ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลย ี

เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพที่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย

1

มาตรฐานของงานพิมพ

การสรางเอกสารงานพิมพดวยโปรแกรมประมวลผลคํา (Word Processor) และซอฟตแวรอ่ืนๆ ในลักษณะเดียวกนั เปนหัวใจของการทํางานในยุคสังคมเทคโนโลยีสารสนเทศไปเสียแลว แตทวาปญหาที่ตามมาของการสรางเอกสารเหลานี้ ก็คือ “มาตรฐาน” และ “คุณภาพ” ของงานพิมพ หลายๆ งานพิมพที่สรางแลว เมื่อนาํมาปรับแกไข จะพบวารูปแบบการจัดหนากระดาษถกูเปลี่ยนแปลง จนบางครั้งอยูในสภาพ “เละ” บางเอกสารก็จําเปนตองทําสารบัญ แตเมื่อปรับปรงุเพิ่มเติมแกไข ก็จะตองมาปรบัปรุงแกไขสารบัญ หรือดัชนีคํา อันเปนภาระมาก แมกระทั่งบางครั้งผูพิมพหรือผูสรางเอกสาร ก็จําไมไดวากอนหนานี้ใชฟอนตอะไร ตวัอักษรขนาดเทาใด ในการทาํหัวขอ หรือหวัเร่ือง ปญหาดังกลาว เกดิจากการที่ผูใชงานโปรแกรมประมวลผลคํา ยังไมทราบฟงกชันการทํางานในการสรางเอกสารที่เปนคุณภาพ และไมไดสราง “มาตรฐาน” การสรางงานพิมพในสํานกังาน

ตัวอยางปญหาของงานพิมพที่พบกันบอยๆ

รูปแสดงปญหาเกี่ยวกับแบบอักษรภาษาอังกฤษ และภาษาไทย ไมเปนไปในระบบเดียวกัน

รูปแสดงปญหาเกิดจากการใชเครื่องหมายวรรคตอนผิด (คําที่มีเสนใตสีเขียว)

ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลย ี

เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพที่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย

2

รูปแสดงการเปลี่ยนขนาดกระดาษ หรือขอบกระดาษที่สงผลใหการจัดหนาเอกสารผิดพลาด

หนากระดาษ

กระดาษที่ใชพิมพงานมีหลายขนาด และการสรางเอกสารงานพิมพกม็ีรูปแบบ ขอกําหนดหลากหลายแบบ แตละแบบก็มีลักษณะการวางเนื้อความ ขอกําหนดเกีย่วกับระยะขอบกระดาษ แนวการพิมพ ที่แตกตางกนัออกไป ดงันั้นกอนเร่ิมพิมพงานใดๆ ควรกําหนดคาติดตั้งเกีย่วกับกระดาษดวยคาํสั่ง File, Page Setup…

รูปแสดงรายการกําหนดคาติดตั้งกระดาษ

หมายเหตุ

กําหนดหวักระดาษ, ทายกระดาษ และเลขหนาแตกตางกันระหวางหนาแรก, หนาคู และหนาคี่ ใหเลือกรายการ Difference odd and even และ Difference first page จากบัตรรายการ Layout ของคําสั่ง File, Page Setup…

ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลย ี

เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพที่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย

3

การจัดแนวกระดาษ

โดยปกติเมื่อกาํหนดหนากระดาษเปนแนวตั้ง หรือแนวนอน เอกสารทุกหนากจ็ะมีแนวกระดาษแบบเดียวกันทั้งหมด แตในการทํางานจริงจะพบวาเอกสารแตละหนาจะมีการจดัแนวกระดาษแตกตาง หรือผสมผสานกันไป เชน หนาที่ 1 – 5 อาจจะจดัแนวเปนแนวตั้ง แตพอขึ้นหนาที่ 6 - 8 เนื้อหาที่นําเสนอเปนรายการหลายคอลัมน จําเปนตองนําเสนอในแนวนอน และกลับมาเปนแนวตั้งอีกครั้งในหนาที่ 9 เปนตนไป ถาเปนการสรางเอกสารแบบเดิม มักจะใชวธีิการแยกไฟลเปน 2 ไฟล ซ่ึงไมสะดวกตอการใชงานและแกไข Microsoft Word ไดเตรียมความสามารถที่เรียกวา “ตอน” หรือ Section เพื่อควบคุมการจดัแนวหนากระดาษ รวมถึงลักษณะของหวักระดาษ ทายกระดาษ เลขหนาใหแตกตางออกไปได

รูปแสดงสัญลักษณ “ตอน” หรือ Section บน Status Bar ดวยคําวา Sec

การจัดแนวหนากระดาษ ขณะสรางเอกสารใหม ใหขึ้นตอนใหม ดวยคําสั่ง แทรก, ตัวแบง,

หนาถัดไป หรือ Insert, Break, Next Page ทั้งนี้จะตองระวังไมใหขึน้หนาใหมโดยการพิมพ หรือการกดปุม E

จากนั้นกําหนดลักษณะของหนากระดาษดวยคําสั่ง File, Page Setup…

ตอนที่ 1 ตอนที่ 2

ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลย ี

เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพที่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย

4

หลักการพิมพงาน

การควบคุมเอกสารตั้งแตขั้นตอนการสรางเอกสาร ก็มีสวนสําคัญตอการจัดทําระบบสืบคนเอกสารไดเชนกัน

• กําหนดฟอนตมาตรฐานของสํานักงาน เชนใชฟอนต AngsanaNEW ขนาด 16 point ดวยคําสั่ง Format, Font… แลวกําหนดคาฟอนตจากรายการ Latin text font และ Complex scripts ใหตรงกัน จากนั้นคลิกปุม Default เพื่อกําหนดใหเปนคาติดตั้งตลอดไป

• การพิมพเนื้อหา ใหพิมพไปเรื่อยๆ ไมตองกดปุม E เมื่อถึงจุดสิ้นสุดบรรทัด เพราะ

โปรแกรมจะตดัคําขึ้นบรรทัดใหมใหอัตโนมัติ • กดปุม E เมื่อจบหวัเร่ือง พารากราฟ หรือขึ้นบรรทัดใหม (บรรทัดวาง) • การขึ้นบรรทัดใหม โดยใหเปนขอความในพารากราฟเดิม ใหกดปุม SE • การยอหนา ใชปุม T (หรือคําสั่ง TAB หรือคําสั่งจัดยอหนา) และระยะกระโดดของ

TAB สามารถปรับเปลี่ยนได • การยอหนาในตาราง หรือโหมดพิเศษ ใหใชปุม CT • ไมควรเคาะชองวางระหวางคํามากกวา 1 ชอง

ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลย ี

เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพที่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย

5

• งานพิมพบน Word จะมีสัญลักษณบางอยางที่ไมแสดงผลในสภาพปกติ เรียกวา “Nonprinting Character” เชน เครือ่งหมายจบพารากราฟ (paragraph mark) เครื่องหมายขึน้บรรทัดใหม (Line-Break Character) ซ่ึงสามารถควบคุมใหแสดงหรือไมตองแสดงโดยใชปุม Show/Hide

•

• ฟอนตบางฟอนตไมแสดงอกัขระ แตจะแสดงเปนรูปภาพ เรียกวา ฟอนตสัญลักษณ ซ่ึงไดแกฟอนต Wingdings, Webding, Symbol เรียกใชงานดวยคําสั่ง Insert, Symbol…

• การเวนบรรทัดใหมากกวาปกติเพื่อใหเกิดความสบายตา เชนรายงานการประชุมตางๆ สามารถใชคําสั่ง คือ Format, Paragraph, Line spacing

คําที่มักพิมพผิด/ศัพทบัญญัติ

คําที่มักพิมพผิด คําถูก คําศัพท ศัพทบัญญัติ ซอฟทแวร ซอฟตแวร World Wide Web เวิลดไวดเว็บ เว็ป, เวป, เวบ เว็บ Browser เบราวเซอร อินเตอรเน็ต, อินเทอรเน็ท อินเทอรเน็ต Cursor ตัวช้ีตําแหนง คลิ๊ก คลิก Globalization โลกาภิวัตน กราฟฟก กราฟก Video วีดิทัศน

อางอิงจาก ราชบัณฑิตยสถาน http://www.royin.go.th/

สัญลักษณการกดปุม <Enter> สัญลักษณการกดปุม <Tab> สัญลักษณการกดปุม <Shift><Enter>

ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลย ี

เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพที่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย

6

เครื่องหมายวรรคตอน

ปญหาสําคัญสําหรับผูพิมพงานเอกสารดวยโปรแกรมประมวลผลคําทุกโปรแกรมกค็ือ การตัดคําภาษาไทย เนื่องจากภาษาไทยมีคําลักษณะเฉพาะหลากหลายรูปแบบ รวมทั้งเครื่องหมายวรรคตอน ทําใหโปรแกรมตัดคําผิดพลาดไดงาย สําหรับการใชเครื่องหมายวรรคตอนตางๆ ควรยดึหลักเกณฑตอไปนี้ เพื่อชวยใหระบบตดัคาํไดอยางถูกตอง สวยงาม

• เคร่ืองหมายวรรคตอนในหนังสือโบราณของไทย o ฟองมัน ๏ ใชเมื่อขึ้นตนบทยอย o โคมูตร ๛ ใชเมื่อเติมทายเมื่อจบเรื่อง

• ชองวาง – ควรเคาะชองวางเพียง 1 ชองเทานั้น

• นขลิขิตหรือวงเล็บ ( ) o ใชครอมคํา หรือขอความที่ขยายใจความ หรืออฺธิบายความของคํา หรือขอความขางหนา –

ควรเวนวรรค 1 ครั้งกอนเปดวงเล็บ และเวนวรรค 1 ครั้งหลังปดวงเล็บ ขอความภายในวงเล็บควรติดกับเครื่องหมายวงเล็บเปด และเครื่องหมายวงเล็บปด เชน มาตรฐานสิ่งพิมพของ ISO (International Organization for Standardization)

• อัญประกาศหรือเครื่องหมายคําพูด (“ก”) o ใชกํากับขอความที่ยกมาจากที่อื่น หรือกํากับคําพูด – ควรเวนวรรค 1 ครั้ง กอนเปด

เครื่องหมายคําพูดและเวนวรรค 1 ครั้ง หลังปดเครื่องหมายคําพูด ขอความภายในเครื่องหมายคําพูด ควรติดกับเครื่องหมายคําพูดเปด และเครื่องหมายคําพูดปด เชน ขอความในเวนิสวานิชที่วา “อันวาความกรุณาปราณี จะมีใครบังคับก็หาไม”

• อัญประกาศใน หรืออัญประกาศเดี่ยว (‘d’) o ใชกรณีที่มีเครื่องหมายอัญประกาศอยูแลว หรือเปนขอความที่ซอนขอความ – ควรเวนวรรค 1

ครั้ง กอนเปดเครื่องหมายดและเวนวรรค 1 ครั้ง หลังปดเครื่องหมาย ขอความภายในเครื่องหมาย ควรติดกับเครื่องหมายเปด และเครื่องหมายปด เชน “ฉันไดยินเขารองวา ‘ชวยดวย’ หลายครั้ง”

• ยัตติภังค หรือเคร่ืองหมายขีด (-) o ใชแยกคําใหหางกัน แตแสดงถึงความเปนคําเดียวกัน หรือเนื้อหาเดียวกัน – ควรเวนวรรคหนา

และหลัง เชน 12.00 – 14.00 น.

• ไมยมก (ๆ) o ใชเขียนแทนคําซ้ํา – ควรอยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายไมยมก เวนวรรค 1 ครั้ง เชน

เมื่อจบการแขงขัน ตางก็รองวามาดําชนะๆ เสียงกระหึ่มมาก

ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลย ี

เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพที่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย

7

• จุลภาคหรือจุดลูกน้ํา (,) o ใชคั่นคํา ขอความ บอกเวนวรรคตอนในประโยคเดียวกัน – ติดกับขอความขางหนา และเวน

วรรค 1 ชองหลังเครื่องหมาย เชน เทคนิคการพิมพงาน, การจัดหนากระดาษ, การใชวรรคตอน และอื่นๆ เปนหัวขอที่ควรศึกษา

o ใชกับจํานวนเลข เพื่อคั่นหลักทีละ 3 หลัก – ติดกับตัวเลขหนา และไมตองเวนวรรคหลังเครื่องหมาย เชน 10,000 200,000 15,000,000

• อัฒภาคหรือจุดคร่ึง (;) o ใชแยกประโยคเปรียบเทียบ คั่นระหวางประโยคเพื่อแสดงความตอเนื่องของประโยค แบงคํา

ขอความ หรือกลุมตัวเลขที่มีเครื่องหมายจุลภาคออกเปนสวนเปนตอนใหเห็นชัดเจนขึ้น หรือใชคั่นคําในรายการที่มีจํานวนมากๆ เพื่อแยกเปนกลุมๆ – ติดกับขอความขางหนา และเวนวรรค 1 ชองหลังเครื่องหมาย เชน กรมวิชาการ, กรมอาชีวศึกษา ในกระทรวงศึกษาธิการ; กรมวิชาการเกษตร ในกระทรวงเกษตรและสหกรณ

• ทวิภาค หรือจุดคู (:) o ใชบอกความหมายแทนคํา – ควรอยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายควรเวนวรรค 1 ครั้ง เชน

กฤษณา: กฤษณาสอนนอง แบบเรียนกวีนิพนธ o ใชแสดงมาตราสวน อัตราสวน สัดสวน – ควรอยูติดกับขอความ ไมตองเวนวรรคหลัง

เครื่องหมาย เชน มาตราสวน 1:1000

• ไปยาลนอย (ฯ) o ใชละคําที่รูจักกันดีแลว หรือคํายาว – อยูติดกับขอความ หลังเครื่องหมายเวนวรรค เชน

โปรดเกลาฯ อานวา โปรดเกลาโปรดกระหมอม ยกเวนใช ฯพณฯ ไมตองเวนวรรคหลังเครื่องหมายตัวแรก

• ไปยาลใหญ (ฯลฯ) o ใชละคํา หรือขอความสวนใหญที่นํามาอธิบายรวมกัน – เวนวรรคหนาและหลัง การใชงาน

เชน ในน้ํามีปลาชอน ปลาดุก ปลาหมอ ฯลฯ และในสวนก็มีทุเรียน มังคุด ฯลฯ

• มหัพภาค หรือจุด (.) o ใชบอกการจบประโยค หรือจบความ กํากับหัวขอ กํากับอักษรยอ – อยูติดกับขอความ หลัง

เครื่องหมายเวนวรรค เชน ขอ 1. ภาษาไทยคือภาษาที่มีลักษณะอยางไร ก. ภาษาคําโดด ข. ภาษาที่มีเสียงควบกล้ํา

ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลย ี

เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพที่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย

8

• วิสัชภาค (:-) o ใชกํากับหลังคํา “ดังนี้” , “ดังตอไปนี้” โดยรายการที่ตอทายใหขึ้นบรรทัดใหม – ใหพิมพ

ติดตอกับขอความขางหนา เชน คณะกรรมการประกอบดวยผูแทนหนวยงานดังตอไปนี้:- กรมวิชาการ กรมสามัญศึกษา กรมอาชีวศึกษา

การตั้งชื่อแฟมเอกสารที่ตองแลกเปลี่ยนกันและมีการปรบัปรุงรวมกัน

จากปญหาเรื่องการแลกเปลีย่นไฟลเอกสาร ควรจะมีระบบการเรยีกชื่อไฟลที่เขาใจงาย สามารถมองเห็นความแตกตางของชื่อไฟล และสามารถแยกรุนของไฟลอยางชัดเจน ทั้งนี้ โดยใชหลักการตั้งชื่อดังนี ้

• ใหใชตัวอักษรภาษาอังกฤษ และตัวเลข โดยไมมีเครื่องหมายวรรคตอนใดๆ ยกเวนแต . และ - เทานั้น (ไมใช space และ unserscore “_” เพราะจะสรางปญหาเมื่อเปนสวนหนึ่งของ URL)

• ระบุวันทีไ่วขางหนา ดวยรูปแบบ yyyymmdd • สมมุติวาชื่องานคือ voip-proposal ในการรางเอกสารเปนครั้งแรก ช่ือไฟลก็จะเปน

20031216-voip-proposal.doc ในกรณีทีใ่นวันนัน้ มีการแกไขและทบทวนออกมาอีก 2-version ใหตั้งชื่อใหมดังนี ้20031216-voip-proposal-1.doc 20031216-voip-proposal-2.doc และหากวาอีกสองวันตอมา มีการแกไขและปรับปรุงกันตอ ก็อาจตั้งชือ่ใหมเปนไฟลตั้งตนวา 20031218-voip-proposal.doc

• ในบางครั้ง มกีารแจกไฟลใหไปแกไขพรอมกันหลายๆคน และอาจจะตองนําไฟลที่แกไขนั้นมารวมกันใหม กรณีนี้ ขอใหผูที่อยูในทีมงานใสช่ือยอของตัวเองตอทาย version ถัดไป ทั้งนี้ทุกคนอาจจะใชเลข version ใหมที่เปนเลขเดียวกันได ตัวอยางเชน ในการประชุม ไดแจกแฟมขอมูล 20031218-voip-proposal-3.doc ใหผูเกีย่วของไปแกไข เวลาสงไฟลที่แกไขแลวกลับมาใหผูประสานงาน อาจจะเปนไฟลที่มีช่ือดังตอไปนีส้งกลับมาใหทีมเลขานุการ

20031218-voip-proposal-4-boonlert.doc (ปรับปรุงโดย boonlert) + 20031218-voip-proposal-4-somchai.doc (ปรับปรุงโดย somchai)

ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลย ี

เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพที่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย

9

การจัดยอหนาดวยแถบไมบรรทัด

ถาคุณตองพิมพงานโดยยอหนาบรรทัดแรกของแตละพารากราฟ ดวยการกดปุม <Tab> ทุกคร้ัง ถาคุณจบการพิมพระยะกั้นหลังดวยการกดปุม <Enter> แสดงวาคณุยังใชความสามารถในการพิมพของ Microsoft Word ไมเต็มประสิทธิภาพ และกอปญหาในการจัดแตง หรือการตัดคํา ปญหาเหลานี้แกไขไดงายดวยแถบไมบรรทัด (Ruler Line)

แถบไมบรรทัดของโปรแกรมตางๆ จะมีปุมควบคุมการตั้งยอหนา ระยะกัน้ซาย และระยะกั้นหลัง ซ่ึงชวยอํานวยความสะดวกในการหนาเอกสาร หากโปรแกรมใดไมมแีถบไมบรรทัด สามารถเปดใชงานไดจากคาํสั่ง View, Show Ruler

การพิมพเอกสารที่มีการยอหนาบรรทัดแรกของแตละพารากราฟ กระทําไดโดยนําเมาสไปช้ีที่ปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดแรก แลวกดปุมเมาสคางไว ลากเมาส เพื่อเล่ือนปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดแรกไปปลอย ณ ระยะที่ตองการ เชน 0.5 นิ้ว

หนวยของไมบรรทัด สามารถปรับเปลี่ยนไดโดยเลือกคําสั่ง Tools, Options จากนัน้คลิกที่

บัตรรายการ General เปลี่ยนคาหนวยไมบรรทัดจากรายการ Measurement units:

ตัวอยางงานพิมพแบบยอหนาบรรทัดแรก

ปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดแรก

ปุมควบคุมกั้นหนาบรรทัดที่ 2 เปนตนไป

ปุมควบคุมระยะกั้นหลัง

ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลย ี

เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพที่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย

10

การกําหนดยอหนาแบบบรรทัดแรก สามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และ

กําหนดคาจากรายการ

ตัวอยางงานพิมพแบบยอหนาบรรทัดแรก และก้ันหลัง

การกําหนดระยะกัน้หลังสามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และกําหนดคาจากรายการ

ตัวอยางงานพิมพแบบกําหนดระยะกั้นหนา

การกําหนดระยะกัน้หนาสามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และกําหนดคาจากรายการ

ตัวอยางงานพิมพแบบยอหนาลอย (Hanging)

ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลย ี

เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพที่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย

11

การกําหนดยอหนาลอยสามารถใชคําสั่ง Format, Paragraph… และกําหนดคาจากรายการ

คุณสมบัติของเอกสาร

คุณสมบัติของเอกสาร (Document Properties) นับเปนหวัใจหลักของการระบบสืบคน และระบบอางอิงเอกสาร ทั้งนีห้ลายๆ หนวยงาน หลายองคกรใหความสําคัญกับการกําหนดคุณสมบัติเอกสารเปนอยางสูง คุณสมบัติของเอกสาร จะมีขอมูลคลายๆ กับระบบสืบคนดวยบัตรรายการในหองสมุดนั่นเอง โดยมีช่ือเฉพาะในวงการ ICT วา Metadata เชน ช่ือผูสรางเอกสาร (Author) หนวยงาน (Company, Organization, Publisher) หรือวันที่/เวลาสราง และแกไขเอกสาร เปนตน

เอกสารที่สรางดวยซอฟตแวรชุด Microsoft Office กาํหนดคณุสมบัติของเอกสารไดจากเมนูคําสั่ง File, Properties… หรือ แฟม, คุณสมบัต…ิ โดยผูสรางเอกสารสามารถกําหนดรายละเอียดตางๆ ของเอกสารไดตามรายการที่ปรากฏ เพื่อใหโปรแกรมรูจักเมื่อมีการใชคําสั่งคนหา

หมายเหตุ

คุณสมบัติเกี่ยวกับวันที่สรางเอกสาร โดยปกติโปรแกรมทุกโปรแกรมจะมกีารบันทึกโดยอัตโนมัติ จากระบบวนัที่ของระบบ ดังนั้นคอมพิวเตอรทุกเครื่องในหนวยงาน จะตองตรวจสอบและปรับแกไขวันที่ระบบใหตรงกับความเปนจริงดวยเสมอ โดยเลือกจากคําสั่ง Start, Settings,

Control Panel, Date/Time

ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลย ี

เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพที่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย

12

คุณสมบัติของเอกสาร แบงเปนหมวดไดดงันี้

• Automatically updated properties ขอมูลที่ถูกสรางและปรับปรุงโดยอัตโนมัต ิ เชน วนัที่สราง/ปรับปรุงแกไขเอกสาร จํานวนหนา จาํนวนบรรทัด จํานวนคํา เปนตน คุณสมบัตินี้จะบนัทึกโดยอัตโนมัติเมื่อมีการบันทกึไฟล (Save) และแสดงผลจากบัตรรายการ General, Statistics, Contents

• Preset properties ขอมูลมาตรฐานที่โปรแกรมเตรียมไวให เชน ช่ือผูสราง, หนวยงาน, หมวด, คําสําคัญ ซ่ึงผูใชสามารถปรับแกไขได จากบตัรรายการ Summary

• Custom properties ขอมูลคุณสมบัติของไฟลที่ผูสราง หรือผูใชงาน กําหนดไดอิสระ รวมท้ังสามารถระบุประเภทของขอมูล เชน ตัวอักษร (Text), วันที่ (Date), ตัวเลข (Number) และคาใชหรือไมใช (Yes/No) กาํหนดจากบัตรรายการ Custom

• Document library properties คุณสมบัติที่กําหนดจากไฟลแมแบบ หรือไฟลตนแบบ (Template) ปรากฏในบัตรรายการ Custom เฉพาะเมื่อมีการสรางไฟลจากแมแบบ

การคนคืนเอกสาร

การคนคืนเอกสาร สามารถกระทําไดโดยเลือกคําสั่ง File, Search… ซ่ึงจะปรากฏหนาตางควบคุมการคนคืน ดังนี ้

ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลย ี

เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพที่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย

13

เลือกรายการทีต่องการคนจาก Property ระบุรูปแบบการคนคืน โดย Includes หมายถึง รายการที่ระบุเปนสวนหนึ่งของขอมูล หรือ is (exactly) หมายถึง รายการที่ระบุ จะตองตรงกับขอมูล จากนั้นปอนรายการทีต่องการคน ในบรรทัด Value: คลิกปุม Add เพิ่มเงื่อนไขการคนลงในคําสั่งคนคน สามารถกําหนดเงื่อนไขไดมากกวา 1 เงื่อนไข และใชตวัเชื่อม And หรือ Or เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการคนคน แลวคลิกปุม Search และรอผลการคนคืน ดังนี ้

ตนแบบเอกสารงานพิมพ (Template File)

ตนแบบเอกสาร หรือ Document Template เปนไฟลเอกสารลักษณะพเิศษ ใชเก็บคาเริ่มตน ตลอดจนรูปแบบที่กําหนดเฉพาะ เพื่อใหสามารถเรียกใชงานในครัง้ตอไปไดสะดวก และรวดเร็ว มักนํามาใชกับงานที่ตองทําเปนประจํา เชน ตนแบบของจดหมาย ตนแบบของบันทกึ โดยผูใชไม จําเปนตองมากําหนดคาเกีย่วกับหนากระดาษ แบบอักษร ลักษณะตวัอักษร ซํ้าทุกๆ คร้ังเมื่อตองการใชงาน

การสรางตนแบบเอกสารมีสวนเพิ่มเติมที่สําคัญคือ Style หรือลักษณะทีใ่ชในการพิมพ ดังนั้นหลักการสรางตนแบบเอกสารจึงอยูที่การวเิคราะหความตองการออกมากอน ดังนี ้

• ลักษณะของหนาเอกสาร (หนากระดาษ) • ลักษณะของหวักระดาษ, ทายกระดาษ และองคประกอบอื่นๆ ที่จําเปน • ลักษณะของการจัดพารากราฟ • ลักษณะของขอความรูปแบบตาง เชน หวัเร่ืองใหญ, หัวเร่ืองยอย, คําอธิบายตาราง,

คําอธิบายรูปภาพ, ขอความปกต ิ

เพื่อใหมองเหน็ภาพการสรางตนแบบเอกสารไดชัดเจน จึงขอแนะนาํแบบฝกปฏิบัติ ดังนี้ตองการสรางตนแบบเอกสารของ STKS โดยกําหนดใหใชกระดาษ A4 แนวตั้ง ขอบซายเทากับ 1.5 นิ้ว ขอบขอบขวา, บน และขอบลางเทากับ 1 นิ้ว มหีวักระดาษเปนชื่อศูนยฯ อยูดานซาย เลขหนาอยูดานขวา และสวนทายกระดาษใหแสดงชื่อไฟลพรอมไดเร็กทรอรี่

ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลย ี

เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพที่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย

14

สําหรับลักษณะของขอความและการจดัพารากราฟ กําหนดไวดังนี ้• ขอความสวนหัวเร่ืองลําดับที่ 1 เปนฟอนต AngsanaNEW ขนาด 20pt. สีดําตัวหนา จดั

กึ่งกลางหนากระดาษ • ขอความสวนหัวเร่ืองลําดับที่ 2 เปนฟอนต AngsanaNEW ขนาด 18pt. สีดําตัวหนา จดั

ชิดซาย • ขอความสวนหัวเร่ืองลําดับที่ 3 เปนฟอนต AngsanaNEW ขนาด 16pt. สีดําตัวหนาและ

เอียง จัดชดิซาย ยอหนาเขามา 0.5 นิ้ว • ขอความปกติ กํากับดวย (Body) เปนฟอนต AngsanaNEW ขนาด 16pt. สีดํา จัดชิด

ขอบซาย/ขวา ยอหนาบรรทดัแรกเขามา 0.5 นิ้ว

1. เปดโปรแกรม Microsoft Word สรางเอกสารวาง 2. จัดเก็บไฟล (Save) ตั้งชื่อวา “template-v1” 3. กําหนดลักษณะของหนากระดาษตามขอกําหนด คือกระดาษ A4 แนวตั้ง ขอบซายเทากบั 1.5

นิ้ว ขอบขอบขวา, บน และขอบลางเทากับ 1 นิ้ว ดวยคาํสั่ง File, Page Setup…

4. เปดการทํางานสวนหวักระดาษ และทายกระดาษ โดยเลือกรายการ View, Header and Footer

พิมพช่ือหนวยงานที่ขอบซายของสวนหวักระดาษ กดปุม <Tab> เล่ือนเคอรเซอรไปชิดขอบขวา แลวเลือกคําสั่ง Insert, Page Number… เพื่อใสเลขหนาไวที่ขอบบนขวาของหนากระดาษ

5. เล่ือนจอภาพลงมาคลิกในสวนทายกระดาษ เพื่อใสช่ือไฟลพรอมไดเร็กทรอรี่ของไฟลดวยคําสั่ง Insert, Field… แลวเลือกรายการ Categories เปน Document Information เลือกรายการ Field names: เปน FileName จากนั้นคลิกเลือกรายการ Add path to filename ดังตัวอยาง คลิกปุม Ok เพื่อยืนยันการใสช่ือไฟลและพาธ

ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลย ี

เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพที่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย

15

6. กลับสูการทํางานโหมดปกต ิโดยคลิกเลือกคําสั่ง View, Header and Footer ซํ้าอีกครั้ง

7. สรางลักษณะของขอความรูปแบบตางๆ โดยเลือกเมนูคําสั่ง Format, Styles and Formatting… ปรากฏกรอบทํางานดังนี ้

8. คลิกเลือกรูปแบบที่ช่ือ Heading 1 คลิกปุมขวาของเมาส แลวเลือก Modify 9. ปรากฏกรอบทํางาน ดังนี ้

10. คลิกปุม Format แลวเลือกรายการ Font ตั้งคาแบบอักษร แลวคลิกปุม Ok เพือยืนยันการ

จัดรูปแบบอักษร 11. คลิกปุม Format แลวเลือกรายการ Paragraph เพื่อจัดกึ่งกลางหนากระดาษ โดยเลือกจากรายการ

Alignment เปน Centered คลิกปุม Ok เพือยืนยนัการจดัรูปแบบหนากระดาษ

12. ทําซ้ํากับรายการชื่อ Heading 2, Heading 3 และ Normal ตามคาดังนี้ 13. บันทึกไฟลในชื่อเดิมดวยคําสั่ง File, Save

14. สรางตนแบบเอกสารดวยคําสั่ง File, Save as…

ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลย ี

เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพที่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย

16

15. กําหนดรายการ “Save as type” เปน “Document Template (*.dot)” โดยไฟลที่ได จะถูกเก็บไวที่ C:\Documents and Settings\Boonlert1\Application Data\Microsoft\Templates สําหรับ Windows 2000 (ช่ือ Boonlert1 เปนชื่อบัญชีผูใช จะเปลี่ยนตามระบบคอมพิวเตอรนั้นๆ)

การแกไขไฟลตนแบบเอกสาร

ไฟลตนแบบเอกสารก็มีลักษณะคลายกับไฟลเอกสาร เพียงแตมีสวนขยายเปน .dot และโดยปกตจิะเกบ็ไวที่โฟลเดอรเฉพาะ ดงันั้นเมื่อตองการแกไขหรือปรับเปลี่ยนก็ใชคําสั่ง File,

Open… แลวเลือกไฟลจากโฟลเดอรดังกลาวมาแกไขตามปกติ โดยในหนาตางเปดไฟลจะตองเปลี่ยนรายการ “Files of type:” เปน “Document Templates (*.dot)”

หรือเปดไฟลตนแบบเอกสาร ตนฉบับซึ่งบันทึกดวยสวนขยาย .doc แลวบันทึกเปนแมแบบ

ซํ้าอีกครั้งก็ได

การใชงานตนแบบเอกสาร

การเรียกใชงานไฟลตนแบบเอกสาร ทําไดโดยเรยีกเมนคูําสั่ง File, New… ซ่ึงจะปรากฏหนาตางทํางานใหเลือกใชแมแบบตามที่ตองการ

โปรแกรมจะแสดงหนาตางทาํงานดังภาพบน คลิกเลือกรายการ General Templates… จากหมวด New from Template ปรากฏหนาตางเลือกแมแบบเอกสาร เพื่อใหเลือกใชงานดังนี ้

ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลย ี

เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพที่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย

17

การพิมพดวยตนแบบเอกสาร

เมื่อสรางไฟลตนแบบเอกสาร และมีการเรียกใชงาน โปรแกรมจะกําหนดลักษณะหนากระดาษ ใหโดยอัตโนมัติ แตการพิมพขอความจะใชปุม Style มาควบคุม ดังนี ้

กรณีที่มีขอความเดิมอยูแลว

• คลิกในบรรทัดที่ตองการปรับแตง • เลือกลักษณะขอความที่ตองการจาก ตวัเลือก Style

กรณีพิมพขอความใหม

• เลือกลักษณะขอความที่ตองการจาก ตวัเลือก Style

• พิมพขอความที่ตองการ

ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลย ี

เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพที่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย

18

การโอนยาย Style

การปรับแตงเอกสารเดิม จะมีปญหาคอนขางมาก วิธีการที่งายและสะดวก รวดเรว็คือ การโอนยาย Style จากเอกสารตนแบบไปใสในเอกสารเดิม แลวจัดแตงดวย Style อีกครั้ง

• เปดไฟลเอกสารที่ตองการจัดแตง • เลือกคําสั่ง Tools, Template and Add-Ins…

• คลิกปุม Organizer…

• ปรากฏจอภาพควบคุมสไตล โดยสวนดานซายมือ แสดงสไตลของเอกสารปจจุบัน

ดานขวามือแสดงสไตลของเอกสารเริ่มตน (Normal Template) คลิกปุม Close File ดานขวามือ

ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลย ี

เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพที่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย

19

• คลิกปุม Open File… แลวเลือกไฟลที่มีการสรางสไตลไวแลว อาจจะเปนไฟลเอกสาร (.doc) หรือไฟลแมแบบ (.dot) ก็ได

• ปรากฏสไตลของเอกสารที่เลือกในกรอบดานขวามือ คลิกเลือกสไตลที่ตองการโอน

แลวคลิกปุม Copy เพื่อสงสไตลที่เลือกไปยงัเอกสารดานซายมือ

• คลิกปุม Yes to All เพื่อยืนยนัการคัดลอกสไตลใหม ไปแทนที่สไตลเดิม • ปดหนาตาง Organizer แลวกลับไปตกแตงเอกสารดวยปุม Style ตอไป

การสรางสารบัญจาก Style

จุดเดนของการทํางานดวยแมแบบ และสไตล ก็คือการทําสารบัญ ซ่ึงมีวิธีการดังนี ้

• พิมพเอกสารดวยสไตล • เล่ือนเคอรเซอรไปบรรทัดสุดทายของหนาสุดทาย หรือหนาแรกของเอกสาร • ขึ้นหนาใหมแบบตอนใหม (Section) เพื่อทําสารบัญ ดวยคําสั่ง Insert, Break, Next

Page…

• เลือกคําสั่ง Insert, Reference, Index and Tables… คลิกเลือกบัตรรายการ Table of Contents

ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลย ี

เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพที่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย

20

• คลิกปุม Options…

• จากกรอบทํางานขางตน ใหปอนเลข 1, 2 หรือ 3 กํากับสไตลที่ตองการนํามาใช

ประกอบการทําสารบัญ แลวคลิกปุม OK เพื่อยืนยันการสรางสารบัญ จะปรากฏสารบัญโดยอัตโนมัติ

การปรับปรุงสารบัญ

• คลิกขวาในพืน้ที่สารบัญเดิม แลวเลือกคําสั่ง Updated Fields…

คําอธิบายภาพ หรือตาราง

คําอธิบายภาพ หรือตาราง ก็เปนสวนหนึ่งที่ประสบปญหามากสําหรับการสรางเอกสาร เนื่องจากภาพ หรือตาราง อาจจะมกีารปรับเปลี่ยน แกไข เพิ่มเติม ลบทิ้งอยูตลอด มีผลใหตวัเลขกํากับภาพ หรือตารางเปลี่ยนแปลง การแกไขปญหานี้ กระทําไดโดยใชคําสั่ง Insert, Reference,

Caption… ในการเติมคําอธิบายภาพ หรือตาราง แทนการพิมพลงไปตามปกติ ซ่ึงจะปรากฏหนาตางควบคุมดังนี ้

ศูนยบริการความรูทางวิทยาศาสตรและเทคโนโลย ี

เทคนิคการสรางเอกสารงานพิมพที่มีคุณภาพ – บุญเลิศ อรุณพิบูลย

21

สามารถกําหนดคําอธิบายไดเอง โดยคลิกปุม New Label… แลวปอนคําอธิบายที่ตองการลงไป

เมื่อคลิกปุม Ok โปรแกรมจะเติมคําอธิบายภาพ หรือตารางใหโดยอัตโนมัติ

สารบัญภาพ หรือสารบัญตาราง

เมื่อสรางคําอธิบายภาพ หรือตารางดวยความสามารถ Caption แลวก็สามารถนํารายการดังกลาว มาทาํเปนสารบัญไดโดยเลือกคําสั่ง Insert, Reference, Index and Tables… เลือกบัตรรายการ Table of Figures

• เลือกรูปแบบ Caption จากรายการ Caption label: • แลวคลิกปุม OK เพื่อสรางสารบัญ • การปรับปรุงสารบัญก็ทําไดโดยคลิกขวาในบัญชีสารบัญ แลวเลือกคําสัง่ Update

Fields