอมๆ กัน

ลบรูปภาพ • เลือกรูปภาพ

• กดปุม =

ยอ - ขยายรปูภาพ • เลือกรูปภาพ

• ช้ีเมาสไปที่จุด Handle ใด ๆ

• Drag เมาสใหไดรูปตามขนาดที่ตองการ

เลื่อนตําแหนง • เลือกรูปภาพ

• ช้ีเมาสไปบนภาพ

• Drag เมาสใหไดตําแหนงที่ตองการ

หากการเลื่อนตําแหนงหรือยายตําแหนงวัตถุ ไมสามารถกําหนดระยะไดตามตองการ ใหยกเลิก Snap to grid ออกกอน โดยคลิกปุม Draw จากแถบเครื่องมือ Drawing แลวเลือกคําสั่ง Grid… คลิกยกเลิกรายการ Snap objects to grid

61

ปุมเครื่องมือจัดการรูปภาพ การจัดการรูปภาพ ยังมีเครื่องมือชวยอีกหลากหลาย ผานแถบเครื่องมือ Picture

โดยมีปุมสําคัญ คือ

Insert Picture

Color ควบคุมลักษณะสีของภาพ ไดแก สีตามภาพ (Automatic), สีโทนขาวดํา, สีขาวดํา และสีออนแบบลายน้ํา

ชุดควบคุมเกี่ยวกับความเขม ความสวาง ความคมชัดของภาพ

Crop Picture ใชในการตัดภาพ วิธีการใชไดแก o คลิกที่ภาพที่ตองการตัด o คลิกปุมเครื่องมือ Crop Picture o เมาสจะเปลี่ยนรูปรางเปนสัญลักษณ o นําเมาสไปชี้ที่ Handle ณ ตําแหนงที่ตองการตัดภาพ เชน หากตองการตัดภาพดานขวา ก็นํา

เมาสไปชี้ที่ Handle ดานขวาของภาพดวย

o กดเมาสคางไว แลวลากเมาสเขาไปในภาพ จะพบวาภาพสวนนั้นจะหายไป o การคืนสภาพของภาพ ใหลากเมาสกลับออกมา

Rotate Left หมุนภาพ

Line Style ใสเสนลักษณะตางๆ รอบภาพ

Compress Picture ปรับคุณภาพของภาพ เมื่อคลิกจะปรากฏตัวเลือกดังนี้

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 62

Text Wrapping การจัดวางภาพกับขอความ

ตัวอยางการจัดภาพรวมกับขอความ

รูปแสดงการนําภาพมาวางรวมกับขอความในสภาวะปกติ

รูปแสดงการจัดภาพแบบ Wrap กับขอความ ซึ่งจะมีความโดดเดน สวยงามมากกวา

Format Picture/Object เปดบัตรทํางานเกี่ยวกับรูปภาพ

63

Set transparent color กําหนดพื้นภาพโปรงใส

Reset Picture คืนสภาพของภาพกลับสูคาเดิม

การคัดลอกภาพมาใชกับเอกสาร นอกจากการนําเขาภาพดวยคําสั่งที่แนะนําไปขางตน ยังสามารถใชวิธีการคัดลอก (Copy) ภาพผาน

หนวยความจําภายในพิเศษของ Windows ที่เรียกวา Clipboard แลวนํามาวางในเอกสารไดเชนกัน โดยสามารถแบงรูปแบบการทํางานไดดังนี้ วิธีท่ี 1 กรณีมีภาพเปนวัตถุอยูในโปรแกรม

• คลิกเลือกภาพ หรือวัตถุที่ตองการ แลวคัดลอกภาพหรือวัตถุนั้นเก็บไวใน Clipboard ดวยคําสั่ง Edit, Copy

• ยายการทํางานกลับมาหนาตางเอกสารของโปรแกรม Word • กดปุม Edit, Paste เพื่อวางภาพหรือวัตถุบนหนาเอกสาร

วิธีท่ี 2 กรณีที่เปนภาพจากหนาจอคอมพิวเตอร • เปดภาพที่ตองการใหแสดงผลบนจอภาพ • กดปุม <Print Screen> จะเปนการคัดลอกจอภาพที่ปรากฏเก็บไวใน Clipboard คลายคําสั่ง

Copy • ยายการทํางานกลับมาหนาตางเอกสารของโปรแกรม Word • กดปุม Edit, Paste เพื่อวางภาพหรือวัตถุบนหนาเอกสาร

การคัดลอกจอภาพ สามารถใชปุม <Alt><Print Screen> เพื่อคัดลอกเฉพาะจอภาพที่ Active

ตัวอยางการใชคําสั่ง <Print Screen> ตองการสรางเอกสารแนะนําวิธีการติดตั้งเครื่องพิมพ พรอมภาพประกอบสามารถปฏิบัติไดดังนี้

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 64

• สรางเอกสารใหมดวยโปรแกรม Word หรือเปดไฟลที่ตองการวางภาพ • ยายมาทํางานมาที่จอภาพหลักของวินโดวส (Desktop) โดยยอโปรแกรมตางๆ ลงโดยคลิกที่ปุม

Minimize

• เมื่อปรากฏเดสทอปของวินโดวส ใหคลิกเลือกเมนูคําสั่ง Start เลื่อนไปเลือกรายการคําสั่ง Settings,

Printers เพื่อแสดงรายการคําสั่งที่ตองการบันทึกภาพมาใชงาน จากนั้นกดปุม <Print Screen> 1 ครั้ง ซึ่งมีผลเทากับการกดปุม Cc หรือเลือกคําสั่ง Edit, Copy โดยโปรแกรมวินโดวส จะบันทึกจอภาพที่ปรากฏไวในหนวยความจําเฉพาะเรียกวา Clipboard

• ยายการทํางานกลับไปที่หนาตางโปรแกรม Word ที่เปดไวแลว • คลิกเมาส ณ ตําแหนงที่ตองการวางภาพ แลวเลือกคําสั่ง Edit, Paste โปรแกรมวินโดวสจะนําภาพที่

บันทึกไวใน Clipboard มาวางในเอกสาร ซึ่งสามารถยอขยายและจัดรูปแบบไดตามที่ตองการ

สรางภาพกราฟก นอกจากนําภาพมาตกแตงเอกสารแลว ยังสามารถสรางงานกราฟกแบบงายๆ ไดดวยตนเอง โดยโปรแกรมได

เตรียมปุมเครื่องมือเกี่ยวกับภาพกราฟกพื้นฐานไวในแถบเครื่องมือ Drawing ซึ่งมักจะแสดงไวดานลางของหนาตางโปรแกรม

เคร่ืองมือวาดเสน/ลูกศร • คลิกเลือกเครื่องมือวาดเสน/ลูกศร

• นําเมาสไปคลิก ณ ตําแหนงเริ่มตนที่ตองการวาดเสน กดปุมเมาสคางไว แลวลากเมสไปตามทิศทางที่ตองการ เมื่อปลอยเมาสจะไดเสนตามลักษณะที่กําหนด

• ปรับขนาด/ลักษณะเสน และลักษณะปลายลูกศรไดจาก ปรับสีเสนไดจาก

กดปุม S ขณะลากเสน จะไดเสนตรงเรียบ และกดปุม C ขณะลากเสน จะไดเสนที่วาดออกจากจุดศูนยกลาง

กรณีที่ใชคําสั่ง Drawing แลวปรากฏพื้นที่วาดภาพ เรียกวา Drawing Canvas สามารถเปด/ปดไดดวยคําสั่ง Tools, Options… เลือกบัตรรายการ General คลิกเลือกจากรายการ

65

รูปแสดง Drawing Canvas

วาดสี่เหลี่ยม/วงกลม/วงร ี

• คลิกเลือกเครื่องมือวาดสี่เหลี่ยมหรือวงกลม/วงรี

• นําเมาสไปคลิก ณ ตําแหนงเริ่มตนที่ตองการวาด กดปุมเมาสคางไว แลวลากเมสไปตามทิศทางที่ตองการ (ควรลากในแนวเฉียง) เมื่อปลอยเมาสจะไดรูปทรงตามลักษณะที่กําหนด

• ปรับแตงสีพ้ืนและสีเสนขอบจากปุม ปรับขนาด/ลักษณะเสนขอบไดจาก

กดปุม S ขณะวาด จะไดสี่เหลี่ยมรูปทรงจัตุรัส หรือวงกลม กดปุม C ขณะวาด จะไดรูปทรงที่วาดออกจากจุดศูนยกลาง

วาดรูปทรงอืน่ๆ

นอกจากเสน สี่เหลี่ยมและวงกลม ยังสามารถวาดรูปทรงลักษณะอื่นๆ ไดจากปุม ซึ่งมีหมวดรูปทรงยอยๆ ดังนี้

ลักษณะการใชงานเหมือนกับการวาดรูปทรงพื้นฐานที่แนะนําไปกอนหนา แตมีจุดแตกตางบางในบาง

รูปทรง คือ มีจุดปรับเปลี่ยนลักษณะของรูปทรง โดยแสดงดวยจุดสีเหลือง และจุดหมุนวัตถุที่แสดงดวยจุดสีเขียว

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 66

พิมพขอความ • คลิกเลือกเครื่องมือพิมพขอความ

• นําเมาสมาคลิก ณ จุดเริ่มตน แลวลากเพื่อสรางกรอบขอความ (ลากในแนวเฉียง)

• พิมพขอความที่ตองการลงในกรอบขอความ

วัตถุแตละช้ินสามารถพิมพขอความลงไปได โดยเลือกวัตถุแลวคลิกปุมขวา เลือกคําสั่ง Add Text หรือ Edit Text

จุดหมุนวัตถุ

จุดปรับเปลี่ยนลักษณะรูปทรง

67

สมการ

สูตร สมการคณิตศาสตร และวิทยาศาสตรนับเปนปญหาใหญของโปรแกรมประมวลผลคํา อยางไรก็ตาม Microsoft Word ไดตระหนักในปญหานี้ และใหความสําคัญกับเอกสารที่ตองนําเสนอสูตร สมการคณิตศาสตร วิทยาศาสตร จึงเตรียมฟงกชันการสรางสมการใหกับเอกสารงานพิมพ โดยมีวิธีการสรางสูตร สมการฯ ดังนี้

• เปดแฟมเอกสารที่ตองการสรางสูตร สมการ • เลือกคําสั่ง Insert, Objects, Microsoft Equation 3.0

• คลิกปุม OK ปรากฏจอภาพปอนรหัสสรางสูตรสมการ พรอมแถบเครื่องมือสมการ (Equation Toolbar)

• คลิกเลือกเครื่องมือบนแถบเครื่องมือเพื่อสรางสมการที่ตองการ โดยแตละชุดเครื่องมือจะมีปุมยอย

แถวแรกของเครื่องมือจะแสดงสัญลักษณตางๆ (Symbol) ในขณะที่แถวที่สอง จะเปนแมแบบสมการ (Equation Template) ซึ่งแตละปุม Template จะมีคําสั่งยอยใหเลือกใชงาน

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 68

Equation Template เมื่อคลิกเลือก Equation Template แตละตัว จะมีสัญลักษณคลายๆ ดังนี้

เรียกกรอบปอนขอมูลแตละสวนวา Slot จากตัวอยางเปน Template ของ Fraction ซึ่งมี 2 slot ดังนั้นการรูจัก

คําสั่งควบคุม Slot หรือยายตําแหนงใน Slot จะทําใหการทํางานสะดวกขึ้น Pressing Moves the insertion point

TAB To the end of the slot. If the insertion point is at the end of a slot, it moves to the next logical slot.

SHIFT+TAB To the end of the previous slot. RIGHT ARROW Right one unit within the current slot or template. LEFT ARROW Left one unit within the current slot or template. UP ARROW Up one line. DOWN ARROW Down one line. HOME To the beginning of the current slot. END To the end of the current slot. Note To insert a tab character in a slot, press CTRL+TAB.

ตัวอยางสรางสมการ

1. พิมพ x = 2. เลือกเมนูคําสั่ง Insert, Object, Microsoft Equation 3.0 3. เลือก fraction จาก ปรากฏผลดังนี้

4. ตรวจสอบ Cursor จะตองอยูใน Slot บน 5. เลือก parentheses จาก

69

6. พิมพ -b 7. เลือกสัญลักษณ plus or minus จาก 8. เลือก จาก 9. พิมพ b 10. เลือก superscript จาก 11. พิมพ 2 12. เลื่อน Cursor ออกจากการพิมพตัวยก 13. พิมพ -4ac 14. กดปุม T เลื่อน Cursor มาที่ Slot ลาง แลวพิมพ 2a 15. คลิกเมาสนอกกรอบพื้นที่ Equation เพื่อกลับสูโหมดการทํางานปกติ

การแกไข Equation ใหใชการดับเบิลคลิกสูตร/สมการที่ตองการแกไข

Equation นี้เปนเพียงการแสดงสูตร สมการ ไมสามารถคํานวณคาได

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 70

ตาราง (Table)

ตารางจะเปนสวนประกอบที่สําคัญอีกสวนหนึ่งของเอกสาร เชน การนําเสนอรายชื่อบุคคล, รายการสินคา, บัญชีรายรับ – รายจายตางๆ มักจะนําเสนอในรูปแบบของตาราง เพื่อใหสื่อความหมายไดงาย และชัดเจน ดังนั้น Word ไดเตรียมคําสั่งสรางตาราง

การสรางตาราง • คลิกที่ไอคอนสรางตาราง (Insert Table) หรือเรียกใชคําสั่ง Table, Insert Table… ปรากฏ Dialog

Box กําหนดขนาดตาราง

สวนประกอบของตาราง • แถวในแนวตั้ง เรียกวา Column • แถวในแนวนอน เรียกวา Row • ชองในตาราง เรียกวา Cell • Cursor ใน Cell เรียกวา Cell Pointer

การพิมพขอมูลในตาราง • การพิมพขอมูลใน Cell โดยใชตําแหนงแท็บ ใหกดปุม CT • เลื่อนตําแหนง Cursor กดปุมลูกศร หรือ T • การกดปุม E ใน Cell ใด จะเปนการเพิ่มจํานวนบรรทัดใหกับ Cell

ตัวเลขลําดับอัตโนมัติ ลําดับที่ ช่ือ นามสกุล

71

กณพ ทองดี วิใจ ยินดี

ปรับแตงตาราง การปรับแตงตาราง จะชวยใหไดตารางตรงตามความตองการ โดยมีคําสั่งที่เกี่ยวของหลายคําสั่ง ไดแก

การเลือกแถว • Mouse Pointer อยูหนาแถวที่ตองการ (สังเกตเปนรูปลูกศรเฉียงขวา)

• คลิกเมาส หรือ Drag เมาส เพื่อเลือกแถวตามที่ตองการ

การเลือกคอลัมน • Mouse Pointer อยูเหนือคอลัมนที่ตองการ (สังเกตเปนรูปลูกศรชี้ลงสีดํา)

• คลิกเมาส หรือ Drag เมาส เพื่อเลือกคอลัมนตามที่ตองการ

การเลือก Cell • Mouse Pointer ช้ีใน Cell ที่ตองการ (ชิดขอบซายของ Cell สังเกตไดวา Mouse Pointer เปลี่ยนรูปราง

เปนลูกศรเฉียงขวาสีดํา)

• คลิกหรือ Drag เมาส เพื่อเลือก Cell ตามที่ตองการ

การลบแถว, คอลัมน, ตาราง • เลือกแถว (หรือคอลัมน) ที่ตองการลบ • เลือกคําสั่ง Table, Delete…

การแทรกแถว, คอลัมน, ตาราง • Cell Pointer อยูในแถวที่ตองการแทรก

เติมลําดับดวยการเลือกเซลล แลวคลิก

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 72

• เลือกคําสั่ง Table, Insert…

การปรับแตงตาราง สามารถใชปุมเครื่องมือใน Table and Borders Toolbar

ปรับความกวางของคอลัมน, แถว การปรับความกวางของแถว และคอลัมน ทําไดโดยเลื่อนเมาสไปชี้เสนคั่นระหวางคอลัมน หรือระหวางแถว

จะพบวาเมาสมีรูปรางเปนลูกศรสองทิศ กดปุมเมาสคางไวแลวลากเมาสปรับความกวางตามตองการ

ปรับความกวางของเซลล นอกจากนี้ ยังสามารปรับความกวางเฉพาะเซลลใดๆ ไดโดย

• เลือกเซลลที่ตองการปรับความกวาง

• เลื่อนเมาสไปชี้ที่เสนคั่นคอลัมนของเซลลที่ตองการปรับ

• กดปุมเมาสคางไว แลวลากเมาสปรับความกวางตามตองการ

การผสานเซลล การผสานเซลล เปนคําสั่งหนึ่งที่นิยมนํามาใชในการปรับแตงตาราง ใหมีลักษณะตามตองการ เชน การรวม

เซลล 2 – 3 เซลลใหเปนเซลลเดียว เพื่อแสดงผลหัวเรื่องของตารางเปนตน โดยมีหลักปฏิบัติดังนี้

73

• เลือกเซลลที่ตองการผสาน • คลิกปุม หรือเลือกเมนูคําสั่ง Table, Merge Cell

ลากิจสวนตัว (ปละ 15 วัน) จํานวนวันลา ลายเซ็น/วันเดือนป

ว/ด/ป ลาครั้งนี้ คงเหลือ ผูลา ผูบังคับบัญชาช้ันตน ผูมีอํานาจสั่ง หมายเหตุ จากตัวอยางจะเปนการผสานเซลล

• แถวที่ 1 ทุกเซลล, แถวที่ 2 ผสานเซลลที่ 2 และ 3, แถวที่ 2 ผสานเซลลที่ 4 – 7 และผสานเซลลที่ 1 ของแถวที่ 2 และแถวที่ 3

• ขอมูลในเซลลที่ผสานแบบแนวตั้ง เชน รายการ “ว/ด/ป” โดยปกติจะอยูชิดขอบบนของเซลล

ถาตองการจัดใหอยูก่ึงกลางเซลล จะตองเลือกจากปุมเครื่องมือ

การจัดเรียงขอมูลในตาราง เลือกคอลัมนที่ตองการจัดเรียง แลวเลือกคําสั่ง Table, Sort…

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 74

คํานวณในตาราง กรณีที่สรางตารางขอมูลรายงานตางๆ สามารถนําคาในตารางมาคํานวณไดทั้งรูปแบบของ Spreadsheet และ

การคํานวณปกติ ขอมูล 1 ขอมูล 2 รวม หนวยงาน 1 50000 800000 หนวยงาน 2 65000 344342 รวม

ฟงกชันคํานวณ • ABS(x) หาคาสัมบูรณของ x • AND(x,y) • AVERAGE( ) หาคาเฉลี่ย • COUNT( ) นับจํานวน • FALSE คืนคา 0 • INT(x) แสดงคาจํานวนเต็ม • MIN( ) หาคาต่ําสุด • MAX( ) หาคาสูงสุด • MOD(x,y) หารเอาเศษ • OR(x,y) • PRODUCT( ) หายอดรวมของผลคูณ • ROUND(x,y) ปดเศษทศนิยม • SUM( ) หาผลรวม

คลิกในเซลล เลือกคําสั่ง Table, Formula… ปอนสูตรคํานวณ หรือเลือกฟงกชันคํานวณและรูปแบบการแสดงผล

75

ไฟลตนแบบเอกสารงานพิมพ (Template File)

ตนแบบเอกสาร หรือ Document Template เปนไฟลเอกสารลักษณะพิเศษ ใชเก็บคาเริ่มตน ตลอดจนรูปแบบที่กําหนดเฉพาะ เพื่อใหสามารถเรียกใชงานในครั้งตอไปไดสะดวก และรวดเร็ว มักนํามาใชกับงานที่ตองทําเปนประจํา เชน ตนแบบของจดหมาย ตนแบบของบันทึก โดยผูใชไม จําเปนตองมากําหนดคาเกี่ยวกับหนากระดาษ แบบอักษร ลักษณะตัวอักษร ซ้ําทุกๆ ครั้งเมื่อตองการใชงาน

Style การสรางตนแบบเอกสารมีสวนเพิ่มเติมที่สําคัญคือ Style หรือลักษณะที่ใชในการพิมพ ดังนั้นหลักการสราง

ตนแบบเอกสารจึงอยูที่การวิเคราะหความตองการออกมากอน ดังนี้ • ลักษณะของหนาเอกสาร (หนากระดาษ) • ลักษณะของหัวกระดาษ, ทายกระดาษ และองคประกอบอื่นๆ ที่จําเปน • ลักษณะของการจัดพารากราฟ • ลักษณะของขอความรูปแบบตาง เชน หัวเรื่องใหญ, หัวเรื่องยอย, คําอธิบายตาราง, คําอธิบายรูปภาพ,

ขอความปกติ

สรางแมแบบ เพื่อใหมองเห็นภาพการสรางตนแบบเอกสารไดชัดเจน จึงขอแนะนําแบบฝกปฏิบัติดังนี้ ตนแบบเอกสารของ

NECTEC ใชกระดาษ A4 แนวตั้ง ขอบซายเทากับ 1.5 นิ้ว ขอบขอบขวา, บน และขอบลางเทากับ 1 นิ้ว มีหัวกระดาษเปนช่ือศูนยฯ อยูดานซาย เลขหนาอยูดานขวา และสวนทายกระดาษใหแสดงชื่อไฟลพรอมไดเร็กทรอรี่ ลักษณะของขอความและการจัดพารากราฟ กําหนดไวดังนี้

• ขอความสวนหัวเรื่องลําดับที่ 1 เปนฟอนต Tahoma ขนาด 14pt. สีดําตัวหนา จัดกึ่งกลางหนากระดาษ • ขอความสวนหัวเรื่องลําดับที่ 2 เปนฟอนต Tahoma ขนาด 12pt. สีดําตัวหนา จัดชิดซาย • ขอความสวนหัวเรื่องลําดับที่ 3 เปนฟอนต Tahama ขนาด 11pt. สีดําตัวหนาและเอียง จัดชิดซาย ยอหนา

เขามา 0.5 นิ้ว • ขอความปกติ เปนฟอนต Tahama ขนาด 10pt. สีดํา จัดชิดขอบซาย ยอหนาบรรทัดแรกเขามา 0.5 นิ้ว

1. เปดโปรแกรม Microsoft Word (ยกตัวอยางโปรแกรม Microsoft Office 2000/XP) 2. สรางเอกสารใหม 3. จัดเก็บไฟล (Save) (ขั้นตอนนี้ควรทําเปนลําดับแรก เชน ต้ังช่ือเปน “template-v1”) 4. กําหนดลักษณะของหนากระดาษตามขอกําหนด คือกระดาษ A4 แนวตั้ง ขอบซายเทากับ 1.5 นิ้ว ขอบ

ขวา, ขอบบน และขอบลางเทากับ 1 นิ้ว ดวยคําสั่ง File, Page Setup…

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 76

5. เปดการทํางานสวนหัวกระดาษ และทายกระดาษ โดยเลือกรายการ View, Header and Footer พิมพช่ือหนวยงานที่ขอบซายของสวนหัวกระดาษ กดปุม T เลื่อนเคอรเซอรไปชิดขอบขวา แลวเลือกคําสั่ง Insert, Page Number… เพื่อใสเลขหนาไวที่ขอบบนขวาของหนากระดาษ

6. เลื่อนจอภาพลงมาคลิกในสวนทายกระดาษ เพื่อใสช่ือไฟลพรอมไดเร็กทรอรี่ของไฟลดวยคําสั่ง Insert,

Field… แลวเลือกรายการ Categories เปน Document Information เลือกรายการ Field names: เปน FileName จากนั้นคลิกเลือกรายการ Add path to filename ดังตัวอยาง คลิกปุม Ok เพื่อยืนยันการใสช่ือไฟลและพาธ

7. กลับสูการทํางานโหมดปกติ โดยคลิกเลือกคําสั่ง View, Header and Footer ซ้ําอีกครั้ง

8. สรางลักษณะของขอความรูปแบบตางๆ โดยเลือกเมนูคําสั่ง Format, Styles and Formatting… ปรากฏกรอบทํางานดังนี้

77

9. คลิกเลือกรูปแบบที่ช่ือ Heading 1 คลิกปุมขวาของเมาส แลวเลือก Modify…

10. ปรากฏกรอบทํางาน ดังนี้

11. คลิกปุม Format แลวเลือกรายการ Font ต้ังคาแบบอักษร ดังนี้ ฟอนต Tahoma ขนาด 14pt. สีดําตัวหนา

แลวคลิกปุม Ok เพือยืนยันการจัดรูปแบบอักษร

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 78

12. คลิกปุม Format แลวเลือกรายการ Paragraph เพื่อจัดกึ่งกลางหนากระดาษ โดยเลือกจากรายการ Alignment เปน Centered คลิกปุม Ok เพือยืนยันการจัดรูปแบบหนากระดาษ

13. ทําซ้ํากับรายการช่ือ Heading 2, Heading 3 และ Normal ตามคาดังนี้

• Heading 2 Tahoma ขนาด 12pt. สีดําตัวหนา จัดชิดซาย • Heading 3 Tahama ขนาด 11pt. สีดําตัวหนาและเอียง จัดชิดซาย ยอหนาเขามา 0.5 นิ้ว • Normal Tahama ขนาด 10pt. สีดํา จัดชิดขอบซาย ยอหนาบรรทัดแรกเขามา 0.5 นิ้ว

14. บันทึกไฟลในชื่อเดิมดวยคําสั่ง File, Save…

15. สรางตนแบบเอกสารดวยคําสั่ง File, Save as…

16. กําหนดรายการ “Save as type” เปน “Document Template (*.dot)”

โดยไฟลที่ไดจะถูกเก็บไวที่ C:\Documents and Settings\Boonlert1\Application Data\Microsoft\Templates

ช่ือ Boonlert1 เปนช่ือบัญชีผูใช จะเปลี่ยนตามระบบคอมพิวเตอรนั้นๆ

79

การแกไขไฟลตนแบบเอกสาร ไฟลตนแบบเอกสารก็มีลักษณะคลายกับไฟลเอกสาร เพียงแตมีสวนขยายเปน .dot และโดยปกติจะเก็บไวที่

โฟลเดอร C:\Documents and Settings\Boonlert1\Application Data\Microsoft\Templates ดังนั้นเมื่อตองการแกไขหรือปรับเปลี่ยนก็ใชคําสั่ง File, Open… แลวเลือกไฟลจากโฟลเดอรดังกลาวมาแกไขตามปกติ โดยในหนาตางเปดไฟลจะตองเปลี่ยนรายการ “Files of type:” เปน “Document Templates (*.dot)”

หรือเปดไฟลตนแบบเอกสาร ตนฉบับซึ่งบันทึกดวยสวนขยาย .doc แลวบันทึกเปนแมแบบซ้ําอีกครั้งก็ได

การใชงานตนแบบเอกสาร การเรียกใชงานไฟลตนแบบเอกสาร กระทําไดโดยเรียกเมนูคําสั่ง File, New… ซึ่งจะปรากฏหนาตางทํางาน

ใหเลือกใชแมแบบตามที่ตองการ

โปรแกรมจะแสดงหนาตางทํางานดังภาพบน คลิกเลือกรายการ General Templates… จากหมวด New from

Template ปรากฏหนาตางเลือกแมแบบเอกสาร เพื่อใหเลือกใชงานดังนี้

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 80

การพิมพขอความดวยตนแบบเอกสาร เมื่อสรางไฟลตนแบบเอกสาร และมีการเรียกใชงาน โปรแกรมจะกําหนดหนากระดาษ, หัวกระดาษ และทาย

กระดาษ ใหโดยอัตโนมัติ แตการพิมพขอความจะใชปุม Style มาควบคุม ดังนี้

กรณีท่ีมีขอความเดิมอยูแลว • คลิกในบรรทัดที่ตองการปรับแตง • เลือกลักษณะขอความที่ตองการจาก ตัวเลือก Style

กรณีพิมพขอความใหม • เลือกลักษณะขอความที่ตองการจาก ตัวเลือก Style • พิมพขอความที่ตองการ

81

การโอนยาย Style การปรับแตงเอกสารเดิม จะมีปญหาคอนขางมาก วิธีการที่งายและสะดวก รวดเร็วคือ การโอนยาย Style จาก

เอกสารตนแบบไปใสในเอกสารเดิม แลวจัดแตงดวย Style อีกครั้ง • เปดไฟลเอกสารที่ตองการจัดแตง • เลือกคําสั่ง Tools, Template and Add-Ins…

• คลิกปุม Organizer…

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 82

• ปรากฏจอภาพควบคุมสไตล โดยสวนดานซายมือ แสดงสไตลของเอกสารปจจุบัน ดานขวามือแสดงสไตลของเอกสารเริ่มตน (Normal Template) คลิกปุม Close File ดานขวามือ

• คลิกปุม Open File… แลวเลือกไฟลที่มีการสรางสไตลไวแลว อาจจะเปนไฟลเอกสาร (.Doc) หรือไฟล

แมแบบ (.Dot) ก็ได

• ปรากฏสไตลของเอกสารที่เลือกในกรอบดานขวามือ คลิกเลือกสไตลที่ตองการโอน แลวคลิกปุม Copy

เพื่อสงสไตลที่เลือกไปยังเอกสารดานซายมือ

• คลิกปุม Yes to All เพื่อยืนยันการคัดลอกสไตลใหม ไปแทนที่สไตลเดิม • ปดหนาตาง Organizer แลวกลับไปตกแตงเอกสารดวยปุม Style ตอไป

83

การสรางสารบัญจาก Style จุดเดนของการทํางานดวยแมแบบ และสไตล ก็คือการทําสารบัญ, ดัชนี และเชิงอรรภ ซึ่งมีวิธีการดังนี้ • พิมพเอกสารดวยสไตล • เลื่อนเคอรเซอรไปบรรทัดสุดทายของหนาสุดทาย หรือหนาแรกของเอกสาร • ขึ้นหนาใหมแบบตอนใหม (Section) เพื่อทําสารบัญ ดวยคําสั่ง Insert, Break, Next Page… • เลือกคําสั่ง Insert, Reference, Index and Tables… คลิกเลือกบัตรรายการ Table of Contents

• เลือกลักษณะสารบัญจากรายการ Formats: • คลิกปุม OK เพื่อยืนยันการสรางสารบัญ จะปรากฏสารบัญโดยอัตโนมัติ

การปรับปรุงสารบัญ • คลิกขวาในพื้นที่สารบัญเดิม แลวเลือกคําสั่ง Updated Fields…

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 84

คําอธิบายภาพ หรือตาราง การทําคําอธิบายภาพ หรือตาราง ก็เปนสวนหนึ่งที่ประสบปญหามากสําหรับการสรางเอกสาร เนื่องจากภาพ

หรือตาราง อาจจะมีการปรับเปลี่ยน แกไข เพิ่มเติม ลบทิ้งอยูตลอด มีผลใหตัวเลขกํากับภาพ หรือตารางเปลี่ยนแปลง การแกไขปญหานี้ กระทําไดโดยใชคําสั่ง Insert, Reference, Caption… ในการเติมคําอธิบายภาพ หรือตาราง แทนการพิมพลงไปตามปกติ ซึ่งจะปรากฏหนาตางควบคุมดังนี้

สามารถกําหนดคําอธิบายไดเอง โดยคลิกปุม New Label… แลวปอนคําอธิบายที่ตองการลงไป

เมื่อคลิกปุม Ok โปรแกรมจะเติมคําอธิบายภาพ หรือตารางใหโดยอัตโนมัติ

การทําสารบัญภาพ หรือสารบัญตาราง เมื่อสรางคําอธิบายภาพ หรือตารางดวยความสามารถ Caption แลวก็สามารถนํารายการดังกลาว มาทําเปน

สารบัญไดโดยเลือกคําสั่ง Insert, Reference, Index and Tables… เลือกบัตรรายการ Table of Figures

85

• เลือกรูปแบบ Caption จากรายการ Caption label: • แลวคลิกปุม OK เพื่อสรางสารบัญ • การปรับปรุงสารบัญก็ทําไดโดยคลิกขวาในบัญชีสารบัญ แลวเลือกคําสั่ง Update Fields

การทําดัชนี (Index) เอกสารสิ่งพิมพวิชาการ มักจะมีการสรางดัชนีคําไวทายเอกสาร เพื่อสะดวกตอการสืบคน การสรางดัชนีมี

หลักการดังนี้ • เปดไฟลเอกสารใหม พิมพคําดัชนีที่ตองการ 1 รายการตอ 1 บรรทัด แลวบันทึกไวในไฟล เชน index-

word.doc • เปดไฟลเอกสารที่ตองการสรางดัชนี เลื่อน Cursor ไปบรรทัดสุดทาย หนาสุดทาย การจัดแนวกระดาษ • พิมพหัวเนื้อหา เชน “สารบัญคํา” หรือ “ดัชนี” • เลือกคําสั่ง Insert, Reference, Index and Tables… เลือกบัตรรายการ Index

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 86

• คลิกปุม AutoMark เพื่อผนวกคําดัชนีจากไฟลคําดัชนีรวมกับไฟลเอกสาร • เลือกไฟลคําดัชนี ตัวอยางคือ index-word.doc แลวคลิกปุม Open • เลือกเมนูคําสั่ง เลือกคําสั่ง Insert, Reference, Index and Tables… • เลือกบัตรรายการ Index • คลิกปุม OK เพื่อสรางสารบัญดัชนี

87

Mail Merge การส่ังพิมพซองจดหมาย, จดหมาย, ฉลาก หรือใบประกาศนียบัตรตางๆ หากมขีอความที่ตองปรับเปลี่ยนซํ้ากัน เชน ชือ่ผูรับ ท่ีอยู ความสามารถ Mail Merge เปนความสามารถเดนท่ีควรนํามาประยุกตใชกับงานลักษณะนี้ โดย Mail Merge เปนคุณสมบัติการดงึรายการขอมลูจากไฟลหน่ึงท่ีเก็บเปนรายการหรือฐานขอมูล เรยีกวา ไฟลขอมลู มาใสในไฟลเอกสารที่สรางดวย Word

ไฟลขอมูล ไฟลขอมูลเปนไฟลที่เก็บรายการขอมูลที่ตองการนําไปใสไวในเอกสารเผยแพร โดยจะตองมีสวนหัวรายการ

เรียกวา Field Header และรายการขอมูล แตละรายการแยกดวยเครื่องหมาย , และสามารถสรางไดดวย NotePad, Word, Microsoft Access, Microsoft Excel ดังนี้

• สรางไฟลดวย NotePad หรือแปลงขอมูลจากซอฟตแวรฐานขอมูล • รูปแบบไฟล

ช่ือฟลด1,ช่ือฟลด2,ช่ือฟลด3,… ช่ือฟลด ขอมูล1,ขอมูล2,ขอมูล3,... ขอมูลรายการที่ 1 ขอมูล1,ขอมูล2,ขอมูล3,... ขอมูลรายการที่ 2 ขอมูล1,ขอมูล2,ขอมูล3,... ขอมูลรายการที่ 3 … … ขอมูล1,ขอมูล2,ขอมูล3,... ขอมูลรายการที่ n

ตารางขอมูล นอกจากนี้ยังสามารถสรางไฟลขอมูลในรูปของตารางดวย Word แลวนําเขาขอมูลในรูปแบบตาราง จํานวนคอลัมนเทากับจํานวนขอมูลในแตละรายการ แถวแรกของตารางเปนช่ือฟลด

ไฟลจดหมาย • สราง Word Document แลวพิมพเนื้อหาจดหมาย เฉพาะสวนที่ตองการนําเขาจากไฟลขอมูลใหเวนไว

บันทึกไฟล • เลือกคําสั่ง Tools, Letters and Mailings, Mail Merge … เลือกรูปแบบเอกสารที่ตองการสราง

ไฟลขอมูล • Text File • ตารางขอมูล

จดหมาย/ปาย/ฉลาก/ซองจดหมาย/เอกสารตางๆ สงขอมูล

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 88

เลือกรูปแบบ เลือกไฟลเอกสารทีต่องการสรางชิ้นงาน

เลือกแหลงขอมูลผูรับ

จอภาพควบคุมการนําเขาขอมูล

89

• เปด Mail Merge Toolbar

• เลื่อนเมาสไปคลิก ณ ตําแหนงที่ตองการวางขอมูล • คลิกปุม Insert Merge Field • เลือก Field ที่ตองการ

• ทําซ้ําจนครบทุกตําแหนง • สั่งพิมพ Mail Merge ดวยปุม Merge to Printer

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 90

การแปลง PDF ดวย Microsoft Office

รูปแบบเอกสารที่ทุกคนใชกันคงหลีกไมพนเอกสารที่สรางขึ้นมาจากซอฟตแวรตระกูล Microsoft Office ไมวาจะเปน Word, Excel, Power Point แตดวยกระแสอินเทอรเน็ต ทําใหการนําเสนอเอกสารผานเครือขายอินเทอรเน็ตมีความตองการมากขึ้น การเผยแพรเอกสารตนฉบับเปนสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง ทั้งประเด็นการละเมิดลิขสิทธิ์ ประเด็นไวรัสที่แอบแฝงมากับไฟลเอกสาร ดังนั้นฟอรแมตเอกสาร PDF จึงเปนฟอรแมตที่ไดรับความนิยมสูงในปจจุบัน โดยการแปลงเอกสารไมโครซอฟตออฟฟศใหเปน PDF ไดนั้น จะตองมีการติดตั้งโปรแกรมเพิ่มเติม โดยโปแกรมมีใหเลือกมากมายแตที่แนะนําจะเปนการใชโปรแกรม Adobe Acrobat 6.0 Professional

เอกสาร PDF ในปจจุบันไดมีใชกันอยางแพรหลายมาก ไมวาจะเปนการเผยแพรบนเว็บไซต สื่อสิ่งพิมพตางๆ หรือประกาศตางๆ แมแตการสแกนรูป ก็สามารถใชรูปแบบเอกสาร PDF ได ทําไมจึงมีการใชเอกสารประเภท PDF เปนสวนใหญ เนื่องจากเอกสาร PDF นั้น จะไมเปลี่ยนรูปแบบของหนาเอกสาร ไมวาจะไปเปดที่เครื่องไหนในโลกก็ตาม จึงทําใหเอกสาร PDF เปนที่นิยมในการเผยแพรมากกวาการใชเอกสารประเภทอื่นๆ

การติดตั้ง Adobe Acrobat 6.0 Professional ในการติดตั้งโปรแกรม Adobe Acrobat 6.0 Professional นั้นจะตองเสียคาใชจายในการซื้อโปแกรมมาติดตั้ง

เนื่องจากโปรแกรมนี้ไมมีใหใชกันฟรีๆ หรือทดลองใช แตถาองคกรนั้นมีความจําเปนที่จะตองใชเอกสาร PDF ก็คุมกับการลงทุน เพราะโปรแกรมนี้มีฟงกช่ันมากมาย สําหรับการปรับแตงเอกสาร PDF ใหดูนาสนใจมากยิ่งขึ้น หลังจากที่ทานไดเสียเงินซื้อมาแลวนั้น ก็ตองติดตั้งโปรแกรมกอนถึงจะสามารถใชงานได

หลังจากติดตั้งโปรแกรมเสร็จเรยีบรอยแลวเครื่องของทานจะมีการจําลอง Printer ให ซึ่งโปรแกรมนี้จะสรางเครื่องพิมพมาใหใชในการแปลงเอกสารเปน PDF โดยมีช่ือวา Adobe PDF จะอยูใน Control Panel, Printers and Faxes

การการแปลงเอกสาร PDF ในการแปลงเอกสาร PDF นั้นควรจะตองมีการปรับแตงคาตางๆ เพื่อใหเอกสารที่แปลงออกมาแลวนั้น

ถูกตองตามวัตถุประสงคของงานชุดนั้น ไมวาจะเปนงานที่ตองใชแสดงบนเว็บไซต หรืองานที่ตองสงโรงพิมพเพื่อพิมพงานออกวาจําหนายก็จะมีรูปแบบการแปลงที่แตกตางกัน โดยการเปดโปรแกรมไมโครซอฟตออฟฟศขึ้นมากอน ใหเขาไปที่ Start, Program, Microsoft Office, Microsoft Office Word เปดไฟลเอกสารที่ตองการแปลง จากนั้นใหเลือกคําสั่งFile, Print… เพื่อเขาไปเลือก Printer ที่โปรแกรม Adobe Acrobat Professional ไดสรางขึ้นมา

เมื่อคลิกแลวจะมีหนาตางใหเลือกเครื่อง Printer ะตองเลือกเครื่อง Printer ที่ช่ือวา Adobe PDF

91

เมื่อคลิกเลือกแลวให คลิกที่ปุม เพื่อที่จะไปแกไขคาที่เหมาะสมในการแปลงเอกสาร ซึ่งเมื่อคลิกแลวจะมีหนาตาง Adobe PDF Document Properties โดยจะมีบัตรรายการทั้งหมด 3 บัตรรายการ

• Layout บัตรรายการที่กําหนดเอกสารวาจะใหพิมพออกมาแนวตั้ง-แนวนอน • Paper/Quality บัตรรายการที่กําหนดคุณสมบัติ วาจะใชสีหรือขวาดํา • Adobe PDF Settings บัตรรายการที่กําหนดคาตางๆ ของเอกสาร PDF ไมวาจะเปนคุณภาพงานพิมพ

เมื่อแปลงออกมาแลวหรือการปองกันการนําเอกสารไปปรับแกไข ซึ่งสามารถกําหนด Security ได o การแปลงเปนเอกสารสําเนา แนะนําใหเลือกเปน Standard o การแปลงเพื่อเผยแพรผานเว็บ แนะนําใหเลือกเปน Smallest File Size o การแปลงเพื่อสงพิมพ แนะนําใหเลือกเปน Press Quality

เมื่อปรับคาตางๆ เสร็จแลวใหคลิก OK ระบุแหลงเก็บและช่ือไฟล (สวนขยายเปน .pdf) เมื่อเสร็จแลวใหคลิก Save โปรแกรม Acrobat จะแปลงเอกสารจาก Word เปน PDF ใหอัตโนมัติ

การปองกันเอกสาร PDF ดวย Adobe Acrobat 6.0 Professional จุดเดนของเอกสาร PDF คือการปองกันเอกสารไมใหถูกละเมิดไดหลากหลายลักษณะเชน การหามเปด, การ

หามคัดลอก, การหามสั่งพิมพ โดยผูสรางสามารถเลือกลักษณะการปองกันเอกสารไดตามความเหมาะสม โดยมีวิธีการแปลงเอกสาร และปองกันเอกสารไดดังนี้

เปดไฟลเอกสารที่ตองการแปลงเปน PDF จากนั้นเลือกเมนู File, Print..

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 92

ในสวนของรายการ Adobe PDF Security จะมีรายการใหเลือกเพื่อที่จะกําหนดการปองกันเอกสารไมวาจะ

เปนในสวนของปองกันการสั่งพิมพหรือคัดลอกขอมูลออกไปใชงาน ในสวนนี้สามารถที่จะควบคุมได • None เปนรายการที่ไมตองตั้งคาการปองกันอะไรเลย • Reconfirm Security for each job เมื่อเลือกรายการนี้และคลิกปุม edit จะเปนการแกไขคา Security • Use the last known Security Settings ถาเลือกรายการนี้จะเปนการกําหนดคา Security ใหเหมือนกับ

ครั้งลาสุด แตสามารถที่จะปรับแกไขไดโดยคลิกปุม edit

เมื่อเลือก Reconfirm Security … หรือ Use the last know Security Settings แลวใหคลิกปุม จะเขาสูการต้ังคาเพื่อปองกันเอกสาร

ในหนาตาง Adobe PDF – Security จะประกอบไปดวย 2 สวนที่ใชในการควบคุมคาการปองกันเอกสาร

93

สวนที่ 1 เปนการกําหนดรหัสใหกับเอกสารตั้งแตตอนเปดเอกสารนี้ ซึ่งจะมีลักษณะที่เหมือนกับเอกสารทั่วไปที่ใสรหัสกอนเปดเอกสารถึงจะสามารถเปดได จะอยูในสวน Require a password to open the document ใหคลิกที่ชองหนารายการนี้แลวโปรแกรมจะมีชองใหกําหนดรหัสก็สามารถระบุรหัสไดตามที่ตองการ

สวนที่ 2 เปนการกําหนดการปองกันในตัวเอกสาร ซึ่งจะอยูในสวนของ Permissions

Check Box ตรง Use a password to restrict…. เมื่อคลิกแลวจะสามารถใสรหัสปองกันการแกไขไฟล

PDF ได Permissions Password ใสรหัสผานสําหรับการแกไขไฟล PDF Printing Allowed สามารถกําหนดวาเอกสารชุดนี้สามารถสั่งพิมพไดหรือไม หรือสั่งพิมพไดแตคุณภาพ

งานพิมพอยูที่เทาไร ซึ่งโปแกรมไดกําหนดมาให 3 ลักษณะ o None ไมสามารถสั่งพิมพเอกสารนี้ไดคือจะไมมีรูปเครื่องพิมพใหสั่งพิมพไดหรือในเมนูไฟล

จะถูกปดไวไมสามารถสั่งไดจากโปรแกรม Adobe Acrobat o Low Resolution (150dpi) สามารถสั่งพิมพเอกสารชุดนี้ไดแตความละเอียดของเอกสารจะถูก

กําจัดอยูที่ 150 dpi หรือความละเอียดต่ํานั่นเอง o High Resolution สั่งพิมพงานนี้ไดที่ความละเอียดสูงหรือเหมือนตนฉบับ

Changes Allowed เปนรายการที่จะใหสามารถปรับแตแกไขเอกสารนี้ไดหรือไมซึ่งในหัวขอนี้จะมีรายการใหเลือกดังนี้

o None ไมอนุญาติใหมีการเปลี่ยนปแปลงเอกสาร PDF เลย o Inserting, deleting… อนุญาตใหเพิ่ม, ลบ และปรับเปลี่ยนได o Fill in of ….. อนุญาตใหเพิ่มฟอรม และลงลายมือช่ืออิเล็กทอรนิกสในเอกสารได o Commenting, filling…. อนุญาตใหแสดงความคิดเห็น (comment), กรอกขอความลงใน

แบบฟอรมและลงลายมือช่ืออิเล็กทรอนิกสในเอกสารได o Any Except…. สามารถแกไขไดทุกแบบ

Enable Copying of text, image, and other content อนุญาติใหคัดลอกขอความ, รูปภาพในเอกสารหรือไม หากไดมีการ Check Box จะสามารถคัดลอกขอความ, รูปภาพในเอกสารไมใชไดตอได หรือไม Check Box จะไมสามารถกระทําการใดๆ กับเอกสารชุดนี้ได

มาตรฐานการสรางเอกสารงานพมิพ 94

เมื่อไดกําหนดคาตางๆ เปนที่เรียบรอยแลวนั้นใหคลิกที่ปุม เพื่อเปนการยืนยันการตั้งคาตางๆ หากคาที่ต้ังนั้นไมตองการใหคลิกปุม เพื่อยกเลิกคาที่ต้ังมาทั้งหมด เมื่อคลิกปุม OK แลวนั้นจะตองคลิกปุม OK อีก 2 ครั้งเพื่อใหโปรแกรมไดแปลงเอกสารจาก Microsoft Office ไปเปน PDF ไฟลใหมพรอมทั้งมีการตั้งคาปองกันใหกับเอกสารชุดนี้ดวย เพียงเทานี้ก็เปนการปองกันไดอีกวิธีหนึ่งในการที่จะรักษาคุณคาของเอกสารเอาไวไมใหผูอื่นนําไปปรับแกไขได

การสราง Book Mark ใหกับเอกสาร PDF ในเอกสาร PDF ที่มีจํานวนหนาเอกสารหลายหนา จะมีปญหาการเขาถึงเนื้อหา ตองเสียเวลากับการเลื่อน

Scroll Bar แตดวยความสามารถของ Bookmark ทําใหการเขาถึงเนื้อหาเปนไปไดอยางรวดเร็ว

เร่ิมสราง Bookmark เปดไฟลเอกสาร PDF ดวยโปแกรม Adobe Acrobat Professional แลวก็เขาสูการสราง Bookmark โดยเปด

สวนทํางาน Bookmark คลิกที่ Tab เมนูทางดานซายของจอภาพ หรือเลือกคําสั่ง View, Navigation Tab, Bookmarks

เลื่อน Cursor ไปคลิก ณ ตําแหนงที่ตองการทํา Bookmark หรือจะเลือกขอความก็ได แลวคลิกปุม New

Bookmark โปรแกรมจะเพิ่ม Bookmark ใหโดยอัติโนมัติ และสามารถที่จะเปลี่ยนขอความใน Bookmark ได

สําหรับการทําหัวขอยอย ก็ทําไดโดยลาก Bookmark ที่ตองการกําหนดเปนหัวขอยอย ไปไวใต Bookmark

หัวขอหลัก โดยสังเกตเครื่องหมายลูกศรสีแดงเล็ก

การลบ Bookmark

ในการลบ Bookmark นั้นทําไดงายๆ ดวยการเลือก Bookmark ที่จะลบ แลวใหคลิกที่ไอคอน เพียงเทานี้ Bookmark นั้นก็จะหายไป